www.upf.br

FORMAÇÃO DE LÍDERES, SECRETÁRIOS E ORIENTADORES

GEPS!

BEM VINDOS!!!

www.upf.br

Objetivo do curso

Conhecer as atribuições específicas dos líderes, secretários e orientadores tais como, coordenação de reuniões, condução dos processos de reflexão e liderança do grupo.

www.upf.br

Missão

Produzir e difundir conhecimentos que promovam a melhoria da qualidade de vida e formar cidadãos competentes, com postura crítica, ética e humanista, preparados para atuarem como agentes transformadores.

www.upf.br

Objetivos dos GEPS1- Comunicação:

- Possibilitar espaço do levantamento de idéias, discussão de assuntos, almejando crescimento pessoal, setorial e institucional.

2- Serviços:- Melhorar o atendimento e procedimentos com eficiência e eficácia;- Facilitar processos/procedimentos para uma melhor prestação de serviços;- Buscar a melhoria na prestação de serviço.

3- Comportamento / Desenvolvimento:- Avaliar o trabalho individual e coletivo;- Buscar melhor capacitação do grupo;- Alcançar uma formação de equipe engajando os outros colaboradores;

www.upf.br

Objetivos dos GEPS- Compreender que o aluno é o centro do

interesse da UPF;- Promover crescimento pessoal/profissional que

reflita diretamente na prestação de serviços; - Motivar funcionário, fazer com que ele sinta-se

parte da instituição; - Comprometer-se com o crescimento/

desempenho da instituição, partindo do “eu” para o “todo”;

- Identificar capacidades/competências em cada pessoa.

www.upf.br

- Motivação dos funcionários propagando a liberdade de expressão em todos os níveis;

- Trabalhar relacionamento interno (cooperação entre colegas);

- Trabalhar comprometimento dos funcionários com os objetivos da UPF;

- Perceber a importância do elo entre os setores da instituição;

- Integração entre setores/unidades/funcionários e professores.

Objetivos dos GEPS

www.upf.br

ORIENTADORO gestor assume o papel de orientador

do grupo para:• Dar apoio ao grupo.• Promover os recursos necessários, sempre que o grupo

necessite desta ajuda.• Estimular o grupo na busca de alternativas para a

melhoria do trabalho.• Promover a abertura ao grupo.• Participar em grau de igualdade com o grupo.

É de fundamental importância que o orientador acompanhe todas as reuniões para que tenha

pleno conhecimento da evolução do pensamento do grupo na busca de soluções.

www.upf.br

L í d e r• Características: iniciativa, comprometimento,

pontualidade, credibilidade, honestidade, cooperação.

• São responsabilidades:- coordenar as reuniões;- representar o grupo junto à C.C.G.E.P.S quando

necessário;- motivar e estimular os participantes a contribuir com

sugestões para a solução dos problemas/dificuldades do cotidiano, apresentadas na reunião.

www.upf.br

SECRETÁRIO• É o responsável pelo preenchimento da ata ao

final da reunião;• É responsável também pelo preenchimento do

formulário de projeto (quando este se fizer necessário);

• Seu papel é de apoio e auxílio ao líder, sendo inclusive, seu substituto quando este se ausentar;

• Assim como líder, o secretário é eleito pelo grupo.

www.upf.br

A reunião

As reuniões devem ocorrer semanalmente, com data, local e horário (início e término) previamente determinados. Devem ser feitas dentro do horário de expediente e durar, no máximo, 30 (trinta) minutos, contando com a participação de todos os membros do grupo.

Sugestão: encaminhar e-mail com pauta da reunião aos participantes.

www.upf.br

Ata

É o instrumento de registro de cada reunião.

• Constituirá o histórico do grupo.• A cada reunião, uma cópia da ata deverá

ser encaminhada para o e-mail:geps@upf.br .

www.upf.br

O projeto

• É o instrumento através do qual o GEPS planejará suas ações que fogem ao cotidiano.

• Elaborado o projeto pelo GEPS, deverá ser encaminhado à CCGEPS para análise e autorização.

• Como dependerá de autorização da CCGEPS, assumirá caráter oficial.

www.upf.br

A CCGEPSCOMISSÃO COORDENADORA DOS

GRUPOS DE EXCELÊNCIA NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS

1 membro do Desenvolvimento RH; 1 membro da DIRHU;• 3 membros dos GEPS (eleitos pelos líderes

GEPS);• 1 orientador;• 1 membro indicado pela Reitoria.

www.upf.br

A CCGEPS

• Objetivo: avaliar e coordenar os trabalhos realizados pelos GEPS, oferecendo-lhes apoio e propondo novos objetivos.

• A CCGEPS também é responsável pelo recebimento, observação, catalogação e resposta dos projetos encaminhados pelos GEPS.

• A CCGEPS realizará reuniões mensais para avaliar o andamento dos trabalhos e propor adaptações.

www.upf.br

DICAS PARA CONDUÇÃO DE REUNIÃO!

www.upf.br

Abertura da reunião

A abertura da reunião é o cartão de visita da reunião, ou seja, ela deve ser positiva, alegre e motivadora.

É importante combinar de imediato o horário início e término da reunião (e posteriormente respeitar o combinado).

www.upf.br

O início

Comece na hora marcada.

Iniciar com um “quebra-gelo”, dá um efeito muito bom.

Acerte ou reforce o horário.

www.upf.br

• Esteja bem antes na sala;• Receba as pessoas que vão chegando

para ir se entrosando com o clima e com o ambiente;

• Entre em cena bem disposto, de forma decidida;

• Respire fundo e descontraia a face;

Dicas para quebrar a tensão inicial:

www.upf.br

•Esteja preparado no conteúdo muito mais do que realmente é necessário;

•Olhe para todos os membros do grupo com simpatia, se possível sorrindo;

•Saiba claramente onde você quer chegar;•Evite falar e olhar, somente para um membro do grupo.

Dicas para quebrar a tensão inicial:

www.upf.br

Olhar

• Olhe as pessoas nos olhos;• Evite ficar olhando para o chão ou para o

teto;• Ao responder à pergunta de alguém, dirija

o olhar a todo o grupo evitando fixá-lo na pessoa que fez a pergunta;

• Evite olhar fixo por mais de 5 segundos para mesma pessoa.

www.upf.br

Perguntas• Evite interromper colocações ou

perguntas achando que já entendeu o que a pessoa “quer dizer ou perguntar”. Espere que ela conclua e só então comece a responder;

• Tenha clareza para você mesmo que perguntas irão ocorrer. Não “gele” toda vez que alguém levantar a mão;

• Evite sair da arena, ou ficar lendo algo enquanto as pessoas discutem o assunto.

www.upf.br

Perguntas• Encerre a discussão estabelecendo

ligações entre as contribuições dadas, do que já foi comentado, concluindo de forma participativa;

• Fique atento à comunicação não-verbal dos presentes;

• Chame as pessoas pelo nome;• Saiba ser esportivo, aceite alguma

brincadeira;

www.upf.br

PerguntasEvite falar: “Certamente ninguém tem

pergunta alguma, pois o assunto é muito fácil”;

• Evite usar a expressão “Vocês terão que...”;

• Desenvolva uma idéia, um conceito por vez;

• Evite iniciar alguma resposta com “Não”;

www.upf.br

Perguntas• Reforce detalhes importantes. Fale de novo,

mais pausado e com mais energia;• Demonstre convicção naquilo que fala;• Considere o volume e a velocidade da voz;• Mantenha o ritmo. Não deixe o “pneu furar”;• Utilize um quebra-gelo quando isso começa a

ocorrer;• Lembre-se que o grupo sempre pode ajudar

com o seu conhecimento, sua experiência e criatividade.

www.upf.br

Mãos

• As mãos são a válvula de escape do nervosismo. Evite ficar “amassando” o pincel atômico que você segura;

• As mãos no bolso quando na arena, passa falta de auto-confiança e displicência;

• Braços cruzados significa fechando a guarda;

www.upf.br

• Mãos para trás mostra postura de pai crítico ou de superior;

• Cuidado com manias dispersivas: fica o tempo todo coçando a barriga, piscar excessivamente...

Mãos

www.upf.br

Desenvolvimento• Evite usar exemplos que envolvam

questões morais / valores;• Valorize as colocações que vierem mas

não fique agradecendo ou supervalorizando uma pergunta ou observação em especial;

• Cuidado com as acusações e generalizações: “nenhum gestor faz isso”, “todo mundo é radical”;

www.upf.br

Desenvolvimento• Procure se incluir no grupo, troque o uso

do “eu”, “vocês” por “nós”;• Evite termos professorais: “vim aqui

ensinar vocês que...”, “vou passar a vocês conhecimento sobre...”;

• Evite arrastar os pés. Além de demonstrar cansaço, irrita as pessoas auditivas;

www.upf.br

Desenvolvimento• Teste antecipadamente o projetor, os

pincéis, o vídeo, a tevê...;• Elogie, com sinceridade, os participantes,

sempre que puder;• Sempre que tiver material, entregue com

páginas numeradas, fica mais prático para conduzir o trabalho;

www.upf.br

Desenvolvimento• Desenvolva a habilidade de ouvir;• Tenha empatia;• Ao ouvir, faça contato visual, sorria,

concorde com a cabeça, faça perguntas abertas, repita palavras-chave, verifique o que foi dito, resuma e envolva as pessoas;

• Desenvolva uma gesticulação moderada e natural.

www.upf.br

Término• Fazer retrospecto das definições

alcançadas pelo grupo. Isso facilita os próximos encaminhamentos extra-reunião;

• Facilita também para que o secretário realize o preenchimento da ata.

www.upf.br

Ata de Reuniões

• Nome do G.E.P.S: ______________________ Mês :_________________• Líder: ________________________________ Membros: _____________• Secretário:_____________________________• Orientador(a):___________________________

Data Assuntos Atividades Desenvolvidas

Assinaturas:Líder: Orientador: Secretário:

www.upf.br

Roteiro de reuniõesGeps: Líder:

• 1. Saudação• 2. Leitura da ata da reunião anterior• 3. Retomada das pendências da reunião anterior• Pendências Responsável • 4. Encaminhamentos, se necessário (delegação de tarefas)• Providências Responsável • 5. Assuntos novos – explanação e brainstorming• 6. Definições:• 7. Encaminhamentos, se necessário (delegação de tarefas)• Providências Responsável• 8. Conclusões da reunião• 9. Encerramento.

www.upf.br

Projeto G.E.P.S

• G.E.P.S : • Líder:• Nome do projeto: Data: 1. Situação a ser analisada:2. Levantamento de idéias:3. Encaminhamento que o G.E.P.S considera viável (idéia

selecionada):4. Necessidades para pôr em prática:5. Parecer do orientador do G.E.P.S: Data:6. Parecer da Coordenação dos G.E.P.S Data: