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Coordenação: Comissão de Responsabilidade SocioambientalElaboração: Liégia Maciel de Oliveira e Danuza Pereira MantuanoDiagramação: Assessoria de Comunicação Social/Subsecretaria de PublicidadeCapa: Patrícia Melin

COMISSÃO DE RESPONSABILIDADESOCIOAMBIENTAL

Presidente: CRISTIANO BARROS REISDiretor da Secretaria de AdministraçãoAv. Contorno nº 4631, 6º andar30110-027 – Bairro SerraBelo Horizonte – Minas [email protected]

Brasil. Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região. Comissão de Responsabilidade Socioambiental.

Dia do descarte e organização: procedimentos / Tribunal Regional da 3ª Região. Comissão de Responsabilidade Socioambiental. - 5. ed. rev. atual. - Belo Horizonte: Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região, 2014. 19p.

1. Administração Pública - organização. 2. Manual de procedimentos. I. Brasil. Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região. Comissão de Responsabilidade Socioambiental. II. Título.

CDU 35.071

COMPOSIÇÃO

BIÊNIO: 2014/2015

Presidente: Desembargadora Maria Laura Franco Lima de Faria

1º Vice-Presidente: Desembargador José Murilo de Moraes

2º Vice-Presidente: Desembargadora Emília Facchini

Corregedor: Desembargadora Denise Alves Horta

Vice-Corregedor: Desembargador Luiz Ronan Neves Koury

SUMÁRIO

1. Introdução ..................................................................................................5

2. Descarte .....................................................................................................5

2.1. Objetivos do descarte ...........................................................................5

2.2. Vantagens do descarte..........................................................................5

2.3. Procedimentos para o descarte ............................................................6

2.4. No Dia do Descarte ..............................................................................6. Preparação dos locais para descarte..................................................6. Recomendações para iniciar o descarte.............................................6

. Cuidados no descarte ........................................................................6

2.5. Classificação de materiais para descarte..............................................7. Para reaproveitamento.......................................................................7. Para doação.......................................................................................9

. Para reciclagem ................................................................................9 . Para o lixo .......................................................................................10 . Descarte virtual................................................................................10

3. Recomendações finais................................................................................12

AnexosAnexo I – Checklist de descarte................................................................. 13Anexo II – Portaria que institui o “Dia do Descarte e Organização”........... 14

1. INTRODUÇÃO

Em atenção à recomendação do Ministro Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho, João Orestes Dalazen, em correição realizada no TRT-MG, no período de 16 a 20 de junho de 2008, o Desembargador Presidente Paulo Roberto Sifuentes Costa, por meio da Portaria Nº 97, de 27 de outubro de 2008 (Anexo II), instituiu o “Dia do Descarte e Organização”. Essa prática se repete anualmente no âmbito da Justiça do Trabalho de Minas Gerais.

O descarte é um procedimento básico, que, por sua simplicidade e facilidade de aplicação, é indicado para os mais diversos ambientes. É um método para organizar o espaço de trabalho, especialmente aquele compartilhado, mantendo no local apenas o necessário e adequado à execução das atividades e ao ambiente funcional. Em geral, a metodologia de aplicação é simples, mas sua abrangência vai além da mera organização, passando também por uma mudança de comportamento e de atitude pessoal.

“Podemos escolher o que semear,mas somos obrigados a colher aquilo que plantamos.”

(Provérbio chinês)

2. DESCARTE

O descarte está muito ligado ao chamado senso de utilização, que consiste em manter no ambiente de trabalho somente os recursos realmente necessários. Significa direcionar a ação para a utilização de materiais, equipamentos e informações com maior racionalidade, evitando ociosidade e carência.

O descarte pode ser dividido em:

Descarte Físico: objetos e documentos. Descarte Virtual: arquivos (de texto, imagens ou sons) gravados em discos

de microcomputadores, CD’s e/ou outros dispositivos móveis.

2.1 Objetivos do descarte

Evitar excessos e desperdícios. Utilizar os recursos de acordo com a necessidade, especificação

e adequação. Manter, no local de trabalho, somente objetos e dados necessários.

2.2 Vantagens do descarte

Liberar equipamentos, documentos e materiais diversos. Liberar espaço físico. Facilitar a organização.

Manual escrito com a Ecofonte “Spranq eco sans” 5

Reduzir o tempo de procura. Melhorar a visualização da área de trabalho. Eliminar compras desnecessárias. Aumentar a satisfação pessoal.

Vamos tirar o desnecessário do caminho.É bom livrarmo-nos do que não é útil em todos os locais da organização.

Faça a sua parte!A ideia básica é separar o que é necessário do que é inútil.

Críticas e sugestões para a melhoria das próximas ediçõesserão bem recebidas em nosso endereço eletrônico:

[email protected]

2.3 Procedimentos para o descarte

Sugestão de procedimentos para o Dia do Descarte.

ITEM DESCRIÇÃO O QUE FAZER1 Checklist do descarte (Checklist) Usar como roteiro

2 Cartaz de aviso sobre o Dia do Descarte (Dia do Descarte)

Afixar na porta ou parede

3 Identificador da área de descarte (Lixo/ Reciclável / A devolver / Rascunho)

Afixar na área de descarte

2.4 No Dia do Descarte

Preparação dos locais para descarte

No Dia do Descarte, deverão ser definidos e identificados os locais onde serão depositados os materiais descartados, de acordo com o item 2.5.

Recomendações para iniciar o descarte

Começar pelas áreas de uso individual, depois passar para as de uso comum. Não impor o descarte de objetos pessoais. Não descartar objetos alheios sem a devida concordância. Fazer o descarte virtual de documentos arquivados em microcomputadores,

após o descarte físico.

Cuidados no descarte

Seguir preferencialmente a ordem sugerida pelo checklist do descarte. Seguir o Manual do Descarte quanto ao destino dos materiais descartados.


mailto:[email protected]

Para documentos e processos, consultar a “Tabela de Temporalidade”, que se encontra disponível no site do TRT: Informe-se/Gestão Documental/TABELAS. No caso de documentos que serão arquivados na Subsecretaria de Arquivo Geral, antes de enviá-los, entrar em contato com a Diretoria da Secretaria de Documentação, Legislação e Jurisprudência por meio do telefone: (31) 3238-7875, para tomar conhecimento das normas de encaminhamento.

Colocar o material descartado nos locais corretos, previamente definidos.

Obs.: Em caso de dúvidas quanto à Tabela de Temporalidade e avaliação de documentos, contatar com a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos por meio dos telefones (31) 3479-7960 – Gisele ou (31) 3228-7121 – Cristiano.

Outras dúvidas, consultar o setor responsável:

Apoio Administrativo Leonardo (31) 3228-7414Resp. Socioambiental Danuza (31) 3228-7121Gráfica Lamartine (31) 3215-7910Informática Marisa (31) 3238-7961Material e Logística Manfredo/Christiane (31) 3228-7140

2.5 Classificação de materiais para descarte

Os materiais destinados ao descarte serão divididos em 5 categorias:

1ª) Para reaproveitamento

a) Material de expediente:

Os carimbos automáticos (autoetintáveis) que não estão sendo utilizados pelas unidades podem ser devolvidos à Diretoria da Secretaria de Material e Logística, Av. Contorno, 4.631 - 9º andar. Os carimbos de madeira NÃO são reaproveitados.

No caso de material cujo uso foi descontinuado na Unidade, como por exemplo cartuchos de toner, cujo impressora foi desativada, e que estejam em PERFEITA CONDIÇÃO DE USO E DENTRO DO PRAZO DE VALIDADE, devem ser encaminhados ao Centro de Triagem – Rua Espírito Santo – Antigo Prédio de Engenharia da UFMG.

Unidades da Capital:

Aqueles que estiverem em PERFEITO estado de conservação e que, por algum motivo, não serão mais utilizados, devem ser encaminhados ao


Centro de Logística Integrada (Almoxarifado), Rua Ápio Cardoso, N. 100 – Bairro Cincão, Contagem – MG – Cep. 32371-615.

Unidades do Interior:

OS MATERIAIS devem ser mantidos nas unidades para futura utilização, evitando-se, assim, DESPESAS EXTRAS COM TRANSPORTE PARA DEVOLUÇÃO DE MATERIAL.

b) Material ergonômico em PERFEITO estado também deve ser encaminhado ao Centro de Logística Integrada (Almoxarifado), Rua Ápio Cardoso, N. 100 – Bairro Cincão, Contagem – MG – Cep. 32371-615. Exemplos:

- suportes para CPU;

- suportes articulados e de madeira para monitor;

- apoios para os antebraços como o da foto:

- Apoios para os punhos;

- apoios para os pés.

c) Livros que não são mais próprios para uso, devem ser eliminados na própria unidade, observando as orientações constantes dos Artigos 14, 15 e 16 da Instrução Normativa nº 01/2011 do TRT 3ª Região.

d) Papéis com o verso em branco podem ser encaminhados para a Subsecretaria Gráfica – Rua Curitiba, 835 – 2º andar, para elaboração de blocos de rascunho, excetuando-se documentos que contenham informações de caráter sigiloso.

IMPORTANTE: Devem ser retirados todos os objetos metálicos (grampos e/ou clips) antes de enviar o papel para a confecção de blocos de rascunho.


2ª) Para doação – Bens inservíveis:

Unidades e Varas da Capital devem fazer CI direcionada para a DSAA, pedindo para encaminhar o bem para o Centro de Triagem – Rua Espírito Santo – Antigo Prédio de Engenharia da UFMG, informando nº de patrimônio e descrição dos bens, bem como motivo de devolução. A DSAA se encarregará de entregar o bem e a CI aos cuidados da DSML, que providenciará a transferência patrimonial. É importante que o setor mantenha cópia da CI, com a assinatura de quem retirou o bem, para casos de problemas no inventário da unidade.

Varas do Interior devem fazer a doação formal. Consultar as orientações para doação de bens inservíveis via intranet, ícone MANUAIS/Administrativos/Orientações para Doação de Bens Inservíveis.

3ª) Para reciclagem, apenas nas localidades que tem coleta seletiva instituída

a) Papel e demais materiais recicláveis – Devem ser jogados na lixeira para lixo seco

Atenção: os papéis destinados à reciclagem não devem ser amassados e sim, rasgados.

b) Cartuchos vazios – logística reversa

Capital - devem ser encaminhados, identificados como “usado” para o Centro de Triagem – Rua Espírito Santo – Antigo Prédio de Engenharia da UFMG, onde serão separados e, posteriormente, devolvidos aos fabricantes.

Interior - o Diretor de Secretaria ou Secretário de Foro deverá agendar a coleta dos cartuchos e cilindros usados da seguinte maneira:

1 - Providenciar o cadastro no site do fabricante cujo endereço encontra-se na tabela abaixo;

2 - Encaminhar solicitação de coleta ao fabricante, conforme endereços e quantitativos constantes da tabela abaixo, observando o fabricante, o site/e-mail para cadastro e/ou agendamento da coleta e a quantidade mínima para retirada.

Quantidade


Fabricante Site-e-mail para cadastro e/ou agendamento da coleta mínima para retirada

Okidata www.sustentabilidadeoki.com.br/index.asp?area=regulamento 20HP h30175.www3.hp.com/latam/br/reciclar/formulario.html 05Samsung www.samsung.com.br/recicle Não temXerox [email protected] 100

c) Manuais e Impressos

De equipamentos não mais existentes no setor, devem ser enviados para reciclagem ou descartados. Os manuais de equipamentos em uso, devem ser mantidos no setor.

4ª) Para o lixo

5ª) Descarte virtual

Na realização do descarte virtual, seja nos drives da rede (K e M) ou no seu próprio computador (C), observe as seguintes orientações:

Arquivos que NÃO podem ser excluídos:

ARQUIVOS QUE POSSUAM AS EXTENSÕES: *.COM, *.EXE, *.DLL, *.SYS, *.DAT, *.BAT, *.CFG, *.DOT não podem ser eliminados, sob pena de causar mau funcionamento de programas ou do próprio computador.

Arquivos que podem e devem ser excluídos:

ARQUIVOS DE IMAGENS, FOTOS, MÚSICA, VÍDEO E APRESENTAÇÕES DO POWERPOINT: ARQUIVOS QUE POSSUAM AS EXTENSÕES *.MP3, *.WMA, *.AVI, *.MPG, *.MPEG, *.JPG, *.JPEG, *.BMP, *.GIF, *.PPS, não relacionados com as rotinas de trabalho.

ARQUIVOS PARTICULARES DO USUÁRIO QUE NÃO TENHAM RELAÇÃO COM AS ATIVIDADES DA JT.

ARQUIVOS TEMPORÁRIOS: normalmente têm a extensão *.TMP ou têm o nome iniciado pelo símbolo “~” (til). Devem ser apagados os arquivos encontrados em suas pastas normais de trabalho, não há necessidade de se efetuar uma busca por esses arquivos em todos os drives de armazenamento disponíveis.

ARQUIVOS ANTIGOS NÃO MAIS UTILIZADOS: se for utilizado o critério de data para eliminação de arquivos, configure o Windows Explorer, clicando na opção “Exibir” e “Detalhes”, para ver a última data de alteração dos arquivos. Clicando na barra onde está escrito “Data de Modificação”, os arquivos serão exibidos em ordem decrescente de data de modificação. Clicando novamente nessa barra, ficarão em ordem crescente.


mailto:[email protected]

http://www.samsung.com.br/recicle

http://h30175.www3.hp.com/latam/br/reciclar/formulario.html

ARQUIVOS PDF: arquivos PDF gerados a partir de documentos originais em outros formatos, que tenham por objetivo sua inclusão em sistemas informatizados (e-PAD, Malote Digital, etc.), devem ser excluídos após a certificação de sua inclusão no sistema.

Os arquivos deverão ser avaliados pelos usuários e poderão ser apagados e/ou gravados em dispositivos móveis pelo próprio usuário. Em caso de dúvidas sobre o procedimento de gravação, entrar em contato com o Setor de Atendimento ao Usuário, ligado à Diretoria de Informática, que atende a sua unidade.

a) Arquivos na rede – drives K e M

As pastas dos drives de rede K (pessoal) e M (compartilhado pelas pessoas lotadas na unidade) foram criadas para utilização do próprio usuário ou unidade. Somente os próprios usuários sabem o que pode ser apagado. Em alguns casos, muitos arquivos e pastas permanecem gravados e esquecidos no drive M, quando há troca do titular da função dentro da Justiça do Trabalho.

E-MAILS: verifique a CAIXA DE ENTRADA e a pasta ITENS ENVIADOS e apague os e¬mails que não têm mais utilidade. A LIXEIRA deve ser esvaziada (mensagens excluídas) para a efetiva liberação do espaço em disco disponível para o usuário.

CÓPIAS DE SEGURANÇA: quando o usuário troca de microcomputador e deseja garantir cópia dos seus dados do drive C, eventualmente faz uma cópia no drive M ou K e se esquece de apagá-la após a instalação do microcomputador novo. Exemplo típico de pasta desse tipo, que NÃO deveria estar na rede, é “Meus Documentos”.

ARQUIVOS DUPLICADOS: muitos arquivos que estão disponíveis na rede em outros drives como, por exemplo, no drive M, são copiados para diretórios dos usuários no drive K. Não é necessário fazer cópias de arquivos da rede, pois diariamente é feito backup em fita dos arquivos da rede.

b) Arquivos no drive C – disco local de cada micro

Para apurar os resultados, antes de começar o descarte, limpe a “lixeira” do Windows, que está localizada na área de trabalho, eliminando qualquer tipo de arquivo que esteja lá. Dessa forma, ao final dos trabalhos, será possível quantificar os arquivos eliminados.

PASTAS QUE NÃO PODEM SER ALTERADAS:

PASTA WINDOWS: para garantir o bom funcionamento do micro, nada deve ser alterado nesta pasta, exceto o conteúdo da subpasta TEMP.

PASTA ARQUIVOS DE PROGRAMAS: é onde ficam instalados os programas, como WORD, navegadores, etc. Nada deve ser apagado dessa pasta e das subpastas.

Dica: Não grave nada de importante no drive C, pois não é executado back-up automatizado do seu conteúdo. Não apague nada dele, principalmente se estiver em dúvida.


Obs.: Em caso de dúvidas, entre em contato com o Setor de Atendimento ao Usuário, ligado à Diretoria de Informática, que atende a sua unidade.

3. RECOMENDAÇÕES FINAIS

Realizar descartes periódicos e contínuos.

Manter atualizada a organização virtual.

Definir o que pode e o que não pode ser arquivado.

Manter arquivos pessoais somente se úteis ao trabalho.

Eliminar os arquivos desnecessários.

Organizar e depurar os e-mails.


Anexo I – Checklist de descarte

ITEM LOCAL ITENS A VERIFICAR COMO DESCARTAR1 Copa e/ou

cozinhaAlimentos esquecidos e fora de validadeEquipamentos e utensílios sem serventia ou sem condição de uso

Lixo / devolver / reciclagem

2 Murais Papéis desatualizados, inúteis, etc.

Reciclagem / rascunho

3 Mesinhas Materiais inúteis, papéis de rascunho, materiais fora do lugar, listas desatualizadas.

Reciclagem / rascunho / organização

4 Armários / estantes / arquivos

Livros*, catálogos, periódicos, apostilas, códigos, revistas, guias, pastas e arquivos desatualizados ou sem utilidade; materiais diversos em más condições de uso; pastas obsoletas, desatualizadas ou sem utilidade; documentos**; impressos não utilizados.

Devolver / rascunho / reciclagem / organização

5 Mesa de impressora

Excesso de papéis, cartuchos vazios.***

Rascunho / reciclagem / logística reversa

6 Mesa de trabalho

Objetos de adorno, papéis, livros, revistas, informativos e materiais de expediente em excesso e/ou sem utilidade.

Reciclagem / rascunho / Doação formal

7 Gavetas Objetos pessoais em desuso, materiais em excesso ou danificados, papéis desnecessários.

Reciclagem / rascunho / organização

8 Sala Equipamentos e mobiliários em desuso/danificados.

Doação formal

9 Descartevirtual

Arquivos desnecessários, desatualizados, obsoletos e/ou repetidos; e-mails desatualiza-dos, pessoais, propaganda, spams, softwares desatua-lizados ou sem utilidade.

Apagar

* Livros: vide orientações na página 8.** Documentos: vide orientações na página 7.*** Cartuchos: vide orientações na página 9.


Anexo II – Portaria que institui o “Dia do Descarte e Organização”

PORTARIA Nº 97 de 27 de outubro de 2008.

O Desembargador-Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da Terceira Região, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e tendo em vista a recomendação do Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho, constante do item nº 6 da Ata de Correição Ordinária realizada no período de 16 a 20 de junho de 2008,

Considerando a necessidade de incentivar ações que visem contribuir para a agilização das atividades na prestação jurisdicional;

Considerando a necessidade de organização do local de trabalho e de combate ao desperdício;

Considerando a importância de incentivar a cultura de práticas ambientais sustentáveis, como as de reaproveitamento de materiais e destinação à reciclagem;

Resolve

Art. 1º Instituir, em caráter permanente, o “Dia do Descarte e da Organização” no Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região, a ser realizado anualmente.

Art. 2º Determinar a participação nesta atividade de todas as unidades deste Tribunal.

Parágrafo único. Compete aos responsáveis pelas unidades a orientação e execução das atividades previstas no programa.

Art. 3º Compete à Comissão de Gestão Ambiental o planejamento, a execução e a avaliação do evento.

Art. 4º O relatório de descarte, disponível no site da Gestão Ambiental, deverá ser encaminhado eletronicamente à Comissão no prazo de até 07 (sete) dias da realização do descarte.

Art. 5° Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação

Belo Horizonte, 27 de outubro de 2008.

Paulo Roberto Sifuentes Costa


DIA DO DESCARTE

PARA O LIXO

PARA RECICLAGEM

PARA DEVOLVER

PARA RASCUNHO

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