estudo de caso hp e biosaÚde - edoc...

ESTUDO DE CASO

HP e BIOSAÚDE

1

31/08/2017

Project Management for Paperless Business © PMP for GED

Estudo de caso – Saúde Informacional – AS IS

ACERVO EM PAPEL ACERVO DIGITALIZADO

ACERVO DIGITAL ACERVO MICROFILME

2

31/08/2017


Estudo de caso – Saúde Informacional – AS ISTIPOS DE ACERVOS PARA TRATAMENTO E

TEMPORALIDADE

Legado - Papel

Legado - Digitalizado

Nativo – Papel - Legalização

Nativo - Digital

Nativo – Digital - Assinado Digitalmente

Legado - Microfilmado

Nativo – Papel - Organização

3

31/08/2017

ARQUIVO MORTO!ARQUIVO RECREATIVO!ARQUIVO SEGURO ARQUIVO PADRONIZADOINFRAESTRUTURA EM ARQUIVO

AMBIENTE FAVORÁVEL ACRIATIVIDADE E COLABORAÇÃO

Projeto de Gestão Documental –Cenário real – Cultura 4

31/08/2017

Lei dos Planos de Saúde (9.656/98)

531/08/2017

10


Estudo de caso – Saúde Informacional – AS IS

ACERVO

GRANDE SÃO PAULO

Caixas banco – 20 kg= 40 mil

Folhas A4= 100 mil

Folhas A3= 10 mil

Equipe= 5

Locais armazenamento= 8

Orçamento= R$ 500 mil em 6 meses

EM NÚMEROS

6

31/08/2017


Estudo de caso – Cadeia Produtiva - Saúde – TO BE

BD

CentralRepositório

Central

Transferência e Centralização de Acervo Digital e Papel

USUÁRIOS CORPORATIVO

Atividade MEIO

Consulta via WEB

PEC + PEP

GRANDE SÃO

PAULO

DIGITALIZAÇÃO DISTRIBUIDA

DPI: 200 A 300

TIFF GERAÇÃO VI

NUVEM: NÃO RECOMENDAVEL

ÔNUS DA PROVA: PRESTADOR

DE SERVIÇO

RELAÇÃO CONTRATUAL

7

31/08/2017


Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BEColeta / Separação / Preparação / Digitalização / Armazenamento

Gestor em Documentação

Usuário Corporativo

1

2 3

4

Gestor de Projeto em

Documentação

5

GED / ECM / BPM: SIGAD GED / ECM / BPM: SIGAD

UNE – UNIDADE

EMPRESARIAL

UNO – UNIDADE

ORGANIZACIONAL

8

31/08/2017

Scanner

Bitonal (P & B)

ou Imagens

Coloridas

Duplex ou

simplex

Indexação Armazenamento

Servidor de Captura de Imagem

Banco de Imagem

Banco de Negócio/ Processo

Entrada

digital


31/08/2017


Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BE

CONSULTORIAARQUIVÍSTICA

PROJETO 1 6 MESES

TEMPORALIDADEE REPASSE DE

CONHECIMENTOPROJETO 2

5 MESES

AUTOMAÇÃO DO PROCESSO

ARQUIVÍSTICOPROJETO 4

1 MES

MANUALIZAÇÃOE MODELAGEMDO

PROCESSO ARQUIVÍTICO

PROJETO 32 MESES

Programa de Projetos em GED ACERVO

ATIVO

Programa de Projetos em GED ACERVO

INATIVO

PMO – PROJECT MANAGEMENT OFFICECDI - CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

PROJETO 1 – AUTOMAÇÃO DO PROCESSO ARQUIVÍSTICO GED COM DIGITALIZAÇÃO – GP - GED

+

1031/08/2017

Primeiro

Segundo

Terceiro Quarto Quinto

Sexto

Project Management for Paperless Business © PMP for GEDTerceiro passo:

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

11

31/08/2017

12

TLD

TVD TRD

TAD

Tecnologia + Metodologia = GED

Legal

Atualização

ValidaçãoResponsabilidadeTMS

Mídia &

Suporte


MTDI – Matriz de Temporalidade de Documentos e Informações

Terceiro passo:

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

31/08/2017

Projeto 1

CONSULTORIA ARQUIVÍSTICA

OFICINA DE GEDGerenciamento Eletrônico de Documentos

Especialização PMP em GED SaúdeOFICINA GED ECM PAPERLESS para CADEIA PRODUTIVA

SAÚDE

15

14

Planejamento TradicionalProject Management for Paperless Business ©

PMP for GED

31/08/2017

15

Planejamento Informacional Project Management for Paperless Business ©

PMP for GED

31/08/2017

DICIONÁRIO EAP – WBS EM GED

Project Management for Paperless Business © Modelo – Saúde Informacional – Formulários - GP

Gestão do Progeto - PMP:

16

31/08/2017

Cronograma:

Project Management for Paperless Business © Modelo – Saúde Informacional – Formulários - GP

Gestão do Progeto - PMP:

17

31/08/2017

Gestão do Projeto de GED

Plano de Classificação Vinculo Processual

Project Management for Paperless Business © Modelo – Saúde Informacional – Consultoria - GED

18

31/08/2017

Project Management for Paperless Business © Modelo – Saúde Informacional – Consultoria - GED

Gestão do Projeto de GED

Matriz de Temporalizade

19

31/08/2017

Projeto 2

TEMPORALIDADE REPASSE DE CONHECIMENTO



SAÚDE

20

Projeto 3

MANUALIZAÇÃO E MODELAGEMDO PROCESSO ARQUIVÍTICO



SAÚDE

Projeto 4

AUTOMAÇÃO DO PROCESSO ARQUIVÍSTICO



SAÚDE

30



ACERVO INATIVOSCANNER - TIPOPROJETO 4.1 -

15 DIAS

TREINAMENTOEQUIPE

DIGITALIZAÇÃOPROJETO 4.2

5 DIAS

CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE

DIGITALPROJETO4.4

1 MES

MANUALIZAÇÃODO PROCESSO DEDIGITALIZAÇÃO

PROJETO 4.315 DIAS

Programa de Projetos em GED ACERVO ATIVO

PMO – PROJECT MANAGEMENT OFFICECDI - CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO

PROJETO 1 – AUTOMAÇÃO DO PROCESSO ARQUIVÍSTICO GED COM DIGITALIZAÇÃO – GP - GED

Programa de Projetos em GED ACERVO INATIVO

+

23

31/08/2017



24

31/08/2017


Sexto passo:

Tecnologia com sabedoria

ESCOLHENDO O LOCAL GUARDA – UNE – UNO -

CDI

Corretor / cliente

Médico / Paciente

25

31/08/2017

METADADOx

DIRETÓRIO

O que é?

x

▪ Contrato

▪ Proposta

▪ Nota Fiscal

▪ Comprovante

▪ CPF, RG, CNH

▪ Manual

▪ CertificadoOnde esta?

26

31/08/2017

METADADOS: TERMO DE ADESÃO

▪ N° Proposta

▪ Data de Emissão

▪ Data Validade

▪ Tipo da Proposta

▪ Nome do Cliente

▪ CNPJ

▪ Status

27

31/08/2017

Matriz de Classificação Documental:

▪ Gênero (Textual, Cartografico, Sonoro, ...)

▪ Espécie (Ata, Decreto, Contrato,

Certidão,...)

▪ Tipologia (Contrato Social, Contrato

Serviços, ...)

▪ Assunto (Sigiloso, Ostensivo, ...)

▪ Forma (Rascunho, Oficial, Copia-

Controlada,...)

▪ Formato (Dossie, Livro, Ficha, Doc, PDF, ...)

FAD – Ficha de Análise Documental:

▪ Indexadores por Processo

▪ Indexadores por Atividade

▪ Indexadores Universais

▪ Indexadores Específicos

▪ Indexadores Guarda-Física

▪ Indexadores de Temporalidade

▪ Descritores

▪ Vocabulário Controlado

▪ Matriz de Segurança/Acesso

POLITICA DE GESTÃO DOCUMENTAL 28

31/08/2017

METADADOS: PROPOSTA COMERCIAL

▪ N° Contrato

▪ Data Emissão

▪ Dt. Validade

▪ Tipo Proposta

▪ Status

▪ Localizador (Prateleira, Caixa,…)

▪ Temporalidade Corrente

▪ Temporalidade Intermediaria

▪ Temporalidade Final

▪ Fundamentação Legal

▪ Fundamentação

Organizacional

▪ Nome do Grupo/Matriz

▪ CNPJ Matriz

▪ Nome da Empresa/Cliente

▪ CNPJ▪ Atividade Economica Principal

▪ Região

▪ Representante Legal/Contato

▪ CPF

▪ Nome do Projeto

▪ Departamento

▪ Gerente do Projeto

▪ Equipe

▪ Documentos Correlatos

▪ Gênero

▪ Especie

▪ Tipologia

▪ Assunto

▪ Forma

▪ Formato

INDEXADORES ESPECIFICOS INDEXADORES VINCULANTES INDEXADORES ARQUIVISTICOS

29

31/08/2017

M-FILES: PROPOSTA COMERCIAL

▪ N° Contrato

▪ Data Emissão

▪ Dt. Validade

▪ Tipo Proposta

▪ Status

▪ Localizador (Prateleira, Caixa,…)

▪ Vincular Temporalidade

▪ Selecionar Projeto

▪ Vincular Classificação Doc.

INDEXADORES ESPECIFICOS INDEXADORES VINCULANTES INDEXADORES ARQUIVISTICOS

redução de 30 indexadores

para apenas 9 metadados

30

31/08/2017

31

Project Management for Paperless Business © PMP for GED Saúde

ACERVO ATIVO = ATIVIDADES NA BIO SAÚDE

ATIVIDADE FIM – ARQUIVO CORRENTE POR

PROCESSO

ACERVO ATIVO = ATIVIDADES NO HP

ATIVIDADE FIM

ARQUIVO

COMPARTILHADO

INTERMEDIÁRIO

PCD + MTDI + SQ / MPPA

ARQUIVO

DESTINAÇÃO FINAL

PCD + MTDI + SQ / MPPA

PCD + MTDI + SQ / MPPA – MANUAL DE POLÍTICA E PROCEDITOS ARQUIVÍSTICOS

Arquiv

o

Inativo

31/08/2017


Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BEROI – Retorno sobre Investimento

Retorno Investimento

Recursos

Custos

Perdas

Prazo

Ganhos

Riscos

32

50


Estudo de caso – Saúde Informacional – TO BEECONOMIA CRIATIVA - COMPLIANCE E GOVERNANÇA

33

31/08/2017

Contatos

“O VALOR DO CONHECIMENTO

É PODER COMPARTILHA-LO”

Romoaldo Zacarias

Gestor de Projetos Documentais e Informacionais - G / PDI

Instituto Brasileiro de Gestão do Documento, Informação e do Conhecimento - INBRADIC

Fundação UniLogos - GED / ECM / BPM / CDIA / CDIA +

Telefone: 11 987928660 ou Whatsapp: 18 991741156

Skype: Romoaldo.Zacarias

34

estudo de caso hp e biosaÚde - edoc...

Documents