PLANO DE TRABALHO

ENCONTRO DE AGENTES PATRIMONIAIS

GESTÃO PATRIMONIAL DO ESTADO

1 – Justificativa:

A principal linha de atuação do DEAPE refere-se à administração patrimonial. Por esse motivo, um aperfeiçoamento do processo de organização e gerenciamento do patrimônio do Estado é importante para a melhoria da qualidade dos serviços públicos. A grande demanda pelo uso dos imóveis do Estado vem sendo objeto de discussões constantes no âmbito da SARH e de outros órgãos de todos os poderes de Estado. É premissa que o uso adequado dos imóveis públicos para a prestação dos serviços às comunidades gere economia para o Estado e facilidade para os cidadãos. Para auxiliar neste processo, foi proposto o Encontro de Agentes Patrimoniais, que vai tratar da Gestão Patrimonial do Estado e que tem objetivo estabelecer procedimentos para uniformizar as informações no âmbito da administração pública, quanto aos mecanismos da administração patrimonial e, ainda, otimizar recursos públicos para garantir um padrão de eficiência e qualidade. Estruturar o Sistema de Gestão Patrimonial faz parte dos projetos estratégicos da SARH por ser uma prioridade de Governo. A sustentabilidade financeira é uma diretriz que deverá ser alcançada através da racionalização do uso e da alienação dos imóveis inservíveis, e para que este objetivo seja alcançado será necessário o comprometimento, a participação e o envolvimento de todos os agentes públicos, a fim de atingirmos nossos propósitos que historicamente obtiveram resultados tímidos. 2 – Dados do DEAPE: Nome: Departamento de Administração do Patrimônio do Estado; Endereço: Telefone: Telefax: Homepage: E-mail: Etc. 3 – Definição: Este evento está classificado como Evento Corporativo ( Encontro de Agentes Patrimoniais); 4 – Estrutura do Evento: Estruturação e divulgação do evento, os organizadores devem observar as seguintes definições;

4.1. – Organização: Definida como o suporte à execução do evento. A organização deste evento está a cargo do DEAPE com o suporte técnico da Assessoria de Comunicação da SARH e do Comitê Técnico. 4.2. – Promoção: É de responsabilidade da Assessoria de Comunicação da SARH, podendo-se registrar a participação do DEAPE, dependendo do tipo de promoção. 4.3. – Patrocínio: Conforme estratégia definida pela Comissão Organizadora, o patrocinador do evento deve ser viabilizado junto a ... podendo, como segunda opção, serem utilizados recursos financeiros do FEGEP. 4.4. – Infra-Estrutura de Apoio: A colaboração de natureza diversa – convites, divulgação (interna/SARH, no âmbito dos órgãos do Estado, mídias: escrita, falada, televisiva, sites, etc.) instalações físicas, equipamentos, e eventual auxílio material e humano – deve ficar a cargo da Assessoria de Comunicação da SARH. 5 – Formação das Comissões: A organização do evento envolve uma séria de atividades que, em linhas gerais, serão divididas entre as seguintes funções: 5.1. – Comissão Organizadora (C.O.): Grupo responsável pela execução do evento será formado por representantes da ASCOM/DEAPE. Suas atividades são coordenadas pelo Diretor do DEAPE que o presidirá em comum acordo com os demais participantes. Será de Responsabilidade da C.O. – todas as atividades relacionadas ao evento; assegurar que o nome da SARH e do DEAPE e os respectivos logotipos estejam em destaque em todo o material de divulgação; assegurar que todas as informações relativas ao evento sejam encaminhadas ao Gabinete da SARH, para conhecimento da Senhora Secretária; num prazo de 10 (dez) dias após o final do evento, proceder à prestação de contas à Secretaria da SARH e ao agente patrocinador (...), através de Relatório Final. 5.1. – Comitê Técnico (C.T.): Grupo destinado a fornecer suporte técnico na seleção e revisão dos conteúdos (ex: missão, visão, objetivos estratégicos, projetos, legislação, operacionalização, etc.), além de apoio à C.O. na formatação e apresentação do trabalho (Data Show/Ensaios). Será integrado por representantes do DEAPE e da ASCOM (formatação Data Show). Seus

integrantes devem possuir atuação profissionais que os habilite a contribuir tecnicamente para com o(s) tema(s) do evento (Diretor, Chefes de Divisão e outros). 6 – Proposta para organização do evento: 6.1. – Data: A fixação da data deverá ser definida pela Assessoria de Comunicação da SARH, atendendo à agenda da Secretaria, buscando a conciliação com eventos anteriormente agendados. 6.2. – Local: A escolha do local para a realização do evento envolve a análise de uma série de aspectos, entre os quais: Público esperado; formato pretendido para disposição do público; espaço físico para exposição; instalações de apoio; facilidades de acesso e de transporte dos participantes; proximidade; e, disponibilidade de opções de alimentação. Sugestão: No local a ser escolhido para o evento, as condições de uso dos espaços devem ser cuidadosamente analisadas pela C.O., pois devem estar previstos serviços de sonorização e projeção e alimentação (Coffee Break, etc.). 7 – Elaboração do orçamento: A comissão de organização deve elaborar planilha de orçamento físico/financeiro, a ser apresentada a patrocinadora. 7.1. – Captação de recursos: À empresa patrocinadora (...), deve-se atribuir o aspecto financeiro do evento. É importante ressaltar que a empresa que se dispõe a investir em um evento espera em troca visibilidade e esse desejo deve ser materializado por meio da inserção de logomarcas no material de divulgação, inclusão de folders nas pastas de participantes e apresentações orais durante o encontro. 7.2. – Divulgação e página WEB: Deve-se concentrar a divulgação do evento em momentos estratégicos. Para o envio de folders pode-se aproveitar o encaminhamento rotineiro de material da SARH às Secretarias e Órgãos do Estado. É recomendado que as informações sobre o andamento da organização do evento devem ser constantemente atualizadas pela Comissão Organizadora e dada a conhecer ao Diretor do DEAPE e à Secretaria da SARH. É imprescindível manter a identidade visual da Secretaria e do DEAPE introduzindo sempre a logomarca da SARH/DEAPE.

7.3. – Elaboração de anais: As informações/contribuições técnicas do evento podem ser consubstanciadas em anais impressos. Embora no âmbito do Estado o meio eletrônico desponta com grandes vantagens econômicas. 7.4. – Instruções para elaboração dos anais: Obrigatoriamente, os anais do evento organizado pela ASCOM devem conter: Capa: Título do evento, período de realização, Local e a logomarca da SARH/DEAPE em local visível. 1ª Página: Título do evento, Promoção , Organização, Apoios e Patrocínio. 2ª Página: Relação com os nomes dos membros da Comissão Organizadora e do Comitê Técnico. Contra-capa da 2ª página: Temário. Lombo: Título do evento, Volume e logomarca da SARH/DEAPE. Última capa: Logomarca da empresa Patrocinadora e das Instituições Apoiadoras. 7.5. – Apoio dos Demais Órgãos da SARH: A distribuição das tarefas inerentes ao evento entre os membros da C.O. até a reta final da organização favorece a redução de custos. Todavia, pode-se buscar apoio em outros Departamentos/órgãos da SARH, para dar o suporte logístico necessário à materialização do evento. 8 – Divulgação: Aprovada a realização do evento, é importante priorizar sua divulgação pela internet, enfatizando a temática e objetivo. Sugerimos alguns critérios que devem ser observados para a formatação das informações a serem transmitidas: A logomarca da SARH/DEAPE deverá ser destacada; Enfatizar o título, data e local do evento; Resumo contendo os principais objetivos do evento; Informações complementares; Dados de contato, inclusive da página do evento disponível na internet; e, Patrocínio e instituição que apóiam o evento. 9 – Elaboração do programa: O programa do evento deve apresentar informações definitivas sobre todos os acontecimentos:

Ex.: Local de realização do evento; data e horário; nome das instituições que apóiam o evento. A distribuição do programa final deverá ocorrer com certa antecedência da data do evento. 10 – Atendimento das expectativas: Sugere-se a circulação entre os participantes de um questionário, cujo objetivo é obter informações, críticas e possíveis sugestões que possam ser úteis para a SARH/DEAPE na gestão patrimonial. 11 – Avaliação do Evento: Parecer da Comissão Organizadora; Tabulação dos comentários dos participantes; Recomendações e sugestões da Comissão Organizadora ao Diretor do DEAPE e a Secretaria da SARH. 12 – Estatísticas do Evento: Número de participantes: da SARH e de outras Secretarias/Entidades/Órgãos do Estado.

ENCONTRO DE AGENTES PATRIMONIAIS

Organização (Cronograma)

Dia --- Auditório do CAFF

1. Relação de Convidados:

- Dirigentes máximos de secretarias, órgãos, autarquias, convidados especiais etc.: Dia:---.

2. Convites: -Dirigentes máximos de secretarias, órgãos, autarquias etc. Com pedido de convocação dos diretores administrativos e dos responsáveis pela área patrimonial de cada órgão. Dia: --- e aprovação com a Secretária em ---.

3. Confirmação dos convites: - Data definida no convite para que os dirigentes máximos indiquem os nomes dos convocados para o evento. Dia: ---.

4. Infra-estrutura: - Recepcionistas (três); - Auditório, confirmação de data e horários; - Equipamentos (som, microfones, data show, outros); - Banners do evento e depto.; - Coffee Break; - Formulários (lista de presenças, questionários, avaliações do evento); - Pastas, canetas, blocos de anotações; No decorrer da semana de --- a ---.

5. Divulgação:

- Fotos; - Notícias, jornal, outros; - Inserir no site da SARH; - Inserir na Intranet; - Banners de divulgação durante a semana no saguão de acesso – Arte 04/11 No decorrer da semana antecedente e durante o evento.

6. Apoio na formatação do conteúdo: - Disponibilizar RH para formatação em data show; Nos dias --- e ---.

7. Cerimonial: - Abertura; - Apresentação;

Governo do Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos Patrimônio do Estado

De: Diretor do Departamento de Administração do Patrimônio do Estado Senhor Otto Luis Boutros Para: Secretária da Administração e dos Recursos Humanos. Ilustríssima Senhora Stela Farias Assunto:

Encontro de Agentes Patrimoniais do Estado do Rio Grande do Sul Destinado aos Senhores:

Secretários, diretores administrativos e pessoas afins da administração direta e indireta do Estado Rio Grande do Sul, com a presença a confirmar do Ilustríssimo Senhor Governador do Estado. Datas Previstas e a confirmar:

Data de xx/xx/xxxx ou xx/xx/xxxx, horário a defenir. Programação:

Abertura: pela Senhora Secretária ou Governador do Estado. Resumo:

Histórico do Patrimônio Estrutura Divisões Legislação e responsabilidades Projetos

Projeto Maior:

Estruturação do Sistema de gestão do Patrimônio Público Estadual. Espaço Reservado:

Perguntas e Respostas Apresentadores:

GOVERNO DO ESTADO RIO GRANDE DO SUL SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO

E DOS RECURSOS HUMANOS

Of. n.º /GABSARH/2011 Porto Alegre, 11 de agosto de 2011.

Senhora Secretária:

Ao cumprimentá-la, comunicamos a Vossa Excelência que, esta

Secretaria, realizará um “Encontro de Agentes Patrimoniais”, para tratar de estratégias

da gestão patrimonial do estado, atendendo determinação de nosso governo, no dia

.....data e local.

Para tanto, solicitamos a Vossa Excelência que convoque o servidor

responsável pelo patrimônio de Sua Secretaria, informando o nome e o respectivo cargo,

até o dia ....... , para participar do referido evento.

Na certeza de sua aquiescência, reiteramos a Vossa Excelência nossas

atenciosas saudações.

Stela Farias,

Secretária da Administração e dos Recursos

Humanos – SARH.

À Excelentíssima Senhora Jussara Cony,

Secretária do Meio Ambiente.

O Patrimônio do Estado tem a honra de convidá-lo aparticipar do encontro de agentes patrimoniais, com o objetivode proporcionar conhecimento das atividades executadas

pelo Departamento, focalizando suas rotinas operacionais e nos projetos de estruturação do sistema de gestão patrimonial.

Estado do Rio Grande do SulSecretaria da Administração e dos Recursos Humanos

Patrimônio do Estado

Local: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari.Data:Horário:Programação:

13h30min Credenciamento13h45min Abertura 14h Apresentação dos Participantes14h10min Visão Geral-Situação Atual e Situação prevista 15h Legislação/Rotinas 16h Intervalo16h15min Projetos de Estruturação do Sistema De Gestão Patrimonial17h30min Espaço para respostas17h50min Encerramento

Favor Confirmar presença até dia

Participe e conheça o Trabalho Desenvolvidopelo Patrimônio do Estado.

Convite_dentro

EncontroDe Agentes

Patrimonias

Convite_fora

EncontroDe AgentesPatrimoniais

Pasta_Frente

Pasta Dentro

Governo do Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos Patrimônio do Estado

Programa Data: xx/xx/2011. Horário: xxhxxmin às xxh. Local: Auditório do Centro Administrativo Fernando Ferrari Público Alvo: Diretores Administrativos, Funcionários da Área de Patrimônio, Funcionários SARH.

PROGRAMAÇÃO

13h30min CREDENCIAMENTO

13h45min ABERTURA

14h APRESENTAÇÃO DOS PARTICIPANTES

14h10min VISÃO GERAL-SITUAÇÃO ATUAL E SITUAÇÃO PREVISTA

15h LEGISLAÇÃO/ROTINAS

16h INTERVALO

16h15min PROJETOS DE ESTRUTURAÇÃO DO SISTEMA DE GESTÃO PATRIMONIAL

17h30min ESPAÇO PARA PERGUNTAS E RESPOSTAS

17h50min AVALIAÇÃO DO ENCONTRO

18h ENCERRAMENTO

Governo do Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos

Patrimônio do Estado

Anotações: Ficha de pergunta: Nome: _________________________________________________ Secretaria: ______________________________________________ Pergunta: _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

Governo do Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos

Patrimônio do Estado

Of. Circ. n° Porto Alegre, xx de agosto de 2011

Senhor Chefe

Com o objetivo de dar conhecimento das atividades desenvolvidas pelo Patrimônio do Estado e buscando um intercâmbio de informações, realizamos dia XX o Encontro de Agentes Setoriais.

Com imensa satisfação contamos com a vossa presença, sem a qual o evento não atingiria os objetivos propostos.

Para seu conhecimento, estamos remetendo, em anexo, o resultado da avaliação do encontro, preenchida pelos participantes, colocando-nos a inteira disposição para qualquer dúvida.

Agradecendo sua participação, decisiva para o sucesso do evento, registramos nossos protestos de estima e consideração.

Atenciosamente,

Otto Luis Boutros Diretor da Divisão de Avaliação

Ilmo.(a) Sr.(a) M.D Chefe da Divisão XXXX Nesta Capital

Governo do Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos

Patrimônio do Estado

Memo. n° Porto Alegre, xx de agosto de 2011

Senhor(a) Diretor

Com o objetivo de dar conhecimento das atividades desenvolvidas pelo Patrimônio do Estado e buscando um intercâmbio de informações, realizamos dia XX o Encontro de Agentes Patrimoniais.

Com imensa satisfação contamos com a vossa presença, sem a qual o evento não atingiria os objetivos propostos.

Para seu conhecimento, estamos remetendo, em anexo, o resultado da avaliação do encontro, preenchida pelos participantes, colocando-nos a inteira disposição para qualquer dúvida.

Agradecendo sua participação, decisiva para o sucesso do evento, registramos nossos protestos de estima e consideração.

Atenciosamente,

Otto Luis Boutros Diretor da Divisão de Avaliação

Governo do Estado do Rio Grande do Sul

Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos

Patrimônio do Estado

Avaliação do Encontro

Assinale com um “X” o grau (Muito Bom, Bom, regular, ruim) que você atribui para cada fator avaliativo abaixo descritivo, de acordo com seu nível de satisfação.

☺ � �

Fatores Avaliativos Muito Bom Bom Regular Ruim

Instalação/Auditório

Organização Geral

Material de Apoio

Participação dos Apresentadores

Sua participação/comprometimento

Validade dos conteúdos para sua atividade profissional

Oportunidade de integração e intercâmbio com outras pessoas

Avaliação Geral

Sugestões: _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________