COMO FAZER REUNIÕES PRODUTIVAS E ADEUS CHATICE!

Passos simples ajudam a poupar o seu tempo

Sílvia F. Silva – Material Curso Gestão de Instituições Sociais – Prof. Anabela Gonçalves

PLANEAR

Definir qual o objetivo da reunião

Definir quem participará da reunião

Definir onde e quando se realizará a reunião

INFORMAR

Enviar convocatória aos participantes com ordem de

trabalho, que deverá ser explicita relativamente aos

assuntos a tratar da reunião e ao tempo estimado para

tratar desses mesmos assuntos.

A ordem de trabalho também deverá conter informações

sobre eventuais pausas (para café, por exemplo)

PREPARAR

Documentação necessária e pertinente

relativa ao(s) assunto(s) a tratar na reunião

O local onde decorrerá a reunião

ESTRUTURAR E CONTROLAR

A entidade/organização que convocou a reunião designa o responsável pela condução da reunião, que deverá:

Fazer a receção e a apresentação dos participantes

Dar início à reunião

Ler a ordem de trabalhos

Controlar a discussão e intervir sempre que os participantes se afastem dos temas previstos na ordem de trabalhos

RESUMIR E REGISTAR

O responsável pela condução da reunião deverá tomar

as necessárias providências para que seja feito o resumo

dos assuntos tratados e das decisões tomadas, bem

como o seu registo para posteriormente ser elaborada

acta/ou resumo.