Etapas ProcedimentosPRÉ-AUDITORIA

( Planejamento )

Definição do objetivo da auditoria. Trata-se de uma reunião entre o auditor e o cliente onde são definidos a Unidade a ser auditada, confirmação de datas e dos recursos técnicos disponíveis.

Formação da Equipe de auditores. Coleta de informações, ou seja, discussão do

escopo, revisão da auditoria anterior, estudo do Processo Industrial e de procedimentos.

Elaboração do plano de auditoria onde deve constar da identificação dos tópicos prioritários, preparação dos protocolos, check-list, guias e alocação de recursos (humanos e materiais).

AUDITORIA

(Trabalho de campo)

Compreensão do sistema de gestão. Há necessidade de reunião de abertura, inspeção de área acompanhada pelo auditado, questionário de controles, entrevistas e revisão das práticas e procedimentos.

Verificação do sistema de gestão, ou seja, verificação das conformidades e não conformidades dos sistemas de gestão, verificação dos riscos inerentes e verificação dos controles inerentes.

Coleta de evidências para avaliação e verificação, além da revisão das documentações e procedimentos.

Relatório das descobertas da auditoria.

Pós Auditoria

( Conclusão )

Preparação e distribuição de minuta do relatório.

Revisão da minuta do relatório. Elaboração e distribuição do relatório final. Desenvolvimento do plano de ação, constando

de propostas de ação corretiva, definição de responsabilidades pela execução do plano de ação e definição dos prazos para execução.

Acompanhamento do plano de ação.

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ETAPA DA AUDITORIA AMBIENTAL: PLANEJAMENTO

PROCESSO DE AUDITORIA AMBIENTAL

PLANEJAMENTO:

- DEFINIÇÃO DE ELEMENTOS-CHAVE DE UMA AUDITORIA- PLANEJAR E PREPARAR AUDITORIA DE MODO QUE A

AUDITORIA NO LOCAL SEJA O MAIS EFICIENTE POSSÍVEL

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DEFINIÇÃO DO OBJETIVO

- Claramente definido de modo a atender as expectativas do cliente da auditoria e evitar interpretações diversas.

- O objetivo da auditoria ambiental define sua classificação:

* Conformidade Legal * Desempenho Ambiental

* Sistema de Gestão Ambiental * Certificação Ambiental

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DEFINIÇÃO DO ESCOPO

- O escopo deve ser definido de forma clara e objetiva, a fim de delimitar o campo de atuação da auditoria.

Considerar:

* Localização geográfica aonde será realizada a auditoria (Empresa com diversas unidades pelo país e em mais de um país).

* Limites organizacionais se a auditoria será aplicada em toda a organização ou em algumas unidades.

* Objeto da auditagem define-se o que será auditado.

* Período a data (período) a partir da qual serão levantadas as informações e as evidências de conformidade e não-conformidade da unidade. Depende de fatores: Tipo de atividade da unidade auditada, localização, tempo de funcionamento.

* Tema ambiental os itens ambientais que serão avaliados na auditoria. Depende do tipo de auditoria e da tipologia da atividade.

Elementos a serem auditados:• Política ambiental• Leis e regulamentos• Projeto e operação de unidades• Práticas e procedimentos operacionais• Manutenção de equipamentos• Monitoramento de efluentes e do meio

ambiente• Relatórios de acidentes ambientais• Treinamento e conscientização• Desempenho de firmas contratadas• Comunicação externa

DEFINIÇÃO DOS CRITÉRIOS

• Leis e Regulamentos Federais, Estaduais e Municipais e outras exigências de caráter externo.

• Políticas, Procedimentos e Diretrizes Internas.

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• Normas Internacionais de Gerenciamento Interno.

Critérios estabelecidos em função do objetivo e escopo da auditoria.

Os materiais de apoio são elaborados à luz dos documentos de referência (critérios estabelecidos para a auditoria).

DEFINIÇÃO DOS RECURSOS

Humanos, físicos e financeiros para sua aplicação.

SELEÇÃO DA EQUIPE DE AUDITORES

Imparcial e independente com relação à unidade a ser auditada.

Auditoria externa pessoas especializadas no objeto de auditagem e sem qualquer vínculo empregatício com a empresa. Expressa opinião

sobre o segmento auditado, identificando as possíveis falhas nas empresas auditadas no que concerne ao objeto de auditagem.

Auditoria interna empregado independente da unidade auditada e especializado no objeto da auditagem. Verifica o atendimento aos

critérios traçados para a empresa e prevenção de potenciais acidentes.

Auditoria corporativa executada por pessoal especializado e independente, pertencente à matriz ou a holding.

Equipe: no mínimo 2 auditores, independente do tamanho da empresa. Um auditor líder para cada equipe de auditores assegurar a

condução e a conclusão eficiente e eficaz da auditoria.Incorporar especialista á equipe

Mixing de Habilidades (ISO 14012)

• Auditoria: Ética, Idoneidade e Conhecedor das técnicas necessárias à aplicação de uma Auditoria (Capacitação técnica)

• Atributos Pessoais: flexível, diplomata, observador, perceptivo, persistente,

decidido,independente, integro, apto a trabalhar em grupo

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• Educação Formal (Nível médio X Cursos técnicos Superior)

• Experiência de Trabalho em áreas (ISO 14012)

• Treinamento em Auditoria (40 horas no mínimo)

• Experiência em Auditoria - No período mínimo de 20 dias úteis de auditoria ambiental, tendo realizado no mínimo 4 auditorias

ambientais completas 5 dias por auditoria).

PREPARAÇÃO DA AUDITORIA AMBIENTAL

Essencial à aplicação da auditoria e após o PLANEJAMENTO, tendo sido estabelecida:

- DEFINIÇÃO CLARA DO OBJETIVO, ESCOPO E CRITÉRIOS.- DISPONIBILIZAÇÃO DE RECURSOS EFICIENTES.

- SELEÇÃO DE EQUIPE DE AUDITORES.

Minimizar o tempo despendido pelos auditores na unidade (ônus para o auditado)/ no campo, com a qualidade das informações: completas e

adequadas.

Informações básicas para a estruturação do protocolo ou da lista de verificação, por meio de um questionário (da pré-auditoria).

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APLICAÇÃO DA AUDITORIA NO LOCAL – 2a ETAPA

TEMPO PARA REALIZAÇÃO: 2 a 5 dias

O desempenho da equipe Auditoria no Local

LEVANTAMENTO E ANÁLISE DE INFORMAÇÕES

AGILIDADE NA REALIZAÇÃO DA AUDITORIA NA UNIDADE

OBJETIVO

Obtenção, análise e avaliação de EVIDÊNCIAS de atendimento aos

critérios estabelecidos para a auditoria (SE ESTÃO OU NÃO EM CONFORMIDADES), utilizando da VERIFICAÇÃO IN LOCO dos

procedimentos, processo produtivo da empresa, registros,

controles, por meio da OBSERVAÇÃO e ENTREVISTAS.

AUDITORIA NO LOCAL

APRESENTAÇÃO

COMPREENSÃO DA UNIDADE E SUA GESTÃO

COLETA DE EVIDÊNCIAS

AVALIAÇÃO DAS EVIDÊNCIAS

APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS

APRESENTAÇÃO

REUNIÃO DE ABERTURA → apresentação dos auditores ao

gerente da unidade e do objetivo da auditoria, como se dá a

condução e os critérios para avaliação das conformidades e não-

conformidades.

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COMPREENSÃO DA UNIDADE E SUA GESTÃO

Visão das atividades desenvolvidas (preparação da auditoria, com a análise das informações)

REUNIÃO DE TRABALHO → reunião dos auditores com os

membros indicados pela unidade, para se discutir os aspectos

ligados à operação e à estrutura organizacional da auditoria no local

e as diretrizes gerais para operacionalização da auditoria

(DEFINIÇÃO DE LOCAIS, HORÁRIOS, PESSOAS A SEREM ENTREVISTADAS)

VISITA DE RECONHECIMENTO → equipe visita à unidade,

acompanhada pelos funcionários, orientando-se com relação ao

layout e às atividades que pertencem ao escopo da auditoria.

Funcionários → responder e explicar as auditorias e dúvidas

apresentadas

Equipe → conhecimento relativo aos processos existentes e avaliar

se os procedimentos podem afetar o meio ambiente

(Já consegue identificar as conformidades e não)

REVISÃO DO PLANO DE AUDITORIA → equipe se reúne para

verificar se considerou todos os tópicos (no protocolo ou na lista de

verificação) aplicáveis à auditoria na unidade; discutir as não

conformidades já identificadas e confirmar se os recursos estão

adequadamente distribuídos.

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COLETA DE EVIDÊNCIAS

O maior tempo da auditoria local destina-se à OBTENÇÃO DAS EVIDÊNCIAS → suporte às avaliações e conclusões da

auditoria

PROTOCOLO / LISTA DE VERIFICAÇÃO → coleta de evidências,

direcionando a atuação dos auditores (não desvia do objetivo) e

assegurando que os pontos sejam avaliados.

CAPACITAÇÃO DA EQUIPE DE AUDITORES e TÉCNICAS USADAS NAS ENTREVISTAS → qualidade dos resultados da

auditoria.

CONSTATAÇÃO DE UMA NÃO-CONFORMIDADE → não apenas

por uma OBSERVAÇÃO, deve haver a COLETA DE EVIDÊNCIAS (INVENTÁRIO DE RESÍDUOS COM O MANIFESTO DE

RESÍDUOS), através de:

ENTREVISTA (material preparado durante a pré-auditoria)

OBSERVAÇÃO (bom observador e o que é visto, sentido e

entendido → elemento de informação)

AVALIAÇÃO DAS EVIDÊNCIAS

Avaliar criteriosamente as evidências obtidas → se são factíveis (PROVAS SUFICIENTES PARA CARACTERIZAR

COMO EVIDÊNCIA) de serem incluídas no relatório da auditoria

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AVALIAÇÃO deve ser feita concomitantemente à COLETA DE EVIDÊNCIAS, para evitar resultados indesejáveis.

(DESCOBERTA QUE NÃO HOUVE EVIDÊNCIAS SUFICIENTES, NÃO ESTÃO DEVIDAMENTE COMPROVADAS)

IDENTIFICAR se os itens no PROTOCOLO ou na LISTA DE VERIFICAÇÃO estão sendo respondidos → MISSÃO CUMPRIDA

Final do dia (duas reuniões): os AUDITORES se reúnem para

APRESENTAR e DISCUTIR as EVIDÊNCIAS encontradas e as

razões para caracterizá-las.

REUNIÃO DA EQUIPE DE AUDITORES → Cada AUDITOR identifica se os itens do PROTOCOLO ou da LISTA DE

VERIFICAÇÃO estão sendo respondidos. Apresenta o SUMÁRIO DAS EVIDÊNCIAS e OBSERVAÇÕES obtidas e eventuais

DIFICULDADES encontradas. Em CONJUNTO, os membros

discutem e identificam se as EVIDÊNCIAS e OBSERVAÇÕES são

OBJETIVAS E COMPROVÁVEIS. Entrega o sumário das

evidências aos auditados.

REUNIÃO COM O PESSOAL DA UNIDADE AUDITADA → apresenta as EVIDÊNCIAS e OBSERVAÇÕES identificadas pelos

auditores e ESCLARECE PONTOS POLÊMICOS. O grupo de

AUDITADOS esclarece DÚVIDAS ou NÃO CONFORMIDADES

INCORRETAMENTE detectadas pelos auditores, devido a

incorreções ou a falta (incompleto) de dados nas bases.

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As OBSERVAÇÕES/EVIDÊNCIAS não devem ser relatadas pelos

auditores, INDIVIDUALMENTE, no ATO EM QUE FOREM OBTIDAS. Apresentadas, SIM, na reunião da EQUIPE DE AUDITORES → evita a INFLUÊNCIA dos AUDITADOS.

APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS

Ao fim do trabalho de campo, a EQUIPE DE AUDITORES apresenta aos AUDITADOS as EVIDÊNCIAS e OBSERVAÇÕES detectadas durante a auditoria. A reunião deve ser AMIGÁVEL e

conduzida pelo AUDITOR LÍDER, que deve ter em mãos um

relatório preliminar (sumário das evidências), com a presença de

toda sua equipe. Deve apresentar também as DIFICULDADES e se

possível, requisite INFORMAÇÕES AINDA NÃO OBTIDAS.

Apresentação das RECOMENDAÇÕES MAIS IMEDIATAS e

definição do TEMPO para elaboração do RELATÓRIO FINAL DA AUDITORIA.

OBJETIVOS:

Assegurar que a empresa auditada conheça logo as evidências detectadas durante a auditoria

Permitir aos auditados sanar ou esclarecer eventuais desentendimentos

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RELATÓRIO DE AUDITORIA AMBIENTAL

Registra o resultado da auditoria.↓

Documento que a equipe apresenta as evidências de conformidades e não conformidades da empresa com os critérios

O escopo do Relatório ↔ OBJETIVO da auditoria e do DESTINATÁRIO FINAL

↓Relatório distribuído a alta administração, acionistas, gerentes ambientais e da

unidade auditada, cliente da empresa.

ISO 14010 – Conteúdo do Relatório

Identificação da unidade auditada e do cliente da auditoriaObjetivos e escopo

CritériosData de condução da auditoria e período coberto pela auditoria

Identificação dos membros da equipe de auditoriaIdentificação dos membros da unidade auditada

Sumário do processo da auditoria (incluem os obstáculos)Conclusões

Certificado de confidencialidadeLista de distribuição do relatório

Inclusão de documentos usados para definir os critérios

DESENVOLVIMENTO DE PLANO DE AÇÃO:- Proposta de ações corretivas- Definição dos responsáveis pela execução- Definição de recursos envolvidos- Definição de prazo para sua execução

ACOMPANHAMENTO DO PLANO DE AÇÃO

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