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Gestão de ProjetosGNG- 103

GNG-103 Gestão de Projetos

• Definir metas e objetivos do projeto• Conciliar entregas• Descobrir requisitos• Determinar premissas e restrições• Compilando a declaracao do escopo do projeto• Desenvolvendo um plano de comunicação• Construindo a estrutura analítica do projeto• Definindo tarefas e atividades• Estabelecendo marcos• Construindo a matriz de responsabilidades• Fazendo estimativas das atividades• Construindo diagramas de rede

Metas e Objetivos

• As metas descrevem o que o seu projeto vai atingir ou produzir.

• As metás são essenciais ao projeto.

• Quando as metas forem atingidas, o projeto está concluído.

Metas Objetivos

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SMART

• Específica

• Mensurável

• Acurada e Acordada

• Realista

• Tempo limitada

Entregas

• As entregas incluem resultados mensuráveis, produtos, serviços ou resultados expecíficos que devem ser produzidos para que o projeto possa ser considerado concluído.

• As entregas deve assim como as metas serem específicas e mensuráveis.

• Pode-se tamebm utilizar o critério SMART.

Diversas Entregas

• Muitos projetos grandes, possuem diversas entregas.

• São divididos em fases.

• Os usuários ou stakeholders e o gerente de projeto refletem sobre cada uma das entregas e determinam quais são críticas para o projeto.

Descobrindo requisitos

• Requisitos são diferentes de metas e das entregas.

• Eles auxiliam a definir como sabermos se a meta ou a entrega foi concluida com sucesso.

• São uma subdivisão da entrega em detalhess bastante específicos.

• Uma entrega pode ter multiplos requisitos.

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Processo de definição de requisitos

• Deve ser um esforço coletivo

• Devem ser definidos logo após a reunião inicial do projeto.

• Verificar os pontos definidos na reunião.

• Certificar-se que foram compreendidos.

Fatores críticos do sucesso

• Fatores críticos do sucesso são as entregas ou requisitos do projeto que devem ser obrigatorios e corretamente concluídos para que o projeto seja considerado um sucesso.

• Devem ser documentados.

Elementos dos fatores críticos

• Compreensão e consenso a respeito das metas do projetos por toda a equipe.

• Declaração do escopo bem definida• Participação e comprometimento dos stakeholders

como evidência da aprovação do Termo de Abertura do Projeto e à Declaração do Escopo.

• Plano de projeto bem definido.• Uso de praticas convencionais de gerenciamento

de projetos.

Premissas

• Eventos e ações tidos como verdadeiros. As premissas do projeto devem sempre ser documentadas.

• Descobrir e documentar as premissas são atividades que funcionam exatamente como o processo de definição de requisitos.

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Definindo premissas

• Disponibilidade dos integrantes-chave do projeto

• Desempenho dos integrantes-chave do projeto.

• Habilidades dos integrantes-chavedo projeto• Prazos de entrega do vendedor• Problemas de desempenho do vendedor• Precisão das datas do cronograma do projeto• Envolvimento do cliente no projeto• Aprovação do cliente

Restrições

• Restrições são todos os fatores que limitam ou ditam as ações da equipe do projeto.

projeto

TEMPO

RECURSOSQUALIDADE

Definindo restrições

• Falta de comprometimento da equipe de gerência executiva ou do patrocinados do projeto.

• Interrupções ou reorganizações dos negócios no meio do projeto.

• Stakeholders que tem expectativas ilusórias a respeito dos resultados do projeto ou de seu cronograma.

• Falta de recursos especializados.• Comunicação defeituosa.• Ritmo econômico ou condições de negócios

instaveis• Tecnologia.

A declaração do escopo do projeto documenta as metas e as entregas do projeto e serve de base para futuras decisões do projeto.

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Conteúdo da declaração de escopo do projeto

• Visão geral do projeto.• Metas do projeto• Lista completa das entregas do projeto• Lista completa dos requisitos do projeto• Lista das exclusões do escopo• Estimativas de tempo e custo de alto nível• Critérios de aceitação do produto• Premissas• Restrições.

Lista de exclusões

• São as entregas ou requisitos que a equipe identificou como não sendo essenciais à conclusão dessa fase do projeto.

Funções e responsabilidades

• A seção de funções e responsabilidades da declaração de escopo é muito mias detalhada do que a realizada no Termo de Abertura do Projeto.

• É necessário documentar quem tem autoridade para assinar, quem deve revisar, quem deve criar e quem deverá aprovar.

Atividade Designado Responsabilidade ou nível de aprovação

Declaração de escopo Gerente de ProjetosStakeholderPatrocinadorEquipe de ProjetosGerentes Funcionais

CriarAprovarAprovarRevisarRevisar

EAP Gerente de ProjetosStakeholderPatrocinadorEquipe de ProjetosGerentes Funcionais

CriarAprovarAprovarRevisarRevisar

Cronograma de projeto Gerente de ProjetosStakeholderPatrocinadorEquipe de ProjetosGerentes Funcionais

CriarAprovarAprovarRevisarRevisar

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Critérios de aceitação do produto

• Determina os critérios de aceitação e descreve o processo usado para determinar como os stakeholders saberão que as entregas foram satisfatoriamente concluídos e idicarão sua aceitação.

Obtendo a aprovação

• A declaração de escopo do projeto deverá obter a aprovação, assim como o termo de abertura do projeto.

• Isto garantirá que todos os envolvidos estejam de acordo com as entregas e os requisitos do projeto.

Criando o plano de gerenciamentodo escopo do projeto

• Descreve como o escopo e a estrutura analítica do projeto serão definidos, descreve e documenta como o escopo é administrado ao longo do projeto, incluindo como as mudanças no escopo são incluidas.– Preparação para mudanças.

– Tenta determinar a probabilidade de mudanças.

– Deve estar incluido no caderno de projetos.

• Documenta os tipos de necessidades de informaçào que os stakeholders tem, quando e como as informações devem ser distribuídas.

• É documentado no inicio do planejamento.

Quem?

Qual?

Quando?

informações

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Plano de ComunicaçãoInformações gerais

Nome do projeto Nome do Gerente de Projetos

Número do projeto Data

Comunicação Destinatário Departamento Prazo Método Preparado por:

• Declaração de escopo do projeto

• Entregas

• Fatores críticos do sucesso

• Plano de comunicações

• Plano de gerenciamento do escopo do projeto

• Premissas

• Regra de negócios

• Requisitos

Questões

• Que critérios você deve usar para definir as metas do projeto?

• Descreve as entregas do projeto• Em que os requisitos diferem das entregas ou das metas?• O que são fatores criticos do sucesso?• Por que as premissas são sempre negligenciadas no processo

de planejamento do projeto?• Cite 3 possíveis restrições para os projetos que sejam

diferentes das restrições triplas.• Qual é o objetivo de uma declaração de escopo do projeto?• Qual é o objetivo de um plano de gerencimento do escopo do

projeto?• Por que é importante obter a aprovação de declaração do

escopo do projeto?• O que o plano de comunicações documenta?

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• A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma hierarquia orientada a entregas que defini todo o trabalho do projeto.

• Cada um dos níveis subsequentes te mais detalhes que o nível anterior.

• É uma ferramenta utilizada para demonstrar graficamente as entregas do projeto

• Organiza o trabalho em agrupamentos lógicos resultando em um formato de arvore ou lista de tópicos.

Organizando os níveis de EAP

• Somente o trabalho do projeto é incluido na EAP. Se o trabalho não estiver incluido da EAP, não faz parte do projeto.

– As entregas geralmente são descritas como substantivos ou eventos do passado

– As tarefas são normalmente desvritas como verbos.

Nome do Gerente de Projetos

Nível 3

Nível 2

Nível 1 Projeto de conferência anual

10.0 Computadores

instalados

20.0 Foldersenviados

30.0 Treinamento

preparado

Projeto de conferência anual

10.0 -Computadores instalados

10.1- Adquirir computadores

10.1.1-Assinar

contrato de

locação

10.1.2-Organizar entrega

10.2-Configurar

computadores

10.2.1-Instalar

cabos de força

10.2.2-Instalar

programas

20.0- FoldersEnviados

20.1- Preparar folders

20.1.1-Projetar folders

20.1.2-Imprimir folders

20.2- Postar Folders

20.2.1-Preparar

mala direta

20.2.2-Colar

etiquetas

30.0- Treinamento preparado

30.1- Preparar conteúdo

30.1.1-Escrever conteúdo

30.1.2-Revisar

conteúdo

30.2- Preparar Mídia

30.2.1-Imprimir materiais

30.2.2-Preparar cadernos

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Pacotes de trabalho

• O nível mais baixo um uma EAP.

• As atribuições dos recursos e estimatívas de tempo e de custo são definidas neste nível.

• Podem ser subprojetos, entregas, tarefas

• Exemplo nível 4 – 20.2.2- Colar etiquetas

Códigos de identificação

• É a codificação utilizada na EAP para determinar a sua localização dentro de uma EAP.

• Cada Código é único para sua tarefa.

• É utilizado para posterior controle do custo do trabalho e do uso dos recursos.

Formato de lista de tópicos

• 10.0 – Computadores instalados– 10.1 – Adquirir computadores

• 10.1.1 – Assinar contrato de locação• 10.1.2- Organizar entrega

– 10.2 Configurar computadores• 10.2.1- Instalar cabos de força• 10.2.2- Instalar programas

• 20.0 – Folders enviados– 20.1- Prepara folders

• 20.1.1- Projetar folders• 20.1.2- Imprimir folders

Definindo tarefas e atividades

• As tarefas são parte do trabalho, ou unidades relacionadas de trabalho.

• Deve ser concluída para satisfazer a uma entrega do projeto ou a um requisito de entrega.

• Forma definidas na declaração do escopo do projeto e na EAP.

• É recomendado para projetos médios e grandes.

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Administrando o trabalho

• Decompor o trabalho do projeto e, componentes administráveis para que se possa determinar o tempo de realização.

• Decompor as entregas em tarefas facilita o trabalho.– Gera uma subdivisão em unidades menores– Pode ser atribuída a um grupo de integrantes as

equipe.– Facilita o controle pelo gerente de projetos.

Seqüenciamento de tarefas

• Ordenar em sequência lógica.

• Preparação para o cronograma.

EAP# Entrega Tarefas Comentários

10.0 Instalar 200 computadores nos saloes escolhidos para o seminário de treinamento na noite anterior ao inicio da conferência

Assinar contrato de locação dos computadores

Coordenar-se com o departamento de compras

Organizar a entrga dos computadores

Parte do contrato de locação

Estender os cabos de força

Coordenar-se com o pessoal do hotel

Instalar programas Organizar com o departamento de TI

Determinando Marcos

• Definição de datas importantes para o projeto• Conhecimento de que uma atividade foi ou será

alcançada.• Podem ser baseados nas entregas, em um

agrupamento de entregas• Podem ser baseados também em tarefas e seus

agrupamentos• São auxílios na monitoração do progresso do

projeto.

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Marco Data prevista de Conclusão Data real de Conclusão

Inscrição dos fornecedores concluída

15/05/06 15/05/06

Website atualizado com informações sobre a conferência

01/07/06 01/07/06

Folders enviados para possíveis particiantes

01/08/06 01/08/06

Aulas de treinamento planejadas e aprovadas

15/09/06

Salões do hotel preparados e computadores instalados para o treinamento

14/11/06

Construindo a matriz de responsabilidades

• É um gráfico que amarra as funções e as responsabilidades com os elemntos do EAP.

• Utilizar os verbos Criar, Instalar, Revisar

• Pode-se utilizar nomes reais e não funções.

• Sua utilização pode ser para o projeto como um todo ou qualquer nível da EAP.

Recurso Contrato de locação

Instalação dos cabos de força

Instalação dos programas

Departamento de Compras

Criar N/A N/A

Pessoal do Hotel N/A Instalar N/A

Departamento de TI N/A Revisar Instalar

Pode-se também utilizar o padrão RACI •Responsible•Accontable•Consult•Inform

Estimando a duração das atividades

• Opinião especializada– Usar indivíduos ou grupos, com especialidades

para avaliar as informações e determinar as estimativas.

• Estimativa paramétrica– Trabalha com quantidades definidas e calcula as

estimativas com base na quantidade de elementos necessários à conclusão da tarefa

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Estabelecendo dependências

• As tarefas tem dependencias, isto é dependem umas das outras.

• As tarefas dependentes devem ser sequenciadas na ordem correta.

• Algumas tarefas podem ser interdependentes.

Relações de Dependência

• Término para o início

• Término para o término

• Início para o início

• Início para o término

Construindo um diagrama de rede

• Permite mostrar tarefas do projeto na ordem em que elas serão executadas.

• É Uma visão gráfica do projeto.

• Referência para reuniões.

• Tarefas independentes são trabalhdas simultaneamente à menos por restricao de recursos

• Tarefas dependentes seguem a sequencia de ordem.

Diagramação de precedência

• Este é um metodo de diagramação que liga as atividades de projeto de acordo com as suas dependências, utilizando caixas ou nós para representar as atividades do projeto e setas para mostrar dependências.

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1Inicio do projeto

2Locação

3Entrega

4Cabos de

Força

8Imprimir material

9 Preparar cadernos

5Instalar

Programas

12Fim do projeto

6Escrever conteúdo

7Revisar

11Aprovar

10Testar

Atividade no “nó”1. Inicio do projeto2. Escrever conteudo3. Revisar4. Testar5. Aprovar6. Imprimir material7. Preparar cadernos8. Fim do projeto

3

54

21 6 7 8

Atividades na seta1. Inicio do projeto2. Escrever conteudo3. Revisar4. Testar5. Aprovar6. Imprimir material7. Preparar cadernos8. Fim do projeto

1 2

4 5

3

6

7 8

• Aumento do escopo

• Diagramas de precedência

• Estrutura Analítica do Projeto ( EAP )

• Matriz de Responsabilidades ( MR )

• Opinião especializada

• Pacote de trabalho

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Questões

• Qual o propósito da definição de tarefas?• Cite alguns dos propósitos do sequenciamento de tarefas.• O que são marcos? Que significado eles tem para o projeto?• Descreva a estrutura analitica do projeto.• O que é um pacote de trabalho?• Por que utilizamos códigos para identificar os elementos na

EAP?• Defina MR e explique como ela é utilizada.• Cite 2 métodos de determinação de estimativas de duração

das atividades.• Descreva os 4 tipos de relação de dependência e indique qual

deles é utilizado com mais frequencia.• Cite 2 modos de representar diagramas de rede e descreva

resumidamente cada um deles.