UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

AUDITORIA DE PROCESSOS

Por: Breno Santos Falcão

Orientadora

Prof.ª Luciana Madeira

Rio de Janeiro

2013

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

AUDITORIA DE PROCESSOS

Apresentação de monografia à AVM Faculdade

Integrada como requisito parcial para obtenção do

grau de especialista em Auditoria e Controladoria.

Por: Breno Santos Falcão

3

AGRADECIMENTOS

....primeiramente a DEUS, que sempre

me deu fortalecimento nos momentos

mais difíceis, aos amigos e a toda a

minha família, todas as pessoas do

meu convívio e etc......

4

DEDICATÓRIA

..... dedico a minha querida mãe, ao meu

pai e as minhas duas irmãs...........

5

RESUMO

O estudo desta monografia visa apresentar os benefícios que a

auditoria de processos pode ofertar nas organizações como suporte a melhoria

contínua. Esta importância será demonstrada através da abrangência nos

fundamentos da auditoria, os procedimentos e suas técnicas e todo o seu

planejamento.

Atualmente as empresas dentro do cenário contemporâneo dos

negócios, visam cada vez mais a sua transparência e assim sendo demonstrar

toda a importância de sua organização. O papel da auditoria de processos visa

apresentar de forma fidedigna o reflexo dos processos, sendo um instrumento

avaliativo em uma empresa, podendo assim melhorar de maneira considerável

seus procedimentos.

Palavras Chaves: Auditoria, Processos, Procedimentos,

6

METODOLOGIA

A metodologia que foi utilizada para confecção desta monografia

caracteriza-se em pesquisas bibliográficas elaboradas de material já publicado,

artigos e livros referentes ao mesmo tema.

Esta pesquisa tem como objetivo permitir que o pesquisador acrescente

um maior conhecimento, aproximando-se do assunto, para melhor

compreender o estudado e conhecer sobre auditoria de processos, esta tem

caráter explicativo. A Leitura possibilitou maior conhecimento sobre o tema,

aprimorando as ideias e desta forma podendo analisar os fatos com outro

ponto de vista e confrontar com as diversas visões teóricas com a realidade.

Ademais cito alguns autores que contribuíram de grande valia neste

trabalho: ATTIE, William; ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti; Cruz, Flavio da;

MELO, Moisés Moura de.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - Fundamentos de Auditoria 11

CAPÍTULO II - Procedimentos e técnicas de auditoria 20

CAPÍTULO III – Etapas de auditoria de processos 30

CONCLUSÃO 41

BIBLIOGRAFIA 42

8

INTRODUÇÃO

Este trabalho tem o objetivo de traçar um panorama do nível de

importância dado à auditoria de processos na administração privada no Brasil,

abordando a importância da mesma nas empresas aprofundando na

administração de controle interno, pois e necessário informações confiáveis e

precisas para o auxilio na tomada de decisões para estratégia.

Verificar se a maneira como a empresa está executando os seus

principais processos de negócios estão de acordo com os objetivos, metas e

estratégias definidas pela Administração. Verificar também se a Tecnologia de

Informação está implementada de modo a fornecer um suporte efetivo à

realização desses objetivos, metas e estratégias.

A auditoria de processos tem a finalidade de proteger o patrimônio da

empresa, promovendo a eficiência e eficácia operacional, também a

autenticidade e integridade dos sistemas de informação e a conformidade com

leis e regulamentos (Almeida, 1994).

Outro fator que torna as informações confiáveis e seguras, informações

imprescindíveis na visão gerencial da empresa, é a sensibilidade de analisar

corretamente a concorrência e a exigência do mercado em fazer com que as

empresas tenham uma maior flexibilidade para adaptar-se rapidamente às

suas mudanças. A competitividade entre as empresas faz do mercado algo

capaz de fazer que, somente aquelas empresas que sejam competentes o

suficiente para gerir e trabalhar de forma minuciosa tais informações se

estabeleçam e evoluam de forma sólida no mundo globalizado.

Sendo assim, a auditoria em processos torna se uma ferramenta de

extrema relevância na obtenção de informações que auxiliem aos gestores da

empresa em tomadas de decisões adequadas e em análises internas mais

precisas é a forma de apresentar se custos estão de acordo com a produção.

9

Pois esse custo pode não esta em conformidade com a produção se o

processo estiver em desacordo.

A auditoria em processos podem obter diversas informações que não

seria possível sem a auditoria em processos e auxiliam os gestores em

tomadas de decisões no curto e médio prazo, além de uma série de

informações detalhadas sobre a produção e atividades financeiras e

administrativas da empresa, que tornam as empresas mais flexíveis e otimizam

a produção de forma a reduzir custos.

Desta forma, a empresa opta por fazer a auditoria em processos tem

uma visão melhor de toda a empresa, podendo enxergar com clareza os

pontos forte e as deficiências da empresa assim podendo investir da forma

correta em cada setor e podendo rapidamente atender suas necessidades

econômicas e gerenciais, bastando apenas, analisar os relatórios emitidos pela

auditoria.

Portanto, a auditoria em processos desempenha função importante que

busca confiabilidade e segurança nas informações, certamente a empresa que

possui uma auditoria em processos terá um diferencial significativo em relação

às demais por gerar as informações contábeis detalhadas e precisas sobre o

processo produtivo da empresa. Proporcionando aos gestores uma maior e

mais eficiente capacidade de tomar decisões relevantes e imprescindíveis ao

sucesso e a continuidade de se manter de forma sólida e consistente no

mercado.

No capítulo I aborda os Fundamentos de auditoria, os conceitos básicos

de auditoria interna e externa, a confiabilidade interna dos sistemas de controle

e a avaliação da eficácia das funções patrimoniais.

No capítulo II trata dos procedimentos e técnicas de auditoria,

planejamento de auditoria, desenvolvimento do planejamento, controle interno

e processo de implementação.

10

No capítulo III fala das etapas de auditoria de processos, seu

levantamento prévio, macro fluxo e do entendimento dos processos adotados,

avaliação dos controles internos, elaboração de relatório e acompanhamento

do plano de ação.

11

CAPÍTULO I

FUNDAMENTOS DE AUDITORIA

Segundo o ilustre professor A. Lopes de Sá (1998), o termo auditor,

evidenciando o titulo de quem pratica esta técnica, tenha aparecido nos fins do

século XIII, na Inglaterra, durante o reinado de Eduardo I.

Pratt cita que a “Joint Stock Companies Act”, de 1844 foi a primeira lei

estabelecida especificamente para regular a atividade empresarial. Em um de

seus artigos ela requeria a designação de um auditor para avaliar apenas o

balanço patrimonial da organização. Naquela época não havia intenção de

auditar os demais demonstrativos contábeis, inclusive a demonstração de

resultados porque o seu objetivo era tão somente atender as preocupações

dos banqueiros em assegurar-se que as possuíam condições de honrar suas

dividas. Para Attie (1998):

“Auditoria Interna constitui o conjunto de procedimentos técnicos que

tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos

controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e

operacionais do órgão ou entidade”.1

Como consequência, as demonstrações contábeis passaram a ter uma

importância muito grande para os futuros aplicadores de recursos. Como

medida de segurança contra a possibilidade de manipulação de informações,

os futuros investidores passaram a exigir que essas demonstrações fossem

examinadas por um profissional independente da empresa e de reconhecida

capacidade técnica, a exemplo do que já era feito nos EUA, na Inglaterra e em

outros países de economia desenvolvida.

Com o surgimento da globalização e expansão dos mercados –

resultando no acirramento da concorrência, as empresas tiveram que investir

em tecnologia e aprimorar os controles e procedimentos internos, com o

interesse de reduzir custos e tornar seus negócios mais competitivos.

1 ATTIE, Auditoria conceitos e aplicações, ed. Atlas, 1998. p.24.

12

Entretanto, a necessidade de capitais para investimentos tornou

necessária a captação de recursos de terceiros. Para que terceiros

disponibilizassem recursos, exigiam que as demonstrações financeiras da

entidade fossem analisadas por profissionais que não tivessem ligação com a

mesma, ou seja, alguém independente. Surge então à profissão do auditor,

profissional responsável em analisar as contas e emitir uma opinião.

Em síntese, a causa da evolução da auditoria foi a do desenvolvimento

econômico dos países, do crescimento das empresas e expansão das

atividades produtoras, gerando crescente complexidade na administração dos

negócios e de práticas financeiras.

No Brasil, o surgimento do mercado de auditoria está relacionado com

influências especificas, entre as quais:

a) A instalação de filiais e subsidiárias de empresas

brasileiras através de entidades internacionais;

b) Necessidades de financiamentos de empresas brasileiras

através de entidades internacionais;

c) Crescimento dos negócios (necessidade de capital de giro

e investimentos fixos), descentralização e diversificação de

atividades econômicas;

d) Evolução d mercado de capitais;

e) Criação das normas de auditoria para as instituições

financeiras, determinadas pelo Banco Central do Brasil;

f) Criação da CVM – Comissão de Valores Mobiliários;

g) Promulgação da Lei das Sociedades Anônimas (Lei 6.404)

em 1976;

Segundo Sá (1998):

“auditoria é uma tecnologia contábil aplicada ao sistemático exame

dos registros, demonstrações e de quaisquer informes ou elementos

13

de consideração contábil, visando a apresentar opiniões, conclusões,

críticas e orientações sobre situações ou fenômenos patrimoniais da

riqueza azienda, pública ou privada, quer ocorridos, quer por ocorrer

ou prospectados e diagnosticados”. 2

1.1 – Conceitos básicos de Auditoria Interna e Externa

Existem diferenças entre o Auditor Interno e o Auditor Externo, embora

ambas possuam interesses comuns, como o de evitar ou eliminar o risco de

fraudes e de erros nas organizações. Operam em diferentes graus de

profundidade e extensão.

O auditor interno preocupa-se com o desenvolvimento do

empreendimento da entidade, é um funcionário integrante do quadro da

empresa e pretende testar a eficiência dos controles internos e dos sistemas

utilizados. A auditoria interna é realizada em muitas empresas com sucesso, e

requer uma organização rígida e autônoma para necessárias verificações. Com

a expansão dos negócios, a administração da empresa, sentiu a necessidade

de dar maior destaque as normas ou aos procedimentos internos, pelo fato de

que com a expansão empresarial os administrados não haveria como

acompanhar pessoalmente todas suas atividades. Entretanto, de nada valia a

implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um

acompanhamento, com a intenção de verificar se estes estavam sendo

seguidos pelos empregados da empresa. A auditoria interna para atender à

administração da empresa tem um maior grau de periodicidade e profundidade

e visando também as outras áreas não relacionadas com contabilidade.

O auditor externo é um profissional contratado pela organização para

realização do trabalho de forma independente, sem vínculo empregatício. É um

consultor que pode auxiliar na melhor adequação dos registros contábeis da

empresa, inclusive na emissão de parecer, se necessário. Seu foco é a

confiabilidade dos registros da empresa.

2 SÁ, Antônio L. de. Curso de Auditoria. São Paulo, Atlas, 5ª edição, 1998.

14

A auditoria externa, em virtude de sua função garantidora no exame de

fidedignidade das Demonstrações Financeiras, pode-se utilizar-se de parte dos

serviços da auditoria interna, sem, contudo deixar de cumprir o seu objetivo.

Deve, portanto, coordenar suas ações de modo que seus programas adotem

procedimentos idênticos e impeçam a execução de tarefas repetidas.

1.2- Auditorias Interna e Auditoria Externa

As principais diferenças entre auditor interno e o auditor externo são as

seguintes:

AUDITOR INTERNO

- É empregado da empresa auditada;

- Menor grau de independência;

- Os principais objetivos são:

Verificar se as normas internas estão sendo seguidas;

Verificar a necessidade de aprimorar as normas internas vigentes;

Verificar a necessidade de novas normas internas;

Efetuar auditoria das diversas áreas das demonstrações contábeis e em

áreas operacionais;

- Maior volume de testes (tem maior tempo na empresa para executar

os serviços de auditoria).

AUDITOR EXTERNO

- Não tem vinculo empregatício com a empresa auditada;

- Maior grau de independência;

15

- O principal objetivo é emitir um parecer ou opinião sobre as

demonstrações contábeis, no sentido de verificar se estas refletem

adequadamente a posição patrimonial e financeira, o resultado das operações,

as mutações do patrimônio líquido e as origens e aplicações de recursos da

empresa examinada. Também, se essas demonstrações foram elaboradas de

acordo com os princípios contábeis e se esses princípios foram aplicados com

uniformidade em relação ao exercício social anterior;

- Menor volume de testes, já que o auditor externo está interessado em

erros que individualmente ou cumulativamente possam alterar de amaneira

substancial as informações das demonstrações contábeis. “ Existem diferenças

entre o Auditor Interno e o Auditor Externo, embora ambas possuam interesses

comuns, como o de evitar ou eliminar o risco de fraudes e de erros nas

organizações. Operam em diferentes graus de profundidade e extensão”. 3

O auditor interno preocupa-se com o desenvolvimento do

empreendimento da entidade, é um funcionário integrante do quadro da

empresa e pretende testar a eficiência dos controles internos e dos sistemas

utilizados. A auditoria interna é realizada em muitas empresas com sucesso, e

requer uma organização rígida e autônoma para necessárias verificações. Com

a expansão dos negócios, a administração da empresa, sentiu a necessidade

de dar maior destaque as normas ou aos procedimentos internos, pelo fato de

que com a expansão empresarial os administrados não haveria como

acompanhar

pessoalmente todas suas atividades. Entretanto, de nada valia a implantação

desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, com

a intenção de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da

empresa. A auditoria interna para atender à administração da empresa tem um

maior grau de periodicidade e profundidade e visando também as outras áreas

não relacionadas com contabilidade.

3 ALMEIDA, Marcelo C. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo. São Paulo, Atlas,5ª edição,1994.

16

O auditor externo é um profissional contratado pela organização para

realização do trabalho de forma independente, sem vínculo empregatício. É um

consultor que pode auxiliar na melhor adequação dos registros contábeis da

empresa, inclusive na emissão de parecer, se necessário. Seu foco é a

confiabilidade dos registros da empresa.

A auditoria externa, em virtude de sua função garantidora no exame de

fidedignidade das Demonstrações Financeiras, pode-se utilizar-se de parte dos

serviços da auditoria interna, sem, contudo deixar de cumprir o seu objetivo.

Deve, portanto, coordenar suas ações de modo que seus programas adotem

procedimentos idênticos e impeçam a execução de tarefas repetidas.

A auditoria interna é um órgão de controle que, possuindo máxima

liberdade, deve acompanhar os componentes da atividade empresarial ou

institucional, visando, basicamente:

a) Confiabilidade interna dos sistemas de controle;

b) Confiabilidade interna dos registros contábeis;

c) Confiabilidade interna dos informes;

d) Avaliação da eficácia das funções patrimoniais.

Tais objetivos visam a assegurar à administração a proteção contra

erros, fraudes, desvios, desperdícios e outros riscos que ameaçam a riqueza

administrada. O aconselhável é que tal órgão esteja ligado à presidência ou

poder máximo, equivalente.

Para Cruz (1997) “A Auditoria Interna se constitui em uma atividade de

extrema responsabilidade, que exige dos auditores conhecimentos

multidisciplinares, principalmente conhecimentos Contábeis e Jurídicos”. 4

O ponto de equilíbrio de uma empresa representa o momento

onde as receitas geradas pelas vendas de seus produtos são exatamente

iguais aos custos totais de venda e fabricação dos mesmos, ou seja, é o exato

momento onde a empresa não tem lucro e nem prejuízo. Sendo assim, o ponto

4 CRUZ, Auditoria Governamental, ed. Atlas, 1997, p. 35.

17

de equilíbrio informa aos gestores a quantidade mínima a ser produzida para

que a empresa não tenha prejuízo. A mensuração e análise do valor referente

ao ponto de equilíbrio é uma importante ferramenta contábil e contribui de

forma relevante para os gestores da empresa no ato da tomada de decisão e

planejamento estratégico.

1.3 – Confiabilidade interna dos sistemas de controles

Sem um bom sistema de controle não é possível ter confiabilidade de

dados. O auditor deve empenhar-se sua analise seguindo as rotinas de

serviços, com testes, hipóteses nos casos de falhas, ou seja, tudo para se

atestar de que os sistemas empregados são de boa qualidade. A revisão

desses sistemas fica a cargo da auditoria interna. É preciso assegurar que os

regimes de vigilância sobre os acontecimentos, todos, sejam perenes e

efetivos. Tudo que for detectado como falho deve ser relatado, para que seja

corrigido. Para tal fim, o auditor interno traça fluxogramas que evidenciam os

detalhes de como o controle está sendo operado. Com isso todos os serviços

da empresa são testados.

É objetivo da auditoria interna observar a qualidade dos registros e

seguranças destes especialmente nos sistemas informatizados, onde a

entrada e a saída de dados podem criar problemas de confiabilidade. Para isto,

fazem-se programas de revisão.

Em razão disto, pode entender-se que é realizado exame de caixa,

estoques, créditos a receber etc. Tudo produzirá relatórios que visam a

informar seu acompanhamento de revisões.

Com sua atuação revisora, a auditoria interna acaba por dar

credibilidade às informações internas e pode, inclusive, certificá-las, baseada

em seus exames, e passa a assumir a capacidade de endossante dos

demonstrativos para efeitos internos. E estes demonstrativos junto aos

registros passam a ser objetivo de pronunciamento dos auditores internos. A

18

confiabilidade, dos informes, pode conforme o regime de organização estar

completamente condicionada à auditoria interna.

1.4 - Avaliação da eficácia das funções patrimoniais

A auditoria interna pode incumbir-se dos estudos analíticos das

eficácias dos sistemas de funções patrimoniais, ou seja, liquidez,

resultabilidade, estabilidade, economicidade, produtividade, invulnerabilidade e

elasticidade, isto é, a análise das capacidades de pagamentos, lucros,

equilíbrio, vitalidade, eficiência, riscos (proteção contra eles) e crescimento.

Como os meios patrimoniais têm funções distintas e autônomas, o estudo da

eficácia de cada uma depende de observá-las como se fossem sistemas

isolados. O sistema da resultabilidade tem como necessidades, as receitas, e

como meios, os custos e despesas. Tais estudos de alta especialização podem

ser confiados aos auditores internos, porque possuem alto domínio sobre os

dados e pleno conhecimento da empresa. Nas empresas onde se confia à

auditoria interna tal incumbência, podem-se obter as explicações com maior

dose de confiança.

O auditor externo pode valer-se do trabalho do auditor interno para

emitir sua opinião. Não se trata de duplo serviço, pois enquanto a auditoria

interna é uma opinião emitida dentro da própria empresa um órgão de sua

estrutura, a auditoria externa é uma opinião de natureza independente.

Quando a auditoria interna é apoio para a externa, reduz-se o custo desta e

também o tempo de trabalho. Uma integração pode ocorrer com reuniões

periódicas, trocas de pontos de vista e inclusive, o externo pode apoiar

pretensões do interno perante a administração. Não há incompatibilidade, pois,

mas oportunidade de plena integração.

O programa de integrar tarefas entre o auditor interno e externo

propõe um regime de cooperação, ou seja, o auditor interno convence o da

19

qualidade de sua tarefa e o externo passa a delegar parte do que faria para

que o auditor forneça apoio e vice-versa. É recomendável que o auditor

externo não exclua completamente sua tarefa, mas que apenas a reduza. O

sistema integrado de auditorias produz excelentes resultados, tanto maiores

quanto mais as programações se complementam.

No seguinte capítulo serão abordados os procedimentos e técnicas de

auditoria.

CAPÍTULO II

PROCEDIMENTOS E TECNICAS DE AUDITORIA

De acordo com Almeida (1994), “São o conjunto de técnicas que

permitem ao auditor obter evidencias ou provas suficientes e adequadas para

fundamentar sua opinião, conclusões e recomendações, abrangendo testes de

observância e substantivos.” 5

5 ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo. 5ª edição. São

Paulo: Editora Atlas, 1994.

20

A documentação é de importância primordial em qualquer trabalho de

confirmação do processo levantado e comprovação das possíveis melhorias,

uma vez que não bastam palavras ou intenções para o embasamento de

qualquer avaliação sobre o trabalho exercido por terceiros.

A simples tomada de opinião sobre eficácia de algo, sem evidencia ou

documentação das bases utilizadas e argumentos considerados para as

conclusões obtidas, trata-se de uma forma inadequada de critica, que

impossibilita a explicação e sustentação do efetivo valor agregado pela

mesma. Visando o entendimento de sua importância, assim como a defesa do

valor agregado com sua atuação, o profissional moderno tem que deter o

conhecimento acerca de sua função dentro da empresa.

Dentro desse conceito, o auditor aprende a importância de cada fase

do processo auditado, identificando, de forma clara e objetiva:

a) Sua execução, atentando para os procedimentos exercidos, para as

pessoas e para os limites de alçadas envolvidos;

b) Os riscos inerentes, pensando sempre nas consequências possíveis no

caso de sua ocorrência;

c) Os controles que suportam o processo e garantem que seus objetivos sejam

alcançados;

2.1. PLANEJAMENTO DE AUDITORIA

O planejamento tem por objetivo a identificação dos trabalhos a serem

executados em cada uma das possíveis áreas auditáveis. O auditor deve

planejar seu trabalho consoante às normas de auditoria. O planejamento

pressupõe adequado nível de conhecimento sobre as atividades, os fatores

21

econômicos, legislação aplicável e as práticas operacionais da entidade, e o

nível geral de competência de sua administração.

O risco de auditoria é a possibilidade de o auditor vir a emitir uma

opinião tecnicamente inadequada sobre Demonstrações Contábeis

significativamente incorretas.

Segundo Mourão (2007) a análise dos riscos de auditoria deve ser feita

na fase de planejamento dos trabalhos, considerando a relevância em dois

níveis:

a) Em níveis específicos, relativos ao saldo das contas ou natureza e volume

das transações; e

b) Em nível geral, considerando as demonstrações contábeis tomadas no seu

conjunto, bem como as atividades, qualidade da Administração, avaliação do

sistema contábil e de controles internos e situação econômica e financeira da

entidade.

Para determinar o risco da auditoria, o auditor de vê avaliar o ambiente

de controle da entidade. O auditor necessita ter um nível de conhecimento

das operações e natureza da atividade do cliente que o habilitará a

identificar os acontecimentos, operações e atividades que, a seu critério,

possam ter efeito significativo sobre as informações contábeis. O auditor

pode obter essas informações das seguintes formas:

a) Relatórios anuais do cliente aos acionistas;

b) Atas de assembleias de acionistas, reuniões de diretoria e comissões

importantes;

c) Relatórios contábeis internos da administração para períodos correntes e

anteriores;

d) Papéis de trabalho da auditoria do ano anterior e outros documentos ao

cliente, os quais podem fornecer informações sobre assuntos que possam

afetar a auditoria;

22

e) Troca de ideias com a administração e funcionários do cliente;

f) Manual de políticas e procedimentos do cliente;

g) Publicações ou revistas especializadas;

h) Considerações sobre o estado da economia e seus efeitos sobre a atividade

do cliente.

A respeito dos papéis de trabalho de auditoria e outros documentos

relevantes do exercício anterior, a auditor deve dar atenção especial a

assuntos que exigirem atenção especial e decidir se eles poderiam afetar o

trabalho a ser executado no exercício corrente.

As trocas de ideias com a administração e funcionários do cliente

poderiam incluir assuntos como:

a) Alteração na administração, na estrutura organizacional e atividades do

cliente;

b) Atuais regulamentos governamentais que afetem o cliente;

c) Acontecimento presente nos negócios, que afetem o cliente;

d) Dificuldades financeiras presentes ou prováveis, ou problemas contábeis;

e) Existência de terceiros interessados;

f) Abertura de novos estabelecimentos ou fabricas, ou encerramento de

algumas existentes;

g) Recentes ou prováveis mudanças em tecnologia, tipos de produtos ou

serviços e métodos de produção ou distribuição;

h) Mudanças no sistema contábil e no sistema de controle interno.

Além da importância do conhecimento da atividade do cliente ao

estabelecer-se o plano de auditoria global, tal conhecimento ajuda o auditor a

identificar setores para consideração especial da auditoria, a avaliar a

23

razoabilidade tanto das estimativas, como das demonstrações contábeis

elaboradas pela administração, bem como tomar decisões a respeito da

adequação dos critérios e divulgações contábeis.

2.2 - Desenvolvimento do Planejamento

Segundo Gonçalves (2007), desenvolver o planejamento é uma das

fases mais importantes da auditoria. Vários aspectos devem ser observados,

tais como:

a) As condições para seu trabalho e quaisquer responsabilidades

regulamentares;

b) A natureza e o cronograma de relatórios ou outras comunicações com o

cliente que sejam necessárias durante o trabalho;

c) As diretrizes contábeis adotadas pelo cliente e as alterações nessas

diretrizes;

d) O efeito, sobre a auditoria, de novos pronunciamentos contábeis ou

auditorias;

e) A identificação de setores significativos;

f) O estabelecimento de níveis de relevância (material) para fins auditoriais;

g) Condições que exigem atenção especial durante a auditoria, tais como a

possibilidade de erro relevante ou envolvimento de partes interessadas;

h) O grau de confiabilidade que ele espera poder dar aos sistemas contábeis e

controle interno;

i) Possível variação de ênfase em setores específicos;

j) A natureza e extensão da comprovação a ser obtida durante a auditoria;

24

k) O trabalho de auditores internos e a extensão de seu envolvimento se

houver, na auditoria,

l) O envolvimento de outros auditores na auditoria de subsidiárias ou filiais do

cliente, e o envolvimento de peritos.

2.3 - Controle Interno

De acordo com a FASB (Financial Accounting Standards Board):

“Controle interno consiste num conjunto de políticas e procedimentos

que são desenvolvidos e operacionalizados para garantir razoável

certeza acerca da confiança que pode ser depositada nas

demonstrações financeiras e nos seus processos correlatos”6

Os controles internos asseguram o atingimento dos objetivos, de

maneira correta e tempestiva, com a mínima utilização de recursos.

O entendimento do objetivo do controle, de forma ampla e irrestrita, é,

de fato, o principal elemento para conclusao sobre a melhor forma de sua

adoção. A identificação deste objetivo possibilita a correspondente averiguação

sobre seu alcance, o que assegura o controle sobre a eficácia do processo.

O controle interno ajuda a produzir dados contabeis confiaveis e

auxiliar a adiministração na condução ordenada dos negócios da empresa.

São exemplos de controles contábeis:

a) Sistemas de conferencia, aprovaçao e autorização;

b) Segregação de funções;

c) Controles fisicos sobre ativos;

25

d) Auditoria Interna.

e) São exemplos de controles administrativos:

f) Análises estatisticas de lucratividade por linha de produtos;

g) Controle de qualidade;

h) Treinamento de pessoal;

i) Estudos de tempos e movimentos

j) Analise das variações entre os valores orçados e os incorridos;

k) Controle dos compromissos assumidos, mais ainda nao realizados

economicamente.

Considerando a análise da importancia do controle interno dentro dos

processos produtivos, entende-se que nos dias atuais, fica cada mais

caracterizado que os controles precisam atuar com uma finalidade preventiva.

Não adianta, somente, identificar e corrigir um problema, após a sua

ocorrencia. O que os controles precisam proporcionar é segurança quanto à

inexistencia de problemas ou desvios no processo. Existem falhas que ocorrem

em virtude do próprio tipo de negócio praticado pela empresa e que

independem de controles ou do conhecimento prévio da execução dos

procesos produtivos

A vida no planeta Terra existe como consequência de uma sucessão

de eventos, alguns dos quais decorrentes dos fenômenos da natureza e outros

causados pela ação dos homens e dos animais que nele habitam. Cada um

desses eventos pode ser visto como uma transformação de algo em outra

coisa, executada mediante um potencial ou uma força motivadora especifica.

Na realidade, tudo o que é feito, percebido ou o que acontece na

Terra, mesmo sem serem percebidos, são processos. São exemplos de

processos da natureza:

6 JUND, Sérgio V.D.S. Auditoria: Conceitos, normas, técnicas e procedimentos: teoria e 800

26

A chuva é o processo de transformação da água em estado de vapor

existente no ar atmosférico para água no estado liquido (condensação), e sua

precipitação sobre a terra.

O vento é o processo de transformação energética para reequilibrar a

temperatura e a pressão em toda a atmosfera.

O envelhecimento das pessoas é o processo de transformação dos

tecidos e dos órgãos, de um estado de maior vitalidade para um estado

progressivo de menor vitalidade, até a morte do individuo.

A explosão de agressividade das pessoas é o processo de

transformação psicológica, de um estado equilibrado para um estado mais

negativamente energizado, mediante a inundação do hormônio adrenalina na

corrente sanguínea, que provoca as reações motoras ou psíquicas associadas.

Para cada um desses processos pode-se estabelecer a seguinte

relação fundamental:

ENTRADAààààTRANSFORMAÇÃOààààPRODUTO

Outro exemplo bem intuitivo de processo pode ser “escovar os dentes”.

Nesse caso, a preocupação restringe-se em solucionar uma necessidade

geradora do processo (ter dentes saudáveis). A visão esquemática desse

processo melhor define os seus agentes (entradas, transformação e produto):

2.4 - Processo de Implementação

O processo de implementação apresenta uma variedade

de técnicas úteis para a aplicação de elementos específicos da estrutura de

gerenciamento de riscos corporativos.

questões. Rio de Janeiro, Impetus, 2004.p.98.

27

Em vista da ampla gama de abordagens e escolhas disponíveis,

mesmo as organizações semelhantes implementam o gerenciamento de riscos

corporativos de forma diferente, aplicando os conceitos e princípios pela

primeira vez ou avaliando se o processo existente de gerenciamento de riscos,

o qual poderá ter-se desenvolvido com o passar do tempo, é realmente eficaz.

Assim, apresenta-se a seguir, uma breve descrição das etapas,

comuns em um sentido mais amplo, adotado pelas administrações:

Preparo da Equipe Líder: essa equipe se tornará estreitamente

familiarizada da estrutura de gestão de riscos, que propicia um entendimento e

uma linguagem comum, além do alcance necessário ao desenho e a

implementação do processo de gerenciamento de riscos corporativos que será

capaz de abordar com eficácia as necessidades singulares da organização.

Compromisso da Alta Administração: essa liderança executiva articula

os benefícios do gerenciamento de riscos corporativos, estabelece e comunica

os compromissos assumidos, para o respectivo investimento de recursos. O

suporte do Presidente da organização e pelo menos a participação inicial direta

e visível também contribui para o êxito do processo.

Desenvolvimento do Plano de Implementação: as responsabilidades

são identificadas, e o sistema de gerenciamento do projeto é implementado. O

plano serve como meio de comunicação e coordenação consistente com a

liderança da equipe. Avaliação da situação atual: inclui uma avaliação da forma

como os componentes, conceitos e princípios do gerenciamento de riscos

corporativos estão atualmente sendo aplicados na organização, requer que se

determine a filosofia de gerenciamento de riscos que evoluiu na própria

organização e se existe um entendimento uniforme.

Visão do Gerenciamento de Riscos Corporativos: a equipe líder

desenvolve uma visão que estabelece a forma como o gerenciamento de

riscos corporativos será utilizado em seu avanço e como será integrado à

organização para que possa alcançar seus objetivos. Desenvolvimento de

capacidade: essa tarefa inclui a definição de funções e responsabilidades e

28

modificações no modelo organizacional, nas políticas, nos processos, nas

metodologias, nas ferramentas, nas técnicas, nos fluxos de informação e nas

tecnologias.

O plano de implementação: o plano inicial é atualizado e otimizado,

adicionando profundidade e amplitude para a cobertura de outras avaliações,

desenho e implementações.

Desenvolvimento e distribuição do Gerenciamento da Mudança: as

ações são desenvolvidas conforme necessário para implementar e sustentar a

visão de gerenciamento de riscos corporativos e as capacidades desejadas.

Monitoramento: a administração analisará e reforçará continuamente

as capacidades de gerenciamento de riscos como parte de seu processo

contínuo de gerenciamento.

No próximo capítulo, serão discutidas as etapas de auditoria de

processos.

29

CAPÍTULO III

ETAPAS DE AUDITORIA DE PROCESSOS

Segundo Sergio Jund (2004), em uma Auditoria com um enfoque

operacional, o auditor levantava os procedimentos exercidos pela área

auditada, pensando em identificar problemas e a melhor forma de testar as

suas consequências, verificando se aquilo informado pela área representa

efetivamente o que é feito no processo e quais as possíveis sugestões para

sua melhoria.

A necessidade do aprofundamento do conhecimento de determinado

procedimento, entendimento deste procedimento dentro do contexto geral do

processo e de sua influencia perante todos os demais processos adotados

pela empresa, vai depender das conclusões obtidas pelo auditor operacional,

após sua avaliação dos controles internos.

Muitas vezes, a metodologia utilizada para avaliação do controle

interno não se apresenta padronizada, existindo apenas a preocupação de se

documentar o processo avaliado, através de fluxo dos procedimentos ou de

descrição narrativa de sua execução, e evidenciar as conclusões da avaliação

do controle interno feita. Com estas informações o auditor está apto a avaliar

se o objetivo de seu projeto apresenta-se pertinente ao processo a ser

30

avaliado, identificando, junto com a alta gestão responsável: as necessidades

e expectativas do resultado da auditoria; o entendimento e acordo do objetivo

do trabalho; e a melhor forma para execução do projeto, considerando o staff

da área auditada, os documentos e informações envolvidas, o prazo

estabelecido pela auditoria e a forma de acompanhamento e divulgação dos

resultados alcançados.

O auditor terá de mapear os macros processos de sua empresa,

identificando sua importância dentro do negocio praticado e nas prioridades

assumidas para o período a ser auditado.

Daí a necessidade de se identificar os riscos envolvidos em cada

Macro Processo da empresa, para que não seja perdidos tempo nem munição,

em algo, que não possa representar em ganho prioritário para seu negocio fim.

Não se afirma que os processos sem grandes riscos não sejam vistos,

ou por isso não representem problemas em potencial, porem com certeza é

preferível trabalhar pensando nos macros problemas a aqueles pontuais que,

de forma isolada ou em conjunto, podem representar alguma perda menor

para a empresa.

Partindo do principio que o mais importante esta sendo preservada, a

auditoria aplica uma teoria de risco prioritário, sabendo que perdas ou falhas

podem ocorrer em processo menos prioritários, mas sempre em uma

proporção que não gere sérios danos a continuidade e eficácia do negocio

exercido pela empresa.

Visando estabelecer sua abordagem de auditoria, é primordial que

antes de qualquer levantamento prévio, ou entendimento do processo, seja

ouvido o principal gestor ou executivo envolvido. É imprescindível conhecer, do

auditado, quais são as suas prioridades e metas para o período em curso,

assim como entender quais os pontos considerados críticos ou cruciais em seu

processo.

31

Estes dados serão os fomentadores dos resultados esperados, pela

área, perante o trabalho da auditoria. O enfoque de uma auditoria de processo,

esta calçada na parceria junto ao auditado, que se torna inviável sem o total

conhecimento as metas, prioridades e aspectos essenciais à sua execução

eficaz e obtenção dos resultados esperados.

Após a obtenção das prioridades e metas do auditado, em relação ao

processo desenvolvido, o auditor estabelece os pontos convergentes destes

dados com os objetivos da auditoria que serão propostos para área.

Para a existência de uma parceria real, auditor x auditado, visando à

obtenção de trabalhos que agreguem valor aos processos, os objetivos

propostos no projeto, além de deslumbrarem a verificação e analise de todo os

riscos inerentes, tem de estar em linha com as prioridades e metas do

auditado.

O auditor demonstrado que as prioridades e metas do auditado,

também estão incluídas no escopo de seu trabalho, facilita a sua cooperação e

esclarece que sem ela, será impossível identificar as possíveis melhorias ao

processo.

Estabelecidos os pontos de convergência, o auditor avalia, através de

levantamento prévio dos dados envolvidos, do macro fluxo do processo e do

entendimento sumarizado dos procedimentos adotados, qual seriam os riscos

inerentes envolvidos, classificando sua importância como: alta, média e baixa.

3.1 - Levantamento Prévio

Para um entendimento prático disto, no caso de uma auditoria sobre a

área de vendas, serão questionados aspectos como:

a) Qual o tamanho da carteira de clientes com que a empresa trabalha;

32

b) As vendas apresentam-se pulverizados ou centralizados em alguns poucos

clientes;

c) Qual o volume de vendas ocorridas no período base da auditoria;

d) Qual a quantidade de cancelamentos e seu percentual sobre as vendas,

neste mesmo período;

e) Quais os canais de vendas utilizados pela empresa;

f) Qual é a estrutura do departamento de vendas, a importância e

responsabilidade de cada setor envolvido;

g) Qual a receita obtida no período, confrontando seu total com os períodos

anteriores.

É muito importante que esta fase tenha o envolvimento da alta gestão

do processo, imprescindível ao entendimento da necessidade de se ter dados

confiáveis sobre o processo. O envolvimento da alta gestão facilita a

disponibilidade destes dados pelas áreas que dão suporte ao processo,

deixando clara a importância de sua integridade e exatidão.

3.2 - Macro fluxo do processo e do entendimento sumarizado

dos processos adotados

O auditor obtém esta visão através de uma entrevista junto aos

principais responsáveis pela gerência do desempenho do processo. Não

podemos nos prender a detalhes neste momento, uma vez que não se trata de

um levantamento do sistema, mas apenas do conhecimento dos grandes

objetivos envolvidos e dos principais controles adotados para seu suporte.

O auditor deve ser pratico ao extremo, obtendo do auditado uma visão

bem macro do processo. O imprescindível neste momento é identificar quais

as principais etapas do processo, o objetivo de cada uma delas e quais os

controles que suportam estes objetivos.

33

3.3 - Avaliação dos Controles Internos

A forma para documentação dos procedimentos, avaliados com um

enfoque de auditoria de processo, representa uma ferramenta que possibilita

ao auditor demonstrar, para cada fase do processo auditado:

a) O fluxo dos procedimentos exercidos;

b) A descrição das informações e dados envolvidos nestes procedimentos;

c) O objetivo da fase avaliada;

d) Os riscos envolvidos pelo não atendimento deste objetivo;

e) Os controles adotados para suportar estes riscos;

f) A análise da auditoria, se os controles efetivamente suportam ou não riscos

identificados;

g) Os procedimentos de auditoria que serão executados para avaliação dos

controles internos adotados.

Ao término desta avaliação, o auditor tem todas as condições de

identificar e demonstrar de forma gráfica, as causas e efeitos apresentados

para cada ponto de controle existente no processo auditado.

Para execução destes o auditor terá que considerar não só o fluxo

levantado e documentado em seu trabalho mais também todas as normas e

políticas internas estabelecidas pela empresa. Estes procedimentos serão por

amostragem, dentro da abrangência e âmbito que o auditor julgar necessário a

obtenção de segurança do trabalho e estarão documentadas em formulário

34

denominado: programa de trabalho, que se trata de um papel que consolida

todos os procedimentos executados pelo auditor com os papéis e documentos

que suportam suas conclusões.

Os procedimentos de auditoria podem envolver inúmeras formas de

testes e analises, mas o importante é se optar pelo teste mais eficaz e

produtivo, considerando fatores como:

a) O resultado previsto para o trabalho;

b) O tempo disponível para sua execução;

c) A mão de obra disponibilizada;

d) A necessidade de especialização técnica ou de terceirização do

procedimento;

e) Os custos envolvidos.

Os procedimentos que tem como finalidade verificar o cumprimento

das normas e rotinas determinadas pela empresa propicia à constatação de

possíveis perdas financeiras ou prejuízo a imagem da empresa, pela existência

de fatos tais como:

a) Não atendimento das metas estabelecidas por órgãos reguladores ou

elevadas volume de reclamações junto aos órgãos controladores dos

direitos dos consumidores;

b) Distorção ou não aplicação das tabelas e condições de negociação

estabelecidas pela empresa;

c) Atraso no registro de suas obrigações legais/ tributárias ou sua execução de

forma indevida.

d) Não cumprimento do limite da alçada.

35

Como vemos a execução dos procedimentos relativos às Normas e

Rotinas determinadas pela empresa, possuem um teor de verificação se os

processos estão sendo praticados dentro das definições, critérios e parâmetro

previamente definidos pela Empresa.

3.4 - Elaboração do Relatório de Auditoria

O resultado esperado de uma Auditoria de Processo recai na

possibilidade de ganhos financeiros ou na qualidade do processo avaliado,

considerando:

a) Eliminação de prejuízos à imagem da empresa perante seus clientes e o

mercado utilizado em suas operações;

b) Melhora na qualidade dos processos tornando-os mais precisos e rentáveis,

propiciando assim um melhor desempenho;

c) Identificação das mudanças ou adaptações necessárias aos procedimentos

e rotinas desenvolvidos, visando à agilidade, melhor controle e eficácia das

operações envolvidas.

d) Recuperação, diminuição ou extinção das Perdas Financeiras existentes;

Para documentar os controles onde foram identificadas as

necessidades de alguma melhoria, o auditor de processo, visando à

demonstração e caracterização do valor agregado em seu trabalho, deve ter a

preocupação de mostrar de forma clara e objetiva os seguintes aspectos:

a) Descrição Objetiva do Problema ou Falha identificada;

b) Causas apresentadas;

c) Risco e Implicação decorrente;

36

d) Breve históricos e padrões adotados;

e) Mensuração, quando possível, dos efeitos destas implicações;

f) Definição das possíveis ações corretivas.

Esta documentação se dá através do comumente chamamos de

Pontos de Controle Interno ou Pontos de Auditoria. Trata-se um documento

que consolida todas as melhorias de processo identificadas durante o trabalho

do auditor, servindo como uma espécie de rascunho do relatório final do

trabalho.

As Diretorias envolvidas e Gerências correlatas, podem não ter um

nível de conhecimento da operação que permita o entendimento dos fatos que

estejam impactando o processo, sem um pequeno breve histórico sobre sua

forma de atuação ou características e fatos peculiares ao contexto de sua

evolução.

Ao mesmo tempo, após a descrição destes aspectos preliminares, é

importante que os padrões adotados sobre os processos analisados sejam

também demonstrados, visando tornar claros os procedimentos, limites de

alçada, controles e demais formas adotadas na execução de suas operações.

3.5 - Descrição Objetiva do Problema ou Falha

Identificada

Uma descrição detalhada e objetiva dos problemas identificados se

torna quase uma redundância ser dito com importante na documentação dos

Pontos de Auditoria, que tem como finalidade à demonstração de problemas

que estejam impactando o processo. Porém, existem algumas regras

37

importantes a serem consideradas no momento da redação e divulgação dos

problemas ou falhas identificadas na auditoria.

Mesmo que seja relatado da forma mais eficaz possível, a mera

apresentação dos problemas identificados, sem a definição dos motivos

apontados para sua existência, deixa implícito que sua identificação não seria

atribuição do auditor. A identificação das causas dos problemas identificados é

fato primordial ao sucesso do trabalho do auditor de processo. Sem elas não

teria sentido toda a análise e trabalho realizado.

Para demonstrar os riscos decorrentes assim como às possíveis

consequências da falta de controle que suporte a sua inexistência, é

imprescindível ser redigido um texto claro e objetivo.

“Os riscos devem ser de simples entendimento, estabelecendo uma

situação que proporcionem problemas.”7

O auditor tem a obrigação de identificar junto à área auditada, quais as

ações devidas para a eliminação dos pontos de auditoria levantados em seu

trabalho. É primordial que fique claro, junta à área auditada, que esta ação

será de sua responsabilidade, e que de forma objetiva e operacionalmente

viável, deverá atuar sobre as causas apontadas, suportando a inexistência dos

riscos e implicações decorrentes.

Trata-se na verdade de um Plano de Ação, conteúdo:

a) Responsável por sua execução;

b) Período de sua execução;

c) Ações previstas.

7 JUND, Sérgio V.D.S. Auditoria: Conceitos, normas, técnicas e procedimentos: teoria e 800 questões. Rio de Janeiro, Impetus, 2004.p.42.

38

A definição da ação corretiva, apesar de ser de responsabilidade da

área auditada, deve ter a participação e o acordo do auditor, que analisará se

sua implantação realmente tratara as causas identificadas e suportara os

riscos e consequências identificadas no ponto. É imprescindível que estas

ações sejam divulgadas e aprovadas pelos seus responsáveis durante a

execução do trabalho do auditor, ou seja, enquanto ainda esteja sendo

desenvolvido o trabalho de campo.

3.6 - Acompanhamento do plano de ação

O auditor tem que exercer um procedimento de acompanhamento da

adoção das ações corretivas concluídas em seu trabalho, que via de regra é

conhecida com “Follow-up”. A partir de sistemas internos, desenvolvidos pela

própria área de Auditoria de Processo ou adquiridos no mercado, todas as

ações corretivas, responsáveis e datas acordadas nos pontos de controle são

armazenadas para o controle de sua implantação. Cabe ressaltar que o Follow-

up é um perfeito termômetro sobre a importância e valor dados pela área

auditada aos resultados apontados pelo trabalho de auditoria. O cumprimento

e a realização das ações corretivas, dentro do prazo estabelecido, denotam

que a área auditada reconheceu a importância das mudanças geradas e o

valor agregado com base na adoção das ações corretivas concluídas.

O sucesso na implantação das ações corretivas é um grande passo, e

tem uma representatividade imensa para o trabalho do auditor, mas, se

considerando todos os aspectos estudados até então, o valor agregado com as

ações corretivas deverá ser mensurado, a partir dos resultados gerados após a

adoção das ações corretivas.

Porém, para que parte da idealização e consequentemente dos méritos

dos valores agregados com sua adoção sejam divididos com a Auditoria de

Processo, é importante a constatação do alcance dos ganhos previstos, na

conclusão do trabalho.

39

Neste contexto, o auditor de processo terá uma participação

equiparada a um consultor, identificando, junto à área auditada os resultados

obtidos a partir da adoção da ação corretiva. Claro que será importante manter

a independência sobre as ações tomadas, porém, será inclusive a

oportunidade de o auditor estar avaliando se as ações adotadas estão sendo

continuadas de forma a possibilitar os ganhos previstos.

CONCLUSÃO

40

Todos os atos administrativos e fatos contábeis que compõe as

atividades de uma empresa são compostos por processos, o que requer das

organizações controles específicos e procedimentos de auditoria adequados.

Percebe-se que, dependendo do Processo, a administração da

organização define os níveis de Riscos que estariam dispostos a assumir,

entretanto cabe ao trabalho do Auditor de Processos realizar sua avaliação dos

Controles e aportar os Riscos daquele processo.

Em muitos casos, o custo de um Controle não compensa, e é mais

conveniente conviver com os Riscos (o custo do Risco é menor que a

implantação do Controle). Vale ressaltar que a ocorrência dos Riscos pode ser

intencional (fraudes) ou não. De certa forma pode-se dizer que a Auditoria em

Processos é um valioso instrumento para que os resultados contábeis da

empresa reflitam as suas operações.

No cenário contemporâneo dos negócios é comum observarmos que

as empresas precisam a cada dia ter uma transparência com a visão de

minimizar os custos maximizando os seus lucros. A função de auditoria de

processos é servir como uma ferramenta de suporte a gestão através de uma

avaliação, melhoria e fortalecimento dos fluxos de processos organizacionais e

controles internos aplicáveis.

Concluiu-se que a importância da Auditoria em processos nas

empresas é evidente, pois no cenário contemporâneo dos negócios é comum

observarmos que as empresas precisam a cada dia ter uma transparência com

a visão de minimizar os custos maximizando os seus lucros. A função de

auditoria de processos é servir como uma ferramenta de suporte a gestão

através de uma avaliação, melhoria e fortalecimento dos fluxos de processos

organizacionais e controles internos aplicáveis.

Portanto este trabalho teve por objetivo em chamar a atenção para a

crescente importância da auditoria de processos nas organizações e que esta

41

pode ser entendida como uma ferramenta de apoio a gestão através da

avaliação, melhoria e fortalecimento de fluxos de processos organizacionais e

dos controles internos aplicáveis.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

42

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: Um Curso Moderno e Completo. 5ª

edição. São Paulo: Editora Atlas, 1994.

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2004.

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JUND, Sergio. Auditoria: Conceitos, Normas, Técnicas e Procedimentos:

Teoria e 800 questões - Estilo ESAF, UNV e outras Bancas Examinadoras. 6ª

Edição - RJ Editora Impetus – 2004

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