gestão de ciclo de vida do contrato guia e melhores práticas · 2019. 2. 26. · em resumo, o...

Gestão de ciclo de vida

do contrato

Guia e Melhores

Práticas

Tudo o que você precisa saber para impulsionar a

mudança por meio do gerenciamento de contratos Copyright © Juridoc 2019

IntroduçãoO Guia de Gestão do Ciclo de Vidas Contratos oferece um olhar sobre os

processos críticos e o desafio da gestão de contratos, traçando uma visão

geral dos problemas mais comuns.

Ao mesmo tempo que aborda os passos que as empresas precisam dar para

aumentar a precisão do contrato e capacitá-lo para se tornar uma diligente

ferramenta de negócios.

Além de mostrar como esses documentos por meio do gerenciamento do

seu ciclo de vida se tornam estratégicos, explicamos todo o processo e

benefícios de uma solução CLM - Contract Lifecycle Management para a sua

empresa.

As soluções CLM - Contract Lifecycle Management - ou de Gestão do Ciclo

de Vida do Contrato estão desempenhando um papel cada vez mais

importante na condução da produtividade, aumentando a visibilidade e

abordando os riscos durante o processo de criação e execução do contrato.

Então, confira como a automação do fluxo de trabalho pode eliminar

permanentemente o estresse do gerenciamento de contratos. Ao

mesmo tempo que oferece informações e insights para impulsionar seus

negócios.

Introdução

Neste guia, você vai encontrar :

1. Por que os contratos são vitais para a sua empresa?

2. O papel do processo de gerenciamento de contrato: pontos-chave e

funcionalidades

3. Para cada desafio na gestão de contratos, uma solução

4. Entenda as 9 etapas do Ciclo de Vida do Contrato

5. Princípios básicos e melhores práticas do gerenciamento do ciclo de

vida do contrato

6. Como funciona um software de CLM? + Principais Recursos

7. Razões para implementar a tecnologia

7.1 Resumo dos benefícios gerais da automação e gestão de contratos

para a sua empresa

8.1. Benefícios da automação e gestão de contratos para o setor

Jurídico

8.2. Benefícios da automação para as equipes de vendas

8.3. Benefícios da automação para os Recursos Humanos

9. Por que usar a plataforma Juridoc para gerenciamento de ciclo de

vida de contratos?


Sobre a definição

Um contrato por escrito é um acordo formal, juridicamente vinculativoentre duas ou mais pessoas físicas ou jurídicas - empresa para consultor,empresa para empresa ou muitas outras variações.

Sobre a segurança legal

Sem dúvidas, colocar os termos de um contrato por escrito aumenta onível de certeza nas relações com clientes, fornecedores, colaboradores eparceiros de negócios. Pois é bem isto que está em jogo - estabelecer oque cada lado fará em troca de alguma forma de compensação, visto queassegura em detalhes o que as partes acordaram.

Sobre o enfoque comercial

Mas para além de tornar o acordo legalmente vinculativo entre as partes,os contratos também servem como referências futuras. Ou seja, quandoduas empresas concordam em fazer negócios juntas, elas acordam comdeterminados termos que serão a base da relação comercial. Daí aimpossibilidade de administrar uma empresa sem estar ciente do númerode contratos ativos e o estágio que se encontram.


Sobre a gestão e finalidades

Para reforçar o que destacamos até aqui, segue uma rápida lista de

algumas finalidades básicas dos contratos:

1 - Afirmar as políticas de governança da empresa;

2 - Propor a compreensão final do acordo entre os proprietários de uma

empresa ou seus investidores;

3 - Elucidar um panorama sobre os serviços prestados por terceiros;

4 - Definir as obrigações de pagamento que você precisa para cumprir

com seus contratados;

5 - Ser um alicerce de seus lucros, no caso de contratos de vendas;

6 - Gerenciar as suas compras no que tange os contratos com

fornecedores,

7 - Assegurar como as partes vão lidar com os problemas que surgirem.

8 - Amenizar os riscos que podem advir da celebração de acordos.


Todos os elementos citados acima apontam que a má gestão de contratos

pode dizimar os lucros de uma empresa, prejudicar a produtividade e

inclusive as relações comerciais.

Desse modo, o caminho-chave para proteger sua empresa e garantir seu

profissionalismo é avaliar e gerenciar erros para obter as melhores

transações possíveis.

E como fazer isso? A resposta você encontrará nos próximos módulos

deste guia. Mas podemos adiantar desde já que quando bem

administrados, os contratos podem oferecer uma grande proteção contra

riscos desde a elaboração e negociação até a execução.

E não é somente isso que exatamente queremos mostrar aqui, assim que

as assinaturas estiverem em vigor e durante todo o ciclo de vida de um

contrato, há muitas maneiras de elevar a eficiência, reduzir as

perdas e aumentar o lucro de sua organização.

2. O papel do processo de gerenciamento de contrato: pontos-chave e funcionalidades

“A forma como uma empresa gerencia contratos pode afetar diretamentena rapidez com que uma empresa gera receita.”

Em resumo, o objetivo da gestão de contratos é atender aos propósitosoperacionais e funcionais dos negócios, tornando o ciclo de vida docontrato muito mais simples.

Sem dúvidas, para a grande maioria das empresas, o gerenciamento decontratos ainda é um processo complexo e sutil.

Isso porque as práticas associadas englobam elaboração, negociação,renegociação, assinatura, ajuste e renovação, entre outras etapasque veremos mais adiante.

Por isso, a gestão eficaz está também agrega como proposta de valor ainteração rentável com colaboradores, clientes e fornecedores.

Para ilustrar como isso acontece na prática, listamos a seguir os principais benefícios do processo de gerenciamento de contratos:

2. O papel do processo de gerenciamento de contrato: pontos-chave e funcionalidades

Confira também as principais mudanças a curto prazo para a suaorganização:

- Qualidade do contrato;

- Simplificação do processo de negociação;

- Aprovações mais rápidas;

- Capacidade de pesquisar dados arquivados instantaneamente;

- Armazenamento em nuvem e centralizado;

- Controle completo de gerenciamento;

- Maior conformidade;

- Acessibilidade e colaboração em equipe.

2 .1 Principais motivos para automatizar e gerenciar seus contratos

“Há que se tocar nos problemas antes de partir para a solução”!

Antes de nos aprofundarmos em uma compreensão completa do processo de gerenciamento e tudo o que ele envolve, listamos os principais motivos para você automatizar e gerenciar seus contratos:

1 - Contratos ambíguos e sem conformidade podem ter efeitos financeiros

devastadores.

2 - A falta de gerenciamento prejudica a capacidade de uma empresa

entregar seus serviços e /ou fornecer produtos a seus clientes.

3 - Os problemas com litígios podem ser caros para resolver e impactar

diretamente no sucesso e nos lucros de uma empresa.

4 - A falta de monitoramento contínuo e regular de cada contrato

impedem as equipes de alcançar o nível de gerenciamento apropriado.

5 - Processos manuais e ineficientes resultam em negociações demoradas

e refletem diretamente na receita da empresa.

2 .1 Principais motivos para automatizar e gerenciar seus contratos

“Há que se tocar nos problemas antes de partir para a solução”!

Antes de nos aprofundarmos em uma compreensão completa do processo de gerenciamento e tudo o que ele envolve, listamos os principais motivos para você automatizar e gerenciar seus contratos:

1 - Contratos ambíguos e sem conformidade podem ter efeitos financeiros

devastadores.

2 - A falta de gerenciamento prejudica a capacidade de uma empresa

entregar seus serviços e /ou fornecer produtos a seus clientes.

3 - Os problemas com litígios podem ser caros para resolver e impactar

diretamente no sucesso e nos lucros de uma empresa.

4 - A falta de monitoramento contínuo e regular de cada contrato

impedem as equipes de alcançar o nível de gerenciamento apropriado.

5 - Processos manuais e ineficientes resultam em negociações demoradas

e refletem diretamente na receita da empresa.

3. Para cada desafio na gestão de contratos, uma solução

“O processo de gerenciamento de contratos pode ser difícil, mas podeser recompensador quando bem conduzido.”

Uma pesquisa da Associação Internacional para Gestão de Contratos e Comerciais (IACCM), aponta que mais de 9% da receita de uma empresa pode ser perdida devido a má gestão de contratos.

Quando o processo é manual, os desafios já iniciam na criação dos documentos. Não raro, os contratos são montados apressadamente a partir de modelos desatualizados, levando a riscos não gerenciados e a não-conformidade.

Em segundo lugar, parte do problema está na forma como os contratos são armazenados e atualizados - geralmente em discos rígidos, sistema obsoletos, ou ainda em gavetas distribuídas em diferentes departamentos.

Essa situação aparentemente comum pode criar riscos significativos para os negócios, visto que não se tem visibilidade sobre as expirações de contrato e renovações em tempo hábil. Além do mais, oportunidades de economia podem passar despercebidas.

Mesmo as organizações que mantêm sistemas de planejamento de recursos empresariais bem incorporados, nem sempre têm a garantia de que os contratos estão sendo gerenciados com sucesso.

Para deixar mais claro quais os desafios que a sua empresa pode estar enfrentando, listamos os problemas comuns que retardam todo o processo de contratação. De pronto, para cada problema, confira também a solução.

3.1 Clareza e objetividade

“O que é um bom contrato para você?”

Como já mencionado, um contrato claro e bem elaborado expõe o que se espera de alguém e qual é sua posição.

E uma das maiores dificuldades na gestão de contratos é a falta de clareza e alcance das metas ou acordos que ambas as partes estão adotando.

Sem objetivos claros, os contratos tornam-se evasivos e ambas as partes correm o risco de assinar sem estarem totalmente seguras do que deve ser feito.

Solução: Com uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vidado contrato, os resumos dos principais serviços e condições podem ser vistos diretamente ao lado dos contratos, facilitando a visualização de contratos mais longos ou mais complexos.Também é possível comentar em um painel ajudando o processo a ir muito mais rapidamente e otimizando a comunicação entre as partes.

3.2 Falta de nivelamento de interesse entre as partes

“O quanto cada parte está ciente das condições acordadas?”

Outro problema bastante recorrente que afeta a gestão de contratos pode ser o nível de envolvimento de cada parte de aprovar os termos e condições definidos.

Solução: Um sistema que além da elaboração de documentos, oferece recursos de negociação permite que ambas as partes visualizem e editem o documento antes de ele ser assinado. O acesso de todas as pessoas ao mesmo tempo revisando o contrato permite esclarecimentos mais rápidos e ajuda a acelerar o processo.

3.3 Dificuldade de comunicação entre as equipes

“Como é a inter-relação dos responsáveis pelo processo?”

Outro problema comum no gerenciamento de contratos é a dificuldade de incluir as pessoas ou equipes necessárias no processo, como departamentos jurídico e comercial ou mesmo jurídico e RH.

Solução: Um sistema de gerenciamento pode promover o processo ideal. Ou seja, permitir que os responsáveis pela elaboração do contrato envolva todas as equipes internas necessárias no processo de revisão por meio de fluxos de trabalho de aprovação. Dessa forma, remova-se atritos na comunicação e gerenciam-se os riscos de forma mais bem-sucedida.

4. Demora nas negociações

“Negociações prolongadas se tornaram padrão?”

A dificuldade ou falta de comunicação no processo de criação pode significar mais tempo até que o contrato esteja pronto. Atrasos nas receitas, prazos de entrega mais longo, menos competitividade e perda de tempo e dinheiro se tornam uma armadilha para os negócios.

Solução: Aqui o problema se parece bastante com a questão de falta de envolvimento e, por conseguinte, a solução está também na questão de utilizar uma plataforma com armazenamento na nuvem.

Dessa forma, ambas as partes podem visualizar as edições e comentar, ao mesmo tempo, que apresentam termos alternativos para dar continuidade à negociação.

3.5 Erros de revisão

“Qual a probabilidade de encontrar termos errados em seus contratos?”

Ao revisar um contrato, é muito fácil restringir e/ou trocar termos e incorrer em riscos específicos dentro de um contrato.

Solução: Negociar online, redefinir e permitir o acesso de várias pessoas a um documento por meio de uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vida de contrato pode ajudar a aliviar esses problemas.

3.6 Dificuldade para medir métricas de desempenho

“Como estão as métricas do desempenho de seus contratos?”

A falta de mecanismos eficientes de gerenciamento de desempenho podem ser um grande obstáculo. Em longo prazo, a falta da definição de métricas pode tornar as relações comerciais vulneráveis, visto que escassez de informações precisas pode levar à estagnação.

Em outras palavras, não há uma compreensão efetiva em qual ponto ou estágio do contrato é preciso atuar para tornar a negociação mais bem-sucedida.

Solução: A automação oferece mecanismos transparentes e fáceis de usar que facilitam a acessibilidade a dados e análises que podem ser usados para criar listas de verificações e, por conseguinte, melhorar todas as partes do processo.

3.7 Problemas de conformidade

“Qual o entendimento das suas equipes em relação à conformidade?”

Um problema comum quando se lida com contratos é a atualização e falta de conhecimento da legislação, quando não há um departamento ou assessoria jurídica na organização.

Solução: Com o auxílio de uma plataforma, os documentos podem ser criados com facilidade e conformidade por meio do uso de modelos. E, mesmo se a empresa contar com uma equipe jurídica, é muito mais fácil gerenciar a redação, a edição e as alterações.

3.8 Recursos tecnológicos limitados

“O quanto você está preocupado em oferecer as ferramentas certas para tornar a sua equipe mais estratégica?”

Até poucos anos atrás, um grande desafio para a gestão de contratos era o uso limitado de tecnologia. E, claro, sem recursos adequados não há como buscar melhores desempenhos no que tange à eficiência e qualidade.

Solução: Um sistema automatizado elimina completamente essa ineficiência conectando pessoas, processos e documentos e tornar os colaboradores pró-ativos e mais estratégicos.

Chegamos ao fim da nossa lista, mas com certeza ela não se esgota aqui, visto que cada empresa lida com seus próprios gargalos e armadilhas.

Por isso, nosso guia também traz um capítulo completo sobre as 9

etapas do Ciclo de Vida dos Contratos.

Com certeza, será gratificante para a sua gestão, entender esses estágios, antes de descobrir todos os recursos do software de CLM (Contract Lifecycle Management) e o que ele pode fazer pela sua empresa.


“É impressionante como um contrato de duas, três, quatro páginas podeser tão valioso para os seus negócios!”

Cada contrato tem um ciclo de vida. Da elaboração até expirar, ogerenciamento de contratos costuma passar por 9 estágios.

Do mesmo modo, cada contrato também tem um período de tempoefetivo, penalidades para o não desempenho, assim como obrigaçõesassociadas que deverão ser observadas e gerenciadas durante o seu cursovital. Naturalmente, o ciclo de vida do contrato inicia com a solicitação esegue com a fase de elaboração.

Vale destacar que a redação do contrato é uma das partes maisimportantes do deste processo, porque será a estrutura sobre a qual orestante do documento será edificado. Dito isso, vamos às etapas.

5. Princípios básicos e melhores práticas do gerenciamento do ciclo de vida do contrato

“Há sempre uma conjunção de valores e enfoques que movem as mudanças!”

Como já mencionado, gerenciar contratos é uma habilidade valiosa que exige esforço, mas pode ser bastante desanimadora.

Desde a redação até a entrega, é preciso garantir que todos os aspectos do documento estejam em ordem.

Rastrear, revisar e aprovar altos volumes de contratos pode, sem dúvida, levar os funcionários ao seu limite máximo.

Por isso, neste módulo vamos abordar os princípios básicos da gestão

de contratos e as melhores práticas que ajudarão a simplificar todo o processo.

5. Princípio 1 - Agregar qualidade a sua gestão interna

Quando a visão de uma empresa está voltada para o futuro, ela não foca apenas em vender seu produto ou serviço, mas também na qualidade de gestão e competências internas.

E o gerenciamento de contratos cria exatamente valor para uma organização à medida que os processos internos evoluem e contribuem para a empresa se tornar mais competitiva.

Caso contrário, muitas empresas não estão preparadas para aproveitar oportunidades e cenários de expansão pela falta de organização dos processos internos.

Melhores práticas: Integrar técnicas e estratégias voltadas para inovação e economia. Dessa forma, sua empresa estará gerenciando de forma produtiva seus contratos ativos, sem sobrecarregar os colaboradores.

Ter todas as suas informações em um local seguro elimina o trabalho manual demorado, como arquivar e recuperar documentos.

5. Princípio 2 - Produtividade

A produtividade está relacionada ao fato de atender as necessidades da sua empresa, incluindo seu cliente, de maneira oportuna e eficaz. Sobretudo, equilibrar eficiência com qualidade.

Fluxos de trabalho de aprovação devem garantir que todas as partes sejam incluídas e tenham visibilidade de todos os contratos criados.

Melhores práticas: Um sistema de gerenciamento baseado em nuvem pode conectar as equipes com o objetivo de discutir e revisar os contratos em andamento para atender às obrigações de forma online de qualquer lugar.

O resultado é um maior foco na análise e nas necessidades do cliente.

5. Princípio 3 - Conformidade

Antes mesmo de um contrato ser redigido, é importante estar ciente de quais são as necessidades da empresa e como os contratos são o caminho para cumpri-lo.

Seja por meio de colaboração ou pesquisa em equipe, definir o que um contrato pretende fazer, quem está envolvido, como os termos afetam um negócio e como isso afetará a outra parte é o primeiro passo.

Equilibrar o risco e a recompensa, assim como a probabilidade de quaisquer riscos, são essenciais para manter a conformidade.

A partir daí, a elaboração de um contrato com linguagem precisa e completa ajudará os termos a serem facilmente identificados e a manter todos os prazos claros.

Clareza e precisão na elaboração de contratos são essenciais para garantir que as necessidades de ambas as partes sejam atendidas. Além disso, ter um contrato bem escrito durante cada negócio pode ajudar a fornecer uma forte camada de proteção legal.

Melhores práticas: Neste contexto, um software de gerenciamento de ciclo de vida do contrato utiliza uma combinação de tecnologias de informação, incluindo a captura inteligente e gerenciamento de conteúdo.

5. Princípio 4 Gerenciar a negociação

A maioria dos contratos passa por algum tipo de negociação. Termos precisam ser redefinidos e as edições feitas. Muitas vezes, é aí que o tempo gasto em um documento começa a aumentar e a comunicação é interrompida.

Por isso, ser flexível, facilmente adaptável e capaz de negociar qualquer mudança é fundamental para o sucesso de uma organização na simplificação do processo de negociação.

Mudanças gerenciadas adequadamente podem realmente ser um catalisador para o bem em uma empresa, seja através de ajustes nos termos do modelo ou em termos mais benéficos para ambos os lados.

Melhores práticas: A tecnologia é uma maneira de gerenciar efetivamente a mudança. A comunicação só pode ir tão longe antes que os canais sejam separados e a eficiência fique para trás.

Uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vida de contrato que mantém pessoas, processos e documentos em um só lugar é a melhor maneira de garantir que as mudanças sejam de fato bem gerenciadas para uma organização.

5. Princípio 5 Sustentabilidade e responsabilidade ambiental

Sustentabilidade e responsabilidade ambiental são questões importantes que ganham força entre as lideranças corporativas em todo o mundo.

Funcionários e consumidores estão começando a esperar a conscientização ambiental de seus locais de trabalho e negócios de que compram.

Melhores práticas: Uma maneira de reduzir o consumo de papel e o impacto ambiental é por meio de uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vida de contrato que elimina a necessidade de imprimir documentos.

5.1 Lista de Verificação com 12 itens para melhores práticas de gerenciamento

1 - Documente a conformidade do contrato e os problemas de desempenho quando o contratado não for capaz de realizar o que foi acordado;

2 - Comunique-se regularmente com o contratado para identificar os problemas em tempo hábil.

3 - Esteja pronto para os processos de resolução de disputas para resolver problemas e chegar a um acordo, em vez de buscar soluções legais.

4 - Lembre-se que o gerenciamento da documentação é especialmente importante em casos de litígios.

5 - Construa contratos que tenham disposições sobre alterações antecipadas, tais como preços de contrato, tempo de execução, extensão e renovações, ou outros termos considerados apropriados.

5.1 Lista de Verificação com 12 itens para melhores práticas de gerenciamento

5 - Construa contratos que tenham disposições sobre alterações antecipadas, tais como preços de contrato, tempo de execução, extensão e renovações, ou outros termos considerados apropriados.

6 - Não descarte o envolvimento de um consultor jurídico pode dependendo da complexidade do contrato e do tipo de modificação do contrato nos termos e condições padrão.

7 - Registre todos os problemas que causam o mau desempenho de seus contratos.

8 - Identifique meios flexíveis para resolver disputas como resolução informal de disputas por meio de colaboração e negociação, resolução alternativa de disputa ou ainda danos liquidados.

9 - Acompanhe a vida do contrato, incluindo o histórico do contrato desde o estágio de planejamento até a conclusão do contrato.

10 - Revise consistentemente o desempenho do contratado e avalie desafios, riscos e também os sucessos. desafios e os sucessos são etapas recomendadas.

11- Considere como bem-sucedido um contrato quando todas as obrigações foram cumpridas, incluindo a conclusão de todas as tarefas legais, administrativas e gerenciais.

12 - Faça uma lista de verificação de encerramento do contrato para ser usada durante a revisão final com o objetivo de garantir que todas as etapas necessárias no processo de encerramento sejam concluídas.


Sem dúvidas, a decisão por uma solução que vai lidar com todos os seus documentos mais importantes é uma grande responsabilidade.

É por isso que é fundamental avaliar todas as opções e encontrar uma ferramenta que adapte-se às suas necessidades, mas também que permita o gerenciamento completo de todo o ciclo de vida do contrato e armazenamento seguro dos seus dados.

Diante das diversas ofertas do mercado, pode ser difícil discernir as principais características e recursos medulares que um software de CLM deve oferecer. Mas se você deseja não somente automatizar seu fluxo de trabalho, mas também atingir metas, você precisa entender como

funciona uma plataforma de CLM.

Então, vamos explicar para você como funciona a “engrenagem” dessa ferramenta.


Então, o módulo 6 deste guia trata exatamente disso, descrever de forma simples e breve como uma plataforma completa, por exemplo, pode ajudá-lo a criar documentos e, por conseguinte, levá-lo de forma rápida à negociação, assinaturas e fechamento do contrato, tudo em um só lugar.

Por exemplo, se a fase de elaboração do ciclo de vida do contrato encontra-se em um único local, não há necessidade de importar, exportar, enviar por e-mail ou formatá-lo posteriormente. Ou seja, o contrato é mantido na plataforma para cumprir as etapas de execução, gerenciamento e renovação.

Juntamente com os próprios contratos, a plataforma armazena todas as ações contextuais, como a trilha de auditoria do contrato, discussões e versões.

Portanto, uma plataforma ideal é aquela que oferece todas essas ferramentas integradas e projetadas para agilizar e simplificar processos ao mesmo tempo que constrói relações contratuais fortes e duradouras.

Isso quer dizer que uma plataforma de contratos é ideal para você quando facilita a elaboração de contratos, agiliza processos, aumenta seu poder de negociação e reduz custos.

Por isso, no próximo item, falamos um pouco mais sobre a importância de uma única plataforma para todo o ciclo do contrato.

6.1 A importância de uma única plataforma para todos os processos

Tudo-em-um. Essa é a melhor solução para trabalhar com contratos desde os estágios iniciais de elaboração, passando pela negociação e assinatura eletrônica, até o acompanhamento do contrato.

E todos esses elementos devem estar dentro de uma única plataforma acessível e de fácil uso. Muitas ferramentas típicas de gerenciamento de contratos ou de assinaturas eletrônicas têm alguns dos requisitos citados.

Mas ter todas as ferramentas necessárias em um só lugar é essencial para ter visibilidade de todos os tipos de contratos em todos os estágios vitais do contrato. Somente sob essa perspectiva, a gestão de contratos terá o poder de desenvolver relações contratuais lucrativas e duradouras.

Mas como isso acontece na prática? A resposta é simples. Quando você automatiza o fluxo de trabalho e abandona práticas ultrapassadas, é possível transformar seus contratos em insights.

Ao capturar, por exemplo, instantaneamente dados de seus seus contratos e obter 100% de visibilidade em todo o seu portfólio de documentos, você tem uma compreensão completa de suas transações.

Com relatórios e análises oriundas dessas informações, sua organização tem subsídios consistentes tanto para manter negócios promissores quanto construir novos.

Além disso, é muito fácil obter uma visão geral dos termos e cláusulas para tomar decisões estratégicas, evitar riscos contratuais e analisar as tendências e desempenho de todos os contratos.

Agora que você já sabe porque uma plataforma “tudo-em-um” é uma questão importante para o gerenciamento do ciclo de vida do contrato, confira as três etapas que guiam todo o processo.

6.2 As 4 etapas principais que devem guiar todo o processo de gestão

“É preciso considerar cada contrato em sua globalidade, em seu contexto. E a mudança de jogo é a visibilidade e transparência no processo!”

Sobretudo, o uso de uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vida de contrato deve permitir elaborar, negociar, assinar e executar seus contratos em um único lugar.

Além disso, a tecnologia deve ser simples de usar, promovendo a comunicação efetiva de todas as partes envolvidas e inibindo a chance de risco ou erro.


Fase 1: Criação

Como já mencionado, elaborar um bom contrato é uma das partes mais importantes do ciclo de vida do gerenciamento de contratos. Ele fornece a base sobre a qual o restante do contrato é construído.

Clareza e precisão na elaboração de contratos são fundamentais para garantir que as necessidades de ambas as partes sejam atendidas.


Fase 2: Pré-assinatura e negociação

Essa etapa pode ser um esforço demorado que leva semanas, visto que muitas organizações dependem unicamente de alterações por email e documentos salvos em seus desktops.

Caso não seja bem gerenciado, podem surgir ainda mais problemas de erros, segurança e a pontualidade na movimentação do contrato durante o seu ciclo de vida.


Fase 3 - Assinatura eletrônica

Atualmente, as assinaturas eletrônicas são aceitas com o mesmo peso legal de uma assinatura normal. As e-Signatures têm o benefício adicional de ser uma ferramenta de economia de tempo, permitindo que as pessoas assinem um documento a qualquer hora do dia e de praticamente qualquer local.


Fase 4: Ciclo de Vida

Nesta fase, as plataformas mais bem-sucedidas permitem rastrear, relatar e acompanhar os prazos e são verdadeiras soluções para aumentar a eficiência e a receita. Ao mesmo tempo em que capacita pessoas em toda a empresa para que possam gerenciar seus próprios contratos com total conformidade.

7. Razões para implementar a tecnologia7. Razões para implementar a tecnologia

7.1 Resumo dos benefícios gerais da automação e gestão de contratos para a sua empresa

“É possível obter um aumento de até 35% na receita, reduzir custos em 30% e processar contratos 40% mais rápido”.

Com certeza, caso não fossem as frustrações que tantas empresas experimentam com erros e atrasos manuais, talvez essas novas tecnologias nunca tivessem se mostrado tão promissoras.

A automação resolve problemas recorrentes do processo de forma integral e tem se mostrado solução transformadora para os seus negócios.

Poderíamos afirmar até mesmo que não se trata de “propor o extraordinário”, mas simplesmente de tratar os problemas comuns com uma solução adequada, que remete mais ou menos ao que chamamos de “simplificar processos para sofisticar resultados”.


1 - Redução de erros

Sabemos que a criação manual de documentos geralmente leva a erros. Por isso, vale citar que a automatização elimina o elemento humano de processos propensos a falhas e incorreções.

Por que os erros acontecem? Em processos manuais, sempre há espaço para falhas quando trata-se de entrada de dados e vários tipos de comunicações provenientes de vários departamentos.

Ainda existem os erros de arquivamento e perda de documentos, incorreções que podem ocorrer a qualquer momento, por motivos que não ser fáceis de isolar e eliminar.

O que muda com a automação:

A automação colabora, por exemplo, na ação de inserir as informações de contato corretas ou selecionar a versão de documentos que devem ser incluídos e distribuídos adequadamente.

Dessa forma, você pode ficar tranquilo sabendo que os processos de criação e gestão de documentos são seguidos de maneira precisa e consistente e que as informações são coletadas e validadas corretamente.


2 – Maior produtividade

Ao mesmo tempo que maximiza a eficiência, a automação dimensiona as operações e reduz a manutenção do processo para alguns cliques.

Por que fluxos manuais são improdutivos? Quando a criação e a gestão de documentos de uma empresa é essencialmente manual há um desperdício notável de recursos preciosos com fluxos de trabalho ineficientes, saída de documentos não gerenciados e desorganização de papéis.

A falta de informações compartilhadas, colaboração e comunicação desaceleram e desqualificam os processos, a qualidade dos contratos e os resultados finais de toda a equipe.

O que muda com a automação: Quando um funcionário sabe como o sistema funciona, ele fica confortável o suficiente para trabalhar com rapidez e precisão. Não há mais tempo desperdiçado ao digitar as mesmas informações repetidas vezes.

Isso resulta no mesmo trabalho feito em menos tempo, com uma redução de 70% no tempo necessário para criar documentos.


3 - Conformidade

A automação é um componente indispensável para monitorar a conformidade, visto que oferece um maior senso de controle e transparência em todo o processo.

A clareza, por exemplo, em todos os estágios relativo ao desenvolvimento de seus contratos permite decisões baseadas em informações sólidas e facilitam o fechamento das negociações.

Por que é difícil alcançar a conformidade?

Identificar os riscos que podem surgir durante o ciclo de vida de um contrato requer o tipo certo de conhecimento e experiência, visto que a revisão e aprovação de contratos é crítica para o gerenciamento de riscos.

Neste contexto, preciso ter habilidades para rever cláusulas de garantia e de alocação de risco e garantir que o conteúdo do contrato expresse plenamente os riscos apresentados.Além disso, é essencial que ambos os lados estejam satisfeitos com os termos descritos para diminuir esses riscos.

Elementos como fatores regulatórios e de negócios, bem como riscos para terceiros, devem ser considerados para atender aspectos de conformidade.


Você saberá exatamente quando e onde estão surgindo os problemas e quaisquer dados necessários estarão ao seu alcance para resolvê-los.

O painel de discussão fornece um meio pelo qual as partes podem manter comentários sobre o contrato. Ter uma discussão embutida na própria plataforma de contrato, além de eliminar a necessidade de troca de emails, mantém as alterações para referência, conforme os termos do contrato são discutidos.


4 – Aprimora a colaboração

Com a tecnologia auxiliando na comunicação, as equipes podem reduzir os riscos e trabalhar para criar melhores relacionamentos através de seus contratos.

O que dificulta a colaboração?

A falta de envolvimento entre as partes interessadas e os parceiros em potencial dificultam transparência e podem aumentar os riscos das transações pela falta de comunicação e da falta de compreensão dos termos do contrato.

Com a velocidade e a visibilidade de um sistema de armazenamento digital, todas as partes envolvidas na captura e aprovação de documentos podem ter acesso simultâneo aos arquivos necessários.


Uma plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato oferece um local centralizado para todas as pessoas, processos e documentos que simplificam os fluxos de trabalho e aumentam a capacidade de colaboração entre as partes.

Essa acessibilidade permite colaboração em tempo real e eficiência simplificada ao compartilhar documentos. Neste ponto, quando se aprimora a colaboração, também se reduz o risco de erros, porque todos terão as ferramentas para confirmar detalhes, compartilhar esclarecimentos e refutar imprecisões.


5 – Redução de custos

Os contratos não devem ser vistos apenas como documentos com texto a ser arquivado e esquecido, mas acordos vivos e vitais nos negócios e na vida.

Sob essa perspectiva, quando uma empresa passa a encarar seus contratos como “bens ativos”, uma importante economia de custo pode ser obtida.

Por outro lado, à medida que as equipes sobrecarregadas de trabalho podem se concentrar em outras funções mais estratégicas.

Por isso, quando se trata de redução de custos, a gestão de contratos pode ser renovada sob duas importantes interpretações: contratos são valiosos e devem ser bem gerenciados, mas seus colaboradores não devem viver sobrecarregados ou sob pressão para alcançar resultados satisfatórios.

Por que é tão difícil reduzir custos com contratos?

Um dos fatores mais prejudiciais para as empresas nessa questão é a falta de visibilidade dos contratos e, por conseguinte, a escassez de informações para o planejamento e gerenciamento.

Pouca ou nenhuma transparência no processo pode causar problemas de comunicação, perda de receita, aumento de custos, distorção de escopo e muito mais.

Além disso, para tentar resolver problemas de revisão e controle do setor, as empresas voltam-se para mais e mais contratações de colaboradores.



Em primeiro lugar, ao se obter os insights certos sobre o portfólio de contratos de uma empresa, é possível realizar avaliações adequadas. Dessa forma, as empresas têm Know How para agir e lidar com as decisões financeiras.

Além disso, a mudança de um sistema manual para um sistema automatizado reduz o custo em treinamentos e trabalhos repetitivos.

Também é possível manter o número de funcionários, diminuindo a necessidade de contratações adicionais à medida que o número de tarefas aumenta.

Por fim, vale destacar que automatizar é capacitar as equipes para o crescimento e produtividade ao invés de sobrecarregá-los.


6- Gerenciamento de riscos

A função central de um processo efetivo de gerenciamento do ciclo de vida do contrato é ajudar ambas as partes a colaborar em um acordo que seja benéfico e satisfatório para cada um dos lados.

Com a ajuda da automação, análise e o planejamento adequado, as empresas aprimoram a conformidade e evitam repetir os mesmos problemas em suas negociações e os riscos em potencial.

Por que é tão difícil gerenciar riscos com contratos?

Na maioria das vezes, é difícil ter uma sólida compreensão dos parâmetros de uma transação de todos os lados e se proteger melhor contra os riscos.

As equipes de contratos têm dificuldade em identificar e corrigir problemas que possam prejudicar os elos da cadeia de negociação e, muitas vezes, não tem visibilidade sobre o propósito e o escopo em todos os estágios da negociação.


Definir a terminologia para contratos que protegerão contra qualquer risco é muito mais simples e consistente com a tecnologia.

Ao mesmo tempo, o departamento Jurídico pode estar envolvido em qualquer etapa do processo necessária por meio de fluxos de trabalho de aprovação e maior visibilidade de todos os documentos.


7 - Armazenamento seguro

Uma boa solução de armazenamento baseado em nuvem não deve ser apenas um depósito, mas um banco de dados seguro que viabilize o gerenciamento integral de todos os seus contratos.

Quais as principais dificuldades em relação ao armazenamento e segurança?

Documentos armazenados em discos rígidos ou memórias e não disponíveis em servidores remotos e acessíveis via Internet tornam qualquer processo improdutivo e inseguro.

Além do mais, quando os arquivos não são armazenados com segurança, você entra em pânico com a perda do seu laptop ou com a quebra do disco rígido externo.


Não há pontos de falha na nuvem e os dados permanecem seguros, visto que os provedores da nuvem oferece medidas de segurança a um nível corporativo, o que pode ser visto como um excelente custo-benefício para pequenas empresas.

Dessa forma, também não há mais a necessidade folhear documentos em busca de uma cláusula específica, o que poupa muito tempo, visto que tudo pode ser rapidamente pesquisado, recuperado e salvo.


7 - Armazenamento seguro

Uma boa solução de armazenamento baseado em nuvem não deve ser apenas um depósito, mas um banco de dados seguro que viabilize o gerenciamento integral de todos os seus contratos.

Quais as principais dificuldades em relação ao armazenamento e segurança?

Documentos armazenados em discos rígidos ou memórias e não disponíveis em servidores remotos e acessíveis via Internet tornam qualquer processo improdutivo e inseguro.

Além do mais, quando os arquivos não são armazenados com segurança, você entra em pânico com a perda do seu laptop ou com a quebra do disco rígido externo.

O que muda com a automação: Não há pontos de falha na nuvem e os dados permanecem seguros, visto que os provedores da nuvem oferece medidas de segurança a um nível corporativo, o que pode ser visto como um excelente custo-benefício para pequenas empresas.

Dessa forma, também não há mais a necessidade folhear documentos em busca de uma cláusula específica, o que poupa muito tempo, visto que tudo pode ser rapidamente pesquisado, recuperado e salvo.


Sem necessidade de espaço físico e armazenar todos os contratos e documentos de forma centralizada na nuvem.

Uma vez que todos os contratos comerciais são armazenados online é muito mais fácil organizar os documentos em pastas e subpastas diferentes.

8.1 Benefícios da automação e gestão de contratos para o setor jurídico

1 – Rápida conversão dos documentos existentes em formulários flexíveis e automatizados.

2 – Facilita a elaboração de documentos específicos.

3 - Subsídios para prestar serviços com mais rapidez e eficiência do que nunca.

4 - Melhor treinamento dos advogados juniores.

5 - A personalização permite criar um sofisticado sistema de automação, que funciona muito melhor do que o método padrão de cópia e substituição que muitos escritórios de advocacia usam.

6 - Problemas dos clientes resolvidos com rapidez e menos custos.

7 - Disponibilidade de documentos dinâmicos e atualizados capazes de lidar com complexidades, quando necessário, sem muito esforço.

8 – Visibilidade completa em todo o processo, incluindo o tipo de contrato, status ou equipe designada.

9 - O jurídico pode acompanhar o que foi alterado, por quem e quando, com uma trilha de auditoria completa para responsabilidade total.

10 – Armazenamento inteligente que ajuda as equipes a trabalharem mais e com menos interrupções.

8.2 Benefícios para equipes de vendas

1 - Permite total controle e colaboração em todo o ciclo de vida do contrato.

2 - Vendedores mais dinâmicos e produtivos - equipes sempre pronta para focar no seu propósito: vender.

3 - Sistema inteligente que permite passar da cotação para o contrato assinado, suprimindo todo e qualquer processo manual.

4 - Vantagens no que tange a segurança de dados dos clientes por meio da autenticação e criptografia.

5 - Criação de trilhas de auditoria digital dinâmica e transparente que pode resultar em análises e relatórios de progressos.

6 - Relatório de dados que podem fortalecer e melhorar a performance das equipes comerciais.

7 - Modelos de documentos pré-aprovados que permitem que todos os setores da empresa obtenham o máximo benefício, permitindo que a equipe de vendas se torne independente na criação de um contrato.

8 - Garantia legal de que o conteúdo está em conformidade, o que contribui para o fechamento mais rápido dos negócios.

9 - Todas as transações online facilitam o fluxo de trabalho, visto que qualquer pessoa na equipe - que tenha autorização - pode rastrear com precisão as relações, transações e contratos de um cliente.

10 - Diminui a quantidade de tempo que uma equipe de vendas gasta redigindo, monitorando e gerenciando propostas e acordos.

8.3 Benefícios para os Recursos Humanos

1 - Mais dinamismo desde a contratação de novos funcionários até a integração, treinamento de habilidades e certificação.

2 - Elimina-se a possibilidade de usar dados desatualizados para a documentação e outras atividades relacionadas às tarefas de RH.

3 - Colaboração em tempo real para atender às preocupações do cliente e do mercado, mas também aos requisitos de pessoal e às solicitações dos funcionários.

4 - Compartilhamento de arquivos/documentos eliminando tarefas que precisam ser refeitas devido a dados incorretos.

5 - Transparência e precisão dos dados, o que permite uma boa oportunidade para que os gerentes e líderes de equipe possam detectar complicações e corrigi-las antes que se transformem em riscos.

7 - Mais funcionários focados em atividades de maior valor agregado, como treinamento de pessoal, planejamento para formação de equipes, entre outras.

O conteúdo do guia

Por que usar a plataforma Juridoc para gerenciamento de ciclo de vida de contratos?

“Tudo o que você precisa para se tornar mais competitivo é uma única plataforma projetada para transformar a forma como os contratos são elaborados, armazenados e operacionalizados”.

A Juridoc é uma das plataformas que propicia a visibilidade com o software de gerenciamento de contratos mais completo do mundo.

O conteúdo do guia

Por que usar a plataforma Juridoc para gerenciamento de ciclo de vida de contratos?

Muitas empresas que focam na gestão – têm optado pela implantação de softwares de Gerenciamento de Ciclo de Vida de Contratos ou Contract Lifecycle Management (CLM).

Essa mudança na visão das organizações aponta que adotar a tecnologia para agilizar e aperfeiçoar a relação com clientes e fornecedores é, acima de tudo, uma questão de compreensão de que é precisar tirar o máximo de proveito das oportunidades.

Pois o que está em jogo não é somente acompanhar tendências que a todo momento anunciam a necessidade de modernizar processos, mas sim economizar tempo, dinheiro e aumentar a eficiência. E isso se faz adotando ferramentas úteis, de fácil uso e projetadas para resolver problemas reais enfrentados no dia a dia de uma organização.

Portanto, se você quiser ver como a Juridoc pode começar a trabalhar para sua empresa com um gerenciamento de contratos mais fácil do que nunca, estamos prontos para fazer uma demonstração sob medida para as suas necessidades.

“Formidável! Grande valor e ótimosrecursos. Até agora, este produto tem sidoincrível!"

Nelly Pimentel

“Super e fácil de usarMinha empresa tevedificuldade em encontrar um produto degerenciamento de contratos que nãocustasse milhares de reais. O Juridocresponde muito bem a esses critérios.”

Tamiko Kanna

Dados de Benchmarking para medir o sucesso

Para que a implantação do CLM seja bem-sucedida, é essencial conhecer os dados de referência que devem ser comparados.

Embora existam muitos componentes para provar o ROI de uma plataforma de gerenciamento de contratos, como tempo, dinheiro e diminuição de gastos, a economia de custos é, com certeza, uma das principais preocupações das empresas.

A planilha abaixo calcula o custo atual dos contratos, bem como a economia possível com base na média dos dados.

Esses números podem variar dependendo da complexidade dos contratos ou do gasto atual com o custo por contrato.

Mas essa tabela serve como um ponto inicial para ajudar a iniciar e fornecer métricas para trabalhar no futuro.

Para que a implantação do CLM seja bem-sucedida, é essencial conhecer os dados de referência que devem ser comparados. Embora existam muitos componentes para provar o ROI de uma plataforma de gerenciamento de contratos, como tempo, dinheiro e diminuição de gastos, a economia de custos é, com certeza, uma das principais preocupações das empresas.

A planilha abaixo calcula o custo atual dos contratos, bem como a economia possível com base na média dos dados. Esses números podem variar dependendo da complexidade dos contratos ou do gasto atual com o custo por contrato. Mas essa tabela serve como um ponto inicial para ajudar a iniciar e fornecer métricas para trabalhar no futuro.

DESCUBRANOSSAOFERTA

*Esta é a economia de linha de base estimada no processamento de contratos básicos. No entanto, economias adicionais são possíveis em tempo, gastos e muito mais. Existem dados que indicam que a automação de contrato têm 24% menos ciclos de vendas e uma incrível taxa de renovação de 90%.

gestão de ciclo de vida do contrato guia e melhores práticas · 2019. 2. 26. · em resumo, o...

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