gerenciamento de rotinas nas unidades judiciÁrias da justiÇa federal

GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERALJUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL

Justiça Federal

Objetivos Gerais

Cumprir meta 5;

Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).

Objetivos Específicos

Apresentar o conceito e histórico da meta 5;

Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas;

Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).

Objetivos Específicos

Apresentar os papéis

Apresentar a ferramenta bizagi

Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível

CONCEITO E HISTÓRICO

Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau.

Metodologia sugerida pelo CNJ

1.Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença

2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados.

3.Ferramenta: Bizagi

4.Cumprimento da Meta: • Fluxo do processo otimizado implantados em pelo

menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010

Definição de processos de trabalho

“Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.

“Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”.

Exemplo de processos de trabalho

Entradas

Insumos:

Todo material para a instrução do processo judicial:

Petições,

Informações,

requerimentos, etc.

Saídas

Produtos:

Sentença, Certidões, etc.

Gerenciamento de Rotinas

É o conjunto de atividades que procura, entre outros:

Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades;

Identificar o tempo de execução de cada atividade;


Identificar possibilidades de delegação;

Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos;

Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;


Definir procedimentos mais ágeis;

Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho.

Evitar retrabalhos;

O NOVO O NOVO MODELOMODELO DE DE GESTÃOGESTÃO DA DA

JUSTIÇA FEDERALJUSTIÇA FEDERAL

planejamento estratégico

Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas.Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.

ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS

Missão da Justiça Federal

Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional

acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da

5ª Região

Visão de Futuro da Justiça Federal

Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de

segurança jurídica, transparência,efetividade e

rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa

Eficiência Operacional

Objetivos Estratégicos

Agilizar os trâmites

judiciais e administrativos

Otimizar a gestão dos

custos operacionais

Novo Modelo de Gestão da Justiça FederalNovo Modelo de Gestão da Justiça Federal

EstratégiaEstratégia

ProcessosProcessos

Para ondeDesejamos ir ?

Quando devemosChegar la ?

O que estamosFazendo ?

Como modificarO que estamosFazendo paraChegar onde

Desejamos ir ?

ProjetosProjetos

Hoje

Amanha

12

3

ONDE ONDE ESTÁ O ESTÁ O CONHECIMENTOCONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA SOBRE OS PROCESSOS DA

JUSTIÇA FEDERAL ?JUSTIÇA FEDERAL ?

ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?

PESSOASRelatório de

AuditoriaSistemas

InformatizadosNotícias/Clippings e Sites Externos

Planejamento estratégico

Pesquisa de satisfação

Prospecção de novas tecnologias e métodos

Relatório Estatísticos sobre Processos

Judiciais

COMO UTILIZAR O COMO UTILIZAR O CONHECIMENTO DA JUSTIÇA CONHECIMENTO DA JUSTIÇA

FEDERAL FEDERAL SOBRE SEUS SOBRE SEUS PROCESSOS PARA PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOSMELHORÁ-LOS

A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal

COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

Contribuir

COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL

Disseminar

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

GESTÃO DE PROCESSOS GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICAPRÁTICA

Aplicando aGestão de Processos

1 2 3 4 5

PROCESSOSPROCESSOSESTRATÉGIESTRATÉGI

AA

MapaEstratégico

PROCESSOSPROCESSOSESTRATÉGIESTRATÉGI

AA

MapaEstratégico

5) MONITORAR O 5) MONITORAR O DESEMPENHODESEMPENHOdos Processosdos Processos

4) 4) DISSEMINARDISSEMINARe e IMPLANTARIMPLANTARboas práticasboas práticas

3) 3) UNIFORMIZARUNIFORMIZAR o repositório de o repositório de

boas práticasboas práticas

2) Modelar2) Modelarprocessos eprocessos e

CONTRIBUIRCONTRIBUIR comcomboas práticasboas práticas

1) DESDOBRAR1) DESDOBRARESTRATÉGIA paraESTRATÉGIA para

ProcessosProcessos

REPOSITÓRIO DEDE BOAS PRÁTICAS DOS

PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

BOAPRÁTICA

COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA

FEDERAL

Papéis no gerenciamento de Papéis no gerenciamento de rotinasrotinas

Especialistas;

Analistas de Processo;

Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;

APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGIAPRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI

APRESENTAÇÃO DO FLUXOAPRESENTAÇÃO DO FLUXO

APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICASAPRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS

Boas práticasBoas práticas

BP1 – Diretor/servidor entrega os autos pessoalmente ao assessor em caso de medidas urgentes. Assessor: Imediato contato com o magistrado. Assessor: Devolução ao Diretor/Servidor; (analisar petição inicial);


BP 2 – Urgência: Através de Mandado (plantão) - Normal: Mandado, Cota de Vista, AR mão própria, ou sistema de postagem eletrônica (cumprir tutela ou citar/intimar);


BP 3 – Publicação: Diária, com a ressalva de ser implantada parcialmente ao longo do tempo (ex: duas vezes por semana até Jan 11, três vezes por semana até jun 11);


BP 4 – Audiências: Filmadas quando autorizadas por lei;


BP 5 – Utilizar, como regra, a remessa oficial dos autos aos órgãos públicos para citações/intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, AGU e outros);

Boas práticasBoas práticasBP 6 - No ato de nomeação do perito, após

formulação dos quesitos do juízo (se couber), determinar:

- Intimação do perito por telefone/e-mail, certificando nos autos. Não havendo resposta, proceder conforme o usual;

- Abertura de prazo para apresentação de quesitos;

- Intimação do perito para formular sua proposta;

- Fixação do valor da perícia (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita);

- Indicação dos assistentes técnicos;


- Em casos de ausência de fixação de valor de perícia, intimação das partes para falarem sobre a proposta de honorários. Havendo concordância, intimá-la para efetuar o depósito. Havendo discordância encaminhar para apreciação do juiz;

- Sempre que possível, agendamento pelo telefone/e-mail (certificando nos autos) da data de início dos trabalhos;

- Informação ao perito de sua responsabilidade de agendamento com os assistentes técnicos, quando necessário;


- Informação ao perito o prazo para conclusão dos trabalhos, cientificando-o de possível renovação do prazo, mediante justificativa por escrito, sem a necessidade de devolução dos autos;

- Início da perícia somente após a efetivação do depósito;

- Liberação da integralidade dos honorários periciais somente após os eventuais esclarecimentos prestados pelo perito;

- Marcação de audiência para que sejam sanados os questionamentos, quando houver pedido de esclarecimento;


BP 7 – Utilização e atualização de banco de dados centralizado de peritos e viabilizar consultas, utilizando, preferencialmente, os peritos do Juizado;


BP 8 – Delegação de Atos: Utilização do Provimento 01/2009 da CG do TRF5.


BP 9 – Expedição de ato normativo no âmbito da Seção Judiciária autorizando o cumprimento de citação/intimação, independente de despacho, das Cartas Precatórias/Ordens, bem como as suas devoluções, pelo Diretor de Secretaria, mediante ofício ou remessa;


BP 10 - Instituir método de gerenciamento de prazos:

- Extração de relatório; - Método controle de alertas;- Prazo máximo de monitoramento

mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano reduzir o prazo

de monitoramento para quinzenal ou menor;


BP 11 – Utilização da Súmula 273 do STJ para precatórias;


BP 12 – Quando possível utilizar o despacho por itens (despacho cheio), previamente cadastrado no sistema.


BP 13 - Institucionalizar encontros bimestrais entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico regional (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação);


BP 14 – Inserir no despacho de marcação de audiência a responsabilidade da parte em trazer suas testemunhas, independente de intimação;


BP 15 – Extrair relatório de prazo vencido (mov. 14), para ser entregue aos órgãos públicos, quando da retirada dos processos com vista;


BP 16 - Remeter carta precatória para as Subseções darem cumprimento ao expediente, dentro de sua base territorial, bem como nos municípios que tenham sido previamente acordados com a Subseção, procurando evitar caráter itinerante, com abrangência regional;


BP 17 – Fazer remessa interna via malote dos expedientes para a central de mandados, onde houver, das Subseções;


BP 18 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente);


BP 19 – Continuidade dos investimentos em cursos de aperfeiçoamento, voltados para a realidade da Justiça Federal;


BP 20 – No ato de determinação de emenda, indicar o vício a ser sanado.

Contatos – Escritórios de Contatos – Escritórios de ProcessosProcessos

Geraldo AlvesGeraldo AlvesTribunal Regional Federal da 5ª RegiãoTribunal Regional Federal da 5ª Região

(81) 3425-9287(81) [email protected]@trf5.jus.br

Adriana AmancioAdriana AmancioSeção Judiciária de AlagoasSeção Judiciária de Alagoas

(82) 2122-4382(82) [email protected]@jfal.jus.br

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