Ferramentas básicas para garantir a eficiência e os resultados do seu escritório

Você já pensou sobre a gestão do seu escritório hoje?

Em algum momento da sua carreira, você já parou para

pensar na importância de implantar uma gestão eficiente

dentro do seu escritório?

Se você respondeu sim e se já faz a gestão do seu

escritório, hoje será uma boa oportunidade para você

verificar se há alguma coisa que poderia ser

aperfeiçoada ou mesmo se há alguma coisa que você

poderia fazer diferente.

Se a resposta foi negativa, se você nunca parou para

pensar sobre o assunto, então você pode estar se

perguntando:

DE QUE FORMA A GESTÃO PODE AJUDAR NO MEU ESCRITÓRIO?

A gestão é uma ferramenta que vai agregar valor a sua marca

jurídica e que vai ajudar a destacar o seu escritório no mercado

concorrido e competitivo que temos hoje.

Para quem não faz uma gestão eficiente do seu escritório, e

também não está preocupado com a concorrência, pense no

seguinte panorama:

Segundo pesquisa publicada na Revista Visão Jurídica, hoje

existem 835 mil advogados no País, e a previsão é que este

número chegue a 1 milhão em 2018.

Atualmente, o número de inscritos para as três edições anuais do

Exame da Ordem, supera 100 mil candidatos/ano em todo o

País. Somente no Estado de São Paulo a prova é aplicada a

mais de 20 mil bacharéis.

Em notícia divulgada no site da OAB (agosto de 2014),

referente à matéria publicada no Jornal Valor

Econômico, o número de escritórios de advocacia na

época era de 20 mil escritórios. Devido às novas regras

de enquadramento no simples nacional, que facilitam a

regularização empresarial da atividade, a Ordem prevê

que até 2019 esse cresça seis vezes, passando dos 20

mil para 126 mil escritórios.

Diferenciação (FONTE: Sebrae)

Vale ressaltar a que a diferenciação é fundamental para

um escritório de advocacia. A diferenciação muitas vezes é

estabelecida pelo próprio currículo e portfolio doprofissional titular.

Especializações, mestrados e doutorados, bem como

publicação de artigos e participação em eventos do setor e

no meio acadêmico, agregam diferencial ao profissional e

consequentemente ao escritório.

Se tornar notório em sua especialidade ou área de atuação

ainda é uma das melhores estratégia para este segmento

profissional.

A estrutura física do escritório, o atendimento ao cliente e

outras amenidades, também irão promover a diferenciação

do negócio e devem ser exploradas estrategicamente.

Outro fato importante a ser levado em consideração quando

falamos em concorrência, é o fato de que os “novos profissionais”

(pessoas que estão se formando agora ou com pouco tempo de

formados), estão preocupados com a questão da gestão do seu

escritório, muito embora esta matéria não faça parte da grade

curricular.

Infelizmente, na faculdade de direito:

Não há uma matéria que ensine o advogado sobre como

montar o seu escritório (por exemplo, qual o melhor local - que

normalmente será de acordo com o perfil de clientes que o

profissional tem em mente).

Não há uma matéria que nos ensine a prospectar novos

clientes e mais, a cativar e fidelizar estes clientes;

Não há uma matéria que nos ensine a determinar qual é o tipo

de estrutura física que o escritório vai necessitar, mobiliário e

quais equipamentos são os mais adequados a nossa área de

atuação e ao perfil dos clientes que vamos atender.

Além destas questões outros aspectos também passam bem

longe dos bancos acadêmicos e que também fazem parte da

gestão:

- marketing jurídico

- gestão financeira

- gestão de pessoas

- controladoria jurídica

- planejamento

- precificação de honorários

- empreendedorismo...

É preciso que tenhamos em mente que o trabalho do advogado

não pode mais ser encarado como sendo simplesmente a boa e

velha “produção jurídica”, ou seja, atender o cliente, elaborar as

peças processuais, comparecer as audiências e propiciar o

andamento processual.

É importantíssimo que o profissional tenha em mente que, quem

não souber administrar o seu escritório como um negócio, como

uma empresa, já “sai perdendo” frente a concorrência.

Muitos profissionais não acreditam, mas a gestão é um dos

pilares mais importantes dentro de qualquer empresa e dentro do

seu escritório não é diferente. Uma gestão bem feita, muitas

vezes significa a diferença entre o sucesso e o fracasso.

Desta forma, uma das primeiras coisas que precisamos fazer, é

abandonar aqueles velhos e conhecidos pensamentos do tipo:

- ah, essa ideia de tratar o meu escritório como uma empresa

não funciona, isso não é para mim;

- eu administrei meu escritório “a minha vida toda” do meu jeito e

sempre deu certo;

- essa “coisa” de gestão não é para o meu escritório, isso é só

para escritório grande, que possui vários advogados, muitos

funcionários e que já possui notoriedade no mercado.

Esses são apenas alguns dos grandes erros que os profissionais

cometem, afinal, quem foi que disse para você que o seu

escritório não pode se tornar um grande escritório?

Quem disse que o seu escritório não pode ter notoriedade, como

tantos possuem?

Pense grande e sejagrande: porque otamanho do pensargera o tamanho dorealizar...

Contudo, o profissional não pode confundir o “pensar grande”

com o “viajar na maionese”, afinal é preciso ter os DOIS pés no

chão.

Portanto, não adianta pensar grande e ficar parado esperando

que as coisas aconteçam sozinhas ou que “caiam do céu”.

Se você não fizer nada, as coisas não vão acontecer.

Vamos deixar de lado o “mimimi”, as reclamações e lamentações

(a crise, o governo, o país, os impostos, etc) e vamos por “a mão

na massa”.

Se você focar apenas no problema, nunca vai achar a solução.

Dê o primeiro passo...

E você não estará mais no mesmo lugarDê o primeiro passo...E você não estará mais no mesmo lugar.

A PALAVRA CHAVE PARA UMA GESTÃO EFICAZ É A ORGANIZAÇÃO!

COMEÇE OTIMIZANDO O SEU TEMPO

Quem realmente tem interesse em profissionalizar o escritório, e

trata-lo como uma empresa, tem que parar com a desculpinha do

“não tenho tempo e não tenho dinheiro”.

Muito mais do que dinheiro, a gestão envolve tempo e dedicação.

E tempo, quando você se organiza, você encontra.

E como posso me organizar e encontrar o tempo necessário para

realizar a gestão?

Primeiramente você precisa se programar, você precisa de um

planejamento, e para isso é ideal que você tenha um local onde

possa fazer todas as anotações e observações necessárias.

Pode ser um caderno, uma agenda de papel ou, para aqueles

que gostam, um aplicativo no celular. Sugestão de aplicativos

gratuitos para celular e o mais importante, fáceis de manusear:

“WUNDERLIST” ou ainda o “EVERNOTE”.

O importante é que você tenha facilidade de utilizar a ferramenta

que escolher em qualquer lugar, a qualquer hora e que ela se

adapte ao seu dia a dia.

É interessante que você comece organizando suas tarefas. Por

exemplo: planeje o dia seguinte, no final do dia anterior.

Começar bem o seu dia, com tranquilidade, organização e

planejamento é muito mais interessante do que começar

estressado, porque esqueceu algum compromisso importante

no dia anterior.

ao final de cada dia de trabalho, procure deixar tudo

organizado para o dia seguinte, revisando a sua programação.

OBS.: Faça a relação das tarefas em sua agenda por ordem de

prioridades (com as mais importantes primeiro) e reúna tudo o

que irá precisar para realizá-la: reúna arquivos, separe pastas e

no caso de um prazo em que você optou por fotos e não pela

carga, confira a nitidez e se as fotos não estão “puladas”, etc.

Também é interessante que você já deixe separadas e revisadas

as roupas que pretende usar.

Assim, você vai começar o seu dia já sabendo o que o espera.

E já que a palavra de ordem é ganhar tempo, procure fazer um

planejamento semanal e futuramente quando você estiver mais

acostumado, um planejamento mensal das suas atividades.

MAS CUIDADO: não sobrecarregue sua agenda com tarefas

demais, pois caso você não consiga cumprir todas ao longo da

semana, poderá ficar frustrado e vai acabar abandonando a

organização por imaginar equivocadamente que “isso não dá

certo com você”.

Aprenda a dizer NÃO: recuse tarefas extras que não são sua

responsabilidade e resista à tentação de fazer o trabalho dos

outros.

Antes de se mostrar disponível aos pedidos de ajuda,

certifique-se de que eles não vão interferir na sua agenda e,

consequentemente, em suas METAS pessoais e profissionais;

Não adote a máxima "se quer algo bem feito, faça você mesmo".Aprenda a delegar tarefas: isso vai evitar que você trabalhe demaisenquanto sua equipe fica sem praticamente nada para fazer.

E não se esqueça de supervisionar as tarefas delegadas, mas nãocometa o erro de fazer o trabalho;

Treine sua equipe: identifique quais tarefas cada membro daequipe tem mais dificuldades em executar e dedique algum tempoem seu treinamento, pois além deste colaborador ficar apto arealizar a atividade, também poderá treinar outros membros daequipe.

Assim, você ganhará tempo, já que não precisará mais realizaraquela tarefa e ganhará produtividade, já que outros membros desua equipe estarão aptos a realizar tarefas que antes só você fazia.

ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO - CRIANDO PROCEDIMENTOS

É importante que o advogado seja capaz de prever e sistematizar

todas as operações administrativas do escritório, elaborando rotinas e

procedimentos que transformem os objetivos a serem alcançados em

resultados previsíveis.

É necessário elaborar um modelo de trabalho no qual todas as

operações do escritório ocorram de maneira sistemática

(padronização), com pouca necessidade de tomada de decisões

rotineiras e intervenções mínimas.

O sistema deve fazer as coisas acontecerem, sempre, de forma

rotineira e previsível, deixando aos operadores do Direito apenas a

incumbência de se dedicarem a sua função maior, que é ser

advogado.

ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO - CRIANDO PROCEDIMENTOS (CONT...)

Quanto mais profissional e organizado for o seu escritório, maior

credibilidade você transmitirá aos clientes, principalmente se você

atuar na área empresarial.

É muito interessante que você padronize toda a papelaria do

escritório com a sua logomarca (cartões, envelopes, formulários, etc)

Crie rotinas e procedimentos em todas as áreas do escritório (do

atendimento telefônico à elaboração das petições, etc.).

FICHA DE ATENDIMENTO: Crie uma ficha de atendimento para os

clientes com perguntas indispensáveis e especificas para cada área

de atuação (civil, trabalhista, previdenciária), pois nem sempre o

advogado que fez o atendimento ao cliente será o mesmo que irá

elaborar a petição inicial. Também é interessante que o cliente assine

esta ficha de atendimento. MODELO. MODELO 1.

ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO - CRIANDO PROCEDIMENTOS (CONT...)

PROCURAÇÃO: Quem atua na área previdenciária é sabedor das

enormes dificuldades que “volta e meia” são criadas, ora pelos

bancos, ora pelo JEF, para o recebimento dos RPV’s.

Com o intuito de minimizar os dissabores é muito interessante que o

advogado coloque na procuração o seguinte termo (com poderes

especiais de quitação). MODELO. MODELO 2.

CONTRATO DE HONORÁRIOS: Deve conter todas as informações

sobre a forma de pagamento.

possibilidade de cobrança parcelada através de boleto bancário

através de cartões débito ou crédito

cobrança de honorários sobre o recebimento de tutela antecipada.

ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO (CONT...)

Cláusula de que as despesas decorrentes do processo correrão a

cargo do cliente com a devida prestação de contas.

CADERNO DE PROTOCOLO: é um dos maiores aliados do

escritório. Para quem deseja firmar parcerias com outros

advogados ou escritórios, esta é uma ferramenta que pode ajudar

a evitar mal entendidos. É ideal que todos os documentos que

entram no escritório e toda a documentação devolvida ao cliente ou

parceiros, tenha o seu lastro.

No caso de devolução de documentos aos clientes, um “termo de

entrega” ou “termo de restituição” de documentos pode fazer as vezes

do caderno de protocolo, o que facilita a localização de informações,

já que este termo pode ser arquivado na pasta do cliente, ou

digitalizado e anexado em sua ficha processual. MODELO.

ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO (CONT...)

ANDAMENTOS PROCESSUAIS: Com o intuito de conferir maior

agilidade à rotina do escritório, facilitando organizar os trabalhos, é

interessante destinar um funcionário e um dia específico para passar os

andamentos processuais aos clientes. Isto evita que o advogado perca

muito tempo em ligações telefônicas respondendo as inevitáveis

perguntas dos clientes.

Esta informação pode constar do contrato, para evitar que o cliente se

sinta “menosprezado” pelo advogado.

Também é interessante que as informações prestadas ao cliente sejam

anotadas na ficha de seu processo, assim, haverá um controle de

quando foi a última ligação, quem prestou a informação e o que foi dito.

Estas informações também serão importantes para extração de

relatórios.

ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO (CONT...)

ARQUIVO: É um dos pilares que se constitui na “alma” do escritório.

Um documento arquivado em uma pasta errada, ou mesmo uma pasta

arquivada em um local errado, pode causar grandes transtornos a

rotina do escritório.

É interessante que o escritório possua uma pessoa responsável pela

organização do arquivo.

Um grande problema na maioria dos escritórios é a questão de espaço

físico para alocar o arquivo com a documentação dos seus clientes,

seja o arquivo ativo ou o chamado arquivo morto.

DICAS:

Uma das soluções na tentativa de resolver o problema de espaço é

a digitalização dos documentos.

ORGANIZAÇÃO DO ESCRITÓRIO (CONT...)

No caso do arquivo morto, uma vez digitalizados os documentos, basta

salvá-los dentro da ficha do processo do cliente no software jurídico que

o advogado possuir, “na nuvem” ou em um HD externo. Desta forma, é

possível guardar nas pastas apenas os documentos realmente

importantes (contrato de honorários, etc), destruindo todo o restante

que “incha” o arquivo e toma um espaço precioso.

O arquivo ativo, dependendo do volume de clientes que o escritório

possui, também pode ocupar um espaço importante das instalações,

que poderia ser utilizado para outra atividade (como a criação de uma

sala de atendimento/reunião, por exemplo). Desta forma, graças ao

processo digital, é possível eliminar a impressão das petições, salvando

os arquivos “na nuven” ou anexando-os a ficha do processo do cliente

no software jurídico. Ou, uma sugestão para eliminar os arquivos de aço

sem, digitalizar os documentos.

SOCIEDADE UNIPESSOAL OU SOCIEDADE PLURIPESSOAL

SOCIEDADE UNIPESSOAL (Lei Federal nº 13.247, de 12/janeiro/16

(para quem não quer formar sociedade com outro profissional)

Possibilita ao profissional ingressar no Simples Nacional - Sistema

de tributação diferenciado e simplificado para micros e pequenas

empresas que unifica oito impostos e reduz a carga tributária.

Existe a possibilidade de advogados que já integram a sociedade

pluripessoal, transforma-la em unipessoal.

INFORMAÇÕES GERAIS

Cartilha elaborada pelos Comitês de Direito Tributário da OAB-SP e do

Centro de Estudo das Sociedades de Advogados (CESA), que pode ser

baixada:

- no site da OAB:

http://www.oabsp.org.br/noticias/2014/11/simples-nacional-advocacia-

deve-fazer-opcao-em-janeiro-de-2015.9755

- no site do Instituto Brasileiro de Estudos Tributários (IBET)

http://www.ibet.com.br/oab-sp-e-cesa-o-simples-nacional-e-a-lc-

1472014/

TABELA SIMPLES

INFORMAÇÕES GERAIS (CONT...)

A CAASP possui um Posto de Orientação Fiscal (Rua Benjamin Constant, 75,

Sé - SP) para esclarecer os advogados sobre a adesão das sociedades ao

Simples Nacional.

Não é necessário qualquer tipo de informação à OAB de que o escritório optou

pelo simples.

Na página da Comissão das Sociedades de Advogados, é possível encontrar

informações sobre as sociedades unipessoais e também o provimento que

regulamenta sua abertura, funcionamento e extinção.

No site também há modelos de ato constitutivo, ficha cadastral e transformação

de sociedades pluripessoais.

http://www.oabsp.org.br/comissoes2010/sociedades-advogados

A Seção de São Paulo da OAB possui um departamento dedicado a orientar e

efetuar a abertura das sociedades de advogados (tanto unipessoal, quanto

pluripessoal).

SOCIEDADE PLURIPESSOAL

A experiência e o depoimento de outros colegas demonstram que

diante das dificuldades financeiras inerentes aos primeiros anos de

advocacia, o ideal é que o profissional empreenda em uma sociedade

de advogados.

Esta sociedade vai possibilitar dividir os custos e agregar

conhecimento.

Contudo, é preciso cuidado na escolha do sócio, pois caso contrário a

sociedade será destinada ao fracasso.

Dicas que podem auxiliar o profissional no momento de escolher o

sócio ideal, sempre observando qual a visão que o futuro sócio terá da

sociedade:

1- visão de empregado: no final do dia quer trancar a gaveta e ir

embora para casa esquecendo completamente do escritório e de seus

problemas;

2- visão de empreendedor: assume todo tipo de risco para a realização

do sonho de possuir um escritório. Se esta for a visão do seu sócio, é

interessante verificar se ele assume riscos calculados, ou se não mede

consequências;

3- visão de empresário: tem foco quase que total na obtenção de

lucros, não importando o que precise ser feito, ou seja, tem foco na

obtenção de lucro, mas a que “preço”? Exemplo: trabalhar todos os dias

até mais tarde, aos finais de semana, feriados; Ou se não se importa

com as punições da TED – captação de clientes.

4- visão conservadora: não gosta de mudanças e não se preocupa

muito com a modernização da advocacia, ainda que elas apontem para

acontecimentos iminentes (ex: processo digital);

Também é preciso observar outras características:

observar se o sócio é uma pessoa organizada e responsável: se

costuma cumprir os prazos, “dentro do prazo”; se ele marca

atendimento com os clientes e não aparece no horário; se ele

esquece as datas de audiências; etc;

Observar se o sócio está disposto a dividir tudo que diz respeito ao

escritório, não apenas os lucros. Exemplo: aquele sócio que na hora

do problema “tira o corpo fora” e deixa o “pepino” para você resolver,

mas que no dia da retirada do pró-labore é o primeiro a reivindicar

sua parte;

sócio no qual você confie plenamente: você vai dividir com ele sua

carteira de clientes, os lucros do seu escritório, boa parte de sua vida

pessoal, etc;

sócio que tenha princípios e valores parecidos com os seus;

IDENTIDADE VISUAL

Criação de uma logomarca

É muito importante que o escritório tenha a sua identidade visual. O

profissional deve ter em mente que uma boa apresentação do seu

escritório é fundamental.

Desta forma, entre outras medidas, deverá desenvolver uma logomarca

que vai identificar o seu escritório. Contudo, alguns cuidados são

necessários para evitar erros frequentes e grosseiros.

Cartões de visita

Ter um cartão de visitas com aparência profissional pode significar,

algumas vezes, a diferença entre a obtenção de novos clientes ou ser

jogado no lixo.

Eles devem ser simples, objetivos e seguirem a identidade visual do

escritório (nada de misturar uma infinidade de estilos, cores e fontes).

CUIDADO: Textos pequenos muitas vezes parecem ótimos na tela, mas

se transformam em um borrão quando impresso. Dependendo da fonte,

evite usar letras menores do que 8pt e não seja tentado a usar fontes

que tornam a leitura impossível.

Quanto a informação gráfica o cartão contiver melhor. O mesmo

também serve para o conteúdo: tenha no cartão somente as

informações necessárias para seu cliente lhe encontrar: nome, e-mail

e/ou site, número de telefone, endereço e, claro, a sua logomarca.

É aconselhável manter seus cartões de visita em linha com o resto da

marca da sua empresa, ou seja, seguindo as cores e padrões da sua

logomarca.

Você será marcado através de seu cartão de visita, por isso certifique-se de

que você tenha uma imagem de alta resolução e que irá ser impressa com

clareza pela gráfica.

Também é necessário tomar cuidado com a gramatura (espessura) do

papel. Evite papéis muito finos.

Lembre-se de manter sempre uma boa quantidade de cartões guardada

com você, em dias de trabalho ou não. Fica péssimo você dizer que está

sem cartão.

Ninguém sabe onde pode aparecer um ótimo cliente ou parceiro de

negócio (pode aparecer até mesmo em uma festa de casamento), e com

certeza você não irá transmitir profissionalismo e credibilidade se encontrar

um contato estratégico e ter que lhe passar seu contato num guardanapo!

Site do escritório

É uma das ferramentas que vão facilitar o contato entre você e o cliente. O

profissional pode optar por contratar empresas especializadas na criação

de sites (o que é extremamente indicado) ou pode criar o seu próprio site.

Endereços eletrônicos onde o profissional pode criar o seu próprio site de

forma gratuita:

http://www.jimdo.com/index.php

http://pt.wix.com/website-template/view/html/667

Contudo, vale lembrar que, quanto mais impecável for a apresentação do

site, melhores chances você terá de passar uma imagem profissional, o

que com certeza vai atrair o cliente. Lembre-se: muitas vezes este será o

primeiro contato que o cliente terá com a sua “marca” e normalmente a

primeira impressão é a que fica.

DICAS

Revise o seu site antes de dar o “ok” para que o mesmo fique

disponível na internet. Há inúmeros casos de sites que contêm erros

de português, repetem informações de forma desnecessária ou

simplesmente não dizem nada;

Seja objetivo na descrição dos serviços ofertados;

Evite o excesso de fotos;

Opte por cores sóbrias e neutras;

Mantenha-o atualizado;

Faça uma busca pelo nome do seu escritório. Se não conseguir

encontrá-lo, provavelmente as informações podem estar erradas.

PSICOLOGIA DAS CORES

A IMAGEM DO ADVOGADO

Uma vez escolhida a carreira de advogado, é necessário que o

profissional tenha sempre em mente que deverá se vestir com

discrição.

Como somos seres “visuais”, a nossa primeira impressão

provavelmente é aquela que vai ficar, portanto, para que o profissional

possa transmitir credibilidade logo no primeiro contato com o cliente, é

indicado o uso de roupas discretas e sociais.

Evitar o uso de cores vibrantes (verde limão, laranja, roxo neon, etc.)

ajuda a transmitir uma imagem confiável.

A IMAGEM DO ADVOGADO (CONT...)

VAMOS EVITAR SEMPRE:

Sandálias de tiras (principalmente estilo romano).

Rasteirinhas (rasteirinha é chinelo melhorado).

Tênis.

Decotes.

Transparências (sem camisete por baixo).

Camiseta de malha.

Estampadão.Brincão.

Bermudão.Unhão.

Mini saia.

Renda (sem camisete por baixo).

Regatas de alcinhas fininhas.

A IMAGEM DO ADVOGADO (CONT...)

É indicado que as mulheres evitem o uso de saias muito curtas,

decotes extravagantes, transparências e roupas muito justas.

A maquiagem deve ser discreta e o salto alto sempre é bem vindo,

devendo ser evitado o uso dos chamados “saltos plataforma”,

“rasteirinhas” e sapatilhas.

Da mesma forma os homens devem evitar o uso de calças jeans,

camisetas e tênis. Não é necessário o uso de terno e gravata no dia-

a-dia do escritório, mas o uso de calças e camisas sociais é sempre

bem vindo. E lembre-se: jamais use camisa social de mangas curtas.

Usar gravata com camisa de manga curta é mais ou menos como

usar cachecol de lã com regata. Como vai usar algo fechado no

pescoço e aberto nos braços? Não combina!

A IMAGEM DO ADVOGADO (CONT...)

Nossa profissão pede o uso de camisas de mangas longas. Se for

absolutamente necessário, diante do nosso clima extremamente

quente, dobre as mangas.

Também preste muita atenção ao uso da gravata (cores e texturas)

e procure deixá-la sempre na altura do cinto da calça. Nem maior,

nem menor.

Quando possível, combine a cor do sapato com a cor do cinto.

Nunca use sapatos de cores escuras, com meias brancas e lembre-

se de engraxar seus sapatos periodicamente.

Lembre-se: precisamos transmitir credibilidade e o modo como nos

vestimos e falamos, vai ser responsável por passar isso ao cliente.

A IMAGEM DOS FUNCIONÁRIOS DO ESCRITÓRIO

Assim como a apresentação pessoal do advogado é importante, o

mesmo ocorre com a apresentação pessoal dos seus funcionários.

Forneça e cobre o uso de uniforme de sua recepcionista e/ou

secretária. Um terninho é sempre bem vindo e o custo é baixo. Oriente-

a a sempre a estar de unhas feitas, cabelos sempre bem penteados e

maquiada de forma discreta (ao menos um batom é muito bem vindo).

Lembre-se, sua recepcionista ou secretária é o cartão de visitas de seu

escritório.

Da mesma forma, o estagiário(a) também deve aprender desde logo

que o terno (para os homens) e que as roupas sociais e saltos altos

(para as mulheres), serão seus companheiros eternos de profissão e

por isso devem ser incorporados desde sempre ao cotidiano

profissional.

GERENCIAMENTO DE CUSTOS

É necessário que o sócio do escritório tenha em mente que em um local

onde trabalham várias pessoas, cada uma possui um comportamento e

uma postura diferente das demais e da sua própria, e não raro em sua

maioria, não dão a devida atenção e colaboração para com a economia

de recursos do escritório e também para a preservação do meio

ambiente. Desta forma, cabe ao sócio orientá-las.

Pequenos gestos, a primeira vista insignificantes, no decorrer do tempo e

na “ponta do lápis” geram uma redução de custos com valores

expressivos.

Contudo, é interessante evitar (ou deixar como última opção), corte de

custos nas áreas que podem impactar geração de receita, tais como: a)

redução de força de vendas b) Redução em marketing c) Redução de

tecnologia, etc,

DICAS

- Adotar medidas para economia de energia elétrica: orientar a todos os

funcionários para que desliguem sua máquina (computador, impressora,

digitalizadora, estabilizador), quando estas forem ficar ociosas por mais de

meia hora. Apagar as luzes de ambientes vazios (banheiros, salas de

arquivo, sala de reunião, refeitório, etc); (cuidado com ar condicionado!!!)

- Adotar medidas para economia de água: não deixar torneiras pingando,

consertar vazamentos e não utilizar a mangueira para lavar a garagem ou

calçada;

- Documentação e Armazenagem “na nuvem”: Imprimir documentos

desnecessários gera um custo de papel, tinta, maquinário e manutenção que

passam desapercebidos aos usuários. O ideal é conferir com atenção todos

os documentos antes de enviá-los para impressão e imprimir apenas o que

for absolutamente necessário, adotando o sistema de arquivamento “na

nuvem” , armazenando os documentos dentro do software jurídico, HD

externo;

- Obtenha descontos nas suas contas a pagar: procure negociar

descontos para pagamentos adiantados (à vista) ou pagamentos

automáticos.

- Evite pagar multas – tenha suas contas à pagar organizadas: muitas

vezes devido ao acumulo de serviço diário ou a desorganização, o

escritório acaba gastando mais em multas e juros devido a pequenos

atrasos nos pagamentos.

- Tarifas de Serviço Bancário: É muito comum abrirmos uma conta no

banco sem possuir uma visão ampla de todas as cobranças que

existem. Assim, é interessante que, uma vez por ano, seja realizado

um levantamento de tudo que foi gasto em tarifas bancárias, que seja

feita uma pesquisa em outros bancos e até mesmo negociações de

tarifas melhores com o seu gerente. Muitas vezes, uma “visitinha” ao

gerente reduz os custos pela metade.

- Cartão de crédito: desde que através do uso consciente, você pode e

deve concentrar todos os seus gastos do escritório, nele. Desta forma,

você pode obter algumas vantagens: desconto no valor do seguro do

carro; plano de milhas; possibilita a gestão dos seus gastos; etc

Quanto a anuidade do cartão, você pode ligar na operadora e negociar

uma redução no pagamento da anuidade.

- Redução de Impostos: É interessante marcar uma reunião com seu

contador e verificar se existem mudanças que podem impactar seus

impostos. Informe-se sobre atualizações de leis, procure incentivos fiscais

e converse com sócios de outros escritórios. Verificar possibilidade de

incluir seu escritório no simples.

- Planejamento de Compras e Serviços: Planeje suas compras para estar

sempre a frente da demanda de emergência. Normalmente “corridas”

emergenciais, como as de papelaria para material de escritório acabam

saindo caro. Programando compras maiores (produtos e serviços), é

possível obter descontos e com as compras online é possível ter isenção

de frete e gerar uma economia de tempo também, uma vez que não seránecessário o deslocamento para ir a loja.

- Mudança dos Meios de Comunicação: Normalmente os escritórios

utilizam o telefone para suas interações com os clientes e fornecedores.

É possível optar por tecnologias online, falando via Skype ou Whatsapp

gratuitamente ou mesmo criando um suporte via chat (User Voice,

Skype, Zendesk) e teleconferências online (Google Hangout, Skype,

Gotomeeting).

- Renegociação de dívidas: Se existem pagamentos ou dívidas pendentes,

muitas vezes a melhor solução é negociar um plano de pagamento, o

que não impede que ao longo dos pagamentos, a dívida possa ser

renegociada para termos melhores ou juros menores.

- Virtual Office (escritório virtual): o profissional vai alugar um endereço

comercial, telefone, internet, secretária, correio, e terá à disposição salas

já mobiliadas – de atendimento e reunião - em locais de fácil acesso, em

vários pontos diferentes. Muitas vezes não é necessário ir ao local, pois

receberá os recados todos os dias, onde estiver, por e-mail ou telefone.

Vantagens: não há custos com manutenção, funcionários, condomínio,água, luz, telefone, internet, etc.

MARKETING JURÍDICO

São várias as questões que envolvem o marketing Jurídico, mas dentre

as principais podemos citar:

consolidar sua marca no mercado;

conquistar novos clientes e fidelizar os já existentes;

cuidados necessários com o conteúdo digital do seu escritório –

lembre-se que antes de entrar pela porta do seu escritório, muito

provavelmente o seu cliente já acessou a página do seu escritório na

internet, já pesquisou o seu perfil no facebook, etc;

utilizar e gerenciar o “cloud computing” que nada mais é do que a

computação na nuvem – traduzindo: armazenagem de arquivos

através de programas ou aplicativos como o famoso google drive,

drop box, etc.