gerenciamento do uso de impressoras de rede. preservação inteligente de recursos e insumos

Gerenciamento do uso de impressoras de rede.Preservação inteligente de recursos e insumos.

Print Job Accounting – Aplicação

O Software OKI Print Job Accounting, desenvolvido especialmente para impressoras OKI instaladas em redes TCP/IP, possibilita recursos de contabilização que permitem calcular custos de impressão, controlar ou limitar a utilização da impressora e definir restrições de acesso aos usuários da mesma. Outros recursos incluem:

Controlar custos limitando o acesso a impressões em cores para determinados usuários;

Planejar a alocação do equipamento, monitorando exatamente quanto cada usuário imprime;

Configurar custos máximos para cada usuário individualmente, baseado no histórico do registro de sua utilização.

Este software pode armazenar as informações sobre os trabalhos impressos (logs) em memória Flash ou no Hard-Disk opcional (quando instalado). Entretanto, em função da limitação de espaço de armazenamento da memória Flash, recomendamos que a impressora seja equipada com o acessório Hard-Disk, o qual é utilizado automaticamente pelo software.

1) Job Accounting Server

Computador (não dedicado) com Sistema Operacional Windows Server 2003, XP, 2000 ou NT4.0 (com SP6+);

2) Estações

Windows 95, 98, Me, NT4.0 (com SP6+), 2000 e XP, MacOS Classic (8.6 a 9.2) ou MacOS X;

3) Impressoras OKI

Modelos suportados conec-tados a redes TCP/IP ou ao servidor do Job Accounting, via porta USB ou paralela.

Observação: Este software não opera em ambientes de redes NetWare (com protocolo NetBEUI), e não é compatível com estações rodando o sistema operacional IBM AS/400.

Print Job Accounting – Visão Geral

Print Job Accounting – Impressoras OKI Suportadas

(¹) Requer a instalação de Memória Flash ou Interface de Rede (itens opcionais), e o painel da impressora deve ser alterado de “OEL” para “ODA”, conforme explicado no próximo slide.

(²) Estes modelos são suportados somente com a adição de um Hard-Disk (item opcional). Entretanto, mesmo com a adição do disco rígido, apenas as informações sobre os trabalhos de impressão estarão disponíveis, não sendo possível definir cotas de impressão ou permissões de impressão para os usuários do equipamento.

(³) Requer que o recurso “Grupos de Impressão” esteja desabilitado.

B4300(¹) B4350(¹) C3400 C5150 C5200 C5500B6200(²) B6300(²) C5300 C5400 C6100

C7300 C7500 C7350 C7550

C5510 ES1624 C9300 C9500 C9600 C9800(³)

Monocromáticas Coloridas

Multifuncionais

Modelos OK I Suportados

Para utilizar os modelos B4300 e B4350 com o software OKI Print Job Accounting, além dos itens opcionais que são pré-requisitos obrigatórios para sua utilização, será necessário realizar o seguinte procedimento:

Pressione e mantenha pressionadas as teclasPressione e mantenha pressionadas as teclas ++ ++ ++

A mensagem OKIUSER será apresentada no visorA mensagem OKIUSER será apresentada no visor OKIUSER

Pressione a tecla Pressione a tecla Na segunda linha do visor será exibida a mensagem OEL Na segunda linha do visor será exibida a mensagem OEL

OKIUSEROEL *

Pressione a tecla Pressione a tecla repetidamente até ser exibida a mensagem ODArepetidamente até ser exibida a mensagem ODA OKIUSERODA

Pressione a teclaPressione a tecla para selecionar a opção, em seguida para selecionar a opção, em seguida

e ligue a impressora.e ligue a impressora.

para sair do Menu de acesso técnico.para sair do Menu de acesso técnico.

Print Job Accounting – B4300 / B4350

1. Monte uma lista, usando o Excel, que englobe nomes, usernames (login de rede) e endereços de e-mail de todos os usuários que utilizam ou utilizarão a impressora;

2. Salve o arquivo usando o formato CSV (dados separados por vírgulas), para facilitar sua importação para o software Job Accounting Server;

3. A partir desta lista, defina quais usuários NÃO terão permissão para imprimir nada;

4. Defina também quais usuários NÃO terão permissão para imprimir trabalhos coloridos;

5. Defina outras restrições aos usuários, tais como: Volume, em número de folhas de papel, de impressões por dia, semana ou

mês; Custo máximo, em unidades monetárias, de impressões por dia, semana ou

mês; Tempo máximo, em minutos, de uso da impressora por dia, semana ou mês.

Print Job Accounting – Planejando a Instalação

Estas informações serão bastante úteis após a adição de uma impressora ao software Print Job Accounting SERVER, momento em que será necessário adicionar os usuários à impressora e definir as restrições de uso. Ainda com base nas informações acima, será possível também decidir sobre a necessidade de instalação do software Print Job Accounting CLIENT.

Esta é a tela principal do software OKI Print Job Accounting Server.

Para visualizar a versão do software em uso, acesse o menu

Help Version Info.

Para conhecer o Server ID (identificação do servidor) atual da instalação do Job Accounting Server, acesse o menu

Help Server ID.

Print Job Accounting – Tela Principal

Para adicionar uma impressora ao software, clique no menu

Printer Add a Printer.

Uma tela com as opções de pesquisa será exibida.

Em seguida, clique no botão Avançar para iniciar a busca ou especifique o endereço IP da impressora, se conhecido.

Print Job Accounting – Adicionando uma Impressora

Para que o Job Accounting possa administrar uma impressora, seu status deverá ser “Not Acquired”, o que informa que a mesma está disponível para aquisição de logs.

O status “Acquired by Other Server” indica que a impressora já está sendo administrada por um computador rodando o Job Accounting Server e, por questão de segurança, não poderá ser adicionada a outro servidor do Job Accounting, a menos que seu Server ID (identificação do servidor) atual seja conhecido.

O status “Page count only” informa que somente poderá ser obtido o número de páginas impressas da impressora, por uma questão de incompatibilidade (vide lista de impressoras suportadas) ou falta de recursos do equipamento.

Após selecionar a impressora desejada, clique no botão Avançar para configurar as opções de administração do Job Accounting Server.


Defina um nome para a impressora no software Job Accounting, para diferenciá-la de outras do mesmo modelo. Ex: C5100 – Marketing

Se a impressora pertencer a um grupo previamente definido, abra a lista e selecione-o.

“Acquire Logs” permite definir a periodicidade da aquisição automática de logs, ou seja, o intervalo de tempo ou os horários de cada comunicação entre o software e a impressora.

“Fees” dispõe de uma lista já definida de opções de custeio de páginas impressas, enquanto que o botão “Define Fees” permite a criação de um perfil de custos segundo a necessidade do cliente. Esta opção será abordada mais adiante.

“Operation at Log Full” especifica o que fazer caso ocorra falta de espaço de armazenamento para os logs (Log Full). As opções são:

• Cancel the job: Todos os trabalhos subseqüentes a esta situação serão cancelados pela impressora.

• Do not acquire the log: A impressora continuará imprimindo sem armazenar os logs subseqüentes.

• Delete old logs: Os logs mais antigos serão excluídos para liberar espaço para os logs atuais.


Inhibt the initialization of Hard Disk and Flash Memory:

Quando marcada, esta opção desabilita o recurso de inicialização do HD ou da memória Flash, existente no painel da impressora, evitando que as informações armazenadas nestes dispositivos (logs e IDs de usuários) sejam perdidas.

Auto Export Logs: Especifica se o programa deverá exportar automaticamente os logs obtidos da impressora, referente aos trabalhos impressos. As opções são:

• Do not automatically export: Desabilita o recurso, restando a alternativa de exportação manual.

• Automatically export logs: Exporta automaticamente os logs no formato definido no item Log Display/Export Item Settings Log Export Items. Os logs serão armazenados na pasta definida em Option Setup Log Storing Folder The Log Exporting Folder.

• Automatically export logs for report: Exporta automaticamente os logs para um arquivo do tipo CSV (separado por vírgulas). Os logs serão armazenados na pasta definida em Option Setup Log Storing Folder The Log Auto Exporting Folder.

• Mail logs to administrator (*): Exporta automaticamente os logs no formato definido no item Log Display/Export Item Settings Log Export Items e o envia ao Administrador por email, como um anexo, no dia seguinte à data de fechamento do relatório.

• Mail logs for report to administrator (*): Exporta automaticamente os logs para um arquivo tipo CSV e o envia ao Administrador por email, como um anexo, no dia seguinte à data de fechamento do relatório.

(*) Observação: Para usar estas funções é necessário configurar as opções Mail Server, Sender’s email address e Administrator’s email address (disponíveis no menu Option Setup Mail Setup).


Use Restrictions

Permite especificar restrições de uso para os usuários reservados do sistema.

As opções são as seguintes:

• Disable Printing: Quando marcada para Unregistered ID, cancela todas as impressões de usuários não registrados. Quando marcada para Local Print, inibe todas as impressões via painel da impressora.

• Disable Color Printing: Quando marcada para Unregistered ID, cancela todas as impressões coloridas de usuários não registrados. Quando marcada para Local Print, inibe todas as impressões coloridas via painel da impressora.

Print in Mono: Quando marcada a opção Disable Color Printing, converte os trabalhos coloridos dos usuários não registrados ou do painel da impressora, conforme a seleção, imprimindo-os em modo monocromático.

Observação: Opção disponível apenas para a série C9000 (C9600/C9800).

Usuários Reservados do Sistema:

• Unregistered ID: Impressões realizadas por usuários não registrados, ou não identificados pelo Job Accounting Server (ou seja, sem número de ID).

• Local Print: Impressões locais, ou seja, realizadas a partir do painel da impressora, tais como páginas de Demo, Menu Map, etc.


O próximo passo, após a adição de uma impressora ao software Print Job Accounting Server, é o registro de todos os usuários da impressora, processo que é realizado através do Job Account ID Registration.

Esta etapa é opcional e será abordada mais adiante.


Para que o software inicie o serviço de aquisição de logs de trabalhos na impressora, é necessário que seu status passe de “Not Acquired” para “Acquired” (adquirida). Para isso, basta responder “Sim” à pergunta automática “About to start acquiring logs. Do you want to continue?” (deseja iniciar a aquisição de logs?).

Observação: Nenhum trabalho será contabilizado pelo software enquanto o status da impressora, exibido na tela principal do Job Accounting Server, permanecer como “Not acquired”.


Uma vez adquirida, todo trabalho de impressão será contabilizado pelo software, de acordo com o intervalo de tempo que foi definido quando de sua adição ao programa.

Para iniciar manualmente uma aquisição de logs, clique com o botão direito do mouse sobre a impressora desejada e selecione a opção Acquire a Log.

Print Job Accounting – Adquirindo Logs

Para modificar as propriedades da impressora, alterar o intervalo de tempo de aquisição de logs, adicionar ou excluir usuários, etc, acesse o menu Printer Properties ou simplesmente clique com o botão direito do mouse sobre a impressora para ver as opções disponíveis.

Print Job Accounting – Propriedades da Impressora

A guia “Printer” permite a alteração do nome da impres-sora (Printer Name), endereço IP (Change Address) e o grupo ao qual a mesma pertence (Printer Group).


A guia “User” permite visualizar todos os usuários adicionados à impressora, seus respectivos Job Account IDs, nomes de grupos aos quais pertencem e Status atual.

O botão “Register”, abre a janela Job Account ID Registration, através da qual é possível adicionar ou excluir usuários/grupos e definir ou modificar restrições de uso para os usuários/grupos adicionados.

Esta opção será abordada com detalhes mais adiante.


A guia “Option” permite a alteração de todas as demais opções já vistas anteriormente.

O botão “Change Time” (opção Time) permite a definição de até 5 horários diferentes para a aquisição automática de logs.


Observação: Os perfis pré-definidos contém informações prontas de custo por página colorida e mono, considerando 5% de área de cobertura, e estão baseadas em custos de suprimentos em Dólares (US$). Por este motivo, há a real necessidade de se definir um perfil personalizado.

Fees

Esta opção permite selecionar, a partir de uma lista de opções pré-definidas, um perfil para o custeio de páginas impressas, ou criar um perfil personalizado de acordo com parâmetros do cliente, usando a opção Define Fees botão Add

Print Job Accounting – Definindo Perfis de Custos

Ao definir um perfil personalizado de custo por página, é interessante que o campo Name contenha a identificação do modelo da impressora, para que a informação não se perca em meio à extensa lista de opções pré-definidas.

Na guia Pages, marque a opção “Page” se desejar definir um custo/página fixo e unitário para impressões Color e Mono, independente da área de cobertura dos trabalhos que serão contabilizados.

Se desejar incluir no custo/página fixo também o valor unitário de cada folha de papel, marque a opção “Sheet”. Para calcular o custo unitário de uma folha de papel, divida o preço de um pacote ou resma pela quantidade de folhas que o mesmo contém (normalmente 500 folhas).

Observação: A moeda utilizada pelo software pode ser editada no arquivo “okicprof.ini” com a alteração do parâmetro “COSTUNIT=“ de ‘dollars’ para ‘R$’.


Toner Use Amount

Permite definir o custo da página impressa de acordo com a área de cobertura determinada automaticamente pelo software. Através da área de cobertura identificada, o trabalho de impressão será enquadrado conforme tabela a seguir: Nível Área de Cobertura

0 Toner não usado1 de 1 a 5%2 de 6 a 15%3 de 16 a 30%4 de 31 a 60%5 acima de 61%

A cada nível de toner pode ser atribuído um custo manualmente, ou os custos podem ser calculados automaticamente, com o uso da ferramenta Automatic Calculation, após a digitação dos preços dos cartuchos de toner nos campos Color Price (custo unitário de um cartucho colorido) e Mono Price (custo unitário do cartucho preto).


Drum Use Amount

Permite adicionar ao custo da página impressa o custo de utilização dos Cilindros de Imagem.

De forma análoga à utilizada na guia Toner Use Amount, os custos da utilização dos cilindros de imagem, por página impressa, podem ser atribuídos manualmente ou de modo automático.

No modo manual, basta definir os valores, dividindo-se o preço unitário de um Cilindro de Imagem pela quantidade de páginas que o mesmo é capaz de imprimir (conforme catálogo), e digitá-los nos campos Color Fee e Mono Fee.

Para utilizar o Automatic Calculation, basta digitar os preços unitários de um dos Cilindros coloridos no campo Color Price e o preço unitário do Cilindro Preto no campo Mono Price (normalmente estes valores são iguais) para que a ferramenta calcule automa-ticamente as frações destes custos.


Belt, Fuser Use Amount

Permite incluir no custo por página impressa também as frações de valores referentes à utilização da Esteira de Transferência (Belt) e Unidade Fusora (Fuser).

Para definir os valores manualmente, divida o preço unitário da Belt pela sua durabilidade (conforme catálogo), e digite o valor encontrado no campo Belt Fee, repetindo a operação para a Fusora, digitando o valor correspondente no campo Fuser Fee.

Para utilizar o cálculo automático, simples-mente digite os preços unitários destes suprimentos nos campos Belt Price e Fuser Price, e em seguida clique no botão Automatic Calculation.


Finisher

Se a impressora possuir o acessório opcional Finisher (disponível apenas para a série C9000), o custo de cada grampo utilizado no grampeamento automático dos trabalhos de impressão pode ser incluído no custo por página impressa, marcando-se a opção Staple e digitando-se seu valor unitário.

Printer Use Time

Da mesma forma, para incluir no custo por página impressa o valor referente ao custo de utilização do equipamento por minuto, marque a opção Printer Use Time e digite o valor apurado.

Exemplo: Consumo de energia elétrica da impressora, em R$/minuto.


Size

É possível atribuir custos por página de acordo com o formato de papel utilizado na impressão.

Marque a opção Size e clique no botão Change para definir o preço uni-tário de cada folha de papel no formato sele-cionado, adicionando estas informações ao perfil através do botão Add.

Para calcular o custo unitário de uma folha de papel, divida o preço de um pacote pela quantidade de folhas que o mesmo contém.


Tray

É possível atribuir custos por página de acordo com a bandeja de papel utili-zada na impressão. Isto é muito útil quando uma determinada bandeja é sempre abastecida com um tipo de papel especial ou mais caro.

Marque a opção Tray e clique no botão Change para definir o preço uni-tário de cada folha de papel atribuída à bandeja selecionada, adicionando estas informações ao perfil através do botão Add.


Media Type

É possível atribuir custos por página de acordo com o tipo de mídia utilizado na impressão. Sabendo-se que o Papel Reciclado e Transparências, por exem-plo, custam mais caro que o papel comum, este recurso é muito útil para o correto cálculo do custo por página.

Marque a opção Media e clique no botão Change para definir o preço uni-tário de cada folha de papel do Tipo selecionado, adicionando estas infor-mações ao perfil através do botão Add.


De volta à guia “User”, clique no botão Register para adicionar/excluir um usuário ou um grupo de usuários. A tela “Job Account ID Registration” será exibida.

Print Job Accounting – Registrando Usuários

Para criar um grupo de usuários, marque a opção “Manages multiple Job Account ID as a group”, e em seguida defina o nome do grupo que deseja criar. Para adicionar um ou mais usuários, selecione a opção “Add a User” e clique no botão “Avançar”.


A janela “Job Account ID Registration” possibilita um meio fácil e rápido para adicionar usuários ao Job Accounting Server. Basta definir um Job Account ID para o usuário (número de identificação de conta do usuário) e digitar seu Login de rede e seu endereço de e-mail (opcional). Em seguida, clique no botão “Add”.


Um modo simples de adicionar múltiplos usuários (e o mais recomendado) é através do botão “File”, que permite a importação de uma lista de usuários previamente criada a partir de uma planilha do Excel salva em formato CSV (valores separados com vírgulas), conforme explicado anteriormente no tópico “Planejando a Instalação”.


Telas de exemplo de uma lista de usuários criada a partir do Excel. Uma vez concluída a edição da lista, a planilha deve ser salva utilizando-se a opção “Salvar como tipo CSV”. O conteúdo do arquivo é o de um texto com valores separados por vírgulas, formato que é reconhecido pelo software OKI Print Job Accounting.


Uma outra forma de importar usuários para o Job Accounting é através do recurso “Remote Server”, no qual é possível especificar um servidor que já contenha uma lista de usuários para importá-los para o software. Entretanto, desta forma, o programa atribuirá um Job Accounting ID automaticamente para cada usuário adicionado, mas é possível modificá-los um a um posteriormente, usando o botão “Change”.


Terminado o processo de adição de usuários, clique no botão “Avançar” para configurar notificações automáticas aos usuários por email. É possível notificar os resultados totais de uso e/ou notificar o usuário quando o mesmo exceder sua cota-limite de utilização, conforme veremos a seguir.


Clicando no botão “Avançar”, configure as restrições de uso gerais para todos os usuários cadastrados. A opção “Disable Printing” impede que os usuários consigam imprimir (os trabalhos de impressão enviados são cancelados instantaneamente), enquanto a opção “Disable Color Printing” cancela apenas os trabalhos coloridos.

Nota: A opção “Print in Mono”, disponível apenas para os modelos C9600 e C9800, converte o trabalho de impressão para o modo monocromático, de forma que o mesmo não será cancelado, a exemplo do que ocorre com os demais modelos de impressoras.

Print Job Accounting – Definindo Restrições de Uso

Nota: A opção “Staple”, disponível apenas para os modelos C9600 e C9800, permite limitar a utilização de grampos do módulo Finisher, quando este acessório opcional está instalado.

Clicando no botão “Avançar”, configure as cotas-limite de uso para todos os usuários cadastrados. A opção “Printed Sheets” permite configurar uma quantidade máxima de folhas impressas. A opção “Fees” limita o uso da impressora após as impressões atingirem um valor de custo máximo configurado. “Printer Use Time” limita o uso da impressora em minutos de utilização.


Se alguma opção de limitação de uso tiver sido selecionada, clique no botão “Avançar” para especificar o período de validade desta restrição. É possível atribuir um período de validade por dia, semana ou mês. A opção “Carry over unused value to the next valid period”, quando selecionada, permite que o saldo de valores não utilizados pelo usuário no período corrente se somem à cota-limite do próximo período.


Na hipótese de ser necessário alterar as permissões de acesso de um usuário em particular, basta clicar no botão “Register”.


Na tela seguinte, selecione o usuário que deseja modificar e clique no botão “Change”. Uma janela de “Properties of Job Account ID” será exibida, contendo as propriedades atuais do usuário selecionado, suas restrições e valores de cota-limite de utilização.


A guia “Job Account ID” permite a alteração do nome do usuário, seu endereço de email, grupo de usuários ao qual pertence, bem como selecionar notificações por email.

A guia “Use Restrictions” permite inibir qualquer impressão deste usuário ou desabilitar impressões coloridas, conforme já visto anteriormente.


O exemplo acima ilustra a possibilidade de restringir o acesso do usuário selecionado à impressora, de forma que qualquer impressão por ele efetuada seja rejeitada (cancelada) pela impressora automaticamente.


Tendo sido o usuário “Alpha” desabilitado para realizar impressões, vamos demonstrar como impor um valor de cota-limite ao usuário “Backup”, a título de exemplo.


Após clicar no botão “Register”, selecionar o usuário “Backup” e clicar no botão “Change”, a janela de propriedades deste usuário será exibida. Para definir um valor de cota-limite de impressão ao usuário, clique na guia “Limit Value”. O exemplo acima ilustra a definição de uma cota-limite de 400 folhas impressas por mês ao usuário.


A opção “Carry over unused value to the next valid period” foi marcada em nosso exemplo para ilustrar a possibilidade de contabilização do saldo não utilizado pelo usuário no período atual, no período seguinte (no exemplo acima, será usado no próximo mês). As estatísticas de valores já utilizados (Already-used amount) e de valores disponíveis (Available usage amount) podem ser visualizadas na guia “Usage Status”.


A seguir, vamos ilustrar a possibilidade de adição/gerenciamento de Grupos de Usuários. Novamente, a partir da tela “Job Account ID registration”, basta clicar no botão “Add” para adicionar um usuário ou grupo de usuários. No exemplo, foi selecionada a opção “Manages multiple Job Account ID as a group”, para criar um grupo de usuários.

Print Job Accounting – Registrando Grupos de Usuários

Defina um nome para o Grupo de Usuários a ser criado. O endereço de e-mail do Grupo é opcional. Clicando no botão “Avançar”, selecione os usuários que farão parte do grupo. Para selecionar múltiplos usuários, basta manter a tecla CTRL pressionada. A tecla SHIFT também pode ser usada para seleção de um intervalo de usuários listados.


Caso seja definido um endereço de e-mail para o grupo, as opções “Notifies total result by e-mail” e “Notifies by e-mail when Limit Value was exceeded” podem ser selecionadas para o envio automático de avisos. Na tela seguinte, é possível desabilitar a impressão para todos os usuários do grupo ou desabilitar apenas impressões coloridas.


Em seguida, basta configurar os valores de cotas-limites para o grupo de usuários. Todos os usuários pertencentes ao grupo passarão a ter os mesmos valores. É possível especificar o período de validade das cotas-limites impostas, por mês, semana ou diário.


Ao término do registro do grupo de usuários adicionado, os usuários que foram selecionados anteriormente agora aparecerão na janela “Job Account ID registration” como pertencentes ao grupo recém-criado.


Para adicionar um usuário a um Grupo já existente, selecione-o e clique no botão “Change Group”. Em seguida, selecione o grupo de usuários na lista que será exibida e clique no botão “OK” para confirmar a alteração, que será imediata.

Observação: O usuário passará a ter as mesmas restrições do grupo de usuários ao qual passou a fazer parte.


Para visualizar o relatório de logs dos trabalhos impressos, selecione a pasta “Log” no menu à esquerda na tela principal do Job Accounting Server.

Print Job Accounting – Acessando Logs Adquiridos

Os relatórios de logs podem ser classificados por data (“Date”) ou por impressora (“Printer”). A opção “Date” exibe os logs de todos os meses ou de um mês específico.


Usando a opção “Printer”, os logs são separados por impressora em sub-pastas, que por sua vez são sub-divididas em meses.


O modo de exibição de logs possibilita acesso a diversas opções de visualização e exportação dos dados. Basta clicar com o botão direito do mouse ou acessar o menu Log.


Display Logs: Exibe em tela os logs de acordo com a opção de visão selecionada. Tem o mesmo efeito de um clique-duplo sobre a opção desejada.

Display Total: Exibe em tela os totais de logs da opção selecionada. As opções são:

• By Printer (por impressora)

• By Job Account ID (por número de Job Account ID)

• By User Name (por nome de usuário)

• By Month (por mês)

• By Printer Group (por grupo de impressoras)

• By User Group (por grupo de usuários)


Exemplo de totais de impressões por número de Job Account ID (“By Job Account ID”).

Exemplo de totais de impressões por nome de usuário (“By User Name”).

Exemplo de totais de impressões por mês (“By Month”).


Export Report Logs: Exporta para um arquivo CSV os logs da pasta selecionada, de acordo com a visão customizada de campos definida em “Display/Export Item Settings”.

Export Logs: Exporta para CSV os logs da pasta selecionada (todos os campos).

Export Total: Exporta para um arquivo CSV os totais conforme a opção selecionada:

• By Printer (por impressora)

• By Job Account ID (por número de Job Account ID)

• By User Name (por nome de usuário)

• By Month (por mês)

• By Printer Group (por grupo de impressoras)

• By User Group (por grupo de usuários)


Delete the log: Exclui completamente todos os logs da pasta selecionada. É necessário cautela no uso desta opção pois a mesma não permite ser desfeita.

Display Details: Quando selecionado, permite visualizar detalhes adicionais em tela.

• Logs: Mostra informações adicionais para os logs exibidos em tela.

• Total: Mostra informações adicionais para os totais exibidos em tela.

Refresh Display: Atualiza as informações da visão atualmente selecionada.

Observação: Para atualizar uma visão de logs com os dados dos últimos trabalhos de impressão realizados, deve-se utilizar o comando Printer Acquire a Log e em seguida o comando “Refresh Display”.


Display/Export Item Settings: Permite definir as opções de itens (colunas de dados) que serão exibidos em relatórios de logs em tela ou exportados.

• Log Display Items: Seleciona as colunas de dados que devem aparecer nos relatórios de logs exibidos em tela.

• Total Display Items: Seleciona as colunas de dados que devem aparecer nos relatórios de totais de logs exibidos em tela.

• Log Export Items: Seleciona as colunas de dados que devem aparecer nos relatórios de logs exportados para relatórios.

• Total Export Items: Seleciona as colunas de dados que devem aparecer nos relatórios de totais de logs exportados para relatórios.


MAIL SETUP

Mail Server Setup: Define o servidor SMTP e o número da porta para o envio de mensagens do Print Job Accounting.

Send Mail: Define o título e a mensagem padrão das mensagens automáticas, de acordo com o assunto que pode ser:

• Send logs: envio de relatório de logs;

• Notification: Printing is now forbidden: atingimento do limite do valor-cota;

• Notification: Printing is now permitted: enviada quando o limite do usuário foi restaurado;

• Sending total result: envio de relatório de totais de logs;

• Log acquisition status: informação sobre o status da tentativa de aquisição de logs.

Other Setup: Permite notificar o Administrador quanto ao status das tentativas de aquisição de logs.

Print Job Accounting – Opções Gerais

E-MAIL ADDRESS

Sender: Configura informações sobre o remetente das mensagens que o Print Job Accounting enviará automaticamente.

Administrator: Permite adicionar nomes e endereços de e-mail das pessoas que administram as informações que o Print Job Accounting disponibiliza.


LOG STORING FOLDER

Log Storing Folder define um caminho para a pasta (local ou de rede) onde os logs adquiridos pelo Print Job Accounting serão armazenados.

Log Auto Exporting Folder define um caminho para a pasta (local ou de rede) onde os relatórios de logs gerados automaticamente pelo Job Accounting serão armazenados.


CHANGE THE CLOSING DATE

Esta opção permite definir o dia em que deve ocorrer o encerramento do mês.

Se a opção “Count logs after the closing date as logs for this month” estiver marcada, os logs de todos os trabalhos impressos após a data de encerramento serão considerados no mês que se encerrou.


OTHERS

Esta guia define o endereço da porta HTTP utilizado nos modelos B6200/B6300, o qual deve ser coincidir com aquele configurado no painel da impressora.

O endereço de porta HTTP padrão é 80; sua alteração pode resultar em falha de comunicação do Print Job Accounting com a impressora.


O Print Job Accounting Client é um plug-in para os drivers de impressão das impressoras OKI.

Ele adiciona informações a cada trabalho de impressão enviado, como nome de usuário e seu respectivo número de identificação da conta (Job Account ID).

Estas informações são necessárias para que o Job Accounting Server identifique corretamente o usuário que enviou uma impressão, possi-bilitando os recursos de restrição já descritos.

Há vários modos de utilização desta ferramenta, visando diferentes situações que serão abordadas a seguir, mas sua principal finalidade é o de adicionar a um trabalho de impressão o número de conta (Job Account ID) referente ao usuário que imprimiu, passando esta informação ao Job Accounting Server.

De modo geral, utilize este software apenas se a instalação do sistema Job Accounting prever a definição de cotas de impressão ou restrição aos usuários.

Print Job Accounting Client – Tela Principal

O modo “Guia” adiciona a seção “Contagem de Trabalhos” ao driver de impressão selecionado na lista do Print Job Accounting Client, possibilitando a digitação dos dados do usuário (nome e número de conta de impressão) que realizará as impressões.

Utilize este modo quando o computador for utilizado exclusivamente por um mesmo usuário.

Print Job Accounting Client – Modos de Operação

O modo “Pop-up” é a maneira ideal de imprimir a partir de computadores de uso compartilhado, pois a cada tentativa de impressão será exibida uma janela na qual o usuário deverá digitar seu nome de usuário e seu ID (número de conta de impressão). Estes dados serão enviados juntamente com o trabalho de impressão e, se cancelado, será atribuído o número 0 (zero) ao ID de conta, ou seja, o usuário será identificado como “Não Registrado” (Unregistered ID), podendo ter seu trabalho de impressão rejeitado pela impressora.


O modo “Ocultar” permite o envio do nome e do número de conta de impressão dos usuários automaticamente, através da importação de um arquivo CSV contendo a lista de usuários e seus respectivos IDs. O mesmo arquivo CSV usado na importação de IDs para o Job Accounting Server pode ser utilizado.

Este modo de operação é útil quando não se deseja que os usuários conheçam estas informações ou ainda quando os computadores são utilizados por mais de um usuário em períodos diferentes (logon de usuário com diferentes perfis).


Uma vez importados, todos os dados referentes aos usuários podem ser verificados em tela, bem como adicionados, excluídos ou reimportados, através da seleção do recurso “Exibir ID de conta de trabalhos registrada”.

Na hipótese de uma reimportação, somente os usuários que não fazem parte da lista existente são adicionados, não ocorrendo a duplicação dos registros.


Também é possível atribuir um ID de conta de trabalhos fixo para todos os usuários importados, selecionando a opção “Configurar ID fixa de conta de trabalhos”.

Esta opção é útil quando se deseja contabilizar os trabalhos de todos os usuários importados com um mesmo nome de usuário de número de conta (Ex: Deptos).

Basta definir estas informações e selecionar a opção “Atribuir ID de conta de trabalhos fixa para todos os usuários”.


O modo “Sem suporte” não adiciona nenhuma informação de usuário/ID ao trabalho de impressão. Ao invés disso, todos os trabalhos são enviados à impressora com ID=0, ou seja, não registrado (Unregistered ID). Os trabalhos enviados para uma impressora que não oferece suporte ao Print Job Accounting também serão não registrados.

Após a alteração do modo de contagem de trabalhos no Print Job Accounting Client, é necessário clicar no botão “Alterar”, quando será exibida uma mensagem de confirmação.


É possível “Configurar o mesmo modo para todos os drivers”, mas esta opção não estará disponível ao utilizar uma impressora compartilhada e o modo de troca de usuários do Windows XP. Para utilizar uma impressora compartilhada será necessário configurar o modo para cada driver separadamente.

A lista de drivers de impressoras exibida no Print Job Accounting Client corresponde ao nome original do driver, e não a um nome modificado, atribuído pelo usuário.


Print Job Accounting – Fim do Treinamento

Importante: Se for necessário desinstalar o Print Job Accounting Server do computador, é preciso antes “parar” o serviço de aquisição de logs na impressora, caso contrário ela continuará armazenando logs e rejeitando trabalhos de usuários não autorizados, o que pode se tornar um problema.

Utilizando a opção “Start/End Log”, uma mensagem de confirmação será exibida para evitar engano e a parada indesejada do serviço.

O uso correto deste software o transformará numa confiável ferramenta de contabilização que certamente fará a diferença para os clientes de impressoras OKI!

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