guia clase 1 importacion

Clase 1 Importación de los datos

EXCEL 2007 APLICADO A LA AUDITORÍA

Unidad 1 Operaciones iniciales con los datos

Instituto Serzedello Corrêa

RESPONSABILIDADE PELO CONTEÚDOTribunal de Contas da UniãoSecretaria Geral da PresidênciaInstituto Serzedello Corrêa2ª Diretoria de Desenvolvimento de Competências Serviço de Planejamento e Projetos EducacionaisSUPERVISÃOPedro KoshinoCONTEUDISTAHelbert de Sousa ArrudaTRATAMENTO PEDAGÓGICOFlávio Sposto PompeoRESPONSABILIDADE EDITORIALTribunal de Contas da UniãoSecretaria Geral da PresidênciaInstituto Serzedello CorrêaCentro de DocumentaçãoEditora do TCUPROJETO GRÁFICOIsmael Soares MiguelPaulo Prudêncio Soares Brandão FilhoVivian Campelo FernandesDIAGRAMAÇÃOVanessa Vieira

© Copyright 2014, Tribunal de Contas de União

<www.tcu.gov.br>

Se permite la reproducción total o parcial de esta publicación, sin alteración del contenido, siempre que sea citada la fuente y sin fines comerciales.

Este material tiene función didáctica. La última actualización se realizó el outubro de 2014. Las afirmaciones y opiniones son de responsabilidad exclusiva del autor y pueden no reflejar la posición oficial del Tribunal de Cuentas de la Unión.

¡Atención!

[ 3 ]Unidad 1 - Clase 1 - Importación de Los Datos

Clase 1 – Importación de los datos

¿Cuáles son los principales tipos de datos admitidos por Excel?¿Cómo proceder a la importación de los datos?

¿Cómo navegar en los datos y seleccionarlos?¿Cómo copiar y mover los datos en la hoja de cálculo?

Empezamos nuestros estudios por las operaciones iniciales respecto a los datos. Se hace necesaria esta presentación inicial de la aplicación, ya que un conjunto de datos, ya sea escrito o importado, requiere procedimientos adecuados, para que el proceso de manipulación sea más fácil y directo.

Para facilitar el estudio, esta clase se organiza de la siguiente manera:

Al fin de la clase, esperamos que tenga condiciones de:

• Conocer cuáles los tipos de datos admitidos por Excel;

• Ejecutar los procedimientos para importar datos;

• Saber navegar por la hoja de cálculo y seleccionar sus celdas;

• Copiar y mover los datos en una hoja de cálculo.

¿Listo para empezar? ¡Allá vamos!

Clase 1 – Importación de los datos ��3Introducción ��41. Tipos de datos ��5Ejercicio: Unidad01_Clase01_Eje01 ��72. Importación de datos ��9Ejercicio: Unidad01_Clase01_Eje02 �� 113. Navegación por la hoja de cálculo �� 15Ejercicio: Unidad01_Clase01_Eje03 �� 164. Selección de rangos �� 17Ejercicio: Unidad01_Clase01_Eje04 �� 18Ejercicio: Unidad01_Clase01_Eje05 �� 205. Copia y movimiento de datos �� 21Ejercicio: Unidad01_Clase01_Eje06 �� 22Síntesis �� 24Referencias bibliográficas �� 25

[ 4 ] EXCEL 2007 APLICADO A LA AUDITORÍA

Introducción

La versión de Microsoft Excel 2003 ya fue un importante producto según la opinión de la mayoría de los expertos. Microsoft 2007, a su vez, eleva el estándar de este programa para un nuevo nivel. En dicha versión, se han actualizado las tareas comunes de las hojas de cálculo y mejorado sensiblemente la potencialidad y flexibilidad de la aplicación. Ya sea una tarea simple o compleja, Microsoft Excel 2007 rompe las barreras entre la suposición y los datos.

La primera sorpresa de los usuarios al iniciar Microsoft Excel 2007 es la ausencia de las barras de menús y de herramientas, las cuales han sido reemplazadas por la Cinta de opciones. La aplicación trae una nueva interfaz que se orienta a resultados, así como incluye nuevos recursos de fórmulas y una manera mucho más rápida para crear gráficos.

Los botones que aparecen automáticamente en la hoja de cálculo ayudan al usuario con las tareas, como la verificación de errores en fórmulas, las opciones de corrección automática, pegado, relleno automático e inserción. Con sólo un clic en un botón, se pueden elegir las opciones relacionadas con su tarea sin salir de la hoja o celdas en las cuales se esté trabajando.

La nueva interfaz de usuario orientada a resultados facilita el trabajo en Microsoft Excel 2007. Los comandos y funcionalidades hasta entonces ocultos por complejos menús y barras de herramientas son ahora fáciles de encontrar en separadores organizados por tareas, con grupos lógicos de comandos y funcionalidades. Se han reemplazado muchos cuadros de diálogo por galerías de listas desplegables con las opciones disponibles y sugerencias descriptivas o también ofrecido la vista previa de ejemplos, de manera que le ayude a elegir la opción correcta.

El programa presenta las herramientas más adecuadas para concretizar la tarea, sea cual fuere la actividad a ejecutarse en la nueva interfaz, como formatear o analizar los datos, por ejemplo. Microsoft Excel 2007, que de aquí adelante se llamará Excel 2007, incluye varias fichas, grupos y comandos para realizar cada una de esas tareas.


1. Tipos de datos

Por medio de Excel 2007 se puede trabajar con tres formatos de datos en las hojas de cálculo. Son ellos:

• Valores constantes: un valor constante es un tipo de dato que se escribe directamente en la celda y que puede estar o en formato numérico (incluso fechas, horas, monedas, porcentajes, fracciones, notación científica) o en formato de texto. Los valores son constantes y no se pueden alterar a menos que se seleccione la celda y se editen los datos. Ejemplos: 43, Código, 29/12/2011, 8:43 etc.

• Fórmulas: una fórmula es una secuencia de valores, referencias de celdas, nombres u operadores que produzcan un nuevo valor a partir de los valores existentes. Las fórmulas siempre empiezan por un signo de igual (=). El valor resultante de una fórmula se cambia cuando se modifican otros valores relacionados con la hoja. Ejemplos: =A1+A2, =C4*10%, =D3/G5 etc.

• Funciones: las funciones siguen la misma lógica de trabajo que las fórmulas, con la diferencia de que las funciones se componen por nombres predeterminados con sus respectivos parámetros, lo que posibilita que se ejecuten determinadas operaciones de manera simple y directa. Ejemplos: =SUMA(A1:A5), =HOY(), =MEDIANA(B3:G7)

En Excel 2007 se pueden introducir tres tipos diferentes de constantes: Número, Fecha y hora y Texto.

Número

Para introducir un número como un valor constante, seleccione una celda y escriba el número. Los números pueden incluir caracteres numéricos (de 0 a 9) y cualquiera de los caracteres especiales como, por ejemplo, el signo más, menos, paréntesis, coma, barra, signo monetario y el signo porcentaje.

Si una entrada consiste en cualquier carácter diferente de los especiales arriba presentados, Excel 2007 la interpretará como texto. Una entrada válida en una celda sería, por ejemplo, Calle de los suspiros n. 173.

• se pueden añadir puntos y comas a los números, como en 1.000.000.000;


• una coma en una entrada numérica indica un valor decimal;

• se omiten los signos de adición que se escriban antes de los números;

• antes de los números negativos, es necesario añadir un signo de sustracción o ponerlos entre paréntesis.

Al crearse una nueva hoja de cálculo, todas las celdas utilizarán el formato de número General. Siempre que sea posible, Excel 2007 atribuye automáticamente el formato de número que sea correcto a su entrada. Por ejemplo, cuando se escribe $ (signo monetario) antes de un número o un signo porcentaje después de lo mismo, el programa automáticamente cambia el formato de la celda de General a Moneda o Porcentaje, respectivamente.

Los números introducidos se alinean predeterminadamente a la derecha de la celda. Para escribir un número en una fórmula, sólo es necesario ingresarlo luego después de la inserción del signo igual.

En las fórmulas, no se pueden usar paréntesis para indicarse los números negativos, ni puntos para separar los millares, ni signos monetarios ($) antes de los números. Si se escribe un signo porcentaje (%) después de un número, Excel 2007 lo interpretará como un operador de porcentaje y lo almacenará como parte de la fórmula. Así, el operador de porcentaje actuará sobre el número anterior cuando se calcule la fórmula.

Texto

Un texto se compone de letras o cualquier combinación de números con letras. Cualquier conjunto de caracteres escritos en una celda será interpretado como texto si no lo sea predeterminadamente como número, fórmula, fecha, hora, valor lógico o valor de error. Cuando se escribe el texto, los caracteres se alinean predeterminadamente a la izquierda de la celda.

Para introducir un texto, seleccione una celda y escríbalo. Una celda admite hasta 32.767 caracteres, los cuales se pueden incluso formatear individualmente dentro de una celda.

Fecha y hora

Excel 2007 utiliza el formato de 12 horas. Para ello, sólo es necesario escribir “am” o “pm”. Por ejemplo, 3:00 PM. Se puede también, en lugar


de “am” o “pm”, escribir las letras “a” o “p”, dejándose un espacio entre la hora y la letra, a menos que se desee ingresar “am” o “pm”. Así, Excel 2007 presenta la hora en el formato de 24 horas. Por ejemplo, 15:00.

También es posible ingresar la fecha y la hora en la misma celda. Para ello, sólo es necesario introducir un espacio entre las mismas, teniendo en cuenta que, para escribir las fechas, se utiliza la barra (/) o el guión (-).

Aunque se puedan presentar las fechas y horas en formatos estándares diversos, Excel 2007 almacena todas las fechas como números seriales y todas las horas como fracciones decimales. Como las fechas y horas son tratadas como números, se puede añadirlas, sustraerlas e incluirlas en otros cálculos. Las fechas y horas se pueden ver como formato de números seriales o como fracciones decimales mediante el recurso de formatear números.

No se pueden escribir los números en formato de fecha u hora directamente en una fórmula, ya que sería necesario introducir la fecha y la hora en formato de texto, entre comillas, de manera que sean convertidas en el número correspondiente cuando se calcule la fórmula. Vea el ejemplo de una operación con las fechas a continuación: la fórmula =”12/5/11” – “5/3/11” en el formato DD/MM/AA presentaría como resultado 68.

Ejercicio: Unidad01_Clase01_Eje01

1. Inicie el programa Excel 2007 ;

2. Cambie el ancho de la columna B a 18,00 (observe que se cambia el valor en el cuadro de información de ancho);


3. En la celda B2, escriba el valor 387, presione la tecla ENTRAR y observe que se ha alineado el contenido automáticamente a la derecha de la celda;

4. En la celda B3, escriba el texto TCU. Pulse la tecla ENTRAR y observe que se ha alineado el contenido automáticamente a la izquierda de la celda;

5. En la celda B4, escriba el valor (signo monetario de su país) 456. Tras presionar la tecla ENTRAR, vuelva con la flecha del teclado a la celda B4. Tenga en cuenta que se ha cambiado el contenido predeterminadamente al formato Moneda. (La información se presenta en el grupo Número, ubicado en la ficha Inicio, según la imagen abajo);

6. En la celda B5, escriba la fecha 15/09/2011 y presione la tecla ENTRAR. Observe que se ha alineado el contenido automáticamente a la derecha de la celda (por lo que es posible realizar operaciones matemáticas con las mismas);

7. En la celda B6, escriba el valor 45 y presione la tecla ENTRAR. En la celda B7, escriba la fórmula =B5+B6. Observe que la respuesta que aparece en la celda B7 es la fecha 30/10/2011, es decir, se han añadido 45 días a la fecha inicial introducida en la celda B5;

8. En la celda B8, escriba la hora 10:37. En la celda B9, escriba la hora 8:52. Asimismo, en la celda B10, escriba la fórmula =B8-B9. Tras lo cual observe que se muestra el valor 01:45, el cual es la diferencia de tiempo entre las dos horas introducidas;

9. En la celda C2, escriba el valor (83), entre paréntesis tal como se muestra. A continuación, presione la tecla ENTRAR y observe que se cambia el valor predeterminadamente a -83;


10. En la celda C3, escriba la fórmula =2^3-5+3*4*10%/2 e intente identificar la secuencia de los cálculos y la razón de que el resultado de la expresión sea 3,6;

11. Al fin, guarde el archivo como Unid1_Clase01_Eje01.xlsx en su carpeta documentos y, a continuación, cierre Excel 2007.

2. Importación de datos

Excel 2007 permite importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. Se puede efectuar ese procedimiento mediante la utilización del comando Abrir o del Asistente para importar texto, que examina el archivo original que cederá los datos para importar y ayuda a elegir el modo más adecuado al resultado pretendido.

Hay tres formatos de archivo de texto que se utilizan con más frecuencia para importar a hojas de cálculo de Excel 2007. Son ellos:

• Archivos de texto de ancho fijo (.txt), en los cuales el carácter TAB (código de carácter ASCII 009) generalmente separa cada campo de texto;

• Archivos de texto (.txt) con separadores de campos que pueden presentarse con caracteres diferentes, como: punto y coma, barra, guión etc.;

• Archivos de texto con valores separados por comas (.csv), en los cuales el carácter coma (,) generalmente separa cada campo de texto.

Asimismo, según la página de soporte de Microsoft respecto a Excel 2007, los otros formatos admitidos incluyen los siguientes:


FORMATO EXTENSIÓN DESCRIPCIÓN

Libro de Excel .xlsx

Formato de archivo predeterminado basado en XML de Office Excel 2007 que no puede almacenar el código de macro de Microsoft VBA (Visual Basic for Applications) ni hojas de macro de Microsoft Office Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel (código) .xlsm

Formato de archivo de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado por macro. Almacena código de macro VBA u hojas de macro de Excel 4.0 (.xlm).

Libro binario de Excel .xlsb Formato de archivo binario de Office Excel 2007 (BIFF12).

Plantilla .xltx

Formato de archivo predeterminado de una plantilla de Excel en Office Excel 2007 que no puede almacenar código de macros de VBA ni hojas de macros de Excel 4.0 (.xml).

Plantilla (código) .xltm

Formato de archivo predeterminado de una plantilla de Excel en Office Excel 2007 habilitado para macros y que almacena código de macros de VBA u hojas de macros de Excel 4.0 (.xlm).

Libro de Excel 97 – Excel 2003 .xls Formato de archivo binario de Excel 97 – Excel

2003 (BIFF8).

Plantilla de Excel 97 – Excel 2003 .xlt Formato de archivo binario (BIFF8) de Excel 97

– Excel 2003 de una plantilla de Excel.

Libro de Microsoft Excel 5.0/95 .xls Formato de archivo binario de Excel 5.0/95

(BIFF5).

Hoja de cálculo XML 2003 .xml Formato de archivo de hoja de cálculo XML 2003 (XMLSS).

Datos XML .xml Formato de datos XML.

Complemento de Excel .xlam

Complemento de Office Excel 2007 basado en XML y habilitado para macros. Se trata de un programa complementario que está diseñado para ejecutar un código adicional y que admite el uso de proyectos de VBA y de hojas de cálculo de Excel 4.0 (.xlm).

Complemento de Excel 97-2003 .xla

Complemento de Excel 97-2003. Se trata de un programa complementario diseñado para ejecutar código adicional y que admite el uso de proyectos de VBA.

Libro de Excel 4.0 .xlw

Formato de archivo de Excel 4.0 que guarda sólo hojas de cálculo, hojas de gráfico y hojas de macro. Puede abrir un libro en este formato de archivo en Excel 2007, pero no puede guardar un archivo de Excel en este formato.

Cuando se ejecuta en

Excel 2007 la operación

de apertura de un archivo

(.csv), se utilizan las

configuraciones actuales

de formato de datos

predeterminado para

interpretar el modo de

importar cada columna

de datos. Si quisiéramos

tener más flexibilidad en

la conversión de estas

columnas en diferentes

formatos de datos, se

recomienda utilizar el

Asistente para importar texto.



1. Inicie el programa Excel 2007 ;

2. Tras desplazarse a la celda A1 de Hoja1, elija la ficha Datos y, luego, en el grupo Obtener datos externos, haga clic sobre el botón Desde texto;

3. En la carpeta documentos, elija el archivo Entidades_MDS.csv;


4. Haga clic en el botón Importar;

Excel 2007 abre predeterminadamente el Asistente para importar texto (paso 1 de 3). En esta primera pantalla es posible elegir el formato de origen del archivo .csv (Delimitados o De ancho fijo), la fila inicial para comenzar a importar y el origen del archivo.

5. En nuestro caso, sólo haga clic sobre el botón Siguiente, ya que las configuraciones predeterminadas del primer paso satisfacen nuestras necesidades;

6. En la pantalla del paso 2, cambie el separador de Tabulación a Coma. Las demás opciones no se necesitan cambiar;


7. A continuación, haga clic nuevamente en el botón Siguiente;

En el paso 3, se puede establecer el formato de cada columna de datos del archivo importado haciendo clic en cada una de ellas y eligiendo el respectivo formato.

Puede también saltar la importación de una columna específica y establecer/cambiar los caracteres de formato de valores como punto a millares y coma a decimales, por medio del botón Avanzadas.


8. Al fin, haga clic en Finalizar;

Para finalizar la operación, elija la ubicación inicial en donde se descargarán los datos del archivo (.csv).

9. Acepte la celda A1 como el inicio del área de importación de los datos, haciendo clic sobre el botón Aceptar.

¡Listo! Están importados los datos del archivo (.csv) a una hoja de Excel 2007, con la ayuda del Asistente para importar texto. Para finalizar, sólo es necesario guardar el libro con un formato de Excel 2007, es decir, con la extensión (.xlsx).


TECLA(S) ACCIÓN DE MOVIMIENTO

TECLAS DE DIRECCIÓNMueve el cursor una celda arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha, según la tecla de dirección presionada.

CTRL + TECLA DE DIRECCIÓN

Mueve el cursor hasta el extremo de la región de datos en una hoja de cálculo, es decir, hacia uno de los cuatro bordes de la hoja según la flecha presionada con la tecla CTRL.

INICIO Mueve el cursor al inicio de una fila actual.

FINLa tecla FIN, seguida de una tecla de dirección cualquiera, tiene el mismo efecto que la combinación de las teclas CTRL + TECLA DE DIRECCIÓN, como presentado arriba.

CTRL + INICIO Mueve el cursor a la celda A1.

CTRL + FIN Mueve el cursor hasta el extremo inferior derecho de la hoja activa.

AV PÁG Baja una pantalla.

RE PÁG Sube una pantalla.

CTRL + AV PÁG Va a la hoja siguiente de un libro.

CTRL + RE PÁG Va a la hoja anterior de un libro.

F5Muestra el cuadro de diálogos Ir a, lo que permite que se escriba la ubicación específica de la celda a que se desee desplazarse.

10. Haga clic sobre el Botón de Office, elija la opción Guardar y, a continuación, en la carpeta documentos, escriba el nombre de archivo Unid1_Clase01_Eje02.xlsx.

3. Navegación por la hoja de cálculo

Cuando trabajamos con una hoja de cálculos que contenga una cantidad considerable de datos, siempre es necesario movernos a una determinada ubicación de modo rápido. Excel 2007 permite moverse en la hoja de varias maneras diferentes mediante métodos abreviados que incluyen el teclado y mouse, así como los botones disponibles en la pantalla.

Se deben abordar dichos métodos por el solo hecho de que las hojas, cuando pequeñas, tienden a aumentar gradualmente, es decir, a medida que las hojas se desarrollan, se aumenta su tamaño, así que surge la necesidad de una navegación más rápida entre los diversos puntos.

Observe en la tabla abajo los principales métodos para moverse en una hoja de cálculo:



Ahora vamos a aprender cómo utilizar algunas técnicas de navegación en la hoja de datos importada en el ejercicio anterior.

1. Caso el programa Excel 2007 no esté abierto, inícielo;

2. Abra el archivo Unid1_Clase01_Eje02.xlsx (caso no esté abierto);

3. Observe que su cursor inicialmente está ubicado en la celda A1;

4. Presione CTRL + FLECHA DERECHA. Observe que se desplaza el cursor a la última columna, es decir, a la celda H1;

5. Ahora, presione CTRL + FLECHA ABAJO. Observe que se desplaza el cursor a la última fila de esta columna, es decir, a la celda H71;

6. Para volver a la celda A1, presione las teclas CTRL + INICIO;

7. Para desplazarse directamente al otro extremo de la hoja activa, es decir, a la última fila y última columna, sólo es necesario presionar las teclas CTRL + FIN;

8. Cuando se presiona solamente la tecla INICIO, el cursor se desplaza a la primera columna sin salir de la fila actual;

9. Presione la tecla AV PÁG repetidas veces para saltar a las pantallas siguientes de la hoja de cálculo;

10. Cuando se presiona la tecla RE PÁG varias veces, el cursor se desplaza en sentido contrario, es decir, salta a las pantallas anteriores;

11. Presione CTRL + INICIO para volver a la celda A1;

12. Presione CTRL + AV PÁG y observe que se desplazó a Hoja2 (si lo hace repetidas veces, Excel salta siempre a la hoja siguiente hasta llegar a la última);

13. Presione CTRL + RE PÁG para volver a una hoja de cada vez;

14. Presione la tecla de función F5;


15. En el cuadro Ir a, escriba la referencia FT37498, presione ENTRAR y observe que se desplazó el cursor a dicha celda;

16. Presione CTRL + INICIO para volver a la celda A1 y guarde el archivo.

4. Selección de rangos

Una selección consiste en ítems destacados en la pantalla, con los cuales se ejecutará el comando siguiente o acción. Una selección de hoja de cálculo puede ser un rango de celda, un objeto, un conjunto de hojas, caracteres de la barra de fórmulas etc.

Hay dos tipos de selección de celdas en una hoja de cálculo:

• Rango adyacente: se trata de una selección secuencial, en que todas las celdas del rango seleccionado están interconectadas, ya sea por línea, columna o ambas;

• Rango no adyacente: se trata de una selección múltiple de celdas o rangos de celdas que no estén interconectados entre sí.

Para seleccionar un conjunto de celdas en una hoja de cálculo utilizando el mouse, use las acciones presentadas en la siguiente tabla:

Tras seleccionar un rango

adyacente o no adyacente,

se podrá usar la tecla TAB

para mover la celda activa

dentro de la selección.


PARA SELECCIONAR PROCEDA

Una única celda Pulse el botón del mouse sobre la celda deseada.

Un rango adyacente Arrastre el mouse a las celdas deseadas, en cualquier sentido.

Una fila o columna completa

Pulse el botón del mouse sobre el encabezado de la fila (1) o de la columna (2).

Múltiples filas o columnas en secuencia

Arrastre el puntero a los encabezados de las filas o columnas.

Una hoja completa

Pulse el botón del mouse sobre el rectángulo gris ubicado a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del encabezado de la fila 1

.

Un rango no adyacenteArrastre el mouse para crear una primera selección y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos.


Vamos a aprender cómo utilizar algunas técnicas para seleccionar las celdas utilizando el mouse en la hoja de datos que se ha importado en el ejercicio 02.

1. Caso el programa Excel 2007 no esté abierto, inícielo;


3. Observe que su cursor inicialmente está ubicado en la celda A1;

4. Haga clic en el encabezado de la columna D para seleccionar toda la columna;

5. Ahora, haga clic en el encabezado de la fila 7 para seleccionar toda la fila (observe que se anula la selección anterior);


PARA PRESIONE

Ampliar la selección MAYÚS + FLECHAS

Ampliar la selección en un rango CTRL + MAYÚS + FLECHAS

Ampliar la selección al inicio de la fila MAYÚS + INICIO

Ampliar la selección al fin de fila MAYÚS + FIN

Seleccionar una fila completa MAYÚS + BARRA ESPACIADORA

Seleccionar una columna completa CTRL + BARRA ESPACIADORA

6. Haga clic en el encabezado de la columna B y arrastre por los encabezados hasta la columna E para seleccionar todas estas columnas;

7. Presione las teclas CTRL + INICIO para desplazar el curso a la celda A1 y desactivar la selección actual;

8. Haga clic en el rectángulo gris ubicado a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del encabezado de la fila 1 para seleccionar toda la hoja;

9. Presione nuevamente las teclas CTRL + INICIO para desactivar la selección actual y desplazar el cursor a la celda A1;

10. Con el mouse seleccione la celda B4 y arrastre a la celda B10. Ahora, mantenga la tecla CTRL presionada, haga clic en la celda E13 y arrastre a la celda F19. Observe que se seleccionan ambos rangos simultáneamente;

11. Haga clic en cualquier celda con el mouse para desactivar las selecciones;

12. Ahora entrene los demás tipos de selección presentados en la tabla anterior.

Excel 2007 permite seleccionar también un conjunto de celdas utilizando el teclado, lo que facilita la vida de quienes no trabajan con el mouse o de aquellos que prefieren seleccionar celdas con el teclado. La siguiente tabla enseña algunas de las maneras disponibles de selección con el teclado:



Ahora vamos a aprender cómo utilizar algunas técnicas de celdas utilizando el mouse en la hoja de datos que se ha importado en el ejercicio 02.


2. Situado en la celda A1, mantenga la tecla MAYÚS presionada mientras pulsa y libera varias veces la FLECHA ABAJO hasta que la selección alcance la celda A8;

3. Todavía con la tecla MAYÚS presionada, pulse y libere varias veces la tecla FLECHA DERECHA hasta que la selección alcance la celda D8;

4. Deshaga la selección y desplace el cursor a la celda E5. Presione simultáneamente las teclas CTRL + BARRA ESPACIADORA y observe que se selecciona toda la columna E.

5. Deshaga la selección, mantenga el cursor en cualquier celda en que haya contenido. Al fin, presione simultáneamente las teclas CTRL + E y observe que se selecciona toda el área de la hoja activa, sin seleccionarse las celdas fuera del área (para comprobarlo, utilice las barras de desplazamiento horizontal o vertical hasta que la hoja se desplace a las celdas vacías);

6. Para deshacer la selección y desplazarse a la celda A1, presione simultáneamente las teclas CTRL + INICIO;

Seleccionar un rango no adyacente MAYÚS + F8 al fin de cada rango seleccionado

Seleccionar un rango específico F5 y, a continuación, escriba la dirección del rango

Seleccionar hojas

En secuencia: con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en la etiqueta de la última hoja deseada.

Alternadas: con la tecla CTRL presionada, haga clic en las etiquetas de las demás hojas.

Seleccionar el rango de una hoja activa

CTRL + E (si el cursor está fuera de la hoja activa, es decir, si está en una celda vacía, al presionar estas teclas se seleccionará la hoja completa, incluso las celdas en blanco).


Tras seleccionar un rango

adyacente o no adyacente,

se podrá usar la tecla TAB

para mover la celda activa

dentro de la selección.

Se pueden utilizar

para realizar ambas

operaciones los botones

Copiar y Pegar, presentes

en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio.

7. Ahora entrene los demás tipos de selección presentados en la tabla anterior.

5. Copia y movimiento de datos

Eventualmente, puede ocurrir que se introduzca en la hoja informaciones en lugares equivocados. Para corregir este tipo de problema, no es necesario borrar la información y reescribirla en el lugar correcto. Sólo es necesario mover la información o el conjunto al lugar adecuado.

La diferencia básica de este recurso como utilizado en otras aplicaciones de Windows y en Excel 2007 es que, si se mueve o copia una información de una celda en que haya una fórmula, no se pegarán los mismos resultados de la selección anterior, sino el resultado de los nuevos elementos con que se relaciona la fórmula. Vea el ejemplo abajo:

En las respectivas celdas, se encuentran las informaciones siguientes:

A1 B1 C1

3 4 7 (la fórmula =A1 + B1)

A2 B2 C2

5 8 13 (se cambia la fórmula a =A2 + B2)

Si se copia la fórmula de la celda C1 a la celda C2, y desde que haya valores en las celdas abajo, la fórmula tendrá el siguiente efecto:

Para copiar una información utilizando el controlador de relleno, haga clic en el borde inferior derecho de la celda activa hasta que se cambie el puntero del mouse a un signo de cruz (+) negra y, a continuación, arrastre la selección hacia el sentido deseado (o haga un doble clic en la misma). Para tener una mejor idea de este proceso, observe la figura siguiente:


Por otra parte, la operación de movimiento es bastante simple. Se debe previamente seleccionar las celdas o rango que contengan las informaciones a moverse y, luego después, se ejecuta el proceso de arrastre. Para ejecutar esta operación, el mouse debe transformarse en una flecha en cuanto se lo sitúe sobre el borde de la selección o celda.

Se puede considerar el movimiento una de las mayores ventajas existentes en Excel 2007. Pues, como hay una relación de celdas por medio de fórmulas, éstas no pierden su referencia cuando se las mueve a otra parte de la hoja . Se ha tomado buena nota por parte de Microsoft para que dicha operación no se tornara un caos durante la preparación de las hojas.


Ahora vamos a aprender cómo utilizar algunas técnicas de selección de celdas con el teclado en la hoja de datos que se ha importado en el ejercicio 02.


2. Seleccione la celda F2, escriba la fórmula siguiente: =E2*25% y presione ENTRAR. (En este ejemplo, calculamos que el valor de contrapartida respecto al valor del convenio sea del 25%);

3. Vuelva a la celda F2 y haga doble clic en el controlador de relleno (se puede también obtener una copia arrastrando a la celda F16).


Observe que se han rellenado en Excel 2007 todas las celdas abajo con la misma fórmula y manteniendo las respectivas referencias.

4. Desplace el cursor a la celda G2 y escriba la fórmula =E2-F2 para obtener la diferencia entre los valores del convenio y de la contrapartida;

5. Realice el mismo procedimiento anterior para copiar las fórmulas hasta la celda G16;

6. Desplácese a la celda I2 y escriba la fórmula =E2-H2. A continuación, copie esta fórmula a las demás filas del mismo modo que se realizó en los ítems arriba.

La hoja de cálculo ahora está completa. Haga clic en el Botón del Office y seleccione la opción Guardar para guardar los cambios hechos en el archivo.


Síntesis

En esta clase, hemos conocido los tipos de datos admitidos por Excel 2007 así como los formatos de archivos que se pueden importar a sus hojas de cálculo. Comprobamos que, después de importárselos, esos datos se presentan de modo tal en las hojas que fuerzan a los usuarios a utilizar técnicas que le faciliten su manipulación.

Asimismo, hemos estudiado que en Excel 2007 se pueden ejecutar los recursos de cortar, copiar y pegar tanto por intermedio de los botones tradicionales como también por acciones ejecutadas con el mouse.


Referencias bibliográficas

Microsoft. Formatos de archivo que admite Excel, [en línea]. Dirección URL: <http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/formatos-de-archivo-que-admite-excel-HP010352464.aspx?CTT=1> [Consulta: 05/07/2013]

Microsoft. Importar o exportar archivos de texto, [en línea]. Dirección URL: <http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/importar-o-exportar-archivos-de-texto-HP010099725.aspx?CTT=1> [Consulta: 05/07/2013]

Microsoft. Mostrar u ocultar el controlador de relleno, [en línea]. Dirección URL: <http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/mostrar-u-ocultar-el-controlador-de-relleno-HP001216376.aspx> [Consulta: 05/07/2013]

Microsoft. Novedades de Microsoft Office Excel 2007, [en línea]. Dirección URL: <http://office.microsoft.com/es-es/get-started-with-2007/novedades-de-microsoft-office-excel-2007-HA010073873.aspx> [Consulta: 05/07/2013]

Microsoft. Teclas de función y de método abreviado de Excel, [en línea]. Dirección URL: <http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/teclas-de-funcion-y-de-metodo-abreviado-de-excel-HP010073848.aspx?CTT=1> [Consulta: 05/07/2013]

Microsoft. Seleccionar celdas, rangos o filas o columnas de una hoja de cálculo, [en línea]. Dirección URL: <http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/seleccionar-celdas-rangos-filas-o-columnas-de-una-hoja-de-calculo-HA102748984.aspx?CTT=1> [Consulta: 05/07/2013]

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/formatos-de-archivo-que-admite-excel-HP010352464.aspx?CTT=1

http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/formatos-de-archivo-que-admite-excel-HP010352464.aspx?CTT=1

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/importar-o-exportar-archivos-de-texto-HP010099725.aspx?CTT=1

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/importar-o-exportar-archivos-de-texto-HP010099725.aspx?CTT=1

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/mostrar-u-ocultar-el-controlador-de-relleno-HP001216376.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/mostrar-u-ocultar-el-controlador-de-relleno-HP001216376.aspx

http://office.microsoft.com/es-es/get-started-with-2007/novedades-de-microsoft-office-excel-2007-HA010073873.aspx



http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/teclas-de-funcion-y-de-metodo-abreviado-de-excel-HP010073848.aspx?CTT=1



http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/seleccionar-celdas-rangos-filas-o-columnas-de-una-hoja-de-calculo-HA102748984.aspx?CTT=1



guia clase 1 importacion

Documents