Estratégico

Eficaz

Flexível

Gerenciamento para além da força de trabalho remota

A empresa conectada:

A necessidade de um modelo de negócios sempre ativo e disponível está forçando as organizações a repensar seus processos e operações. Diversas empresas também estão lidando com o aumento nas solicitações de condições de trabalho flexíveis vindas de seus próprios funcionários, que exigem maior controle sobre suas vidas pessoais e privadas. Um terço dos integrantes da geração do milênio espera nunca trabalhar com horário fixo, por exemplo. Do ponto de vista técnico, a implementação de condições de trabalho remoto está mais fácil do que nunca. Porém, o ambiente de escritório tradicional cria uma mentalidade de gerenciamento também tradicional, que vai na contramão do modelo de trabalho remoto baseado na confiança. Frente à clara evidência dos benefícios do trabalho remoto, é quase certo que as empresas que continuam a ter pouca confiança nos funcionários têm problemas políticos mais profundos, que deverão ser resolvidos antes que o trabalho flexível torne-se uma realidade.

Então, como uma empresa pode administrar as preocupações relacionadas aos trabalhadores remotos e colher os famosos benefícios de produtividade de uma força de trabalho capacitada?

Descubra como uma empresa pode implementar práticas de trabalho remoto flexíveis ao mesmo tempo que mantém um grau adequado de controle de gerenciamento e segurança de dados.

"Com gerenciamento adequado, os trabalhadores remotos são mais produtivos do que seus colegas em tempo integral no escritório. Os trabalhadores remotos vêm ao escritório quando reuniões se fazem necessárias e trabalham em casa ou em qualquer outro local quando essa reunião é um impedimento. Eles tendem a ser mais bem organizados e focados do que seus colegas no escritório. Eles são mais fiéis aos empregadores, tiram menos licenças e são menos estressados. Isso foi comprovado repetidamente ao longo dos anos."Jack Nilles, guru do trabalho remoto.

O melhor modo de garantir que os trabalhadores remotos cumprem com suas obrigações é definir uma política que faça parte do contrato de emprego padrão. Se sua empresa tiver preocupações significativas, converse com os trabalhadores remotos para desenvolver uma solução viável e torne-a parte do contrato de emprego padrão. Desse modo, os funcionários saberão o que você espera deles e terão uma estrutura com a qual trabalhar. Lembre-se de proporcionar certo nível de flexibilidade para que os gerentes de linha e chefes de negócios possam aplicar as diretrizes do modo mais adequado para suas equipes e seus funcionários; afinal, uma regra nem sempre se aplicará a todas as circunstâncias e pode atrapalhar mais do que ajudar.

Também haverá a necessidade de uma mudança organizacional liderada pelos diretores, com mudança do foco do presenteísmo (trabalhadores visivelmente sentados em suas mesas, mesmo que produzam menos que o esperado) para o gerenciamento de objetivos (julgar o desempenho da equipe com base na obtenção das metas definidas). Obviamente, não se trata de um departamento de TI em si, mas os funcionários técnicos devem ser capazes de fornecer informações a respeito do monitoramento ou da fiscalização da conformidade; a TI se beneficiará de melhorias no gerenciamento de recursos, planejamento de bens e redução de custos. Estudos sugerem que a grande maioria dos funcionários valoriza condições de trabalho remoto; isso faz com que eles se tornem menos propensos a abusar de tais condições.

Estado do trabalho remoto em 2014

Faça com que as políticas de uso aceitável sejam parte padrão dos contratos de emprego

75% dos trabalhadores remotos têm um smartphone da empresa.

70% dos funcionários acreditam que o trabalho remoto melhora a produtividade

80% dos funcionários acreditam que o trabalho remoto melhora o moral

69% dos funcionários acreditam que o trabalho remoto reduz ausências

Há diversos obstáculos a se superar para que suas condições de trabalho remoto tragam os benefícios esperados. A primeira etapa antes da implementação de uma política de trabalho remoto seria implantar um programa piloto, criado por departamento, para testar a possibilidade de tal política. Problemas de desenvolvimento técnico que afetam o acesso remoto têm o potencial de deixar os trabalhadores remotos na mão, sem poderem produzir, independentemente de suas boas intenções. Com o tempo, após solucionar os problemas técnicos e com a política, você pode mudar para um cenário fora do escritório em tempo integral.

O trabalho remoto envolve uma confiança considerável, além de objetivos bem definidos que permitirão que os funcionários remotos compreendam melhor suas funções e responsabilidades. Como a confiança se baseia na comunicação, sua empresa precisa de um grande investimento em ferramentas que ajudam os trabalhadores remotos a permanecerem como parte da equipe, mesmo que não estejam no escritório.

Canais de comunicação distintos (e-mail, telefone, mensagem) não conseguem acompanhar as demandas de velocidade e flexibilidade das empresas modernas. Os clientes querem se conectar com sua equipe em qualquer local, a qualquer momento e usando o canal de sua preferência. Ainda mais importante: eles esperam que a comunicação em sua organização seja ininterrupta; poucas pessoas toleram perder tempo esperando enquanto os funcionários caçam informações.

Melhore as comunicações

Comunicações unificadas

Comece devagar

"68% dos trabalhadores declararam que têm dificuldades em coordenar as comunicações entre os membros da equipe, e isso afeta a capacidade da equipe de responder rapidamente a solicitações urgentes dos clientes. Além disso, eles gastam em média 3,7 horas por semana tentando coordenar as comunicações entre os membros da equipe, o que atrapalha a eficiência da equipe ao progredir em relação às metas e aos prazos."Comunicações de pequenas e médias empresas: custos ocultos – SIS International Research

Simplificando a comunicação e garantindo que sua equipe possa entrar em contato com as pessoas necessárias, no momento certo, eles também ficam mais preparados para proporcionar um atendimento excepcional aos seus clientes.

"Um terço dos clientes não aguarda mais do que 5 minutos."Barômetro global de atendimento ao cliente 2014 Global - American Express

O fator mais importante é que as comunicações unificadas proporcionam um ponto único de presença, permitindo que os funcionários se comuniquem com colegas e clientes, o que melhora instantaneamente o fluxo de informações e ideias em relação aos seus negócios.

Atualmente, sabe-se bem que um ambiente de trabalho moderno não precisa mais da presença física de toda a equipe. E-mails, vídeos e redes sociais/mensagens, por exemplo, permitem o compartilhamento quase instantâneo de ideias. De modo semelhante, os projetos colaborativos em pacotes de produtividade como o Microsoft 365 e o Skype for Business trazem mais oportunidades de cooperação, permitindo que grupos de trabalho editem e corrijam documentos simultaneamente; esse compartilhamento em tempo real garante que os membros da equipe possam trabalhar juntos, sem limites.

Com as ferramentas colaborativas, os empregadores também têm mais facilidade em garantir a conclusão correta das tarefas, permitindo que eles mantenham contato regular com colegas, funcionários e partes interessadas.

Embora seja perfeitamente possível possibilitar o trabalho remoto usando recursos internos, você verá que essa abordagem aumenta significativamente a carga administrativa da equipe de TI e requer recursos, inclusive tempo. Será necessário:

Configurar direitos de acesso remoto para todos os usuários fora do escritório.

Redefinir as configurações de segurança do firewall para permitir acesso autorizado à rede.

Oferecer cobertura ampliada de help desk para dar suporte aos trabalhadores com horário flexível.

Aumentar a segurança para manter os dados corporativos seguros.

Colaboração

Use a nuvem

"61% dos participantes têm dificuldade em estabelecer sessões de colaboração com os colegas. Além disso, eles gastam em média 3,3 horas por semana tentando lidar com problemas de falta de acesso ou falta de colaboração total com os colegas devido a alguma ferramenta de comunicação."Comunicações de pequenas e médias empresas: custos ocultos – SIS International Research

Lembre-se: o gerenciamento de uma força de trabalho remota é um cuidadoso equilíbrio entre política e tecnologia:

Certifique-se de que os trabalhadores remotos compreendem as expectativas corporativas e têm políticas adequadas em seus contratos de emprego, de modo a proporcionar flexibilidade suficiente para pessoas e funções.

Garanta a aceitação dos diretores em relação à estratégia corporativa de trabalho remoto e certifique-se de que eles continuarão a defender o projeto.

A definição de objetivos e a realização de uma implantação em fases ajudarão a superar os problemas iniciais sem grandes tempos de inatividade ou perdas de produtividade.

A comunicação é a chave da confiança; certifique-se de que os funcionários têm acesso às ferramentas certas para mantê-los constantemente conectados, permitindo o gerenciamento de uma força de trabalho remota.

É muito mais fácil (e econômico) usar soluções hospedadas que ofereçam todos os recursos de que uma equipe remota precisa, mas sem os problemas comuns:

Os relatórios integrados de uso de recursos permitem que os gerentes verifiquem se os trabalhadores remotos usam as ferramentas com eficiência.

Os dados armazenados na nuvem são protegidos por recursos de segurança de nível empresarial.

Os recursos de acesso remoto são integrados por padrão, transferindo boa parte da carga administrativa da sua equipe de TI para o provedor de serviços.

As atualizações de software inovadoras garantem que os trabalhadores remotos têm acesso às versões mais recentes como parte da assinatura do serviço de nuvem; isso ajuda a melhorar ainda mais a produtividade e reduzir o tempo de inatividade.

Os custos associados ao gerenciamento e à manutenção da infraestrutura ficam sob responsabilidade do provedor de serviços, o que ajuda a reduzir seus custos de TI.

Os modelos de consumo flexíveis e com pagamento baseado no uso permitem o dimensionamento instantâneo de recursos para atender aos picos de demanda.

E talvez esta seja a maior vantagem de todas: seus funcionários podem acessar os recursos na nuvem de qualquer local remoto, simplificando as condições de trabalho flexível. As ferramentas de gerenciamento na nuvem também facilitam o monitoramento de atividades e garantem que os padrões são seguidos.

Aprendizados

Países e culturas que fazem parte de nossa crescente infraestrutura corporativa

30+ 19 53Idiomas abrangidos por nossas equipes globais de atendimento ao cliente e comunicações com usuários finais

Escritórios em localizações estratégicas para proporcionar uma perspectiva global com compreensão local

[Desfrute do compartilhamento]A Arkadin é o provedor de serviços de colaboração com o crescimento mais rápido do mundo. Nós oferecemos uma ampla gama de soluções de comunicações unificadas e colaboração em áudio, Web e vídeo, além de eventos virtuais. Elas são entregues na nuvem, o que permite uma implantação rápida e dimensionável. Nossa missão é fazer com que as empresas cresçam mais e tenham mais sucesso por meio de experiências de colaboração positivas.