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GUIA PRÁTICO PARA A PEQUENA EMPRESA

REGRA BÁSICA PARA UMA EMPRESA CRESCER: PENSAR GRANDE!.............2CONTROLANDO COM EFICIÊNCIA SUA EMPRESA........................................3

ORGANIZANDO SUAS INFORMAÇÕES....................................................................................3LOCALIZANDO INFORMAÇÕES NA FOLHA DE PAGAMENTO...................................................7PESQUISANDO RAPIDAMENTE DADOS DA SUA EMPRESA......................................................7OBTENDO INFORMAÇÕES PRONTAMENTE.............................................................................9COMPARANDO SUAS VENDAS..............................................................................................10CONTROLE DE ESTOQUE.....................................................................................................13VENDEDOR X VENDAS.........................................................................................................13QUANTO CADA VENDEDOR VENDEU POR PRODUTO?.........................................................14CONSULTANDO PRODUTO ADQUIRIDO E VALOR CONSUMIDO PELO CLIENTE.....................15VISUALIZANDO DE FORMA GRÁFICA AS INFORMAÇÕES OBTIDAS.......................................16ATUALIZANDO AS INFORMAÇÕES........................................................................................16

ECONOMIZE TEMPO OTIMIZANDO A COMUNICAÇÃO DA SUA EMPRESA.....17ATENDA SEUS CLIENTES DE FORMA PERSONALIZADA........................................................17CADASTRANDO SEUS CLIENTES..........................................................................................18CONHECENDO O OUTLOOK COM BUSINESS CONTACT MANAGER.......................................18ENVIANDO EMAILS...............................................................................................................19

LENDO MENSAGENS DE EMAIL...............................................................20CLASSIFICANDO AS MENSAGENS.........................................................................................21ORGANIZANDO SUAS MENSAGENS......................................................................................21CRIANDO PASTAS PERSONALIZADAS...................................................................................22IDENTIFICANDO RAPIDAMENTE EMAILS IMPORTANTES.......................................................23ENCAMINHANDO EMAIL PARA GRUPOS DE PESSOAS..........................................................23CRIANDO UMA LISTA DE DISTRIBUIÇÃO..............................................................................24ORGANIZANDO SEUS CONTATOS........................................................................................26ENVIANDO EMAILS A PARTIR DOS CONTATOS.....................................................................27IMPRIMINDO OS CONTATOS.................................................................................................28CRIANDO SUA ASSINATURA ELETRÔNICA............................................................................29UTILIZANDO O CALENDÁRIO – SUA AGENDA INTELIGENTE.................................................31VISUALIZANDO RAPIDAMENTE COMPROMISSOS MAIS IMPORTANTES.................................34CRIANDO UMA AGENDA PARA COMPROMISSOS PESSOAIS..................................................36SPAM E POLÍTICA DE SPAM..................................................................................................37SMART DOCUMENTS............................................................................................................37PERSONALIZANDO SUA CORRESPONDÊNCIA......................................................................38CRIANDO SUA MALA DIRETA NO MICROSOFT OUTLOOK COM BUSINESS CONTACT MANAGER............................................................................................................................39

INICIAR O MICROSOFT OFFICE WORD.....................................................41ESCOLHENDO OS CLIENTES PARA ENVIAR A MALA DIRETA.................................................43UTILIZANDO OS MODELOS DO MICROSOFT OFFICE WORD.................................................48CRIANDO MODELOS COM O AUXÍLIO DO ASSISTENTE MICROSOFT OFFICE WORD.............50

APRESENTANDO SEU PRODUTO COM ESTILO..........................................51OFERECENDO SEU PRODUTO..............................................................................................52DETALHANDO ITENS SOBRE O PRODUTO............................................................................52CRIANDO APRESENTAÇÕES RÁPIDAS E EFICIENTES............................................................54SEU PRODUTO SENDO EXIBIDO COM ESTILO......................................................................55VISITANDO O CLIENTE COM SEGURANÇA............................................................................57PREPARANDO UMA APRESENTAÇÃO CONTÍNUA..................................................................58AUMENTE SUAS VENDAS: FAZER MARKETING É FÁCIL!.......................................................59CRIE A IDENTIDADE DA SUA EMPRESA................................................................................59CRIANDO MATERIAIS DE MARKETING COM O MICROSOFT OFFICE PUBLISHER....................60PERSONALIZANDO AS PUBLICAÇÕES DE SUA EMPRESA......................................................60REDIGINDO SEU INFORMATIVO............................................................................................61FAÇA O LAYOUT QUE DESEJAR PARA SEU DOCUMENTO......................................................62IMPRIMINDO SEU TRABALHO...............................................................................................65

MICROSOFT OFFICE MARKETPLACE – SOLUÇÕES.....................................66

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REGRA BÁSICA PARA UMA EMPRESA CRESCER: PENSAR GRANDE!Para os empresários de pequenas empresas esse deve ser o pensamento constante: CRESCER. Mas para que os resultados sejam positivos, esse pensamente deve estar aliado à ação.

Com tanta concorrência no mercado, cada vez mais as empresas sofrem pressão por parte dos clientes, dos fornecedores e dos concorrentes.

Para ganhar espaço no mercado, a empresa deve possuir diferencial competitivo e é nesse momento que a tecnologia se torna uma poderosa ferramenta de apoio. Através da tecnologia a empresa pode ter uma gestão mais inteligente e lucrar mais.

Pesquisas comprovam que pequenas empresas que são informatizadas têm um faturamento, em média, 20% superior às que fazem seus controles manualmente.Uma gestão mais eficiente ocorre devido a vários fatores, entre eles, a organização e uso da informação. A rapidez e precisão dessas informações também são fatores preponderantes. Verificando os dados da empresa em relatórios inteligentes, o empresário é capaz de identificar e direcionar seus esforços para atividades e clientes mais lucrativos, além de conseguir analisar rapidamente os problemas, buscar suas causas e tomar decisões eficazes para resolvê-los em tempo hábil.

Você já deu um grande passo para aperfeiçoar o controle de sua empresa e estreitar o relacionamento com seus clientes adquirindo o Office 2003. O próximo passo é extrair o máximo proveito dos recursos que ele oferece para aumentar sua produtividade e lucratividade.

Nosso objetivo ao desenvolver este Guia é demonstrar passo a passo como alguns dos recursos do Office 2003 poderão ajudá-lo a economizar tempo e dinheiro, dedicando-se mais aos seus controles, atendendo melhor, e passando uma imagem muito mais profissional aos seus clientes.

Através das novas versões do Word, Excel, e Outlook, é possível organizar compromissos, cadastrar os clientes, controlar pagamentos, desenvolver comparativos de vendas, criar malas diretas personalizadas e muito mais. Depende exclusivamente de você. Mantenha o pensamento de evoluir continuamente.

Por outro lado, sua empresa deve ser apresentada com profissionalismo e estilo. Para tanto, o PowerPoint permite criar apresentações, que se por um lado são personalizadas e apresentam com talento seu produto, por outro lado, são fáceis de criar, podendo ser geradas na própria empresa, sem dificuldades. Por sua vez, o Publisher permite criar layout de páginas, editorando seu trabalho com modelos personalizados ou aproveitando-se dos modelos por ele oferecidos.

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CONTROLANDO COM EFICIÊNCIA SUA EMPRESAVocê sabe exatamente quanto vendeu no mês passado? E nos últimos seis meses?

Sabe dizer o produto que trouxe maior lucratividade, o melhor vendedor, os pedidos com pagamentos pendentes, as regiões mais promissoras de vendas?

A rapidez com que se obtém uma informação ou a objetividade em uma resposta faz toda a diferença no mercado competitivo de hoje. E é por isso que como responsável pela empresa, certamente não basta possuir todas essas informações em mente. Tê-las em mãos, de forma fácil seria o ideal, mas isso pode tomar mais tempo e exigir mais esforços do que você gostaria.

Nesse caso, o Microsoft Office Excel pode se apresentar como uma excelente ferramenta de controle e análise da empresa. Veja que não estamos falando apenas de tabelas com simples dados, e sim de tabelas que apresentam análises e podem ser personalizadas em poucos segundos para mostrar as informações da forma que você preferir.

Analise com atenção os exemplos seguintes, pois podemos afirmar com segurança que eles são extremamente úteis.

ORGANIZANDO SUAS INFORMAÇÕESNaturalmente você sabe o quanto é importante manter o controle sobre as vendas da empresa. O problema é que comparar relatórios de vendas, em diferentes regiões, é muito trabalhoso e toma demasiado tempo.

O Microsoft Office Excel pode ajudá-lo, tornando essa tarefa muito mais simples, rápida e precisa.

Inicie listando as vendas em uma nova planilha do Excel. Essa é a base para gerar um banco de dados e posteriores relatórios que ajudarão a controlar informações sobre a empresa.

Para acompanhar o exercício digitar a tabela de exemplo.

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(fig_1)

Dicas

O primeiro passo para facilitar consultas, organizar os dados e adicionar novos registros é trabalhar com o recurso Lista.

Com o cursor posicionado na célula A1 acessar o menu Dados, opção Lista / Criar Lista.

(fig_2)

A tela Criar Lista será apresentada com o intervalo selecionado e com o campo Minha lista tem cabeçalhos, ativado. Clicar em OK.

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A primeira linha da tabela deve conter os títulos, que serão necessários para a organização da Lista.Procure não misturar números com texto na mesma coluna, mantendo em cada uma delas a similaridade dos dados.Para executar os cálculos utilize sempre o Excel, que permite facilmente fazer uma fórmula, economizando tempo e trabalho.


(fig_3)

A Lista está pronta. Reparar que na última linha da Lista foi inserido um asterisco. Isso significa que novos registros digitados passarão a fazer parte automaticamente da Lista, sem necessidade de selecionar novamente a área desejada.

Para acessar os comandos da Barra de ferramentas Lista, clicar em qualquer ponto da lista e a barra é disponibilizada, com os comandos a seguir.

(fig_4)

Lista - Clicando sobre a seta, são disponibilizadas várias opções.

(fig_5)

Alternar Linha de Total - Insere uma linha de total.

(fig_6)

Sincronizar Lista - Sincroniza a Lista. Atualiza e troca informações entre a tabela atual e uma outra tabela escolhida. Alguns modelos de tabela se encontram disponíveis na Ajuda. Acessar os dados digitando no campo de pesquisa “Sincronizar Lista”.

(fig_7)

Descartar Alterações e Atualizar - Cancela as alterações feitas e atualiza a Lista.

(fig_8)

Atualizar Dados XML - Atualiza dados gravados em XML. O arquivo de dados XML é aberto como uma pasta de trabalho somente leitura. A estrutura do arquivo é simples. Os recursos de XML, exceto salvar arquivos no formato Planilha XML, estão

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disponíveis somente no Microsoft Office Professional Edition 2003 e no Microsoft Office Excel 2003.

(fig_9)

Importar Dados XML - Importa dados gravados em XML.

(fig_10)

Exportar dados XML - Exporta dados XML.

(fig_11)

Propriedades do Mapa XML - Ao adicionar um esquema XML à sua pasta de trabalho, será criado um objeto chamado mapa XML. Os mapas XML são usados para criar intervalos mapeados e gerenciar a relação entre os intervalos mapeados e os elementos do esquema XML. Além disso, esses mapas são usados para relacionar o conteúdo de um intervalo mapeado aos elementos do esquema ao importar ou exportar dados XML.

(fig_12)

Editar Consulta - Abre e edita uma consulta no MS Query.

(fig_13)

Assistente de gráfico - Cria um gráfico tomando por base a área selecionada.

(fig_14)

Imprimir lista - Imprime a Lista.

LOCALIZANDO INFORMAÇÕES NA FOLHA DE PAGAMENTOA planilha de exemplo refere-se a um controle de vendas, mas imagine a facilidade de criação e pesquisa em uma Folha de Pagamento, sem a necessidade de recorrer a programas sofisticados que acarretam trabalho e despesas desnecessárias.

Após inserir todos os dados desejados, seguir a orientação dos exemplos, para que o cadastro de pessoal seja criado, e a seguir as tabelas dinâmicas, de acordo com a informação desejada, ou filtros para consultas rápidas e eficientes. Consulte no final deste guia o item Microsoft Office Marketplace. Este item possui modelos que podem ser utilizados para a criação de sua Folha de Pagamento.

PESQUISANDO RAPIDAMENTE DADOS DA SUA EMPRESATodas as informações são concentradas, formando grandes relatórios. No momento de pesquisar uma única informação há certa dificuldade.

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Para agilizar esse trabalho o Microsoft Office Excel possui o recurso de AutoFiltro.

Esse comando é encontrado no menu Dados, opção Filtrar / AutoFiltro, mas quando o usuário utiliza o recurso Lista, as setas que seriam inseridas após acessar essa opção, são inseridas automaticamente, tornando o trabalho de pesquisa mais simples ainda.

Em cada uma das colunas foi inserida uma seta. Ao clicar na seta são disponibilizadas opções para filtrar dados. Deve ser clicada a seta da coluna alvo de pesquisa.

(fig_15)

Para pesquisar um dado específico, clicar em Personalizar. É aberta a tela seguinte:

(fig_16)

O título da coluna é exibido. Clicando sobre a seta serão disponibilizadas todas as condições disponíveis. Clicar sobre a escolhida.

No retângulo à direita da condição, preencher o campo com o argumento desejado.

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Clicar em OK.

Será apresentada a tela com os dados filtrados. Esses dados podem ser impressos.

(fig_17)

Para retornar à tabela completa, clicar na seta da coluna consultada, que se apresenta na cor azul, e clicar sobre a opção Tudo.

OBTENDO INFORMAÇÕES PRONTAMENTEUm outro comando útil para agilizar buscas e pesquisas é o nomear regiões. O nome definido para as diferentes áreas da tabela, ou para a tabela inteira, é utilizado para localizar a área e para referências.

Para nomear uma área, selecionar, e a seguir acessar o menu Inserir, opção Nome / Definir.

(fig_18)

Digitar o nome desejado para a área, e a seguir clicar no botão OK.

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Quando desejar consultar algum dado, clicar na caixa de nome e a seguir sobre o nome desejado. Imediatamente o endereço será localizado.

(fig_19)

Dica

COMPARANDO SUAS VENDASSua empresa atua em diferentes regiões, e é necessário acompanhar as informações de todas essas regiões. Qual a cidade ou estado que está gerando maior lucro, ou a aceitação de determinado produto em diferentes regiões, e tantas outras informações que precisam ser obtidas rapidamente, como por exemplo o desempenho de cada vendedor.

O Microsoft Office Excel possui o recurso Relatório de Tabela e gráfico dinâmicos, que permite alterar a ordem das informações, extrair apenas os campos desejados, comparar dados, criar gráficos e fórmulas.

Após criar a Lista, clicar em qualquer célula. No menu Dados clicar em Relatório de tabela e gráfico dinâmicos para iniciar o Assistente de Tabela Dinâmica e Gráfico Dinâmico.

Na primeira página do assistente clicar no item referente à origem dos dados, no campo Onde estão os dados que você deseja analisar? Nesse caso é Banco de dados ou lista do Microsoft Office Excel. No campo Que tipo de relatório você deseja criar? Clicar em Tabela dinâmica.

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Ao nomear áreas procure sempre inserir nomes que lembrem a região, o texto, ou a fórmula. O nome pode ser até o título da coluna, para que no momento da procura seja fácil identificar a área desejada.


(fig_20)

Na tela seguinte é identificado o intervalo da Lista. Se os dados indicados não forem os corretos, clicar no botão lateral da caixa Intervalo.

A seguir selecionar as células que deseja e clicar novamente no mesmo botão para retornar à tela de exibição. Confirmar os dados do campo Intervalo e clicar no botão Avançar.

(fig_21)

Nessa tela definir se a tabela será inserida em uma nova planilha ou em uma planilha existente.

(fig_22)

Dica

A máscara de sua Tabela Dinâmica está criada.

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Para tornar o trabalho mais fácil, é aconselhável criar a Tabela Dinâmica em nova planilha, tornando a consulta mais rápida e eficiente.


(fig_23)

Detalhando a Barra de Ferramentas da Tabela Dinâmica

(fig_24)Tabela dinâmica - Clicando sobre a seta são exibidas opções para trabalhar com a Tabela dinâmica.

(fig_25) Formatar relatório – Modelos de tabelas.

(fig_26)Assistente de gráfico – Cria um gráfico dinâmico.

(fig_27) Ocultar detalhe – Oculta os itens detalhados.

(fig_28) Mostrar detalhe – Detalha os itens da Tabela Dinâmica.

(fig_29) Atualizar Dados - Atualiza alterações feitas na tabela de origem.

(fig_30) Incluir itens ocultos nos totais – Inclui os itens ocultos da Tabela.

(fig_31) Sempre exibir itens – Exibe todos os itens.

(fig_32) Configurações de campo – Abre tela com configurações de campos de cálculo.

(fig_33)Mostrar lista de campos – Mostra/Oculta a lista de campos da planilha.

A seguir vamos simular situações, inserindo os itens em cada um dos campos.

CONTROLE DE ESTOQUEQuando falamos em Vendas, não podemos esquecer da área de Estoque. O controle de estoque é importantíssimo, pois dele depende o atendimento de pedidos. De

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nada adianta o departamento de vendas atingir as metas desejadas, se o Estoque não é controlado para atender a demanda.

Por isso, aproveite as sugestões deste Guia para criar seu Controle de Estoque, personalizando-o de forma que atenda às necessidades da empresa, e seja simples em sua criação e consulta. Consulte no final deste guia o item Microsoft Office Marketplace. Este item possui modelos que podem ser utilizados para a criação de seu Controle de Estoque.

VENDEDOR X VENDASQuanto cada um dos vendedores vendeu? Vamos criar uma Tabela Dinâmica para a representação.

Na Lista de campos da tabela dinâmica clicar em Vendedor, e com o botão esquerdo do mouse clicado, arrastar o item até o campo Solte campos de linha aqui.

(fig_34)

O título seguinte a ser posicionado será o Valor Total. Com o botão esquerdo do mouse clicado arraste o item Valor Total para o campo Solte itens de dados aqui.

A tabela é exibida e o relatório do total de vendas por vendedor está pronto.

A planilha que contém o exemplo foi nomeada como Vendedor.

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(fig_35)

Se desejar classificar os dados em ordem crescente, selecionar apenas a área de registros, sem os títulos das colunas, e no menu Dados / Classificar, escolher a coluna desejada e clicar no botão OK.

Dica

QUANTO CADA VENDEDOR VENDEU POR PRODUTO?Imagine agora poder verificar o valor de vendas não só por vendedor, mas também pelo produto vendido. Clicar sobre o campo Produto e com o botão esquerdo do mouse clicado arrastar até o campo Solte campos de coluna aqui.

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Para classificar mais rapidamente utilizar os ícones de classificação.

classificação crescente classificação decrescente(fig_36) (fig_37)


(fig_38)

O resultado exibe os Vendedores, os Produtos, o valor de venda de cada um, e o Total geral. A consulta se tornou rápida e fácil.

Entendendo cada um dos campos da Tabela dinâmica.

Itens de dados – campo onde são inseridos os dados numéricos.

Campos de página - campo ideal para ser inserido o item consultado com mais freqüência, visto a facilidade de acesso a esses dados.

Campos de colunapodem ser inseridos os itens desejados

Campos de linha

CONSULTANDO PRODUTO ADQUIRIDO E VALOR CONSUMIDO PELO CLIENTEClicar em Produto e arrastá-lo para o campo de coluna, clicar no Cliente e arrastar até o campo de página, e no campo Dados, inserir Valor Total, e em alguns segundos as informações estarão disponíveis.

(fig_39)

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VISUALIZANDO DE FORMA GRÁFICA AS INFORMAÇÕES OBTIDASO gráfico dinâmico, a exemplo da tabela dinâmica permite a consulta de dados rapidamente. Para criar um gráfico dinâmico há três opções:

Clicar com o botão direito do mouse em qualquer uma das células da Tabela dinâmica e a seguir em Gráfico dinâmico, ou no ícone Assistente de gráfico, da Barra de ferramentas da Tabela Dinâmica.

O gráfico exibe as mesmas informações que constam na Tabela Dinâmica.

(figura40)

O exemplo foi criado com base na Tabela Quanto o Vendedor vendeu por Produto.

Os campos Vendedor e Produto possuem uma seta que ao ser clicada exibe todos os itens. Clicar no desejado para alterar a visualização do gráfico.

Dica

ATUALIZANDO AS INFORMAÇÕESPara atualizar a Tabela dinâmica de acordo com as alterações feitas no banco de dados clicar no ícone Atualizar dados.

(figura41)

Dica

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O campo denominado Campo de Página, permite consultar rapidamente os dados desejados. É ideal posicionar o título que será pesquisado com mais freqüência nesse campo.

Caso prefira utilizar o mouse, clicar no botão direito em qualquer célula da Tabela dinâmica e a seguir na opção Atualizar dados.


Os dados que são adicionados na lista de dados não são inseridos automaticamente na Tabela dinâmica. Para adicionar os novos dados clicar com o botão direito do mouse sobre qualquer célula da Tabela dinâmica e escolher Assistente de Tabela Dinâmica. Selecionar a área desejada. Para finalizar clicar em Concluir.

Pronto! Sua Tabela dinâmica reflete todos os dados necessários para consulta. Da mesma forma que foi feito um Controle de Vendas, pode ser feito um Controle de Estoque, de Contas a Pagar, de Fluxo de Caixa, ou até uma Folha de Pagamento.

ECONOMIZE TEMPO OTIMIZANDO A COMUNICAÇÃO DA SUA EMPRESAComo pequeno empresário, você está envolvido em praticamente todas as atividades da sua empresa. Consequentemente a velocidade com que sua empresa responde aos seus clientes e aos seus concorrentes depende diretamente da velocidade com a qual você consegue trabalhar.

Certamente, você daria preferência a se dedicar a tarefas de maior importância como conquistar novos clientes, manter os clientes atuais satisfeitos, aumentar as receitas da empresa e ainda planejar o futuro. Infelizmente não há tempo suficiente para tudo isso.

Se você se identifica com essa realidade, vai ficar feliz em saber que toda a organização que precisa para seus dia-a-dia está mais próxima do que imagina.

O Outlook, um dos produtos que faz parte do pacote Office que você acaba de adquirir, possui ferramentas extremamente úteis, como: Email, Calendário (agenda para marcar compromissos, enviar convites para reunião, tornar um compromisso recorrente), Contatos (para guardar e localizar facilmente os dados dos seus clientes e fornecedores), e Tarefas (para manter todas as listas de tarefas em pendência em um único local).

Uma novidade do pacote 2003 é o módulo Microsoft Office Outlook com Business Contact Manager.

O Business Contact Manager é a combinação dos melhores recursos do Outlook com ferramentas que você pode personalizar para sua empresa. A partir de agora essa é a melhor forma de gerenciar o relacionamento com os clientes, gerenciar informações e até vender seus produtos utilizando um único aplicativo.

ATENDA SEUS CLIENTES DE FORMA PERSONALIZADAFoco no Cliente

O cliente deve ser tratado de forma especial, pois ele já deu o primeiro grande passo em sua direção: comprou seu produto ou serviço. Esse fato por si só justifica um tratamento diferenciado. Cliente satisfeito não só com o produto, mas também com o atendimento tem maior propensão de voltar a comprar de sua empresa.

Mas como manter um cliente? O primeiro passo é conhecer seus interesses e necessidades para tratá-lo bem! O segundo é estudar com atenção o mercado que ele abrange e as características de seus consumidores, através de um cadastro detalhado.

Quanto maior a empresa, maior a dificuldade de conseguir guardar contatos ou dados em papéis.

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CADASTRANDO SEUS CLIENTESA partir de um cadastro eficiente, é possível manter atualizada a comunicação com os clientes e obter o máximo proveito desse relacionamento. Os clientes certamente irão se sentir importantes para você e para sua empresa, e a melhor forma de mostrar interesse é através de comunicações pessoais.

A forma mais eficiente e prática de fazer seu cadastro é a partir do Outlook com Business Contact Manager.

Novidade da versão 2003, o Outlook com Business Contact Manager permite ao usuário criar cadastros por categorias.

CONHECENDO O OUTLOOK COM BUSINESS CONTACT MANAGERAo iniciar o Outlook será disponibilizada a tela principal.

(fig_42)

Atenção

ENVIANDO EMAILS

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Há diferentes formas de exibição de tela. Para verificar como cada uma delas se apresenta, clicar no menu Exibir / Organizar por / Definir modos de exibição, e verificar as opções disponíveis.


A comunicação entre sua empresa e todo público com ela envolvido deve ser muito eficiente. Um bom negócio pode ser perdido pela demora em tomar conhecimento e responder a correspondências.

Essa tarefa deve ser rápida, para agilizar a comunicação entre sua empresa e o cliente. O Outlook administra de forma profissional e ágil esse recurso.

Para acessar os emails, clicar na pasta Caixa de entrada, que se encontra na Lista de Pastas, e a seguir no botão Novo.

(fig_43)

Dica

Uma nova tela de email é aberta para completar os campos de endereçamento e digitar a mensagem.

Campos do Email:

Para Clicando sobre o botão Para, a tela de Catálogo de Endereços é disponibilizada, possibilitando a escolha dos nomes desejados, que devem receber a mensagem.

Cc Nesse campo são definidas as pessoas que devem receber cópia do email.

Cco A cópia oculta permite que um destinatário receba cópia do email, sem que os demais destinatários tenham conhecimento que ele recebeu. Pode ser utilizada por exemplo: quando um ou mais funcionários recebem uma correspondência, e o chefe do setor deve acompanhar as providências que estão sendo tomadas, sem que os funcionários saibam.

Dica

Quando os campos Para, Cc ou o campo Cco são clicados, é disponibilizada a tela com a relação de contatos.

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Duplo clique na área de Caixa de Entrada também abre uma nova tela de email.

Quando um nome é inserido no campo Cco, na caixa Selecionar nomes, o campo passa a ser exibido no Cabeçalho do Email, mas o destinatário não vê esse campo.


Para escolher os nomes desejados, dar duplo clique sobre o nome, ou clicar uma vez sobre o nome e a seguir no botão Para, na parte inferior da caixa de mensagens.

(fig_44)

Dica

LENDO MENSAGENS DE EMAILExistem algumas formas de visualizar suas mensagens de email.

No menu Exibir, aponte para o item AutoVisualização.

(fig_45)Dessa forma, com um clique sobre a mensagem é possível ver as primeiras linhas dos emails na própria Caixa de Entrada.

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Se você tiver dúvidas sobre como enviar um email, veja o CD de Treinamento Passo a Passo interativo do Office 2003 que você recebeu junto com seu produto.


(fig_46)

CLASSIFICANDO AS MENSAGENSA classificação de mensagens facilita a procura das correspondências, fazendo com que o tempo renda mais, para você se dedicar a outras atividades mais importantes.

As mensagens podem ser classificadas pelo campo desejado. Vamos classificar pelo Assunto.

Clicar no título da coluna, e as mensagens serão classificadas pelo assunto, e apresentadas como a seguir.

(fig_47)

ORGANIZANDO SUAS MENSAGENSA organização das mensagens também é um recurso voltado para a agilização na pesquisa das correspondências. Mensagens de determinados destinatários são mais importantes e urgentes que outras.

Para essas situações o melhor é organizar a Caixa de Entrada para facilitar o acesso a essas mensagens.

Existem algumas formas de organização.

Vamos ver como organizar utilizando pastas personalizadas e criando cores para facilitar a visualização.

CRIANDO PASTAS PERSONALIZADASClicar no menu Ferramentas opção Organizar.

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(fig_48)É aberto o painel Organizar.

(fig_49)

Clicar na seta voltada para baixo, e a seguir no item Outra pasta.

(fig_50)

É aberta a tela Selecionar pasta. Se a pasta desejada ainda não tiver sido criada, selecionar a pasta a partir da qual deseja criar sua pasta personalizada. Clicar no botão Nova. Digitar o nome da pasta e a seguir em OK.

(fig_51)

A partir de agora suas mensagens podem ser movidas para a pasta que foi criada. Para mover a mensagem, selecioná-la e a seguir indicar para qual pasta deve ser movida.

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IDENTIFICANDO RAPIDAMENTE EMAILS IMPORTANTESMensagens importantes podem ser rapidamente identificadas na Caixa de entrada, através do comando Organizar / Usando Cores.

Clicar no menu Ferramentas, opção Organizar.

A seguir clicar na opção Usando Cores.

(fig_52)

No campo à direita de Colorir mensagens, pode ser escolhida a opção de colorir as mensagens recebidas ou as mensagens enviadas.

Dica

ENCAMINHANDO EMAIL PARA GRUPOS DE PESSOASEncaminhar um email também pode ser uma tarefa bastante demorada, quando a mensagem é enviada para várias pessoas.

Selecionar cada um dos destinatários toma muito tempo do usuário. O ideal seria enviar a mensagem rapidamente para todos.

Para facilitar o trabalho de encaminhar emails, ou Outlook permite ao usuário criar Lista de distribuição.

Quando o email é enviado, o campo Para pode ser preenchido com o nome da Lista, ao invés da necessidade de digitar vários nomes.

CRIANDO UMA LISTA DE DISTRIBUIÇÃOClicar na seta ao lado do item Novo e clicar em Lista de distribuição.

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Se o ícone Organizar não estiver na Barra de ferramentas, clicar no menu Ferramentas e na opção Organizar.


(fig_53)

A seguir é aberta a caixa para ser digitado o nome da Lista e selecionados os participantes.

No campo Nome digitar o nome que definirá a Lista.

(fig_54)

A seguir, clicar em Selecionar participantes, e escolher os componentes da lista.

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(fig_55)

Clicar em OK para finalizar.

O Outlook retorna à tela anterior, já preenchida.

(fig_56)

Clicar em Salvar e fechar.

Dica

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ORGANIZANDO SEUS CONTATOSAo longo de reuniões, encontros ou almoços comerciais sempre acumulamos cartões de clientes, de fornecedores, e tantos parceiros de trabalho que um dia não encontramos mais o contato que procurávamos.

Para organizar em um único local todas essas informações importantes, nada melhor que registrá-las na pasta Contatos.

Para criar e organizar cadastros pessoais ou comerciais utilizar o menu Ferramentas Comerciais e escolher entre as opções Contas ou Contatos Comerciais.

(fig_57)

Em Meus Contatos escolher a categoria, e a seguir dar duplo clique na área de trabalho. A tela para adicionar os contatos é disponibilizada. Completar todos os campos que achar necessário.

Quanto mais informações forem preenchidas, maior a facilidade no momento da pesquisa.

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O nome do grupo criado é incluído na caixa Selecionar nomes. Quando o botão Para do cabeçalho do email é clicado, as informações são disponibilizadas.


(fig_58)

Essa caixa de mensagens possui várias fichas. Todas possuem campos para complemento de informações.

Repare no campo assinalado na caixa de mensagens, é um campo especial para inserir fotos.

ENVIANDO EMAILS A PARTIR DOS CONTATOSOs emails podem ser encaminhados rapidamente para pessoas cadastradas na pasta Contatos.

Com a Lista de Pastas exibida, e a pasta Contatos aberta, clicar sobre o nome desejado, e com o botão esquerdo clicado arrastar para a pasta Caixa de Entrada.

O email será aberto, com o campo de endereçamento preenchido.

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(fig_59)

IMPRIMINDO OS CONTATOSSe desejar utilizar seus contatos como uma agenda impressa, para tê-los sempre à mão, na própria pasta Contatos acessar o menu Arquivo, opção Imprimir.

(fig_60)

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CRIANDO SUA ASSINATURA ELETRÔNICAInserir uma assinatura eletrônica nas mensagens demonstra preocupação com a imagem da empresa, além de mostrar profissionalismo.

O Outlook permite criar diferentes assinaturas para diferentes ocasiões, o que agiliza o trabalho, poupando muito tempo.

Para criar uma assinatura eletrônica, acessar o menu Ferramentas, clicar em Opções, guia Formato de email e clicar na opção Assinaturas.

(fig_61)

Na tela Criar assinatura, clicar em Novo.

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(fig_62)

Na guia Criar nova assinatura, campo Insira o nome para a nova assinatura: digitar o nome. Clicar em Avançar.

A tela Editar Assinatura é aberta. Digitar a assinatura e as informações complementares.

Exemplo: Nome; telefone comercial, email, no campo Texto da assinatura.

(fig_63)

Clicar em Concluir. É retornada a tela de Criar assinatura, com o campo Visualização preenchido. Para inserir outra assinatura, clicar no botão Novo.

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(fig_64)

UTILIZANDO O CALENDÁRIO – SUA AGENDA INTELIGENTENo calendário é possível marcar reuniões, compromissos e eventos, e inclusive, solicitar lembrete com antecedência.

Na Lista de Pastas do Outlook clicar em Calendário.

(fig_65)

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Para inserir o compromisso, clicar na data desejada, no calendário exibido à esquerda da tela, a seguir no horário, e digitar.

Há vários estilos de visualização de calendário:

Semana de Trabalho Semana

(fig_66) (fig_67)

Mês Dia

(fig_68) (fig_69)

Para trabalhar com qualquer uma das visualizações, clicar no ícone correspondente, que se encontra na Barra de ferramentas.

(fig_70)

(fig_71)

(fig_72)

(fig_73)

Vamos utilizar a visualização Dia.

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Esse estilo de visualização é ideal para acompanhamento de anotações diárias.

O compromisso deve ser inserido na data e horário desejados.

Pode ser inserido apenas o compromisso, como também informações complementares.

Para inserir apenas o compromisso, clicar uma vez no horário desejado e digitar. Para inserir informações complementares dar duplo clique no horário desejado, ou clicar no botão Novo.

(fig_74)

A janela do novo Compromisso será aberta.

(fig_75)

Os campos devem ser preenchidos com todas as informações necessárias.

Campos:

Assunto Campo destinado ao assunto do compromisso.

Local Definição do local onde ocorrerá o evento.

Rótulo Campo que permite definir o tipo de compromisso para identificação rápida.

Para preencher os campos Assunto e Local, clicar no campo em branco à direita dos títulos Assunto e Local preenchendo com os dados necessários.

Atenção

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Após ter preenchido os campos mencionados preencher data e hora, nos campos Início e Término. Para escolher a data e hora desejadas, clicar sobre a seta. As opções serão disponibilizadas. Clicar sobre a data e o horário de início e término.

(fig_76)

Para definir a antecedência com a qual deseja ser lembrado do compromisso, abrir as opções e clicar sobre o tempo escolhido.

(fig_77)

VISUALIZANDO RAPIDAMENTE COMPROMISSOS MAIS IMPORTANTESPara visualizar rapidamente os compromissos, existe o recurso Rótulo. O intervalo selecionado para o compromisso pode ser colorido de acordo com o desejado.

Acessar o menu Editar, opção Rótulo, escolhendo a cor de acordo com o compromisso.

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O campo Rótulo está detalhado no tópico VISUALIZANDO RAPIDAMENTE COMPROMISSOS MAIS IMPORTANTES.


(fig_78)

O calendário apresentará a área com o compromisso colorido, de acordo com o rótulo escolhido.

(fig_79)

Dica

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O campo Rótulo pode ser definido rapidamente através do comando de mesmo nome, na caixa de Compromissos, clicando sobre a seta à direita do comando e a seguir sobre a cor desejada.


CRIANDO UMA AGENDA PARA COMPROMISSOS PESSOAISAlém do calendário padrão do Microsoft Outlook, podem ser criados outros calendários adicionais, como por exemplo, calendário de compromissos pessoais.

Esse recurso permite manter organizados seus compromissos, separando os compromissos comerciais dos pessoais.

1 No menu Ir, clicar na Lista de Pastas.

(fig_80)

2 No Painel de Navegação na seção Todas as Pastas, clicar com o botão direito sobre a pasta Calendário e selecionar Nova pasta.

(Fig_81)

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3 Na caixa Nome inserir o nome do calendário adicional. Para o nosso exemplo, digitar Pessoal. Clicar no botão OK.

(fig_82)

4 Para alternar entre o calendário padrão do Outlook e o calendário adicional, basta clicar no calendário correspondente, na Lista de Pastas.

SPAM E POLÍTICA DE SPAMSPAM é a denominação dada a qualquer mensagem de conteúdo impróprio ou indesejado.

Autores de SPAM normalmente enviam as mensagens a um grande número de pessoas, contendo assuntos referentes a propaganda, correntes, pedido de dinheiro ou donativos para desconhecidos.

A prática de SPAMs é condenada, por se tratar de uma forma abusiva de enviar mensagens a pessoas que não desejam recebê-las. O SPAM passou a ser muito utilizado, por se tratar de uma forma econômica de enviar mensagens.Apesar de não existir uma legislação a respeito do assunto, os provedores estão se organizando para combater essa prática.

Se desejar pesquisar um pouco mais sobre o SPAM, acesse o endereço http://www.brasilantispam.org, ou clique no link de exemplo para consultar.

Grupo Brasil AntiSPAM

SMART DOCUMENTSOs Documentos Inteligentes são documentos programados através da linguagem XML, tendo por objetivo automatizar documentos do Word e do Excel, para que funcionem dinamicamente de acordo com as ações que foram previamente programadas.

A grande vantagem é a possibilidade de transformar um arquivo, que é utilizado com freqüência, em um documento inteligente, que pode ser conectado a um banco de dados para preenchimento automático de informações solicitadas, enviar emails pelo Outlook sem a necessidade de iniciá-lo, além de muitas outras formas de integração com o Office.

Abaixo temos um modelo de Documento Inteligente. Neste exemplo, através da utilização do Painel de tarefas Document Actions, é possível simular resultados variando a quantidade ou o valor. Esta tela muda automaticamente dependendo da célula ativa na planilha.

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http://www.brasilantispam.org/

http://www.brasilantispam.org/


PERSONALIZANDO SUA CORRESPONDÊNCIAMALA DIRETA

O recurso Mala Direta é ideal para o pequeno empresário manter contato com seus clientes. Além disso, tem um custo muito atraente em comparação a outras formas de propaganda.

Para que a Mala Direta seja funcional, precisa ter um texto objetivo, destaque para as informações mais relevantes, formato profissional, e principalmente ser direcionada para o cliente certo.

O segredo da Mala Direta é manter o cadastro atualizado e com todos os dados necessários.

O documento principal, como são tratados os documentos que serão mesclados com um banco de dados, que podem ser cartas ou etiquetas de endereçamento, serão criados no Word.

A forma de endereçamento, apesar de parecer apenas um detalhe, mostra como sua empresa trata cada cliente de forma única e especial, aumentando, inclusive, as chances de sua mala direta ser lida com atenção. Só faltava esse recurso ser automático, para poupar o seu tempo. Pois é! Trabalhando com a Mala Direta do Word não é necessário digitar o endereçamento, pois rapidamente é possível inserir o campo "endereçamento" na correspondência.

E o mais importante da criação de mala direta é que os arquivos ficam gravados, podendo ser utilizados sempre que necessário.

É possível criar diferentes cadastros para serem utilizados em diferentes situações, e armazená-los para uso futuro de comunicações complementares. Por exemplo: clientes que há meses não contatam sua empresa, clientes que compram sempre o mesmo item e poderão se beneficiar de um novo lançamento, ou ainda, clientes que compram constantemente e merecem uma comunicação especial.CRIANDO SUA MALA DIRETA NO MICROSOFT OUTLOOK COM BUSINESS CONTACT MANAGER

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Criar a Mala Direta pelo Microsoft Office Word pode ser muito simples com o auxílio do Business Contact Manager, mas criar a Mala Direta dentro do próprio Outlook com Business Contact Manager é mais simples ainda.

Siga os passos:

Abrir o Outlook com Business Contact Manager.

Abrindo o menu Ferramentas Comerciais, você já percebeu a facilidade para criar seus diferentes bancos de dados (módulo contatos do Outlook).

Vamos agora acessar o menu Ferramentas, opção Mala Direta.

Será aberta a tela:

(fig_83)

No item Arquivo de documento optar entre:

Novo documento – Abre um novo arquivo do Word.

Documento existente – Abre um arquivo previamente gravado no Word. Nesse caso clicar no botão Procurar, à direita do comando, para localizar o arquivo desejado.

Repare que nessa caixa ainda constam as informações de Contatos, na qual deve ser escolhido um dos itens:

Todos os contatos no modo de exibição atual – Insere todos os contatos do cadastro escolhido.

Somente contatos selecionados – Permite selecionar os contatos que devem ser mesclados com o documento do Word.Clicar OK.

É aberta a tela do Word para ser feita a mesclagem entre o documento e os contatos. (no nosso exemplo foi escolhido Novo documento).

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(fig_84)

Nessa tela, posicionar o cursor do mouse no ponto onde deseja inserir os campos para mesclagem.

Clicar na seta à direita de Inserir campo. Inserir os campos um a um, pressionando a tecla Enter para mudar de linha.

Os campos estão inseridos. O passo final é mesclar o documento do Word com os contatos.

Para mesclar os documentos escolher uma das opções disponíveis na Barra de Ferramentas Mala Direta.

Tela (fig_85)Mescla o documento principal com o banco de dados na tela.

Impressora (fig_86)Imprime os documentos mesclados.

Email (fig_87)Envia por email os documentos mesclados.

Fax (fig_88)Envia via Fax (desde que a máquina possua placa de fax) os documentos mesclados.

Vamos ver a seguir como criar a Mala Direta pelo Microsoft Office Word.

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INICIAR O MICROSOFT OFFICE WORDSe a carta que você deseja enviar já estiver escrita, abrir o documento previamente gravado. Caso contrário, vejamos passo a passo como criá-la.

No menu Ferramentas clicar em Cartas e correspondências e Mala direta.

O Painel de Tarefas será aberto à direita da tela. Ele o guiará passo a passo, até que sua carta esteja pronta para ser impressa.

(fig_89)

O primeiro passo é escolher o tipo de documento que deseja personalizar. Escolher Cartas. Clicar em Próxima: Documento inicial, para continuar.

Em seguida, deve ser escolhido o documento inicial, ou seja, o documento que será utilizado para mesclar com o cadastro.

Optar pelo item: Inicie com base em um modelo.

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(fig_90)

A seguir, escolher qual modelo deseja usar. Clicar em Selecionar o modelo.

Escolher o modelo que preferir. Observe que é possível visualizar a aparência do modelo do lado direito da caixa de mensagens. Escolher Carta profissional para mala direta. Clicar em OK.

(fig_91)

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Dica

O Word aplicará o modelo automaticamente. Clicar em Próxima: Selecione os destinatários, para prosseguir.

(fig_92)

ESCOLHENDO OS CLIENTES PARA ENVIAR A MALA DIRETAAgora deve ser indicada a lista dos clientes para os quais você deseja enviar a carta, que pode ser criada no próprio Word, através do recurso Tabela, na pasta Contatos do Outlook, ou na pasta Contatos do Outlook com Business Contact Manager.

Dica

Vamos trabalhar com a opção Selecione nos contatos do Outlook, e Escolher a pasta ‘Contatos’.

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A vantagem de usar um modelo é que ele já traz a estrutura básica e formatação, garantindo um documento com aparência profissional, de forma simples.

No recurso Tabela do Word, podem ser criados cadastros para Mala Direta, porém aconselha-se a utilização do Outlook com Business Contact Manager, por se tratar de um recurso mais eficiente, mais rápido e completo.

Em anexo arquivo Cadastro, criado a partir de uma Tabela do Word, como modelo de exemplo.


(fig_93)

A seguir clicar em Escolher a pasta ‘Contatos’ e a caixa com as pastas disponíveis é exibida.

Clicar na pasta onde os contatos estão gravados.

(fig_94)

Localizar o arquivo com o cadastro de clientes e clicar em Abrir.

Ao ser aberto o cadastro de clientes, será disponibilizada a tela de Destinatários da mala direta.

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(fig_95)

Como padrão, os contatos estão sempre selecionados. Para desativar um ou mais nomes clicar sobre o retângulo à esquerda do campo.

No nosso exemplo vamos enviar para todos os contatos. Clicar em OK.

Nesse momento, se a carta ainda não foi criada, digitar o texto.

(fig_96)

Uma vez criado o texto, iremos incluir as informações dos clientes na carta.

Como os campos são inseridos um a um e no local onde o cursor for posicionado, não há necessidade de deixar espaço para os campos no momento da digitação.

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INSERINDO OS CAMPOS DA MALA DIRETA

Acessar o menu Ferramentas / Cartas e correspondências / Mostrar barra de ferramentas ‘Mala direta’.

A Barra de ferramentas de Mala Direta será exibida, acima da régua.

(fig_97)

Quando o botão Inserir campo não constar da Barra de ferramentas, clicar na seta voltada para baixo, acessar Adicionar ou remover botões / Mala direta, e ativar Inserir campo com um clique do mouse. O botão é inserido na barra de ferramentas.

(fig_98)

INSERINDO OS CAMPOS NA CARTA

Posicionar o cursor do mouse onde deseja inserir o primeiro campo e clicar no item Inserir campo. A seguir clicar sobre o campo desejado. O campo é inserido. Pressionar a tecla Enter e adicionar o segundo campo.

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(fig_99)

INSERINDO CAMPOS DE SAUDAÇÃO

Para inserir campos de saudação, clicar no ícone de mesmo nome, na Barra de ferramentas Mala Direta e escolher a saudação desejada.

(fig_100)

MESCLANDO OS DOCUMENTOS

A carta está pronta. Os campos de mesclagem inseridos. Agora é só mesclar as cartas.

O Word permite mesclar os documentos na tela, para exibição, para impressora, para email e para fax.

Tela (fig_101)Mescla o documento principal com o banco de dados na tela.

Impressora (fig_102)Imprime os documentos mesclados.

Email (fig_103)Envia por email os documentos mesclados.

Fax (fig_104)Envia via Fax (desde que a máquina possua placa de fax) os documentos mesclados.

CRIANDO UMA TABELA NO WORD COM O CADASTRO DE CLIENTES

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Conforme já foi citado, o Word permite a criação de um cadastro, que poderá ser utilizado como documento de Mala Direta.

Para criar uma tabela no Word:

Acessar o menu Tabela / Inserir tabela.

(figura105)

Nessa caixa escolher a quantidade de colunas e linhas e clicar no botão OK.

(figura106)

UTILIZANDO OS MODELOS DO MICROSOFT OFFICE WORDTodos os documentos preparados com certa periodicidade podem ser transformados em modelos, para agilizar o trabalho.

No documento modelo são escolhidos os estilos para formatação. Quando necessário o modelo será aberto. O usuário digitará o texto sobre os campos pré- formatados, e a seguir o arquivo deverá ser salvo com outro nome, mantendo o modelo intacto.

O Word possui uma biblioteca de modelos para ajudar o usuário na criação de documentos.

Para utilizá-los, acessar o menu Arquivo, opção Novo. Será aberto o Painel de Tarefas, com as opções de arquivos novos disponíveis.

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(fig_107)

Clicar sobre a opção No meu computador.

É aberta a tela com os modelos disponíveis.

(fig_108)

Nessa tela há várias guias, cada uma com modelos específicos. Para visualizar cada um dos modelos, clicar sobre a opção desejada.

Após abrir o modelo, editá-lo de acordo com a necessidade e gravar.

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CRIANDO MODELOS COM O AUXÍLIO DO ASSISTENTE MICROSOFT OFFICE WORDAlém dos modelos que o Word possui, o usuário também pode criar seu modelo personalizado, com os dados da Empresa.

Todos os modelos que constam como Assistente, abrem uma seqüência de telas para auxiliar o usuário passo a passo na criação.

Clicar sobre o Assistente desejado e seguir os passos criando toda a formatação desejada.

CRIANDO SEU PRÓPRIO MODELO

A partir de um documento em branco também é possível criar um modelo personalizado.

Abrir um novo documento, clicando no menu Arquivo, opção Novo, Documento em branco.

Criar toda a formatação desejada, conforme exemplo:

(fig_109)

Gravar o arquivo com o formato modelo. O documento é gravado na pasta Modelos. Para utilizá-lo acessar o menu Arquivo, opção Abrir. Localizar a pasta Modelos, e a seguir abrir o arquivo. Digitar os dados e gravar o arquivo com outro nome e como tipo Documento do Word.

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(fig_110)

APRESENTANDO SEU PRODUTO COM ESTILOVocê sabe o quanto seu produto é importante, e bem feito, pois você conhece sua equipe, confia em seu trabalho.

Mas o cliente deve ser convencido a comprar seu produto, e vários pontos chamam a atenção nesse momento.

O produto deve ser apresentado, e a forma de apresentação conta e muito no parecer final do cliente.

Uma apresentação bem feita vende um produto facilmente, mas o inverso pode prejudicar a venda definitivamente.

Por outro lado, o primeiro pensamento que vem à cabeça é que criar uma apresentação sofisticada pode levar muito tempo.

A solução prática e profissional é utilizar o Microsoft Office PowerPoint.

Software dedicado à apresentação, o Microsoft Office PowerPoint permite a criação de Slides com estilos discretos ou arrojados, dependendo do tipo de apresentação que seja necessário fazer.

Dessa forma você mesmo poderá criar suas apresentações, e demonstrar seu produto do modo que ele merece.

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OFERECENDO SEU PRODUTOUma grande preocupação por parte de quem vai apresentar o produto é que nada dê errado, pois isso prejudicaria toda a venda, portanto a sua apresentação deve ser perfeita.

Antes de mais nada se assegure de alguns detalhes importantes.

Atenção

DETALHANDO ITENS SOBRE O PRODUTOOs itens devem ser detalhados de forma clara e profissional. Para isso devem ser criados Slides para cada um dos tópicos. Vamos iniciar pelo Slide de Título, no qual deve ser inserido o Título da Empresa, ou do produto que está sendo apresentado.

Quando o PowerPoint é iniciado, através do botão Iniciar / Todos os programas / Microsoft Office / Microsoft Office PowerPoint 2003, exibe o formato Slide de Título.

(fig_111)Clicando em cada um dos campos, inserir as informações desejadas.

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O Microsoft Office PowerPoint possui slides apropriados para criação de Texto. Não crie todos os seus textos em slides em branco, com o auxílio de caixas de texto, para a apresentação não ficar muito pesada.Gravar todos os trabalhos vinculados ao arquivo do PowerPoint, na mesma pasta em que a apresentação é gravada, caso contrário, o arquivo vinculado não é encontrado.Vincular arquivos apenas quando for necessário, pois os vínculos ocupam muito espaço.Utilizar recurso de compactação de imagens para diminuir o espaço ocupado pelas fotografias inseridas na apresentação.


(fig_112)

Quando o slide de título estiver preenchido, abrir um novo, agora com o formato de Título e Texto.

(fig_113)

No slide de Título e Texto devem ser preenchidos todos os itens de texto.

Dica

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Cuidado com o espaçamento entre as linhas. É melhor preencher uma quantidade maior de slides, do que reduzir espaços, o que dificulta a visualização e torna a apresentação cansativa.


CRIANDO APRESENTAÇÕES RÁPIDAS E EFICIENTESApresentar seu trabalho de forma eficiente é necessário, porém também é indispensável criar rapidamente as apresentações, para dedicar seu tempo a outros assuntos.

O Microsoft Office PowerPoint possui um recurso indispensável na criação das apresentações, que é o Slide Mestre.

O Slide Mestre é apropriado para criação do modelo da apresentação. É nessa máscara que deve ser inserido o logotipo da sua empresa, texto de rodapé, e demais informações que devam constar em todos os slides.

Para criar o slide mestre acessar o menu Exibir / Mestre / Slide Mestre.

(fig_114)

Selecionando os corpos de textos é possível alterar toda a formatação da apresentação, evitando ter o trabalho de formatar slide por slide.

Atenção

No Slide Mestre, o campo rodapé, é apenas formatado. Para inserir rodapé, acessar Exibir / Cabeçalho e rodapé.

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O Slide Mestre é apropriado para definição de formatação e inclusão de imagens. Não digite textos nos campos indicados para formatação porque os mesmos não serão aceitos nos slides.


(fig_115)

Para o rodapé não ser exibido no slide de título, ativar com um clique a opção Não mostrar no slide de título.

Ao concluir a formatação do Mestre, retornar ao modo de slides, clicando no menu Exibir / Normal, ou clicando sobre o ícone Modo normal, na parte inferior, à esquerda do monitor.

(fig_116)

O slide é exibido com os detalhes solicitados no Slide Mestre.

SEU PRODUTO SENDO EXIBIDO COM ESTILOCriar slides com texto, figuras, gráficos, já é muito bom, mas poder aplicar estilos e cores de fundo para encorpar esses slides, é mais interessante ainda.

Os estilos de fundo de slide podem ser aplicados de duas formas:

Padrão do PowerPoint – Clicando no ícone Design da Barra de ferramentas, ou no menu Formatar / Design do slide, é aberta uma biblioteca de estilos.

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(fig_117)

Quando o cursor do mouse é aproximado de cada um dos modelos, surge uma seta. Clicar para escolher uma das opções disponíveis.

(fig_118)

Dica

INSERINDO O LOGOTIPO DE SUA EMPRESA

Para inserir imagens, acessar o menu Inserir / Imagem / Do arquivo. O logotipo, ou qualquer outra imagem previamente gravada, será acessado na pasta onde foi gravada.

Após concluir todas as definições, veja como ficou a apresentação.

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Os recursos Design e Exibir / Cabeçalho e rodapé não precisam ser criados obrigatoriamente no Slide Mestre, já que nas duas situações existe a opção de aplicar apenas ao slide selecionado, ou aplicar a todos os slides da apresentação.


(fig_119)

VISITANDO O CLIENTE COM SEGURANÇAImagine chegar em uma empresa para expor seu produto, e descobrir que a máquina com a qual você tem que trabalhar não possui o PowerPoint instalado.

Para não passar por essa situação desagradável, que pode prejudicar seus negócios, o PowerPoint possui o recurso Pacote para CD.

Esse recurso permite passar a apresentação, mesmo que na máquina não tenha o PowerPoint instalado.

Para acessar a opção clicar no menu Arquivo / Pacote para CD.

(fig_120)

Todos os arquivos vinculados devem ser incluídos, através do botão Adicionar Arquivos.

A apresentação pode ser acessada a partir do módulo Explorar, e desde que atenda as exigências especificadas na caixa Pacote para CD, não exige que a máquina tenha o PowerPoint instalado.

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PREPARANDO UMA APRESENTAÇÃO CONTÍNUAAntes de iniciar uma palestra ou reunião é comum várias pessoas se concentrarem na sala, aguardando o evento.

Esse pode ser o momento para você apresentar sua empresa ou seus produtos, a todos os presentes.

Para isso o PowerPoint possui o recurso de apresentação automática, que permite apresentar todos os slides da apresentação.

Além da apresentação contínua podem ser criados efeitos para a mudança de um slide para outro. Esses efeitos são aplicados através do recurso Transição de slides.

TRANSIÇÃO DE SLIDES

Quando o arquivo estiver pronto, inserir efeitos de transição entre um slide e outro, através do menu Apresentações, opção Transição de slides.

(fig_121)

Nessa tela é possível definir a velocidade com que o efeito será exibido na tela, se deve ser executado som ou não, e após ativar o item Automaticamente após, deve ser preenchido o tempo desejado, no local indicado.

Dica

Para que a apresentação seja contínua, retornando automaticamente ao primeiro slide, acessar o menu Apresentações, opção Configurar apresentação, e o item Repetir até ‘Esc’ ser pressionada.

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A melhor forma de visualização para aplicar efeitos é Modo de Classificação de slides.


(fig_122)

AUMENTE SUAS VENDAS: FAZER MARKETING É FÁCIL!

CRIE A IDENTIDADE DA SUA EMPRESANada fala mais sobre sua empresa do que as correspondências que são enviadas. Pense em quantas e diferentes tipos de correspondências são enviadas em um ano. Cada um desses materiais é uma propaganda que traduz o profissionalismo que você deseja passar ao mercado.

O primeiro pensamento que você tem é: material profissional, com design personalizado, toma tempo e dinheiro.

A realidade não é bem essa. Usando um dos produtos que acabou de adquirir, você é capaz de criar, de forma muito simples, materiais de alta qualidade gráfica, sem a necessidade de contratar uma agência, o que acrescenta a facilidade de alterar esses documentos, sempre que necessário, sem incorrer em maiores custos ou em tempo despendido em explicar a terceiros como fazer as alterações.

O Microsoft Office Publisher 2003 inclui vários modelos de publicações, informativos, brochuras e catálogos que irão ajudá-lo a apresentar sua empresa de forma diferenciada a seus clientes. Uma vez inserido seu logotipo e os dados da sua empresa no Publisher, eles automaticamente são replicados em todos os modelos existentes, poupando trabalho e garantindo a identidade visual de sua empresa.

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CRIANDO MATERIAIS DE MARKETING COM O MICROSOFT OFFICE PUBLISHERComunicações regulares e consistentes tendem a aumentar a comunicação entre a empresa e seus clientes.

Veja como é fácil criar um informativo usando o Publisher.

No Painel de tarefas / Nova publicação, item Nova com base em um design, verificar as opções. No exemplo foi clicada a opção Publicações para Impressão.

Clicar no item Boletins informativos e selecionar Boletim informativo - Barra de acessórios. Para abrir o modelo dar um clique sobre ele.

(fig_123)

PERSONALIZANDO AS PUBLICAÇÕES DE SUA EMPRESAO primeiro campo exibido em Selecione um conjunto de informações pessoais é Empresa principal.

Quando 1 dos modelos for escolhido:

1 Primeiramente é exibida tela com as informações pessoais que o Publisher permite personalizar.

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(fig_124)

Preencha os campos com os dados de sua empresa. Esses dados podem ser editados sempre que for necessário.

2 No item Incluir esquema de cores neste conjunto, escolher a combinação de cores mais adequada à imagem da sua empresa.

3 Clicar no botão OK.

REDIGINDO SEU INFORMATIVOQuando a caixa Informações pessoais é concluída, o modelo escolhido é disponibilizado para ser editado.

Para substituir os dados existentes, clicar no campo desejado e digitar.

O texto-modelo fornece informações de como preencher o boletim.

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(fig_125)

Para aumentar o tamanho do modelo e obter visualização ideal para digitação, altere o percentual de zoom, clicando na seta voltada para baixo, do ícone de mesmo nome.

(fig_126)

FAÇA O LAYOUT QUE DESEJAR PARA SEU DOCUMENTOSe o resultado final do seu trabalho não ficou exatamente como você imaginava, o Publisher permite alterá-lo.

ALTERANDO O FORMATO DA PÁGINA

No Painel de Tarefas clicar no item Conteúdo da página. Escolher no item Colunas, a quantidade de colunas desejada para o documento.

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(fig_127)

ALTERANDO O MODELO DA PUBLICAÇÃO

No Painel de tarefas clicar no item Designs de Publicação e escolher o modelo desejado.

(fig_128)

ALTERANDO AS CORES

O Publisher oferece vários conjuntos de Esquemas de cores. Para escolher um dos conjuntos, clicar sobre ele. É possível visualizar o resultado imediatamente no documento.

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(fig_129)

ALTERANDO A FONTE

Para alterar o tipo de fonte do documento, clicar em Esquemas de fontes. Clicar sobre a letra desejada e o resultado é imediato.

(fig_130)

Dica

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A identidade visual é muito importante para sua empresa. Utilize sempre o mesmo estilo de letra e cores para cada modelo de documento. Ao receberem seu material, seus clientes imediatamente o identificarão.


IMPRIMINDO SEU TRABALHOA impressão do material de marketing desenvolvido através do Publisher, é tão importante quanto seu conteúdo. Afinal, a qualidade desse material demonstra cuidado na apresentação da sua empresa.

Dependendo da quantidade de páginas a serem impressas, uma boa alternativa é usar os serviços de empresas de cópias e impressão especializadas. Mas, se preferir fazê-lo em sua própria empresa, utilize um papel especial para obter um aspecto mais profissional.

Como a impressão depende das especificações de cada impressora, para assegurar o resultado esperado, utilize a ajuda do Publisher.

No menu Ajuda clique em Ajuda do Microsoft Publisher.

Se preferir um contato mais pessoal, o Atendimento a Clientes Microsoft está à sua disposição no telefone (11) 3444-6844, ou através do email [email protected].

No campo Pesquisa digitar a pergunta e a seguir clicar na seta à direita do campo para visualizar a resposta.

(fig_131)

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mailto:[email protected]


MICROSOFT OFFICE MARKETPLACE – SOLUÇÕESPara auxiliar as empresas a Microsoft criou o Microsoft Office Marketplace, com o intuito de disponibilizar soluções de trabalho.

O Microsoft Office Marketplace é uma mostra de produtos e serviços que atuam com o Office, para aumentar a produtividade de sua empresa e economizar tempo.

Com vários modelos disponíveis, para diferentes áreas, o usuário pode se utilizar de máscaras para desenvolver rapidamente seu trabalho, sem a necessidade de contratar uma pessoa para desenvolver o sistema desejado.

Para criar, entre outros, Fluxo de Caixa, Folha de Pagamento, Controle de Estoque. Verifique os modelos disponíveis e insira os dados de sua empresa.

Salve com o nome desejado e o seu relatório está pronto.

Verifique as opções acessando o endereço:

http://office.microsoft.com/marketplace

A seguir, clicar no item Consultoria e Desenvolvimento de Serviços. Fornecido por: Mondial. À esquerda da tela são relacionados vários itens. Clicar em Freeware. É aberta uma tela com o campo Soluções Microsoft Office. Clicar na seta voltada para baixo, à direita do item. O menu é aberto, com vários exemplos. A seguir são fornecidas as orientações necessárias para acesso aos modelos.

Exemplo de um relatório disponibilizado no Marketplace.

(fig_132)

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http://office.microsoft.com/marketplace


Para abrir cada um dos itens, nesse formulário de exemplo, levar o cursor do mouse sobre o item desejado. Quando o formato do cursor é alterado, clicar sobre o item. Uma nova janela é aberta, para que os dados sejam preenchidos.

No exemplo, foi clicado o item Personalizar Empresa.

(fig133)

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controlando com eficiÊncia sua empresadownload.microsoft.com/.../guia_pratico_pequena_empr… ·...

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