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Curso Office 2007

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Sumário

INTRODUÇÃO ............................................................................................................................. 3

POWERPOINT ............................................................................................................................. 5

VISUAL POWERPOINT ................................. .............................................................................. 5

COMO ELABORAR UMA APRESENTAÇÃO? ................... ......................................................... 7

SLIDE IMPORTANTES ................................. ............................................................................... 7

SLIDE MESTRE ........................................................................................................................... 8

PERGUNTAS? ........................................ ..................................................................................... 16

DICAS RESUMIDAS ................................... ................................................................................. 17

CORES ......................................................................................................................................... 18

QUAL COR UTILIZAR? ................................ ............................................................................... 18

UMA OUTRA VISÃO SOBRE CORES. ...................... .................................................................. 22

MODO DE TRABALHO .................................. .............................................................................. 23

TEMPLATES OU ESTILOS OU MODELO DESIGN ............. ....................................................... 25

A PARTIR DO WORD .................................. ................................................................................ 26

SEGURANÇA ......................................... ...................................................................................... 27

DESENHOS .................................................................................................................................. 27

ACRESCENTANDO NOVOS RECURSOS E ELEMENTOS .......... .............................................. 30

TRANSIÇÃO ......................................... ....................................................................................... 30

VEJA TUDO DE UMA VEZ .............................. ............................................................................ 30

ALGUNS SEGREDOS DO POWERPOINT 2007 ................ ......................................................... 31

ARQUIVOS PEQUENOS .............................................................................................................. 31

CRIE GRÁFICOS PERSONALIZADOS ...................... ................................................................. 31

AUMENTE E DIMINUA ................................. ................................................................................ 31

CONCLUSÃO ......................................... ...................................................................................... 32

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Introdução O produto Microsoft Office tem incontáveis recursos para auxiliar o usuário

no seu dia-a-dia, mas muitos destes são desconhecidos pela maioria, não permitindo o ganho de tempo e qualidade. Infelizmente o hábito de ler, manuais e “helps” (ajuda) dos produtos, não faz parte da vida das pessoas.

Quase todos os recursos que serão apresentados foram aprendidos com o uso do menu ajuda (ou tecla F1) e alguns em pesquisas na Internet.

Fazer uso do menu ajuda no primeiro momento pode parecer contra producente, mas ao longo do tempo altera bastante o seu ritmo de produção. Você não precisa pesquisar tudo de uma única vez, faça de acordo com seu uso.

Outra ponto importante é a criatividade, muitos tópicos que aparentemente não têm solução, podem ser resolvidos através de algum recurso.

O pacote normal do Microsoft Office 2007 é constituído dos seguintes produtos:

• Access. Banco de dados; • Excel. Planilha eletrônica; • InfoPath. Elaborador de formulário e

coleta de dados unificados; • Publisher. Permite a elaboração de

publicações de diversos tipos; • PowerPoint. Sistema de

apresentação; • Word. Editor de texto. Este trabalho se refere à três produtos, Word, Excel e PowerPoint. Os mais

populares dentro da UFMS. Além destes produtos existem outros que podem ser agregados ao pacote,

como por exemplo o Project, elaborador e controlador de projetos; FrontPage, elaborador de páginas para Internet e outros. Estes são adquiridos separadamente.

O grande diferencial da versão 2003 e 2007 está na disposição da barra de ferramenta. A 2007 tem uma nova organização e alguns recursos a mais. Porém, se você observar com calma, verá que tudo está lá, só que de outra forma.

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O concorrente do pacote Office (MS-OFFICE1) é o aplicativo livre2 OpenOffice, com versão em português.

Central de treinamento PowerPoint 2007: https://support.office.com/pt-

BR/search/results?Lcid=1046&Query=treinamento+%22powerpoint+2007%22 http://office.microsoft.com/pt-br/training/CR061832731046.aspx https://support.office.com/pt-

BR/search/results?query=power%20point%202007&lcid=1046

1 Software proprietário, pago pelo usuário cada cópia utilizada. 2 Software livre, gratuito.

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PowerPoint 3 O PowerPoint, assim como o Word e o Excel, ficando apenas nos aplicativos

mais usados, aceita os mesmos comandos básicos de edição. Inserir, copiar, mover e apagar qualquer elemento de uma apresentação são ações feitas de forma similar ao que se faz um arquivo de textos.

Este permite criar apresentações de slides4 dinâmicas e de forma mais rápida. Este programa possibilita a inserção de figuras, gráficos, trilha sonora, voz, links para Internet, textos e a apresentação sem a interferência humana.

Para apresentação você precisará de um computador, com sistema de multimídia instalado, casa haja necessidade de uso de trilhas sonoras ou filmes e um sistema de projeção, também conhecido como data show.

Outro recursos extra é a conversão da apresentação em filme que pode ser apresentado via DVD + TV. Na realidade é um programa que converte o arquivo do PowerPoint em DVD. Existem alguns pagos e outros gratuitos, com mais ou menos recursos.

Visual PowerPoint O novo visual do PP 2007 que difere do 2003, está no menu abaixo. Já com

relação aos posteriores o diferencial está nos recurso, mais estilos, maior número de opções relacionados a exemplos e sugestões.. Vou fazer um rápido resumo nas partes destes menus. O primeiro a ser aberto é o “Início”. Para melhor aproveitamento aconselho o acompanhamento sempre com o PowerPoint aberto.

Se você passar o mouse por cima das opções poderá ser mostrada uma prévia resumo da mesma. Naquelas que existir uma seta para baixo ou para baixo a direita indica que tem mais opções.

O segundo menu é o “Inserir”

3 A pronúncia da expressão PowerPoint é “pauer pointe”. 4 A pronúncia da palavra slide é “islaide”.

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O terceiro é o Design

O quarto é o Animações

O quinto refere-se a Apresentações de Slides

O sexto é o Revisão

O sétimo é o Exibição

Normalmente este é o último menus, caso não utilize o menu para

Desenvolvedores, muito avançado para o atual nível deste encontro. O outro menu para o caso que esteja utilizando o PDF Creator Architect 3, que não é o caso.

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Como elaborar uma apresentação? 5 Cada apresentação deve ser encarada como única e esta começa bem

antes de abrir o aplicativo PPT6. O planejamento é fundamental, é nele que você vai expor qual a mensagem que se quer passar, para quem e o local. Para iniciar é bom que seja construído um roteiro.

No roteiro você vai colocar o que vai acontecer a cada minuto em função do que se quer transmitir como mensagem. A mensagem deve estar muito bem clara, para tal procure tem acesso a todas informações necessárias, como dados, textos, tabelas, gráficos, imagens, vídeos, áudios e links da Web. Organize priorizando os assuntos e ordene-os de forma que todos que estão assistindo entendam o que quer. Não fique tentado a colocar tudo, principalmente alguns slides que não acrescentarão muito, e adiantar informações que serão explicadas a frente.

É de fundamental importância conhecer o seu público previamente e se é heterogêneo, com pessoas que desconhecem o assunto. Estas providências permitirão construir o roteiro e saber o que pode ou não pode ser utilizado.

Slide importantes Alguns slides são importantes, como o de abertura e fechamento, pois o

primeiro impacto pode despertar mais interesse e o último é a sua última impressão da apresentação. Dependendo do público alvo pode-se abrir e fechar com impacto ou ser mais amistoso. Planeje antes, critique muito e se for o caso convide duas pessoas com perfil semelhante e apresente, solicitando críticas.

Já na parte operacional, um slide importante é o mestre. Nele você configura como vai ficar todos os slides, poupando seu trabalho. Vamos apresentar este antes dos outros para o melhor entendimento do roteiro.

Observação importante, não há exigência nenhuma que diga da necessidade de criação ou utilização do slide mestre, mas para você não se perder e manter o foco no conteúdo da apresentação, sugiro a criação, vai te poupar tempo e dor de cabeça.

O Powerpoint é um produto muito atraente, pelo diversos recursos. Contudo, isto pode fazer com que se perca. Se estiver numa fase experimental, aí vale tudo. Bom divertimento.

5 Para elaboração desta parte foi utilizada a minha experiência de mais de 15 anos de apresentações com PowerPoint e o site (http://pcworld.uol.com.br/dicas/2008/08/28/14-dicas-para-construir-uma-boa-apresentacao-em-powerpoint). Nando Rodrigues, editor da PC World - 28/08/2008 6 Abreviatura de PowerPoint.

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Slide Mestre

Você planejou e definiu como vai ser a apresentação. Você chegou a conclusão que vai utilizar um slide padronizado com determinado estilo, criado por você ou importado do ppoint. Então para que não fique formatando cada slide, cria-se um slide mestre, que será referência para todos os slides, que está no menu Exibição. Contudo nada impede de você colocar determinados slides com formatos diferentes.

Ao clicar em slide mestra a tela acima será apresentada com as diversas

opções do lado esquerdo. Você pode selecionar qualquer uma delas para diferentes situações de slides.

Ainda pode selecionar se deseja colocar uma figura, logo, cores e outras no fundo. Sempre lembrando que quanto mais coisas acrescentar mais pesado e demorando pode ficar a aparição do slide na tela.

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Como exemplo, escolhi cores para o fundo da apresentação:

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Quando for aberto o slide mestre o novo design estará junto. Veja abaixo:

Para fechar o slide mestre clique onde está indicando a seta acima. O que deve ser feito é formatar o estilo, ou seja, tamanho, formato, tipo de

letra que serão utilizados para cada linha a ser escrita no slide. Além disto, permite colocar outras informações como data/hora, no rodapé pode-se escrever alguma mensagem permanente ou até o nome do palestrante, o número do slide. Você também pode utilizar para incluir o fundo com ou sem figura. Caso não tenha nenhuma idéia, pode-se fazer uso de sugestões pré-prontas que acompanha o PPoint, chamado de design do slide. Para tal, click com o botão direito na área do slide, no caso mestre, selecione design do slide e alguns exemplos aparecerão no lado direito da tela. Você ainda pode buscar mais no site da Microsoft, http://office.microsoft.com/pt-br/templates/CT101172621046.aspx?Origin=EC010172871046&CTT=6&av=ZPP, ou na Internet.

Estes já foram chamados de templates.

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Você tem ainda em design do slide, como pode ser notado na figura acima

opção de selecionar esquemas de cores e esquemas de animação.

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O esquema de transição, quando um slide passa de um para outro, pode ser sem transição ou com. Algumas estão abaixo.

Parando o mouse em cima da figura de transição, uma simulação será

mostrada. Você pode selecionar diversas transições para a mesma apresentação, mas aconselho não abusar.

Tudo depende da sua criatividade. Mais uma vez, tome cuidado, isto aparecerá em todos os slides criados a partir do slide mestre.

Com o entendimento do slide mestre, é interessante entender o roteiro. O que vai ser passado aqui é uma estrutura de uso geral, mas lembre-se, cada caso de ser visto de forma particular e dependente também da sua criatividade.

Estrutura de uma apresentação:

Apresente-se Sumário da apresentação Desenvolvimento Ortografia e Gramática Conclusões ou Considerações finais Perguntas

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Elementos a serem observados

Design do slide Fontes (tipo e cores) Cores e o contraste Animações Fundo (cores, imagens, etc.) Gráficos Ortografia e Gramática Formatos de salvamento (ppt e pps)

Apresente-se: É importante se apresentar rapidamente, com informações que permita ao

público justificar a sua presença. Lembre-se isto não é uma apresentação de curriculun vitae e nem uma seção de marketing.

Sumário:

Faça nos seus dois primeiros slides um sumário da sua apresentação (ex.:

slide prévio). Coloque somente os pontos principais neste slide. Siga a ordem deste sumário para dirigir a sua apresentação.

Ex: Use os títulos dos slides como ponto principal

Um bom slide... Uso de 1 slide por minuto de sua apresentação, dependendo da quantidade

de informação de cada slide. As sentenças são apresentadas na forma de tópicos - evite sentenças completas.

Incluir no máximo até 5 pontos por slide. Mais uma vez, não fique tentado a escrever

tudo no slide. Se está preocupado em esquecer algo, escreva na parte fora do slide, área de texto e imprima;

Evite verbosidade: use somente palavras-chave e frases sucintas; Se necessário mostre um ponto por vez: Ajudará a plateia a prestar atenção no que você está dizendo. Existem recursos de

apresentação de uma informação por vez; Prevenir a leitura prévia de tudo pela plateia, isto ajudará você a manter o foco da

apresentação; Use pelo menos uma fonte de 18 pontos de tamanho; Use fontes de tamanho diferentes para pontos principais e pontos secundários: Fonte para o texto pode ser 20 pontos, a fonte de ponto principal é de 24 pontos, e a

fonte de título é de 40 pontos. Use preferencialmente fonte comuns como Times New Roman, Arial, Tahoma e

Verdana.

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Caso deseje ficar sempre focado e não se perder, você pode utilizar a área

para anotações, indicada pela seta e depois poderá ser impresso todos os slides com as devidas anotações, para uso do apresentador.

Um slide ruim…

Esta página contém muitas palavras para um slide de apresentação. Não está escrito em forma de tópicos, sendo difícil para ambos, para seu público ler e para você apresentar cada ponto. Embora existam menos tópicos neste slide em relação ao anterior, compreender é muito mais complicado. Em resumo, seu público gastará tempo demais tentando ler este parágrafo ao invés de escutar você.

Animações:

Não use animações distraiam a atenção; Não ultrapasse as margens com a animação;

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Seja consistente com a animação que você usa.

Conclusão de suma importância:

Concluindo a apresentação Use um slide de conclusão para: Resumir os pontos principais de sua apresentação; Sugerir caminhos futuros de pesquisa/discussão; Use uma conclusão efetiva e forte Seu público provavelmente lembrará de suas últimas

palavras.

Critique seus slides antes da apresentação e cuidado com as repetições, do CTRL+C e CTRL+V:

Transições e efeitos devem enfatizar as idéias e não saturar o público; Ex.: som, imagem, música aumentam o interesse do público, mas não exagere! Defina um intervalo entre as apresentações; Analise do visual da apresentação. Transições e efeitos devem enfatizar as idéias e não saturar o público; Ex.: som, imagem, música aumentam o interesse do público, mas não exagere! Defina um intervalo entre as apresentações; Analise do visual da apresentação. Termine sua apresentação com um slide para questões simples: Convide sua platéia para fazer perguntas; Provenha um apelo visual no período de perguntas; Evite terminar uma apresentação repentinamente.

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Perguntas?

Eleja um desenho, figura ou ícone para esta fase. Todos que olharem para a projeção saberão em que momento a apresentação se encontra. Esta deve suscitar, instigar novas questões. Um exemplo pode ser a figura abaixo, mas cuidado, alguns podem achar muito infantil. Lembre-se do público alvo.

Terminar é tão importante ou mais do que começar. A conclusão deve forte,

resumindo a importância da mensagem principal da apresentação, deve instigar novos trabalhos, trazer reflexões e fazer com que a plateia forme uma opinião se possível favorável a sua ideia. Então, não se esqueça de encerrar a apresentação.

Após o encerramento coloque informações suas para que os interessados entrem em contato com você, pode ser um cartão de visitas, endereços de blogs, acompanhado de um agradecimento.

Numa apresentação você pode liberar as perguntas em dois momentos, durante ou ao final das mesmas.

Acho que ao final você tem a chance de não se perder e extrapolar o tempo determinado. Mas ao meu ver é mais proveitoso, pois mantém a plateia sempre ligada e o assunto em dia. Já ao final, a não ser que a plateia seja bem organizada e foi distribuído papel para anotação, se possível com os slides e algo para escrever, caneta ou lápis, pode ser uma boa opção.

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Dicas Resumidas Para reforçar alguns itens e não haja dúvida, um resumo das principais dicas

no roteiro devem ser destacadas: Quanto menos, melhor: essa vale por duas, para o número de slides da apresentação,

quanto para a quantidade de informação por slide. Uma apresentação enxuta oferece a oportunidade de maior interação entre o palestrante e a audiência. E prefira usar imagens a textos: lembre-se que uma imagem vale mais que mil palavras.

Garanta visibilidade: o que se vê na tela do computador quase sempre é diferente do que é mostrado numa apresentação em sala escura, com os projetores existentes por aí. Evite utilizar fontes (tipos de letras) com excesso de detalhes, a Arial ou verdana são fontes comuns e bem aceitas, e evite fortemente misturar fontes distintas em uma mesma apresentação.

Efeitos e cores: Negritos, itálicos e sublinhados devem ser evitados– eles cansam e não costumam funcionar muito bem à distância. O uso de cores também deve ser feito com cautela. O que aparece num reluzente laranja na tela do notebook pode ser exibido na tela de projeção com outro tom e confundir em vez de se destacar. Opte por cores que apresentem bom contraste com a cor usada no fundo (principalmente se o slide mestre tiver alguma cor). Faça um teste de cores antes, se possível na mesma sala onde a apresentação será feita. Este item será explorado mais a frente.

Cuidado com gráficos: As imagens são mais importantes que as palavras, mas elas devem trazer informações legíveis. Um gráfico poluído ou que utilize uma escala muito pequena (ou muito grande – dependendo da informação apresentada) pode ser tão inútil quanto um parágrafo enorme e que dá sono em quem vai ler.

Não crie muitos níveis: A cada novo item, uma representação diferente é criada e o tamanho da fonte diminui. O bom senso indica que não se deve usar mais do que três níveis, sob o risco de as informações ficarem confusas.

Evite excessos: Usar recursos multimídia, como vídeos, animações e músicas, podem tornar a apresentação mais dinâmica. Porém, tenha em mente que o importante é a mensagem que se deve passar e não o show que você fará.

Cuidado com a ortografia: a apresentação pode estar impecável, com toda a informação corretamente organizada, coesa e leve. Mas um único escorregão com a língua portuguesa pode por tudo a perder. Revise, revise e revise de novo. Peça alguém para ler que não conheça a apresentação.

Domine as informações: não há nada mais inconveniente do que um palestrante que precisa a todo instante consultar suas anotações ou mesmo os dados dos slides para completar uma frase ou responder a uma pergunta qualquer da audiência; treine, repasse os dados tantas vezes quantas forem necessárias para que não reste dúvidas.

Faça uma apresentação prévia: Esta é uma das partes mais difíceis, conseguir alguém disponível para assistir a apresentação com o perfil do público e que faça críticas. Se possível faça. Caso contrário faça a apresentação para você mesmo ou filme. Uma coisa interessante, depois de pronta, deixe de mexer na apresentação por três ou quatro dias e depois releia verificando tudo. A partir deste momento faça a simulação da apresentação. Isto é bom para esquecer os vícios que você adquiriu durante a criação.

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Cores Este é um assunto que ainda trás bastantes dúvidas. Envolve conhecimento

técnico (biológico de como funciona o olho) e emocional (comportamento em relação as cores). Logo, como não sou especialista no assunto, vou utilizar um artigo interessante e de fácil entendimento.

Obs.: A impressão desta deve ser em impressora monocromática, o que impossibilitará a correta visualização das cores. Então sugiro que esta parte seja lida no próprio micro.

O que acham deste site?

Qual cor utilizar? 7 Ao definir as cores a ser em utilizadas em nossas aplicações devemos

considerar : • A resposta emocional à cor ; • Deficiências na percepção das cores por um segmento significativo de

usuários. É função do contexto cultural do usuário:

7 A utilização de cor na elaboração e softwares - Gabriel França Campolina, José Geraldo Abelha e Rafael Nogueira. Apostila em PDF. Internet 15/05/2009. http://www.ibrau.com.br/artigoutilizacaodecor.htm

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Cultura ocidental: • Vermelho: perigo, alerta, quente, excitante, paixão, sexo • Azul: masculino, frio, calmo, confiável, estável • Branco: pureza, honestidade, frio • Pastel: feminino, sensibilidade, delicadeza, cálido • Laranja: emocional, positivo, jovem • Negro: densidade, seriedade, morte, autoridade, poder, estabilidade • Rosado: feminino, cálido, jovem • Verde: natureza, conforto, positivo (esperança) Deficiências na percepção das cores por um segmento significativo de

usuários. As estatísticas variam, mas entre 8% e 20% da população sofre algum tipo de deficiência na percepção da cor. Como consequência, essas pessoas percebem as cores, mas em determinados comprimentos de onda sua percepção é alterada. Cores que poderiam ser contrastantes, para determinadas pessoas podem fundir-se, perdendo totalmente o efeito desejado.

Definição da cor de fundo

Segundo a teoria de detecção de sinais ("Signal detection theory") o cérebro

humano interpreta e organiza a informação que recebe em forma ótima quando há um número mínimo de cores e formas: quanto menos "ruído", mais claro é o "sinal". Ao definirmos as cores da nossa aplicação devemos levar em conta as seguintes características:

• Assunto: é um site de diversão? Ou uma • Aplicação para operadores da bolsa de valores? • Os usuários: Há algum fator de homogeneização? Sexo, Idade,

Experiência. • O ambiente: luminosidade, grau de stress

Orientações Utilize a menor quantidade possível de cores para o fundo de seu site ou

aplicação. Se for utilizar mais de uma cor, utilize cores próximas do espectro, que não criem contraste (fator de distração). A percepção da cor é afetada pela luminosidade do ambiente. Considere-as fontes de iluminação - naturais e artificiais - do local. Se o fundo é uma imagem, considere que durante o tempo de carga elementos frontais ("foreground") podem não ser visíveis por falta de contraste.

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Acima temos o exemplo de site com cores diferentes para públicos

diferenciados. Além disto a marcar TRÉSOR é bem mais visível que a URBAN EVE. O texto deve ter o máximo contraste possível com ou fundo escolhido

Eficiente

No utilize, simultaneamente, cores do extremo do espectro visível,

provocando fadiga visual

Pouco Eficiente

Um bom contraste se obtém entre cores escuras da metade inferior do

círculo e cores claras da metade superior.

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Não utilize simultaneamente cores adjacentes no círculo:

Sem contraste

Evite utilizar simultaneamente cores claras (saturadas) da metade inferior do

círculo com cores escuras da metade superior do círculo

Bom contraste

As cores vendem !

Isso é fato no Marketing! Porém, a combinação delas não existe por acaso,

para se saber qual a cor ideal, devem se levar algumas informações em consideração: • VERMELHO - Cor excitante, estimula os jogos, a ação, a energia, a

violência, aumenta a pressão sanguínea (utilizada em vários fast-foods). • AMARELO - Estimula o intelecto e a criatividade, é uma cor quente,

também pode dar sentido de vazio, combinada com cores mais escuras • VERDE - Cor que exige menos esforço necessário para ser enxergada,

por esse motivo diminui a ansiedade, trazendo uma sensação tranquila. • AZUL - Utilizado por muitos bancos e corretoras de seguros, serve para

demonstrar segurança, tem efeito calmante e reduz a pressão sanguínea.

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• BRANCO - É a soma de todas as cores, sugere pureza (noivas) e limpeza (banheiros, cozinhas e hospitais, traz paz e auxilia na aproximação das pessoas.

• PRETO - É a ausência de cor. Representa austeridade, disciplina e seriedade forte. Também pode sugerir agressividade e distanciamento. Pode trazer um ar de elegância ao ambiente dependendo da combinação.

Uma outra visão sobre cores. Cuidado com as cores...8 • Use uma cor de fonte que contrasta nitidamente com o fundo, ex: fonte

azul e fundo branco • Use cores para reforçar a lógica de sua apresentação. Ex: título em azul

claro e texto em azul escuro; • Use cores para enfatizar um ponto, mas ocasionalmente; • Usando uma cor de fonte que não contrasta com o fundo fica difícil ler; • Usando cores para adorno está distraindo e aborrecendo; • Usar uma cor diferente para cada ponto é desnecessário; • Use uma cor diferente para um ponto secundário com cuidado; • Tentar ser criativo também pode ser ruim; Usando gráficos… Use gráficos no lugar de mapas e palavras. Os dados em gráficos são mais

fáceis de serem compreendidos. Veja algumas sugestões: • As tendências são mais fáceis para visualizar em forma de gráfico; • Sempre coloque título em seus gráficos; • Linhas de grande secundárias são, muitas vezes, desnecessárias; • A fonte usada esta muito pequena; • Não apresenta título;

8 Criando bons slides no PowerPoint - Jiani Cardoso - jiani@pucrs.br 16/05/2009 - Internet

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Modo de Trabalho Logo acima do rodapé tem-se o indicado ou seletor de modo de trabalho,

três ícones. O PPoint tem três formas de trabalhar e o formato de apresentação. O primeiro à esquerda é o modo normal, apresenta todo o

conteúdo da apresentação, Inclusive as partes de comentários e texto principal de cada slide. Veja a figura abaixo:

O segundo modo de trabalho é modo de classificação de slides. Este

permite você visualizar toda a sequência de slides, incluindo as transições.

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O terceiro modo é o slide atual com anotações.

Durante a criação de uma apresentação provavelmente você fará uso dos

três modos.

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Templates ou Estilos ou modelo design Este é um assunto, já foi falado em slides mestres, que muitos gostam, pois

deixa a apresentação bem mais bonita e agradável, desde que a escolha seja bem feita. Também chamado pelos mais antigos de templates ou estilos e hoje de modelos, tem como objetivo colocar um padrão de apresentação com várias definições, como: tipo de fonte, parágrafo, imagem ao fundo (background) e vários outros itens.

Você pode coletar estes do próprio sistema, do site da Microsoft ou de terceiros. Na figura abaixo a apresentação de um exemplo do site da Microsoft.

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A figura acima ao ser baixada vai ficar assim na janela do PP:

A esquerda um miniatura do slide. Ao centro o slide para poder ser

complementado com o texto e a direita uma série de links do próprio sistema ou da Internet sobre o assunto pesquisado: estilo. Uma área que pode auxiliar muito ao apresentador está na área central, abaixo do slide, área de anotações. Você clica nesta e um texto referente ao slide pode ser escrito, lembrando pontos importantes sobre o assunto, mas que não aparecerá na apresentação, somente numa folha impressa.

A partir do Word Você pode começar uma apresentação a partir do Word. Para tal, algumas

dicas pode poupar tempo muitos cliques do mouse. Qualquer texto identificado no Word como Cabeçalho 1 se torna um título de slide no PowerPoint. Texto identificado como Cabeçalho 2 torna-se um marcador principal. Com o estilo Cabeçalho 3, transforma-se em marcadores de segundo nível, e assim por diante (você pode aplicar estilos no Word usando o Painel de Tarefas disponível em Formatar, Estilos e Formatação).

O truque? Aplique estilos ao seu texto e converta o arquivo para PowerPoint usando Arquivo, Enviar Para, Microsoft Office PowerPoint. Observação: texto com estilo Normal não será transferido, nem tabelas, gráficos e outros objetos no documento do Word. Use Editar e Copiar e, depois, Editar, Colar Especial para mover estes itens do Word para o PowerPoint.

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Segurança Você pode compartilhar arquivos com outros usuários, mas caso queira

restringir os usuário ou mesmo não autorizar que ninguém mexa no mesmo, click em Ferramentas, Opções, aba Segurança conforme tela abaixo.

Coloque a senha em senha de proteção: para que o arquivo não seja

alterado e repasse esta para quem tem o direito de alterar alguma coisa. Importante é que mantenha uma cópia do arquivo original em outro local.

Desenhos Volto a comentar, este não é o melhor programa para desenhos, mas para

coisas rápidas, menos elaboradas, dá para fazer algo interessante. No menu Início, Desenhos. Uma barra de ferramentas com diversos ícones será apresentada. No caso Clico na mesma e com o botão pressionado do mouse arrasto até a parte de baixo da tela. Vejamos as possibilidades:

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Como pode ser notada a ferramenta de desenho é bem pobre, já tem

algumas formas pré-existentes e uma segunda tela para poucas definições extras. Sugiro o uso do produto Paint, que está incluído no pacote do Windows para

algo um pouco mais elaborado. Mas nada impede de utilizar outro produto com mais recursos.

Os cinco ícones a seguir permitem inclusão de linhas, setas quadrados,

círculos e quadrados com texto.

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Você também pode fazer uso do Word para alguns efeitos, é o WordArt Gallery que permite a transformação de um simples texto em formas diferentes, conforme a tela abaixo.

Além deste tem ainda no Word a parte de Ilustrações, semelhante ao existe

no próprio PP, formas. Se for necessário a inclusão de equações e símbolos, o Word também tem.

Para utilizar você pode fazer uso do CTRL+C e CTRL+V. Caso isto não funcione, utilize a tecla PRT SC, que copia a tela, vá até o Paint, faça um CTRL+V, marque o é desejado, dê um CTRL+C e depois dentro do PP dê um CTRL+V no slide desejado.

A próxima possibilidade é a inserção de diagramas/organogramas com relações hierárquicas.

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Acrescentando novos recursos e elementos Você pode ainda acrescentar novos recursos e elementos como: transição

entre slides; músicas e voz; links para páginas da Internet ou outros textos, planilhas e gráficos.

No menu Inserir existe várias possibilidades, a inclusão de filmes, sons,

imagens, hiperlink (conexão com sites da Internet) e outras. Você também pode gravar uma apresentação, veja a opção gravar narrativa.

Transição Para inserir uma transição entre um slide e outros, clique no menu Animação

e suas opções aparecerão.

Veja tudo de uma vez A ferramenta Selecionar Vários Objetos do PowerPoint tem um valor

inestimável quando você precisa clicar em objetos de um slide que estão ocultos por outros objetos.

Para acrescentá-la à barra de ferramentas, selecione Ferramentas, Personalizar, Comandos, escolha Desenho no painel Categorias e arraste Selecionar Vários Objetos para uma barra de ferramentas. Clique no botão Fechar. Escolha o ícone Selecionar Vários Objetos e surgirá uma caixa de diálogo listando todos os objetos do seu slide. Marque a caixa ao lado dos objetos que deseja selecionar e clique em OK. Da próxima vez que você acrescentar objetos a uma apresentação, planeje antes. Insira o objeto, clique duas vezes nele e digite texto descritivo na guia Web. Esta informação aparecerá quando você usar Selecionar Vários Objetos – muito útil se você está tentando se lembrar de qual objeto é.

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Alguns Segredos do PowerPoint 2007 Aprenda a converter o rascunho do Word em arquivos PPT, deixar sua

apresentação mais leve e personalizar os gráficos.

Arquivos pequenos Usuários do PowerPoint logo aprendem que arquivos de apresentação

podem ficar muito grandes rapidamente. Uma maneira de mantê-los pequenos é desativar o recurso Permitir Gravação Rápida (Ferramentas, Opções, guia Salvar). Outra é usar as opções do menu Inserir do Power-Point, em vez de arrastar e soltar fotos, sons e outros arquivos do Windows Explorer para um slide. Por fim, suas figuras não devem consumir mais pixels do que a tela que as projeta. Se você usa um projetor XGA, por exemplo, uma figura que ocupa um quarto de um slide não deve exceder 256 por 192 pixels, e uma imagem que ocupa um slide inteiro não deve ultrapassar 1.024 por 768 pixels.

Crie gráficos personalizados O PowerPoint vem com diversos tipos de gráficos prontos, mas é fácil criar

variações reutilizáveis que você mesmo define. Clique duas vezes em um gráfico na apresentação e selecione Gráfico, Tipo

de Gráfico, Tipos Personalizados. Clique no botão Definido pelo Usuário e depois em Adicionar. Digite um nome e uma descrição para o gráfico e clique em OK para adicioná-lo à sua lista de gráficos. Porém, gráficos definidos pelo usuário não retêm mudanças de cor feitas na paleta-padrão do PowerPoint, nem acompanham apresentações e modelos aonde quer que forem.

Se você quiser compartilhar gráficos definidos pelo usuário com colegas, encontre GRUSRGAL.GRA (em geral, em C:\DocumentsandSettings\userprofile\ApplicationData\Microsoft\Graph), mande uma cópia para seus colegas e instrua-os a substituir o arquivo GRUSRGAL.GRA deles pelo seu.

Um aviso: os gráficos definidos pelo usuário que eles criaram serão sobregravados!

Aumente e diminua O PowerPoint oferece uma animação chamada Aumentar/Diminuir que faz

exatamente isso com os objetos selecionados. Porém, ela não tem efeito retardado. Se você quiser ampliar uma foto, colocar texto sobre ela e depois reduzir a

foto, por exemplo, a função Aumentar não será ativada. O jeito é criar a animação em etapas.

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Conclusão Esta tem como objetivo despertar para o uso do PP como mais uma

ferramenta do pacote Office. Ele é, infelizmente, subaproveitado. Tem inúmeros recursos, mas pouco conhecido. Foi somente apresentada a PONTA do iceberg, tem muito mais.

Aconselho fazer alguns testes antes e depois começar a produzir. A Internet é uma fonte muito boa para este propósito, aprender.

A prática traz a perfeição, pelo menos próximo. Um conselho e uma constatação: aprendam a aprender e estudo é pro

resto da vida . Todo dia você vai fazer as duas coisas, seja na vida profissional ou pessoal.