gestão de projetos (31/03/2015)

Alessandro Almeida | www.alessandroalmeida.com31/03/2015

1° Semestre de 2015

SIN-NA7

PROVA 115/04

Canvas do seu Projeto TCC

Até o próximo sábado (4/4): Feedback sobre a atividade realizada em 11/3

Os grupos devem enviar a versão 1 até o dia 12/4 (a atividade vale 1 ponto)

A Prova 1 vale 1 ponto

Já que falamos de Ciclo de Vida...

Como nascem os projetos?

O cliente (ou o seu chefe) acordam com uma ideia e “pedem” que você implemente?

Na foto ao lado, temos um cliente ou chefe empolgado, apresentando sua ideia “sensacional” de novo projeto!

Fonte: http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html

http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html



Como funciona na sua empresa?

Algumas fontes de novos projetos: Necessidade de aderência a alguma norma, lei ou

regulamentação (compliance)

Demandas que surgem no dia-a-dia...▪ Solicitações no Service Desk

▪ Processo de Gestão de Demandas de Projetos

▪ Fusões e aquisições

▪ Alguém que tenha acordado com uma ideia “brilhante”

▪ Etc.

Planejamento Estratégico

Nos últimos 10 anos, provavelmente sua empresa realizou algum projeto para garantir aderência a alguma norma ou regulamentação...

Exemplos de normas, leis e regulamentações que resultaram em projetos:

SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) Fiscal e Contábil)

TISS (Padrão para Troca de Informação de Saúde Suplementar)

Lei Sarbanes-Oxley

Normalmente, não há opção...

Ou você faz o projeto, ou você faz o projeto! (e com uma restrição de prazo!)

São projetos que não costumam gerar retorno financeiro, de imagem, operacional, etc.

Mas não fazê-lo pode resultar em multas ou na desqualificação da empresa como fornecedor de um determinado segmento

Como nascem os projetos?

Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...

Seja pela complexidade da solução ou características da solicitação

Após análise, uma solicitação feita no Service Desk pode gerar um novo projeto...

A empresa pode ter um fluxo para tratar as demandas de projetos que surgem no dia-a-dia

Normalmente, o fluxo contempla o recebimento e cadastro de demanda, para posterior avaliação e decisão se resultará em um novo projeto

Itaú Unibanco conclui migração e clientes passam a ter rede integrada de atendimento

A área de tecnologia trabalhou com uma equipe de 6 mil pessoas, em cerca de 2,5 mil projetos, adaptando sistemas e infraestrutura. Os trabalhos consumiram mais de 3 milhões de horas de trabalho

Fonte: http://www.tiinside.com.br/25/10/2010/itau-unibanco-conclui-migracao-e-clientes-passam-a-ter-rede-integrada-de-atendimento/ti/202735/news.aspx

http://www.tiinside.com.br/25/10/2010/itau-unibanco-conclui-migracao-e-clientes-passam-a-ter-rede-integrada-de-atendimento/ti/202735/news.aspx

Sim, acontece...

Na foto ao lado, temos um cliente ou chefe empolgado, apresentando sua ideia “sensacional” de novo projeto!

Fonte: http://www.dvdizzy.com/dinosaurs-seasons1and2.html




Antes de falar sobre Planejamento Estratégico, é importante entendermos a definição de estratégia

O conceito de estratégia...

em grego stratēgía, em latim “estrategi”, em francês stratégie, em inglês strategy, em alemão strategie, em italiano strategia, em espanhol estrategia

Como a estratégia pode ser definida?

Há diversas definições! (e confusão!)

É glamoroso usar a palavra estratégia em “frases corporativas”

Mas realmente sabemos como defini-la?

Como podemos definir estratégia? Estratégia diz respeito a posicionar uma

organização para a obtenção de vantagem competitiva

Envolve escolhas a respeito de que setores participar, quais produtos e serviços oferecer e como alocar recursos corporativos

Seu objetivo principal é criar valor para acionistas e outros stakeholders ao proporcionar valor para o cliente

Converter declarações da direção estratégica em objetivos, indicadores, metas, iniciativas e orçamentos específicos, que orientam a ação e alinham a organização para a execução eficaz da estratégia

Exemplo de processo para Planejamento da Estratégia

Fonte:

http://www.cmconsultoria.com.b

r/vercmnews.php?codigo=37637

http://www.cmconsultoria.com.br/vercmnews.php?codigo=37637



Um dos resultados do Planejamento Estratégico...


http://www.sesimt.com.br/institucional.php?secao=casasesi_mapa_estrategico


Alguns exemplos do vínculo entre projetos e planejamento estratégico

Projetos deste tipo influenciam diretamente os objetivos e metas corporativas...

Compromissos com os stakeholders externos (mercado, acionistas, conselho de administração, etc.)

Impacto no bônus anual

Contribuem na realização da Visão (onde a empresa pretende estar após 3, 5 ou 10 anos?)

Sendo assim, projetos resultantes de um Planejamento Estratégico organizado nascem de forma mais estruturada...

Orçamento definido

▪ (ás vezes, um “cheque em branco”)

Prazo factível

Kick-off bacana

Sponsor atuante

Mas isto não garante que o projeto vai continuar estruturado durante o planejamento e, principalmente, execução...

Qual é a fonte mais comum de projetos?

Planejamento Estratégico?

Demandas do dia-a-dia?

Compliance?

Qual é o tipo de projeto que pode alavancar a sua carreira com mais facilidade?

Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?

Basta somente identificar a necessidade (independente de onde ela surgiu), priorizar e iniciar o projeto?

Não! Ainda falta uma etapa muito importante...

Resposta para a pergunta...

O que podemos esperar deste projeto?

Em aulas anteriores, falamos sobre analisar o retorno do projeto, após o seu encerramento

Mas a empresa só consegue analisar o retorno do projeto quando avaliou previamente o resultado esperado

Através da avaliação é possível determinar se o projeto é viável

Tomada de decisão: Faz sentido realizar o projeto?

Você pode analisar a viabilidade através da criação do Business Case

Business Case

Ferramenta que permite avaliar, de forma estruturada, os benefícios de determinada iniciativa, apoiando a tomada de decisão sobre a realização ou não

O Business Case provoca a reflexão dos benefícios em diversos pilares... Financeiro (por exemplo: ROI e VPL)

Estratégico

Imagem

Melhoria operacional

Etc. Há diversos exemplos e templates disponíveis

na Internet

Reflexão...

Como o projeto ainda não começou, quem é o responsável pela Análise de Viabilidade?

Se eu, Gerente de Projeto, vou atuar somente quando estiver tudo aprovado, por que preciso saber deste negócio?

A gestão do projeto é um fator crítico

para a empresa obter o retorno

esperado!

Os projetos resultantes das análises de viabilidade irão compor um portfólio...

Projetos semelhantes podem fazer parte de um programa...

Vish... Até agora tava fácil...

Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.

PMBoK, 4ª edição

Grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente

The Standard for Program Management, ThirdEdition

Conjunto de projetos ou programas agrupados para facilitar o gerenciamento, a fim de atender aos objetivos estratégicos de negócios

Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados The Standard for Portfolio Management, Third

Edition

Planejamento Estratégico

Objetivo A Objetivo B Objetivo C

Portfólio

Projeto Projeto Programa

Projeto

Projeto

A aplicação destes conceitos potencializam a governança dos projetos...

Melhor gestão (equipe, riscos, recursos, etc.)

+ Transparência

+ Controle

+ Probabilidade de sucesso

Porque o seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa...

Seu projeto não é a única coisa acontecendo na empresa

Os projetos concorrem com as atividades do dia a dia (rotina ou operação)

Como sua empresa se organiza para conciliar os projetos com a operação?

Hierarquia em que cada funcionário possui um superior bem definido

Os funcionários são agrupados por especialidade Produção

Engenharia

Marketing Em um projeto, cada departamento fará o

seu trabalho de modo independente dos outros departamentos

Presidente

Diretor de Produção

Gerente de Engenharia

Gerente de Produção

Gerente de Controle da Qualidade

Diretor de RH

Gerente de Gestão de

Pessoas

Gerente de Departamento

Pessoal

Gerente de Treinamentos

Diretor Financeiro

Gerente da Contabilidade

Gerente de Planejamento

Estratégico

Gerente da Tesouraria

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Cada projeto é tratado como uma “microempresa”

Um Gerente de Projeto em tempo integraltem autoridade total sobre a equipe

Equipe dedicada ao projeto

Executivos (RH, Marketing, etc.)

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Gerente do Projeto

Membro da equipe

Membro da equipe

Membro da equipe

Combinação de características das organizações funcionais e por projetos

Há três tipos de organizações matriciais:

Matricial fraca

Matricial balanceada

Matricial forte

Mantêm muitas das características de uma organização funcional

O papel do gerente de projetos é mais parecido com a de um facilitador do que com o de um gerente de projetos propriamente dito

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Coordenação do Projeto

Equipe do Projeto

Reconhece a necessidade de um Gerente de Projetos, embora ele não possua autoridade total sobre o projeto e seu orçamento

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Presidente




Gerente do Projeto

Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Equipe do Projeto

Pode ter Gerentes de Projetos em período integral, com autoridade considerável e equipe alocada em período integral

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Presidente





Diretor de RH


Pessoas


Pessoal


Diretor Financeiro



Estratégico


Diretor de Projetos

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Gerente de Projeto

Equipe do Projeto

ESTRUTURA DA ORGANIZAÇÃO

FUNCIONAL

MATRICIAL

PROJETIZADA

CARACTERÍSTICAS DO PROJETOMatricial Fraca

MatricialBalanceada

Matricial Forte

Autoridade do gerente de projetosPouca ou nenhuma

LimitadaBaixa a

moderadaModerada

a altaAlta a quase

total

Disponibilidade de recursosPouca ou nenhuma

LimitadaBaixa a

moderadaModerada

a altaAlta a quase

total

Quem controla o orçamento do projeto?Gerente

funcionalGerente

funcionalMisto

Gerente de projetos

Gerente de projetos

Papel do gerente de projetosTempoparcial

Tempoparcial

Tempointegral

Tempointegral

Tempointegral

Equipe administrativa de gerenciamentode projetos

Tempoparcial

Tempoparcial

Tempoparcial

Tempointegral

Tempointegral

VANTAGENS DESVANTAGENS

ESTRUTURA FUNCIONAL

- Ausência de duplicação de atividades- Excelência funcional

- Compartimentação- Resposta lenta- Falta de foco no cliente

ESTRUTURA POR PROJETOS

- Controle dos recursos- Sensibilidade aos clientes

- Ineficiência de custos- Baixo nível de transferência de conhecimento entre projetos

ESTRUTURA MATRICIAL

- Utilização eficiente dos recursos- Experiência funcional disponível para todos os projetos- Maior aprendizado e transferência de conhecimento- Melhor comunicação- Foco no cliente

- Dualidade de relações hierárquicas- Necessidade de equilíbrio de poder

Depende da situação, pois o conflito é constante...

Há momentos em que um grande projeto pode requerer uma equipe exclusiva

Mas também haverá situações onde um problema na operação pode requerer dedicação total de todas as equipes funcionais

A empresa precisa ser dinâmica, pois pode ser necessário navegar em cada estrutura, de acordo com a situação

A estrutura organizacional impacta diretamente no resultado do projeto!

Aprenda a conhecê-la!

Por que projetos de ERP ainda atrasam?

Em grupos de até 6 pessoas, façam a análise do artigo e respondam aos questionamentos propostos

[email protected]/alessandroalmeida