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CONTMATIC LOJA PHOENIX

Guia do Usuário – Contmatic Loja Phoenix

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Índice

INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................... 4

ACESSANDO O CONTMATIC LOJA PHOENIX - RETAGUARDA ................................................................. 5

ÁREA DE TRABALHO DO CONTMATIC LOJA PHOENIX - RETAGUARDA ................................................................... 5 Cabeçalho ................................................................................................................................................. 5 Menu .......................................................................................................................................................... 6 Campos Obrigatórios ................................................................................................................................ 7 Mensagens e Alertas ................................................................................................................................. 7 Tela de Pesquisa ....................................................................................................................................... 7 Imprimir ...................................................................................................................................................... 8

CADASTROS .................................................................................................................................................... 9

GRUPO DE EMPRESAS ...................................................................................................................................... 9 EMPRESAS .................................................................................................................................................... 10 PARCEIROS DE NEGÓCIOS .............................................................................................................................. 12 CONTADOR .................................................................................................................................................... 14 SUBTIPO / LINHA / FAMÍLA / MARCA / GRUPO ................................................................................................... 15 UNIDADE DE MEDIDA ...................................................................................................................................... 16 GRADE .......................................................................................................................................................... 17 PRODUTO ...................................................................................................................................................... 18 TABELA DE PREÇO ......................................................................................................................................... 20 IMPRESSÃO DE ETIQUETAS ............................................................................................................................. 21 ALÍQUOTAS POR UF ....................................................................................................................................... 22 NCM ............................................................................................................................................................. 23 OPERAÇÃO FISCAL ......................................................................................................................................... 27 SÉRIES FISCAIS ............................................................................................................................................. 28 MENSAGEM PADRÃO ...................................................................................................................................... 29 REGIÕES ....................................................................................................................................................... 30 VENDEDOR .................................................................................................................................................... 31 LOCALIZAÇÃO ................................................................................................................................................ 32 MOTIVOS DE AJUSTE ...................................................................................................................................... 33 BANCOS / AGÊNCIA / CONTA ........................................................................................................................... 34 ADMINISTRADORAS ........................................................................................................................................ 35 CARTÕES ...................................................................................................................................................... 36 FORMA DE PAGAMENTO ................................................................................................................................. 39 CONTA GERENCIAL ........................................................................................................................................ 40 TIPO DE BAIXA ............................................................................................................................................... 41 TIPO DE DOCUMENTO ..................................................................................................................................... 42 HISTÓRICO PADRÃO ....................................................................................................................................... 43 ECF .............................................................................................................................................................. 44 TERMINAIS ..................................................................................................................................................... 45

ESTOQUE ........................................................................................................................................................ 46

PEDIDO DE COMPRA....................................................................................................................................... 46 ENTRADAS ..................................................................................................................................................... 48 AJUSTE DE SALDO ......................................................................................................................................... 50 AJUSTE DE SALDO ......................................................................................................................................... 51 CONSULTA DE SALDOS ................................................................................................................................... 52 CONSULTA MOVIMENTAÇÕES.......................................................................................................................... 53 VISUALIZAR .................................................................................................................................................... 53 TRANSFERÊNCIA POR LOCALIZAÇÃO ............................................................................................................... 54

......................................................................................................................................................................... 54

VENDAS .......................................................................................................................................................... 55

DAV .............................................................................................................................................................. 55


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REGISTRO DE NOTAS MANUAIS ....................................................................................................................... 56 INCLUIR ITENS ................................................................................................................................................ 56 ABA TRANSPORTADORA ................................................................................................................................. 57 GERENCIAR NF-E .......................................................................................................................................... 58

Alterar ...................................................................................................................................................... 58 Visualizar ................................................................................................................................................. 58 Assinar ..................................................................................................................................................... 58 Assinatura em Lote ................................................................................................................................. 59 Validar ..................................................................................................................................................... 59 Transmitir ................................................................................................................................................. 59 Cancelar .................................................................................................................................................. 59 Cancelamento em Lote ........................................................................................................................... 59 DANFE .................................................................................................................................................... 59 Download XML ........................................................................................................................................ 60 Consulta SEFAZ ...................................................................................................................................... 60 Inutilizar ................................................................................................................................................... 61 Carta de Correção ................................................................................................................................... 61 Tipo de Emissão ...................................................................................................................................... 61

FINANCEIRO ................................................................................................................................................... 62

CONTAS A PAGAR - MANUTENÇÃO .................................................................................................................. 62 CONTAS A PAGAR - BAIXA .............................................................................................................................. 65 BAIXA PARCIAL .............................................................................................................................................. 65 BAIXA TOTAL ................................................................................................................................................. 65 CANCELAR BAIXACHEQUES EMITIDOS ............................................................................................................. 65 CHEQUES EMITIDOS ....................................................................................................................................... 66 EMISSÃO: ...................................................................................................................................................... 66 ..................................................................................................................................................................... 66 CONTAS A RECEBER - MANUTENÇÃO .............................................................................................................. 67 ABA HISTÓRICO .............................................................................................................................................. 68 CONTAS A RECEBER - BAIXA .......................................................................................................................... 68 CONTAS A RECEBER - BAIXA .......................................................................................................................... 69 CHEQUES RECEBIDOS .................................................................................................................................... 70 CONTROLE DE CARTÕES ................................................................................................................................ 71 FLUXO DE CAIXA ............................................................................................................................................ 72 LANÇAMENTO EM CONTAS .............................................................................................................................. 73 CONTROLE DE CAIXA...................................................................................................................................... 74

INTEGRAÇÕES ............................................................................................................................................... 75

INTEGRAÇÃO G5 ............................................................................................................................................ 75 INTEGRAÇÃO CONTÁBIL .................................................................................................................................. 76 CONFIGURAÇÕES ..................................................................................................................................... 77 USUÁRIOS ..................................................................................................................................................... 77 PARÂMETROS ................................................................................................................................................ 79 ..................................................................................................................................................................... 79 ABA PDV ...................................................................................................................................................... 79 RELATÓRIOS ................................................................................................................................................. 79 RELATÓRIOS .................................................................................................................................................. 80


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Introdução O “Contmatic Loja Phoenix foi desenvolvido utilizando o conceito de Cloud Computing, conhecido no Brasil como Computação nas Nuvens ou Computação em Nuvem, e refere-se à idéia de utilizarmos, em qualquer lugar e hora, os mais variados softwares por meio da internet com a mesma facilidade de tê-las instaladas em nossos próprios computadores. Através de um acesso a internet será possível utilizar os processos disponíveis no sistema “Contmatic Loja Phoenix”, entre elas: Cadastros Diversos, Controle de Estoque e Financeiro, Faturamento de NF-e e emissão de relatórios.


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ACESSANDO O CONTMATIC LOJA PHOENIX - RETAGUARDA Para acessar o Contmatic Loja Phoenix - Retaguarda deve-se ter um computador conectado a Internet e utilizar um dos seguintes browsers para navegação:

• Chrome

• Firefox

• Safári

• Internet Explorer (versão 9.0 ou superior)

ü Acesse o browser desejado;

ü Digite o endereço eletrônico para acesso conforme a configuração da sua empresa.

Área de Trabalho do Contmatic Loja Phoenix - Retaguarda O Contmatic Loja Phoenix - Retaguarda é visualizado na área de trabalho do Browser.

Cabeçalho

Campos: Usuário Ativo: O sistema apresenta automaticamente o usuário logado no sistema. Empresa Ativa: O sistema apresenta automaticamente a empresa logada no sistema, é possível clicar no combo box e selecionar outra empresa

Botão Sair: quando selecionado este botão o sistema retorna a tela de login. Ao clicar no logotipo, o sistema redireciona a tela para a página principal.


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Menu Nesta área apresentam-se todas as opções de processo do sistema Loja Phoenix.

Ao clicar em o Menu será ocultado.

Para que o Menu seja apresentado novamente, clique em


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Campos Obrigatórios Nos processos que possuírem Inclusão / Alteração será apresentado nos campos obrigatórios o símbolo “ * “ e no final da tela a frase: (*) Campo de preenchimento obrigatório. Estes campos são obrigatórios e caso não sejam preenchidos o sistema exibirá mensagens de erros/alertas.

Mensagens e Alertas As mensagens e alertas gerados pelo sistema são apresentados dentro do processo utilizado, na parte superior do processo. Conforme o caso será apresentado uma ou várias mensagens:

Tela de Pesquisa Alguns processos possuem tela de pesquisa, com um ou vários campo para filtrar as informações. Como padrão sempre que acessar um processo que possua tela de pesquisa, o sistema não apresentará conteúdo. Será necessário clicar no botão buscar. Clique em Limpar para que o sistema apague as opões de filtros efetuados e retorne ao filtro padrão do processo. Quando são listados os registros, é possível definir a quantidade de registros a serem visualizados por páginas e a opção de selecionar a página ou clicar na opção >> , >| ou |<, <<.


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Imprimir Alguns processos possuem a opção de imprimir os dados gerados em tela.

Nestes casos será apresentado o botão


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Cadastros

Grupo de Empresas O Cadastro Grupo de empresas terão alguns dados pré-preenchidos ao validar o usuário e a senha fornecida pela Contmatic no processo de instalação/ativação do sistema. As empresas, que estão no mesmo grupo terão algumas informações compartilhadas como: parceiros de negócios, produtos, entre outras informações. Exemplos de cadastros compartilhados: Usuário, forma pagamento cliente, vendedor, produto, etc ü Acesse o Menu Cadastros - Geral – Grupo de Empresa


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Empresas Nesta tela será complementado o cadastro da empresa, pois alguns dados virão preenchidos ao validar o usuário e senha fornecidos pela Contmatic no processo de instalação/ativação do sistema.

Atenção É necessário após o primeiro acesso, que os dados da empresa principal sejam completados, como por exemplo: Inscrição Estadual, Regime Tributário, etc., pois estes dados não constam no Windup.

ü Acesse o Menu Cadastros - Geral – Empresa

Aba Empresa

Regime Tributário: Informe o Regime Tributário em que a empresa esta enquadrada no momento. Este campo é utilizado nos cálculos do sistema.


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Aba Configurações NF-e Ambiente NF-e: Selecione o ambiente para onde serão enviadas as notas fiscais, entre as opções: 1 – Produção: utilizado para emissão de NF-e oficiais, ou seja, válidas. 2 – Homologação: utilizado apenas para testes, as NF-es geradas neste ambiente não possuem validade fiscal. Certificado Digital A1: Selecione o arquivo referente ao certificado A1.

Atenção O Contmatic Loja Phoenix trabalha exclusivamente com certificados modelo A1 na primeira versão. Posteriormente trabalhará com A3.

Após selecionar o certificado, o sistema automaticamente apresenta os dados e o campo Solicitar senha a cada operação (Recomendado), que ao ser selecionado faz com que o usuário tenha que informar a senha a cada processo onde o certificado for utilizado.


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Parceiros de Negócios Entenda-se por parceiros o cadastro que contêm clientes, fornecedores, transportadoras e fabricantes. ü Acesse o Menu Cadastros - Geral – Parceiros;

Campos: E-mail: Informe o e-mail do parceiro de negócios. Esta informação será utilizada para o envio de e-mail de XML e Danfe.

Informe os dados do endereço principal do parceiro de negócios.


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Se a entrega de mercadorias for em outro endereço, marque a opção “Endereço de Entrega (Diferente do Principal)” para que o sistema habilite uma nova aba com os campos do endereço de entrega. Aba Endereço de Entrega


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Contador O cadastro de contador é necessário, pois alguns itens do Menu Fiscal (relatórios exigidos pela legislação e que ficam no PDV) necessitam desta informação. ü Acesse o Menu Cadastros - Geral – Contador;

E-mail: Quando informado, ao enviar e-mail das nf-es para clientes e transportadoras, enviará também para o contador. Se este e-mail estiver configurado no G5 Control as notas serão encaminhadas automaticamente para o G5.


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Subtipo / Linha / Famíla / Marca / Grupo Estes cadastros compõem o que chamamos de divisão gerencial, que é uma estrutura da qual o produto faz parte. Nenhum dos cadastros são obrigatórios, pois, na primeira versão o conteúdo de divisão gerencial é apenas informativo. ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – SubTipo

ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Linha

ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Família

ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Marcas

ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Grupo

Exemplo: GRUPO: VESTUÁRIO MARCA: HERING FABRICANTE: HERING FAMÍLIA: VESTIDOS SUBTIPO: LONGO LINHA: FEMININO


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Unidade de Medida Esta informação determina a unidade de medida para os produtos. ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Unidade de Medida

Campos: Tipo: Inteiro ou Fracionado. Esta informação determina se o produto aceita na quantidade casas decimais ou apenas quantidades inteiras.


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Grade Facilita o cadastro e o controle de estoque detalhado, ou seja, o produto terá divisões internas no estoque. Entre essas divisões podemos citar os produtos que são controlados por tamanho, cor, voltagem. No cruzamento de linhas e colunas é necessário que um deles possua no mínimo 2 itens e o outro 1 ou mais, ou seja, não existe grade de 1 linha x 1 coluna. ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Grade

Abra Principal

Aba Visualização


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Produto Neste processo são cadastrados os produtos e/ou mercadorias comercializados pela empresa. ü Acesse o Menu Cadastros – Produto - Produto;

Aba Divisão Gerencial

Aba Conversão


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Aba Estoque


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Tabela de Preço Nesta tela serão cadastradas as tabelas de preço utilizadas pela empresa. É possível o cadastro de tabela de preço padrão e promocional. Nas vendas o sistema vai identificar o preço do produto seguindo o fluxo: 1º - Se o produto consta em tabela promocional dentro da data/hora de venda. 2º - Se o produto consta em tabela de preço padrão dentro da data/hora de venda. 3º - O preço informado no cadastro de produto ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Tabela de Preço

Os campos Valor Desconto ou Valo do Acréscimo variam conforme o Tipo informado, sendo possível porcentagem ou valor.


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Impressão de Etiquetas O sistema apresenta a possibilidade de geração de etiquetas nas impressoras Zebra e Argox. Para a primeira versão temos 1 modelo de etiqueta com 3 colunas. Ver imagem. ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Impressão de Etiquetas


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Alíquotas por UF Cadastro utilizado para informar alíquotas de ICMS e redução de base de cálculo para outras UF´s. Utilizada na emissão de nf-e. ü Acesse o Menu Cadastros - Produto – Alíquotas por UF


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NCM Neste processo são cadastradas os NCM e as possíveis tributações a serem utilizadas nos produtos, para cálculo das Notas Fiscais Eletrônicas. Os campos apresentados no cadastro de tributação serão apresentados conforme o regime tributário definido no cadastro de empresa. Por exemplo, para empresas de regime tributário simples nacional não são apresentados os campos de Contribuição Social Apurada e Natureza da Operação, que são específicos de regime normal. ü Acesse o Menu Cadastros – Fiscal - NCM;

Código: Informe um código alfanumérico para representar a tributação. Data do Cadastro: o sistema apresentada automaticamente baseado na data do servidor. Descrição: Informe uma descrição. Operação: Marque a opção para a tributação, se a mesma refere-se a Saídas e/ou Entradas. É permitida que as duas sejam marcadas e na emissão da nota fiscal será determinado qual operação utilizar. Exemplo de uma tributação preenchida: Aba ICMS


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Os campos do ICMS será habilitado conforme a CST escolhida.

Aba ICMS – ST

Substituto: Clicar no campo e informar a substituição para entrada ou saída se o produto que está sendo cadastrado for comprado com substituição tributária (entrada com imposto recolhido antecipadamente pelo fornecedor) ou se a empresa for substituta tributária (paga imposto sobre a venda subseqüente). Informar em qual UF o produto é substituição tributária (vendas) ou substituído (compras) o IVA (índice de valor agregado) ou valor base de acordo com o que foi definido na legislação e a alíquota interna do produto.

IPI


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Informar o código da situação tributária do IPI para entradas e saídas, base legal se houver, as alíquotas de entrada e de saída. IPI por unidade / qtde pauta: Alguns produtos têm a tributação do IPI definida conforme a capacidade da embalagem ou por valores pré-definidos. Essas situações especiais estão definidas na legislação brasileira. PIS

COFINS

Informar as CST e a alíquota, se o produto for tributado por pauta informar o valor da pauta.

Aba Informações Adicionais


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Preencha este campo com informações pertinentes e relacionadas a tributação ou ao produto, pois as informações digitadas neste, serão levadas para os dados adicionais do documento fiscal.


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Operação Fiscal Neste cadastro são vinculados os CFOP´s a serem utilizados no sistema. Futuramente novos controles serão implantados neste cadastro. ü Acesse o Menu Cadastros - Geral – Operação Fiscal


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Séries Fiscais Neste cadastro serão informados os dados de série, tipo de documentação fiscal e nº da última nota gerada. Estas informações são utilizadas na emissão de notas. ü Acesse o Menu Cadastros - Geral – Séries Fiscais


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Mensagem Padrão Informação fiscal apresentada na emissão de notas. ü Acesse o Menu Cadastros - Geral – Mensagem Padrão


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Regiões São as regiões atendidas pelos vendedores. Na primeira versão é apenas informativo. ü Acesse o Menu Cadastros - Vendas – Região


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Vendedor Cadastro utilizado nas emissões de notas fiscais, DAV e Cupom Fiscal. ü Acesse o Menu Cadastros - Vendas – Vendedor

Aba Regiões


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Localização Permite o cadastro dos locais em que o produto será estocado. ü Acesse o Menu Cadastros - Estoque – Localização


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Motivos de Ajuste Utilizado para ajustes de estoque de entradas, saídas e saldo inicial. ü Acesse o Menu Cadastros - Estoque – Motivos de Ajuste

Tipo de Ajuste: Entrada, Saída e Saldo Inicial.


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Bancos / Agência / Conta Os três cadastros vão compor os dados da conta bancária da empresa a ser utilizada em diversos processos no sistema. ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Bancos

ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Agência

ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Contas

Algumas informações como Modalidade e Posto Bancário são habilitados dependendo do banco. As informações de Histórico de Débito e de Crédito são utilizadas na integração com o sistema Contábil.


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Administradoras Neste cadastro são informadas as administradoras de cartões de crédito/débito que a empresa utilizada nas transações comerciais. O sistema foi certificado para atender seguintes administradoras: CIELO, REDECARD, AMEX, TECBAN e HIPERCARD.

Atenção Qualquer outra será necessário comunicar a Contmatic de preferência no processo de venda do sistema, para que possamos avaliar o tempo necessário para certificação e a complexidade da implementação. Lembrando que o tempo não é apenas de desenvolvimento e testes, pois, a certificação é feita por empresas que possuem um determinado tempo para nos atender.

ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Administradoras


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Cartões Neste cadastro são informados os cartões a serem aceitos pelo sistema, e as taxas a serem aplicadas nos valores da venda e que resultarão nos valores a receber das administradoras. ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Cartões

Se os campos “Descontar taxa na primeira parcela” e/ou “Arredondamento maior sempre na primeira parcela” forem marcados o sistema no controles de cartões efetuará os lançamentos da seguinte forma: Descontar taxa na primeira parcela % Taxa cadastrada = 3,50% Quantidade de parcelas = 2 Valor = R$1.000,00 Parcela

Valor Bruto

Taxa

Valor Liquído

001/002

R$ 500,00

7%

R$ 465,00


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002/002

R$ 500,00

-

R$ 500,00

Arredondamento maior sempre na primeira parcela % Taxa cadastrada = 3,50% Quantidade de parcelas = 2 Valor = R$1.708,37 Parcela

Valor Bruto

Arredondamento

Taxa

Valor Liquído

001/002

R$ 851,685

R$ 852,00

3,50%

R$ 822,18

002/002

R$ 851,685

R$ 851,37

3,50%

R$ 821,57

Aba Taxas

Nesta aba, o usuário configurará as taxas de repasse dos valores. O percentual de repasse é definido em contrato cliente x administradora.


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Condição de Pagamento Neste cadastro configura-se as diversas opções que o cliente pode ter para cálculo das parcelas. A utilização deste cadastro será nos processos de contas a receber. ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Condição de Pagamento

Aba Vencimentos


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Forma de Pagamento Neste cadastro são informadas as possíveis formas de pagamento/recebimento, como dinheiro, cartão, cheque, consulta cheque, etc. A forma de pagamento cadastrada no retaguarda será sincronizada com o PDV.

Atenção Estas informações devem ser idênticas as registradas no ECF. No processo de lacração do ECF é determinado as formas de pagamentos e o retaguarda deve possuir as mesmas formas para que a sincronização com o PDV e possíveis vendas ocorra corretamente.

ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Forma de Pagamento


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Conta Gerencial Neste cadastro são definidas as contas gerenciais utilizadas para contabilização das contas a pagar e a receber. Neste cadastro o usuário informará somente os últimos níveis das contas gerenciais. ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Conta Gerencial


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Tipo de Baixa O cadastro do tipo de baixa será utilizado nos processos de baixas de títulos, neste cadastro o usuário poderá indicar se a baixa será total, parcial, com múltiplas formas de pagamento. ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Tipo de Baixa


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Tipo de Documento Neste processo serão cadastrados os tipos de documentos a serem utilizados nos processos de Contas a Receber e Contas a Pagar. Exemplo: DARF, GARI, Recibos, etc. O usuário terá a opção de indicar se o tipo de documento terá seu provisionamento contabilizado ou não. ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Tipo de Documento


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Histórico Padrão Informações utilizadas na integração com o Contábil Phoenix, com o auxilio das macros o usuário poderá parametrizar as informações integradas para a contabilidade. ü Acesse o Menu Cadastros - Financeiro – Histórico Padrão


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ECF Nesta tela são cadastrados os ECF´s ou seja, as impressoras fiscais. Estas informações são sincronizadas para os PDV´s e utilizadas na geração dos relatórios do Menu Fiscal (legislação). ü Acesse o Menu Cadastros - PDV – ECF

Aba Forma de Pagamento

Devem ser relacionadas às formas de pagamento que estão cadastradas na impressora.


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Terminais Neste tela cadastra-se os terminais ou pontos de vendas e associa-se o ECF . ü Acesse o Menu Cadastros - PDV – Terminais


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ESTOQUE

Pedido de Compra Neste processo são cadastrados os pedidos de compras de produtos da empresa. Serve como informação e na entrada do estoque como facilitador, para que não seja necessário cadastrar tudo novamente. ü Acesse o Menu Estoque – Movimentações – Pedido de Compra

Aba Principal

Aba Itens


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Aba Transportadora e Entrega


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Entradas A entrada visa registrar as informações dos produtos adquiridos, através do lançamento de documentos fiscais, gerando movimentações no saldo do estoque e também auxiliando na apuração dos impostos sobre a operação realizada. As notas cadastradas neste processo podem gerar contas a pagar e são integradas no G5. ü Acesse o Menu Estoque – Movimentações - Entradas

Aba Principal


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Aba Transportadora/Volume

Aba Vencimento


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Aba Observação

Aba Importar Pedido de Compra


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Ajuste de Saldo Este processo auxilia nos lançamentos dos ajustes de estoque físico da empresa. Envolve o acerto de vários produtos em um único processo. Normalmente é utilizado na contagem de estoque físico (balanço). Na implantação do sistema é utilizado para a inclusão do saldo inicial dos produtos. ü Acesse o Menu Estoque – Movimentações - Ajuste de Saldo


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Consulta de Saldos O processo de consulta de saldo em quantidade auxilia o usuário a verificar a quantidade de produto a qualquer momento. Possibilita a verificação da quantidade real, quantidade reservada e quantidade disponível. A quantidade reservada é determinada apenas pelo processo de DAV. ü Acesse o Menu Estoque – Movimentações - Consulta de Saldo


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Consulta Movimentações Nesta tela são apresentadas todas as movimentações de estoque, sejam entradas, saídas, transferências entre localização, ajustes de saldos. ü Acesse o Menu Estoque – Movimentações - Consulta Movimentações

Visualizar


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Transferência por Localização A transferência entre localizações é um processo que movimenta a saída do produto de um local e entrada em outro local de armazenagem . ü Acesse o Menu Estoque – Movimentações - Transferência por Localização


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VENDAS

DAV O DAV – Documento Auxiliar de Vendas,é um requisito técnico do PAF-ECF (legislação) e serve como orçamento ou pedido de vendas. Quando informado que o DAV é do tipo pedido de vendas, ao gravar o sistema efetuará a reserva da quantidade do produto em estoque (a reserva é visualiza no processo de consulta de saldo). ü Acesse o Menu Vendas – Atendimento - DAV

Aba Principal

Aba Itens


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Registro de Notas Manuais Este processo é requisito do PAF-ECF e utilizado quando por algum motivo não for possível utilizar a impressora fiscal. O cliente deve nesta situação efetuar a venda em notas em papel e posteriormente registrá-las no sistema para geração do financeiro e baixa de estoque. ü Acesse o Menu Vendas – Faturamento - Registro de Notas Manuais

Aba Principal

Incluir Itens


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Aba Transportadora

Aba Financeiro

Dados Adicionais


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Gerenciar NF-e Neste processo é efetuado todo o gerenciamento de NF-es, como: emissão, assinatura, transmissão, cancelamento, inutilização, entre outros. ü Acesse o Menu NF-e – Gerenciar NF-e

Alterar O sistema permitirá alterações na notas fiscais com situações: Digitada, Assinada, Rejeitada, Transmitida com Pendência e Validada, pois não foram efetivamente finalizadas. Para as demais situações o sistema emitirá uma mensagem para que o processo de alteração não seja realizado. Alguns campos o sistema não permite a alteração Modelo e data de emissão não podem ser alterados, pois são campos fixos sem possibilidade de digitação.

Visualizar Com visualização o sistema permite entrar no cadastro, dependente como esteja a situação da nota, porém todos os campos estão bloqueados para que não haja alteração nos dados cadastrados. O sistema permite a visualização de uma nota por vez.

Assinar O processo de assinatura da NFe serve para garantir a autenticidade da nota fiscal assinando digitalmente o XML. Para efetuar o processo de assinatura, a nota fiscal selecionada deverá estar com situação VALIDADA, ASSINADA OU DIGITADA. Quando este recurso Assinar é acionado o sistema apresenta os certificados existentes (caso haja mais de um), o usuário deverá escolher o certificado desejado e informar a respectiva senha. E altera sua situação para Assinada.


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Quando é possível assinar a NF, o sistema grava no banco de dados a NFe assinada em formato XML já com a chave da NFe. Se houver alguma divergência na senha informada, o sistema detectará a incompatibilidade com o certificado escolhido e exibirá uma mensagem. Não concluindo o processo de assinatura a situação da nota permanece como estava antes de mandar assinar.

Assinatura em Lote Assinatura em Lote – Seleção de mais de uma NF Possibilidade de fazer a assinatura em lote, selecionando mais de uma NF para efetuar tal procedimento. Para isso no Gerenciar NF-e o poderá fazer a busca das notas fiscais que deseja assinar através dos filtros já existentes.

Validar Para efetuar a validação das notas seleciona individualmente cada registro. A opção validar funciona somente com as situações: VALIDADA ou ASSINADA. Para validar, deve selecionar um registro e clicar na opção Validar. Neste momento o sistema deve efetuar os três tipos de validações disponíveis: 1ª validação : Estrutura do XML baseado no arquivo XSD fornecido pelo web services da nota fiscal eletrônica. 2ª validação : Campos Obrigatórios do XML baseado no arquivo XSD fornecido pelo web services da nota fiscal eletrônica. 3ª validação : Rejeições baseado no arquivo Validação NFE.xls em anexo A apresentação das divergências constantes da validação de estrutura e campos obrigatórios serão apresentados conforme XSD.

Transmitir Neste processo é efetuado todo o gerenciamento da NF-e, na tela abaixo pode se fazer a pesquisa da nota ao qual se deseja fazer a transmissão para a Sefaz (Secretária da fazenda).

Depois de realizada a validação da nota, clicar no botão transmitir para enviar os dados para a SEFAZ. O sistema traz na tela o DANFE, não sendo necessário imprimir neste momento, pois se pode fazer a impressão posteriormente clicando no botão DANFE.

Cancelar

O processo de cancelamento da NFE será permitido para notas fiscais com situação AUTORIZADA, deverá ter selecionado uma nota fiscal com essa situação ou se nenhuma nota for selecionada no grid o sistema exibe mensagem.

Cancelamento em Lote Neste processo, a possibilidade de selecionar mais de uma NF para cancelamento, até o limite de 50 por lote.

DANFE

Clicando no botão DANFE o sistema irá mostrar duas opções “visualizar” e “enviar e-mail”.

O funcionamento do botão DANFE será com as seguintes situações AUTORIZADA, DENEGADA, INUTILIZADA E REJEITADA.


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Selecionando o registro desejado, apenas um por vez, e acionar a opção DANFE, para que o sistema transforme as informações constantes no xml em DANFE.

O DANFE deverá ser exibido em tela e ter a possibilidade de ser impresso (ícone de impressora), exportado/salvo em PDF (ícone de gravar)ou enviado por e-mail (ícone de e-mail).

Ao ser selecionado o ícone de E-mail o sistema deve apresentar outra tela com as seguintes informações, conforme tela de referência:

No campo Para: se o arquivo xml selecionado possuir a informação do e-mail do destinatário o sistema apresenta automaticamente a informação. Caso não tenha fica livre para digitação. Será possível encaminhar para mais de um e-mail, para isto basta informar o " ; " ou " , " para separar os e-mails. Como se trata de um campo obrigatório, se não for informado o sistema apresenta a mensagem.

O campo CC: ficará livre para ser digitado pelo usuário o e-mail.

O campo Assunto: , será apresentado com o conteúdo padrão e não poderá ser alterado: XML chave nº <número da chave de acesso>

No campo Anexo: será apresentado os arquivos que serão enviados e não será possível alterá-lo. Deve constar como anexo: o próprio Danfe em PDF e o arquivo XML referente ao mesmo.

No Corpo do E-mail será apresentado o corpo/conteúdo do e-mail, conforme exemplo abaixo:

Segue em anexo cópia do DANFE e XML referente à Nota Fiscal Eletrônica (NF-e):

Número: Série: Emissão: Chave Acesso:

Site para consulta da Nota Fiscal Eletrônica: http://www.nfe.fazenda.gov.br/

<razão social da empresa emitente>

Ao clicar em enviar o sistema deve verificar os parâmetros pertinentes ao envio de e-mails. Se houver algum problema que não seja possível enviar o e-mail, o sistema deve apresentar a mensagem: “Conexão com o servidor interrompida. Verifique se os parâmetros estão informados e se o servidor está ativo.”

Download XML

O botão Download XML terá como função exportar o XML das notas fiscais para a pasta que o usuário desejar conforme navegador utilizado.

Para que esse botão funciona corretamente de ser selecionada uma nota e deverá estar com situação "Assinada", "Autorizada", "Cancelada", "Denegada", "Rejeitada" e "Transmitida com Pendência" independente do tipo de emissão que se tenha utilizado (Normal ou Contingência FS-DA).

Esse processo poderá ser feito em lote, será criado uma pasta de arquivo compactando com todos os XML.

Consulta SEFAZ Neste processo é efetuada a consulta da nota fiscal no ambiente da SEFAZ, para isto selecione a nota que deseja fazer a consulta e clique no botão, o sistema irá solicitar o certificado digital e apresentara o retorno da consulta como, por exemplo, que a nota está autorizada.

http://www.nfe.fazenda.gov.br/


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Inutilizar Inutilizar NF servirá para inutilizar faixas de numeração de nota com situação diferente de Autorizada, Cancelada, Denegada, Inutilizada, Em Processamento e Transmitida com Pendência. São notas que não tiveram nenhum desfecho e não terá mais utilidade para a empresa tendo que desta forma serem inutilizadas para informação à SEFAZ.

Carta de Correção O recurso Carta de Correção poderá ser acionado à partir da escolha de uma NF-e autorizada no grid de notas fiscais e não poderá ser feito em lote, ou seja, mais do que uma nota. No campo correção deve ser informado no mínimo 15 caracteres e no Maximo 1000 caracteres. Observação: Poderá ser feito e transmitida para a mesma nota 19 cartas de correções, assim o sistema grava essas cartas de correções no grid. Sendo que será apenas a ultima carta que será valida, quando tem mas do que uma carta, no momento que é transmitida para a SEFAZ, a própria SEFAZ sobrepõem a Ultima que foi enviada pela atual. Essas cartas ficarão gravadas para ter um histórico e controle de quantas vezes foi enviada a carta de correção para a SEFAZ.

Tipo de Emissão O Tipo de Emissão só poderá ser acionado se a nota fiscal estiver com situação diferente de "Autorizada", "Cancelada", "Inutilizada" e "Denegada". Este botão trará duas opções ao ser acionado, os tipos: 1- Normal e 5- Contingência FS-DA. O Tipo 1-Normal é utilizado quando não há problemas com a internet ou webservice e o processo de transmissão de informações à SEFAZ será feito normalmente. O Tipo 5-Contingência FS-DA é utilizado quando a internet ou webservice está indisponvível no momento ou o site da SEFAZ, desta forma não é possível transmitir as informações tornando-se necessário efetuar os procedimentos de assinatura, transmissão da nfe em contingência até que se restabeleça os serviços da web.


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Financeiro

Contas a Pagar - Manutenção A contas a pagar serão alimentadas manualmente pelo usuário do sistema ou automaticamente pelo processo de entrada de estoque ou notas de devolução geradas no faturamento. ü Acesse o Menu Financeiro – Contas a Pagar - Manutenção

Aba principal

Aba vencimentos


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Aba Rateio

Aba histórico


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Contas a Pagar - Baixa Neste processo são efetuados os pagamentos e baixas dos títulos, as baixas poderão ser parciais ou totais. ü Acesse o Menu Financeiro – Contas a Pagar - Baixa

Baixa Parcial

Baixa Total

Cancelar Baixa


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Cheques Emitidos Este processo tem como finalidade controlar os cheques emitidos pela empresa, assim como cadastrá-los, sendo utilizados para saque ou depósito em outras contas. ü Acesse o Menu Financeiro – Contas a Pagar – Cheques Emitidos

Emissão:


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Contas a Receber - Manutenção Nesta tela estarão todas as contas que a empresa tem a receber, contas estas que podem ser cadastradas manualmente ou podem ser alimentadas automaticamente através da emissão de nf-e, registro de notas manuais e sincronização dos cupons fiscais. ü Acesse o Menu Financeiro – Contas a Receber - Manutenção

Aba principal

Aba vencimentos


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Aba Rateio

Aba histórico


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Contas a Receber - Baixa Neste processo são efetuados os pagamentos e baixas dos títulos ü Acesse o Menu Financeiro – Contas a Receber - Baixa


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Cheques Recebidos Através deste processo será possível efetuar o controle dos recebimentos de cheques. ü Acesse o Menu Financeiro – Contas a Receber – Cheques Recebidos


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Controle de Cartões Através deste processo serão gerenciados todos os recebimentos através de cartões, seja crédito, débito ou voucher. ü Acesse o Menu Financeiro – Contas a Receber – Controle de Cartões


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Fluxo de Caixa O fluxo de caixa é a ferramenta que demonstrará todas as movimentações do módulo financeiro, tanto a movimentação prevista quanto a realizada. ü Acesse o Menu Financeiro – Fluxo de Caixa – Fluxo de Caixa


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Lançamento em Contas Este processo permite que o usuário faça um lançamento qualquer em determinada conta bancária, sem a obrigação de cadastrar um contas a pagar ou a receber. ü Acesse o Menu Financeiro – Fluxo de Caixa – Lançamento em Contas


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Controle de Caixa Neste processo é possível visualizar por terminal e data o quando o mesmo recebeu em dinheiro, cheque, cartões, etc. ü Acesse o Menu Financeiro – Fluxo de Caixa – Controle de Caixa


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Integrações

Integração G5 Processo que efetua a integração do retaguarda com o G5 Phoenix. ü Acesse o Menu Integrações – Integrações – Integração G5


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Integração Contábil Processo que efetua a integração do retaguarda com o Contábil Phoenix. ü Acesse o Menu Integrações – Integrações – Integração Contábil


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CONFIGURAÇÕES

Usuários Neste processo é possível a inclusão de usuários para acesso ao sistema e a definição do perfil de acesso. ü Acesse o Menu Contas – Usuários

Aba Permissões


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Aba Permissões PDV


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Parâmetros Nesta tela será complementado o cadastro da empresa, pois alguns dados virão preenchidos ao validar o usuário e senha fornecidos pela Contmatic no processo de instalação. Novas empresas vinculadas à principal serão cadastradas através deste processo. ü Acesse o Menu Integrações – Configurações – Parâmetros

Aba Parâmetros

Aba PDV


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Relatórios Filtros dinâmicos com as informações principais referente do processo desejado e opções de inclusões de campos para ser exibido, sendo que já estão configurados para apresentar principais campos. Podendo ser gerado em PDF, Excel, HTML e CSV Segue exemplo do filtro e relatório:

Campos Padrões do relatório

Feito filtro com alguns campos a mais para o mesmo relatório


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contmatic loja phoenix · guia do usuário – contmatic loja phoenix - 4 - introdução o...

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