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FUNDAÇÃO EDUCACIONAL MACHADO DE ASSIS FACULDADES INTEGRADAS MACHADO DE ASSIS
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
MICHELE PAULA GOETTEMS
AUDITORIA INTERNA NAS NOTAS FISCAIS DE ENTRADA NA ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL
TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO
Santa Rosa 2016
MICHELE PAULA GOETTEMS
AUDITORIA INTERNA NAS NOTAS FISCAIS DE ENTRADA NA
ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO
Relatório de Estágio Supervisionado apresentado às Faculdades Integradas Machado de Assis, como requisito parcial para obtenção do Título de Bacharel no Curso de Ciências Contábeis.
Orientador: Esp. Jacob Dalírio Mayer
Santa Rosa 2016
MICHELE PAULA GOETTEMS
AUDITORIA INTERNA NAS NOTAS FISCAIS DE ENTRADA NA
ADMINISTRAÇÃO MUNICIPAL TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO
Relatório de Estágio Supervisionado apresentado às Faculdades Integradas Machado de Assis, como requisito parcial para obtenção do Título de Bacharel no Curso de Ciências Contábeis.
Banca Examinadora
____________________________________________
Prof. Esp. Jacob Dalírio Mayer – Orientador
____________________________________________
Prof.
_____________________________________________ Prof.
Santa Rosa, XX de Dezembro de 2016.
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho primeiramente a Deus, por ser essencial em minha vida, autor do meu destino, meu guia e socorro presente nas horas de angústia.
À minha família, por sua capacidade de acreditar e investir em mim. Mãe Ieda e irmão Jonas, seus cuidados e dedicação foi que deram, em alguns momentos, a esperança a seguir. Pai Aloisio, que mesmo não tendo mais a sua presença, sempre passando energia, segurança e certeza de que não estou sozinha nessa caminhada.
Ao namorado, amigos e colegas, pelo incentivo e pelo apoio constante.
E em especial, ao professor orientador Jacob, que nunca mediu esforços para ajudar.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a minha família, meu namorado, amigos, professores, ao orientador e à todos aqueles que me ajudaram de forma direta e indiretamente na conclusão deste trabalho. Também à todos aqueles que tiveram paciência comigo em momentos que mais precisei, me ajudando a conseguir tudo que já consegui até hoje na vida. Muito Obrigada!
“Não confunda derrotas com fracasso nem vitórias com sucesso. Na vida de um campeão sempre haverá algumas derrotas, assim como na vida de um perdedor sempre haverá vitórias. A diferença é que, enquanto os campões crescem nas derrotas, os perdedores se acomodam nas vitórias.” Roberto Shinyashiki
RESUMO
Devido a grande expansão econômica, tornou-se necessário a contribuição da auditoria interna para que as informações das demonstrações contábeis possam expressar uma opinião e, ainda, assegurar que os resultados apresentados sempre estejam em conformidade com os princípios da contabilidade. Neste contexto, o presente trabalho possui como tema delimitado a auditoria interna nas notas fiscais de entrada de medicamentos, na área da saúde, na administração municipal de Boa Vista do Buricá-RS, no período correspondente aos meses de Junho à Agosto de 2016. Auditar notas fiscais de entrada de medicamentos é importante, pois surge a possibilidade de aperfeiçoar recursos, e sendo assim, o problema da pesquisa é definido em analisar se a auditoria interna em notas fiscais de entrada de medicamentos otimiza o índice de acurácia nos estoques. O objetivo geral do trabalho é auditar as notas fiscais de entrada de medicamentos no posto de saúde, em conformidade com o processo de entrada dos medicamentos no estoque, acompanhar o processo licitatório, conhecer sistemática de controle dos gestores, elaborar relatório de auditoria e ainda, emitir recomendações caso evidenciadas. O referencial teórico aborda uma breve contextualização sobre o surgimento da contabilidade e sua importância, partindo para a contabilidade pública e o funcionamento do processo licitatório, a auditoria contábil, que foi subdividida em tópicos de auditoria interna e externa, planejamento, procedimentos e amostragem, papeis de trabalho, relatórios e normas de auditoria, controle interno e por fim, estoques. A pesquisa consiste na metodologia aplicada, pois o estudo é direcionado em utilizar resultados em situações da realidade, e quanto a abordagem é classificada como qualitativa e quantitativa, sendo a primeira resultante da interpretação de dados para os gestores e a segunda em analisar números em informações. Quanto aos objetivos classifica-se em pesquisa exploratória e descritiva, em razão de analisar e descrever o processo de análise das notas fiscais de entrada, e posteriormente explicar aos gestores. Já os procedimentos técnicos podem ser considerados como pesquisa bibliográfica, documental e estudo de caso, pois utilizou-se de pesquisas em livros e leis, e ainda notas fiscais de entrada de medicamentos. Para o desenvolvimento do trabalho buscou-se notas fiscais, relatórios de entrada de medicamentos no estoque, processo licitatório. A partir das análises das notas fiscais em conformidade com o processo licitatório e o registro de medicamentos no estoque, os resultados foram repassados ao gestor. Conclui-se, que após a realização da auditoria, facilitou ao gestor identificar os erros encontrados para assim corrigi-los e aplicar os conhecimentos obtidos para gerar melhores resultados no posto de saúde.
Palavras-chave: auditoria, notas fiscais, análises.
ABSTRACT
Due to the great economic expansion, it became necessary the contribution of internal audit to the information of the financial statements to express an opinion and also ensure the results are always presented in accordance with accounting principles. In this context, this work has as delimited theme the internal audit at the invoices medicines input, in health area, at the municipal administration of Boa Vista do Buricá-RS, in the period corresponding to the months of June to August 2016. Auditing invoices of medicines entry is important because there is the possibility of improving resources, and thus the problem of the search was define to analyze the internal audit at invoices medicines input optimizes accuracy rate in stocks. The overall objective is to audit the invoices medicines input in the health post, in accordance with the process of medicines entry in inventory, monitor the bidding process, known systematic control of managers, prepare audit report and also make recommendations if evidenced. The theoretical framework deals a brief contextualization about the appearance of accounting and it’s importance, starting for government accounting and the functioning of the bidding process, the accounting audit, which was subdivide into topics of internal and external audit, planning, procedures and sampling, working papers, report and auditing standards, internal control and finally, stocks. The search consists of the applied methodology, because the study is directed to use results in real situations, and the approach is classified as qualitative and quantitative, the first resulting data interpretation for managers and the second to analyze numbers of information. As to the objectives is classified as exploratory and descriptive search, due to analyze and describe the analysis process of incoming invoices, and then explain to managers. Already the technical procedures can be considered as bibliographic search, document and case study, because it was use for search in books and laws, and even invoices medicines input. For the development of work sought to invoices, medicines input reports on inventory, bidding process. From the analysis of invoices in accordance with the bidding process and the medicines registration in stock, the results were handed to the manager. It follows that after the audit, facilitated to the manager to identify the errors found so as to correct them and apply the knowledge obtained to generate better results at the health post.
Keywords: audit, invoices, analysis..
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Ilustração 1 – Campo de Aplicação da Contabilidade ............................................... 18
Ilustração 2 – Diferenças entre Auditoria Interna e Auditoria Externa ....................... 26
Ilustração 3 – Principais técnicas de amostragem .................................................... 29
Ilustração 4 – Normas de Auditoria ........................................................................... 32
Ilustração 5 – Objetivos do Controle Contábil e Administrativo ................................. 35
Ilustração 6 – Relatório de auditoria de notas fiscais de entrada ..............................46
LISTA DE ABREVIAÇÕES, SIGLAS E SÍMBOLOS.
FEMA – Fundação Educacional Machado de Assis
Km² - Quilômetros Quadrados
NF – Nota Fiscal
NF’s – Notas Fiscais
p – Página
PIM – Primeira Infância Melhor
RS – Rio Grande do Sul
Sr – Senhor
Sra – Senhora
UBS – Unidade Básica da Saúde
CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
IE – Inscrição Estadual
CEP – Código de Endereçamento Postal
Nº - Número
LC – Lei Complementar
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .......................................................................................................... 10
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TRABALHO .............................................................. 12 1.1 TEMA .................................................................................................................. 12
1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA ................................................................................... 12 1.3 PROBLEMA ........................................................................................................ 12 1.4 OBJETIVOS ........................................................................................................ 13 1.4.1 Objetivo Geral ................................................................................................. 13
1.4.2 Objetivos Específicos .................................................................................... 13 1.5 JUSTIFICATIVA .................................................................................................. 13 1.6 METODOLOGIA .................................................................................................. 14 1.6.1 Categorização da Pesquisa ........................................................................... 14
1.6.2 Dados Gerados ............................................................................................... 17 1.6.3 Análise e Interpretação dos Dados ............................................................... 17 1.6.4 Apresentação da Organização ...................................................................... 18
2 REFERENCIAL TEÓRICO ..................................................................................... 20
2.1 CONTABILIDADE ............................................................................................... 20 2.2 CONTABILIDADE PÚBLICA ............................................................................... 23 2.2.1 Licitações ........................................................................................................ 24
2.3 AUDITORIA CONTÁBIL ...................................................................................... 26 2.3.1 Auditoria Interna e Auditoria Externa ........................................................... 28
2.3.2 Planejamento, Procedimentos e Amostragem ............................................ 30 2.3.3 Papéis de Trabalho e Relatórios de Auditoria ............................................. 34 2.3.4 Normas de Auditoria ...................................................................................... 35
2.4 CONTROLE INTERNO ....................................................................................... 37 2.5 ESTOQUES ........................................................................................................ 40
3 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE .................................................................................. 42 3.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL ..................................................................... 42
3.2 PROCESSO DE COMPRA E LICITAÇÃO .......................................................... 43 3.3 PROCESSO DE ENTRADA DE MEDICAMENTOS NO ESTOQUE ................... 44 3.4 MAPEAMENTO DO OBJETO DA AUDITORIA ................................................... 45 3.5 REALIZAÇÃO DA AUDITORIA ........................................................................... 46 3.6 RELATÓRIO DA AUDITORIA ............................................................................. 49
4 RECOMENDAÇÕES .............................................................................................. 52
CONCLUSÃO ........................................................................................................... 54
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 56
APÊNDICES ............................................................................................................. 58 APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO PARA ENTREVISTA .......................................... 59
10
INTRODUÇÃO
Devido à expansão econômica e seus fatores, a auditoria interna surgiu como
forma de contribuir aos gestores, através de informações de demonstrações
contábeis, que asseguram os resultados apresentados e para que tenha uma
opinião formada. Visando isso, para as administrações municipais, como também
nas demais empresas, é de extrema importância que seja realizada a técnica da
auditoria, pois através dela é possível identificar erros e fraudes, analisar os
resultados da gestão pública e ainda, fornecer relatórios de recomendações que irão
auxiliar na tomada de decisões dos gestores.
Diante deste cenário, as empresas cada vez mais procuram realizar a técnica
da auditoria, uma vez que esta auxilia os gestores a analisar os resultados
encontrados e ainda identificar possíveis melhorias. Na administração municipal,
especificamente na área da saúde, que é o tema proposto para o trabalho, auditar
as notas fiscais de entradas de medicamentos em conformidade com o estoque e
processo licitatório torna-se uma etapa muito importante, pois surge a possibilidade
de otimizar a aplicação de recursos.
O estudo possui como delimitação temática, a auditoria interna nas notas
fiscais de entrada de medicamentos, na área da saúde, na administração municipal,
localizada no município de Boa Vista do Buricá-RS, no período referente aos meses
de junho à agosto de 2016, tendo como objetivo geral, auditar as notas fiscais de
entrada de medicamentos no posto de saúde da Administração Municipal.
No primeiro capítulo, foi demonstrado a forma e os métodos utilizados na
elaboração do trabalho, como também o tema e sua delimitação, problema, objetivos
gerais e específicos, justificativa, e a metodologia aplicada que é dividido em
categorização da pesquisa, dados gerados, análise e interpretação dos dados e, por
último, a apresentação da organização em que o estudo foi realizado.
O segundo capítulo é constituído pelo referencial teórico, o qual foi produzido
com o auxilio e embasamento de autores como: Marconi e Lakatos, Vianna, Franco
e Marra, Araújo, Arruda e Barreto, entre outros. O referencial teórico é composto de
tópicos, os quais são: contabilidade, onde trata sobre a origem e a importância da
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contabilidade, seguido por contabilidade pública, que explana brevemente sobre
conceitos e características e ainda, sobre licitações, que é o processo no qual uma
Administração Municipal passa ao realizar um edital para aquisição de
medicamentos e outras mercadorias. O terceiro tópico expõe o assunto de Auditoria
Contábil, com enfoque nos conceitos, características e importância e ainda, na
explicação das subdivisões que são: auditoria interna e auditoria externa,
planejamento, procedimentos e amostragem, papéis de trabalho, relatórios e normas
de auditoria. O quarto tópico é composto pelo assunto de controle interno, que está
relacionado à verificação e fiscalização administrativa. O último tópico aborda o
assunto de estoques, onde é apresentado a importância e vantagens competitivas
que um controle eficaz do estoque proporciona.
No terceiro capítulo, é abordado o diagnóstico e análise realizado na empresa
em estudo, onde foi descrito a maneira como realiza-se o processo licitatório, para a
aquisição de medicamentos, ainda a análise das notas fiscais de entrada de
medicamentos e relatórios de estoque, onde foi proposto recomendações para o
gestor no processo que tange o registro de entrada de medicamentos no estoque.
O quarto capítulo é composto pelas recomendações, as quais foram
realizadas através das análises e interpretação de dados gerados para contribuir na
organização e melhor o processo realizado pelo gestor. Em seguida são
apresentadas as conclusões que o estudo objetivou, e as referências utilizadas na
elaboração e embasamento do trabalho, e ainda, o apêndice de formulário.
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1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO TRABALHO
Neste capítulo, o propósito é apresentar de maneira simplificada os conceitos
abordados no decorrer do trabalho, como: o tema, delimitação do tema, problema,
os objetivos gerais e específicos, como também a justificativa, metodologia
explorada, categorização da pesquisa, dados gerados e sua análise e interpretação
e ainda, a apresentação da organização na qual se objetivou o estudo.
1.1 TEMA
A auditoria interna nas notas fiscais de entrada na administração municipal.
1.2 DELIMITAÇÃO DO TEMA
A delimitação do trabalho é a auditoria interna nas notas fiscais de entrada de
medicamentos, na área da saúde, na administração municipal, localizada no
município de Boa Vista do Buricá-RS, no período correspondente ao meses de
Junho à Agosto de 2016.
1.3 PROBLEMA
Para as administrações municipais é de fundamental importância que haja
uma auditoria interna, pois através dela é possível identificar possíveis erros e
fraudes, analisar resultados da gestão pública e, também, fornecer relatórios e
recomendações que auxiliarão na tomada de decisões.
Na área da saúde, como nas demais, é indispensável o controle e a
assertividade das informações trabalhadas. Por tratar-se de medicamentos, a
cautela deve ser ainda maior, visto que, cada produto demanda um controle
específico. Auditar essas entradas de medicamentos é necessário, pois, através
desta técnica, surge a possibilidade de otimização na aplicação de recursos, sendo
a conferência das notas fiscais parte fundamental deste processo.
Desse modo, define-se que o problema é: A auditoria interna em NF’s de
entrada de medicamentos otimiza o índice de acurácia nos estoques?
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1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo Geral
O objetivo geral tem por finalidade determinar com clareza e objetividade o
problema apresentado e quais os procedimentos a serem seguidos. Dessa forma,
define-se que o objetivo geral deste estudo é auditar as notas fiscais de entrada de
medicamentos no posto de saúde da Administração Municipal.
1.4.2 Objetivos Específicos
Para obter um resultado de qualidade no estudo, foram determinados os
seguintes objetivos específicos:
a) Acompanhar o processo de entrada das notas fiscais de medicamentos;
b) Conhecer a sistemática de controles internos;
c) Auditar as notas fiscais de entrada de medicamentos em consonância com
o processo de aquisição (licitações), registros de entrada e controles internos;
d) Elaborar relatório de auditoria interna;
e) Emitir recomendações caso evidenciadas.
1.5 JUSTIFICATIVA
Na justificativa, apresenta-se a importância e motivos pelo qual fizeram com
que realizasse a escolha do tema, como também sua provável contribuição para a
acadêmica, a empresa, entidade, a instituição de ensino e a sociedade. Ainda, é de
extrema importância ter boas considerações para tornar o assunto relevante,
objetivando demonstrar o motivo pelo qual o assunto proposto é necessário para o
ramo.
Com base no citado, define-se em realizar a pesquisa na Administração
Municipal de Boa Vista do Buricá, na área da saúde, para a aplicação da auditoria,
pois, através desse procedimento foi possível identificar o controle dos lançamentos
das notas fiscais juntamente com a quantidade de medicamentos, possibilitando o
estudo de novas maneiras de realizar esse controle, como também possíveis
melhorias.
14
Para a acadêmica, foi de extrema importância, pois pode demonstrar os
conhecimentos adquiridos ao longo da teoria estudada, possibilitando o crescimento
pessoal tanto como o profissional, além de poder auxiliar os gestores da
administração municipal na tomada de decisões. Já para a Fundação Educacional
Machado de Assis – FEMA, esse estudo trouxe todo um conhecimento adquirido
durante a graduação, proporcionando um auxílio em pesquisas para novos trabalhos
na área de auditoria e também a relação da teoria com a prática.
Assim como, o estudo também serviu de apoio para a sociedade, empresas e
principalmente, administrações municipais, mais especificamente na área da saúde,
que não possuem controles adequados quanto ao lançamento e contagem de
medicamentos recebidos, sendo importante a administradores públicos, contadores
e até mesmo funcionários, aos quais por vezes buscam mais informações e não as
obtém. E para os demais acadêmicos o trabalho ficará disponível na Instituição de
Ensino para a busca de novos conhecimentos ou até aperfeiçoamento dos mesmos.
1.6 METODOLOGIA
A metodologia é a parte do estudo onde se demonstra detalhadamente todos
os métodos que serão utilizados e colocados em prática, para alcançar a conclusão
do presente estudo. Desta forma, a metodologia é dividida em: categorização da
pesquisa, dados gerados, análise e interpretação dos dados e apresentação da
organização.
1.6.1 Categorização da Pesquisa
A categorização da pesquisa concede maior entendimento e organização ao
andamento do trabalho de conclusão de curso, possibilitando o alcance dos
resultados esperados. Conforme Gil, a categorização da pesquisa, “[...] torna-se uma
atividade importante. À medida que se dispõe de um sistema de classificação, torna-
se possível reconhecer as semelhanças e diferenças entre as diversas modalidades
de pesquisa.” (GIL, 2010, p. 25).
Quanto à natureza do trabalho, pode ser dada por dois tipos de pesquisa: a
básica e a aplicada. Segundo Pradanov e Freitas, na pesquisa básica, os interesses
envolvidos são universais, não sendo restritos a fatos direcionados. Por meio dos
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trabalhos desta natureza, procura-se adquirir novos conhecimentos científicos,
mesmo em situações em que não há prévia possibilidade de aplicação
(PRADANOV; FREITAS, 2013).
Na pesquisa aplicada, conforme Vianna, a finalidade é a resolução de
situações problemáticas ou que necessitam intervenção. Apresenta-se por um
estudo direcionado a utilizar os resultados em situações da realidade (VIANNA,
2001).
Assim sendo, o estudo é caracterizado quanto a sua natureza como sendo
aplicado, pois conforme destaca Gil, as pesquisas aplicadas estão “[...] voltadas à
aquisição de conhecimentos com vistas à aplicação numa situação específica.” (GIL,
2010, p. 27).
Quanto à abordagem do problema, Vianna relata sobre pesquisas qualitativas
e quantitativas. As pesquisas qualitativas,
[...] analisará cada situação a partir de dados descritivos, buscando identificar relações, causas, efeitos, consequências, opiniões, significados, categorias e outros aspectos considerados necessários à compreensão da realidade estudada e que, geralmente, envolve múltiplos aspectos. (VIANNA, 2001, p.122).
Ainda, possui características quantitativas, pois tornará números em
informações, com as devidas análises adotadas, as quais resultaram em
informações para os gestores públicos. Conforme Vianna, “[...] deverá envolver
dados numéricos, trabalhos a partir de procedimentos estatísticos variados e
adequados a cada situação específica.” (VIANNA, 2001, p. 121).
Em relação à abordagem do problema da pesquisa, foi classificada em
qualitativa e quantitativa. Qualitativa, pois foi interpretado dados para que as
informações repassadas pelos gestores possam ter coerência. E, aspecto
quantitativo, pois possui informações numéricas através dos dados levantados,
tornando-as resultados estatísticos, ao qual serão aplicados e analisados.
Outro passo a ser seguido na caracterização da pesquisa é referente aos
seus objetivos. Em conformidade com Gil, as pesquisas exploratórias buscam
proporcionar maior conhecimento com o problema, com o objetivo de tornar seu
entendimento mais fácil, como também uma melhor construção de hipóteses. Assim,
seu planejamento tende a ser flexível, pois considera os mais variados aspectos
relacionados ao fato ou fenômeno estudado (GIL, 2010).
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Já as pesquisas denominadas descritivas, para Vianna, definem que “[...]
deverá prever o estudo detalhado de uma determinada situação-problema ou fato,
para elencar e relacionar as variáveis que interferem em suas relações, sem
manipulá-las ou sobre elas emitir juízos de valor.” (VIANNA, 2001, p. 131).
Em relação aos objetivos, nesse estudo, trata-se de exploratória e descritiva.
É classificada dessa maneira, pois foi apresentado e descritas as movimentações
geradas a partir das análises de notas fiscais de entrada de medicamentos,
aplicando posteriormente aos gestores na administração municipal, ressaltando a
importância de tal processo para o controle e veracidade dos estoques.
Em relação aos procedimentos técnicos, o estudo utilizou algumas
ferramentas de apoio, como a pesquisa bibliográfica, documental e estudo de caso.
A pesquisa bibliográfica foi de grande importância, pois integrou amplo
conhecimento sobre os assuntos encontrados nos livros, informativos, artigos, leis,
assim como em outras fontes de informações, com ênfase em assuntos de
contabilidade, auditoria, controle interno e estoques. Nesse sentido, Gil afirma que
“A pesquisa bibliográfica é elaborada com material já publicado. Tradicionalmente,
esta modalidade de pesquisa inclui material impresso, como livros, revistas, jornais,
teses, dissertações e canais de eventos científicos.” (GIL, 2010, p. 29).
Outro método a utilizado na pesquisa é o documental, pois se registrou a
partir de documentos fornecidos pela administração municipal, como as notas de
entradas, registros de controles de estoque dos medicamentos, entre outros
documentos, os quais foram necessários durante o estudo, para a aplicação das
análises. Segundo Marconi e Lakatos, “A característica da pesquisa documental é
que a fonte de coleta de dados está restrita a documentos, escrita ou não,
constituindo o que se denomina de fontes primárias.” (MARCONI; LAKATOS, 2010,
p. 157).
E por fim, classificou-se também em estudo de caso, pois foi aplicado na
administração municipal para validação de resultados. Na conceituação de Vianna, o
estudo de caso tem por objetivo um estudo detalhado de um objeto ou situação, em
uma única fonte e documentos, acontecimentos e também outras situações, de
forma a permitir o entendimento de sua totalidade (VIANNA, 2001).
Diante disso, foram definidos as ferramentas e métodos utilizados no decorrer
do estudo, os quais fornecem subsídios na obtenção dos resultados estabelecidos.
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1.6.2 Dados Gerados
A coleta de dados ou informações é parte do trabalho em que são obtidas
informações e documentações em que o mesmo será fundamentado.
Por isso, a busca por tais informações necessárias, deu-se em duas etapas:
de forma direta e indireta. Primeiramente, a forma indireta é constituída de pesquisa
bibliográfica em livros, para assim, ter embasamento teórico suficiente para o
desenvolvimento do assunto proposto.
Em segundo momento, partiu-se para a prática proposta no trabalho, com o
objetivo de analisar as notas fiscais de entrada de medicamentos, na área da saúde,
da Administração Municipal de Boa Vista do Buricá. Neste período, buscou-se notas
fiscais, relatórios de entrada de medicamentos nos estoques, processo de licitação
das notas e documentos e informações repassadas pelo gestor, através de visitas
constantes e periódicas.
A coleta dos dados foi realizada em vários setores diferentes, como no setor
de compras, contabilidade e farmácia do posto de saúde, através dos gestores
responsáveis por cada setor, onde foi questionado sobre as notas fiscais de entrada
de medicamentos, processo pelo qual é realizado as licitações para compras de
medicamentos, como é definido o fornecedor vencedor do certame, planilhas de
cotação dos valores de medicamentos e ainda, os relatórios respectivos à entrada
dos medicamentos no estoque do posto de saúde.
1.6.3 Análise e Interpretação dos Dados
Realizada a coleta de dados, a próxima etapa é a análise e interpretação das
informações, que baseia-se na verificação dos dados, com o objetivo de solucionar
possíveis problemas na organização.
Em relação aos métodos de procedimentos, são classificados como:
experimental e comparativo e, o método de análise é hipotético-dedutivo. O método
é classificado como experimental, pois elaborou-se através da verificação das
informações relevantes na auditoria das notas fiscais de entrada de medicamentos.
As análises das informações são efetuadas a partir dos documentos e dados
recebidos por vários setores, como o de compras, contabilidade e farmácia do posto
de saúde, onde alcançou-se as informações, sendo realizada a interpretação das
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mesmas, no sentido de relacionar documentos e informações com os objetivos
propostos neste trabalho.
Também, é caracterizado como comparativo, pois é aplicada uma
comparação entre as análises das notas fiscais de entrada de medicamentos,
juntamente com seu processo licitatório e entrada dos medicamentos no estoque e o
que pode ser melhorado nesse mesmo processo de análise, a fim de encontrar
possíveis melhorias de controle das mesmas.
Dessa maneira, após a verificação da auditoria, apresenta-se o relatório de
auditoria, no qual poderá conter possíveis divergências em relação ao processo
atual de análise e controle das notas fiscais de entrada de medicamentos, e ainda os
aspectos positivos e negativos. A documentação auditada refere-se à análise das
notas fiscais de entrada de medicamentos nos meses de Junho à Agosto de 2016.
1.6.4 Apresentação da Organização
A Prefeitura Municipal de Boa Vista do Buricá está localizada na Avenida Três
Passos, número 271, centro de Boa Vista do Buricá. O município possui uma área
de 108,73 Km² e uma população de 6.815 habitantes. A colonização do município
teve inicio a partir de 1928, porém a localidade foi emancipada em 02 de Dezembro
de 1963, quando se desvinculou do município de Três de Maio – RS. Hoje, faz parte
da Microrregião Fronteira Noroeste (Grande Santa Rosa) e está localizada na região
Noroeste do Estado.
O primeiro Prefeito do Município foi o Sr. João Mário Braun e Vice-Prefeito o
Sr. Arthur Gass. Na atual gestão, a composição de Prefeito é o Sr. Antônio Sérgio de
Vargas Mota, que foi eleito e acabou renunciando ao cargo em Dezembro de 2015,
onde, então, o Vice-Prefeito Sr. Vilmar Sidnei Horbach assumiu o posto de Prefeito
Municipal.
A principal fonte de renda do município provém da agricultura, seguida das
indústrias e comércios instalados no município.
A administração municipal contém no seu quadro funcional 262
colaboradores, entre eles servidores concursados, contratados e cargos de
confiança, distribuídos nas diversas secretarias. A Secretaria da Saúde, a qual será
o tema abordado da pesquisa, possui um total de 35 funcionários, aos quais incluem
05 médicos, 04 enfermeiras, 02 dentistas, 02 farmacêuticos, 01 psicóloga, 01
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fonoaudiólogo, técnicos em enfermagem, motoristas e serventes. Também auxiliam
na Secretaria da Saúde, 16 agentes de saúde, 03 agentes de endemias e 03
agentes do PIM. Os agentes de saúde em conjunto com os agentes de endemias
realizam em média 2.566 visitas mensais, sendo estabelecimentos comerciais e
residências, em um trabalho constante na prevenção de doenças e combate a
dengue.
A Secretaria da Saúde é coordenada pela Sra. Roseli Cecília Lüktmeyer
Kowalski. Quanto aos atendimentos médicos, é realizado em média 1.371
atendimentos por mês, já os exames laboratoriais são em média 1.500 por mês. Os
demais serviços como saúde bucal, tomografias, ressonâncias, ultrassons,
mamografias totalizam em média 291 atendimentos mensais, além de atender em
média 3.054 pessoas na farmácia, com a entrega controlada de medicamentos.
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2 REFERENCIAL TEÓRICO
A fundamentação teórica objetiva catalogar bibliografias utilizadas, apoiada no
conhecimento de renomados autores.
2.1 CONTABILIDADE
A contabilidade pode ter vários entendimentos, pois para uns o conceito pode
ser dado por débito e crédito e para outros o entendimento torna-se mais complexo.
Para Ribeiro, o conceito de contabilidade dá-se por:
Uma ciência social que tem por objeto o patrimônio das entidades econômico-administrativas. Seu objetivo principal é controlar o patrimônio das entidades em decorrência de suas variações. Para compreender o conceito de contabilidade, é preciso saber o que é patrimônio e o que é entidade. (RIBEIRO, 2013, p. 02).
No entendimento de Greco e Arend, a contabilidade registra, estuda e
interpreta através de análise os fatores financeiros e econômicos que referem-se à
situação patrimonial de determinada pessoa física ou jurídica. Esta situação
patrimonial é exposta aos usuários por meio de demonstrações contábeis (GRECO;
AREND, 2013).
Na mesma linha de pensamento dos autores, a contabilidade tem como
função registrar e estudar por meio de análises de fatores econômicos e financeiros
aos quais referem-se à situação patrimonial de uma pessoa física ou jurídica, sendo
esta situação patrimonial exposta aos usuários através de demonstrações contábeis.
A contabilidade no inicio era caracterizada simplesmente como uma técnica
de controle. Segundo Coelho e Lins a contabilidade era, “inicialmente identificada
como simples técnica de controle ou, posteriormente, definida como uma arte. Há
atualmente uma concordância de que se trata efetivamente de uma ciência.”
(COELHO; LINS, 2010, p. 38).
A contabilidade aplica uma técnica denominada auditoria para execução de
mensuração de adequação e também a confiabilidade dos registros de
demonstrações contábeis. De acordo com Franco e Marra, para a realização da
mensuração da adequação e confiabilidade dos registros das demonstrações
contábeis, a contabilidade utiliza-se de uma técnica chamada auditoria, que consiste
21
no exame de documentos, livros e registros, inspeções, obtenções de informações e
confirmações externas e internas, levando em consideração sempre as normas
apropriadas de procedimento, com o objetivo de verificar se as demonstrações
contábeis estão realmente de acordo com essas normas (FRANCO; MARRA, 2001).
Ela faz-se presente na vida das pessoas desde os tempos mais primitivos, por ser
conhecida muitas vezes por controle.
Em tempos primitivos, a maior preocupação era quanto à alimentação, porém
com o tempo, houve o surgimento dos primeiros reinados, e estes necessitavam
informações adequadas para executar o controle das conquistas. Para Coelho e
Lins,
No início, a preocupação ocorria em relação à alimentação (caça, pesca e colheita). Mais tarde, com o surgimento dos primeiros reinados e monarquias, os reis tinham preocupações primeiramente com o controle das riquezas, seja sob a forma de pedras preciosas ou terras conquistadas, ou mesmo o controle do exército e do armamento disponível para proteção contra os povos inimigos. O conhecimento de tais informações era fundamental para que se mantivesse controle sobre essas conquistas. (COELHO; LINS, 2010, p. 118).
A contabilidade surgiu através da necessidade de realizar registros no
comércio, ou seja, esta prática não era comum ser exercida, e, a relação de troca de
bens e serviços passou a exigir tais procedimentos. Na conceituação de Greco e
Arend, a teoria dos sistemas contábeis revela que além de valores monetários, é de
extrema importância incluir a informação de natureza física para que os sistemas de
informações e avaliações possam ser considerados bons (GRECO; AREND, 2013).
Com o passar do tempo, a contabilidade tornou-se importante a partir da
criação do método das partidas dobradas. Segundo Ribeiro, a contabilidade firmou-
se como ciência a partir do advento do importante método das partidas dobradas, no
final do século XV. Ainda, sob o estudo do autor, o método das partidas dobradas é
fundamentando na relação de débito/crédito, ao qual foi vinculado pela primeira vez
pelo frade franciscano Luca Pacioli (RIBEIRO, 2013).
São inúmeros os usuários de informações contábeis, e estes caracterizam-se
como pessoa física e jurídica. Conforme Ribeiro,
Os usuários das informações das informações contábeis são pessoas físicas e jurídicas que as utilizam para registrar e controlar a movimentação de seus patrimônios bem como aqueles que, direta ou indiretamente, tenham interesse nesse controle; na apuração de resultados; na avaliação da
22
situação patrimonial, econômica e financeira; na análise do desempenho e do desenvolvimento da entidade, como titulares (empresas individuais), sócios, acionistas (empresas societárias), gerentes, administradores, governo (Fisco), fornecedores, clientes, bancos etc. (RIBEIRO, 2013, p. 04).
Na mesma linha de raciocínio de Ribeiro, os autores Greco e Arend,
acrescentam ainda como usuários das informações contábeis os governos e
economistas, além das pessoas físicas, administradores, diretores, executivos,
bancos, sócios etc, como exposto acima (GRECO; AREND, 2013).
A contabilidade possui como finalidade fornecer informações, que de acordo
com Ribeiro são “de ordem econômica e financeira sobre patrimônio, para facilitar as
tomadas de decisões por parte dos seus usuários.” (RIBEIRO, 2013, p. 03).
Já o campo de aplicação, para Greco e Arend, constitui-se por pessoas
físicas e/ou jurídicas as quais exerçam atividades econômicas. (GRECO; AREND,
2013).
Na Ilustração 1, será demonstrado o campo de aplicação da contabilidade.
Ilustração 1: Campo de Aplicação da Contabilidade Fonte: Greco e Arend (2013, p. 02)
A Ilustração 1 demonstra o campo de aplicação, que é caracterizado como
pilar a contabilidade, seguindo pelos fatos contábeis que são os fenômenos que
23
afetam a situação patrimonial, financeira e econômica das pessoas físicas e
jurídicas, podendo ser de direito público e privado, como também instituições sem
fins lucrativos e empresas com enfoque no lucro.
Portanto, a contabilidade tem por objetivo estudar as variações qualitativas e
quantitativas no patrimônio (os bens, direitos e obrigações) das entidades (pessoa
física ou jurídica). Por meio dela é fornecido informações para as tomadas de
decisões, tanto dentro quanto fora da empresa, controlando o patrimônio. A
contabilidade também é responsável pela escrituração e apuração dos resultados,
onde terá condições suficientes para apurar o lucro ou prejuízo de determinado
período.
Existem algumas diferenças entre contabilidade e contabilidade pública,
sendo uma que a contabilidade tem como base o balanço patrimonial e a
contabilidade pública é o balanço de resultados, que são as despesas e receitas.
2.2 CONTABILIDADE PÚBLICA
A contabilidade pública esta diretamente relacionada com a União, Estados e
Municípios. De acordo com Araújo e Arruda,
A contabilidade pública corresponde à “contabilidade aplicada às entidades públicas”, cuja finalidade é determinar procedimentos normativos para que os fatos decorrentes da gestão orçamentária, financeira e patrimonial das mesmas “realizem-se em perfeita ordem e sejam registrados sistematicamente, de modo a mostrar, em épocas prefixadas, os respectivos resultados”. (ARAÚJO; ARRUDA, 2009, p. 18).
Conforme Kohama, ela é definida como “o ramo que estuda, orienta, controla
e demonstra a organização e execução da Fazenda Pública; o patrimônio e suas
variações.” (KOHAMA, 2013, p. 24).
Além das definições já citadas, ainda ela pode ser entendida como uma
entidade governamental. Para Lima e Castro, pode ser entendida como uma
entidade governamental, independente de suas características, pois toda e qualquer
entidade que é criada a partir de legislação federal, municipal, estadual ou distrital,
na qual atribui autonomia para gestão pública de bens, direitos e obrigações (LIMA;
CASTRO, 2007).
24
Em relação às exposições dos autores citados, além de ter interesse no
patrimônio e suas variações, a contabilidade pública ainda está interessada na
realização dos orçamentos e sua devida execução (previsão e arrecadação).
Já a administração pública é caracterizada por cumprir as finalidades do
Estado, para a realização de um bem comum à todos estados. Para Araújo e Arruda,
A administração pública é o conjunto coordenado de funções que visam à boa gestão da coisa pública, de modo a possibilitar que os interesses da sociedade sejam alcançados. Entre os diversos conceitos comumente apresentados pela doutrina, pode-se ver que a administração pública engloba todo o emparelhamento do Estado, preordenando à realização de seus serviços, que buscam a satisfação das necessidades coletivas. (ARAÚJO; ARRUDA, 2009, p.04)
De acordo com Kohama, há uma sintonia entre Administração Pública e
Serviço Público, pressupondo que a execução desta seja feita por aquela, quer
diretamente, quer por delegação. Ou seja, administração pública é o
emparelhamento com o Estado, através da realização dos serviços, aos quais visam
á satisfação de necessidades coletivas. Já serviços públicos não significa só prestar
serviços e executá-los, é também dirigir, exercer, governar a vontade com objetivo
de obter um resultado útil (KOHAMA, 2013). Assim, a contabilidade pública está
relacionada ao controle e à gestão dos recursos públicos e a sua visão é a gestão.
Tem como foco principal o balanço de resultados, que tratam de despesas, custos e
receitas, ou seja, de que maneira o dinheiro foi arrecado e como foi aplicado.
O papel da auditoria para a gestão pública é de extrema importância, pois
avalia o desempenho dos gestores, ainda mais quando se tratar do
acompanhamento na gestão pública, pois vai controlar os novos orçamentos que
surgirão. Ainda, é de fundamental na gestão pública o processo licitatório para
aquisição de mercadorias.
2.2.1 Licitações
A licitação é o meio pelo qual o governo público faz suas compras para
assegurar o desenvolvimento cultural, social e econômico da sociedade. Ainda, a
prática de licitar tem uma ideia econômica, visto que, o processo licitatório visa uma
melhor proposta para os interesses. Conforme Barros,
25
O ato de licitar realizado pela Administração Pública imbrica-se com a ideia econômica que grassa no viver em sociedade. Isso porque todos procuram a melhor proposta para os seus interesses, quando estão negociando. Assim, não poderia ser diferente para Administração Pública. A diferença está em que a escolha da melhor proposta se realiza através de um procedimento administrativo chamado propriamente de licitação, cujos termos são expostos em edital, mas que vincula e obriga todas as partes nele envolvidas, inclusive as próprias cláusulas do contrato que será firmado. (BARROS, 2009, p.134).
A validade das licitações dependerá da divulgação, devendo ser
antecipadamente realizada para que os interessados possam organizar-se para
participar. Conforme Filho, autor cujo realiza comentários a Lei nº 8.666 de 21 de
Junho de 1993, que é a Lei das Licitações e Contratos, a validade de uma licitação
irá depender exclusivamente da ampla divulgação de sua existência, a qual deve ser
efetivamente realizada com antecedência para que assegure a participação dos
interessados, bem como o conhecimento de toda sociedade. Qualquer defeito na
divulgação do instrumento convocatório gera restrição aos interessados para
participação e pode vir a ser anulado o processo licitatório, podendo ser
pronunciando a qualquer momento. Também, uma via do edital, com todos os
requisitos, deve ser afixada no local da repartição, em um ponto fácil de acesso para
o público, podendo ainda, qualquer interessado em participar, consulta o edital
original (FILHO, 2009).
Ainda, as licitações possuem cinco modalidades para a sua execução, e
segundo os comentários de França sobre a Lei nº 8.666 de 21 de Junho de 1993,
elas são classificadas por:
a) Concorrência: modalidade de licitação onde quaisquer interessados que
em fase inicial de habilitação, possuem os requisitos mínimos de qualificação
exigidos no edital, estes, devidamente comprovados;
b) Tomada de preços: modalidade aos interessados que estão devidamente
cadastrados e que atendem as condições exigidas para cadastramento até o terceiro
dia que antecede à data do recebimento das propostas;
c) Convite: modalidade aos interessados do ramo pertinente ao objeto,
cadastrados ou não, convidados e escolhidos em até três dias pela unidade
administrativa, esta, que fixará um local apropriado, com cópia do instrumento
convocatório, e o estenderá aos demais que estão cadastrados na especialidade
que manifestarem interesse em até vinte e quatro horas da apresentação das
propostas;
26
d) Concurso: modalidade para quaisquer interessados na escolha de um
trabalho técnico, científico e/ou artístico, mediante premiação ou remuneração para
os vencedores, conforme os critérios do edital, e;
e) Leilão: modalidade para quaisquer interessados na venda de bens móveis
inservíveis para a Administração ou também de produtos apreendidos legalmente ou
penhorados, ou ainda, para a alienação de bens imóveis, a quem oferecer maior
lance, superior ou igual ao valor da avaliação (FRANÇA, 2008).
Portanto, o processo licitatório tem por objetivo escolher entre os
concorrentes, uma proposta mais vantajosa para o poder público, no que tange aos
aspectos de qualidade e preço. Assim, torna-se extremamente importante a
realização da licitação, pois é ela que irá decidir as condições mais vantajosas para
a sociedade, no caso em estudo, o município. Ainda, para a participação do
processo licitatório, os interessados devem cumprir todos os requisitos solicitados na
caracterização do edital de convocação.
2.3 AUDITORIA CONTÁBIL
O surgimento da auditoria está diretamente ligado com à necessidade de
confirmação de investidores quanto a situação econômico-financeira. Para Attie,
O surgimento da auditoria está ancorado na necessidade de confirmação por parte dos investidores e proprietários quanto à realidade econômico-financeira espelhada no patrimônio das empresas investidas e, principalmente, em virtude do aparecimento de grandes empresas multigeograficamente distribuídas e simultâneo ao desenvolvimento econômico que propiciou participação acionária na formação do capital de muitas empresas. (ATTIE, 2011, p.07).
Várias são as causas responsáveis pelo surgimento da auditoria, as quais
hoje são consequência da grande evolução. Conforme Franco e Marra, as mesmas
causas que foram responsáveis pelo surgimento da auditoria, são hoje
consequência da sua extraordinária evolução. Isso porque a grandeza econômica da
Inglaterra e da Holanda, bem como nos Estados Unidos, onde a profissão é mais
desenvolvida, fez com que a evolução da auditoria, por consequência do
crescimento rápido das empresas, como também do aumento de sua dificuldade e
do envolvimento do interesse na economia em grandes empreendimentos
(FRANCO; MARRA, 2001).
27
Para Attie, a auditoria é uma especialização contábil relacionada a eficácia e
eficiência do controle patrimonial, e tem por objetivo expressar uma opinião sobre
determinado assunto. Também a auditoria das demonstrações contábeis visa às
informações, sendo evidente que todos os itens, formas e métodos que as
influenciarem também serão examinadas (ATTIE, 2011).
Em concordância com os autores citados, a auditoria surgiu da necessidade
de confirmação dos proprietários quanto a efetiva realidade econômico-financeira e
do patrimônio das empresas investidas, além do manifesto de grandes empresas
distribuídas muito bem economicamente. Ainda, pode ser associada a eficiência e
eficácia do controle patrimonial, expressando opinião sobre determinados assuntos.
Segundo Franco e Marra,
Contabilidade é a ciência – ou, segundo alguns, a técnica – destinada a estudar e controlar o patrimônio das entidades, de ponto de vista econômico e financeiro, observando seus aspectos quantitativo e qualitativo e as variações por ele sofridas, com o objetivo de fornecer informações sobre o estado patrimonial e suas variações em determinado período. (FRANCO; MARRA, 2001, p. 25).
Conforme Araújo, Arruda e Barretto, uma auditoria que é realizada de forma
criteriosa em conformidade com as disposições normativas podem vir a contribuir
para a melhoria de controles internos, salvaguardando os ativos, resguardando os
direitos de terceiros, reduzindo a ineficiência, a ineficácia e o desperdício na
execução das operações, proibindo a prática de atos abusivos, e ainda,
assegurando a adequação das demonstrações contábeis e outras informações
gerenciais e financeiras complementares (ARAÚJO; ARRUDA; BARRETTO, 2008).
Na mesma linha de pensamento que os autores, diz-se que a auditoria
contribui para a melhora dos controles internos, aumentando a eficiência e eficácia,
além de assegurar a conformidade das demonstrações contábeis, além de
informações financeiras e gerenciais.
Para Almeida, a função do auditor é planejar o trabalho, após avaliar o
controle interno e efetuar a revisão analítica, seguindo com a execução dos
procedimentos de auditoria, colhe e avalia as evidências e por fim, emite o parecer
final (ALMEIDA, 2012).
À vista disso, a auditoria vem como um instrumento no qual uma organização,
pública ou privada, consegue, por meio das análises de demonstrações financeiras e
28
patrimoniais, conferir os procedimentos operacionais e apresentar relatórios e
pareceres confiáveis sobre a situação da empresa, proporcionando possíveis
sugestões ou novos procedimentos operacionais.
2.3.1 Auditoria Interna e Auditoria Externa
A auditoria é classificada de duas maneiras: a auditoria interna e a auditoria
externa. Na primeira, estão diretamente ligadas na administração da empresa e a
segunda, não tem vínculo com a empresa, são independentes.
A auditoria interna surgiu pela necessidade da administração das empresas,
através da alta expansão de negócios. Conforme Almeida, A auditoria interna surgiu
pela administração da empresa, através da elevada expansão de negócios, que
sentiu necessidade de pôr ênfase às normas ou procedimentos internos, em razão
de o administrador ou proprietários da empresa, não poderiam supervisionar todas
as atividades realizadas. Mas, nada valeria a implementação de vários
procedimentos internos sem que houvesse acompanhamento, no sentido de verificar
se os trabalhos estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa. Diante
disso, para atender às necessidades da Administração da empresa, seria necessária
uma auditoria contínua, com um grau de profundidade elevado, as quais visassem
também às demais áreas não relacionadas com a contabilidade (como por exemplo,
administração de pessoal e sistema de controle de qualidade, etc.) (ALMEIDA,
2012).
A auditoria interna é realizada por profissionais que possuem vínculo
empregatício com a empresa. Conforme Almeida, “o auditor é um empregado da
empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado àqueles cujo
trabalho examina.” (ALMEIDA, 2012, p. 05). Na visão de Araújo, Arruda e Barretto, a
auditoria interna,
É realizada por profissionais empregados da própria entidade auditada, portanto parcialmente independente, que, além das informações contábeis e financeiras, se preocupa também com os aspectos operacionais. Normalmente, a auditoria interna reporta-se à presidência da organização, funcionando como órgão de assessoramento. (ARAÚJO; ARRUDA; BARRETO, 2008, p. 29).
29
Portanto, ao realizar-se uma auditoria interna, o profissional que a realizará
deverá ter vínculo empregatício com a empresa, pois analisar-se-ão dados que
envolvem a administração, como uma avaliação de eficiência e eficácia nos
sistemas de controle que a empresa possui, também a qualidade de desempenho
nas áreas que envolvem as metas, objetivos da empresa etc.
A auditoria externa surgiu como atribuição da evolução do sistema capitalista,
sendo as empresas no início, fechadas e pertenciam a grupos familiares. Segundo
Almeida, através da expansão do mercado, como também com o acirramento da
concorrência, foi necessário que as empresas ampliassem suas instalações fabris e
administrativas. E para que isso acontecesse, a empresa teve que captar recursos
junto a terceiros, principalmente através de empréstimos financeiros a longo prazo.
No entanto, os futuros investidores precisavam conhecer a situação financeira e
patrimonial da empresa, a capacidade de gerar lucros, caixa, e também como estava
sendo administrando os recursos da empresa. Como consequência, as
demonstrações contábeis passaram a ser importantes para os futuros aplicadores, e
estes, como medida de segurança, começaram a exigir que essas demonstrações
fosses examinadas por um profissional independente da empresa (ALMEIDA, 2012).
Na auditoria externa, Franco e Marra, conceituam como sendo aquela
“realizada por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de emprego
com a entidade auditada e que poderá ser contratado para auditoria permanente ou
eventual.” (FRANCO; MARRA, 2001, p. 218).
Ainda, a auditoria externa é caracterizada pelo profissional ser independente
à empresa. Para Araújo, Arruda e Barreto, é classificada dessa maneira, pois tem
por propósito realizar um trabalho com objetivo limitado. Normalmente é realizada
por firmas de auditoria ou também o profissional pode ser contratado pela
organização fiscalizada ou por terceiros, que tenham imposição normativa ou
contratual (ARAÚJO; ARRUDA; BARRETTO, 2008).
Assim, na auditoria externa, o profissional que realizar o processo, terá por
objetivo emitir parecer sobre a possível situação financeira da empresa auditada,
analisar a regularidade e legalidade das operações sobre a gestão financeira, como
também, e muito importante, elaborar relatórios correspondentes às análises. Para
Jund, a Ilustração 2 representa as principais diferenças entre auditoria interna e
auditoria externa:
30
ELEMENTOS AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA
Profissional Funcionário da Empresa
(auditor interno) Prestador de serviços
independente
Ação e Objetivo Exame dos processos
(Operacionais, Contábeis e Sistêmicos)
Demonstrações Financeiras
Finalidade Promover melhorias nos controles
da empresa de forma a assegurar a proteção ao patrimônio
Opinar sobre as Demonstrações Financeiras
Relatório principal Recomendações de controle interno
e eficiência administrativa Parecer
Grau de Independência Menos amplo Mais amplo
Interessados no trabalho A empresa A empresa e o público
Responsabilidade Trabalhista Profissional, civil e criminal
Número de áreas cobertas pelo exame durante um período
Menor Maior
Intensidade dos trabalhos em cada área
Maior Menor
Continuidade do trabalho Contínuo Periódico
Ilustração 2: Diferenças entre Auditoria Interna e Auditoria Externa Fonte: Jund (2007, p. 30).
Observando a Ilustração 2, notam-se as diferenças entre auditoria interna e
auditoria externa, as quais são diversas, porém as fundamentais são quanto a
classificação do profissional (possui ou não vínculo com a empresa), a ação e
objetivo (exame dos processos, na auditoria interna e, análise das demonstrações
contábeis, na auditoria externa), a finalidade (na auditoria interna promove melhorias
de controle e auditoria externa opina nas demonstrações financeiras), o relatório
principal (parecer ou recomendações de controle interno e eficiência administrativa)
e também, na continuidade do trabalho (na auditoria interna é contínuo e na
auditoria externa é periódico).
Desse modo, o trabalho realizado pela auditoria interna é semelhante ao
trabalho da auditoria externa, pois ambas exercem as mesmas técnicas e funções,
como também tem os objetivos e características voltadas para o controle interno
como ponto de partida para sugestões de melhorias para os possíveis erros ou
fraudes encontrados.
2.3.2 Planejamento, Procedimentos e Amostragem
A auditoria, antes de iniciada, deve seguir cuidadosamente um planejamento,
visando os objetivos. Para Almeida, algumas verificações devem ser executadas em
qualquer circunstâncias; outras podem ser feitas conforme for aconselhável. Ainda,
31
“o planejamento adequado pressupõe a formulação do programa de auditoria.”
(ALMEIDA, 2012, p. 297).
O planejamento de auditoria compreende, na conceituação dos autores
Araújo, Arruda e Barreto:
As análises e os estudos preliminares para definir a amplitude do exame a ser realizado, de acordo com os objetivos da auditoria. Nessa fase, o auditor deve elaborar o plano e os programas de auditoria. O plano de auditoria corresponde á documentação do planejamento em nível macro, já os programas de auditoria detalham as ações necessárias ao alcance dos objetivos de auditoria, definindo os procedimentos a serem aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extensão. Esses dois instrumentos, articulados entre si, devem estar estruturados de forma a servir como guia e meio de controle dos trabalhos a serem executados. (ARAÚJO; ARRUDA; BARRETO, 2008, p. 140).
Para Franco e Marra, para a elaboração de um programa, o planejamento da
seleção dos procedimentos que podem ou não ser aplicados nas situações são de
extrema importância, pois a partir disso estabeleceram a amplitude e a
oportunidade. Ou seja, o auditor deve ter profundo conhecimento desses métodos,
não só para elaborar o programa, mas também, ou principalmente, para a execução
de seu trabalho (FRANCO; MARRA, 2001). Portanto, para a criação de um
programa, a seleção de procedimentos é essencial, visto que a partir desta seleção
será visualizado a aplicação ou não de tal procedimento.
Para a aplicação dos procedimentos, deve-se estar diretamente relacionado
com os objetivos ou metas desejados. Na visão de Attie, a aplicação dos
procedimentos de auditoria deve estar relacionada diretamente com os objetivos ou
metas desejados e, geralmente, o objetivo da auditoria é aprofundar o seu ponto de
vista através de comprovações, evidências e informações necessárias e materiais
(ATTIE, 2011). Ainda, caracteriza os procedimentos de auditoria como:
Os procedimentos de auditoria são as ferramentas técnicas, das quais o auditor se utiliza para a realização de seu trabalho, consistindo na reunião das informações possíveis e necessárias e avaliação das informações obtidas, para a formação de sua opinião imparcial. (ATTIE, 2011, p. 209).
Os procedimentos de auditoria podem ser divididos de diversas maneiras.
Para Jund, esses procedimentos são divididos em testes de observância e testes
substantivos. Os testes de observância visam à obtenção de uma razoável
segurança de que os procedimentos estabelecidos pela administração estão em
32
efetivo cumprimento e funcionamento. Já os testes substantivos visam à obtenção
de evidência quanto à exatidão, suficiência e validade dos dados elaborados pelo
sistema contábil da empresa (JUND, 2007).
Logo, para Almeida, os procedimentos de auditoria demonstram um conjunto
de técnicas que o auditor utilizará para ter evidências sobre as demonstrações
financeiras. São classificados como contagem física, confirmação com terceiros,
conferência de cálculos e inspeção de documentos (ALMEIDA, 2012). Portanto, os
procedimentos de auditoria são ferramentas que o auditor utiliza para realização do
seu trabalho, reunindo informações necessárias para a formação de opiniões e
possíveis recomendações.
Já a amostragem pode ser definida como um método de interpretação de
dados. Para Araújo, Arruda e Barreto é resumida em um conceito: estatística, pois é
um método que permite observar, categorizar, descrever, mensurar e interpretar
dados. A estatística é empregada para indicar qual método possibilita obter
conclusões e inferências sobre um todo, que é denominado população, através de
estudos, análises e observações de partes que utilizam características comuns
desse todo, que é definida como amostra (ARAÚJO; ARRUDA; BARRETO, 2008).
Na conceituação de Filho, a amostragem significa o procedimento técnico no
qual o auditor realiza uma observação parcial de um universo, com a finalidade de
conhecer os atributos e as características típicas (FILHO, 2011). Para Jund, é
através do processo de amostragem que se obtém informação sobre uma
população, examinando apenas uma parte da mesma, ou seja, a amostra.
Há diferença entre amostragem probabilística (ou estatística) e amostragem não probabilística (ou subjetiva). A primeira fundamenta-se na distribuição amostral e na seleção aleatória, enquanto que a segunda não tem base estatística, sendo a amostra selecionada por critérios pessoais; decorrentes da experiência profissional e do conhecimento do setor em exame. (JUND, 2007, p. 475).
Várias podem ser as técnicas da amostragem, mas as principais técnicas de
amostragem definidas pela doutrina da Ilustração 3, segundo Araújo, Arruda e
Barretto, são:
33
AMOSTRAGEM CARACTERÍSTICAS
Amostragem Casual É realizada pela simples escolha aleatória,
geralmente por sorteio, de determinando número de elementos de uma população
Amostragem Proporcional Estratificada A escolha dos itens é de forma aleatória, porém dentro de um determinado estrato da população
Amostragem por Conglomerado É a disposição dos itens por subgrupos
heterogêneos representativos da população global
Amostragem Sistemática É utilizada quando, normalmente, os elementos
da população já se encontram ordenados.
Ilustração 3: Principais técnicas de amostragem. Fonte: Araújo, Arruda e Barretto (2008, p. 192).
Para a realização da auditoria, conforme a Ilustração 03 deverá ser seguida
algumas dessas técnicas para fazer a amostragem. A amostragem deve garantir,
sempre que for possível, a mesma chance de escolha para todos os itens
analisados, ou seja, todos os elementos de uma população.
De acordo com Jund, os métodos mais comuns utilizados para seleção da
amostra são:
a) Seleção Aleatória ou Randômica: os itens da população total ou da
estratificada são selecionadas de modo aleatório;
b) Seleção Sistemática ou Por Intervalo: os itens, tanto da população total
quanto da estratificada, são selecionados de maneira que permaneça um
intervalo uniforme. Por exemplo, a cada quinta nota fiscal;
c) Seleção Casual: é realizada a critério do auditor, a partir de sua
experiência profissional (JUND, 2007).
Assim sendo, o planejamento representa os métodos, controles, formas e
instrumentos que serão utilizados no processo. Já os procedimentos na auditoria
integram um conjunto de procedimentos técnicos que viabilizam ao auditor obter
evidências que irão favorecer o seu parecer final, e esses procedimentos são
divididos em testes substantivos e testes de observância. A amostragem, por sua
vez, fundamenta-se em selecionar uma parte de um todo para poder ser aplicado os
procedimentos de auditoria, ou seja, tem o intuito de facilitar a coleta dos dados
utilizados, sem a necessidade de conhecer todo o universo estudado.
34
2.3.3 Papéis de Trabalho e Relatórios de Auditoria
A definição de papéis de trabalho dá-se pelo conjunto de documentos que
comprovam a realização do trabalho do auditor. Na visão de Araújo, Arruda e
Barretto, os papéis de trabalho retratam a documentação de evidências que
embasam as opiniões e conclusões dos auditores, estabelecendo-se como principal
subsídio no relatório (ARAÚJO; ARRUDA; BARRETTO, 2008). Para Attie,
Os papéis de trabalho formam o conjunto de formulários e documentos que contêm as informações e apontamentos obtidos pelo auditor durante seu exame, bem como as provas e descrições dessas realizações; constituem a evidência do trabalho executado e o fundamento de sua opinião. (ATTIE, 2011, p. 235).
A finalidade dos papeis de trabalho é fornecer sustentação para o trabalho do
auditor. Para Franco e Marra, a finalidade dos papeis de trabalho é de servir como
base e sustentação para a opinião do auditor. Os conjuntos das informações que
estão nos papeis de trabalho demonstram ou não, que o auditor cumpriu as normas
de auditoria, como também se aplicou os procedimentos de auditoria
suficientemente para permitir expressar sua opinião. Para que a finalidade seja
alcançada, é necessário cumprir um programa de auditoria que esteja de acordo
com o trabalho que o auditor executará (FRANCO; MARRA, 2001).
Vários são os objetivos dos papeis de trabalho da auditoria e conforme
Almeida são caracterizados por: atender às normas de auditoria, acumular provas
necessárias que suportem o parecer do auditor, auxiliar o auditor durante a
execução de seu trabalho, facilitar a revisão do auditor responsável para que ele
tenha certeza de que o serviço foi realizado de forma correta, servir como base para
a avaliação dos ou de outros auditores e por último, mas não menos importante,
ajudar no trabalho da próxima auditoria (ALMEIDA, 2012).
Assim, os papeis de trabalho tem grande importância pois fornecerão base e
sustentação para o trabalho que o auditor realizará, demonstrando se o auditor
cumpriu ou não com as normas da auditoria e ainda se os procedimentos aplicados
foram suficientes para expressar opinião.
Já os relatórios de auditoria são o instrumento no qual o auditor apresenta os
resultados do trabalho realizado. Conforme Franco e Marra, os relatórios de
auditoria são o coroamento do trabalho realizado, pois é através dele que os
35
auditores informam os interessados o que foi desenvolvido, como: o trabalho
realizado, o alcance abrangido pelo trabalho, a maneira que foi realizado, os fatos
que julgam ser observados e as conclusões a que chegou (FRANCO; MARRA,
2001). Para Araújo, Arruda e Barretto,
Relatório de auditoria é a fase final do processo auditorial e consiste em uma narração ou descrição escrita, ordenada e minuciosa dos fatos que foram constatados, com base em evidências concretas, durante o transcurso dos exames de auditoria. Representa a fase mais significativa do trabalho e se constitui no seu produto final. (ARAÚJO; ARRUDA; BARRETTO, 2008, p. 291).
O objetivo desses relatórios, segundo Jund, é viabilizar seu processo e
utilidade e deve ter respostas para as seguintes perguntas: que resultado será
atingido com esse relatório; por que ele é importante e que tipo de mensagem será
transmitida à empresa auditada (JUND, 2007).
Ainda, os relatórios de auditoria podem ser classificados como formais e
informais. De acordo com Franco e Marra, há dois modelos de relatórios: os formais
e os informais. Os formais são elaborados de forma escrita e estão sujeitos a
determinadas normas, das quais, muitas estão nas normas de auditoria. Já os
relatórios informais não são elaborados de forma escrita, compreendendo apenas
informações verbais, transmitidas aos administradores da empresa auditada,
envolvendo assuntos ou erros não relevantes (FRANCO; MARRA, 2001).
Portanto, os papeis de trabalho são processos importantes na realização da
auditoria, pois eles constituem um registro permanente do trabalho que é efetuado
pelo auditor, sendo a base para relatar as críticas, sugestões e opiniões. Já os
relatórios da auditoria estabelecem conclusões do auditor, apresentando os
possíveis erros ou fraudes verificados durante a revisão dos procedimentos.
2.3.4 Normas de Auditoria
As Normas de auditoria são àquelas estabelecidas pelos órgãos da profissão
contábil em todos os países. Segundo Attie, as normas de auditoria diferenciam-se
dos procedimentos de auditoria, uma vez que são parecidas nas ações a serem
praticadas, porém, as normas de auditoria tratam sobre medidas de qualidade da
execução dessas ações, como também, dos objetivos a serem alcançados através
dos procedimentos. Ainda, as normas referem-se não apenas às qualidades
36
profissionais do auditor, como também da sua avaliação profissional pelo relatório
obtido através do exame efetuado (ATTIE, 2001). Conforme Franco e Marra,
Por normas de auditoria são entendidas as regras estabelecidas pelos órgãos reguladores da profissão contábil, em todos os países, com o objetivo de regulação e diretrizes a serem seguidas por esses profissionais no exercício de suas funções. Elas estabelecem conceitos básicos sobre as exigências em relação à pessoa do auditor, à execução de seu trabalho e ao parecer que deverá ser por ele emitido. (FRANCO; MARRA, 2001, p. 56).
Para Jund, na Ilustração 4, demonstram-se as normas que se dividem em
normas profissionais, normas de auditoria relativas à execução do trabalho e normas
relativas ao relatório ou parecer do auditor:
NORMAS CARACTERÍSTICAS
Normas Profissionais Tratam de aspectos relativos à pessoa do auditor (quanto a
qualificação técnica, juntamente com a competência profissional)
Normas de Auditoria Relativas à Execução do Trabalho
Tratam de aspectos referente a forma de execução do trabalho, independente se for interno ou externo
Normas Relativas ao Relatório ou Parecer do Auditor
São os aspectos relativos a forma e ao conteúdo dos relatórios de auditoria, sendo indiferente se elaborado por auditor
interno ou externo.
Ilustração 4: Normas de Auditoria Fonte: Jund, 2007.
Conforme a Ilustração 4 observa-se que as normas de auditoria são divididas
de três formas: as que se referem as normas profissionais, que correspondem a
aspectos relativos à pessoa do auditor; as normas de auditoria relativas à execução
do trabalho, que é referente a forma de execução do trabalho; e as normas relativas
as relatório ou parecer do auditor, que são os aspectos relacionados com a forma e
o conteúdo dos relatórios de auditoria.
De acordo com Attie, “as normas dizem respeito não apenas às qualidades
profissionais do auditor, mas também a sua avaliação pessoal pelo exame efetuado
e do relatório emitido.” (ATTIE, 2011, p. 55).
Assim, as normas de auditoria são aquelas regras estabelecidas pelos órgãos
reguladores da profissão contábil, e seu objetivo é o de regular essa profissão e
37
suas atividades, como também estipular as diretrizes que devem ser seguidas pelos
profissionais ao desenvolver as suas atividades.
2.4 CONTROLE INTERNO
O controle interno surge da importância de seguir procedimentos da
organização, usado como planos permanentes da empresa. Para Almeida,
O controle interno representa em uma organização o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. (ALMEIDA, 2012, p. 57).
A definição de controle interno vai muito além do que se possa relacionar com
a realidade, pois, segundo Attie “ela reconhece que um sistema de controle interno
se projeta além das questões diretamente relacionadas somente com as funções
dos departamentos de contabilidade e de finanças” (ATTIE, 2011, p. 188).
Na visão de Franco e Marra, o controle interno pode ser definido como
instrumentos da organização destinados à vigilância, verificação e fiscalização
administrativa, no qual permite prever, observar ou governar os acontecimentos que
são verificados dentro da empresa aos quais produzam reflexos no patrimônio
(FRANCO; MARRA, 2001).
Quanto aos objetivos de controle interno, fica praticamente impossível de
definir apenas alguns, devido a grande diversidade. Para Jund, as práticas e
informações que envolvem os sistemas de controle interno, e que em conjunto
possibilitam a execução de suas finalidades, seja o de controlar ou outro, torna-se
imensamente arriscado definir os objetivos de controle. Porém um sistema de
objetivos básicos podem ser seguido para intender o interesse da empresa, os quais
são: garantir informações adequadas, tendo em vista à tomada de decisões;
proteger os ativos; estimular a obediência às políticas da administração e promover
a eficiência e eficácia operacional (JUND, 2007).
Algumas formas de controle interno podem ser consideradas, segundo Franco
e Marra, como forma de controle interno todos os registros, fichas, livros, boletins,
mapas, papeis, pedidos, formulários, notas, documentos, faturas etc. e demais
instrumentos administrativos que formam um sistema de vigilância ou fiscalização
pelos administradores para exercer um controle sobre todos os acontecimentos da
38
empresa. Como também para aqueles que exercem funções direta ou indiretamente
ligadas à organização, ao patrimônio ou ao funcionamento da empresa (FRANCO;
MARRA, 2001).
A finalidade dos controles internos, conforme Jund, “é a de estabelecerem-se
padrões, medir o desempenho real e agir preventivamente, assegurando que não
ocorram erros potenciais, através do controle de suas causas.” (JUND, 2007, p.
377). Assim para Franco e Marra,
Quanto melhores e mais eficientes os controles internos implantados na empresa auditada, mais segurança adquire o autor com relação aos exames que está procedendo. Essa eficiência é, também, fator de economia de tempo a ser empregado pelo auditor no seu trabalho e, consequentemente, barateamento do custo da auditoria. (FRANCO; MARRA, 2001, p. 269).
O controle interno inclui, num sentido amplo, controles que pode ser
específicos tanto à contabilidade quanto à administração. Para Attie, os controles
contábeis englobam o plano de organização como também todos os métodos e
procedimentos propriamente relacionados, principalmente referente a salvaguarda
do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis. Já os controles
administrativos, ainda para Attie, compreendem o plano de organização e
métodos/procedimentos que se referem à eficiência operacional como também à
decisão política fixada pela administração (ATTIE, 2011).
De acordo com Jund, os controles contábeis são relacionados com a proteção
dos ativos e também com a validade dos registros contábeis e tem por objetivos
fazer com que as transações sejam efetuadas com seus devidos registros e sejam
relativas à custódia dos ativos. Os controles administrativos relacionam-se
indiretamente aos controles contábeis e também incluem controles estatísticos,
como por exemplo: programas de treinamento de pessoal e controles de qualidade
(JUND, 2007).
Em concordância com os demais autores, Almeida ainda completa dizendo
que o objetivo do auditor externo é emitir uma opinião sobre as demonstrações
financeiras auditadas. Assim, o auditor deve somente avaliar os controles que estão
relacionados com essas demonstrações, que são os controles contábeis.
Nitidamente, se algum controle administrativo influenciar nos relatórios da
39
contabilidade, este também deve ser considerado e avaliado pelo auditor (ALMEIDA,
2012).
Na Ilustração 5, apresentam-se os objetivos dos controles contábeis e dos
controles administrativos:
Ilustração 5: Objetivos do Controle Contábil e Administrativo
Fonte: Jund (2007, p. 381).
Na Ilustração 5, observam-se os objetivos do controle contábil e do controle
administrativo. O controle contábil compreende a salvaguarda dos ativos e a
idoneidade dos registros e objetiva a veracidade dos registros, legalidade dos atos e
a fidelidade funcional, tendo como pontos de controle o plano de contas, formulários
etc. Já o controle administrativo compreende o plano organizacional juntamente com
os procedimentos e métodos e objetiva o auxílio na tomada de decisões, a eficiência
40
operacional, possuindo como seus pontos de controle o estatuto, contrato social,
treinamento do pessoal.
A administração de uma empresa é a responsável pelo complemento do
sistema de controle interno. Para Almeida, os princípios base dos controles
contábeis são: responsabilidade, rotinas internas, acesso aos ativos, segregação de
funções, confronto dos ativos com os registros, amarrações do sistema, auditoria
interna, custos do controle x benefícios e limitações do controle interno (ALMEIDA,
2012).
No controle interno, também podem ser detectadas fraudes, estas sendo de
múltiplas modalidades. Para Attie, as fraudes são classificadas de 03 maneiras: as
fraudes não encobertas que são aquelas que o autor não acredita ser necessário
esconder porque o controle interno é fraco; as fraudes encobertas temporariamente
são realizadas de forma que não afete os registros contábeis e; as fraudes
encobertas permanentemente os autores das irregularidades cometidas preocupam-
se em modificar as informações contidas nos registros e também em outros
arquivos, para assim ser mais fácil ocultar a irregularidade (ATTIE, 2011).
Portanto, o controle interno é um conjunto de normas, procedimentos e
principalmente objetivos estipulados pela administração da empresa, visando o
cumprimento da política administrativa da organização, como também propiciando
confiança no que se refere à eficiência e eficácia dos recursos. Devido à evolução
dos processos impostos às empresas, dá-se a necessidade de um bom controle de
estoque, pois ele trará melhorias em atividades executadas na empresa.
2.5 ESTOQUES
Os estoques são os bens armazenados destinados à venda, sendo de
produção própria ou adquiridos para revenda, sem sofrer qualquer processo de
transformação. Para Almeida,
Os estoques são bens destinados à venda ou à fabricação, relacionados com os objetivos e atividades da empresa. Eles são importantes na apuração do lucro líquido de cada exercício social e na determinação do valor capital circulante líquido do balanço patrimonial. (ALMEIDA, 2012, p. 206).
41
De acordo com Francischini e Gurgel, o estoque é definido como “quaisquer
quantidades de bens físicos que sejam conversados, de forma improdutiva, por
algum intervalo de tempo.” (FRANCISCHINI; GURGEL, 2013, p. 91).
Ainda, é importantíssimo utilizar todos os princípios possíveis no estoque.
Segundo Bertaglia, além de utilizar todos os princípios possíveis, explorar também
conceitos e técnicas para saber quantos itens pedir, quais itens pedir, verificar a
quantidade necessária, onde e como armazená-los. Quanto melhor for o
entendimento da gestão de estoques, melhor será o direcionamento e a otimização
dos investimentos e capitais envolvidos, bem como o serviço ao cliente e as
operações de produção, distribuição e compras (BERTAGLIA, 2009).
Na visão de Dias, o objetivo de ter estoques é otimizar os investimentos,
aumentando o uso apropriado dos meios internos da empresa, minimizando assim,
as necessidades de capital investido (DIAS, 1993).
Os objetivos da auditoria de estoques é realizar o processo de verificação.
Para Almeida, são definidos como:
a) Verificar se as quantidades de bens declaradas realmente existem;
b) Verificar se esses bens custeados e avaliados estão em conformidade com os
princípios fundamentais da contabilidade, como também analisar a
veracidade dos procedimentos em relação ao exercício social anterior;
c) Verificar se os estoques foram pertinentes às divulgadas nas demonstrações
financeiras sob exame (ALMEIDA, 2012).
Conforme Attie, a auditoria de estoques tem como suas finalidades a de
determinar sua existência (que pode estar na empresa, em trânsito ou em custódia
de terceiros), também a de determinar se pertence à empresa; analisar se foram
adotados nos procedimentos os princípios da contabilidade; determinar a existência
de estoques que estão penhorados ou dados em garantia e determinar se estão
corretamente caracterizados no balanço patrimonial (ATTIE, 2011).
Sendo assim, em qualquer empresa ou organização a gestão ou controle de
estoques é um processo muito importante para o seu desenvolvimento. Processo
este que proporciona vantagens competitivas para as organizações, uma vez que
através do controle dos estoques é identificável todos os aspectos e detalhes de
recursos disponíveis.
42
3 DIAGNÓSTICO E ANÁLISE
A realização do trabalho inicia-se na análise das notas fiscais de entrada de
medicamentos, para a tomada de conhecimento de como essas notas fiscais de
entrada são licitadas, conferidas e lançadas no estoque, separando-as
mensalmente, durante um período de 3 (três) meses, auxiliando os gestores de cada
setor da Administração Municipal em suas tomadas de decisões a partir das análises
apresentadas.
Para atingir os objetivos propostos, buscou-se planilhas eletrônicas na qual
esta disponibilizada as licitações, com todas as empresas que puderam participar e
os preços que cada empresa ofereceu, também com relatórios de cada mês do
estoque, para a conferência da entrada de medicamentos, assim, buscando melhor
organizar e facilitar a compreensão das análises geradas.
3.1 ESTRUTURA ORGANIZACIONAL
Com a finalidade de obter conhecimento de como os setores da
Administração Municipal estão organizados, e de como os mesmos desenvolvem os
processos de compra, autorizações e controles, visitou-se cada setor nos dias 15 à
18 de Agosto, e os gestores explicaram como acontece cada processo.
No setor de compras, o gestor destacou que para realizar todo e qualquer tipo
de compra de mercadorias, independente da mercadoria, precisa realizar-se uma
licitação, que geralmente tem o prazo de uma semana para as empresas que tem
interesse mandar as cotações de preços, depois disso é analisado cada valor com a
quantidade que será comprada. Após a empresa que venceu o certame licitatório, o
processo de autorização da compra passa pelo Prefeito, e ele autorizando, a compra
é realizada. Destacou ainda que, quando o gestor do posto de saúde, perceber a
falta de medicamentos, deve informá-lo urgente para que os munícipes não fiquem
sem medicamentos, uma vez que grande parte tem o uso contínuo e controlado de
medicamentos.
No setor da Fazenda, é autorizado o pagamento, o qual depende a empresa
que irá fornecer os medicamentos, tem prazos maiores para pagamento, como por
exemplo, pagamento em 30 dias (mais do que esse prazo não passa, pois é ruim
43
para controle) ou o pagamento é à vista, sem desconto, pois o preço já está mais
baixo para a empresa vencer o processo licitatório.
Já no posto de saúde, onde as mercadorias são entregues e conferidas pelo
gestor, o lançamento dessas mercadorias deve ser no mesmo dia em que foram
entregues, independente se há um serviço para realizar que seja mais urgente, pois
se não lançadas, não fechará os lançamentos e o sistema interno não aceita colocar
com data retroativa ao dia anterior, por exemplo.
Após as visitas para conhecer o processo de cada setor para a realização das
compras de mercadorias e também o controle das mesmas, foi possível perceber
que a organização está bem desenvolvida, pois cada setor é responsável por uma
parte do processo, e esses setores estão bem alinhados, uma vez que quando o
setor de compras/licitações já tem seu processo pronto e autorizado, o setor de
contabilidade passa a registrar a despesa e provisionar o pagamento, e em alguns
dias já chega os medicamentos para o posto de saúde, no qual o gestor deve
conferir e dar entrada no estoque desses medicamentos.
3.2 PROCESSO DE COMPRA E LICITAÇÃO
O processo de licitação é uma etapa muito importante no processo da compra
de mercadorias, uma vez que, na maioria dos casos são os preços que decidirão a
escolha da empresa que fornecerá os medicamentos. Porém, em alguns casos
específicos, a Lei Complementar 123/2006 prevê que as microempresas e empresas
de pequeno porte tem “preferência” no processo licitatório.
Conforme Barros, que fala sobre as Licitações e Contratos Administrativos, o
processo licitatório tem o objetivo de procurar uma melhor proposta para os
interesses que estão sendo negociados. Essa proposta é realizada através de um
procedimento administrativo chamado licitação, onde os requisitos estão expostos
em editais, vinculando todas as partes envolvidas (BARROS, 2009).
No setor da Administração Municipal responsável pelas compras e licitações,
sempre é realizada uma tomada de preços com as empresas que se interessaram
em participaram da licitação, observado a empresa, enquadramento tributário,
valores dos medicamentos e se possui alguma pendência junto aos órgãos
nacionais, estaduais e municipais (se possuir, a empresa já é automaticamente
descartada para essa licitação).
44
Para a definição do fornecedor dos medicamentos, se for enquadrada na LC
123/06, a empresa consequentemente será a ganhadora, independente do valor que
a empresa colocar (se estiver um valor muito acima das outras empresas, é
realizada uma nova licitação), e se não for enquadrada na LC 123/06, a empresa
que tiver melhor valor para aquisição dos medicamentos será a ganhadora.
Definida a empresa que irá fornecer os medicamentos, é encaminhado ao
Prefeito Municipal para que este autorize a aquisição dos mesmos. Depois desse
processo, é emitida a NF pelo fornecedor que encaminhará via e-mail para que
possa ser repassado ao setor da Fazenda, setor este que irá efetuar o pagamento
total dos medicamentos. Ainda, para que seja efetuado o pagamento, a nota fiscal
deve estar bem completa, processo que deve ser analisado pelo setor que irá
receber esta nota. Se houver alguma divergência, o pagamento não é liberado,
fazendo com que atrase a chegada das mercadorias, pois o fornecedor terá que
emitir outra nota fiscal.
Portanto, o setor de compras e licitação é o mais importante processo no qual
passa para a aquisição de medicamentos e outras mercadorias. Deve-se atentar aos
valores dos medicamentos, para não gerar uma despesa alta desnecessária (em
razão de haver outras empresas que podem ter valores menores) e também sempre
conferir quando a nota fiscal for encaminhada por e-mail. Estes processos estando
de acordo, os medicamentos, geralmente, no prazo de 1 (uma) semana estão no
local de destino, que é o posto de saúde.
3.3 PROCESSO DE ENTRADA DE MEDICAMENTOS NO ESTOQUE
A partir da licitação, escolha do fornecedor, autorização e pagamento, os
medicamentos, geralmente, estão no posto de saúde em 1 (uma) semana. Quando
os medicamentos chegam, são recebidos pelo responsável pelo posto de saúde,
que imediatamente, confere nota fiscal com a quantidade de mercadorias físicas.
Pode acontecer de não vir todo o pedido que foi solicitado e, quando isso acontece,
o fornecedor deve encaminhar o restante novamente, ou, se não for tão urgente,
pode encaminhar junto quando tiver outro pedido de medicamentos com essa
empresa.
Conferidas as notas fiscais com as quantidades, os medicamentos são
encaminhados para o estoque, no qual é separado por tipo e guardado em cada
45
caixinha. O lançamento destes medicamentos no estoque deve ser no mesmo dia
que a sua chegada, pois o sistema de controle não aceita lançamento dos
medicamentos em outra data, uma vez que deve ser lançado no sistema o dia que
chegou, a empresa fornecedora e o número da NF. Em primeiro momento, não
precisa ser lançado as quantidades, somente as informações básicas, mas assim
que os medicamentos serão separados, devem também ser lançados nas entradas
do estoque.
Conforme Bertaglia é de fundamental importância entender bem como
funciona o processo do estoque, para saber quantos e quais itens solicitar, verificar
a quantidade necessária, e onde e como armazená-los, pois quanto melhor for o
entendimento sobre os estoques, melhor será a direcionamento das mercadorias
(BERTAGLIA, 2009).
Por isso, o processo de conferência das notas fiscais com a quantidade de
medicamentos é de suma importância, pois uma vez que se houver diferença nas
quantidades, as empresas tem a obrigação de mandar novamente a quantidade que
falta, ou pode ainda, se não é um caso urgente, encaminhar com algum outro pedido
que esse fornecedor possa vir a ter. Ainda, os lançamentos de entrada de
medicamentos no estoque devem ser com muita atenção, já que os medicamentos
têm tipos e medidas diferentes e, também, devem ser lançados no mesmo dia em
que entraram na UBS.
3.4 MAPEAMENTO DO OBJETO DA AUDITORIA
O mapeamento do objeto da auditoria é representado por como será realizada
a auditoria, o processo ou os passos que serão seguidos para chegar nos objetivos
propostos, das análises das notas fiscais de entrada de medicamentos em
conformidade com os lançamentos nos estoques e com o processo licitatório.
Primeiramente, foram realizadas algumas visitas aos gestores para
explicação do trabalho pretendido pela acadêmica. Após a liberação e autorização
do Prefeito Municipal, os gestores explicaram como funciona o processo de licitação,
compra, autorização, confirmação, pagamento do pedido e recebimento da
mercadoria na organização.
O primeiro setor ao qual requereu-se documentações, foi o setor de Licitações
e Compras, no qual o gestor, repassou as notas fiscais de entrada de medicamentos
46
que possuía em seu e-mail, uma vez que nem todas as notas eram recebidas
eletronicamente, algumas das notas fiscais só eram entregues junto com a
mercadoria, antes disso só havia o pedido como comprovação. As notas fiscais
então foram repassadas, juntamente com um pendrive no qual por meio de uma
planilha eletrônica (Microsoft Excel), estava todo o processo de licitação: o nome da
cada fornecedor, produto, quantidade requerida, valor unitário e valor total.
Já em segundo momento, o setor da contabilidade foi visitado, para
requerimento das outras notas fiscais que são as exceções – as que vem somente
com a mercadoria – pois, elas são diferentemente separadas, devendo procurar o
pedido e o boleto ou depósito bancário e anexar junto, mesmo que a nota só foi
recebida alguns dias depois.
Após os setores de Licitações e Compras e Fazenda, o posto de saúde foi
visitado e conversado com a Secretária da Saúde, responsável por todo o posto de
saúde, e esta, autorizou o trabalho que foi realizado com o gestor, ao qual foi
solicitado um relatório de entrada de medicamentos no estoque. O mesmo era
desconhecido por ele, já que nunca era realizado esse processo de conferência de
estoque por meio de relatórios, era somente feita a contagem dos itens e analisado
com a quantidade que ainda havia em estoque com as saídas, mas as entradas
nunca eram verificadas se estavam corretas de lançamentos. Em conjunto com o
gestor, analisamos o sistema interno de estoques e conseguiu-se emitir este
relatório de entrada de medicamentos no estoque.
Assim sendo, todo o setor que estiver envolvido com o processo de compras,
licitação, contabilidade e recebimento de mercadorias, no caso do estudo, de
medicamentos, deve ter um gestor responsável e que tenha conhecimento do
trabalho que está sendo realizado. Nos setores de licitação, compras e
contabilidade, os processos andam em coerência, porém, no posto de saúde, onde é
realizado o recebimento das mercadorias, estas são somente lançadas em estoque
e no final de cada mês, há uma conferência das saídas de medicamentos,
relacionando a quantidade física em estoque (por meio de contagem).
3.5 REALIZAÇÃO DA AUDITORIA
A auditoria é uma área relacionada com a eficiência e eficácia, e tem por
objetivo expressar uma opinião sobre algum assunto. Conforme Almeida, a função
47
da auditoria é planejar o trabalho, avaliar o controle interno e efetuar uma revisão
analítica e emitir um parecer final sobre o trabalho executado (ALMEIDA, 2012).
Na realização da auditoria, o método utilizado para o desenvolvimento foi o de
análises das notas fiscais de entrada de medicamentos, o processo licitatório e a
relação das notas fiscais de entrada com o devido lançamento e entrada dos
medicamentos no estoque.
A análise das notas fiscais de entrada de medicamentos ocorreu da seguinte
forma: separou-se por mês, que são Junho, Julho e Agosto de 2016, totalizando 73
(33 notas fiscais referente ao mês de Junho/2016, 16 notas fiscais referente ao mês
de Julho/2016 e 24 notas fiscais referente ao mês de Agosto/2016) e consideraram-
se: natureza de operação (venda de mercadorias), os itens de identificação do
fornecedor (razão social, endereço, telefone, CNPJ, IE), como também os itens do
destinatário e remetente (razão social, endereço completo, telefone, CNPJ), fatura e
duplicata (para que dia agendou-se o pagamento do valor e se será efetuado boleto
ou depósito bancário), cálculo do imposto (o qual envolve o valor total da nota),
dados do transportador e, ainda, as quantidades e produtos relacionados com o
valor.
Nessa análise, nenhum erro foi identificado, porém, os fornecedores não
possuem um padrão de cadastro para a Administração Municipal: a maioria dos
fornecedores, em seu cadastro, possuem “Prefeitura Municipal de Boa Vista do
Buricá”, já outros, como “Município de Boa Vista do Buricá”. Os itens de identificação
como CNPJ, endereço, CEP, município e telefone. Nos itens restantes das notas
fiscais, está tudo certo: fornecedor, valores, cálculo dos impostos e transportadora.
Na análise do processo licitatório, a modalidade a qual é realizada é a tomada
de preços. Foi disponibilizada uma planilha eletrônica na qual continha informações
das tomadas de preço realizadas de todos os períodos. Nesta planilha, as
informações eram separadas conforme cada fornecedor: havia o nome completo, o
medicamento que era desejado e o valor unitário e total que cada empresa tinha
como proposta. A relação da planilha com as notas está correta, pois todos os
valores que estavam previstos foram realmente realizados. Só em uma empresa,
aconteceu por dois meses, junho e agosto, um reequilíbrio no valor que estava
previsto, e este reequilíbrio acontece em razão de os custos dos medicamentos
aumentarem. Mas, de igual forma, o valor reequilibrado foi lançado corretamente na
nota fiscal.
48
Já na análise das notas fiscais em conformidade com o estoque sucedeu-se
da seguinte maneira: o relatório das entradas de medicamentos disponibilizado
estava tudo misturado os meses de lançamento dos medicamentos, o que ficava
praticamente impossível de analisar, em razão de estar muito confuso. Então,
separaram-se por meio de uma planilha eletrônica mês a mês (junho, julho e agosto)
com o nome dos medicamentos, fornecedor, quantidade, valor total e número da
nota fiscal.
No mês de Junho de 2016, teve nove empresas fornecedoras de
medicamentos e trinta e três notas fiscais. A grande maioria das notas fiscais foi
lançada corretamente, ou seja, a nota fiscal está de acordo com as informações
lançadas no sistema. Porém, teve uma nota fiscal que foi inserida no sistema com
valores divergentes ao da nota, o que é um erro, pois as informações que constam
na nota fiscal devem estar tal e qual no sistema de entrada de medicamentos.
Também, no início do mês, teve lançamentos de outras notas fiscais, as quais,
provavelmente, eram orçamentos do mês de Maio de 2016 e que foram entregues
no início do mês de Junho de 2016. Ainda, havia três lançamentos caracterizados
como “Acerto de Estoque”, dos quais não possuía número de nota fiscal e nem
valores, somente aparecia o nome do medicamento e a quantidade. Quando
questionado ao gestor, este informou que estes lançamentos eram efetuados
quando os estoques não fechavam, ou melhor, quando, desconhecendo o motivo,
este medicamento era recebido e entregue diretamente a algum munícipe, sem a
entrada e saída do medicamento no sistema.
No mês de Julho de 2016, a quantidade de empresas fornecedoras foi de oito
e dezesseis notas fiscais. As notas fiscais, quase na sua totalidade, foram lançadas
corretamente. No entanto, duas notas fiscais do mesmo fornecedor foram
informadas ao sistema com diferença no número da nota fiscal, ou seja, estava
lançado com outro número (o qual era desconhecido, pois não tinha nenhuma
relação com essa nota e nem com outra que tinha no mês) que não era procedente
com o correto. Também, com outra empresa fornecedora, houve erro de lançamento
de valores, sendo estes muito diferentes do valor original.
E, no mês de Agosto de 2016, a quantidade de notas fiscais auditadas foi de
vinte e quatro, e as empresas fornecedoras do mês totalizaram oito. Nesse mês,
igual aos meses anteriores, também aconteceu erro de lançamento: duas notas
fiscais de entrada não foram registradas no estoque, notas estas que são de
49
quantidades e valores de medicamentos altos. Em questionamento ao gestor, não
soube explicar o porque destas notas fiscais divergirem com os registros, uma vez
de que, sempre, todas as notas fiscais devem ser registradas em estoque quando
chegam no local da entrega, que é o posto de saúde. Também, novamente,
aconteceu de ter o registro de “acerto de estoque”, o qual não pode acontecer, pois
é um lançamento que significa que há algo de errado na entrada e na saída de
medicamentos.
3.6 RELATÓRIO DA AUDITORIA
O relatório da auditoria é a conclusão do auditor, a qual irá expor
inconformidades. Na ilustração 6, apresenta-se o relatório de auditoria das notas
fiscais de entrada de medicamentos:
50
RELATÓRIO DE AUDITORIA
Data da realização: 13/10/2016
Processo auditado: Aquisições e Estoque de medicamentos
Auditado (a): Poder Executivo Municipal – Secretaria da Saúde
Responsável legal do (a) auditado (a): Secretário da Saúde
Auditor (a): Michele Paula Goettems
Período auditado: Junho/16 à Agosto/16
Documentos necessários: Notas Fiscais de entrada de medicamentos
DIVERGÊNCIAS OBSERVADAS
NF DATA DIVERGÊNCIAS
Não tem 03/06/2016 Lançamento de um tipo de medicamento no estoque, sem número de nota fiscal e nem valor, somente a quantidade. Nome do lançamento como “acerto de estoque”.
124115 04/07/2016 Valores registrados no estoque não confere com os valores das notas fiscais.
23510 05/07/2016 Numeração incorreta, na nota fiscal o número é 23510, e no sistema conforme consta o número 23371.
23511 05/07/2016 Numeração incorreta, na nota fiscal o número é 23511, e no sistema conforme consta o número 23373.
106082 19/07/2016 Numeração incorreta, na nota fiscal o número é 104765, e no sistema conforme consta o número 106082.
106083 20/07/2016 Numeração incorreta, na nota fiscal o número é 104765, e no sistema conforme consta o número 106083.
Não tem 01/08/2016 Lançamento de um tipo de medicamento no estoque, sem número de nota fiscal e nem valor, somente a quantidade. Nome do lançamento como “sem informação”.
Não tem 03/08/2016 Lançamento de um tipo de medicamento no estoque, sem número de nota fiscal e nem valor, somente a quantidade. Nome do lançamento como “sem informação”.
Não tem 05/08/2016 Lançamento de um tipo de medicamento no estoque, sem número de nota fiscal e nem valor, somente a quantidade. Nome do lançamento como “sem informação”.
Não tem 16/08/2016 Lançamento de um tipo de medicamento no estoque, sem número de nota fiscal e nem valor, somente a quantidade. Nome do lançamento como “acerto de estoque”.
121756 16/08/2016 Nota fiscal não foi registrada no estoque.
801442 25/08/2016 Nota fiscal não foi registrada no estoque.
ASPECTOS POSITIVOS
* Os gestores conhecem suas funções. * Nenhuma mercadoria é comprada sem que exista a necessidade de demanda gerada pelos pedidos do gestor da área da saúde. * Os fornecedores passam pelo processo licitatório. * Para qualquer aquisição de mercadoria, é realizada a autorização do Prefeito. * As mercadorias são inspecionadas quando recebidas no posto de saúde. * Em hipótese alguma é lançada nota fiscal sem a mercadoria física.
ASPECTOS NEGATIVOS
* O registro das notas fiscais de entrada no sistema de estoque de mercadorias possui divergências do real. * Há registros de “acerto de estoque” nas entradas de medicamentos, visto que, não deveria acontecer em razão de toda nota fiscal de entrada estar em conferência com o registro de quantidade no estoque. * O relatório de estoque não aparece em ordem de dia: aparece datas do início do mês no final e datas de final de mês no início.
Ilustração 6: Relatório de auditoria de notas fiscais de entrada. Fonte: Produção da Pesquisadora
51
Observa-se na Ilustração 6, que são demonstrados os erros encontrados
durante a realização da auditoria nos meses de junho, julho e agosto de 2016. Pode-
se dizer que metade dos erros encontrados é porque não há lançamento de nota
fiscal, como também não aparece o valor, somente aparece o nome do
medicamento e a quantidade. A outra parte dos erros encontrados é de lançamentos
de notas fiscais divergentes à realidade, ou seja, há lançamentos no estoque de
uma nota fiscal que não existe.
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4 RECOMENDAÇÕES
Após a efetivada a intepretação e análise dos dados, é conveniente relatar
recomendações, dessa forma, podendo ajudar a organização, propondo ações que
auxiliarão os processos de conferência e análise das notas fiscais de entrada de
medicamentos, através do qual ajudará a Administração Municipal a auditar todo o
processo de licitação, aquisição de medicamentos e a entrada dos mesmos no
estoque.
Recomenda-se que os gestores responsáveis de cada setor da Administração
Municipal tenham conhecimento do trabalho realizado, principalmente dos
resultados apresentados nos itens 3.5 e 3.6, onde comenta-se sobre os resultados
da realização da pesquisa, podendo aplicá-los nos processos de licitação à
conferência do estoque com as notas fiscais de entrada, e, consequentemente,
aumentando a confiança nos trabalhos executados no dia a dia.
Aos gestores responsáveis pelo setor de compras/licitações e contabilidade,
continuar executando o trabalho da maneira que estão realizando, pois nesse
processo não há falhas, ou seja, é realizado com muita responsabilidade e
conhecimento sobre o assunto. Ao gestor do posto de saúde, a conferência dos
medicamentos é um processo fundamental e que deve continuar sendo executado,
uma vez que, se houver algum problema nas quantidades ou no tipo do
medicamento, este problema pode ser relatado à empresa, para que esta tome
providências cabíveis.
Porém, além da conferência das notas fiscais com a quantidade recebida no
posto de saúde, o processo de registros dos medicamentos no estoque requer mais
atenção. Sugere-se que o gestor solicite ajuda para lançamento e conferência do
estoque: quando uma pessoa estiver registrando no estoque, outra pode estar
auxiliando na conferência dos lançamentos. Também, após dada a entrada dos
medicamentos no estoque, recomenda-se que um relatório de entrada de
medicamentos possa ser providenciado, para mais uma vez ser conferidos os
dados gerados. Ainda, ao gestor, tomar mais cuidado no registro das notas fiscais
no estoque, para não trocar dados de uma nota para outra e, providenciar um
relatório de estoque de medicamentos mais acessível, ou seja, um relatório em que
as informações estejam ordenadas conforme cada data de registros, e não relatórios
que devem ser refeitos em planilhas eletrônicas para poder ter algum entendimento.
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Aderindo a estas sugestões, acredita-se que a Administração Municipal
continuará a exercer de forma correta e idônea as suas funções, uma vez que, os
erros encontrados não são difíceis de correção, pois é somente falta de atenção no
registro das notas fiscais de entrada de medicamentos.
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CONCLUSÃO
Para os gestores das administrações municipais, como também nas demais
empresas está evidenciado que é necessário que a técnica da auditoria seja
realizada, pois ela trará resultados eficientes para a organização, evidenciando erros
ou fraudes, e estes, quando identificados, devem ser resolvidos imediatamente e
repassados para que outros gestores não realizem o mesmo problema novamente.
Com relação aos objetivos específicos propostos, o primeiro se trata de
acompanhar o processo de entrada de medicamentos, onde foi realizada uma
entrevista com o gestor do setor, e no decorrer, foi possível identificar os dados
necessários para a concretização dos objetivos do estudo. Nos tópicos 3.2 e 3.3,
verificou-se, que a entrada de medicamentos deve ser conferida no momento em
que a mercadoria for recebida pelo gestor, e esta, também deve ser registrada em
estoque.
O segundo objetivo específico foi conhecer a sistemática de controle interno,
bem como a estrutura organizacional. No item 3.1, foi descrito todo o processo em
que uma aquisição de medicamentos sofre: é feito uma licitação, a qual depois de
passada o prazo é autorizado a compra dos medicamentos da empresa vencedora
do certame, e em determinado espaço de tempo, estes medicamentos são
recebidos pelos gestores no posto de saúde, para a conferência.
O terceiro objetivo foi analisar e auditar as notas fiscais de entrada de
medicamentos em consonância com o processo de aquisição (licitações), registros
de entrada no estoque e ainda, analisar tão e somente as notas fiscais para verificar
a possibilidade de encontrar um erro de cadastro na nota fiscal. Nos itens 3.4 e 3.5,
apresenta-se a pesquisa realizada com os resultados obtidos e erros encontrados.
O quarto e quinto objetivos foram elaborar relatório de auditoria e emitir
recomendações, caso fossem necessárias. No item 3.6 o relatório de auditoria
apresenta os pontos negativos e positivos da organização, bem como os erros
encontrados na apuração do estoque. As recomendações foram emitidas no capítulo
4, a fim de aprimorar os trabalhos já realizados pelo gestor do posto de saúde.
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Assim, o objetivo geral era de auditar as notas fiscais de entrada de
medicamentos, o qual foi realizado com êxito, uma vez que 77 notas fiscais foram
analisadas uma a uma, conferidas com o processo licitatório, e ainda analisadas
conforme o registro no estoque, no período que compete aos meses de junho à
setembro de 2016.
Em relação ao problema proposto no presente trabalho, que refere-se á
analisar se a auditoria interna em notas fiscais de entrada de medicamentos otimiza
do índice de acurácia nos estoques, foi alcançado com êxito, pois se registrados
corretamente no estoque os medicamentos como está nas notas fiscais, não terá a
possibilidade de encontrar erros, e durante a pesquisa, observou-se que essa
técnica de auditoria não era realizada, e por isso de encontrar divergência de
estoque.
Assim sendo, o estudo relativo ao trabalho de conclusão de curso de Ciências
Contábeis, foi aplicado no posto de saúde da Administração Municipal de Boa Vista
do Buricá, estabelecida na Avenida Três Passos, nº 271, bairro centro, no município
de Boa Vista do Buricá – RS, com o objetivo de auditar as notas fiscais de entrada
de medicamentos, visando a otimização de resultados.
Para a acadêmica, este trabalho de conclusão de curso foi de suma
importância, pois possibilitou contribuições para o crescimento pessoal e
profissional. Para a empresa onde este estudo foi aplicado, teve grande relevância,
já que foi possível obter dados e informações através das análises realizadas que
auxiliarão os gestores na tomada de decisões, bem como atentar em todo o
processo de registro de medicamentos no estoque. Para os demais acadêmicos que
possuem interesse no tema, há um vasto e amplo campo que pode ser explorado,
sendo ele de auditoria de todo processo de compras de mercadorias, à, implantação
de uma auditoria interna nos estoques.
De modo geral, considera-se que todos os objetivos foram atingidos, os quais
foram aplicados práticas através de conhecimento adquiridos no decorrer da
graduação, auxiliando aos gestores da Administração Municipal, com análises e
informações de grande valia.
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REFERÊNCIAS
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GIL, Antonio Carlos. Como Elaborar Projeto de Pesquisa. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2010. GRECO, Alvísio; AREND, Lauro. Contabilidade: teoria e prática básicas. 4 ed. São Paulo: Saraiva, 2013. JUND, Sergio. Auditoria: conceitos, normas, técnicas e procedimentos. 9 ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2007. KOHAMA, Heilio. Contabilidade Pública: teoria e prática. 13 ed. São Paulo: Atlas, 2013. LIMA, Diana Vaz de; CASTRO, Róbison Gonçalves de. Contabilidade pública: integrando União, Estados e Municípios. 3 ed. São Paulo: Atlas, 2007. MARCONI, Mariana de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Fundamentos de Metodologia Científica. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2010. PRADANOV, Cleber Cristiano; FREITAS, Ernani Cesar de. Metodologia do trabalho científico: métodos e técnicas da pesquisa e do trabalho acadêmico. 2. ed. Novo Hamburgo: Feevale, 2013. RIBEIRO, Osni Moura. Contabilidade Básica. 3 ed. São Paulo: Saraiva, 2013. VIANNA, Ilca Oliveira de Almeida. Metodologia do Trabalho Científico: Um enfoque didático da produção científica. São Paulo: E.P.U, 2001.
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APÊNDICES
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APÊNDICE A – Questionário para Entrevista
O questionário aplicado aos gestores de cada setor de estudo da
Administração Municipal, foi realizado através de uma conversa, em que foram
relatados os processos de cada responsável da área.
1) Como é realizado o processo de aquisição de medicamentos?
2) De que maneira é realizado o pedido de medicamentos?
3) Quando o gestor comunica a falta dos medicamentos?
4) Quanto ao pagamento das notas fiscais, como funciona?
5) Quais são os procedimentos quanto ao recebimento dos medicamentos no posto
de saúde?
6) Como funciona o processo licitatório? Como fazê-lo?
7) Do que trata a Lei Complementar 123/06?
8) O que significa reequilíbrio de valores?
9) Como proceder se as quantidades de medicamentos solicitados estiverem em
desconformidade com a quantidade recebida?
10) Qual a razão de haver registros divergentes das Notas Fiscais?