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UniSALESIANO
Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium
Curso de Administração
Luis Carlos Julio Junior
Taluana Aparecida Pereira Dourado
GESTÃO DE EVENTOS: um estudo de caso na
empresa Conceito Formaturas – Lins/SP
Lins – SP
2018
LUIS CARLOS JULIO JUNIOR
TALUANA APARECIDA PEREIRA DOURADO
GESTÃO DE EVENTOS: um estudo de caso na empresa Conceito
Formaturas – Lins/SP
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, curso de administração, sob a orientação da Prof.ª Ma. Máris de Cássia Ribeiro Vendrame e orientação técnica da Prof.ª Ma. Jovira Maria Sarraceni.
Lins – SP
2018
Julio Junior, Luis Carlos; Dourado, Taluana Aparecida Pereira Gestão de eventos: um estudo de caso na empresa Conceito
Formaturas – Lins/SP / Luis Carlos Julio Junior; Taluana Aparecida Pereira Dourado – – Lins, 2018.
66.p il. 31cm. Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico
Salesiano Auxilium – UniSALESIANO, Lins-SP, para graduação em Administração, 2018.
Orientadores: Máris de Cássia Ribeiro Vendrame; Jovira Maria Sarraceni
1. Gestão de Eventos. 2. Planejamento. 3. Mix de Produtos. I Título.
CDU 658
J89g
LUIS CARLOS JULIO JUNIOR
TALUANA APARECIDA PEREIRA DOURADO
GESTÃO DE EVENTOS
Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, para
obtenção do título de Bacharel em Administração.
Aprovada em: 05/12/2018
Banca Examinadora:
Prof.ª Orientadora: Máris de Cássia Ribeiro Vendrame
Titulação: Mestre em Administração pela UNIMEP-SP
Assinatura:_______________________________
1° Prof.(a): Me. Thiago Flávio de Souza
Titulação: Mestre em Administração pela Universidade Metodista de Piracicaba – SP
Assinatura:_______________________________
2° Prof.(a): Esp. Luis Alberto Asato
Titulação: Especialista em Metodologia do Ensino Superior pelo UniSALESIANO
Lins – SP
Assinatura:_______________________________
Primeiramente a Deus por me dar forças para poder estar vivenciando esse grande
momento de alegria, que me ajudou nas horas difíceis durante toda a pesquisa e me
mostrou que com ELE, eu seguiria sempre no caminho correto.
Aos meus familiares, em especial meus pais, Luis Carlos (in memória) e Elisa
que são responsáveis pela minha existência e por sempre me incentivar, acreditar
em mim e dizer que, não seria fácil, mas que eu era capaz, e que tudo é conquistado
com sacrifício, mas que quando chegasse a hora da vitória, ela seria mais
prazerosa, e poder dizer, Mãe eu consegui! Pai, com lágrimas nos olhos pela sua
partida para junto ao nosso PAI, mas com a certeza de que o senhor tenha orgulho
de ver seu filho alcançando mais essa conquista.
As minhas irmãs que sempre me apoiaram nos momentos difíceis e me
incentivaram ajudando a superar todas as barreiras pelo caminho.
A minha namorada, ela que nunca disse não quando precisei de sua ajuda, sempre
me ouvindo em qualquer momento e me aconselhando e incentivando com fins de
colaborar nesta conquista. É muito bom ter você em minha vida.
A todos os meus professores que contribuíram para minha formação pessoal e
profissional e as nossas orientadoras, Prof.ª Ma. Máris e Prof.ª Ma. Jovira, pelos
conselhos e pela paciência durante o desenvolvimento da pesquisa.
A minha querida parceira Taluana, que com nossas diferenças, conseguimos fazer
deste trabalho um marco em nossas vidas. Talu, muito obrigado, por esta longa
caminhada juntos, e pelos momentos que vivemos, vou guardar com enorme
carinho.
Não poderia deixar de falar dos meus amigos e amigas os quais tive a honra e o
privilégio de conhecer nesse curso e que hoje faz parte da minha vida, obrigado a
todos vocês, de coração.
Luis Carlos Julio Junior
Primeiramente a Deus que me acompanhou por toda a trajetória me dando forças e
esperança para seguir adiante e sabedoria para lidar com os obstáculos da vida, me
mostrando que ao lado dele é possível alcançar os sonhos.
Aos meus pais Rosa de Fátima Pereira Dourado e Renato Pereira Benevides
Dourado que são meus bens mais preciosos, a razão do meu viver e os
responsáveis pela pessoa que me tornei, comprometida e responsável. Essa vitória
dedico a vocês que sempre estiveram presentes me dando forças e motivação para
seguir em frente, me ajudando a superar os momentos difíceis e me incentivando a
conquistar meus objetivos. Amo muito vocês!
A todos os professores pela dedicação que tiveram durante os quatros anos de
minha vida acadêmica e pelos conhecimentos que transmitiram com muito carinho.
Em especial as orientadoras Prof.ª Ma. Máris e Prof.ª Ma. Jovira que nos orientou
e aconselhou com muita dedicação e paciência sempre com muita alegria.
Ao meu companheiro de monografia Luis Carlos que uniu forças e trabalho em
equipe para contribuir com a conclusão do nosso trabalho, apesar de todas as
dificuldades nós caminhamos juntos. E pela amizade que cultivamos ao longo desse
período, Luís Carlos que Deus abençoe sua vida e lhe dê sabedoria para conquistar
seus sonhos e objetivos.
Taluana Aparecida Pereira Dourado
AGRADECIMENTOS
Agradecemos a Deus primeiramente, que esteve presente em toda caminhada nos
orientando e mostrando o caminho correto a seguir. Ajudou-nos a vencer todos os
desafios e barreiras que surgiram nessa jornada decorrente dos quatro anos de
nossa formação, apesar das dificuldades encontradas, o Senhor foi nossa ancora e
sempre nos inspirou a prosseguir.
Agradecemos a empresa Conceito Formaturas, aos seus proprietários e
funcionários que nos acolheram, e pela atenção que tiveram conosco fornecendo
informações necessárias e precisas durante a pesquisa.
Em especial ao Maurício, que nos mostrou toda a empresa e passou de forma
simples e objetiva como é desenvolvida cada etapa do trabalho e sua importância
em cada setor até a realização do evento final.
As nossas orientadoras Prof.ª Ma. Máris de Cássia Ribeiro Vendrame e Prof.ª
Ma. Jovíra Maria Sarraceni, que nos orientou a concluir nosso trabalho com muito
empenho e dedicação, passando seus conhecimentos, tendo paciência e
nos aconselhando para fazer tudo corretamente, sempre se prontificaram
a nos auxiliar e esclarecer todas as dúvidas que surgiram durante o
desenvolvimento do trabalho.
Obrigado (a) por acreditarem em nós e fazerem com que nós acreditássemos
também, e pela amizade que conquistamos.
Ao Unisalesiano por oferecer toda a estrutura e as ferramentas necessárias
para o desenvolvimento da nossa formação
e conclusão do curso.
Aos professores e funcionários que se prontificaram em nos atender
da melhor forma possível colaborando diretamente ou indiretamente nesse trabalho
e pelas amizades que conquistamos.
Um agradecimento especial a dupla de monografia Luis Carlos e Taluana, pelos
conselhos e troca de conhecimentos passados de um para com o outro; cada qual
com sua personalidade distinta, mas, com o mesmo objetivo conseguimos
desenvolver e concluir este trabalho que é resultado de muito esforço e dedicação.
E pela amizade que cultivamos ao longo desse período.
Luis Carlos e Taluana
RESUMO
Atualmente, vive-se em um mundo cada vez mais globalizado e com clientes cada vez mais exigentes, com isso, as empresas de formaturas buscam estratégias e inovações para satisfazerem os clientes e manterem sua marca forte no mercado. O ramo dos eventos vem crescendo cada vez mais, são grandes fontes econômicas para as empresas, e para destacar-se dos concorrentes e obter cada vez mais lucro precisam da gestão de eventos e suas ferramentas para conquistar o mercado. Gestão de eventos é um processo organizacional eficaz que verifica as principais questões de relacionamento entre os envolvidos. Por meio da gestão de eventos, as organizações passam a ter um norte a seguir, através do planejamento, organização, execução e controle conseguem atingir o objetivo esperado. O objetivo dessa pesquisa foi verificar se o mix de produtos adotado pela empresa contribui na captação e contratação de eventos. Os métodos utilizados foram de observação sistemática, histórico e estudo de caso. Foi apresentado no decorrer da pesquisa o processo de planejamento e organização de eventos. Esse processo foi construído com base nas informações apresentadas pela empresa estagiada. Após a realização da pesquisa constatou-se que a empresa em estudo consegue alavancar suas vendas através de seu mix de produtos e serviços que oferece.
Palavra-chave: Gestão de Eventos. Planejamento. Mix de Produtos.
ABSTRACT
Nowadays, we live in a globalized world with demanding customers, and the Companies of graduations search for strategies and innovations to satisfy the customers and keep their brands strong in the market. Companies of graduation are coming grown lately; there are great economic resources for the companies to stand out the others companies and to get more profit. They need the event management and their strategies to take the market. The event management is an efficient process of organization that verifies the main questions of the relationship among the engaged. Through the event management, the organizations get an example to follow with the planning, the organization, the implementation, and control to reach the expected objective. The objective of this research was verified if the product mix owned by the company increase the collection and events hiring. The methods were; Systematic observation, historical, and a case study. It was presented through the research the process of the planning and the events organizations. This process was building with the information based on the investigated company. After the research conclusion, we realized that the investigated company gets to increase its sales through the product mix and services that it offers.
Keywords: Event management. Planning. Products mix.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Foto da matriz ............................................................................................ 15
Figura 2: Foto das decorações de formatura ............................................................ 20
Figura 3: Foto do ato de responsabilidade social com a natureza ............................ 23
Figura 4: Foto do ato de responsabilidade social ...................................................... 24
Figura 5: Foto dos formandos na festa de formatura ................................................ 42
Figura 6: Fotos do mix de produtos/serviços ............................................................. 43
Figura 7: Foto dos formandos na colação de grau .................................................... 47
Figura 8: Foto do brinde dos formandos ................................................................... 48
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 12
CAPÍTULO l – EMPRESA CONCEITO FORMATURAS DE LINS ........................... 14
1 EVOLUÇÃO HISTÓRICA DA EMPRESA CONCEITO FORMATURAS DE
LINS .......................................................................................................................... 14
1.1 Missão ............................................................................................................ 15
1.2 Visão e Valores ............................................................................................... 15
1.3 Serviços .......................................................................................................... 16
1.4 Equipe ............................................................................................................. 20
1.5 Clientes ........................................................................................................... 21
1.6 Concorrentes .................................................................................................. 22
1.7 Responsabilidade social x ambiental .............................................................. 22
1.8 Propaganda .................................................................................................... 24
CAPÍTULO ll – GESTÃO DE EVENTOS .................................................................. 22
1 GESTÃO DE EVENTOS ................................................................................. 26
1.1 História dos eventos ....................................................................................... 27
1.2 Definição de eventos ...................................................................................... 27
1.3 As fases de um evento ................................................................................... 28
1.4 Planejamento .................................................................................................. 30
1.4.1 Objetivos ......................................................................................................... 31
1.4.2 Público ............................................................................................................ 31
1.4.3 Estratégias ...................................................................................................... 32
1.4.4 Recursos ......................................................................................................... 32
1.4.5 Riscos ............................................................................................................. 33
1.4.6 Orçamento ...................................................................................................... 33
1.4.7 Avaliação ........................................................................................................ 33
1.4.8 Execução ........................................................................................................ 33
1.4.9 Controle .......................................................................................................... 34
1.4.10 Pós-evento ...................................................................................................... 34
1.5 Plano de marketing para eventos ................................................................... 35
1.6 Compostos de marketing ................................................................................ 37
1.7 Inovação como um diferencial competitivo para eventos................................ 39
CAPÍTULO lll – A PESQUISA .................................................................................. 40
1 INTRODUÇÃO ............................................................................................... 40
1.1 O cliente para a Empresa Conceito Formaturas ............................................. 41
1.2 O mix de produtos da empresa Conceito Formaturas .................................... 42
1.3 O produto chamariz ........................................................................................ 43
1.4 A captação de clientes para a prestação de serviço ....................................... 44
1.5 O processo de planejamento da formatura na empresa Conceito Formatura 44
1.5.1 Briefing com a comissão de formatura............................................................ 44
1.5.2 Apresentando a proposta de formatura .......................................................... 45
1.5.3 Monitoramento das adesões ........................................................................... 46
1.6 O dia da formatura na empresa Conceito Formaturas .................................... 46
1.6.1 Colação de grau ............................................................................................. 46
1.6.2 Baile e jantar de formatura .............................................................................. 47
1.7 O produto chamariz alavancando as vendas através da qualidade do serviço
prestado .................................................................................................................... 49
2 PARECER FINAL DO CASO .......................................................................... 50
PROPOSTA DE INTERVENÇÃO ............................................................................. 52
CONCLUSÃO ........................................................................................................... 53
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 54
APÊNDICES ............................................................................................................. 56
ANEXOS ................................................................................................................... 63
12
INTRODUÇÃO
O bom gerenciamento dos eventos é essencial para o sucesso. A
organização de um evento requer muito planejamento, organização, coordenação e
controle para que seus objetivos sejam alcançados.
A Conceito Formaturas presta serviços de assessoria, planejamento e
execução exclusivamente em eventos de formatura. Para a empresa, o
planejamento é essencial, pois contribui para a gestão otimizando os processos. A
empresa acredita que a realização pessoal do cliente é adquirida por meio da
excelência em assessoria.
A gestão de eventos está relacionada à capacidade de lidar com pessoas e
tarefas ao mesmo tempo com a finalidade de oferecer suporte e satisfação aos
clientes envolvidos. Esta atividade vem crescendo muito no mercado e para obter
vantagem competitiva e destacar-se dos demais é imprescindível adotar inovações,
serviços com profissionais qualificados e produtos de qualidade.
A presente pesquisa teve como objetivo verificar se o mix de produtos
adotados pela empresa contribuem na captação e contratação de eventos, bem
como avaliar se a gestão de eventos aliada ao mix de produtos e inovações faz com
que a empresa obtenha vantagem competitiva em relação aos concorrentes. Para
isso partiu do seguinte questionamento: os serviços prestados pela Conceito
Formaturas aliados ao mix de produtos tem alavancado a contratação de novos
clientes?
Em resposta a tal questionamento surgiu a seguinte hipótese: a Conceito
Formaturas investe em tecnologia e inovações para suas formaturas assim
despertando o desejo de seus novos clientes que buscam pela realização de seus
sonhos de formandos.
A pesquisa foi realizada na empresa Conceito Formaturas localizada na Av.
José Ariano Rodrigues, nº1261 - Jardim Ariano, na cidade de Lins SP. Presta
serviços de eventos de formaturas por diversos estados do país e é líder de
mercado em sua matriz que está situada na cidade de Lins.
A pesquisa utilizou uma metodologia de estudo de caso na Conceito
Formaturas analisando os aspectos relacionados à gestão de eventos com a
finalidade de contribuir para a realização dos objetivos da empresa em captar novos
clientes através do planejamento e produto chamariz.
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Para demonstrar na prática a veracidade da hipótese foi realizada a pesquisa
na empresa Conceito Formaturas de Lins, cujos métodos e técnicas estão descritos
no capítulo lll.
O trabalho está assim estruturado:
Capítulo I – aborda a história da empresa, os principais serviços e produtos
oferecidos e a estrutura.
Capítulo ll – descreve a teoria da gestão de eventos.
Capítulo lll – relata a pesquisa realizada na empresa em estudo.
Encerrando o trabalho, vêm a proposta de intervenção e a conclusão.
14
CAPÍTULO l
EMPRESA CONCEITO FORMATURAS DE LINS
1 EVOLUÇÃO HISTÓRICA DA EMPRESA CONCEITO FORMATURAS DE
LINS
A década de 1970 foi muito profícua para o mercado musical e de
entretenimento. A época de ouro dos grandes bailes e conjuntos musicais estava a
todo vapor quando um jovem “empresário de bandas” chamado Maurício decidiu
investir em seu próprio negócio e fundou a Harmony Produções Artísticas na Cidade
de Lins. Bandas de sucesso como a Milton Pavezzi Banda Show estavam entre as
representadas pela empresa, que atuava em todo o estado de São Paulo, Paraná,
Minas Gerais e Mato Grosso.
O jovem Maurício, que também já havia acumulado experiências no mercado
de fotografia atuando na Foto Euclídes de Lins, conseguiu alavancar seus
empreendimentos no mercado de produções musicais em pouco tempo, tornando-se
um participante importante desse segmento no interior do país.
Porém, como o passar dos anos, o mercado de bandas e bailes passou por
grandes transformações, as empresas do setor passaram por uma crise, resultando
na falência da grande maioria delas. A Harmony Produções Artísticas foi também
afetada, e ficou inativa por vários anos, período em que Maurício voltou a atuar no
mercado fotográfico, dessa vez como representante comercial.
Mais tarde, já na década de 1990 e depois de ter atuado como fotógrafo de
eventos e formaturas, Maurício viu a oportunidade de voltar a empreender em seu
próprio negócio. Juntando um pequeno capital e a experiência do mercado
fotográfico e de eventos, restabeleceu e transformou a antiga Harmony Produções
Artísticas em uma empresa de fotografia de eventos chamada Digital Arte Foto. A
Digital Arte Foto, iniciada oficialmente em 2004, cresceu rapidamente, e andando
pelas trilhas das oportunidades de mercado e da necessidade do empreendedor, em
pouquíssimo tempo transformou-se na Conceito Formaturas, que manteve toda a
estrutura jurídica e operacional da antiga Digital Arte Foto, e se lançou no mercado
de formaturas.
15
A Conceito Formaturas hoje presta serviços por diversos estados do país e é
líder de mercado em sua matriz, que está situada na cidade de Lins SP. Sua
estrutura física permanece no mesmo endereço desde 2011.
Figura 1: Foto da matriz
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.
1.1 Missão
Garantir a realização pessoal do cliente por meio da excelência em
assessoria, gestão e registro de eventos de formaturas, maximizando valor para
acionistas, parceiros e colaboradores.
1.2 Visão e Valores
Estar entre as melhores empresas do segmento desenvolvendo um conceito
de negócios sob a ótica da inovação, transparência e do relacionamento com o
cliente.
Dentre os valores destacam-se:
a) ética;
b) empreendedorismo;
c) foco no cliente;
16
d) satisfação dos colaboradores;
e) responsabilidade social/ambiental.
1.3 Serviços
No planejamento e execução de uma formatura de qualidade necessita-se de
serviços específicos, inovadores e tecnológicos.
Com uma equipe altamente qualificada e equipamentos tecnológicos de alta
qualidade, a Conceito Formaturas oferece aos formandos o melhor serviço do
mercado.
A Conceito Formaturas presta serviços de assessoria, planejamento e
execução exclusivamente em eventos de formatura.
O trabalho de montagem e execução do projeto está assim descrito em pré-
requisitos do evento por ordem cronológica:
a) Levantamento das informações preliminares (briefing);
b) Criação do pré-projeto, contemplando data, local, detalhes de
acabamento, seleção e controle de fornecedores;
c) Aprovação por parte dos contratantes;
d) Controle financeiro, demonstrativo e de arrecadação principal, expectativa
de arrecadação extra, em confrontamento do projeto com arrecadação
inicial prevista e a realizada;
e) Infraestrutura (montagem e execução): estrutura física, humana e lógica.
A assessoria, planejamento e execução de eventos, apesar de consumir a
maioria dos recursos da empresa, não são capazes, sozinhas, de manter a empresa
solvente. A fotografia é o principal produto da Conceito Formaturas, e a responsável
pela maior parte do faturamento. Após a formatura, a empresa oferece para cada
formando um álbum com suas fotos de formatura. A compra é facultativa, mas ainda
assim, representa mais de 60% (sessenta por cento) do faturamento total da
empresa.
Além disso, a Conceito Formaturas tem outras marcas e serviços, todos no
segmento de eventos:
Eventech – empresa de locação de equipamentos para eventos, como painéis
de LED, controle eletrônico de acesso, totem de fotos instantâneas e transmissão
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audiovisual ao vivo.
Celebra One – Aplicativo desenvolvido pela Conceito Formaturas, utilizado
pelos formandos para comunicação on-line, direto com a empresa, em promoções,
nos eventos como ferramenta de postagem de fotos, como rede social privada do
evento e como instrumento de alavancagem de arrecadação por venda de adesões
de promoções.
A Conceito Formaturas conta com planos que auxiliam os formandos na hora
de aderirem a formatura, cada plano possui vantagens especiais que se encaixam
ao perfil de cada turma:
a) Conceito Smart e Smart+: os planos smart contam com toda experiência e
exclusividade da equipe conceito, são ideais para os formandos que
precisam de suporte para organizar a formatura. Esse plano oferece a
turma uma variedade de ferramentas que facilitam o planejamento,
arrecadação e gestão da formatura de maneira segura e descomplicada.
Principais vantagens do Plano Smart:
- cadastro e suporte a comissão on-line;
- cadastro e acesso dos formandos do projeto na exclusiva área do
formando conceito;
- aplicativo celebra;
- edição de imagens e material gráfico;
- colação fácil;
- cobertura de pré-eventos;
- patrocínio de pré-eventos;
- auxílio arrecadação com promoções e brindes.
Principais vantagens do Plano Smart+;
- administração da arrecadação e da carteira dos formandos;
- adesão de formandos on-line;
- relatórios e demonstrativos de administração da carteira;
- execução de pré-eventos;
-celebra na festa;
- sistema monte seu álbum.
b) Conceito Easy: é um plano acessível ideal para as turmas que buscam
praticidade, é um excelente pacote de benefícios com preços bem baixos.
Por contar com a competência da equipe Conceito desde o planejamento,
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passando pela arrecadação e assessoria, até chegar à execução, o plano
Easy é a solução perfeita para as pequenas formaturas.
Principais vantagens:
- cadastro e suporte à comissão on-line;
- cadastro e acesso dos formandos do projeto na exclusiva área do
formando conceito;
- aplicativo celebra;
- edição de imagens e material gráfico;
- colação fácil;
- cobertura de pré-eventos;
- patrocínio de pré-eventos;
- colação gratuita;
- auxílio arrecadação com promoções e brindes;
- administração da arrecadação e da carteira dos formandos;
- adesão de formandos on-line;
- Relatórios e demonstrativos de administração da carteira.
c) Conceito Standard e Standard+: são os planos para as turmas que
procuram versatilidade e personalização. A principal vantagem desse
plano é a personalização que deixa o evento único, de acordo com as
características da turma. Além disso, com o Standard+ os formandos
contam com um exclusivo programa de créditos que permite o avanço do
projeto de forma gradual e segura.
Principais vantagens do Plano Standard:
- cadastro e suporte à comissão on-line;
- cadastro e acesso dos formandos do projeto na exclusiva área do
formando conceito;
- aplicativo celebra;
- edição de imagens e material gráfico;
- colação fácil;
- cobertura de pré-eventos;
- patrocínio de pré-eventos;
- colação gratuita;
- auxílio arrecadação com promoções e brindes;
- administração da arrecadação e da carteira dos formandos;
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- adesão de formandos on-line;
- relatórios e demonstrativos de administração da carteira;
- celebra na festa;
- eventech.
Standard +:
- execução de pré-eventos;
- celebra na festa;
- eventech;
- programa de créditos coin ceitos;
-sistema monte seu álbum.
d) Conceito Elite: o plano oferece exclusividade aos formandos através de
projetos muitíssimo bem elaborados e eventos surpreendentes.
Desenvolvido para atender as turmas mais exigentes, o plano Elite mistura
inovação e sofisticação para transformar a formatura em uma experiência
única e inesquecível.
Principais vantagens:
- cadastro e suporte à comissão on-line;
- cadastro e acesso dos formandos do projeto na exclusiva área do
formando conceito;
- aplicativo celebra;
- edição de imagens e material gráfico;
- colação fácil;
- cobertura de pré-eventos;
-patrocínio de pré-eventos;
- colação gratuita;
- auxílio arrecadação com promoções e brindes;
- administração da arrecadação e da carteira dos formandos;
- adesão de formandos on-line;
- relatórios e demonstrativos de administração da carteira;
- execução de pré-eventos;
-celebra na festa;
- eventech;
- programa de créditos coin ceitos;
20
- sistema monte seu álbum.
Figura 2: Fotos das decorações de formaturas
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.
1.4 Equipe
Para que um evento ocorra perfeitamente além do planejamento é necessária
uma equipe especializada, é preciso coordenar e designar as funções de acordo
com o que precisa ser realizado no evento, com a finalidade de alcançar as metas e
objetivos.
Atualmente, a Conceito Formaturas trabalha com aproximadamente dez
funcionários diretamente na empresa matriz, e cerca de trinta funcionários
terceirizados que auxiliam na parte operacional do evento. As funções da empresa
são distribuídas da seguinte forma:
a) marketing: responsável pela prospecção e captação, relacionamento, pós-
venda e pós-evento;
b) eventos e produções: responsável pela produção de eventos e produção
fotográfica;
c) administração financeira: responsável pela organização, gestão dos
recursos de pessoas, financeiros, de equipamentos e patrimoniais.
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1.5 Clientes
Os clientes são responsáveis por manterem as empresas no mercado, são
considerados como patrimônio. É fundamental manter um bom relacionamento com
os clientes, para isso, é preciso conhecer a necessidade e desejo de cada um,
assim é mais fácil traçar as metas para satisfazê-los e fidelizá-los.
A Conceito Formaturas atua no segmento de formaturas de forma
abrangente. No entanto, o seu público alvo é responsável por 70% (setenta por
cento) de sua carteira atual de clientes que tem as seguintes características:
a) estudantes universitários de primeira graduação;
b) classes B, C e eventualmente D;
c) 17 a 30 anos.
A principal forma de se diferenciar em um mercado de serviços tão
competitivo quanto esse é o relacionamento. A empresa investe no relacionamento
pré-eventos de formatura mantendo ações onde atua como parceira e patrocinadora
de eventos e acontecimentos que envolvam seus alunos e a instituição em que
estudam. Por exemplo:
a) patrocínio para festas e eventos da escola/faculdade;
b) cobertura fotográfica gratuita de eventos da faculdade ou turma;
c) promoções de arrecadação com renda totalmente revertida às formaturas
das turmas clientes (rifas, eventos, festas);
d) patrocínio para churrascos e festas de confraternizações;
e) cadastramento e relacionamento online com todos os formandos através
de conta pessoal no portal do cliente.
Além disso, a empresa investe em capacitação dos funcionários para
relacionamento com o cliente final e principalmente na capacitação para fabricação
dos álbuns de formatura, que além de ser o principal produto da empresa, ainda é
responsável pela satisfação pós-eventos e um grande divulgador do trabalho da
empresa, dado o seu grande alcance e visibilidade entre amigos e familiares dos
formandos.
Os principais meios utilizados para propaganda são:
a) redes sociais (orgânica e impulsionada);
b) patrocínios de eventos escolares e universitários.
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1.6 Concorrentes
Levando em consideração a globalização e a crescente concorrência entre as
empresas, exige-se dos produtores de eventos a busca por um diferencial
competitivo. As empresas passam por várias modificações em relação à sociedade,
o surgimento de novas tecnologias e meios de trabalho provocam competitividade
entre as empresas.
De acordo com Mañas (2006), para as organizações manter-se competitiva
por um longo período, propõe-se uma nova forma de estruturação, de uso de
tecnologias, de produtos e serviços novos e de negociação com as pessoas. Para
tornar-se competitivo é preciso diferenciar-se dos demais, a qualidade e a inovação
é um dos principais instrumentos que garantem um diferencial competitivo.
Exclusividade é a chave para agregar novos clientes, é fazer diferente dos
demais, procurar o que tem de novo no mercado aliado à inovação.
Segundo Dorta (2015), o empreendedor passa a imagem desejada para o
cliente em relação ao negócio através do posicionamento de mercado, a construção
da imagem será definida a partir de benefícios que diferenciarão da concorrência.
Para isso, importante identi icar o p b ico-alvo e os principais concorrentes.
Quando as empresas sabem quem são seus concorrentes, podem criar
estratégias para diferenciar-se. É preciso diferenciar, oferecendo produtos e serviços
que superam às expectativas dos clientes, criando vantagens competitivas e
fortalecendo a marca.
A Conceito Formaturas cuida dos sonhos dos formandos com investimento
em tecnologia e inovações que são diferenciais para destacar-se em meio aos
concorrentes.
1.7 Responsabilidade social x ambiental
A responsabilidade socioambiental é uma das formas que as empresas
possuem para contribuir com o desenvolvimento social e a preservação do meio
ambiente, criando impactos positivos na sociedade através de ações e atitudes.
A Conceito Formaturas possui uma organização sem fins lucrativos chamada
Renova Socioambiental, seu objetivo é oferecer progresso social e equilibrar o meio
ambiente.
23
A Renova executa projetos em parceria com instituições públicas e privadas,
sempre com o foco de colocar mais verde e alegria no mundo.
O projeto tem uma proposta de valorização da vida e para isso a receita é
cultivar a natureza e amar o próximo. O projeto busca conscientizar as pessoas
sobre a importância da preservação da natureza e de todos os recursos oferecidos,
pois, tais mudanças são essenciais para o futuro.
Figura 3: Foto do ato de responsabilidade com a natureza
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.
A Conceito Formaturas participa de um projeto que é conhecido globalmente
como Earth Hour, a Hora do Planeta que envolve mais de um bilhão de pessoas em
mais de 7 mil cidades de 162 países e territórios. Esse projeto é uma iniciativa
mundial promovida pela WWF para a conscientização sobre os impactos das
mudanças climáticas por meio de uma atitude simples: desligar as luzes durante o
período de uma hora. A Hora do Planeta já faz parte do calendário da Conceito
Formaturas, é a maior mobilização do mundo na conscientização sobre as
mudanças climáticas. A Conceito Formaturas é a única na cidade de Lins a
participar do projeto e procura incentivar outras empresas ou comércio a se envolver
24
com a Hora do Planeta, pois o objetivo pode ser muito maior do que o apagar de
luzes por sessenta minutos.
Figura 4: Fotos do ato de responsabilidade social
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.
1.8 Propaganda
A divulgação e propaganda de um evento devem ser planejadas da melhor
maneira possível, para isso é preciso uma estratégia bem definida para alcançar o
público alvo.
Minadeo (2008), a irma que a propa anda visa in ormar e despertar interesse
de compra e uso dos produtos e servi os anunciados uma orma de promover
bens e serviços.
A propaganda traz efeitos de longo prazo, como a construção da marca,
re or a sua ima em e recorda ao consumidor a e ist ncia da marca tamb m serve
para anunciar promo es que estejam em processo. (MINADEO, 2008)
Na Conceito Formaturas a captação de novos clientes é realizada a campo,
ou seja, nas próprias instituições de ensino, o marketing que é divulgado tem o
objetivo de fortalecer a marca. A empresa sempre valoriza o objetivo que é a
25
realização do sonho dos formandos, com isso investe em tecnologia e aposta em
inovações para as formaturas.
26
CAPÍTULO ll
GESTÃO DE EVENTOS
1 GESTÃO DE EVENTOS
O evento é uma ocasião especial e deve transmitir emoção ao público,
despertar sentimentos, logo, deve ser bem planejado.
A qualidade de um evento gera aumento de receita e solidez para as
empresas, pois com o interesse e a procura por novos eventos, faz com que se
busque sempre a captação de novos clientes. As manifestações culturais como
formaturas, casamentos, batizados e outros do mesmo segmento sempre estão
ligadas ao público para sua realização.
bom erenciamento muito importante para o sucesso da or ani a o de eventos ocais ou internacionais e a imp ementa o e ica de princípios e práticas s idos de est o or ani aciona e individua undamenta p 35)
Inicia-se um evento através da elaboração de um projeto, o primeiro passo é
traçar o perfil detalhado de tudo que se faz necessário para a realização do mesmo
e para que ele seja realizado de forma que satisfaça o público. O planejamento,
organização, coordenação e controle são essenciais.
evento um erador de empre os diretos e indiretos podendo assim ser utilizado para tal finalidade. Entretanto, vale ressaltar que a mão de obra que se busca para atuar nessas ocasiões precisa estar capacitada. Não se pode considerar que qualquer pessoa esteja habilitada a realizar um evento. (MENDONÇA, PEROZIN, 2014, p. 26)
Para realizar um evento tem que ter um conhecimento básico, pois assim
poderá ter alguma chance de sucesso em sua execução. De acordo com Mendonça
e Perozin (2014), para que um evento seja referência de qualidade é preciso
conhecimento teórico e prático.
27
1.1 História dos eventos
“Desde a nti uidade ao on o da hist ria da humanidade o conceito de
eventos evo uiu medida que e es adquiriram aspectos econ micos sociais e
po íticos ” M D p 19)
De acordo com Matias (2013), os eventos são acontecimentos que possuem
origens desde a anti uidade e que atravessaram diversos períodos da hist ria da
civi i a o humana atin indo os dias atuais om o passar dos tempos oram
adquirindo características econ micas sociais e po íticas das sociedades
representativas de cada poca
atividade eventos vem se desenvo vendo a cada dia tornando-se necessário criar mecanismos para sustentá- a oi a partir desse panorama do s cu o que come aram a sur ir entidades e associa es especia i adas para p anejar e or ani ar a atividade no s cu o M p 52)
Segundo Matias (2013), um dos primeiros eventos brasileiros realizado em
espaço destinado a eventos no qual se tem conhecimento foi um Baile de Carnaval
em 07 de fevereiro de 1840, que aconteceu nos sa es do ote tá ia depois da
proibi o do entrudo o precursor do arnava
t ent o o rasi n o tinha nenhuma e peri ncia em or ani ar eventos t cnicos e cientí icos eiras e e posi es Mas com a or ani a o das e posi es nacionais preparativas das e posi es internacionais conse uiu adquirir e aprimorar seus conhecimentos em termos t cnicos e or ani acionais M p 41)
Yanes (2014), afirma que as mudanças e inovações no planejamento e na
organização dos eventos vem com as mudan as de comportamento dos indivíduos
em sociedade das re a es humanas da economia e na orma de praticar a venda
1.2 Definição de eventos
“ o de inirmos um evento podemos di er que um acontecimento que busca
reunir pessoas para um im especí ico ” M D p 25)
A definição de evento pode variar, em sua maioria, pelo envolvimento e
comprometimento, em relação às pessoas e seus gestores na sua realização, isso
28
engloba todas as etapas de planejamento, organização, execução e controle do
evento, tendo em cada uma dessas etapas, características e objetivos diferenciados,
tornando-as ferramentas de muita importância para o sucesso do seu trabalho.
O evento pode ser um acontecimento social, um festival, uma cerimônia, uma
conferência, uma competição de jogos, uma convenção, uma festa em geral, entre
outros. Essas atividades são realizadas pelas pessoas envolvidas para a realização
do evento com a finalidade de obter retorno financeiro, ou pela emoção de estar
presente em determinados tipos de eventos como um batizado ou um casamento de
uma pessoa importante, ou simplesmente, por querer estar presente ou até mesmo
competir em eventos esportivos, como campeonatos esportivos, ou ainda, um
grande evento de proporção mundial como os jogos olímpicos que pode ser visto da
televisão.
s eventos v m evo uindo cada ve mais e modi icando com o passar dos
tempos Matias di que evento si ni ica a a o do pro issiona mediante a
pesquisa p anejamento or ani a o coordena o contro e e imp anta o de um
projeto com o objetivo de atingir o público alvo através de resultados projetados.
m evento a o que “acontece” e n o apenas “e iste” sta uma questão muito importante, pois alguém deve fazer com que aconteça. Os eventos bem sucedidos s acontecem por meio da a o de a um indivíduo ou rupo que a com que as coisas aconte am sso se ap ica a todos os eventos randes ou pequenos e aos mínimos deta hes de cada um de es undamenta prestar aten o a esses detalhes. (WATT, 2004, p. 16)
Evento também pode ser considerado um acontecimento, uma criação do
homem para a satisfação da sociedade em que se vive.
1.3 As fases de um evento
Para a realização de qualquer evento é preciso dividir em etapas para
conseguir organizar de tal maneira que seja executado com êxito.
“ imprescindíve identi icar a necessidade de distribui o das a es
pertinentes a cada etapa de um evento ssas etapas s o chamadas de ases do
evento e s o pr -evento transevento e p s-evento ” M D
2014, p. 47)
Pré-evento é a primeira etapa, vai desde o momento em que se leva em
29
consideração o que fazer, tendo início com o planejamento, essencial em
qualquer tipo de evento. O planejamento se encerra quando é definido o local e o
inicio da preparação, pode-se dizer que o planejamento é traçado na primeira etapa
do projeto, quando o evento sai do papel. Depois de aprovado, vem a fase da
preparação e organização operacional do evento. Nessa etapa da execução, é
preciso capital humano, insumos, materiais e financeiros.
Deve-se observar como o planejamento foi acertado e quais as mudanças
necessárias que se deve fazer, sempre com a preocupação de melhorar e atender o
gosto do cliente.
Todos os problemas que possam aparecer durante a realização do evento
devem ser levantados no pré-evento, o que não impede que outros problemas
surjam no decorrer do percurso.
“ ada evento terá um or ano rama de car os ou un es di erenciado
dependendo da orma como será rea i ado importante que cada a o esteja
pré-de inida para que n o ocorram prob emas na e ecu o ” M D
PEROZIN, 2014, p. 55). Tentar avaliar cada passo é fundamental, pois demonstra a
preocupação de minimizar as falhas e antecipar as soluções.
Também nesta etapa é preciso buscar parceria e patrocinadores que
auxiliarão nos procedimentos e capital financeiro.
Execução do evento é a realização do planejamento, esse momento se inicia
quando a organização vai para o local do evento e come a seus traba hos como
monta em das estruturas materiais e suas insta a es “ or ani ador do evento
será o responsáve por tudo que acontecerá na ase transevento ara asse urar o
sucesso do evento necessário conhecê-lo bem ” (MENDONÇA, PEROZIN, 2014,
p. 58)
Essa etapa é a mais intensa, exige um grau maior de gerência e controle, pois
é a fase em que tudo deve estar funcionando, e que cada colaborador aplique suas
tarefas a que foram determinados, é a aplicação na prática de tudo que foi planejado
na teoria. “ m bom planejamento realizado para o evento pode assegurar uma fase
transevento mais tranqui a ” (MENDONÇA; PEROZIN, 2014, p. 58)
E por fim, vem a etapa Pós-evento, a qual é tão importante quanto às
anteriores, no tocante a finalização do evento, pois é fundamental avaliar e analisar
os resultados e objetivos alcançados.
30
Avaliar é necessário sempre para que se tenha maior controle nas ações e
consequentemente qualidade em gerenciar o evento.
Quanto antes buscar avaliar os resultados, melhor, pois as informações estão
frescas nas memórias dos envolvidos, e isso faz com que se tenha uma melhor
avaliação em relação aos pontos a serem corrigidos, por ter havido alguma falha, e
aprimorá-los, e também, enfatizar os pontos fortes para dar continuidade no
processo de execução.
1.4 Planejamento
De acordo com Mendon a o p anejamento de um evento e i e muita
responsabi idade aten o e or ani a o de todas as etapas do evento pois o
momento no qual serão definidas as estratégias a serem empregadas nele.
“ ostumamos di er que um p anejamento ma idea i ado re etirá em
prob emas na e ecu o do evento uma ve que e e acontece “ao vivo” e
portanto passíve de erros que n o oram previstos na ase de p anejamento ”
(MENDONÇA, 2014, p. 39)
O planejamento do evento possibilita uma visão geral do que deve ser
realizado e as ações que devem ser colocadas em prática. Com o planejamento,
muitos problemas podem ser evitados, como possíveis imprevistos ou falha em
alguns dos processos.
De acordo com att o tempo asto no p anejamento cuidadoso bem
empre ado e será recompensado mais tarde já que ajudará a e iminar es or os
in teis e equivocados ara um evento devem ser produ idos tr s tipos de p ano
a) os planos estrat icos s o os que orientam a or ani a o no sentido de
seus objetivos erais evando em conta as principais in u ncias po ítica
ambienta econ mica etc
b) os p anos especí icos s o os projetados para conquistar determinados
objetivos, como estimativas or amentárias era o de recursos e p anos
de divu a o
c) os p anos administrativos or ani acionais e estruturais s o os que
e p icam como os objetivos ser o conquistados
“ p anejamento de um evento terá como principais a es a de ini o dos
objetivos o p b ico do evento as estrat ias para o evento os recursos necessários
31
e disponíveis os riscos para a sua rea i a o o or amento e a ava ia o ”
(MENDONÇA, 2014, p. 39-40).
1.4.1 Objetivos
Para alcançar os objetivos é importante verificar amplamente todos os
quesitos que possam interferir, a fim de evitar problemas futuros. É importante
destacar que quando o objetivo é atingido, faz com que o evento tenha condições de
alcançar o resultado planejado e consequentemente seu sucesso.
“ o e iste p anejamento se n o houver o apontamento de a uns objetivos a
serem seguidos. Considerando-se um evento, precisamos ter esclarecidos quais
objetivos queremos a can ar com e e ” M D p 40)
Um evento bem sucedido, independente do tipo, tamanho ou natureza, é
aquele que cumpre os objetivos dos quais foram traçados pelos organizadores.
1.4.2 Público
O público é a peça mais importante de um evento, pois sem ele o evento não
tem fundamento em existir. A quantidade e o perfil do público são determinantes
para definir como o evento será.
“ em p b ico ou c ientes para a promo o os es or os dos or ani adores
serão em vão. Se não houver um público-alvo claramente definido, não deve haver
evento ”(WATT, 2004, p. 20)
O público em geral é determinado pelo evento em que vai ocorrer, pois se
sabe que um determinado público só irá prestigiar o evento se for de seu interesse,
e nesse contexto são determinados dois tipos de eventos: os abertos e os fechados.
Os abertos são destinados a qualquer pessoa, ao público em geral, não tem limite
de idade ou algo que determine alguma exigência em participar. Já os eventos
fechados podem ser caracterizados como eventos para um público específico, como
uma convenção ou especialização sobre determinada área que exija algum
documento para a sua participação.
ventos echados ocorrem dentro de determinadas situa es especí icas e com p b ico-a vo de inido que convocado e ou convidado a participar. Eventos abertos: propostos a um público,
32
podem ser divididos em evento aberto por adesão e evento aberto em gera evento aberto por ades o aque e apresentado e sujeito a um determinado se mento de p b ico que tem a op o de aderir mediante inscri o ratuita e ou pa amento de ta a de participa o evento aberto em era aque e que atin e todas as c asses de público. (WATT, 2004, p. 116)
É necessário conhecer no tocante a classe social e econômica, faixa etária,
gênero predominante e informações relevantes sobre consumo, interesse do público
em cada evento. Assim, ajudará a atingir a expectativa dos envolvidos e buscar
atrações de sucesso para a interação do público com o evento.
É necessário saber as características de cada público, para ter conhecimento
de qual estilo de evento irá atrair uma maior adesão do público em sua participação.
1.4.3 Estratégias
Gestão de eventos e suas ferramentas visam captar um maior número de
pessoas, e para que isso aconteça, é necessário utilizar estratégias para facilitar
esse trabalho. Para que essa meta seja atingida, é necessário encontrar
uma estratégia para divulgar o trabalho e alcançar os objetivos durante a etapa de
planejamento.
De acordo com Mendonça e Perozin (2014), quando se fala em estratégias
para eventos deve-se levar em consideração o que o evento irá apresentar de
atração para atrair o público e através das atrações o organizador definirá as ações
de marketing que serão aplicadas.
Paiva e Neves (2008), afirmam que a empresa responsável por organizar os
eventos deve determinar as estratégias de acordo com o objetivo, tipo de evento a
ser captado e às características, desejos e necessidades dos participantes.
1.4.4 Recursos
“ uma das etapas mais demoradas que e i e pro unda aten o o
momento em que ser o de inidos quais recursos administrativos operacionais e
humanos ser o necessários no nosso evento ” M D p
41)
Segundo Mendonça e Perozin (2014), o organizador do evento deve estar
33
atento para compreender todos os recursos que serão utilizados para a realização
do evento, como a identificação e quantificação de todos os materiais e
equipamentos administrativos e operacionais necessários, além de realizar uma
projeção de mão de obra necessária.
1.4.5 Riscos
Toda empresa está sujeita a riscos e com as organizações de eventos não é
diferente. Os riscos devem ser bem gerenciados, deve-se levar em consideração
todas as possibilidades e planejar para que diminuam os impactos negativos.
O evento precisa ser bem organizado para que não corra o risco de não ser
apreciado pelos seus envolvidos.
1.4.6 Orçamento
De acordo com Mendonça e Perozin (2014), o que deve prevalecer no
orçamento é o bom senso e a qualidade dos serviços e produtos oferecidos, o
organizador deve salientar ao cliente que nem sempre o que é barato é o melhor.
“ presta o de todos os custos deve ser constantemente discutida com o
c iente assim como todo o u o de cai a do evento odos os astos devem ser
c aramente posicionados periodicamente para que n o haja d vida ” M D
PEROZIN, 2014, p. 43)
1.4.7 Avaliação
Mendonça e Perozin (2014), afirmam que a avaliação é indispensável para a
organização de um evento, pois com ela o organizador poderá compartilhar com o
cliente os pontos positivos e negativos para que não se repita em outra ocasião.
“ possíve uti i ar tamb m recursos como opinários para veri icar qua a
opini o do p b ico em re a o ao evento ” M D p 45)
As informações coletadas na avaliação auxiliarão para planejar os próximos
eventos da melhor forma possível, com o intuito de agradar os participantes.
1.4.8 Execução
34
A execução de um evento é a etapa de comandar e controlar, para obter os
resultados projetados, é necessário planejamento e controle para que as tarefas
sejam executadas conforme as solicitações do cliente.
Segundo Paiva; Neves (2008), a execução deve ser controlada para a
verificação e direcionamento dos objetivos e metas determinadas.
1.4.9 Controle
ontro e uma un o do processo administrativo que mediante a compara o com padr es previamente estabe ecidos procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das a es com a ina idade de rea imentar os tomadores de decis es de orma que possam corri ir ou re or ar esse desempenho ou inter erir em un o do processo administrativo para asse urar que os resu tados satis a am s metas, aos desafios e aos objetivos estabelecidos. (OLIVEIRA, 2013, p. 190)
O controle é essencial para o acontecimento de um evento, pois possibilita
mensurar o desempenho das ações, corrigir e aperfeiçoar os processos
assegurando que o evento ocorra da melhor maneira possível.
1.4.10 Pós-evento
“ p s a rea i a o do evento inicia-se o processo de encerramento que
consiste na ava ia o t cnica administrativa e dos participantes ” M p
196). Essa fase possibilita identificar os pontos positivos e negativos ocorridos no
evento.
e undo Matias para a e etiva o do p s-evento s o necessários
a uns instrumentos de contro e que oram uti i ados durante a or ani a o do
evento, tais como:
a) ormu ários de procedimentos ormais
b) checklist;
c) re at rios peri dicos das atividades
d) atas das reuni es peri dicas
e) questionários de ava ia o dos participantes
f) outros.
35
1.5 Plano de marketing para eventos
Conforme Paiva e Neves (2008), para o sucesso da gestão de marketing na
empresa organizadora de eventos, o p anejamento e a e ecu o do p ano s o
importantes pois atrav s do p anejamento de ini-se os objetivos metas e estrat ias
e a e ecu o que tratará da concreti a o dos projetos do p ano de inido pe a
or ani a o
De acordo com Dorta (2015), o marketing é uma ferramenta de gestão
essencial que pode ser utilizada pelo profissional de eventos. O plano de eventos
pode auxiliar o profissional de eventos a compreender seu mercado de atuação e é
através do plano de marketing que será determinado o sucesso ou fracasso do
evento.
e undo Dorta com o p ano de mar etin de inido o pro issiona
poderá
a tra ar um per i de seu p b ico-alvo;
b tomar decis es a partir dos objetivos e das metas estabe ecidas
c p anejar a es de comunica o
d estabe ecer novos produtos e servi os para satis a er os c ientes
e obter sucesso no ne cio de eventos
m disso devem ser ava iadas as or as e raque as dos atores internos
do empreendimento em re a o aos objetivos propostos no plano de marketing
(DORTA, 2015), tais como:
a equipe de traba ho atua versus necessária
b estrutura or ani aciona disponíve em re a o desejada
c) cultura e clima organizacional;
d recursos inanceiros disponíveis
e) equipamentos e tecnologias.
“ de ini o do posicionamento de sua or ani a o e de seu evento
essencia para o desenvo vimento ou a mudan a de uma marca ma marca
composta por a uns e ementos como nome símbo o e muitas ve es s o an ”
(DORTA, 2015, p. 64)
“ objetivo a denomina o do que se espera a can ar e aonde se quer
che ar á as metas s o a quanti ica o dos objetivos quanti ica o essencia
para que os resu tados possam ser ava iados periodicamente ” D p
36
65)
“ estrat ia de comunica o consiste na de ini o e na adequa o dos
meios e mensa ens a serem uti i ados na busca de in ormar sensibi i ar e motivar
o p b ico-a vo ” M , p. 159)
Matias (2013), diz que cada tipo de público exige um meio de comunicação,
os quais são:
a) jornais revistas rádios e para tais meios destinam-se dois
mecanismos a assessoria de imprensa e a inser o de an ncios
assessoria de imprensa enviará su est es de pauta press releases e
a endará entrevistas co etivas sempre que necessário ais mat rias
quando aceitas pe os editores e jorna istas ser o divu adas
gratuitamente nos veículos de comunica o s an ncios ou a mat ria
pa a ser o inseridos quando os objetivos do evento e a de ini o de
p b ico o e i irem e houver disponibi idade inanceira
b) carta es esse recurso uma das ormas mais usadas na divu a o de
eventos Deve ter in ua em c ara e objetiva mensa em rápida e direta
a m de visua atraente e criativo carta busca despertar a aten o
daque es que passam por e e norma mente de maneira rápida
c) o hetos divu am apenas as mensa ens básicas e na maioria das ve es
s o entre ues aos potencia mente interessados de orma direta
d) mala direta como se costuma chamar a remessa via correio de
folhetos, folders ou circu ares a um p b ico especia mente se ecionado
para esse fim (mailing list rata-se de uma orma de comunica o muito
dirigida;
e) diá o o usado para pro rama de visitas ou em te emar etin ara tanto
deve ser criado um diá o o padr o que possibi ite a transmiss o de
mensa ens c aras e objetivas e uma áci ava ia o das respostas
f) pain is outdoors e backlights s o de rande import ncia pe a sua
abran ncia co etiva principa mente quando o p b ico-a vo a
comunidade como um todo ou uma fatia muito significativa dela;
g) press release instrumento de comunica o diri ido e c usivamente para a
imprensa escrita e e etr nica no intuito de despertar o interesse dos
jorna istas em divu ar mat rias sobre o evento
37
h) internet cana de in orma es do ina da d cada de a internet
tamb m deve ser uti i ada como mecanismo de in orma o por meio de
home page: criar uma home page do evento pode ser muito ti n o s
para ornecer mais deta hes sobre o evento como tamb m para proceder
inscri es e reservas e-mai mar etin trata-se de erramenta muito
importante para o or ani ador de eventos na era o de trá e o de
in orma es principa mente no re acionamento com os participantes reais
e potenciais redes sociais estrutura socia virtua composta por pessoas
ou or ani a es conectadas por vários tipos de re a es que
comparti ham va ores e objetivos comuns s redes sociais t m adquirido
import ncia crescente na sociedade moderna pe a sua hori onta idade e
descentra i a o Dividem-se em redes de relacionamento (Facebook,
Orkut, MySpace, Twitter) e redes profissionais (LinkedIn) dentre outras.
i) bus-doors pain is co ocados na parte traseira dos ônibus. As estratégias
de comunicação devem ser bem planejadas e bem estruturadas para que
consigam alcançar o público desejado.
Conforme WATT ( o mar etin pode ser a etado por diversas
quest es a umas de as contro áveis outras n o mas os or ani adores devem
estar cientes de todas; tais como:
a) oca i a o eve em considera o os atrativos e a acessibi idade do oca
a m de atores ambientais como trá e o e paisa em
b) atores sociais a atitude de ami os e co e as irá a etar o proceder de
outras pessoas n u ncias cu turais rupos sociais que se di erenciem
por e emp o em termos de ori em tnica c asse socia e re i o do país
ver o um mesmo evento de maneira diversa
c) moda em determinados períodos certos tipos de projetos estar o em
vo a e ir o atrair randes p b icos
1.6 Compostos de marketing
s eventos a iado ao mar etin tornou-se uma orte estrat ia para a
a avanca em da economia nas or ani a es “ pape do mar etin undamenta
na identi ica o de novos nichos de mercado para a promo o de eventos e para
en rentar a concorr ncia ” D p
38
s compostos de mar etin conhecido como “ s” ou mix de marketing
auxiliam como estratégia na conquista do público, quando os quatro estão bem
alinhados.
“ s es or os de comercia i a o de um produto e ou servi o passam
necessariamente pe a aná ise das condi es operacionais que envo vam quatro
aspectos principais produto pra a pre o e promo o” M G
p. 62)
De acordo com Morante e or e o produto a característica
diretamente re acionada ao objeto de comercia i a o como as características
t cnicas e construtivas desempenho, forma, design, marca, embalagem, etc.
O produto que pode também ser um serviço, deve ser bem elaborado para
atender às necessidades do cliente, a criatividade e as inovações na elaboração do
mesmo pode ser um forte aliado para chamar atenção do público.
ara Morante e or e a pra a s o aspectos re acionados
oca i a o ísica de suas unidades comerciais ou seja os pontos de vendas ou
canais de distribui o que estejam ao a cance ísico dos compradores
O local deve ser estratégico para atingir o público alvo e para que se consiga
destaque frente aos concorrentes, uma logística do local bem organizada e de fácil
acesso pode contribuir na captação de novos clientes.
“ m uma situa o em que os custos com transporte e ocomo o se
avo umam por e eitos conjunturais a insta a o de entrepostos contribui
enormemente para a diminui o dos custos operacionais ” M G
2009, p. 64)
Conforme Morante e Jorge (2009), o preço é o real custo de aquisição do
produto para o consumidor.
O preço se bem elaborado torna-se uma vantagem competitiva, pois atrai
clientes, ganha força no mercado em relação aos concorrentes e pode contribuir
para a lucratividade da empresa.
“ quarto de promo o di respeito estrat ia de comunica o com o
mercado e a es promocionais vo tadas para a penetra o e conso ida o do
produto da marca dos produtos corre acionados porventura e istentes ”
(MORANTE; JORGE, 2009, p. 65)
“ promo o a maneira de divu ar o produto ou serviço com o objetivo de
envo ver e atrair os c ientes a conhecer o que a empresa tem a o erecer ”
39
(MORANTE; JORGE, 2009, p. 65)
Através do composto de marketing a empresa pode traçar metas e ações
mais precisas para atrair os clientes, sobressair dos concorrentes e ganhar força no
mercado.
1.7 Inovação como um diferencial competitivo para eventos
O mercado tem se tornado cada vez mais competitivo, globalizado, surgem
novas tecnologias e marcas e com isso os clientes estão cada vez mais exigentes, o
que requer das empresas um grande esforço e inovações para atender às
exigências dos consumidores.
De acordo com Neves (2005), as empresas estão cada vez mais relacionadas
umas às outras, o que forma uma espécie de rede, e a partir daí o marketing passa
a ser visto como um facilitador nas transações que ocorram entre as empresas.
As empresas buscam diversificar seus produtos e serviços, e o marketing com
suas estratégias, busca satisfazer às necessidades dos clientes com o objetivo de
obter lucro. O marketing é de extrema importância nas empresas, pois fortalece a
marca em meio a um mercado cada vez mais globalizado e consumidores mais
exigentes.
A inovação no meio empresarial é a busca por novas ideias para melhorar os
negócios, criando vantagem competitiva e gerando sucesso no mercado.
É preciso saber diferenciar-se dos concorrentes, fazer algo que eles não
estão fazendo para que os consumidores tenham uma percepção melhor. A
inovação agrega valor aos eventos e realmente faz a diferença.
Os eventos ganham mais glamour quando apresentam algo inovador e
tecnológico, desperta interesse no público e faz com que o evento seja mais
reconhecido e admirado. É um diferencial competitivo.
Dorta (2015), afirma que para envolver o público o evento deve ser algo
diferente, exclusivo, trazer entretenimento, transmitir algo emocionante para os
convidados como uma palestra motivacional ou uma homenagem.
40
CAPÍTULO llI
A PESQUISA
1 INTRODUÇÃO
Gestão de eventos é a arte de planejar, organizar, dirigir, realizar, conduzir,
controlar um acontecimento para obter a satisfação de quem foi empregado, para
alcançar os objetivos primários de sanar os anseios do cliente deixando a impressão
de missão cumprida, de um sonho realizado.
Tudo o que deve acontecer precisa de alguém que o faça acontecer a u m que d início a o m dos passos undamentais identificar todas as tarefas a serem realizadas, e todas elas devem ser desenvolvidas visando a um evento bem-sucedido. (WATT, 2004, p. 16)
Para alcançar o sucesso do evento, é importante ter o comprometimento e
dedicação total, buscar a qualidade nos materiais em que está disponível no
mercado, mão de obra qualificada, insumos e ferramentas novas, para assim,
diferenciar-se dos demais e oferecer um evento único para seus clientes.
Com o objetivo de verificar se o produto chamariz adotado pela empresa em
estudo, contribui para a captação de eventos, foi realizada uma pesquisa a campo
descritiva com abordagem qualitativa na empresa Conceito Formaturas, na cidade
de Lins/SP, no período de fevereiro a outubro de 2018.
A empresa Conceito Formaturas evoluiu com o passar do tempo e atualmente
é destaque no mercado, por oferecer produtos e serviços de qualidade,
modernidade e sofisticação e sempre preocupada em atender as exigências e
realizar os sonhos dos clientes. A empresa foi fundada na década de 70 na cidade
de Lins/SP, com o nome de Harmony Produções Artísticas, atuando com produções
musicais.
Com o passar dos anos, o mercado de produções musicais passou por
grandes transformações, resultando em crises, foi então que a empresa modificou
seu seguimento e começou a atuar no mercado fotográfico de eventos, seu nome
passou a ser Digital Arte Foto. Com a oportunidade de mercado, a empresa
41
transformou-se na Conceito Formaturas e em pouco tempo iniciou suas atividades
com eventos de formatura, não apenas oferecia fotografias, mas sim a cobertura
completa do evento, do começo ao fim.
A Conceito Formaturas atua em diversos estados do país e é líder de
mercado em sua matriz, em Lins/SP. A empresa investe em tecnologia e aposta em
inovações para suas formaturas, é profissional e transparente e tem como objetivo a
realização do sonho dos formandos.
Para a realização da pesquisa, utilizou-se dos seguintes métodos:
Método de estudo de caso: foi realizado um estudo de caso na empresa
Conceito Formaturas analisando os aspectos relacionados à gestão de eventos;
Método de observação sistemática: foram observados, analisados e
acompanhados os procedimentos aplicados à gestão de eventos como suporte para
o desenvolvimento do estudo de caso;
Método histórico: foi observada a evolução histórica da empresa Conceito
Formaturas para o desenvolvimento do estudo de caso.
Técnicas:
Roteiro de Estudo de Caso (Apêndice A).
Roteiro de Observação Sistemática (Apêndice B).
Roteiro do Histórico da empresa Conceito Formaturas Lins - SP (Apêndice C).
Roteiro de entrevista para o gestor de eventos (Apêndice D).
Segue relato e discussão da pesquisa.
1.1 O cliente para a Empresa Conceito Formaturas
Segundo Watt (2004), em um evento, o cliente é o fato mais importante, tudo
deve ser pensando para satisfazê-lo, pois os clientes de eventos são muito
exigentes quanto à forma como são tratados.
Para a Conceito Formaturas toda a satisfação que a empresa tem a oferecer
aos envolvidos, sejam eles, funcionários, acionistas, entre outros, somente é
possível em virtude dos clientes, pois é através deles que vem a remuneração, o
lucro. O cliente é o indivíduo que permite com que a empresa se mantenha atuante
no mercado, é a razão da existência da empresa, pois ela só existe para satisfazer o
cliente.
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A empresa afirma que o cliente é tudo, é à base de sua existência e
principalmente a sua manutenção no cenário em que está inserida, não adianta
somente ter uma boa estrutura, mão de obra especializada, acionistas com poder de
capital para investir na empresa, sendo que é o cliente que faz a empresa agregar
renda.
Sem o cliente não faz sentido manter a empresa aberta, o cliente é o
indivíduo que permite que a empresa se mantenha viva, na verdade, ele é a razão
da existência da empresa.
Figura 5: Foto dos formandos na festa de formatura
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.
1.2 O mix de produtos da empresa Conceito Formaturas
“ roduto o resu tado ina – o evento, o torneio, a e posi o o seminário ou
o sho nvo ve tamb m as contribui es secundárias como pro rama es
apresenta es produ o de qua idade e atendimento aos c ientes ” (WATT, 2004,
p.85)
Os produtos/serviços que a empresa oferece são relacionados com o áudio e
visual,como fotografias, filmagens, edição de vídeos, cerimonial e ferramentas de
relacionamento on-line como o portal área do formando e aplicativo Celebra. O
aplicativo Celebra integra a turma, comissão e empresa por meio de uma timeline
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que permite postagens, discussões, comunicação de turma ou individual.
Para atender os formandos de uma forma mais completa, a empresa
terceiriza outros serviços como buffet, ornamentação e sonorização. A Conceito
Formaturas tem parceria com a Eventech que oferece a locação de equipamentos
para eventos, totem de fotos instantâneas e transmissão audiovisual ao vivo, painéis
de LED e controle eletrônico de acesso para entrar no evento, funciona com código
de barras, além de moderno, é possível gerenciar todo o processo de controle de
forma prática, facilitando o trabalho com rapidez e de forma acessível.
Figura 6: Fotos do mix de produtos/serviços
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.
1.3 O produto chamariz
Para a Conceito Formaturas o produto/serviço considerado chamariz é todo o
mix oferecido, em especial as ferramentas de relacionamento on-line, o portal área
do formando e o aplicativo Celebra que chama atenção dos formandos, pois
possibilita a interação direta com a empresa, permite ao formando publicar as fotos
captadas de seu smartphone em tempo real na festa de formatura, além de oferecer
uma variedade de informações do evento e muito mais, também é possível controlar
assuntos da formatura sem precisar passar pela comissão, isso traz a transparência
para o relacionamento empresa x formandos.
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Relatividade é o elemento-chave no marketing de chamariz. Nosso cérebro não é bom em julgar valores absolutos, mas está sempre pronto a comparar valores e vantagens. Quando usados proativamente por profissionais de marketing, um produto chamariz ou uma oferta podem fazer outro produto parecer ter um preço melhor. (DOOLEY, 2012, p. 23)
1.4 A captação de clientes para a prestação de serviço
A captação dos clientes é realizada a campo, ou seja, nas próprias
instituições de ensino, também é utilizada as mídias sociais, Facebook, Instagram e
portal do acadêmico como um meio de divulgação para fortalecer a marca.
Para que a empresa possa criar e desenvolver estratégias de retenção e fidelização do cliente, ela precisa primeiramente captá-lo, ou seja, atraí-lo para dentro do seu negócio. Para isso, ela precisa destacar dentre às suas concorrentes, uma grande ferramenta que pode contribuir para alcançar esse objetivo é o marketing. (CHRESTANI, 2016, p. 25)
1.5 O processo de planejamento da formatura na empresa Conceito Formaturas
De acordo com Watt (2004), o planejamento de um evento é o processo de
estabelecer metas e traçar as estratégias para alcançar o objetivo, o planejamento
reduz a incerteza.
Para um evento ser bem sucedido é necessário um planejamento bem
elaborado, pois é uma forma de minimizar possíveis problemas e aperfeiçoar os
processos.
O evento de formatura inicia-se antes do dia propriamente escolhido. A
Conceito Formaturas inicia seus projetos através do planejamento dos eventos que
é essencial na concretização de um evento de sucesso. Nessa etapa, é realizado o
pré-evento, onde são apresentados os detalhes mais minuciosos desde o mais
básico ao mais complexo. Através do pré-evento todas as estratégias e etapas são
traçadas; recursos, custos, orçamento, os riscos e as estratégias, para que tudo
ocorra perfeitamente de acordo com o desejo e sonho dos formandos.
1.5.1 Briefing com a comissão de formatura
O primeiro passo é a captação dos clientes nas instituições de ensino e a
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divulgação da marca nas redes sociais. Após captar seu público alvo a empresa
apresenta suas propostas através da comissão de formatura. É de extrema
importância para a empresa identificar se os representantes que estão em contato
com a empresa são de fato representantes eleitos pela turma, e se refletem os
desejos da maioria com transparência.
Em alguns casos, é interessante lidar diretamente com a turma para
identificar seus desejos e sonhos e trabalhar a proposta em cima das exigências
apresentadas.
Após identificar os representantes, a empresa faz um briefing para analisar o
que é esperado da turma para apresentar a proposta como a escolha do local,
estrutura de cardápio, valor a ser investido, quantidade de convidados por formando,
entre outros. A partir de algumas informações básicas é criada a proposta inicial.
1.5.2 Apresentando a proposta de formatura
O projeto da formatura é apresentado à comissão com um ar de exclusividade
para que eles se interessem, fiquem encantados e optem pela Conceito Formaturas
e não pelos concorrentes.
A empresa apresenta algumas ideias de locais e datas e a partir da escolha,
estrutura uma identidade para a formatura como decoração, atrações, temas, entre
outros. É realizado um checklist de tudo o que foi acertado para que nada fique para
trás e tudo saia conforme o combinado.
Com todos os detalhes do projeto alinhados e aprovados pela comissão de
formatura é fechado o acordo. Fechado o acordo vem a assinatura dos contratos
que inclui contrato de exclusividade de cobertura fotográfica que garante aos
formandos a colação de grau gratuita, o contrato mãe que formaliza a prestação de
serviços, onde tudo o que foi proposto será colocado como memorial descritivo e os
contratos de adesões que os formandos formalizam para aderirem ao projeto e se
declarar participante solidário, conhecedor da parcela de responsabilidade do
pagamento.
Nessa etapa, o principal desafio da empresa é fazer com que os serviços
propostos sejam entregues conforme o combinado, pois algo muito diferente pode
fazer com que a percepção do formando seja ruim. O desafio é aproximar ao
máximo da expectativa dos formandos e conseguir entregar a festa, no futuro,
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conforme o que foi acordado.
1.5.3 Monitoramento das adesões
No processo de planejamento da formatura há um período de estagnação no
relacionamento entre empresa e formandos. A empresa estará trabalhando para a
realização do evento de formatura, selecionando fornecedores e monitorando as
arrecadações. Quando chega próximo da data da realização do evento, a empresa
começa o trabalho operacional, reúne a comissão para rever o projeto e esclarecer
os detalhes para evitar o retrabalho.
A última etapa do processo é o monitoramento das adesões. A empresa
promove o churrasco da turma, oferece rifas para auxiliar a arrecadação. Até que
chegue o ano da formatura e comece os trabalhos operacionais. A execução do
projeto passa pela coleta de informações.
1.6 O dia da formatura na empresa Conceito Formaturas
O dia da formatura é o momento mais esperado durante todo o ciclo
acadêmico, pois é o dia da concretização de um sonho. A Conceito Formaturas
proporciona momentos inesquecíveis para concretização desse sonho tão esperado
pelos formandos.
Todos os integrantes da equipe são ordenados e informados sobre os
deveres, horários e condutas para que o evento de formatura aconteça
perfeitamente.
A montagem do salão é realizada sempre com antecipação e harmonia, cada
detalhe é preparado com muito carinho e com a identidade da turma, de forma
única. Tudo em harmonia, designs, decoração e flores.
Além da decoração, a empresa preocupa-se com as inovações, oferece
cenário personalizado e equipamentos de acordo com a vontade da turma.
1.6.1 Colação de grau
A colação de grau é um dos momentos mais emocionantes durante toda a
trajetória do acadêmico. A Conceito se compromete a cuidar de cada detalhe.
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A Conceito Formaturas é responsável pela montagem da colação de grau que
inclui: decoração da mesa solene; pontos de foto e estúdios fotográficos
profissionais; mestre de cerimônia, recepcionistas, sonoplastia e roteiro.
A empresa oferece brindes para colação como becas, canudos,
placas/presentes para homenagem; foto-convite; assessoria básica para cerimonial,
tudo gratuito.
Depois das etapas operacionais serem trabalhadas, o local estará
ornamentado, as cadeiras estarão na quantidade exata e marcadas, os canudos e
becas estarão à disposição.
Os profissionais estarão alinhados na entrada do salão onde acontecerá o
evento para recepcionar os formandos e seus familiares. Nesse momento, os
fotógrafos fazem a abordagem dos mesmos para registrarem algumas fotos.
Figura 7: Foto dos formandos na colação de grau
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.
1.6.2 Baile e jantar de formatura
O baile e o jantar de formatura é um momento de grande emoção, onde se
reúnem família e amigos para comemorar mais uma etapa vencida. A Conceito
Formaturas torna esse momento inesquecível, pois promove um evento glamuroso
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com toda dedicação.
A Conceito Formaturas é responsável por gerenciar todo o evento do início ao
fim, para garantir que tudo aconteça conforme o planejado. A empresa fica
responsável por supervisionar toda a montagem do evento: mesas, decoração,
palco, iluminação, sonorização, entre outros. O objetivo é proporcionar aos
formandos e seus convidados conforto e satisfação.
Cada formando tem direito a dez convites sendo um para o formando e nove
para os convidados. Se o formando quiser mais convites deverá solicitar com
antecedência e, por conseguinte, será cobrado individualmente. A entrada dos
formandos é realizada através de um controle eletrônico de acesso, que funciona
com um código de barras, facilitando o acesso e garantindo a segurança.
O cardápio do buffet da formatura é a comissão que escolhe diante de uma
diversidade de cardápios que a empresa sugere. No dia da festa, o buffet estará
todo decorado: as mesas, as cadeiras tudo de acordo com o desejo da turma.
Os formandos e seus convidados terão garçons à disposição, serviços de
bebidas com bartender no local, elaborando drinks e coquetéis.
A Conceito Formaturas gerencia toda parte musical do evento, onde há
inclusive pista de dança com DJ. O formando tem direito a cobertura fotográfica do
evento. Sem dúvida, a formatura será inesquecível.
Figura 8: Foto do brinde dos formandos
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.
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1.7 O produto chamariz alavancando as vendas através da qualidade do serviço
prestado
A Conceito Formaturas conta com a modernidade em toda parte operacional
dos eventos, a qualidade nos serviços oferecidos é o resultado dos equipamentos
inovadores que a empresa proporciona com uma equipe altamente capacitada.
Todos os eventos são planejados cautelosamente com o objetivo de garantir a
satisfação dos clientes, para isso, os prestadores de serviços terceirizados são
rigorosamente selecionados.
Os jovens da atualidade estão rodeados pela tecnologia e produtos
inovadores, na hora de escolherem a empresa de formatura buscam por algo que os
surpreendam em inovações, por isso, a Conceito Formaturas oferece aos formandos
produtos e serviços com a identidade de cada turma.
Os produtos e serviços que chamam atenção dos formandos na hora de
aderirem à formatura são:
a) rede social da Conceito Formaturas que integra turma, comissão e
empresa por meio de uma timeline: traz ainda, atalho para área do
formando para as turmas que aderiram a esse benefício contratado e
muito mais;
b) a turma tem a sua disposição a equipe de editores da Conceito
Formaturas para criar e montar artes gráficas, vídeos, clipes e tudo mais
que a criatividade dos formandos demandar;
c) cobertura fotográfica de eventos da turma, acadêmicos, festas,
churrascos, eventos de arrecadação e projetos sociais. A empresa fornece
uma compilação das melhores fotos tratadas para divulgação, além de
divulgar o evento nas mídias da empresa;
d) patrocínio de pré-eventos, pode ser acadêmico, filantrópico, social, de
arrecadação ou mesmo um churrasco;
e) o formando pode aderir à formatura on-line, a comissão pode enviar um
convite eletrônico para o formando que possibilita a ele que entre no
sistema, baixe o contrato, programe o pagamento, obtenha os boletos e
entre na lista de adesões de forma simples, rápida e 100% virtual;
f) montagem e execução de pré-eventos, principalmente festas e churrascos
de confraternização incluindo bebidas, comidas, atração e personalização
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de itens;
g) exclusiva função do aplicativo celebra que permite ao formando publicar as
fotos captadas de seu smartphone em tempo real na festa de formatura,
além de oferecer uma variedade de informações do evento;
h) alta tecnologia em equipamentos disponíveis na formatura, como painel de
LED, transmissões ao vivo, catraca eletrônica, fotos instantâneas, espelho
mágico, entre outros;
i) uma exclusividade da Conceito Formaturas é o programa de pontos que
permite que os formandos incrementem sua formatura através da
aquisição de créditos na moeda virtual da empresa, de forma fácil e
segura;
j) depois de receber a visita do consultor especializado, basta ao formando
acessar a página da Conceito Formaturas e através de um sistema
inteligente, interativo e 100% (cem por cento) on-line, montar seu álbum de
formatura com as fotos captadas pela equipe conceito do jeito que quiser e
recebê-lo em casa de forma segura e confortável.
A empresa busca por exclusividade, isso faz com que os formandos optem
pela Conceito Formaturas e não pelos concorrentes.
Os mix de produtos da Conceito alavancam as vendas, pois é um diferencial
competitivo nesse ramo de mercado. A Conceito Formaturas busca a melhoria
contínua nos seus produtos e serviços através das inovações para que a formatura
torna-se única e glamorosa.
2 PARECER FINAL DO CASO
O planejamento, organização, coordenação e controle são essenciais para
um evento de sucesso, pois através dele é possível alcançar a satisfação dos
clientes.
Um evento de formatura deve transmitir emoção ao público, despertar
sentimentos, é um momento único e inesquecível na vida de um acadêmico. Para
que tudo ocorra conforme o planejamento é necessário uma gestão eficaz.
Para um evento de formatura ganhar vantagem competitiva e destacar-se dos
demais, faz-se necessário um planejamento bem elaborado e um mix de produtos
inovadores. A Conceito Formaturas consegue entregar isso para seus formandos e
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convidados, uma festa inesquecível, pois possuem equipamentos inovadores,
equipe altamente qualificada e parceria com serviços terceirizados de qualidade.
A Conceito Formaturas tem como missão garantir a realização pessoal do
cliente por meio da excelência em assessoria, por isso seu objetivo é a realização
dos sonhos dos formandos. A empresa acredita que o cliente é tudo, é a razão da
empresa existir.
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PROPOSTAS DE INTERVENÇÃO
O conhecimento no ramo da gestão de eventos é imprescindível para ter a
chance de sucesso em sua execução, ser referência em qualidade e diferenciar-se
das demais.
Uma empresa que atua na área de gestão de eventos deve estar disposta a
atingir ao máximo a satisfação de seus clientes e manter-se atualizada no mercado,
pois é um ramo que desperta emoção ao público envolvido.
Diante da pesquisa realizada propõe-se:
a) uma das principais vantagens da empresa é o mix de produtos oferecidos,
pois são inovadores e despertam o desejo dos formandos principalmente
dos jovens pois são produtos voltados a tecnologia e inovação.
Como sugestão dos autores no presente trabalho propõe à empresa divulgar
nas redes sociais todo o mix de produtos oferecidos através de fotos e vídeos,
montar uma arte gráfica onde apresente detalhadamente tudo o que a
empresa tem a oferecer (fotografias, filmagens, edição de vídeos, cerimonial e
ferramentas de relacionamento on-line, aplicativo Celebra, patrocínios, festas
de confraternização, sistema on-line de montar álbum de formatura,
equipamentos para eventos disponível na formatura, como painel de LED,
transmissões ao vivo, catraca eletrônica, fotos instantâneas, espelho mágico,
entre outros). Desta forma, o cliente ficará mais encantado pois conseguirá
visualizar o que a empresa tem a oferecer.
b) outro ponto identificado foi a forma de captação de clientes que é realizada
nas próprias instituições de ensino, mídias sociais como Facebook,
Instagram e portal do acadêmico.
É sugerido à empresa e p orar outros meios de divu a o e uti i ar outras
estrat ias de comunica o atrav s de te evis o rádio jornais pain is e
outdoors. Com uma estratégia de comunicação bem planejada e bem
estruturada o público desejado será alcançado. Assim, a empresa ganhará
vantagem competitiva no mercado e consequentemente aumentará a
captação de clientes e contratação de eventos.
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CONCLUSÃO
Diante da pesquisa, conclui-se que a empresa Conceito Formaturas está em
conformidade com a teoria de gestão de eventos, já que para o sucesso do evento e
para atingir os objetivos esperados é necessário planejamento, organização,
coordenação e controle.
A gestão de eventos proporciona a empresa excelentes ferramentas para
alavancar as vendas, assim como para fortalecer o marketing, também demonstram
meios de obter vantagem competitiva através de produtos inovadores e serviços
com profissionais capacitados. O evento de formatura é único e especial na vida dos
formandos, por esse motivo a empresa busca por exclusividade em produtos e
serviços para satisfazê-los.
Uma empresa que atua na área de gestão de eventos deve estar de acordo
com as exigências dos clientes oferecendo suporte para que alcance a satisfação
dos mesmos, definindo através do planejamento os objetivos, metas e estratégias
para que a execução do evento ocorra da melhor maneira.
Pode-se concluir que a pergunta-problema foi respondida, a hipótese
comprovada e os objetivos atingidos, uma vez que a gestão de evento aliada ao mix
de produtos e inovações contribui para o desenvolvimento e crescimento da
empresa, já que proporciona uma visão ampla e futura de todo processo gerencial,
mantendo-se inovadora com vantagem competitiva em relação aos concorrentes.
Para os autores, a pesquisa acrescentou conhecimentos e fundamentos de
como o tema pode ser importante para favorecer a empresa e torná-la mais
competitiva. Demonstrou que para que um evento aconteça e encante o público é
preciso inovar e planejar, proporcionar aos envolvidos emoção, com isso e possível
atender as expectativas dos clientes.
O trabalho agregou conhecimentos técnicos e teóricos. O assunto não se
esgota com essa pesquisa, assim, podendo outros acadêmicos e profissionais da
área aprofundá-lo.
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REFERÊNCIAS
CHRESTANI, Carina. Captação e retenção de clientes para a empresa Carina Chrestani Depilação. 2016. 84p. Monografia (Bacharel em Administração). Curso de Administração. Universidade de Passo Fundo, Soledade, RS, 2016.Disponível em <http://repositorio.upf.br/bitstream/riupf/1011/1/SOL2016CARINA%20CHRESTANI.pdf>. Acesso em 24 out. 2018. DOOLEY, Roger. Como influenciar a mente do consumidor: 100 maneiras de convencer os consumidores com técnicas de neuromarketing. Tradução de Luciene Scalzo. São Paulo: Elsevier, 2012. Disponível em <https://books.google.com.br/books?id=kgerfEzDEFAC&printsec=frontcover&hl=ptBR&source=gbs_ge_summary_r&cad=0#v=onepage&q&f=false>. Acesso em 24 out. 2018. DORTA, Lurdes Oliveira. Fundamentos em técnicas de eventos. Porto Alegre: Bookman, 2015. Disponível em <https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788582602553/cfi/0!/4/2@100:0.00>. Acesso em 05 mai. 2018.
MAÑAS, Antonio Vico. Inovação e competitividade – um enfoque na qualidade. In: OLIVEIRA, Otavio José. (org.). Gestão da qualidade: Tópicos Avançados. São Paulo: Thomson, 2006. p. 21-40.
MATIAS, Marlene. Organização de eventos: procedimentos e técnicas. 6.ed. Babueri: Manole, 2013. Disponível em <https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788520449028/cfi/0!/4/2@100:0.00>. Acesso em 02 mai. 2018.
MENDONÇA, Maria José Alves; PEROZIN, Juliana Gutierres Penna Almendros. Planejamentos e organização de eventos. São Paulo: Érica, 2014. Disponível em <https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788536511030/cfi/0!/4/2@100:0.00>. Acesso em 28 mai. 2018.
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MORANTE, Antonio Salvador, JORGE, Fauzi Timaco. Formação de preços de venda: preços e custos, preços e composto de marketing, preços e concorrência, preços e clientes. São Paulo: Atlas, 2009. Disponível em <https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788522464890/cfi/0!/4/2@100:0.00>. Acesso em 02 mai. 2018.
55
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PAIVA, Hélio Afonso Braga de; NEVES, Marcos Fava. Planejamento estratégico de eventos: como organizar um plano estratégico para eventos turísticos e empresas de eventos. São Paulo: Atlas, 2008. Disponível em <https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788522464531/cfi/0!/4/2@100:0.00>. Acesso em 06 mai. 2018. WATT, David C. Gestão de eventos em lazer e turismo. Porto Alegre: Bookman, 2004. Disponível em <https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788577800414/cfi/0!/4/2@100:0.00>. Acesso em 02 mai. 2018.
YANES, Adriana Figueiredo. Cerimonial, protocolo e etiqueta em eventos. São Paulo: Érica, 2014. Disponível em: <https://integrada.minhabiblioteca.com.br/#/books/9788536513249/> Acesso em 28 fev. 2018.
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APÊNDICES
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APÊNDICE A – ROTEIRO DE ESTUDO DE CASO
1 INTRODUÇÃO
Será realizado um levantamento de dados da evolução da Gestão de Eventos
na empresa Conceito Formaturas Lins para verificar a sua importância na captação
de clientes.
1.1 Relato do trabalho realizado referente ao assunto estudado
As informações serão coletadas através de entrevista para o Gestor de
Eventos da empresa Conceito Formatura Lins em visita ao local.
1.2 Discussão
Através da pesquisa será realizado confronto entre teoria e prática, através de
referencial teórico estudado.
1.3 Parecer Final
Parecer final sobre o caso e sugestões sobre melhorias no tocante à Gestão
de Eventos.
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APÊNDICE B – ROTEIRO DE OBSERVAÇÃO SISTEMÁTICA
1 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO
Empresa:
Localização:
Cidade: Estado:
Atividade:
2 ASPECTOS A SEREM OBSERVADOS
2.1 O processo de captação de eventos e gestão dos mesmos.
2.2 Os projetos desenvolvidos
2.3 As estratégias adotadas para a realização dos projetos de gestão de eventos.
2.4 Parecer sobre os resultados dos projetos de gestão de eventos.
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APÊNDICE C – ROTEIRO DO HISTÓRICO DA EMPRESA
1 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO
Empresa:
Localização:
Cidade: Estado:
Atividade:
Data da Fundação:
2 ASPECTOS HISTÓRICOS DA EMPRESA
2.1 Evolução Histórica da Empresa
2.2 Missão, Visão, Valores
2.3 Evolução
2.4 Produtos
2.5 Concorrentes
2.6 Clientes
2.7 Fornecedores
2.8 Projeto de Expansão
2.9 Organograma
2.10 Responsabilidade Social e Ambiental
2.11 Propagandas e Promoções
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APÊNDICE D – ROTEIRO DE ENTREVISTA PARA O GESTOR DE
EVENTOS
1 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO
Nome:
Cargo:
Escolaridade:
Experiências Profissionais:
Outras Experiências:
Residência / Local:
2 PERGUNTAS ESPECÍFICAS
1 Qual a importância da divulgação dos serviços prestados para o sucesso
empresarial?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
2 Como se manter atualizado no mercado?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
3 Quais são os pré-requisitos do evento de infra-estrutura?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
4 Quais os caminhos para alcançar o público?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
5 O que fazer para se destacar da concorrência?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
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6 Como é realizado o planejamento de um evento?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
7 Como é realizado o orçamento de um evento? O que é levado em
consideração?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
8 Treinamentos podem auxiliar no aprimoramento dos serviços prestados?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
9 Quais são as maiores dificuldades encontradas para a realização de um
evento?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
10 Quais os setores ou etapas da produção exigem maior esforço da equipe?
Em quais deles é possível e indicado a terceirização do serviço?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
11 Como obter feedback?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
12 Quais são os planos de marketing e comunicação utilizados?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
13 Quais são os recursos adotados para a realização do evento?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
62
14 Como lidar com os imprevistos?
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
15 Como criar e manter uma imagem forte no mercado?
___________________________________________________________________
__________________________________________________________________
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ANEXOS
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ANEXO A – Modelo do contrato de formatura
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66
ANEXO B – Panfleto
ANEXO C – Foto da festa de formatura
Fonte: Conceito Formaturas, 2018.