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Concretize o potencial da Shadow IT

Dê aos usuários suas ferramentas favoritas e proteja sua empresa

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Resumo executivoOs líderes empresariais e de TI de hoje buscam combater o uso crescente de dispositivos

pessoais e aplicativos não autorizados no ambiente de trabalho, que costuma ser conhecido

como "Shadow IT".

Essa tendência cada vez mais presente é uma resposta natural para a busca dos funcionários de

criar e colaborar com a mesma facilidade, eficiência e liberdade de que desfrutam em suas

vidas cotidianas. Se o crescimento da Shadow IT pode trazer diversos riscos de segurança

para as empresas, ele também oferece oportunidades singulares para que as empresas repensem

as ferramentas e os processos tradicionais, modificando-os de modo a oferecer suporte à

produtividade e à inovação, além de minimizar os riscos.

O Google acredita que as empresas não precisam escolher entre agilidade e segurança. Este

artigo examina o papel da TI nesse novo cenário, oferecendo informações sobre os setores de TI

e as empresas que usaram o Google Apps for Work para capacitar funcionários com suas

ferramentas de colaboração favoritas, além de proporcionar segurança robusta e controles que

protegem os dados.

Continue a ler para saber mais.

A equipe do Google Apps for Work

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Concretize o potencialda Shadow IT

Dê aos usuários suas ferramentas favoritas e proteja sua empresa

Há pouco tempo, a personalização do escritório consistia em trazer sua caneca preferida e o compartilhamento com colegas ocorria com o envio de e-mails para outros escritórios. No entanto, com a hegemonia de tablets e smartphones, além de serviços e aplicativos baseados na nuvem, o limiar entre a vida pessoal e o trabalho tornou-se muito tênue.

Hoje, dispositivos e aplicativos para consumidores e empresas são praticamente intercambiáveis. Funcionários que já precisaram estar fisicamente no escritório para participar de videoconferências, colaborar em um documento ou uma apresentação ou conversar com alguém de outra cidade ou país agora podem fazer tudo isso de qualquer lugar e a qualquer momento, com poucos toques em um smartphone.

Dada a liberdade, a velocidade e a simplicidade da tecnologia para o consumidor, não é surpreendente que os funcionários usem seus dispositivos e aplicativos pessoais para serem mais produtivos no local de trabalho. Porém, o uso de aplicativos não autorizados ou "Shadow IT" no escritório representa para as empresas um novo conjunto de riscos de segurança, que incluem desde o roubo de dados até infecções de malware e violações de compliance, ameaças competitivas e danos à reputação.

Nesse novo ambiente, os gerentes de TI se deparam com um difícil exercício de equilíbrio: como gerenciar e proteger as informações da empresa e oferecer, ao mesmo tempo, liberdade e produtividade criativa.

O Google acredita que as empresas não precisam fazer concessões. Este artigo examina o papel dos gerentes de TI nesse novo cenário e mostra como o Google Apps for Work pode oferecer uma solução de TI que capacite os funcionários com suas ferramentas de colaboração favoritas e proporcione os controles e a segurança necessários para proteger dados importantes.

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Quem está usando a Shadow IT?Em poucas palavras? Todo o mundo. Aplicativos de terceiros e serviços de software na nuvem não aprovados fazem parte do ambiente de trabalho há mais de uma década, já que os funcionários mais antenados em tecnologia procuram maneiras mais rápidas e simples de armazenar, acessar e compartilhar arquivos, bem como se conectar e colaborar com colegas. Estudos recentes estimam que 79% das empresas têm funcionários que usam ferramentas de compartilhamento de arquivos ou colaboração para o consumidor no ambiente de trabalho, com ou sem aprovação.1

A empresa de pesquisas Gartner relata que 38% dos gastos da TI empresarial estão fora do orçamento para a TI corporativa. Esse número passará a mais de 50% até 2017.2

A Shadow IT não está limitada a uma função ou um serviço. Os aplicativos para consumidores são usados em todos os locais, proporcionando soluções para diversos problemas cotidianos do local de trabalho: desde o compartilhamento de arquivos com inúmeras versões até o bate-papo por vídeo, que permite que pessoas conversem ao vivo de qualquer lugar do mundo.

De acordo com uma pesquisa conduzida pela Accenture, 44% dos funcionários não estão satisfeitos com os dispositivos e softwares disponibilizados por seus empregadores.4 Cerca de metade deles acabam usando aplicativos para consumidores no trabalho.

4

As pessoas também levam aplicativos para o trabalho,

não só dispositivos

80% dos usuários finais usam aplicativos que não

foram aprovados

80%

1 IDG, Consumerization of IT in the Enterprise (CITE), março de 2014

2 Gartner Says Digital Business Economy is Resulting in Every Business Unit Becoming a Technology Startup, 6 de outubro de 2014

3 Frost & Sullivan, "The Hidden Truth Behind Shadow IT", novembro de 2013

4 Accenture, "Consumer IT: The Global Workplace Revolution has Begun", 2011

Com base nos dados do IDG, Consumerization of IT in the Enterprise (CITE), março de 2014

Frost & Sullivan, "The Hidden Truth Behind Shadow IT", novembro de 2013

Em uma pesquisa de 2013 conduzida pela Frost & Sullivan com 600 funcionários de TI e de linha de negócios, mais de 80% admitiram usar softwares como serviço (SaaS, na sigla em inglês) não aprovados para realizar suas tarefas de maneira mais eficaz e eficiente.3

79%

79% das organizações contam com funcionários que usam ferramentas de compartilhamento de arquivos

e colaboração

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Alguns dos problemas de trabalho mais comuns solucionados com aplicativos para consumidores: 5

• Backup e armazenamento de dados

• Compartilhamento de arquivos

• Colaboração em documentos

• Acesso ao trabalho em dispositivos móveis

• Comunicação por videoconferências e mensagens

• Compartilhamento de ideias em mídias sociais

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A coisa certa a se fazer é ajudar as pessoas a terem o máximo de produtividade e, para isso, é preciso... entender o conjunto de ferramentas que elas... querem usar. Você deve, na medida do possível, proporcionar esse conjunto de ferramentas. Ao fazer isso, você cria uma cultura organizacional completamente diferente."

— Ben Fried, CIO da Google

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Quando o compartilhamento de arquivos é o símbolo desse fenômeno, a colaboração é a necessidade mais ampla

Fonte: Skyhigh Cloud Adoption and Risk Report - Q3 2014, com base na utilização anônima de dados de mais de 350 empresas

5 Com base nos dados do IDG, Consumerization of IT in the Enterprise (CITE), março de 2014 e Frost & Sullivan, "The Hidden Truth Behind Shadow IT", novembro de 2013

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Do ponto de vista da TI, o uso de aplicativos não autorizados não é só uma questão de violação da política da empresa. A Shadow IT expõe uma empresa a uma série de riscos que variam entre roubo de dados e compliance regulatório até phishing e golpes, ameaças competitivas e comprometimento da reputação.

Por mais assustador que isso pareça, a Shadow IT não é o inimigo. Ela é apenas uma resposta natural para o desejo dos funcionários de trabalhar melhor e mais rapidamente usando suas ferramentas favoritas.

Em termos simples: os funcionários buscam novas maneiras de criar e colaborar no espaço de trabalho com a mesma facilidade, eficiência e liberdade de que desfrutam em suas vidas cotidianas.

Perda ou roubo de propriedade intelectual

Violações de compliance e ações regulamentares

Perda de controle sobre as ações de usuário

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

Gerentes preocupam-se mais com a utilização de aplicativos não autorizados

Fonte: Ponemon Institute© Research, "The Insider Threat of Bring Your Own Cloud (BYOC)", imagem 6 (três principais resultados), 2013

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O bloqueio total não é a soluçãoTentar controlar ou impedir que as pessoas usem seus aplicativos e dispositivos pessoais no trabalho é similar à situação de desenhos antigos, onde um azarado herói usa o dedo para tapar o buraco de uma represa. Para cada buraco que ele consegue tapar, outros 10 surgem, até que ele não tem mais como tapar os buracos e a represa estoura. Se considerarmos que o uso dos aplicativos de produtividade cresceu 121% em 2014,6 parece óbvio que a tendência de dispositivos e aplicativos pessoais no local de trabalho continuará a crescer em proporções cada vez maiores. De acordo com uma pesquisa recente da Forrester, 69% das empresas são favoráveis a uma política de levar seu próprio dispositivo (BYOD, na sigla em inglês) ao local de trabalho e 85% planejam implementar esse processo até 2020.7

6 Pesquisa de final de ano da Flurry Analytics de 2014, realizada com 2.079 trilhões de sessões de aplicativos, janeiro de 2015 7 Forrester Telecom & Mobility Workforce Survey, 2013

Administrada, gerenciada e guiada da maneira correta para reduzir os riscos, a Shadow IT pode agregar muito valor para a empresa. Mas o contrário também é verdade pois, se não for administrada e controlada, ela pode destruir o valor."

— Gartner, Embracing and Creating Value From Shadow IT, 2014

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Então, qual é a solução? O Google acredita que as empresas precisam enxergar o outro lado da Shadow IT. Em vez de tentar bloquear aplicativos e dispositivos, os responsáveis pela tomada de decisões de TI devem aproveitar o valor que a tecnologia em nuvem pode proporcionar ao local de trabalho e encontrar maneiras de instruir seus funcionários sobre os riscos de aplicativos não autorizados, além de capacitá-los com ferramentas e serviços mais úteis que podem ser gerenciados em um ambiente seguro.

"A filosofia convencional do nosso setor é de que não é possível ter eficiência e escolha, e não é possível ter segurança e escolha", explica Ben Fried, CIO do Google. "Ao trabalhar para o Google, eu descobri que essa noção é totalmente falsa."

TI, a melhor facilitadora"Com a nuvem, a capacidade de criar novos produtos e recursos que encantem nossos clientes e conquistem novos pode ser distribuída por toda a sua empresa", explica Urs Hölzle, SVP de infraestrutura técnica do Google. "A organização central de TI não é algo que bloqueia o progresso, mas sim sua melhor facilitadora."

O Google Apps for Work é uma tecnologia em nuvem projetada com base neste princípio: as empresas podem capacitar os funcionários com tecnologias que superem as barreiras da produtividade, não as criem. Para isso, é necessário acessar de modo seguro os aplicativos e as informações corretas, de qualquer lugar e usando qualquer dispositivo.

8

Gerentes... devem oferecer suporte aos seus funcionários e ajudá-los a serem mais produtivos, mas também devem impor políticas de informações corporativas. Para ter sucesso, os gerentes devem encontrar uma solução de compartilhamento de arquivos que seja aceita e usada por todos." 8

— Larry Hawes, Gigaom Research, 2014

Também começamos a usar o Google Drive para substituir as contas pessoais do Box e do Dropbox que as pessoas usavam para compartilhar documentos, de modo que o controle da propriedade intelectual fica centralizado."

— Bryson Koehler, CIO da The Weather Company

Fonte: Vídeo da The Weather Company

8 Fonte: Harnessing the tyranny of autonomy: the Dropbox problem and the manager’s dilemma, um relatório social por Larry Hawes, 2014

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A combinação de liberdade, produtividade e segurança foi o que convenceu a Woolworths, a maior empresa de varejo da Austrália, a migrar para o Google Apps no ano passado. Contando com três mil lojas e 200 mil funcionários, a empresa estava sempre em busca de maneiras para ajudar seus funcionários a se conectar e comunicar melhor, além de trabalhar de maneira mais colaborativa em todas as lojas e escritórios da Austrália e Nova Zelândia.

A Woolworths transformou a maneira com que trabalham com ferramentas como o Google Drive, o Documentos, o Gmail, o Agenda e o Hangouts, além de um aplicativo sob medida para iPad com o recurso "toque para suporte", que foi desenvolvido com base no Google App Engine. Agora, equipes de diferentes cidades e países podem colaborar em tempo real, e os gerentes podem entrar em contato com o escritório de suporte nacional diretamente de suas lojas, sem ficarem presos a um laptop no escritório.

"O Google transformou a maneira com que nossos funcionários interagem com a tecnologia e colaboram entre si em todos os níveis da organização", afirma Dan Beecham, CIO da Woolworths Limited. "Além disso, a tecnologia do Google permite que tudo seja feito de maneira segura, o que faz com que nossos funcionários também trabalhem de maneira mais segura."

Para a Briggs & Stratton, fabricante centenária de motores e geradores a gás, o Google Apps ofereceu uma forma de expandir o mercado consumidor e reformar sistemas antiquados que diminuíam a produtividade, retardando o tempo de resposta e deixando a empresa vulnerável a ameaças de segurança.

O Google Apps permitiu que as empresas substituíssem itens como listas em papel e bancos de dados ultrapassados com a simplicidade e a velocidade do Google Drive, que permite que todos os funcionários acessem, sincronizem e compartilhem dados recentes em qualquer dispositivo.

Desde a transição para o Google Apps, a Briggs & Stratton não só simplificou seus processos de produção e comercialização, como também ampliou seu mercado consumidor, lançando 40 novos modelos de equipamentos para jardinagem.

Eu sabia que migrar para a plataforma do Google não só melhoraria nossos problemas de comunicação, como também tornaria nossos três mil funcionários mais inovadores e eficientes."

— Todd Teske, CEO da Briggs & Stratton

CONHEÇA A HISTÓRIA DA WOOLWORTHS »

CONHEÇA A HISTÓRIA DA BRIGGS & STRATTON »

"Quando descobri que 15% do nosso tráfego de rede era consumido por armazenamento e compartilhamento de conteúdo não seguro e que a comunicação inadequada estava gerando ineficiência, insisti que adotássemos o Google Apps", afirma Brent Hoag, CIO da Briggs & Stratton.

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Fazem backup earmazenam dados

Compartilham arquivos

Colaboramem documentos

Acessam trabalhosde dispositivos

móveis

Conectam-se porvideoconferências

e mensagens

Uma solução completa e seguraO Google Apps for Work oferece uma solução holística para empresas como a Woolworths e a Briggs & Stratton, que querem se tornar mais conectadas e rápidas neste ambiente digital de constantes mudanças. O Google Apps for Work é um conjunto completo de ferramentas de nível empresarial, concebido e desenvolvido com o compromisso do Google com o desempenho, a segurança e a confiabilidade. Ele inclui o Drive para armazenamento e compartilhamento, o Hangouts para reuniões por vídeo e bate-papo, o Documentos, o Planilhas e o Apresentações.

Para gerentes de TI que vão em direção à inovação e à produtividade sem sacrificar a segurança, o Google Apps for Work oferece um caminho sem obstáculos: uma infraestrutura avançada e segura, monitorada 24 horas por dia e protegida por mais de 500 especialistas em segurança, escolhida por mais de cinco milhões de empresas em todo o mundo.

Ferramentas de gerenciamento, como os relatórios de auditoria avançada, os controles de compartilhamento personalizado, a criptografia móvel, o arquivamento e e-discovery integrados proporcionam camadas adicionais de segurança. Além disso, todos esses recursos podem ser imediatamente acessados em um Admin Console centralizado e simples.

Para muitos gerentes de TI, esse gerenciamento sem esforços traz outro benefício: eles podem se concentrar em suas atividades favoritas. "Com esses recursos, ficamos livres de tarefas repetitivas e mundanas que agregam pouco valor ao que fazemos e podemos nos concentrar em aprimorar nossas principais competências e encantar os clientes de novas maneiras", explica Stanley Toh, diretor global TI da Avago Technologies, que migrou para o Google Apps for Work em 2006.

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Primeiros passos

A lição mais importante que podemos aprender com a Shadow IT é que as empresas não precisam mais escolher entre agilidade e segurança. Com o Google Apps for Work, é possível oferecer uma solução de TI atende às necessidades dos funcionários e minimiza o risco corporativo. O primeiro passo para concretizar o potencial positivo da Shadow IT é analisar como os funcionários colaboram e se comunicam. Isso significa:

• Avaliar quais aplicativos e serviços são usados

• Entender o que os funcionários querem fazer com essas ferramentas

• Educar os usuários sobre como proteger os dados da empresa

• Identificar soluções melhores, mais seguras e produtivas

Quer continuar a discussão?Saiba mais sobre o Google Apps ou ligue para (855) 778-5079.

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A solução é que [as empresas] desenvolvam políticas que atinjam o equilíbrio correto entre flexibilidade e controle. Os setores de TI e os líderes empresariais precisam trabalhar juntos para criar e oferecer suporte para políticas que permitam que seus funcionários usem os aplicativos necessários para serem produtivos, com os controles corretos para proteger os dados e minimizar o risco corporativo." — Frost & Sullivan, The Hidden Truth Behind

Shadow IT, 2013