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O Que é Um Projeto?

“Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único.”

(PMI, 2000).

Características

Executado por pessoas

Restrito por recursos limitados

Planejado, executados e controlados

O que é um projeto bem sucedido

Podemos julgar o sucesso de um projeto seguindo as seguintes premissas:

O cliente está satisfeito ou feliz com o projeto entregue

A entrega é realizada dentro do prazo previsto

O projeto foi realizado de acordo cos custos e da alocação de pessoal planejada

O projeto resultou em mais conhecimento e melhora das habilidades do time

A organização foi beneficiada com as lições aprendidadas pelo time

Gerenciamento de Projetos


Gerência de ProjetosO que é

“A aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.”

(PMBOK® )

No planejamento do projeto são estabelecidos os objetivos, identificadas as tarefas a serem realizadas e o seu encadeamento baseado nos recursos necessários e disponíveis. O controle do projeto se dá pelo acompanhamento e avaliação do progresso e do desempenho através de um sistema ordenado preestabelecido, com as ações corretivas sendo tomadas sempre que necessárias.

Principais objetivos

Manter os riscos de fracasso em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto. O risco de fracasso aumenta de acordo com a presença de incerteza durante todos os estágios do projeto.

Garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos dentro do tempo e com os recursos determinados.



As Partes envolvidas em um Projeto (Stakeholders)Índividuos ou organizações diretamente envolvidas no projeto ou aqueles cujos interesses podem ser afetados negativa ou positivamente durante ou após o projeto

Gerente do Projeto (senior):

Cliente

Equipe de execução

Patrocinador

Fornecedores

Usuário



O Gerente de Projeto

Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos e tempo, cabe ao gerente de projetos garantir que ele atinja os objetivos propostos.

O papel do gerente de projeto

A sua responsabilidade é assegurar a realização do projeto dentro dos padrões de desempenho relacionados às metas, prazos e custos, exigindo a integração de todos os fatores concorrentes, como: administração da comunicação, recursos humanos, contratos, materiais e riscos.

Independente da configuração do cargo, o gerente de projetos sempre faz parte de um contexto, no qual estão envolvidos os representantes da própria organização e também das diferentes organizações que contribuem para a realização do projeto

(SBRAGIA, MAXIMIANO & KRUGLIANSKAS, 1986).



Restrição tripla

Ao gerenciar um projeto, os gerentes normalmente enfrentam o que chamam de “restrição tripla”, composta pelo escopo, tempo e custo do projeto. O equilíbrio destes três fatores impacta diretamente na qualidade do projeto. Um projeto tido como de alta qualidade é aquele cujo produto, serviço ou resultado é entregue dentro do escopo, prazo e orçamento planejados.

As vantagens advindas de um projeto bem administrado se resumem, basicamente, em que a execução não diferirá significativamente do planejamento. E um bom planejamento implica que um projeto poderá ser executado em prazo e custo adequados e com a melhor qualidade possível.


Prazo

Escopo

Recursos



Perfis de clientes O cliente sabe exatamente o que NÃO precisam, depois de ver o produto

À medida que o produto se desenvolve (fica mais tangível) os clientes veem novas possibilidades e tentam mudar o projeto

Seu projeto fracassará se o produto não for corretamente utilizado ou se não atender as especificações de seu cliente

Por essas razões, mesmo quando dizem que sabem o que precisam, a informação deve ser revista, revista e revista e revista...

Novos clientes

Mais exigentes e menos tolerantes

Qualidade virando commodity. A preocupação hoje é com a experiência proporcionada

Os maiores lucros vem de relações duradouras

Um conhecimento detalhado do cliente e o atendimento personalizado se transformam em diferencial

Exige um relacionamento simples, direto e objetivo

(fonte: FGV)


Fatores que Levam um Projeto a FalharDe acordo com artigo publicado no PM Network (publicação mensal do PMI destinada aos

associados), os 12 principais fatores que levam um projeto a falhar são:

Subestimar a complexidade do projeto.

Insuficiência de acesso às informações e de comunicação interna.

Não integração entre elementos-chave.

Falta de medidas de controle de projetos.

Mudanças constantes de requisitos.

Estratégia de Implementação insuficiente.

Uso de software de gerenciamento de projetos como se fosse a solução para projetos.

Diferentes expectativas entre contratante e fornecedor.

Não uso de atitude do tipo ganha-ganha.

Falta de liderança, comprometimento e patrocínio.

Não visão de oportunidades de novos negócios ou projetos, sucessivas expansões do mesmo projeto indefinidamente ou por mais tempo do que o necessário.




Principais Problemas Ligados a Definição de Requisitos

Requisitos incorretos baseados em necessidades mal definidas

Requisitos ambíguous ou imprecisos

Mudança de requisitos

Natureza dinâmica dos projetos


Metodologias de Gerenciamento de Projeto

Analisando os problemas indicados e classificando-os por categoria, resumidamente podemos afirmar que em uma organização o sucesso do gerenciamento de projetos depende de pessoas, da estrutura da empresa e de métodos de gerenciamento de projetos.

Algumas das vantagens que uma metodologia pode trazer para a organização e para os gerentes de projeto:

Estar baseada nas melhores práticas do mercado

Ser ajustável às necessidades e realidade da sua empresa

Ser utilizável, isto é, prática e não burocrática

Padronização de processos e de documentação

Planejamento detalhado e controle apropriado

Melhoria na comunicação

Aumento de eficiência e produtividade



Padrões de Gerência de Projetos

Ao longo do tempo, houve diversas tentativas para desenvolver padrões internacionais de gerência de projetos. Dentre elas, destacam-se:

Project Management Body of Knowledge (PMBOK), um conjunto de conhecimentos gerenciado pela organização Project Management Institute (PMI). Tem-se tornado um padrão de fato em diversas indústrias, como a da Construção Civil e em diversos setores da Indústria de Software.

ISO 10006: 1997, Quality management - Guidelines to quality in project management

PRINCE2™ (Projects IN a Controlled Environment)

Referencial Brasileiro de Competências (RBC), um dos conjuntos de conhecimentos mais recentes sobre Gerenciamento de Projetos, aborda além dos processos de gestão, aborda competências Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos (ABGP)

[[IPMA Competence Baseline]] (ICB), edição mais recente do corpo de conhecimento desenvolvido pelo International Project Management Association, cuja representação no Brasil é realizada pela Associação Brasileira de Gerenciamento de Projetos (ABGP). Trata do olho da competência em Gerenciamento de Projetos e traz à área uma visão mais holística e inovadora do Gerenciamento de Projetos



PMI e Gerenciamento de Projetos

O que é o PMI®

O PMI® -Project Management Institute [ www.pmi.org ], sediado naPensilvânia, Estados Unidos, é a uma organização sem fins lucrativos de profissionais da área de gerenciamento de projetos. O PMI visa promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos assim como melhorar o desempenho dos profissionais e organizações da área.

o PMI é a associação profissional mais importante na área de gerenciamento de projeto. O PMI estabelece padrões de gerenciamento de projeto, provê seminários, programas educacionais e certificaçãoprofissional que cada vez mais as organizações desejam para os seus líderes de projeto.

PmBoK

Project Management Body of Knowledge (PMBOK), padrão de gerenciamento de projetos americano, desenvolvido pelo PMI, aprovado pela ANSI, e reconhecido pelo IEEE através do padrão 1490-1998. Ele descreve um conjunto de práticas consolidadas sobre gerenciamento de projetos que podem ser aplicadas em qualquer tipo de projetos (incluindo processos de desenvolvimento de software).

O Guia PMBOK é um guia que identifica o subconjunto do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos, amplamente reconhecido como boa prática em projetos e utilizado como base pelo Project Management Institute (PMI).





Para o PMBoK, o gerenciamento de projeto é “a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”.

O conhecimento de gerenciamento de projetos descrito no Guia PMBOK consiste em:

Definição do ciclo de vida do projeto

Cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos

Nove áreas de conhecimento

Ciclo de Vida do Projeto

Cada projeto produz um produto único: mesmo havendo semelhanças entre diversos projetos, cada projeto possui metas, diretrizes, e envolvidos distintos. Além disso, um projeto tem como característica a elaboração progressiva. Na elaboração progressiva, a especificação do projeto vai sendo refinada ao longo do ciclo de vida do mesmo.

O ciclo de vida de um projeto é dividido em diversas fases para melhorar o controle e o gerenciamento do projeto. Cada fase é marcada pela conclusão de um ou mais produtos e cada uma delas possui um ponto de revisão. O ponto de revisão tem como objetivo determinar a continuidade ou não do projeto, e a detecção e correção de defeitos.



Tipicamente, um projeto tem uma fase inicial, onde é definido o escopo do projeto. Uma ou mais fases intermediárias, onde o alvo do projeto é planejado e realizado. E uma fase final, onde o produto é aceito e entregue para o cliente.

Características do Ciclo de Vida:

É a soma de todas as fases do projeto

Define o início e o fim do projeto

Define o que deve ser realizado em cada fase e quem deve ser envolvido

Inicial Intermediárias Final

Entradas

Fases

Saídas do Gerenciamento de

projetos

Ideia

Termo de abertura

Declaração de escopo

Plano de Projeto

Linha de base (baseline)

Progresso

Aceitação Aprovaçã

o

Entrega

Equipe de Gerenciamento de Projetos



Grupos de Processos do Gerenciamento de Projeto

Cada projeto é composto por uma série de processos. Estes processos podem ser organizados em cinco grupos de processos que possuem as seguintes metas:

1. Iniciação: Reconhecer que um projeto ou fase deve começar e se comprometer com a sua execução;

2. Planejamento: Definir e refinar os objetivos. Planejar e manter um esquema de trabalho viável para atingir aqueles objetivos de negócio que determinaram a existência do projeto;

3. Execução: Coordenar pessoas e outros recursos para realizar o que foi planejado;

4. Monitoramento e Controle: Assegurar que os objetivos do projeto estão sendo atingidos, através do monitoramento constante e da avaliação do seu progresso, tomando ações corretivas quando necessárias;

5. Encerramento: Formalizar a aceitação do projeto ou fase e fazer o seu encerramento de forma organizada.



Em cada uma das fases do projeto, este ciclo de processos é realizado. Cabe ao Gerente de Projeto determinar quais dos processos existentes deverão ser realizados em uma determinada fase.

Cada processo dentro de um grupo de processos possui as seguintes características:

Uma descrição do processo, indicando seus objetivo e características;

Um conjunto de entradas, que são as informações utilizadas pelo processo;

Um conjunto de ferramentas e técnicas, que servem como guias ou diretrizes de como implementar o processo;

E um conjunto de saídas, que são os produtos ou resultados deste processo.

Detalhamento de um processo no PMBoK:

ProcessosEntradas

Ferramentas e Técnicas

Saídas



Interação das fases e Grupos de Processos

Fase de Análise Fase de Decodificação

Características das Fases dos Projetos e Ciclos de Vida

Possuem uma sequência Lógica

Marcadas pela conclusão de um ou mais produtos ou subprodutos

Revisões visando detectar e corrigir erros e decidir se o projeto deve continuar

Processo de Iniciação

Processo de Planejamento

Processo de Controle

Processo de Execução

Processo de Encerramento

Processo de Iniciação

Processo de Planejamento

Processo de Controle

Processo de Execução

Processo de Encerramento



PMI e Gerenciamento de ProjetosAs nove áreas de conhecimento abordam, respectivamente, o gerenciamento dos seguintes aspectos do projeto:

Integração

Escopo

Tempo

Custos

Qualidade

Recursos humanos

Comunicações

Riscos

Aquisições



Integração

Descreve os processos e as atividades que integram os diversos elementos do gerenciamento de projetos, que são identificados, definidos, combinados, unificados e coordenados dentro dos grupos de processos de gerenciamento de projetos.

Ele consiste nos processos de gerenciamento de projetos: Desenvolver o termo de abertura do projeto, Desenvolver a declaração do escopo preliminar do projeto, Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, Orientar e gerenciar a execução do projeto, Monitorar e controlar o trabalho do projeto, Controle integrado de mudanças e Encerrar o projeto.

Escopo

Descreve os processos envolvidos na verificação de que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o trabalho necessário, para que seja concluído com sucesso. Ele consiste nos processos de gerenciamento de projetos: Planejamento do escopo, Definição do escopo, Criar EAP, Verificação do escopo e Controle do escopo.




Tempo

Descreve os processos relativos às entregas do projeto no prazo correto: Definição da atividade, Seqüenciamento de atividades, Estimativa de recursos da atividade, Estimativa de duração da atividade, Desenvolvimento do cronograma e Controle do cronograma.

Custos

Descreve os processos envolvidos em planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que o projeto termine dentro do orçamento aprovado: Estimativa de custos, Orçamentação e Controle de custos.

Qualidade

Descreve os processos envolvidos na garantia de que o projeto irá satisfazer os objetivos para os quais foi realizado: Planejamento da qualidade, Realizar a garantia da qualidade e Realizar o controle da qualidade.

Recursos humanos

descreve os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto: Planejamento de recursos humanos, Contratar ou mobilizar a equipe do projeto, Desenvolver a equipe do projeto e Gerenciar a equipe do projeto.




Comunicações

Descreve os processos relativos à geração, coleta, disseminação, armazenamento e destinação final das informações do projeto de forma oportuna e adequada: Planejamento das comunicações, Distribuição das informações, Relatório de desempenho e Gerenciar as partes interessadas.

Riscos

Descreve os processos relativos à realização do gerenciamento de riscos em um projeto: Planejamento do gerenciamento de riscos, Identificação de riscos, Análise qualitativa de riscos, Análise quantitativa de riscos, Planejamento de respostas a riscos e Monitoramento e controle de riscos.

Aquisições

Descreve os processos que compram ou adquirem produtos, serviços ou resultados, além dos processos de gerenciamento de contratos. Ele consiste nos processos de gerenciamento de projetos: Planejar compras e aquisições, Planejar contratações, Solicitar respostas de fornecedores, Selecionar fornecedores, Administração de contrato e Encerramento do contrato.


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