desenvolvimento de uma metodologia para o monitoramento
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Desenvolvimento de uma metodologia para o monitoramento
sistemático das empresas incubadas do programa de incubação de
empresas de base tecnológica do Instituto de Tecnologia de
Pernambuco.
Amanda dos Santos Galindo1
José Geraldo Pimentel Neto2
Geraldo de Magela Souza Catão3
José Augusto Menezes de Santana4
Ederson Rodrigues de Melo5
1Graduada em Engenharia Química e Mestre em Engenharia Mecânica pela UFPE. Especialista em
Análise de Risco pela Petrobrás. Assessora Técnica no Núcleo de Inovação Tecnológica (NIT) do ITEP –
Av. Prof. Luís Freire, 700, Cidade Universitária. Recife-PE. (81) 3183-4381.
[email protected]. 2Graduado e Mestre em Geografia pela UFPE. Doutorando em Desenvolvimento pela UFPE.
Coordenador do NIT do ITEP. [email protected]. 3Graduado em Engenharia civil pela UFPE. Especialista em Quality control for American Society.
Gerente do Programa da INCUBATEP do ITEP. [email protected] 4Graduado em Geografia pela Universidade Federal de Pernambuco. Assessor Técnico da INCUBATEP
do ITEP. [email protected]. 5 Graduado em Administração e Especialista em Gestão empresarial pela Uninassau. Coordenador da
INCUBATEP do [email protected].
Resumo
O Instituto de tecnologia de Pernambuco (ITEP) possui a incumbência de monitorar
quatro incubadoras de base tecnológica, localizadas nos Arranjos Produtivos Locais –
APL’s – do estado, sendo eles: confecção e moda de Caruaru, caprinovinocultura em
Serra Talhada, fruticultura e vitivinicultura em Petrolina e a Região Metropolitana de
Recife. O Itep gerencia respectivamente as seguintes incubadoras nos APL’s citados:
ITAC, Incubadora do Pajeú, INVASF e INCUBATEP. Devido à impossibilidade de
realizar visitas constantes em todas as incubadoras, ocasionada primordialmente por
cortes de eficientização monetária, estruturou-se uma metodologia que monitora tanto
as incubadoras quanto as empresas nelas incubadas, proporcionando, além disso, a
padronização da estrutura gerencial. A metodologia baseia-se nos cinco eixos
estabelecidos pelo Centro de Referência para Apoio de Novos Empreendimentos
(CERNE) – Gestão, Capital, Tecnologia, Mercado e Empreendedor. Consiste na
aplicação periódica de formulários de avaliação dos incubados e rondas sistematizadas a
serem executadas pelas incubadoras a fim de corroborar a boa conservação das
estruturas físicas bem como o bom relacionamento com as empresas nelas incubadas.
Constitui-se por 4 subsistemas de coleta de dados dos formulários e rondas de
avaliações dos incubados, sendo cada subsistema correspondente a uma das
incubadoras, além disso, possui uma planilha central que compila todos os dados,
possibilitando monitorar o desenvolvimento de todas as empresas incubadas, analisando
ao mesmo tempo o grau de maturidade das incubadas e o grau de gerenciamento das
incubadoras. Os formulários são preenchidos na plataforma do Google forms. As rondas
consistem em check-lists físicos a serem preenchidos no momento da visita do gerente
local da incubadora aos incubados. Todos os resultados devem ser atualizados nos
subsistemas e monitorados no sistema central, permitindo uma análise crítica geral para
a melhoria contínua do processo. Embora o sistema encontre-se ainda em fase de
implementação geral, os formulários já preenchidos pelos incubados tem possibilitado
aos coordenadores locais um papel bem mais ativo na percepção dos pontos de melhoria
que precisam ser trabalhados nas empresas incubadas e assim, já têm gerado a
requisição de cursos orientados a suprir as lacunas no desenvolvimento das empresas.
As limitações práticas se devem especialmente àquelas apresentadas na ferramenta
disponibilizada pelo Google forms, que limita, por exemplo, a impressão individual de
respostas do formulário. Toda ferramenta que possibilite o aprimoramento do processo
de incubação de empresas e de desenvolvimento das mesmas contribui para colocação
destas no mercado e consequentemente para maior movimentação de capital e geração
de empregos, impactando diretamente na sociedade. Como aspectos originais do
trabalho aponta-se que se trata não só de um sistema de monitoramento das empresas
incubadas, mas também de várias incubadoras ao mesmo tempo, tornando a
problemática mais complexa, porém possibilitando uma troca mútua de experiências
que possibilita uma melhoria multiestrutural consistente e promissora.
Palavras chave: Incubadora, gerenciamento de sistema de incubação, empresa de base
tecnológica, grau de maturidade, CERNE.
Introdução
Quando se trata do monitoramento das empresas incubadas, aspecto tratado na
implementação do CERNE 1, que foca no processo de incubação e desenvolvimento
dos empreendimentos, uma das dificuldades encontradas pela incubadora é a
segmentação dos dados a respeito dos incubados, dos graduados, das atividades de
acompanhamento, entre outras, que estão sendo desenvolvidas isoladamente ou em
pequenos grupos que compõem a equipe da incubadora.
Sistemas como o Macropus, desempenham eficientemente o papel de tutoria
quanto à evolução da incubadora e o arquivamento de materiais, porém, sentiu-se a
necessidade de haver cadastramento para ações mais pontuais. Para tanto, criou-se o
SISMEP/ITEP (Sistema de Monitoramento de Empresas Incubadas do ITEP),
formatado em Google Docs, capaz de ser acessado e editado por todos da equipe, a fim
de que as informações sobre dados e ações executadas com cada empresa incubada
fossem claramente transmitidas sem a necessidade de arcar com custos de instalações de
uma rede de acesso remoto.
Este trabalho consiste na descrição de uma série de boas práticas que
proporcionaram a criação de uma organização sistemática de dados e facilitaram o
trabalho conjunto da equipe que compõe a incubadora de empresas do Instituto de
Tecnologia de Pernambuco - ITEP. A figura 1 esquematiza o procedimento geral de
dados. O Sistema Subdivide-se em quatro segmentos, cada um dos quais,
correspondentes a uma das incubadoras do ITEP.
Figura 1: Funcionamento do Sistema SISMEP/ITEP
Desenvolvimento
Inicialmente, o SISMEP/ITEP foi implementado apenas na unidade de Recife, a
fim de servir de modelo de implementação das demais incubadoras atreladas. A figura 2
interface inicial.
Figura 2: Interface primária.
O sistema subdivide-se em 10 seções:
1. Incubados
Possui dados de todas as empresas, inclusive das já graduadas, como
responsável, contato, data de entrada da empresa na incubadora, status (pré, pós ou
incubada), ainda, há um alerta que é ativado quando determinada empresa precisa de
reavaliação de seu status devido ao tempo de permanência na incubadora. A figura 3
expõe formato da planilha.
Figura 3: Planilha com dados das empresas.
2. Monitoramento
Gráficos de dados por empresa, como faturamento médio e número de clientes.
Estes dados devem sempre ser monitorados para análise do desenvolvimento da
empresa semestre a semestre, conforme figura 4.
Figura 4: Monitoramento semestral das empresas.
3. PI-NIT
Contém marcas e patentes monitoradas pelo Núcleo de Inovação Tecnológica
atrelado à incubadora, cuja planilha é apresentada na figura 5.
Figura 5: Planilha de monitoramento NIT.
4. Treinamentos
Agenda (Figura 6) de treinamentos realizados ao longo do ano, sendo eles
internos ou externos, com a listagem dos participantes.
Figura 6: Agenda de treinamentos.
5. Ações
A planilha de monitoramento permitiu a organização das ações geradas por meio
de diversas entradas, como rondas, visitas às empresas, reclamações das próprias
empresas ou externas, a respeito de manutenções na estrutura, necessidade de auxílio
em uma etapa do processo, solicitações, entre outros.
Uma vez cadastradas, é dado um prazo às ações e estabelecido um responsável
pela execução, passado o prazo, o status muda de “No prazo”, em verde para “Fora do
prazo”, em vermelho, facilitando a visualização das ações emergenciais, conforme
apresentado na figura 7.
Figura 7: Monitoramento das ações de suporte aos incubados.
6. Gráficos das ações
A figura 8 expressa a porcentagem de execução das ações geradas, desta forma,
o ideal é que sempre se supere a meta de execução de pelo menos 80% das ações
geradas mensalmente.
Figura 8: % das ações corretivas resolvidas no prazo.
7. Rondas
As rondas consistem em check-lists a serem preenchidos toda vez que se visita
determinada empresa incubada (bimestralmente), a fim de que sejam observados os
vários aspectos que permitem determinar seu atual estado de evolução. É uma entrevista
com 20 perguntas, feita por um representante da incubadora a um representante da
empresa, onde são analisados desde aspectos de estrutura física e financeira da empresa
até aspectos de convivência com os demais colaboradores e o andamento do projeto.
É concedida uma nota de 0 a 10, proporcional ao número de respostas positivas,
conforme verifica-se na figura 9. Desta forma, pode-se constatar se a empresa tem
evoluído ao longo dos meses de avaliação.
Figura 9: Quantitativo e pontuação das Rondas realizadas.
8. Salas
A seção “Salas” permite visualizar quais as salas encontram-se ocupadas e por
quais empresas. Permite também acesso a um banco de dados com todos os móveis e
acessórios que pertencem ao patrimônio da sala, conforme figura 10.
Figura 10: Descrição de ocupação de salas.
9. Formulários
Os formulários consistem em um método de avaliação semestral em formato de
questionário, com 74 perguntas, que analisam os aspectos das empresas em todos os
eixos do CERNE. A figura 11 contém a página inicial do formulário de avaliação das
empresas.
Figura 11: Formulário de avaliação de empresas.
10. Nossa equipe
A última seção trata da apresentação da equipe (figura 12).
Figura 12: Equipe: contato e apresentação.
Conclusão
A ferramenta tem tornado a equipe mais homogênea quanto às informações
sobre as ocorrências geradas, eficientizando e agilizando a execução das tarefas, já que
as ações, uma vez cadastradas, passam a ser de conhecimento de todos e geram
cobranças entre os membros para cumprimento das metas de execução.
Referências
Cento de Referência para Apoio a Novos Empreendimentos (CERNE). Manual de
Implementação, Cerne 1 e 2. 2015.
Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). ISO 9001:2008. NORMA
BRASILEIRA. Sistema de gestão da qualidade – Requisitos. 2ª Edição, 2008.