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Gerncia de Projetos de TI9. ComunicaoAdriano Graziosi & Mrcio Moreiramarcio.moreira@pitagoras.com.brhttp://si.lopesgazzani.com.br/docentes/marcio/

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTI1O que a comunicao pode fazer por sua equipe!

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIComunicaesGrupo de ProcessoProcessoPlanejamentoPlanejar a Gesto de ComunicaesExecuoGerenciar as ComunicaesMonitoramentoControlar as ComunicaesAdriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIComunicaesResponsabilidades:Gerar, coletar, distribuir, armazenar, recuperar e entregar informaes do projeto de forma adequada e no momento certoFatos:Consome mais de 90% do tempo do Gerente de Projetos55% da mensagem passada de forma no verbalModelo de Comunicao:Emissor Receptor:EmissorCodificarDecodificarReceptorDecodificarCodificarRudoMeio fsicoFeedback - MensagemMensagemRudo

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIPlanejar a gesto de comunicaes

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIPlanejar a gesto de comunicaesEntradasFerramentas e TcnicasSadasPlano de gesto do projetoRegistro das partes interessadasFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionaisAnlise dos requisitos da comunicaoTecnologia das comunicaesModelos de comunicaesMtodos de comunicaoReuniesPlano de gesto das comunicaesDocumentos do projeto atualizados(cronograma do projeto e registrode partes interessadas)

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIPlanejar a gesto de comunicaesModelos de comunicaes:Para receber um aceite, basta enviar a mensagem, ter ausncia de negativa, ter uma confirmao positiva ou precisamos do aceite formal?Mtodos de comunicao:Comunicao interativa:troca bidirecional de informaesComunicao ativa (push):o emissor envia diretamente ao destinatrioComunicao passiva (pull):o destinatrio quem busca as informaesO resultado do processo o Plano de Comunicao contendo:As necessidades de comunicao e o que ser comunicado para quem. Exemplo:Informao x EventoRelatrio de StatusMudanasOrdens de TrabalhoFrequnciaSemanalEventualDiriaResponsvelGPGPGPAudinciaPartes InteressadasPartes InteressadasEquipeIdiomaPortugus/InglsPortugus/InglsPortugus/InglsFormatoModelo PowerPointDocumento WordProjectDistribuioE-MailjTracEPM E-MailPrazo de Contestao2 dias teis2 dias teis1 hora tilNvel de SeguranaPblicaInternaPrivadaAdriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIExemplos de questes1) Uma equipe de projeto tem seis pessoas quando o gerente de projetos acrescenta mais trs. Quantos canais de comunicao adicionais h?A. 9.B. 15.C. 36.D. 21.

2) Uma gerente de projetos acaba de receber a designao de uma equipe que vem de vrios pases, incluindo Brasil, Japo, Estados Unidos e Gr-Bretanha. Qual sua MELHOR ferramentas para obter sucesso?A. A MDR (matriz de responsabilidade).B. A teleconferncia.C. Comunicao da equipe com a EAP.D. Comunicao e habilidades pessoais bem desenvolvidas.Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIExemplos de questes3) Um gerente de projetos de um projeto de implementao de um site numa multinacional est numa festa e conversa com seus amigos, que sero usurios avanados do novo site quando o projeto estiver completo e o site for lanado. Eles descrevem alguns aspectos irritantes do site atual. O gerente de projetos leva esse feedback ao patrocinador e incentiva mudanas no design e no escopo. Qual opo a seguir descreve MELHOR o que gerente de projetos fez?A. Verificar o escopo.B. Controle integrado de mudanas.C. Planejamento do escopo.D. Anlise das partes interessadas.

4) As comunicaes referentes a um contrato devem tender para:A. Comunicao escrita formal.B. Comunicao verbal formal.C. Comunicao escrita informal.D. Comunicao verbal informal.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIGerenciar as comunicaes

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIGerenciar as comunicaesMisso:Criar, coletar, armazenar e distribuir as informaes do projeto de acordo com o plano de gesto das comunicaesDeve considerar: modelo emissor receptor, escolha da mdia, estilo de escrita, tcnicas de gesto de reunies, tcnicas de apresentao, tcnicas de facilitao e tcnicas de escutaSistemas de gesto de informao:Digitalizao de documentos, comunicaes eletrnicas e ferramentas eletrnicas do projetoReportando o desempenho:Avaliao do passado, anlise do futuro, situao de riscos e problemas, trabalho concludo no perodo, trabalho a concluir no prximo perodo, sumrio das mudanas aprovadas, etc.EntradasFerramentas e TcnicasSadasPlano de gesto das comunicaesRelatrios de desempenho do trabalhoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionaisTecnologias de comunicaoModelos de comunicaoMtodos de comunicaoSistemas de gesto de informaoReportando o desempenhoComunicaes do projetoPlano de gesto do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado(registro de questes, cronograma doprojeto e requisitos financeiros do projeto)Ativos de processos atualizadoAdriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIGerenciar as comunicaes - sadasComunicaes do projeto:Alm de feitas, devem ser arquivadasDocumentos do projeto atualizado:Registro de questes, cronograma do projeto e requisitos financeiros do projetoAtivos de processos atualizado:Notificaes feitas s partes interessadasRelatrios do projetoApresentaes do projetoRegistros do projetoFeedbacks recebidos das partes interessadasDocumentao de lies aprendidasAdriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIExemplos de questes5) Duas pessoas esto discutindo sobre o que precisa ser feito para completar um pacote de trabalho. Se a gerente de projetos deseja saber o que est ocorrendo, ela deve prestar MAIS ateno a:A. O que est sendo dito e quandoB. O que est sendo dito, quem est dizendo e a horaC. Maneirismos fsicos e o que est sendo ditoD. A altura e o tom das vozes, e os maneirismos fsicos

6) A finalidade da reunio de acompanhamento de projeto :A. Trocar informaes sobre o projeto.B. Fazer com que os membros da equipe relatem o que esto fazendo.C. Emitir autorizaes de trabalho.D. Confirmar a preciso dos custos informados pela equipe.Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIExemplos de questes7) No gerenciamento das comunicaes do projeto, o que o gerente de projetos deve ter em mente?A. As habilidades de comunicao so mais importantes durante a execuo do projeto.B. O receptor responsvel por assegurar comunicaes claras.C. Somente os membros da equipe precisam se preocupar em se comunicarem uns com os outros.D. A opo deve ser feita sobre como se comunicar adequadamente.

8) Um gerente de projetos tem um problema com o desempenho de um membro da equipe. Qual a MELHOR forma de comunicao para abordar esse problema?A. Comunicao escrita formal.B. Comunicao verbal formal.C. Comunicao escrita informal.D. Comunicao verbal informal.

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIControlar as comunicaes

Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIControlar as comunicaesEntradasFerramentas e TcnicasSadasPlano de gesto do projetoComunicaes do projetoRegistro de questesDados de desempenho do trabalhoAtivos de processos organizacionaisSistemas de gesto de informaesOpinio especializadaReuniesInformaes de desempenho do trabalhoSolicitaes de mudanaPlano de gesto do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados (previses,relatrios de desempenho e registro de questes)Ativos de processos organizacionais atualizadoMisso:Monitorar e controlar as comunicaes durante o ciclo de vida do projeto para garantir que as informaes necessrias estejam disponveis para as partes interessadas na hora certaAlguns elementos de comunicao (problemas ou indicadores de desempenho) podem requerer aes imediatas, os impactos e a repercusso no projeto devem ser consideradosPlano de gesto do projeto:Entrada:Requisitos de comunicaes, frequncia e horrio das comunicaes, etc.Sadas:Plano de gesto de: comunicaes, recursos humanos, partes interessadas, etc.Comunicaes do projeto:Situao das entregas, progresso do cronograma, custos incorridos, etc.Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIControlar as comunicaes - sadasInformaes de desempenho do trabalho:Sero utilizadas pelo Monitorar e controlar o trabalho do projeto para entregar o Relatrio de Desempenho (Relatrio de Status)Solicitaes de mudana:Reviso da estimativa de custo do projeto, sequencia de atividades, etc.Solicitao de ajustes em documentos do projetoAes preventivas ou aes corretivasPlano de gesto do projeto atualizado:Plano de gesto de comunicaesPlano de gesto de recursos humanosPlano de gesto de partes interessadasAtivos de processos organizacionais atualizado:Formatos de relatrios, lies aprendidas sobre documentos, etc.Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIExemplos de questes9) Qual das opes a seguir sobre relatrios de desempenho est CORRETA?A. feito durante o planejamento e a execuo do projeto.B. feito durante o planejamento e o monitoramento e controle.C. feito durante o monitoramento e controle e o encerramento.D. feito durante a execuo e o monitoramento e controle do projeto.

10) Correspondncias formais por escrito com o cliente so necessrias quando:A. So detectados defeitosB. O cliente solicita trabalho adicional que no est includo no contratoC. O projeto tem um atraso no cronograma que inclui mudanas no caminho crticoD. O projeto possui estouros de custosAdriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIExemplos de questes11) Um grande projeto de construo tem passado por inmeras mudanas de cronograma devido a problemas meteorolgicos no previstos. Quem MELHOR notificar sobre essas mudanas?A. Partes interessadas.B. Patrocinador.C. Equipe do projeto.D. Gerentes funcionais.

12) Se um gerente de projetos desejar relatar os resultados reais do projeto em comparao com os resultados planejados, ele deve usar um:A. Relatrio de anlise de tendncias.B. Relatrio de anlise de previses.C. Relatrio de anlise de situao.D. Relatrio de anlise de variaes.Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTIObrigado!Adriano Graziosi & Mrcio MoreiraUnidade 09 - slide n de 20Gesto de Projetos de TI - GPTI1D2D3D4A5D6A7D8D9C10B11A12D