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COORDENAR A BIBLIOTECA DA EMERJ

Proposto por:

Diretor do Departamento de Ensino (DENSE)

Analisado por:

Assessora da Assessoria de Gestão Estratégica (ASGET)

Aprovado por:

Secretária da Secretaria-Geral

de Ensino (SECGE)

IMPORTANTE: Sempre verifique no site do TJRJ se a versão impressa do documento está atualizada.

Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo 2.950/2003 RAD-EMERJ-027 19 1 de 18

1 OBJETIVO

Documentar os procedimentos de aplicação de normas técnicas de biblioteconomia ao

material que compõe o acervo da Biblioteca da Escola da Magistratura do Estado do Rio

de Janeiro (EMERJ), e de atendimento a seus usuários.

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica à Divisão de Biblioteca, da Escola da

Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DIBIB) e passa a vigorar a partir de

14/09/2016.

3 DEFINIÇÕES

TERMO DEFINIÇÃO

Catalogar

Anotar, em formato predeterminado, os dados do material que compõe o acervo (autor, título, editor, ano de publicação, número de edição, número de páginas ou de volumes, série, descritores, notas especiais etc.), segundo normas da ABNT.

Classificar documento

1. Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.

2. Atribuir aos livros e folhetos um código numérico que representa seu(s) assunto(s) específico(s), extraído da Classificação Decimal de Direito, ao qual se acrescenta outro código, alfanumérico, que representa o nome do autor, extraído da Tabela de Cutter.

Descritor

Palavra, ou grupo de palavras, que descreve o assunto tratado no material que compõe o acervo, extraída(s) do Vocabulário Controlado Básico de Descritores, do Centro de Processamento de Dados do Senado Federal – PRODASEN, do Tesouro Jurídico da Justiça Federal e do Vocabulário Jurídico Controlado (Tesauro) do Superior Tribunal de Justiça, para fins de recuperação nas buscas por assunto.

Indexar Determinar os descritores referentes aos assuntos do material que compõe o acervo da Biblioteca, para fins de registro no sistema BNWeb.





4 REFERÊNCIAS

Classificação Decimal de Direito;

Normas de documentação da ABNT;

Tabela de Cutter;

Vocabulário Controlado Básico do PRODASEN;

Tesauro Jurídico da Justiça Federal;

Tesauro do Senado Federal;

Vocabulário Jurídico (Tesauro) do STF;

Vocabulário Jurídico controlado (Tesauro) do STJ;

Vocabulário Controlado de Termos Jurídicos da Biblioteca da EMERJ;

Normas de Atendimento da Biblioteca e da Videoteca;

Regimento do Curso de Especialização em Direito para a Carreira da Magistratura

do Estado do Rio de Janeiro.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Diretor da Divisão de Biblioteca, da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DIBIB)

Coordenar, controlar e avaliar o desempenho das atividades de processamento técnico do material adquirido e do atendimento aos usuários;

elaborar relatório anual contendo dados sobre as atividades desenvolvidas;

elaborar relatório anual sobre o inventário do acervo da Biblioteca;

coordenar as tarefas administrativas referentes à aquisição do material que compõe o acervo da Biblioteca.

http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/classificacao-decimal-de-direito/classif-decimal.pdf

http://www.davignon.qc.ca/cutter1.html

http://www.cjf.jus.br/biblioteca/apresentacao_tesaurojuridico.asp

http://www.stf.jus.br/portal/jurisprudencia/pesquisarVocabularioJuridico.asp

http://www.stj.jus.br/SCON/thesaurus/

http://www.emerj.tjrj.jus.br/paginas/biblioteca_videoteca/normasbiblioteca.htm

http://www.emerj.tjrj.jus.br/paginas/biblioteca_videoteca/normasbiblioteca.htm

http://www.emerj.tjrj.jus.br/paginas/curso_especializacao/ato_regulamento/regimentodocursodeespecializacao_2010.pdf

http://www.emerj.tjrj.jus.br/paginas/curso_especializacao/ato_regulamento/regimentodocursodeespecializacao_2010.pdf





FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Bibliotecários do processamento técnico

Aplicar as normas técnicas de biblioteconomia ao material recebido: livros, folhetos, periódicos, artigos de periódicos, capítulos de livros, DVDs, CD-ROMs, monografias e artigos de conclusão de curso dos alunos da EMERJ;

realizar o inventário anual do acervo da Biblioteca.

Funcionários e alunos-bolsistas

Atender aos pedidos de informações formulados pelos usuários.

executar atividades técnicas de suporte aos demais setores da biblioteca visando os recursos necessários aos processos de trabalho descritos nesta RAD.

Diretor do Departamento de Ensino, da Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DENSE)

Enviar as folhas impressas com os lançamentos das editoras jurídicas aos Professores Responsáveis para a escolha de novos títulos visando sua aquisição.

6 SELEÇÃO E AQUISIÇÃO

6.1 Pesquisa os lançamentos das editoras jurídicas na internet.

6.2 Imprime folhas com os dados de cada livro, encabeçadas pelo nome da respectiva

editora.

6.3 Agrupa as folhas impressas formando catálogos segundo as áreas do Direito

coordenadas pelos Professores Responsáveis do Curso de Especialização em Direito

para a Carreira da Magistratura.

6.4 Envia os catálogos com os lançamentos jurídicos para o Departamento de Ensino, da

Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DENSE) para remessa

aos Professores Responsáveis, que anotam quais títulos devem ser adquiridos.

6.5 Elabora a lista de livros a serem adquiridos a partir dos títulos assinalados nos

catálogos devolvidos pelos Professores Responsáveis.





6.6 Envia a lista para o Departamento de Administração, da Escola da Magistratura do

Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DEADM) solicitando sua aquisição.

6.7 Solicita ao Departamento de Administração da Escola da Magistratura do Estado do

Rio de Janeiro (EMERJ/DEADM) a aquisição ou renovação das assinaturas de revistas

jurídicas.

7 PROCESSAMENTO TÉCNICO

7.1 Recebe documentos por doação ou compra.

7.2 Descarta os livros recebidos por doação considerados impróprios para uso dos alunos.

7.3 Cataloga, classifica, registra e atribui número de chamada e descritores aos livros,

folhetos, periódicos, CD-ROMs, DVDs e monografias de conclusão de curso dos

alunos da EMERJ.

7.4 Implanta no sistema BNWeb os documentos comprados e/ou selecionados no item

7.2.

7.5 A partir do sistema BNWeb, produz os números de chamada e código de barras nas

etiquetas para as lombadas dos livros, que serão afixadas aos itens do acervo.

7.6 Prepara os livros, folhetos e monografias, para empréstimo preenchendo os campos

de identificação dos formulários Ficha de Data (FRM-EMERJ-027-04) e Ficha de

Assinaturas (FRM-EMERJ-027-22), bem como cola no livro a Ficha de Devolução

(FRM-EMERJ-027-23).

7.7 Prepara os DVDS para empréstimo preenchendo o formulário Videoteca (FRM-

EMERJ-027-05).

7.8 Analisa os fascículos de periódicos recebidos e indexa seus artigos.

7.9 Recebe do Setor de Atendimento aos Usuários as folhas de resumo dos artigos

científicos dos alunos da EMERJ e os indexa.





7.10 Analisa os livros coletivos recebidos catalogando e indexando seus capítulos.

7.11 Implanta, no sistema BNWeb, os dados relativos ao material selecionado nos itens

7.8, 7.9 e 7.10.

7.12 Compila, diariamente, as estatísticas das atividades desenvolvidas (Estatística de

Processos Técnicos – Livros, Folhetos e monografias, FRM-EMERJ-027-06;

Estatística de Processos Técnicos – Periódicos, FRM-EMERJ-027-08; Estatística de

Processos Técnicos – CD-ROMs, FRM-EMERJ-027-09; Estatística de Processos

Técnicos – DVDs, FRM-EMERJ-027-26; e Estatística de Processos Técnicos –

Artigos Indexados, FRM-EMERJ-027-27) e elabora fechamento mensal.

7.13 Realiza anualmente o inventário do acervo da Biblioteca fornecendo dados para a

direção elaborar o respectivo relatório.

8 ATENDIMENTO AOS USUÁRIOS

8.1 Auxilia os usuários na utilização dos computadores para pesquisas jurídicas e

bibliográficas no sistema da Biblioteca e outros disponíveis na Internet, bem como

orienta sobre os espaços da Biblioteca, uso de tomadas e sala de leitura, quando

solicitados.

8.2 Controla o atendimento ao usuário acima mencionado preenchendo o formulário

Estatística de Usuários Atendidos (FRM-EMERJ-027-31).

8.3 Orienta os usuários no uso do acervo da Biblioteca e da Videoteca e fornece os livros

e periódicos solicitados para consulta.

8.4 Efetua a reprodução xerográfica do material bibliográfico existente na Biblioteca

solicitada pelos usuários e a respectiva cobrança.

8.5 Controla a produção das máquinas copiadoras e preenche o formulário Controle Diário

de Cópias (FRM-EMERJ-027-13).





8.6 Controla a produção de impressos por computador e efetua a respectiva cobrança,

preenchendo o formulário Controle de Impressos por Computador (FRM-EMERJ-027-

14).

8.7 Controla a ordem, o silêncio, o acesso e o uso das salas de atendimento.

8.8 Efetua e controla o empréstimo de livros, DVDs e CD-ROMs aos usuários a quem o

empréstimo é facultado.

8.9 Compila as estatísticas das atividades desenvolvidas no item 8.8 e preenche o

formulário Estatísticas de Consultas e Empréstimos (FRM-EMERJ-027-15).

8.10 Guarda os livros consultados e mantém a sua ordem nas estantes.

8.11 Zela pelo bom estado e funcionamento dos equipamentos instalados na Biblioteca.

8.12 Sugere consulta a outras bibliotecas no caso de não existir a informação desejada.

9 EMPRÉSTIMO DE LIVROS E DVDS

9.1 Pede ao usuário seus dados de identificação e colhe sua assinatura na Ficha de

Inscrição de Usuário (FRM-EMERJ-027-24), se ainda não for inscrito.

9.2 Prepara a etiqueta com os dados de identificação do usuário a ser colada na

respectiva ficha de inscrição.

9.3 Empresta livros a alunos que estejam elaborando suas monografias e seus artigos

científicos de pós-graduação, a alunos inscritos nos concursos para a magistratura que

tenham passado em suas diversas fases e aos funcionários da EMERJ.

9.3.1 Anota a data de empréstimo na Ficha de Inscrição de Usuário (FRM-EMERJ-027-24),

colhe sua assinatura na Ficha de Assinaturas (FRM-EMERJ-027-22) e arquiva nos

respectivos fichários.





9.3.2 Anota a data de devolução na Ficha de Devolução (FRM-EMERJ-027-23) colada no

livro e na Ficha de Data (FRM-EMERJ-027-04), arquiva esta última no respectivo

fichário em ordem cronológica e lança o empréstimo no sistema BN WEB.

9.3.3 Na devolução do livro, desarquiva as fichas de assinaturas e de datas, retornando-as

ao bolso do livro.

9.3.4 Anota a data de devolução na ficha de inscrição de usuário e arquiva no respectivo

fichário.

9.4 Empresta DVDs a alunos da EMERJ, a ex-alunos, a magistrados e a funcionários da

EMERJ e do Tribunal de Justiça, mediante assinatura de Termo de Responsabilidade

pelo Comodato de Material Audiovisual (FRM-EMERJ-027-30).

9.4.1 Anota a data de empréstimo na Ficha de Inscrição de Usuário (FRM-EMERJ-027-24)

e a de empréstimo e devolução na ficha de assinaturas Videoteca (FRM-EMERJ-027-

05), solicitando que assine esta última, arquivando-as nos respectivos fichários.

9.4.2 Preenche a ficha Empréstimo de DVDs (FRM-EMERJ-027-17) e prende na ficha de

inscrição do respectivo usuário.

9.4.3 Anota a data da devolução na etiqueta no interior da(s) caixa(s) dos DVD(s).

9.4.4 Na devolução do(s) DVD(s), anota a data de devolução na Ficha de Inscrição de

Usuário (FRM-EMERJ-027-24) e retorna a ficha de assinaturas Videoteca (Videoteca

– FRM-EMERJ-027-05) ao interior da(s) caixa(s) do(s) DVD(s).

9.5 Compila as estatísticas dos empréstimos preenchendo os formulários Estatística de

Consultas e Empréstimos (FRM-EMERJ-027-15) e Estatística de Empréstimo de DVD

(FRM-EMERJ-027-20).

9.6 Verifica diariamente, através das datas de devolução nas diferentes fichas, se há livros

e DVDs em atraso, e procede à respectiva cobrança.

9.7 Cobra e recebe multa dos livros e DVDs em atraso.





9.8 Encaminha à Divisão de Finanças da Escola da Magistratura do Estado do Rio de

Janeiro (EMERJ/DIFIN) a prestação de contas de cada mês.

10 CONSULTA DE LIVROS E REVISTAS

10.1 Controla a consulta aos livros e revistas localizados nas estantes da Sala de Leitura.

10.2 Fornece um cartão nominativo a ser utilizado na consulta de livros e revistas aos

usuários que não disponham de carteiras da EMERJ, mas que tenham seus nomes

registrados no Sistema Integrado da Escola da Magistratura (SIEM) ou estejam

inscritos no Curso de Preparação para Ingresso na EMERJ (PREMERJ) e nos cursos

de pós-graduação lato sensu.

10.3 Solicita a carteira do usuário para prendê-la às fichas dos livros retirados das estantes

para consulta, mantendo-as em fichário destinado a esse fim.

10.4 Registra no Sistema BNWEB os livros citados no item 10.3, dando baixa logo após

sua devolução.

10.5 Anota o título, volume, número e ano das revistas retiradas das estantes para

consulta, mantendo a anotação presa à carteira do aluno, no fichário destinado a

esse fim.

10.6 Restitui a carteira ao usuário quando este devolver os livros e revistas ao término da

consulta.

10.7 Guarda as fichas dos livros devolvidos nos respectivos bolsos.

10.8 Mantém os livros e revistas consultados separados até o fim do expediente, para fins

de contagem das obras consultadas.

10.9 Compila as estatísticas das atividades desenvolvidas e preenche o formulário

Estatísticas de Consultas e Empréstimos (FRM-EMERJ-027-15).

10.10 Guarda os livros e revistas em seus respectivos lugares nas estantes.





10.11 Controla a ordem, o silêncio, o acesso e o uso da Sala de Leitura.

11 PESQUISAS PARA MAGISTRADOS

11.1 Coordena os trabalhos dos alunos bolsistas que realizam as pesquisas solicitadas

pelos magistrados.

11.2 Recebe os pedidos de pesquisas, exclusivamente por e-mail, preenchendo o

formulário Serviço de Pesquisas para Magistrados (FRM-EMERJ-027-12) com os

dados referentes ao magistrado solicitante e ao tema da pesquisa.

11.3 Realiza as pesquisas na ordem em que são recebidas, utilizando as ferramentas de

busca da internet e no sistema BNWeb da DIBIB, assim como dos Tribunais

Estaduais de Justiça e Tribunais Superiores.

11.4 Imprime textos doutrinários e jurisprudência e/ou providencia cópias de artigos de

revistas e de capítulos de livros, relativos ao tema da pesquisa.

11.5 Preenche os campos do formulário FRM-EMERJ-027-12 referentes à pesquisa

concluída.

11.6 Comunica ao magistrado a conclusão da pesquisa, enviando o resultado por e-mail

ou para a Divisão de Apoio Logístico da Escola da Magistratura do Estado do Rio de

Janeiro (EMERJ/DILOG) para envio por Sedex, no caso de pesquisa doutrinária para

magistrado que esteja fora do fórum central.

11.7 Envia, juntamente com o resultado da pesquisa, para preenchimento pelo magistrado,

os itens de avaliação sobre a pesquisa realizada.

11.8 Arquiva as cópias dos formulários FRM-EMERJ-027-12 e dos e-mails impressos,

assim como as avaliações feitas pelos magistrados.

11.9 Compila material de estudo, especialmente acórdãos, de autoria dos examinadores

dos concursos para a magistratura, para disponibilização aos alunos e ex-alunos

inscritos nesses concursos.





11.10 Compila dados sobre a nova legislação federal, estadual e municipal visando à sua

inclusão no site da EMERJ.

12 PUBLICAR MONOGRAFIAS E ARTIGOS DOS ALUNOS DA EMERJ

12.1 Recebe CD-ROMs contendo arquivos no formato pdf dos Trabalhos de Conclusão de

Curso dos alunos da EMERJ.

12.2 Imprime as folhas de resumo dos artigos que contêm os dados necessários à sua

indexação no sistema BNWeb e os entrega ao Setor de Processamento Técnico.

12.3 Grava os arquivos do mesmo curso num CD-ROM para ser catalogado e guardado no

acervo.

12.4 Prepara, no formato html, a lista de autores e títulos que vão constituir as diversas

revistas on-line publicadas no site da EMERJ.

12.5 Disponibiliza para o Departamento de Tecnologia de Informação e Comunicação da

Escola da Magistratura do Estado do Rio de Janeiro (EMERJ/DETEC) a lista de

autores e títulos em html e os respectivos arquivos em pdf.

12.6 Solicita ao IBICT (Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia do

CNPQ) um ISSN (International Standard Serial Number) para o primeiro número de

cada nova revista on-line com os artigos da primeira turma de cada curso.

12.7 Informa ao DETEC o ISSN recebido, para inclusão na respectiva revista no site da

EMERJ.

13 INDICADORES

NOME FÓRMULA PERIODICIDADE

Quantidade de processamentos técnicos

Contagem simples Mensal

Quantidade de atendimentos aos usuários Contagem simples Mensal





14 GESTÃO DE REGISTROS

Os registros deste processo de trabalho são geridos pela UO e mantidos em seu arquivo

corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir.

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO

CCD*

RESPON-

SÁVEL

ARMAZE-

NAMENTO

RECUPE-

RAÇÃO PROTEÇÃO

RETENÇÃO

(ARQUIVO

CORRENTE –

PRAZO DE

GUARDA NA

UO**)

DISPOSIÇÃO

Controle de Impressos por Computador (FRM-EMERJ-027-14)

0-0-3d DIBIB Pasta Data Condições apropriadas

2 anos Eliminação na

UO

Controle Diário de Cópias (FRM-EMERJ-027-13)

0-3-2b DIBIB Pasta Data Condições apropriadas


UO

Empréstimo de DVDs (FRM-EMERJ-027-17)

0-6-1-4f DIBIB Pasta Título Condições apropriadas


UO

Termo de responsabilidade pelo Comodato de Material Audiovisual (FRM-EMERJ-027-30)

0-6-1-4f DIBIB Pasta Título Condições

apropriadas 1 ano

Eliminação na UO

Estatísticas de Consultas e Empréstimos (FRM-EMERJ-027-15)


1 ano Eliminação na

UO

Estatística de Empréstimo de DVD (FRM-EMERJ-027-20)



UO

Estatística de Processos Técnicos – Artigos Indexados (FRM-EMERJ-027-27)



UO

Estatística de Processos Técnicos – CD-ROMs (FRM-EMERJ-027-09)



UO

Estatística de Processos Técnicos – DVDs (FRM-EMERJ-027-26)



UO

Estatística de Processos Técnicos –Livros e Folhetos (FRM-EMERJ-027-06)



UO





IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO

CCD*

RESPON-

SÁVEL

ARMAZE-

NAMENTO

RECUPE-

RAÇÃO PROTEÇÃO

RETENÇÃO

(ARQUIVO

CORRENTE –

PRAZO DE

GUARDA NA

UO**)

DISPOSIÇÃO

Estatística de Processos Técnicos – Periódicos (FRM-EMERJ-027-08)



UO

Usuários atendidos (FRM-EMERJ-027-31)



UO

Ficha de Inscrição de Usuário (FRM-EMERJ-027-24)

0-6-1-4d DIBIB Fichário Título Condições apropriadas


UO

Ficha de Assinaturas (FRM-EMERJ-027-22)

0-6-1-4e DIBIB Livros Título Condições apropriadas


UO

Ficha de Data (FRM-EMERJ-027-04)

0-6-1-4e DIBIB Livros Título Condições apropriadas 1 ano

Eliminação na UO

Ficha de Devolução (FRM-EMERJ-027-23)

0-6-1-4e DIBIB Livros Título Condições apropriadas 1 ano

Eliminação na UO

Relatório Anual das Atividades

0-0-3c DIBIB Pasta Data Condições apropriadas 5 anos

DGCOM/ DEGEA***

Relatório Anual do Inventário

0-0-3c DIBIB Pasta Data Condições apropriadas 5 anos

DGCOM/ DEGEA

Serviço de Pesquisas para Magistrados (FRM-EMERJ-027-12)

0-6-1-4a DIBIB Pasta Assunto Condições apropriadas


UO

Videoteca (FRM-EMERJ-027-05) 0-6-1-4f DIBIB

Caixas dos DVDs

Título Condições apropriadas


UO

Legenda: *CCD = Código de Classificação de Documentos. **UO = Unidade Organizacional.

***DGCOM/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria-Geral de Comunicação e de Difusão do Conhecimento.

Notas:

a) Eliminação na UO – procedimentos – Organizar os Arquivos Correntes das Unidades Organizacionais.

b) DGCOM/DEGEA – procedimentos – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos

do Arquivo Intermediário e Gerir Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a

proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de

Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.





15 ANEXOS

Anexo 1 – Fluxograma do Procedimento de Trabalho Seleção e Aquisição;

Anexo 2 – Fluxograma do Procedimento de Trabalho Processamento Técnico;

Anexo 3 – Fluxograma do Procedimento de Trabalho Atendimento aos Usuários;

Anexo 4 – Fluxograma do Procedimento de Trabalho Pesquisas para Magistrados;

Anexo 5 – Fluxograma do Procedimento de Trabalho Publicar Monografias e Artigos

dos Alunos da EMERJ.

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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DE TRABALHO

SELEÇÃO E AQUISIÇÃO






PROCESSAMENTO TÉCNICO






ATENDIMENTO AOS USUÁRIOS






PESQUISAS PARA MAGISTRADOS





ANEXO 5 - FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO DE TRABALHO

PUBLICAR MONOGRAFIAS E ARTIGOS DOS ALUNOS DA EMERJ

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