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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

Organização do trabalho visando qualidade de vida

Por: Iasmim Vanessa Veloso Guimarães

Orientador

Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço

Rio de Janeiro

2015

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

DOCUMENTO PROTEGID

O PELA

LEI D

E DIR

EITO AUTORAL

2

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

Organização do trabalho visando qualidade de vida

Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada

como requisito parcial para obtenção do grau de

especialista em Gestão de Sistemas Integrados em

QSMS / SGI

Por: . Iasmim Vanessa Veloso Guimarães

3

AGRADECIMENTOS

Aos amigos queridos e presentes, familiares

críticos e persistentes, aos colegas de

trabalho com os quais fiz e continuo fazendo

descobertas.

4

DEDICATÓRIA

Dedica-se à minha mãe Sônia Regina Veloso

Guimarães que em seu incansável apoio e

dedicação sempre presente em minha vida.

5

RESUMO

A necessidade de qualidade de vida vem se tornando cada vez mais explícita. Faz

parte do direito do trabalhador conviver em um ambiente que lhe proporcione

satisfação e o motive a trabalhar sempre da melhor forma possível. Um ambiente

organizado com funções organizadas deve estar alinhado com saúde ocupacional e

bem estar. Ter como objetivo analisar as ações administrativas direcionadas para a

melhoria da qualidade vida no trabalho de seus colaboradores. Os objetivos

específicos foram analisar como a não organização do trabalho pode gerar

problemas no ambiente de trabalho, na execução das tarefas e na qualidade de vida

do profissional. Baseado na coleta de dados através de entrevista e questionário

aplicado a 02 funcionários das áreas de Telecomunicações e Eletrotécnica, os

resultados indicam que os níveis de organização implicam na realização adequada

dos serviços e na baixa qualidade de vida dos colaboradores, havendo necessidade

de melhorias no sentido de adequar o sistema de organização e motivação aos

anseios dos colaboradores, democraticamente, bem como desenvolver ações que

deem mais tranquilidade aos mesmos, no sentido de se sentirem aptos a função

que exercem respeitados pelo o que fazem e motivados a serem melhores a cada

dia.

6

METODOLOGIA

Este trabalho foi desenvolvido a partir das observações de como profissionais da

área técnica de Telecomunicações e Eletrotécnica, organizam as suas funções

diárias e como os mesmos lidam com o estresse e ansiedade que envolve esta

organização. Para um melhor entendimento acerca do assunto ansiedade, foi

utilizado como referencia bibliográfica a leitura do livro ‘’Ansiedade – Como enfrentar

o mal do século’’ de (AUGUSTO CURY), ‘’Introdução à administração – Uma

iniciação ao mundo das organizações’’ de (AGAMÊMNOM ROCHA SOUZA e

VOCTOR CLÁUDIO PARADELA) e através de uma entrevista realizada com um

profissional de cada área, onde foram questionados alguns pontos acerca de como

é realizado os serviços e como esta rotina interfere na vida pessoal, mental e física

destes profissionais e que métodos podem ser adotados a fim de amenizar essa

possível desorganização e ansiedade.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - Organizar 10

CAPÍTULO II - Organização

– Fator de Produtividade 20

CAPÍTULO III – Estresse e Organização 26

CONCLUSÃO 37

ANEXOS 38

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 50 ÍNDICE 51

8

INTRODUÇÃO

A presente monografia apresenta como tema, os Métodos de Organização das

tarefas no ambiente de trabalho.

Este trabalho tem por objetivo, analisar como profissionais das áreas

técnicas de Telecomunicações e Eletrotécnica são levados a assumir diversas

tarefas diárias, sem perceber como deveram ser processadas e qual será o

resultado dessas tarefas para a vida profissional, pessoal, sua saúde física e

mental.

O ser humano trabalha para satisfazer suas necessidades, mas até que

ponto essas necessidades podem ser benéficas e como o tempo e as tarefas devem

ser administradas em prol disso. Aprender a administrar o tempo com as tarefas

diárias pode parecer complicado ou até impossível, mas se houver o mínimo de

dedicação é possível chegar a ótimos resultados, que iram refletir em todos os

aspectos da vida humana. As funções que oferecem riscos a integridade humana,

riscos patrimoniais e ambientais, merecem uma maior atenção aos métodos de

organização.

Serão apresentados dois segmentos profissionais que envolvem riscos na

execução de suas funções, a área técnica em Telecomunicações e Eletrotécnica.

O primeiro capítulo’’ Organizar’’ disserta como trabalhar com organização é

benéfico tanto para a vida profissional quanto para a vida pessoal, como as

empresas e profissionais que nelas atuam se tornam mais produtivos e trabalhem

com mais qualidade em todos os segmentos da empresa.

O segundo capítulo ‘’Organização – Fator de Produtividade’’ mostra como

pequenas ações no dia a dia facilitam a execução e organização das tarefas, alguns

9

métodos de organização são citados, demonstrando que é possível haver

organização de maneira simples e funcional. Como um profissional organizado pode

ser um fator de produtividade, tanto para a própria carreira quanto para a empresa

em que atua.

O terceiro capítulo ‘’Estresse e Organização’’ faz uma relação de como é

possível conciliar uma boa e eficaz organização sem que para isso se tenha

momentos de estresse e ansiedade, ao contrário, como ser um profissional e uma

pessoa organizada elimina estresses desnecessários, facilitando nas tarefas diárias

dentro e fora do local de trabalho.

10

CAPÍTULO I

TÍTULO DO CAPÍTULO

ORGANIZAR

... Sua tarefa é descobrir o seu trabalho e, então,

Com todo o coração, dedicar-se a ele.

Buda

Planejar e organizar de maneira calma e consciente, priorizando as

tarefas de maior urgência, observando prazos, fazendo uso de ferramentas que

possam aperfeiçoar este desenvolvimento.

“Um trabalho realizado com qualidade exige concentração”.

Prover organização

De acordo com a Organização Internacional do Trabalho (OIT), homens e

mulheres devem ter um trabalho produtivo e de qualidade, em condições de

liberdade, equidade, segurança e dignidade humanas.

A organização é um assunto complexo, porém quando começa a ser feita se

torna algo prazeroso, pois traz mais facilidade no planejamento e execução das

tarefas diárias. Empresas bem estruturas em seus métodos de organização

possuem uma vantagem por estarem preparadas, para lidar com questões como:

Capacitação de profissionais para executar as funções dentro da empresa de

acordo com as normas técnicas vigentes, por exemplo, curso de NR10,

certificações nas áreas correspondentes; obtenção de materiais e equipamentos,

cumprimento de prazos, auditorias internas e externas. Quando uma empresa já

11

possui métodos de organização implementados em cada seguimento, os seus

colaboradores passam a ter um direcionamento na realização de suas tarefas.

A complexidade em organizar algo, esta em primeiramente analisar e definir a

importância que cada tarefa tem e observar o espaço físico, os meios para que se

possa começar uma boa e eficaz organização do trabalho.

Os métodos de organização irão variar de acordo com a função a ser realizada,

tempo para execução da mesma, tipo de material e ferramentas a serem

utilizados.

O objeto de estudo desta monografia, os Profissionais de Telecomunicações e

Eletrotécnica, possuem em sua rotina de trabalho, várias fases em um único dia

de trabalho e para que tudo saia de acordo com o esperado, os mesmos

precisam seguir um cronograma (Figura 3) que é o início de uma organização

simples e de fácil entendimento.

Organograma de execução dos serviços nas áreas técnicas de Telecomunicações e Eletrotécnica

Figura 1 Organograma de execução dos serviços nas áreas técnicas de

Telecomunicações e Eletrotécnica (Autoria Própria)

Separar materiais e ferramentas

Separar OS (Ordens de serviço) Por prioridade

Verificar as condições de trabalho - Analisar

e isolar o local

Fazer uso dos EPI e EPC adequados

Início dos serviços Término dos serviços / Fechamento da

Recolher o lixo produzido, sobra de

materiais e ferramentas utilizadas

Liberar adequadamente o

local

Contabilizar o material e fazer a devolução e ou

descarte adequado

12

Um organograma, como o mostrado acima (Figura 1), é um exemplo de

organização dos procedimentos básicos que devem ser seguidos na execução

dos serviços e deve ser disponibilizado nos locais onde os técnicos tenham fácil

acesso para consulta e execução dos procedimentos descritos.

A área técnica envolve uma série de procedimentos que devem ser adotados, do

planejamento de uma obra até a execução da mesma, todos os setores devem

estar alinhados, pois um depende do outro para que os próximos passos possam

ser dados, a organização é um procedimento que deve ser tomado e ajustado a

todo instante, pois existem também os riscos, os perigos físicos no que tange a

integridade dos trabalhadores envolvidos e de outras pessoas que transitam

pelos locais onde as obras, manutenções irão acontecer.

Mesmo implementando métodos de organização, podemos fracassar nos

esforços de controle se não soubermos interpretá-los corretamente. Muitas vezes,

faz-se necessária a realização de um diagnostico aprofundado para que sejam

encontradas as principais causas da ocorrência de um determinado problema ou

deficiência. Existem diversas metodologias próprias para este fim, dentre as

chamadas ferramentas da qualidade, utilizadas pelas organizações que buscam

elevar seu nível de qualidade, organização e produtividade. Uma das mais

conhecidas é o diagrama de causa e efeito (Figura 2), que levanta as

deficiências, as causas desses fatores e assim por diante, até que se conheçam

as verdadeiras raízes do problema.

Programa 5 "S" - Uma prática que gera resultados

O programa 5S é uma ferramenta, dentre várias que conhecemos no mercado

utilizado para implantar o Sistema de Qualidade Total em uma empresa, em uma

instituição e por que não, na vida profissional e pessoal de cada indivíduo. Este

método surgiu no Japão pós-guerra com a finalidade de reestruturar, organizar e

melhorar a produção das indústrias japonesas, tendo como objetivo superar a

crise de competitividade. O conceito do método 5S assim é chamado por ser

composto por cinco palavras que começam com a letra "S": Seiri, Seiton, Seisou,

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Seiketsu e Shitsuke. Este programa trata-se de um sistema de cinco conceitos

básicos e simples, mas traz em sua essência a necessidade de mudanças de

atitudes, pensamentos e comportamento pessoal, o que possibilitará, através da

prática, alcançar os objetivos propostos.

A prática do método 5S consiste em:

1º S - SEIRI (senso de utilização): separar as coisas necessárias (úteis) das

desnecessárias (inúteis);

Esta é a fase em que se deve organizar o trabalho de modo que só se utilize o

que for realmente necessário, na quantidade certa e controlada de forma a

facilitar as operações. Este primeiro senso também é interpretado como senso de

utilização, arrumação, organização e seleção. Deve-se agir preventivamente e

todo o grupo (equipe) precisa estar treinado para diferenciar o útil do inútil para

proporcionar redução de gastos com espaço e estoque, aumentar a

produtividade, evitar compras de matéria-prima desnecessária, diminuir acidentes

de trabalho, melhorar a qualidade do ambiente de trabalho.

2º S - SEITON (senso de organização): ordenar e identificar as coisas para que

qualquer pessoa possa encontrá-las quando desejado;

Esta é a fase em que o objetivo é identificar e organizar todo equipamento ou

material para que qualquer pessoa que necessite, possa visualizar e encontrar de

forma fácil e rápida. A ideia principal aqui é estabelecer um lugar para cada coisa,

criar e padronizar as nomenclaturas, ordenar os materiais de trabalho, usar

rótulos com cores diferentes para cada material, expor pontos críticos como

máquinas que ofereçam riscos e localização de extintores de incêndio, eliminar

objetos ou móveis que possam atrapalhar os corredores de locomoção.

3º S - SEISOU (senso de zelo ou de limpeza): criar e manter um ambiente físico

limpo e agradável, eliminando as causas de sujeira e agindo preventivamente

para não sujar;

Esta é a fase em que se busca desenvolver em cada empregado a importância

de manter seu local de trabalho limpo, o que proporciona um ambiente de

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trabalho de qualidade e segurança. Por mais que se diga que não há como

manter limpo o piso de uma oficina mecânica limpa, sabe-se que tudo é questão

de vontade, pois encontramos vários exemplos de oficinas extremamente limpas

e organizadas. O foco principal está na utilização adequada do local, das

máquinas e equipamentos, agindo de modo a evitar que estas máquinas gerem

ou acumulem sujeiras, mantendo equipamentos e ferramentas em boas

condições de uso, de forma a aumentar a produtividade das pessoas e das

máquinas e evitando perdas e avarias de materiais ou produtos, bem como de

horas/homem trabalhadas em decorrência de acidentes.

4º S - SEIKETSU (senso de saúde e higiene): manter a qualidade da saúde

física, mental e emocional no ambiente de trabalho;

Esta é a fase em que se deve humanizar o ambiente de trabalho, em que todos já

estejam comprometidos com os 3S anteriormente mencionados, em uma

convivência de respeito de forma harmoniosa como pessoas e profissionais. Aqui

se desenvolve o cuidado de cada empregado com si mesmo e com o colega de

trabalho, eliminando condições inseguras na utilização de roupas (soltas) próximo

a máquinas que geram riscos, a falta de utilização ou utilização inadequada de

equipamentos de segurança, a obediência às normas de segurança, não fumar

em locais inadequados, enfim, certificar de que o programa está sendo

implantado e que as pessoas estão envolvidas efetivamente.

5º S - SHITSUKE (senso de autodisciplina): fazer dessas atitudes uma prática,

incorporando o 5S como um modo de vida pessoal e profissional.

Esta é a fase em que se verifica se a essência do programa foi alcançado e que,

independentemente da fiscalização da empresa, as atitudes, pensamentos e

comportamentos de cada um estão voltados à prática diária de cada senso. A

autodisciplina requer de cada empregado a consciência e um constante

aperfeiçoamento em atitudes diárias no uso da criatividade em sua atividade, na

comunicação interpessoal, no compartilhamento de valores, onde cada

empregado possa buscar desenvolver seu próprio senso de ordenação,

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assumindo o compromisso com a metodologia adotada, de modo que, fazendo

sua parte, possa contribuir para o desenvolvimento do todo.

A aplicação deste método deve ser efetuada com critérios, supervisionada e

orientada por uma equipe de implantação, a qual é responsável por conduzir o

processo, orientando, esclarecendo dúvidas e fazendo visitas rotineiras nas áreas

ou setores envolvidos. Elaborar um cronograma para a implantação, estabelecer

as ferramentas a ser utilizadas, dividir e estabelecer responsabilidades, bem

como prazos de cumprimento, são medidas imprescindíveis para que o programa

tenha êxito.

Uma das formas de incentivar e comprometer todo o grupo envolvido (equipe e

empregados) é o registro da situação atual da empresa, nas diversas áreas,

demonstrando através de um mapa de acompanhamento, os benefícios, as

mudanças e a evolução dos resultados em cada área.

Utilização do Método na Vida Pessoal e Profissional

Embora pareça estranho este é um método que se cada um desenvolver e utilizar

na vida pessoal e profissional pode trazer surpresas muito agradáveis. As vezes

evitamos nos desvincular de coisas que um dia achamos que vamos utilizar ou

que, por ter sido um presente de alguém e embora fique abandonado "jogado"

em qualquer gaveta, não possa ser "descartado". É o caso, por exemplo, de um

sapato que tenha comprado ou que ganhou de presente, mas por conta do tempo

ou da moda, nunca tenha calçado e está servindo de entulho em algum canto da

casa.

Ou ainda a cópia de documentos que entopem gavetas ou armários no escritório

e que os originais estão guardados nos arquivos da empresa, mas que, por

"precaução", os mantêm no caso de eventual necessidade.

Nestas situações, aplique o Seiri e doe o sapato ou roupa para um necessitado e

descarte as cópias de documentos ou revistas inúteis que certamente você ficará

mais aliviado e proporcionará mais tempo e espaço para a organização de sua

vida pessoal e profissional.

Se não atender estas questões em tempo razoável, aplique o Seiton e organize

os documentos pessoais, as ferramentas e equipamentos profissionais de modo

que não só você, mas qualquer pessoa possa localizá-los de forma fácil e rápida.

16

Se seu ambiente residencial parece que foi invadido por estranhos e você

encontra "tudo fora do lugar" ou se o ambiente de trabalho traz tantos riscos e

sujeiras que já não sabe se é melhor estar dentro ou fora dele, é hora de aplicar o

Seisou, de forma que seu ambiente residencial ou profissional seja mais limpo,

seguro e agradável para realizar suas atividades.

Por fim, basta aplicar os dois últimos sensos buscando sempre a qualidade da

saúde física, mental e emocional através de uma alimentação equilibrada, de

exercícios físicos, de ponderação quanto ao tempo despendido entre trabalho,

família e lazer (aplicando o Seiketsu), bem como se autodisciplinar e manter essa

prática diária para reavaliar e manter as agradáveis conquistas atingidas na

utilização do 5S (aplicando o Shitsuke).

DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO

Figura 2 Diagrama de causa e efeito (Autoria Própria)

Alfred Chandler, um dos maiores estudiosos da evolução histórica das grandes

empresas, destacou em um de seus estudos a habilidade que algumas empresas

demonstraram em delimitar claramente as funções dos diversos setores e a

divisão de trabalho entre os mesmos, conciliando corretamente distribuição de

autoridade a e cobrança de responsabilidade.

Material Ferramenta Mão de obra

Obra finalizada

Causas

Efeito

Projeto Permissões de Trabalho

Revisão das Instalações

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Merecem destaque, neste sentido, os seis princípios gerais de administração

formulados, em 1853, por Daniel McCallum, dirigente da New York and Erie, e

reproduzidos por Chandler:

1 – Que haja uma divisão apropriada das responsabilidades. Essa é uma

necessidade básica para o bom funcionamento de qualquer sistema de controle.

Quando existe uma má definição do que cabe a cada pessoa e a cada setor,

torna-se praticamente impossível o exercício da cobrança de resultados. O

controle exercido em um ambiente marcado por erros em tal divisão tende a

assumir uma conotação policialesca, perdendo a sua capacidade de colaboração

construtiva.

2 – Que se deleguem poderes suficientes para que as mesmas possam ser

exercidas plenamente, a fim de que tais responsabilidades tenham caráter real.

Esse é outro princípio de grande importância, que diz respeito a necessária

proporcionalidade entre a autoridade e responsabilidade, Uma das disfunções

administrativas encontradas em diversas empresas, que prejudica sobremodo o

desempenho dos gerentes é justamente a falta desta coerência.

3 – Que haja meios de averiguar se essas reponsabilidades são fielmente

cumpridas. Esta é outra necessidade fundamental que precisa ser atendida para

que um sistema de controle possa funcionar a contento. A partir da definição

clara de responsabilidades e da concessão de autoridade compatível com o

cumprimento das obrigações instituídas, deve ser instituída uma sistemática

confiável para que seja monitorado o desempenho e a observância ao que foi

estabelecido pelos dirigentes da organização.

4 – Que toda negligência dos deveres seja prontamente informada, para sanar

logo os problemas. Este é um princípio que de tão simples chega a parecer óbvio.

Nota-se, no entanto, que, em muitas organizações, a prática se distancia de tão

elementar cuidado. O relaxamento nesse tipo de controle gera graves

consequências, favorecendo o desenvolvimento do conformismo com o erro, e a

passividade diante dos posicionamentos inadequados assumidos por membros

da organização. Esta é uma receita certa para a deterioração organizacional e o

consequente enfraquecimento de sua capacidade de alcançar objetivos,

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manifestando-se mais facilmente nas organizações dominadas pelo

corporativismo e descompromissadas com resultados.

5 – Que essa informação seja obtida mediante um sistema de notificação e

fiscalização diárias que não cause embaraços aos superiores nem lhes diminua a

influência sobre os subordinados. Esta recomendação contempla outro aspecto

de grande importância, que deve ser observado no delineamento de qualquer

sistema de controle. Quando o controle é exercido de forma inadequada, costuma

submeter tanto os controladores quanto os controlados a constrangimentos que

acabam por minar a confiança mútua, gerar descontentamento e prejudicar a

adesão aos objetivos organizacionais. Infelizmente, ainda encontramos em

muitas organizações sistemas vexatórios de controle, que ao mesmo tempo em

que se revelam ineficazes minam a motivação e o comprometimento das equipes

de trabalho. O pressuposto básico desse tipo de controle parece ser que, até

prova em contrário, as pessoas não são confiáveis.

6 – Que no todo se adote um sistema que não só se permita o superintendente

geral detectar erros imediatamente, como também indique o culpado. Diz a

sabedoria popular que ‘’filho feio não tem pai’’. Em muitas organizações, diante

da ocorrência de uma disfunção, costuma haver uma verdadeira ‘’caca às

bruxas’’, que acaba por se revelar infrutífera, uma vez que todos os envolvidos se

empenham ao máximo para eximir-se de culpa, lançando mão, se necessário, de

acusações a outras pessoas e outros setores. Quando isso ocorre, os

relacionamentos interpessoais e interdepartamentais acabam por se deteriorar

rapidamente, dificultando, logicamente, o desempenho da organização. Uma

medida importante para evitar que essa situação se torne rotineira é a adoção de

uma postura pedagógica diante dos erros. Ressalvando-se as ocorrências

provenientes da corrupção e outras manifestações de falta de caráter, os demais

erros devem ser vistos como oportunidades de aprendizado, como indicadores do

que se deve evitar no futuro, do q é preciso se corrigir nos processos. Tal medida

leva, naturalmente, a uma maior facilidade para a identificação das fontes dos

problemas, ajudando a evitar que ‘’ a sujeira seja varrida para debaixo do tapete’’,

por medo dos envolvidos em se comprometerem.

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É evidente que nenhum grupo pode ser eficaz no alcance de seus objetivos se

não compartilhar de um conjunto de normas e princípios (ainda que informais)

que venham a atuar como orientadores. A integração está relacionada à união de

forças, à consolidação do poder conjunto dos integrantes. O bom controle é

aquele que está calcado nesta necessidade, sem torna-se um fim em si mesmo.

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CAPÍTULO II


ORGANIZAÇÃO - FATOR DE PRODUTIVIDADE

Pode-se desenvolver um método adequado a cada um ou utilizar métodos já

padronizados, como os já existentes nas empresas. A organização é um conjunto de

hábitos e métodos, que podem melhorar muito o desempenho profissional.

A falta de organização prejudica demais a produtividade, pois há um acumulo de

trabalho, adiamento tarefas e muita indecisão. Tudo isso contribui para prejudicar a

realização das atividades profissionais, podendo também se estender a vida

pessoal.

Alguns métodos simples podem ser adotados inicialmente a fim de prover uma boa

organização.

Organizando o local de trabalho

Administrar de forma eficiente o local de trabalho não significa necessariamente

torná-lo livre de materiais e equipamentos, mas de fato, torná-lo prático e funcional.

Arquivo e estantes

Adote um critério para catalogar materiais, ferramentas e ordens de serviços a

serem realizadas e as já realizadas. Isso vai ajudar bastante na hora que precisar

fazer uma pesquisa.

Gerencie suas Tarefas

Faça uma lista das tarefas, dividindo-as em urgentes e importantes. Estabeleça qual

a prioridade de cada uma e determine uma data de conclusão. O importante é

deixar suas tarefas sempre à vista. Após iniciar uma tarefa, por mais desagradável

que seja, vá até o fim e lembre-se de marcar as tarefas já concluídas.

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Lixo

Não tenha dó de jogar inutilidades fora. É menos estressante manter o local de

trabalho limpo e livre, pois desta forma minimizam se os riscos de acidentes.

Planejando o seu dia

Dedique pelo menos quinze minutos no final da tarde ou no inicio da manhã para

planejar e organizar o novo dia de trabalho. É mais simples adotar uma disciplina

diária do que perder horas arrumando uma bagunça acumulada.

Não se afobe com a bagunça

Manter a calma é fundamental. Afobar-se com a bagunça só gera ansiedade e mais

estresse.

Outro tipo de ferramenta que pode ser utilizado na organização, agora no caso de

documento e procedimentos é uma listra mestra ou matriz de documentos como

chamada por alguns, é uma excelente ferramenta para auxiliar o controle de

documentos. Nela, constam o código, revisão e descrição de todos os documentos

que a empresa considera necessários que sejam controlados. Assim como os

demais documentos, a própria lista mestra deve constar no controle da lista. O

principal benefício da lista mestra é a possibilidade de sempre verificar se o

documento que está sendo utilizado está na revisão atual ou não está obsoleto.

Transmitir aos gestores das empresas métodos e técnicas para gerir melhor seus

processos de trabalho. Um curso de ‘’ Gestão de processos de trabalho’’, não traz

receitas prontas de sucesso. Mas com as informações adquiridas e aproveitando

sua experiência, o profissional terá mais facilidade para gerenciar a unidade que

dirige.

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Conceitos Gerais

Os processos de trabalho na empresa;

Procedimento documentado;

Medindo os processos de trabalho;

Melhorando os processos de trabalho.

Processo de Trabalho

Conjunto ordenado de atividades que permitem transformar entradas em saídas,

entendendo-se como entradas, as demandas e como saídas, os produtos que visam

atender às expectativas e necessidades dos usuários.

Usuário

Organização ou pessoa que recebe um produto. Entende-se por usuário aquele que

utiliza os resultados do processo de trabalho, ou seja, aquele que recebe um

produto ou serviço.

Procedimento Documentado

Documentar é escrever os processos de trabalho, para mediante publicação, facilitar

o treinamento de todos os envolvidos na execução das atividades descritas.

Documentar um processo de trabalho serve para verificar processos de trabalho

inconsistentes. Fazer uso de métodos padronizados é uma forma de obter

resultados bastante confiáveis a um menor custo.

Rotinas Administrativas

Os procedimentos documentados fornecem informações sobre como realizar os

processos de trabalho de forma consistente.

Esses procedimentos documentados são chamados de Rotinas Administrativas

(RAD). Esses documentos estabelecem a forma de executar as atividades e os

processos de trabalho.

Para facilitar a localização dos processos de trabalho documentados, as empresas

podem utilizar a Intranet que é um meio de comunicação eletrônica dentro da

empresa.

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Outro método de organização é o Fluxograma, que é um tipo de diagrama que

ilustra de forma descomplicada a lista de ações necessárias para a execução de

uma atividade.

Medir Processos de Trabalho

Não podemos gerenciar adequadamente aquilo que não medimos. Deveremos

medir, pois:

As decisões devem ser baseadas em dados e fatos;

O que não é medido não pode ser planejado;

O que não é planejado, não pode ser avaliado objetivamente;

O que não é avaliado tem grandes chances de não ser feito;

O que não é avaliado não pode ser melhorado de forma consistente.

Formas de Medição:

Indicadores são dados ou informações numéricas que quantificam as entradas

(recursos ou insumos), as saídas (produtos), bem como o andamento de processos

de trabalho.

Agregar valor aos Processos de Trabalho

Todo processo de trabalho deve agregar algum tipo de valor. Aqueles que não

agregam valor devem ser repensados, pois consomem recursos e não produzem

resultados.

Algumas formas de gerar valor:

Diminuição do tempo de espera;

Diminuição do espaço percorrido;

Aumento da sensação de bem-estar;

Diminuição do tempo para o usuário / cliente receber o serviço ou adquirir o produto;

Diminuição dos transtornos causados à vida do usuário / cliente;

Redução das dificuldades de acesso do usuário / cliente ao serviço.

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O que não agrega valor:

Falhas na integração / alinhamento dos processos de trabalho;

Falhas internas (retrabalho, erros, atrasos);

Falhas externas, ou seja, conviver com erros externos (fornecedores de serviços, de

produtos, de recursos humanos, de equipamentos etc. utilizados no processo de

trabalho);

Movimentações excessivas;

Excessos de controle: protocolos, aprovações etc.;

Falta de delegação e de informações.

Melhoria Contínua

Para melhorar a gestão dos processos de trabalho, a melhoria contínua deve ser um

objetivo permanente da organização, uma questão de atitude.

Verificar se os indicadores do processo de trabalho estão dentro dos limites

estabelecidos;

Se os indicadores apresentam tendência de sair dos limites estabelecidos;

Se existem novas metas ou objetivos definidos;

Se o nível de maturidade do processo de trabalho está conforme o especificado;

Se existem não conformidades, sugestões ou comentários que necessitem ou

justifiquem intervenção.

Benefícios de trabalhar por Processos de Trabalho

Para o Gestor:

Definir responsabilidades para delegar tarefas com segurança;

Definir os limites de sua atuação como gestor;

Facilitar o treinamento da equipe;

Maior organização ao gerir;

Facilitar a solução de problemas;

Ter tempo para melhorar os resultados;

Decidir por resultados e não por sentimentos;

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Para a Equipe de Trabalho:

Conhecer sua responsabilidade em cada processo de trabalho;

Executar a sua tarefa com autonomia;

Ter mais segurança na execução das tarefas;

Ser estimulada a participação;

Saber como evitar o erro;

Reduzir perdas de tempo e retrabalho;

Ser reconhecido.

Equipes por processos de trabalho

Para facilitar a delegação das responsabilidades dentro de uma unidade é

recomendável a utilização de um quadro de equipes por processos de trabalho.

Estamos vivendo momentos de profundas mudanças no ambiente organizacional.

Hoje é necessário buscar eficiência em tudo aquilo que se faz. A sociedade cada

vez mais possui cidadãos com opiniões fortes e determinadas. Neste contexto, a

gestão de processos de trabalho emerge como um novo modo de enxergar as

organizações. É claro que nem todos os problemas podem ser resolvidos a partir

desse modelo de gestão. Entretanto, trata-se de uma forma de organização capaz

de ajudar no aumento da eficiência do trabalho e da eficácia de seus resultados.

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CAPÍTULO III


ESTRESSE E ORGANIZAÇÃO

O estresse significa uma reação do corpo humano, que pode ocorrer no nível

físico ou psicológico, causado por situações que extrapolam a capacidade e

habilidade de enfrentamento do indivíduo. A reação citada significa a adaptação

da pessoa a uma situação nova, gerada pelo estímulo desafiador. O excesso de

trabalho verificado na maioria das organizações, aliado à necessidade de produzir

mais, leva o trabalhador a extrapolar seus limites para o trabalho. Neste caso não

se fala em qualidade de vida no trabalho e ainda ocorrem a fadiga, o estresse e o

cansaço, que prejudicam o indivíduo também fora do ambiente de trabalho. A

forma de organização das sociedades contemporâneas tem constituído solo fértil

para desenvolvimento de doenças psicossomáticas e biológicas. O estresse se

destaca entre os males provocados pelas mudanças verificadas no estilo de vida

da maioria das pessoas, contribuem para que fiquem mais expostas a doenças

ou com a saúde debilitada. A modernidade acompanhada pelo consumo e pela

busca das pessoas por lazer e diversão, contribuem para que a saúde das

pessoas se torne mais frágeis sem resistência, sujeitando os indivíduos a males

como o estresse. No mundo do trabalho, a carga excessiva e as pressões

exercidas por desempenho e produção são os responsáveis pela maioria das

situações de estresse e outros prejuízos à saúde do trabalhador verificados na

atualidade.

Manter métodos de organização deve ser algo prazeroso e não um motivo para

estresses. Uma organização centrada, bem formulada e realizada dentro da

realidade dos trabalhos a serem executados, torna o ambiente de trabalho e a

convivência com os outros profissionais mais pacíficas e produtivas.

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Saber separar as atividades profissionais das atividades pessoais é muito

importante, pois, misturá-las pode acarretar desorganização, desmotivação e

descontrole profissional e emocional.

Respeitar os próprios limites, físicos e mentais, não sobrecarregar com atividades

e funções que não fazem parte das atribuições e capacidade técnica dentro da

formação de cada profissional.

Sobrecarregar o corpo e a mente com horas exaustivas de trabalho, condições

insalubres são coisas que certamente irão desencadear o sistema imunológico do

profissional e acarretaram problemas dentro e fora do ambiente de trabalho.

A cada dia vem crescendo o nível de afastamentos do trabalho causados por

doenças causadas no ambiente de trabalho, tais como altos níveis de estresse,

hipertensão, LER, acidentes causados por falta de atenção e de falta de

treinamento adequado.

Acerca do gerenciamento de pessoas, segundo Mary Parker Follett pioneira

sobre o exercício da gerência, devemos procurar obter, juntamente com o grupo,

o controle da situação e não das pessoas. O controle de cunho pessoal, que se

direciona para os indivíduos parecendo pressupor que os mesmos não são

dignos de confiança, gera descontentamento. É importante que o sistema de

controle seja claramente direcionado para o monitoramento das situações, dos

indicadores de desempenho, da observância de rotinas e padrões considerados

importantes e não par a fiscalização das pessoas envolvidas, de maneira de

maneira policialesca. Deve ser adotado o controle dos fatos, no lugar do controle

das pessoas.

A atividade de gestão de pessoas é mais conhecida como administração de

recursos humanos. Essa nomenclatura deriva do fato de, convencionalmente, a

empresa ser considerada a conjugação de três ordens de recursos: financeiro,

materiais, e humanos. Essa concepção, no entanto, erra ao equiparar as pessoas

às outras ordens de recursos. Os profissionais são, na verdade, pessoas e

cidadãos, que não devem ser tratados dessa forma. A organização que pretende

alcançar a excelência deve estabelecer uma política adequada de gestão de seu

pessoal, dando ao mesmo o tratamento diferenciado que merece.

28

Entender que os profissionais, tendo vontade, desejos, sonhos e características

próprias, não são passíveis de serem manipulados, conduzidos ao bel prazer dos

dirigentes. Na concepção mais moderna de administração, precisamos aprender

a gerenciar com as pessoas, estimulando-as a tomar parte efetivamente nas

decisões organizacionais, especialmente naquelas relativas às questões

profissionais que os envolve.

Os profissionais em uma empresa só serão verdadeiramente produtivos, só

colocarão seus maiores talentos, seu interesse, sua criatividade e seu

comprometimento a favor do serviço quando se sentirem contemplados em seus

interesses e objetivos pessoais.

O desenvolvimento de pessoal representa um conjunto de atividades e processos

direcionados para o desenvolvimento do potencial humano nas empresas. Visa

ao aprendizado de novas habilidades, a obtenção de novos conhecimentos e a

modificação de comportamentos e atitudes. Busca definir métodos e

procedimentos que podem ser utilizados para maximização do desempenho

profissional e a elevação dos níveis de motivação para o trabalho.

As entrevistas apresentadas no Anexo II apresentam como é a relação dos

profissionais em relação à empresa em que atuam, como os mesmos interagem e

possuem diferentes visões em relação ao modo de trabalho, organização e

condições que a empresa disponibilizada a cada um dos profissionais.

Conceito de Estresse

Estresse é uma palavra de origem inglesa “stress”, que expressa à ideia de força,

pressão ou esforço. O que poucas pessoas sabem é que o estresse é uma

resposta natural do organismo em condições difíceis, ou seja, sem ele o ser

humano não teria sobrevivido. No auge de uma situação desafiadora, o corpo

libera alguns hormônios, aumenta o fluxo sanguíneo para o cérebro e para o

coração, o que eleva a energia do individuo para resolver o problema ou escapar

de algum perigo. Entretanto, viver constantemente estressado é prejudicial à

saúde. Cansaço, aumento da pressão arterial, ganho de peso, insônia,

ansiedade, depressão, dores musculares e alergias de pele são apenas algumas

consequências do estresse crônico.

29

Quando nos deparamos com uma situação de estresse, nossas reações seguem

um padrão chamado de Síndrome Geral de Adaptação, que, consiste em três

fases:

1. Reação de Alarme

2. Reação de Resistência

3. Reação de Exaustão

A reação de alarme acontece quando uma pessoa é submetida a estímulos

ameaçadores como medo, fome, dor, raiva, etc. Com isso, o organismo se

prepara para lutar ou para fugir.

Por último, na fase de exaustão, o organismo volta a apresentar os sintomas da

fase de alarme, porém de forma mais potente. Nessa etapa, além de todos os

sinais, a pessoa chega ao esgotamento físico e psicológico, podendo apresentar

sérios problemas de saúde, como um infarto, um derrame vascular.

Viver estressado pode levar ao desenvolvimento de um esgotamento total da

energia física e psíquica, causado pelo trabalho. É considerada uma doença

psiquiátrica, cujos principais sintomas são: faltas ao trabalho, atitudes e

pensamentos negativos, agressividade, isolamento, mudanças de humor,

irritabilidade, problemas de memória e concentração, depressão.

Normalmente, a evolução destas doenças acontece de forma lenta. Porém, os

sintomas se agravam quando o trabalhador é submetido a uma maior quantidade

de trabalho ou a mais horas de trabalho, realizando movimentos repetitivos, em

equipamentos inapropriados, em uma má postura e sem o descanso devido. A

diminuição da capacidade física passa a ser percebida no trabalho e fora dele.

Doenças Ocupacionais

Muito do que se diz sobre o stress no ambiente de trabalho está associado às

novas tendências tecnológicas, responsáveis pelo estado de constante prontidão

em que os empregados estão sujeitos em suas jornadas laborais. Segundo

especialistas do Instituto de Psicologia e Controle do Stress, a realidade do

mundo atual com o avanço vertiginoso das tecnologias relaciona-se, diretamente,

ao crescimento das doenças ocupacionais causadas por esse fator.

30

As mudanças nas rotinas de trabalho associadas aos avanços tecnológicos são

objeto de estudos realizados em todo o mundo por grupos de psicólogos que

buscam conhecer as consequências causadas por esse estímulo tecnológico nas

vidas das pessoas, submetidas a exigências de estarem sempre alertas e

despendendo elevada energia em suas atividades.

Conforme destacam esses especialistas, as pessoas vivem atualmente em ritmo

de intensidade incompatível com o bem-estar necessário, o que acaba

contribuindo para o aparecimento de doenças em consequência de stress.

É certo que pelo fato dos trabalhadores atuarem em estado de alerta, a

adrenalina aumenta ajudando na produtividade e na criatividade, mas se essa

condição for mantida por muito tempo, a pessoa pode se tornar vítima de tensão

demasiada que é prejudicial à saúde. Acredita-se que, muitas vezes, isso ocorra

devido ao estado de esgotamento do trabalhador que ultrapassou os limites

individuais de sua capacidade de adaptação às tendências tecnológicas atuais.

Assim, com a redução da energia mental, surge o stress e, em consequência,

outras doenças ocupacionais, diminuindo a produtividade e causando

indisposição para o trabalho.

Um alerta para as empresas

Os empregadores devem ficar sempre atentos aos fatores que levam os

trabalhadores ao stress nos ambientes laborais, evitando com isso, o aumento

das doenças ocupacionais causadas por esse mal. É fundamental, para manter

uma equipe produtiva e motivada, dedicar atenção às características específicas

do stress no trabalho, que podem originar os seguintes sintomas frequentes:

Taquicardia;

Tensão muscular;

Boca seca;

Dores no estômago;

Mãos frias e suadas;

Sensação de cansaço;

Dificuldades de memorização;

31

A redução dos fatores que causam o stress no ambiente de trabalho é um desafio

de todos e deve ser levado muito a sério. São consideradas ações benéficas para

o controle e a redução do stress no trabalho:

Conservar o bom relacionamento no ambiente laboral;

Manter a calma em reuniões de trabalho;

Gerenciar o tempo de trabalho para cada atividade;

Realizar testes e exames periódicos nos funcionários;

Adaptar horários flexíveis e intervalos entre as atividades;

Realizar campanhas de combate ao stress no trabalho;

Oferecer sala de relaxamento e convivência para os funcionários;

Manter uma atividade física de rotina e alimentação adequada.

Para que as empresas contem sempre com uma equipe produtiva no ambiente

laboral é também muito importante manter os funcionários bem informados dos

fatores causadores do stress e delegar tarefas legitimamente em conformidade

com os limites de cada trabalhador.

Prevenção:

A cada hora de trabalho, é recomendado parar por 10 minutos, para realizar

alongamentos, principalmente nos braços, pescoços, mãos e pernas;

A empresa deve providenciar uma estação de trabalho com medidas

ergonômicas, ou seja, uma cadeira que seja confortável, que dê apoio para as

costas, braços, mãos, entre outras medidas;

Praticar uma atividade física todos os dias pode contribuir para reduzir a chance

de sofrer uma lesão por esforço repetitivo no trabalho, uma vez que o trabalhador

pode fazer exercícios para fortalecer a musculatura e para ganhar flexibilidade

nos movimentos;

Muitas vezes, a LER/DORT aparece em trabalhadores com quadros de estresse

crônico, depressão, ansiedade. É preciso, portanto, gerenciar o estresse também

para prevenir este tipo de condição.

32

Gerenciar o estresse

Cada ser humano tem uma resposta diferente para o estresse, seja no ambiente

de trabalho ou na vida pessoal. Em primeiro lugar, é preciso identificar o que está

gerando o estresse, especificamente, ou seja, uma pessoa? O tipo de trabalho? A

quantidade de trabalho? Depois de identificar, fazer um estudo do que pode ser

efetivamente resolvido e do que não pode. A partir daí, é possível traçar um plano

de ação, ou seja, permanecer no trabalho, conversar com o chefe, procurar um

médico, etc. Além disso, adotar hábitos saudáveis de vida é fundamental como

praticar uma atividade física regularmente, comer de maneira equilibrada, dormir

bem, reservar um tempo para o lazer, sair com os amigos, entre outras

atividades.

Faça listas de atividades

Através da organização e priorização de atividades, diária ou semanalmente,

você cria pequenos desafios que parecem menos intimidadores e mais

realizáveis. Dar foco às prioridades permite que você faça claras progressões no

seu trabalho, sem desperdiçar seu tempo.

Diga “não” quando necessário

É importante que você também gerencie as expectativas das pessoas que

trabalham contigo e não assuma compromissos que não conseguirá cumprir.

Aprender a dizer “agora não dá”, ajudará a reduzir a pressão que você faz em si

próprio. A tarefa irá para a sua lista de atividades obedecendo a ordem de

prioridades, mas é importante que você se lembre que não pode fazer tudo ao

mesmo tempo.

Organize sua mesa de trabalho

Certifique-se de limpar e organizar sua mesa. O simples fato de arrumar sua

mesa pode limpar sua mente e aumentar seu foco.

Converse com seus colegas

Se você estiver se sentindo estressado, é importante conversar com seus colegas

sobre isso. Eles podem oferecer dicas de como lidar com seu stress e, talvez,

podem ajudá-lo a diminuir o seu volume de trabalho.

Tire um intervalo

33

Tirar um intervalo pode oferecer uma nova perspectiva e reduzir seu nível de

stress. Certifique-se de levantar da sua mesa com certa frequência durante o dia

e, mais importante, certifique-se de sair do escritório para tomar um ar fresco.

Isso renovará suas energias e seu foco, bem como reduzir sua ansiedade.

Faça exercícios físicos

Fazer atividades físicas antes ou depois do trabalho pode aliviar o stress, pois

melhora seu estado de espírito. A prática de exercícios físicos produz endorfinas,

as quais afetam diretamente seus níveis de felicidade, bem como seu sono,

promovendo, portanto, melhores perspectivas e resultados no trabalho.

Sociabilize

É fundamental que você tenha uma vida social fora do trabalho, desligando-se

completamente das rotinas e do ambiente profissional. Organizar eventos sociais

com seus amigos e/ou colegas de trabalho fora do escritório gera um meio aonde

não é preciso pensar em trabalho no qual você pode relaxar e descontrair.

O gerenciamento do estresse está relacionado ao equilíbrio perfeito entre

trabalho e vida social. Uma semana de trabalho no Brasil possui entre 40 e 44

horas, portanto, é essencial que você trabalhe em cima das dicas anteriores para

ajudar a controlar seu stress. O seguimento dessas dicas irá ajudá-lo a reduzir

seu nível de stress, bem como a encontrar o sonhado equilíbrio entre trabalho e

vida pessoal.

Motivação no ambiente de trabalho

Existem habilidades que sempre são exigidas por qualquer empresa, e uma

dessas habilidades é a facilidade de trabalhar em equipe. Contudo, a capacidade

para trabalhar em equipe está cada vez mais sendo valorizada e quem não se

adaptar a essa nova tendência corre o risco de ficar excluído do mercado de

trabalho. Mas, encontrar profissionais com estas facilidades não é o bastante,

pois é preciso que toda equipe esteja motivada. Precisamos entender que uma

equipe deve trabalhar em conjunto e de forma harmônica, se algum membro não

estiver na mesma sintonia, todos correm o risco de se prejudicar e por os projetos

a perder. Cada pessoa funciona como uma célula dentro de um sistema e tem

uma função importante. Por isso é preciso estimular constantemente o

34

envolvimento de todos no progresso e desenvolvimento dos trabalhos. É preciso

de um incentivo, o trabalho em equipe requer mais que bons funcionários, é

preciso de líderes capazes de trazer motivação no trabalho em equipe. Todo

grupo precisa de um líder, capaz de dar sugestões e criar processos que facilitam

a relação entre todos os integrantes deste grupo. Vivemos em sociedade e por

isso é preciso despertar a interação e envolvimento com todas as pessoas. Mas,

existem algumas programações provenientes do passado que torna esta tarefa

algo difícil de ser realizada. Romper com hábitos enraizados não é algo que

ocorre da noite para o dia. Criar ambientes ideais para estimular o espírito

empreendedor, o companheirismo e a criatividade.

Enxergar a motivação

Imaginarmos algo que gostamos, ou que vislumbramos vir a fazer sentir-nos bem

faz disparar a dopamina (uma hormona do bem-estar). A dopamina gera

expetativas, faz-nos criar uma forte ligação entre a visão de sucesso de algo e a

boa sensação que o nosso corpo regista nesse exato momento, e isto promove a

criatividade. Nesse estado, podemos dizer que nos sentimos motivados para

fazer coisas que façam acontecer aquilo que imaginamos e queremos alcançar. A

visão de sucesso ou das tarefas que temos de realizar para obter o que tanto

desejamos, funciona como um combustível que irá orientar a nossa energia na

direção do objetivo traçado. Está assim imaginado e consequentemente criado na

nossa mente o motivo para a ação. São as ações a que nos propomos,

alimentadas pela energia criada pela visão e associada ao bem-estar provocado

pela dopamina libertada na nossa corrente sanguínea que nos sentimos

confiantes, alegres e animados para realizar o que é necessário para atingirmos

os objetivos a que nos propomos.

Motivação e Envolvimento

A capacidade que cada um de nós tem, ou não tem para nos envolvermos

ativamente com o nosso trabalho, tarefa ou objetivos de vida condiciona em larga

escala a qualidade dos mesmos. Como promotor do envolvimento, temos de ter

uma crença que possuímos algo para oferecer ao que temos em mãos, que

conseguimos oferecer algo de nós no sentido de melhoramos a qualidade do

35

nosso trabalho, tarefa ou objetivo. Quando temos a crença de que temos o poder

de contribuir positivamente para o resultado das coisas que fazemos, ficamos

envolvidos ativamente. Ficamos motivados para influenciar de forma positiva

aquilo que fazemos, colocando um conjunto de estratégias para o sucesso em

ação. E, certamente iremos sentir o retorno disso na forma de motivação.

Motivação e Sentimento

O fim último de qualquer ação é vivenciar um determinado sentimento. Então, o

cerne da motivação é conseguirmos diariamente colocarmo-nos num estado

emocional propício ao impulso para a ação. Emoções e sentimentos jogam um

papel preponderante no potenciamento das nossas ações. A capacidade que

cada um de nós tem para associarmos emoções às nossas tarefas e objetivo de

vida é um tremendo diferenciador de resultados. Promovemos o êxito, tanto mais

quanto nos envolvermos com a ação de forma a anteciparmos o que queremos

vir a sentir ao atingir os resultados pretendidos.

Motivação e Dinheiro

Trabalhamos para gerar riqueza. A humanidade está fundamentada num sistema

económico em que o dinheiro é o instrumento de troca de serviços e bens. Neste

sentido em grande parte das coisas da nossa vida e em especial no trabalho o

dinheiro é um grande motivador para a ação. Ganhar dinheiro é um dos reforços

mais eficazes da humanidade, apenas porque estamos organizados desta forma.

Portanto, a grande maioria de nós trabalha para um retorno em dinheiro, e

trabalhamos mais afincadamente quando perspectivamos um retorno maior. E,

não tem mal nenhum nisso, pelo contrário. Devemos ser valorizados pelo nosso

trabalho. No entanto, o que queremos na verdade não é ter dinheiro, mas sim o

que esse dinheiro representa em coisas que podemos fazer ou obter. E na

verdade, também não são as coisas em si mesmo que queremos ter, mas sim

aquilo que elas nos permitem sentir e viver. O dinheiro é um ótimo reforço

positivo, funcionando como um ótimo gatilho motivacional que estabelece uma

ponte que dá acesso à experiência emocional.

36

Motivação e Desmotivação

A perda, o fracasso, a falta de envolvimento, o retorno financeiro baixo, e um

sentimento de mal-estar relacionando com o nosso trabalho, são alguns dos

motivos que podem conduzir-nos à desmotivação. A motivação é algo subjetivo, é

inerente à pessoa, é individual e específica. No entanto independentemente da

subjetividade da motivação, algo é comum a todos nós. A motivação é fluída,

inconstante e sofre abalos na relação com a vida. Por esta razão, todos nós já

vivenciámos períodos de elevada motivação, ou ao invés, de uma elevada

desmotivação. Ainda assim a vida não parou continuámos a ter que realizar as

nossas tarefas do dia-a-dia, incluindo o nosso trabalho. Certamente nos períodos

de ausência de motivação, vimos o nosso desempenho diminuir, o rendimento é

afetado negativamente e com isso disparam os sentimentos negativos que nos

fazem sentir mal. Eventualmente podemos ter de lidar com a depressão

momentânea, o que obrigada a um esforço acrescido para voltar a repor os níveis

motivacionais aceitáveis. Mas é possível quebrar as barreiras para o sucesso.

Quando nos sentimos desmotivados é importante que consigamos orientar a

nossa atenção nos objetivos. É importante tornar nítida a nossa visão. Temos de

fazer um esforço para orientar as ações pelos nossos objetivos, pela consciência

que temos de que mesmo sentindo-nos em baixo é necessário continuar a fazer

coisas. Ao continuarmos a movimentar-nos para a nossa meta, certamente

iremos promover a nossa motivação. A motivação está fortemente relacionada

com as coisas que fazemos. E, ao fazermos coisas, aumentamos a probabilidade

de fazer algo que nos faça sentir bem, nesse momento promovemos a motivação.

37

CONCLUSÃO

O assunto organização é muito amplo e complexo, pois, sempre surgirão novas

ideias, métodos de acordo com cada especialidade, forma de trabalho, tempo,

espaço físico, disponibilidade pessoal e de pessoal (Profissional qualificado).

Os métodos citados foram pesquisados em diversos segmentos profissionais e que

se aplicam a qualquer método de trabalho, observando o segmento a que se

destina.

Ao abordar o tema desta monografia, além dos autores citados, também utilizei da

minha vivência no meu local de trabalho, onde a falta de organização é um dos

maiores problemas, tanto no desenvolvimento de tarefas quanto nas relações

interpessoais, onde o estresse e ansiedade também estão presentes.

A área técnica abrange um grande conjunto de tarefas e possíveis imprevistos, e é

preciso que exista uma boa e eficaz organização em todos os processos de um

determinado trabalho, foram citados alguns métodos de organização que são

funcionais para as empresas, ajudam na produtividade com qualidade, nas relações

entre seus colaboradores e no desenvolvimento pessoal profissional.

38

ANEXOS

Índice de anexos

Anexo 1 >> Cronograma Diário; Anexo 2 >> Entrevista I e Entrevista II; Anexo 3 >> Questionário I e Questionário II; Anexo 4 >> Gráfico.

39

ANEXO I

CRONOGRAMA DIÁRIO

2º FEIRA

3º FEIRA

4º FEIRA

5º FEIRA

6º FEIRA SAB. HE

DOM. HE

-

- - - - COLABORADORES ESCALADOS

8h às 9h Preparação (Separar SOS a serem atendidas e material / ferramentas a serem utilizados)







9:30h Saída do carro(Equipes de rua) e início dos atendimentos equipe interna







-

-

11h à 12h Reunião semanal com Engenheiro e Supervisão

-

-

-

-

12h à 13h Almoço

12h à 13h Almoço

12h à 13h Almoço

12h à 13h Almoço

12h à 13h Almoço

12h à 13h Almoço

12h à 13h Almoço

13:15h Retorno ao serviço diário (de acordo com as SOS)







17h Retorno a seção para fechamento de SOS e Contabilização do material utilizado







18h Saída geral e início plantão





Plantão apenas em datas especiais.

Figura 3 Cronograma diário (Autoria Própria)

40

Legenda Cronograma:

SOS – Ordem de serviço

HE – Hora Extra

41

ANEXO II

Entrevista 1

Entrevista realizada com um profissional da área de Telecomunicações acerca da Organização do Trabalho visando Qualidade de Vida.

Bruno Laurentino 29 anos de profissional na área de Telecomunicações há 04 anos.

Entrevistador – Como se inicia sua rotina diária?

Entrevistado – Verifico se os equipamentos que devem ficar ligados direto estão funcionando adequadamente.

Entrevistador – Se existisse um cronograma, facilitaria sua rotina?

Entrevistado – Sim, pois desta forma as obrigações diárias ficariam mais organizadas e assim evitaria que falhas acontecessem. Evitaria também que houvesse atraso nos próximos serviços a serem executados e nos serviços de outros profissionais.

Entrevistador – Existe alguma forma de documentar, registrar suas funções executadas e não executadas?

Entrevistado – Existe um registro eletrônico em forma de sistema, onde são abertas ordens de serviço, e estas ficam aguardando a execução e baixa no próprio sistema.

Entrevistador – As atividades diárias causam alguma ansiedade e ou preocupação?

Entrevistado – A ansiedade acaba levando á preocupação, dentro do ambiente do trabalho pelo fato de querer resolver logo o problema e fora do ambiente de trabalho, pelo receio de não ter executado da maneira correta ou se um problema já resolvido poder surgir novamente, levando-se em consideração as possíveis variáveis nesta área profissional.

Entrevistador – O que poderia ser feito para melhorar sua organização em relação as tarefas no trabalho?

Entrevistado – Manter um registro físico e eletrônico dos serviços realizados e dos serviços agendados, separar um momento do dia ou da semana para fazer uma manutenção preventiva dos equipamentos que ficam em funcionamento constante na estação de trabalho.

42

Entrevistador – Para que exista essa organização faltam recursos?

Entrevistado – O recurso que falta é uma equipe de mão-de-obra qualificada, pois assim atenderia melhor a demanda de serviços.

Entrevistador – Existe algum tipo de estresse com os demais profissionais que atuam com você?

Entrevistado – Existe, pois são poucos profissionais qualificados no setor em que atuo para atender uma grande demanda de trabalho, existe também um problema em relação à falta de uma supervisão presente a fim de administrar melhor as funções aos profissionais.

43

Entrevista 2

Entrevista realizada com um profissional da área de Eletrotécnica acerca da Organização do Trabalho visando Qualidade de Vida.

João Batista 50 anos de profissional na área de Eletrotécnica há 25 anos.

Entrevistador – Como se inicia sua rotina diária?

Entrevistado – Preparo e organizo as solicitações de transportes para as equipes de serviço externo, separo os materiais que serão utilizados no dia e as ordens de serviços a serem executadas.

Entrevistador – Se existisse um cronograma, facilitaria sua rotina?

Entrevistado – Sim, pois seria uma base para a execução dos atendimentos diários.

Entrevistador – Existe alguma forma de documentar, registrar suas funções executadas e não executadas?

Entrevistado – Existe um registro físico através dos arquivos onde ficam as ordens de serviços atendidas e eletrônico para as ordens de serviços atendidas e não atendidas.

Entrevistador – As atividades diárias causam alguma ansiedade e ou preocupação?

Entrevistado – Sim, bastante pois existe um grande número de serviços a serem executados e falta de profissionais qualificados.

Entrevistador – O que poderia ser feito para melhorar sua organização em relação às tarefas no trabalho?

Entrevistado – Fazer um registro das minhas atividades e um checklist das diárias.

Entrevistador – Para que exista essa organização faltam recursos?

Entrevistado – Não faltam recursos, porém falta tempo para fazer e manter esta uma boa e eficaz organização.

Entrevistador – Existe algum tipo de estresse com os demais profissionais que atuam com você?

44

Entrevistado – Existe, com os profissionais de outras áreas que muitas vezes atrasam na execução de tarefas, atrasando assim o planejamento das minhas tarefas.

45

ANEXO III

QUESTIONÁRIO I

Caro colaborador,

O presente questionário faz parte de um trabalho de conclusão de curso na Universidade Candido Mendes Pós-Graduação ‘’Lato Sensu’’ AVM Faculdade Integrada, e gostaria de pedir sua colaboração por meio da resolução desse questionário, você não será identificado e as respostas serão utilizadas unicamente para fins de pesquisa.

Desde já agradeço a contribuição!

1. Dados pessoais

a. Sexo ( x ) Masculino ( ) Feminino

b.Tempo de atuação na empresa 04 anos c.Cargo que ocupa Técnico em Telecomunicações

d.Estado Civil: ( x ) Casado ( ) Solteiro ( ) Divorciado ( ) Outro________

e. Idade: ( ) Entre 20 e 25 anos ( x ) Entre 26 e 30 anos ( ) Entre 31 e 35 anos ( ) Entre 36 e 40 anos ( ) Mais de 41 anos

Marque um X na alternativa que melhor retrata a sua opinião acerca do seu ambiente de trabalho:

Questões: SIM NÃO 2. Você se sente confortável quanto a organização do seu ambiente de trabalho?

X

3. Você procura manter seu ambiente de trabalho limpo e organizado?

X

4. O (s) ambiente (s) de trabalho que você desenvolve seu trabalho e limpo e seguro?

X

5. A empresa incentiva à tomada de iniciativa (autonomia) para resolver os problemas inerentes ao seu posto de trabalho?

X

6. A empresa estimula a qualificação

46

para um melhor desenvolvimento de suas atribuições?

X

Questões: SIM NÃO 7. A empresa oferece condições para melhoria salarial e outros incentivos?

X

8. Você julga o seu trabalho monótono e rotineiro?

X

9. Diante dos horários estabelecidos e das demais exigências do trabalho, é possível manter o equilíbrio com a sua vida pessoal?

X

10. Sua organização pessoal esta de acordo com as formas de organização da empresa?

X

47

QUESTIONÁRIO II

Caro colaborador,

O presente questionário faz parte de um trabalho de conclusão de curso na Universidade Candido Mendes Pós-Graduação ‘’Lato Sensu’’ AVM Faculdade Integrada, e gostaria de pedir sua colaboração por meio da resolução desse questionário, você não será identificado e as respostas serão utilizadas unicamente para fins de pesquisa.

Desde já agradeço a contribuição!

1. Dados pessoais

a. Sexo ( x ) Masculino ( ) Feminino

b.Tempo de atuação na empresa 10 anos c.Cargo que ocupa Técnico em Eletrotécnica

d.Estado Civil: ( x ) Casado ( ) Solteiro ( ) Divorciado ( ) Outro________

e. Idade: ( ) Entre 20 e 25 anos ( ) Entre 26 e 30 anos ( ) Entre 31 e 35 anos ( ) Entre 36 e 40 anos ( X ) Mais de 41 anos

Marque um X na alternativa que melhor retrata a sua opinião acerca do seu ambiente de trabalho:

Questões: SIM NÃO 2. Você se sente confortável quanto a organização do seu ambiente de trabalho?

X

3. Você procura manter seu ambiente de trabalho limpo e organizado?

X

4. O (s) ambiente (s) de trabalho que você desenvolve seu trabalho e limpo e seguro?

X

5. A empresa incentiva à tomada de iniciativa (autonomia) para resolver os problemas inerentes ao seu posto de trabalho?

X

6. A empresa estimula a qualificação

48

para um melhor desenvolvimento de suas atribuições?

X

7. A empresa oferece condições para melhoria salarial e outros incentivos?

X

8. Você julga o seu trabalho monótono e rotineiro?

X

9. Diante dos horários estabelecidos e das demais exigências do trabalho, é possível manter o equilíbrio com a sua vida pessoal?

X

Questões: SIM NÃO 10. Sua organização pessoal esta de acordo com as formas de organização da empresa?

X

49

ANEXO IV

GRÁFICO

O gráfico abaixo, esta representando a divisão observada nos questionários

realizados, quanto aos assuntos em que são responsabilidades do empregado, da

empresa e responsabilidade dos dois em comum. A intenção da realização dos

questionários é mostrar se o empregado está satisfeito e insatisfeito com os

procedimentos da empresa em que atua quanto à organização das tarefas, local e

condições de trabalho. A pesquisa foi realizada com dois profissionais de áreas

técnicas distintas, de idades diferentes,

40%

20%40%

EMPREGADO

EMPRESA

EMPREGADO X EMPRESA

Figura 4 Gráfico de Divisão de Responsabilidades (Autoria Própria)

50

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

SOUZA, Agamêmnon; FERREIRA, Victor. Introdução à Administração. Uma

iniciação ao mundo das Organizações. Rio de Janeiro: Pontal Ed., 2004.

CHANDLER, Alfred. Ensaios para uma teoria histórica da grande empresa. Rio

de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1998, p.142-168.

GRAHAM, Pauline. Mary Parker Follett – Profeta do Gerenciamento. Rio de

Janeiro: Quality Mark, 1997, p.112.

51

ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 2

AGRADECIMENTO 3

DEDICATÓRIA 4

RESUMO 5

METODOLOGIA 6

SUMÁRIO 7

INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I 10

Organizar

CAPITULO II 20

Organização – Fator de produtividade

CAPITULO III 26

ESTRESSE E ORGANIZAÇÃO

CONCLUSÃO 37

ANEXOS 38

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 50

ÍNDICE 51

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