UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS - UNISINOS

CENTRO DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

DENISE STORTI SOARES

ANÁLISE DA GESTÃO DE ESTOQUE DA EMPRESA

MELLO MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO LTDA.

São Leopoldo

2007

UNIVERSIDADE DO VALE DO RIO DOS SINOS - UNISINOS

CENTRO DE CIÊNCIAS ECONÔMICAS

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO DE EMPRESAS

DENISE STORTI SOARES

ANÁLISE DA GESTÃO DE ESTOQUE DA EMPRESA

MELLO MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO LTDA.

Trabalho de conclusão de curso apresentado como requisito parcial para a obtenção do título de Bacharel em Administração de Empresas pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNISINOS.

Orientador: Prof. Dr. Carlos A. Diehl

São Leopoldo

2007

AGRADECIMENTOS

Ao meu amado esposo Antônio, por todo o seu carinho, compreensão e apoio ao

abdicar do seu próprio estudo para que eu

pudesse concluir esta jornada.

Aos meus queridos pais, por serem meus exemplos de coragem, dedicação e

perseverança, me ensinando a trilhar sempre pelo caminho do bem.

Às minhas irmãs e cunhados, pela amizade e carinho que sempre me dedicaram.

Ao meu orientador, prof. Carlos Diehl, por toda a atenção, flexibilidade e ativa participação na construção deste estudo.

À empresa Mello, em especial, à Crisleni de Mello, pela confiança depositada em mim,

abrindo as portas de sua empresa.

À Deus, porque sem Ele, nada seria possível.

EPÍGRAFE

“As pessoas que valem a pena vão atrás de seus sonhos e aprendem a arriscar. Não

deixam que o medo domine sua força interior e sua capacidade de transformação.

Aceitam o jogo da vida, encaram os desafios. Principalmente sabem que a vida

só tem sentido porque se sentem capazes de transformar não apenas a si mesmas mas

também aqueles que amam.”(Shinyashiki)

RESUMO

Este trabalho foi realizado na empresa Mello Materiais de Construção Ltda., com o

objetivo de propor melhorias na gestão de seu estoque. Para isto foi utilizada uma pesquisa de

caráter exploratório e qualitativo. A partir da pesquisa em documentos internos, entrevistas

com funcionários e observação direta e participativa, pode-se levantar informações

importantes sobre a gestão de estoque da empresa. Após a análise destas informações, pode-se

fazer várias sugestões de melhorias para os processos internos da Mello que caso sejam

implantadas acredita-se que proporcionará à empresa um maior controle de seus estoques.

PALAVRAS-CHAVE: Logística, Estoque, Varejo.

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

QUADRO 1 – Procedimentos fundamentais da Administração de Materiais ........................ 11

FIGURA 1 – Gráfico Custo Total de Estoque ........................................................................ 14

FIGURA 2 – Curva ABC típica e usual .................................................................................. 15

TABELA 1 – Interpretação do gráfico da curva ABC referente à figura 2 ............................ 16

FIGURA 3 – Quantidade disponível versus tempo ................................................................ 19

FIGURA 4 – Fases do recebimento de materiais..................................................................... 22

QUADRO 2 – Fases da armazenagem .................................................................................... 23

FIGURA 5 – Rotatividade do estoque .................................................................................... 28

FIGURA 6 – Fluxo de sistemas de informações ..................................................................... 31

FIGURA 7 – Vista parcial da empresa Mello Materiais de Construção Ltda. ....................... 37

FIGURA 8 – Vista da doca do Setor 1 (acesso aos clientes)................................................... 38

FIGURA 9 – Foto das prateleiras do setor de tintas ............................................................... 39

FIGURA 10 – Foto das prateleiras do setor de parafusos ....................................................... 40

FIGURA 11 – Fluxo do processo de recebimento .................................................................. 44

QUADRO 3 – Sugestões de Melhorias para a área de Recebimento ..................................... 50

QUADRO 4 – Sugestões de Melhorias para a área de Almoxarifado .................................... 51

QUADRO 5 – Sugestões de Melhorias para a área de Distribuição ....................................... 52

QUADRO 6 – Sugestões de Melhorias para a área de Inventário .......................................... 53

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO .....................................................................................................................4 1.1 APRESENTAÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA...................................................5 1.1.1 Definição do Problema de Pesquisa ...............................................................................6 1.2 OBJETIVOS DO ESTUDO .................................................................................................6 1.2.1 Objetivo Geral .................................................................................................................6 1.2.2 Objetivos Específicos ......................................................................................................6 1.3 JUSTIFICATIVA .................................................................................................................7 2 LOGÍSTICA DE ESTOQUE ...............................................................................................9 2.1 A IMPORTÂNCIA DA LOGÍSTICA ..............................................................................10 2.2 ATIVIDADES LOGÍSTICAS ..........................................................................................10 2.3 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS .............................................................................11 2.3.1 Definição de Estoque ...................................................................................................11 2.3.2 Função e objetivo do Estoque ....................................................................................12 2.3.3 Princípios Básicos para o Controle do Estoque ........................................................12 2.3.4 Custos de Estoque .......................................................................................................13 2.3.5 Classificação ABC .......................................................................................................15 2.3.6 Níveis de Estoque ........................................................................................................ 16 2.3.7 Rotatividade .................................................................................................................17 2.3.8 Estoque de Segurança .................................................................................................17 2.3.9 Tempo de reposição ....................................................................................................18 2.3.10 Ponto de Pedido ..........................................................................................................19 2.3.11 Ponto de ruptura .........................................................................................................19 2.3.12 Intervalo de ressuprimento .......................................................................................20 2.4 ARMAZENAGEM DE MATERIAIS ...............................................................................20 2.4.1 Almoxarifado ................................................................................................................20 2.4.2 Controle do Almoxarifado ...........................................................................................21 2.4.3 Recebimento .................................................................................................................22 2.4.4 Armazenagem ...............................................................................................................23 2.4.5 Distribuição ...................................................................................................................23 2.4.6 Lay-Out do Almoxarifado ............................................................................................24 2.5 INVENTÁRIO FÍSICO .....................................................................................................24 2.5.1 Objetivo do Inventário .................................................................................................25 2.5.2 Planejamento para o Inventário .................................................................................25 2.5.3 Cartão de Inventário ....................................................................................................25 2.5.4 Arrumação física ..........................................................................................................26 2.5.5 Cut-off ............................................................................................................................26 2.5.6 Atualização e registros de estoque ..............................................................................26

2.5.7 Contagem do estoque ...................................................................................................26 2.5.8 Reconciliações e Ajustes ..............................................................................................27 2.6 CONTROLE DE ESTOQUE NO VAREJO ......................................................................27 2.7 PROCESSOS E OPERAÇÕES .........................................................................................29 2.7.1 Fluxograma ...................................................................................................................31 3 MÉTODO ............................................................................................................................33 3.1 DELINEAMENTO DA PESQUISA ................................................................................33 3.2 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA ................................................................................33 3.3 UNIDADE DE ANÁLISE ................................................................................................34 3.4 COLETA DE DADOS ......................................................................................................34 3.5 ANÁLISE DE DADOS ....................................................................................................35 4 O CASO MELLO MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO LTDA. ......................................36 4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ...........................................................................36 4.2 APRESENTAÇÃO DO ALMOXARIFADO: SETOR 1 ..................................................37 4.2.1 Lay-Out do Almoxarifado .............................................................................................38 4.2.2 Controle de estoque no Almoxarifado .........................................................................41 4.3 DESCRIÇÃO DE PROCESSOS .......................................................................................42 4.3.1 Compra de materiais ....................................................................................................42 4.3.2 Recebimento ..................................................................................................................43 4.3.3 Armazenagem ................................................................................................................45 4.3.4 Distibuição interna ........................................................................................................45 4.4 CONTROLE DE ESTOQUE NA EMPRESA ...................................................................47 4.4.1 Codificação e classificação do estoque ........................................................................48 4.4.2 Custos e níveis do estoque ............................................................................................48 4.4.3 Inventário do estoque ....................................................................................................49 4.5 ANÁLISE E SUGESTÕES DE MELHORIA ...................................................................49 4.5.1 Recebimento e lançamento contábil ............................................................................49 4.5.2 Armazenagem ................................................................................................................50 4.5.3 Distribuição ....................................................................................................................51 4.5.4 Inventário .......................................................................................................................52 4.6 CONSIDERAÇÕES FINAIS .............................................................................................54 5 CONCLUSÕES ...................................................................................................................56 REFERÊNCIAS .....................................................................................................................58 ANEXOS .................................................................................................................................61 ANEXO 1: Roteiro de entrevista .............................................................................................62 ANEXO 2: Autorização de entrega de mercadoria ..................................................................63 ANEXO 3: Cupom fiscal com indicação de saída de material ................................................64 ANEXO 4: Guia de entrega .....................................................................................................65

4

1 INTRODUÇÃO

As empresas, atualmente, trabalham em um ambiente altamente competitivo,

encontrando muitos concorrentes e grandes ameaças em todos os segmentos. Graças a Internet

informações e dados são transmitidos quase instantaneamente por toda parte do mundo. Os

clientes, por sua vez, com toda esta interatividade à sua disposição, estão cada vez mais

exigentes.

Decorrente disto, surge a grande necessidade das empresas estarem cada vez mais

competitivas, procurando adaptar-se a este mercado. Elas precisam dispor do produto que o

cliente deseja no momento certo e com um preço competitivo.

Para um negócio varejista sólido existe a necessidade de sortimento e variedade de

estoque, o que é um requisito muito importante. Para que possa manter uma empresa lucrativa

um negociante deve ter condições de oferecer aos seus clientes o que eles querem, e sob a

forma que preferem. Contudo, ainda que a empresa desenvolva adequadamente a avaliação

das necessidades do seu consumidor, manter estoque armazenado é um investimento de

grande valor.

Neste ambiente altamente competitivo, aspectos econômicos, como o controle de

recursos internos da empresa, vem trazendo constantes estudos, tanto por parte dos

empresários, quanto por especialistas da área.

O presente trabalho visa abordar a administração de materiais da empresa Mello,

fazendo uma análise dos principais processos envolvidos, tais como recebimento,

armazenagem e distribuição de mercadorias. Pretende-se com esta análise, identificar

oportunidades de melhoria na gestão do estoque da empresa.

5

Para tanto, será utilizado, como método de pesquisa, o estudo de caso, que é um

método caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou alguns objetos, permitindo o

conhecimento detalhado do mesmo.

A coleta de dados será feita através de pesquisas documentais, como registros de

estoques, notas fiscais, entre outros. Também através da observação direta, pretende-se

participar do ambiente de trabalho, interagindo com funcionários nas suas rotinas diárias,

facilitando a compreensão dos processos. Outro método para a coleta de dados, será através

de entrevistas com pessoas envolvidas, onde será estimulado um diálogo aberto.

Estes dados coletados serão organizados por categorias de conteúdo, e agrupados em

uma tabela de forma ordenada e classificada de acordo com cada assunto, como por exemplo

nota fiscal, dados de inventário, entre outros. Com isto pretende-se interpretar e analisar os

resultados, utilizando as teorias relevantes, com o objetivo de propor sugestões de melhoria

para a gestão do estoque da empresa.

1.1 APRESENTAÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMÁTICA

A empresa MELLO vem atuando no mercado de Comércio Varejista no ramo de

Materiais de Construção há mais de 19 anos e desde então, busca oferecer os melhores

produtos e um atendimento de qualidade aos seus clientes.

Ela está situada na região metropolitana, na cidade de São Leopoldo, que fica a 30 km

da capital e na confluência de rodovias importantes como a BR 116 e a RS 240, o que facilita

a expansão de sua carteira de clientes.

Dados obtidos no site FEE (2006), revelaram que o volume de vendas do comércio

varejista da Região Metropolitana de Porto Alegre, apresentou uma variação positiva de 7,3%,

no mês de setembro de 2006, comparado ao mesmo mês do ano de 2005. Com o

desenvolvimento deste setor, os gestores da empresa estão procurando melhorar seus

processos com o objetivo de permitir reais oportunidades neste ambiente.

Recentemente a empresa identificou alguns aspectos negativos na área da gestão de

seus estoques, tais como:

Falta da informação do montante do material estocado;

Falta da informação do valor dos custos envolvidos;

6

Falta da informação de quais os materiais devem ser comprados e em que

momento;

Falta da informação do material que está há tempos parado e desta forma, perdendo

a oportunidade de promoção do mesmo.

Entre outros.

Os gestores acreditam que esta situação de descontrole acarreta um ônus aos clientes.

Comentam que para manter um alto nível de estoque, necessitam de um alto investimento e

conseqüentemente o preço de suas mercadorias se elevam. Além disto, a desordem em seu

estoque ocasiona um mau atendimento aos clientes, em função da demora pela procura da

mercadoria que foi comprada, ou, também pelas más condições, embalagens com poeiras, que

são entregues os produtos aos clientes.

Visto que a empresa tem o compromisso de atender à sua clientela com qualidade,

seus gestores estão à procura de um profissional capaz de fazer uma análise da Gestão de seu

Estoque, com o intuito de propor reais oportunidades de melhoria.

1.1.1 Definição do Problema de Pesquisa

Quais são os principais aspectos que podem ser melhorados na gestão de estoque da

empresa Mello Materiais de Construção Ltda.?

1.2 OBJETIVOS DO ESTUDO

1.2.1 Objetivo Geral

Analisar a gestão de estoque da empresa Mello Materiais de Construção Ltda. e

identificar oportunidades de melhoria.

1.2.2 Objetivos Específicos

Descrever e analisar os processos envolvidos;

Identificar principais problemas no controle do estoque;

Propor sugestões de melhoria para a gestão de estoques.

7

1.3 JUSTIFICATIVA

O mercado está cada vez mais competitivo. E para a sobrevivência neste ambiente, as

empresas preocupam-se em criar vantagens através de melhorias contínuas em seus produtos

ou serviços a fim de satisfazer as necessidades de seus clientes.

Em 2006, as empresas continuarão a focar no serviço ao cliente como forma de se diferenciarem de seus concorrentes. À medida que os principais varejistas diretos aumentam o nível de atendimento, as expectativas do consumidor também crescem e isso cria mais pressão para a redução dos custos e do tempo de processamento dos pedidos dentro da empresa (LOGÍSTICA, 2005, p.49).

O investimento feito em material estocado significa grande parte dos ativos de uma

empresa. Estes ativos, poderiam talvez proporcionar um retorno maior à empresa caso

tivessem sido investidos em algo diferente.

Sabe-se, por outro lado, que a principal preocupação de uma empresa varejista diz

respeito ao tamanho e à variedade de seus estoques. Para um negócio varejista sólido existe a

necessidade de sortimentos e variedades adequados à demanda, pois para não haver a

possibilidade de perder um cliente, é preciso garantir que o mesmo encontre o produto que

procura e no momento que deseja comprar. Por outro lado, manter um alto nível de estoque

acumulado gera um alto investimento. Ou seja, deve haver um equilíbrio entre nível de

estoque e demanda.

Conforme Miranda (1997) a maior parte das empresas varejistas não possuem um

profissional qualificado para assuntos pertinentes à gestão de estoque. Desta forma, este

estudo torna-se um aliado servindo como instrumento para o conhecimento das práticas mais

adequadas referente à Gestão de Estoque.

Este estudo tem muito a contribuir, pois pode ser aplicado a diversas outras empresas

varejistas, servindo como guia para aquelas que desejam conhecer um pouco mais sobre

assuntos relacionados à ‘Gestão de Estoque’.

Outro fator importante, é a possibilidade de aprofundar o conhecimento científico a

respeito deste tema, sendo possível aplicar e compilar conceitos, o que proporcionará uma

relação importante entre a teoria e a prática.

O momento é oportuno para realizar esta pesquisa, pois os gestores da empresa

percebendo não possuir o controle adequado de seus estoques, se mostraram bastante

interessados por este estudo. A empresa está muito preocupada, pois a cada ano aumenta a sua

8

atuação no mercado, fazendo crescer e desenvolver seu negócio. Para dar continuidade neste

crescimento ela percebe que precisa adequar-se a um modelo mais dinâmico, onde todos os

seus custos, principalmente os referentes a seus estoques, precisam ser controlados para que

seu negócio se torne lucrativo.

O projeto é viável devido ao conhecimento adquirido pela autora durante o Curso de

Administração de Empresas e à sua experiência profissional na área. Também o tempo que

possui disponível, as informações que foram liberadas pela empresa e o investimento

insignificante, viabiliza a realização desta pesquisa.

9

2 LOGÍSTICA DE ESTOQUE

Apesar de distribuição física ser o conceito mais popular, esta área é representada por

nomes como transportes, suprimentos e distribuição, administração de materiais, operações

logísticas. Implica tanto no suprimento como na distribuição física de materiais.

Conforme IMAM (1996, p.1), “a logística preocupa-se com o gerenciamento do fluxo

físico que começa com a fonte de fornecimento e termina no ponto de consumo”. Ou seja, diz

respeito muito mais do que apenas a distribuição física, e sim controla todos os processos de

entrada, processamento e saída dos materiais.

Há uma infinidade de conceitos e definições para logística. Ballou (1995, p.24) afirma

que:

Logística empresarial trata de todas as atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final, assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento, com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um custo razoável.

Já, de acordo com IMAM (1996, p.1), “a definição empregada é que logística diz

respeito ao processo que integra, coordena e controla: a movimentação de materiais, o

inventário de produtos acabados e as informações relacionadas; para satisfazer as

necessidades dos clientes”.

Apesar de vários conceitos e definições, vários autores concordam que a missão do

profissional de logística é colocar as mercadorias certas no lugar, tempo e condições

desejadas, ao menor custo.

10

2.1 A IMPORTÂNCIA DA LOGÍSTICA

Conforme Dias (1996) existe crescente interesse pela administração logística por

diversas razões:

Rápido crescimento dos custos de transporte e armazenagem;

Desenvolvimento de técnicas matemáticas e de sistemas informatizados, capaz de

rapidamente resolver um problema logístico;

Complexibilidade crescente tanto na administração de materiais quanto na

distribuição física;

Mudança de mercado e de canais de suprimento;

Tendência da transferência da responsabilidade da administração dos estoques para

os fabricantes.

2.2 ATIVIDADES LOGÍSTICAS

De acordo com IMAM (1996) o processo logístico refere-se a operações internas e

externas a uma empresa específica. Internas, como operações de distribuição física e

fornecimento físico, e externas, como operações entre fornecedores e clientes. O ponto

crucial é que o processo globalizado cruza as fronteiras da empresa.

De um modo resumido, conforme Dias (1996) podem ser incluídas entre atividades

logísticas as seguintes:

Aquisição da matéria-prima ou mercadoria;

Armazenagem;

Transportes;

Processamento de pedidos;

Serviços de pós-venda.

Entre as atividades da logística, pode-se destacar a administração de materiais, que

será detalhada abaixo.

11

2.3 ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

Conforme Viana (2000) o objetivo fundamental da Administração de Materiais é

determinar quando e quanto adquirir, para repor o estoque. Atingir o equilíbrio ideal entre

estoque e consumo é o objetivo principal da administração de materiais.

Na opinião deste mesmo autor, os insumos materiais (matéria-prima, materiais

secundários e outros) carecem de uma coordenação específica, permitindo assim a

racionalização de sua manipulação. A Administração de Materiais coordena essas atividades,

de forma que todo o sistema possa ser mantido harmonicamente em funcionamento.

Administrar com eficiência e exatidão o movimento de entradas e saídas dos materiais

não é tarefa simples. Seguem os procedimentos fundamentais para uma eficiente

administração de materiais.

PROCEDIMENTO ESCLARECIMENTO

O que deve ser comprado Quais as necessidades da empresa

Como deve ser comprado Qual o procedimento recomendável

Quando deve ser comprado Qual é o melhor momento

Onde deve ser comprado Quais os melhores segmentos de mercado

De quem deve ser comprado Quais os fornecedores com condições adequadas

Por que preço deve ser comprado Qual é o preço do mercado

Em que quantidade deve ser comprado Qual é a quantidade ideal, que proporcionará maior economia na compra

Quadro 1 Procedimentos fundamentais da Administração de Materiais. Fonte: Viana (2000)

2.3.1 Definição de estoque

De acordo com Moreira (2001) entende-se por estoque quaisquer quantidades de bens

físicos que sejam conservados por algum intervalo de tempo. Constituem estoques tanto os

produtos acabados que aguardam venda ou despacho, como matérias-primas e componentes

que aguardam utilização na produção.

12

Já Viana (2000) afirma que o termo estoque é muito elástico. Pode ser representado

pelos materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilização posterior, ou por uma

reserva para ser utilizada em tempo oportuno.

2.3.2 Função e objetivo do Estoque

Segundo Dias (1996) o estoque funciona como amortecedor entre vários estágios,

desde a compra até a venda do mesmo.

Viana (2000) ressalta que as principais causas que exigem estoque permanente para o

imediato atendimento do consumo interno e das vendas da empresa são:

Necessidade de continuidade operacional;

Incerteza da demanda futura ou de sua variação ao longo do período de

planejamento;

Disponibilidade imediata do material nos fornecedores e cumprimento dos prazos

de entrega.

Como é impossível prever a demanda futura e como nem sempre os suprimentos estão

disponíveis no momento desejado, é necessário ter estoque para assegurar a venda.

Conforme Viana (2000) manter estoque é necessário por diversas razões:

Melhoram o nível de serviço;

Permitem economias na compra de lotes e também no transporte;

Agem como proteção contra aumentos de preços;

Protegem a empresa de incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento;

Servem como segurança contra contingências.

2.3.3 Princípios Básicos para o Controle do Estoque

Dias (1996) afirma que para organizar um setor de estoque é necessária a definição

dos seguintes aspectos:

a) Número de itens: ‘o que’ deve permanecer em estoque;

b) Periodicidade: ‘quando’ deve ser reabastecido o estoque;

c) Quantidade de reabastecimento: ‘quanto’ de estoque é necessário para um

determinado período;

13

Após estas definições, segundo o mesmo autor, deve-se manter o controle das

seguintes funções:

Solicitação e execução da compra do material;

Recebimento, armazenagem e atendimento dos materiais estocados, de acordo com

as necessidades;

Inventários periódicos;

Identificação e retirada de estoques obsoletos e danificados.

2.3.4 Custos de Estoque

Conforme Moreira (2001) é essencial a todos os sistemas de gestão de estoque, o

conhecimento dos custos incorridos em função da existência do estoque. Além do custo de

aquisição da mercadoria, existem outros diversos custos associados ao estoque. Estes podem

ser divididos pelas seguintes categorias:

a) Custo do pedido: são todos os custos incorridos desde o momento em que o pedido

é feito até o momento em que a mercadoria é estocada. Incluem os custos para a

manutenção da área de compras (pessoal, aluguel, despesas de escritório), os

custos de transporte da mercadoria e os custos de inspeção da mercadoria antes de

enviá-la ao estoque.

b) Custo de manutenção: são todos os custos para se manter certa quantidade de

mercadorias por um determinado período de tempo, geralmente um ano. São os

seguintes:

Custo do capital: é a soma de dinheiro que foi investida em estoque e que não

poderá ser aplicada em outras oportunidades que poderiam gerar um melhor

retorno.

Custo de armazenagem: são todos os custos do espaço ocupado pelas

mercadorias, seguros, taxas, perdas, obsolescência do material ou sua deterioração.

Arnold (1999) ressalta também o Custo de risco: que são os riscos de se manter

estoque. Dividem-se em:

• Obsolescência – perda do valor do produto resultante de uma mudança

no modelo ou estilo;

• Danos – estoques danificados enquanto o manuseio;

14

• Pequenos furtos – mercadorias perdidas ou furtadas;

• Deterioração – estoque que perde a validade.

c) Custo da falta de estoque: reflete as conseqüências econômicas da falta de estoque

ou atraso de pedido, tais como vendas perdidas, cancelamento de pedidos, não

cumprimento dos prazos contratuais ocasionando multas, perda de imagem e

futuros negócios.

d) CustoTotal: é o somatório do Custo de Armazenagem e do Custo de pedido. Toda

a teoria de dimensionamento e controle de estoque baseia-se em minimizar o custo

total do estoque.

Figura 1 Gráfico Custo Total de Estoque. Fonte: (Diehl, 2006)

Conforme Dias (1996) existem duas variáveis que aumentam estes custos, que são a

quantidade em estoque e o tempo de permanência em estoque. Grandes quantidades em

estoque somente poderão ser movimentadas com a utilização de pessoal ou, com o maior uso

de equipamentos, tendo como conseqüência a elevação destes custos.

15

2.3.5 Classificação ABC

Moreira (2001) afirma que gerenciar os estoques de todos os itens de uma empresa

com a mesma atenção e os mesmos métodos pode ser bastante dispendioso, obrigando a que

se encontre alguma forma de dar atenção diferenciada a certos itens.

Existem vários critérios para a classificação dos itens, mas o mais evidente de todos os

possíveis é o investimento que se faz para cada um deles. Itens que demandam altos

investimentos durante um determinado período de tempo, merecem atenção especial.

A curva ABC, ressalta Dias (1996), é um importante instrumento, que permite

classificar de acordo com os critérios propostos, e identificar aqueles itens que justificam

maior atenção e tratamento adequados quanto à sua particularidade e especificidade.

Os itens devem ser agrupados pela importância relativa, da seguinte forma:

Classe A: Grupo de materiais mais importantes que devem ser tratados com maior

atenção;

Classe B: Grupo de itens em situação intermediária;

Classe C: Grupo de itens menos importantes.

Figura 2 Curva ABC típica e usual. Fonte: Viana, 2000, p. 65

16

A interpretação deste gráfico conduz-nos ao resumo abaixo:

Tabela 1 Interpretação do gráfico da curva ABC referente à figura 2. Fonte: Viana 2000,p.65

Classe % quantidade de itens % de valor

A 5 75

B 20 20

C 75 5

O que se observa neste gráfico, é que a classe A representa o grupo de maior valor de

consumo e menor quantidade de itens, que devem ser gerenciados com especial atenção. Na

classe B, estão representados os itens de situação intermediária. Já na classe C, estão os itens

de menor valor e maior quantidade de itens, portanto menos importantes, que justificam

menor atenção no gerenciamento.

2.3.6 Níveis de Estoque

Em função de vários obstáculos no sistema de controle do estoque, os quais uma

empresa está sujeita, tais como: consumo variável de determinado item, falha administrativa

na solicitação da compra, atraso de fornecedores, entrega de material danificado, entre outros,

é importante que a empresa identifique um nível ótimo de material, que alcance um equilíbrio

entre o nível de disponibilidade e os custos de estoque.

Conforme Chopra (2003) a opção entre um nível ótimo de disponibilidade do produto

alto ou baixo depende do foco que a empresa quer dar a um determinado elemento que

acredita poder maximizar seus lucros. Por exemplo, as usinas elétricas garantem que nunca

ficam sem combustível porque a suspensão temporária do funcionamento é extremamente

onerosa. Ao contrário, a maioria dos supermercados mantém o suprimento de um determinado

produto para apenas alguns dias, em função do prazo de validade do mesmo.

O responsável pela cadeia de suprimento deve estar atento para os fatores que

influenciam o nível ótimo de disponibilidade do produto. Esse conhecimento pode ser usado

para estabelecer qual será o nível de estoque que deverá ficar armazenado e disponível em

determinado período de tempo.

17

2.3.7 Rotatividade

Também conhecida como giro de estoque, conforme Dias (1996), é uma relação

existente entre o consumo anual e o estoque médio do produto.

Rotatividade = Consumo médio anual Estoque médio

Por exemplo: o consumo anual de um item foi de 800 unidades e o estoque médio de

100 unidades. O giro foi:

Rotatividade = 800 unidades/ano = 8 vezes/ano 100 unidades

O giro de estoque foi igual a 8, ou seja, o estoque girou 8 vezes ao ano.

Este índice também pode ser obtido através de valores monetários de custo ou de

venda:

Rotatividade = Custo das vendas ($/ano) Estoque médio de produtos

Dias (1996) ressalta que para fins de controle deve-se determinar a taxa de rotatividade

adequada à cada empresa e também a cada grupo de materiais que corresponda a uma mesma

faixa de preço ou consumo.

De acordo com Viana (2000) a apreciação do índice de rotatividade fornece

informações importantes, por meio da comparação com índices de anos anteriores ou mesmo

com índices de empresas congêneres, fornecendo subsídios valiosos para ações e decisões que

se fizerem necessárias.

2.3.8 Estoque de Segurança

Para reduzir a possibilidade da empresa não ter disponível o estoque que necessita, em

função de alguma eventualidade, seja atraso de fornecedor, rejeições da qualidade ou

alterações de consumo, entre outros, é importante manter uma quantidade mínima de estoque

reservada.

Conforme Viana (2000) o estoque de segurança é também denominado estoque

mínimo, e representa a quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de

ressuprimento superior ao programado ou um consumo desproporcional.

18

Chopra (2003) afirma que tanto a variedade, como a pressão por disponibilidade,

ambas crescentes, induzem as empresas a aumentarem seu nível de estoque de segurança.

Porém, um alto nível de estoque acumulado implica em um alto custo.

Para determinar o nível adequado de estoque de segurança é importante conhecer a

incerteza de demanda ou de suprimento e também o nível desejado de disponibilidade do

produto. À medida que a incerteza de demanda ou de suprimento cresce o nível de estoque de

segurança exigido também aumenta, e vice-versa.

2.3.9 Tempo de reposição

De acordo com Dias (1996) uma das informações básicas de que se necessita para

calcular o estoque mínimo, ou estoque de segurança, é o tempo de reposição. O tempo de

reposição representa o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto

até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Este tempo pode ser

desmembrado em três partes:

a) Emissão do pedido: tempo desde a emissão do pedido de compra pela empresa até

chegar ao fornecedor;

b) Preparação do pedido: tempo que o fornecedor necessita para fabricar os produtos,

separá-los, emitir faturamento e deixá-los em condições de serem transportados;

c) Transporte: tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento dos materiais

encomendados.

Já, segundo Viana (2000, p.156), “o tempo de reposição é composto por tempos

internos da empresa como também externos”:

a) TPC - Tempo de Preparação da Compra;

b) TAF - Tempo de Atendimento do Fornecedor;

c) TT - Tempo de Transporte;

d) TRR - Tempo de Recebimento e Regularização.

Resultando na fórmula:

TR = TPC + TAF + TT + TRR

19

2.3.10 Ponto de pedido

Conforme Dias (1996) quando o saldo disponível de um determinado item do estoque

estiver abaixo ou igual a determinada quantidade chamada de ponto de pedido, significa que

este item necessita de um novo suprimento.

Arnold (1999) ressalta que utilizando esse sistema, um pedido deve ser emitido

quando ainda há estoque disponível suficiente para satisfazer à demanda do momento em que

o pedido é emitido até que o novo estoque chegue (período que se chama lead time).

Figura 3 Quantidade disponível versus tempo. Fonte: Arnold, 1999, p. 320

A figura 3 mostra a relação entre o estoque de segurança, o lead time, a quantidade do

pedido e o ponto do pedido. Conforme o mesmo autor, com o sistema de ponto de pedido:

As quantidades dos pedidos geralmente são fixas;

O ponto de pedido é determinado pela demanda média durante o lead time;

Os intervalos entre reposições variam conforme a demanda real durante o ciclo de

emissão do novo pedido.

2.3.11 Ponto de Ruptura

É o ponto em que o estoque torna-se nulo e ainda existe demanda para o mesmo.

Como, por exemplo, quando um usuário requisita um material do almoxarifado e não pode ser

atendido em virtude do estoque encontrar-se em nível zero (VIANA, 2000).

20

2.3.12 Intervalo de ressuprimento

É o intervalo de tempo entre dois ressuprimentos. Estes intervalos podem ser fixados,

dependendo das quantidades compradas do tempo de entrega do fornecedor e do consumo

médio (DIAS, 1996).

2.4 ARMAZENAGEM DE MATERIAIS

Moura (2003, p.3) assim explica “armazenagem: atividade que diz respeito à

estocagem ordenada e à distribuição de produtos acabados dentro da própria fábrica ou em

locais destinados a este fim, pelos fabricantes, ou através de um processo de distribuição”.

Dias (1996) reforça que a eficiência de um sistema de estocagem e o capital

necessário depende da escolha do sistema. O almoxarifado deve ser adaptado às condições

específicas da empresa, e também às características e natureza do material movimentado e

armazenado.

2.4.1 Almoxarifado

De acordo com Viana (2000, p.272), pode-se definir que:

Almoxarifado é o local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamentos e disposição interna condicionados à política geral de estoques da empresa.

Ele ressalta ainda que, para cumprir sua finalidade, o Almoxarifado deverá possuir

instalações adequadas, bem como recursos de movimentação e distribuição suficientes a um

atendimento rápido e eficiente.

Arnold (1999) comenta que os objetivos do almoxarifado são minimizar custos e

maximizar o atendimento aos clientes. Para tanto, as operações de um almoxarifado devem

desempenhar as seguintes tarefas:

Oferecer atendimento pontual aos clientes;

Manter um controle dos itens, de modo que possam ser encontrados pronta e

corretamente;

21

Minimizar o esforço físico, e conseqüente custo de transporte dos produtos na

entrada e saída do depósito;

Fornecer elos de comunicação com os clientes.

2.4.2 Controle do Almoxarifado

Viana (2000) afirma que o controle dos estoques depende de um sistema eficiente, o

qual deve fornecer, a qualquer momento, as quantidades que se encontram à disposição e

onde estão localizadas.

Conforme Arnold (1999) a localização do estoque, ou arranjo físico do almoxarifado,

relaciona-se com a localização de itens individuais, ou seja, o local aonde devem ser

armazenados os produtos, depende do tipo de produto, do tipo de instalações, do

processamento e tamanho de pedidos. Abaixo, alguns sistemas básicos de localização

sugeridos pelo autor:

Agrupar itens funcionalmente relacionados. Por exemplo, colocar todos os itens de

ferragens na mesma área do depósito;

Agrupar os itens de giro rápido. Assim o trabalho para movimentar estes itens é

reduzido.

Agrupar itens fisicamente semelhantes. Os itens semelhantes muitas vezes exigem

instalações semelhantes. Itens de pequeno porte podem exigir prateleiras, já itens

pesados, exigem instalações diferentes.

Colocar o estoque de trabalho e o estoque de reserva em locais separados.

Quantidades pequenas do estoque de trabalho, aquele do qual são feitas as retiradas,

podem ser posicionados perto da área de entrega, enquanto o estoque de reserva,

utilizado para repor o estoque de trabalho, pode ser colocado em um ponto mais

remoto.

Arnold (1999) ressalta ainda alguns elementos que podem ajudar no controle do

almoxarifado:

Um bom sistema de numeração de peças;

Um sistema de transação (entrada e saída de materiais) simples, porém bem

documentado.

22

2.4.3 Recebimento

Conforme Viana (2000) as atividades do recebimento abrangem desde a recepção do

material na entrega pelo Fornecedor até a entrada nos estoques.

De acordo com o mesmo autor, o recebimento compreende quatro fases:

a) Entrada de materiais;

b) Conferência Quantitativa;

c) Conferência Qualitativa;

d) Regularização.

As fases do recebimento podem ser melhor compreendidas após análise da Figura 4:

Figura 4 Fases do recebimento de materiais. Fonte: Viana 2000, p.277

23

2.4.4 Armazenagem

Viana (2000, p.277) afirma que “cuidados especiais devem ser tomados quanto à

disposição dos materiais no Almoxarifado, o qual pode conter produtos perecíveis,

inflamáveis, tóxicos e outros, sendo que as características de cada produto definirão os meios

de armazenagem”.

A armazenagem compreende cinco fases, conforme demonstra a Figura 3:

FASES DESCRIÇÃO

1˚ fase Verificação das condições pelas quais o material foi recebido, quanto à proteção e embalagem.

2˚ fase Identificação dos materiais.

3˚ fase Guarda da localização adequada.

4˚ fase Informação da localização física de guarda ao controle.

5˚ fase Verificação periódica das condições de proteção e armazenagem.

6˚ fase Separação para distribuição.

Quadro 2 Fases da armazenagem. Fonte: Viana (2000, p. 278)

2.4.5 Distribuição

Conforme Viana (2000) os materiais devem ser distribuídos mediante programação e

pleno conhecimento dos envolvidos. Além disto, somente pessoas autorizadas poderão

exercer a retirada do estoque, e mediante a apresentação de algum documento.

Abaixo, documentos sugeridos por Viana (2000) para a requisição do material:

a) Ficha de controle de estoque: documento destinado ao controle manual, por meio

de apontamentos de quantidades correspondentes à entrada e saída de material.

b) Ficha de localização: documento utilizado para indicar as localizações do

material;

c) Ficha de assinatura credenciada: documento utilizado para identificar os

funcionários autorizados a movimentar o estoque;

d) Requisição de material: documento utilizado para a retirada de material;

24

e) Devolução de material: documento utilizado para devolver material ao estoque.

Atualmente a retirada de material do estoque também pode ser feita por outro tipo de

controle, como por exemplo, leitor óptico.

2.4.6 Lay-Out do Almoxarifado

Dias (1996) define lay-out como sendo o arranjo de homens, máquinas e materiais

combinados com as características que conferem maior produtividade ao elemento humano e

o máximo de economia e rendimento na armazenagem de determinado produto.

De acordo com Moura (2003) os objetivos do lay-out de um armazém devem ser:

Assegurar a utilização máxima do espaço;

Propiciar a mais eficiente movimentação de materiais;

Propiciar a estocagem mais econômica, em relação às despesas de equipamento,

espaço, danos de material e mão-de-obra do armazém;

Propiciar flexibilidade máxima para satisfazer as necessidades de mudança de

estocagem e movimentação;

Fazer do armazém um modelo de boa organização.

De acordo com Provar (2004) a função básica para um bom gerenciamento do lay-out é

a de dispor a loja de forma confortável e estimulante para o consumidor e também de forma

que atenda aos interesses da empresa. Ou seja, dispor os produtos do mix em uma ordem

sinergética (seção, setor e grupo), numa disposição estratégica que promova a passagem

obrigatória dos clientes pelos produtos de seu interesse e também de produtos de interesse de

venda da empresa. Ressalta ainda que o lay-out é, portanto, a primeira e mais importante

comunicação da loja com o consumidor.

2.5 INVENTÁRIO FÍSICO

De acordo com Viana (2000, p.381) “o inventário físico é uma contagem periódica

dos materiais existentes para efeito de comparação com os estoques registrados e

contabilizados em controle da empresa”.

Dias (1996) ressalta que o inventário físico é geralmente efetuado através de duas

modalidades:

25

Inventários Gerais: são efetuados ao final do exercício e abrangem todos os itens

do estoque de uma única vez.

Inventários Periódicos: São contagens ao longo do ano, com maior freqüência,

porém concentrada em menor quantidade de itens, o que dará melhores condições

de análise das causas de ajustes visando ao melhor controle.

2.5.1 Objetivo do Inventário

Para Dias (1996) a empresa deve efetuar contagens físicas de seus itens de estoque

para verificar:

Discrepâncias em valor, entre o estoque físico e o contábil;

Discrepâncias em quantidades, entre o estoque físico e o contábil;

Apuração do valor total do estoque para efeito de balanços.

2.5.2 Planejamento para o inventário

Dias (1996, p.193) afirma que “um bom planejamento e preparação para inventário é

imprescindível para a obtenção de bons resultados”. Deverão ser providenciados:

a) Folhas de convocação (convocados, datas, horários e locais);

b) Fornecimento de meios de registros adequados para uma correta contagem;

c) Reanálise da arrumação física;

d) Método do inventário e treinamento;

e) Atualização e análise dos registros;

f) Cut-off para a movimentação de materiais a serem inventariados.

2.5.3 Cartão de inventário

Conforme Dias (1996) o cartão de inventário é um documento que deve ser utilizado

para o registro das informações dos itens inventariados. Os mesmos podem ser impressos em

cores distintas para identificar tipos de estoque a serem contados, e também conter partes

destacáveis para até três contagens. Devem conter espaços reservados para as seguintes

informações: código, descrição, localização, unidade, quantidade e data do inventário.

26

2.5.4 Arrumação física

O mesmo autor comenta também a importância da arrumação física. Ressalta que as

áreas e os itens a serem inventariados deverão estar organizados da melhor forma possível. Os

corredores livres e desimpedidos e os itens com suas respectivas identificações. Os

equipamentos que serão utilizados também deverão estar preparados, como por exemplo,

balanças aferidas, escadas, equipamentos de movimentação entre outros.

2.5.5 Cut-off

Consiste em um mapa com todos os detalhes dos três últimos documentos emitidos

antes da contagem (notas fiscais, notas de entrada, requisição de materiais, devolução de

materiais). Não é recomendado que haja movimentação de materiais na data da contagem,

porém existem situações em que deverão ser feitos inventários sem parar a linha de produção,

neste caso, o controle de cut-off necessita ser mais rígido, para não correr o risco de existência

de itens contados duas vezes ou não contados (DIAS, 1996).

2.5.6 Atualização e registros de estoque

Todas as entradas e saídas dos itens deverão estar obrigatoriamente atualizadas até a

data do inventário. Os emitentes dos documentos que implicam movimentações de estoque

devem realizar carimbos com “antes do inventário” nos documentos emitidos um dia antes da

data da contagem, e “depois do inventário” nos documentos emitidos no dia seguinte ao

inventário. O saldo atualizado informará a quantidade disponível do estoque na data do

inventário, e será utilizado para fins de reconciliação com o inventário físico e eventual ajuste

(DIAS, 1996).

2.5.7 Contagem do estoque

Todo item do estoque, sujeito ao inventário será contado necessariamente duas vezes.

A primeira equipe fixa os cartões de contagem nos materiais e efetua a primeira contagem,

fazendo as devidas anotações no cartão. Logo após, destaca esta primeira parte do cartão, e

27

entrega para o responsável pela segunda equipe. Após a segunda contagem e o registro do

resultado na segunda parte do cartão, o mesmo será entregue para o coordenador do

inventário. Se a primeira contagem conferir com a segunda contagem, o inventário para este

item está correto; caso não confira, é necessário uma terceira contagem. A tala identificadora

do lote permanecerá afixada ao material e somente poderá ser retirada após o término do

inventário (DIAS, 1996).

2.5.8 Reconciliações e Ajustes

Os setores envolvidos nos controles de estoque deverão providenciar justificativas

para as variações ocorridas entre o estoque contábil e o inventariado. O Departamento de

Controle de Estoque providenciará a valorização do inventário, onde constará a somatória dos

valores contábil, físico e diferenças. Dentro da política da empresa, os percentuais de

diferenças podem ser aceitos ou não. Caso aprovados, o Controle de Estoque emitirá relação

dos devidos ajustes necessários (DIAS, 1996).

2.6 CONTROLE DE ESTOQUE NO VAREJO

Existem inúmeras definições para o Varejo. Las Casas (1992) o define como sendo a

atividade comercial responsável por providenciar mercadorias e serviços desejados pelos

consumidores. Phillip Kotler (1996, p.480) em uma definição um pouco mais abrangente

afirma:

O Varejo inclui todas as atividades envolvidas na venda de bens e serviços diretamente aos consumidores finais para uso pessoal. Qualquer organização que utiliza esta forma de venda, seja um fabricante, atacadista ou varejista, está praticando varejo. Não importa como os bens ou serviços são vendidos (venda pessoal, correio, telefone ou máquina automática), ou onde eles são vendidos (em uma loja, na rua ou na residência do consumidor).

Independente da forma com que as definições são apresentadas, a essência do Varejo é

a comercialização de produtos e serviços a clientes finais.

De acordo com Levy e Weitz (2000) o estoque de mercadorias é a força vital do

varejista. Ele representa grande parte do total de ativo de uma empresa.

28

Provar (1994) ressalta que já se tornou evidente e essencial manter dados do estoque

permanentemente confiáveis. Estes dados precisam ser mantidos atuais, não apenas para

atender a decisões gerenciais da área de abastecimento, mas também para informar a respeito

da circulação dos produtos na empresa.

Para isto, os autores afirmam a necessidade da realização de inventários parciais

constantes por seção, setor ou grupo de produtos que podem ser feitos em plena operação da

loja, sem a necessidade de fechá-la para o balanço. Estes inventários permitem manter os

dados confiáveis do estoque, como também, propiciam a detecção mais imediata das

alterações do estoque. A mais expressiva é o nível de desaparecimento ou furtos, cujas

correções podem ser feitas a tempo, e não simplesmente constatados, para fins de balanço, nos

inventários totais.

Levy e Weitz (2000) comentam sobre outro controle importante e necessário ao

varejista: a rotatividade do estoque. Afirmam que este indicador é usado para avaliar a

eficiência dos gerentes quanto ao investimento feito em estoques.

Figura 5 Rotatividade do estoque. Fonte: Levy / Weytz (2000)

A figura acima demonstra o conceito de rotatividade de estoque. A mercadoria é

entregue à loja, armazenada e logo após é vendida. Pode-se considerar a rotatividade de

estoque como sendo a quantidade de vezes, na média, que o estoque circula pela loja durante

um período de tempo específico, geralmente um ano.

O cálculo para a rotatividade do estoque é definido abaixo:

29

Rotatividade do estoque = Vendas líquidas Estoque médio

O estoque médio deve ser expresso ao preço de varejo ao invés do preço de custo.

Quanto maior a rotatividade, melhor, ou seja, quanto maior forem as vendas e menor for o

estoque armazenado, mais a empresa estará lucrando. Pode-se concluir que a rotatividade do

estoque é um dos indicadores mais significativos da eficiência no varejo.

Levy e Weitz (2000) ressaltam algumas vantagens da alta rotatividade do estoque:

1. Aumento do volume de vendas, uma vez que as mercadorias mais novas e mais

fáceis de vender estão disponíveis aos clientes;

2. Menos riscos de obsolescência e remarcações;

3. Melhora na disposição dos vendedores (ninguém gosta de vender a mercadoria

de ontem);

4. Mais dinheiro para oportunidades de mercado;

5. Diminuição das despesas operacionais;

6. Aumento da rotatividade de ativos.

Já que o controle do estoque é vital para o sucesso do empreendimento, sistemas de

gestão estão sendo amplamente utilizados no varejo. Atualmente, conforme os mesmos

autores, os varejistas trabalham junto com os seus fornecedores para prever a demanda do

cliente, diminuir o tempo de espera para receber mercadorias e reduzir o investimento em

estoque.

Estes sistemas informatizados podem determinar exatamente o que está sendo vendido

por item, por classificação, por loja ou por fornecedor de minuto em minuto. Como resultado,

o investimento em estoque pode ser reduzido e os níveis de atendimento ao cliente,

aprimorados.

2.7 PROCESSOS E OPERAÇÕES

Segundo Martins e Laugeni (2002) em uma empresa industrial, entende-se que

processo é o percurso realizado por um material desde sua entrada na empresa até a sua saída

com um determinado grau de transformação. Já uma operação é o trabalho desenvolvido

sobre o material por homens ou máquinas em um certo período de tempo.

30

Em empresas de serviços, de acordo com os mesmos autores, o material fundamental

é a informação. A informação circula pela empresa entre diferentes áreas e pessoas, e é

utilizada para a tomada de decisões ou para a execução de ações, denominadas operações.

Portanto, os processos e operações estão presentes em todas as empresas,

indiferentemente do porte e do ramo em que atuam.

De acordo com Oliveira (2006) processo é um conjunto estruturado de atividades

seqüenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e,

preferencialmente, suplantar as necessidades e as expectativas dos clientes externos e internos

da empresa.

Arnold (1999) afirma que um processo é um método de fazer algo, geralmente

envolvendo vários passos ou operações. Tudo o que as pessoas fazem envolve um processo de

algum tipo. Quando alguém vai ao banco para depositar ou retirar dinheiro, está envolvido em

um processo. Várias pessoas, aguardando em um fila de espera, já se perguntaram por que a

administração não criou um processo melhor de atendimento aos clientes.

Martins e Laugeni (2002) afirmam que para a melhoria de um processo é necessário

primeiramente entendê-lo, e para isso os autores sugerem o uso do modelo 5W1H, que

significa:

1. What? (O quê?) - Objeto

2. Who? (Quem?) - Sujeito

3. How? (Como?) - Método

4. Where? (Onde?) - Local

5. When? (Quando?) - Tempo

6. Why? (Por quê?) - Razão

Os passos seguintes para obter as melhorias são:

1. Envolvimento no problema, entendendo-o claramente.

2. Geração de idéias para a solução.

Arnold (1999) ressalta que a melhoria de processo relaciona-se com a melhoria da

utilização efetiva dos recursos disponibilizados pela empresa. É o melhor modo de se fazer

um trabalho no tempo em que ele deve ser feito.

Para tanto, o autor apresenta seis passos:

1. Selecionar o processo a ser estudado.

2. Registrar o método existente para coletar os dados necessários de forma útil.

31

3. Analisar os dados registrados para gerar métodos alternativos de melhoria.

4. Avaliar as alternativas para desenvolver o melhor método de desempenhar o

trabalho.

5. Instalar o método como prática padrão, por meio de um treinamento do operador.

6. Manter o novo método.

2.7.1 Fluxograma

Existem diferentes maneiras utilizadas para registrar o fluxo dos processos. De acordo

com Arnold (1999) um registro é necessário porque é difícil manter na memória uma grande

massa de detalhes por toda a duração da análise. O registro ajuda a considerar todos os

elementos do problema em uma seqüência lógica e garante que todos os passos do processo

são realmente considerados. Ele fornece a base tanto para um exame crítico quanto para o

desenvolvimento de um método melhorado.

Conforme Martins e Laugeni (2002) o Fluxograma utiliza a simbologia de algumas

figuras conforme é demonstrado abaixo:

Figura 6 Fluxo de sistemas de informações. Fonte: Martins / Laugeni (2002)

32

Arnold (1999) afirma que estes símbolos são universalmente utilizados. Diz que ilustra

gráfica e seqüencialmente os vários passos, eventos e operações que constituem o processo.

Oferece um quadro, na forma de diagrama, do que realmente ocorre quando um produto é

feito ou um serviço é desempenhado.

33

3 MÉTODO

3.1 DELINEAMENTO DA PESQUISA

O método que foi utilizado para o desenvolvimento desta pesquisa, o estudo de caso,

segundo Roesch (1999) é um método caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um

ou alguns objetos, permitindo o conhecimento detalhado do mesmo.

Este método foi escolhido em função de ser o mais adequado aos objetivos propostos

para o trabalho, já que pretende-se melhor compreender os principais processos envolvidos

com o controle do estoque da empresa MELLO, analisá-los levando em consideração a

revisão bibliográfica e após identificar sugestões de melhorias.

Para isto utilizou-se uma pesquisa de caráter exploratório, contendo, preliminarmente,

uma etapa de investigação e coleta de dados para após a análise e sugestões de melhorias.

3.2 CLASSIFICAÇÃO DA PESQUISA

De acordo com Malhotra (2001) a pesquisa qualitativa é uma metodologia de pesquisa

não-estruturada, exploratória, baseada em pequenas amostras, que proporciona melhor

compreensão do contexto do problema.

Desta forma, pode-se classificar esta pesquisa como sendo exploratória qualitativa,

pois buscou-se conhecer e descrever os processos envolvidos com o controle do estoque da

empresa, através dos dados que foram coletados, proporcionando um entendimento geral

sobre o tema estudado.

Quanto ao tempo, a pesquisa adotou o corte-transversal, onde foram analisados apenas

dados de um determinado período de tempo.

34

3.3 UNIDADE DE ANÁLISE

A unidade escolhida para a realização da pesquisa foi a empresa MELLO Materiais de

Construção Ltda., localizada no município de São Leopoldo, no estado do Rio Grande do Sul.

A empresa possui dois almoxarifados chamados de Setor 1 e Setor 2. No Setor 1 estão

armazenados materiais de menor porte que são vendidos unitariamente, como fechaduras,

lâmpadas, fios, tintas, etc. e no Setor 2 estão armazenados materiais brutos como cimento,

pedra, brita, etc.. Esta pesquisa pretende analisar o controle de estoque do Setor 1.

3.4 COLETA DE DADOS

Algumas técnicas de coleta de dados, tais como: pesquisa em documentos internos,

entrevistas com funcionários e observação direta e participativa, foram aplicadas com o

objetivo de obter dados relevantes ao problema estudado.

Primeiramente foram analisados alguns documentos internos da empresa, como

relatórios de estoque, formulários utilizados para o controle do estoque, solicitações de

compras, notas fiscais, entre outros, onde foi possível o conhecimento de dados importantes

para a futura análise.

Após, foram realizadas entrevistas com diversos funcionários:

Um funcionário do departamento de Compras (comprador);

Dois funcionários do departamento de Almoxarifado (almoxarifes);

Uma funcionária da área fiscal (assistente fiscal);

Duas funcionárias da área de vendas (gerente de vendas e vendedora);

Uma funcionária do caixa (caixa).

Para estas entrevistas foi utilizado um roteiro, que está em anexo ao final deste estudo,

com questões referente aos assuntos relacionados com o controle do estoque na empresa.

Todavia optou-se por estimular um diálogo aberto deixando os entrevistados à vontade de

expressar suas percepções a respeito do assunto.

E por fim, a observação direta e participativa do ambiente de trabalho dos funcionários

envolvidos com os processos de compra de material, recebimento, lançamento contábil,

armazenagem e distribuição do material, possibilitou a compreensão destas atividades,

permitindo maior visibilidade do processo como um todo.

35

3.5 ANÁLISE DE DADOS

Segundo Roesch (1996, p.156) “O pesquisador ao encerrar sua coleta de dados, depara

com uma quantidade imensa de notas de pesquisa ou de depoimentos, que se materializam na

forma de textos, os quais terá de organizar para depois interpretar”.

O método utilizado para a análise dos dados coletados foi a análise de conteúdo.

Este método busca classificar palavras, frases, ou mesmo parágrafos em categorias de

conteúdo. Cabe ao pesquisador interpretar e explicar esses resultados, utilizando teorias

relevantes.

Abaixo, é apresentado um roteiro simples, sugerido por Roesch (1996), para a análise

de conteúdo:

a) defina as unidades de análise (palavra, parágrafo, texto completo);

b) defina as categorias;

c) codifique todo o texto;

d) se houver um número grande de casos, estratifique as respostas, elaborando

comparações entre grupos;

e) apresente os dados de forma criativa;

f) interprete os dados utilizando teorias conhecidas, ou procure levantar algumas

hipóteses.

Seguindo orientação da mesma autora, os dados coletados foram organizados em uma

tabela e classificados por categorias de conteúdo, como por exemplo: todos os dados que

foram coletados referente ao assunto Notas Fiscais, foram agrupados na categoria de Nota

Fiscal, e assim sucessivamente.

Com este agrupamento de dados, tornou-se mais fácil a compreensão dos mesmos.

Também, permitiu que fossem feitas comparações e confrontações de informações e

opiniões, auxiliando na análise final, para enfim, tornar possível que fossem feitas sugestões

de melhorias na gestão do estoque da empresa.

36

4 O CASO MELLO MATERIAIS DE CONSTRUÇÃO LTDA.

4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

A história da empresa MELLO começa em 1987, quando o Sr. Evaldo Mello e sua

esposa, Sra. Carmen Mello, na busca de ter o seu próprio negócio, construíram em São

Leopoldo, na região do Vale do Sinos, uma pequena loja num terreno alugado, aonde

começaram vendendo apenas areia, brita, pedra e cimento. Os únicos funcionários eram

apenas os dois proprietários, onde a Sra. Carmen cuidava das vendas no balcão e o Sr. Evaldo

preocupava-se com a compra do material.

Em 1991, um forte cliente apostou na empresa, efetuando o pagamento antecipado de

uma alta quantia em dinheiro para a futura retirada do material, assim que fosse necessário.

Todo este valor foi aplicado, e como na época o Brasil enfrentava elevadas taxas de inflação,

a empresa obteve um alto rendimento desta aplicação. Este fato foi fundamental para

impulsionar o crescimento da empresa.

Atualmente a Mello está situada no mesmo local, porém sendo proprietária desta área

e tendo agora dimensões em torno de 6.000 m2, dos quais 4.000 são cobertos. Possui uma

estrutura com três níveis hierárquicos, formados pelos seus dois sócios, Sr. Evaldo Mello e

sua esposa Sra. Carmen Mello, que possuem largas margens de controle, dois gerentes, um

para a área de vendas e outro para a área de entregas e uma equipe com 40 funcionários.

A Empresa trabalha com uma completa linha de materiais básicos e de acabamentos

para construções, reformas e manutenção predial. Portanto, seus principais clientes são

consumidores finais, profissionais do ramo, construtoras e pessoas jurídicas.

A Mello vem atuando neste mercado há 20 anos e, desde então, busca oferecer os

melhores produtos e um atendimento de qualidade aos seus clientes. Para isto, além do bom

37

atendimento na loja, a empresa também conta com uma frota própria de 10 caminhões que lhe

permite entregar as suas encomendas de forma rápida e eficiente.

Figura 7: Vista parcial da empresa Mello Materiais de Construção Ltda.

4.2 APRESENTAÇÃO DO ALMOXARIFADO: SETOR 1

De acordo com Viana (2000) o almoxarifado é o local destinado à fiel guarda e

conservação de materiais.

No almoxarifado do Setor 1 da empresa Mello, estão armazenados aproximadamente

10.000 itens. Ele é destinado a mercadorias de menor porte, às quais são vendidas

unitariamente, como por exemplo, fechaduras, lâmpadas, fios e tintas.

Está situado logo atrás dos balcões de vendas, e possui acesso fácil a todos os

funcionários da empresa, não sendo necessário a autorização para a entrada no local.

Também há um acesso aos clientes, que é conhecido como doca do Setor 1. Esta doca

é utilizada para retirar mercadorias de maior porte. Logo na entrada, existe uma campainha,

que é utilizada pelos clientes para chamar os almoxarifes, caso eles não estejam no local.

38

Figura 8: Vista da doca do Setor 1 (acesso aos clientes).

4.2.1 Lay-Out do Almoxarifado

O almoxarifado do Setor 1 está subdividido em dois andares. No térreo encontram-se

os itens de maior circulação e também os de menor porte. Já no primeiro andar estão os itens

de menor circulação e de maior porte. Também encontra-se no primeiro andar o estoque

auxiliar dos itens de maior circulação, que será melhor detalhado ao longo deste estudo.

No térreo existem vários corredores com diversas prateleiras. Cada corredor possui um

tipo de mercadoria, como por exemplo, material elétrico, soldável, tintas ou ferramentas,

conforme é demonstrado na Figura 8.

39

Figura 9: Foto das prateleiras do setor de tintas.

A maioria das prateleiras que estão neste andar possui uma identificação anexada à sua

frente, com a descrição da mercadoria que ali está armazenada. Esta descrição auxilia tanto

para o armazenamento de um novo lote de mercadorias recebidas, quanto para a separação das

mercadorias que constam no pedido feito pelo cliente. Estas prateleiras estão demonstradas na

Figura 9.

40

Figura 10: Foto das prateleiras do setor de parafusos.

No primeiro andar do almoxarifado do Setor 1 a grande maioria das prateleiras não

possui identificação. Apenas os itens de maior porte possuem locais pré-determinados e

identificados. Os itens de pequeno volume ficam normalmente em um mesmo local. Porém

este local não possui identificação, muitas vezes ocorre destes itens serem armazenados nas

prateleiras que possuem espaço disponível.

Um dado já comentado é a existência do estoque auxiliar para algumas mercadorias.

Em função do espaço do almoxarifado térreo ser muito restrito, tornou-se necessário

armazenar este estoque no primeiro andar. Desta forma, é possível que um mesmo item possa

estar em dois locais diferentes.

Também não existe um local pré-determinado para este estoque auxiliar no primeiro

andar. Como a rotatividade é muito alta, ele fica armazenado nas prateleiras que possuem

espaço disponível.

41

4.2.2 Controle de estoque no Almoxarifado

Existem hoje na empresa, duas pessoas responsáveis pelo almoxarifado do Setor 1.

Além de receberem as mercadorias dos fornecedores, as armazenam em seus respectivos

locais. Em algumas situações, os almoxarifes também auxiliam os vendedores, levando

mercadorias de maior porte ao balcão de vendas quando é solicitado, ou ainda, fazendo a

entrega ao cliente através da Doca do Setor 1.

Não existe qualquer tipo de registro a respeito dos locais exatos onde estão

armazenadas as mercadorias. O armazenamento é feito por feeling, ou seja, os almoxarifes

sabem o local onde estão determinados itens em função da prática. Todavia, na grande

maioria das prateleiras existe a identificação da mercadoria, o que também os auxilia.

Em alguns casos, prateleiras do almoxarifado do térreo são pequenas demais para

comportar a quantidade total das mercadorias recebidas. Desta forma, o restante do estoque de

um determinado item é armazenado no primeiro andar. Ou seja, é possível que uma mesma

mercadoria possa estar em dois locais diferentes.

Os almoxarifes não tem a informação de quais as mercadorias possuem estoque

auxiliar. Desta forma, eles precisam procurá-las no primeiro andar para identificar se existem

ou não. Entretanto, o almoxarifado do primeiro andar, não possui um local exato para o

armazenamento deste estoque auxiliar, que normalmente é colocado em alguma prateleira

disponível, o que dificulta a sua procura.

Como anteriormente comentado, todos os funcionários da empresa tem livre acesso ao

almoxarifado, não necessitando de autorização. Também para retirar alguma mercadoria, não

é necessária nenhuma solicitação, ou seja, qualquer funcionário a qualquer momento pode

retirar mercadorias da prateleira, sem restrição alguma.

Através da doca do Setor 1, os almoxarifes podem fazer a entrega de mercadorias

diretamente aos clientes. Esta entrega somente é feita com a apresentação do formulário de

“Autorização de Entrega de Mercadoria”, ou com o “Cupom Fiscal”, o que indica que aquele

cliente já efetuou o pagamento pela mercadoria.

A “Autorização de Entrega de Mercadoria”, que está demonstrada no anexo 2, é

emitida pelo caixa somente em determinados casos. Por exemplo, quando o cliente, dono da

propriedade que está sendo construída, solicita à Mello que não entregue o Cupom Fiscal à

pessoa que está buscando o material, por exemplo: algum pedreiro. Normalmente, no final da

42

semana o cliente, dono da propriedade em construção, vai até à empresa buscar os seus

Cupons Fiscais e fazer o devido pagamento de suas compras.

4.3 DESCRIÇÃO DE PROCESSOS

De acordo com Arnold (1999) processo é um método de fazer algo, geralmente

envolvendo vários passos ou operações.

Abaixo serão detalhados os processos mais importantes relacionados com o controle

de estoque da empresa Mello.

4.3.1 Compra de materiais

Existe atualmente na empresa, uma pessoa responsável pelas compras das mercadorias

do almoxarifado do Setor 1.

Este comprador, todas as sextas-feiras, sábado e segundas-feiras pela manhã visita o

almoxarifado para fazer o levantamento das necessidades de compra. Com o auxílio de uma

planilha e também de sua percepção sobre o estoque mínimo/mês e sobre o tempo de

ressuprimento de cada fornecedor, o comprador verifica visualmente em todos os corredores e

prateleiras o que é necessário comprar.

Esta verificação ocorre da seguinte forma:

Ao perceber uma determinada mercadoria que ele normalmente compra 100 uns

por mês, e que neste momento tem apenas 20 uns na prateleira, conclui que deve

fazer uma nova encomenda.

Também, existe um livro de faltas que fica em uma gaveta no balcão de vendas, onde

os almoxarifes e vendedores anotam as mercadorias que estão faltando. Esta informação é

importante ao comprador, pois o auxilia a identificar a necessidade de compra.

Depois deste levantamento da necessidade de compra, o comprador faz o contato com

os fornecedores através do telefone para agendar as visitas para a negociação.

Todas as terças, quartas e quintas-feiras o comprador recebe os fornecedores na

empresa. Neste momento é negociada a compra da mercadoria: quantidade, preço e prazo de

entrega. Após o comprador emite uma “Ordem de Compra” no sistema e o fornecedor

preenche a sua “Ordem de Pedido”, contendo itens, quantidades e preços que foram

43

acordados. A segunda via desta Ordem de Pedido, juntamente com a cópia da Ordem de

Compra são encaminhadas ao almoxarifado para a futura conferência no momento do

recebimento das mercadorias.

Em alguns casos a compra pode também ser efetuada através de telefone, ou através de

e-mail. Após, o comprador emite a “Ordem de Compra” no sistema e envia uma cópia ao

almoxarifado. Desta forma o almoxarifado terá apenas a “Ordem de Compra” para a

conferência das mercadorias recebidas.

Existe um quadro de avisos anexado na parede na área de vendas, onde o comprador

indica a previsão de recebimento das mercadorias de maior circulação. Esta informação

auxilia os vendedores a identificarem as mercadorias que estão em falta e informar aos

clientes que as solicitarem quando as terão disponíveis na empresa.

4.3.2 Recebimento

Conforme Viana (2000) as atividades do recebimento abrangem desde a recepção do

material na entrega pelo fornecedor até a entrada nos estoques.

Na empresa Mello este processo acontece da seguinte forma:

No momento de um novo recebimento de mercadorias, algumas conferências são

feitas. Estas são necessárias para manter o controle do que foi recebido ser

exatamente igual ao que foi comprado. Seguem:

1. Nota fiscal confere com a Ordem de Compra?

2. Volumes recebidos conferem com a nota fiscal?

3. Quantidade total recebida confere com a nota fiscal?

Após todas estas conferências, o material é recebido e a nota fiscal encaminhada

ao setor fiscal para ser processado o recebimento no sistema.

Para melhor detalhamento deste processo, abaixo segue um fluxograma com todas as

atividades envolvidas no recebimento das mercadorias.

44

Almoxarife recebe a Nota Fiscal e compara com a ordem de compra.

NF igual à Ordem de Compra?

Almoxarife solicita ao forne-cedor descarregar o cami-nhão, colocando as merca-dorias na área de recebi-mento

Almoxarife confere volumes recebidos com a informação que consta na nota fiscal.

Volumes e Nota fiscal conferem?

Almoxarife assina o canhoto da nota fiscal e entrega ao fornecedor, liberando-o para a saída.

Almoxarife confere quanti-dade total recebida com a informação que consta na nota fiscal.

Almoxarife solicita a presen-ça do comprador para auto-rizar ou não o recebimento.

Comprador autoriza re-cebimento?

Almoxarife devolve a nota fiscal ao fornecedor e o libera.

Qtde total confere

com N.F.

Almoxarife entrega a NF para o setor Fiscal e inicia o armazenamento.

Sim

Não

Não

Sim

Sim

Não

Sim

Chegada do caminhão com um novo recebimento.

Almoxarife repassa informa-ção ao comprador para ten-tativa de negociação com o fornecedor.

Não

FINAL

Figura 11 – Fluxo do processo de recebimento.

45

4.3.3 Armazenagem

Moura (2003) explica armazenagem como sendo a atividade que diz respeito à

estocagem ordenada em locais destinados a este fim.

Os almoxarifes da empresa Mello, fazem a armazenagem das mercadorias recebidas,

levando em consideração os seguintes critérios:

a) Tomar o devido cuidado para não avariar nenhum produto;

b) Controlar os prazos de validade, ou seja, colocar os itens mais antigos atrás dos

mais novos na prateleira.

Seguindo estes critérios eles fazem a transferência das mercadorias que estão na área

de recebimento para as suas respectivas prateleiras.

Como não existe qualquer tipo de registro a respeito dos locais exatos onde estão

armazenadas as mercadorias. O armazenamento é feito por feeling, ou seja, os almoxarifes

sabem o local onde estão determinados itens em função da prática. Todavia, na grande

maioria das prateleiras existe a identificação da mercadoria, o que também os auxilia.

4.3.4 Distribuição interna

Conforme Viana (2000) os materiais devem ser distribuídos mediante programação e

pleno conhecimento dos envolvidos. Além disto, somente pessoas autorizadas poderão

exercer a retirada do estoque, e mediante a apresentação de algum documento.

Porém na empresa Mello, a distribuição de mercadorias não acontece desta forma.

Todo e qualquer funcionário da empresa pode pegar um item no almoxarifado sem ser

necessário qualquer solicitação ou autorização de alguém.

A movimentação das mercadorias na empresa, é alta e dinâmica. A entrega das

mercadorias aos clientes pode acontecer de várias maneiras, por diversas pessoas e em

diferentes locais. As pessoas podem ser: vendedores, caixas ou almoxarifes; e os locais onde

podem ocorrer: o balcão de vendas, o balcão do caixa, a doca do Setor 1, o setor de entregas e

a própria residência do cliente.

Dependendo do tipo de mercadoria que o cliente está comprando, a entrega acontecerá

em diferentes locais, conforme segue:

46

Entrega de mercadorias de pequeno volume:

a. Balcão de Vendas: o cliente faz o pedido com os vendedores, efetua o pagamento no

caixa e com o cupom fiscal retira a mercadoria com os próprios vendedores. Neste

caso, os vendedores pegam as mercadorias no almoxarifado e fazem a entrega ao

cliente no balcão de vendas. Após esta entrega o vendedor efetua a saída no cupom

fiscal, ou seja, escreve um certinho com caneta ao lado das descrições dos itens que

foram entregues ao cliente, conforme está demonstrado no anexo 3.

b. Balcão do Caixa: o cliente faz o pedido com os vendedores, é encaminhado ao caixa e

após efetuar o pagamento aguarda para retirar suas mercadorias. Os vendedores fazem

a separação do material e levam até o balcão do caixa onde entregam aos clientes e

efetuam a saída no cupom fiscal.

Entrega de mercadorias de alto volume:

c. Doca do Setor 1: O cliente, após fazer o pedido com o vendedor, efetua o pagamento

no caixa e com o próprio cupom fiscal vai até a doca do Setor 1 e retira a mercadoria.

Neste caso o almoxarife separa o material, entrega ao cliente e efetua a saída no

cupom fiscal, ou seja, escreve um certinho com caneta ao lado da descrição do item

que foi entregue ao cliente.

Existem alguns casos, conforme já mencionado no capítulo sobre “Controle de

estoque no Almoxarifado” onde o cupom fiscal deve permanecer no caixa em função

da solicitação feita pelo cliente, dono da propriedade que está sendo construída, que

não entregue o Cupom Fiscal à pessoa que está buscando o material, por exemplo:

algum pedreiro.

Neste caso é emitido o formulário de “Autorização de Entrega de Mercadoria”,

o qual o cliente utiliza para fazer a retirada da mercadoria na doca do Setor 1.

Entrega de mercadorias de pequeno e alto volume:

d. O cliente faz o pedido com o vendedor e efetua o pagamento no caixa. Com o cupom

fiscal, retira com o vendedor a mercadoria de pequeno volume, após o vendedor efetua

a baixa no cupom fiscal sinalizando o material que já foi entregue no balcão de vendas

e encaminha o cliente à doca do Setor 1. Lá, o almoxarife separa a mercadoria faltante,

entrega ao cliente e efetua a baixa no cupom fiscal.

47

Entrega de mercadorias na residência do cliente:

e. O cliente faz o pedido com o vendedor e neste momento indica que deseja receber em

casa as suas mercadorias. O vendedor coloca no pedido esta informação, indicando

data, horário e local aonde as mercadorias devem ser entregues. O cliente pode efetuar

o pagamento neste momento ou ao receber a sua mercadoria. Após é emitido no caixa

a “Guia de Entrega”, conforme demonstrada no anexo 4, onde constam informações

sobre os itens e quantidades que foram comprados, local e data para a entrega. O

cliente leva uma cópia desta “Guia de Entrega” e a outra cópia é colocada em uma

gaveta próximo ao balcão das Vendas. Uma campainha é acionada duas vezes,

indicando aos almoxarifes que existem Pedidos para serem entregues na residência de

clientes. Os almoxarifes pegam estes pedidos, separam o material e levam ao Setor de

Entregas. Neste setor de entrega o material é conferido e embarcado no caminhão, em

seguida é solicitada a emissão da nota fiscal, referente ao número do pedido que estará

sendo transportado. O pessoal do Setor de Entregas busca a nota fiscal e então faz o

transporte das mercadorias até a residência do cliente. O cliente assina o canhoto da

nota fiscal indicando o recebimento. Após, este canhoto é entregue ao pessoal do caixa

para o devido arquivo.

4.4 CONTROLE DE ESTOQUE NA EMPRESA

Dias (1996) afirma que para organizar um setor de estoque é necessário ter a definição

do número de itens que devem permanecer em estoque, de quanto tempo precisam continuar

em estoque e da quantidade de estoque que é necessária para um determinado período.

A empresa Mello não possui a informação da quantidade exata de estoque existente,

nem do tempo que estão em estoque.

Quando algum funcionário, geralmente os almoxarifes, percebem que um item está

parado no estoque há muito tempo, avisam a gerência de vendas. Normalmente, são feitas

promoções destas mercadorias, fazendo assim girar o estoque.

Em relação a quantidade de reabastecimento, a empresa conta com a percepção do

comprador em função de sua prática. Também há um sistema utilizado pela empresa,

chamado SIGAM, que auxilia neste conhecimento. Existe um módulo que informa todos os

itens e quantidades que foram compradas em um determinado período de tempo.

48

4.4.1 Codificação e classificação do estoque

Apesar de existir uma codificação no sistema para todas as mercadorias armazenadas

na empresa, este código não é utilizado. As mercadorias são identificadas pela sua descrição e

especificação.

A maioria das mercadorias possuem o código de barras do fornecedor. Este código,

que é digitado no sistema a cada novo recebimento, também auxilia na identificação do

material, pois identifica qual é o fornecedor

A empresa não utiliza nenhum sistema de classificação de estoque. Os funcionários

que manuseiam as mercadorias, apenas tem uma percepção de quais mercadorias são mais

frágeis e quais são mais onerosas para a empresa e que precisam ter um maior cuidado.

4.4.2 Custos e níveis do estoque

Conforme Moreira (2001) é essencial a todos os sistemas de gestão de estoque, o

conhecimento dos custos incorridos em função da existência do estoque.

A empresa Mello desconhece estes valores. Ela não sabe qual é o montante de estoque

que possui armazenado e também não possui controle sobre os outros diversos custos

associados ao estoque.

Uma das preocupações da empresa é com o custo de obsolescência. Existem

atualmente na empresa várias mercadorias que possuem prazo de validade. Quando alguma

destas mercadorias está com o prazo vencido, como por exemplo tintas, eles tentam fazer a

troca com o fornecedor, caso não consigam eles a utilizam na própria empresa, e em último

caso a mercadoria vai para o lixo.

A empresa também está preocupada com as mercadorias que são avariadas dentro do

almoxarifado. Este evento acontece esporadicamente. Porém eles não tem outra alternativa

senão descartar esta mercadoria.

A empresa desconhece o montante de mercadorias vencidas e avariadas, porém sabe

da existência destes eventos está analisando a viabilidade de inserir algum procedimento para

manter este controle.

49

4.4.3 Inventário do estoque

De acordo com Viana (2000, p.381), “o inventário físico é uma contagem periódica

dos materiais existentes para efeito de comparação com os estoques registrados e

contabilizados em controle da empresa”.

O inventário do estoque na empresa Mello acontece uma vez por ano. Ele é realizado

durante o expediente normal de trabalho, ou seja, com mercadorias sendo recebidas e

vendidas no mesmo momento em que está acontecendo a contagem física.

Duas ou três pessoas, normalmente vendedores, almoxarife e comprador fazem a

contagem dos itens. Após este levantamento, as informações sobre as quantidades de cada

item são entradas no sistema, sem prévia conciliação do que já constava anteriormente, em

função de não haver um controle no módulo de estoque do sistema utilizado pela empresa.

Porém os dados do último inventário realizado não foram registrado no sistema em

função da empresa estar mudando de software de gestão na mesma época. Desta forma as

informações que constam no novo sistema não são confiáveis.

4.5 ANÁLISE E SUGESTÕES DE MELHORIAS

4.5.1 Recebimento e lançamento contábil

Conforme Viana (2000) o recebimento compreende quatro fases: entrada de materiais,

conferência quantitativa, conferência qualitativa e regularização.

Durante o período de observação no setor de recebimento foi possível verificar que os

procedimentos acontecem de forma a garantir que o material que está sendo recebido é o que

foi devidamente comprado.

Porém a conferência quantitativa, ou seja, a verificação se a quantidade total da

mercadoria recebida é igual a quantidade que consta na nota fiscal, é feita somente após a

liberação do caminhão do fornecedor. Caso haja alguma discrepância torna-se difícil a

correção do erro, visto que o canhoto de recebimento da nota fiscal já foi assinado e o

fornecedor já foi liberado.

Outro fator observado diz respeito ao lançamento contábil da mercadoria no sistema,

que, de acordo com Viana (2000), é a última fase do recebimento, ou seja, a regularização.

50

Na Mello, o lançamento da nota fiscal, ou a entrada do saldo no sistema é feito ao longo do

mês corrente do recebimento da mercadoria.

Este procedimento ocasiona total descontrole do estoque através do sistema, pois é

possível que as mercadorias que estão sendo vendidas ainda nem constem no sistema. Para

que o saldo lógico reflita exatamente o saldo do estoque físico, todos os lançamentos

contábeis devem ser feitos logo após o recebimento da mercadoria.

Outra oportunidade que foi verificada diz respeito ao uso do código de barras para

agilizar o lançamento contábil e não dar margens a possíveis erros de digitação. A maioria

das mercadorias recebidas, cerca de 95%, possuem o código de barras do fornecedor e a

empresa Mello também possui leitores de código de barras, porém não os utiliza porque os

computadores não estão preparados para utiliza-los.

Área responsável Problema evidenciado: Sugestão de melhoria:

Recebimento Conferência quantitativa após a assinatura do canhoto da nota fiscal e liberação do caminhão do fornecedor.

Conferir se a quantidade total recebida corresponde a quantidade que consta na nota fiscal, antes da assinatura do canhoto da nota fiscal e da liberação do caminhão do fornecedor.

Recebimento Lançamento contábil realizado ao longo do mês corrente ao recebimento da mercadoria.

Realizar o lançamento contábil logo após o recebimento da mercadoria.

Recebimento Não utilização do leitor de código de barras das mercadorias no momento do lançamento contábil.

Preparar os computadores para o uso dos leitores de código de barras das mercadorias.

Quadro 3 – Sugestões de Melhorias para a área de Recebimento.

4.5.2 Armazenagem

Viana (2000) comenta na página 23 deste estudo sobre as cinco fases da

armazenagem. A quarta fase diz respeito à informação da localização física de guarda ao

controle. Na Mello os corredores e prateleiras não possuem identificação, o que impossibilita

esta informação quanto à localização física dos materiais.

51

Ainda sobre a localização de materiais, a empresa trabalha com estoque auxiliar, ou

seja, uma mesma mercadoria pode estar em dois locais diferentes. Porém, as mercadorias que

possuem estoque auxiliar não estão identificadas, dificultando tanto ao comprador no

momento do levantamento das necessidades de compra, quanto ao vendedor no momento da

separação das mercadorias de um novo pedido.

Outra das cinco fases comentada pelo mesmo autor é referente à verificação periódica

das condições de proteção e armazenagem. Na empresa Mello existem várias mercadorias que

estão há muito tempo paradas no depósito e algumas embalagens estão danificadas e/ou

empoeiradas. Além de ser um incômodo para o cliente receber sua mercadoria com a

embalagem empoeirada, também, é possível que este descuido das condições em que as

mercadorias estão armazenadas provoque algum estrago, sendo necessário o descarte da

mercadoria.

Área responsável Problema evidenciado: Sugestão de melhoria:

Almoxarifado Corredores e prateleiras sem identificação.

Identificar todos os corredores e prateleiras.

Almoxarifado Não há o conhecimento da localização física das mercadorias.

Criar um relatório de estoque que contenha todas as mercadorias existentes e seus respectivos locais no depósito.

Almoxarifado Mercadorias com embalagens empoeiradas e/ou danificadas.

Verificação periódica das condições de proteção e armazenagem do almoxarifado.

Quadro 4 – Sugestões de Melhorias para a área de Almoxarifado.

4.5.3 Distribuição

Conforme Viana (2000) os materiais devem ser distribuídos mediante programação e

pleno conhecimento dos envolvidos. Além disto, somente pessoas autorizadas poderão

exercer a retirada do estoque, e mediante a apresentação de algum documento.

Acredita-se que o processo de distribuição de mercadorias na empresa Mello é um dos

problemas mais críticos que devem ser tratados. Todo e qualquer funcionário da empresa tem

52

livre acesso ao almoxarifado e pode, sem a necessidade de solicitação ou apresentação de

algum documento, exercer a retirada de mercadorias do depósito.

O processo de entrega das mercadorias aos clientes é realizado por diversas pessoas e

em diferentes locais. Além de não ser confortável ao cliente, pois o deixa confuso no

momento da retirada da mercadoria, abre a possibilidade de um funcionário entregar ao

cliente uma mercadoria que não foi devidamente solicitada pelo mesmo.

A sugestão que é proposta para a resolução deste problema é a criação de um balcão

de entregas, onde somente funcionários autorizados a requisitar mercadorias do

almoxarifado e que fossem devidamente treinados a fazerem a conferência das mercadorias

que estão sendo entregues aos clientes.

Também, seguindo a orientação do mesmo autor, a entrada de pessoas no

almoxarifado e a retirada de mercadorias somente poderiam acontecer com a devida

autorização do responsável pelo almoxarifado e/ou com a devida requisição do material, para

futura comprovação da saída da mercadoria.

Área responsável Problema evidenciado: Sugestão de melhoria:

Expedição A entrega de mercadorias aos clientes é realizada por diversos funcionários e em diferentes locais.

Criação de um setor de entregas, com funcionários devidamente treinados para a conferência das mercadorias que foram compradas pelo cliente e que estão sendo entregues.

Almoxarifado Entrada de pessoas no almoxarifado sem autorização e retirada de mercadorias sem requisição.

Isolar o almoxarifado onde somente pessoas autorizadas pudessem entrar e as mercadorias fossem entregues somente com requisições ou com o conheci-mento do almoxarife.

Quadro 5 – Sugestões de Melhorias para a área de Distribuição.

4.5.4 Inventário

De acordo com Provar (1994) já se tornou evidente e essencial manter dados do

estoque permanentemente confiáveis. Estes dados precisam ser mantidos atuais, não apenas

53

para atender a decisões gerenciais da área de abastecimento, mas também para informar a

respeito da circulação dos produtos pela empresa.

Para isto, os autores afirmam a necessidade da realização de inventários parciais

constantes por seção, setor ou grupo de produtos que podem ser feitos em plena operação da

loja, sem a necessidade de fechá-la para o balanço. Estes inventários permitem manter os

dados confiáveis do estoque, como também, propiciam a detecção mais imediata das

alterações do estoque. A mais expressiva é o nível de desaparecimento ou furtos, cujas

correções podem ser feitas a tempo, e não simplesmente constatados, para fins de balanço, nos

inventários totais.

Na Mello são realizados apenas inventários gerais ao final de cada ano, sendo que os

dados do último inventário realizado não foram entrados no sistema, em função da empresa

estar migrando para outro software de gestão. Com isto, as informações sobre o estoque que

constam no sistema não são confiáveis.

Os vendedores da empresa ressaltam que não podem finalizar uma venda com

segurança sem antes ter que conferir no depósito se existe realmente o saldo da mercadoria

solicitada pelo cliente. Eles afirmam que esta demora prejudica a efetivação da venda.

Muitas vezes, eles acreditando que a empresa possui a mercadoria que o cliente deseja,

efetivam a venda sem a devida verificação no depósito e solicitam ao cliente ir até o caixa

processar o pagamento. No momento da separação das mercadorias percebem que o item que

foi solicitado pelo cliente não possui saldo. Quando isto ocorre é necessário fazer o

cancelamento da compra. Este é um fato muito desgastante que prejudica a imagem da

empresa perante seus clientes.

Desta forma, é imprescindível manter atuais os dados do estoque no sistema. Além de

facilitar o processo da venda, auxilia no levantamento das necessidades de compras, e informa

a respeito da circulação das mercadorias na empresa.

Área responsável Problema evidenciado: Sugestão de melhoria:

Almoxarifado Dados do último inventário geral realizado não entrados no sistema.

Realizar novo inventário geral e entrar dados no sistema.

Almoxarifado Não há inventários periódicos. Ao final de cada semana fazer um inventário por grupo de mercadorias.

Quadro 6 – Sugestões de Melhorias para a área de Inventário.

54

4.6 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Constatou-se que a empresa Mello tem grandes oportunidades de melhorias no

controle de seu estoque. Através da pesquisa participante foi verificado que não é dada a

devida importância para as atividades relacionadas com o estoque da empresa.

Já no início do processo - no recebimento de materiais do fornecedor - a conferência

final (quantidade total x informação que consta na nota fiscal) é feita somente após a liberação

do caminhão, não tendo a oportunidade de correção caso ocorra alguma divergência. Na

seqüência, o lançamento contábil é processado no sistema ao longo do mês corrente do

recebimento, sendo que para o devido controle do estoque, deveria acontecer logo após o

recebimento da mercadoria.

Também na armazenagem não existem procedimentos que auxiliem esta atividade.

Fato claro, são os almoxarifes, que, não tendo a informação exata do local onde deve ser

armazenada a mercadoria, a executam através de feeling.

E ao final da movimentação do estoque pela empresa - na distribuição e saída de

mercadorias - não existe qualquer controle. Todos funcionários da empresa tem livre acesso

ao depósito e desta forma podem retirar mercadorias sem o devido controle ou conhecimento

dos responsáveis pelo almoxarifado.

Acredita-se que o problema chave para o descontrole do estoque é a informalidade dos

processos. A Mello por ser uma empresa familiar e de pequeno porte atua na confiança de que

seus funcionários, muitos com vários anos na função, cumprirão suas tarefas sem a

necessidade de regras e procedimentos.

Porém a empresa percebendo o crescimento e desenvolvimento de sua estrutura e a

complexidade crescente tanto na administração de materiais quanto na distribuição física,

acredita que necessita de um maior controle de seu estoque, tanto para a rápida tomada de

decisões básicas como a compra de mercadorias, quanto para a informação dos custos

envolvidos com seus estoques, fornecendo-lhe ciência do investimento que está sendo feito

em relação ao estoque.

Desta forma a empresa está há procura de pessoas capacitadas que possam lhe auxiliar

na busca deste controle. A Mello está totalmente aberta e receptiva às sugestões que lhe

ofereçam um maior controle de seu estoque. Esta postura da empresa proporcionou este

55

estudo, o qual, receberá a análise de viabilidade de implementação das sugestões de melhorias

que foram propostas.

56

5 CONCLUSÃO

A realização deste estudo teve como objetivo geral analisar a gestão de estoque da

empresa Mello Materiais de Construção Ltda. e identificar oportunidades de melhorias para o

controle de estoque na empresa.

Para tanto, foram utilizadas algumas técnicas para a coleta de dados, tais como:

pesquisa em documentos internos, entrevistas com funcionários, observação direta e

participativa nas atividades envolvidas no controle de estoque da empresa.

Estes dados coletados foram analisados de acordo com um método conhecido por

Análise de Conteúdo. Os dados foram agrupados por categorias de assuntos, onde tornou-se

possível confrontar informações e opiniões, facilitando a compreensão e análise do assunto.

Este estudo teve como objetivos específicos a descrição e análise dos processos

envolvidos, o reconhecimento dos principais problemas no controle do estoque e a

identificação de oportunidades de melhorias.

Sendo assim, os processos mais importantes envolvidos com o controle de estoque na

empresa - recebimento, armazenagem e distribuição interna - foram detalhados e estudados.

Com base na revisão bibliográfica pode-se identificar alguns problemas que dificultam o

controle de estoque na empresa e então propor algumas sugestões de melhorias.

Na área de recebimento, a principal sugestão de melhoria diz respeito ao momento em

que é feita a conferência final, ou seja, a verificação se a quantidade total é igual à quantidade

que consta na nota fiscal. Tal conferência deve acontecer antes da assinatura do canhoto da

nota fiscal e da liberação do caminhão, pois caso ocorra alguma divergência, ainda é possível

a correção.

Analisando a área de armazenagem pode-se também propor algumas sugestões de

melhorias. Entre as quais, pode-se citar a identificação em todos os corredores e prateleiras do

57

almoxarifado, tendo como objetivo facilitar a localização das mercadorias e também

possibilitar a criação de um relatório de estoque, que contenha todos os itens existentes na

empresa e seus respectivos locais no depósito.

Os principais problemas no controle de estoque da empresa foram detectados na área

da distribuição interna. Conforme Viana (2000) os materiais devem ser distribuídos mediante

programação e pleno conhecimento dos envolvidos. Porém na Mello todo e qualquer

funcionário da empresa tem livre acesso ao almoxarifado e pode, sem a necessidade de

solicitação ou apresentação de algum documento, exercer a retirada de mercadorias do

depósito. Para este problema foi sugerido o isolamento do almoxarifado, onde somente

pessoas autorizadas pudessem entrar e as mercadorias fossem entregues mediante a

apresentação de requisições ou com o devido conhecimento do responsável.

Por último, foi analisado o processo de inventário na empresa. De acordo com Provar

(1994) já se tornou evidente e essencial manter dados do estoque permanentemente

confiáveis. Estes dados precisam ser mantidos atuais, não apenas para atender a decisões

gerenciais da área de abastecimento, mas também para informar a respeito da circulação dos

produtos pela empresa. Na Mello são realizados apenas inventários gerais ao final de cada

ano, sendo que os dados do último inventário realizado não foram entrados no sistema. Desta

forma, foi sugerido a realização de um inventário geral e a devida atualização do sistema.

Além disto, também achou-se necessário a realização de inventários periódicos, com o

objetivo de manter os dados do sistema sempre atualizados e confiáveis.

Os resultados desta pesquisa são relevantes para a Mello, pois possuem sugestões de

melhorias para seus processos internos que caso sejam implantadas acredita-se que

proporcionará à empresa um maior controle de seus estoques.

Outro fator importante foi a possibilidade da acadêmica aprofundar seu conhecimento

científico a respeito deste tema. Aplicando e compilando conceitos, proporcionou à

pesquisadora uma relação importante entre a teoria e a prática.

58

REFERÊNCIAS

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BALLOU, Ronald H.. Logística Empresarial: transportes, administração de materiais e

distribuição física. São Paulo: Atlas, 1993.

CHOPRA, Sunil Peter Meindl. Gerenciamento da cadeia de suprimentos. Tradução

Claudia Freire. Revisão técnica Paulo Roberto Leite. São Paulo: Prentice Hall, 2003.

DIAS, Marco Aurélio Pereira. Administração de Materiais: uma abordagem logística.

4.ed.São Paulo: Atlas, 1996.

DIEHL, Carlos Alberto. Apostila da Disciplina de Fundamentos de Operações e Logística.

São Leopoldo: Unisinos, 2006.

FEE, Fundação de Economia e Estatística. Índice de Vendas do Varejo. Disponível em:

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Gerenciamento da logística e cadeia de suprimentos / Logistics Training International. I

Tradução Sônia Mello.São Paulo: IMAM, 1996.

KOTLER, Philip. Administração de Martketing: análise, planejamento, implementação e

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59

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60

VIANA, João José. Administração de Materiais: um enfoque prático. 1.ed. São Paulo:

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61

ANEXOS

62

ANEXO 1: Roteiro de entrevista

• Número de itens armazenados;

• Custos do estoque (espaço ocupado, seguros, manutenção, etc.);

• Classificações do estoque;

• Sistema de informação utilizado pela empresa;

• Processo de solicitação de compra;

• Fornecedores;

• Tempo de reposição;

• Processo de recebimento, armazenagem e distribuição do estoque;

• Controle do estoque no almoxarifado;

• Periodicidade de inventários;

• Treinamento de pessoas responsáveis pelo controle do estoque;

• Métodos de reposição;

• Obsolescência / danificados.

63

ANEXO 2: Autorização de entrega de mercadoria

64

ANEXO 3: Cupom fiscal com indicação de saída de material

65

ANEXO 4: Guia de entrega