G5 PHOENIX

INTEGRAÇÃO CONTÁBIL

G5 PHOENIX - COMO FAZER INTEGRAÇÃO DOS LANÇAMENTOS FISCAIS PARA A CONTABILIDADE

1º passo – Através do menu Cadastro/ das Empresas, ficha “Escrita”, determinar se o plano de contas é Geral ou Individual (campo: Pl.Contas Intg) e se o método de contabilização é sintético ou analítico (campo: Met.de Contab.) 2º passo – Caso utilize o sistema Contábil Phoenix, informar o nº do plano de contas utilizado na contabilidade para a empresa selecionada, através do menu Cadastro/ das Empresas, ficha “Cont.”. 3º passo - Através do menu Cadastro/ Plano de Contas Intg., cadastrar o plano de contas integráveis. 4º passo - Através do menu Cadastro/ Parâmetros Integração Contábil”, cadastrar os parâmetros de integração contábil. 5º passo - Caso não utilize o sistema Contábil Phoenix, cadastrar o layout de exportação contábil através do menu Cadastro/Layout Exp. Contábil. 6º passo - Escriturar as notas fiscais através do menu Escrituração/Notas ICMS/IPI ou Notas ISS. 7º passo – Através do menu Mensal, imprimir ou visualizar a Planilha Contábil, para conferir se os lançamentos estão corretos, antes de efetuar a integração. 8º passo - Caso não utilize o Contábil Phoenix, exportar planilha contábil para terceiros através do menu Mensal/Exporta Planilha Contábil p/ Terceiros. 9º passo – Caso utilize o sistema Contábil Phoenix, acessar o mesmo, ativar a empresa e efetuar a integração através do menu Auxiliar/Integrações.

E X P L I C A Ç Õ E S:

PLANO DE CONTAS DE INTEGRAÇÃO CONTÁBIL (menu “Cadastro/Plano de Contas Intg/Novo CFOP - Geral ou Individual”)

As contas contábeis poderão ser informadas da seguinte maneira:

• Reduzida – Ex. 265 • Analítica – Ex. 1.1.2.004.00006 (com pontos separadores)

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FICHA CÓDIGOS FISCAIS

Nesta tela (veja modelos no final da explicação) preencheremos os campos abaixo:

Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, clicaremos neste botão para informar o nº do plano utilizado, no caso de termos cadastrado a empresa com a opção de “Pl.Contas Intg = Geral”

Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, e tivermos cadastrado a empresa com a opção de “Pl.Contas Intg = Individual” o nº do plano utilizado aparecerá

automaticamente, se estiver informado no cadastro da empresa.

Assinalaremos a opção desejada antes de iniciar o cadastro

Assinalaremos este campo para que o sistema efetue a contabilização do lançamento. Caso estivermos utilizando este cadastro apenas para efeito

do controle de duplicatas ou da observação automática para os livros (ver explicação mais adiante), não marcaremos esta opção.

Cadastraremos todas as centenas dos CFOPs utilizados na escrituração das notas, ou apenas aqueles que desejarmos integrar com a contabilidade, ou

utilizar no controle das duplicatas (Conta Corrente).

Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitado na tela de escrituração das notas, no campo “C/C”.

Para facilitar o trabalho de quem lança as notas, sugerimos que o nº seja sempre “1”, pois assim, no momento do lançamento, podemos deixar o campo “C/C” em branco, que o sistema entenderá como se estivesse preenchido com o nº 1. Exemplo:

CENTENA CFOP (Correspondente a...)

C/C (Correspondente a...)

101 (p/Entradas) 1.101 1 Matéria Prima

101 (p/Entradas) 1.101 2 Material de Embalagem (neste caso será necessário digitar 2 no campo C/C ao escriturar a nota)

102 (p/Entradas) 1.102 1 Revenda de Mercadorias

101 (p/Saídas) 5.101 1 Venda de Produtos Industrializados

Nas entradas, informaremos neste campo o nº da conta contábil (débito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar “Ctrl+enter” para

pesquisar no plano de contas.

Nas saídas informaremos neste campo a palavra “CLIENTE”.

• Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o sistema buscará a conta do cliente cadastrada na ficha “Automáticas” deste menu.

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• Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o sistema buscará a conta do cliente informada no cadastro do cliente.

Obs.Não desejando contabilizar o valor da nota, informaremos um asterisco neste campo.

Nas entradas informaremos neste campo a palavra "FORNECEDOR”.

• Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o sistema buscará a conta do fornecedor cadastrada na ficha “Automáticas” deste menu.

• Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o sistema buscará a conta do fornecedor informada no cadastro do cliente.

Nas saídas informaremos neste o nº da conta contábil (crédito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar “Ctrl+enter” para pesquisar no plano de contas.

Obs.Não desejando contabilizar o valor da nota, informaremos um asterisco neste campo

Informaremos o nº do histórico utilizado na contabilidade. Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix poderá teclar “Ctrl+enter” para pesquisar ou cadastrar o

histórico utilizado na contabilidade. Exemplo : Histórico nº 1 = Compra de mercadorias

Neste campo, poderemos informar o seguinte:

•

ou apenas:

•

onde:

“999999” “A999999” - Integrará o nº inicial e o nº final da nota fiscal (no caso de agrupamento de notas)

“999999” - Integrará o nº da nota fiscal

“SER” - Integrará a série da NF

“DD/MM/AAAA” – Integrará o dia/mês/ano do lançamento da nota

“FFF” - Integrará o nome do fornecedor ou do cliente.

Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do histórico ref.

ICMS

Obs.Não desejando contabilizar o valor do ICMS, informaremos um asterisco neste campo

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Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do histórico ref. IPI.

Obs.Não desejando contabilizar o valor do IPI, informaremos um asterisco neste campo

Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do

histórico ref. Pis não cumulativo (só para Lucro Real).

Obs. Não desejando contabilizar o valor do Pis, informaremos um asterisco neste campo

Informaremos nestes campos as contas de débito e de crédito assim como o histórico e, opcionalmente, o complemento do

histórico ref. Cofins não cumulativo (só para Lucro Real).

Obs.Não desejando contabilizar o valor da Cofins, informaremos um asterisco neste campo

Estes campos poderão ser utilizados para cadastrarmos observações automáticas para os registros de

entradas e de saídas. No primeiro campo informaremos a frase que deverá aparecer no livro (8 dígitos) e no campo “Frase por Extenso” informaremos a frase sem abreviação que aparecerá no relatório são do plano de contas de integração (menu Relat.Div./Plano de Contas Intg.)

Exemplo:

CENTENA CFOP (Correspondente a...)

C/C Frase p/Obs.do Livro

Frase por Extenso

915 1.915 1 Conserto

- Remessa para Conserto

556 1.556 1 Mt.Escr.

- Material de Escritório

556 1.556 2 Mt.Limp.

- Material de Limpeza

Assinalaremos este campo no caso de utilizarmos a rotina do “Conta Corrente” (Controle de duplicatas) para o CFOP selecionado.

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MODELO ENTRADAS

MODELO SAÍDAS

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FICHA SERVIÇOS

Nesta tela (veja modelos no final da explicação) preencheremos os campos abaixo:

Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, clicaremos neste botão para informar o nº do plano utilizado, no caso de termos cadastrado a empresa com

a opção de “Pl.Contas Intg = Geral”

Se utilizarmos o sistema Contábil Phoenix, e tivermos cadastrado a empresa com a opção de “Pl.Contas Intg = Individual” o nº do plano utilizado aparecerá

automaticamente, se estiver informado no cadastro da empresa.

Assinalaremos a opção desejada antes de iniciar o cadastro

Assinalaremos este campo para que o sistema efetue a contabilização do lançamento. Caso estivermos utilizando este cadastro apenas para efeito do

controle de duplicatas ou da observação automática para os livros (ver explicação mais adiante), não marcaremos esta opção.

Neste campo definiremos um nº, que deverá ser digitado na tela de escrituração das notas, no campo “C/C”.

Para facilitar o trabalho de quem lança as notas, sugerimos que o nº seja sempre “1”, pois assim, no momento do lançamento, podemos deixar o campo “C/C” em branco, que o sistema entenderá como se estivesse preenchido com o nº 1.

Informaremos nestes campos o seguinte:

No caso dos serviços tomados, informaremos neste campo o nº da conta contábil (débito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar “Ctrl+enter” para pesquisar no plano de contas.

Nos serviços prestados informaremos neste campo a palavra “CLIENTE”.

• Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o sistema buscará a conta do cliente cadastrada na ficha “Automáticas” deste menu.

• Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o sistema buscará a conta do cliente informada no cadastro do cliente.

Obs. Não desejando contabilizar o valor do serviço, informaremos um asterisco neste campo.

Nos serviços tomados informaremos neste campo a palavra "FORNECEDOR”.

• Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Sintético”, o sistema buscará a conta do fornecedor cadastrada na ficha “Automáticas” deste menu.

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• Se a empresa estiver cadastrada como método de contabilização “Analítico”, o sistema buscará a conta do fornecedor informada no cadastro do cliente.

Nos serviços prestados informaremos neste o nº da conta contábil (crédito). Quem utiliza o sistema Contábil Phoenix, poderá teclar “Ctrl+enter” para pesquisar no plano de contas.

Obs. Não desejando contabilizar o valor do serviço, informaremos um asterisco neste campo.

Informaremos nestes campos as contas débito, crédito, o histórico contábil e o complemento do histórico.

Não será necessário o preenchimento dos campos relativos ao Pis, Cofins e CSLL, uma vez que essas retenções ocorrem no momento do pagamento ou recebimento da duplicata. Dessa forma, para a correta contabilização desses valores, deverá ser utilizada a rotina do “Conta Corrente”.

Assinalaremos este campo no caso de utilizarmos a rotina do “Conta Corrente” (Controle de duplicatas).

MODELO SERVIÇOS TOMADOS MODELO SERVIÇOS PRESTADOS

FICHA AUTOMÁTICAS

Os campos “Fornecedores” e “Clientes” desta ficha só deverão ser preenchidos com as respectivas contas contábeis quando o método de contabilização for sintético, ou seja, quando existir uma única conta contábil para todos os fornecedores e uma única conta contábil para todos os clientes.

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Quando a empresa estiver cadastrada com o método de contabilização analíticom ou seja, se existir no plano de contas contábil uma conta específica para cada fornecedor ou cliente, deixaremos estes campos em branco

No campo “Caixa” deverá ser informada a conta caixa ou conta banco.

Nos demais campos informaremos as contas contábeis (débito e crédito) correspondentes a cada tributo.

MODELO FICHA AUTOMÁTICAS

PARÂMETROS DE INTEGRAÇÃO CONTÁBIL (menu “Cadastro/Parâmetros de Integração Contábil”)

Nesta tela podemos configurar “por empresa” diferentes formas de contabilização:

• Integrar (planilhar) lançamentos nota a nota ou por totais. • Integrar ICMS/IPI/ISS nota a nota ou por totais. • Considerar tudo a vista. • Considerar tudo a prazo. • Separar a vista e a prazo • Não contabilizar determinados impostos (ICMS, IPI,...)

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VISUALIZAÇÃO DOS LANÇAMENTOS ATRAVÉS DA PLANILHA CONTÁBIL NO G5

Antes de efetuar a integração podemos imprimir através do menu “Mensal”, o relatório “Planilha Contábil/Escrituração de Notas/Modelo 1 ou Modelo 2”.

Através desta planilha poderemos visualizar os lançamentos que serão integrados para a contabilidade.

INTEGRAÇÃO COM O SISTEMA CONTÁBIL PHOENIX

Acessaremos o sistema contábil, ativando a empresa no mês desejado e efetuaremos a integração através do menu Auxiliar/Integrações.

INTEGRAÇÃO COM OUTRO SISTEMA CONTÁBIL

Para integrar com outro sistema contábil, cadastraremos o layout através do menu “Cadastro/Layout Exp.Contábil”.

Após termos cadastrado o layout e efetuarmos todos os lançamentos do mês, iremos ao menu “Mensal/Exporta Planilha Contábil p/Terceiros”. O sistema irá gerar um arquivo (Apelido.mês) no diretório “Contint”. Esse arquivo deverá ser importado pelo sistema contábil de terceiros.

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