7/26/2019 Estudo de Caso - Aula 08

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GESA7 - AULA 08

ESTUDO DE CASO: O Departamento de Contas a Pagar da Ford

Pressionada pela forte concorrncia japonesa, a gigantesca Ford Motor Company tinha um srio problema:tinha muitas gorduras para cortar. No seu departamento de contas a pagar (DCP), cerca de quinhentos funcionriosse engalfinhavam com um mar de papelrio para resolver pendncias e pagar fornecedores. Um total de 14 itens deuma variedade de fontes - registros de recebimento, ordens de compras, faturas etc. - tinha de ser conferido ecasado. Um simples atraso de qualquer documento significava horas e horas para achar a informao correta,

atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos.O processo era convencional. O departamento de compras (DC) enviava um pedido de compra (PC) ao

fornecedor, com cpia ao DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava na recepo da Ford, umfuncionrio preenchia o formulrio descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, ofornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir da, o DCP tinha de conciliar trs documentos: o PC, oformulrio de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliao era possvel e o DCP emitia opagamento ao fornecedor. Mas, 20% dos casos proporcionavam verdadeira confuso que tomava tempo de todomundo.

A Ford resolveu implantar um sofisticado e caro sistema computadorizado para agilizar o processo e obteveuma reduo de 20% no pessoal. A euforia durou at que os administradores da Ford foram visitar a Mazda

japonesa, da qual a Ford estava adquirindo parte do capital. Pasme: a Mazda tinha apenas 5 funcionrios para lidar

com o departamento de contas a pagar. Ali tudo flua tranquilamente.A Ford resolveu fazer uma reengenharia de todo o processo de pagamento aos fornecedores. Com a

reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os trs documentos foram eliminados. O papelrio foi substitudo porum processo gil, simples e rpido em que a verificao e o controle so feitos diretamente por computador. Ocomprador do DC emite um pedido ao fornecedor e informa em um banco de dados online. Ao receber o material, arecepo verifica a compra pendente no banco de dados. Se corresponde, aperta uma tecla para informar a chegadado material e o computador emitir automaticamente o cheque ao fornecedor no prazo previsto. Se no, a recepodevolve o material ao fornecedor. Na verdade, o redesenho do processo quase eliminou a necessidade do DCP. Esteficou com apenas 5% do pessoal que tinha antes.

QUESTES1. Como era o departamento de contas a pagar antes da reengenharia?2. Como ficou depois, sob o ponto de vista do modelo burocrtico?3. Em sua opinio, o que reengenharia?4. Qual sua opinio sobre a necessidade de papis e documentos?5. Quais seriam outras alternativas para agilizar uma empresa burocratizada?