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O Office 365 da Microsoft é a solução SaaS mais amplamente adotada em todo o mundo, e há bons motivos para isso. Os líderes de TI gostam de poder acessar tudo a qualquer momento, estando em qualquer lugar, bem como do nível aprimorado de segurança e da facilidade de atualização dos produtos.

Do ponto de vista do usuário final, o Office 365 é versátil, fácil de usar e melhora a produtividade, a eficiência e a colaboração. No entanto, se não houver planejamento e manutenção bem estruturados, você pode acabar gastando milhares ou até milhões de dólares a mais do que o previsto com despesas de assinatura e administração do Office 365.

ESTE GUIA MOSTRARÁ COMO:

• Economizar dinheiro na migração e em renovações

• Evitar gastos com licenças duplicadas e desnecessárias

• Dimensionar corretamente o nível de assinatura de cada usuário conforme suas necessidades específicas

• Introduzir a automação no processo de gestão

Gartner, A Survival Guide to Microsoft Office 365 for Application Leaders, Joe Mariano, 24 de fevereiro de 2017

ATÉ 2022, MAIS DE 70% DAS EMPRESAS ESTARÃO UTILIZANDO FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO EM NUVEM.

INTRODUÇÃO

Há diversos artigos e documentos técnicos valiosos disponíveis que abordam o planejamento da migração para o Office 365, sendo a maioria deles focados em questões técnicas. As principais preocupações mencionadas incluem:

• Ambientes híbridos do Exchange que apresentam desafios funcionais e de compatibilidade, tais como a migração de conjuntos de dados maiores, que esbarram em limitações técnicas e de largura de banda, e arquivos legados não reconhecidos.

• Diferenças entre o AD e o Azure AD que geram a necessidade de sincronização de senha ou de SSO federado.

• Diferenças em recursos do SharePoint nas versões local e do Office 365, desafios de permissão com subsites e desafios de segurança com usuários externos e links de convidados anônimos que podem acessar conteúdos.

Uma preocupação que esses guias geralmente omitem é a importância de determinar a quantidade e os tipos de assinaturas que devem ser adquiridos. Quando você firma um compromisso de pelo menos 1 ano para o nível de assinatura e 3 anos para o número de licenças, adquirir o número certo de assinaturas é fundamental, pois os erros nessa etapa podem representar um aumento de custo exponencial.

É difícil planejar quando até mesmo os autores de tecnologia mais respeitados dizem que "basta contar o número de licenças e multiplicar pelo custo anual". Ah, se fosse assim tão simples… Antes de assinar qualquer contrato do Office 365, as organizações devem fazer uma avaliação detalhada daquilo que estão utilizando no momento, até o nível do usuário e de componentes. Esta avaliação minuciosa é necessária para que seja possível tomar decisões rentáveis a respeito do número de licenças e do nível de assinatura mais adequado.

1ª ARMADILHAFALTA DE PLANEJAMENTO: DINHEIRO DESPERDIÇADO NA MIGRAÇÃOA MICROSOFT OFERECE 15% DE DESCONTO NA CONVERSÃO DE LICENÇAS SA/CAL OFFICE PARA OFFICE365, E SEGUIDAMENTE OFERECE DESCONTOS ADICIONAIS PARA E5 E E3.

RECOMENDAÇÕES 1ªAPROVEITE AS ESTATÍSTICAS DE UTILIZAÇÃO NO NÍVEL DE COMPONENTES PARA SELECIONAR O NÍVEL ADEQUADO DE RECURSOS DO OFFICE 365 PARA CADA USUÁRIO.

A RENOVAÇÃO PODE SER UM EXCELENTE MOMENTO PARA MIGRAR, POIS NESTE MOMENTO VOCÊ ESTÁ COM A VANTAGEM!

ESTABELEÇA AS NECESSIDADES DO OFFICE 365 EMPREGANDO FERRAMENTAS AUTOMATIZADAS CAPAZES DE DETERMINAR QUAIS APLICATIVOS ESTÃO SENDO USADOS NO MOMENTO, POR QUAIS USUÁRIOS, EM TODOS OS DISPOSITIVOS.

UTILIZE RELATÓRIOS DE USO PARA ADQUIRIR APENAS AS ASSINATURAS DE QUE VOCÊ REALMENTE PRECISA, E NÃO O VOLUME LICENCIADO ANTERIORMENTE.

2ª ARMADILHACOMPRAR DUAS VEZES: LICENÇAS DUPLICADAS CRIAM GASTOS DESNECESSÁRIOS

E se você já iniciou a migração sem obter uma visão precisa de suas instalações atuais com base em dispositivos? Muitas organizações acabam gastando mais do que o necessário ao adquirir duas licenças para a mesma pessoa: uma baseada em dispositivos e outra para o Office 365.

• Assinaturas duplicadas adquiridas por unidades de negócio e departamentos de TI centralizados.

• Duplicação de licenças após uma transação de fusão. A empresa adquirida pode não dispor de registros precisos das contas in-loco da Microsoft. Sem uma visibilidade precisa, é muito fácil continuar pagando por uma licença baseada em dispositivo e, ao mesmo tempo, pelo Office 365.

• Não estabelecer limites claros para o uso de versões baseadas em dispositivo e Office 365. Por exemplo, se um arquivo do Visio for acessado em um PC desktop e o aplicativo Visio baseado em dispositivo não tiver sido desinstalado, esta ação pode "reativar" a licença baseada em dispositivo.

Revista FedTech

A NASA ECONOMIZOU MAIS DE US$ 100 MILHÕES, EM PARTE PELA ELIMINAÇÃO DE LICENÇAS DUPLICADAS.

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ESTAS SÃO ALGUMAS DAS SITUAÇÕES COMUNS QUE LEVAM À DUPLICAÇÃO DE LICENÇAS:

RECOMENDAÇÕES 2ªGARANTA A DESATIVAÇÃO OU REALOCAÇÃO DO LICENCIAMENTO BASEADO EM DISPOSITIVO APÓS A MIGRAÇÃO PARA O OFFICE 365.

CRIE UMA VISÃO COMPLETA E PRECISA DO USO ATUAL POR TODOS OS USUÁRIOS E DISPOSITIVOS

UTILIZE FERRAMENTAS AUTOMATIZADAS DE INVENTÁRIO QUE CRIAM VISÕES CONSOLIDADAS DO OFFICE 365 EM TODA A EMPRESA, INDEPENDENTEMENTE DO GRUPO QUE ADQUIRIU A LICENÇA.

3ª ARMADILHATODO MUNDO TEM TUDO: ADQUIRIR UM NÍVEL DE ASSINATURA ALTO DEMAIS

Uma etapa essencial na adesão ao Office 365 é a seleção do nível de assinatura. Mas como identificar com precisão o nível de assinatura necessário para cada funcionário? Basear-se nos níveis de licença adotados anteriormente é assumir que todos os aplicativos provisionados estão realmente em uso, mas o simples fato de eles terem usado o Visio ou o Project no ano anterior não significa que precisarão deles novamente agora. Basear-se na declaração do próprio usuário sobre o que ele precisa pode ser perigoso: ninguém quer ficar sem algo que o colega ao lado tem.

Youlnc.com

TRÊS DAS PRINCIPAIS RAZÕES PELAS QUAIS AS EMPRESAS GASTAM EM EXCESSO: FALTA DE PLANEJAMENTO, FALTA DE GESTÃO ANALÍTICA, PAGAR DEMAIS AOS FORNECEDORES

"…já vimos que boa parte dos softwares da Microsoft não é usada, principalmente o Microsoft Project e o Microsoft Visio. Para alguns pacotes, descobrimos que até 50% dos softwares fornecidos não são usados."

Com uma diferença de preço de tabela de US$ 8,00/mês para US$ 35,00/mês por assinatura, as implicações financeiras de adquirir um nível de assinatura alto demais podem ser significativas. É importante lembrar que dentro de um contrato de assinatura de um ano você pode fazer o upgrade de licenças, mas não o downgrade.

Diretor de Estratégia de TI, empresa de gás e petróleo

RECOMENDAÇÕES 3ªMAPEIE O USO ATUAL DO NÍVEL DE ASSINATURA PARA CADA USUÁRIO DE FORMA INDIVIDUALIZADA – PLANEJAR COM PRECISÃO PODE EVITAR DESPESAS MENSAIS SIGNIFICATIVAS.

PROCURE COMPREENDER DE FORMA DETALHADA O LICENCIAMENTO DO MICROSOFT OFFICE 365. PRESTE BASTANTE ATENÇÃO AOS COMPONENTES INCLUÍDOS EM CADA NÍVEL DE ASSINATURA.

UTILIZE FERRAMENTAS DE INVENTÁRIO AUTOMATIZADAS PARA CRIAR UMA VISÃO DETALHADA DE QUAIS APLICATIVOS INSTALADOS ESTÃO SENDO USADOS EM CADA UM DOS DISPOSITIVOS DOS USUÁRIOS, NÃO APENAS O QUE ESTÁ LICENCIADO.

4ª ARMADILHAINDESEJADAS E DESPREZADAS: PAGAR POR LICENÇAS NÃO UTILIZADAS

Entre junho de 2015 e junho de 2016, a IRS (serviço da Receita Federal dos EUA) pagou US$ 12 milhões por assinaturas do Microsoft Office 365 e Exchange Online que jamais foram utilizadas.

ESSA É DE DOER. Você compra o Office 365, mas ele jamais é implantado ou utilizado. Vamos analisar alguns cenários comuns*:

US$ 51.900,00 POR 1 ANO US$ 441.150,00 POR 1 ANO

200 ASSINATURAS 1.700 ASSINATURAS

Você adquire todas as 1.800 licenças necessárias, mas a implantação acontece lentamente e, após um ano da aquisição, 200 licenças ainda não foram provisionadas.

Há 28.000 funcionários, mas 1.700 deles trabalham com armazenagem e nunca utilizam o aplicativo.

Licenciamento de "funcionários" que já não têm mais vínculo com a empresa. As empresas da Fortune 500 têm, em média, 52.000 funcionários. O departamento de TI perde visibilidade sobre 1% deles que já não têm mais vínculo empregatício em várias subsidiárias, devido à lacuna criada por relatórios manuais.

Os custos se acumulam rapidamente, e a situação acaba se tornando um jogo de quem consegue detectar primeiro assinaturas não utilizadas: você ou seu diretor financeiro?

* Presume 50% de E5 e E3 (desconto de 25% no E5 – US$ 26,25, e de 15% no E3 – US$ 17,00)

US$ 4.325,00 POR MÊS US$ 36.762,50 POR MÊSUS$ 51.900,00 POR 1 ANO

520 ASSINATURAS US$ 4.325,00 POR MÊS

RECOMENDAÇÕES 4ªREAPROVEITE LICENÇAS DE EX-FUNCIONÁRIOS E DAQUELES QUE, NA VERDADE, NÃO PRECISAM DE LICENÇA. REDISTRIBUA ESSAS LICENÇAS PARA NOVOS FUNCIONÁRIOS.

SEJA REALISTA COM RELAÇÃO À SUA PROGRAMAÇÃO DE IMPLANTAÇÃO. ADQUIRA ASSINATURAS COM BASE NAS NECESSIDADES DE CURTO PRAZO.

UTILIZE FERRAMENTAS QUE MONITOREM O USO NO NÍVEL DOS COMPONENTES. PROCURE POR INDIVÍDUOS OU GRUPOS QUE NÃO ESTEJAM UTILIZANDO ALGUNS OU TODOS OS APLICATIVOS DISPONÍVEIS.

5ª ARMADILHAPILOTANDO UMA CARROÇA: A NÃO AUTOMATIZAÇÃO DOS PROCESSOS

Muitos líderes de TI esperam que o Office 365 seja o tipo de aplicativo que só precisa ser configurado uma vez na vida, outra na morte. As evidências até o momento indicam que essa esperança é uma ilusão. Na verdade, uma pesquisa recente descobriu que, para pequenas organizações, os custos de gerenciamento do Office 365 podem ser 93% do custo por assinatura do Office 365, quase dobrando o TCO. Mesmo em organizações maiores, o fardo administrativo pode aumentar em 24% os custos da assinatura.

OS BENEFÍCIOS MAIS CITADOS DA AUTOMAÇÃO: REDUÇÃO DE CUSTOS E AUMENTO DA PRODUTIVIDADE

HelpSystems

Solicitação e aprovação de aplicativos

Aprovisionamento e desaprovisionamento de aplicativos

Monitoramento contínuo de licenças para controlar o aproveitamento e a realocação de assinaturas usadas

OS ITENS QUE MAIS EXIGEM RECURSOS DE ADMINISTRAÇÃO INCLUEM:

A criação de uma plataforma e de fluxos de trabalho automatizados pode reduzir significativamente os custos de recursos e licenças e melhorar a satisfação dos usuários finais. Um banco regional, com US$ 870 milhões em ativos e 20 mil funcionários, estava enfrentando dificuldades para gerenciar 1.300 aplicativos e 1.000 solicitações por semana.

Depois de implementar uma plataforma de automação, eles relataram que ela "ajudou o banco a reduzir o tempo necessário para gerenciar as solicitações, e que os usuários estão mais satisfeitos com o departamento de TI…", além disso, dizem que a plataforma lhes permitiu alcançar "…reduções de custos significativas, pois foi possível reduzir a equipe de service desk".

RECOMENDAÇÕES 5ªAUTOMATIZE A REIMPLANTAÇÃO DE LICENÇAS NÃO UTILIZADAS

TROQUE AUTOMATICAMENTE AS LICENÇAS ENTRE OS USUÁRIOS PARA REDUZIR OS CUSTOS COM BASE NA UTILIZAÇÃO

APROVISIONE AUTOMATICAMENTE AS ASSINATURAS POR TEMPO LIMITADO PARA SERVIÇOS CAROS, TAIS COMO O PROJECT 365 E O VISIO 365

CRIE PORTAIS DE SOLICITAÇÃO DE ACESSO DE AUTOATENDIMENTO

INVISTA EM PLATAFORMAS DE AUTOMAÇÃO E FLUXOS DE TRABALHO BASEADOS EM APROVAÇÕES

PLANEJE-SE COM ANTECEDÊNCIA E EVITE AS ARMADILHAS

SOBRE A SNOW SOFTWARE

Ao gerenciar os softwares em uso em toda a organização, a Snow possibilita economias tangíveis e publica orçamentos, fornecendo a empresas de todo o mundo a confiança necessária para investir em novas tecnologias, como virtualização, nuvem e tecnologias móveis.

A Snow oferece aos altos executivos, gerentes de software e profissionais do setor de compras uma inteligência prática em instalações, utilização e direitos de software em todas as plataformas disponíveis – desde dispositivos móveis até PCs desktop, e desde datacenters até serviços em nuvem – reduzindo os gastos com software em até 30% no primeiro ano.

Alguns chamam isso de gerenciamento de ativos de software, gerenciamento unificado de dispositivos ou simplesmente de conformidade de licenças.

Como milhares de organizações em todo o mundo, nós chamamos isso de Snow.

NÃO SE PODE GERENCIAR O QUE NÃO SE PODE MEDIR.

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Com mais de 100 milhões de usuários individuais e corporativos, os benefícios do Office 365 são claro para muitos. Mas as armadilhas do Office 365 insistem em permanecer ocultas e não publicadas. As organizações que desejam aproveitar todas as vantagens de produtividade maior, colaboração aprimorada e custos administrativos reduzidos devem estar cientes dos perigos apresentados por qualquer implementação do Office 365.

AS PRINCIPAIS RECOMENDAÇÕES COM BASE EM TODAS AS ARMADILHAS INCLUEM:

Estabelecer uma visibilidade consolidada de toda a utilização do Microsoft Office: baseada em dispositivos, Office 365 e em dispositivos móveis

Garantir um planejamento cuidadoso antes da migração, se certificando de identificar as necessidades reais e não as presumidas

Empregar ferramentas automatizadas de inventário que coletam informações detalhadas sobre os usuários e o uso do aplicativo no nível dos componentes

Investir em plataformas de automação para gerenciar solicitações de acesso de rotina, aprovisionamento e desaprovisionamento de tarefas

Peter Drucker

Snow Integration ConnectorsIntegre a plataforma SAM da Snow às soluções atuais de inventário, ITAM e gerenciamento de serviço.

Oracle Management OptionReduza os custos de gerenciamento das complexas licenças Oracle.

Snow optimizer for SAP softwareGerencie o licenciamento da SAP para otimizar um dos maiores custos de software da empresa.

Software Recognition ServiceReconheça aplicativos comercialmente licenciáveis em toda a rede.

Virtualization ManagementIdentifique e gerencie ativos virtuais em toda a rede.

Snow automation platformDefina e implemente o processo automatizado para auxiliar na otimização de software.

Snow License ManagerCom milhões de licenças vendidas, o Snow License Manager é a solução de SAM líder no mundo.

Snow InventoryA verdadeira solução de auditoria multiplataforma criada para localizar dispositivos, auditar instalações de software e monitorar o uso.

Snow device managerUma solução completa de gerenciamento de mobilidade empresarial que trata de todo o ciclo de vida de dispositivos móveis.

PLATAFORMA DE SAM DA SNOW