gestão e automação de documentos. o que é? “o geodocs é o software que provê soluções de...
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Gestão e Automação de Documentos
O que é?
“O GeoDocs é o software que provê soluções de armazenamento, compartilhamento,
gerenciamento e automação de documentos digitais”
Quem fabrica?
“A SWpro é uma empresa brasileira que fabrica e distribui software corporativo para
todo o mercado nacional”
www.sw.pro.br
Visão Geral
Servidor SWpro
Acesso Web
Agente Windows
Internet
Seu Computador
Funcionalidades do SWdocs
Estruturada
Empresa
Bibliotecase
Documentos
Automaçãode
documentos
Processose
Workflows
Estruturada
Empresa
• Organizações
Empresas, Grupos, Departamentos, Clientes e Fornecedores
• Negócios
Centros de Custos, Contratos, Obras, Projetos, etc...
• Usuários
Pessoas, Grupos, Profissões
• Bibliotecas
Pessoais, de Organizações ou de Negócios
• Processos
Macro-Processos, Documentações e Fluxos de Trabalho
• Outros
Formulários personalizados, Territórios, Itens, tipos de
documentos, etc...
• Organização dos Documentos
Armazenamento centralizado em repositório único
Cada documento tem um identificador único, gerado
automaticamente
Sincronização automática com Windows Explorer
Busca de documentos por título, palavras-chave e conteúdo
• Ciclo de Vida Gerenciado
Revisões, Histórico das operações de escrita e leitura,
comentários
• Aprovações
Solicitação de aprovação, revisão, publicação, etc...
• Segurança
Somente acessa documentos quem tem permissão por
biblioteca, pasta e estado de documento (aprovados por
exemplo)
• Automatização
Conversão automática para formato PDF
Bibliotecase
Documentos
• Configuração de Processos e Workflows avançada
Pré-definição da Lista de Documentos
Sequência de Preenchimento e Aprovações
Sem limite de tamanho ou sequência, inclusive com
loops
• Definição automática de Escritores e Aprovadores
Em cada etapa do processo os escritores e aprovadores
são atribuídos dinamicamente de acordo com as
configurações da empresa
• Modelos de Documentos previamente Cadastrados
Todos os documentos necessários para preenchimento
ficam a disposição no próprio processo
• Envio de e-mails para alertar tarefas atribuídas
Todos os envolvidos em um processo são avisados por
Processose
Workflows
• Formulários
Que tal não usar mais “aquelas” planilhas em Excel?
• Business Inteligence
Pesquisas podem ser feitas em banco de dados de ERP,
por exemplo, e planilhas são geradas automaticamente
em uma biblioteca do SWdocs, que então será
sincronizada automaticamente para seu computador.
• Carimbos em documentos
O Swdocs carimba automaticamente documentos com
aprovações (ou outros) e código de barras, substituindo
a assinatura manual.
• Assinatura Digital
Adição de assinatura digital em arquivos PDF
Automaçãode
documentos
Casos de Uso
Salvo tudo no meu computador.
Tomara que ele não estrague!
Minha equipe não consegue manter os
documentos organizados!
Não sei quais documentos já foram
revisados, enviados ou aprovados!
Tenho que mandar documentos por e-mail e não sei se o destinatário
recebeu!
Eu viajo constantemente e não
consigo manter os documentos
sincronizados com os da minha equipe!
Meu superior precisa visualizar e aprovar
documentos mas fica distante!
Os controles na empresa são feitos por planilhas Excel e não tenho uma visão consolidada das
informações!
Screenshots
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Screenshots
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Negócio SWdocs • Licenciamento por espaço contratado.
• Não é necessário adquirir licenças por
usuário
• Infraestrutura da SWpro ou do cliente
• Saas (Software as a Service) ou
IaaS (Infraestructure as a Service)
• Implantação escalável, um estágio por vez
• Assinatura mensal
• Atualização automática
• Cópia de segurança entregue mensalmente
• Licenciamento, treinamento e consultoria do próprio fabricante
