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EAControle Sistemas 1

SISTEMA FLEXIS 2009


Objetivos Agilizar processos de indexação, digitação e custódia de

documentos, integrado a uma estrutura segura e robusta. Controlar através de ferramentas visuais a área de

produção de imagens de documentos e a área de custódia. Controlar a sequencia de execução dos processos de

indexação de imagens e digitação de documentos. Ser capaz de rotear ações para um digitador quando a

condição for satisfeita ou o prazo dela se esgotar. Acompanhar a situação das tarefas e a produção de

digitadores e supervisores. Controlar a guarda e preservação de acervos com

praticidade e eficácia na localização de documentos e informações.

Permitir ao cliente a visualização de imagens e dados indexados através de um aplicativo de consulta desktop e internet.


FLEXIS - Gerenciamento Total da Informação

Digitalização, Organização, Indexação e Edição de Imagens: Utilizando scanners adequados a cada tipo de trabalho e de alta produção, os

documentos são digitalizados através de um software de captura de imagens.

A utilização de uma ferramenta capaz de visualizar, organizar e indexar as imagens é primordial em um birô. FLEXIS é uma poderosa ferramenta para isso. Com ele é possível digitalizar, organizar, criar campos para indexação e edição de imagens e indexar qualquer volume de documentos, com rapidez e segurança. É possível ainda com o sistema FLEXIS indexar imagens automaticamente utilizando OCR para leitura de código de barras.

O produto final é uma base de dados e imagens formato FLEXIS, que armazena os conteúdos de forma compactada em qualquer mídia, com o programa de pesquisa, impressão e exportação dos dados ou imagens, FLEXIS Visualizador.

Controle de Qualidade: Para garantir 100% do processo de digitalização e indexação é realizado um

controle de qualidade através do processo de conferência da dupla digitação.

Gravação em Mídias Óticas: FLEXIS consolida a indexação em tamanhos padrões de CDs e DVDs, facilitando o

gerenciamento de volumes dessas mídias.

Usando um gravador de CD e o software FLEXIS é possível gravar todas as imagens e informações de indexação em forma de bases de dados consultáveis.


As imagens podem ser obtidas de várias maneiras:

Processo de Indexação1ª. Fase : Obtendo imagens

Microfilmes (Sunrise)

Scanners Profissionais

Microfichas

Lâminas


2ª. fase: Cadastros

Cliente Serviços Título Documental ou Assunto(custódia) Descritores dos documentos Inserção de banco de dados de apoio


3ª. fase: Criação de Lotes

Inserir Imagens digitalizadas no diretório criado para o cliente/serviço/título.

Gerar Lotes


4ª. fase: Indexações

Digitadores iniciam a primeira indexação do lote Digitadores iniciam a segunda indexação do lote Supervisor procede o batimento das indexações e

possíveis correções Supervisor decide pendências em documentos

levantadas nas indexações

* Indexações podem ser feitas automaticamente com o reconhecimento de códigos de barras nas imagens


5ª. fase: Consolidação e Exportação

Arquivos em base de dados menores são gerados para cada serviço do cliente.

Mídias são gravadas com a base de dados, as imagens e um aplicativo para visualização.

Mídia é enviada para o cliente final. Dados são enviados para internet.


6ª. fase: Cliente consulta imagens

Mídia é importada no cliente para o aplicativo visualizador.

Cliente consulta dados de digitação, imagens e dados de custódia em um banco de dados local.

Cliente consulta os mesmos dados em um site da internet.


Processo Geral da IndexaçãoControle do

andamento das tarefas pelo supervisor

Imagens são inseridas na pasta

do cliente

Lotes são criados

Cadastro do Cliente

Cadastro de Serviço, Título Documental e Descritores para o

documentoPrimeira Indexação

DesempateSegunda Indexação

Controle de Exceções

Exportação para mídia

Envio da Mídia e do Visualizador para o

cliente

Envio das informaçõespara a internet


Controle de Custódia

CustódiaCustódia

RuaRua

Mód

ulo

Mód

ulo

Galpão

Galpão

Controle de caixas separadas por galpão, ruas, módulos e prateleiras. Impressão automática de etiquetas para as caixas. Alocação inteligente das caixas, de acordo com os módulos com

espaço disponível. Movimentação de caixas. Localização imediata de caixas por cliente ou conteúdo. Cálculo de preço das movimentações solicitadas pelo cliente. Dados disponíveis para consulta pela internet.


FLEXIS 2009

Controlador de produção


FLEXIS 2009

Desempate de Indexações


Público alvo

Empresas, que digitalizam, indexam e guardam os documentos em seus próprios depósitos.

Birôs de digitalização e guarda de documentos. Bibliotecas virtuais. Empresas interessadas em diminuir a

quantidade de papel armazenado e circulante em suas dependências.


FLEXIS A tecnologia FLEXIS enfatiza o tratamento de documentos gerados em

papel, digitalizados e indexados para futuras consultas. O FLEXIS é um sistema de controle de produção para grandes volumes de

imagens sendo indexadas ou digitadas.

GED A maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que ‘já

nascem’ eletrônicos: são documentos em Word, Excel, desenhos de engenharia, e-mails. Para controlar essas informações digitais, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, usa-se o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Os sistemas de GED não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. Eles implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança.


Ladeira do Faria, 2 - 1º andarCentro - Rio de Janeiro - RJ CEP.: 20221 - 380

(21) 3987 - 6049 (21) 3046 - 1341

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