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DESCUBRA COMO

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Índice

I. Introdução

II. O que é uma Ata de Reunião?

III. Qual a importância de se fazer uma Ata?

IV. Reunião Produtiva

V. O que é uma Pauta?

VI. Por que fazer uma Pauta?

VII. Como fazer a Ata de Reunião?

VIII. Plano de Ação – 5W2W

IX. Monitoramento de Tarefas – Para que serve?

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INTRODUÇÃO

O que você faria se chegasse ao trabalho e o seu

chefe lhe pedisse para fazer a Ata da Reunião?

Muitos profissionais tem dúvidas de como fazer isso.

Porém, precisam estar preparados porque hoje em dia

essa tarefa não é mais exclusiva da secretária.,

qualquer um pode ser convocado para escrever a ata.

Seja você secretária, analista de gestão, coordenador

de ONGs ou gestor. Esse ebook é para você.

Nele você vai descobrir que fazer uma ata é mais fácil

que você imagina. Além de, aprender técnicas fáceis e

poderosas para melhorar a sua performance e

produtividade nessa tarefa.

A minha intenção é que você coloque em prática e

tenha bons resultados.

Agora, venha comigo, vou revelar o segredo de uma

Ata de Reunião profissional. e aumentar a

produtividade de toda equipe.

Sandy Fields

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O QUE É UMA ATA DE REUNIÃO?

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Você sabe o que é uma ata de reunião?

Uma ata de reunião é um documento onde se registra informações e decisões que ocorrem

em uma reunião.

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QUAL A IMPORTÂNCIA DE UMA ATA

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Uma ata é feita para que seja registrada as

decisões tomadas.

Ela é importante para:

• Criar um histórico de dados levantados;

• Rastrear informações;

• Acompanhar ações e tarefas.

E ainda serve como base para a criação de

planos de trabalho.

Por tudo isso, uma ata de reunião é uma

grande aliada numa reunião produtiva.

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Se você quer aprender COMO SER uma secretária remota

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REUNIÃO PRODUTIVA

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A finalidade de uma reunião é solucionar um

problema, acompanhar um projeto ou um plano de

trabalho. Todavia, para que ela seja produtiva faz-se

necessário uma definição clara.

• O que você e sua equipe querem solucionar com

a reunião?

• Estão acompanhando um projeto? O que querem

verificar?

• Quais os problemas que vocês precisam resolver?

A reunião vai servir para isso. Por essa razão uma

definição clara vai fazer toda a diferença para a

reunião ser produtiva.

O tempo de duração de uma reunião produtiva é em

média de 30 a 40 minutos, podendo variardependendo de quem lidera a reunião.

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Essa pode ser uma oportunidade para você.

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SAIBA MAIS

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O QUE É UMA PAUTA?

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Um planejamento prévio utilizando uma Pauta é um

ótimo recurso para se obter melhores resultados nareunião.

O que é uma Pauta?

A Pauta é a orientação que os participantes da

reunião recebem alguns dias antes da reunião

acontecer.

Qual o objetivo de enviar uma Pauta?

O objetivo de enviar uma pauta é para comunicar a

todos os participantes, qual o assunto que será

tratado e qual o objetivo do encontro.

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O QUE É UMA PAUTA?

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O que deve conter na Pauta?

A Pauta deve conter todos os assuntos que serão

abordados.

Como enviar a Pauta?

Normalmente é enviada por e mail e solicitada a

confirmação da presença.

Qual o número ideal de participantes?

O número ideal de participantes para um reunião

produtiva varia entre 3 a 7 pessoas. Isso porque um

número grande de pessoas favorece o desvio de

atenção das pessoas para assuntos paralelos que

nada tem haver com os assuntos abordados.

Veja a seguir um modelo de Pauta:

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MODELO DE PAUTA

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1.Identificação da Reunião:

DATA HORÀRIO LOCAL

2.Objetivo:

3.Pauta:

ASSUNTOS QUE

SERÃO

ABORDADOS

TEMPO OBSERVAÇÃO

4.Participantes:

NOME CARGO E-MAIL

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COMO FAZER A ATA DE REUNIÃO?

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O que uma ata deve conter?

Uma ata de conter:

• Identificação

• Objetivo

• Participantes

• Assunto verificado

• Informativo

• Tarefas

Quando se faz uma ata bem feita, ela serve de

referência para a reunião seguinte.

Por essa razão, é importante seguir uma estrutura

bem definida. Isso facilita a organização e

planejamento das reuniões.

Uma ata também serve como rastreabilidade, assim

deve ser guardada num local apropriado como um

arquivo eletrônico ou até mesmo uma pasta física, de

fácil localização e acesso.

Veja o modelo da estrutura de uma Ata:

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MODELO DE ATA

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1.Identificação da Reunião:

DATA HORÀRIO LOCAL

2.Objetivo:

4.Pauta/ Assuntos verificados

ASSUNTOS

VERIFICADOS

DECISÃO/

ENCAMINHAMENTO

3.Participantes:

NOME CARGO

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MODELO DE ATA

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5.Informativos :

6.Tarefas:

TAREFA RESPONSÁVEL PRAZO STATUS

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PLANO DE AÇÃO – 5W2H

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De maneira geral toda reunião gera plano de ação e

tarefas. Quando isso acontece a ferramenta 5W2H deve

ser utilizada.

O que significa 5W2H?

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WHAT – O QUE SERÁ FEITO

(ETAPAS)

WHY – POR QUE SERÁ FEITO

(JUSTIFICATIVA)

WHERE – ONDE SERÁ FEITO

(LOCAL)WHEN – QUANDO SERÁ FEITO

(TEMPO)

WHO – POR QUEM SERÁ FEITO

(RESPONSABILIDADE)

HOW MUCH – QUANTO

CUSTARÁ FAZER (CUSTO)

HOW – COMO SERÁ FEITO

(MÉTODO)

5W2H

Esta ferramenta é extremamente útil, uma vez que

elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir

sobre a atividade que precisa ser executada.

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MODELO DE 5W2H

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A ferramenta 5W2H funciona como um plano de

trabalho, onde ficará estabelecido:

• o que será feito,

• quem fará o quê,

• em qual período de tempo,

• em qual área da empresa

• e todos os motivos pelos quais esta atividade

deve ser feita.

Veja o modelo abaixo:

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MONITORAMENTO DE TAREFAS

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Imagino que vocês convidaram os participantes da

reunião através de uma pauta, fizeram a ata, o plano

de ação e agora precisam monitorar as tarefas.

Por que monitorar tarefas?

O monitoramento de tarefas é feito para realizar o

acompanhamento do que estar sendo desenvolvido,

verificar prazos. E se os responsáveis estão

cumprindo o que lhe foi destinado.

Como fazer isso?

Através de uma planilha de tarefas.

Veja a seguir , o modelo:

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MODELO MONITORAMENTO DE TAREFAS

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1. Monitoramento de Tarefas:

Reunião Assunto

verificado

Tarefa Responsável Prazo Obs.

Agora que você já sabe fazer uma ata de reunião

profissional. Veja também o vídeo no meu canal, mais de

40.000 pessoas já virão.

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ASSISTENTE VIRTUAL

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Agora que você já aprendeu a fazer uma Ata profissional.

Vou te mostrar a nova profissão que está conquistando e

ganhando cada dia mais espaço no Brasil e no mundo.

É a secretária remota, também conhecida como

assistente virtual.

Essa profissão é muito comum nos Estados Unidos e tem

crescido bastante aqui no Brasil.

Assistente virtual é uma secretária que trabalha para uma

empresa, porém atua em casa.

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ASSISTENTE VIRTUAL

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A sua função de uma secretária remota ou assistente

virtual é ajudar quem não têm tempo para executar

tarefas.

Os ganhos de uma assistente virtual podem chegar ou

ultrapassar os R$ 3.000,00 reais, uma vez que uma

assistente pode atender a várias empresas ou pessoas.

Atender a várias empresas ou pessoas é o grande

diferencial de uma assistente virtual.

Você tem experiência como secretária ou tem interesse

nessa área, essa é uma ótima forma de ganhar um

dinheiro extra.

Gostou da ideia e quer fazer bonito no seu trabalho?

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ATÉ BREVE

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Fico feliz porque você esteve comigo até aqui.

Espero que nesse ebook você tenha encontrado a

informação que vai te levar a jornada do sucesso.

Agora é com você.

Surpreenda o mundo com o seu talento e seu

trabalho.

Aproveito para te convidar para me acompanhar nas

redes sociais:

YouTube: Sandy Fields

Instagram: Sandy Fields

Blog: www.sandyfields.com.br

Um abraço carinhoso,

Sandy Fields

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