apostila do curso de secretários ufgd
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MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO - MEC
UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS - UFGD
Treinamento para Secretários da
UFGD
Professora: Me. Maria Aparecida Farias de Souza Nogueira
Novembro - 2009
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Mensagem aos Secretários1
Raramente, no dia a dia, paramos para observar detalhes dos afazeres
de nossa lida, na construção do projeto universitário. Mas, quando fazemos uma pausa
para ver de que maneira as engrenagens de trabalho funcionam na Instituição, ficamos
realmente gratos, por tudo o que representam aqueles profissionais que, em silêncio, vão
criando verdadeiros alicerces para o desenvolvimento: é o trabalho das secretárias e dos
secretários.
Todo crescimento, todo progresso, todo engrandecimento e grande
parte de todo êxito que obtemos devemos a estes funcionários abnegados.
Para eles existe somente o avanço. Nunca o retrocesso. As horas mais
difíceis do dia são por eles transformadas em prenúncio de bons resultados. Nos dias
sombrios de inverno, prosseguem incessantemente nos preparativos para a primavera.
Tudo o que para nós é dificuldade, é, na verdade, para eles, apenas um estágio de dias
melhores, pois, mais que tudo, eles sintetizam, em seu trabalho, a coragem de fazer, de
ir em frente, de animar a todos para que o tempo melhore em todos os quadrantes.
De forma especial, neste dia que lhes é dedicado, devemos
reconhecer, com muita reflexão, que estes profissionais são o espelho de nossas
idealizações e os grandes responsáveis pelo nosso êxito nos projetos e perspectivas
produtivas.
A todas as secretárias e secretários, nossos parabéns!
Campo Grande, 30 de setembro de 2000
Jorge João Chacha
Reitor
1 Mensagem encaminhada às secretárias no 2º Encontro de Secretários da UFMS, Câmpus de Aquidauana
– CEUC.
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CONTEÚDO PROGRAMÁTICO 1 - História da Profissão
1.1 - Origem
1.2 – A Secretária no Brasil
1.3 – Dia da Secretária
1.4 - Regulamentação da Profissão
1.5 - Código de Ética
1.6 – Ética Profissional
2 - Perfil Profissional
2.1 – Humor Organizacional
2.2 – Perfil Profissional Geral
3 - Habilidades Técnicas e Gerenciais
3.1 – Requisitos apreciados em uma secretária
3.2 - A internet no trabalho
3.2.1 – As 10 principais regras da etiqueta
3.2.2 – Etiqueta para comunicação via e-mail
3.3 – Postura Profissional
3.5 – O telefone, instrumento de imagem
3.6 – Administração do tempo
3.6.1 Organização do trabalho
4 - UFGD
4.1 – Estrutura da UFGD
4.2 – Estatuto da UFGD
4.3 – Regimento da UFGD
4.4 – Atribuições das Secretarias das Coordenadorias e Unidades Acadêmicas
4.4.1 – Coordenadoria de Planejamento e Avaliação Institucional
4.4.2 – Coordenadoria de Gestão de Pessoas – Cogep
4.4.3 – Coordenadoria de Gestão Orçamentária e Financeira – Coof
4.4.4 – Coordenadoria de Informática – Coin
4.4.5 – Coordenadoria de Serviços Gerais – Coseg
4.4.6 – Coordenadoria de Ensino de Graduação
4.4.7 – Secretaria Administrativa – FCA
4.4.8 – Secretaria – coordenações – FCA
4.4.9 – Secretaria – Pós Graduação – FCA
4.4.10 – Secretaria Administrativa da FCBA
4.4.11- Secretaria – Coordenações – FCBA
4.4.12 – Secretaria – Pós Graduação - FCBA
5 - REDAÇÃO
5.1 – O Senhor pode estar enviando um fax?
5.2 – Redação Oficial
5.2.1 – Qualidade da Redação Oficial
5.3 – Estrutura dos Atos Normativos
5.4 – Destaque de palavras e expressões
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5.5 – Grafia de Numerais, datas e horários
5.5.1 – Numerais
5.5.2 – Datas
5.5.3 – Horários
5.6 – Expressões e vocábulos latinos de uso freqüente nas comunicações administrativas
oficiais
5.7 – Redação dos Atos Normativos
5.7.1 – Artigo
5.7.2 – Parágrafo
5.7.3 – Incisos
5.7.4 – Alíneas
5.7.5 – Itens
5.8 – Definições e competências
5.8.1 – Ata
5.8.2 – Edital
5.8.3 – Instrução de Serviço
5.8.4 – Portaria
5.8.5 – Regimento
5.8.5.1 – Regimento Geral
5.8.5.2 – Regimento Interno
5.8.6 – Regulamento
5.8.7- Resolução
5.9 – Estrutura: Instrução de Serviço, Portaria e Resolução
5.10 – Publicação dos Atos Normativos
6 – MODELOS APROVADOS NO MANUAL DE REDAÇÃO OFICIAL DA
UFGD
6.1 – Ata
6.2 – CI
6.2 - Edital de Convocação
6.3 – Folha de rosto – FAX
6.4 – Instrução de Serviço
6.5 – Instrução Normativa
6.6 – Medidas de Redação
6.7 – Ofício
6.8 – Parecer de Comissão
6.9 – Portaria
6.10 – Relatório de Comissão
6.11 – Resolução
6.12 – Cabeçalho
ANEXOS
Oração da Secretária
Tipos de chefes
Lei de Regulamentação da Profissão
Decreto nº 4176/2002 – estabelece normas e diretrizes para a elaboração, a redação, a
alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da República de projetos
de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo Federal e dá outras
providências
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1. HISTÓRIA DA PROFISSÃO Não há como precisar uma data para o surgimento da profissão de secretário.
Entretanto, Casimiro (1998) estima que deve ter sido no Egito há 500 a.C. com as
funções, quando era exercida pelo sexo masculino.2
“O escriba oriental é um homem que domina a escrita, faz contas, classifica os
arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e que, por
conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução”.
Taquígrafos no baixo Império Romano, monges na idade média. Com
vulgarização da estenografia, passaram a assumir papel importante nos escritórios de
administração pública: surgem os secretários, cuja profissão, em sua origem era
exclusivamente masculina.
Com a Revolução Industrial, volta a aparecer a função de secretário e, após as
duas guerras mundiais, por falta de mão-de-obra masculina, houve o surgimento da
figura feminina bastante atuante na área, na Europa e nos Estados Unidos. No Brasil, a
mulher surge como secretária na década de 50. Nessa mesma época, houve a
implantação de cursos voltados para a área como, por exemplo, datilografia e técnico
em secretariado.3
Durante a segunda fase da Revolução Industrial (fase esta iniciada em 1860),
Christopher Sholes inventou um tipo de máquina de escrever. Sua filha - Lilian Sholes -
testou tal invento, tornando-se a primeira mulher a escrever numa máquina, em público.
Lilian Sholes nasceu em 30 de setembro. Por ocasião do centenário de seu
nascimento, as empresas fabricantes de máquinas de escrever fizeram diversas
comemorações. Entre elas, concursos para escolher a melhor datilógrafa.
Tais concursos alcançaram sucesso, passando a repetir-se anualmente, a cada 30
de setembro. Como muitas secretárias participavam, o dia passou a ser conhecido como
o "Dia das Secretárias".4
O cargo de secretário cresceu consideravelmente após a Segunda Guerra Mundial,
quando o mercado de trabalho passou a abrir suas portas para a mão-de-obra feminina
inicialmente na Europa e nos Estados Unidos da América para suprir a escassez da mão-
de-obra masculina que fora direcionada para os campos de batalha. E em 1945 já
existiam 20 milhões de pessoas na profissão com estatística crescente.
1.1 Origem da palavra Secretária
Segundo estudiosos, a palavra "secretária" tem origem no latim e deriva dos
seguintes termos:
Secretarium - lugar retirado;
Secretum - lugar retirado, retiro;
Secreta - particular, segredo.
Com o tempo, ocorreram mudanças tanto no significado como na grafia desses
termos, surgindo, assim, Secretária.
1.2 A Secretária no Brasil
2 http://www.dasecretariado.ufba.br/hist%C3%B3rico_da_profiss%C3%A3o.htm 04.06.09.
3 http://www.dasecretariado.ufba.br/hist%C3%B3rico_da_profiss%C3%A3o.htm 04.06.09
4 http://www.secretariando.com.br/diasec.htm
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No Brasil, o desenvolvimento da profissão acompanhou o ambiente empresarial
adaptando-se aos paradigmas vigentes.
Nos anos 50: com a chegada das multinacionais, executando algumas técnicas
como: datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de recados e
atendimentos telefônicos.
Anos 60: inicia-se o treinamento gerencial, e ter uma secretária passa a ser status
iniciando-se assim uma valorização da secretária por parte dos empresários brasileiros.
E em 1969 é criada a Universidade Federal da Bahia o 1º curso de Secretariado
Executivo do Brasil.
Na década de 70 a secretária passa a ser membro ativo na gerência.
Nos anos 80 a secretária é assessora. Tem-se a regulamentação da profissão
aprovada em 30/09/1985 e a classe ganha força com a criação da FENASSEC –
Federação Nacional de Secretários em 1988, Curitiba.
Na década de 90 presenciou-se um dos melhores momentos da profissão de
secretária que se caracteriza, como uma figura importante na empresa, pois, com o
advento dos recursos tecnológicos, mudou-se a forma de trabalhar no escritório, as
organizações passaram a buscar intensamente a qualidade total e a valorização dos
clientes. Segundo Ribeiro “Tais transformações ocorreram principalmente com a
introdução da reengenharia que redefiniu o papel dos que secretariam, atribuições
atribuindo a este mais autonomia nas execuções das tarefas”.
Agora no ano 2000, que o secretário seja empreendedor, assessor, executante,
polivalente e que tenha uma visão holística.
O trabalho da secretária mudou muito com o decorrer do tempo. Se antes
precisava ser uma exímia datilógrafa e fazer exatamente o que o chefe pedia, hoje ela
assume uma posição mais independente, tomando decisões e peneirando o que deve ou
não chegar às mãos da chefia. A datilografia e a taquigrafia foram deixadas para trás e
substituídas pelas novas tecnologias.
A moderna secretária é praticamente uma assessora da presidência ou diretoria
para a qual trabalha. Além de gerenciar a qualidade das atividades que desenvolve na
empresa, também administra a vida e a agenda particular dos executivos. Trata-se,
portanto, de uma tarefa de extrema confiança, que exige discrição absoluta.
Diante disso, as palavras que poderíamos apontar como cruciais na rotina diária de
uma secretária seriam: postura, discernimento e jogo de cintura.
1.3 Dia da Secretária
Com o surgimento das associações da classe de secretárias do Brasil, apareceram
os movimentos para o reconhecimento da profissão. Das atividades das associações,
uma das conseqüências foi a divulgação e popularização do dia 30 de setembro como
sendo o "Dia da Secretária".
Em alguns Estados brasileiros o dia foi oficialmente reconhecido. Em São Paulo,
por exemplo, a lei nº 1.421 de 26/10/1977, reconhece e oficializa 30 de setembro como
"Dia da Secretária".
Há também o "Dia Internacional da Secretária", que é comemorado na última 4ª
feira do mês de abril, aprovado em Evento Internacional na África do Sul (3º Summit).
Ser Secretária(o), hoje, é optar por uma profissão. É gostar do que se faz. É
investir no crescimento e na harmonia pessoal e profissional. É ter consciência do seu
importante papel de agente de mudança e da atuação como assessora e agente
facilitadora.
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Curiosidade: São Jerônimo é o Santo protetor das Secretárias. Ele foi secretário
do Papa Dâmaso, que governou a Igreja Católica de 367 a 384 e seu dia é 30/9.
Simbologia do Secretariado: a pena do livro representa a história da secretária,
desde o tempo dos escribas, cuja atuação sempre esteve vinculada ao ato de escrever.
Representa o escrever secretariando e simboliza escrevendo a própria história. A
serpente enrolada no bastão representa o Oriente, a sabedoria que pode ser usada tanto
para construir como destruir.
1.4 Regulamentação da Profissão
Nas décadas de 60 e 70 houve a expansão da profissão, mas somente a partir dos
anos 80 a categoria conseguiu, por meio de muita luta, a regulamentação da profissão,
com a assinatura da lei nº 7.377, de 30/09/1985.
Com a regulamentação a classe ganhou força, surgindo os sindicatos das
secretárias.
Em 1988 foi criada a Fenassec - Federação Nacional de Secretárias e Secretários
em Curitiba, Paraná.
Em 7 de julho de 1989 é publicado o Código de Ética Profissional, criado pela
União dos Sindicatos.
Esse Código de Ética é um dos instrumentos básicos para o direcionamento
correto da atuação como profissionais. Se você ainda não o conhece, invista cinco
minutos na sua leitura.
Se você já o conhece, aproveite para relê-lo. Deixe-o à mão, divulgue-o entre as
colegas de profissão.
fonte: Fenassec
1.5 Código de Ética5
Capítulo I - Dos Princípios Fundamentais
Art.1º. - Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da profissão, a
pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.
5 Disponível em: <http://www.fazfacil.com.br/escritorio/etica.html>. Acesso em: 04.06.09
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Art.2º. - O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de
procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes
as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade.
Art.3º. - Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão,
tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de
seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.
Capítulo II - Dos Direitos
Art.4º. - Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias:
a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação;
b) participar de entidades representativas da categoria;
c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria;
d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da
categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora;
e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade;
f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros eventos cuja finalidade seja o
aprimoramento profissional;
g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor.
Capítulo III - Dos Deveres Fundamentais
Art.5º. - Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários:
a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional;
b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da
ética;
c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando
aperfeiçoamento;
d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o
público;
e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e
expressar suas atividades;
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f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços
tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades;
g) lutar pelo progresso da profissão;
h) combater o exercício ilegal da profissão;
i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes
subsídios e orientações.
Capítulo IV - Do Sigilo Profissional
Art.6º. - A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão, deve guardar
absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.
Art.7º. - É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no
comprometimento da dignidade profissional da categoria.
Capítulo V - Das Relações entre Profissionais Secretários
Art.8º. - Compete às Secretárias e Secretários:
a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da
categoria;
b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não
alimentando discórdia e desentendimento profissionais;
c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião,
cunho político ou posição social;
d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência.
Art.9º. - É vedado aos profissionais:
a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para
conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros
profissionais;
b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário;
c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção
penal ou infração a este Código de Ética.
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Capítulo VI - Das Relações com a Empresa
Art.10º. - Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades:
a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e colaborador
na implantação de mudanças administrativas e políticas;
b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação;
c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de
forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.
Art.11º. - É vedado aos Profissionais:
a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou
estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais;
b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.
Capítulo VII - Das Relações com as Entidades da Categoria
Art.12º. - A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades
representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade
defender os direitos profissionais.
Art.13º. - Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.
Art.14º. - Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da
categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.
Art.15º. - Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu
campo de atividade profissional.
Art.16º. - As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como
mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que
pertencem.
Capítulo VIII - Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética
Art.17º. - Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.
Art.18º. - Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes,
quanto aos princípios e normas contidas neste Código.
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Art.19º. - As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades,
desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais
e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.
Art.20º. - Constituem infrações:
a) transgredir preceitos deste Código;
b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação
específica;
c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para
quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da
Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível
Nacional.
Publicado no Diário Oficial da União de 7 de julho de 1989.
1.6 Ética Profissional
1.6.1 Ética
Mas afinal de contas, o que é ética?
Ética é um conjunto de regras de condutas, de princípios morais.
E para que serve a ética?
Quando existe ética no trabalho, existe confiança. A confiança permite a
agilização das tarefas e ganhos de produtividade.
As empresas precisam de funcionários que “vistam a camisa”, daqueles que se
comprometem a exercer urna tarefa e a buscar soluções para os problemas que surgem,
respeitando os colegas de trabalho e as normas da sociedade.
É preciso, acima de tudo, ser honesto, inclusive com você mesmo, aceitando seus
limites e valorizando seus potenciais.
O profissional ético é aquele que:
não enrola, faz seu trabalho, sem esperar que outro faça;
diz quando não sabe realizar uma tarefa e mostra entusiasmo em assume a
responsabilidade por seus erros;
não faz fofoca no ambiente de trabalho;
não aceita fazer ou ajudar a fazer coisas que vão contra seus princípios e que
possam prejudicar a empresa ou outras pessoas.
não esconde informação importante de seus colegas para ter vantagem;
que trata colegas, chefes e subordinados com respeito.
Pense nisso e boa sorte!
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1.6.2 Ética Profissional
Profª Dr. Terezinha Bazé de Lima6
Vivendo em sociedade, não basta ao ser humano viver tranqüilo e ensimesmado
em seus próprios valores; é preciso viver, também, em harmonia com a sociedade de
que faz parte. Como cidadão, deve o homem conduzir-se eticamente nos seus contatos
com seu semelhante; o próprio Estado deve se eticizar, tratando eticamente aqueles que
nele se integram, de maneira que se o indivíduo tem deveres para com o grupo no qual
vive, este por sua vez tem deveres para com o indivíduo.
No âmbito da ética geral não deve o indivíduo esquecer de sua situação
profissional; quanto mais importante e elevada for a atividade desempenhada, tanto
mais ela se projetará, eticamente, sobre o profissional, impondo-lhe uma conduta que
não o prejudique como trabalhador, nem prejudique a profissão que exerce. Aliás,
quanto mais transcendente e influente for a profissão, tanto mais exigente ela será do
ponto de vista ético, e maiores deveres imporá.
Ética, cidadania o relações de trabalho são hoje valores convergentes.
Todos visam devolver ao ser humano, à empresa e à sociedade o caráter salutar de
viver bem. E a qualidade intrínseca que aflora na qualidade coletiva.
É um movimento positivo, que começa na atitude individual e se sedimenta no
grupo familiar, empresarial e social.
A discussão e o resgate da ética acontecem num momento de total desnudamento.
Todos os segmentos sociais colocam em pauta, discussão, reflexão a manchete da
Ética.
Nossa postura, inicialmente, é como se não fizéssemos parte. A primeira
conotação de Ética parece ficar distante do cotidiano e ser mais um assunto complexo,
cujo mérito só filósofos e especialistas podem discutir. Agimos como não participes do
processo e sentimo-nos no direito de ficar imunes a qualquer tipo de responsabilidade.
Tudo, necessariamente, passa pela Ética e pelo indivíduo.
E vital passar a limpo uma série de coisas. Não há mais tempo para remendos.
Precisamos reconstruir. E a reconstrução só será possível se o indivíduo assumir sua
total responsabilidade no processo e o seu valor básico for a Ética.
Novas relações de trabalho. Nova Sociedade, através do novo indivíduo, com
Ética e consciência.
Assumir total responsabilidade por tudo que faz e sentir-se responsável pelas
ações coletivas são traços que marcam a nova conduta.
Ser ético é sempre pensar no bem comum. E sair do discurso e incorporar no
cotidiano atitudes pautadas nesse principio, que vale tanto para a forma como agimos
em casa, no nosso condomínio, no trânsito, na fila do banco, na escola dos filhos, na
empresa, como na sociedade.
Ética nas relações de trabalho prevê uma relação saudável entre capital e trabalho.
Envolve um compartilhar coletivo pelo sucesso e pelos erros. Pressupõe um participar
holístico e uma realização pessoal e profissional. A modernidade que queremos para o
país e para as relações de trabalho só será consistente se for embasada em princípios
Éticos.
6 Doutora em Educação pela UNICAMP, Professora de Deontologia do curso dc Secretariado Executivo
Bilíngüe do IESF/FUNLEC, Professora aposentada da UFMS. Presidenta do Instituto Casa da Cultura
Afro-Brasileira e membro da Secretaria de Ética e Política da Sociedade Brasileira de Eubiose.
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Transformamos o contexto do que acreditamos sobre nós mesmos e os outros. E
podemos nos inspirar, diariamente, no exemplo de grandes transformadores, cuja força
motriz é a crença na causa que defendem. Herbert de Souza, o Betinho, é um deles.
Está na hora de fazer valer a Lei de Senna - “Competência - Dignidade - Ética”.
E segurando esta bandeira, que podemos fazer a diferença e ajudar o mundo a
tornar-se melhor.
2 - PERFIL PROFISSIONAL
2.1. Humor Organizacional7
Lição nº 1 - Gestão do Conhecimento
Um homem está entrando no chuveiro enquanto sua mulher acaba de sair dele e está se
enxugando. A campainha da porta toca. Depois de alguns segundos de discussão para
ver quem ia atender a porta a mulher desiste se enrola na toalha e desce as escadas.
Quando ela abre a porta, vê o vizinho Bob em pé na soleira.
Antes que ela possa dizer qualquer coisa, Bob diz: "Eu lhe dou 800 dólares se você
deixar cair esta toalha." Depois de pensar por alguns segundos, a mulher deixa a toalha
cair e fica nua. Bob então entrega a ela os 800 dólares prometidos e vai embora.
Confusa, mas excitada com sua sorte, a mulher se enrola de novo na toalha e volta para
o quarto. Quando ela entra no quarto, o marido grita do chuveiro:
- "Quem era?"
- "Era o Bob, o vizinho da casa ao lado." - diz ela.
- "Ótimo! Ele lhe deu os 800 dólares que ele estava me devendo?"
Moral da história: Se você compartilha informações a tempo você pode prevenir exposições
desnecessárias!!!
Lição nº 2 - Chefia e Liderança
Dois funcionários e o gerente de uma empresa saem para almoçar e na rua encontram
uma antiga lâmpada a óleo. Eles esfregam a lâmpada e de dentro dela sai um gênio. O
gênio diz:
- "Eu só posso conceder três desejos, então,concederei um a cada um de vocês".
- "Eu primeiro, eu primeiro." grita um dos funcionários. - "Eu quero estar nas Bahamas
dirigindo um barco, sem ter nenhuma preocupação na vida!" Puf! e ele se foi.
O outro funcionário se apressa a fazer o seu pedido:
- " Eu quero estar no Havaí, com o amor da minha vida e um provimento interminável
de pinas coladas!" Puf e ele se foi.
- "Agora você" diz o gênio para o gerente.
- "Eu quero aqueles dois de volta ao escritório logo depois do almoço." - diz o gerente.
Moral da História: Deixe sempre o seu chefe falar primeiro.
Lição nº 3 - Zona de Conforto
7 http://profissionalsecretaria.blogspot.com/ em 04.06.09
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Um corvo está sentado numa árvore o dia inteiro sem fazer nada. Um pequeno coelho
vê o corvo e pergunta:
- "Eu posso sentar como você e não fazer nada o dia inteiro?"
O corvo responde:
- "Claro, porque não?"
O coelho senta no chão embaixo da árvore e relaxa. De repente uma raposa aparece e
come o coelho.
Moral da História: Para ficar sentado sem fazer nada, você deve estar sentado bem no alto.
Lição nº 4 - Motivação
Na África todas as manhãs uma gazela acordava sabendo que ela deveria conseguir
correr mais do que o leão se quisesse se manter viva. Todas as manhãs o leão acordava
sabendo que deveria correr mais do que a gazela se não quisesse morrer de fome.
Moral da História: Não faz diferença se você é gazela ou leão, quando o sol nascer você deve
começar a correr.
Lição nº 5 - Criatividade
Um fazendeiro resolve colher algumas frutas na sua propriedade, pega um balde vazio e
segue rumo às árvores frutíferas. No caminho ao passar por uma lagoa, ouve vozes
femininas que provavelmente invadiram suas terras. Ao se aproximar lentamente,
observa várias garotas nuas se banhando na lagoa, quando elas percebem a sua
presença, nadam até a parte mais profunda da lagoa e gritam:
- Nós não vamos sair daqui enquanto você não deixar de nos espiar e for embora.
O fazendeiro responde:
- Eu não vim aqui para espiar vocês, eu só vim alimentar os jacarés!
Moral da História: A criatividade é o que faz a diferença na hora de atingirmos nossos objetivos
2.2 Perfil Profissional Geral
Nos tempos de Alexandre Magno, um secretário ocupava-se de passar a noite
entalhando informações em tábuas de cera. Função de prestígio, mas também de perigo,
já que sua tarefa durante o dia era empunhar a espada e acompanhar o patrão nas
sangrentas batalhas. A história registra que o imperador grego perdeu mais de 40
secretários, todos do sexo masculino, em sua campanha na Ásia. Decorridos 2.300 anos,
muita coisa mudou. Ocupado majoritariamente por mulheres, o cargo demanda a
realização de tarefas que vão além da redação da ata do dia, como organização de
eventos, programação de viagens e a clássica gestão financeira. Isso quando não
extrapolam o campo de trabalho, incluindo a agenda pessoal do chefe, desde a
confirmação de uma sessão de massagem até a compra do presente de casamento de um
amigo. Não é exagero afirmar que elas, hoje, mantêm a essência do trabalho dos
secretários de Alexandre: a plena confiança.8
8 http://profissionalsecretaria.blogspot.com/search/label/Reportagem%20sobre%20Secret%C3%A1ria
em 04.06.09
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Conhecimentos Necessários
Conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo.
Conhecer os métodos de trabalho em um escritório.
Conhecer os sistemas de informações.
Bom conhecimento de português (falado, escrito, gramatical).
Qualidades Pessoais
Devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto-motivadas.
Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e
datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.
Requisitos Físicos
O cargo não requer esforço físico. Deve ter boa aparência.
Como é o local de trabalho desta profissão?
Normalmente trabalham em escritórios de empresas, organizações, instituições...
Eventualmente viajam a serviço.
Usam computadores, máquinas de escrever, telefones, fax, máquinas copiadoras, etc.
Normalmente trabalham nos horários normais da empresa.
Normalmente trabalham usando telefone, fax, e-mail ou contato pessoal com um grande
número de pessoas (clientes, visitantes, outras secretarias, gerentes, etc).
Pode supervisionar pequeno grupo de pessoas.
Qual é o futuro da profissão?
As perspectivas de futuro são boas. Gerentes, diretores e outros profissionais estão
gerenciando sua própria correspondência através do email.
Tendência para uma secretária atender vários gerentes e/ou diretores ou mesmo todo um
departamento.
Novas tarefas estão surgindo: pesquisa na internet, treinamento, controle de budget,
gerenciamento de projeto, elaborar atas de reuniões em notebook. fonte: institutodenver
3. HABILIDADES TÉCNICAS
3.1 Requisitos apreciados em uma secretária9
Atributos Pessoais
Atitude Positiva;
Energia;
Entusiasmo;
Alta organização;
Responsabilidade;
Equilíbrio;
Motivação;
9 http://www.profissaosecretaria.com.br/2.html em 04.06.09
16
Ter iniciativa;
Honestidade.
A elegância
Uma boa apresentação certamente faz parte de um bom marketing pessoal, mas a
elegância é muito mais do que estar sempre bonita e se comportar com perfeição, segue
algumas dicas para ser uma profissional de classe:
Estar sempre arrumada: cabelos e unhas sempre em ordem, perfume discreto e
maquiagem suave;
Estar atualizada: praticar leitura de jornais ou revistas que trate de assuntos de
interesse comum;
Ter postura: agir com naturalidade evitando agir escandalosamente;
Saber elogiar: elogie com sinceridade e na hora certa;
Saber andar: andar com elegância, ombros alinhados, espinha ereta e cabeça
suavemente erguida;
Assuntos pessoais na empresa: descarte os assunto pessoais durante o expediente
para evitar futuras complicações;
Seja pontual: chegar atrasada não é nenhum charme, é sinônimo de
desorganização e falta de educação;
Desculpas: peça desculpas sempre que achar necessário não deixe uma imagem
negativa de sua pessoa.
Uma secretária de futuro é uma profissional:
Oportunista: percebe as oportunidades e as aproveita;
Polivalente: executa diversas etapas de uma mesma tarefa e é capaz de
assessorar as mais diferentes áreas com a mesma competência;
Entusiasta: vibra com as realizações e tem orgulho de seu trabalho;
Informada: domina as informações relacionadas à empresa que trabalha, ao
mercado que atua, à sua profissão e acontecimentos da sociedade em geral;
Bem humorada: é gentil;
Atinge metas: atinge metas e padrões de desempenho.
Habilidades técnicas desejadas
Saber utilizar aparelho de fax e máquinas copiadoras;
Ser rápida e correta na digitação de cartas e memorandos;
Ter conhecimentos para operar variados programas e softwares;
Conhecimentos em efetuar reservas de hotéis e compras de passagens;
Muitas vezes aprecia-se fluência em outros idiomas;
Ter experiência em rotinas administrativas.
Vale salientar que estes são apenas alguns tópicos desenvolvidos para auxiliar no
aprimoramento, que deve ser contínuo, pois é a profissional quem faz a diferença.
3.2 A internet no trabalho10
10
http://www.fazfacil.com.br/escritorio/internet.html
17
A Internet apresenta normas de boas maneiras, ou melhor, de etiqueta.
Ao conjunto dessas normas dá-se o nome de Netiqueta.
Naturalmente, as regras variam de acordo com o tipo de rede, tipo de serviço e nível de
acesso, mas geralmente essas regras seguem normas gerais de bom senso, muito úteis
para a convivência de milhões de usuários na rede. O uso de correio eletrônico para
trocar mensagens com outras pessoas implica na interação com outras pessoas ligadas a
rede.
A ausência da inflexão de voz e da linguagem corporal bem como a natureza impessoal
desse meio de comunicação dão origem a uma série de mal-entendidos entre as pessoas,
que precisam ser evitados.
A seguir algumas regras fundamentais para o correio eletrônico .
3.2.1 As 10 principais regras da etiqueta
1 - Nunca escreva nada numa mensagem de correio eletrônico que não deseje que caia
nas bocas do mundo no segundo seguinte ao envio
2 - Não envie correio eletrônico à toa, não faça marketing de olhos fechados, não encha
de lixo os destinatários
3 - Lembre-se que do outro lado está sempre alguém que está a pagar o tempo de estar
«on line», por isso não abuse do tempo do utilizador
4 - Ouça os seus utilizadores/clientes e responda sempre e o mais rápido possível
5 - Encoraje por todos os meios a interatividade na sua «home page»
6 - Mantenha o correio eletrônico interno à sua firma ou rede abaixo dos 50 por cento e
o externo sempre acima dos outros 50 por cento
7 - Organize a sua «home page» de acordo com a regra máxima dos três «cliques», não
obrigando o utilizador a mais de três operações dessas para atingir o conteúdo que
interessa
8 - Evite o calão para entendidos, expresse sempre as suas idéias de um modo claro,
simples e com uma linguagem precisa
9 - Procure que a sua «home page» não abuse do tempo e da paciência dos seus
utilizadores, não carregue cada página com informação e imagens em excesso
10 - Dê em troca algo à Net. Não seja egoísta. Você também faz parte dela.
3.2.2 Etiqueta para comunicação via e-mail
Combine letras maiúsculas e minúsculas da mesma forma que na escrita comum.
Na Internet escrever com letras maiúsculas é o mesmo que gritar!
Para enfatizar frases e palavras use os recursos de _sublinhar_ (colocando palavras ou
frases entre sublinhados) e *grifar* (colocando palavras ou frases entre asteriscos).
Use no máximo 70 toques por linha em consideração aos usuários cujos terminais não
são capazes de mostrar linhas maiores. Alguns programas de correio apenas aparecem
quebrar as linhas, quando na verdade cada parágrafo vira uma linha imensa no terminal
dos outros, não podendo ser lido.
Seja claro e objetivo.
Produza textos de leitura fácil.
A maioria das pessoas na Internet vai conhecê-lo(a) somente através do que e de como
18
você escrever, portanto, cuide da correção ortográfica e gramatical.
Separe os parágrafos com linhas em branco.
Considere abordar apenas um assunto por mensagem.
Escolha um título apropriado(relacionado ao assunto tratado na mensagem) para colocar
no campo Subject:. Isto é essencial para alguém com uma caixa postal abarrotada
decidir se vai ou não ler a sua mensagem ou até mesmo quais irá ler primeiro.
Quando for inevitável uma mensagem mais longa avise na linha de assunto.
Por exemplo: Subject : reunião(msg longa!).
Envie arquivos anexados (attachments) apenas quando solicitado, jamais para listas.
O uso de acentos não é problemático quando a troca de mensagens é realizada entre
usuários de plataformas semelhantes com programas e terminais configurados para
receber os caracteres especiais acentuados.
Quando participar de uma lista ou fórum de discussão não use acentos.
Procure responder a todas as mensagens pessoais.
Lembre-se de agradecer às pessoas que o ajudarem.
Ao responder mensagens, especialmente em listas de discussão e grupos, deixe claro
qual mensagem e quais questões está respondendo.
Não inclua todo o conteúdo da mensagem respondida, deixe o suficiente apenas para
indicar os pontos que você está comentando ou a que frase está respondendo.
Por exemplo, se o assunto da mensagem original era :
Subject: reunião, verifique que sua resposta apresenta a linha : Subject:Re: reunião.
A maioria dos programas de e-mail faz isso automaticamente.
Ao organizar a resposta, procure fazer com que os leitores de sua mensagem vejam
primeiro a mensagem a que você está respondendo e logo abaixo sua resposta.
Convencionou-se colocar um sinal de ">" (maior que) no início de cada frase copiada da
mensagem original.
"Assinaturas" são informações que podem ser colocadas automaticamente no final de
sua mensagem para ajudar os leitores a lhe localizarem.
Evite assinaturas longas demais, com desenhos. Uma assinatura com nome, telefone e
fax é geralmente suficiente.
Ao responder mensagens respondidas, as citações ficam com camadas de ">>" em cada
linha.
Se sua resposta já está incluindo uma terceira ou quarta camada de ">>" temos uma
cascata.
É hora de cortar as citações ou pelo menos apagar alguns ">" que estejam a mais.
Preste atenção para usar o comando de resposta( reply ) quando for responder a uma
mensagem e o comando de encaminhamento ( forward ) quando estiver somente
passando adiante um e-mail. Isso evita confusões e mensagens em cascata.
3.3 Postura Profissional11
1 – Este lema deve estar sempre na mente de uma secretária de sucesso: “QUANDO
NÃO SE PODE FAZER O QUE SE DEVE, DEVE-SE FAZER O QUE SE PODE…”
2 – Se o horário do expediente em seu trabalho já começou e, ao atender a um
telefonema, a pessoa do outro lado perguntar pela sua chefia, nunca diga que o seu
chefe, seu director, seu gerente ainda não chegou. A palavra ainda dá a entender que
você, como secretária, também acha que seu chefe já deveria ter chegado.
11
Fonte –Revista da Secretária de Sucesso - SP
19
Impensadamente, a pessoa do outro lado irá confirmar o que você acaba de dizer, ex.:
ele ainda não chegou. Como secretárias, não podemos deixar transparecer que ele está
atrasado ou algo parecido.
3 – Um telefone, que não é o seu, está tocando insistentemente em algum lugar muito
distante de você. Desde que você tenha disponibilidade, atenda ao telefone. Deixar uma
pessoa esperando do outro lado da linha não cria uma boa imagem para a sua empresa.
Dar uma pequena informação ou simplesmente tomar nota de um recado, deixará esta
pessoa satisfeita, poderá ajudar a um colega de trabalho e, certamente, aliviará os seus
ouvidos por mais algum tempo.
4 – Você pode aprender bastante sobre o trabalho, simplesmente observando. Preste
atenção naqueles que são considerados competentes. Só não caia na armadilha tão
comum, de imitar o estilo da chefia. Isso pode comprometer seu estilo individual. E eles
a promoveram justamente porque você tem estilo. Você pode ganhar experiência
também com os erros e acertos dos outros. Observe os que foram promovidos. Escute-
os. E se, por ventura, você se tornar chefe deles, não os ponha de lado. Eles podem
ensiná-la mais do que seu chefe anterior.
5 – O uso do tempo de seu chefe é o principal desafio da secretária e, para tanto, a
iniciativa é fundamental. “Meter o nariz onde não é chamada” pode ser sua chave do
sucesso: nunca espere que seu chefe lhe diga o que fazer, faça antes; não espere que
alguém lhe diga o que está acontecendo, procure descobrir por si mesma; não espere
que aquela pessoa responda ao chamado de seu chefe, ligue antes para ela; não espere
vir alguém para explicar como usar aquele equipamento novo, leia o manual e aprenda
sozinha; não espere seu chefe minutar a resposta ‘a carta que você acabou de colocar
sobre a mesa dele, passe a carta com sua minuta em anexo; não deixe que ele lhe
devolva seu trabalho com erros de datilografia, faça-o perfeito. Procure ir sempre além
do que as suas atribuições e sua delegação permitem. O tempo de seu chefe vai render
muito mais.
6 – Torne seus contactos com secretárias de outras empresas menos impessoais,
identificando-as e anotando o nome da interlocutora em cada nova situação. Associe o
nome dessa secretária ‘a empresa ou executivo que ela atende.
7 – Quando você fala ao telefone, você é a empresa, por isso:
Atenda rapidamente às ligações;
Planeje cada chamada;
Tenha sempre lápis e papel na mão;
Fale claro e pausadamente;
Fale com o telefone próximo à boca;
Repita o nome da pessoa;
Evite expressões afetivas;
Use o telefone para conversas curtas e relacionadas ao serviço;
Não esqueça o telefone fora do gancho, deixando o interlocutor à espera;
Use palavras como “bom dia”, “por favor”, “às ordens”…, elas soam
positivamente e deixam o interlocutor mais à vontade.
8 – Lembre-se sempre:
As seis palavras mais importantes são: ADMITO QUE O ERRO FOI MEU!
20
As cinco palavras mais importantes são: VOCÊ FEZ UM BOM TRABALHO!
As quatro palavras mais importantes são: QUAL A SUA OPINIÃO?
As três palavras mais importantes são: FAÇA O FAVOR!
As duas palavras mais importantes são: MUITO OBRIGADA!
A palavra mais importante é: NÓS.
A palavra menos importante: EU.
9 – Uma pessoa considera-se bem recebida, mesmo quando tem o não como resposta,
se:
Você ouve o que ela tem a dizer;
Você explica o motivo da resposta negativa;
Você a trata com delicadeza e respeito;
Você a encaminha para a área indicada;
Você justifica o não atendimento e se coloca à disposição para atendê-la em
outra ocasião.
10 – Nunca diga amém a tudo que seu(sua) chefe disser. Não tenha receio de discutir
com seu(sua) chefe algum assunto relacionado ao trabalho e do qual você discorde,
desde que, obviamente, você tenha base para isso. Lembre-se de que, para merecer
respeito e ser realmente valiosa em sua função, é preciso saber defender com firmeza
seus pontos de vista.
11 – Se você precisa passar um recado ou avisar a um dos participantes de alguma
reunião que tem um telefonema urgente, não entre na sala falando alto, interrompendo,
assim, a reunião. Faça o seguinte: escreva um bilhete, dizendo quem está no telefone e
qual o assunto que deseja falar, e a frase: “O senhor pode atendê-lo?” Mostre a pasta
aberta e leve-a de volta. Se o recado for para um visitante, passe o bilhete (quem quer
falar e com quem quer falar) para o “Presidente” da reunião, e ele falará em voz alta ao
interessado. Você aguarda a resposta e acompanha o visitante até o aparelho. Em ambos
os casos, pode ter certeza de que você terá uma resposta imediata, e a sua presença será
bem notada e apreciada.
12 -Para secretárias principiantes:
a) Em seu escritório não poderá faltar:
Dicionário de língua portuguesa e outros idiomas, se for o caso;
Livro sobre gramática. Folheando-o constantemente e aprendendo a utilizar o
índice remissivo, você encontrará soluções para muito dos problemas que
dificultam a maioria das secretárias;
Formar uma biblioteca particular, adquirindo livro sobre actividades que exerce.
Por exemplo: caso você seja secretária do Departamento Pessoal, tenha CLT,
Consolidação das Leis da Previdência Social e Manual da Prática Trabalhista,
entre outros.
b) Você deve, ainda, buscar conhecimentos novos, além de informações orais.
c) Manter-se aberta e viva ao conhecimento, em busca de tudo o que a ajude a
desempenhar melhor suas atividades.
13 – Para se ter sucesso no trabalho:
Se você trabalha para uma empresa, pelo amor de Deus, trabalhe para ela, fale
bem dela e defenda-a, pois você a representa.
Lembre-se de que um grama de lealdade vale por um quilo de inteligência.
21
Se você é do tipo que precisa reclamar eternamente, condenar e encontrar erros,
é melhor que largue seu emprego. Quando estiver fora, aí sim, xingue o quanto
quiser…
Mas enquanto você fizer parte da instituição, não a condene.
Se o fizer, na primeira rajada de vento que passar você será levada, e,
provavelmente, nunca saberá o porquê.
14 – Procure manter um intercâmbio com as suas colegas de trabalho, encaminhando-
lhes (e pedindo que elas lhe enviem) cópias e/ou recortes de artigos de jornais, revistas,
boletins, etc. sobre assuntos de interesse para a sua profissão. “Dicas” sobre como evitar
certos erros gramaticais, frequentemente cometidos, são bastante úteis.
15 – Leve ao seu superior somente os problemas que realmente dependam da decisão
dele, poupando-o de aborrecimentos com assuntos que podem ser resolvidos por você
mesma com segurança e eficácia. Uma vez feito isso, você estará mantendo sua postura
como profissional eficiente, já que tais funções e atribuições lhe são dadas como
secretária. Isso, é lógico, com todo o respeito e sabendo até que ponto é o seu poder de
decisão, não passando nunca por cima de seus superiores.
16 -Se o seu chefe não estiver convencido de que você é de confiança e discreta, suas
oportunidades de progredir serão mínimas. Não esqueça, também, de que a primeira
impressão é permanente, e que uma indiscrição pode arruinar sua reputação. Orgulhe-se
dos altos padrões que se esperam de você. Eles demonstram o respeito devido à sua
profissão. Eis algumas sugestões de como demonstrar que você é de confiança e
discreta:
Sustente a política da firma.
Apoie a política de seu chefe.
Seja o amortecedor de seu chefe.
Mostre que é fidedigna.
Nunca repita mexericos.
A vida particular de seu chefe é confidencial.
Aprenda a guardar segredos profissionais.
17 – Os chefes estão sempre tão envolvidos com os problemas a resolver das suas
empresas, que formam em suas cabeças a ideia do que querem que providenciemos para
eles. Mas ao nos passarem, geralmente vem tudo meio truncado. E quantas secretárias
sofrem com as famosas broncas porque ele pediu isso e ela entendeu aquilo. Por isso
utiliza a técnica do Feedback, que consiste nele falar o que quer, e repetir o que
entendemos, lhe transmitir uma informação e ele repetir o que entendeu.
18 – Manter uma postura profissional é muito importante numa empresa, por isso: Seja
breve! Seja sempre breve! Ao atender o telefone, identifique a empresa e/ou área em
que trabalha. Diga seu nome, cumprimentando com um “Bom Dia!”, pois quando
atender ao telefone em sua empresa, lembre-se de que você é a empresa para o cliente.
Caso peça para o interlocutor aguardar, verifique constantemente se ele foi atendido.
Caso não tenha sido, procure ajudá-lo.
Não se aventure a informar o que não sabe com segurança.
Nunca pergunte o nome do interlocutor sem antes saber se a pessoa procurada está ou
não.
Lembre-se, todas as chamadas são muito importantes, e a primeira impressão é a que
22
fica…
19 – As regras de etiqueta referentes ao uso do telefone, dizem não às secretárias que
exorbitam de suas funções. Principalmente aquelas que pretendem substituir os chefes,
que o isolam dos clientes e até dos amigos e que, talvez por excesso de zelo, criam entre
o seu próprio chefe e as pessoas que o procuram, pelo telefone, mal-entendidos capazes
de anular transacções que vinham sendo mantidas satisfatoriamente. Para um homem de
negócios, o telefone é vital como meio de comunicação. É claro que cabe à secretária
fazer uma triagem. Há porém, uma grande diferença entre fazer uma triagem e
estabelecer barreiras. O telefone é parte integrante do nosso quotidiano. Como elemento
vital de comunicação, a polidez deve ser peculiar ao seu uso. Por isso devemos ter
cuidado ao usá-lo, sendo corteses com todos os que nos ligam, e principalmente, saber
fazer com que não fiquem com má impressão do nosso chefe, nem da nossa empresa.
20-Nunca deixar a recepção sozinha.
E sempre falar baixo e ser cordial com todos- cuidado com excessos de intimidades com
todos. Ser profissional acima de tudo mantendo a educação e delicadeza.
3.5 O TELEFONE, INSTRUMENTO DE IMAGEM12
A pedido de várias familias e depois de uma curta busca, aqui ficam mais umas dicas
para secretárias(os) que querem fazer carreira no apoio às empresas. O tema é o
atendimento telefônico.
A comunicação telefônica é, muitas vezes, o primeiro contacto que se tem com uma
empresa. A primeira impressão é duradoura e por isso se deve dar muita atenção ao
modo como se atende o telefone.
Diz-se que a voz ao telefone deve ser tão atraente que apenas por ouví-la desejemos
conhecer quem fala. A voz, a entoação, a forma de atender o telefone revelam-nos mais
do que parece sobre a pessoa que está por detrás do aparelho: a sua educação, o seu
trato, a sua afabilidade, a sua eficiência…
Convém não esquecer que a voz não transmite apenas fatos, mas também atitudes como
cortesia, interesse e encorajamento, desinteresse, agressividade e insegurança.
Se queremos fazer fracassar uma empresa e afugentar possíveis clientes ou sócios e
amigos, nada mais fácil que procurar uma telefonista ineficiente ou mal-educada!
À telefonista não custa nada atender a chamada com um «Bons dias, Pereira &
Companhia», em lugar de um «Alô» mal humorado.
Há muitas empresas que têm dois ou três números de telefone, mas uma só telefonista.
Com demasiada frequência a telefonista diz-nos «um momento» e passa a atender outra
12
Disponível em: http://70-200.net/wordofmouth/alo-dicas-para-o-sucesso-de-uma-secretaria-ii/.html
Acesso em 14.11.09
23
chamada. Acontece esquecer-se de nós durante imenso tempo, sem ter a atenção de
repetir amavelmente, de vez em quando, «um momento, por favor».
E que dizer das telefonistas que dizem «vou ligar» e nos deixam eternamente à espera
que a extensão atenda, sem se preocuparem em averiguar se estamos realmente em
comunicação?
Acontece, também, por vezes, a telefonista perguntar quem fala e depois dizer que a
pessoa com quem queremos falar não está ou não pode atender porque está muito
ocupado. Em primeiro lugar deveria dizer que a pessoa não pode atender ou que não
está, e depois perguntar o nome, a empresa, a mensagem e o telefone.
Se atender uma chamada e não quiser identificar-se pode dizer apenas o nome da
empresa. Mas insista sempre para saber o nome do interlocutor e use-o ao longo da
conversa para tornar mais pessoal a comunicação.
Deve falar de modo calmo e num tom um pouco abaixo do normal visto que o telefone
distorce a voz. Nunca levante a voz.
Sorria. Ainda que não se aperceba, a sua voz altera-se de fato se estiver a sorrir. Por
isso, se estiver irritado ou mal disposto, experimente afivelar um sorriso antes de dizer
«Quem fala?».
Se se tratar de uma queixa, não comece logo a defender-se. Ouça até ao fim. Repita o
que ouviu para mostrar que percebeu e que está interessado na resolução do problema.
A melhor maneira de desarmar uma pessoa que está irritada com a sua empresa (ou
consigo) é começar por se solidarizar com ela e mostrar vontade de resolver o assunto.
Se disser com voz calma «Estou tomando nota de tudo o que acaba de me dizer e vou
tentar resolver este problema já. Deixe-me o seu contacto para que lhe possa dar
retorno, logo que possível», a pessoa ficará bem impressionada consigo e com a sua
empresa.
Tente reconhecer vozes de clientes habituais. Toda a gente gosta de ser reconhecido e
tratado com mais deferência ou intimidade, mas sem exageros.
Deve tomar nota das mensagens e transmití-las. Se, depois de escutar a pessoa em linha,
chegar à conclusão de que o assunto não lhe diz respeito e, se não for possível passar a
chamada, diga que vai tentar localizar a pessoa mais indicada para resolver aquele
assunto e transmitir-lhe o recado. Pergunte se prefere esperar ou que lhe ligue logo que
possível. Mesmo que o telefonema não seja para si, se atendeu a chamada, deve
oferecer-se para tomar nota do assunto e garantir que vai entre¬gar a mensagem logo
que possível.
Deve saber dar informações. Se conseguir informar; faça-o – mas sem ultrapassar
competências. Se não for conveniente dizer «sim» nem «não», deve utilizar a frase
«Sim, realmente não sei responder…». Não se deve tapar o bocal com a mão, nem
transmitir a sua opinião pessoal sobre o assunto.
Deve encaminhar assuntos. Uma solução é solicitar o envio de um memorando pelo
correio (ou por fax). Se vir que o assunto pode ser resolvido por outra pessoa, indique
esse caminho, com tato e delicadeza. Nunca diga que o assunto não interessa à empresa,
24
mesmo que saiba que assim é. Convém certificar-se de que foi dado seguimento ao
assunto pela pessoa a quem transmitiu a mensagem para que não voltem a ligar,
queixando-se de nada ter sido feito.
Não faça um longo silêncio durante a conversação telefônica para que o seu interlocutor
não pense que pousou o telefone em cima da mesa. Se numa conversa cara a cara é
aceitável responder assentindo com a cabeça, ao telefone é fundamental ir dizendo
«claro, sim, tem razão».
Se tiver de atender outro telefonema, peça licença à pessoa com quem está a falar para o
fazer e não se demore muito a atender a nova chamada. Comece logo por dizer «Estava
com o telefonema na outra linha, por isso, se não se importa, diga-me onde está que eu
ligarei já».
Fonte: Marques, Margarete Corniani. IV Encontro de Secretários da UFMS – Câmpus de Dourados
“Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e de fazê-lo bem feito”.
(Pitágoras)
3.6 ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Como ele é visto na cultura brasileira?
25
Como devemos utilizá-lo?
Urgente: evite-o.
3.6.1 ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO
O que precisamos conhecer para organizar nosso trabalho?
Os objetivos da organização;
A estrutura da organização;
A rotina do setor;
As atribuições da secretária;
O temperamento da chefia;
Os colegas de trabalho.
O que precisamos fazer?
Organizar na primeira hora do dia;
Definir prioridades diárias;
Executar imediatamente as tarefas.
Planejar:
é programar;
é estabelecer um conjunto de medidas para a execução de um empreendimento.
é um elemento muito importante dentro da organização.
Regras práticas para organizar o trabalho
dispor o mobiliário e material do escritório de forma prática;
lista de providências;
audiência;
agenda (chefe / secretária);
estabelecer horários para:
leitura das correspondências e outras;
despachar com a chefia;
digitação, redação e outros.
Triagem:
Agenda / audiência;
telefonemas
Automação: Funcionamento automático de um conjunto produtivo sob o controle de
um programa.
Rotina: Atos, comportamentos que se repetem sempre do mesmo modo, nos mesmos
horários.
26
4. UFGD
4.1 ESTRUTURA DA UFGD
4.2 ESTATUTO DA UFGD
TÍTULO I Da Natureza Jurídica e Autonomia, dos Princípios e Diretrizes e das
Finalidades
[...]
TÍTULO II Da Organização Administrativa e Acadêmica
Art. 7º. A Fundação Universidade Federal da Grande Dourados organizar-se-á da seguinte forma:
I – Assembléia Universitária;
II – Conselho Social;
III - Administração Central;
IV – Unidades Acadêmicas;
V - Órgãos Suplementares.
§ 1º As Unidades Acadêmicas serão denominadas de Faculdades com aprovação do Conselho Universitário.
UFGD
1. ASSEMBLÉIA 2. CONEPEC 3. COUNI 4. CONSELHO DE
CURADORES
5. CONSELHO
SOCIAL
Câmara de Ensino Câmara de
Pesquisa
Câmara de
Extensão
Reitoria
FAED PROEX FCBA FACET FCS FCA FCH PROGRAD PROPP PROAP FALE FCSM FADIR
PRÓ-REITORIAS FACULDADES
Conselho Diretor
Diretoria
Coordenadorias de
Graduação
Comissões de Pesquisa e
Extensão
Fórum Consultivo
Coordenadorias de Pós-
Graduação
Órgãos
Suplementares
Órgãos
Administrativos
27
[...]
Art. 2º. A UFGD goza de autonomia didático-científica, administrativa e de gestão financeira e patrimonial, na forma prevista na Constituição Federal.
[...]
§ 2º. A autonomia administrativa consistirá em:
I – estabelecer a política geral de administração da UFGD;
II – aprovar e alterar o próprio Estatuto, o Regimento Geral e demais instrumentos normativos internos;
[...]
IV – estabelecer normas e critérios adequados ao desenvolvimento das atividades acadêmicas e administrativas, aplicáveis ao pessoal docente, discente e técnico-administrativo.
[...] Seção I
Do Conselho Universitário
III – aprovar, na forma da lei, modificações no Estatuto e no Regimento Geral da Universidade, em seção conjunta com o Conselho de Ensino, Pesquisa, Extensão e Cultura e com o Conselho de Curadores, especialmente convocados para este fim;
[...]
V – aprovar os regimentos das Unidades Acadêmicas, Órgãos Suplementares e demais órgãos que venham a ser criados conforme previsto no artigo 7º;
[...] Seção IV
Da Reitoria Art. 25. A Reitoria é o órgão executivo central que administrará, coordenará, fiscalizará e superintenderá todas as atividades universitárias e será exercida pelo Reitor, nomeado na forma da lei, auxiliado pelo Vice-Reitor e assessorado pelas Pró-Reitorias, Chefia de Gabinete, Procuradoria Federal, Coordenadorias, Assessorias e Órgãos Suplementares e Administrativos.
[...]
§ 2º As Coordenadorias, as Assessorias, os Órgãos Suplementares e os Órgãos Administrativos terão suas vinculações e competências definidas em Resolução do Conselho Universitário.
[...]
Art. 35. Constituirão a Unidade Acadêmica:
I - o Conselho Diretor; II - a Diretoria; III - a Coordenadoria dos Cursos de Graduação; IV - a Coordenadoria dos programas de pós-graduação stricto sensu; e
28
[...] Seção I
Do Conselho Diretor
Art. 39. O Conselho Diretor é o organismo máximo deliberativo e de recurso da unidade acadêmica em matéria acadêmica, administrativa e financeira e terá por atribuições:
[...] Seção II
Da Diretoria Art. 41. A Diretoria, órgão executivo central que administra, coordena e superintende todas as atividades da Unidade Acadêmica, será exercida pelo Diretor, eleito e nomeado na forma da lei, que será auxiliado pelo Vice-Diretor e assessorado pelo Coordenador Administrativo da Unidade.
[...] Seção III
Da Coordenadoria dos Cursos de Graduação
Art. 43. Para cada curso de graduação, com suas habilitações, ênfases e modalidades, haverá uma Coordenação de Curso que será exercida por um Coordenador.
[...] Seção IV
Da Coordenadoria dos Programas de Pós-Graduação Stricto Sensu Art. 45. Nas Unidades Acadêmicas que oferecem programas de pós-graduação serão constituídas Coordenadorias de Pós-Graduação stricto sensu, com um coordenador responsável pela implementação, desenvolvimento, administração e acompanhamento da política da unidade nesse âmbito.
[...] CAPÍTULO IV
Dos Órgãos Suplementares Art. 47. Os Órgãos Suplementares, vinculados à Reitoria, com atribuições técnicas, culturais, desportivas, recreativas, assistenciais e outras, fornecerão apoio às atividades de ensino, pesquisa e extensão da Universidade. [...]
TÍTULO VIII Das Disposições Transitórias e Finais
Art. 77. A implantação da estrutura da Universidade será feita progressivamente, por atos do Conselho Universitário e do Reitor, à medida que as Unidades Acadêmicas e órgãos estiverem preparados para a sua instalação.
29
4.3 REGIMENTO DA UFGD
TÍTULO I
Das Disposições Iniciais
Art. 1.º O presente Regimento disciplina a organização e o funcionamento da Universidade Federal da Grande Dourados, bem como estabelece a dinâmica das atividades acadêmicas e administrativas e das relações entre os órgãos da instituição. Art. 2º No gozo de sua autonomia didático-científica, administrativa e de gestão financeira e patrimonial, respeitados os Princípios e as Finalidades estabelecidos nos Capítulos II e III do Estatuto, a Universidade: [...] VIII - aprovará e alterará seu Estatuto, Regimento e resoluções normativas;
[...]
CAPÍTULO I
Do Conselho Universitário (COUNI)
Art. 8º O Conselho Universitário - COUNI é a instância máxima de função normativa, deliberativa e de planejamento da Universidade, cuja atribuições, definidas no Estatuto são: [...] VII - aprovar a criação, modificação, extinção e estrutura interna dos órgãos administrativos; VIII - aprovar a criação, modificação, extinção e estrutura interna de Unidades Acadêmicas, Órgãos Suplementares e Complementares;
[...]
TÍTULO V
Dos Organismos Executivos Centrais e das Unidades Acadêmicas
Art. 38. São organismos executivos da Universidade, na forma do Estatuto, os situados nas seguintes esferas de atuação: I - Central: Reitoria; II - Unidades Acadêmicas:
a) Diretoria das Unidades Acadêmicas; b) Coordenadoria dos Cursos de Graduação; c) Coordenadoria dos Programas de Pós-Graduação.
[...]
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Seção II Das Pró-Reitorias
Art. 46. As Pró-Reitorias, definidas no Estatuto, terão as seguintes atribuições básicas: [...] Parágrafo Único. As atribuições específicas de cada Pró-Reitoria serão definidas no Regimento da Reitoria. [...]
Seção IV Das Coordenadorias e Assessorias Especiais
Art. 48. A definição, a organização e as atribuições das Coordenadorias e Assessorias Especiais serão estabelecidas no Regimento da Reitoria. [...]
CAPÍTULO II Das Unidades Acadêmicas
Seção I Da Diretoria
Art. 53. A Diretoria da Unidade Acadêmica, organismo executivo que administra, coordena e superintende todas as atividades da unidade, será exercida pelo Diretor, auxiliado pelo Vice-Diretor e assessorado pelo Coordenador Administrativo da Unidade Acadêmica. [...]
Seção II Das Coordenadorias dos Cursos de Graduação
Art. 57. Para cada Curso de Graduação, com suas habilitações, ênfases e modalidades, haverá uma Coordenadoria de Curso, com um coordenador
17 escolhido pelo Conselho Diretor, nos termos estabelecidos pelo Estatuto, com mandato de 02(dois anos), que terá a competência de planejar e acompanhar o desenvolvimento das atividades. [...]
Seção III
Das Coordenadorias dos Programas de Pós-Graduação
Art. 59. Nas Unidades Acadêmicas que oferecem programas de pós-graduação serão constituídas Coordenadorias de Pós-Graduação, com um coordenador responsável pela implementação, desenvolvimento, administração e acompanhamento da política da Unidade nesse âmbito.
4.4 ATRIBUIÇÕES DAS COORDENADORIAS
4.4.1 COORDENADORIA DE PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO
INSTITUCIONAL
Secretaria Administrativa
Atender ao público interno e externo da UFGD;
Controlar e acompanhar os trâmites dos processos e demandas abertas e/ou
recebidas;
Recepcionar e informar aos interessados sobre a tramitação dos processos e
demandas;
Cuidar da organização do arquivo de documentos diversos, recebidos e expedidos;
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Receber, responder, redirecionar correspondência eletrônica;
Controlar e organizar o material de almoxarifado;
Digitar documentos em diferentes formatos;
Auxiliar no atendimento das chamadas telefônicas;
Apoiar a chefia imediata nos assuntos diversos.
4.4.2 - COORDENADORIA DE GESTÃO DE PESSOAS(COGEP)
Atribuições da Secretaria Administrativa
-Controle de processos que tramitam pela Coordenadoria
-Atendimento ao público
-Recepção e triagem de Processos Administrativos
-Recepção e encaminhamento de declarações diversas
-Elaboração de minutas de portarias relacionadas com:
-aposentadoria
-alteração de regime de trabalho,
-demissão/exoneração
-insalubridade
-licença-prêmio por assiduidade
-licença para interesse particular
-pensão
-progressões horizontal, vertical e funcional por titulação
-vacância por óbito
-vacância por posse
-redução de jornada de trabalho proporcional
-Entrega de correspondências e despachos da Coordenadoria
-Convocação de pessoal habilitado em concurso público e suas respectivas minutas das
portarias de nomeações
-Controle de material de consumo e bens patrimoniais
-Boletim de freqüência mensal de servidores lotados nesta Coordenadoria
4.4.3 COORDENADORIA DE GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
(COOF)
Secretaria Administrativa
-atender ao público interno e externo da UFGD;
-controlar e acompanhar os trâmites dos processos abertos e/ou recebidos;
-recepcionar e informar aos interessados sobre a tramitação dos processos;
-cuidar da organização do arquivo de documentos diversos, recebidos e expedidos;
-receber, responder, redirecionar correspondência eletrônica;
-controlar e organizar o material de almoxarifado;
-digitar documentos em diferentes formatos
-auxiliar no atendimento das chamadas telefônicas
-apoiar a chefia imediata nos assuntos diversos
4.4.4 COORDENADORIA DE INFORMÁTICA (COIN)
Secretaria Administrativa
Atender ao público interno e externo da UFGD;
Controlar e acompanhar os trâmites dos processos abertos e/ou recebidos;
Recepcionar e informar aos interessados sobre a tramitação dos processos;
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Cuidar da organização do arquivo de documentos diversos, recebidos e
expedidos;
Receber, responder, redirecionar correspondência eletrônica;
Controlar e organizar o material de almoxarifado;
Digitar documentos em diferentes formatos
Auxiliar no atendimento das chamadas telefônicas
Apoiar a chefia imediata nos assuntos diversos
4.4.5 - COORDENADORIA DE SERVIÇOS GERAIS/COSEG
Secretaria Administrativa
Caracterização do Órgão:
É o setor responsável pelo assessoramento da Coordenadoria, na expedição de
documentos, registro e direcionamento de atendimentos e correspondências recebidas e
expedidas, controle do tramite dos processos, arquivo da coordenadoria, entre outros
assuntos pertinentes ao secretariado administrativo.
Atender ao público interno e externo da UFGD;
Controlar e acompanhar os trâmites dos processos abertos e/ou recebidos;
Recepcionar e informar aos interessados sobre a tramitação dos processos;
Cuidar da organização do arquivo de documentos diversos, recebidos e
expedidos;
Receber, responder, redirecionar correspondência eletrônica;
Controlar e organizar o material de almoxarifado;
Digitar documentos em diferentes formatos;
Auxiliar no atendimento das chamadas telefônicas;
Apoiar a coordenação nos diversos assuntos da coordenadoria ou Instituição.
4.4.6 - Coordenadoria de Ensino de Graduação
Secretaria Administrativa
-a tender ao público interno e externo da UFGD;
- controlar e acompanhar os trâmites dos processos abertos e/ou recebidos;
- recepcionar e informar aos interessados sobre a tramitação dos processos;
- cuidar da organização do arquivo de documentos diversos, recebidos e expedidos;
- receber, responder, redirecionar correspondência eletrônica;
- controlar e organizar o material de almoxarifado;
- digitar documentos em diferentes formatos;
- auxiliar no atendimento das chamadas telefônicas;
- apoiar e assessorar a chefia imediata nos assuntos diversos;
- desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação.
4.4.7 - Secretaria Administrativa - FCA
CARACTERIZAÇÃO DA SECRETARIA:
É órgão responsável pelo suporte e execução das atividades administrativas e
acadêmicas da Unidade Acadêmica.
À SECRETARIA COMPETE:
- controlar e cumprir os prazos fixados no calendário escolar;
- providenciar a publicação da lista de oferta das disciplinas dos cursos da Unidade
Acadêmica;
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- prestar suporte na elaboração e desencadeamento de programas e projetos afetos à
Unidade Acadêmica;
- executar as atividades de apoio administrativo nas áreas de recursos humanos,
materiais, patrimônio, logística, orçamentária e financeira necessárias ao funcionamento
da Unidade Acadêmica:
. Orientar os servidores sobre direitos e deveres;
. Registrar os deslocamentos dos servidores;
. Manter o controle do arquivo das folhas de freqüência dos servidores lotados na
unidade;
. Controlar recepção e distribuição de benefícios;
. Atualizar dados dos servidores;
. Controlar material e expediente;
. Levantar a necessidade de material;
. Requisitar materiais;
. Solicitar compra de material;
. Conferir material solicitado
. Providenciar devolução de material fora do especificado;
. Distribuir material de expediente;
. Controlar expedição de malotes e recebimentos;
. Expedir e registrar certificados de monitoria de ensino e projetos de extensão;
. Controlar execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância);
. Pesquisar preços;
. Preparar minutas de contratos e convênios;
. Efetuar cálculos;
- executar as atividades concernentes à digitação, protocolo, arquivo e reprodução de
papéis e documentos da Unidade Acadêmica;
. Registrar entrada e saída de documentos;
. Triar, conferir e distribuir documentos;
. Verificar documentos conforme as normas;
. Identificar irregularidades nos documentos;
. Conferir cálculos;
. Submeter pareceres para apreciação da chefia;
. Convalidar publicação de atos;
. Elaborar e redigir documentos utilizando redação oficial;
. Elaborar e redigir Ofícios e Comunicações Internas;
. Classificar documentos, segundo critérios pré-estabelecidos pela administração da
Instituição e da Unidade Acadêmica;
. Arquivar documentos conforme procedimentos.
- executar administrativamente todos os trabalhos das reuniões do Conselho Diretor;
- expedir todos os atos concernentes às deliberações, bem como, elaboração da Ata do
Conselho Diretor;
- executar as atividades de apoio administrativo para elaboração do relatório de gestão
da unidade;
- preparar relatórios, formulários e planilhas da unidade acadêmica:
. Coletar dados;
. Elaborar planilhas de cálculos;
. Confeccionar organogramas, fluxogramas e cronogramas;
. Efetuar cálculos;
. Dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos.
- acompanhar processos administrativos encaminhados para a unidade acadêmica:
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. Verificar prazos estabelecidos;
. Localizar processos;
. Encaminhar protocolos internos;
. Atualizar cadastro.
- atender usuários no local e à distância, fornecendo e recebendo informações:
. Fornecer informações;
. Identificar a natureza das solicitações dos usuários.
- secretariar reuniões e outros eventos:
. Redigir a ata;
. Redigir e publicar resoluções, ordens de serviço e portarias.
- Utilizar recursos de informática;
- desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação;
- assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
4.4.8 Secretaria DOS CURSOS (coordenações) DA FCA
CARACTERIZAÇÃO DA SECRETARIA:
É órgão responsável pelo auxilio no atendimento aos coordenadores e professores dos
cursos de graduação, desde o atendimento aos alunos e público externo, tramitação de
documentação acadêmica entre os setores da Instituição, bem como a organização e
preservação de prontuários docentes.
À SECRETARIA COMPETE:
- responsabilizar-se pelos serviços de apoio pertinentes à Secretaria, visando ao bom
funcionamento do curso;
- assessorar a Coordenação do curso nas tarefas administrativas e na implementação das
deliberações do Conselho Diretivo;
- assessorar nas matrículas;
- organizar e manter o arquivo de documentos relacionados ao curso;
- atender os alunos em horários estabelecidos pela coordenação;
- expedir e registrar certificados de monitoria de ensino, projetos de extensão e palestras
ministradas nos cursos de graduação: participantes e ministrantes;
- divulgar ao conjunto de alunos do curso as ofertas de bolsas, estágios, empregos e
demais informações de interesse do ensino de graduação;
- outras atribuições determinadas pela Coordenação do curso.
- redigir documentos utilizando redação oficial;
- secretariar reuniões e outros eventos da coordenadoria;
- desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação;
- assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
4.4.9 Secretaria DA PÓS GRADUAÇÃO FCA
CARACTERIZAÇÃO DA SECRETARIA:
É órgão responsável pelo auxilio no atendimento aos coordenadores e professores dos
cursos de graduação, desde o atendimento aos alunos e público externo, tramitação de
documentação acadêmica entre os setores da Instituição, bem como a organização e
preservação de prontuários docentes.
À SECRETARIA COMPETE:
- responsabilizar-se pelos serviços de apoio pertinentes à Secretaria, visando ao bom
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funcionamento do curso;
- assessorar a Coordenação do curso nas tarefas administrativas e na implementação das
deliberações do Conselho Diretivo;
- assessorar nas matrículas;
- expedir e registrar certificados de palestras ministradas nos cursos de pós-graduação:
participantes e ministrantes;
- organizar e manter o arquivo de documentos relacionados ao curso;
- atender os alunos em horários estabelecidos pela coordenação;
- divulgar ao conjunto de alunos do curso as ofertas de bolsas, estágios, empregos e
demais informações de interesse do ensino de graduação;
- outras atribuições determinadas pela Coordenação do curso.
- redigir documentos utilizando redação oficial;
- secretariar reuniões e outros eventos da coordenadoria;
- desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação;
- assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
4.4.10 - Secretaria administrativa da FCBA
CARACTERIZAÇÃO DA SECRETARIA:
É órgão responsável pelo suporte e execução das atividades administrativas e
acadêmicas da Unidade Acadêmica.
À SECRETARIA COMPETE:
- controlar e cumprir os prazos fixados no calendário escolar;
- providenciar a publicação da lista de oferta das disciplinas dos cursos da Unidade
Acadêmica;
- prestar suporte na elaboração e desencadeamento de programas e projetos afetos à
Unidade Acadêmica;
- executar as atividades de apoio administrativo nas áreas de recursos humanos,
materiais, patrimônio, logística, orçamentária e financeira necessárias ao funcionamento
da Unidade Acadêmica:
. Orientar os servidores sobre direitos e deveres;
. Registrar os deslocamentos dos servidores;
. Manter o controle do arquivo das folhas de freqüência dos servidores lotados na
unidade;
. Controlar recepção e distribuição de benefícios;
. Atualizar dados dos servidores;
. Controlar material e expediente;
. Levantar a necessidade de material;
. Requisitar materiais;
. Solicitar compra de material;
. Conferir material solicitado
. Providenciar devolução de material fora do especificado;
. Expedir e registrar certificados de monitoria de ensino, projetos de extensão e
palestras ministradas nos cursos de graduação: participantes e ministrantes;
. Distribuir material de expediente;
. Controlar expedição de malotes e recebimentos;
. Controlar execução de serviços gerais (limpeza, transporte, vigilância);
. Pesquisar preços;
. Preparar minutas de contratos e convênios;
. Efetuar cálculos;
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- executar as atividades concernentes à digitação, protocolo, arquivo e reprodução
de papéis e documentos da Unidade Acadêmica;
. Registrar entrada e saída de documentos;
. Triar, conferir e distribuir documentos;
. Verificar documentos conforme as normas;
. Identificar irregularidades nos documentos;
. Conferir cálculos;
. Submeter pareceres para apreciação da chefia;
. Convalidar publicação de atos;
. Elaborar e redigir documentos utilizando redação oficial;
. Elaborar e redigir Ofícios e Comunicações Internas;
. Classificar documentos, segundo critérios pré-estabelecidos pela administração da
Instituição e da Unidade Acadêmica;
. Arquivar documentos conforme procedimentos.
- executar administrativamente todos os trabalhos das reuniões do Conselho Diretor;
- expedir todos os atos concernentes às deliberações, bem como, elaboração da Ata do
Conselho Diretor;
- executar as atividades de apoio administrativo para elaboração do relatório de gestão
da unidade;
- preparar relatórios, formulários e planilhas da unidade acadêmica:
. Coletar dados;
. Elaborar planilhas de cálculos;
. Confeccionar organogramas, fluxogramas e cronogramas;
. Efetuar cálculos;
. Dar apoio operacional para elaboração de manuais técnicos.
- acompanhar processos administrativos encaminhados para a unidade acadêmica:
. Verificar prazos estabelecidos;
. Localizar processos;
. Encaminhar protocolos internos;
. Atualizar cadastro.
- atender usuários no local e à distância, fornecendo e recebendo informações:
. Fornecer informações;
. Identificar a natureza das solicitações dos usuários.
- secretariar reuniões e outros eventos:
. Redigir a ata;
. Redigir e publicar resoluções, ordens de serviço e portarias.
- Utilizar recursos de informática;
- desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação;
- assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
4.4.11 - Secretaria DOS CURSOS (coordenações) DA FCBA
CARACTERIZAÇÃO DA SECRETARIA:
É órgão responsável pelo auxilio no atendimento aos coordenadores e professores dos
cursos de graduação, desde o atendimento aos alunos e público externo, tramitação de
documentação acadêmica entre os setores da Instituição, bem como a organização e
preservação de prontuários docentes.
À SECRETARIA COMPETE:
- responsabilizar-se pelos serviços de apoio pertinentes à Secretaria, visando ao bom
funcionamento do curso;
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- assessorar a Coordenação do curso nas tarefas administrativas e na implementação das
deliberações do Conselho Diretivo;
- assessorar nas matrículas;
- organizar e manter o arquivo de documentos relacionados ao curso;
- atender os alunos em horários estabelecidos pela coordenação;
- divulgar ao conjunto de alunos do curso as ofertas de bolsas, estágios, empregos e
demais informações de interesse do ensino de graduação;
- outras atribuições determinadas pela Coordenação do curso.
- redigir documentos utilizando redação oficial;
- secretariar reuniões e outros eventos da coordenadoria;
- desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação;
- assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
4.4.12 - Secretaria DA PÓS-GRADUAÇÃO FCBA
CARACTERIZAÇÃO DA SECRETARIA:
É órgão responsável pelo auxilio no atendimento aos coordenadores e professores dos
cursos de pós-graduação, desde o atendimento aos alunos e público externo, tramitação
de documentação acadêmica entre os setores da Instituição, bem como a organização e
preservação de prontuários docentes.
À SECRETARIA COMPETE:
- responsabilizar-se pelos serviços de apoio pertinentes à Secretaria, visando ao bom
funcionamento do curso;
- assessorar a Coordenação do curso nas tarefas administrativas e na implementação das
deliberações do Conselho Diretivo;
- assessorar nas matrículas;
- organizar e manter o arquivo de documentos relacionados ao curso;
- expedir e registrar certificados de palestras ministradas nos cursos de pós-graduação:
participantes e ministrantes;
- atender os alunos em horários estabelecidos pela coordenação;
- divulgar ao conjunto de alunos do curso as ofertas de bolsas, estágios, empregos e
demais informações de interesse do ensino de pós-graduação;
- outras atribuições determinadas pela Coordenadoria do curso.
- redigir documentos utilizando redação oficial;
- secretariar reuniões e outros eventos da coordenadoria;
- desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação;
- assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
5.1. O SENHOR PODE ESTAR ENVIANDO UM FAX?13
Pasquale Cipro Neto
Já tratei nesta revista da presença estrangeira em nossa língua. Critiquei — e nunca
deixarei de criticar — o uso tolo de palavras e expressões estrangeiras. E o que é o uso
tolo? O short que o treinador do Corinthians e da seleção brasileira, Wanderley
Luxemburgo, usou durante uma das partidas das finais do último Campeonato Paulista é
ótimo exemplo: “Num campeonato short como este...”. Que diabo é um campeonato
short? Aposto que 99% das pessoas que o ouviram não sabem que isso significa “curto”.
13
Material utilizado no III Encontro de Secretários da UFMS, Câmpus de Três Lagoas.
38
O intragável delay que um apresentador da TV Bandeirantes costuma empregar é outro
exemplo de uso tolo: “Tivemos um pequeno delay na transmissão.” Delay? Que tal
“atraso”?
Há também o caso das saboneteiras em que se lê push. É batata! As pessoas vão e
puxam a pequena alavanca e nada de sabão. Push, palavra inglesa, não significa
“puxar”. Push é “empurrar”, “pressionar”.
Francamente, não me parece necessário dar em inglês a instrução para o uso de uma
saboneteira. Alguém pode justificar esse procedimento com o fato de a saboneteira ser
importada. E daí? É obrigatório — por lei — traduzir esse tipo de informação.
Pois bem. Às vezes, a influência é mais sutil. Virou moda usar expressões como “ O
senhor pode estar mandando um fax?” ou “Nós vamos estar providenciando” ou ainda
“Não pude estar comparecendo”. O que é isso, meu Deus? Que história é essa de
“vamos estar providenciando”?
Suponho — posso estar enganado — que isso seja influência inglesa. Talvez a tradução
meio Literal de frases como “I will be sending”, ou “We will be asking”, que, ao pé da
letra, equivalem a “Estarei enviando” e “Estaremos pedindo (perguntando)”,
respectivamente.
Como no Brasil não são comuns formas como “estarei”, “estaremos” - em seu lugar
usam-se formas “vou estar”, “vamos estar” -, na mão de alguns tradutores “We will be
sending” acaba virando “Nós vamos estar enviando”.
Pronto! Bastou alguém com ares de erudição traduzir ao pé da letra uma expressão
legítima e comum cm inglês para que a praga pegasse cm português. O pior é que esse
tipo de frase passa uma incrível impressão dc coisa chique, refinada. E preciso falar
assim para estar na moda.
Uma amiga telefonou para uma administradora de cartões de crédito e ouviu da
atendente esse tipo de frase umas duzentas mil vezes (“Vamos estar providenciando”,
“Vamos estar verificando”, “A senhora vai estar recebendo”, “O computador vai estar
emitindo”, “O banco vai estar cobrando”, etc., etc., etc.) No fim, enjoada —
enjoadíssima, com o estômago embrulhado, em estado de pré- congestão -, minha amiga
ouviu a seguinte pergunta: “A senhora pode estar enviando uma cópia do extrato?”
Irônica, respondeu: “Estar enviando eu não posso, mas enviar eu posso”. A moça não
entendeu a ironia. “Como?”, perguntou, atônita.
O problema é que casos como esse alimentam a velha idéia de que em língua formal
basta dizer algumas palavras e expressões “difíceis” para que o discurso seja bom. Para
variar, não se pensa no verdadeiro xis da questão, que é a ordenação das idéias, o
pensamento lógico, a estrutura clara, a correção gramatical, a linguagem adequada.
Voltando ao “Vamos estar enviando”, se você trabalha com o público, preste atenção.
Veja se também não se rendeu à tentação. Se o fez, pare para pensar: Em vez de “O
senhor pode estar enviando um fax?”, “Vamos estar providenciando”, “Vou estar
solicitando”, que tal a velha e boa estrutura típica do português do Brasil: “O senhor
pode enviar um fax?”. “Vamos providenciar”, “Vou solicitar”?
Por que disse “português do Brasil”? Já afirmei que no Brasil não é comum o futuro do
presente. Não temos o hábito de dizer “faremos”. Dizemos mesmo “vamos fazer”. Na
verdade uma frase como “Vamos estar enviando” poderia ser resumida em
“Enviaremos”.
“Vamos enviar” é a construção mais comum entre nós. “Vamos estar enviando” é dose!
E o rococó do rococó.
Até a próxima. Um forte abraço.
39
5.2 - REDAÇÃO OFICIAL14
Redação Oficial é a maneira de redigir a correspondência e outros atos, em objeto de
serviço, nos diversos órgãos públicos.
A redação oficial, pelo fato de preocupar-se, acima de tudo, com a objetividade, a
eficácia e a exatidão das comunicações, pode ser considerada, em sentido amplo, como
redação técnica. “O sentido técnico das palavras e o emprego delas em situações impróprias têm
gerado, na administração pública, não só equívocos que redundam em prejuízo, mas
também alguns conflitos que seriam facilmente evitáveis, não fora o emprego
inapropriado de certos termos técnicos. (Alice Cunha)
5.2.1- Qualidade da Redação Oficial
Para que a redação oficial alcance melhor seu objetivo, para que cumpra sua tarefa de
comunicação eficiente, é necessário que ela possua certas qualidades básicas, que se
podem resumir nas seguintes: clareza, precisão e ordem lógica.
Para obtenção da clareza: usar palavras e expressões em sentido comum, salvo
quando a norma versar sobre assunto técnico.
“Eu quisera ser claro de tal forma que ao dizer rosa!
todos soubessem o que haviam de pensar.
Mais, quisera ser claro de tal forma que ao dizer já!
todos soubessem o que haviam de fazer.” (Geir Campos)
Para obtenção da precisão: articular a linguagem, técnica ou comum, com clareza, de
modo que permita perfeita compreensão do objetivo, do conteúdo e do alcance do ato
normativo. Deve-se evitar o emprego de expressão ou palavra que confira duplo sentido.
“Não use palavras imprecisas como se elas não tivessem
um sentido preciso; não use imprecisamente palavras precisas;
prefira a palavra concreta à palavra abstrata; prefira a palavra
simples às palavras mais complexas; evite as expressões familiares
e as expressões muito vulgares, que podem ter perdido o seu
significado original.” (A. C. Leyton)
Para obtenção da ordem lógica: reunir sob as categorias de agregação — subseção,
seção, capítulo, título e livro — apenas as disposições relacionadas com o objeto do ato
normativo. Restringir o conteúdo de cada artigo a um único assunto. Expressar por meio
dos parágrafos os aspectos complementares, promovendo, se necessário o
desmembramento deste, por meio de incisos, alíneas e itens.
“Por humana e natural vaidade, todo aquele que
escreve tende a fazer piruetas diante dcl leitor. “ (G. Martin Vivaldi)
5.3 - ESTRUTURA DOS ATOS NORMATIVOS
Os Atos Normativos são estruturados em três partes básicas:
14
Material organizado por Erotildes Ferreira dos Santos Miranda, 2002 (UFMS), intitulado
Correspondência de Atos Normativos e Oficiais na UFMS
40
1 — parte preliminar = compreendendo a epígrafe, a ementa, o preâmbulo, o enunciado
do objeto e a indicação do âmbito de aplicação das disposições normativas;
2 — parte normativa = compreendendo o texto das normas de conteúdo substantivo
relacionadas com a matéria regulada;
3 — parte final = compreendendo as disposições pertinentes às medidas necessárias à
implementação das normas de conteúdo substantivo, às disposições transitórias, se for o
caso, a cláusula de vigência e a cláusula de revogação, quando couber.
A epígrafe = grafada em caracteres maiúsculos, sem negrito, de forma centralizada,
propiciará a identificação numérica do ato, e será formada pelo título designativo da
espécie normativa, pelo número respectivo e pelo ano de promulgação.
A ementa = será alinhada à direita, grafada por meio de caracteres que a realcem e
explicitará, de modo conciso e sob a forma de título, o objeto do ato normativo.
O preâmbulo = indicará o órgão ou instituição competente para a prática do ato e sua
base legal.
Notas:
- O primeiro artigo do ato indicará o objeto deste e o respectivo âmbito de aplicação.
- Cada assunto deve ser disciplinado por apenas um ato. Não podendo o mesmo assunto
ser disciplinado por mais de um ato, exceto quando se destinar a complementar o ato
considerado básico.
- Na redação dos Atos Normativos, usar uniformemente o tempo verbal, dando
preferência ao tempo presente ou ao futuro simples do presente.
5.4 —DESTAQUE DE PALAVRAS E EXPRESSÕES
Há diversas maneiras de se destacarem palavras ou expressões:
a) sublinhando-as: Revista Administração Pública (nunca sublinhar os espaços entre as
palavras);
b) colocando-as entre aspas: “Fundo de Garantia do Tempo de Serviço”;
c) espaçando as letras: u r g e n t e;
d) escrevendo-as em caracteres maiúsculos: MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO; ou
e) pelo emprego de negrito: Mandar nem sempre significa enviar.
Nota:
- Deve-se evitar o emprego de duas formas, simultaneamente, para destacar a mesma
palavra. Por exemplo: escrever em caracteres maiúsculos e sublinhar, O destaque em
excesso é antiestético e, o que é pior, perde seu efeito.
5.5 - GRAFIA DE NUMERAIS, DATAS E HORÁRIOS
5.5.1 — Numerais
Os numerais devem ser escritos por extenso, quando constituírem uma única palavra.
Exemplo: “quinze, trezentos, mil” etc.
41
Quando constituírem mais de uma palavra, deverão ser grafados em algarismos:
Exemplo: “25, 141, 224”
Não se utiliza indicação em algarismos, acompanhada de sua grafia por extenso.
Exemplo: 25 (vinte e cinco)
Os numerais que indiquem porcentagem seguem a mesma regra: a expressão por
cento será grafada por extenso se o numeral constituir uma única palavra.
5.5.2 - Datas
As datas devem ser escritas por extenso, sem que o algarismo referente ao dia do mês
seja precedido de zero.
Exemplo: 2 de maio de 2002. (certo)
02 de maio de 2002. (errado)
O primeiro dia do mês será indicado pelo algarismo 1, seguido do símbolo de número
de ordinal (°).
Exemplo: 1° de maio de 2002. (certo)
01 de maio de 2002. (errado)
Nota:
- Quando abreviada a data, é permitido antepor o zero, para evitar a possibilidade de
-fraude. Exemplo: 12-02-2002 ou 09-11-2002.
5.5.3 — Horários
São indicados por algarismos: 8h, 9h3Omin, 2h 25min.
Quando a indicação for aproximada, por extenso: antes das oito horas; depois das cinco.
Nota
- É indiferente deixar espaço entre o número e o símbolo da unidade ou escrevê-los sem
intervalo: 11 h ou 11h
5.6 -EXPRESSÕES E VOCÁBULOS LATINOS DE USO FREQÜENTE NAS
COMUNICAÇÕES ADMINISTRATIVAS OFICIAIS
Ad hoc: a isto, para isto, para o caso, eventualmente. Diz-se especialmente em relação à
pessoa que, de modo eventual, exerce função transitória. Escolheram-no para secretário
“ad hoc”.
Ad nutum: segundo a vontade, ao arbítrio. Diz-se da demissibilidade do funcionário
público que depende só da vontade do Governo ou do agente da Administração, sem
predecência de causa justificada. Indica, pois, o ato que pode ser revogado pela vontade
de uma só pessoa.
Ad referendum: sob condição de referir a, pendente de aprovação. Diz-se do ato
pendente de aprovação ou ratificação de outrem.
Caput: a parte de abertura de um documento, de uma lei ou de qualquer de seus artigos.
42
- Campus: campo; campo de esporte; planície; terreno plano. (plural campi)
Notas:
- aportuguesado para o câmpus (singular), os câmpus (plural) = conjunto de edifícios e
terrenos de uma universidade (conforme pesquisas: [email protected] , em
12-11-99 e [email protected] , em 16-08-99)
- campus (sem acento circunflexo) mantém em português a forma latina, mas recebe o
significado de “conjunto de edifícios e terrenos de uma universidade” (Aurélio)
Honoris causa: por motivo de honra, a título de honra, honorificamente.
Lato sensu: em sentido amplo, em sentido geral.
Pro forma: por mera formalidade.
Quorum: número mínimo de membros presentes necessário para que uma assembléia
possa funcionar ou deliberar regularmente.
Sine die: sem dia, isto é, sem dia fixado, sem se fixar a data. A reunião foi adiada “sine
die”.
Stricto sensu: em sentido restrito, no sentido literal.
5.7- REDAÇÃO DOS ATOS NORMATIVOS
Os textos dos Atos Normativos, observarão as seguintes regras:
5.7.1 — Artigo — é a unidade básica de articulação do Ato. Indicado pela abreviatura
“Art.”, seguida de numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhada de
ponto, a partir do décimo.
Notas
- A numeração do artigo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traços
ou outros sinais.
- O texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto ou, nos casos em
que se desdobrar em incisos, com dois pontos
- O artigo desdobra-se em parágrafos ou em incisos.
5.7.2 - Parágrafos — os parágrafos de artigo são indicados pelo símbolo “o”, seguido
de numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhada de ponto, a partir do
décimo.
- O parágrafo único de artigo é indicado pela expressão “Parágrafo único”, seguida
de ponto e separada do texto normativo por dois espaços em branco.
Notas:
- A numeração do parágrafo é separada do texto por dois espaços em branco, sem
traços_ou outros sinais.
43
- O texto dos pará grafos inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto ou, nos
casos em que se desdobrar em incisos, com dois-pontos.
- O parágrafo desdobra-se em incisos.
5.7.3 - Incisos -são indicados por algarismos romanos seguidos de hífen, o qual é
separado do algarismo e do texto por um espaço em branco.
Notas:
- O texto do inciso inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome
próprio, e termina com ponto-e-vírgula; dois pontos, quando se desdobrar em alíneas;
ou ponto, caso seja a última e anteceda artigo ou parágrafo.
- O inciso desdobra-se em alíneas.
5.7.4 - Alíneas — indicadas com letras minúsculas seguindo o alfabeto e acompanhada
de parêntese, separado do texto por um espaço em branco.
Notas:
- O texto da alínea inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome
próprio, e termina com ponto-e-vírgula; dois pontos, quando se desdobrar em itens; ou
ponto, caso seja o último.
- A alínea desdobra-se em itens.
5.7.5- Itens — indicados por algarismos arábicos, seguidos de ponto e separados do
texto por um espaço em branco.
Notas:
- O texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome
próprio, e termina com: ponto-e-vírgula; ou ponto, caso seja o último e anteceda artigo
ou parágrafo.
- Devem ser utilizadas as conjunções “e” ou “ou” no penúltimo inciso, alínea ou item,
conforme a seqüência de dispositivos seja, respectivamente, cumulativa ou disjuntiva.
5.8— DEFINIÇÕES E COMPETÊNCIAS
5.8.1 - ATA
Definição - trata-se de registro sucinto de fatos, ocorrências, resoluções e decisões de
uma assembléia, sessão ou reunião.
Competência - compete, em geral, aos órgãos de deliberação coletiva: Conselhos
Superiores, Conselhos de Centro / Câmpus e de Departamentos, Colegiados de Cursos,
Conselhos Diretivos, Comissões ou grupos de trabalhos instituídos.
Estrutura:
-a) título: deverá ser digitado em caracteres maiúsculos, sem negrito, seguido do número
de ordem da reunião, do nome do órgão emitente e da data de realização da mesma,
centralizado no texto;
44
b) texto: escreve-se tudo seguidamente sem rasuras, emendas ou entrelinhas, em
linguagem simples, clara e concisa. Deve-se evitar as abreviaturas, e os números
deverão ser escritos por extenso; e
c) assinaturas: digitar o nome do Presidente e dos membros presentes à reunião e coletar
as assinaturas (A ata deve ser assinada depois de aprovada).
- PARTES MAIS IMPORTANTES DE UMA ATA:
a) dia, mês, ano, hora e local da reunião (por extenso);
b) nome de quem a presidiu;
c) os nomes dos conselheiros presentes, devidamente qualificados (conselheiros,
professores, Chefes, Coordenadores etc.);
d) os nomes dos conselheiros ausentes, mencionando, a existência ou não de
justificativas;
e) nomes de pessoas convidadas para participarem da reunião (quando for o caso); o
expediente (destinado à apresentação de propostas de inclusão de novos assuntos e
alteração na ordem do dia);
g) o resumo das discussões da ordem-do-dia e os resultados das votações;
h) todas as propostas por extenso;
i) as declarações de votos, que devem ser apresentadas por escrito transcritas na
íntegra;
j) fecho constando a hora que terminou e o nome de quem secretariou os trabalhos.
Notas:
- A pauta da reunião deverá seguir a ordem do Edital de Convocação, podendo esta
ordem ser alterada, desde que aprovada pelo plenário.
- As declarações de votos devem ser transcritas na íntegra e entre “aspas”.
- A reunião deverá ser instalada com a presença da maioria de seus membros, O
“quorum” deverá ser apurado pelo Presidente, no início da sessão, sendo admissível
uma tolerância de trinta minutos para que ele seja alcançado. Não havendo “quorum” o
Presidente declarará a impossibilidade de se efetuar a reunião, o que constará da ata
(Demais assuntos relativos estão dispostos no Regimento Interno de cada Conselho).
5.8.2 - EDITAL
Definição - trata-se de um instrumento de comunicação utilizado pela Administração,
para dar conhecimento a interessados sobre diversos assuntos, tais como lançamento de
concurso interno e externo, abertura de licitação, convocação para reuniões, etc.. Deve
ser publicado, no Boletim de Serviço e, quando necessário, em órgão de comunicação
de alcance regional, nacional ou internacional.
Competência - responsáveis por Conselhos Deliberativos, Coordenações e Colegiados
de Cursos, Gerências, Reitoria, Pró-Reitorias, Comissões e Departamentos.
Estrutura:
a) título: deverá ser digitado sem negrito, em caracteres maiúsculos, seguido do tipo (de
citação, de anulação, de convocação, de divulgação, etc.) e número (quando for o
caso), centralizado no texto;
45
b) texto: exposição do(s) assunto(s) que será(ão) tratado(s) na reunião.
c) local e data e
d) assinatura: nome do emitente.
Notas:
- A ordem do Edital para reunião (conselhos/colegiados) é a seguinte: 1) Aprovação de
Ata; 2) Expediente; 3) Resoluções emitidas ad referendum; 4) Outros..., e, por último,
5) Assuntos Diversos / Gerais
- Havendo posse de Conselheiro(s), deverá ser o primeiro item do edital, sendo,
portanto, o primeiro assunto da pauta da reunião.
- O Edital de Convocação de reuniões dos Conselhos / Colegiados, devem ser entregues
aos respectivos conselheiros, no prazo estipulado no Regimento Interno de cada
Conselho/Colegiado, acompanhado do material correspondente: cópia da(s) Ata(s) da(s)
Reunião(ões) anterior(es); cópia das Resoluções emitidas ad referendum; e cópia de
documentos dos demais assuntos que serão tratados na reunião.
- Esgotados os assuntos da pauta, inclusive o expediente, o item Assuntos
Diversos/Gerais é destinado a comunicações do Presidente, e a qualquer membro que
queira fazer uso da palavra, para tratar de assuntos diversos, não cabendo deliberação.
5.8.3 - INSTRUÇÃO DE SERVIÇO
Definição - é o ato pelo qual a autoridade setorial emite decisões administrativas,
recomendações, esclarecimentos, orientações, designações ou informações de interesse
geral e constitui comissões, na respectiva área de competência.
Competência - são emitentes de Instrução de Serviço: Vice-Reitor, Pró- Reitores,
Diretores, Procurador Geral, Chefe de Gabinete do Reitor, Chefes de Coordenadorias,
Diretores de Faculdades, Diretores de Núcleos, Gerentes, Chefes de Assessorias e
Coordenadores de Curso.
5.8.4 - PORTARIA
Definição - é o ato expedido pelo Reitor, pró-reitores, diretores ou outras autoridades
com o objetivo de dar instruções concernentes à administração, com referência a pessoal
(designação, delegação de competência, admissão, dispensa, elogio, suspensão, lotação,
etc.), ou a execução de serviços, a orientar a aplicação de textos legais e disciplinar
matéria não regulamentada em outros dispositivos legais.
5.8.5 — REGIMENTO
5.8.5.1 - Regimento Geral
Definição — é o ato que descreve, caracteriza e fixa a estrutura, a organização, o
relacionamento e as atribuições dos órgãos da Universidade. É o detalhamento do
Estatuto.
46
Competência — será proposto pela Administração da Universidade, devendo ser
submetido à aprovação do Conselho Universitário.
5.8.5.2 — Regimento Interno Definição - é o ato normativo da situação interna de um órgão, designando a categoria e
a finalidade de órgão integrante da estrutura básica, detalhando sua estrutura
organizacional, especificando as respectivas competências, definindo as atribuições do
pessoal de chefia e outros itens julgados necessários.
Competência - os Regimentos Internos são propostos pelos responsáveis por cada
unidade, dentro de sua área de atuação, devendo ser submetidos à apreciação técnica e
jurídica da Reitoria e Procuradoria Jurídica, respectivamente, e posterior aprovação pelo
Conselho Universitário.
Estrutura
Título: a expressão “REGIMENTO GERAL DA FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE
FEDERAL DA GRANDE DOURADOS” ou “REGIMENTO INTERNO DA (O)........”,
digitado em caracteres maiúsculos, sem negrito, centralizado no texto;
Texto: desenvolvimento do assunto, subdividido em títulos, capítulos e seções,
numerados com algarismos romanos, desdobramentos em artigos, parágrafos, incisos,
alíneas e itens, tratando da finalidade, organização, estrutura e competência do(s)
órgão(ões), atribuições do pessoal e disposições gerais.
5.8.6 — REGULAMENTO
Definição — conjunto de regras de caráter geral, com a finalidade de esclarecer ou
complementar um texto legal, garantindo assim, a sua exata execução.
Competência — qualquer unidade poderá propor, dentro de sua área de competência, a
emissão de Regulamento, devendo o mesmo ser submetido à apreciação técnica e
jurídica da Procuradoria Jurídica, respectivamente.
Estrutura:
a) título: a expressão “REGULAMENTO...”, grafada em caracteres maiúsculos, sem
negrito, centralizada no texto;
b) texto: desenvolvimento do assunto. Poderá desdobrar-se em capítulos e seções
numeradas com algarismos romanos, com desmembramentos em artigos, parágrafos,
alíneas, incisos e itens.
5.8.7 - RESOLUÇÃO
Definição - é o ato emanado de autoridade competente, de órgãos de deliberação
coletiva (colegiados), para estabelecer normas concernentes à administração, podendo
conter determinações para execução de serviços.
Competência - qualquer órgão colegiado da UFGD.
5.9 — ESTRUTURA: Instrução de Serviço, Portaria e Resolução
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a) título: a expressão ‘INSTRUÇÃO DE SERVIÇO”/”PORTARIA” ou
“RESOLUÇÃO” digitada, sem negrito, em caracteres maiúsculos, seguida do
número seqüencial do documento e data de emissão, centralizado no texto.
b) ementa: é o sumário do assunto tratado no documento. Deverá ser utilizada em todos os
textos, visando possibilitar, de forma resumida, a visualização do conteúdo do Ato
emitido. No lado esquerdo da linha do início da ementa será digitado, entre parêntese, o
número do processo (se houver) que deu origem ao documento.
c) fundamentação: é a citação das considerações legais ou administrativas e da legislação
que fundamentam a tomada de decisão e a emissão do ato. Inicia-se com a expressão:
“O (A).......................... (cargo do emitente/órgão em caracteres maiúsculos e em
negrito)..., da Fundação Universidade Federal da Grande Dourados, no uso de suas
atribuições legais...”. Após a fundamentação legal é inserida a expressão “resolve”. Às
vezes a citação de dispositivos legais é substituída pela expressão “no uso de suas
atribuições” ou similar. É preferível citar explicitamente a legislação que fundamenta o
ato, o que lhe dá maior autoridade e facilita a eventual análise ou constatação da
validade e alcance da decisão nele contida (havendo processo, deverá constar o número
do mesmo).
d) texto: desenvolvimento do assunto. Em se tratando de textos comuns, ou seja, quando o
objeto do ato trouxer um caráter particular, restrito, por exemplo: parecer favorável ou
não; formação de comissão; deferir ou indeferir requerimento; designação; autorização;
etc., usa-se itens, subitens ou alíneas. Em textos que levam o caráter de norma, ou seja,
de poder de coerção (coerção = 1. Ato de coagir; coação. 2. Repressão, coibição) sobre
todos os demais subordinados, se justifica o trecho de praxe: “Esta Resolução (Instrução
de Serviço ou Portaria) entrará em vigor na data de sua publicação” e “Revogam-se
(citar o número da Resolução (Instrução de Serviço ou Portaria), se houver as (e
demais) disposições em contrário”. Neste caso, usa-se artigos e parágrafos, devidamente
numerados e subdivididos, quando necessário, em itens e alíneas.
e) assinatura: nome da autoridade que expede o ato (no canto direito do documento). É
dispensável a indicação do cargo/função, pois esse já aparece, em destaque, no título (O
PRESIDENTE DO CONSELHO/DO COLEGIADO/O DIRETOR DA FACULDADE,
etc.). Todavia, em caso de assinatura por substituto, essa situação deverá ser indicada.
-Notas:
- Diante de situações emergenciais, o presidente do Conselho/Colegiado poderá baixar
resoluções ad referendum, que serão posteriormente submetidas ao respectivo
Conselho/Colegiado, para homologação.
- Os textos devem ser digitados com a Fonte: Times New Roman, corpo doze, entrelinha
normal
- A palavra resolve pode ser colocada logo após a fundamentação, ou em linha
separada (com entrada de parágrafo e, de preferência, em caracteres maiúsculos), ou
ainda, imediatamente antes e na mesma linha do texto, neste caso, sem o destaque em
caracteres maiúsculos.
48
- Quando houver citação de nomes, uso preferencial de caracteres maiúsculos e
negrito.
- As palavras e as expressões em latim ou em outras línguas estrangeiras quando
indispensáveis, devem ser grafadas em negrito. (conforme consta do incíso XXII, Art 22
do Decreto 4.176, de 28-03-02)
- “Não é permitido o uso excessivo de itálico, negrito, sublinhado, letra maiúscula e
outros recursos.” ( 5° do art. 22 da Portaria n° 190/2001, Imprensa Nacional)
- Não se deve antepor qualquer título ao nome do assinante Ex. Prof.; Dr., etc.
- Abreviaturas de títulos acadêmicos são: Licenciado — Ldo., Doutor(ado) — Dr./Dra.
e Mestre - Me. (de acordo com o Conselho Científico da Sociedade da Língua
Portuguesa — ( site: www.ciberdúvidas.com.br)
5.10- PUBLICAÇÃO DOS ATOS NORMATIVOS
Os Atos deverão ser, obrigatoriamente, publicados no Boletim de Serviço (BS) da
UFGD, e entrarão em vigor somente após sua publicação, salvo disposições em
contrário neles expressas.
Nota
- As republicações só devem ser feitas quando o erro comprometer a essência da matéria
ou do ato publicado. Devendo constar no rodapé do documento: o motivo, a data e o
número do BS em que ocorreu a publicação que está sendo corrigida. (Portaria n°
190/2001-Imprensa Nacional)
49
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
FACULDADE DE ....
ATA DA SEGUNDA REUNIÃO ORDINÁRIA DO CONSELHO DIRETOR DA
FACULDAE...... DO ANO DE DOIS MIL E OITO. Aos sete dias do mês de março do
ano de dois mil e oito, às treze horas e trinta minutos, na sala número......, da Unidade
I/UFGD, reuniu-se, ordinariamente, o Conselho...... (identificação do conselho)
atendendo à convocação número...... com a seguinte pauta...... . Estiveram presentes os
seguintes conselheiros: (nome)......,(cargo/função), (nome)....... (cargo ou função);.......
(cargo ou função);......(cargo ou função). Ausência justificada dos conselheiros.......e
.....Ausência não justificada do Conselheiro..... . O Presidente verificou a existência de
quorum e declarou aberta a reunião. 1. Aprovação da Ata da Primeira Reunião
Ordinária do ano de dois mil e oito. Procedeu-se à discussão da Ata da Primeira
Reunião Ordinária. Após a análise, a Ata foi aprovada sem restrições. 2. Expediente.
Aprovou-se a inclusão dos seguintes assuntos na pauta: requerimento do acadêmico...,
do curso de...; prorrogação de prazo de projeto de pesquisa. 3. Resoluções
Emitidas Ad Referendum. Homologou-se, após análise, as Resoluções do Conselho
....... números 23, 24, 25 e 26 do ano de 2008, emitidas ad referendum. 4.
Requerimento do Acadêmico ..., do curso de... . O senhor Presidente passou a palavra
ao Coordenador do Curso de .... que apresentou esclarecimentos acerca do assunto:
trancamento de matrícula. Após discussão, o Requerimento do acadêmico ...... foi
aprovado com quatro votos favoráveis e um contrário. O Conselheiro fulano de tal
.....................declarou seu voto contrário, observando que “......”. 5. Projeto de
Extensão Iluminação Natural. Analisou-se o Projeto de Extensão intitulado
“.............................”, sob a coordenação da Profª. ......................... . Após os devidos
esclarecimentos, o assunto foi colocado em votação e aprovado por unanimidade. 6.
Requerimento do Acadêmico ..... do curso ...................... . Discutiu-se o requerimento
do Acadêmico que solicitava adiamento de matrícula da disciplina Desenho em virtude
de incompatibilidade de horário. Em votação, o Conselho aprovou, por unanimidade, a
solicitação do Acadêmico. 7. Prorrogação de Prazo para Conclusão de Projeto de
Pesquisa. Analisou-se a solicitação. Após discussão, foi aprovada, por unanimidade, a
solicitação de prorrogação de prazo, de cinco de março de 2008 para cinco de maio de
2008, para conclusão do Projeto de Pesquisa “.........................”, sob responsabilidade do
Prof. ...................... 8. Assuntos Gerais. Neste item nenhum assunto foi apresentado.
Nada mais havendo a tratar, o senhor Presidente encerrou a reunião às dezesseis horas e
trinta e cinco minutos e, para constar, eu,........., Secretária ad hoc, lavrei a presente ata,
que, após lida e aprovada, será assinada pelo presidente e pelos Conselheiros presentes.
Dourados, sete de março de dois mil e oito.
Membros presentes:
Nome do conselheiro (Presidente).....................
Conselheiros (cargo/função).................
50
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
CI Nº 113/2008 – COOF
7 de março de 2008
De: Cargo ou Órgão que envia
Nome de quem expede o documento
Para: Cargo ou Órgão a quem se destina a correspondência
Nome da pessoa a que se destina a correspondência
Via: Cargo ou Órgão que vistará o documento
Assunto: ...
Anexo: ...
C/c:
Senhor Professor,
Solicitamos....
Atenciosamente,
Assinatura do emitente
51
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
FACULDADE ...
EDITAL DE CONVOCAÇÃO Nº 113/2008
O PRESIDENTE DO CONSELHO
..................................................................... da Fundação Universidade Federal da
Grande Dourados, convoca os membros do Conselho .................................para a
..................REUNIÃO ORDINÁRIA DO ANO DE 2008, a realizar-se no dia 7 de
março de 2008, às 10h, na sala 402 da Unidade I/UFGD, para tratar dos seguintes
assuntos:
1. aprovação da Ata da.......Reunião Ordinária;
2. expediente;
3. resoluções emitidas ad referendum;
4. ................................................;
5. assuntos gerais.
7 de março de 2008
Assinatura do emitente
52
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
FOLHA DE ROSTO – FAX
Órgão Expedidor
Setor do órgão expedidor
Endereço do órgão expedidor
Destinatário:___________________________________________
Instituição:_
Nº do fax de destino:_____________________________________
Data de envio:_______/_______/____
Remetente:______________________________________________
Tel. p/ contato:__________________________________________
Fax/correio eletrônico:______________________________________
Nº de páginas: esta +______Nº do documento:___________________
Mensagem:_______________________________________________
53
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº..... DE 7 DE MARÇO DE 2008
O PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO da Fundação
Universidade Federal da Grande Dourados, no uso de suas atribuições legais e
considerando.....(citar o documento considerado), resolve
1. Constituir ........ .
2. Designar... .
3. Determinar que o prazo para a conclusão dos trabalhos seja de..... .
Assinatura do emitente
54
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº..... DE 7 DE MARÇO DE 2008
O PRÓ-REITOR DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO da Fundação
Universidade Federal da Grande Dourados, no uso de suas atribuições legais e
considerando....., e (documento) ....., resolve
Art. 1º Regulamentar os procedimentos para utilização dos veículos da
Instituição.
Parágrafo 1º Os veículos... .
Assinatura do emitente
56
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
OFÍCIO Nº 113/2008 – PROAP
Dourados, 7 de março de 2008
Ao Senhor
(Cargo)
(Nome)
(Órgão)
(Cidade/UF)
Assunto: Visita Técnica
Senhor Prefeito,
1. Agradecemos pela atenção dispensada pela Prefeitura, no momento da
visita técnica, no dia 2/3/2008, aos representantes da Comissão Especial da
PROAP/UFGD.
2. Informamos que ....... .
Respeitosamente,
Assinatura
Cargo
Telefone: (67) 3411-3600 – fax (67) 3411-3637 – e-mail: [email protected]
Rua João Rosa Góes, 1761 – Caixa Postal 322 – CEP 79825-070 – Dourados - MS
57
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
PARECER DA COMISSÃO INSTITUÍDA PELA
INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº 12 DE 7 DE MARÇO DE 2008
Referência: .....................................
Assunto: .........................................
Senhor Pró-Reitor,
A Comissão...., em reunião do dia 9/3/2008, considerando o Regulamento... e
as Normas..., analisou a documentação e faz as seguintes considerações:
1. ...
2. ...
É o parecer.
9 de março de 2008
Nome do Presidente da Comissão
Nome dos Membros da Comissão
Telefone: (67) 3411-3600 – fax (67) 3411-3637 – e-mail: [email protected]
Rua João Rosa Góes, 1761 – Caixa Postal 322 – CEP 79825-070 – Dourados - MS
58
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
REITORIA
PORTARIA Nº 12 DE 7 DE MARÇO DE 2008
O REITOR da Fundação Universidade Federal da Grande Dourados, no uso de
suas atribuições legais e considerando..., resolve
Designar ....................................., matrícula SIAPE nº ...., para exercer a
Função Gratificada de Secretário da Faculdade de... (FG-7) a partir de 8 de março de
2008.
Assinatura do emitente
Telefone: (67) 3411-3600 – fax (67) 3411-3637 – e-mail: [email protected]
Rua João Rosa Góes, 1761 – Caixa Postal 322 – CEP 79825-070 – Dourados - MS
59
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO
RELATÓRIO DA COMISSÃO INSTITUÍDA PELA
PORTARIA Nº 12 DE 7 DE MARÇO DE 2008
A Comissão designada pela ............................. para .........................................
...........(exposição do assunto)
.....................................................................................................
.............................................................................................................................................
...........................................................................................................................
(considerações finais e conclusões) ..........................................................
É o relatório.
9 de março de 2008
Nome e assinatura do Presidente da Comissão
Nome e assinatura dos Membros da Comissão
Telefone: (67) 3411-3600 – fax (67) 3411-3637 – e-mail: [email protected]
Rua João Rosa Góes, 1761 – Caixa Postal 322 – CEP 79825-070 – Dourados - MS
60
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
FACULDADE DE...
RESOLUÇÃO Nº 12 DE 7 DE MARÇO DE 2008
O CONSELHO DA FACULDADE .......... da Fundação Universidade Federal
da Grande Dourados, no uso de suas atribuições legais e considerando..., resolve
1. Constituir a Comissão Examinadora .....................................,
Prof....
Prof....
2. Designar o Prof................... para Presidente da Comissão.
Assinatura do emitente
Telefone: (67) 3411-3600 – fax (67) 3411-3637 – e-mail: [email protected]
Rua João Rosa Góes, 1761 – Caixa Postal 322 – CEP 79825-070 – Dourados - MS
61
MODELO DE CABEÇALHO
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO
VOTAÇÃO
Uso da brasão e do logomarca (brasão no canto esquerdo e logotipo no canto
direito); informações centralizadas (Ministério, Fundação Universidade da
Grande Dourados, Unidade Local).
ATA
Título: justificado em caixa alta.
Numeração das linhas, inclusive do título.
Numeração das páginas.
OFÍCIO
Segue as orientações relativas à CI, com a adição de indicação do local.
VOTAÇÃO - RESOLUÇÃ
Título ( caixa alta, centralizado, sem pontuação):
RESOLUÇÃO Nº 42 DE 22 DE FEVEREIRO DE 2009
Ementa: aprovado sem a indicação da ementa.
Preâmbulo: reunião ordinária/extraordinária e considerandos.
Indicação do termo Resolve: caixa baixa, negrito, seguindo o texto/preâmbulo.
Nome e assinatura sem a indicação do cargo: centralizado.
Organização do texto/informações: indicação por meio de itens e sem
sinalização de artigos.
VOTAÇÃO - CI
Comunicação Interna (lado esquerdo, abreviado, Caixa Alta) seguida do número
e da sigla da Unidade.
Data (sem indicação do local/Dourados) e em linha diferente (uma abaixo) da do
número da CI.
Fecho (Atenciosamente/Respeitosamente) à esquerda seguindo o parágrafo.
Assinatura (centralizada)
62
ANEXOS
Oração da Secretária15
Senhor, diante de ti, que és o criador e a fonte maravilhosa de
todos os dons, quero agradecer-te pelo meu trabalho e a função de
secretária.
Eu te ofereço a minha árdua tarefa, no compromisso pessoal e
profissional de ser prestativa e generosa, acolher e servir com
alegria, saber falar e saber ouvir, perdoar e pedir perdão, atuar
com integridade e sinceridade, ter paciência e equilíbrio diante
dos impasses, ser compreensiva e solidária, esforçando-me por
manter o bom relacionamento e o bem-estar comum.
Às vezes, Mestre, sinto-me frágil, pequena e, até mesmo, insegura
para tomar decisões que competem à minha função. Mas tu me
conheces profundamente, sabes de todas as minhas intenções. Por
isso, peço-te que me inspires e me orientes, dando-me sabedoria e
serenidade. Ilumina-me, para cumprir meu trabalho com
dignidade e exercer minhas atividades com segurança e alegria.
Senhor! Que além de funcionária, eu seja também colaboradora,
companheira e amiga de todos, sem distinção.
Obrigada, Senhor, pelo meu trabalho, pelo pão de cada dia, pela
minha vocação de servir e colaborar. Amém.
TIPOS DE CHEFES
Chefe Sorvete: Aquele que quando vê o gerente dele se derrete todo.
Chefe Doril: Aquele que quando pinta um problema some.
Chefe Caranguejo: Aquele que faz o serviço andar para trás.
Chefe Lâmpada: Aquele que quando a secretária diz que está grávida quase dá à luz.
Chefe Ortopedista: Aquele que não sai do seu pé.
Chefe Papai Noel: Aquele que só sabe encher o saco.
Chefe Lampião: Aquele que é o rei do "cangaço".
Chefe Disco Quebrado: Aquele que não se toca.
Chefe Marmita: Aquele que faz você só levar comida.
Chefe Disco Velho: Aquele que só chia.
Chefe Tintureiro: Aquele que só passa, passa, passa o serviço.
Chefe Jóckei: Aquele que só cai do cavalo.
15
http://www.velhosamigos.com.br/DatasEspeciais/diasecretaria.html
63
Chefe Pancada: Aquele que não bate bem.
Chefe Malandro da Esquina: Aquele que adora
aparecer.
Chefe Abelha: Aquele que faz cera o tempo todo e só levanta pra te
ferrar.
Chefe Morcego: Aquele que só pinta na seção no fim do expediente.
Chefe Elba Ramalho: Aquele que dá pulinhos e gritinhos o dia todo.
Chefe Camisinha: Aquele que vive enchendo e atrapalha a produção.
Chefe Touro Sentado: Aquele que não tira a bunda da cadeira.
Chefe Xuxa: Aquele que quando a coisa "fica preta" diz: "beijim, beijim, tchau, tchau".
Fontes: Apostila de Maria Liana Natalense e vários sites.
http://www.fazfacil.com.br/escritorio/regulamentacao_profissional.html
em 04.06.09
Lei de Regulamentação da Profissão
LEI 7377, DE 30/09/85 E LEI 9261(*), DE 10/01/96
Dispõe sobre o exercício da profissão de secretário e dá outras providências
O Presidente da República.
Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
64
Art. 1º. O exercício da profissão de secretário é regulado pela presente Lei.
Art. 2º. Para os efeitos desta Lei, é considerado:
I - Secretário Executivo
a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido
na forma da Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado, cujo diploma seja
revalidado no Brasil, na forma da Lei.
b) portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início da vigência
desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício
efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 4º.
desta Lei (Red. Lei 9261 D.O.U. 11/01/96).
II - Técnico em Secretariado
a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado em nível
de 2º grau.
b) portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data de início da vigência
desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício
efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no Art. 5º
desta Lei (Red. Lei 9261 D.O.U 11/01/96).
Art. 3º. É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados
nos termos do artigo anterior, contém pelo menos cinco anos ininterruptos ou dez anos
intercalados de exercício de atividades próprias de secretária, na data de vigência desta
Lei (Red. Lei 9261 D.O.U. 11/01/96).
Art. 4º. São atribuições do Secretário Executivo:
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II - assistência e assessoramento direto a executivos;
III - coleta de informações para consecução de objetivos e metas de empresas;
IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V - interpretação e sintetização de textos e documentos;
65
VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive
em idioma estrangeiro;
VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de
comunicação da empresa;
VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento
a chefia;
X - conhecimentos protocolares.
Art. 5º. São atribuições do Técnico em Secretariado:
I - organização e manutenção dos arquivos da secretaria;
II - classificação, registro e distribuição de correspondência;
III - redação e datilografia de correspondência e documentos de rotina, inclusive em
idioma estrangeiro;
IV - execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de
compromissos, informações e atendimento telefônico.
Art. 6º. O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia
Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de
documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do Art.2º.
desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.
Parágrafo Único - No caso dos profissionais incluídos no Art.3º., a prova da atuação
será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através
de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas
respectivas atividades, discriminando as atribuições a serem confrontadas com os
elencos especificados nos Arts. 4º. e 5º. (Red. Lei 9261 D.O.U. 11/01/96).
Art. 7º. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 8º. Revogam-se as disposições em contrário.
Brasília, em 30 de setembro de 1985
66
Presidência da República
Casa Civil Subchefia para Assuntos Jurídicos
DECRETO Nº 4.176, DE 28 DE MARÇO DE 2002
Estabelece normas e diretrizes para a elaboração, a redação, a alteração, a consolidação e o encaminhamento ao Presidente da República de projetos de atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo Federal, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere o art. 84, incisos IV e VI, alínea "a", da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei Complementar n
o
95, de 26 de fevereiro de 1998,
DECRETA:
Objeto e Âmbito de Aplicação
Art. 1o Este Decreto estabelece normas e diretrizes para a elaboração, a redação, a
alteração e a consolidação de atos normativos a serem encaminhados ao Presidente da República pelos Ministérios e órgãos da estrutura da Presidência da República.
Parágrafo único. Consideram-se atos normativos para efeitos deste Decreto as leis, as medidas provisórias e os decretos.
TÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES REGULAMENTARES
Capítulo I
DA NUMERAÇÃO DOS ATOS NORMATIVOS
Leis
Art. 2o As leis complementares, ordinárias e delegadas terão numeração seqüencial em
continuidade às séries iniciadas em 1946.
Medidas Provisórias
Art. 3o As medidas provisórias terão numeração seqüencial, iniciada a partir da
publicação da Emenda Constitucional no 32, de 11 de setembro de 2001.
Decretos
Art. 4o Somente os decretos de caráter normativo terão numeração, que se dará
seqüencialmente em continuidade às séries iniciadas em 1991.
67
§ 1o Os decretos pessoais e os de provimento ou de vacância de cargo público serão
identificados apenas pela data.
§ 2o Os demais decretos serão identificados pela data e pela ementa, elaborada na forma
do art. 6o.
Capítulo II
DA ELABORAÇÃO, DA ARTICULAÇÃO, DA REDAÇÃO E DA
ALTERAÇÃO DOS ATOS NORMATIVOS
Seção I
Das Regras Gerais de Elaboração
Estrutura
Art. 5o O projeto de ato normativo será estruturado em três partes básicas:
I - parte preliminar, com a epígrafe, a ementa, o preâmbulo, o enunciado do objeto e a indicação do âmbito de aplicação das disposições normativas;
II - parte normativa, com as normas que regulam o objeto definido na parte preliminar; e
III - parte final, com as disposições sobre medidas necessárias à implementação das normas constantes da parte normativa, as disposições transitórias, se for o caso, a cláusula de vigência e a cláusula de revogação, quando couber.
Art. 6o A ementa explicitará, de modo conciso e sob a forma de título, o objeto do ato
normativo.
Objeto e Assunto
Art. 7o O primeiro artigo do texto do projeto indicará o objeto e o âmbito de aplicação do
ato normativo a ser editado.
§ 1o O âmbito de aplicação do ato normativo será estabelecido de forma específica, em
conformidade com o conhecimento técnico ou científico da área respectiva.
§ 2o O projeto de ato normativo terá um único objeto, exceto quando se tratar de projeto
de codificação.
§ 3o Os projetos de atos normativos não conterão matéria estranha ao objeto a que visa
disciplinar, ou a este não vinculado por afinidade, pertinência ou conexão.
Art. 8o Idêntico assunto não será disciplinado por mais de um projeto de ato normativo da
mesma espécie, salvo quando um se destinar, por remissão expressa, a complementar o outro, considerado básico.
Art. 9o Evitar-se-á projeto de ato normativo de caráter independente quando existir em
vigor ato normativo que trate do mesmo assunto.
Parágrafo único. Na hipótese do caput será preferível a inclusão dos novos dispositivos no texto do ato normativo em vigor.
68
Autorização Legislativa
Art. 10. O projeto de lei não estabelecerá autorização legislativa pura ou incondicionada.
Lei Penal
Art. 11. O projeto de lei penal manterá a harmonia da legislação em vigor sobre a matéria, mediante:
I - a compatibilização das novas penas com aquelas já existentes, tendo em vista os bens jurídicos protegidos e a semelhança dos tipos penais descritos; e
II - a definição clara e objetiva de crimes.
Parágrafo único. A formulação de normas penais em branco deverá ser evitada.
Lei Tributária
Art. 12. No projeto de lei ou de medida provisória que institua ou majore tributo, serão observados os princípios da irretroatividade e da anterioridade tributárias, estabelecidos, respectivamente, nas alíneas "a" e "b" do inciso III do art. 150 da Constituição.
Parágrafo único. O disposto no caput, quanto ao princípio da anterioridade tributária, não se aplicará aos projetos que visem à majoração dos impostos previstos nos arts. 153, incisos I, II, IV e V, e 154, inciso II, da Constituição.
Art. 13. No projeto de lei ou de medida provisória que institua ou majore contribuição social, incluir-se-á dispositivo com a previsão de cobrança do tributo somente após noventa dias da data da publicação do ato normativo.
Art. 14. No projeto de lei ou de medida provisória que institua ou majore taxa, o valor do tributo deverá ser proporcional ao custo do serviço público prestado ao contribuinte ou posto à sua disposição.
Lei Processual
Art. 15. As manifestações da Advocacia-Geral da União serão obrigatórias quando se tratar de projeto de lei processual.
Regulamentação de Lei ou de Medida Provisória
Art. 16. Os projetos de atos normativos regulamentares não estabelecerão normas que ampliem ou reduzam o âmbito de aplicação da lei ou da medida provisória a ser regulamentada ou que sejam estranhas ao seu objeto.
Decreto Autônomo
Art. 17. Serão disciplinadas exclusivamente por decretos as matérias sobre:
I - extinção de funções ou cargos públicos, quando vagos; e
II - organização e funcionamento da administração federal, quando não implicar aumento de despesa nem criação ou extinção de órgãos públicos.
§ 1o O projeto de decreto que dispuser sobre extinção de funções ou cargos públicos,
quando vagos, não disciplinará nenhuma outra matéria.
69
§ 2o O projeto de decreto que tratar da matéria referida no inciso II do caput não deverá
regulamentar disposições de lei ou de medida provisória.
§ 3o Quando impossível ou inconveniente a observância do disposto no § 2
o, os
dispositivos que tratam da matéria referida no inciso II do caput serão separados daqueles que têm natureza regulamentar e agrupados por meio de especificação temática do seu conteúdo.
Remissão a Normas
Art. 18. A remissão a normas de outros atos normativos far-se-á, de preferência, mediante explicitação mínima de seu conteúdo e não apenas por meio da citação do dispositivo.
Vigência e Contagem de Prazo
Art. 19. O texto do projeto indicará de forma expressa a vigência do ato normativo.
§ 1o A cláusula "entra em vigor na data de sua publicação" somente será utilizada nos
projetos de ato normativo de menor repercussão.
§ 2o Nos projetos de ato normativo de maior repercussão, será:
I - estabelecido período de vacância razoável para que deles se tenha amplo conhecimento; e
II - utilizada a cláusula "esta lei entra em vigor após decorridos (o número de) dias de sua publicação oficial".
Art. 20. A contagem do prazo para entrada em vigor dos atos normativos que estabeleçam período de vacância far-se-á incluindo a data da publicação e o último dia do prazo, entrando em vigor no dia subseqüente à sua consumação integral.
Cláusula de Revogação
Art. 21. A cláusula de revogação relacionará, de forma expressa, todas as disposições que serão revogadas com a entrada em vigor do ato normativo proposto.
Seção II
Da Articulação
Art. 22. Os textos dos projetos de ato normativo observarão as seguintes regras:
I - a unidade básica de articulação é o artigo, indicado pela abreviatura "Art.", seguida de numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhada de ponto, a partir do décimo;
II - a numeração do artigo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traços ou outros sinais;
III - o texto do artigo inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto ou, nos casos em que se desdobrar em incisos, com dois-pontos;
IV - o artigo desdobra-se em parágrafos ou em incisos e o parágrafo, em incisos;
V - o parágrafo único de artigo é indicado pela expressão "Parágrafo único", seguida de ponto e separada do texto normativo por dois espaços em branco;
70
VI - os parágrafos de artigo são indicados pelo símbolo "§", seguido de numeração ordinal até o nono e cardinal, acompanhada de ponto, a partir do décimo;
VII - a numeração do parágrafo é separada do texto por dois espaços em branco, sem traços ou outros sinais;
VIII - o texto do parágrafo único e dos parágrafos inicia-se com letra maiúscula e termina com ponto ou, nos casos em que se desdobrar em incisos, com dois-pontos;
IX - os incisos são indicados por algarismos romanos seguidos de hífen, o qual é separado do algarismo e do texto por um espaço em branco;
X - o texto do inciso inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina com:
a) ponto-e-vírgula;
b) dois pontos, quando se desdobrar em alíneas; ou
c) ponto, caso seja o último;
XI - o inciso desdobra-se em alíneas, indicadas com letra minúscula seguindo o alfabeto e acompanhada de parêntese, separado do texto por um espaço em branco;
XII - o texto da alínea inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina com:
a) ponto-e-vírgula;
b) dois pontos, quando se desdobrar em itens; ou
c) ponto, caso seja a última e anteceda artigo ou parágrafo;
XIII - a alínea desdobra-se em itens, indicados por algarismos arábicos, seguidos de ponto e separados do texto por um espaço em branco;
XIV - o texto do item inicia-se com letra minúscula, salvo quando se tratar de nome próprio, e termina com:
a) ponto-e-vírgula; ou
b) ponto, caso seja o último e anteceda artigo ou parágrafo;
XV - o agrupamento de artigos pode constituir subseção; o de subseções, seção; o de seções, capítulo; o de capítulos, título; o de títulos, livro; e o de livros, parte;
XVI - os capítulos, os títulos, os livros e as partes são grafados em letras maiúsculas e identificados por algarismos romanos;
XVII - a parte pode subdividir-se em parte geral e parte especial, ou em partes expressas em numeral ordinal, por extenso;
XVIII - as subseções e seções são indicadas por algarismos romanos, grafadas em letras minúsculas e postas em negrito;
71
XIX - os agrupamentos referidos no inciso XV podem também ser subdivididos em "Disposições Preliminares", "Disposições Gerais", "Disposições Finais" e "Disposições Transitórias";
XX - utiliza-se um espaço simples entre capítulos, seções, artigos, parágrafos, incisos, alíneas e itens;
XXI - o texto deve ter dezoito centímetros de largura, com margem esquerda de dois centímetros e direita de um, ser digitado em "Times New Roman", corpo 12, em papel de tamanho A4 (vinte e nove centímetros e quatro milímetros por vinte e um centímetros);
XXII - as palavras e as expressões em latim ou em outras línguas estrangeiras são grafadas em negrito;
XXIII - a epígrafe, formada pelo título designativo da espécie normativa e pela data de promulgação, é grafada em letras maiúsculas, sem negrito, de forma centralizada; e
XXIV - a ementa é alinhada à direita, com nove centímetros de largura.
Seção III
Da Redação
Art. 23. As disposições normativas serão redigidas com clareza, precisão e ordem lógica, observado o seguinte:
I - para a obtenção da clareza:
a) usar as palavras e as expressões em seu sentido comum, salvo quando a norma versar sobre assunto técnico, hipótese em que se pode empregar a nomenclatura própria da área em que se está legislando;
b) usar frases curtas e concisas;
c) construir as orações na ordem direta, evitando preciosismo, neologismo e adjetivações dispensáveis;
d) buscar a uniformidade do tempo verbal em todo o texto das normas legais, de preferência o tempo presente ou o futuro simples do presente; e
e) usar os recursos de pontuação de forma judiciosa, evitando os abusos de caráter estilístico;
II - para a obtenção da precisão:
a) articular a linguagem, técnica ou comum, com clareza, de modo que permita perfeita compreensão do objetivo, do conteúdo e do alcance do ato normativo;
b) expressar a idéia, quando repetida no texto, por meio das mesmas palavras, evitando o emprego de sinonímia com propósito meramente estilístico;
c) evitar o emprego de expressão ou palavra que confira duplo sentido ao texto;
d) escolher termos que tenham o mesmo sentido e significado na maior parte do território nacional, evitando o uso de expressões locais ou regionais;
72
e) usar apenas siglas consagradas pelo uso, observado o princípio de que a primeira referência no texto seja acompanhada de explicitação de seu significado;
f) indicar, expressamente, o dispositivo objeto de remissão, por meio do emprego da abreviatura "art." seguida do correspondente número, ordinal ou cardinal;
g) utilizar as conjunções "e" ou "ou" no penúltimo inciso, alínea ou item, conforme a seqüência de dispositivos seja, respectivamente, cumulativa ou disjuntiva;
h) grafar por extenso quaisquer referências a números e percentuais, exceto data, número de ato normativo e casos em que houver prejuízo para a compreensão do texto;
i) expressar valores monetários em algarismos arábicos, seguidos de sua indicação por extenso, entre parênteses;
j) empregar nas datas as seguintes formas:
1. 4 de março de 1998 e não 04 de março de 1998; e
2. 1o de maio de 1998 e não 1 de maio de 1998;
l) grafar a remissão aos atos normativos das seguintes formas:
1. Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990, na ementa, no preâmbulo, na primeira
remissão e na cláusula de revogação; e
2. Lei no 8.112, de 1990, nos demais casos; e
m) grafar a indicação do ano sem o ponto entre as casas do milhar e da centena;
III - para a obtenção da ordem lógica:
a) reunir sob as categorias de agregação – subseção, seção, capítulo, título e livro – apenas as disposições relacionadas com a matéria nelas especificada;
b) restringir o conteúdo de cada artigo a um único assunto ou princípio;
c) expressar por meio dos parágrafos os aspectos complementares à norma enunciada no caput do artigo e as exceções à regra por este estabelecida; e
d) promover as discriminações e enumerações por meio dos incisos, das alíneas e dos itens.
Seção IV
Da Alteração
Art. 24. A alteração de atos normativos far-se-á mediante:
I - reprodução integral em um só texto, quando se tratar de alteração considerável;
II - revogação parcial; ou
III - substituição, supressão ou acréscimo de dispositivo.
Parágrafo único. Nas hipóteses do inciso III, serão observadas as seguintes regras:
73
I - a numeração dos dispositivos alterados não pode ser modificada;
II - é vedada toda renumeração de artigos e de unidades superiores a artigo, referidas no inciso XV do art. 22, devendo ser utilizados, separados por hífen, o número do artigo ou da unidade imediatamente anterior e as letras maiúsculas, em ordem alfabética, tantas quantas forem necessárias para identificar os acréscimos;
III - é permitida a renumeração de parágrafos, incisos, alíneas e itens, desde que seja inconveniente o acréscimo da nova unidade ao final da seqüência;
IV - é vedado o aproveitamento de número ou de letra de dispositivo revogado, vetado, declarado inconstitucional pelo Supremo Tribunal Federal ou cuja execução tenha sido suspensa pelo Senado Federal com fundamento no art. 52, inciso X, da Constituição;
V - nas publicações subseqüentes do texto integral do ato normativo, o número ou a letra de dispositivo revogado, vetado, declarado inconstitucional ou cuja execução tenha sido suspensa devem ser acompanhados tão-somente das expressões "revogado", "vetado", "declarado inconstitucional, em controle concentrado, pelo Supremo Tribunal Federal", ou "execução suspensa pelo Senado Federal, na forma do art. 52, X, da Constituição Federal";
VI - nas hipóteses do inciso V, devem ser inseridas na publicação notas de rodapé explicitando o dispositivo e a lei de revogação, a mensagem de veto do Presidente da República, a decisão declaratória de inconstitucionalidade proferida pelo Supremo Tribunal Federal ou a resolução de suspensão da execução do dispositivo editada pelo Senado Federal; e
VII - o artigo com alteração de redação, supressão ou acréscimo no caput ou em seus desdobramentos deve ser identificado, somente ao final da última unidade, com as letras "NR" maiúsculas, entre parênteses.
Art. 25. O projeto que alterar significativamente ato normativo existente conterá, ao final de seu texto, artigo determinando a republicação do ato normativo alterado, com as modificações nele realizadas desde a sua entrada em vigor.
Capítulo III
DA CONSOLIDAÇÃO DOS ATOS NORMATIVOS
Definição de Consolidação da Legislação Federal
Art. 26. As leis federais serão reunidas em codificações e consolidações, compostas por volumes com as matérias conexas ou afins, constituindo em seu todo a Consolidação da Legislação Federal.
Parágrafo único. A consolidação consistirá na reunião de todas as leis pertinentes a determinada matéria em um único diploma legal, com a revogação formal das leis incorporadas à consolidação e sem modificação do alcance nem interrupção da força normativa dos dispositivos consolidados.
Alterações Admitidas
Art. 27. Preservado o conteúdo normativo original dos dispositivos consolidados, os projetos de lei de consolidação conterão apenas as seguintes alterações:
I - introdução de novas divisões do texto legal básico;
II - diferente colocação e numeração dos artigos consolidados;
74
III - fusão de dispositivos repetitivos ou de valor normativo idêntico;
IV - atualização da denominação de órgãos e de entidades da Administração Pública Federal;
V - atualização de termos e de modos de escrita antiquados;
VI - atualização do valor de multas e de penas pecuniárias, com base em indexador padrão;
VII - eliminação de ambigüidades decorrentes do mau uso do vernáculo;
VIII - homogeneização terminológica do texto;
IX - supressão de dispositivos declarados inconstitucionais pelo Supremo Tribunal Federal, observada, no que couber, a suspensão pelo Senado Federal de execução de dispositivos, na forma do art. 52, inciso X, da Constituição;
X - supressão de dispositivos não recepcionados pela Constituição em vigor;
XI - declaração expressa de revogação de dispositivos implicitamente revogados por leis posteriores; e
XII - declaração expressa de revogação de dispositivos de leis temporárias cuja vigência tenha expirado.
§ 1o As providências a que se referem os incisos IX, X, XI e XII serão expressamente
fundamentadas, com a indicação precisa das fontes de informação que lhes serviram de base.
§ 2o Os dispositivos de leis temporárias ainda em vigor à época da consolidação serão
incluídos na parte das disposições transitórias.
Art. 28. Admitir-se-á projeto de lei de consolidação destinado exclusivamente à:
I - declaração de revogação de leis e de dispositivos implicitamente revogados ou cuja eficácia ou validade encontre-se completamente prejudicada; ou
II - inclusão de dispositivos ou diplomas esparsos em leis preexistentes, revogando-se as disposições assim consolidadas nos termos do parágrafo único do art. 26.
Matriz de Consolidação
Art. 29. Considera-se matriz de consolidação a lei geral básica, à qual se integrarão os demais atos normativos de caráter extravagante que disponham sobre matérias conexas ou afins àquela disciplinada na matriz.
Art. 30. Leis complementares e leis ordinárias não poderão ser consolidadas em uma mesma matriz.
Medida Provisória
Art. 31. Não serão objeto de consolidação as medidas provisórias ainda não convertidas em lei.
Decretos
75
Art. 32. Na consolidação dos decretos observar-se-á o disposto nos arts. 27 e 28.
TÍTULO II
DAS DISPOSIÇÕES AUTÔNOMAS
Capítulo I
DA COMPETÊNCIA PARA PROPOR E PARA EXAMINAR
OS PROJETOS DE ATOS NORMATIVOS
Órgãos Proponentes
Art. 33. Compete aos Ministérios e aos órgãos da estrutura da Presidência da República a proposição de atos normativos, observadas as suas respectivas áreas de competências.
Casa Civil da Presidência da República
Art. 34. Compete à Casa Civil da Presidência da República:
I - examinar a constitucionalidade, a legalidade, o mérito, a oportunidade e a conveniência política das propostas de projeto de ato normativo;
II - decidir sobre a ampla divulgação de texto básico de projeto de ato normativo de especial significado político ou social, até mesmo por meio da Rede Mundial de Computadores ou mediante a realização de audiência pública, tudo com o objetivo de receber sugestões de órgãos, entidades ou pessoas;
III - supervisionar a elaboração dos projetos de atos normativos e, no tocante à iniciativa do Poder Executivo, solicitar a participação dos órgãos competentes nos casos de:
a) declaração de inconstitucionalidade, pelo Supremo Tribunal Federal, em ação direta de inconstitucionalidade por omissão; e
b) deferimento de mandado de injunção pelo Supremo Tribunal Federal;
IV - na hipótese de regulamentação exigida por lei, instar os Ministérios e os órgãos da estrutura da Presidência da República ao cumprimento dessa determinação; e
V - zelar pela fiel observância dos preceitos deste Decreto, podendo devolver aos órgãos de origem os atos em desacordo com as suas normas.
Análise de Mérito
Art. 35. Compete à Subchefia de Coordenação da Ação Governamental da Casa Civil:
I - examinar os projetos quanto ao mérito, à oportunidade e à conveniência política, mesmo no tocante à compatibilização da matéria neles tratada com as políticas e diretrizes estabelecidas pelas Câmaras do Conselho de Governo;
II - articular com os órgãos interessados para os ajustes necessários nos projetos de atos normativos; e
76
III - solicitar informações, quando julgar conveniente, a outros Ministérios e a órgãos da Administração Pública Federal, para instruir o exame dos atos normativos sujeitos à apreciação do Presidente da República.
Parágrafo único. No caso do inciso III, os Ministérios e os órgãos da Administração Pública Federal que não participaram da elaboração do projeto deverão examinar a matéria objeto da consulta, impreterivelmente, no prazo fixado pela Subchefia de Coordenação da Ação Governamental da Casa Civil, sob pena de concordância tácita com a proposta de ato normativo.
Análise Jurídica
Art. 36. Compete à Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil emitir parecer final sobre a constitucionalidade e legalidade dos projetos de ato normativo, observadas as atribuições do Advogado-Geral da União previstas no art. 4
o da Lei Complementar n
o 73, de 10
de fevereiro de 1993.
Capítulo II
DO ENCAMINHAMENTO E DO EXAME DOS PROJETOS DE ATO NORMATIVO
Encaminhamento de Projetos
Art. 37. As propostas de projetos de ato normativo serão encaminhadas à Casa Civil por meio eletrônico, com observância do disposto no Anexo I, mediante exposição de motivos do titular do órgão proponente, à qual se anexarão:
I - as notas explicativas e justificativas da proposição, em consonância com o Anexo II;
II - o projeto do ato normativo; e
III - o parecer conclusivo sobre a constitucionalidade, a legalidade e a regularidade formal do ato normativo proposto, elaborado pela Consultoria Jurídica ou pelo órgão de assessoramento jurídico do proponente.
§ 1o A exposição de motivos e o parecer jurídico conclusivo serão assinados
eletronicamente.
§ 2o A proposta que tratar de assunto relacionado a dois ou mais órgãos será elaborada
conjuntamente.
§ 3o Na hipótese do § 2
o e sem prejuízo do disposto no caput, os titulares dos órgãos
envolvidos assinarão a exposição de motivos, à qual se anexarão os pareceres conclusivos das Consultorias Jurídicas e dos órgãos de assessoramento jurídico de todos os proponentes.
§ 4o As Consultorias Jurídicas dos Ministérios manterão permanente interlocução com a
Consultoria-Geral da União na elaboração de projetos de atos normativos, inclusive enviando-lhe cópia dos projetos encaminhados à Casa Civil.
Exposições de Motivos
Art. 38. A exposição de motivos deverá:
I - justificar e fundamentar a edição do ato normativo, de tal forma que possibilite a sua utilização como defesa prévia em eventual argüição de inconstitucionalidade;
77
II - explicitar a razão de o ato proposto ser o melhor instrumento normativo para disciplinar a matéria;
III - apontar as normas que serão afetadas ou revogadas pela proposição;
IV - indicar a existência de prévia dotação orçamentária, quando a proposta demandar despesas; e
V - demonstrar, objetivamente, a relevância e a urgência no caso de projeto de medida provisória.
Projeto de Medida Provisória
Art. 39. Os projetos de medida provisória somente serão apreciados pela Presidência da República quando devidamente demonstradas a relevância e a urgência da matéria objeto da proposta.
Art. 40. Não será disciplinada por medida provisória matéria:
I - relativa a:
a) nacionalidade, cidadania, direitos políticos, partidos políticos e direito eleitoral;
b) direito penal, processual penal e processual civil;
c) organização do Poder Judiciário e do Ministério Público, a carreira e a garantia de seus membros; e
d) planos plurianuais, diretrizes orçamentárias, orçamento e créditos adicionais e suplementares, ressalvada a hipótese de abertura de crédito extraordinário, prevista no art. 167, § 3
o, da Constituição;
II - que vise a detenção ou seqüestro de bens, de poupança popular ou qualquer outro ativo financeiro;
III - reservada a lei complementar;
IV - já disciplinada em projeto de lei aprovado pelo Congresso Nacional e pendente de sanção ou veto do Presidente da República; e
V - que possa ser aprovada dentro dos prazos estabelecidos pelo procedimento legislativo de urgência previsto na Constituição.
§ 1o Caso se verifique demora na apreciação de projetos de lei de iniciativa do Poder
Executivo, poderá o órgão competente, configuradas a relevância e a urgência, propor a edição de medida provisória.
§ 2o É vedada a adoção de medida provisória na regulamentação de artigo da
Constituição cuja redação tenha sido alterada por meio de emenda promulgada a partir de 1o
de janeiro de 1995 até 11 de setembro de 2001.
Rejeição de Proposta
Art. 41. O ato normativo, objeto de parecer contrário da Casa Civil quanto à legalidade, à constitucionalidade ou ao mérito, será devolvido ao órgão de origem com a justificativa do não-seguimento da proposta.
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Capítulo III
DAS COMISSÕES E DO PROCEDIMENTO
DE CONSOLIDAÇÃO DOS ATOS NORMATIVOS
Coordenação das Consolidações
Art. 42. Até o prazo de trinta dias a contar da publicação deste Decreto, o Chefe da Casa Civil instituirá Grupo Executivo de Consolidação dos Atos Normativos, com a atribuição de coordenar e implementar os trabalhos de consolidação dos atos normativos no âmbito do Poder Executivo.
§ 1o O Grupo Executivo de que trata o caput:
I - terá como supervisor o Subchefe para Assuntos Jurídicos da Casa Civil; e
II - será composto por, no mínimo, cinco membros.
§ 2o O Grupo Executivo terá como coordenador-executivo um bacharel em Direito em
exercício na Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil e um de seus membros será integrante de carreira jurídica da Advocacia-Geral da União.
§ 3o Os membros do Grupo Executivo terão dedicação exclusiva à coordenação e à
implementação dos trabalhos de consolidação dos atos normativos, sendo-lhes assegurado pela Casa Civil o apoio técnico e administrativo necessário para o cumprimento de suas atribuições.
Comissões Permanentes de Consolidação e Revisão de Atos Normativos
Art. 43. Até o prazo de trinta dias a contar da publicação deste Decreto, os Ministérios e os órgãos da estrutura da Presidência da República instituirão Comissões Permanentes de Consolidação e Revisão de Atos Normativos, com a atribuição de proceder ao levantamento dos atos normativos pertinentes à sua esfera de atuação e das entidades a eles vinculadas, com vistas a consolidar os textos legais.
§ 1o As Comissões Permanentes de Consolidação e Revisão de Atos Normativos serão
compostas por, no mínimo, quatro membros, terão como coordenador um bacharel em Direito e um de seus membros será integrante de carreira jurídica da Advocacia-Geral da União.
§ 2o Nos Ministérios, o coordenador será escolhido entre os bacharéis em Direito em
exercício na respectiva Consultoria Jurídica.
§ 3o A Comissão Permanente de Consolidação e Revisão de Atos Normativos do
Ministério da Justiça, além das matérias que lhe são diretamente afetas, terá competência residual para todas as matérias legais não incluídas na esfera específica dos demais Ministérios e dos órgãos da estrutura da Presidência da República.
§ 4o Observado o disposto no caput e no § 1
o, as autarquias, fundações e empresas
públicas instituirão Subcomissões Permanentes de Consolidação e Revisão de Atos Normativos, cujos trabalhos serão submetidos às Comissões Permanentes de Consolidação e Revisão de Atos Normativos dos Ministérios e dos órgãos da estrutura da Presidência da República aos quais estão vinculadas.
§ 5o Os membros das Comissões e das Subcomissões de que trata este artigo deverão
dedicar-se exclusivamente aos trabalhos de consolidação dos atos normativos.
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§ 6o Constatada a necessidade de alteração de mérito na legislação vigente, a Comissão
Permanente de Consolidação e Revisão de Atos Normativos do respectivo Ministério ou órgão da estrutura da Presidência da República proporá o encaminhamento de projeto de lei específico e independente do projeto de consolidação.
Comissões de Especialistas
Art. 44. Poderá ser instituída comissão de especialistas, escolhidos entre juristas de notável conhecimento sobre determinada área, para elaborar projetos de consolidação em matérias que exijam maior nível de especialização.
Comissões Mistas
Art. 45. Para a consolidação de leis que estejam na esfera de atuação de dois ou mais Ministérios ou órgãos da estrutura da Presidência da República, o Grupo Executivo de Consolidação dos Atos Normativos da Casa Civil definirá a competência para a realização do trabalho de consolidação ou a instituição de grupo de trabalho misto, podendo ser desmembrada a lei de uso interministerial, para aglutinação em diferentes matrizes de consolidação, conforme a matéria específica a ser tratada.
Encaminhamento dos Projetos de Lei de Consolidação
Art. 46. As Comissões e as Subcomissões Permanentes de Consolidação e Revisão de Atos Normativos realizarão os trabalhos de consolidação de acordo com os parâmetros, os prazos e a apresentação gráfica definidos pelo Grupo Executivo de Consolidação dos Atos Normativos da Casa Civil.
§ 1o Após a conclusão dos trabalhos de consolidação, serão eles encaminhados, com a
respectiva exposição de motivos, ao Grupo Executivo de Consolidação dos Atos Normativos da Casa Civil, para revisão final.
§ 2o Realizada a revisão final, o Grupo Executivo de Consolidação dos Atos Normativos
submeterá o trabalho de consolidação à Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, para emissão de parecer final sobre a matéria.
Fundamentação dos Projetos de Consolidação
Art. 47. Ao projeto de consolidação será anexada a fundamentação de todas as supressões ou alterações realizadas nos textos dos atos normativos consolidados.
Art. 48. A justificação básica das alterações indicará:
I - o dispositivo da lei posterior que revogou expressamente a lei anterior;
II - o dispositivo da lei posterior que estaria em conflito com a lei anterior, revogando-a implicitamente;
III - o dispositivo da Constituição em vigor que estaria em conflito com a lei anterior, revogando-a implicitamente;
IV - a decisão do Supremo Tribunal Federal que declarou a inconstitucionalidade ou a revogação de dispositivo de lei;
V - a resolução do Senado Federal que suspendeu a execução de lei na forma do art. 52, inciso X, da Constituição; e
VI - as medidas provisórias ainda não convertidas que tratam da matéria consolidada.
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Solução de Controvérsias pela Advocacia-Geral da União
Art. 49. As controvérsias existentes sobre a constitucionalidade ou a revogação tácita de dispositivos legais objeto de consolidação serão submetidas à Advocacia-Geral da União.
Consulta Pública e Encaminhamento dos Projetos de Consolidação
Art. 50. A critério do Chefe da Casa Civil, as matrizes de consolidação de leis federais já concluídas poderão ser divulgadas para consulta pública, por meio da Rede Mundial de Computadores, pelo prazo máximo de trinta dias.
Parágrafo único. Findo o prazo da consulta pública e após a análise das sugestões recebidas, a versão final do projeto de consolidação será encaminhada ao Congresso Nacional.
Consolidação de Decretos
Art. 51. Concluída a consolidação dos decretos, a Casa Civil fará publicar no Diário Oficial da União a relação dos decretos em vigor.
Capítulo IV
DA SANÇÃO E DO VETO DE PROJETO DE LEI
Art. 52. Na apreciação de projetos de lei, enviados pelo Congresso Nacional ao Presidente da República para sanção, compete à Secretaria de Assuntos Parlamentares da Secretaria-Geral da Presidência da República solicitar aos Ministérios e aos demais órgãos da Administração Pública Federal as informações que julgar convenientes, para instruir o exame do projeto.
§ 1o Salvo determinação em contrário, os Ministérios e demais órgãos da Administração
Pública Federal examinarão o pedido de informações no prazo máximo de dez dias.
§ 2o Quando necessárias informações do Poder Judiciário e do Ministério Público,
compete ao Chefe da Casa Civil da Presidência da República solicitá-las, com indicação da data em que a proposta de sanção ou veto deve ser apresentada ao Presidente da República.
§ 3o A proposição de veto por inconstitucionalidade será fundamentada em afronta
flagrante e inequívoca à Constituição.
§ 4o A Secretaria de Assuntos Parlamentares da Secretaria-Geral da Presidência da
República encaminhará à Advocacia-Geral da União cópia dos projetos de lei referidos no caput.
Capítulo V
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
Comissões Autorizadas pelo Presidente da República
Art. 53. A criação de delegações, comissões, comitês ou grupos de trabalho, que dependa de autorização ou aprovação do Presidente da República, far-se-á:
I - mediante exposição de motivos; ou
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II - por decreto, nos casos de a criação ter sido determinada em lei ou em despacho do Presidente da República.
§ 1o A exposição de motivos, devidamente fundamentada e instruída com os anexos,
indicará:
I - a autoridade encarregada de presidir ou de coordenar os trabalhos;
II - a composição do colegiado; e
III - quando for o caso, os membros, o órgão encarregado de prestar apoio administrativo, a autoridade encarregada de estabelecer o regimento interno ou as normas de funcionamento, o custeio das despesas e o prazo de duração dos trabalhos.
§ 2o Terminado o prazo para a conclusão dos trabalhos, será obrigatória a apresentação
de relatório circunstanciado das atividades desenvolvidas à Casa Civil ou à Câmara do Conselho de Governo de que trata o § 4
o.
§ 3o O decreto de criação dos colegiados referidos no caput não será numerado e
conterá as indicações referidas no § 1o.
§ 4o As comissões, comitês ou grupos de trabalho serão vinculados a uma Câmara do
Conselho de Governo sempre que tiverem por finalidade a elaboração de proposta de diretrizes e políticas públicas, ou a ação integrada de órgãos do governo.
§ 5o É vedada a divulgação, pelos membros dos colegiados criados na forma deste artigo,
das discussões em curso ou dos resultados finais dos trabalhos, sem a prévia anuência das autoridades que propuseram a sua criação.
§ 6o Será obrigatória a participação da Advocacia-Geral da União nas delegações,
comissões, comitês ou grupos de trabalho criados com a finalidade de elaborar sugestões ou propostas de atos normativos da competência ou iniciativa do Presidente da República.
§ 7o A participação de delegações, comissões, comitês ou grupos de trabalho na
elaboração de propostas de atos normativos terminará com a apresentação dos trabalhos à autoridade que os tenha criado, os quais serão recebidos como sugestões, podendo ser aceitos, no todo ou em parte, alterados ou não considerados pela respectiva autoridade ou seus superiores, independentemente de notificação ou consulta aos seus autores.
§ 8o Serão considerados relevantes os serviços prestados pelos membros dos colegiados
referidos neste artigo.
Comissões para Elaboração de Projetos de Lei
Art. 54. É facultada aos Ministérios e aos órgãos da estrutura da Presidência da República a criação de comissões de especialistas para elaboração de projetos de atos normativos.
§ 1o O trabalho das comissões poderá ser acolhido, no todo ou em parte, ou alterado pela
autoridade que os criou.
§ 2o Às comissões aplica-se o disposto nos §§ 5
o e 6
o do art. 53.
Divulgação de Projetos
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Art. 55. Compete à Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil divulgar, por meio da Rede Mundial de Computadores, os textos das medidas provisórias em vigor, da legislação básica e dos projetos de consolidação elaborados.
Art. 56. Compete à Secretaria de Assuntos Parlamentares da Secretaria-Geral da Presidência da República divulgar, por intermédio da Rede Mundial de Computadores, os projetos de lei de iniciativa do Poder Executivo em tramitação no Congresso Nacional.
Republicação de Decretos
Art. 57. O Chefe da Casa Civil fica autorizado a ordenar a republicação de decretos:
I - que tenham sofrido sucessivas alterações de comandos normativos, com o fim de facilitar o conhecimento de seu conteúdo integral; ou
II - regulamentadores de medidas provisórias que tenham sido convertidas em lei, para atualizar a sua fundamentação e as suas remissões.
Retificação
Art. 58. A correção de erro material que não afete a substância do ato singular de caráter pessoal far-se-á mediante apostila.
Elaboração dos Demais Atos Normativos do Poder Executivo
Art. 59. As disposições deste Decreto aplicam-se, no que couber, à elaboração dos demais atos normativos de competência dos órgãos do Poder Executivo.
Manual de Redação da Presidência da República
Art. 60. As regras do Manual de Redação da Presidência da República aplicam-se, no que couber, à elaboração dos atos normativos de que trata este Decreto.
Disposições Transitórias
Art. 61. Enquanto não constituído o Grupo Executivo de Consolidação dos Atos Normativos de que trata o art. 42, as suas atribuições serão exercidas pela Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil.
Art. 62. Enquanto não constituídas as Comissões e as Subcomissões Permanentes de Consolidação e Revisão de Atos Normativos de que trata o art. 43, as suas atribuições serão exercidas pelas Comissões de Consolidação e Revisão de Atos Normativos criadas pelos Ministérios e pelos órgãos da estrutura da Presidência da República.
Vigência
Art. 63. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Revogações
Art. 64. Ficam revogados os Decretos nos
2.954, de 29 de janeiro de 1999, 3.495, de 30 de maio de 2000, 3.585, de 5 de setembro de 2000, 3.723, de 10 de janeiro de 2001, e 3.930, de 19 de setembro de 2001.
Brasília, 28 de março de 2002; 181o da Independência e 114
o da República.
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FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente
Este texto não substitui o publicado no D.O.U. 1.4.2002
ANEXO I
QUESTÕES QUE DEVEM SER ANALISADAS NA ELABORAÇÃO DE ATOS
NORMATIVOS NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO
1. Deve ser tomada alguma providência?
1.1. Qual o objetivo pretendido?
1.2. Quais as razões que determinaram a iniciativa?
1.3. Neste momento, como se apresenta a situação no plano fático e no plano jurídico?
1.4. Que falhas ou distorções foram identificadas?
1.5. Que repercussões tem o problema que se apresenta no âmbito da economia, da ciência, da técnica e da jurisprudência?
1.6. Qual é o conjunto de destinatários alcançados pelo problema, e qual o número de casos a resolver?
1.7. O que poderá acontecer se nada for feito? (Exemplo: o problema tornar-se-á mais grave? Permanecerá estável? Poderá ser superado pela própria dinâmica social, sem a intervenção do Estado? Com que conseqüências?)
2. Quais as alternativas disponíveis?
2.1. Qual foi o resultado da análise do problema? Onde se situam as causas do problema? Sobre quais causas pode incidir a ação que se pretende executar?
2.2. Quais os instrumentos da ação que parecem adequados para alcançar os objetivos pretendidos, no todo ou em parte? (Exemplo: medidas destinadas à aplicação e execução de dispositivos já existentes; trabalhos junto à opinião pública; amplo entendimento; acordos; investimentos; programas de incentivo; auxílio para que os próprios destinatários alcançados pelo problema envidem esforços que contribuam para sua resolução; instauração de processo judicial com vistas à resolução do problema.)
2.3. Quais os instrumentos de ação que parecem adequados, considerando-se os seguintes aspectos:
desgaste e encargos para os cidadãos e a economia; eficácia (precisão, grau de probabilidade de consecução do objetivo pretendido); custos e despesas para o orçamento público; efeitos sobre o ordenamento jurídico e sobre metas já estabelecidas; efeitos colaterais e outras conseqüências; entendimento e aceitação por parte dos interessados e dos responsáveis pela
execução; possibilidade de impugnação no Judiciário.
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3. Deve a União tomar alguma providência? Dispõe ela de competência constitucional ou legal para fazê-lo?
3.1. Trata-se de competência privativa?
3.2. Tem-se caso de competência concorrente?
3.3. Na hipótese de competência concorrente, está a proposta formulada de modo que assegure a competência substancial do Estado-membro?
3.4. A proposta não apresenta formulação extremamente detalhada que acaba por exaurir a competência estadual?
3.5. A matéria é de fato de iniciativa do Poder Executivo? Ou estaria ela afeta à iniciativa exclusiva do Supremo Tribunal Federal, dos Tribunais Superiores ou do Procurador-Geral da República?
4. Deve ser proposta edição de lei?
4.1. A matéria a ser regulada está submetida ao princípio da reserva legal?
4.2. Por que deve a matéria ser regulada pelo Congresso Nacional?
4.3. Se não for o caso de se propor edição de lei, deve a matéria ser disciplinada por decreto? Por que não seria suficiente portaria?
4.4. Existe fundamento legal suficiente para a edição de ato normativo secundário? Qual?
4.5. Destina-se a regra a atingir objetivo previsto na Constituição?
4.6. A disciplina proposta é adequada para consecução dos fins pretendidos?
4.7. A regra proposta é necessária ou seria suficiente fórmula menos gravosa?
4.8. A disciplina proposta não produz resultados intoleráveis ou insuportáveis para o destinatário?
5. Deve a lei ter prazo de vigência limitado?
5.1. É a lei necessária apenas por período limitado?
5.2. Não seria o caso de editar-se lei temporária?
6. Deve ser editada medida provisória?
6.1. Em se tratando de proposta de medida provisória, há justificativas plausíveis para a sua edição?
6.2. O que acontecerá se nada for feito? A proposta não poderia ser submetida ao Congresso em regime de urgência?
6.3. Trata-se de matéria que pode ser objeto de medida provisória, tendo em vista as vedações do § 1
o do art. 62 da Constituição?
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6.4. A medida provisória estaria regulamentando artigo da Constituição cuja redação tenha sido alterada por meio de emenda constitucional promulgada a partir de 1
o de janeiro de
1995 e até 11 de setembro de 2001 (art. 246 da Constituição)?
6.5. Estão caracterizadas a relevância e a urgência necessárias para ser editada medida provisória?
7. Deve ser tomada alguma providência neste momento?
7.1. Quais as situações-problema e os outros contextos correlatos que devem ainda ser considerados e pesquisados? Por que, então, deve ser tomada alguma providência neste momento?
7.2. Por que não podem ser aguardadas outras alterações necessárias, que se possam prever, para que sejam contempladas em um mesmo ato normativo?
8. A densidade que se pretende conferir ao ato normativo é a apropriada?
8.1. O projeto de ato normativo está isento de disposições programáticas?
8.2. É possível e conveniente que a densidade da norma (diferenciação e detalhamento) seja flexibilizada por fórmulas genéricas (tipificação e utilização de conceitos jurídicos indeterminados ou atribuição de competência discricionária)?
8.3. Podem os detalhes ou eventuais alterações ser confiados ao poder regulamentador do Estado ou da União?
8.4. A matéria já não teria sido regulada em outras disposições de hierarquia superior (regras redundantes que poderiam ser evitadas)? Por exemplo, em:
tratado aprovado pelo Congresso Nacional; lei federal (em relação a regulamento); regulamento (em relação a portaria).
8.5. Quais as regras já existentes que serão afetadas pela disposição pretendida? São regras dispensáveis?
9. As regras propostas afetam direitos fundamentais? As regras propostas afetam garantias constitucionais?
9.1. Os direitos de liberdade podem ser afetados?
Direitos fundamentais especiais podem ser afetados? Qual é o âmbito de proteção do direito fundamental afetado? O âmbito de proteção sofre restrição? A proposta preserva o núcleo essencial dos direitos fundamentais afetados? Cuida-se de direito individual submetido a simples reserva legal? Cuida-se de direito individual submetido a reserva legal qualificada? Qual seria o outro fundamento constitucional para a aprovação da lei (exemplo:
regulação de colisão de direitos)? A proposta não abusa de formulações genéricas (conceitos jurídicos indeterminados)? A fórmula proposta não se afigura extremamente casuística? Observou-se o princípio da proporcionalidade ou do devido processo legal substantivo? Pode o cidadão prever e aferir as limitações ou encargos que lhe poderão advir? As normas previstas preservam o direito ao contraditório e à ampla defesa no processo
judicial e administrativo?
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9.2. Os direitos de igualdade foram afetados?
Observaram-se os direitos de igualdade especiais (proibição absoluta de diferenciação)?
O princípio geral de igualdade foi observado? Quais são os pares de comparação? Os iguais foram tratados de forma igual e os desiguais de forma desigual? Existem razões que justifiquem as diferenças decorrentes ou da natureza das coisas
ou de outros fundamentos de índole objetiva? As diferenças existentes justificam o tratamento diferenciado? Os pontos em comum
legitimam o tratamento igualitário?
9.3. A proposta pode afetar situações consolidadas? Há ameaça de ruptura ao princípio de segurança jurídica?
Observou-se o princípio que determina a preservação de direito adquirido? A proposta pode afetar o ato jurídico perfeito? A proposta contém possível afronta à coisa julgada? Trata-se de situação jurídica suscetível de mudança (institutos jurídicos, situações
estatutárias, garantias institucionais)? Não seria recomendável a adoção de cláusula de transição entre o regime vigente e o
regime proposto?
9.4. Trata-se de norma de caráter penal?
A pena proposta é compatível com outras figuras penais existentes no ordenamento jurídico?
Tem-se agravamento ou melhoria da situação do destinatário da norma? Trata-se de pena mais grave? Trata-se de norma que propicia a despenalização da conduta? Eleva-se o prazo de prescrição do crime? A proposta ressalva expressamente a aplicação da lei nova somente aos fatos
supervenientes a partir de sua entrada em vigor?
9.5. Pretende-se instituir ou aumentar tributo? Qual é o fundamento constitucional?
A lei não afeta fatos geradores ocorridos antes de sua vigência (lei retroativa)? A cobrança de tributos vai-se realizar no mesmo exercício financeiro da publicação da
lei? O princípio da imunidade recíproca está sendo observado? As demais imunidades tributárias foram observadas? O projeto que institui contribuição social contém disposição que assegura o princípio da
anterioridade especial (cobrança apenas após noventa dias a contar da publicação)? O tributo que se pretende instituir não tem caráter confiscatório? Em se tratando de taxa, cuida-se de exação a ser cobrada em razão do exercício de
poder de polícia ou da prestação de serviço público específico e divisível prestados ou postos à disposição do contribuinte? Há equivalência razoável entre o custo da atividade estatal e a prestação cobrada?
10. O ato normativo corresponde às expectativas dos cidadãos e é inteligível para todos?
10.1. O ato normativo proposto será entendido e aceito pelos cidadãos?
10.2. As limitações à liberdade individual e demais restrições impostas são indispensáveis? Por exemplo:
proibições, necessidades de autorizações;
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comparecimento obrigatório perante autoridade; indispensabilidade de requerimento; dever de prestar informações; imposição de multas e penas; outras sanções.
10.3. Podem as medidas restritivas ser substituídas por outras?
10.4. Em que medida os requisitos necessários à formulação de pedidos perante autoridades poderia ser reduzido a um mínimo aceitável?
10.5. Podem os destinatários da norma entender o vocabulário utilizado, a organização e a extensão das frases e das disposições, a sistemática, a lógica e a abstração?
11. O ato normativo é exeqüível?
11.1. Por que não se renuncia a um novo sistema de controle por parte da administração?
11.2. As disposições podem ser aplicadas diretamente?
11.3. Podem as disposições administrativas que estabelecem normas de conduta ou proíbem determinadas práticas ser aplicadas com os meios existentes?
11.4. É necessário incluir disposições sobre proteção jurídica? Por que as disposições gerais não são suficientes?
11.5. Por que não podem ser dispensadas:
as regras sobre competência e organização? a criação de novos órgãos e comissões consultivas? a intervenção da autoridade? exigências relativas à elaboração de relatórios? outras exigências burocráticas?
11.6. Quais órgãos ou instituições que devem assumir a responsabilidade pela execução das medidas?
11.7. Com que conflitos de interesse pode-se prever que o executor das medidas ver-se-á confrontado?
11.8. Dispõe o executor das medidas da necessária discricionariedade?
11.9. Qual é a opinião das autoridades incumbidas de executar as medidas quanto à clareza dos objetivos pretendidos e à possibilidade de sua execução?
11.10. A regra pretendida foi submetida a testes sobre a possibilidade de sua execução com a participação das autoridades encarregadas de aplicá-la? Por que não? A que conclusão se chegou?
12. Existe uma relação equilibrada entre custos e benefícios?
12.1. Qual o ônus a ser imposto aos destinatários da norma (calcular ou, ao menos, avaliar a dimensão desses custos)?
12.2. Podem os destinatários da norma, em particular as pequenas e médias empresas, suportar esses custos adicionais?
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12.3. As medidas pretendidas impõem despesas adicionais ao orçamento da União, dos Estados e dos Municípios? Quais as possibilidades existentes para enfrentarem esses custos adicionais?
12.4. Procedeu-se à análise da relação custo-benefício? A que conclusão se chegou?
12.5. De que forma serão avaliados a eficácia, o desgaste e os eventuais efeitos colaterais do novo ato normativo após sua entrada em vigor?
ANEXO II (anexo publicado no D.O.U de 8.4.2002)
Anexo à Exposição de Motivos do (indicar nome do Ministério ou Secretaria da Presidência da República) n
o , de de de 20 .
1. Síntese do problema ou da situação que reclama providências
2. Soluções e providências contidas no ato normativo ou na medida proposta
3. Alternativas existentes às medidas propostas
Mencionar:
se há outro projeto do Executivo sobre a matéria; se há projetos sobre a matéria no Legislativo; outras possibilidades de resolução do problema.
4. Custos
Mencionar:
se a despesa decorrente da medida está prevista na lei orçamentária anual; se não, quais as alternativas para custeá-la;
se é o caso de solicitar-se abertura de crédito extraordinário, especial ou suplementar; valor a ser despendido em moeda corrente;
5. Razões que justificam a urgência (a ser preenchido somente se o ato proposto for medida provisória ou projeto de lei que deva tramitar em regime de urgência)
Mencionar:
se o problema configura calamidade pública; por que é indispensável a vigência imediata; se se trata de problema cuja causa ou agravamento não tenham sido previstos;
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se se trata de desenvolvimento extraordinário de situação já prevista.
6. Impacto sobre o meio ambiente (sempre que o ato ou medida proposta possa vir a tê-lo)
7. Alterações propostas
Texto atual Texto proposto
8. Síntese do parecer do órgão jurídico
Com base em avaliação do ato normativo ou da medida proposta à luz das questões levantadas no Anexo I.
Observação: A falta ou insuficiência das informações prestadas poderá acarretar, a critério da Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil, a devolução do projeto de ato normativo para que se complete o exame ou se reformule a proposta.