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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
PLANEJAMENTO E CONTROLE DE COMPRAS
Por: Edinaldo Rodrigues
Orientador
Prof. Luiz Cláudio Lopes Alves
Rio de Janeiro
2014
DOCUMENTO PROTEGID
O PELA
LEI D
E DIR
EITO AUTORAL
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
PLANEJAMENTO E CONTROLE DE COMPRAS
Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada
como requisito parcial para obtenção do grau de
especialista em...xxxxxxxxxxxxxx
Por: Ednaldo
Rio de Janeiro
2014
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AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus, todos os meus familiares e amigos
que torceram por mim.
Ao professor orientador, e a todos os professores da
Cândido Mendes, que contribuíram para a minha
formação nesse período.
Muito Obrigado!
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DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho aos meus pais que sempre me apoiaram em meus estudos e nunca deixaram fraquejar diante de qualquer obstáculo;
Aos meus amigos que nunca deixaram de incentivar, para que eu concluísse mais uma etapa em minha vida.
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RESUMO
O objetivo desta monografia é apresentar a importância que departamento de compras possui para a competitividade da empresa, mostrando seus objetivos, funções, ferramentas e estratégias para tornar o órgão mais eficiente. No passado o departamento de compras era visto apenas como um setor que fazia aquisição de materiais, hoje é visto como um órgão estratégico na estrutura organizacional da empresa, onde pesquisas apontam que o setor de compras possibilita que as empresas reduzam custos e consequentemente melhorem os seus resultados financeiros, além de fortalecer e ampliar o relacionamento do cliente e fornecedor, ocasionando vantagens para ambos, investigará também fatores relevantes para que o setor de compras possa trazer vantagem competitiva para a organização, com o mundo globalizado torna-se indispensável o uso de mecanismos tecnológicos para contatos e troca de informações e de pessoas qualificadas que conheçam o que estão fazendo, com um bom ambiente e satisfatório para desempenharem suas funções dentro da organização.
Palavras – Chave: Compras, Importância, Competitividade, Pessoas, Lucro.
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METODOLOGIA
O trabalho foi desenvolvido através de leituras de livros de estudo e
livros de pesquisa científica, pois trata-se de um trabalho bibliográfico.
Referências bibliográficas. Os métodos que levam ao problema proposto, como
leitura de livros, jornais, revistas pesquisa bibliográfica.
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SUMÁRIO
AGRADECIMENTOS ......................................................................................... 3
INTRODUÇÃO ................................................................................................... 8
CAPÍTULO 1- ................................................................................................... 10
GERENCIAMENTO DE COMPRAS ................................................................. 10
1.1 Importância da Área de Compras ............................................................... 13
1.2 Objetivos da Área de Compras .................................................................. 14
1.3 Centralização ............................................................................................. 15
1.4 Descentralização ........................................................................................ 17
1.5 Ciclo de Compras ....................................................................................... 19
Capítulo 2- ........................................................................................................ 21
FORMAS DE COMPRAR E ESTRATÉGIAS DO SETOR DE COMPRAS ....... 21
2.1 Formas de Comprar ................................................................................... 21
2.2.1 EDI .......................................................................................................... 21
2.2.2 Internet .................................................................................................... 24
2.2.3 Cartões de Crédito .................................................................................. 25
2.2.4 Comércio Eletrônico ................................................................................ 25
2.3 Estratégias de Compras ............................................................................. 27
2.4 Verticalização ............................................................................................. 28
2.6 Relação entre Compras e Lucratividade .................................................... 29
CONCLUSÃO ................................................................................................... 31
REFERÊNCIAS ................................................................................................ 32
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INTRODUÇÃO
Os departamentos de compras têm desempenhado papel estratégico
nas companhias e elevado gerentes de compras a diretores e a presidentes
das empresas. A função desse departamento está em contribuir para a redução
de custos e maximização dos lucros das empresas, está dentre as suas
responsabilidades participarem do desenvolvimento de novos produtos junto a
fornecedores, cadastro e desenvolvimento de novos fornecedores,
negociações na aquisição de mercadorias e matérias-primas, a escolha de
soluções em transportes e a participação na escolha de novas instalações.
Toda essa responsabilidade trouxe um novo padrão às empresas ao escolher
um profissional de compras.
A globalização elevou a concorrência entre as empresas e hoje é
necessário que as empresas tenham profissionais adaptáveis às novas culturas
e que dominem língua estrangeira, além das habilidades acadêmicas
relacionadas à logística.
O estudo em pauta mostrará que a cada vez maior integração dessas
empresas é uma solução para a eficácia de um alto padrão de atendimento,
com a terceirização de trabalhos, gerenciamento de estoques, e profissionais,
para que deixe a empresa que compra o seu serviço mais a vontade para lidar
com outros problemas, como a expansão da rede de vendas, a geração de
novos investimentos e a decisão de instalação de novas fábricas. Sobre todos
esses aspectos os compradores também estarão gerando novas demandas no
mercado existente entre as organizações.
Nos últimos anos houve um aumento da importância do departamento
de compras no enfoque estratégico das organizações. Já que esses setores
movimentam uma fatia considerável dos custos das empresas. O estudo
buscou descrever o processo de compras e o envolvimento desses processos
no rendimento de toda a cadeia de suprimentos.
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O trabalho contribuirá para todos os que atuam ou desejam atuar em
compras tenham uma visão gerencial do departamento, e de seus efeitos na
gestão da cadeia de suprimentos. Também interessará o estudo aos
estudantes de administração, marketing, economia, contabilidade e engenharia
de produção, que queiram aprofundar seus estudos sobre o tema.
Identificaremos através dos indicadores de desempenho do
gerenciamento de suprimentos, qual o papel do departamento de compras e
seus processos. Feitas as devidas identificações do gerenciamento de
suprimentos, das etapas do processo de compras e seus principais
desdobramentos; caracterizaremos suas influências na gestão da cadeia de
suprimentos de uma organização.
Abordaremos a função estratégica do departamento de compras hoje
nas organizações. Que é orientado, tanto para a redução de custos, quanto
para o controle de demandas, além do aumento da lucratividade e a
rentabilidade de uma empresa. No que tange a relação do departamento de
compras e a cadeia de suprimentos o estudo aborda as influências sofridas
pelo departamento de compras dentro da organização e no relacionamento
com os stakeholders envolvidos na aquisição de materiais.
O estudo teve como objetivo: demonstrar como o processo de compras
contribui para um impacto eficiente e eficaz na cadeia de suprimentos da
organização.
O estudo decorrente visa descrever as funções de compras
organizacionais, suas etapas, as influências com todos os intervenientes
diretos ou indiretos e o desempenho refletido na cadeia de suprimentos das
empresas.
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CAPÍTULO I
GERENCIAMENTO DE COMPRAS
No desenvolvimento os autores Dias e Costa contribuíram para
descrevermos as etapas da gestão de compras e a apresentação do modelo
tradicional de suprimentos que ainda encontramos em muitas empresas. Em
contraste temos o inovador gerenciamento integrado de suprimentos
salientados por Christopher, Ching e Chopra e Meindl. Esses autores
elucidaram o ambiente global e sistêmico que propiciou a adaptação das
cadeias de suprimentos em diferenciais competitivos, voltados para atender de
forma responsiva às necessidades dos clientes e a serem verdadeiras
geradoras de serviço ao consumidor final. Nesta mesma linha temos Taylor,
Martins e Alt apresentando a participação dos sistemas de transmissão digital
de dados via Web para servir como base de integração para o novo modelo de
suprimentos.
A função compras ou aquisição é bem diferente do modo como era
tratada antes. Conforme Martins (2006 p. 82) “antes da Primeira Guerra
Mundial, o departamento de compras tinha papel essencialmente burocrático”.
Contudo, por volta dos anos 70, sobretudo diante da crise do petróleo, “a oferta
de várias matérias-primas começou a diminuir enquanto seus preços
aumentavam vertiginosamente”. Nesse cenário, “saber o que, quanto, quando
e como comprar começa a assumir condição de sobrevivência, e assim, o
departamento de compras ganha mais visibilidade dentro da organização”
(MARTINS, 2006 p. 82).
Hoje em dia o departamento de compras é visto como um fator
estratégico dentro da empresa, dando ênfase no volume de recursos,
especialmente o financeiro. O setor de compras interage com todos os
departamentos da empresa, é a busca a todo custo pela eficiência, à obtenção
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de materiais de boa qualidade e na quantidade certa, com prazos determinados
cumpridos, bom relacionamento com fornecedores e com preços acessíveis.
O setor de compras torna-se importante para os objetivos da empresa,
pois têm a incumbência de avaliar as necessidades de aquisições de matérias
e serviços, no momento certo, com preços acessíveis. A aquisição de insumos
e outros componentes representam um fator decisivo na atividade de uma
organização.
A “função compras” “é vista como parte do processo de logística das
empresas, ou seja, como parte integrante da cadeia de suprimentos (supply
chain)” (MARTINS, 2006 p. 82). Por este motivo, “muitas empresas passaram a
usar a denominação gerenciamento da cadeia de suprimentos ou
simplesmente gerenciamento de suprimentos, um conceito voltado para o
processo, em vez do tradicional compras, voltado para as transações em si, e
não para o todo” (MARTINS, 2006 p. 82).
“O valor total gasto nas compras de insumos para a produção, seja do
produto ou do serviço final, varia de 50% a 80% do total das receitas brutas.”
(MARTINS e ALT, 2006, p. 81)
A função de negócios sustentada por essa parte de uma cadeia de suprimentos é a de compras, que envolve a sincronização do fluxo de matérias-primas e submontagens de seus fornecedores à fábrica de maneira oportuna e lucrativa. (TAYLOR, 2005, p. 32)
“Cabe ressaltar que também ocorre contrário: se a área de
compras/materiais trabalhar mal, a conta fornecedores subirá, trazendo
resultados desastrosos para a empresa.” (COSTA e DIAS, 2003, p. 11)
“As compras feitas por empresas envolvem mais dinheiro e maior
quantidade de produtos do que as feitas por consumidores”. (KOTLER e
KELLER, 2006, p. 208)
O departamento de compras dentro da logística, sempre foi visto como
um departamento burocrático. De acordo com Martins et al (2006, p. 82 e 83),
os processos eram rotineiros, e se baseavam em receber a solicitação de
compras de alguma área interna, buscar cotações com fornecedores via
telefone, avaliar seu preço-prazo-qualidade, negociar e autorizar a compras.
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Quando o produto da compra era recebido passava pelo departamento técnico
de qualidade que avaliava o produto. Sendo aprovado ele era mandado para o
almoxarifado, caso contrário, se expedia uma nota fiscal de devolução. Assim,
reiniciava-se o processo todo novamente.
Devido às transformações na economia global nos anos após a Primeira
Guerra Mundial, as inovações feitas na área de logística, marketing e produção
para agregar valor aos produtos e serviços ao consumidor contribuíram para
chegar no conceito de Cadeia de Suprimentos. Porém, nada afetou mais o
antigo departamento de compras ou aquisições do que o advento da
informática e da rede de informações conhecida como internet, sobretudo nas
médias e grandes companhias.
A gestão de aquisição – a conhecida função de compras – assume papel verdadeiramente estratégico nos negócios de hoje em face do volume de recursos, principalmente financeiros, envolvidos, deixando cada vez mais para trás a visão preconceituosa de que era uma atividade burocrática e repetitiva, um centro de despesas e não um centro de lucros. (MARTINS e ALT, 2006, p. 81)
Desde essas mudanças, o departamento de compras tomou um papel
importante nas empresas. Tanto a redução de custos, geralmente o enfoque de
compras os profissionais dessa área tiveram que aprimorar seus
conhecimentos, buscar atualização constante e formação focada para
desempenhar uma função que cada vez mais tem a importância de maximizar
os lucros das organizações.
“Assim, quando um comprador sai de sua casa, em direção ao trabalho,
deve estar sempre consciente de que suas funções são extremamente
importantes para os resultados da empresa que representa.” (Dias e Costa,
2003, p. 9)
Para que o desempenho de compras seja efetivo, o estudo mostrará que
o gerente de compras precisa estar atento para a gestão e controle dos
processos do seu departamento e estar em harmonia com as estratégias da
empresa a qual faz parte.
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1.1 Importância da Área de Compras
As empresas são sistemas abertos elas dependem do meio ambiente
(terceiros e outras empresas) para realizar suas funções. Para exercer suas
operações, as organizações precisam de matérias-primas, máquinas,
materiais, equipamentos, serviços e etc. E todos esses insumos vêm do
ambiente externo. Cabe ao órgão de compras o procedimento de compras de
materiais, “que por meio de negociações de preço e condições de pagamento
irá fazer um acompanhamento de processo (follow-up) junto aos fornecedores
escolhidos para controlar e garantir o fornecimento dentro das especificações
solicitadas” (CHIAVENATTO, 2005, p.100).
A área de compras pode coordenar o fluxo de materiais e produtos da
empresa para que não haja nenhum excesso de estoque e negociar com
fornecedores a forma de abastecimento com o objetivo de assegurar qualidade
e prazo, além de desenvolver e capacitar os fornecedores para atender as
necessidades da organização e pesquisar o mercado em busca de algo
inovador.
Neste contexto, Chiavenatto (2005, p.99) “entende que o órgão de
compras, que constitui o elemento de ligação entre a empresa e o ambiente
externo, é o responsável pelo suprimento dos insumos e materiais necessários
ao funcionamento do seu sistema produtivo”.
Na figura abaixo iremos mostrar com o funcionamento de um sistema
de compras:
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Figura 01 – Organização de um Sistema de Compras
Fonte: Dias (2008, p.239).
Igualmente é admirável destacar que o setor de compras se inclui de
forma sistêmica e suave com todos os outros órgãos. Os gerentes dos mais
altos escalões estão vendo a estimação e o resultado que a área de compras
pode trazer para as organizações, que além de negociar, tem a missão de
conservar um bom relacionamento com os fornecedores. Assim, diante desta
nova realidade, os profissionais que estão envolvidos nesta grande área só
tendem a crescer e a ocupar posições relevantes na estratégia da empresa
(GONÇALVES, 2010)
1.2 Objetivos da Área de Compras
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A área de compras possui o papel de unir a empresa aos fornecedores,
e têm como objetivo adquirir bens e serviços, na qualidade desejada, no
momento certo, pelo menor valor possível, na quantidade acordada e garantir
que todos os acordos sejam cumpridos entre o fornecedor e o comprador
desde as negociações iniciais até a conclusão final de bens ou de serviços, a
área de compras deve ser eficiente e objetivar alguns desempenhos de
produção como: qualidade, rapidez, confiabilidade, flexibilidade e custo, outra
função fundamental para a área de compras é de estabelecer o fluxo de
materiais e serviços que entram na organização.
Devemos observar para que o fluxo de materiais e serviços possa ser
feito de forma correta, cada empresa precisa definir o seu setor de compras de
acordo com as suas necessidades. De acordo com Chiavenatto (2005, p.101)
“na realidade, empresas industriais, grandes lojas, supermercados, empresas
de serviços organizam o setor de compras conforme os materiais a serem
comprados, as exigências do processo produtivo, as características do
mercado fornecedor e outros fatores”. Prazos de entrega não cumpridos podem
criar sérias perturbações para os departamentos de produção e vendas.
Para que o fluxo de materiais seja feito sem que ocasione desperdícios
e consequentemente prejuízos, alguns fatores são importantes. Segundo Slack
(2002, p.419):
• Adquirir produtos com qualidade garantida;
• Entregas com prazo estabelecido e no momento certo;
• Flexibilidade com o fornecimento;
• Adquirir materiais e serviços ao menor custo possível;
• Manter boa relação com fornecedores ou possíveis fornecedores;
1.3 Centralização
A flexibilidade da empresas possibilita adaptações ou readaptações de
acordo com as suas necessidades de materiais, por isso os diretores e
gerentes precisam tomar decisões importantes na aquisição de produtos e
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serviços, como definir materiais de um ou mais fornecedores. Por isso existem
duas (2) formas de conduzir o setor de compras de acordo com a sua área de
atuação. Conforme Chiavenatto (2005, p. 101):
Centralização das compras: a organização centralizada é a aquela que
todas as aquisições da empresa são concentradas em um único órgão de
compras.
Vantagens
• Padronização dos procedimentos de compra;
• Qualidade uniforme dos materiais adquiridos;
• Maior especialização dos compradores;
• Obter maiores vantagens e descontos dos fornecedores;
Desvantagens
• Maior dependência dos fornecedores;
• Maior vulnerabilidade a problemas, como às falhas de fornecimento;
• Ausência da possibilidade de negociar preços mais baixos com outros
fornecedores;
• Falta de conhecimento de outros fornecedores;
• Pouco flexível e nem sempre atende às necessidades locais;
Na centralização de compras existem inúmeras vantagens, na visão
de Gonçalves “a centralização de compras evita a duplicação e a possibilidade
de compradores de um mesmo órgão competir entre si, no que tange as
compras de materiais sob sua responsabilidade” (GONÇALVES, 2007, p.246).
É importante salientar que segundo Gonçalves (2007, p.247) “A
organização centralizada não é muito indicada para empresas que possui
várias unidades regionais geograficamente separadas, pois, a própria distância
geográfica impede uma ação rápida e eficaz para atender os casos mais
urgentes”. A figura abaixo nos mostra como é composto o sistema de
centralização de compras:
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Figura 02 – Organização Centralizada
Fonte: Gonçalves (2007, p.246).
1.4 Descentralização
Conforme Chiavenatto “a descentralização de compras é aquela em
que cada unidade dispersa da empresa tem o seu próprio órgão de compras
para atender às suas necessidades especificas e locais” (CHIAVENATTO,
2005, p.101).
A organização da descentralização de compras é valiosa para atender
as empresas que possuem unidades distantes uma das outras, pois vai facilitar
a distribuição de materiais e produtos acabados. Conforme Gonçalves (2007)
“departamentos ou grupos regionais de compra com autonomia operacional e
administrativa, promovem uma maior agilidade de procedimentos e rapidez no
atendimento exigido pela própria unidade regional” (GONÇALVES, 2007,
p.247). A ilustração a seguir mostra o sistema de descentralização de compras:
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Figura 03 – Compra Descentralizada
Fonte: Gonçalves (2007, p.247).
Existem algumas vantagens e desvantagens na descentralização de
compras da mesma forma que existem na centralização de compras. Conforme
Chiavenatto (2005, p.101):
Vantagens
• Maior conhecimento dos fornecedores locais;
• Agilidade nas compras;
• Possibilidade de mudança de fornecedor caso ocorram falhas de
fornecimento;
• Variedade de fontes de conhecimento e especialização;
Desvantagens
• Dificuldade de encorajar o comprometimento do fornecedor;
• Menor volume de compras;
• Falta de padronização de compras nos diversos órgãos dispersos
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geograficamente;
• Pouca uniformidade na qualidade dos materiais comprados;
• Ausência de especialização dos compradores;
• Maior esforço para fazer comunicação com os fornecedores;
Como Podemos observar, na centralização de compras existem
maiores vantagens do que desvantagens em relação à descentralização de
compras, mas tudo isso é relativo, pois depende do ramo que cada
organização atue.
1.5 Ciclo de Compras
Após virmos à organização de compras percebemos que as atividades
desenvolvidas pelo setor de compras “é basicamente cíclica e repetitiva”,
cíclica por que envolve um ciclo de etapas que necessariamente devem ser
cumpridas, cada qual há seu tempo e uma após a outra, repetitiva porque o
ciclo é acionado cada vez que surge a necessidade de se adquirir determinado
material. A reposição dos materiais ocorre cíclica e repetitivamente. Isso
significa que o processo pode ser continuamente aperfeiçoado e melhorado
rumo à eficiência cada vez maior (CHIAVENATTO, 2005, p.103).
A seguir mostraremos na figura abaixo as etapas do ciclo de compras:
Figura 04 – O Ciclo de Compras
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Fonte: Chiavenatto (2005, p. 103).
Conforme vimos, segundo Chiavenatto (2005, p.103), o ciclo de
compras é composto de cinco (5) etapas principais:
• Análise das Ocs recebidas;
• Pesquisa e seleção de fornecedores;
• Negociação com fornecedor;
• Acompanhamento do pedido (follow-up);
• Controle do recebimento do material comprado;
Análise das Ocs Recebidas
Na análise das ordens de compras, o planejador libera um pedido,
aprovando o setor de compras a ir adiante e processar um pedido de compra.
Na maioria das vezes as requisições de compras contêm as seguintes
informações:
• Identidade do requisitante;
• Especificação do material;
• Quantidade e unidade de medida;
• Data e local de entrega exigida;
Para facilitar possíveis propostas, o órgão de compras mantém um
banco de dados sobre materiais necessários para a empresa, e “com a
utilização desse histórico de cada compra, permitirá facilitar a pesquisa e
seleção dos futuros fornecedores” (CHIAVENATTO, 2005, p.104).
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Capítulo II
FORMAS DE COMPRAR E ESTRATÉGIAS DO SETOR DE COMPRAS
2.1 Formas de Comprar
Os meios de comunicação têm sido um grande fator para as
empresas que procuram gerar vantagem competitiva, melhorar na qualidade de
serviço, dinamismo na produção, rapidez, flexibilidade e busca por uma maior
economia. O fenômeno da globalização tem trazido grande impacto na forma
como as compras são realizadas.
Algumas fontes tecnológicas estão se sofisticando a cada dia,
aproximando empresas, fornecedores e clientes, por isso que as empresas
precisam ficar atentas em tudo que ocorre no ambiente para não ficarem para
trás. Segundo Slack (2002):
Há alguns anos, os meios eletrônicos têm sido usados por empresas para confirmar pedidos de compras e assegurar pagamento aos fornecedores. O desenvolvimento rápido da internet, entretanto, abriu potencial para mudanças muito mais fundamentais no comportamento de compras. Em parte, isso foi o resultado de informações de fornecedores colocados à disposição pela internet (SLACK, NIGEL, 2002, p.422).
2.2.1 EDI
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O EDI (electronic data interchange) é uma das formas de compras
mais utilizada nos dias de hoje, pois é uma tecnologia que pode transmitir
dados eletronicamente que,
Por meio da utilização de um computador, acoplado a um modem e a uma linha telefônica e com um software especifico para comunicação e tradução dos documentos eletrônicos, o computador do cliente é ligado diretamente ao computador do fornecedor, independentemente dos hardwares e software (MARTINS, 2006, p.89).
A Figura abaixo nos mostra o funcionamento do EDI:
Figura 05 – Esquema de Funcionamento de EDI
Fonte: Martins (2006, p. 89).
Vale à pena observar que para enviar “as ordens ou pedidos de
compra, como também outros documentos padronizados, não se torna
necessário a utilização de papel. Os dados são compactados – para maior
rapidez na transmissão e diminuição de custos” (MARTINS, 2006, p. 89). Esse
modo de comunicação e transação liga a empresa aos fornecedores, clientes,
transportadoras. Ela já existe há bastante tempo e pode trazer benefícios,
como:
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• Rapidez, segurança e precisão do fluxo de informações;
• Redução significativa de custos;
Seja como for, o EDI popularizou as transações entre grandes
empresas que “o utilizam para agilizar suas operações e programar processos
administrativos e operacionais na cadeia de suprimentos” (NOVAES, 2007,
p.80). A transmissão eletrônica de dados no EDI foi se aperfeiçoando e agora
pode ser feita via internet. Segundo Martins (2006, p.91) “o EDI via internet
está tomando força, como opção de menor custo e possibilidade de acesso a
mais empresas”, proporcionando que o relacionamento entre cliente e
fornecedor evoluísse. Entretanto o EDI ainda encontra algumas dificuldades já
que “seus entraves são a questão da segurança dos dados e a resistência das
empresas que investiram grandes somas no modelo tradicional” (MARTINS,
2006, p.91). Em função da sua versatilidade, o EDI via Internet deverá se
constituir em um modelo, especialmente para pequenas empresas. A figura
abaixo nos mostra a diferença entre as operações que fazia uso do papel e o
EDI:
Figura 06 – Comparação entre dois Processos de Geração e Transmissão de Documentos
PROCESSO EM PAPEL EDI
Entrar com os dados Entra com os dados
Gerar documentos
Enviar Enviar eletronicamente
(correio/fax/mensageiro) via linha telefônica
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Fonte: Associação Brasileira de Automação (1997, p.17).
2.2.2 Internet
Um dos meios de comunicação mais populares no mundo é a
internet que pode ser utilizada como um veículo de informação comercial
através do e- mail, Martins (2006) explica que:
Basta estar ligado a um provedor e teremos toda a WWW (World Wide Web) ao nosso alcance, vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana. Todo mundo pode ser acessado e a comunicação bilateral estabelecida, algumas empresas passaram a fazer transações comerciais pela internet, como por exemplo, o supermercado virtual do Pão de Açúcar já é responsável por 20% das vendas da rede (MARTINS, 2006, p.92).
A internet por ser mais acessível possui vantagens sobre o EDI, por
isso a cada dia que passa mais pessoas aderem esse sistema. Segundo
Martins (2006), “existem algumas vantagens da internet em relação ao EDI”,
como:
• Investimento inicial em tecnologia é mais baixo, pois a internet custa
menos que uma VAN (Value-Added Network);
• Atinge praticamente a todos na cadeia de suprimentos;
• Pode ser operada praticamente em tempo real;
• Permite tanto a transação máquina – máquina como também homem –
máquina (o EDI só permite a transação máquina – máquina);
• Maior flexibilidade nos tipos de transações;
Por meio da rede, o sistema de informações da empresa manterá os
diretores informados sobre o andamento das metas e objetivos, podendo
corrigir de imediato algo que não esteja previsto nos objetivos da empresa.
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2.2.3 Cartões de Crédito
O cartão de crédito está se tornando cada vez mais rotineiro nas
organizações, também conhecido como cartão – empresa ou cartão
empresarial “os bancos e as administradoras de cartão de crédito, por meio de
programas específicos, tem incentivado as empresas a efetuarem suas
compras por meio de cartões” MARTINS (2006, p.93).
Com esses métodos os bancos e administradoras oferecem
benefícios para a empresa, como acesso a movimentação do cartão on – line e
relatórios gerenciais sobre compras realizadas, segundo Martins (2006, p.93),
gerando algumas vantagens, como:
• Diminuição do número de transações e cheques;
• Maior controle sobre as compras;
• Redução de custos;
2.2.4 Comércio Eletrônico
O comércio eletrônico participa de todas as operações comerciais de
uma empresa, com o foco em atender diretamente todos os clientes, fazendo
uso da comunicação e de transferência de dados pela internet. Existe o
comercio B2B que é um “tipo de transação eletrônica no qual as empresas
fornecedoras desenvolvem sites na Internet, através dos quais as empresas e
clientes podem obter e trocar informações com os fornecedores, como também
adquirir produtos” (NOVAES 2007, p. 81). Com o passar dos anos, grande
parte das empresas estará utilizando esse recurso para realizar suas
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transações comerciais, por se tratar de uma técnica que traz maior
produtividade para empresa e benefícios, como:
• Redução de custos na realização de pedidos e no preço de matéria-
prima;
• Maior rapidez nos procedimentos de escolha de fornecedores ou
compradores;
• Maior controle dos processos licitatório;
Esses benefícios trarão uma diminuição de erros nos processos,
tornando o comércio eletrônico B2B uma necessidade no mercado.
2.2.5- Procurement
É um sistema considerado essencial para a competitividade da
organização, que pode realizar todas as operações e transações com
fornecedores e compradores em tempo real e pela internet, aumentando “o
leque de opções dos compradores” (De BOER, LABRO E MORLACCHI, 2001.
Apud Razuck, p.20). Para Slack(2002):
Procurement é um primeiro passo óbvio em comércio eletrônico. Primeiro, comprar pela rede é mais inteligente e barato do que qualquer outra forma. Segundo, permite que você agregue, gaste e pergunte – se: devo gastar esse dinheiro ou deveria estar ganhando um desconto maior? Terceiro, encoraja que novos serviços apareçam como credito, seguros e empréstimos (SLACK, 2002, p.422).
Na visão de Gonçalves “a comunicação entre as empresas deixou a
era de papel para navegar por meios eletrônicos de alto alcance e de forma
mais eficiente e econômica” (GONÇALVES, 2007, p. 295). Trazendo benefícios
para a organização já que existe “uma integração total entre todos os setores
internos da empresa, clientes e fornecedores” (MARTINS, 2006, p. 84).
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2.2.6 Leilões
Os leilões acontecem a partir da necessidade do cliente, no caso
das empresas, elas “disponibilizam via internet ou por meio de editais as suas
necessidades de compra, informando que a seleção do fornecedor será feita
por leilão público, em que os pretensos fornecedores farão suas ofertas de
preços e prazos de entrega” (MARTINS, 2006, p.93). Existem várias vantagens
desta ferramenta, como: “a transparência do processo de compra que evita
qualquer dúvida quanto à honestidade do sistema e permite a entrada de novos
fornecedores com novas metodologias produtivas ou tecnológicas” (MARTINS,
2006, p.93).
2.3 Estratégias de Compras
A estratégia de compras pode gerar grande vantagem em relação a
outras organizações, executando etapas e metas a longo prazo, planejando e
visualizando possíveis mudanças para que a empresa possa reduzir
desperdícios e aumentar o comprometimento das pessoas, já que nesse
processo o componente humano é muito importante por ser necessário um
envolvimento enorme das pessoas. Segundo Martins (2006):
A definição de uma estratégia correta de compras pode dar à empresa uma grande vantagem competitiva. Se por um lado ela decidir produzir mais internamente, ganha dependência, mas perde flexibilidade. Por outro lado, se decidir comprar mais de terceiros em detrimento de fabricação própria, pode torna-se dependente. Nesse caso, deve decidir também o grau de relacionamento que deseja com seus parceiros (MARTINS, 2006, p.93).
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Componentes importantes para a produção do produto final eram
feitos internamente, essa visão está mudando com o desenvolvimento de
parcerias nos negócios. Com essa nova visão existem duas (2) estratégias
operacionais para se definir qual será o melhor caminho para se seguir, que
são: a verticalização e a horizontalização.
2.4 Verticalização
Para Martins (2006, p.94) verticalização “é a estratégia que prevê
que a empresa produzirá internamente tudo o que puder, ou pelo menos
tentará produzir”. O autor salienta que “as grandes empresas praticamente
produziam tudo que usavam nos produtos finais ou detinham o controle
acionário de outras empresas que produziam os seus insumos”. E finaliza
dando o exemplo da Ford “que produzia o aço, o vidro, centenas de
componentes, pneus e até a borracha para a fabricação dos seus automóveis.
A experiência da plantação de seringueiras no Brasil, na Fordlândia no
Amazonas, até hoje é citada como exemplo” (MARTINS, 2006, p.94). As
principais vantagens e desvantagens da verticalização são:
Vantagens
• Independência de terceiros;
• Maiores lucros;
• Maior autonomia;
• Domínio sobre tecnologia própria;
Desvantagem
• Maiores investimentos;
• Menor Flexibilidade (perda de foco);
• Aumento da estrutura da empresa;
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2.5 Horizontalização
É a estratégia que a empresa utiliza para comprar de terceiros o
máximo de componentes que compõem o produto acabado. É muito utilizado
pelas empresas nos dias de hoje, mas as empresas não possuem o costume
de terceirizar atividades fundamentais, por questão de responsabilidade final
sobre o produto. Dentre as principais vantagens e desvantagens, podemos
citar:
Vantagens
• Redução de custos;
• Maior flexibilidade e eficiência;
• Incorporação de novas tecnologias;
• Foco no negócio principal;
Desvantagens
• Menor controle tecnológico;
• Deixa de auferir o lucro do fornecedor;
• Maior exposição;
2.6 Relação entre Compras e Lucratividade
A aquisição de materiais representa um fator muito importante na
atividade de uma organização, pois sendo gerida de forma competente pode
trazer resultados satisfatórios nos lucros, por intermédio da redução de custos,
sem afetar o processo de produção. Diversos autores e órgãos de pesquisa
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têm salientado a importância da área de compras para melhorar o rendimento
financeiro das empresas. Conforme Martins (2006)
O departamento de compras faz com que a relação “cliente-fornecedor adquire cada vez mais importância, passando a ser um fator de vantagem competitiva, tanto para o cliente quanto para o fornecedor muitas empresas, dependendo do setor industrial a que pertençam o valor gasto nas compras de terceiros representa até 90 % do custo do produto vendido, sendo normais dos casos de 40% a 60 % (MARTINS, 2006 p. 134).
Segundo Gonçalves, (2007, p.07) o departamento de compras
“poderá impulsionar uma melhora significativa na vantagem competitiva
perseguida com uma boa administração de materiais”. No pensamento de Baily
et al. (2000, p. 19) “percebemos que o departamento de compras é uma
contribuição muito importante para a organização, levando em consideração as
variáveis que influenciam seu desempenho”. Com isso o trabalho tende a ficar
mais estratégico, a partir do momento que o nível de atenção e dedicação aos
suprimentos cresce.
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CONCLUSÃO
No presente trabalho, nós vimos os fatores históricos da gestão de
compras, como a área de compras saiu de uma atividade burocracia e rotineira,
para se tornar uma atividade estratégica dentro da empresa, com enfoque no
volume de recursos, principalmente o financeiro, interagindo com todos os
departamentos da empresa e tomando decisões importantes para se for bem
administrada poder gerar vantagem competitiva dentro da organização.
Foram apresentados os objetivos da gestão de compras para buscar o
melhor funcionamento do órgão e favorecer o consumidor final, além de
mostrar a importância da escolha de fornecedores, por meio de pesquisas,
estudos e estratégias visando o melhor funcionamento do órgão, ainda foi
apresentado que toda organização possui características diferente uma das
outras, por isso cada empresa deve se adequar de acordo com a sua
expectativa de negócio, foi abordado ainda que a gerência da empresa veja
que a função compras não serve apenas para a aquisição de materiais e sim
como uma fonte de lucro dentro da organização, que precisa ser gerenciada
não apenas para redução de custos, mas também para o desenvolvimento de
produtos e serviços e fortalecimento das relações com fornecedores e
parceiros.
Foi abordada ainda a importância dos meios de comunicação utilizados
na área de compras que facilita a relação com fornecedores, a comunicação, a
rapidez, com isso agregando valor ao negócio, como a globalização afeta ou
agrega no setor de compras e sua importância nos dias de hoje, observamos
ainda que existam alguns fatores importantes para atingir a competitividade e a
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lucratividade da empresa, e que as pessoas estão envolvidas como parte
integrada nesse processo.
REFERÊNCIAS
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GONÇALVES, Adriana Maria do Nascimento. Necessidade da aplicação de finanças nas diversas áreas de uma empresa. Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes TCC. Rio de Janeiro, 2010. Disponível em: http://www.avm.edu.br/docpdf/monografias_publicadas/t205751.pdf. Acesso: setembro de 2014.
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RAZUCK, Ricardo. O uso de leilões reverso eletrônicos nos processos de compras de empresas Brasileiras. 2004. 125p.
SLACK, Nigel. Administração da produção. 2002. 2° edição. Editora: Atlas.