como preencher o relatÓrio mensal de almoxarifado … · será o balanço inicial a ser carregado...

http://www.pra.ufpr.br/portal/almoxarifado/

COMO PREENCHER O RELATÓRIO

MENSAL DE ALMOXARIFADO

(RMA) DE MARÇO 2018

Adm. Me. Ricardo Belinski, MBA

[email protected] * Skype: [email protected]

Tel. (41) 3360 4208 * Ramal 4208

cel. (41) 9 9657 1059 (whatsapp).

http://lattes.cnpq.br/5399882465989283

1


mailto:[email protected]




CONTROLE DOS ESTOQUES

2



ALTERAÇÕES A PARTIR DE JANEIRO DE

2018

A principal mudança está na informação dos

saldos dos produtos em estoques.

O RMA é uma informação contábil e financeira,

que conta com a ajuda do Almoxarife.

Deve ser enviado pelo orçamentária ou

almoxarife, conforme orientação de cada setor.

É um documento oficial e verdadeiro sobre os

saldos financeiros em estoques na UFPR.

Novidade: antes eram declarados os saldos

zerados no momento do registro da entrada de

todos os produtos de consumo na UFPR.3



ABERTURA DE PROCESSO SEI

Mensalmente deve ser aberto processo SEI

(http://www.ufpr.br/sei/)

Tipo de documento no SEI:

Contabilidade: Relatório Mensal de

Almoxarifado – R. M. A.

Encaminhar até segundo dia útil para:

UFPR/R/PROPLAN/DCF/DC/SAP – (Seção de

Acompanhamento Patrimonial).

Inventário mensal deve ser realizado até o último

dia útil do mês: conferência de estoque e das

informações contábeis (inventory). 4



INVENTÁRIO (INVENTORY)

5



TROCA DE INFORMAÇÕES: RMA

6

Do Orçamentário:

Notas de empenho de

material de consumo

Dispensas na compra

de material de

consumo

Todos os processos

financeiros de

material de consumo

devem ser informados

ao almoxarife.

Do Almoxarife:

Transferências de

produtos de consumo

a partir do

Almoxarifado Central

Doações e outras

entradas.

O valor dos saldos em

estoque devem ser

informados ao

orçamentário.



FORMATO DO PROCESSO DE RMA

A assessoria e consultoria na Gestão de

Suprimentos vai consultar os RMAs entregues no

Sistema SEI

Por exemplo: RMA Fevereiro 2018 –

23075.006857/2018-01 (vide processos

relacionados)

Não é preciso tramitar o processo para a Gestão

de Suprimentos do Departamento de Logística,

basta enviar para o DCF mensalmente.

Os documentos devem estar em planilhas

editáveis para a auditoria interna e externa

(assinados pelo almoxarife). 7



RMA MARÇO 2018 UFPR

Obrigação legal de entrega do RMA mensal (Tesouro Nacional e Sistema de Contabilidade).

Janeiro 2018 – entrega RMA até dia 02 fevereiro 2018 via SEI. (Processo SEI 23075.006660/2018-63)Fevereiro 2018 – entrega RMA até dia 02 março 2018 via SEI. (Processo SEI 23075.006857/2018-01)Março 2018 – entrega RMA até dia 03 abril 2018 via SEI.Abril 2018 – entrega RMA até dia 02 maio 2018 via SEI.Maio 2018 – entrega RMA até dia 04 junho 2018 via SEI.Junho 2018 – entrega RMA até dia 03 julho 2018 via SEI.Julho 2018 – entrega RMA até dia 02 agosto 2018 via SEI.Agosto 2018 – entrega RMA até dia 04 setembro 2018 via SEI.Setembro 2018 – entrega RMA até dia 02 outubro 2018 via SEI.Outubro 2018 – entrega RMA até dia 02 novembro 2018 via SEI.Novembro 2018 – entrega RMA até dia 04 dezembro 2018 via SEI.Dezembro 2018 – entrega RMA até dia 21 dezembro 2018 via SEI (unidades com recesso escolar)Dezembro 2018 – entrega RMA até dia 28 dezembro 2018 via SEI (unidades com funcionamento normal)

8



PLANILHAS EDITÁVEIS RMA

Acesso às planilhas editáveis para registro de

entradas, saídas e saldos de material de

consumo.

Planilhas disponíveis no site Almoxarifados:

http://bit.ly/2wDvq7B

Devem ser usadas em paralelo ao sistema SIE

AVMB até que haja certeza dos lançamentos

(prova real durante o primeiro semestre 2018).

As planilhas devem ser anexadas no processo

SEI e mensalmente enviadas ao DCF:

UFPR/R/PROPLAN/DCF/DC/SAP – (Seção de

Acompanhamento Patrimonial).9





QUAIS SÃO AS PLANILHAS?

Anexo 101 Resumo mensal consolidado do

movimento de material de consumo

Anexo 102 Relação dos empenhos de bens

adquiridos

Anexo 103 Relação mensal de outras entradas de

material de consumo

Anexo 104 Relação Mensal de Bens Consumidos

Anexo 105 Relação Mensal de Outras Saídas de

Material de Consumo

Anexo 106 Relação de Materiais em Estoque

Atualizados 10









QUAIS SÃO AS PLANILHAS?

Anexo 107 Relação atualizada por material de

consumo por elemento de despesa

Anexo 108 Bens sem movimentação durante o

ano

Anexo 109 Relatório Anual por Unidade

Orçamentária UFPR

Anexo 110 Identificação de descarte e Baixa de

Material de Consumo

Anexo 111 Planilha de Produtos Químicos

Controlados

Anexo 112 Relação de Empenhos Inscritos em

Restos a Pagar (dezembro/2018)11









CONTROLE DAS ENTRADAS

Anexo 102 e Anexo 103

Todas as entradas de material de consumo devem estar registradas no almoxarifado setorial da unidade orçamentária.

É importante ter um almoxarife que assina os relatórios mensais de almoxarifado por UGR.

Este trabalho deve estar integrado junto ao setor financeiro (SCEO) de cada unidade orçamentária.

Didaticamente são identificadas dois tipos de entradas: por nota de empenho e dispensas; por transferência entre almoxarifados.

Atualmente apenas o almoxarifado central faz transferência de materiais.

12




EXEMPLOS DE ENTRADAS

Compra por Nota de Empenho (com dotação orçamentária): água mineral, reagentes, ração, capachos, carimbos, gás glp, vidrarias, camisetas, hélio líquido etc.

Vide pregões vigentes.

Transferência entre almoxarifados: produtos recebidos mensalmente do almoxarifado central.

Na transferência não há novo registro de entrada financeira, pois já foi pago anteriormente. Apenas material mudou de endereço até ser consumido na UFPR.

Todas as entradas devem ser registradas no almoxarifado setorial. 13



REGISTRO DOS VALORES DE ENTRADA

Produtos devem ser registrados pelo seu valor

unitário de uso. A menor unidade de uso deve

estar registrada para evitar problemas no

inventário.

Os produtos de atacado devem ser registrados em

varejo. Por exemplo: caixas de biscoitos com 10

unidades, mas consumo por pacote deve ser

registrado por pacote.

Exemplos: resmas de papel A4, pacote de

biscoitos, vidrarias, medicamentos, ração etc.

Vide embalagens de atacado e distribuir em

unidades no varejo. 14



CONTROLE DAS SAÍDAS E CONSUMO

Anexo 104 e Anexo 105

A informação contábil de baixa deve ser feito

apenas quando um produto é aberto e consumido.

Produtos disponíveis em laboratórios e armários

fechados e lacrados devem ser informados como

estoques.

Novidade: registro do consumo no mês

correspondente à baixa e não mais no momento

de entrada (recebimento).

O principal tipo de baixa é por consumo. Mas há

baixas por vencimento, obsoletos e doação.15




EXEMPLOS DE SAÍDAS

Frascos de produtos químicos utilizados em

laboratórios para aulas e pesquisas.

Descarte de produtos vencidos.

Transferência de produtos entre almoxarifados.

Doação de produtos para outras instituições

públicas.

Recebimento de vidraria e encaminhamento para

os laboratórios com a abertura da embalagem

original.

Obs.: pode haver sobras de produtos lacrados em

laboratórios e outros locais. Isso deve ser

inventariado semestralmente.16



PRODUTOS EM ESTOQUES

Essa é a novidade! Contabilizar os produtos

lacrados disponíveis nos mais de 2.500 locais de

trabalho.

Inventário mensal (inventory): o ponto mais

importante de gestão de uma organização.

Vide Programa O Sócio: https://seuhistory.com/programas/o-socio

Quantificar o dinheiro que a UFPR imobilizou em

estoques nas centenas de locais de trabalho.

Cuidado com vencimento de produtos, itens

obsoletos e sem utilidade (controle por lotes).

O almoxarife de cada local de recebimento deve

fazer mensalmente o seu inventário.17


https://seuhistory.com/programas/o-socio


SALDOS EM ESTOQUES

Cada produto é único (SKU) e tem um preço.

Como localizar o preço dos produtos?

A) Pelas requisições do almoxarifado central,

pelas notas de empenho, por dispensas e por

documentos de entrada.

Preços atualizados dos itens no almoxarifado

central no SIE (relatório 06.04.99.22).

B) Preço dos itens está na nota fiscal (nota de

empenho ou dispensa).

Vide documentos de entrada de produtos e

registro no almoxarifado (precificação de

estoques).18



PRODUTOS EM ESTOQUE: SKU

Cada produto deve ter único e exclusivo código

reduzido no SIE AVMB.

Considerar o consumo de produto no varejo.

Transformação de caixas em unidades.

19



CONSOLIDAR OS VALORES

Como consolidar os valores de entradas e saídas?

Anexo 107: itens consolidados por subelementos

de despesa

Classificação dos elementos de despesa: vide

catálogo de materiais no site almoxarifados:

http://bit.ly/catalogoMATERIAIS

Mensalmente há relatórios com a soma dos

valores por subelemento de despesa. Isso facilita

a contabilidade.

20


http://bit.ly/catalogoMATERIAIS


DESCARTE DE MATERIAIS

Anexo 110

Identificar mensalmente os itens vencidos, danificados, obsoletos etc.

Não juntar mensalmente lixo e resíduos nos depósitos!

Temos o Programa de Gestão Ambiental na Suinfra (reagentes, vidros etc).

Temos os leilões de material inservível da Divisão de Patrimônio (ferro, lata etc).

Há a possibilidade de transferência de produtos para outros almoxarifados (movimentação).

Justificar as decisões e criar plano de ação para evitar desperdícios futuros.

21




ITENS ANTERIORES A JANEIRO DE 2017

Todo produto de consumo deve ter um documento

de entrada: identificação de preço unitário.

Para os produtos não identificados deve-se fazer

uma lista em separado, pois podem ser produtos

particulares, convênios ou de terceiros.

Tratar gerencialmente a lista dos produtos sem

identificação de entradas, anteriores a 2017, com

a Divisão de Suprimentos (Delog/PRA).

Enviar a lista destes produtos por e-mail

([email protected]) para definição de políticas

de incorporação e baixas.22




FASE DE TESTES DO SOFTWARE

Desde março estamos em fase de testes das funcionalidades do novo software de gestão de estoques.

Momento para ajustar os responsáveis pelas centrais de recebimento (depósitos e almoxarifados).

A planilha de saldos em estoques (anexo 106) será o balanço inicial a ser carregado a partir de abril de 2018 em cada depósito.

Todos somos responsáveis pela gestão de material de consumo!

Trabalho será em rede, com autonomia paraunidade. 23



DÚVIDAS?

Por webconferência (Skype): [email protected]

Por webconferência (Zoom.us): 796-371-1271

Por Whatsapp: 41 9 9657 1059 (Ricardo Belinski)

Por E-mail: [email protected]

Por Ramal 4208

Por telefone (41) 3360 4208

Atendimento das 8h às 11h30 e das 12h30 às 17h de segunda a

sexta.

Divisão de Suprimentos (Delog/PRA)

Assessoria e Consultoria em Gestão Logística da Cadeia de

Suprimentos na UFPR (2017-2019).

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ADM. ME. RICARDO BELINSKI, MBA

[email protected] * SKYPE: [email protected]

TEL. (41) 3360 4208 * RAMAL 4208

CEL. (41) 9 9657 1059 (WHATSAPP).

HTTP://LATTES.CNPQ.BR/5399882465989283

ADMINISTRADOR PROFISSIONAL DIPLOMADO

ESPECIALISTA EM GESTÃO LOGÍSTICA DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

MESTRE EM ADMINISTRAÇÃO E MASTER IN BUSINESS ADMINISTRATION EM

GESTÃO ESTRATÉGICA

MESTRANDO EM CIÊNCIAS DA INFORMAÇÃO E ESTRATÉGIA

CURITIBA, PARANÁ, BRASIL.

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