Edição 1 - 2015

Ricardo Vignotto

Mestre em Business Intelligence para Gestão de Pessoas pela PUC, compartilha sua vivência e experiência através de consultoria, e-books, artigos, treinamentos e palestras para líderes de RH. Diretor da Linked RH, e também por quase 16 anos como sócio da consultoria Carreira Müller, lhe dá o conhecimento prático de quem convive com os desafios diários de um executivo. Consultor para líderes em gestão de pessoas é um conhecedor de temas como: administração de cargos e salários; processos de avaliação de competências e desempenho; treinamento e desenvolvimento; plano de carreira e sucessão; orçamento de pessoal; gestão de metas através do balanced scorecard; entre outros. Criador do software Join RH para gestão de pessoas, desde 1997 já assessorou muitas empresas de médio e grande porte dos mais diversos segmentos.

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Este material tem a finalidade de orientar na melhor forma para elaboração de uma descrição de cargo de acordo com as melhores práticas de mercado. Serão apresentadas as técnicas mais adequadas de uma maneira bem prática.

Introdução

Todos os dados de cargos apresentados neste documento são meramente exemplos adotados mediante um contexto empresarial criado para a construção deste documento e que podem não representar a realidade da sua empresa ou a época em que este documento esteja sendo lido.

OBS:

Neste material não serão abordados tópicos sobre famílias de cargo, distinção entre cargo e função, arquitetura da organização ou níveis hierárquicos. Materiais sobre estes assuntos podem ser encontrados em artigos e outros e-books no site da Linked RH.

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O que é uma descrição de cargo?

É a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização. Ela deve ser o mais clara e concisa possível, pois é base para uma série de processos no RH. Cada descrição é única, ou seja, as atividades descritas compreendem um cargo distinto em toda a extensão de seu significado.

Segundo Idalberto Chiavenato, uma descrição de cargo deve conter as seguintes informações:

Conteúdo do Cargo

O que faz?

Quando faz?

Como faz?

Onde faz?

Por que faz?

Tarefas e atividades a executar

Periodicidade: diária, semanal, mensal, anual ou esporádica

Através: pessoas, máquinas, materiais, equipamentos, dados e informações

Local e ambiente de trabalho

Objetivos do cargo Metas e resultados a atingir

Quais as suas aplicações?

Ela é uma documentação necessária para a auditoria da ISO 9001, a qual é base para outras normas da qualidade. Ela fornece o alicerce firme para a avaliação dos cargos, da qual resultará a fixação de uma remuneração coerente internamente. Auxilia no processo de recrutamento e seleção permitindo ao recrutador entender o cargo e seus requisitos para captar profissionais no mercado. Apoia o mapeamento de competências para o processo de avaliação de competências dos colaboradores e a entrevista por competências dos candidatos. Aponta os treinamentos obrigatórios para a área de treinamento e desenvolvimento trabalhar com as capacitações. Apresenta as atividades desempenhadas que incorporarão o Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) e fornece informações para a área de medicina do trabalho e a justiça do trabalho, servindo como prova em reclamações trabalhistas.

Métodos para elaboração

Tradicionalmente utiliza-se um dos seguintes métodos, sendo que muitas vezes costuma-se fazer uma combinação entre eles. Observação local Método básico que é utilizado principalmente para cargos cujas tarefas envolvam operações manuais ou tarefas simples e repetitivas, ou seja, quando as tarefas que compõem o cargo podem ser descritas e especificadas a partir da simples observação da pessoa trabalhando. Em geral, é utilizado para cargos do grupo operacional. Tem como principal vantagem a melhor compreensão dos objetivos de cada tarefa e das relações com outros cargos, porém sua maior desvantagem está no método moroso que encarece o processo de coleta de dados, pois exige muito tempo do profissional que faz a descrição. Questionário Método muito utilizado e indicado para todos os grupos ocupacionais. Geralmente elabora-se um questionário padrão, com instruções para preenchimento, e distribui-se para as lideranças ou colaboradores. Antes da distribuição dos questionários deve-se esclarecer quanto aos objetivos da descrição, de modo a não deixar dúvidas quanto ao seu verdadeiro uso. Costuma-se também fornecer um modelo já preenchido para servir como exemplo. Tem como vantagem ser um método rápido e econômico, porém tem uma grande desvantagem relacionada a falta de conhecimento sobre as técnicas para descrição de cargo, o que geralmente resulta em um preenchimento incorreto ou incompleto.

Métodos para elaboração

Entrevista É o método mais amplamente utilizado, onde, para a obtenção dos dados, o profissional de RH conduz a entrevista, previamente estruturada, com o ocupante do cargo, buscando obter informações essenciais sobre o cargo. Para que este método funcione bem é necessário estruturar a entrevista em etapas. A principal vantagem deste método é ter uma fonte de dados mais confiável e suas maiores desvantagens estão em uma entrevista mal estruturada que gere reações negativas por parte dos entrevistados e em seu elevado custo, pois exige profissionais de RH, ou consultores externos, bem preparados. 1ª Etapa – Levantamento das informações gerais e agendamento da entrevista Deve-se coletar, junto ao superior imediato da pessoa que será entrevistada, informações gerais sobre o trabalho executado e o contexto do cargo. Muitas vezes é a própria liderança quem será entrevistada com a finalidade da elaboração completa da descrição. Nesta etapa deve ser agendada a entrevista, explicando-se sucintamente o motivo da entrevista e solicitando para que o entrevistado se prepare, pensando nas tarefas que desempenha e em suas responsabilidades. Aconselha-se que a entrevista seja realizada no local de trabalho do entrevistado, para deixar o entrevistado à vontade e permitir que ele mostre exemplos dos trabalhos que realiza.

Métodos para elaboração

2ª Etapa – Esclarecer o objetivo da entrevista Para que a entrevista tenha bons resultados, e transcorra em clima agradável, é necessário conquistar a confiança do entrevistado e, para isso, aconselha-se uma apresentação franca e cordial, esclarecendo-se ao entrevistado os objetivos da análise do seu cargo. É importante esclarecer que para analisar os cargos da organização é necessário obter dados e quem mais conhece aquele cargo na organização é o seu ocupante. Avise ao entrevistado que suas respostas serão anotadas para que seja elaborada a descrição do cargo, a qual, posteriormente, poderá ser criticada por ele. 3ª Etapa - Análise das atividades do cargo Aqui são obtidos os dados referente às tarefas que compõem o cargo, sendo que a maneira mais fácil de obter esses dados é solicitar ao entrevistado que liste suas tarefas. Por exemplo, se a entrevistada fosse uma secretária, esta seria uma possível lista de atividades: Arquivar documentos

Digitar cartas

Redigir memorandos rotineiros

Redigir cartas em inglês

Métodos para elaboração

Uma vez obtida a lista das tarefas, será pedido que se diga "como" são realizadas as atividades. Seguindo o mesmo exemplo, teríamos a seguinte lista: Arquivar documentos separando-os por assunto e em ordem cronológica.

Digitar cartas baseando-se em rascunhos e utilizando editor de texto no computador.

Redigir memorandos rotineiros baseando-se em outros já expedidos.

Redigir cartas em inglês traduzindo rascunhos em português escritos pelo superior.

Caso o objetivo de cada tarefa não esteja claro, então será pedido à entrevistada que explique os objetivos das mesmas. É claro que neste exemplo, o esclarecimento é desnecessário, uma vez que o objetivo de cada tarefa está implícito e não teria sentido perguntar “Por que você arquiva documentos?". A resposta natural seria “Para manter o arquivo organizado!“. Portanto, nesta fase da entrevista devem ser obtidos os dados referentes às tarefas que compõem o cargo, quanto ao "que é feito", "como é feito” e "por que é feito" (quando necessário).

Métodos para elaboração

Aqui estão alguns exemplos de perguntas gerais para desenvolver a entrevista. Dependendo da quantidade de cargos por área a serem descritos, é comum elaborar previamente as perguntas por área de atuação. Qual o objetivo principal que o seu cargo deve alcançar?

Quais são as principais atividades que você executa, supervisiona ou controla?

Qual a participação do seu cargo na definição de políticas e procedimentos para sua área?

Como você planeja, acompanha e controla o trabalho da sua equipe?

Quais as atividades mais complexas do seu cargo?

Quais os principais desafios do seu cargo?

Qual a autonomia do seu cargo?

4ª Etapa - Encerramento da entrevista e elaboração da descrição O entrevistador lembra ao entrevistado que com os dados levantados será elaborada a descrição do seu cargo e que, se necessário, ele retornará para esclarecer eventuais dúvidas. Após a entrevista, quando o entrevistador terá pleno entendimento das atividades do cargo, será elaborada a descrição e apresentada para críticas. Normalmente quem faz a aprovação da descrição é a própria liderança do cargo descrito.

Orientações para uma descrição de cargo

1 - Descreva o cargo e não a pessoa que ocupa o cargo, mesmo quando algumas posições são

formatadas pelo próprio ocupante do cargo, sendo que neste caso deve-se identificar e transformar as atividades pessoais em atividades do cargo.

2 - Comece as descrições de cargo pelos cargos de gerência, pois quando o profissional de RH tem um

conhecimento global de cada área, a descrição dos demais cargos torna-se mais fácil.

3 - O conteúdo da descrição deve ser livre de detalhes pouco explicativos e de banalidades

que não contribuam para a sua melhor interpretação, mas suficientemente detalhado para que possa ser compreendido, livre de dúvidas sobre possíveis omissões e textos excessivamente resumidos.

4 - Termos técnicos devem ser definidos ou, quando possível, evitados, a fim de tornar mais clara uma

descrição. A boa descrição é aquela que um leigo consegue compreender sem dificuldade.

5 - A descrição deve ser definida de acordo com a realidade na empresa. Ao descrever um cargo relata-se

a realidade e não se faz julgamento do que é certo ou errado, obviamente, este é um documento que tornará mais fácil detectar rupturas na hierarquia.

Estrutura da descrição de cargo

O formato comum de uma descrição de cargo inclui o título do cargo, a missão, as atividades, a formação e a experiência exigida. Neste documento será ampliado este modelo abordando outras características importantes para uma descrição de cargo mais adequada às necessidades da área de recursos humanos e da empresa. Embora seja comum adotar modelos diferentes para perfis de cargos na organização, adotaremos um modelo único deixando a seu critério a escolha das características que melhor atendem a sua necessidade e que farão parte do seu modelo de descrição.

Identificação

Organograma

Missão

Atividades

Outros Descritivos

Formação Acadêmica

Experiência

Competências

Treinamentos Obrigatórios

Histórico de Revisão

Identificação

Título Identifique o nome do cargo, e seja criterioso para escreve-lo corretamente e por completo, por exemplo: Analista de Recursos Humanos Junior ou Auxiliar Administrativo

isso facilitará a diferenciação de cada função. Área Defina o setor a que pertence, por exemplo: Financeiro ou Marketing. CBO Número correspondente à Classificação Brasileira de Ocupações.

Recomendações para o título dos cargos

Use títulos universais, ou seja, aqueles mais comumente usados no mercado de trabalho.

Dê títulos facilmente identificáveis pela sua simples leitura.

Evite denominações pouco descritivas, tais como, Assistentes, Assessores e outros.

Adote títulos curtos e objetivos que melhor descrevam a função executada.

Evite títulos de cargos diferentes com nomes de significado muito parecido.

Cuidado com as ocupações oficialmente reconhecidas.

Assegure-se de que o cargo exige a escolaridade correspondente, por exemplo: Enfermeiro, Técnico em Administração, Nutricionista, etc.

Crie classificações, famílias de cargo, quando os requisitos de um grupo de cargos variar, por exemplo: I, II e III; A, B e C; Meio Oficial, Oficial e Especializado; Júnior, Pleno e Sênior. Quando utilizados letras ou números, a letra A ou o número romano I deve corresponder ao menor cargo da família.

Use o termo "Ajudante" quando o colaborador ajuda a uma pessoa, por exemplo: Ajudante de Mecânico e Ajudante de Eletricista.

Use o termo "Auxiliar" quando um empregado auxilia numa tarefa.

Recomendações para o título dos cargos

Evite exageros com denominações pomposas. Não chamar um Arquivista de Especialista em Arquivos. A seguir estão alguns exemplos, um pouco exagerados, e engraçados: Auxiliar de Engenharia Civil (peão de obra)

Degustador de Produtos Etílicos (bêbado)

Distribuidor de Produtos Alternativos (camelô)

Distribuidor de Recursos Humanos (motorista de ônibus)

Especialista em Logística de Alimentos (garçom)

Especialista em Logística de Documentos (office-boy)

Especialista em Marketing Impresso (boy do xerox)

Oficial de Movimentação Interna (porteiro)

Oficial de Movimentação Noturna (vigia)

Saneador de Vias Públicas (gari)

Supervisor Geral de Bem- Estar, Higiene e Saúde (faxineiro)

Organograma do cargo

Indica o posicionamento do cargo na estrutura hierárquica. A quem ele se reporta? Quem responde a ele? Essas informações indicam o quão importante este cargo é para a empresa. Não deve-se imaginar que neste ponto seja necessário colocar todo o organograma da organização com todos seus relacionamentos. O intuito é apenas indicar o contexto em que este cargo está inserido na organização.

Missão do cargo

Gerente de Tecnologia da Informação Responsável pelo planejamento e gestão da tecnologia da informação junto às frentes de TI visando garantir a disponibilidade de toda infraestrutura de produção e de telecomunicações nos limites de despesas previstas no orçamento, para todas as unidades de negócio da empresa. Analista Contábil Este cargo tem como missão principal efetuar a análise dos saldos das contas patrimoniais dos balancetes mensais e recolhimento de impostos das unidades e empresas, garantindo a integridade dos valores que compõe o balanço de todas as empresas do grupo.

Dica: para facilitar a

descrição sumária, faça, primeiramente, a

descrição das atividades, pois

facilitará encontrar o objetivo do cargo.

Também conhecido como descrição sumária, explica o principal objetivo que o cargo deve atingir. É a principal razão da existência do cargo resumida numa única frase. Indique o que o cargo faz, para quê ele faz e sua abrangência.

O QUÊ? PARA QUÊ? ABRANGÊNCIA

Atividades do cargo

Também conhecido como responsabilidades ou atribuições do cargo, é onde registra-se as atividades desempenhadas visando atingir o objetivo do cargo. Cada parágrafo da descrição de atividades deve responder as seguintes perguntas: O que faz? Como faz? Porque Faz? Auxiliar de Departamento de Pessoal O que faz? Realiza processos de admissão de novos colaboradores ... Como faz? ... emitindo documentos necessários e coletando assinaturas ... Por que faz? ... para registro legal. Mecânico de Manutenção O que faz? Executa os serviços de manutenção mecânica ... Como faz? ... montando e desmontando máquinas e equipamentos, reparando peças ... Por que faz? ... busca o perfeito funcionamento e prolonga a vida útil das máquinas Orientações Descreva entre 6 e 10 parágrafos indicando as principais atividades. Comece as frases com verbos ativos que melhor definam a ação requerida do seu ocupante, sempre usados na terceira pessoa do indicativo presente (analisa) ou no infinitivo pessoal (analisar). Utilize verbos compatíveis com o cargo descrito. As atividades devem ter seus parágrafos organizados de tal forma que apresente as atividades mais importantes e/ou frequentes no início.

O QUE FAZ?

COMO FAZ?

POR QUE FAZ?

Verbos para descrição das atividades

Verbos que indicam realização de atividade Utilize no início da frase. Ajustar, analisar, apoiar, apresentar, aprimorar, aprovar, avaliar, conduzir, consultar, controlar, desenvolver, elaborar, examinar, executar, informar, organizar, orientar, participar, pesquisar, planejar, preparar, rever, selecionar, supervisionar, treinar, verificar. Verbos que indicam resultados a atingir Utilize no meio da frase, depois de palavras como "visando a", "afim de", "para” ou "com o objetivo de“. Alcançar, atingir, aumentar, contribuir, cumprir, estabelecer, estimular, facilitar, implementar, manter, maximizar, minimizar, obter, otimizar, preservar, promover, proteger, reduzir. Verbos referente a operações Abrir, acionar, ajustar, aplicar, apoiar, armazenar, carregar, confeccionar, construir, cortar, desmontar, dirigir, empacotar, entregar, estocar, limpar, lixar, manejar, manipular, medir, operar, pintar, preparar, regular, reparar, retirar, separar, transportar, utilizar, zelar. Verbos referente a informações Analisar, conferir, constatar, examinar, observar, verificar.

Verbos para descrição das atividades

Verbos referente a supervisão Acompanhar, aprovar, controlar, coordenar, definir, determinar, estabelecer, orientar, planejar, programar, propor, revisar, supervisionar. Verbos referente a comunicações Atender, comunicar, consultar, divulgar, encaminhar, explicar, fornecer, informar, notificar, prestar, providenciar, ratificar, receber, recepcionar, relatar, solicitar, telefonar. Verbos referente a projetos e documentações Anotar, arquivar, catalogar, classificar, coletar, controlar, copiar, emitir, interpretar, lançar, preparar, realizar, redigir, registrar, retificar, selecionar, transcrever.

Outros descritivos

É comum as empresas complementarem as descrições de cargo com diferentes informações para atender sua necessidade em determinado perfil de cargo. Aqui estão alguns exemplos de outros textos que podem ser elaborados: Condições de trabalho Desafios Dimensão Indicadores de desempenho Relacionamentos com clientes e fornecedores Responsabilidades Gerenciais Risco de trabalho

Experiência

Tempo de experiência profissional necessário para atingir o desempenho desejado, considerando a conformidade com a escolaridade exigida. Deve-se indicar o tempo e/ou tipo de experiência necessária. Ajudante de produção Não requer experiência anterior. Chefe de Produção Experiência desejável de 6 a 8 anos na área industrial. Operador de Produção II Experiência mínima entre 2 e 3 anos na área. Assistente de Vendas Experiência desejável de 1 a 2 anos no cargo, ou função similar, com atuação em administração de vendas e controles administrativos. Analista de Marketing Jr Experiência desejável de 1 a 2 anos na área de marketing com atuação em coordenação de eventos e produção de materiais promocionais direcionados ao marketing industrial.

Indica o grau de instrução mínimo e desejável que uma pessoa deve ter para exercer a função. Note que nem sempre uma formação avançada contribui para o sucesso no desempenho das funções. O grau de instrução se classifica basicamente em ensino fundamental, ensino médio, ensino médio técnico, ensino superior, pós graduação, mestrado e doutorado, variando entre cursando ou completo. O grau de instrução mínimo serve para quando não é possível identificar um profissional com a formação especificada e este deverá ter o mínimo aceitável. Muitas vezes é necessário também informar a área de estudo, por exemplo: mecânica de autos, informática, secretariado, economia, administração de empresas, etc. Coordenador de Tecnologia da Informação Formação mínima: ensino superior. Formação desejável: pós-graduação. Área de estudo: análise de sistemas ou ciência da computação. Analista de Recursos Humanos Jr Formação mínima: ensino superior cursando. Formação desejável: ensino superior completo. Área de estudo: administração de empresas ou tecnólogo de RH.

Formação Acadêmica

Formação Acadêmica

Ensino Fundamental

Ensino Médio

Ensino Médio Técnico

Ensino Superior

Pós Graduação / M.B.A.

Mestrado

Doutorado

Competências São as principais competências exigidas e/ou desejadas para o cargo. Para efeito deste material sobre descrição de cargos será adotado o conceito CHA – Conhecimentos, Habilidades e Atitudes. Conhecimentos: idioma, legislação, robótica, PLC, CNC, etc. Habilidades: liderança, destreza manual, rapidez de resposta, etc. Atitude: assertividade, comprometimento, empreendedor, etc. Gerente Financeiro Conhecimentos: administração e economia, contabilidade, estratégia de negociação. Habilidades: planejamento, tomada de decisão, relacionamento interpessoal. Atitudes: assertivo, comprometimento, iniciativa. Analista de Sistemas Sr. Conhecimentos: idioma inglês, engenharia de software, análise de requisitos. Habilidades: comunicação, trabalho em equipe. Atitudes: delegação, credibilidade.

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O mapeamento das competências é um processo mais amplo e que não será abordado neste material. Para mais conteúdo a esse respeito, clique no link abaixo

Treinamentos Obrigatórios Treinamentos requeridos ou a serem aplicados ao ocupante do cargo. Normalmente são identificados com maior facilidade os treinamentos relacionados aos procedimentos e instruções de trabalho definidos pela área de garantia da qualidade para cada uma das funções da empresa. Também são indicadas certificações exigidas, quando necessário. Coordenador de Informática Procedimento 011 – Qualificação de fornecedores Certificação ITIL Analista Fiscal Sr. Procedimento 017 – Ação corretiva e preventiva Intensivo de escrituração fiscal Comprador Instrução de Trabalho 06.003 – Qualificação de fornecedores de matéria prima Instrução de Trabalho 06.004 – Qualificação de fornecedores de embalagens

Histórico de Revisão

Revisão Data Descrição

0 15/05/2013 Descrição inicial.

1 26/11/2013 Revisão das competências para o processo de avaliação.

2 05/07/2014 Alteração das principais atividades do cargo.

As descrições sofrem revisões periódicas e devido, principalmente, pelas auditorias da qualidade deve-se registrar a data da última revisão, seu número para acompanhamento e a natureza da revisão contendo as modificações mais importantes realizadas na descrição. Este item não é obrigatório, mas é interessante manter este controle.

Em suma, podemos afirmar que a descrição de cargos é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo. A descrição de cargos é uma atividade trabalhosa, a qual exige que o profissional que desenvolver este trabalho tenha bom senso, seja detalhista, tenha capacidade crítica e uma ótima habilidade de escrita, além de habilidade mental para entender cargos de diferentes níveis e áreas. O processo de descrição de cargo não deve ser entendido como um processo estático ou um processo que uma vez terminado pode-se esquecer o assunto. Muito ao contrário, ele é um processo dinâmico que acompanha a própria dinâmica das mudanças da empresa e dos cargos.

Conclusão

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Como a pode ajudar você?

O Join RH conta com um processo de workflow para a criação e revisão das descrições com um formulário online e o controle do acesso as descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até ao detalhamento cargo a cargo. Além deste processo, o software Join RH possibilita a construção de cada uma das etapas de um plano de cargos e salários, definindo-se os níveis hierárquicos, a estrutura hierárquica dos cargos, a descrição e avaliação de cargos, a construção das tabelas salariais e suas políticas de remuneração base, tudo para chegar a um diagnóstico salarial de como a empresa está frente a política de remuneração adotada. Enfim, são muitas análises para ajudá-lo na melhor administração de cargos e salários.

A Linked RH tem o know-how sobre o processo de descrição de cargo e o incorporou ao software Join RH permitindo a você criar quantos modelos de descrição forem necessários e contando com uma enorme facilidade para descrição, revisão e pesquisa das informações contidas em uma descrição de cargo.

Que perguntas o pode responder?

Quais são as pessoas que estão adequadas à política de remuneração?

Qual o impacto salarial para adequação à política de remuneração?

Quais são as solicitações de pedido de aumento em andamento?

Qual será a projeção do impacto salarial para o próximo ano?

Quais são as revisões feitas nas descrições de cargo?

Quantos cargos você tem de nível estratégico?

Quantos cargos você tem por nível hierárquico?

Quais são as pessoas que não atendem a formação mínima do cargo?

Quem são as pessoas inflacionadas e deflacionadas na empresa?

Qual o número de pessoas por cargo?

Qual o ranking salarial?

Quais foram os aumentos do último mês?