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Universidade Federal de Pernambuco - UFPECentro de Informática - CIn

ESTUDO DE VIABILIDADESistema de gestão de patrimônio

Rede Visão

Recife, Abril de 2014

EquipeArtur Arruda Spíndola (aas4)

Diogo Rodrigues Cabral (drc2)Hugo Rafael Bessa de Andrade (hrba)

Marcel de Siqueira Campos Rebouças (mscr)

Professor Jaelson CastroCiência da Computação

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Sumário

1. Introdução..................................................................................................................................4

2. Apresentação das Alternativas..................................................................................................5

2.1. Alternativa 1 - Sistema web de gestão de patrimônio.........................................................5

2.2. Alternativa 2 - Sistema web de gestão de patrimônio com sensores RFID........................5

2.3 Alternativa 3 - PatriMAX.......................................................................................................6

3. Viabilidade Operacional.............................................................................................................7

4. Viabilidade Técnica....................................................................................................................9

4.1. Alternativa 1........................................................................................................................9

4.2. Alternativa 2........................................................................................................................9

4.3. Alternativa 3......................................................................................................................10

5. Viabilidade de Cronograma.....................................................................................................11

5.1. Alternativa 1......................................................................................................................11

5.2. Alternativa 2......................................................................................................................11

5.3. Alternativa 3......................................................................................................................12

6. Viabilidade Econômica............................................................................................................13

6.1. Alternativa 1......................................................................................................................13

6.2. Alternativa 2......................................................................................................................14

6.3. Alternativa 3......................................................................................................................14

7. Análise final das alternativas...................................................................................................16

8. Recomendações e Considerações Finais...............................................................................17

9. Referências Bibliográficas.......................................................................................................18

10. Relatório de Equipe...............................................................................................................19

Apêndices....................................................................................................................................20

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1. IntroduçãoO estudo de viabilidade[1] é uma forma de auxílio na decisão de soluções para

determinados problemas de uma entidade. Ele apresenta uma estimativa dos investimentos necessários à implantação de projetos, de custos operacionais e de benefícios a entidade, por meio de uma divisão na análise fornecida (no caso deste documento, serão apresentadas as viabilidades operacionais, técnicas, de cronograma e econômicas).

Para o nosso cliente, a Rede Visão de Serviços Oftalmológicos [Apêndice A], procuramos solucionar o problema de gerenciamento do patrimônio que, atualmente, é feita de forma manual através de planilhas, o que demanda bastante trabalho braçal, risco de dados inconsistentes (desatualizados), dificuldade de acompanhar em todos os bens questões como manutenção e quando é melhor substituir ou reparar os itens em questão.

Existe hoje na empresa o interesse em automatizar esses pontos citados, e por isso neste documento serão propostas de forma sucinta alternativas e ao final uma conclusão sobre as soluções apontadas.

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2. Apresentação das AlternativasVisando embasar as soluções que serão aqui propostas para o problema citado

anteriormente, entrevistas foram realizadas com o membro responsável pela gerência do patrimônio [Apêndice B]. Além disso, obtivemos pela empresa as planilhas que eram utilizadas para fazer o controle de todo o material de forma insatisfatória, fichas de cadastro de manutenções e saída de bens [Apêndice C] e o processo de entrada e saída de bens [Apêndice D].

Tomando como ponto de partida as informações obtidas e visando sanar as dificuldades do cliente, foram propostas três soluções, descritas abaixo.

2.1. Alternativa 1 - Sistema web de gestão de patrimônio

Com esta solução, apresentamos um sistema web feito sob medida para a Rede Visão de Serviços Oftalmológicos, que possui funcionalidades de efetuar cadastro do patrimônio e dos funcionários envolvidos e de gerar relatórios de controle sobre pontos específicos da empresa, no setor. Além disso, o sistema conta com uma análise de depreciação anual e manutenção dos bens cadastrados, para recomendação de manutenções e/ou substituição de bens, sabendo assim quando é melhor reparar ou trocar itens, como por exemplo, maquinário para cirurgias, sem hardware envolvido.

Essa alternativa utiliza uma interface simples, que pode facilmente ser aprendida pelos funcionários, e por ser completamente web, pode ser acessada de qualquer lugar sem a necessidade de instalação de softwares específicos. Tentamos ainda manter as funcionalidades de forma clara e objetiva, atendendo aos requisitos mínimos necessários, mas agregando valor ao sistema “por baixo dos panos”, sem que o cliente precise dar informações adicionais ou precise utilizar outras ferramentas.

2.2. Alternativa 2 - Sistema web de gestão de patrimônio com sensores RFID

Aqui temos um sistema web assim como o primeiro, também feito sob medida para nosso cliente. Com esse sistema, é realizado cadastro de patrimônio e pessoal, além geração de relatórios para o setor de controle de bens e manutenção.

O diferencial dessa solução é a implantação de chips RFID (que é um chip de identificação por radiofrequência)[2] e um sistema de localização integrado através de sensores, com atualização de local em tempo real, que estará integrado com o sistema. Tal alternativa permite um controle maior dos bens, aumentando a segurança por

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diminuir a chance de furtos e reduzindo riscos de falha humana, como esquecimento de atualizar o bem a um novo local.

As outras funcionalidades da alternativa 1, como o sistema de recomendação de manutenções e substituição, continuam presentes na alternativa 2.

2.3 Alternativa 3 - PatriMAX

O patriMAX [Apêndice E] um software já disponível atualmente para controle de patrimônio com diversas funções predefinidas pelos desenvolvedores do sistema. Com ele, é possível atuar na rede interna da empresa, desde que esteja devidamente instalado e configurado em vários computadores.

A Implantação de um software de controle de patrimônio já existente, como o patriMAX, requer treinamento do pessoal envolvido, tanto para utilização quanto para a configuração da rede de forma correta. Por ser algo já disponível no mercado, essa alternativa apresenta certa segurança quanto à possibilidade de falhas, e a implantação pode ser realizada de imediato.

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3. Viabilidade OperacionalApresentamos aqui os resultados obtidos através da análise comparativa das

alternativas no que diz respeito à viabilidade operacional. Para o processo, analisamos as três soluções utilizando a estrutura PIECES (Performance, Informação, Economia, Controle, Eficiência e Serviços). O detalhamento da viabilidade operacional pode ser encontrada no [Apêndice F]. Lá, são descritos como os resultados foram obtidos. Com a análise com base nessa estrutura, pudemos identificar os pontos fortes e fracos das soluções.

A alternativa 1 se mostrou viável pela simplicidade de desenvolvimento e semelhanças com a forma atual de tratar o problema. Por ser simples, possui performance alta, e toda a informação do sistema atual, além das notificações que permitem uma melhor análise dos bens pelo cliente. O sistema web possui apenas custos de desenvolvimento e manutenção do servidor, e possui o melhor custo das três alternativas. O controle ainda possui as falhas e riscos de qualquer sistema web, e o sistema está sujeito a falhas da rede. No geral, os serviços oferecidos são eficientes para solucionar o problema.

A alternativa 2 é uma versão “mais tecnológica” da alternativa 1, e apresenta todos os benefícios e falhas da mesma, além de algumas melhorias em outros fatores. Porém, o custo para a implementação dessa alternativa é muito superior. Ao incluir todos os gastos com hardware, necessidade de novas tecnologias para integrar o sistema, e manutenções futuras, a alternativa passa a se tornar inviável se os custos forem um fator decisivo.

A alternativa 3 apresentou o pior resultado geral entre as alternativas. O sistema apresenta boa performance, mas por não ter sido feito especificamente para a empresa, há um excesso de informação desnecessária, que impacta na eficiência para utilizar o sistema e na falta de serviços específicos, como poder acessar do smartphone. Por já estar implementado, os custos para implantar a opção é baixa, mas há a necessidade de compra de licenças. O controle dos dados é maior, já que o sistema se utiliza da rede interna.

Portanto, de acordo com as justificativas acima citadas e com as notas da tabela 3.1, podemos concluir que a alternativa 1 apresenta-se como a mais viável do ponto de vista operacional. Isso se dá pela simplicidade e baixo custo, características principais exigidas pelo cliente, e em que a alternativa se sai superior às outras.

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O resultado resumido da análise é descrita na tabela abaixo.

Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3

Performance 8,0 8,0 8,0

Informação 8,0 10,0 6,0

Economia 9,0 4,0 8,0

Controle 6,0 6,0 8,0

Eficiência 7,0 8,0 5,0

Serviços 8,0 9,0 6,0

Opinião da gerência 10,0 6,0 7,0

Opinião do usuário 8,0 9,0 6,0Tabela 3.1 – Tabela comparativa do Estudo de Viabilidade Operacional

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4. Viabilidade TécnicaNesse ponto analisaremos o conhecimento e os equipamentos que possibilitarão

atender às especificações requisitadas pelo cliente. Tal estudo foi feito baseado em se o sistema precisa de componentes de hardware adicionais, facilidade de desenvolvimento com a tecnologia envolvida e escalabilidade, considerando a utilização por vários funcionários do setor envolvido.

Ao final da análise individual das soluções, notas serão atribuídas para cada uma delas para ilustrar o quão viável são para o nosso cliente, tecnicamente falando.

4.1. Alternativa 1

Essa solução faz uso de ferramentas amplamente utilizadas, sem sistemas de hardware adicionais envolvidos. O desenvolvimento do sistema utiliza a metodologia de desenvolvimento ágil, com as seguintes tecnologias: django[4], python[3], postgresql e além disso, um servidor, como o sistema Heroku. Tais tecnologias têm anos de utilização e são de fácil aprendizagem para o desenvolvimento, possuem bastante conteúdo e pessoas capacitadas para futuras manutenções.

Uma vez em utilização, o sistema suportará facilmente múltiplos acessos para os funcionários poderem trabalhar em conjunto compartilhando os dados e informações necessárias via web.

Essa solução dispensa, ainda, a necessidade de instalação do serviço nas máquinas da empresa, já que tudo estará na rede. Isso permite que a implantação e utilização do sistema nas múltiplas filiais seja feita de forma trivial.

4.2. Alternativa 2

Como o sistema também é desenvolvido com tecnologias de software com bastante conteúdo já disponível para desenvolvimento (django, python, postgresql e um sistema de servidor), o software integrado (que também é web e por isso é escalável) é a parte mais fácil, tecnicamente falando, dessa solução.

Mas aqui se faz necessária a utilização de hardware adicional, que são necessários para a utilização dos sensores e dos chips rfid, o que torna o sistema mais complexo e específico. Será necessário implantar chips em todo os bens, assim como sensores em todas as salas de todas as filiais, para que o sistema saiba exatamente aonde o bem está. Há ainda a necessidade de integrar a informação coletada pelos sensores com o sistema. Com isso, é preciso também um

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conhecimento técnico para utilização do sistema, e um treinamento é essencial para um bom manuseio de todo o equipamento.

4.3. Alternativa 3

Essa solução já se encontra desenvolvida e disponível para utilização, então não é necessário o desenvolvimento do sistema. O que mais demanda esforço nessa alternativa é a configuração da rede para todas as filiais e a necessidade de instalação do software em todos os PC’s que o utilizarão, além da configuração do software em si para que possua todos os atributos desejados. Isso faz com que o sistema praticamente só possa ser acessado na empresa, sem alternativa web.

Tal software conta com funcionalidades além do que a empresa requisitou, o que aumenta o tempo de adaptação dos funcionários à nova interface. Não há necessidade de novos recursos de hardware.

Nota

Alternativa 1 9,0

Alternativa 2 7,0

Alternativa 3 8,0Tabela 4.1 – Notas da Viabilidade Técnica

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5. Viabilidade de CronogramaNesse ponto da análise avaliaremos o tempo necessário para desenvolvimento

e/ou implantação das soluções apresentadas. É importante para esse tipo de estudo a observação de critérios como dificuldade de implementação (considerando se para a linguagem escolhida existe o suporte necessário para a aplicação), conhecimento da tecnologia por parte dos desenvolvedores e o tempo necessário para implantação do sistema na empresa

Para esse projeto, o tempo gasto para colocar a solução em produção não tem uma grande prioridade, pois atualmente a forma como o patrimônio é gerenciado atende boa parte das necessidades do cliente, mas com pouca eficácia.

5.1. Alternativa 1

Essa solução por não contar com utilização de hardware externo ou alguma linguagem com menor domínio público (como linguagens recentes para novas tecnologias) o tempo de desenvolvimento é curto e deve durar cerca de dois meses para ficar pronto, já considerando o tempo de utilização e feedbacks do cliente. Esse prazo foi determinado pela experiência do desenvolvimento de sistemas similares pela equipe, e tal histórico aponta que não é necessário mais do que o tempo estipulado de desenvolvimento. Caso correções menos importantes sejam necessárias, serão feitas com o sistema já em produção e por isso não necessita de um tempo extra para tal.

Como o sistema será web, não há necessidade de instalação em computadores da empresa, sendo assim nesse ponto não haverá gasto de tempo, o que deixa a solução mais balanceada em relação ao seu cronograma total.

5.2. Alternativa 2

A segunda alternativa tem o escopo inicial que se assemelha à alternativa 1. Serão os mesmos dois meses para desenvolver o sistema sem a funcionalidade do RFID (como explicado na alternativa 1). Para adicionar essa funcionalidade, é preciso de mais tempo de codificação e testes, o que pode acrescentar em torno de 105 dias no tempo de implementação por se tratar de uma funcionalidade que irá requerer um tempo de estudo de uma biblioteca específica para a funcionalidade e de integração dos dados extraídos da biblioteca para a ferramenta a ser entregue. Esse tempo pode ser estipulado com essa precisão pois na equipe desenvolvedora existe um integrante que trabalha em uma empresa que utiliza o RFID, e assim já tem certa experiência com esse tipo de projeto.

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Após essas modificações ainda se gastará aproximadamente 15 dias para instalar os chips e sensores de RFID nos patrimônios da empresa e fazer os testes básicos necessários para a entrega do produto. No final, estima-se um período de 6 meses para a entrega do projeto

5.3. Alternativa 3

Como o PatriMAX é uma solução que já se encontra no mercado, não será gasto tempo de desenvolvimento algum com ela. Porém, o tempo de implantação na empresa se torna algo mais custoso, já que para cada máquina que utilizar o sistema terá que ser feita uma instalação individual. Além disso, no PatriMAX a rede também tem que ser configurada pelos usuários para que o sistema possa ser utilizado conectado a vários computadores da empresa.

Com base no estudo feito, foram dadas notas para cada software, com a finalidade de resumir e ter uma noção mais clara do impacto do cronograma para a utilização da solução completamente finalizada. Essas notas estão na tabela abaixo e as notas maiores representam menor tempo gasto enquanto as notas menores representam maior tempo gasto.

Nota

Alternativa 1 8,0

Alternativa 2 7,0

Alternativa 3 9,0Tabela 5.1 – Notas da Viabilidade de Cronograma

6. Viabilidade Econômica

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Nesse ponto da análise avaliaremos o custo necessário para desenvolvimento e/ou implantação das soluções apresentadas. O cálculo de preço de cada uma das soluções é feita utilizando vários critérios como a quantidade de horas de trabalho necessárias para desenvolvimento e implantação das soluções em questão, custos de infraestrutura, o valor da hora trabalhada no desenvolvimento de cada módulo de cada uma das soluções, preço de produtos similares no mercado, a previsão do valor economizado pelo cliente ao utilizar o sistema, entre outros.

Para julgar a qualidade da solução no aspecto econômico, utilizaremos o seguinte critério: a nota da solução será inversamente proporcional ao valor da solução e diretamente proporcional ao benefício gerado por ela.

Para esse projeto, a diferença entre os valores de cada solução é um dos principais critérios para a definição de viabilidade de cada solução.

Abaixo segue a análise feita para a viabilidade econômica, de forma mais resumida, pois no final do documento daremos mais detalhes sobre esse estudo. [Apêndice G]

6.1. Alternativa 1

Na Alternativa 1 os principais custos são os de desenvolvimento tendo em vista, que os custos de infraestrutura se resumem ao aluguel de um servidor web de pequeno porte (devido ao pequeno número de usuários do sistema), ao registro/manutenção anual de um domínio, e aos custos de implantação (treinamento e documentação).

BENEFÍCIOS

Os benefícios dessa solução estão na facilidade de utilização do sistema, que será feito sob medida para se adequar as necessidades do cliente, na distribuição de dados (como o sistema é web, os dados podem ser acessados de qualquer computador com internet), na facilidade de implantação (basta implantar no servidor e todos os computadores cliente com internet e um navegador instalado terão acesso).

Além dos benefícios intangíveis (facilidade de acesso e de utilização), temos também um maior controle da localização dos ativos do cliente. De acordo com o cliente, cerca de R$10.000,00 em patrimônio é extraviado anualmente. Considerando que nosso sistema reduziria em cerca de 10% o número de roubos devido a fácil verificação da localização dos ativos através de acesso ao sistema via dispositivos móveis com internet, teríamos uma economia de cerca de R$1.000,00 anualmente.

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A utilização de nuvem para salvar os dados também agiliza em 50% a atualização dos dados, reduzindo a mão de obra necessária para executar a atividade. Atualmente, existe um funcionário que verifica e atualiza todos os ativos da empresa, e ele o faz em cerca de 8h semanais, com a sua hora custando R$10,00. Anualmente, seria economizado um total de R$2240,00.

6.2. Alternativa 2

Nessa alternativa, além dos custos com desenvolvimento do sistema web teríamos também custo com desenvolvimento do módulo middleware para comunicação com os sensores RFID, além do custo de compra e implantação dos dispositivos e sensores.

Considerando que a tecnologia é nova e pouco experimentada pela equipe de desenvolvimento, definimos um prazo total de 4 meses (16 semanas) para desenvolvimento do middleware para comunicação entre os sensores de dispositivos RFID e o sistema web com a mesma carga horária semanal de 44h.

BENEFÍCIOS

Os benefícios dessa solução estão na facilidade de utilização do sistema, que será feito sob medida para se adequar as necessidades do cliente, na distribuição de dados (como o sistema é web, os dados podem ser acessados de qualquer computador com internet), na facilidade de implantação (basta implantar no servidor e todos os computadores cliente com internet e um navegador instalado terão acesso).

Nessa solução, também temos uma maior segurança de onde está cada patrimônio da empresa graças ao sistema de localização, e poderemos evitar possíveis erros humanos na transferência de patrimônios de um lugar para outro, além de evitar extraviação de patrimônio da empresa.

De acordo com o cliente, cerca de R$10.000,00 em patrimônio é extraviado anualmente. Considerando que nosso sistema reduziria em cerca de 80% o número de roubos, teríamos uma economia de cerca de R$8.000,00 anualmente.

Por também se tratar de uma solução em nuvem, também haveria a economia de um total de R$2240,00 em produtividade.

6.3. Alternativa 3

Nessa alternativa, o maior custo seria o da licença anual, no valor de R$800,00 (custo da licença para a empresa como um todo). Além dele haveria custos de implantação e de treinamento.

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BENEFÍCIOSEntre os benefícios temos a implantação rápida, pois não haveria tempo de

desenvolvimento e a confiabilidade do software também é alta, visto que já está no mercado há bastante tempo e ele já é utilizado por várias empresas.

De acordo com o cliente, cerca de R$10.000,00 em patrimônio é extraviado anualmente. Considerando que nosso sistema reduziria em cerca de 10% o número de roubos devido a fácil verificação da localização dos ativos através de acesso ao sistema via dispositivos móveis com internet, teríamos uma economia de cerca de R$1.000,00 anualmente.

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

O principal critério que usamos para avaliar as notas na Viabilidade Econômica foi o valor do retorno sobre investimento (ROI) e o payback para cada alternativa. Secundariamente, avaliamos os benefícios sem impacto financeiro direto.

Nota

Alternativa 1 8,0

Alternativa 2 9,0

Alternativa 3 5,0Tabela 6.1 – Notas da Viabilidade Econômica

7. Análise final das alternativasPara concluir, é apresentado um resumo feito com base em todo o estudo

realizado, sintetizado em forma de tabela com as notas anteriormente dadas em cada viabilidade e considerando as prioridades do nosso cliente final (indicada pela coluna

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“Peso”). O “Total” é um indicativo de qual a melhor opção para o cliente, onde notas maiores significam melhor adequação com as necessidades envolvidas da empresa.

Peso Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3

Operacional 3 8,0 7,5 6,75

Técnica 2 9,0 7,0 8,0

Cronograma 2 8,0 7,0 9,0

Econômica 3 8,0 9,0 5,0

Total 10 82,0 77,5 69,25Tabela 7.1 – Tabela comparativa do estudo de viabilidade

8. Recomendações e Considerações FinaisAtravés deste documento, é possível inferir que a melhor solução para o cliente

em questão é a alternativa 1. Um sistema web, que não necessita de instalação e que consiga registrar todos os patrimônios da empresa para que se tenha um controle

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automático de seus bens. A alternativa 2 se mostra muito cara para adicionar uma funcionalidade que não interessa muito ao cliente. A funcionalidade 3 também é custosa e limita o cliente à algumas máquinas e configurações. A solução proposta foi projetada especificamente para atender aos requisitos do cliente, então terá todas as funcionalidades principais, a forma com que as informações serão exibidas, os controles de acesso, o sistema de recomendação e outros requisitos detalhados no documento do jeito que o cliente deseja. Outro atrativo que também é perceptível, é que a performance será a mais alta entre as três soluções, já que se trata da solução mais “limpa” e com comandos que são instantaneamente calculados pelas máquinas comercializadas nos dias de hoje.

9. Referências Bibliográficas [1] “Estudo de Viabilidade”, [Online], Disponível em: http://bit.ly/1ikHAnK. [Acesso em 29/04/2014].[2] “Radio-frequency identification”, [Online], Disponível em: http://bit.ly/1dG4bEX. [Acesso em 01/05/2014].

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[3] “Python”, [Online], Disponível em: http://www.python.org.br/wiki. [Acesso em 02/05/2014].

[4] “Django”, [Online], Disponível em: https://www.djangoproject.com/. [Acesso em 03/05/2014].

10. Relatório de EquipeNesse trecho do documento é apontado o papel e os esforços da equipe para

com o mesmo. Para a compreensão do papel de cada integrante, existe uma legenda e uma breve descrição da atividade ao final do documento [Apêndice H].

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Nome Papel Esforço na Equipe (%)

Assinatura

Artur Spíndola AS, PGS, REV 25

Diogo Cabral AS, OD, PGS, REV 25

Hugo Bessa AS, CC, OD, PGS 25

Marcel Rebouças AS, CC, OD, PGS 25

Apêndices Apêndice A - Sobre a Rede Visão de Serviços Oftalmológicos

A Rede Visão de Serviços Oftalmológicos é um grupo que oferece seus serviços no Recife. A rede é responsável pelo Departamento de Oftalmologia do da Santa Casa de Misericórdia do Recife E Hospital Santo Amaro. Fundado em março de 1997, está equipado com ambulatório e unidade cirúrgica para realização de consultas, exames,

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terapias e cirurgias oftalmológicas, em pacientes particulares, de convênios médicos e do SUS (Sistema Único de Saúde).

Endereço: Av. Cruz Cabugá, 1563, Santo Amaro. CEP 50040-000, Recife, Pernambuco. Telefone: +55 (81) 3423-5759

Apêndice B - Dados e Coleta de Informações: entrevistas

No dia 16 de abril, foi realizada uma reunião entre a equipe de desenvolvimento e o cliente para que houvesse o entendimento do problema. Entrevistamos o Dr. Afonso Medeiros médico e diretor da Rede Visão, também responsável pela parte administrativa da rede, em uma conversa informal. Na conversa, o mesmo nos detalhou o problema, como funcionavam algumas coisas da empresa, alguns requisitos obrigatórios e nos mostrou documentos atuais com detalhes técnicos.

O cliente iniciou a conversa falando um pouco da empresa, descrita no [Apêndice A], e comentou sobre o sistema atual de controle de patrimônio. De acordo com ele, todo o patrimônio é atualmente gerenciado através de planilhas Excel. Cada bem possui uma aba, constando de todas as suas informações de quando foi obtido ( como descrição do bem patrimonial, marca/fabricante, no. de série, no. do patrimônio, peso, fornecedor etc.), fotos (para auxiliar que funcionários encontrem bens específicos, como equipamentos médicos) e uma seção para o cadastramento de manutenções ao bem. Nesta etapa, o entrevistado nos disse que era o responsável pelo cadastramento inicial de todos os bens, já que era algo que tinha que ser cadastrado com muita atenção, e que poucos funcionários tinham acesso apenas para adicionar manutenções. Por fim, o cliente atualizava a planilha colocando-a no Dropbox, para ter acesso de qualquer lugar.

Em seguida, o cliente nos explicou como funcionava o fluxo de entrada e saída de bens na empresa [Apêndice D], além de nos mostrar os documentos usados para requisição de saída de bens e manutenções. Aqui ele deixou claro a importância da saída de bens, já que alguns deles eram dados pelo governo por serviços ao SUS, e havia vistorias com certa frequência: caso o bem não estivesse no local correto, podia ser recolhido.

Por fim, discutimos soluções para o problema, para entender como ele preferia que o problema fosse resolvido. O cliente pediu que tudo pudesse ser acessado online, para que pudesse ter acesso aos dados de casa, com dois níveis de acesso (master e funcionário). Além disso, pediu que os dados de cadastro fosse o mais parecido possível com a forma atual, para manter a simplicidade. O mesmo ainda citou que já recebeu algumas propostas anteriores, como tornar tudo “tecnológico”, mas que quase sempre o custo era inviável, já que o ganho geral com o sistema era baixo (diferente de algumas outras empresas, o custo para implantar o sistema não justificava o ganho de

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impedir furtos, por exemplo). Com isso, ficou claro que o fator econômico seria uma prioridade.

Apêndice C - Dados e Coleta de Informações: documentos atuais

Após a primeira entrevista, o cliente disponibilizou algumas de suas planilhas para que pudéssemos saber que dados deveriam ser coletados e como o cadastro dos bens ocorria. Com isso, foi possível saber os atributos necessários para a definição do banco de dados. Também nos foi disponibilizado as fichas cadastrais e financeiras, para a inserção de novos bens na planilha.

CADASTRO DO BEM PATRIMONIAL - CAMPOS NECESSÁRIOS

DESCRIÇÃO DO BEM PATRIMONIALGRUPO DO BEMMARCA / FABRICANTEMODELO / REFERÊNCIA / TIPONo. DE SÉRIENo. DO PATRIMÔNIO (é o número da etiqueta de patrimônio ou etiqueta de tombamento)CAPACIDADEPESO - em kg.DIMENSÕES (LxCxP)VOLTAGEM (em volts)POTÊNCIA (em watts ou hp)CORRENTE (cc ou ca)DATA DA COMPRAVALOR DE COMPRAFORNECEDOR (local onde foi comprado)No. DA NFF (no. da nota fiscal)GARANTIA ("x" meses ou anos)DATA DE VENCIMENTO DA GARANTIASEGURADO - se tem seguro ou nãoNOME DA SEGURADORANo. DA APÓLICE DE SEGUROPROPRIETÁRIOACESSÓRIOS INCORPORADOSESTADO DE CONSERVAÇÃO (novo ou usado)FOTOGRAFIA DO BEM (frontal, lateral e em perspectiva)OBSERVAÇÕES

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Para cada bem, além da folha de cadastro, há também uma ficha financeira.

FICHA FINANCEIRA / MOVIMENTAÇÃO DO BEM PATRIMONIAL - CAMPOS NECESSÁRIOS

DATALOCALIZAÇÃO ATUALMANUTENÇÃO / REPARO / SERVIÇO EFETUADOSOLICITADO PORMOTIVO DA MANUTENÇÃOPEÇAS E MÃO-DE-OBRA APLICADASVALOR UNITÁRIOVALOR TOTAL (ACUMULADO)

As fichas de autorização de saída de bens patrimoniais e a ficha de requisição de manutenção e serviços também nos foi disponibilizada.

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Imagem C.1: Ficha de autorização de saída de bens patrimoniais.

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Imagem C.2: Ficha de requisição de manutenção e serviços

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Apêndice D - Dados e Coleta de Informações: processo de entrada e saída de bens

Em relação ao processo de entrada e saída de bens, o cliente nos mandou os seguintes fluxogramas:

Imagem D.1: Fluxograma de saída de bem para manutenção/baixa de bens

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Imagem D.2: Fluxograma de entrada de bens patrimoniais

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Apêndice E - PatriMAX

O PatriMAX (http://www.patrimax.com.br/) é uma ferramenta disponível no mercado que auxilia organizações de pequeno ou médio porte a terem controle de seus patrimônios. Nela é possível cadastrar os bens da empresa e informações de cada componente, ter um controle de custos, de autorização, de fornecedores, controle de acesso, de seguradoras e apólices, entre outras funcionalidades que podem ser encontradas em (http://www.patrimax.com.br/Funcionalidades.aspx).

Apêndice F - Detalhamento do estudo de viabilidade operacional

Aqui fazemos um detalhamento geral da análise de viabilidade operacional, para as três alternativas. Com base em cada um desses critérios, foram tomadas as conclusões descritas no capítulo 3, assim como as avaliações para cada opção.

Alternativa 1

Performance:Por ser uma aplicação web, o sistema pode ser utilizado por diversos

usuários ao mesmo tempo, e de qualquer lugar que possua acesso à internet. Tanto a parte de cadastramento quanto as buscas são operações leves em banco de dados, que requerem pouco poder de processamento. O tempo de resposta é dependente da rede.

No geral, o problema não possui gargalos de performance, já que o cadastramento de novos itens e suas atualizações são feitas por poucos responsáveis, e apenas de tempos em tempos.

Informação:Essa solução busca ser desenvolvida especificamente para o cliente,

portanto contém todas as informações relevantes que ele procura. Mas a solução ainda é dependente da ação humana para que realize suas funções. Por exemplo, um funcionário precisa atualizar o sistema sempre que mover um bem a outro local, e o esquecimento disso pode resultar em dados inconsistentes. O sistema de recomendação permite que o usuário saiba quando está na hora de rever o produto.

Economia:

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Os custos dessa opção concentram-se no desenvolvimento do software e na obtenção do servidor web. Não há a necessidade de gasto com hardware nem com treinamentos, por conta da interface simples,

Controle:Um sistema de autenticação com diferentes controles de acesso permite

que apenas usuários autorizados sejam capazes de fazer alterações nos dados. Por ser um sistema web, possui os riscos de ataques aos dados, e está sujeito a falhas humanas, como um usuário que fala sua senha.

Eficiência:Por ser um sistema específico para a empresa, utiliza os padrões atuais

para cadastro e busca dos bens, o que permite uma interface mais simples e perto da atual, que pode ser mais facilmente aprendida. Como a obtenção de novos bens é feita poucas vezes, o sistema sempre terá um tempo de resposta ótimo.

Serviços:Além das funcionalidades básicas de cadastro e relatórios, o sistema

conta com a inteligência para notificar o cliente de que os bens provavelmente precisam ser substituídos, ou que provavelmente precisará de uma manutenção em breve. Isso poupa tempo e permite que o cliente gerencie melhor seus bens.

Além disso, o sistema pode ser acessado de qualquer lugar, e de qualquer aparelho, como um smartphone.

Opinião da gerência:A gerência ficou bastante satisfeita com o modelo do produto final, por ser

uma alternativa simples que contribua para resolver o problema e, principalmente, por ser uma alternativa barata.

Opinião do usuário:Para o usuário final, a mudança na parte de cadastramento não seria

grande, já que já estão acostumados com a forma atual de gerenciamento. Mas o sistema de recomendação de manutenções e um sistema de busca por filtros dos itens deixou-os interessados.

Alternativa 2

Performance:

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Por ser uma aplicação web, o sistema pode ser utilizado por diversos usuários ao mesmo tempo, e de qualquer lugar que possua acesso à internet. Tanto a parte de cadastramento quanto as buscas são operações leves em banco de dados, que requerem pouco poder de processamento. As mudanças de locais detectadas pelos sensores também são apenas atualizações simples.O tempo de resposta é dependente da rede.


Informação:Essa solução busca ser desenvolvida especificamente para o cliente,

portanto contém todas as informações relevantes que ele procura. Diferente da alternativa 1, essa alternativa trata da necessidade de atualizar locais, o que diminui riscos de erros humanos e permite que a informação esteja sempre atualizada. O sistema de recomendação permite que o usuário saiba quando está na hora de rever o produto.

Economia:Essa opção possui o maior número de gastos. Há a necessidade de

obtenção de chips RFID para todos os itens do patrimônio, além de sensores para todos os ambientes. Fora isso, há ainda os custos com desenvolvimento do software, integração com os sensores e na obtenção do servidor web. Por conta dessa integração, a necessidade de manutenção futura será maior.


que apenas usuários autorizados sejam capazes de fazer alterações nos dados. Por ser um sistema web, possui os riscos de ataques aos dados, e está sujeito a falhas humanas, como um usuário que fala sua senha.

Eficiência:Por ser um sistema específico para a empresa, utiliza os padrões atuais

para cadastro e busca dos bens, o que permite uma interface mais simples e perto da atual, que pode ser mais facilmente aprendida. Como a obtenção de novos bens é feita poucas vezes, o sistema sempre terá um tempo de resposta ótimo. Essa opção ainda reduz a necessidade de atualizações de localização, o que torna o sistema ainda mais eficiente.

Serviços:

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Essa alternativa possui todos os serviços disponíveis da alternativa 1. Além disso, por utilizar os sensores, todo o rastreio dos bens é feita e atualizada em tempo real de forma automatizada, diminuindo o trabalho do cliente, o risco de falha humana e aumentando a segurança.

Opinião da gerência:Os altos custos envolvidos assustaram a gerência, que chegaram ao

ponto de quase descartar a alternativa. Entenderam que o sistema era mais completo e seguro que a alternativa 1, mas que era inviável devido ao baixo retorno do investimento.

Opinião do usuário:Para o usuário final, essa alternativa teve a mesma aceitação da

alternativa 1. O fato de não precisar cadastrar mudanças de locais agradou, por diminuir o trabalho.

Alternativa 3

Performance:Essa alternativa utiliza principalmente a rede local para a realização de

suas funções, o que permite tempos de resposta muito baixos. Porém, o fato de ser necessário instalar o software em todas as máquinas faz com que pequenas tarefas que poderiam ser resolvidas facilmente em uma solução web tenham que esperar até que o funcionário vá a uma maquina com o sistema.Tanto a parte de cadastramento quanto as buscas são operações leves em banco de dados, que requerem pouco poder de processamento.


Informação:Por utilizar um software padrão que tenta cobrir todas as possibilidades, a

coleta de informações pode chegar a ser excessiva. Isso dificulta o cadastramento e o entendimento dos dados, já que os funcionários já estão acostumados ao sistema atual.

Economia:Os custos dessa opção concentram-se na necessidade de compra anual

de licenças do software em questão e dos custos iniciais de instalação e suporte, além da necessidade de um servidor. Por ser um software novo com

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muitas funções, é necessário o treinamento da equipe. Não há custos com desenvolvimento nem hardware extra.


que apenas usuários autorizados sejam capazes de fazer alterações nos dados. O sistema utiliza a rede local, logo possui menos riscos em relação a ataques aos dados. Um usuário mal intencionado precisa acessar um computador da empresa com as credenciais de alguem registrado para ter acesso à informação.

Eficiência:Essa opção utiliza-se de padrões gerais, que não são específicos para a

empresa, e que pode resultar em maior tempo de aprendizado. Por utilizar a rede local, o tempo de resposta é sempre ótimo.

Serviços:O programa atende aos serviços básicos requisitados pelo cliente, mas a

solução não agrega nenhum valor realmente novo. Na verdade, o excesso de informação necessária, e por usar uma interface diferente dos padrões que os funcionários estão acostumados, chega a ser um problema.

Opinião da gerência:A alternativa foi considerada, por ser de fácil implantação, e custo

relativamente baixo, mas o fato de ser uma alternativa que não usa os padrões da empresa não foi muito bem recebida. A gerência ficou preocupada que os usuários não conseguissem se adaptar muito bem a grandes mudanças de software, por serem de idade mais elevada.

Opinião do usuário:O fato do software ter interface completamente diferente causou um

pouco de desconfiança, já que teriam que reaprender a usar. Além disso, por não adicionar novas funcionalidades ou reduzir o trabalho, ficou a dúvida da necessidade de se substituir o sistema atual.

Apêndice G - Detalhamento do estudo de viabilidade econômica

Alternativa 1CUSTOS DE DESENVOLVIMENTO

No desenvolvimento do sistema planejamos as seguintes cargas horárias:

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Interface● Tela base geral [8 horas];● Tela base de listagem [5 horas];● Tela base de edição [5 horas];● Tela base de relatório [5 horas]; ● Tela de login [3 horas]; ● Templates de e-mail [5 horas];● Customização de Plugins JavaScript:

○ DataTables [13 horas];○ JTree [13 horas];○ Select2 [8 horas];○ JEditable [5 horas];○ JMask [2 horas];○ DateTimePicker [5 horas];○ Dialog [8 horas];

● Customização do Bootstrap [8 horas].

Sistema ● Models [30 horas];● Serializers [16 horas];● Views [66 horas] (cerca de 3h por view, considerando que são 11 classes cada

uma com telas de listagem e edição);● Integração dos templates [30 horas];● Testes de caixa branca [28 horas] (considerando 20% do tempo total de

desenvolvimento).

Custos de desenvolvedores/designers

Módulos Valor (R$/Hora)

Qtd. Horas Total(R$)

Design 20,00 25 500,00

Interface (frontend) 20,00 93 1860,00

Sistema (backend) 30,00 170 5100,00

Implantação (deployment) 30,00 20 600,00

TOTAL - 308 8060,00

Tabela E.1.1 – Precificação do desenvolvimento e implantação do módulo web

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Quanto à infraestrutura temos as seguintes tabelas:

Taxas mensais:

Item Valor(R$/mês)

Servidor com suporte a Django*

25,00

Energia elétrica 50,00

Água 30,00

Telefone 30,00

Material de Escritório 20,00

TOTAL 155,00

Tabela E.1.2 – Taxas mensais de desenvolvimento

Infraestrutura para desenvolvimento (não necessitará ser comprada, mas haverá custo mensal, relativo a depreciação do material):

Item Valor Unitário(R$)

Quantidade Valor Total(R$)

Notebook (Hardware) 1.800,00 4 7.200,00

Custo Total - - 7.200,00

Custo Anual (20% do Total) - - 1440,00

Custo Mensal 120,00

Tabela E.1.3 – Precificação da infraestrutura usada para desenvolvimento

Custos totais de desenvolvimento:

Mês Valor(R$)

Mês 1 4.305,00

Mês 2 4.305,00

TOTAL 8.610,00

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Tabela E.1.4 – Custos totais de desenvolvimento

CUSTOS PÓS-DESENVOLVIMENTO

Custos de Operação e Manutenção:

Item Valor(R$)

Treinamento (1 mês) 400,00

Manutenção 80,00

Tabela E.1.5 – Custos de Operação e Manutenção

Abaixo, especificamos o custo total do sistema para um período de 5 anos. Estimamos que um mês de treinamento, realizado no primeiro ano, será necessário para que os funcionários se adaptem ao uso do programa. Consideramos, também, que no primeiro ano as visitas de manutenção serão cobertas pela garantia, e que, a partir do segundo ano, é realizada 1 visita por mês.

Período Valor(R$)

1º ano 9.010,00

2º ano 800,00

3º ano 960,00

4º ano 960,00

5º ano 960,00

Tabela E.1.6 – Tabela de Custos Anuais

Ano 1 Ano 2 Ano 3 Ano 4 Ano 5

Custos de Desenvolvimento 8.610,00

Custos de Operação e Manutenção

400,00 800,00 960,00 960,00 960,00

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Fator de desconto (8%) 1 0,93 0,86 0,79 0,74

Custos corrigidos 9.010,00 744,00 825,60 758,40 710,40

Custos Acumulados 9.010,00 9.754,00 10.579,60 11.338,00 12.048,40

Benefícios do sistema 3.240,00 3.240,00 3.240,00 3.240,00 3.240,00


Benefícios corrigidos 3.240,00 3.013,20 2.786,40 2.559,60 2.397,60

Benefícios acumulados 3.240,00 6.253,20 9.039,60 11.599,20 13.996,80

Resultados acumulados (5.770,00) (3.500,80) (1.540,00) 261,20 1.918,40

RoI (5 anos) - - - - 16,17%

Payback - - - - 3.85 anos

Tabela E.1.7 – Análise de retorno de investimento. Valores em Reais (R$)

Alternativa 2

CUSTOS DE DESENVOLVIMENTO

Módulos Valor (R$/Hora)

Qtd. Horas Total(R$)

Design 20,00 25 500,00

Interface 20,00 93 1.860,00

Sistema Web 30,00 170 5.100,00

Middleware RFID 30,00 704 21.120,00

Implantação (deployment) 30,00 20 600,00

TOTAL - 1012 29.180,00

Tabela E.2.1 – Precificação do desenvolvimento e implantação do módulo web e o módulo de localização

Quanto à infraestrutura, temos as seguintes tabelas:

Taxas mensais:

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Item Valor(R$/mês)

Servidor com suporte a Django*

25,00

Energia elétrica 50,00

Água 30,00

Telefone 30,00

Material de Escritório 20,00

TOTAL 155,00

Tabela E.2.2 – Taxas mensais de desenvolvimentoTaxas mensais de desenvolvimento

Infraestrutura para desenvolvimento (não necessitará ser comprada, mas haverá custo mensal, relativo a depreciação do material):



Notebook (Hardware) 1.800,00 4 7.200,00


Custo Anual (20% do Total) - - 1440,00

Custo Mensal 120,00

Tabela E.2.3 – Precificação da infraestrutura usada para desenvolvimento

Hardware para implantação do módulo de localização:



Chips RFID 2,00 500 1.000,00

Sensores RFID 100,00 30 3.000,00


Tabela E.2.4 – Custo de compra de hardware para implantação do módulo de localização

Custos totais de desenvolvimento:

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Mês Valor(R$)

Mês 1 5.805,00

Mês 2 5.805,00

Mês 3 5.805,00

Mês 4 5.805,00

Mês 5 5.805,00

Mês 6 5.805,00

TOTAL 34.830,00Tabela E.2.5 – Custos totais de desenvolvimento

CUSTOS PÓS-DESENVOLVIMENTO

Custos de Operação e Manutenção:Item Valor

(R$)

Treinamento (1 mês) 400,00

Manutenção 80,00

Tabela E.2.6 – Custos de Operação e Manutenção

Troca de equipamento:

O custo de manutenção fixo também seria maior tendo em vista que equipamentos de hardware recebem com maior impacto problemas de desgaste físico, e tem vida útil reduzida por conta disso.

Item Taxa de Depreciação

Valor(R$)

Depreciação Anual dos Chips RFID

20% 200,00

Depreciação Anual Sensores RFID

20% 600,00

Depreciação Anual - 800,00

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Depreciação Mensal - 66,67

Tabela E.2.7 – Depreciação mensal de equipamento

Abaixo, especificamos o custo total do sistema para um período de 5 anos. Estimamos que um mês de treinamento, realizado no primeiro ano, será necessário para que os funcionários se adaptem ao uso do programa. Consideramos, também, que no primeiro ano as visitas de manutenção serão cobertas pela garantia, e que, a partir do segundo ano, é realizada 1 visita por mês além do custo de depreciação dos equipamentos RFID, com o custos dados nas tabelas acima.

Período Valor(R$)

1º ano 36.110,20

2º ano 1760,04

3º ano 1760,04

4º ano 1760,04

5º ano 1760,04

Tabela E.2.8 – Custos anuais


Custos de Desenvolvimento 34.830,00


1280,02 1760,04 1760,04 1760,04 1760,04


Custos corrigidos 36.110,02 1.636,84 1.513,63 1.390,43 1.302,43




Benefícios corrigidos 10.240,00 9.523,20 8.806,40 8.089,60 7.577,60

Benefícios acumulados 10.240,00 19.763,20 28.569,60 36.659,20 44.236,80

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Resultados acumulados (25.870,02) (17.983,66) (10.690,89) (3.991,72) 2.283,45

RoI (5 anos) - - - - 5,44%

Payback - - - - 4.64 anos


Alternativa 3

Custos de LicençaLicença do Patrimax: R$800,00 por ano

Custos de Infraestrutura:Roteador: R$150,00Cabos de Rede(200 metros): R$300,00

Custos de Operação e Manutenção:Treinamento (1 mês): R$400,00Manutenção (visita): R$50,00

Período Valor(R$)

1º ano 1.650,00

2º ano 1400,00

3º ano 1400,00

4º ano 1400,00

5º ano 1400,00

Tabela E.3.1 – Custos anuais


Custos de Licença 800,00 800,00 800,00 800,00 800,00

Custos de Infraestrutura 450,00


400,00 600,00 600,00 600,00 600,00

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Custos corrigidos 1.650,00 1.302,00 1.204,00 1.106,00 1.036,00




Benefícios corrigidos 1.000,00 930,00 860,00 790,00 740,00

Benefícios acumulados 1.000,00 1930,00 2.890,00 3.680,00 4.420,00

Resultados acumulados (650,00) (1022,00) (1.266,00) (1.582,47) (1.878,00)

RoI (5 anos) - - - - -29,8%

Payback - - - - Não existe


Apêndice H - Responsabilidades na Equipe

Aqui estão listadas as atividades desempenhadas pela a equipe, e seu código relacionado para a leitura da tabela de atividades da equipe.

AS - Análise de soluções

Essa atividade envolve a colaboração em construir os tipos de viabilidade consideradas no documento.

CC - Contato com cliente

Esta atividade é ligada ao contato com cliente, tais como entrevistas, validações e solicitação de documentos.

OD - Organização do documento

Aqui é levado em conta a contribuição para fazer a montagem da estrutura do documento, levando em conta toda a sua extensão.

PGS - Pesquisa e geração de soluções

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Nessa atividade é levada em consideração tanto a criatividade quanto a pesquisa para embasar as soluções encontradas e descritas nesse documento.

REV - Revisão do documento

Tomando o documento como finalizado, quem executou essa tarefa precisou rever todo a escrita, formatação e links para referências para verificar se estava tudo feito corretamente.

Apêndice I - Glossário

Análise de Depreciação: estudo sobre os bens da empresa acerca da perda de valor deles.

Chip RFID: chip de identificação automática por radiofrequência, que recupera e armazena dados remotamente através de dispositivos (etiquetas) que ficam nos objetos a se localizar.

Controle de Patrimônio: gestão dos bens de valor para a empresa em questão.

Desenvolvimento Ágil: conceito utilizado para representar o desenvolvimento de software que segue métricas para melhorar o desempenho da equipe desenvolvedora e assim acelerar a realização do projeto.

Rede: canal para passagem de dados entre diversas máquinas (exemplo: PC’s) em diversos ambientes.

Tempo de Codificação: tempo utilizado no desenvolvimento de um software.

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