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Excel 001 – Introdução ao Excel

O que é o EXCEL?

O Excel é um programa que nos permite criar planilhas inteligentes. Ele reconhece as informações digitadas e com elas realiza cálculos, verificações, comparações, gráficos, tabelas e muito mais. Com o programa, podemos realizar em poucos segundos o que levaríamos horas para fazer manualmente ou com o auxílio de outros equipamentos de cálculo.

O que pode ser feito no EXCEL?

O Excel pode ser útil para qualquer pessoa que possua um computador, seja ela profissional liberal, estudante, dona de casa, empresário ou professor.

Observe como o programa pode ser útil em cada caso:

Escritórios de advocacia – cálculo de verbas trabalhistas, controle de processos, cadastro de clientes, agendador de tarefas, controle financeiro.

Empresas - controle de estoque, gráficos de desempenho e lucro, formulários, recibos, faturas, quadro de funcionários e clientes.

Escolas - boletins, cálculo de médias, verificação de freqüência, relação de alunos aprovados e reprovados, gráficos de desempenho.

Pessoas - livro caixa, contas a pagar e a receber, agenda, aplicações financeiras. Condomínios – previsão orçamentária, controle de inadimplência.

É enorme o número de pessoas que poderiam ser beneficiadas pelo uso do Excel, mas infelizmente a maioria delas ainda não conhece os recursos dessa poderosa ferramenta de trabalho, que atualmente é encontrada em quase todos os computadores.

Excel 002 – Navegando pelo Excel

Vamos conhecer o ambiente do programa Excel.

Na parte superior encontramos a BARRA DE MENUS, que nos dá acesso a todos os comandos do programa.

Excel - barra de menus

Ao acionar o menu exibir, encontramos a opção “BARRAS DE FERRAMENTAS”.

Excel - barras de ferramentas

Nas BARRAS DE FERRAMENTAS, encontramos os mesmos comandos da barra de menus, porém, agrupados por tipo de tarefa e em forma de botões. Assim, nosso trabalho se torna mais rápido e fácil. Para trabalharmos com gráficos, por exemplo, podemos acionar a barra de ferramentas “gráfico”, pois ela reúne todos os comandos necessários para esse tipo de trabalho.

Excel - barra de ferramentas "Gráfico"

Quando abrimos o programa, normalmente as três barras mais usadas já estão acionadas, que são as barras padrão, formatação e desenho. As duas primeiras estão localizadas no topo e a última na parte inferior do programa.

Excel - barras Formatação, Padrão e Desenho

Também no menu exibir, encontramos o PAINEL DE TAREFAS. O painel de tarefas, que não estava disponível nas primeiras versões do Excel, é uma janela com algumas ferramentas que estão sempre visíveis e podem ser acessadas rapidamente. Nele encontramos: opções para se iniciar um novo trabalho; os objetos que foram copiados e colados recentemente; ferramentas de busca; opções para a inserção de figuras.

Excel - painel de tarefas

Voltando ao menu exibir, podemos observar as opções BARRA DE FÓRMULAS e BARRA DE STATUS.

Excel - menu Exibir

A BARRA DE FÓRMULAS exibe o conteúdo de cada célula (local) da planilha. Nela podemos inserir e alterar nomes, datas, fórmulas, funções.

Excel - barra de fórmulas

A BARRA DE STATUS monitora o uso da planilha. Ela exibe informações sobre as ações que estão sendo executadas e calcula a soma de valores selecionados.

Excel - barra de status

Por último temos as PLANILHAS, ou seja, o local onde colocaremos os dados.

Excel - planilhas

As planilhas são compostas de linhas, colunas e CÉLULAS. Cada célula armazena 1 dado e possui uma REFERÊNCIA, que é a sua localização a partir dos cabeçalhos de linha e coluna.

Excel 003 – Inserindo dados no Excel

No Excel, os dados podem ser inseridos diretamente nas CÉLULAS ou pela BARRA DE FÓRMULAS.

Inserindo dados no Excel

Caso a barra de fórmulas não esteja visível, podemos ativá-la através do menu exibir.

Excel - menu Exibir

Quando o conteúdo da barra de fórmulas é precedido de um sinal de igual (=), o programa o considera como sendo uma fórmula. Neste caso, a barra de fórmulas exibirá a fórmula e a célula o resultado, como na ilustração abaixo.

Excel - inserindo fórmulas

Excel 004 – Alça de preenchimento

No canto inferior direito da célula ativa, encontramos a ALÇA DE PREENCHIMENTO.

Excel - alça de preenchimento

Arrastando-a, podemos preencher rapidamente o conteúdo das células vizinhas com o mesmo valor. O procedimento pode ser realizado horizontal e verticalmente.

Excel - arrastando a alça de preenchimento

A ALÇA DE PREENCHIMENTO também pode criar seqüências. Quando pressionamos a tecla CONTROL, um pequeno sinal de mais (+) é exibido, indicando que haverá um incremento de valor a cada nova célula. Este procedimento funciona com valores numéricos.

Excel - alça de preenchimento + CTRL

Excel - alça de preenchimento + CTRL

No lugar de utilizar a tecla Control, podemos preencher as duas primeiras células para indicar o valor do incremento ao Excel.

Excel - alça de preenchimento com incremento = 10

O Excel também é capaz de reconhecer os meses do ano e valores de texto com números, como nos exemplos abaixo.

Excel - alça de preenchimento e valores de texto

Excel 005 – Fazendo cálculos rápidos

No Excel, podemos realizar cálculos rápidos de duas formas:

A primeira é através da BARRA DE STATUS, que exibe o valor das células que estão selecionadas. Em listas extensas de valores, este recurso pode ser muito útil, pois permite que possamos visualizar subtotais sem ter que alterar a planilha ou inserir linhas.

Excel - somando valores com a Barra de Status

A segunda forma é usando o botão AUTOSOMA, localizado na barra de ferramentas PADRÃO.

Excel - ferramenta AutoSoma

Este botão cria fórmulas de maneira bem simples. Basta selecionar os valores e em seguida o tipo de operação que deve ser realizada com eles.

Excel - Somando valores com AutoSoma

Depois que acionamos o botão. Uma fórmula é automaticamente criada na última célula da seleção ou na primeira célula em branco, caso não haja uma na seleção.

Excel - gerando fórmulas com AutoSoma

No exemplo acima, o programa automaticamente inseriu a fórmula “=SOMA(B1:B4)” na célula B5, onde “SOMA” é a operação matemática realizada e “B1:B4″ (de B1 até B4) é o intervalo de células que tiveram os seus valores somados. Assim, toda vez que alteramos qualquer uma das células que fazem parte da fórmula, os valores são novamente somados.

Excel - alterando os valores utilizados na fórmula

As fórmulas são perdidas sempre que digitamos um valor constante na mesma célula. Neste caso, a alteração dos valores da lista não irá mais alterar o resultado.

Excel - trocando a fórmula por um valor constante

Excel 006 – Alterando o visual da planilha

Para que possamos facilmente alterar o visual da planilha, devemos ativar as barras de ferramentas FORMATAÇÃO e BORDAS, e depois ajustá-las no painel do programa.

Acesso às barras de ferramentas Formatação e Bordas

Excel - barras Formatação e Bordas

As primeiras ferramentas da BARRA FORMATAÇÃO são as mesmas encontradas em outros programas que trabalham com textos. Podemos alterar o tamanho e tipo de fonte das letras, aplicar aspectos especiais aos textos e alinhá-los.

Excel - ferramentas de formatação de texto

O botão MESCLAR CÉLULAS elimina as divisões existentes entre as células selecionadas para que elas formem uma única célula. Assim, podemos fazer com que textos mais longos possam ser visualizados ou com que o mesmo campo de texto se refira a mais de uma linha ou coluna.

Excel - mesclando células

Nos botões seguintes podemos alterar o estilo e o número de casas decimais dos números.

Excel - opções de formatação de números

Os últimos botões da BARRA FORMATAR alteram o recuo, a cor da fonte e o sombreamento das células.

Excel - cor e sombreamento das células

A BARRA BORDAS aplica diferentes estilos e cores às bordas das células através de cliques e do arrasto do mouse.

Excel - barra de ferramentas Bordas

Além desses recursos temos a opção FORMATAR > CÉLULAS, cujas opções serão estudadas mais adiante.

Excel - formatar células

Excel 007 – Iniciando uma pasta de trabalho

No Excel, os arquivos são chamados de PASTAS DE TRABALHO. Caso as configurações do programa não tenham sido alteradas, uma nova pasta de trabalho com 3 PLANILHAS é aberta sempre que iniciamos o programa.

Excel - pastas de trabalho

Esta pasta de trabalho é denominada PASTA PADRÃO. Cada planilha possui 256 colunas e 65536 linhas. Parece-nos um número muito grande, contudo somente a área onde inserimos os dados que é impressa e determina o tamanho do arquivo.

Excel - pasta de trabalho padrão

Os cabeçalhos de linha e coluna indicam a localização dos nossos dados dentro da planilha.

Excel - cabeçalhos de linha e coluna

Podemos iniciar novas pastas clicando sobre o botão NOVO.

Excel - nova pasta de trabalho

Ou sobre a mesma opção do menu ARQUIVO, que abrirá o PAINEL DE TAREFAS, onde encontramos a opção PASTA DE TRABALHO EM BRANCO.

Excel - nova pasta de trabalho II

Quando abrimos várias pastas de trabalho, elas são organizadas em forma de janelas. Para acessar cada uma delas, temos que usar os comandos MINIMIZAR e MAXIMIZAR janela.

Maximizando e minimizando pastas de trabalho

Este método pode ser alterado através do menu FERRAMENTAS > OPÇÕES.

Excel - Ferramentas > Opções...

Na guia EXIBIR, encontramos a opção JANELAS NA BARRA DE TAREFAS. Vamos selecioná-la.

Excel - janela Opções

Agora as janelas podem ser acessadas através da BARRA DE TAREFAS do Windows, facilitando a migração entre as pastas de trabalho.

Barra de tarefas do Windows

Excel 008 – Definindo a estrutura das pastas

Vamos alterar as configurações da PASTA PADRÂO, e assim fazer com que as novas PASTAS EM BRANCO sejam iniciadas conforme nossas preferências. Primeiro acessamos o menu FERRAMENTAS > OPÇÕES.

Excel - Ferramentas > Opções

Na guia GERAL, os campos inferiores se referem às opções que desejamos.

Excel - Janela Opções

Sendo:

1. O número de planilhas que serão abertas ao iniciarmos uma pasta em branco.2. O tipo e tamanho de fonte que serão usados ao digitarmos o conteúdo da planilha.3. O lugar onde os arquivos serão salvos. Assim, não precisamos modificar o diretório sempre que a caixa de diálogo “Salvar Como…” for aberta.

Para que as alterações de fonte sejam aceitas, temos que reiniciar o programa.

Excel - caixa de alerta

Além disso, podemos configurar a pasta aberta usando o botão direito do mouse para acessar pequenos menus nas guias de planilha.

Excel - menu de contexto das guias de planilha

Excel 009 – Salvando um novo modelo

No Excel, podemos criar arquivos do tipo formulário, que são documentos com campos para serem preenchidos. Para que esses formulários estejam sempre em branco, podemos salvar a versão não preenchida como um MODELO. Neste exemplo, temos um formulário de fatura.

Excel - modelo de fatura

Vamos salvá-lo como modelo abrindo a caixa de diálogo SALVAR COMO e selecionando a opção SALVAR COMO TIPO MODELO.

Excel - salvando um modelo

Feito isso, vamos fechar as pastas de trabalho e em seguida acionar a opção “NOVO…”, no menu ARQUIVO.

Excel - Arquivo > Novo...

Agora, o novo modelo que acabamos de criar pode ser facilmente iniciado através do PAINEL DE TAREFAS, conforme mostrado.

Excel - abrindo um modelo

Depois que preenchemos o formulário, devemos salvá-lo como um arquivo comum do Excel. Desta forma, o modelo estará sempre disponível com os campos em branco.

Excel - salvando uma pasta de trabalho

Além disso, o Excel oferece alguns exemplos de modelos, que também podem ser acessados através do painel de tarefas.

Modelos do Excel

Excel 010 – Inserindo e alinhando textos

Os valores de texto que digitamos nas planilhas são automaticamente alinhados à esquerda.

Excel - alinhamento padrão de textos

Esta regra pode ser alterada pela formatação de células. Cada célula da planilha pode ter uma formatação diferente. As opções de formatação são acessadas com o botão direito do mouse ou no menu FORMATAR > CÉLULAS, e podem ser aplicadas a uma célula isolada ou a várias células, de acordo com a área selecionada.

Excel - Formatar células

A guia ALINHAMENTO possui todas as opções de formatação de texto. No campo alinhamento de texto, podemos definir a posição do texto dentro da célula. Centralizando vertical e horizontalmente, por exemplo, o texto se mantém no centro da célula mesmo quando alteramos o tamanho das linhas e colunas.

Excel - alinhamento de texto

A opção orientação permite ajustar o grau de inclinação do texto.

Excel - orientação de texto

As opções de controle de texto são usadas para definir o comportamento de textos extensos, que não cabem dentro de uma célula padrão. Com a opção “Retorno automático de texto” marcada, a altura da linha é ajustada para que todo o texto possa ser visualizado.

Excel - retorno automático de texto

A opção “Reduzir para ajustar” reduz o tamanho do texto para que ele caiba dentro da célula.

Excel - reduzir para ajustar

Como último recurso para textos longos, podemos mesclar células para que elas formem uma célula maior. Este recurso também é usado quando o mesmo texto se refere a várias linhas ou colunas, como neste exemplo.

Excel - mesclar células

É importante lembrar que a formatação de uma célula é mantida mesmo quando alteramos o seu conteúdo

Excel 011 – Inserindo números com casas decimais

Os valores numéricos que digitamos na planilha são automaticamente alinhados à direita.

Excel - alinhamento padrão de valores numéricos

Quando isto não acontece, a formatação da célula pode estar alterada. Para verificar, basta selecionar a célula e acessar a guia Alinhamento, na opção Formatar Células.

Excel - Formatar Células...

No campo “Horizontal”, a opção “Geral” indica que o alinhamento da célula não foi alterado e, conseqüentemente, que o Excel não está reconhecendo o valor numérico, já que ele deveria ter sido alinhado à direita.

Excel - alinhamento padrão

Então, devemos conferir se os caracteres que estamos utilizando podem fazer parte de valores numéricos.

Excel - caracteres que podem estar contidos nos valores numéricos

Para inserirmos números com casas decimais, primeiro devemos observar as configurações regionais do painel de controle do Windows, já que elas afetam todo o sistema, inclusive o Excel.Menu Iniciar > Configurações > Painel de Controle > Opções Regionais e de Idioma

Painel de Controle do Windows - Configurações Regionais

Observe que neste caso as configurações não foram alteradas, a vírgula ( , ) é usada para indicar os valores decimais e o ponto ( . ) para agrupar os dígitos.Voltamos à planilha.Observe que quando tentamos usar o ponto para indicar duas casas decimais, o valor não é aceito como número.

Excel - valor à esquerda, não aceito como valor numérico

Vamos digitar o mesmo valor usando a vírgula. Observe que agora o valor é aceito.

Excel - valor à direita, aceito como valor numérico

Para finalizar, algumas dicas relacionadas aos valores numéricos:

1. Para evitar a inserção de uma fração como uma data, preceda as frações com um zero (0); por exemplo, digite 0 1/2.

2. Preceda os números negativos com um sinal de menos (-) ou coloque os números entre parênteses ( )

Excel 012 – Inserindo data e hora

Assim como os números, as entradas válidas de DATA e HORA também são automaticamente alinhadas à direita.

Excel - alinhamento padrão de data e hora

Para melhor compreensão, vamos dividir este estudo em duas etapas. Na primeira, veremos como as datas e horários devem ser digitados no Excel, acessando as opções regionais do Painel de Controle do Windows.

Note que, neste caso, os horários devem ser digitados usando-se dois pontos como separador de horas, minutos e segundos.

Windows - opções regionais de hora

As datas devem usar a barra como separador, obedecendo a ordem dia, mês e ano.

Windows - opções regionais de data

Voltamos à planilha.

As datas e horários digitados de acordo com as configurações do Painel de Controle são aceitos e alinhados à direita.

Excel - valores de data e hora

Veja que não precisamos digitar os zeros à esquerda. Quando usamos a ordem e os separadores corretos, os valores sempre são aceitos.

Excel - digitando valor de hora sem os zeros à esquerda

Na segunda etapa, veremos como os valores podem ser exibidos, independentemente de como foram digitados. Selecionamos uma célula contendo um horário e depois acionamos o comando Formatar Células.

Excel - formatar células

Na guia NÚMERO, encontramos a categoria HORA, que nos oferece várias opções para a exibição de horários.

Excel - formatando valor de hora

O mesmo pode ser feito com as entradas de DATA.

Excel - formatando valor de data

Excel 013 – Inserindo comentários

O Excel suporta planilhas extremamente complexas, com muitas informações e cálculos. Em muitos casos, essas planilhas serão usadas por terceiros. Numa empresa, por exemplo, o setor de informática cria planilhas para o setor de despesas, para o gerente e assim por diante.

Para que a planilha possa ser utilizada facilmente por outras pessoas, devemos inserir COMENTÁRIOS nas células, que serão exibidos sempre que o usuário passar o mouse por cima. O procedimento é muito simples, basta selecionar a célula e, através do comando INSERIR COMENTÁRIO, digitar o texto.

Excel - comando Inserir comentário

Excel - inserindo um comentário

O comentário é exibido toda vez que o mouse repousa sobre a célula.

Excel - visualizando um comentário

Depois de criados, os comentários podem ser alterados ou excluídos.

Excel - comandos Editar comentário e Excluir comentário

Quando estamos trabalhando com muitos comentários, podemos acionar a barra de ferramentas REVISÃO.

Excel - Exibir > Barras de ferramentas > Revisão

Nesta barra, encontramos comandos que nos permitem navegar pelos comentários ou exibir todos os comentários existentes na planilha.

Excel - barra de ferramentas Revisão

Excel 014 – Sequências de preenchimento

As sequências de preenchimento são comandos que estendem o valor de uma ou mais células usando critérios especiais. Vamos acessar o menu Editar > Preencher > Sequência.

Excel - Editar > Preencher > Sequência

Observe que cada tipo de sequência possui alguns critérios que podem ser utilizados para o preenchimento das células vizinhas. Assim, somente usaremos esta caixa quando esses critérios forem necessários, já que os preenchimentos mais simples podem ser feitos com a alça de preenchimento.

Excel - caixa de diálogo Sequência

Vamos criar uma seqüência onde os valores devem ser constantemente multiplicados por dois. Digitamos o valor da primeira célula e, com ela selecionada, abrimos a caixa Seqüência (Editar > Preencher > Sequência).

Excel - criando uma sequência a partir do valor "1" da célula A10

Selecionamos a opção Colunas para preencher as células abaixo.

Excel - orientando o preenchimento para colunas

Depois o tipo de seqüência Crescimento, que multiplicará os valores por uma fator constante. No nosso caso, o incremento será dois.

Excel - definindo o tipo de sequência Crescimento com o Incremento 2

O campo Limite pode fazer com que o preenchimento pare quando atingir um determinado valor. Vamos digitar um milhão.

Excel - definindo o valor limite para o preenchimento

Observe o resultado:

Excel - sequência de preenchimento do tipo crescimento

Excel 015 – Criando uma sequência personalizada

Neste tutorial vamos criar uma sequência de preenchimento personalizada.

Primeiro acessamos FERRAMENTAS > OPÇÔES > LISTAS.

Excel - Ferramentas > Opções > Listas

Na guia ativa, podemos criar listas que serão usadas com frequência, para que no futuro elas possam ser inseridas sem termos que digitar todos os valores. Como exemplo, vamos criar uma lista com as siglas dos Estados da região Sul e Sudeste. Para isso, digitamos os valores conforme a ilustração abaixo e clicamos em Adicionar.

Excel - adicionando lista personalizada

No lugar desse procedimento podemos importar os valores, caso eles estejam digitados na planilha.

Excel - importando lista personalizada

Vamos fechar a janela Opções e preencher várias células através da lista que criamos. Basta digitar a sigla de qualquer um dos Estados e estender a Alça de Preenchimento até o valor desejado.

Excel - preenchendo células com sequência personalizada

Excel 016 – Comando Inserir

Neste tutorial vamos utilizar o comando INSERIR para ampliar uma planilha com dados.

Abaixo temos uma planilha que será usada para registrar o volume mensal de vendas de uma determinada empresa a cada ano. Imagine que a empresa possua dois representantes. O dono deseja especificar o montante vendido por cada um e saber o total vendido em cada trimestre.

Excel - planilha de vendas

Primeiro vamos criar duas linhas para cada ano. Se você selecionar todas as linhas e depois acionar o comando Inserir, um espaço com o mesmo número de linhas será criado.

Excel - inserindo um bloco de linhas

Para que seja criada uma nova linha entre cada campo, devemos segurar a tecla CONTROL pressionada e selecionar uma linha de cada vez.

Excel - inserindo linhas alternadas

Depois inserimos uma coluna à esquerda no primeiro mês para digitar o nome dos representantes.

Excel - inserindo uma coluna

Selecionamos os dois nomes e arrastamos a alça de preenchimento para preencher os demais campos da coluna.

Excel - inserindo dados com a alça de preenchimento

Os anos podem ser centralizados. Basta MESCLAR as células e formatar o alinhamento.

Excel - ferramenta mesclar células

Excel - comando Formatar Células

Excel - centralizando o conteúdo da célula

Para registrar os totais de cada trimestre, vamos inserir uma coluna a cada três meses.

Excel - inserindo colunas

Excel - colunas com o Total de cada trimestre

Finalmente vamos inserir uma linha no início da tabela para identificar os agrupamentos.

Excel - inserindo uma nova linha

As células podem ser mescladas para identificar cada trimestre.

Excel - formatando os títulos dos trimestres

Excel 017 – Movendo e copiando

Assim como nos demais programas para Windows, os comandos Recortar, Copiar e Colar são fáceis de usar e não oferecem nenhuma dificuldade.

Excel - ferramentas Recortar, Copiar e Colar

Para utilizá-los, basta selecionar uma ou mais células e acionar o botão direito do mouse ou os atalhos CTRL+X, CTRL+C e CTRL+V.

Excel - menu de contexto das células

No Excel podemos copiar linhas e colunas inteiras selecionando-as nos cabeçalhos de linha e coluna. Os valores também podem ser copiados de uma para outra planilha.

Excel - copiando colunas inteiras

Excel - copiando linhas inteiras

Quando copiamos células que contém fórmulas, as referências utilizadas nas fórmulas são modificadas conforme o deslocamento. Observe que a fórmula abaixo soma os valores da célula B1 a B4.

Excel - célula B6 soma intervalo B1:B4

Quando a copiamos para a célula ao lado, a referência de coluna é alterada e ela passa a somar os valores das células C1 a C4.

Excel - célula C6 soma intervalo C1:C4

Se a copiarmos 10 linhas para baixo, as referências de linha serão modificadas na mesma proporção. Então a fórmula passará a somar os valores da linha 11 a 14, da mesma coluna.

Excel - célula B16 soma intervalo B11:B14

Excel 018 – Colar Especial

Além dos valores e fórmulas, as células de uma planilha podem conter formatos especiais, como cores, bordas e alinhamentos. Quando copiamos uma célula, todo o seu conteúdo é colocado na área de transferência,

inclusive as configurações de formatação. Para que não seja transferido todo o conteúdo para a célula de destino, devemos utilizar a ferramenta COLAR ESPECIAL. Com este recurso podemos determinar o que será colado, conforme ilustração abaixo.

Excel - Colar Especial

No exemplo abaixo, vamos colar apenas a formatação da célula B1 nas células vizinhas.

Colar Especial - copiando o valor da célula B1

Colar Especial - colando o formato da célula B1 nas células C1:M1

Podemos observar que apenas as opções de formatação foram transferidas e os valores dos meses não foram alterados.

Colar Especial - formatos colados

Agora vamos copiar apenas o valor da célula B2, sem que a sua cor seja aplicada às outras células.

Colar Especial - copiando o valor da célula B2

Colar Especial - colando o valor da célula B2 nas células C2:M2

Observe que os formatos não foram alterados.

Colar Especial - valores colados

Excel 019 – Filtros

O filtro é um recurso muito útil em planilhas extensas. Com ele, podemos fazer com que somente dados que obedeçam a determinados critérios sejam exibidos. Observe a planilha abaixo. Imagine que tenhamos uma lista enorme de contas a receber. Na linha 11 estão localizados os nomes de cada campo da lista, chamados de RÓTULOS.

Excel - Planilha de contas a receber

Com a linha 11 selecionada, vamos acionar o comando AutoFiltro, no menu Dados.

Excel - AutoFiltro

Ao lado de cada rótulo, é criada uma caixa de combinação, onde podemos filtrar os dados de cada campo.

Excel - Rótulos com filtros

As setas em azul indicam que os campos estão sendo filtrados. Podemos usar dois ou mais filtros ao mesmo tempo, e assim, restringir ainda mais a visualização.

Excel - setas em azul indicando os filtros ativos

Além disso, podemos utilizar critérios ou valores que não estão na lista, através da opção Personalizar.

Excel - personalizando um filtro

Vamos personalizar o filtro do campo VALOR para exibir as contas acima de 500 reais.

Excel - personalizando o filtro do campo VALOR

Agora vamos personalizar o filtro do campo DIAS EM ATRASO para exibir somente os valores diferentes de ZERO, ou seja, as contas em atraso.

Excel - personalizando o filtro do campo DIAS EM ATRASO

Desta forma, visualizamos apenas as contas em atraso com valor superior a 500 reais.

Excel - exibindo apenas as contas em atraso com valor superior a R$ 500,00

Excel 020 – Cálculos no Excel

Com este tutorial iniciamos o Capítulo V do nosso curso, que trata dos cálculos no Excel. Primeiro veremos o conceito dos elementos utilizados nas fórmulas, como segue:

=(B4+25)/SOMA(D5:F5)

Sintaxe da fórmula – é a escrita da fórmula, ou seja, a maneira como os valores são calculados.

Referências de célula – são os endereços dos valores. Ex.: “A1″ se refere ao valor contido na célula que está localizada na coluna “A” e na linha “1″.

Funções de planilha – o Excel possui muitas fórmulas prontas, chamadas de funções. As funções são identificadas por uma expressão em letras maiúsculas, que determina a operação que será realizada com os argumentos (dados contidos entre parênteses). Elas podem ser matemáticas, financeiras, lógicas, etc. A função mais usada no Excel é a função matemática “SOMA()”. Ex.: “SOMA(A1:A3)” soma os valores das células A1, A2 e A3. A função lógica “SE(B1>=7;”Aprovado”;”Reprovado”)” verifica de o valor da célula B1 é maior ou igual a 7 e fornece os valores de texto “Aprovado” ou “Reprovado”, conforme o resultado.

Operadores de cálculo - especificam o tipo de cálculo que você deseja efetuar. O Excel possui quatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritméticos, de comparação, texto e referência.

Constantes – são quaisquer valores que não sejam fornecidos por uma fórmula, e assim não estejam sujeitos a qualquer variação a não ser que sejam alterados por nós. Ex.: um número que digitamos na fórmula, uma data ou um texto que digitamos na planilha e assim por diante.

Excel 021 – Operadores aritméticos

Na planilha abaixo temos uma lista de produtos que devem ter os seus valores calculados de acordo com o valor do desconto, que é fornecido na célula B1. Se multiplicarmos o valor dos produtos pelo valor da célula B1, obteremos o valor do desconto, ou seja, 30 por cento do valor dos produtos, mas ainda não teremos o preço de cada produto. Para obter o preço, temos que deduzir o valor do desconto do valor do produto.

Excel - lista de produtos

Vamos selecionar a primeira célula do campo “Com desconto” e, através da barra de fórmulas, inserir uma fórmula que efetue tal operação. Primeiro inserimos um sinal de igual (=), para indicar a entrada de uma fórmula.

Excel - indicando a entrada de fórmula com o sinal "="

Logo após, digitamos a referência B4, que é a célula que contém o valor do produto.

Excel - referência à célula B4 (coluna B, linha 4)

O sinal de menos (-) deduzirá o valor do desconto, que será obtido pela multiplicação do valor da célula B1 pelo da B4. Os sinais de “$” indicam que a célula B1 é uma referência absoluta e são utilizados para e a fórmula possa ser estendida para os demais produtos através da alça de preenchimento.

Excel - referência absoluta $B$1

Excel - fórmula estendida com a alça de preenchimento

Observe que quando alteramos o valor do desconto, o preço dos produtos é automaticamente fornecido.

Excel - alterando o valor do desconto

Excel 022 – Operadores de comparação

Os operadores de comparação podem retornar diferentes valores em cada caso. Na planilha abaixo vamos utilizar um operador de comparação para verificar se a média de cada candidato é maior ou igual a 7 (sete).

Excel - planilha de médias

Para isso, vamos utilizar a função “SE”. A função “SE” é uma das diversas fórmulas prontas do Excel, que serão estudadas mais adiantes.

Excel - função SE

Para que ela funcione, devemos inserir 3 (três) argumentos entre parênteses. O primeiro é o teste lógico, onde usaremos operador de comparação para verificar se a média é maior ou igual a sete.

Excel - operador de comparação ">=" (maior ou igual)

Separados por ponto e virgula, inserimos os outros 2 argumentos: o primeiro para o caso do teste lógico retornar verdadeiro, ou seja, a média for maior ou igual a sete; e o segundo para o caso de retornar falso. Note que os valores de texto foram inseridos entre aspas, isto porque o Excel deverá retornar exatamente o que está escrito, e não uma célula ou fórmula que esteja indicada por este nome.

Função SE - argumentos verdadeiro e falso

Com a alça de preenchimento, podemos estender a fórmula a todos os candidatos, já que ela se refere sempre à célula ao lado.

Excel - estendendo a fórmula com a alça de preenchimento

Excel 023 – Operadores de referência

Os operadores de referência combinam intervalos de células, simplificando a digitação das fórmulas. Neste exemplo temos que somar o valor de 4 células (B1 a B4) para obter o valor total das despesas (B7).

Excel - planilha de despesas

Para que não tenhamos que digitar a referência das 4 células na fórmula da célula B7, podemos digitar apenas as referências da primeira e última célula separadas pelo operador de referência DOIS PONTOS ( : ).

Excel - operador de referência dois pontos

Assim, as referências contidas no intervalo são automaticamente incluídas na fórmula.

Excel - soma com operador de referência

Excel 024 – Operadores de texto

O operador de texto é muito útil quando desejamos criar frases que comentem valores de uma planilha. Neste exemplo, vamos criar uma frase informando o valor da célula B7.

Excel - planilha de contas

Na barra de fórmulas inserimos os textos entre aspas ( “texto” ).

Barra de fórmulas - inserção de valor de texto entre parênteses

E a referência ao valor da célula B7. O operador & (E comercial) serve para unir os valores de texto e a referência. Repare que deixamos um espaço em branco após ”de” e antes de “reais”.

Excel - concatenador "&"

Observe que quando os valores são alterados a frase é atualizada.

Excel - exibindo o resultado com operadores de texto

Excel 025 – Referências relativas e absolutas

Quando copiamos ou estendemos uma fórmula, as referências podem se comportar de duas maneiras. Se as referências são alteradas conforme o deslocamento das fórmulas, dizemos que elas são referências relativas, se elas não são alteradas, dizemos que são absolutas.

Na planilha abaixo, vamos utilizar estes dois tipos de referências para obter os preços dos produtos.

Excel - planilha para cálculo de valores de produtos importados

Inicialmente, vamos obter o preço em dólar, somando o valor do produto ao mesmo valor multiplicado pelo valor do imposto (apenas ilustrativo). Veja que nesta fórmula todos os argumentos se referem a células da linha cinco.

Excel - calculando o preço em dólar com imposto

Ao estendermos a fórmula com a alça de preenchimento, as referências são modificadas para que os preços dos outros produtos sejam calculados de acordo com os respectivos valores. Neste caso, utilizamos referências relativas.

Excel - estendendo a fórmula para os demais produtos com a alça de preenchimento

Excel - fórmula estendida e referências alteradas

Agora vamos obter os preços em reais, multiplicando o valor do campo PREÇO (US$) pela cotação do dólar. Na primeira célula, isto pode ser feito pela multiplicação da referência D5 pela C1.

Excel - calculando o preço em reais

Ao estendermos a fórmula, um problema acontece.

Excel - alça de preenchimento não consegue estender a fórmula corretamente

Durante o deslocamento, a referência D5 foi corretamente alterada, pois o preço em reais varia de acordo com o preço em dólares. Contudo, a cotação deveria ser a mesma para todos os produtos, e isto não aconteceu, pois a referência C1 também foi alterada durante o deslocamento.

Excel - alteração da referência C1 impede que demais valores sejam calculados

Voltamos à fórmula da primeira célula e inserimos um sinal de cifra “$” na frente das referências de linha e coluna que não devem ser alteradas.

Excel - tornando a referência C1 absoluta

Veja o resultado agora. Neste caso, utilizamos referências absolutas.

Excel - referências absolutas

Excel 026 – Referências L1C1

Para usar referências L1C1 no Excel, as opções do programa devem ser alteradas. Através do menu Ferramentas, acionamos a caixa de opções e acessamos a guia Geral. No campo configurações, marcamos a opção “Estilo de referência L1C1”, conforme mostrado abaixo.

Excel - alterando o estilo de referência

Observe que, assim como as linhas, as colunas também foram numeradas. Agora, os números dos cabeçalhos não servem apenas para identificar a posição dos dados, mas também o deslocamento entre células.

Excel - referências L1C1

Veja o exemplo abaixo, onde a fórmula da célula posicionada em L6C2 (6 linhas abaixo e 2 colunas à direita) faz referência ao intervalo de células entre a célula cinco linhas acima na mesma coluna ( L[-5]C ) e a célula duas linhas acima na mesma coluna ( L[-2]C ).

Excel - fórmula com referências L1C1

Este recurso é bastante utilizado para a gravação de macros, que serão estudadas mais adiante.

Excel 027 – Referências 3D

As referências 3D são usadas para realizar cálculos com valores de diferentes planilhas. Neste tutorial, utilizaremos como exemplo uma pasta de trabalho com três planilhas. Na primeira é mensalmente anotada a relação das receitas e seus valores.

Referências 3D - planilha "Receitas"

Na segunda são anotadas as despesas da mesma forma.

Referências 3D - planilha "Despesas"

Na última planilha deverão ser calculados os totais mensais das receitas e despesas.

Referências 3D - planilha "Resultado"

Vamos começar calculando o valor total das receitas do mês de janeiro. Para isto, iniciamos uma fórmula com a função SOMA na célula B3 da planilha “Resultado”.

Referências 3D - inserindo a função SOMA na planilha "Resultado"

Depois acessamos a planilha que contém os valores e selecionamos as células.

Referências 3D - selecionando as células B2 e B3 da planilha "Receitas"

Fechamos os argumentos da fórmula com “)” e clicamos em “Inserir”.

Referências 3D - inserindo a função SOMA

Veja que a fórmula da planilha resultado faz referência às células B2 e B3 da planilha “Receitas”. O sinal de exclamação indica que a referência é o nome de uma planilha, e não o nome de um campo ou grupo de células. Esta é uma REFERÊNCIA 3D.

Referências 3D indicada pelo sinal "!"

Em todas as planilhas os meses estão organizados da mesma forma. Sendo assim, podemos usar a alça de preenchimento para estender a fórmula para os outros meses. As referências relativas serão alteradas de forma a produzir o resultado correto.

Referências 3D - estendendo a fórmula na planilha "Resultado"

Vamos realizar o mesmo procedimento com as despesas.

Referências 3D - inserindo o total das despesas de janeiro na célula B4 da planilha "Resultado"

Referências 3D - estendendo a fórmula das despesas na planilha "Resultado"

Para finalizar, inserimos a fórmula que calculará o resultado mensal.

Calculando os resultados mensais

Excel 028 – Usando uma função lógica

Vamos iniciar o uso das funções, que são fórmulas prontas do Excel. Na planilha abaixo, devemos criar uma fórmula que analise a média e a frequência de cada aluno para retornar o valor “Aprovado” ou “Reprovado” no campo “Situação”. Para que o aluno seja aprovado, a média deverá ser igual ou superior a sete e a frequência não poderá ser inferior a setenta e cinco por cento.

Excel - planilha escolar

Selecionamos a primeira célula do campo “Situação” e acionamos a caixa de funções.

Excel - inserindo uma função na célula D3

Na categoria de funções lógicas encontramos a função “E”, que analisa duas ou mais condições e retorna “Verdadeiro” ou “Falso”, dependendo do resultado.

Excel - selecionando a função lógica "E"

Como primeiro argumento vamos inserir o teste da média, que deverá ser maior ou igual a sete.

Excel - verificando se o valor da média é maior ou igual a sete

Depois realizamos o mesmo procedimento com a frequência, que deverá ser maior ou igual a setenta e cinco por cento.

Excel - verificando se o valor da frequência é maior ou igual a 75%

Observe que cada teste retorna o valor “Verdadeiro” ou “Falso” e o resultado final da fórmula só retornará “Verdadeiro” quando todos os testes lógicos também retornarem “Verdadeiro”. Resumindo: a fórmula só retornará o valor “Verdadeiro” quando a média e a frequência forem aceitas.

Função lógica "E" - resultado da fórmula

Vamos inserir a fórmula e estendê-la com a alça de preenchimento. Apesar de funcionar, a nossa fórmula ainda não retorna as expressões “Aprovado” e “Reprovado”.


Para que isto aconteça, vamos a fórmula que criamos como um argumento dentro de outra fórmula. Primeiro recortamos a fórmula (sem o sinal de “=”), para depois acionar novamente a caixa de funções.

Excel - recortando a fórmula da célula D3

Desta vez, usaremos a função lógica “SE”, que realiza um teste lógico e retorna valores por nós especificados.

Excel - função lógica "SE"

Usamos o atalho CTRL+V para colar a fórmula no campo “Teste lógico”. Já sabemos que a fórmula retorna o valor “Verdadeiro” ou “Falso”, então digitamos as expressões desejadas para cada resultado.

Inserindo os argumentos da função lógica "SE"

Finalmente vamos estender a fórmula.

Estendendo a função "SE" para as demais células

Excel 029 – Usando uma função financeira

Vamos usar uma função financeira para calcular o valor dos pagamentos de um empréstimo. Neste caso, a taxa de juros e o número de pagamentos devem estar expressos da mesma forma, ou seja, se os pagamentos forem mensais, a taxa de juros também deverá ser.

Excel - planilha para o cálculo do valor das prestações de um empréstimo

No primeiro campo inserimos a taxa de juros, que neste exemplo é de 1,5% ao mês.

Planilha de empréstimo - informando a taxa de juros mensal para pagamentos mensais

No segundo inserimos o número de pagamentos.

Planilha de empréstimo - informando o número de pagamentos

O valor atual é o valor que será disponibilizado para o empréstimo.

Planilha de empréstimo - informando o valor a ser tomado no empréstimo

O valor futuro é o saldo que deverá restar após serem efetuados todos os pagamentos, neste caso zero.

Planilha de empréstimo - informando o valor que deverá restar após os 36 pagamentos

No tipo de empréstimo “1” o primeiro pagamento é efetuado somente no final do período, ou seja, depois de um mês. No tipo “0” o primeiro pagamento é efetuado no mesmo ato do empréstimo.

Planilha de empréstimo - informando o tipo de empréstimo "1", primeiro pagamento para o próximo mês.

O valor do campo “Pagamento” será calculado através da função financeira “PAGAMENTO”. Vamos inseri-la.

Planilha de empréstimo - selecionando a função financeira PGTO (pagamento)

Como argumentos, vamos indicar as respectivas células que acabamos de preencher.

Função PGTO - indicando as células que contêm os argumentos


Função PGTO - retornando o valor mensal a ser amortizado

Excel 030 – Usando uma função de banco de dados

Na planilha abaixo informações de peso, altura e idade de várias pessoas foram relacionadas em forma de banco de dados. Vamos criar um sistema de contagem que obedecerá aos critérios estabelecidos na linha 2.

Excel - planilha de banco de dados

Para isso, selecionamos a célula E2, que fornecerá o resultado da contagem, e a função BDCONTAR, da categoria banco de dados.

Excel - função BDCONTAR

Esta função utiliza 3 argumentos. O primeiro é o intervalo de células que constitui o banco de dados. Vamos selecionar então o intervalo A4:D17.

Função BDCONTAR - selecionando o banco de dados

Como segundo argumento, podemos especificar um campo. No nosso caso, todos os campos serão utilizados. Então vamos deixar este argumento em branco.

Função BDCONTAR - argumento "Campo" em branco

Como último argumento, devemos indicar o intervalo de células que contém as condições especificadas para a busca. Selecionamos, então, o intervalo A1:D2.

Função BDCONTAR - selecionando os critérios

Observe que inicialmente todos os registros foram contatos, pois a função não encontrou nenhum critério na segunda linha.

Excel - resultado da função BDCONTAR

Exemplo prático: para sabermos a quantidade de registros de pessoas com 30 ou mais anos que pesam menos de 90Kg, digitamos os critérios na segunda linha, conforme mostrado abaixo.

Fornecendo critérios para a função BDCONTAR

Excel 031 – Usando uma função matemática

Na planilha abaixo precisamos obter o total de vendas da “Filial1” mas os valores estão misturados com os das outras lojas. Para que o Excel some somente os valores da Filial1, são necessários critérios de soma.

Excel - usando uma função matemática

Vamos selecionar a célula que fornecerá o resultado (1) e acionar a caixa de funções (2).Neste exemplo, a função “SOMASE” (3, 4) é a que adicionará os valores por um determinado critério ou condição.

Excel - usando uma função matemática

Os argumentos da função são os elementos necessários para que a fórmula retorne o valor correto. No primeiro campo (“Intervalo”) devemos adicionar o intervalo de células que terão os seus valores analisados, ou seja, que contém a identificação das lojas. Vamos, então, selecionar o intervalo de células B3:B17.

Função SOMASE - Intervalo

No segundo campo vamos estabelecer o critério, que será “=Filial1”.

Função SOMASE - Critérios

Por último vamos selecionar o intervalo de células com os valores que serão somados sempre que o critério for verdadeiro, ou seja, C3:B17.

Função SOMASE - Intervalo_soma


Resultado da função matemática SOMASE

Excel 032 – Fórmulas com nomes e rótulos

Podemos nomear os dados de uma planilha para que a escrita das fórmulas seja feita de maneira mais simples. Os “NOMES” podem fazer referência a um valor, a uma fórmula ou até mesmo a um conjunto de células. Na planilha abaixo temos que calcular o volume de vários objetos com diferentes alturas. Todos os objetos têm a mesma base, que é o resultado da multiplicação da largura pelo comprimento.

Excel - fórmulas com rótulos e nomes

Através do comando INSERIR>NOME>DEFINIR… vamos definir o nome “Base” e a ele atribuir a multiplicação da largura pelo comprimento, selecionando as células que contêm estes valores e separando-as pelo operador de cálculo “*” (multiplicação).

Excel - comando INSERIR NOME

Sempre que o nome que acabamos de criar for utilizado numa fórmula, os valores das células A3 e A5 serão multiplicados e fornecidos na mesma fórmula. Agora vamos selecionar a coluna que contém o rótulo “ALTURA” e novamente acionar o comando INSERIR>NOME>DEFINIR… para definir o nome dos dados desta coluna. Quando os dados de uma planilha são organizados em forma de listas, os rótulos de coluna são automaticamente reconhecidos pelo programa. Observe que o nome do campo já está digitado e as células também já foram selecionadas. Vamos simplesmente dar “OK”.

Excel - comando INSERIR NOME

Com os dois nomes que acabamos de criar, podemos montar a fórmula que calculará os valores do campo “VOLUME”. Na primeira célula vamos inserir a fórmula “Base” vezes “Altura”, onde “Base” fornecerá o resultado da multiplicação das células A3 e A5, enquanto que a “Altura” fornecerá o valor deste campo na mesma linha da fórmula.

Excel - fórmula "Base*Altura", que corresponde a "(A3*A5)*B"

Observe a fórmula estendida:

Excel - fórmula estendida com a alça de preenchimento

Excel 033 – Fórmulas matriciais

A grande vantagem em utilizar o formato de banco de dados para criar planilhas é que os valores podem ser retornados de forma mais prática. Num banco de dados, cada coluna contém um campo com uma lista de valores.

Excel - Dados organizados em forma de banco de dados

Os valores da mesma linha formam um registro, ou seja, são informações relacionadas.

Excel - Linha/Registro do banco de dados

Assim, o Excel pode retornar valores de um registro simplesmente se deslocando horizontal e verticalmente.

Excel - Retornando um valor do banco de dados

No exemplo abaixo, precisamos calcular a média de preço obtida por cada vendedor. Para isto, teremos que utilizar uma FÓRMULA MATRICIAL.

Excel - planilha para cálculo da média de preço de cada vendedor

As fórmulas matriciais realizam cálculos usando argumentos matriciais, que são conjuntos de células equivalentes e que possuem o mesmo número de linhas e colunas. Para o exemplo,

utilizaremos como argumentos matriciais o intervalo de células da coluna “A” e o intervalo com o mesmo número de células da coluna “D”.

Excel - argumentos matriciais A2:A12 e D2:D12

Vamos selecionar a célula onde será fornecido o valor. Para calcular a média, escolhemos a função estatística “MÉDIA”.

Excel - função estatística "MÉDIA"

Como argumento, vamos utilizar a função “SE”, que verificará quais as células do primeiro argumento matricial (A2:A12) contém o valor “James” e retornará os respectivos valores do segundo argumento (D2:D12) para que seja calculada a média.

Excel - onde houver "James" na matriz A2:A13, retornar o valor na mesma linha da matriz D2:D12

Para que a fórmula matricial funcione, temos que selecioná-la e acionar as teclas CTRL + SHIFT + ENTER. Após este comando, a fórmula passa a ser exibida entre dois colchetes que indicam o seu comportamento matricial. A fórmula final ficará então com a seguinte sintaxe: {=MÉDIA(SE(A2:A12=”James”;D2:D12))}

Excel - fórmula matricial

Para que a fórmula possa ser estendida para as células ao lado através da alça de preenchimento, vamos utilizar referências absolutas (“$”) na fórmula. Assim, os argumentos matriciais não serão modificados. Lembre-se: sempre que você alterar uma fórmula matricial, as teclas CTRL + SHIFT + ENTER devem ser novamente pressionadas. Para saber mais sobre referências absolutas, veja ESTE TUTORIAL.

Excel - fórmula com referências absolutas "$"

Vamos estender a fórmula. Para saber mais sobre a alça de preenchimento, acesse ESTE TUTORIAL.


Agora basta alterar os nomes para que as fórmulas copiadas forneçam os resultados desejados, mas lembre-se novamente: sempre que você alterar uma fórmula matricial, as teclas CTRL + SHIFT + ENTER devem ser novamente pressionadas.

Excel - adaptando o critério das fórmulas para cada vendedor

Veja o resultado:

Excel - planilha com fórmulas matriciais

Excel 034 – Operações com data e hora

A planilha abaixo deverá calcular o total de dias úteis trabalhados num projeto em andamento. Para isto utilizaremos duas funções muito úteis: HOJE e DIASTRABALHOTOTAL. Se a segunda função não estiver disponível na caixa de funções do Excel, você deverá acessar o menu FERRAMENTAS > SUPLEMENTOS e ativar a opção “Ferramentas de análise” com o CD de instalação do Excel inserido no computador.

Excel - planilha para o cálculo de dias trabalhados

No campo “Data Inicial”, vamos informar a data em que foi iniciado o projeto.

Informando a data inicial

Para que o campo “Hoje” seja automaticamente atualizado, vamos utilizar a função HOJE, da categoria Data e hora. Esta é uma função que não possui argumentos, apenas fornece a data do computador na célula.

Excel - função HOJE

Em seguida vamos indicar alguns feriados.

Preenchendo a lista de feriados

Na célula onde será fornecido o resultado, vamos inserir a função DIASTRABALHOTOTAL, da categoria Data e hora.

Excel - função DIASTRABALHOTOTAL

Indicamos os argumentos da função conforme a imagem abaixo.

Excel - argumentos da função DIASTRABALHOTOTAL

Observe que a função nos retornou o número de dias úteis (descontados os sábados, domingos e feriados da lista) entre as datas inicial e final.

Total de dias úteis entre 1/1/2010 e 19/3/2010

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