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GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERALJUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL
Justiça Federal
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Objetivos Gerais
Cumprir meta 5;
Desenvolver a cultura de gerenciamento de rotinas (Gestão de Processos de Trabalho).
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Objetivos Específicos
Apresentar o conceito e histórico da meta 5;
Apresentar noções básicas de gerenciamento de rotinas;
Identificar a importância do gerenciamento de rotinas no contexto do planejamento estratégico da 5ª Região (novo modelo de gestão).
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Objetivos Específicos
Apresentar os papéis
Apresentar a ferramenta bizagi
Apresentar o fluxo e as boas práticas do Procedimento Comum Ordinário Cível
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CONCEITO E HISTÓRICO
Meta Prioritária 5: Implantar método de gerenciamento de rotinas (gestão de processos de trabalho) em pelo menos 50% das unidades judiciárias de 1º grau.
Metodologia sugerida pelo CNJ
1.Escopo para JF: fluxo do processo civil comum ordinário, da distribuição da petição inicial até a sentença
2. Metodologia sugerida: oficinas de mapeamento e modelagem de processos executados por Diretores e Servidores das unidades judiciárias e validados por Magistrados.
3.Ferramenta: Bizagi
4.Cumprimento da Meta: • Fluxo do processo otimizado implantados em pelo
menos 50% das unidades judiciárias até 31 de dezembro de 2010
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Definição de processos de trabalho
“Ordenação específica das atividades de trabalho no tempo e no espaço com um começo, um fim, entradas (input) e saídas (outputs) claramente identificados.
“Conjunto de atividades ligadas que toma um insumo e o transformam para criar um resultado”.
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Exemplo de processos de trabalho
Entradas
Insumos:
Todo material para a instrução do processo judicial:
Petições,
Informações,
requerimentos, etc.
Saídas
Produtos:
Sentença, Certidões, etc.
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Gerenciamento de Rotinas
É o conjunto de atividades que procura, entre outros:
Identificar problemas (gargalos / sobreposição) de atividades;
Identificar o tempo de execução de cada atividade;
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Gerenciamento de Rotinas
Identificar possibilidades de delegação;
Elaborar manuais das rotinas, facilitando a multiplicação dos conhecimentos;
Padronizar as rotinas das unidades conforme suas competências;
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Gerenciamento de Rotinas
Definir procedimentos mais ágeis;
Acompanhar o desempenho na execução dos processos de trabalho.
Evitar retrabalhos;
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O NOVO O NOVO MODELOMODELO DE DE GESTÃOGESTÃO DA DA
JUSTIÇA FEDERALJUSTIÇA FEDERAL
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planejamento estratégico
Planejamento Estratégico parte do processo de gestão de uma organização, permitindo a construção do futuro que se deseja, a partir de objetivos viáveis e realistas.Esclarece a missão, traduz a visão e a estratégia em objetivos claros, associados a indicadores, metas e prazos.
ALINHA AS ESTRATÉGIAS DA ORGANIZAÇÃO PARA OBTENÇÃO DE RESULTADOS COERENTES E QUALIFICADOS
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Missão da Justiça Federal
Garantir à sociedade uma prestação jurisdicional
acessível, rápida e efetiva no âmbito da Justiça Federal da
5ª Região
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Visão de Futuro da Justiça Federal
Consolidar-se, até 2014,perante a sociedade, como referência de
segurança jurídica, transparência,efetividade e
rapidez na prestação jurisdicional, bem com de eficiência administrativa
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Eficiência Operacional
Objetivos Estratégicos
Agilizar os trâmites
judiciais e administrativos
Otimizar a gestão dos
custos operacionais
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Novo Modelo de Gestão da Justiça FederalNovo Modelo de Gestão da Justiça Federal
EstratégiaEstratégia
ProcessosProcessos
Para ondeDesejamos ir ?
Quando devemosChegar la ?
O que estamosFazendo ?
Como modificarO que estamosFazendo paraChegar onde
Desejamos ir ?
ProjetosProjetos
Hoje
Amanha
12
3
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ONDE ONDE ESTÁ O ESTÁ O CONHECIMENTOCONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA SOBRE OS PROCESSOS DA
JUSTIÇA FEDERAL ?JUSTIÇA FEDERAL ?
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ONDE ESTÁ O CONHECIMENTO SOBRE OS PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL?
PESSOASRelatório de
AuditoriaSistemas
InformatizadosNotícias/Clippings e Sites Externos
Planejamento estratégico
Pesquisa de satisfação
Prospecção de novas tecnologias e métodos
Relatório Estatísticos sobre Processos
Judiciais
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COMO UTILIZAR O COMO UTILIZAR O CONHECIMENTO DA JUSTIÇA CONHECIMENTO DA JUSTIÇA
FEDERAL FEDERAL SOBRE SEUS SOBRE SEUS PROCESSOS PARA PROCESSOS PARA MELHORÁ-LOSMELHORÁ-LOS
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A necessidade de se conhecer e compartilhar os procedimentos da Justiça Federal
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COLEÇÃ0 DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Contribuir
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COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA FEDERAL
Disseminar
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
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GESTÃO DE PROCESSOS GESTÃO DE PROCESSOS PRÁTICAPRÁTICA
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Aplicando aGestão de Processos
1 2 3 4 5
PROCESSOSPROCESSOSESTRATÉGIESTRATÉGI
AA
MapaEstratégico
PROCESSOSPROCESSOSESTRATÉGIESTRATÉGI
AA
MapaEstratégico
5) MONITORAR O 5) MONITORAR O DESEMPENHODESEMPENHOdos Processosdos Processos
4) 4) DISSEMINARDISSEMINARe e IMPLANTARIMPLANTARboas práticasboas práticas
3) 3) UNIFORMIZARUNIFORMIZAR o repositório de o repositório de
boas práticasboas práticas
2) Modelar2) Modelarprocessos eprocessos e
CONTRIBUIRCONTRIBUIR comcomboas práticasboas práticas
1) DESDOBRAR1) DESDOBRARESTRATÉGIA paraESTRATÉGIA para
ProcessosProcessos
REPOSITÓRIO DEDE BOAS PRÁTICAS DOS
PROCESSOS DA JUSTIÇA FEDERAL
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
BOAPRÁTICA
COLEÇÃO DE BOAS PRÁTICASDOS PROCESSOS PADRÃO JUSTIÇA
FEDERAL
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Papéis no gerenciamento de Papéis no gerenciamento de rotinasrotinas
Especialistas;
Analistas de Processo;
Coordenadores dos escritórios nacionais, regionais e seccionais;
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APRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGIAPRESENTAÇÃO DA FERRAMENTA BIZAGI
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APRESENTAÇÃO DO FLUXOAPRESENTAÇÃO DO FLUXO
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APRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICASAPRESENTAÇÃO DAS BOAS PRÁTICAS
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Boas práticasBoas práticas
BP1 – Diretor/servidor entrega os autos pessoalmente ao assessor em caso de medidas urgentes. Assessor: Imediato contato com o magistrado. Assessor: Devolução ao Diretor/Servidor; (analisar petição inicial);
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Boas práticasBoas práticas
BP 2 – Urgência: Através de Mandado (plantão) - Normal: Mandado, Cota de Vista, AR mão própria, ou sistema de postagem eletrônica (cumprir tutela ou citar/intimar);
![Page 32: GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL](https://reader030.vdocuments.com.br/reader030/viewer/2022020422/568130e4550346895d96f9dc/html5/thumbnails/32.jpg)
Boas práticasBoas práticas
BP 3 – Publicação: Diária, com a ressalva de ser implantada parcialmente ao longo do tempo (ex: duas vezes por semana até Jan 11, três vezes por semana até jun 11);
![Page 33: GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL](https://reader030.vdocuments.com.br/reader030/viewer/2022020422/568130e4550346895d96f9dc/html5/thumbnails/33.jpg)
Boas práticasBoas práticas
BP 4 – Audiências: Filmadas quando autorizadas por lei;
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Boas práticasBoas práticas
BP 5 – Utilizar, como regra, a remessa oficial dos autos aos órgãos públicos para citações/intimações, por meio de convênios firmados entre a Seção Judiciária e a respectiva Procuradoria (Fazenda Nacional, PRF, AGU e outros);
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Boas práticasBoas práticasBP 6 - No ato de nomeação do perito, após
formulação dos quesitos do juízo (se couber), determinar:
- Intimação do perito por telefone/e-mail, certificando nos autos. Não havendo resposta, proceder conforme o usual;
- Abertura de prazo para apresentação de quesitos;
- Intimação do perito para formular sua proposta;
- Fixação do valor da perícia (avaliar a complexidade e casos de justiça gratuita);
- Indicação dos assistentes técnicos;
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Boas práticasBoas práticas
- Em casos de ausência de fixação de valor de perícia, intimação das partes para falarem sobre a proposta de honorários. Havendo concordância, intimá-la para efetuar o depósito. Havendo discordância encaminhar para apreciação do juiz;
- Sempre que possível, agendamento pelo telefone/e-mail (certificando nos autos) da data de início dos trabalhos;
- Informação ao perito de sua responsabilidade de agendamento com os assistentes técnicos, quando necessário;
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Boas práticasBoas práticas
- Informação ao perito o prazo para conclusão dos trabalhos, cientificando-o de possível renovação do prazo, mediante justificativa por escrito, sem a necessidade de devolução dos autos;
- Início da perícia somente após a efetivação do depósito;
- Liberação da integralidade dos honorários periciais somente após os eventuais esclarecimentos prestados pelo perito;
- Marcação de audiência para que sejam sanados os questionamentos, quando houver pedido de esclarecimento;
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Boas práticasBoas práticas
BP 7 – Utilização e atualização de banco de dados centralizado de peritos e viabilizar consultas, utilizando, preferencialmente, os peritos do Juizado;
![Page 39: GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL](https://reader030.vdocuments.com.br/reader030/viewer/2022020422/568130e4550346895d96f9dc/html5/thumbnails/39.jpg)
Boas práticasBoas práticas
BP 8 – Delegação de Atos: Utilização do Provimento 01/2009 da CG do TRF5.
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Boas práticasBoas práticas
BP 9 – Expedição de ato normativo no âmbito da Seção Judiciária autorizando o cumprimento de citação/intimação, independente de despacho, das Cartas Precatórias/Ordens, bem como as suas devoluções, pelo Diretor de Secretaria, mediante ofício ou remessa;
![Page 41: GERENCIAMENTO DE ROTINAS NAS UNIDADES JUDICIÁRIAS DA JUSTIÇA FEDERAL](https://reader030.vdocuments.com.br/reader030/viewer/2022020422/568130e4550346895d96f9dc/html5/thumbnails/41.jpg)
Boas práticasBoas práticas
BP 10 - Instituir método de gerenciamento de prazos:
- Extração de relatório; - Método controle de alertas;- Prazo máximo de monitoramento
mensal, podendo ser menor; - Após o primeiro ano reduzir o prazo
de monitoramento para quinzenal ou menor;
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Boas práticasBoas práticas
BP 11 – Utilização da Súmula 273 do STJ para precatórias;
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Boas práticasBoas práticas
BP 12 – Quando possível utilizar o despacho por itens (despacho cheio), previamente cadastrado no sistema.
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Boas práticasBoas práticas
BP 13 - Institucionalizar encontros bimestrais entre diretores de secretaria por parte da Direção do Foro e grupo eletrônico regional (pauta compartilhada entre diretores com posterior consolidação);
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Boas práticasBoas práticas
BP 14 – Inserir no despacho de marcação de audiência a responsabilidade da parte em trazer suas testemunhas, independente de intimação;
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Boas práticasBoas práticas
BP 15 – Extrair relatório de prazo vencido (mov. 14), para ser entregue aos órgãos públicos, quando da retirada dos processos com vista;
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Boas práticasBoas práticas
BP 16 - Remeter carta precatória para as Subseções darem cumprimento ao expediente, dentro de sua base territorial, bem como nos municípios que tenham sido previamente acordados com a Subseção, procurando evitar caráter itinerante, com abrangência regional;
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Boas práticasBoas práticas
BP 17 – Fazer remessa interna via malote dos expedientes para a central de mandados, onde houver, das Subseções;
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Boas práticasBoas práticas
BP 18 – No ato de elaboração de algumas minutas, juntar, quando possível, a execução da ordem (Ex. despacho determinando oficiar, acompanhado do expediente correspondente);
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Boas práticasBoas práticas
BP 19 – Continuidade dos investimentos em cursos de aperfeiçoamento, voltados para a realidade da Justiça Federal;
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Boas práticasBoas práticas
BP 20 – No ato de determinação de emenda, indicar o vício a ser sanado.
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Contatos – Escritórios de Contatos – Escritórios de ProcessosProcessos
Geraldo AlvesGeraldo AlvesTribunal Regional Federal da 5ª RegiãoTribunal Regional Federal da 5ª Região
(81) 3425-9287(81) [email protected]@trf5.jus.br
Adriana AmancioAdriana AmancioSeção Judiciária de AlagoasSeção Judiciária de Alagoas
(82) 2122-4382(82) [email protected]@jfal.jus.br