gestão da biblioteca escolar: metodologias, enfoques e aplicação de ferramentas de gestão e...

32

ResumoEste artigo apresenta a gesto da biblioteca escolar comenfoque na aplicao de ferramentas de gesto para avaliaoda qualidade dos servios oferecidos. Aborda as questes dequalidade e de administrao como gesto garantindo aosservios as caractersticas das expectativas e necessidades dosusurios da biblioteca escolar. O bibliotecrio, como gestor dosservios prestados na tomada de deciso, tem competncia parautilizar as ferramentas que auxiliam a avaliar seus servios,como brainstorming, diagrama de causa e efeito, diagrama dePareto, histograma, matriz de priorizao GUT, ciclo PDCA,fluxograma e 5W2H. Apresenta ainda algumas situaes deproblemas e dificuldades no mbito da biblioteca escolarexemplificadas na utilizao das ferramentas e a aplicao dajuno de trs ferramentas (fluxograma, PDCA e 5W2H) paraavaliao dos servios.

Palavras-chave

Biblioteca escolar. Gesto. Ferramentas de gesto.

School library management: methodologies, focusand application of management tools and libraryservices

AbstractThis article focuses the school library management withreference to the application of management tools for assessmentof the quality of services offered. Issues of quality andadministration are approached, as for instance, assurance ofservices expected and needed by the users of the school library.It is the librarians duty, as a manager of the services renderedfor decision making, to utilize the tools which help him to assessthe services and some of the tools as follows: brainstorming,cause and effect diagram, Pareto chart, histogram, GUT prioritymatrix, PDCA cycle, flowchart and 5W2H. Some situations ofproblems and difficulties in the context of the school library arealso presented as the joint utilization of tools and application(flowchart, PDCA cycle and 5W2H) for assessment of theservices.

Keywords

School library. Management. Management tools.

Gesto da biblioteca escolar: metodologias,enfoques e aplicao de ferramentas de gesto e

servios de biblioteca

Ariel BehrBacharel em cincias contbeis - UFRGS. Tutor do Curso deEspecializao em Bibliotecas Escolares e Acessibilidade (Ebea) -FABICO/UFRGS.E-mail: [email protected]

Eliane Lourdes da Silva MoroDoutoranda e mestre em educao PPGEDU/UFRGSE-mail: [email protected]

Lizandra Brasil EstabelDoutora em informtica na educao PGIE/UFRGSE-mail: [email protected]

INTRODUO

Na sociedade da informao e do conhecimento, abiblioteca escolar ocupa um espao significativo no queconcerne a suas metodologias, enfoques e aplicao deferramentas de gesto e servios. Nas diretrizes dabiblioteca no sistema educacional em nvel internacional,nacional e regional, a gesto em servio de bibliotecasescolares deve priorizar a aprendizagem em todo oprocesso de desenvolvimento humano, alm do acessoe uso da informao. Segundo o Manifesto Ifla/Unescoem Bibliotecas Escolares, essa apropriao devedesenvolver a imaginao e preparar os cidados parauma vivncia responsvel, possibilitando o pensamentocrtico e o efetivo acesso informao em todos osformatos e meios.

Alguns autores, ao tratarem sobre gesto, na reabiblioteconmica, apresentam a viso empresarial emque o bibliotecrio exerce a funo de administrador, ousurio o cliente e o servio oferecido o produto.A biblioteca escolar se caracteriza como funopedaggica e abrange ampla clientela e de diversosnveis de escolaridade, pois seus usurios pertencem faixa etria dos dois aos oitenta anos, desde a educaoinfantil ao ps-mdio, incluindo a educao de jovens eadultos, o corpo docente, funcionrios e comunidadeescolar. O bibliotecrio tem a funo de gestor e deeducador, buscando a oferta de servios, atravs daavaliao no uso de ferramentas de gesto, e qualidade,propiciando o acesso e o uso da informao para todos.

Este artigo aborda metodologias e ferramentas de gestoque, com certeza, contribuiro para os resultadoseficientes e eficazes dos servios oferecidos com enfoquena biblioteca escolar, no bibliotecrio, nos servios dequalidade e no usurio. A gesto preconiza a qualidadede servios com foco na eficincia e na eficcia, buscandoa rapidez e o resultado satisfatrio que atenda snecessidades de informao dos usurios.

TEORIA DA QUALIDADE

Provavelmente o assunto qualidade no novidadepara nenhum de ns. O termo muito utilizado em

Ci. Inf., Braslia, v. 37, n. 2, p. 32-42, maio/ago. 2008

33

diversos setores de negcio, e isso contribuiu para suadifuso eficaz. Na verdade, o conceito de qualidade intuitivo, pois sempre dizemos que aquilo que nos agrada algo de qualidade. Essa grande popularidade doassunto, por vezes, nos faz acreditar que qualquer umcria uma teoria, pe seu nome nela e sai publicandolivros, mas no bem assim.

A qualidade tem esse nome no por acaso, mas sim porseu primeiro ideal, o de que produtos industrializadostivessem uma constncia em sua fabricao. Desde entose passou a associar o nome a um padro, e justamenteeste padro que mantm a ideologia viva. Dizer quesimplesmente um produto fabricado sempre da mesmamaneira no quer dizer que ele ser bom para todos,pois a relao de bom e ruim envolve muita subjetividade.Ento a qualidade se prope a dizer que o produto temsempre as mesmas caractersticas e atende s mesmasnecessidades.

Da evoluo deste conceito nasceram diversas teorias,metodologias, escolas e institutos, todos voltados a ummesmo norte. Uma das principais comprovaes dissoso as certificaes ISO (International Organization forStandardization), que tm como objetivo garantir queum produto possui determinadas caractersticas, e emcada nmero de certificado (ISO 9000, ISO 14000, entreoutros) tais caractersticas so descritas. Segundo HertisInformation and Research (1993), apud Vergueiro(2002)1, esta instituio internacionalmente reconhecidasurgiu motivada pelas indstrias de armamento norte-americanas e inglesas, que precisavam de produtos comcaractersticas especificadas para eles, pois de nada nosserviria ter uma bola de canho fabricada com umdimetro maior do que o do cano pelo qual serdisparada. E, to logo ficou conhecida, a norma ISOpassou a ser requisito para qualquer negociaocomercial.

Vergueiro (2002) afirma que, mesmo que existam diversosnomes para as teorias da qualidade, todos devem suagnese evoluo do pensamento terico da cinciaadministrativa, que iniciou a busca pelo conhecimentodo ambiente de tomada de deciso, e, realmente, aqualidade e a cincia administrativa so muito prximas,no s nos conceitos, mas em seu campo de atuaotambm.

Chegamos assim ao ponto de deciso: qualidade ouadministrao? Ficaremos com as duas. Passaremos achamar essa mistura de gesto pela qualidade, ou seja,uma maneira de organizao da biblioteca na qualvisamos garantir aos servios as caractersticas que estona expectativa dos usurios.

Para alcanarmos os objetivos propostos e expressar nossopensamento importante termos claro que, como o nomediz, a gesto pela qualidade um mtodo de gesto, ouseja, uma maneira de administrar calcada em algunsprincpios. Para nos auxiliar nesta reflexo, buscamosalgumas tcnicas de qualidade, que podem ser utilizadas,tais como 5S, just in time, gerncia de projetos, entreoutras e, ainda, algumas ferramentas da qualidade, quesero apresentadas posteriormente e tm como objetivoauxiliar na aplicao dos conceitos da qualidade demaneira eficaz.

Podemos dizer que o tema qualidade algo com umadimenso abrangente e que pode ser aplicado onde existagesto. Ficaremos, ento, restritos a apresentar idias quepossam ser utilizadas diretamente na biblioteca e nosservios de informao para no perdermos o escopodo estudo.

TEORIA DE SISTEMAS

A teoria de sistemas foi proposta nos anos 50 pelo bilogoLudwig von Bertalanffy (1975) e tem como objetivoanalisar conjuntos, independentemente de sua formaoe configurao. Essa teoria pretende abordar todos osfatores que envolvem determinada entidade complexa ecriar modelos para sua descrio.

As premissas desta metodologia de anlise dizem queum sistema um conjunto de partes interdependentes,ou seja, que travam uma relao de dependncia entresi, e formam um todo com funes e objetivos comuns.Nesta direo, qualquer soma de partes, com um objetivocomum, pode ser considerada um sistema.

Usualmente os sistemas so classificados sob doisenfoques, que podem ser simplesmente definidos comoabertos e fechados. Basicamente, os sistemas fechadosso os que no interagem com o meio em que estoinseridos, e os sistemas abertos so aqueles em que existeuma interao do sistema com o ambiente em que estenvolto. Essa interao j nos remete a uma simplesvisualizao do que seria um sistema.

No momento em que aceitamos que existe uma trocacom o ambiente, concebemos que o sistema tem entrada,

1HERTIS INFORMATION AND RESEARCH. Total QualityManagement: the information business: key issue 92. Hatfield:University of Hertfordshire, 1993, apud VERGUEIRO, Valdomiro.Qualidade


Gesto da biblioteca escolar: metodologias, enfoques e aplicao de ferramentas de gesto e servios de biblioteca

34

por onde recebe estmulos de seu ambiente, e sada, poronde entrega seu produto ao ambiente. Este processo chamado de realimentao, e estas podem ser positivase negativas para o sistema. No momento em que o sistemarecebe uma informao, transforma segundo suascaractersticas e d sada na mesma, dizemos que osistema processou a informao (figura 1).

Assim, cada vez que uma informao processada pelosistema, o ambiente recebe uma informao modificadacom as caractersticas do sistema, e, sendo assim, oambiente vai se renovando e tende a se regular por contadas diversas caractersticas de todos os sistemas que oformam.

As particularidades de cada sistema, ao serem lanadasao ambiente, tm a capacidade de influenciar positivaou negativamente os demais sistemas deste. Assim, deacordo com Bertalanffy (1975), a evoluo ininterruptaenquanto os sistemas se auto-regulam.

Poderamos desenvolver discusses diversas sobre o tema,mas o objetivo da apresentao deste assunto simples:verificarmos que todo sistema tem uma entrada, umprocesso e uma sada.

FERRAMENTAS DE GESTO OU FERRAMENTASDA QUALIDADE

As ferramentas da qualidade so instrumentos paraidentificar oportunidades de melhoria e auxiliar namensurao e apresentao de resultados, visando aoapoio tomada de deciso por parte do gestor doprocesso. Por exemplo, uma biblioteca escolar precisamedir seus resultados de consulta e de emprstimo deacervo de uma determinada rea do conhecimento, parapoder definir a necessidade de novas aquisies, depoltica de seleo e de crescimento do acervo naquelarea especfica. O gestor de um servio, da mesmamaneira, precisa mensurar o uso do acervo atravs daprocura, da consulta e do emprstimo no atendimentoda necessidade e da satisfao dos usurios, uma vez queisso determinar a eficincia e a qualidade dos serviosoferecidos.

Somente de posse dos dados de sua atividade, obibliotecrio poder comparar os servios prestados comseus prprios processos na busca da excelncia dosmesmos. As ferramentas, ento, auxiliam o bibliotecrioa planejar, organizar e avaliar seus servios e apresentarresultados que indiquem qualidade nos serviosprestados. Para auxiliar no processo de gesto e serviosde qualidade, selecionamos algumas ferramentas e

FIGURA 1Sistema Aberto

Fonte: Bertalanffy (1975).

exemplos que, por sua simplicidade e objetividade, podemservir ao bibliotecrio na gesto da biblioteca escolar.

Brainstorming

O brainstorming uma ferramenta simples que pode serutilizada em qualquer situao. Podemos dizer que umaferramenta para o surgimento de idias ou paraevidenciao de problemas. A tcnica surgiu na dcadade 30 com o publicitrio Alex Osborn e tinha o propsitode criar um ambiente onde chovessem idias, dasurgindo seu nome, que tambm muito utilizado emnosso idioma, como tempestade ou exploso de idias.

Esta tcnica deve ser utilizada em grupo e, por suascaractersticas, desenvolve no mesmo um sentimento decomprometimento com a causa analisada,responsabilidade compartilhada e muito til quandose deseja maior envolvimento do grupo.

O brainstorming deve priorizar a quantidade e no aqualidade das idias e pode ser conduzido de duasmaneiras. Uma estrutura na qual so feitas rodadas ecada participante deve dar uma idia ou dizer passoao chegar a sua vez; assim quando s restar umparticipante dando idias, encerra-se a tcnica e outraforma no-estruturada, na qual o grupo se rene elivremente expe suas idias.

interessante verificarmos mais alguns aspectos sobreessa ferramenta, tais como:

a. Ambiente: importante que seja desenvolvido emum ambiente confortvel para que os participantes demsuas contribuies sem se inibirem perante o grupo.A espontaneidade do grupo um fator preponderantepara que as idias sejam criativas e variadas.

b. Grupo: quanto mais distinto for o grupo, mais ricassero as idias colhidas. Mas fundamental que todosos envolvidos estejam focados para o alcance de umresultado, s assim existiro objetividade ecomprometimento.

Ariel Behr / Eliane Lourdes da Silva Moro / Lizandra Brasil Estabel


35

c. Conduo: a presena de um condutor dos trabalhos importante para que a tcnica seja desenvolvida comobjetividade e para que se assegurem a espontaneidade ea originalidade das idias. As palavras ditas no devemser interpretadas nem alteradas pelo condutor, e estetambm deve evitar crticas s idias para que nenhumparticipante fique inibido.

Podemos ento seguir a seguinte seqncia para realizaro brainstorming:

a. introduo: onde se apresenta a questo a ser pensada;

b. criao de idias: a tempestade propriamente dita;

c. reviso: momento em que se listam as idias e se retiraqualquer dvida sobre o entendimento das palavras;

d. seleo: momento em que se hierarquizam as palavrase se eliminam as que, em consenso, no sejam adequadas.

e. ordenao: onde feita a priorizao das idias. Paraeste momento tambm podemos utilizar outras tcnicasauxiliares que sero explicadas a seguir, como, porexemplo, a matriz GUT.

Diagrama de causa e efeito (espinha de peixe / diagramade Ishikawa)

O objetivo da ferramenta est em evidenciar e organizaras causas de determinado problema. Poderamosagregar esta com o brainstorming para termos um resultadoainda mais rico, mas por si s esse diagrama j auxiliabastante o gestor.

Podemos utiliz-lo sempre que quisermos saber as causasprimrias e secundrias de um efeito (positivo ounegativo) do nosso negcio. Com o diagrama pronto, aviso do negcio ser ampliada e a anlise de ambienteser facilitada e, por conseqncia, as propostas demelhorias tambm.

Para construirmos um diagrama de causa e efeitoprimeiramente definimos o problema, ou efeito, a seranalisado. Em seguida, pode ser feito um brevebrainstorming para evidenciarmos a maior quantidade decausas que auxiliem a criar o problema. Simplesmentese pergunte o porqu de aquele problema estaracontecendo. Usualmente alguns autores citam o 4Mpara ajudar neste processo, ou seja, vislumbrar os fatoresmquina, mo-de-obra, mtodo e materiais agindo sobreseu problema.

Para que possamos praticar a montagem do diagrama,pensemos em um problema com acessibilidade em umabiblioteca (figura 2).

FIGURA 2Diagrama de causa e efeito



SUBCAUSA

SUBCAUSA

36

Diagrama de Pareto

O diagrama de Pareto nada mais do que colocarmosdados coletados em nossa atividade em um grfico debarras verticais. Para coletar dados, podemos fazer umacompanhamento das nossas atitudes e dos nossosusurios, podemos fazer pesquisas de opinio, colheridias em uma caixa de sugestes e por a afora. De possedos dados, inseri-los no grfico, que geralmente tem noeixo vertical a quantidade de repeties de determinadasituao ou problema e no eixo horizontal o tipo deproblemas.

Essa ferramenta auxilia o gestor a identificar o local ondeexiste o maior nmero de ocorrncias de situaesproblemticas e priorizar suas aes. Como exemplodesta ferramenta, apresentamos Vergueiro (2002, p. 56)(figura 3).

Histograma ou diagrama de freqncia

O histograma uma ferramenta com aparncia prximaao diagrama de Pareto, mas envolve a medio de dados(tempo, temperatura, altura, entre outros) e mostra suadistribuio conforme a freqncia em que aparecem.Esta tcnica torna-se interessante, pois informavisualmente a concentrao dos dados verificados, e aanlise de suas variaes ao longo do tempo muitorica.

A montagem do histograma simples e nos remete aalguns conceitos estatsticos, como podemos verificarobservando a seqncia a seguir:

a. saber o tamanho da populao analisada, ou seja, saberquantos valores coletamos;

b. determinar a amplitude da populao, na prtica, sabera diferena entre o maior e o menor resultado dapopulao;

c. dividir a amplitude em classes ou categorias. Quantomaior o nmero de classes, mais pontual ser a anlisedos dados, porm um nmero maior do que 12 j dificultaesta anlise;

d. determinar o tamanho e o limite das classes, ou seja,um valor inicial e um valor determinado para sabermoscomo a populao se distribuir;

e. construir uma tabela da freqncia em que os dadosaparecem;

f. construir o histograma com base na tabela defreqncia.

importante salientar que no histograma aparece todaa populao analisada e no s sua regio deconcentrao. As figuras formadas pelo histograma podemser concentradas no meio do grfico ou em suas pontas,e cabe a quem estiver analisando verificar se isso umcomportamento normal ou no. A seguir, temos umexemplo da aplicao do histograma onde veremos adistribuio do tempo de atendimento, em minutos, deum servio de atendimento ao usurio, por exemplo.

FIGURA 3Diagrama de Pareto

PASSO 1

Total de valores coletados = 100

PASSO 2

Amplitude = 9,39 1,11 = 8,29

PASSO 3

Definimos que sero 10 classes apresentadas de 1 em 1.

PASSO 4

Limite = Menor valor arredondado + intervalo das classes= 1 +1 = 2



37

FIGURA 4Histograma

Matriz de priorizao GUT

Essa matriz uma alternativa para priorizarmos as aesem nossa gesto. Sabemos que muitas vezes a deciso algo compartilhado e que no depende unicamente deuma pessoa, por isso torna-se ainda mais vlida estaabordagem quando realizada em grupo.

Consiste em analisar a gravidade, a urgncia e a tendnciados problemas enfrentados, sendo:

a. gravidade: o impacto do problema nas operaes epessoas envolvidas no processo;

b. urgncia: a brevidade necessria para a resoluo doproblema;

c. tendncia: apresentao de melhora ou piora doproblema.

Cada problema deve ser ponderado de 1 a 5 em cadacritrio, tendo como base para ponderao a seguintetabela:

TABELA 1Matriz de priorizao GUT

Aps essa ponderao, somam-se na horizontal os valoresde cada problema e pelo total eles se hierarquizam.Temos como exemplo:

PASSO 5

TABELA 2Priorizao GUT sobre impossibilidade de acesso e uso dainformao na biblioteca



38

Neste caso, ento, a acessibilidade o problema queseria resolvido primeiramente e seguida a seqncia daMatriz.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA uma ferramenta para anlise e melhoriade processos e facilmente aplicada em processos deproduo e de servios. utilizada quando queremosdefinir, planejar ou implantar um processo.

O ciclo dividido em quatro fases, uma para cada letrade seu nome que correspondem cada uma a um verboda lngua inglesa, que so to Plan, to Do, to Check e toAct.

O quadro a seguir, extrado do Manual de Ferramentas daQualidade Sebrae, explica melhor cada passo do ciclo.

Caso ainda no esteja satisfatrio, repetir desde o Pnovamente.

Esse processo usualmente apresentado na forma deum crculo, e sua aplicao chamada de giro do PDCA,como descreve a figura 5:

FIGURA 5Ciclo PDCA

Fonte: http://www.admtoday.com/wp-content/uploads/2008/02/ciclo-pdca.jpg

Temos ento um exemplo simples de aplicao do PDCA.

QUADRO 1Exemplo de aplicao do PDCA na viso de gesto embiblioteca escolar e na viso empresarial (*).

Fluxograma

O f luxograma uma tentativa de visualizarmosholisticamente determinada atividade e, por definio, a representao grfica das diversas tarefas desteprocesso.

O f luxograma deve trazer o maior nmero deinformaes possvel a seu usurio, contudo, para queseja um instrumento objetivo e no fique excessivamentecarregado, por vezes fundido a outras ferramentas. Suaapresentao facilita a identificao de pontos crticosdo processo e consegue definir claramente os limites domesmo.

Para Brassard (1996), apud Vergueiro (2002)2, ofluxograma possibilita a identificao de eventuais lapsos,que so uma eventual origem de problemas, e utilizado

2 BRASSARD, Michael. Qualidade: ferramentas para uma melhoriacontinua. Rio de Janeiro: Quality Mark, 1996, apud VERGUEIRO,Valdomiro. Qualidade...



PLANPlaneja-mento

DOFazer

CHECKAvaliar

ACTAo

corretiva

Identificar: aumentar o nmero de emprstimo de livrosde literatura para os alunos do ensino fundamental de 5a 8 srie. * (Aumentar as vendas).

Anlise: Existem alunos que freqentavam a bibliotecaat a 4 srie do Ensino Fundamental. Ao chegarem na 5srie em diante, freqentam raramente e/ou nofreqentam mais. * (Existem zonas no alcanadas pelosvendedores)

Plano de Ao: visitas s salas de aula para convidar eestimular os alunos a freqentar a biblioteca. Atividadesde promoo da leitura voltadas para essa faixa de idadee de seriao. Biblioteca aberta ao atendimento nosperodos de recreio, incio e trmino das aulas. Divulgaodos servios que a biblioteca oferece aos professores ealunos de 5 a 8 sries do Ensino Fundamental. Serviode Referncia e de Informao eficiente e eficaz. * (Dividiras regies no exploradas pelos vendedores. Treinar aabordagem dos vendedores. Cada vendedor dever visitarpelo menos um novo cliente potencial por dia).

Execuo: colocar o plano de ao em prtica (treinamentoe implantao das fases)

Verificao: aes eficazes e resultadas de aumento de20% do emprstimo de livros de literatura para os alunosde 5 a 8 sries do ensino fundamental no primeiro mse aumento progressivo at o final do ano. Aumento donmero de freqncia e acesso e uso dos serviosoferecidos. * (A partir do 2 ms de aes, estabilizando ofaturamento nos dois meses seguintes)

Concluso: (No) houve a necessidade de correo.

39

na atividade em que o autor denomina imagineering, naqual as pessoas que detm maior conhecimento sobre oprocesso se renem para desenhar o fluxograma atual, ofluxograma de como deveria ser feito e, posteriormente,os comparam.

Seu principal objetivo atuar na identificao deproblemas e orientar a tomada de deciso dos gestores,mas tambm muito til para apresentarmos um processoa quem chega novo em uma empresa ou para definirmosum leiaute adequado para determinado setor.

A simbologia utilizada nos fluxogramas convencionada,mas est sempre sujeita adaptao para que exista melhorentendimento dos usurios. Existem softwaresespecializados na elaborao de fluxogramas, mas nossoftwares de edio de texto tambm existe uma gama desmbolos e suas explicaes.

Os smbolos mais comuns so os seguintes:

a. operao (retngulo): seu texto sempre tem uma ao,ou seja, tem sempre a presena de um verbo. Caracteriza-se por indicar uma etapa do processo;

b. deciso (losango): representa um momento do processoonde deve ser tomada alguma deciso. Caracteriza-sesempre por uma pergunta e tem duas sadas, geralmente,uma para o sim e outra para o no;

c. sentido do fluxo (seta): conduz a seqncia de etapasdo processo. Devemos procurar, na medida do possvel,no cruzar as setas, para no corrermos o risco deembaralhar o leitor;

d. limites (elipse): indica o incio e o fim do processo;

e. conector (crculo): liga duas partes de um processo e muito utilizado na diviso de pginas;

f. preparao (hexgono): determina um procedimentopredefinido.

5W2H

Esta ferramenta conhecida por diversos nomes, masescolhemos este por ser o mais encontrado na literatura.Consiste em uma maneira de estruturarmos opensamento de uma forma bem organizada ematerializada antes de implantarmos alguma soluo nonegcio.

O 5W do nome correspondem s palavras de origeminglesa What, When, Why, Where e Who, e o 2H, palavraHow e expresso How Much. Traduzindo: O qu,Quando, Por qu, Onde, Como, Quem e Quanto.

Ou seja, quando nos depararmos com determinada tarefa,perguntaremo-nos cada uma dessas palavras eescreveremos as respostas. Essa ferramenta ajuda amelhorar a segregao de tarefas dentro de um processoe a ver, de maneira gerencial, como os processos estode desenvolvendo.

Por exemplo, tentemos descrever um processo simplescomo a aquisio de acervo atravs de compra para abiblioteca (quadro 2).

Para utilizarmos o fluxograma, podemos iniciar definindoo processo a ser desenhado, depois criando ummacrofluxo do processo para identificarmos as atividadese seus responsveis e, por fim, desenhar o processo comoele deve ser realizado. Neste ponto teremos ento oprocesso mapeado da maneira como ele deveria ser feito.Comparemos ento com a maneira como ele de fatofeito e ajustemos.

Para exemplificarmos a tcnica, vemos na figura 6, aseguir, o processo de seleo e aquisio de obras deuma biblioteca proposto por Maciel (2000).

QUADRO 2Aplicao do 5W2H sobre aquisio de acervo



40

FIGURA 6Fluxograma acoplado de seleo e aquisio



s

41

Como vimos ento, cada pergunta respondida de maneira clara e objetiva,mas devemos atentar para quepriorizem o seguinte:

o qu: qual a ao desenvolvida;

quando: quando ser realizada;

por qu: qual ser o resultadoesperado da ao;

onde: onde a ao ser desenvolvida;

como: como ser implementada,precisa descrever passos;

quem: quem ser o responsvel pelaimplantao;

quanto: quanto ser gasto.

Utilizando esta ferramenta, podemosento planificar nosso processo eanalis-lo de maneira compartida. Umaabordagem muito interessante a dajuno desta ferramenta com ofluxograma na coluna do o qu eainda do Ciclo PDCA, mas trataremosdela mais adiante.

APLICAO PRTICA(FLUXOGRAMA, PDCA e 5W2H)

O bibliotecrio que atua em bibliotecaescolar de instituies educacionaispblicas ou privadas deve priorizar oatendimento de qualidade aos seusalunos, professores, funcionrios ecomunidade escolar, mediante padresde qualidade em servios realizados eoferecidos atendendo s prioridades enecessidades dos seus usurios. Almdisso, os bibliotecrios devem munir-se de instrumentos que possibilitem apercepo dos seus usurios quanto aosservios recebidos com benefcios paratodos os envolvidos, tanto para osprofissionais quanto para os usurios.

Com o intuito de auxiliar e possibilitaruma anlise mais completa e detalhadados servios de qualidade oferecidospela biblioteca escolar, apresentamos uma aplicao detrs ferramentas (Fluxograma, PDCA e 5W2H), que podeservir de mapa de utilizao para que os usurios da

FIGURA 7PDCA x Fluxograma x 5W2H

biblioteca escolar tenham condies de participar dagesto de qualidade tomando conhecimento ecompreendendo o processo em questo:



42

CONSIDERAES FINAIS

A gesto da biblioteca escolar um processo primordialna oferta e no desenvolvimento de qualidade em serviosde informao em relao a metodologias, enfoques eaplicao de ferramentas que podem auxiliar osbibliotecrios a oferecer a informao adequada, nomomento certo, pois, como afirmava Ranganathan emuma de suas leis, a biblioteca um organismo emcrescimento.

A sociedade da informao e do conhecimento preconizaa integrao, reduzindo distncias e aumentando o nvelde informao, a igualdade no acesso e no uso dainformao, e a aprendizagem possibilita a superao dedesigualdades e de excluso. Por isso, a escola, aondeacorrem milhares de crianas, de adolescentes e deadultos, transforma-se no espao que propicia aconvivncia, o compartilhamento, a autonomia e aaprendizagem, ocupando espaos fsicos de salas de aulas,de laboratrios e de bibliotecas escolares. Nestas, obibliotecrio que busca a atualizao e a especializaopara sua competncia informacional propiciar aos seususurios espaos de convivncia de aptides intelectuaise cognitivas, de cidadania e de acesso informao paratodos, atravs da qualidade dos servios prestados,avaliados em programas e ferramentas de qualidade emservios de informao para todos.

REFERNCIAS

BERTALANFFY, Ludwig Von. Teoria geral dos sistemas. So Paulo: Vozes,1975.

INTERNATIONAL FEDERATION OF LIBRARY ASSOCIATIONSAND INSTITUTIONS. School library manifesto. Disponvel em: . Acesso em: 2008.

MACEDO, Neusa Dias de (Org.). Biblioteca escolar brasileira em debate:da memria profissional a um frum virtual. So Paulo: CRB 8Regio, 2005.

MACIEL, Alba Costa; MENDONA, Marlia Alvarenga Rocha.Bibliotecas como Organizaes. Rio de Janeiro: Intercincia, 2000.

SEBRAE. Manual de ferramentas da qualidade. 2005. Disponvel em:< h t t p : / / r e m o n a t o . p r o . b r / d o c u m e n t s /ManualDeFerramentasDaQualidade-Sebrae.pdf>. Acesso em: 2008.

VERGUEIRO, Waldomiro. Qualidade em servios de informao. SoPaulo: Arte & Cincia, 2002.



Artigo submetido em 22/10/2008 e aceito em 22/12/2008.

gestão da biblioteca escolar: metodologias, enfoques e aplicação de ferramentas de gestão e...

Documents