Gerenciamento da Comunicação

● Nem só do caminho crítico vive um projeto, alguém precisa dizer onde ele está!

● A maioria dos gerentes de projetos concluídos com sucesso gastou aproximadamente 90% do seu tempo em algum tipo de comunicação.

● Não importa o quanto a tecnologia avance, projetos são e serão executados por pessoas, e dependerão muito delas para que sejam implementados com sucesso

O que é comunicação?

● A palavra é oriunda do latim comunicare que significa compartilhar, tornar comum

● É um esforço bidirecional que envolve a transmissão da informação utilizando um conjunto de símbolos (verbais, não-verbais, gráficos) de entendimento comum para uma ou mais pessoas (receptores), através de mecanismos (meios) adequados, e o posterior recebimento do feedback pelo emissor

Modelo de comunicação

Barreiras de Comunicação● Falta de canais de comunicação claros.● Distância física ou temporal entre o emissor e o

receptor● Uso inadequado de linguagem técnica.● Fatores ambientais de distração (barulho,

cheiro).● Atitudes prejudiciais (hostilidade, descrença,

preconceitos).● Informação excessiva.● Falta de conhecimento sobre o assunto que

está sendo comunicado.● Diferenças culturais.

Canais de comunicação

Duas pessoas = 1 canal de comunicação

Trẽs pessoas = 3 canal de comunicação

Quatro pessoas = 6 canal de comunicação

n (n – 1) / 2 = canais de comunicação

n = número de pessoas

Tipo de Comunicação● Verbal

● Oral ou escrita● Tipo mais utilizado para transmitir informações

● Não-Verbal● Linguagem corporal – sem uso da palavra● Usadas pra substituir, reforçar e, vez ou outra,

contradizer uma mensagem verbal

● Paralinguística● Volume e tempo de voz – qualidade da voz● Ajuda a compor a mensagem

Comunicação Verbal (escrita)

● Vantagens✔ Permite leitura atenta e detalhada✔ Permite arquivamento de informações✔ Pode conter informações complexas● Comunicação assíncrona

● Desvantagens✔ Não é possível controlar a audiência✔ Consome muito tempo✔ Não é possível detectar comunicação não-verbal

Impacto total da mensagem

Palavras (7%)

Tom de Voz (38%)

Expressões faciais e corporais (55%)

Comunicação =palavra + tom de voz + postura + texto + gestos

Estilos de Comunicação

● Formal● Exige um formato, protocolo● Normalmente é escrita● Custo elevado se muito utilizada

● Informal● Não há um conjunto de regras● Comunicação livre● Construída na base da confiança mútua entre todos os

envolvidos

Toda comunicação FORMAL deve passar pelo Gerente de Projetos

Executivo Executiva

Gerente de Projetos

Informal

Formal Formal

Atualizar plano de gerenciamento de projetos

Apresentações para a administração

Alterar um contrato

Fazer anotações sobre uma conversa ao telefone

Agendar uma reunião

Explicar um pacote de trabalho

Tentar identificar a causa-raiz de um problema

Enviar um email para solicitar esclarecimentos sobre um problema

Escrita Formal

Verbal Formal

Escrita Formal

Escrita Informal

Escrita Informal

Escrita Formal

Verbal Informal

Escrita informal

Melhorando a Comunicação

Janela de Johari

● Elaborado por Dr. Joseph Luft e Dr. Harry Ingman

● Trata-se de um modelo que ilustra o processo de dar e receber feedback

● Retrata uma janela de comunicação através da qual alguém dá e recebe informações sobre si mesmo e os outros

Janela de Johari

ARENA MANCHA CEGA

OCULTA DESCONHECIDA

RECEBER FEEDBACK

DA

R F

EE

DB

AC

K

Conhecidopelo outro

Desconhecido pelo outros

Conhecidopelo próprio

Desconhecidopelo próprio

RECEBER FEEDBACK

DA

R F

EE

DB

AC

K

A

D

D

D

D

MC

MC

MC

MC

A

O

O

O

O

A

A

A

Livro Aberto Entrevistador

Matraca Tartaruga

Janela de Johari - comportamentos

Gerenciamento da Comunicação● Os gerentes de projetos iniciantes não se preocupam

com comunicação apenas divulgam relatórios de situação

● Os gerentes de projetos melhores talvez criem um plano de comunicação e comuniquem mas do que apenas a situação

● Os gerentes de projetos excelentes fazem as duas atividades anteriores e ainda: ● perguntam as pastes interessadas o que deve ser

comunicado a elas● identificam quais comunicações precisam obter das partes

interessadas● reveem as comunicações nas reuniões de equipe para evitar

problemas de comunicação

● Planejamento das Comunicações (planejamento) – determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas no projeto

● Distribuição das Informações (execução) – permitir que as informações necessárias estejam disponíveis para os interessados no projeto no momento oportuno.

● Relatório de Desempenho (controle) – coleta e divulgação de informações sobre o desempenho.

● Gerenciar as Parte Interessadas (controle) – gerenciamento das comunicações para satisfazer os requisitos das partes interessadas e solucionar os problemas por meio delas.

Planejamento da Comunicação

● Determina que informações são necessárias para os stakeholders e os meios necessários para disponibilizá-las

● Necessidade de conhecimento da estrutura organizacional do projeto e das organizações dependentes dele

● Como as comunicações são complexas o plano de comunicações deve estar por escrito no projeto.

Planejamento da Comunicação

Perguntas a serem respondidas:● O que comunicar? Qual informação, custos,

datas, conteúdos● À quem comunicar? Toda equipe do projeto,

interessados internos, interessados externos, fornecedores

● Como comunicar? Verbal, papel, email● Qual frequência? Diariamente, mensalmente,

semanalmente

Passos para criação do plano

1) Defina o público alvo: equipe do projeto, alta gerência, stakeholders formadores de opinião, usuários, etc.

2)Defina as mensagens chave: status do projeto, marcos do projeto, feedback sobre o projeto, cronograma

3)Defina canais e abrangência da comunicação: reuniões, intranet, email, home page, apresentações do projeto

4)Defina responsabilidades para cada atividade de comunicação

5)Incluir os eventos de comunicação no cronograma do projeto

Plano de Comunicação

O que precisa ser comunicado

Porquê

Entrequem

Melhor métodopara comunicação

Responsabilidade Quando e com que frequência

Distribuição das Informações

● Executar o plano de gerenciamento de comunicações

● Disponibilizar, de forma regular, as informações necessárias aos stakeholders

● Inclui:✔ Implementação do Plano de Gerenciamento da

Comunicação✔ Atender às solicitações inesperadas por

informações

Distribuição das Informações

● Tipos básicos de Reuniões● Reuniões de Kick-off (chute inicial)● Comitê executivo● Reuniões de Planejamento● Reuniões de Acompanhamento do Projeto● Revisões Técnicas e de Design● Reuniões de Transição e Encerramento

Reunião de Kick-off

● Última atividade da fase de planejamento, realizado antes da execução

● Lançamento do projeto● Oportunidade para os interessados no projeto:

✔ conhecerem-se✔ desenvolverem um espírito de equipe✔ apresentarem suas expectativas em relação ao

projeto✔ conhecerem seus papéis e responsabilidades✔ “abençoarem” o projeto

Reuniões Ineficientes

Reuniões não planejadas e mal conduzidas podem gerar:

✗ Perda de credibilidade sobre o GP e a equipe✗ Transmissão de mensagens erradas✗ Perda de tempo dos Stakeholders✗ Desmotivação e improdutividade na equipe

Por que as reuniões são ineficientes?

● Falta de planejamento● Não cumprimento da agenda proposta● Não respeito aos horários de início e término● Liderança ineficiente● Indisciplina dos participantes

Reuniões Eficientes● Antes (planejamento)

✔ Estabeleça objetivos✔ Defina uma agenda (pauta, local, data, horário)✔ Selecione os participantes✔ Defina documentos de apoio✔ Divulgue o planejamento

● Durante (execução)✔ Inicie/termine pontualmente✔ Mantenha o foco dos objetivos✔ Estimule os participantes a opinar✔ Saiba discordar✔ Resuma o que ficou decidido

● Depois (acompanhamento)✔ Elabore a ata✔ Envie a ata a todos os participantes✔ Faça o acompanhamento de todas as tarefas distribuídas

Ambientes Colaborativos

● Permitem que a informação fique “visível” para todos os membros do projeto (atas, documentos técnicos, plano do projeto, etc.)

● Permitem que a informação seja “criada” coletivamente

● Repositórios de informações● Intranet da empresa● Enterprise Project Management (EPM)● DotProject● Redmine

Relatório de Desempenho

Coletar e disseminar informação para prover os stakeholders com informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para atingir os objetivos do projeto.

Relatório de Desempenho(entradas)

● Plano do Projeto● Contém várias linhas de base que serão utilizadas

para avaliar o desempenho do projeto

● Informações Resultados do Trabalho● Quais entregas foram completados (parcial/total)?● Quais os custos e recursos comprometidos?● Devem ser comunicados de acordo com o Plano de

Gerenciamento da Comunicação.

Relatório de Desempenho(técnicas e ferramentas)

● Revisão de desempenho● Reuniões para avalia o andamento e o progresso

do projeto

● Análise de tendência● Analisa os resultados do projeto ao longo do tempo

para determinar se o desempenho está melhorando ou piorando

● Análise de desvios● Compara os resultados reais do projeto com os

resultados planejados ou esperados

Relatório de Desempenho

● Informações do andamento – situação atual ou status, descrevendo em que estágio o projeto se encontra em relação ao cronograma, custo, trabalho realizado

● Informações sobre o progresso – refletem o que já foi feito até o momento

● Informações relativas à previsão – prevêem o andamento e o progresso futuro do projeto baseado nas informações do presente

Gerenciar as partes interessadas(stakeholders)

Qualquer pessoa envolvida no projeto deve, obrigatoriamente, ser capaz de...

...se comunicar e entenderde que forma as suas

comunicações afetam oprojeto como um todo.

Gerenciar as partes interessadas(stakeholders)

Consiste das seguintes fases:

1) Identificar os stakeholders

2) Coletar informações dos stakeholders

3) Determinar forças e fraquezas dos stakeholders

4)Identificar estratégia para tratar cada stakeholder

5)Prever o comportamento de cada stakeholder

6)Implementar a estratégia de cada stakeholder

Este é um processo contínuo e que tem o apoio da equipe de gerenciamento do projeto

Estratégias para cada Stakeholder

ALIADOS

Base de poder

BLOQUEADORES

Isolar e Negociar

REDE

Construir a redepolítica

DESACELERADORES

Negociar

INTERESSEmútuo conflito

INF

LU

ÊN

CIA

baixaalta

Plano de Comunicação

O que precisa ser comunicado

Porquê

Entrequem

Melhor métodopara comunicação

Responsabilidade Quando e com que frequência