Gestão de ProjetosPROF. J IMMY

Antes de nos aprofundarmos nas boas práticas recomendadas à gerência de projetos, vamos compreender alguns erros muitos comuns presentes nessa área.

Os 7 erros mais comuns no gerenciamento de projetos em departamentos de TI

1. Falta de recursos com as competências adequadas

Não ter as pessoas certas para determinado projeto pode comprometê-lo. “A chave para um projeto de sucesso é colocar as pessoas certas com as habilidades certas”, diz Joel Koppelman, Senior Vice President and General Manager for Primavera Global Business Unit at Oracle Corp. Ele cita também: “Todo o planejamento do mundo não vai superar uma insuficiência de talento”

2. Falta de gerente de projeto experiente

Sem um gerente de projeto experiente, os projetos podem crescer rapidamente e sair do controle da equipe.É necessário ter especialistas com experiência e bagagem nesse meio.  Matthew Strazza, vice-presidente de serviços (América do Norte) para a C.A., diz que bons gerentes de projeto devem ter fortes habilidades sociais. Eles precisam saber como facilitar reuniões, gerenciar riscos e lidar com uma variedade de diferentes partes interessadas, as pessoas de negócios que estão olhando para a funcionalidade, as pessoas de TI que se preocupam com segurança, e as pessoas do financeiro que estão preocupados com o orçamento.

3. Falta de metodologia nos processos:

A falta de metodologia aumenta o risco, das tarefas relacionadas ao projeto, geram retrabalho e comprometem o prazo de entrega. Douglas Clark, CEO da Métier, fornecedora de projetos para gestão de portfólio de soluções, recomenda a criação de metodologias para definir o escopo, programação, alocação de recursos e comunicação com as partes interessadas.

4. Atualização sobre o status do projeto:

Você não consegue gerenciar o que não consegue medir, como diria Peter Drucker. Procure repassar o status das atividades e do projeto em geral para a equipe frequentemente. A visão macro do andamento precisa estar clara para ambas as partes, tanto aos líderes, quanto aos recursos.

5. Não ter tempo para definir o escopo de um projeto

• Se o escopo não é bem definido pela equipe de planejamento, o projeto pode levar o dobro do tempo orçado ou estimado. As etapas, áreas e definições são primordiais para o acompanhamento periódico do status, facilitando a visão macro de todos os participantes.

6. Horários bem definidos:

Os membros devem sempre estar cientes do tempo de cumprimento de cada atividade.  Clark diz que uma forma rápida de chegar a um cronograma para um projeto é determinar todas as atividades envolvidas já no inicio do projeto (por exemplo, escopo, os, testes e aplicação) e, em seguida, anexar as datas de vencimento a essas atividades com base no prazo de entrega ou finalização.

7. Falta de comunicação com os líderes e clientes

O escopo de um projeto ou uma lista de requisitos é entregue pelas equipes de planejamento em planilhas com milhares de linhas descrevendo o sistema e as funcionalidades. Muitos líderes não reservam o tempo certo para avaliar esses documentos e acabam deixando passar pontos importantes que o cliente demandou. É imprescindível a comunicação entre equipe e líder para não frustrar o cliente no momento em que receber a entrega final. “Se você tem um diálogo aberto sobre o que é necessário, o que você realmente está entregando, e você tem fluidez incorporada ao processo, o orçamento e o alcance tornam-se um diálogo simples no final das contas”, diz Fumiko Kondo, da Intellink Solutions.