apostila do curso de secretários ufgd

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  • 1

    MINISTRIO DA EDUCAO - MEC

    UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS - UFGD

    Treinamento para Secretrios da

    UFGD

    Professora: Me. Maria Aparecida Farias de Souza Nogueira

    Novembro - 2009

  • 2

    Mensagem aos Secretrios1

    Raramente, no dia a dia, paramos para observar detalhes dos afazeres

    de nossa lida, na construo do projeto universitrio. Mas, quando fazemos uma pausa

    para ver de que maneira as engrenagens de trabalho funcionam na Instituio, ficamos

    realmente gratos, por tudo o que representam aqueles profissionais que, em silncio, vo

    criando verdadeiros alicerces para o desenvolvimento: o trabalho das secretrias e dos

    secretrios.

    Todo crescimento, todo progresso, todo engrandecimento e grande

    parte de todo xito que obtemos devemos a estes funcionrios abnegados.

    Para eles existe somente o avano. Nunca o retrocesso. As horas mais

    difceis do dia so por eles transformadas em prenncio de bons resultados. Nos dias

    sombrios de inverno, prosseguem incessantemente nos preparativos para a primavera.

    Tudo o que para ns dificuldade, , na verdade, para eles, apenas um estgio de dias

    melhores, pois, mais que tudo, eles sintetizam, em seu trabalho, a coragem de fazer, de

    ir em frente, de animar a todos para que o tempo melhore em todos os quadrantes.

    De forma especial, neste dia que lhes dedicado, devemos

    reconhecer, com muita reflexo, que estes profissionais so o espelho de nossas

    idealizaes e os grandes responsveis pelo nosso xito nos projetos e perspectivas

    produtivas.

    A todas as secretrias e secretrios, nossos parabns!

    Campo Grande, 30 de setembro de 2000

    Jorge Joo Chacha

    Reitor

    1 Mensagem encaminhada s secretrias no 2 Encontro de Secretrios da UFMS, Cmpus de Aquidauana

    CEUC.

  • 3

    CONTEDO PROGRAMTICO 1 - Histria da Profisso

    1.1 - Origem

    1.2 A Secretria no Brasil

    1.3 Dia da Secretria

    1.4 - Regulamentao da Profisso

    1.5 - Cdigo de tica

    1.6 tica Profissional

    2 - Perfil Profissional

    2.1 Humor Organizacional

    2.2 Perfil Profissional Geral

    3 - Habilidades Tcnicas e Gerenciais

    3.1 Requisitos apreciados em uma secretria

    3.2 - A internet no trabalho

    3.2.1 As 10 principais regras da etiqueta

    3.2.2 Etiqueta para comunicao via e-mail

    3.3 Postura Profissional

    3.5 O telefone, instrumento de imagem

    3.6 Administrao do tempo

    3.6.1 Organizao do trabalho

    4 - UFGD

    4.1 Estrutura da UFGD

    4.2 Estatuto da UFGD

    4.3 Regimento da UFGD

    4.4 Atribuies das Secretarias das Coordenadorias e Unidades Acadmicas

    4.4.1 Coordenadoria de Planejamento e Avaliao Institucional

    4.4.2 Coordenadoria de Gesto de Pessoas Cogep

    4.4.3 Coordenadoria de Gesto Oramentria e Financeira Coof

    4.4.4 Coordenadoria de Informtica Coin

    4.4.5 Coordenadoria de Servios Gerais Coseg

    4.4.6 Coordenadoria de Ensino de Graduao

    4.4.7 Secretaria Administrativa FCA

    4.4.8 Secretaria coordenaes FCA

    4.4.9 Secretaria Ps Graduao FCA

    4.4.10 Secretaria Administrativa da FCBA

    4.4.11- Secretaria Coordenaes FCBA

    4.4.12 Secretaria Ps Graduao - FCBA

    5 - REDAO

    5.1 O Senhor pode estar enviando um fax?

    5.2 Redao Oficial

    5.2.1 Qualidade da Redao Oficial

    5.3 Estrutura dos Atos Normativos

    5.4 Destaque de palavras e expresses

  • 4

    5.5 Grafia de Numerais, datas e horrios

    5.5.1 Numerais

    5.5.2 Datas

    5.5.3 Horrios

    5.6 Expresses e vocbulos latinos de uso freqente nas comunicaes administrativas

    oficiais

    5.7 Redao dos Atos Normativos

    5.7.1 Artigo

    5.7.2 Pargrafo

    5.7.3 Incisos

    5.7.4 Alneas

    5.7.5 Itens

    5.8 Definies e competncias

    5.8.1 Ata

    5.8.2 Edital

    5.8.3 Instruo de Servio

    5.8.4 Portaria

    5.8.5 Regimento

    5.8.5.1 Regimento Geral

    5.8.5.2 Regimento Interno

    5.8.6 Regulamento

    5.8.7- Resoluo

    5.9 Estrutura: Instruo de Servio, Portaria e Resoluo

    5.10 Publicao dos Atos Normativos

    6 MODELOS APROVADOS NO MANUAL DE REDAO OFICIAL DA

    UFGD

    6.1 Ata

    6.2 CI

    6.2 - Edital de Convocao

    6.3 Folha de rosto FAX

    6.4 Instruo de Servio

    6.5 Instruo Normativa

    6.6 Medidas de Redao

    6.7 Ofcio

    6.8 Parecer de Comisso

    6.9 Portaria

    6.10 Relatrio de Comisso

    6.11 Resoluo

    6.12 Cabealho

    ANEXOS

    Orao da Secretria

    Tipos de chefes

    Lei de Regulamentao da Profisso

    Decreto n 4176/2002 estabelece normas e diretrizes para a elaborao, a redao, a

    alterao, a consolidao e o encaminhamento ao Presidente da Repblica de projetos

    de atos normativos de competncia dos rgos do Poder Executivo Federal e d outras

    providncias

  • 5

    1. HISTRIA DA PROFISSO No h como precisar uma data para o surgimento da profisso de secretrio.

    Entretanto, Casimiro (1998) estima que deve ter sido no Egito h 500 a.C. com as

    funes, quando era exercida pelo sexo masculino.2

    O escriba oriental um homem que domina a escrita, faz contas, classifica os

    arquivos, redige as ordens, aquele que capaz de receb-las por escrito e que, por

    conseguinte, naturalmente encarregado da sua execuo.

    Taqugrafos no baixo Imprio Romano, monges na idade mdia. Com

    vulgarizao da estenografia, passaram a assumir papel importante nos escritrios de

    administrao pblica: surgem os secretrios, cuja profisso, em sua origem era

    exclusivamente masculina.

    Com a Revoluo Industrial, volta a aparecer a funo de secretrio e, aps as

    duas guerras mundiais, por falta de mo-de-obra masculina, houve o surgimento da

    figura feminina bastante atuante na rea, na Europa e nos Estados Unidos. No Brasil, a

    mulher surge como secretria na dcada de 50. Nessa mesma poca, houve a

    implantao de cursos voltados para a rea como, por exemplo, datilografia e tcnico

    em secretariado.3

    Durante a segunda fase da Revoluo Industrial (fase esta iniciada em 1860),

    Christopher Sholes inventou um tipo de mquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes -

    testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa mquina, em pblico.

    Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro. Por ocasio do centenrio de seu

    nascimento, as empresas fabricantes de mquinas de escrever fizeram diversas

    comemoraes. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilgrafa.

    Tais concursos alcanaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30

    de setembro. Como muitas secretrias participavam, o dia passou a ser conhecido como

    o "Dia das Secretrias".4

    O cargo de secretrio cresceu consideravelmente aps a Segunda Guerra Mundial,

    quando o mercado de trabalho passou a abrir suas portas para a mo-de-obra feminina

    inicialmente na Europa e nos Estados Unidos da Amrica para suprir a escassez da mo-

    de-obra masculina que fora direcionada para os campos de batalha. E em 1945 j

    existiam 20 milhes de pessoas na profisso com estatstica crescente.

    1.1 Origem da palavra Secretria

    Segundo estudiosos, a palavra "secretria" tem origem no latim e deriva dos

    seguintes termos:

    Secretarium - lugar retirado;

    Secretum - lugar retirado, retiro;

    Secreta - particular, segredo.

    Com o tempo, ocorreram mudanas tanto no significado como na grafia desses

    termos, surgindo, assim, Secretria.

    1.2 A Secretria no Brasil

    2 http://www.dasecretariado.ufba.br/hist%C3%B3rico_da_profiss%C3%A3o.htm 04.06.09.

    3 http://www.dasecretariado.ufba.br/hist%C3%B3rico_da_profiss%C3%A3o.htm 04.06.09

    4 http://www.secretariando.com.br/diasec.htm

    http://www.dasecretariado.ufba.br/hist%C3%B3rico_da_profiss%C3%A3o.htmhttp://www.dasecretariado.ufba.br/hist%C3%B3rico_da_profiss%C3%A3o.htmhttp://www.secretariando.com.br/diasec.htm
  • 6

    No Brasil, o desenvolvimento da profisso acompanhou o ambiente empresarial

    adaptando-se aos paradigmas vigentes.

    Nos anos 50: com a chegada das multinacionais, executando algumas tcnicas

    como: datilografia, taquigrafia, organizao de arquivos, anotaes de recados e

    atendimentos telefnicos.

    Anos 60: inicia-se o treinamento gerencial, e ter uma secretria passa a ser status

    iniciando-se assim uma valorizao da secretria por parte dos empresrios brasileiros.

    E em 1969 criada a Universidade Federal da Bahia o 1 curso de Secretariado

    Executivo do Brasil.

    Na dcada de 70 a secretria passa a ser membro ativo na gerncia.

    Nos anos 80 a secretria assessora. Tem-se a regulamentao da profisso

    aprovada em 30/09/1985 e a classe ganha fora com a criao da FENASSEC

    Federao Nacional de Secretrios em 1988, Curitiba.

    Na dcada de 90 presenciou-se um dos melhores momentos da profisso de

    secretria que se caracteriza, como uma figura importante na empresa, pois, com o

    advento dos recursos tecnolgicos, mudou-se a forma de trabalhar no escritrio, as

    organizaes passaram a buscar intensamente a qualidade total e a valorizao dos

    clientes. Segundo Ribeiro Tais transformaes ocorreram principalmente com a

    introduo da reengenharia que redefiniu o papel dos que secretariam, atribuies

    atribuindo a este mais autonomia nas execues da

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