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Digitalização de documentos

Expediente

Presidente do Conselho DeliberativoRoberto Simões

Diretor-PresidenteLuiz Eduardo Pereira Barreto Filho

Diretor TécnicoCarlos Alberto dos Santos

Diretor de Administração e FinançasJosé Claudio Silva dos Santos

Gerente da Unidade de Capacitação EmpresarialMirela Malvestiti

CoordenaçãoNídia Santana Caldas

Equipe TécnicaCarolina Salles de Oliveira

AutorMauro Garcia

Projeto GráficoStaff Art Marketing e Comunicação Ltda.http://www.staffart.com.br

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Idéias de Negócios - digitalizacao-de-documentos 3

Apresentação do NegócioAviso: Antes de conhecer este negócio, vale ressaltar

que os tópicos a seguir não fazem parte de um Plano de Negócio e sim do perfil do ambiente no qual o empreendedor irá vislumbrar uma oportunidade de negócio como a descrita a seguir. O objetivo de todos os tópicos a seguir é desmistificar e dar uma visão geral de como um negócio se posiciona no mercado. Quais as variáveis que mais afetam este tipo de negócio? Como se comportam essas variáveis de mercado? Como levantar as informações necessárias para se tomar a iniciativa de empreender? Na era do conhecimento as empresas passam a reconhecer a informação como um bem valioso para melhoria do desempenho organizacional, por meio da implantação de processos sistematizados de gestão da informação. A gestão da informação é hoje um dos grandes desafios de empresas e governos. O excesso de informações, disponibilizadas em documentos, dificulta o seu armazenamento. Além disso, as informações que não estão sistematizadas dificultam o seu acesso e conseqüentemente a geração de conhecimento. Gerenciar de forma estratégica informações e dados disponíveis nas instituições exige o uso de técnicas e ferramentas que possibilitem a acessibilidade aos dados de forma rápida e confiável. Com o passar dos anos, um grande acúmulo de papéis ficam arquivados nas empresas e órgãos do governo. Parte dessa documentação tem pouca utilização em razão da dificuldade em seu manuseio. A necessidade de utilização de processos sistematizados para

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gerenciamento da informação foi atendida com o surgimento das primeiras máquinas computacionais produzidas em larga escala, em meados do século passado. Por intermédio de computadores as informações puderam ser processadas e armazenadas de modo a permitir uma gestão mais eficiente do conhecimento organizacional. Dentro desse contexto, o advento da tecnologia da informação vem ao encontro dessa necessidade por intermédio da digitalização de documentos. A digitalização de documentos é a conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, etc) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuários. A digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea das imagens de documentos, em qualquer computador conectado a uma rede ou à internet. A conversão do papel para o documento digital surgiu da necessidade de tornar o ambiente das empresas, das instituições públicas, de bibliotecas, entre outros, mais eficiente e organizado. Basicamente uma empresa de digitação de documentos transforma papéis em arquivos de computador, podendo prestar outros serviços: armazenar, indexar, administrar e realizar backup (cópia) desses arquivos, entre outros. A digitalização permite a substituição dos documentos em papel com o intuito de:


- Diminuição de espaço físico para armazenamento dedocumentos; - Facilidade de acesso: possibilidade de acesso remoto eutilização simultânea; - Busca a informação (sistema de indexação); - Segurança, inviolabilidade dos dados; - Preservação e durabilidade do acervo; - Transparência das informações. Este documento não substitui o plano de negócio. Paraelaboração deste plano consulte o SEBRAE mais próximo

MercadoSegundo dados da AIIM (Associação Internacional para

Gerenciamento de Informações e Imagens), 95% das informações que trafegam no mundo estão em papel. Percentual que além de sinalizar negativamente para o uso irracional da matéria-prima, também reflete na gestão corporativa brasileira no que se refere a seus processos de organização de informações – procedimentos de consulta e armazenagem deste conteúdo. Como alternativa eficaz para o problema, empresas brasileiras estão investindo cada vez mais no uso de tecnologias para digitalização de documentos, seja com infra-estrutura própria, ou por meio de Outsorcing. A prática consiste na conversão de documentos em papel físico, foto, microfilme, microficha, jaqueta ou cartão janela para uma imagem digital por meio de scanner. Depois de digitalizados, os documentos são armazenados em meio magnético, digital ou óptico e gerenciados eletronicamente – processo conhecido como ECM (Enterprise Content Management).Os benefícios obtidos com a adoção desta tecnologia são inúmeros e, mais importante, possui uma característica universal. Ou seja, agrega valor à gestão documental de grandes corporações e


também de empresas em fase de crescimento, já que seu custo é extremamente acessível e sua implantação garante resultados a longo prazo organizando as informações em todos os ciclos de crescimento da empresa/instituição.Nessa perspectiva, a digitalização de documentos vem crescendo a cada dia no mercado brasileiro, apesar de ser uma tecnologia relativamente nova, ela tem apresentado grande evolução dos últimos tempos. Os custos para armazenar de forma segura, gerenciar, recuperar, acessar e preservar essa documentação são enormes. Estima-se que um executivo gasta em média 4 semanas por ano procurando um documento. Por outro lado, as tecnologias que permitem digitalizar, armazenar e gerenciar documentos diversos evoluíram e tornaram-se mais acessíveis nos últimos anos (um CD-R mede 120mm de diâmetro e pode armazenar até 650 MB de informação, isso corresponde a 13 mil páginas de documentos. Já um arquivo físico de quatro gavetas, com 2.500 folhas de papel por gaveta, comporta, em média 10 mil documentos). De acordo com a 13ª Pesquisa Nacional realizada pelo CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação), 16,6% das empresas pretendem ter sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos); 22,1% têm sistemas em uso; 27,5% estão pensando sobre o assunto; 10,3% têm projeto-piloto; 19,6% têm múltiplos sistemas em uso e 3,4% têm sistema terceirizado. Esses números revelam que, no total, 55,4% de alguma forma preocupam-se ou têm sistemas em uso. São considerados clientes em potencial: grandes empresas, bancos, seguradoras, construção civil, sindicatos, indústrias, empresas de telecomunicações, bibliotecas, instituições públicas em geral, cartórios, hospitais, laboratórios e clínicas, administradoras de planos de saúde, empresas de consórcios, fundações, instituições de ensino, contabilidade, escritórios de auditoria, advocacia, consultoria, entre outros. Oportunidades: tendência ecológica de mercado De


acordo com informações do site GED (http://www.ged.net.br), quando uma empresa adota solução de gestão eletrônica de documentos, não é só ela que ganha. Toda a sociedade ganha, visto que a produção de papel está entre as atividades industriais que mais causa danos ao meio ambiente.Os dados abaixo dão uma noção do impacto ambiental:• Para se produzir 1 tonelada de papel são necessárias de 2 a 3 toneladas de madeira.• A utilização de água na produção de papel é muito grande, mais do que em qualquer outra atividade industrial.• A produção de papel está em quinto lugar dentre as atividades que mais consomem energia.• O processo de separação e branqueamento da celulose representa sérios riscos para a saúde humana e para o meio ambiente, pois utiliza produtos químicos que comprometem a qualidade da água, do solo e dos alimentos.• O impacto ambiental da produção de papel é tão grande que há anos a Europa decidiu terceirizar o setor.• O processo de branqueamento da celulose causa a formação de dioxinas (compostos organoclorados oriundos da associação de matéria orgânica e cloro). Esses compostos foram classificados pela agência ambiental norte-americana EPA como o mais potente cancerígeno já testado em laboratório. Estes compostos são também associados a várias doenças do sistema nervoso, endócrino, reprodutivo e imunológico.• As indústrias de papel são vulneráveis a acidentes de grave impacto ambiental.• O Brasil recicla apenas 37% do papel que produz, sendo que apenas 2% do total é destinado à produção de papel para impressão (80% é destinado à confecção de embalagens e 18% para papéis sanitários). Cabe ressaltar que a reciclagem de papel é apenas um paliativo, visto que o processo de reciclagem também é realizado por indústrias que consomem energia e poluem. Ameaças: concorrência acirrada Apesar desse negócio ser promissor e apresentar uma demanda crescente, o baixo investimento para início das atividades e a facilidade de manuseio dos equipamentos (cada


vez mais rápidos e modernos) fez com que, em pouco tempo,aparecessem muitas empresas desse setor no Brasil. Nessapercpectiva, é importante que o empreendedor que almejainvestir nesse tipo de negócio ofereça um serviço diferenciadoe sobretudo um acompanhamento das atividades da empresa(pós-venda) no sentido de verificar eventuais problemas esolucionando-os com a maior brevidade possível.

LocalizaçãoA escolha do local e do espaço físico necessário para

instalar seu negócio é uma decisão muito importante para osucesso do empreendimento. O local deve oferecerinfraestrutura adequada e condições que propiciem o seudesenvolvimento. É fundamental avaliar a facilidade do acessoa partir do perfil de sua clientela. Os clientes normalmente nãose deslocam com freqüência até a empresa de digitalização, osdocumentos é que são transportados frequentemente para arealização dos serviços. Devido a essa característica algunsaspectos são importantes para a escolha da localização doimóvel da empresa:- Proximidade com os clientes para agilizaro transporte dos documentos;- Facilidade de deslocamento eacesso;- Local arejado para evitar mofos, etc;- Local tranqüilopara facilitar a concentração dos funcionários;- Segurança paraevitar roubos de documentos sigilosos dos clientes;- Bemconstruído para evitar vazamentos (água, goteiras, etc.) quepodem destruir completamente os documentos;-Preferencialmente no nível térreo sem escadas e andaressuperiores ou inferiores. Em relação aos custos, na tomada dedecisão para localização do negócio, analise fatores tais comocusto de adaptação do imóvel para a atividade, aluguel,manutenção, necessidade de vale-transporte para osempregados, dentre outros itens.


Exigências legais específicasPara dar início ao processo de abertura da empresa é

necessário que se cumpram os seguintes procedimentos: 1)Consulta Comercial Antes de realizar qualquer procedimento para abertura de uma empresa deve-se realizar uma consulta prévia na prefeitura ou administração local. A consulta tem por objetivo verificar se no local escolhido para a abertura da empresa é permitido o funcionamento da atividade que se deseja empreender. Outro aspecto que precisa ser pesquisado é o endereço. Em algumas cidades, o endereço registrado na prefeitura é diferente do endereço que todos conhecem. Neste caso, é necessário o endereço correto, de acordo com o da prefeitura, para registrar o contrato social, sob pena de ter de refazê-lo. Órgão responsável: · Prefeitura Municipal; · Secretaria Municipal de Urbanismo. 2) Busca de nome e marca Verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendido e a marca que será utilizada. Órgão responsável: · Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI). 3) Arquivamento do contrato social/Declaração de Empresa Individual Este passo consiste no registro do contrato social. Verifica-se também, os antecedentes dos sócios ou empresário junto a Receita Federal, por meio de pesquisas do CPF. Órgão responsável: · Junta Comercial ou Cartório (no caso de Sociedade Simples). 4) Solicitação do CNPJÓrgão responsável: · Receita Federal. 5) Solicitação da Inscrição Estadual Órgão responsável: · Receita Estadual 6) Alvará de licença e Registro na Secretaria Municipal de Fazenda O Alvará de licença é o documento que fornece o consentimento para empresa desenvolver as atividades no local pretendido. Para conceder o alvará de funcionamento a prefeitura ou administração municipal solicitará que a vigilância sanitária faça


inspeção no local para averiguar se está em conformidade com a Resolução RDC nº 216/MS/ANVISA, de 16/09/2004. Órgão responsável: · Prefeitura ou Administração Municipal; · Secretaria Municipal da Fazenda. 7) Matrícula no INSS Órgão responsável: Instituto Nacional de Seguridade Social; Divisão de Matrículas – INSSAlém de todos esses procedimentos, é muito importante lembrar que essa atividade exige o conhecimento do Código de Defesa do Consumidor- Lei nº. 8.078/1990. As empresas que fornecem serviços e produtos no mercado de consumo devem observar as regras de proteção ao consumidor, estabelecidas pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC). O CDC foi instituído pela Lei n. 8.078, em 11 de setembro de 1990, com o objetivo de regular a relação de consumo em todo o território brasileiro, na busca do reequilíbrio na relação entre consumidor e fornecedor, seja reforçando a posição do primeiro, seja limitando certas práticas abusivas impostas pelo segundo. É importante que o empreendedor saiba que o CDC somente se aplica às operações comerciais em que estiver presente a relação de consumo, isto é, nos casos em que uma pessoa (física ou jurídica) adquire produtos ou serviços como destinatário final. A fim de cumprir as metas definidas pelo CDC, o empreendedor deverá conhecer bem algumas regras que sua empresa deverá atender, tais como: forma adequada de oferta e exposição dos produtos destinados à venda, fornecimento de orçamento prévio dos serviços a serem prestados, cláusulas contratuais consideradas abusivas, responsabilidade dos defeitos ou vícios dos produtos e serviços, os prazos mínimos de garantia, cautelas ao fazer cobranças de dívidas. Relacionamos aqui parte da legislação que trata de gestão de documentos (de acordo com o site http://www.ged.net.br/legislacao-ged.html) , tanto em âmbito público quanto privado.Cabe ressaltar que a legislação sobre o tema é bastante ampla, pois engloba leis federais, estaduais e municipais, além da normatização


específica por setor.Para maiores informações, sugerimos que estabeleça contato com empresas especializadas em soluções GED em sua região.Legislação FederalMINISTÉRIO DA JUSTIÇA SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009 Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008.MINISTÉRIO DA JUSTIÇA SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA PORTARIA nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008 Portaria Nº 29 do Ministério da Justiça, de 10 de setembro de 2008 [Registro e fiscalização de empresas que exerçam atividade de microfilmagem de documentos, de detentores dos documentos a serem microfilmados e os órgãos públicos que microfilmem documentos para terceiros. Ficam revogadas as Portarias nº 73, de 13 de setembro de 2005 e, nº 17, de 30 de março de 2001 e nº 58, de 20 de junho de 1996]. [Revogada pela Portaria nº 12, de 8 de junho de 2009]MINISTÉRIO DA JUSTIÇA PORTARIA Nº 73, DE 13 DE SETEMBRO DE 2005 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA [Altera a Portaria nº 17, de 30 de março de 2001, que regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos] [REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008]DECRETO Nº 4.915, DE 12 DE DEZEMBRO DE 2003 Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências.DECRETO Nº 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da


sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.DECRETO Nº 4.497, DE 4 DE DEZEMBRO DE 2002. (Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro 2002) Altera o art. 17 do Decreto no 2.134, de 24 de janeiro de 1997, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências.DECRETO Nº 4.344, DE 26 DE AGOSTO DE 2002 Regulamenta a Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.PORTARIA Nº 5, DE 7 DE FEVEREIRO DE 2002 - CASA CIVIL Aprova o Regimento Interno do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.DECRETO Nº 3.996, DE 31 DE OUTUBRO DE 2001 Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal.MEDIDA PROVISÓRIA Nº 2.200-2, DE 24 DE AGOSTO DE 2001 Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.DECRETO Nº 3.872, DE 18 DE JULHO DE 2001 Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comissão Técnica Executiva e dá outras providências.DECRETO Nº 3.865, DE 13 DE JULHO DE 2001 Estabelece requisito para contratação de serviços de certificação digital pelos órgãos públicos federais, e dá outras providências.MINISTÉRIO DA JUSTIÇA PORTARIA Nº 17, DE 30 DE MARÇO DE 2001 DO


MINISTÉRIO DA JUSTIÇA [Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30/01/1996] REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008DECRETO Nº 3.779, DE 23 DE MARÇO DE 2001 Acresce dispositivo ao art. 1o do Decreto nº 3.714, de 3 de janeiro de 2001, que dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos.DECRETO Nº 3.714, DE 3 DE JANEIRO DE 2001 Dispõe sobre a remessa por meio eletrônico de documentos a que se refere o art. 57-A do Decreto nº 2.954, de 29 de janeiro de 1999, e dá outras providências.DECRETO DE 18 DE OUTUBRO DE 2000 Cria, no âmbito do Conselho de Governo, o Comitê Executivo do Governo Eletrônico, e dá outras providências.DECRETO Nº 3.587, DE 5 DE SETEMBRO DE 2000 Estabelece normas para a Infra-Estrutura de Chaves Públicas do Poder Executivo Federal - ICP-Gov, e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 3.996, de 31de outubro de 2001]DECRETO Nº 3.505, DE 13 DE JUNHO DE 2000 Institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal.DECRETO Nº 3.294, DE 15 DE DEZEMBRO DE 1999 Institui o Programa Sociedade da Informação e dá outras providências.LEI Nº 9.800, DE 26 DE MAIO DE 1999 Permite às partes a utilização de sistemas de transmissão de dados para a prática de atos processuais.DECRETO Nº 2.942, DE 18 DE JANEIRO DE 1999 Regulamenta os arts. 7°, 11 a 16 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.


[Revogado pelo Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002]DECRETO Nº 2.910, DE 29 DE DEZEMBRO DE 1998 Estabelece normas para a salvaguarda de documentos, materiais, áreas, comunicações e sistemas de informação de natureza sigilosa, e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002]DECRETO Nº 2.182, DE 20 DE MARÇO DE 1997 Estabelece normas para a transferência e o recolhimento de acervos arquivísticos públicos federais para o Arquivo Nacional. [Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]DECRETO N° 2.134, DE 24 DE JANEIRO DE 1997 Regulamenta o art. 23 da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a categoria dos documentos públicos sigilosos e o acesso a eles, e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.553 de 27 de dezembro de 2002]MINISTÉRIO DA JUSTIÇA PORTARIA Nº 58, DE 20 DE JUNHO DE 1996 DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA [REVOGADA PELA PORTARIA Nº 17, DO MINISTÉRIO DA JUSTIÇA, DE 30 MARÇO DE 2001] [REVOGADA PELA PORTARIA Nº 29, DE 10 DE SETEMBRO DE 2008] [Regulamenta o registro e a fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos, em conformidade com o parágrafo único do art. 15 do Decreto nº 1.799, de 30/01/1996].DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.DECRETO Nº 1.461, DE 25 DE ABRIL DE 1995 Altera os arts. 3º e 7º do Decreto nº 1.173, de 29 de junho de 1994, que dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR).


[Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]DECRETO Nº 1.173, DE 29 DE JUNHO DE 1994 Dispõe sobre a competência, organização e funcionamento do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) e dá outras providências. [Revogado pelo Decreto nº 4.073 de 03 de janeiro de 2002]LEI Nº 8.394, DE 30 DE DEZEMBRO DE 1991 Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências.LEI Nº 8.159, DE 08 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.LEI Nº 7.627, DE 10 DE NOVEMBRO DE 1987 Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências.LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.Resoluções (Conselhos de Classe)CONSELHO FEDERAL DE MEDICINA Resolução CFM nº 1.821, de 11 de julho de 2007 Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde.Poder JudiciárioSUPERIOR TRIBUNAL DE JUSTIÇA CONSELHO FEDERAL DA JUSTIÇA FEDERAL Resolução CJF nº 23, de 19 de setembro de 2008 Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus.Casa Civil - Secretaria ExecutivaRESOLUÇÃO Nº 30, DE 23 DE DEZEMBRO DE 2009 Altera a Resolução nº 26 de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas


nos arquivos do Poder JudiciárioRESOLUÇÃO Nº 29, DE 29 DE MAIO DE 2009 Dá nova redação ao Art. 2º e ao inciso I da Resolução nº 27, de 16 de junho de 2008.RESOLUÇÃO Nº 28, DE 17 DE FEVEREIRO DE 2009 Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ.RESOLUÇÃO Nº 27, DE 16 DE JUNHO DE 2008 Dispõe sobre o dever do Poder Público, no âmbito dos estados, do Distrito Federal e dos municípios, de criar e manter Arquivos Públicos, na sua específica esfera de competência, para promover a gestão, a guarda e a preservação de documentos arquivísticos e a disseminação das informações neles contidas.RESOLUÇÃO Nº 26, DE 06 DE MAIO DE 2008 Estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder JudiciárioRESOLUÇÃO Nº 25, DE 27 DE ABRIL DE 2007 Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.RESOLUÇÃO Nº 24, DE 3 DE AGOSTO DE 2006 Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.RESOLUÇÃO Nº 23, DE 16 DE JUNHO DE 2006 Dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR.RESOLUÇÃO Nº 22, DE 30 DE JUNHO DE 2005 Dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em


instituições de saúde.RESOLUÇÃO Nº 21, DE 4 DE AGOSTO DE 2004 Dispõe sobre o uso da subclasse 080 – Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 20, DE 16 DE JULHO DE 2004 Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.RESOLUÇÃO Nº 19, DE 28 DE OUTUBRO DE 2003 Dispõe sobre os documentos públicos que integram o acervo das empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas.RESOLUÇÃO Nº 18, DE 28 DE JULHO DE 2003 Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado. [Revogada pela Resolução nº 19, de 28 de outubro de 2003]RESOLUÇÃO Nº 17, DE 25 DE JULHO DE 2003 Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional.RESOLUÇÃO Nº 16, DE 24 DE JUNHO DE 2003 Dispõe sobre as diretrizes a serem adotadas para criação do Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 15, DE 15 DE FEVEREIRO DE 2002


[Revoga a Resolução nº 09, de 1 de julho de 1997, do CONARQ, substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, que dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ)].RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001 Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.RESOLUÇÃO Nº 13, DE 9 DE FEVEREIRO DE 2001 Dispõe sobre a implantação de uma política municipal de arquivos, sobre a construção de arquivos e de websites de instituições arquivísticas.RESOLUÇÃO Nº 12, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. [Revogada pela Resolução nº 17, de 25 de julho de 2003]RESOLUÇÃO Nº 11, DE 7 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispõe sobre os arquivos públicos que integram o acervo das agências reguladoras, das empresas em processo de desestatização, das empresas desestatizadas, das concessionárias, permissionárias e autorizatárias de serviços públicos, e das pessoas jurídicas de direito privado. [Revogada pela Resolução nº 18, de 30 de julho de 2003]RESOLUÇÃO Nº 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a


serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos.RESOLUÇÃO Nº 9, DE 1 DE JULHO DE 1997 [Substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002] Dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).RESOLUÇÃO Nº 8, DE 20 DE MAIO DE 1997 [Revogada pela resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001] Atualiza o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4 do CONARQ.RESOLUÇÃO Nº 7, DE 20 DE MAIO DE 1997 Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.RESOLUÇÃO Nº 6, DE 15 DE MAIO DE 1997 Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos.RESOLUÇÃO Nº 5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996 Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.RESOLUÇÃO Nº 4, DE 28 DE MARÇO DE 1996 [Revogada pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001] Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.RESOLUÇÃO Nº 3, DE 26 DE DEZEMBRO DE 1995


Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do ConselhoNacional de Arquivos (CONARQ).RESOLUÇÃO Nº 2, DE 18DE OUTUBRO DE 1995 Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferênciaou no recolhimento de acervos documentais para instituiçõesarquivísticas públicas.RESOLUÇÃO Nº 1, DE 18 DEOUTUBRO DE 1995 Dispõe sobre a necessidade da adoção de planos e/ou códigosde classificação de documentos nos arquivos correntes, queconsiderem a natureza dos assuntos resultantes de suasatividades e funções.Carta para a preservação do patrimônioarquivístico digital, de 6 de julho de 2004 - CONSELHONACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ.

EstruturaA estrutura para iniciar o negócio irá depender do porte

da empresa e dos tipos de serviços ofertados ao mercado. Estima-se, para uma pequena empresa, uma estrutura simples com área mínima de 50 m2 (tamanho mínimo com pouca possibilidade de ampliação caso o empreendimento necessite crescer rapidamente).A estrutura física pode dividir-se em:- Pequena recepção/protocolo para receber os documentos e eventuais clientes;- Sala de armazenagem, manuseio e digitalização dos documentos;- Sala do proprietário para atividades administrativas e comerciais;- Banheiro e pequena copa. Como em qualquer outro empreendimento, os departamentos deverão ser separados da melhor forma para que seja possível conseguir a maior produtividade possível de cada colaborador. Quanto ao imóvel escolhido para instalação da empresa, ele deve oferecer a infraestrutura necessária para a instalação do negócio e, ainda, propiciar o seu crescimento. Dentre os aspectos de infra-estrutura que devem ser observados citamos a disponibilidade de internet banda larga,


água, gás, eletricidade, rede de esgoto, vias de transportes ede comunicação etc. Cuidado com imóveis situados em locaissem ventilação, úmidos, sujeitos a inundações ou próximos àszonas de risco. Consulte a vizinhança a respeito.

Pessoal

Para iniciar uma empresa de pequeno porte de digitalização dedocumentos serão necessários pelo menos os seguintesprofissionais:- Dois técnicos digitalizadores;- Uma secretária/recepcionista;- Um motorista/carregador;- Um profissional da área comercial (normalmente oproprietário).

A digitalização de documentos, não exige um nível deescolaridade muito alto, pois trata-se de atividade rotineira.Contudo, é fundamental que o profissional que for atuar nessaárea seja cuidadoso, atento, organizado, detalhista econcentrado. Conhecimento e experiência na utilização decomputadores, internet e aplicativos de informática são muitoimportantes.

A administração do empreendimento, as atividades comerciais(contatos e visitas com os potenciais clientes, divulgação daempresa, fidelização, etc) e o acompanhamento periódico econtrole de qualidade dos serviços executados normalmentesão responsabilidades do empresário.

Equipamentos


A definição dos equipamentos necessários para iniciar uma empresa de digitalização de documentos dependerá do tamanho do negócio e dos serviços oferecidos. Um projeto básico, com o mínimo necessário para início das atividades, necessariamente precisará de: - Dois scanners; - Três computadores; - Software para captura, gerenciamento, indexação, controle e recuperação dos documentos; - Uma impressora; - Um aparelho de fax; - Um telefone; - Mesas, cadeiras e armários; - Um veículo utilitário. O scanner é o principal equipamento da empresa. Sua deve estar relacionada aos serviços que serão prestados pela empresa e a eficiência exigida na operação. Existem no mercado diversos fabricantes e modelos, contudo, antes da aquisição, deve-se avaliar: - O tipo de documentos que a empresa irá digitalizar: tamanhos (A4, A3, ofício, etc), gramaturas, estado de conservação e conteúdo do documento (texto, figuras, fotos, etc); - O formato da imagem: somente preto e branco, tons de cinza ou colorido; - Produção: volume diário de documentos a ser digitalizados (velocidade do equipamento); - Assistência técnica: facilidade para concerto do equipamento, aquisição de peças e garantia; - Resolução: A resolução é o fator determinante na qualidade de um scanner, isto é, o nível máximo de detalhamento que pode ser capturado de uma imagem. A resolução óptica de um


scanner é medida pela capacidade de leitura de seu sensor deimagem. Quanto maior a resolução óptica melhor.

Matéria Prima / Mercadoria

Organização do processo produtivoO processo produtivo para a digitalização de

documentos não é complexo, contudo, exige bastante organização e concentração.Inicialmente os documentos devem ser transportados para a empresaonde são levados para a área de digitalização.A digitalização de documentos é realizada por meio das seguintes etapas:- Planejamento / seleção: separação dos documentos a serem digitalizados em razão do seu valor, risco, uso ou necessidade.Envolve: Remover grampos, desmontar pastas, desamassar documentos dobrados ou amassados, recuperar domumentos rasgados ou manchados e ordenar documentos por lote. Exige bastante cuidado para evitar que algum documento seja extraviado ou danificado;- Captura: processo de colocar o documento no scanner para realizar a digitalização e envio da imagem para o computador. Envolve a definição da resolução e coloração / tons de cinza adequados e definição de arquivo resultante (exemplo: JPEG, PDF, TIFF, etc);- Processamento da imagem: após capturar a imagem é necessário verificar se houve alguma falha e corrigir: removendo imperfeições, pontos, manchas etc, e para correção, tais como ajuste do nível de brilho e contraste. Se necessário, deve-se: cortar, inclinar, virar, realçar a imagem; controlar o zoom; acomodar diferentes formatos de arquivos; fornecer controle para gama, preto-e-branco e cores;- Armazenamento: garantida a qualidade da imagem a última etapa é o armazenamento dos


documentos digitalizados na mídia contratada pelo cliente (CD,DVD, HD, Internet, etc).A digitalização de documentos podeainda ser feita de duas maneiras que levam à resultadosdiversos:Digitalização de documentos simples : osdocumentos são digitalizados sem a preocupação com a suarecuperação física. Após a digitalização as imagens sãofornecidas aos clientes, gravadas em CD ou DVD, edescarregadas em equipamentos da própria empresa onde nãoexistem softwares especializados em visualização dedocumentos. Tal processo assemelha-se ao que é feito pelamaioria de nós ao voltar das férias : descarregamos umagrande quantidade de fotos no nosso PC e nunca maisachamos “aquela foto” a não ser que olhemos cada umaindividualmente. Este tipo de digitalização de documentos é amais freqüente, se analisarmos apenas do ponto de visto depreço. Muitas empresas, por desconhecimento, optam por esteprocesso por seu baixo custo sem perceberem que sofrerãoproblemas futuros no atendimento à eventuais fiscalizações,entre outros. Digitalização de documentos com indexação : neste casoprocura-se definir, em comum acordo com o cliente, chaves debusca das imagens que facilitem o seu resgate. Com umsoftware de busca e visualização adequado, este resgate éfeito em segundos.

AutomaçãoA automação das atividades industriais/comerciais é

um dos principais requisitos para uma participação mais competitiva de uma empresa no mercado nacional e internacional. Nesse sentido, é necessário manter sob controle e decisão um número crescente de aspectos relacionados com a produção e a venda, inclusive aqueles que estejam vinculados com as áreas: comercial, suprimento, estocagem,


manutenção e logística.Diminuir espaços de armazenamento, economizar com postagens, papel e evitar poluição ambiental. Essas são algumas das vantagens que a digitalização de documentos proporciona ao usuário que opta por este processo. Com o avanço das tecnologias, cada vez mais softwares e sistemas de organização são desenvolvidos por empresas para atender a este mercado que está aumentando com o passar do tempo. Podemos elencar alguns desses softwares, mas lembramos que esta lista é não exaustiva: Captiva ISIS Driver Unifique o universo de scanners e aplicativos, e faça os scanners funcionarem em suas velocidades nominais ou acima delas com essa interface de nível empresarial. Captiva PixTools Use estes SDKs (Software Development Kits, kits de desenvolvimento de software) para criar aplicativos de captura de documentos ou integrar recursos de tratamento de imagens de documentos em aplicativos existentes. Digitaldoc é uma ferramenta de Gestão Eletrônica de Documentos (GED): http://www.digitaldoc.com.brXerox Scan to PC Desktop™: Concebido para escritórios de todas as dimensões, o Scan to PC Desktop Professional oferece captação de documentos e gestão de documentos de ambiente de trabalho. Além disso, atualmente, existem diversos sistemas informatizados (softwares) quepodem auxiliar o empreendedor na gestão de uma empresa de serviços (vide http://www.baixaki.com.brouhttp://www.superdownloads.com.br).Seguem algumas opções:• Hábil empresarial (gratuito);• PraticusGestão empresarial;• Gestão de Clientes (CRM) 2.10;• ASGestor empresarial 1.59;• Empresarial Master Plus 2.0(gratuito);• Empresarial Master Senior 2.0 (gratuito);• ExpressGestão de Tele-vendas (gratuito);• TOTUS FREE 70608(gratuito);• E muitas outras opções.Antes de se decidir pelo sistema a ser utilizado, o empreendedor deve avaliar o preço cobrado, o serviço de manutenção, a conformidade emrelação à legislação

http://www.baixaki.com.brou/


fiscal municipal e estadual, a facilidade de suportee asatualizações oferecidas pelo fornecedor, verificando ainda se oaplicativo possui funcionalidades, tais como:• Controle dosdadossobre faturamento/vendas, gestão de caixa e bancos(conta corrente);• Contasa pagar e receber;• Fluxo de caixa;•CRMVendas;• Emissão de pedidos e orçamentos;• Controledetaxa de serviço;• Lista de espera;• Relatórios e gráficosgerenciais para análise real do resultado operacional daempresa.

Canais de distribuiçãoOs canais de distribuição são os meios utilizados pelas

empresas para escoar sua produção e ofertar seus serviços. Aimportância dos canais de distribuição é fundamental e seucusto pode representar uma parcela considerável do preço finaldo produto vendido ao consumidor; os canais não sósatisfazem a demanda através de produtos e serviços no local,em quantidade, qualidade e preço corretos, mas, também, têmpapel fundamental no estímulo à demanda, através dasatividades promocionais dos componentes ou equipamentosatacadistas, varejistas, representantes ou outros.A prestaçãode serviço de digitalização de documentos é específica edirecionada para cada cliente em particular. Desta forma, asinformações digitalizadas serão disponibilizadas apenas para ocliente com a possibilidade de utilização de diversos meios(internet, CD´s DVD´s, etc).Um excelente canal de distribuiçãodos serviços da empresa para seus clientes é a internet. Oarmazenamento em servidores seguros dos arquivosdigitalizados e a disponibilização desses arquivos através dosite da empresa para os clientes, de maneira sigilosa (protegidopor senha), possibilita rapidez no acesso ao “produto final”.Esse procedimento evita a necessidade de envio de outrasmídias para o cliente após a digitalização dos documentos.


InvestimentosInvestimento consiste na aplicação de algum tipo de

recurso esperando, um retorno superior aquele investido, emum determinado período de tempo. O investimento que deveser feito em um empreendimento varia muito de acordo comseu porte e com os tipos de serviços oferecidos.Para umaempresa de pequeno porte, levando em consideração aestrutura mínima de 50 m2, estima-se o investimento inicial emR$ 47.800.00 (quarenta e sete mil e oitocentos reais). Comesse valor será possível realizar uma reforma do imóvel edesenvolver um site para divulgação da empresa e adquirir osseguintes equipamentos básicos: - Reforma do imóvel: R$8.000,00- Dois scanners: R$ 6.000,00- Três computadores: R$4.500,00- Software para captura, gerenciamento, indexação,controle e recuperação dos documentos: R$ 1.200,00- Duasimpressoras: R$ 4.000,00- Um aparelho de fax: R$ 200,00- Umtelefone: R$ 100,00- Mesas, cadeiras e armários: R$ 1.800,00-Um veículo utilitário: R$ 22.000,00 É importante lembrar quemuitos dos equipamentos podem ser comprados usadosbarateando ainda mais os investimentos iniciais. Os valoresacima relacionados são apenas uma referência paraconstituição de um empreendimento dessa natureza. Paradados mais detalhados é necessário saber exatamente quaisserviços serão oferecidos pela empresa e qual o seu porte.Nesse sentido, aconselhamos ao empreendedor interessadoem constituir esse negócio, a realização de levantamento maisdetalhado sobre os potenciais investimentos depois deelaborado seu plano de negócio (para elaboração do plano denegócio procure o Sebrae do seu Estado). Além disso, osvalores acima irão variar conforme a região geográfica que aempresa irá se instalar, da necessidade de reforma do imóvel,do tipo de mobiliário escolhido, etc.


Capital de giro

CustosSão todos os gastos realizados na comercialização de

um bem ou serviço e que serão incorporados posteriormente ao preço dos produtos ou serviços prestados, como: aluguel, água, luz, salários, honorários profissionais, despesas de vendas, matéria-prima e insumos consumidos no processo de produção.O cuidado na administração e redução de todos os custos envolvidos na compra, produção e venda de produtos ou serviços que compõem o negócio, indica que o empreendedor poderá ter sucesso ou insucesso, na medida em que encarar como ponto fundamental à redução de desperdícios, a compra pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas. Quanto menores os custos, maior a chance de ganhar no resultado final do negócio.Os custos para uma abrir uma pequena empresa de digitalização de documentos devem ser estimados considerando os itens abaixo: 1. Salários e pró-labore do empreendedor: R$ 7.600,002. Aluguel, taxa de condomínio, segurança: R$ 1.200,003. Água, luz, telefone e acesso a internet: R$ 400,004. Produtos para higiene e limpeza da empresa e funcionários: R$ 300,005. Recursos para manutenções corretivas: R$ 500,006. Assessoria contábil: R$ 400,007. Propaganda e publicidade da empresa: R$ 700,008. Aquisição de matéria-prima e material de escritório: R$ 4.000,00 Custos mensais: R$ 15.100,00Lembramos que estes custos são baseados em estimativas para uma empresa de pequeno porte. Aconselhamos ao empresário que queira abrir um negócio dessa natureza a elaboração de um plano de negócio com a ajuda do Sebrae do seu estado no sentido de estimar os custos exatos do seu empreendimento conforme o


porte e os serviços oferecidos.

Diversificação / Agregação de valorAgregar valor é dar um salto de qualidade em uma ou

mais características do produto ou serviço, que de fato são relevantes para a escolha do consumidor. Não basta possuir algo que os produtos concorrentes não oferecem. É necessário que esse algo a mais seja reconhecido pelo cliente como uma vantagem competitiva e aumente o seu nível de satisfação com o produto ou serviço prestado. Além disso, para agregar valor, não basta reduzir custos, é preciso conhecer bem o mercado no qual a empresa atua, bem como as preferências dos clientes. A empresa de digitalização de documentos poderá diversificar sua atuação prestando serviços mais abrangentes como, por exemplo, o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos.Um sistema de GED vai muito além da simples digitalização ou guarda de arquivos eletrônicos. O sistema tem a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa. Trata-se de um grupo de tecnologias dividido em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento, armazenamento, distribuição e preservação dos dados.As ferramentas de GED são usadas para tratamento de documentos não-estruturados, ou seja, aqueles que não estão cadastrados em banco de dados. São documentos feitos em planilhas eletrônicas, editores de texto, imagens digitalizadas, arquivos de som e vídeo, fax, correspondências variadas e e-mails. Como gerenciar a informação é vital para a empresa, o GED está sendo observado pelos executivos de TI como uma solução corporativa importante para a estratégia de negócios. Assim, por meio da intranet ou da internet, e obedecendo a níveis de acesso, as informações relevantes precisam estar disponíveis.Segundo o CENADEM - Centro Nacional da Gestão da Informação, GED é a tecnologia utilizada para capturar,


gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos edocumentos relativos a processos organizacionais. Asferramentas e estratégias do GED e permitem o gerenciamentode informações não estruturadas em uma organização,enquanto esta informação existir.Entre as diversas soluções eprocessos do GED estão:- Organização documental;-Digitalização;- Processamento de formulários;- Indexação;-Reconhecimento;- Categorização;- Gerenciamento dedocumentos;- Gerenciamento de registros;- Gerenciamento dee-mail;- Gerenciamento de som, vídeo e imagem;-Colaboração;- Gerenciamento de processos de negócio;-Workflow;- DRM/Segurança da Informação;-Repositórios/armazenamento;- Preservação digital;- Migraçãode formatos;- Busca e recuperação;-Distribuição/publicação. Neste tópico foram apresentadasapenas algumas opções de diversificação/agregação de valorpara um empreendimento de deigitalização de documentos.Vale ressaltar que sempre é possível propor melhorias enovidades, para isso é indicado observar hábitos, ouvir aspessoas e criar novos produtos e novos serviços, com oobjetivo de ampliar os níveis de satisfação dos clientes.

DivulgaçãoA divulgação da empresa de serviços de digitalização

de documentos é fator preponderante para o sucesso do negócio. Muitas empresas possuem problemas no gerenciamento, armazenagem e acesso aos documentos, contudo, não estão familiarizadas com os serviços existentes para solução desses problemas. Outras empresas acreditam que os serviços de digitalização são caros e demorados demais para serem implementados. Por isso, a divulgação da empresa deve centrar-se na solução desses problemas informando e, se possível, demonstrando para o possível cliente a rapidez,


eficiência e economias geradas pela utilização dos serviços. Asestratégias de divulgação mais adequadas para as empresasde digitalização de documentos são: - Participação em feiras eeventos conhecidos no setor (veja as principais opções no item“Eventos”);- Ações de relações públicas: preparação de “cases”de sucesso, organização de eventos (palestras, pequenasreuniões) com possíveis clientes para apresentação dosserviços e “cases”, envio de notícias (cases, projetosrealizados, etc) para jornais, revistas e canais de TV com oobjetivo de gerar aparições da empresa nessas mídias;-Promoção da empresa e seus serviços: através de materiaisgráficos (brochuras, folhetos, etc) e principalmente digitais(CD´S, DVD´S, etc), que devem ser de boa qualidade com boaapresentação;- Venda pessoal: agendamento de reuniões compossíveis clientes para apresentação da empresa, seusserviços e entrega do material promocional pessoalmente;-Marketing direto: envio do material promocional via correio parapossíveis clientes.A mídia mais adequada é aquela que temlinguagem adequada ao público-alvo, se enquadra noorçamento do empresário e tem maior penetração ecredibilidade junto ao cliente.

Informações Fiscais e Tributárias

O segmento de DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS, assim entendido pela CNAE/IBGE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) 8219-9/99 como atividade de serviço de preparo de documentos, tais como: digitação de textos, preenchimento de formulários, colocação de selos e despacho de correspondência (inclusive de material de publicidade); apoio à secretaria, redação de cartas e resumos e transcrição de documentos, digitação em geral, poderá optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado de


Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas ME (Microempresas) e EPP (Empresas de Pequeno Porte), instituído pela Lei Complementar nº 123/2006, desde que a receita bruta anual de sua atividade não ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais) para micro empresa R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstos na Lei. Nesse regime, o empreendedor poderá recolher os seguintes tributos e contribuições, por meio de apenas um documento fiscal – o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), que é gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.f azenda.gov.br/SimplesNacional/): • IRPJ (imposto de renda da pessoa jurídica); • CSLL (contribuição social sobre o lucro); • PIS (programa de integração social); • COFINS (contribuição para o financiamento da seguridade social); • ISSQN (imposto sobre serviços de qualquer natureza); • INSS (contribuição para a Seguridade Social relativa a parte patronal). Conforme a Lei Complementar nº 123/2006, as alíquotas do SIMPLES Nacional, para esse ramo de atividade, variam de 6% a 17,42%, dependendo da receita bruta auferida pelo negócio. No caso de início de atividade no próprio ano-calendário da opção pelo SIMPLES Nacional, para efeito de determinação da alíquota no primeiro mês de atividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao número de meses de atividade no período. Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a

http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/


atividade conceder benefícios tributários para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esse imposto), a alíquota poderá ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderá ocorrer redução quando se tratar de PIS e/ou COFINS. Se a receita bruta anual não ultrapassar a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais), o empreendedor, desde que não possua e não seja sócio de outra empresa, poderá optar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para se enquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme a tabela da Resolução CGSN nº 94/2011 - Anexo XIII (http://www.receita.fazenda.gov.br/legisl...). Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuições serão efetuados em valores fixos mensais conforme abaixo: I) Sem empregado • 5% do salário mínimo vigente - a título de contribuição previdenciária do empreendedor; • R$ 5,00 a título de ISS - Imposto sobre serviço de qualquer natureza. II) Com um empregado: (o MEI poderá ter um empregado, desde que o salário seja de um salário mínimo ou piso da categoria) O empreendedor recolherá mensalmente, além dos valores acima, os seguintes percentuais: • Retém do empregado 8% de INSS sobre a remuneração; • Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remuneração do empregado. Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI terá seu empreendimento incluído no sistema SIMPLES NACIONAL.

http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm


Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opção peloSIMPLES Nacional sempre será muito vantajosa sob o aspectotributário, bem como nas facilidades de abertura doestabelecimento e para cumprimento das obrigaçõesacessórias. Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com asalterações das Leis Complementares nºs 127/2007, 128/2008 e139/2011) e Resolução CGSN - Comitê Gestor do SimplesNacional nº 94/2011.

EventosSegue a lista de alguns dos principais eventos

relacionados ao setor no Brasil:Digital Image & Print13 a 16 de março de 2013Organização: AP&S Feiras Rua Madre Maria Basília, 237 CEP 13300-003 , Itu/São Paulo - Brasil Tel: +55 (11) 4013-7979 Site: http://www.digitalimaging.com.br/digitalimaging/pt/ Serigrafia SIGN 20 a 23 de julho de 2011 Expo Center Norte - São Paulo - SP Pavilhão Vermelho - Pavilhão Verde Site: http://www.serigrafiasign.com.br/ CONGRAF – Congresso Brasileiro da Indústria Gráfica08 a 11 de outubro de 2011 Foz do IguaçuSite: http://www.congraf.org.br/ FINARQ - Fórum Internacional de ArquivologiaSite: http://sinarquivo.ning.com/events/ii-forum-internacional-de Alguns eventos relacionados ao setor da informática em 2011:CSI BRAZIL Feira e Exposição da Indústria de Segurança da Informação Centro Fecomércio de Eventos São Paulo - SP 24 a 25 de maio NETCOM 2011

http://www.digitalimaging.com.br/digitalimaging/pt/

http://www.serigrafiasign.com.br/

http://sinarquivo.ning.com/events/ii-forum-internacional-de


5ª Feira e Congresso do Setor de Redes, Telecom eInstalações Expo Center Norte - Pavilhão Branco São Paulo - SP 28 a 30 de junho CONSUMERELETRONICS BRAZIL SHOW 2ª FeiraInternacional de Consumo Eletrônico Expo Center Norte São Paulo - SP 2 a 4 de agosto Para maioresinformações sobre eventos do setor consulte o SINARQUIVO:http://sinarquivo.ning.com/events

Entidades em GeralABGD - Associação Brasileira das Empresas de

Gerenciamento de DocumentosEndereço: Calçada das Violetas, 162 – 2º andar - Centro Comercial AlphavilleBarueri – São Paulo - Cep. 06453-003Fone/Fax: (11) 4195-0966e-mail: [email protected]: http://www.abgd.org.br/ ABGI – Associação Brasileira do Gerenciamento da Imagem e Informação Endereço: Rua Linhares de Lacerda , 68 - Sto Amaro Cep: 05869 - 238 , São Paulo - SP Tel: 55 11 3487-4103 Site: www.abgi.org.br E-Mail: [email protected] CONARQ - Conselho Nacional de ArquivosEndereço: Praça da República, 173 Rio de Janeiro, RJ - 20211-350 Tel. (55) (21) 2179-1271 Site: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br ABIGRAF - Associação Brasileira da Indústria Gráfica Endereço:Rua do Paraíso, 529 Paraíso - São Paulo – SP, CEP: 04103-000 Fone: (11) 3232-4500 Fax: (11) 3232-4550 E-mail: [email protected] - Associação

http://sinarquivo.ning.com/events


Brasileira de Tecnologia Gráfica Telefone: (011) 2797 6700 E-mail: [email protected] Site: www.abtg.org.br AIIM -Association for Information and ImageManagementhttp://www.aiim.org/

Normas Técnicas

A ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas ainda não definiu nenhuma norma técnica específica para o setor de digitalização de documentos. Entretanto, apresentamos a seguir algumas normas técnicas dos setores de “Informação e Documentação” e “Computadores e Processamento de Dados” que podem ser utilizadas como referência no desenvolvimento das atividades de digitalização de documentos, a saber: NBR10518* Informação e documentação - Guias de unidades informacionais – Elaboração. NBR10519* Critérios de avaliação de documentos de arquivo. NBR11515* Guia de práticas para segurança física relativas ao armazenamento de dados. NBR12676* Métodos para análise de documentos - Determinação de seus assuntos e seleção de termos de indexação. NBRISO/IEC27001* Tecnologia da informação - Técnicas de segurança - Sistemas de gestão de segurança da informação – Requisitos. NBRISO12639* Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais - Formato tag

mailto:[email protected]

http://www.aiim.org/


de arquivo para tecnologia de imagem. NBRISO15929* Tecnologia gráfica - Troca de dados digitais de pré-impressão -Diretrizes e princípios para o desenvolvimento de normas paraformato portátil de documento (PDF/X). NBRISO15930-1* Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais depré-impressão - Uso de PDF - Parte 1: Intercâmbio completousando dados CMYK e de cor especial (PDF/X-1a). NBRISO15930-3* Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais depré-impressão - Uso do PDF - Parte 3: Intercâmbio completoadequado para fluxos de trabalho administrados por cor(PDF/X-3). NBRISO15930-4* Tecnologia gráfica - Intercâmbio de dados digitais depré-impressão - Uso do PDF - Parte 4: Intercâmbio completousando CMYK e de cor especial usando PDF 1.4 (PDF/X-1a). * Essas e outras normas técnicas relacionadas podem serencontradas no site da ABNT em parceria com o SEBRAE:http://www.abntnet.com.br/sebrae/.

GlossárioOs termos a seguir foram extraídos do site:

http://www.ged.net.brAcervo Totalidade dos documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.Acessibilidade Facilidade no acesso ao conteúdo e ao significado de um objeto digital.Acesso Direito, oportunidade ou meios de encontrar, recuperar e usar a informação.Agregação

http://www.abntnet.com.br/sebrae/

http://www.ged.net.br/


É o processo de possibilitar a inserção de dados de criação / autoria através de diferentes ferramentas e sistemas.AIIM (Association for Information and Image Management) Entidade americana que oferece educação, pesquisa e as melhores práticas para ajudar as organizações a encontrar, controlar e otimizar suas informações.Anexo Um objeto digital que segue junto com a mensagem de correio eletrônico ou com um fluxo de trabalho.Armazenamento / storage Guarda de documentos digitais em dispositivos de memória não volátil.Arquivo digital Conjunto de bits que formam uma unidade lógica interpretável por um programa de computador e armazenada em suporte apropriado.Assinatura digital Modalidade de assinatura eletrônica resultante de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento. Os atributos da assinatura digital são: a) ser única para cada documento, mesmo que o signatário seja o mesmo; b) comprovar a autoria do documento digital; c) possibilitar a verificação da integridade; d) assegurar ao destinatário o “não repúdio” do documento digital, uma vez que, a princípio, o emitente é a única pessoa que tem acesso à chave privada que gerou a assinatura.Assinatura eletrônica Geração, por computador, de qualquer símbolo ou série de símbolos executados, adotados ou autorizados por um indivíduo para ser o laço legalmente equivalente à assinatura manual do indivíduo.Atualização Técnica de migração que consiste em copiar os dados de um suporte para outro, sem mudar sua codificação, para evitar perdas de dados provocadas por deterioração do suporte.Autenticidade Credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e de que está


livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção.Autoridade certificadora (AC) Organização que emite certificados digitais obedecendo às práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).Autoridade de registro (AR) Organização que distribui certificados digitais aos usuários finais mediante processo de identificação estabelecido nas práticas definidas na Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP).B2B (Business to Business) Processo estruturado de troca de informações entre parceiros comerciais (a partir de redes privadas ou da Internet) para criar e transformar relações de negócios.B2C (Business to Consumer) É o comércio efetuado entre empresa produtora, vendedora ou prestadora de serviços e o consumidor final, através da Internet.Banco de dados 1 Ambiente computacional composto por: a) dados estruturados em bases relacionadas entre si, de acordo com um modelo de dados; b) regras que definem as operações válidas sobre os dados e garantem sua integridade. 2 Sistema gerenciador de banco de dados (SGBD): software que implementa o banco de dados e permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).Base de dados Conjunto de dados estruturados, com as respectivas regras de acesso, formatação e validação, e administrados por um sistema gerenciador de banco de dados (SGBD).BPM (Business Process Management) Gerenciamento de Processos de Negócio, conceito que une tecnologia da informação e gestão de negócios, com foco na otimização dos resultados das empresas por intermédio da melhoria dos processos de negócio. BPM é uma das


tecnologias que compõem o GED.Capture Acelera processos de negócio através da captação de documentos e formulários, transformando-os em informações confiáveis e recuperáveis, passíveis de serem integradas a todas as aplicações de negócios.Carimbo digital de tempo Código binário, incorporado a um documento, que registra data e hora em que ocorreu um evento, como criação, recebimento, leitura, modificação ou eliminação. É uma forma de autenticação do documento.Categorização Possibilita a organização de documentos, páginas web e outros conteúdos em um agrupamento lógico baseado no próprio conteúdo.CDIA+ (Certified Document Imaging Architect) Certificação que reconhece uma pessoa como capacitada a coletar requisitos de negócios, analisar processos, recomendar ou desenvolver soluções e planejar implementações de gerenciamento de documentos e imagens.CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory) Disco óptico criado por um processo de masterização, usado para distribuir informação apenas de leitura.CENADEM (Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação) Centro de divulgação de novas tecnologias relacionadas a GED, extinto em 2010.Certificação digital Atividade de reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação única, exclusiva e intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação. Esse reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma autoridade certificadora.Certificado digital Conjunto de dados de computador, gerados por uma autoridade certificadora(AC), que se destina a registrar, de forma única, exclusiva e intransferível, a relação existente entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação.Chave privada


Chave matemática formada por uma sequência de dígitos usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a chave pública correspondente, que deve ser mantida em segredo pelo portador. Usada para assinar, digitalmente, documentos, assim como para decifrar aqueles criptografados com a chave pública correspondente.Chave pública Chave matemática formada por uma sequência de dígitos usada para criptografia assimétrica e criada em conjunto com a chave privada correspondente, disponibilizada, publicamente, por certificado digital e utilizada para verificar assinaturas digitais. Também pode ser usada para criptografar mensagens ou arquivos a serem decifrados com a chave privada correspondente.Check In-Check Out Solução que gerencia a quantidade de pessoas que podem trabalhar em um documento ao mesmo tempo.CMS ( Content Management System) Sistema gestor de sites, portais e intranets que integra ferramentas necessárias para criar, gerir (editar e inserir) conteúdo em tempo real, sem a necessidade de programação.Colaboração Ferramentas (autoria colaborativa, videoconferência, quadros compartilhados etc.) que permitem aos usuários trabalharem o mesmo conteúdo em um ambiente comum.COLD/ERM Possibilita que relatórios sejam gerados e gerenciados em forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem afetar o documento original.COM (Computer Output to Microfilm) Como o próprio nome diz o sistema COM é a saída direta de Computador em Microfilme, esse sistema é responsável pela emissão das microfichas.Componente digital Objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais e os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, que requer determinadas ações de preservação.Compressão


Técnica usada para reduzir o número de bits em um arquivo de imagem digital, como JPEG e Tiff .Controle de versão Procedimentos para identificar o autor e as seqüências de diferentes versões de um documento.Conversão Técnica de migração que pode se configurar de diversas formas, tais como: 1. conversão de dados: mudança de formato; 2. conversão de sistema computacional: mudança do modelo de computador e de seus periféricos.Correio eletrônico / e-mail Sistema usado para criar, transmitir e receber mensagens eletrônicas e outros documentos digitais por meio de redes de computadores.Criptografia Método de codificação de dados com base em algoritmo específico e chave secreta, de forma que somente os usuários autorizados possam restabelecer a forma original dos dados.Criptografia assimétrica Método de criptografia que utiliza um par de chaves diferentes que se relacionam, matematicamente, por meio de um algoritmo, de modo que o texto cifrado por uma chave só possa ser decifrado pela outra que forma com ela um par. As duas chaves envolvidas na criptografia assimétrica são denominadas chave pública e chave privada.Criptografia simétrica Método de criptografia que utiliza uma chave simétrica, de maneira que o texto seja cifrado e decifrado com esta mesma chave.CRM (Customer relationship management) Conjunto de ferramentas que automatizam o relacionamento com clientes.Custódia Responsabilidade jurídica de guarda e proteção de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade.Dado Representação de todo e qualquer elemento de conteúdo cognitivo passível de ser comunicada, processada e interpretada de forma manual ou automática.Data Warehouse Sistema utilizado para armazenar informações relativas às atividades de uma empresa em bancos de dados, de forma


consolidada.Design de entrada Modelos usados para habilitar autores para facilmente inserir conteúdo em um sistema customizado, baseado no tipo e formato do conteúdo que será inserido.DI (Document Imaging) É a tecnologia de GED que propicia a conversão de documentos do meio físico para o digital. Trata-se da tecnologia mais difundida do GED, muito utilizada para conversão de papel em imagem, através de processo de digitalização com aparelhos scanners.Digitalização Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme, outros) para um suporte em formato digital, visando tornar dinâmicos o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens por diversas pessoas (podendo ser em localidades distintas).Disco óptico Mídia que aceita e retém informação na forma de marcas ou densidade de modulação numa camada de gravação que pode ser lida com um feixe de luz óptico.DM (Document Management) Gerenciamento de Documentos. É a tecnologia que permite gerenciar com mais eficácia a criação, revisão, aprovação e descarte de documentos eletrônicos. Dentre as suas principais funcionalidades está o controle de informações (autoria, revisão, versão, datas etc.), segurança, busca, check-in / check-out e versionamento.Documento digital Informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional.Documento eletrônico Informação registrada, codificada em forma analógica ou em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de equipamento eletrônico.DVD (Digital Versatile Disc) Disco óptico de 120 mm no qual é possível armazenar vídeo, áudio, imagens e dados. Disponível nos formatos R, RW, e ROM.eBusiness


Termo utilizado para identificar os negócios efetuados por meio eletrônico, geralmente na Internet. Muitas vezes é associado ao termo comércio eletrônico.ECM (Enterprise Content Management) Conjunto de tecnologias utilizadas para gerência do ciclo de vida das informações não-estruturadas de uma empresa, contemplando as fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, descarte, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento. Na prática, é a mesma coisa que GEDEDI (Electronic Data Interchange) Solução para troca estruturada de informações através de redes de dados (internet, por exemplo)Emulação Estratégia de preservação digital que se baseia na utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de uma obsoleta, aceitando as mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas.Escaner / scanner Periférico de entrada que digitaliza imagens, fotos e textos impressos e transfere para o computador, um processo inverso ao da impressora.Exportação Processo de transferência de dados de um sistema informatizado para outro, podendo haver conversão.Fita Mídia de armazenamento magnética. Tamanhos padrão são 8mm, 1/8 polegada, ¼ polegada, ½ polegada, 4mm DAT (Digital Áudio Tape) e DTL (Digital Linear Tape) em rolos ou cassetes.Formato de arquivo Especificação de regras e padrões descritos, formalmente, para interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Os formatos de arquivo podem ser: 1. aberto, quando as especificações são públicas (p. ex.: .xml, .html, .odf, .rtf, .txt e .png); 2. fechado, quando as especificações não são divulgadas pelo proprietário (p. ex.: .doc); 3. proprietário, quando as especificações são definidas por uma organização que mantém seus direitos, sendo seu uso


gratuito ou não (p. ex.: .pdf, .jpeg, .doc e .gif); 4. padronizado, quando as especificações são produzidas por um organismo de normalização, sendo os formatos abertos e não proprietários (p. ex.: .xml, .pdf/A).Forms Processing - Processamento de formulários Tecnologia que possibilita reconhecer as informações e relacioná-las com campos em bancos de dados, automatizando o processo de digitação. Neste sistema são utilizados o ICR ( Intelligent Character Recognition) e OCR ( Optical Character Recognition) para o reconhecimento automático de caracteres.Gartner Group O Gartner Group é uma empresa de pesquisa e assessoria que ajuda mais de 10.500 empresas clientes a entender tecnologia e desenvolver seus negócios. Suas áreas de negócio são pesquisa, consultoria, métricas, eventos e publicações.Gerenciamento de Direitos Digitais Permite a distribuição segura e desabilita a distribuição ilegal de conteúdo não autorizado.HCR Tecnologia voltada ao reconhecimento de caracteres manuscritos para conversão em código ACSII.ICR (Intelligent Character Recognition) Reconhecimento Inteligente de Caracteres. Forma avançada de OCR que inclui capacidade de aprender fontes durante o processo ou usar o contexto para fortalecer probabilidades de reconhecimento correto ou reconhecer caracteres manuscritos.Identificador único Código gerado automaticamente que identifica o dossiê, processo ou item documental de maneira a distingui-lo dos demais.IDM (Integrated Document System) Corresponde ao Document Management, um dos componentes do GED.Indexação Definição de atributos específicos de um documento / registro da base de dados para facilitar a busca.Infoimagem Feira / congresso anual cujo objetivo é disseminar o ECM -


Enterprise Content Management e GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos e tecnologias associadas.Infraestrutura de chaves públicas (ICP) Conjunto de técnicas, práticas e procedimentos que estabelecem os fundamentos técnicos e metodológicos de um sistema de certificação digital baseado em chave pública. Normalmente, é constituído por uma cadeia de autoridades certificadoras composta pela autoridade certificadora raiz (AC raiz), pelas demais autoridades certificadoras (AC) e pelas autoridades de registro (AR).KM (Knowledge Management) Gestão do Conhecimento. Método e ferramentas de software que permitem identificar os conhecimentos da empresa para os organizar e divulgar.Magneto-óptico Gravar dados usando combinação de meios ópticos e magnéticos para trocar a polaridade de um campo magnético na mídia de gravação. Os dados podem ser apagados ou regravados.Marca d’água digital Marca que serve para distinguir uma imagem digital com informação sobre sua proveniência e características, utilizada para proteger a propriedade intelectual. As marcas d’água sobrepõem, no mapa de bits de uma imagem, um desenho complexo, visível ou invisível, que só pode ser suprimido mediante a utilização de um algoritmo e de uma chave protegida. Mensagem eletrônica Documento digital criado ou recebido por meio de um sistema de correio eletrônico. Às vezes, vem acompanhado de anexos que são transmitidos com a mensagem.Microfilmagem Sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo fotográfico.Microfilme (Cartão-janela, microficha, jaquetas, rolo de 16mm) – 1 - Grão fino de filme de alta resolução destinado a registrar imagens reduzidas em relação ao tamanho original. 2- Microforma no formato de tira ou rolo. O registro micrográfico em um


filme.Migração Conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade dos objetos digitais de serem acessados apesar das mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo; b) de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado; c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna. A migração pode ocorrer por conversão, atualização ou reformatação.NAS Pode ser parte da SAN. Armazenamento direto no Hard Disk ligado a rede de trabalho para possibilitar acesso à informação.Objeto digital Uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de seus metadados associados. A anatomia do objeto digital é percebida em três níveis: 1. nível físico – refere-se ao objeto digital enquanto fenômeno físico que registra as codificações lógicas dos bits nos suportes. Por exemplo, no suporte magnético, o objeto físico é a sequência do estado de polaridades (negativa e positiva) e, nos suportes ópticos, é a sequência de estados de translucidez (transparência e opacidade); 2. nível lógico – refere-se ao objeto digital como um conjunto de sequências de bits, que constitui a base dos objetos conceituais; 3. nível conceitual – refere-se ao objeto digital que se apresenta de maneira compreensível para o usuário, como, por exemplo, o documento visualizado na tela do computador. OCR (Optical Character Recognition) Tecnologia para reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits. Através do OCR é possível digitalizar uma folha de texto impresso e obter um arquivo de texto editável.O&M (Organização e Métodos) Área clássica da administração que lida com um conjunto de técnicas que tem como objetivo principal aperfeiçoar o


funcionamento das organizações.OMR (Optical Mark Recognition) Reconhecimento Óptico de Marca. Detecta presença ou ausência de marcas em áreas definidas, usado para processar questionários, testes padronizados etc.PDF (Portable Document Format) É um formato de arquivo, desenvolvido pela Adobe Systems, para representar documentos de maneira independente do aplicativo, do hardware e do sistema operacional usados para criá-los.Personalização Relaciona o conteúdo ao indivíduo.PKI Habilita a troca segura de conteúdo através do uso de um par de chaves pública e privada criptografada, obtida por autoridade confiável.RAID (Redundant Array of Independent Drives) Conjunto Redundante de Discos Independentes ou também Conjunto Redundante de Discos Econômicos. É um meio de se criar um sub-sistema de armazenamento composto por vários discos individuais, com a finalidade de ganhar segurança e desempenho.Recuperação da informação Processo de pesquisa, localização e apresentação de documentos em um sistema de informação. A pesquisa é feita por meio da formulação de estratégias de busca para identificação e localização de documentos e/ou seus metadados. A apresentação pode se dar por visualização em tela, impressão, leitura de dados de áudio e/ou vídeo.Reformatação 1 Técnica de migração que consiste na mudança da forma de apresentação de um documento para fins de acesso ou preservação dos dados, como, por exemplo, a impressão ou transformação de documentos digitais em microfilme (tecnologia COM) ou a transferência de documentos de um sistema computacional para uma mídia móvel (tecnologia COLD). 2 Supressão de todos os dados de uma unidade de


armazenamento.Repositórios Parte do sistema de Document Management. Funcionalidade específica para controlar o check in/out de material, controle de versão e pesquisa junto a atributos definidos.Retrieval Procedimento de busca e extração de registros e conteúdo na base de dados.RIM (Records and Information Management) É o gerenciamento do ciclo de vida de documentos / informações, independente da mídia em que se encontrem. Através de um sistema RIM gerencia-se a criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e descarte dos documentos, sob controle de categorização e tabelas de temporalidade.RM (Records Management) É o nome de uma tecnologia de GED onde são gerenciados o ciclo de vida de documentos / informações, desde sua criação até a guarda permanente ou expurgo.SAN Rede de trabalho de alta velocidade que conecta sistemas de computadores e elementos de armazenamento e permite movimento de dados entre sistema de computadores e elementos de armazenamento e entre elementos de armazenamento.SCM (Supply Chain Management) Gerenciamento da cadeia de suprimentos. Sistema pelo qual organizações e empresas entregam seus produtos e serviços aos seus consumidores, numa rede de organizações interligadas.Sistema de informação Conjunto organizado de políticas, procedimentos, pessoas, equipamentos e programas computacionais que produzem, processam, armazenam e possibilitam acesso à informação.Suporte Base física sobre a qual a informação é registrada.Syndication (Associação) Provisão de conteúdo para reutilizar e integração com outros materiais, geralmente por meio de pagamento de assinatura.Transformação A troca de formato de um conteúdo para outro, conforme


necessário à distribuição.Trilha de auditoria / audit trail Conjunto de informações registradas que permite orastreamento de intervenções ou tentativas de intervenção nodocumento arquivístico digital ou no sistemacomputacional.WCM (Web Content Management) Sistema que integra todos os componentes necessários para ototal controle da informação, acesso e publicação. Possui recursos que asseguram a criação, revisão e publicaçãocorreta do conteúdo via Web.WebForm Formulário desenhado, gerenciado e completamenteprocessado num ambiente eletrônico.Workflow - Fluxo detrabalho É a seqüência de passos necessários para que se possa atingira automação de processos de negócio, conforme conjunto deregras definidas, envolvendo noção de processos, permitindoque estes possam ser transmitidos de uma pessoa para outrade acordo com algumas regras.XML (eXtensible Mark-upLanguage) É um sistema padrão simples para criar códigos de referência.Enquanto o HTML é composto por um conjunto fixo deelementos, o XML é um esquema mais flexível para descrevera estrutura de dados.

Dicas do NegócioA realização de parcerias com empresas existentes

para realização de serviços que não serão oferecidos no início da operação pode ser interessante para que o a nova empresa não perca clientes no início de suas atividades. No momento oportuno, a nova empresa poderá estruturar-se para ela mesma prestar todos os serviços aos clientes. A contratação de leasing para a aquisição ou o aluguel dos equipamentos (principalmente scanners e computadores) pode ser uma dica interessante para o início da operação, pois diminui a


necessidade de capital inicial. Posteriormente o empresáriopoderá adquirir os equipamentos em definitivo. A utilização deprogramas com pagamento de assinatura mensal tambémpreservam parte do capital inicial.Além disso, como esse setorapresenta uma concorrência significativa, é importante que oempreendedor: 1)Fique atento aos clientes e ao mercado aoseu redor, perceba deficiências e faça delas oportunidades denovos negócios; 2)Busque informação sobre o segmento esobre as condições do mercado, esteja sempre atualizado,identifique seu público; 3)Tenha noção de gestão, ou seja, nãodespreze a importância de fazer contas, planejar como vaiadministrar o próprio negócio; 4)Procure estabelecer parcerias,otimize seu tempo, espaço e dinheiro. Outra estratégiainteressante, neste caso para divulgação do negócio, é aparticipação nas mais diversas feiras e eventos sobre o setorque trazem novidades sobre os equipamentos e permitemconhecer melhor o próprio mercado e os concorrentes.

Características específicas do empreendedorPara atuar no segmento de digitalização de

documentos, o empreendedor precisa antes de tudo, conhecer e gostar de tecnologia relacionada à atividade. Precisa estar atento e atualizar-se constantemente sobre as tendências e novidades tecnológicas que influenciarão o segmento (hardware e software).Formação superior nas áreas de informática, ou arquivologia, ou biblioteconomia, ou administração de empresas, ou experiência no segmento são desejáveis para o empreendedor.Além disso, outros conhecimentos, habilidades e atitudes são importantes para auxiliar no desenvolvimento do negócio:- Habilidade de comunicação e convencimento;- Facilidade para falar em público;- Detalhamento, atenção e organização;- Persistência e determinação;- Liderança e trabalho em equipe;- Controle


rigoroso de qualidade;- Negociação. Além disso, é importanteque o empreendedor tenha aptidão para o negócio e vontadede aprender buscando informações em centros tecnológicos,cursos, livros e revistas especializadas ou junto a pessoas queatuam na área.É importante ressaltar que pesquisando eobservando seus concorrentes, conhecendo bem o gosto deseus clientes, o empreendedor conseguirá desenvolver novosprojetos e novos produtos para dilatar o seu mercadoconsumidor.

Bibliografia ComplementarLIVROS AVEDON, Don. Ged de A a Z – Tudo sobre

GED. São Paulo: CENADEM, 1999. 200p.CAVALCANTI, Marcos; VALLE, Rogerio; BALDAM, Roquemar. Ged - Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo: Érica.D’ALLEYRAND, Marc. Workflow em Sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Imagens. São Paulo: CENADEM, 1995. 112p.SCHANTZ, Hebert. Planejamento de Instalações para Sistemas de Processamento Eletrônico de Imagens de Documentos. São Paulo: CENADEM, 1995. 123 p.SILVA, Antonio Paulo de Andrade e (Editor). Processamento eletrônico de imagens: tecnologia e sistemas. São Paulo: CENADEM, 1993. 138p.SILVA, Rubens Ribeiro Gonçalves. Manual de Digitalização de Acervos. Salvador: EDUFBA.STARBIRD, Robert W; VILHAUER, Gerald C. Como tomar a decisão de implantar a tecnologia do gerenciamento eletrônico de documentos. São Paulo: CENADEM, 1997. 158p.STRINGHER, Ademar. Aspectos legais da documentação em meios micrográficos, digitais e eletrônicos. São Paulo: CENADEM, 2003. 242p. PERIÓDICOSRevista Digital de Biblioteconomia e Ciência da Informação:http://server01.bc.unicamp.br/seer/ojs/a...Document Managementhttp://www.docmanagement.com.brEmQuestãohttp://www.seer.ufrgs.br/index.php/EmQue...Prisma.comhttp://prisma.cetac.up.pt/ SITEShttp://www.empregabrasil.org.br/http://www.observatoriodaimprensa.com.br...http://www.printondemand.com.br/home.php


http://www.ged.net.br Acesso em 10 de julho de 2011http://sinarquivo.ning.com/ Acesso em 10 de julho de 2011http://www.digitalimaging.com.br/digitalimaging/pt/ Acesso em10 de julho de 2011 http://www.idoc.inf.br/ Acesso em 15 dejulho de 2011http://brazil.emc.com/products/category/sdk-driver.htm Acessoem 16 de julho de 2011http://pegntv.globo.com/Pegn/0,6993,LIR3... Acesso em 20 dejulho de 2011 http://www.digitalizacaodedocumentos.srv.br/Acesso em 20 de julho de 2011http://www.portalcorreio.com.br/noticias/matLer.asp?newsId=187755Acesso em 22 de julho de 2011http://itweb.com.br/voce-informa/digitalizacao-de-documentos-cresce-no-mercado-brasileiro/Acesso em 25 de julho de 2011http://www.abgd.org.br/AABGD/DadosdoSetor.aspx Acesso em25 de julho de 2011http://g1.globo.com/economia/pme/noticia/2011/07/empresario-cria-programa-para-agilizar-digitalizacao-de-documentos.htmlAcesso em 25 de julho de 2011 VÍDEOSGlobo Vídeos –Digitalização deDocumentos:http://video.globo.com/Videos/Player/Not...ITEC –Instituto de Tecnologia em Informática e Informação do EstadodeAlagoashttp://www.itec.al.gov.br/biblioteca-de-... YouTubehttp://br.youtube.com/watch?v=waJvZ3kEyT...http://br.youtube.com/watch?v=D8p9pNI45q...

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http://g1.globo.com/economia/pme/noticia/2011/07/empresario-cria-programa-para-agilizar-digitalizacao-de-documentos.html

digitalização de documentosobservatorio.sebraego.com.br/... · a reciclagem de papel é apenas um...

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