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Competência Transversal II Marta Castilho Gomes

ComunicaComunicaççãoãooral e oral e escritaescrita

Marta C. GomesMarta C. GomesProf. Prof. AuxiliarAuxiliar

SUTVSSUTVS

21 Abril 2009


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Motivação

Nova etapa da vida�Maior autonomia�Mais tempo em actividades de comunicação formal�Escrita (relatórios, cartas, e-mails,…)

�Oral (apresentações, reuniões)


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Motivação

Nova etapa da vida�Maior autonomia�Mais tempo em actividades de comunicação formal

�É importante ser proficiente

BOA IMAGEM


A importância dacomunicação

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“A comunicação é uma condiçãoindispensável da vida social e também

da vida das organizações. Sem comunicação não pode haverorganização, gestão, cooperação,

motivação, vendas, oferta ou procura, marketing ou processos de trabalho

coordenados”.


“Uma organização humana ésimplesmente uma rede

comunicacional: se a comunicaçãofalha, uma parte da estruturaorganizacional também falha.”.


“A comunicação representauma espécie de “aparelhocirculatório” da vida

organizacional, e constituia chave para a resoluçãode muitos problemas e o aproveitamento de muitas

oportunidades”.


Apresentações orais

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Apresentações orais

“Porque se fazem apresentações orais? Uma das razões é o seu poderoso impactoemocional. Podem fomentar a confiança das pessoas e motivá-las para agir, estimulando a inteligência organizacional e a mudança”.


Estruturar umaapresentação oral

4 4 regrasregras de de ouroouro


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Estruturar uma apresentação oral

1. Ter em atenção a audiência�Em que contexto se vai falar?�Conhecer a audiência: formaçãoacadémica, cultural, idade, distribuição porsexos,...

�Procurar informar-se!�Adaptar a mensagem à audiência�Vai-se falar para aquela audiência


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1. Ter em atenção a audiência�Adaptar a forma como a mensagem étransmitida:�Comunicação num seminário/conferênciacientífica

�Divulgação científica/técnica�Apresentação numa reunião de empresa�Reunião com um cliente�Convenção anual da empresa�Coordenação de uma equipa de trabalho

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2. Estabelecer os objectivos�O que é uma apresentação em público?

�Transmissão de um conjunto de ideiasencadeadas à audiência

�Que mensagem (conjunto de ideiasfundamentais) quero passar?�OBJECTIVOS

�A seguir: trabalhar para atingir os objectivos�Organizar as ideias�Leva tempo!


(Um parêntesis)


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Como elaborar documentos escritos

Estrutura�O documento deve estar bem estruturado�Ideias claras (estrutura clara)

�Organizar ideias�Leva tempo!

�FIO CONDUTOR (“storyline”) do princípio ao fim�Textos longos (relatórios, teses)


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Como elaborar documentos escritos

Estrutura�Introdução�Desenvolvimento�Conclusão

�Documentos longos�Documentos curtos�Cartas formais�E-mails formais

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(Fim de parêntesis)


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3. Construir o discurso�Introdução�Desenvolvimento�Conclusão

�Facilmente perceptíveis, também numaapresentação oral


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3. Construir o discurso�Introdução�Desenvolvimento�Conclusão�Ideias claras (estrutura clara): FIO CONDUTOR (“storyline”) do princípio aofim�Mostram o cuidado posto na preparação daapresentação - BOA IMAGEM


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4. Adaptação ao tempo disponível�Muitas vezes: 15-20 minutos�Com apoio audiovisual: 1 slide por minuto�Podem ser muito menos slides

�Depende do teor da apresentação

�Ter em atenção se há oradores antes e depois, quantos, quem são�Como vai estar a audiência quando eucomeçar?

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4. Adaptação ao tempo disponível�É fundamental TREINAR:

�Para controlar o tempo�Reajustar o conteúdo

�Treino privado e/ou público�Não ultrapassar (abusar) do tempo disponível: cortesia - BOA IMAGEM

�CUIDADO: Versões longa e curta daapresentação (podemos ter menos tempo)


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4. Adaptação ao tempo disponível

�É fundamental TREINAR

�Em frente a um espelho??!!


“Dicas” para uma boa apresentação

SucessoSucesso garantidogarantido!!


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“Dicas” p/uma boa apresentação

1. Tensão nervosa�Falar em público é difícil? SIM!�Porquê?

�“Ficar sozinho perante um grupo de pessoas é, em termos antropológicos, pouco “sensato”. O orador fica indefeso, tendo a parede comoúnico apoio de rectaguarda”.

�DESCONFORTO�O nosso sistema de ensino�A cultura da comunicação em público (EUA)

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1. Tensão nervosa�Haverá sempre ansiedade, “medo” nosmomentos iniciais�“Há vários relatos de pessoas que se sentiram sob o efeito de “psicoses” momentâneas quando se lhesdeparou a necessidade de falarem em público;

�pessoas que ficam bloqueadas para exprimir umaopinião numa reunião;

�pessoas que recusam convites para falar em públicomesmo sabendo que isso é importante para a suacarreira”.


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1. Tensão nervosa�Haverá sempre ansiedade, “medo” nosmomentos iniciais

�É um medo “irracional”�Normalmente a tensão diminui muito após osmomentos iniciais

�Como na prática de desportos de competição

�Depende do grau de timidez


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1. Técnicas p/combater o nervosismo�Preparar a apresentação - SEGURANÇA�Descansar bem de noite�Não usar estimulantes ou tranquilizantes

• Tranquilizantes: podem tornar-nos apáticos• Adrenalina: estimulante natural


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1. Técnicas p/combater o nervosismo�Exercícios de relaxamento

�Muscular• Corpo• Face (ioga facial)

�Respiratório

�É importante um bom arranque, firme, paraadquirir confiança logo de início�Decorar a(s) primeira(s) frase(s)

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1. Técnicas p/combater o nervosismo�O que a audiência “não perdoa”:

�1 - Má preparação e/ou conteúdo fraco�2 - Ser tratada de forma inadequada�E não a inexperiência do orador!

�Centrar-se na mensagem e não em si próprio�Adquirir EXPERIÊNCIA

�Maior controlo… sobre tudo!�Por exemplo: eliminar “muletas” verbais


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“Dicas” p/ uma boa apresentação

2. Dicção�Parece difícil...�Mas não há nada mais simples!�O SEGREDO que faz milagres:

�Pronunciar claramente todas as sílabas�Com fluência�Desacelera o discurso�Necessário falar alto?

�Colocar a voz: o que é?


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3. Linguagem não-verbal�Mehrabian (1977):

�7% de uma mensagem oral é comunicadapelas palavras

�38% é transmitida pela voz (tom, expressão rítmica, inflexões, projecção)

�55% pela linguagem corporal não-verbal

�Outras pesquisas: 7% 40%


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3. Linguagem não-verbal�“Podemos dizer “desaparece da minhavida” de uma forma muito carinhosa e também podemos dizer “prazer em vê-lo de uma forma que revela a nossaindiferença” (António Damásio, 2000)

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3. Linguagem não-verbal�Postura corporal transmitemensagens

�É importante ir adquirindoCONTROLO

�Rigidez versus flexibilidade: cuidado com movimentosexcessivos ou distractores�Como um elástico pode ser fatal!


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4. Respeitar a audiência�Preparar cuidadosamente a apresentação(QUALIDADE do conteúdo)

�Boa apresentação pessoal (mas cuidado!)�Ser pontual�Não menosprezar ou mostrar-se superior àaudiência�Rejeição, hostilidade por parte da audiência

�Um seminário na Universidade de Coimbra


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4. Respeitar a audiência�O valor da humildade

�Raiz da palavra: húmus (matéria vegetal quefornece a nutrição às plantas)

�A mesma raiz que humanidade, humano, ...

�Não é modéstia, submissão, inferioridade, mediocridade

�A pessoa humilde é aquela que assume a sua humanidade


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4. Respeitar a audiência�A pessoa humilde é aquela que assume a sua humanidade�Consciente do seu valor mas também dos seus limites

�Não se preocupa excessivamente com a própria imagem, sabe rir-se de si própria

�Centra-se no conteúdo da mensagem e na audiência

�Atitude de dar e receber: aprende com a troca de ideias com a audiência

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4. Respeitar a audiência�O valor da humildade�Mas cuidado com a “humildade excessiva”(= coitadinho)

�Nunca pedir desculpa porestar ali!


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5. É bom decorar?�Desaconselhável (excepção: primeiraspalavras)

�Auxiliares: acetatos, slides PowerPoint, tópicos em papel ou cartões (+ pequenos)

�Falar naturalmente a partir destes�Não se perde “o fio à meada”, não háhipótese de “brancas”

�Decorar… só ao fazer TEATRO!


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6. Trabalhar a autoconfiança�Acreditar que o que se vai dizer interessa àaudiência

�Preparar-se de forma cuidada e rigorosa�Apresentar o tema de forma apelativa, mostrando entusiasmo e ritmo

�Sucessos: aumentam-na�Insucessos: aprender com os erros -aumentam-na também!


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7. Dificuldades ao falar noutra língua�Admiti-las perante a audiência(sinceridade)�Reacção favorável da audiência

�Cuidado redobrado�Preparação da apresentação�Treino

�Pedir para repetir as perguntas, maisdevagar

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8. Uso de meios audiovisuais�PERIGO: serem uma “muleta” e não um auxiliar da apresentação

�FIO CONDUTOR ligando os slides�Não subestimar o poder da palavra e das ideias (qualidade do conteúdo)�Comemoração dos 250 anos do terramotode Lisboa (seminário no DECivil em Novembro2005)


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9. Uso de figuras, gráficos, esquemas�A memória retém melhor os estímulosvisuais

�Muito úteis para explicar conceitos�Excesso de figuras (divertidas): pode retirarcredibilidade


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10. “Estudar” o local�Se for possível (chegar mais cedo)�Que movimentação permite?�Quais os meios à disposição? (Computador, retroprojector, quadro)

�Pode-se passar os slides à distância?�Dá maior CONTROLO (efeito psicológico)�Ter tudo a postos à hora


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11. É preciso “tocar” a audiência!�O toque mais importante: VISUAL

�Olhar as pessoas nos olhos�Falar para elas, não para o fundo da sala oupara o écran

�Maior impacto; perceber reacção (“feed-back”)

�Aproximar-se da audiência (uso do espaço)

�Dialogar com as pessoas (quando apropriado)

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12. Usar o silêncio�Não temer o silêncio�Vantagens de fazer uma pausa

�Orador�Audiência

�Gerir o silêncio de forma estratégica�Criar suspense


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13. Sorrir�Vínculo emocional com a audiência�Expressão certa (sorriso natural)

�Cuidado com sorriso artificial: pode ser interpretado como troça, sobranceria, ...

�Senão… preferível não sorrir!


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14. Usar o humor�Torna mais viva a apresentação�Cuidado (pode não resultar…)�Certo tipo de piadas pode ferirsusceptibilidades�Humor elegante

�Se não se está à vontade: preferível nãousar!


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15. Contar histórias�Dão vida à apresentação�Necessárias em apresentações longas

�Quebram a “densidade” (pausa)�Ilustração

�Resultam melhor se forem históriaspessoais

�Facilitam a introdução do humor

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16. Ser filmado�E visionar depois (autoscopia)

�Muito usado em cursos de formação de formadores, de apresentações em público

�Não há nada melhor!�Pelo menos numa fase inicial da aprendizagem


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Aprofundamento de competências

1. 1. A. Rego, M.P. Cunha, Comunicar - Aprenda as regras de ouro das apresentações em público, Dom Quixote, 2005.

2. 2. D. Carnegie, Como falar facilmente, LivrariaCivilização Editora, 1993 (ed. original: 1962).

3. 3. E.J. Esperança, A Comunicação não-verbal, Instituto do Emprego e Formação Profissional, 1993.

4.4. Cursos de formação (apresentações em público)


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Exemplos

� Vimos algumas fotografias tiradas numaconferência nacional realizada recentemente

� Análise da postura dos oradores face àaudiência (boas e más práticas)

� Um ponto fraco: algumas apresentações semslides de conclusões

� Outro ponto fraco: mau controlo do tempo (culpa dos oradores e dos moderadores)


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Prova de Mestrado

As provas públicas não podem em caso algum exceder a duração de 90 minutos

Recomendados: 60 minutosPrimeiros 20 minutos: apresentação de síntese do trabalho pelo candidato, a qual, sem prejuízo de rigor científico/técnico, deve ser também dirigida a um público-alvoconstituído por não especialistas

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Conclusão

Dar Dar atenatenççãoão!!((DeveDeve ser um ser um pontoponto

forte forte dada apresentaapresentaççãoão))


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Conclusão

� As competências de expressão oral e escritasão muito importantes para a progressão nacarreira

� A comunicação tem um papel fundamental� Área técnica Área de gestão


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Conclusão

� Falar em público (apresentações formais, ocasiões sociais) é uma ARTE que se podeaprender e desenvolver

� Benefícios para a vida pessoal, profissional, social


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Conclusão

� Ser proficiente na expressão oral e escritaé uma vantagem competitiva na vidaprofissional

� É importante melhorar as competências� Adquirir FORMAÇÃO� Adquirir EXPERIÊNCIA (aproveitar as oportunidades)

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Conclusão

� Sorrir…�Costumo sorrir? Muito, pouco?

� Saber usar o sorriso… uma vantagem!


A sessão de perguntase respostas

O O didiáálogologo com a com a audiênciaaudiência ééfundamental fundamental parapara um um verdadeiroverdadeiro

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