GUIA PREVENÇÃO DE PERDAS NO VAREJO 2

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Guia Prevenção de Perdas no Varejo

1. Introdução

2. Perdas

3. Gestão de Prevenção de Perdas

4. Auditorias Internas

5. Conclusão

6. Referências

ÍNDICE

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1. INTRODUÇÃO

Todo varejista sabe que as perdas impactam na redução dos lucros da empresa e os números nacionais não mentem.

Na 16ª Avaliação de Perdas nos Supermercados Brasileiros, realizada em 2016 pelo Departamento de Economia e Pesquisa da ABRAS (Associação Brasileira de Supermercados), em parceria com a Fundação Instituto de Administração (FIA/Provar), com 4.346 lojas participantes, o índice de perdas no faturamento líquido das lojas representa 2,26%, o equivalente a 7,14 bilhões de reais, sendo que o setor de FLV (frutas, legumes e verduras) é o mais afetado pelas perdas (6,80%), seguido por Padaria/Confeitaria (5,82%).

Nos varejos, os processos de compra, recebimento, armazenagem e exposição dos produtos são fundamentais para reduzir os números de quebra e ruptura, ou seja, prevenir as perdas. Por isso, o objetivo é trabalhar não somente no controle das perdas, mas principalmente na melhoria do desempenho operacional.

FLV

1°

2°

PerdasVarejo

R$7,14 Bi

6,8%

5,82%Padaria/

Confeitaria

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2. PERDAS

As perdas no varejo ocorrem por causas diversas: comerciais, administrativas, de produtividade, financeiras e operacionais, sendo esta última a mais representativa no volume total de perdas.

As perdas operacionais estão relacionadas a problemas de armazenamento, como temperatura e umidade, exposição, ou movimentação inadequada de produtos, falhas no recebimento de mercadorias e operação de check-out.

Com sistemas de monitoramento de temperatura e umidade, como o Agrisense da PariPassu, podemos solucionar os problemas de armazenamento e de temperatura e umidade.

Ruptura Quebra

Tipo de perda Comercial Operacional

Exposição na

gôndola

Faltam produtos Existem produtos não

conformes

Falhas relacionadas

Problemas com reposições

e entregas, embalagens

inadequadas

Exposição, acondicionamento

e inspeção de recebimento do

produto

Valor doproduto

Não reduz o valor do produto Reduz o valor do produto

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Ruptura

A ruptura - falta de produtos nas gôndolas - está normalmente relacionada com falha nas reposições e entregas de produtos pelos fornecedores ou com utilização de embalagens inadequadas para cada tipo de produto.

Para seu controle, é essencial diagnosticar a origem da falta dos produtos e quais são os PAR (produtos de alto risco).

A análise contínua dos estoques e vendas, organização do depósito e gestão dos fornecedores, pode auxiliar no controle da ruptura.

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O gráfico acima exemplifica bem essa situação. Note que são analisados dois clientes com comportamentos distintos: um deles - linha laranja - não realiza o controle de estoques,

enquanto que o outro - linha vermelha - acompanha este indicador.

Em um cenário fictício, onde ambos iniciam com um estoque e taxa de venda de produtos igual, ocorre um evento muito importante no dia 11: o cliente vermelho solicita aos seus fornecedores um reforço da mercadoria, porém

o cliente laranja não se atenta a este fato. Esse reforço ocorreu exatamente no chamando “Ponto de Pedido”¹.

O cliente laranja, por não ter clareza ou acompanhamento do período ideal para o Ponto de Pedido, sofre entre os dias 13 e 15 com a ruptura, pois não possui mais estoque disponível e deve aguardar o período mínimo para reabastecimento.

O cliente vermelho, por outro lado, manteve seus estoque atualizados e não sofreu com ruptura.

¹ Ponto de Pedido é o momento exato para pedir mercadorias sem que haja ruptura ou estoque em excesso. O cálculo do ponto de pedido leva em consideração o estoque atual, taxa de consumo e tempo para entrega da mercadoria nova.

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Esse exemplo nos leva a algumas análises e reflexões:

O domínio sobre a informação da taxa de consumo e estoque real, aliado a uma base de fornecedores desenvolvidos, reduz a chance de ruptura;

O não acompanhamento dos fatos acima demanda que o varejista faça pedidos com maior frequência, sem dimensionamento adequado e, geralmente, com preços mais altos devido à urgência da entrega;

A falta de clareza e previsibilidade de pedidos dificulta o desenvolvimento da relação e nível de qualidade dos fornecedores;

Estes indicadores, quando evoluídos, permitem que o nível de estoque seja reduzido, bem como o tempo de entrega também seja mais ágil, uma vez que o fornecedor tem clareza no padrão e período de pedido do varejista.

Permitir que o estoque atinja níveis mínimos para então perceber a ruptura, dificulta a observação das fontes de sua ocorrência. É importante comprar somente o suficiente para atender sua demanda de vendas.

Optar pela boa aparência da exposição na gôndola, sem quantidades expostas menores, porém com reposições mais frequentes, aliada a inventários periódicos e registros de movimentações do estoque são estratégias básicas para prevenção da ruptura.

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O gráfico abaixo representa o resultado de uma inspeção de recebimento de matéria-prima, onde foi quantificada a porcentagem de defeitos por fornecedor, possibilitando a avaliação da qualidade da matéria-prima.

Observe que o Fornecedor 2entregou produtos com a maior porcentagem de defeitos graves e isso impacta diretamente na quebra desse produto, que provavelmente não vai atingir a expectativa de vendas na gôndola.

Quebra

A quebra é uma perda operacional que geralmente está relacionada a problemas de pedido de mercadoria, inspeção de recebimento, movimentação e armazenamento, reposição e exposição do produto na gôndola. De forma prática, as quebras podem ser produtos fora das condições de consumo com prazos de validade expirados e deteriorados.

Veja algumas dicas de atitudes simples relacionadas aos processos e mercadorias, que podem te ajudar a reduzir perdas:

PROCESSOS: expor e revisar continuamente a exposição dos produtos, utilizar fundos falsos para grandes volumes, manter um programa de treinamento para os colaboradores;

MERCADORIAS: atenção à classificação e maturação dos produtos, embalar produtos maduros, recusar o recebimento de mercadorias com qualidade abaixo do exigido, armazenamento e empilhamentos adequados;

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{Veja no exemplo em que uma rede de supermercados começou a realizar inspeções de recebimento de seus produtos e acompanhar o seu volume de quebra.

Note que a medida que as notas de inspeções de qualidade no recebimento aumentam, o volume de quebra diminui. Este é o reflexo de uma maior atenção e detalhamento na avaliação do estado dos perecíveis em seu recebimento.

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3. GESTÃO DE PREVENÇÃO DE PERDAS

A Gestão de Risco e a Gestão da Qualidade são praticadas dentro das empresas de maneira complementares. Enquanto a Gestão da Qualidade está focada em atingir objetivos, visando a segurança do alimento e a qualidade, baseando-se em não-conformidades, a Gestão de Risco trabalha nos desafios que envolvem atingir esses objetivos, verificando as probabilidades e consequências do impacto dos riscos no objetivo final, aumentando a chance de assertividade.

Gestão de Prevenção de Perdas é o conjunto de ações coordenadas para identificar, analisar, avaliar e tratar riscos de uma forma que permita que a empresa atue de forma preventiva, antecipando ações para prevenir ameaças e potencializar oportunidades. Permite o conhecimento dos riscos aos quais os varejos estão expostos, através de uma análise do ambiente externo e interno e nos aspectos estratégicos, operacionais e financeiros.

Uma Gestão de Riscos de forma estruturada auxilia a Gestão da Qualidade ser mais valorizada como área estratégica e essencial para o sucesso das organizações.

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Passo a Passo da Prevenção

Para evitar as perdas e não perder dinheiro, é preciso inspecionar e monitorar constantemente os processos que ocorrem nos varejos.

A prevenção inicia no recebimento dos produtos, caminhando para a abertura da loja, com a avaliação dos setores, verificando as possíveis perdas, controlando as temperaturas das gôndolas e integridade dos produtos e encerrando no fechamento da loja.

1º Passo: Inspeção de Recebimento de Produto

Tudo se inicia no recebimento dos produtos dos fornecedores. Por isso, é imprescindível a utilização de fichas técnicas específicas para cada tipo de produto, que permitem checar parâmetros de qualidade.

Esta etapa é importante para avaliar a qualidade dos

produtos a fim de garantir que apenas os produtos em alinhamento com as fichas técnicas sejam recebidos. Produtos dentro do padrão esperado pelo varejo tem menor chance de quebra em gôndolas.

Uma Gestão de Riscos de forma estruturada auxilia a Gestão da Qualidade ser mais valorizada como área estratégica e essencial para o sucesso das organizações.

O aplicativo CLICQ pode ser a solução para isso, auxiliando a gestão com checklists e fichas técnicas que dão são fundamentais para um constante monitoramento tanto dos riscos quanto da qualidade.

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Além da inspeção de recebimento dos produtos, é importante quantificar o volume de mercadorias descartados após a compra, mantendo critérios para a qualificação dos fornecedores.

Observe, neste exemplo, os fornecedores que apresentaram menor índice de aproveitamento, tiveram grande parte do volume de produtos descartados. Isso poderia ter sido minimizado com a inspeção de recebimento, utilizando as fichas técnicas.

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2º Passo: Auditoria de Loja

É preciso avaliar cada setor do supermercado para saber onde há problemas que podem causar quebra ou ruptura, acompanhando uma tendência de desempenho.

Os números em vermelho indicam os setores que possuem pontos de melhoria, logo medidas corretivas precisam ser tomadas.

As inspeções são realizadas através de check lists (questionários) específicos para cada setor. Na tabela podemos observar um exemplo de desempenho comparativo de cada setor:

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O cálculo da nota é realizado de acordo com as respostas do questionário de inspeção, como mostra este exemplo de um questionário de Auditoria de Loja do setor de hortifruti.

No app CLICQ você encontra diversos padrões de Check Lists para diferentes setores de um supermercado.

A partir da nota do questionário, foi possível acompanhar o desenvolvimento do setor individualmente ao longo do tempo, o que indica os pontos em que são necessárias ações de melhoria, uma vez que a nota mínima estabelecida não foi atendida no mês de abril.

Nesses casos de não conformidades é interessante utilizar artifícios que possam motivar os diferentes setores a quererem melhorar, como por exemplo, oferecer recompensas e premiações para aqueles que tiverem as melhores notas e conseguirem cumprir com as ações corretivas no prazo.

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3º Passo: Avaliação das Gôndolas e Produtos

As gôndolas são a vitrine de consumo para os clientes. Sua exposição irá instigar a compra dos produtos pelo consumidor.

No caso de alimentos que necessitam da cadeia de frio, é imprescindível o monitoramento da temperatura. Além disso, outras informações como a data de validade e o preço precisam ser avaliados.

Prateleiras desorganizadas ou com produtos fora da validade e com qualidade comprometida, como amassados, sobram nas gôndolas, aumentando o índice de ruptura.

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Os questionários auxiliam na verificação desses fatores. Ao lado temos um check list de verificação de câmara fria e de Auditoria de Loja para mercearia que avaliam se a temperatura da câmara está conforme ou se a placa das ofertas estão com as datas de validade.

Você sabia que entre os tipos de perdas, os produtos com validade vencida representam 17,81% do total?*

O monitoramento de temperatura e umidade dentro das lojas é essencial para evitar quebras em produtos de alto valor agregado (por exemplo, carnes e sorvetes), que podem gerar elevados prejuízos em um curto espaço de tempo.

Este monitoramento é mais eficiente e preciso com o uso de sistemas automatizados como o Agrisense que monitora a temperatura e umidade notificando toda variação do ambiente. Veja ao lado como funciona.

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Sensores monitorame enviam dados para

servidor seguro

COMO FUNCIONA

Receba alertas no celular e acesse o desempenho

(gráfico e tabelas)no desktop.

Acompanhamento técnicopara implantação.

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4º Passo: Prevenção de Perdas

Muitos varejos também aplicam questionários específicos para a Prevenção de Perdas, que avaliam fatores como: controle de temperatura dos equipamentos refrigerados; auditoria de devolução de mercadorias pelos clientes; controles de segurança patrimonial e se existem ativos não localizados na loja sem nota fiscal de saída. Ou seja, além de avaliar a exposição dos produtos e a organização da loja, também são verificadas as questões financeiras e administrativas.

Veja ao lado um

modelo de check

list da solução

CLICQ onde é

possível checar se foi

realizado auditorias

de devolução de

mercadorias por

clientes; ou auditoria

de cupons fiscais.

As notas dos questionários permitem acompanhar o desempenho de cada loja separadamente, o que possibilita a análise de qual loja obteve o melhor e pior desempenho. Por exemplo, neste gráfico a Loja 05, comparativamente, precisa de atenção e ações corretivas quanto à prevenção de perdas.

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5º Passo: Fechamento de Loja

Por fim, outra etapa que merece atenção é o fechamento de loja.

Todos os setores devem ser avaliados para checar seu proveito ao longo do dia e aptidão para atendimento ao público na abertura da loja no dia seguinte.

A coleta de informações simples realizada com o intuito manter a ordem, com por exemplo: se as luzes foram apagadas, se os carrinhos e cestinhas foram cadeados e se o piso da loja foi limpo.

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4. AUDITORIAS INTERNAS

Sob a ótica da Gestão de Prevenção de Perdas, surge a importância de mensurar, controlar e avaliá-las e, com isso, surge a necessidade de implantação de estruturas ligadas aos controles internos para prevenção.

As Auditorias Internas cumprem esse papel apontando as vulnerabilidades e pontos críticos não tratados.

Diferente das Auditorias Externas, as Auditorias Internas serão conduzidas por funcionários da empresa para atender, desenvolver e aperfeiçoar políticas e normas internas.

O auditor deve ser preferencialmente independente da área auditada e subordinado aos interesses da alta direção.

Auditorias apoiam as lideranças varejo a atingirem objetivos estratégicos e operacionais,

Auditoria Interna Auditoria Externa

Auditor Realizada por funcionário da empresa Contratação de profissional independente profependente

Objetivo Atender necessidades da administração Atender necessidades de terceiros

Revisão dasOperações

Aperfeiçoar e induzir cumprimento de políticas e

normas

Determinar conformidade com padrões externos

Divisão do Trabalho Áreas operacionais X Responsabilidade administrativa Áreas operacionais X Responsabilidade administrativa

Preocupções Detecção e prevenção de riscos Detecção e prevenção de fraudes

Independência Auditor independente do setor auditado Auditor independente da empresa auditada

Frequência Revisão contínua Periodicidade definida

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baseadas na avaliação da conformidade das atividades internas em relação a resoluções, legislações e políticas internas. As Auditorias Internas validam e revisam a eficácia de procedimentos contábeis, financeiros e operacionais.

A garantia do cumprimento de normas, planos de ação, procedimentos e métodos de prevenção de perdas, além da certificação da confiabilidade de informações e dados contábeis são o sustento de Auditorias Internas confiáveis.

Pelo seu compromisso com a independência entre as áreas a serem auditadas, as Auditorias Internas não

tem o papel de estabelecer novos procedimentos ou escriturar registros, mas sim o de demonstrar e mensurar os problemas e oferecer soluções através de Planos de Ação e medidas corretivas e preventivas. Como comentado anteriormente, os resultados obtidos nas auditorias podem

ser utilizados para premiar e incentivar os setores, reforçando a cultura de prevenção de perdas dentro do varejo, passando do nível gerencial para o operacional.

O app CLICQ permite a criação de planos de ação personalizados com envio automático para o responsável.

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5. CONCLUSÃO

É evidente que as perdas são um ponto crítico para os supermercados. O que pode diferenciar o seu negócio da concorrência, é justamente entender as fontes dessas perdas, principalmente, ser capaz de quantificar o que elas significam financeiramente e na imagem da sua empresa.

Faça uma reflexão: se alguém te perguntasse hoje, nesse exato momento, você saberia responder quanto dinheiro desperdiçou devido às perdas?

Se as falhas operacionais são as maiores responsáveis pelas perdas do seu negócio, o que fazer para controlá-las?

Se a sua resposta foi “sim”, é importante ter um controle automatizado e de acesso rápido a essas informações, para que esses dados se transformem em indicadores reais que te

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ajudam a enxergar qual caminho seguir para prevenir estas perdas. Caso tenha respondido “não”, comece logo a estruturar um processo de verificação para controlar e mensurar as perdas. Dê preferência à automação para ganhar tempo e obter resultados rápidos.

As principais redes varejistas realizam inspeções para prevenção de perdas por perceberem o impacto que elas têm na rentabilidade e sucesso do negócio.

Embora algumas empresas ainda adotem estes procedimentos em papel, elas sabem a importância deste monitoramento nos resultados. Porém, com automação, o varejo ganha eficiência na coleta de dados e pode focar esforços nas análises e ações para minimizar os riscos de perdas.

Se o papel não está dando certo, porque não inovar? Deixe de lado as velhas pranchetas e planilhas, adote sistemas automatizados que permitem obter, mensurar e avaliar os resultados de forma mas eficaz.

Você está esperando o quê?

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6. REFERÊNCIAS

OSAWA, ANDERON. Matéria Supermercado Moderno – Como medir a ruptura (participação Anderson Ozawa). Disponível em: http://prevencaodeperdasbrasil.com.br/materia-supermercado-moderno-como-medir-a-ruptura-participacao-anderson-ozawa/

SANTOS, CARLOS EDUARDO. Gestão de Risco x Prevenção de Perdas e Auditorias no Varejo Dsiponível em: http://www.prevenirperdas.com.br/conteudo/noticias/item/297-gestao-de-riscos-x-prevencao-de-perdas-e-auditoria-no-varejo.html

ABRAS. Apresentação dos dados da 16ª Avaliação de Perdas nos Supermercados Brasileiros, 2016. Disponível em: http://www.abrasnet.com.br/pdf/forum_perdas_2016.pdf

LANDI, CARLOS. A Importância da Auditoria Interna. Disponível em: http://www.prevenirperdas.com.br/conteudo/noticias/item/294-a-importancia-da-auditoria-interna.html

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