GESTÃO DE COMPRAS COM SAP® BUSINESS ONEGerenciamento de pedidos de compras, defornecedores e de entrada de mercadorias, comtotal integração da contabilidade com osarmazéns.

A gestão de compras é uma das principais funcionalidades doaplicativo SAP® Business One. Ele permite que sua empresa uti-lize seus recursos de integração para administrar todo o processode compras, desde a criação do pedido de compras até opagamento dos fornecedores. Com o SAP Business One, é possí-vel usar telas intuitivas, de fácil interação, para criar pedidos decompras e utilizar os dados armazenados para o futurorecebimento de mercadorias.

Para emitir uma fatura de pagamento a um fornecedor basta fazer referência ao pedido de compras ou ao documento de entrada da mercadoria. Os dados relevantes serão automatica-mente transferidos à fatura. Entregas de mercadorias emdesacordo com os pedidos podem ser devolvidas, utilizando afunção de devolução de mercadorias, com a conseqüente emi-ssão de avisos de crédito logo após seu recebimento. O acom-panhamento de documentos do SAP Business One captura e associa os dados de cada documento criado durante um processode compra. O SAP Business One permite que sua empresa geren-cie os cadastros de itens e de fornecedores com informações detalhadas em vários níveis.

É possível aplicar listas de preços e modelos de custos aos itens decompras e obter uma visão atualizada dos valores do pedido decompras e da avaliação do estoque. O cadastro do fornecedor éutilizado para visualizar dados detalhados de cada fornecedor,além de seu atual saldo de conta, o que possibilita a seleção domelhor fornecedor para cada pedido de compras.

O SAP Business One oferece poderosos recursos de integração,com a total conexão entre a gestão de compras e o controle deestoque, tudo em um único sistema. Após a criação de um pedi-do de compras ou da entrada de alguma mercadoria, as

Os modernos conceitos das

cadeias de suprimentos, tais

como a “Manufatura Enxuta”

(Lean Manufacturing),

“Just-in-Time” e “Kanban”,

representam novas exigências

para as atuais organizações de

compras das empresas. Com

um número cada vez maior de

itens, modelos de preços e

cadeias de logística, o

gerenciamento desta crescente

complexidade requer hoje das

empresas uma tecnologia

integrada de informações.

Descubra aqui como o

aplicativo SAP® Business One

oferece abrangentes

funcionalidades de gestão de

compras, contribuindo para a

otimização e a racionalização

de todo o processo de compras

de sua organização.

SAP Product BriefSAP Business One

quantidades de itens nos armazéns são automaticamenteajustadas. Com a contabilização da fatura de contas a pagar, oaplicativo calcula e armazena o novo valor de cada item.

Abrangentes relatórios de compras, tais como análises de supri-mentos, fornecem um quadro atualizado de toda a organizaçãode compras, possibilitando a tomada de decisões administrativasmais eficazes.

Compras

O SAP Business One oferece as funcionalidades alinhadas às me-lhores práticas do mercado para suportar a área de compras desua empresa, integrando todo o processo de compras, desde acriação de pedidos, o recebimento de mercadorias até opagamento das faturas. Processos específicos, tais comodevoluções e encargos especiais, são suportados plenamente peloaplicativo. Em poucas etapas são criados os pedidos de comprasque se integram inteiramente ao cadastro de fornecedores e aocadastro de itens. No SAP Business One, os pedidos de comprassuportam diferentes moedas e categorias de itens, tais comomatérias primas, bens e serviços comercializados.

Podem ser definidas listas de preços para diferentes fornecedoresou diferentes categorias de itens, tais como preços paradistribuidores e preços para o varejo, com a implementação devários modelos de descontos, tais como descontos por volumeou descontos especiais. As listas de preços são automaticamenteselecionadas e os descontos são atribuídos no momento que umitem é incluído em um documento. O aplicativo comporta a in-clusão manual de descontos especiais – não rotineiros – a umdocumento de compras.

As informações de distribuição, transporte e faturamento,incluindo data e endereço de entrega, tipo de transporte,condições de pagamento, contratos com o comprador, etc., po-dem ser incluídos no documento, municiando o fornecedorcom todas as informações para processar o pedido dentro do pra-zo. De acordo com o local de destino de cada entrega, são calcu-lados os correspondentes impostos, tanto na discriminação geralcomo para cada item, o que elimina o cálculo manual de taxas eimpostos.

Os produtos recebidos pela empresa são registrados norecebimento de mercadorias e imediatamente identificados pelorespectivo armazém. Os documentos de recebimento podem serdocumentos independentes (ou seja, documentos que substi-tuem um pedido de compras em uma compra paga à vista) ouestar vinculados a pedidos de compras ou a outros documentosda área de suprimentos.

As contas a pagar desempenham um papel preponderante nagestão de compras do SAP Business One. Mediante o recebimen-to de uma fatura de um fornecedor, a área de compras pode fazertodas as consultas ao SAP Business One para reconhecer a dívidanos livros contábeis. As faturas de contas a pagar podem sercriadas tanto com quanto sem a referência ao pedido decompras. As informações podem ser digitadas manualmente ou,ao fazer referência ao pedido de compras ou ao recebimento damercadoria, as informações do fornecedor e dos itens adquiridossão automaticamente inseridas na fatura. Além das informaçõescontábeis básicas, o SAP Business One suporta diferentes formas

A Gestão de Compras no SAP Business One

ComprasDados mestres dositens e fornecedores

Integração de Armazénse da Contabilidade

Criação de pedidos de compras e documentos de entrada de merca- dorias, individuais ou múltiplos, em algumas etapas muito simples.

Conexão entre documentos de compras para visualização do histórico dos documentos em rotinas de auditoria e pesquisa.

Gerenciamento de outras despesas e de diferentes moedas.

Geração de abrangentes relatórios de compras.

Gerenciamento detalhado de dados de itens e fornecedores, em interfaces intuitivas de fácil interação.

Visualização de saldos de contas e análise de compras nos cadastros de fornecedores.

Manutenção de informações detalhadas de compras de itens, com listas de preços e informações sobre impostos.

Integração total dos cadastros com todas as transações de compras do SAP Business One.

Grandes benefícios com a sincronização em tempo real dos processos de recebimen- to de mercadorias e os níveis de estoque dos armazéns.

Processamento de faturas de contas a pagar e avisos de crédito, bastando fazer refe- rência ao pedido de compras.

Cálculo automático de valores do livro de estoque e do último preço de compras.

Geração de sofisticados relatórios contábeis e de avaliação.

Figura 1: Recursos da Gestão de Compras do SAP® Business One

de pagamento, como cheques, cartões de crédito, pagamentosem dinheiro ou transferências bancárias. Quando se incluem ascondições de pagamento do cadastro do fornecedor ou dos itens,o SAP Business One calcula automaticamente a data de venci-mento. Isto permite a administração eficiente dos recursos emcaixa, utilizando os relatórios de vencimento das obrigações doSAP Business One.

Os itens ou serviços entregues sob condições insatisfatórias podem ser devolvidos ao fornecedor utilizando-se a função dedevolução de mercadorias. Quando se associa o documento de devolução de mercadorias a um documento de recebimento demercadorias, o SAP Business One fará, automaticamente, todosos necessários ajustes nos estoques e nos saldos de contas a pagardo fornecedor. O documento dispõe de campos especiais, tantono cabeçalho de discriminação geral como nas especificações decada item, para que o fornecedor tenha informações detalhadassobre o motivo de os itens terem sido devolvidos. Quando ofornecedor recebe a devolução da mercadoria e reconhece suavalidade, é criado um aviso de crédito de contas a pagar eregistrado no SAP Business One para correção do saldo devedorjunto àquele fornecedor.

O SAP Business One incorpora despesas adicionais, tais comotaxas de expedição e manuseio, o valor do seguro e as taxas deserviços que incidem tanto no cabeçalho de discriminação geralcomo para cada item de um documento de compras. As despesasda discriminação geral de um documento podem ser alocadaspara os respectivos itens a partir de critérios pré-definidos, comoquantidade, peso ou volume de um pedido.

Os impostos são automaticamente calculados de acordo com olocal da expedição. Um recurso especial de “custos de impor-tação” permite administrar os custos de uma transação interna-cional envolvendo despesas de alfândega ou outros gastos decor-rentes da importação ou exportação de mercadorias.

A ferramenta de criação e impressão de documentos – Print Layout Designer (PLD) – permite a criação de diferentes layoutspara os documentos de saída.

O recurso de minutas de documentos do SAP Business One per-mite a personalização e a armazenagem de modelos que poderãoser posteriormente utilizados como base para outros documen-tos com informações iguais ou semelhantes. As minutas podemser usadas também para armazenar temporariamente documen-tos ainda incompletos, permitindo a gradual inclusão de infor-mações para utilização futura, sem que isso acarrete a perda dosdados já incluídos anteriormente.

Cadastro de itens e de fornecedores

O gerenciamento de cadastros é a base de toda a integração deprocessos do SAP Business One. Os cadastros de itens e defornecedores são mantidos no núcleo do sistema, integrando-setotalmente a todas as transações de negócios. O cadastro de itensse aplica aos estoques, aos itens de compras e de vendas etambém aos ativos fixos e pode ser classificado a partir de gruposde itens configuráveis e suas propriedades. O cadastro de itenstraz todas as informações necessárias para assegurar um eficienteprocesso de compras, incluindo o número de série de cada item,sua descrição, unidades de medida de compras e de embalagem,dimensões, peso, preços e tipos de impostos.

Visualize as transações de compras com todas as informações relevantes e os documentos anexos.

Figura 2: Pedido de compras com documento de saída

data reads (para leitura de dados) – por exemplo, quando é cria-da uma fatura de contas a pagar, o cadastro preenche automati-camente as condições de pagamento. Os documentos tambémpodem ser usados como base para transações futuras. Por exem-plo, quando é criada uma fatura de contas a pagar a partir de umpedido de compras, são copiados todos os dados relevantes e é armazenado o histórico do documento, associando todos os documentos de um mesmo processo de compras para fins de auditoria e análise.

Sofisticados relatórios com o XL Reporter

A ferramenta XL Reporter do SAP Business One permite a criação de sofisticados relatórios de compras a partir de mode-los do Microsoft Excel. Utilizando a ferramenta de criação ecomposição de relatórios (Report Designer e Report Composer), os usuários podem criar dashboards que exibemvários cenários, como os melhores fornecedores, os maiores pe-didos, compras até a data, pedidos de compras em aberto,entregas e contas a pagar. As mesmas ferramentas possibilitam acriação de detalhados relatórios de compras, tais como análisede compras e de vencimentos. A SAP fornece uma série demodelos para que os usuários comecem a se familiarizar e utilizar os relatórios de compras. O Report Organizer do SAPBusiness One permite um gerenciamento e execução eficientedos relatórios e fácil distribuição para compradores e parceirosde negócios.

Para obter mais informações sobre como o SAP Business Onepode otimizar sua organização de compras, contribuindo para ocrescimento de sua empresa e sua eficaz interação com a cadeiade suprimentos, entre em contato com seu representante SAPou acesse o site www.sap.com/pequenasempresas.

O cadastro de fornecedores faz parte das funcionalidades do SAPBusiness One ligadas aos parceiros de negócios. As informaçõesdos fornecedores são armazenadas com todas as informações relevantes de contato. Os detalhes de pagamentos são adminis-trados em conjunto com as condições e as formas de pagamentopara assegurar o pagamento preciso e pontual das faturas aosfornecedores. Uma análise gráfica das compras oferece uma visãogeral das atividades de cada fornecedor, diretamente da tela docadastro de fornecedores.

Integração da contabilidade com os armazéns

A integração de compras com outros processos vitais da empresaé outro recurso chave do SAP Business One. Essa integraçãoocorre de forma total, transparente e em tempo real. Ela incor-pora data writes (para gravação de dados) – por exemplo, quan-do se registra um recebimento de mercadorias, o aplicativo atualiza automaticamente os estoques no armazém – além de

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Mantenha informa-ções detalhadas do fornecedor em uma única tela, com acesso a todos os relatórios atualizados.

Figura 3: Cadastro de fornecedores com análise de compras.

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