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Como elaborar um

contrato perfeito

Por Vicente Tardin (vtardin@webinsider.com.br) é o

editor do Webinsider. Mais no Google.

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Introdução

Redigir contratos é uma das maiores dificuldades de qualquer empresa na área de serviços, principalmente as produtoras web e empresas de software.

Produtoras de sites trabalham com o abstrato, o que dificulta bastante mensurar o que realmente será entregue ao cliente. Assim, o contrato quase perfeito é uma criação demorada. Quando acertamos na mão, começamos a ganhar dinheiro; quando não, perdemos.

Na minha vida web achei apenas um bom livro que me ajudou a ir adiante: Consultor Independente de Sucesso, de Herman Holtz.

O paradoxo é o seguinte: para se fazer um bom contrato é preciso ter experiência. Mas para se ter experiência é preciso fechar contratos!

O contrato é a experiência acumulada de sua empresa em forma de cláusulas. Errar e colocar no contrato são humanos. Errar, não colocar e repetir, só chorando! Ou seja, se em algum momento sentir que o contrato atual apresenta problema, anote e o corrija para melhorar o próximo.

Aceite com resignação que muitos problemas vão ocorrer até conseguir o contrato quase perfeito.

Chegar ao contrato adequado significa alguns ganhos importantes:

• menos esforço; • melhora da relação com o cliente; • maiores ganhos.

E você pode se perguntar: com um bom contrato os meus problemas estarão resolvidos? Os meus clientes vão pagar em dia? Não terei retrabalho?

Claro que não!

O bom contrato diminui apenas o risco, com certeza, do cliente exigir o que não foi combinado e deixar de pagar na data estipulada. Pois quando nos deparamos com clientes problemáticos nem o melhor dos contratos vai obrigá-lo a mudar de atitude, mas, pelo menos, já há elementos suficientes para a interferência de terceiros, sejam eles os superiores de quem assinou ou da própria justiça.

Assim, os itens devem estar ali, claros, como água de montanha.

A proposta é abrir a discussão, passar a experiência e absorver idéias para novas versões. Espero que seja útil!

A quem recomendo?

Principalmente para os novos desenvolvedores web, com empresa ou autônomos, pois muitos os exemplos utilizados serão diretamente para esses, principalmente aqueles que têm que fazer diversas adaptações contratuais a cada novo cliente.

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Será útil também para empresas ou autônomos de tecnologia, ou mesmo da área de serviço.

Para advogados que atenderão produtores web, com detalhes do que deve constar da parte técnica do contrato.

Ressalva: nossa meta é cobrir alguns problemas, digamos, técnicos do contrato e, com eles alinhavados, sugiro consultar seu advogado para dar a forma final.

Contratos de prestação de serviço em tecnologia

(No fundo, no fundo, vendemos vento!)

Quem consegue tocar em uma tradução de texto? Em uma palestra? Em um curso? Em um website? Em um sistema?

Você vê, até imprime, participa, acessa, se loga, assiste mas nada disso é tão concreto como uma calça, um computador, um carro ou um rádio, no qual podemos encostar as mãos e quantificar:

Me dá uma calça tamanho 42, dois Pentium V e uma televisão de 20 polegadas?.

Portanto, é fundamental compreender que área de serviços trabalha com o intangível, o não palpável, vento!

Assim, para que possamos realizar bons projetos, baseados em contrato quase perfeitos, é fundamental que este seja a primeira parte do processo: transformar a idéia abstrata em concreta.

Transformar aquele desejo incipiente do cliente em um projeto viável, no qual fique satisfeito ao final, com os objetivos cumpridos, e você bem remunerado.

É um longo caminho da primeira entrevista, até a entrega final do produto.

Assim, podemos dividir os serviços de uma empresa de tecnologia em três tipos:

Empacotado

Quando conseguimos delimitar claramente o trabalho e o cliente já contrata o produto fechado:

• Um curso de 20 horas; • Uma palestra de 4 horas.

São os contratos mais fáceis, pois tudo o que vamos oferecer está dentro do pacote, que podemos até chamar de ?produto?.

Em aberto

Quando não conseguimos delimitar claramente o trabalho e é preciso criar diversas etapas para delimitar o serviço:

• Um website;

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• Um sistema.

São contratos mais complexos, pois tudo o que vamos fazer está, a princípio, em aberto.

Mistos

Quando oferecemos parte do serviço claramente definido e outro em aberto:

• Sistema de mala direta web + customização; • Treinamento de 20 horas + adicional conforme demanda.

São contratos que exigem esforço para delimitar a parte variável.

Anote a regra

Quanto mais aberto for o serviço, mais possibilidade terá de ser expandido e mais difícil será redigir o contrato adequado.

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A Entrevista

Não resta dúvida de que os serviços em aberto são muito mais complexos para a redação do contrato. A construção de um sistema ou um site, de forma abstrata, pode levar de uma semana a três anos, dependendo da especificação.

Assim, você terá que transformar o abstrato em concreto nas seguintes etapas:

Entrevista -> Minuta -> Contrato -> Adendos

• Entrevista ? para conhecer qual é a expectativa do cliente; • Minuta ? resumo da entrevista inicial para rapidamente saber se há sintonia

entre o que o contratante quer e o que você entendeu; • Contrato ? complementar a minuta com as cláusulas mais formais; • Adendos – incluir o não planejado ao longo do projeto.

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Entrevista

Objetivo: perceber e anotar o que está realmente incomodando o cliente para poder redigir a minuta.

Preocupações preliminares Fale pouco. Muitas vezes nos perdemos na entrevista inicial, falando dos nossos méritos e esquecemos de escutar o futuro contratante.

Lembre: não é à toa que você tem uma boca e duas orelhas!

Um questionário bem estruturado fará que você fale pouco, escute muito e anote bastante. Se o entrevistado quiser saber algo de você, pode ter certeza que vai perguntar. Seja breve, fale o fundamental para garantir que você é capaz de realizar o trabalho com qualidade e preço adequado.

Confirme ante de sair Nunca vá a reuniões antes de confirmar, mesmo que tenha sido marcada de véspera. Uma ligação antes de sair do escritório mostrará que você valoriza o seu tempo e o dele.

No momento do telefonema inicial, portanto, recolha o celular do contato ou da secretária e ofereça o seu, pedindo que qualquer contratempo seja informado. (Aliás, este conselho vale para todas as reuniões ao longo do projeto).

Vista-se de forma adequada. Procure estar afinado com o cliente. Se imagina que usa terno, vá de terno. Se é ONG (Organização não governamental) tente blusa social. O importante é não criar contraste. (Mulheres, façam a transposição!)

Na dúvida, sempre esteja mais formal, pois é sinal de respeito e consideração.

Leve material de divulgação Leve o da sua empresa (o ideal é um folder) mais o cartão de visita para a primeira entrevista e um portifolio dos trabalhos já realizados. Neste material é fundamental (principalmente para clientes novos):

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• Lista de clientes bem atendidos; • Depoimento destes sobre o seu trabalho; • E-mails para possível pedido de referência.

Apresente como você trabalha Como há ainda muitas dúvidas sobre projetos web e nem sempre o contratante tem experiência em contratar projetos neste campo é interessante levar algum material explicativo de como trabalham. Os principais problemas que podem ocorrer e as soluções que sugerem. Isso não só fará o diferencial em relação à concorrência, mas será útil para ?limpar o meio de campo?.

Preenchendo o questionário

Como ele chegou até você? É um bom início para amenizar o clima, falar de pessoas de conhecimento comum;

Qual o foco da empresa? Tenha uma visão geral para onde caminham em termos estratégicos;

A empresa está crescendo ou com problemas? Informe-se sobre o momento da empresa, aqui vale mais pesquisa e observação do entorno. Clientes, publicidade, informações no mercado.

Qual o problema que o contratante quer resolver com mais urgência? Vai citar vários, mas tente descobrir e perguntar qual é o mais premente, pois justamente esse deve ser resolvido e para o qual está disposto a pagar. A experiência mostra que mega contratos são mais difíceis de fechar, levam mais tempo e tendem a perder o ritmo, o que é péssimo para o desenvolvedor.

Quanto mais divididos forem os contratos, um atrás do outro, melhor.

(Não, não estou sugerindo que se abra mão dos grandes projetos, apenas tome cuidado!);

O que ele espera realmente com o serviço? Existem algumas poucas alternativas: economizar recurso, aumentar receita ou ganhos indiretos, como projeção de marketing. Pense como ele, pois no final espera que esta demanda inicial seja atendida e não a que você pode querer para o projeto;

Qual o departamento onde seu entrevistado trabalha? Qual a relação deste na empresa? É importante situar o entrevistado dentro do ambiente geral da organização e o grau de hierarquia. E, principalmente, se tem o poder para fechar negócio;

Há concorrentes para a mesma proposta? É pergunta delicada e até incômoda, mas deve ser feita, pois a comparação de empresas na área web é muito difícil, só possível com edital muito bem preparado, que balize bem as propostas.

Concorrências sem parâmetros na área de serviço geralmente significam tempo jogado fora: do contratante e do fornecedor..

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Já tiveram experiências com outros projetos iguais? Como foram? E por que não continuaram com a prestadora antiga? Anote bem isso, pois o cliente deve estar mais atento para esse tipo de problemas já vividos ao longo de outros projetos. Dê atenção especial a eles. Saber a experiência com projetos similares ajuda muito a saber qual é o grau de dificuldade de diálogo que terá ao longo do projeto;

Já existe verba alocada para o desenvolvimento? Ou estão criando condições para isso? Item fundamental para saber se você está perdendo tempo ou é um projeto viável. Muitas vezes o entrevistado está só especulando no mercado. Ou sondando fornecedores para colher idéias;

Para quando ele quer o serviço pronto? Prazos curtos, podem exigir mais horas-extras, contratações adicionais e aumento no valor do contrato;

Quais são as regras para pagar fornecedores? Válida para órgãos públicos, ou para empresas que pagam, por exemplo, apenas trinta dias após o envio de nota fiscal, o que também tem impacto nos custos.

Dados específicos para o contrato Os dados da empresa, com endereço completo, o CNPJ e a Inscrição Municipal.

Quem vai aprovar as etapas de desenvolvimento? E assinar o contrato? Quem será a pessoa que vai liberar as fases e liberar o seu pagamento. Anote o CPF e a Identidade;

A empresa tem logotipo? Já está digitalizado? Com qualidade boa? Pergunta importante, pois se não tiver alguém terá que melhorá-lo e se a qualidade estiver ruim, é um serviço a mais que deve constar;

Que recursos o contratante vai alocar no projeto? Disponibilizará redatores, tradutores, fotógrafos? É bom que todas as atividades estejam dentro da sua proposta, pois, assim, passará a controlar totalmente os prazos;

Os textos serão feitos a partir de que documentos ou entrevistas? Caso seja você a realizar o texto, é preciso saber de onde se extrairá o conteúdo. Os textos já existem e serão adaptados de um folder, por exemplo, ou será necessário fazer pesquisas, entrevistas?

No segundo caso, o valor sobe.

Que fotos serão necessárias? Para um bom visual, serão necessários imagens, que nem sempre podem ser baixadas da rede, por questões legais, assim a produção de fotos deve ser previamente discutida.

O ideal é que a produção fique por sua conta. Definir exatamente quantas fotos são necessárias, um item fundamental para orçar custos;

Que tipo de textos serão vertidos e para que línguas? O site terá outros idiomas? Será a tradução de todo o site ou apenas parcial?

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Que sites o cliente viu na internet e aprecia? Isso define um pouco a expectativa em relação ao visual. Existe algum parâmetro a ser seguido? Há um padrão visual da empresa já realizado?

Quais sites (apresentado do seu portifolio) ele gosta mais? Aqui você pode definir quem será o programador visual que fará o trabalho para esse cliente, caso tenha mais que um, ou quem contratará como webdesigner externo.

O contratante se responsabiliza junto com você pela escolha do perfil do programador visual, como escolhe um barbeiro. Falaremos mais disso adiante;

Dados complementares para o contrato

Terá Banners? Quantos? De que complexidade?

Sistemas agregados? Muitas vezes vale a pena desenvolver o site e depois agregar os sistemas em contrato separado;

O cliente já tem provedor? Onde as páginas serão publicadas? Quem fornecerá o serviço?

Pensa em manutenção? De quanto em quanto tempo serão colocadas ou atualizadas novas páginas? Diária, semanal ou mensal?

Tudo se resolve na sua cidade? Haverá necessidade de viagens? Hospedagens? O endereço do cliente é próximo, teremos visitas a outras dependências?

Haverá treinamento para uso do site ou sistema? Não só é um serviço a mais que você pode agregar ao projeto, como também, facilita a implantação. Caso sim, quantos profissionais e aonde?

Vão querer manual do site ou do sistema? Outro item que pode ser oferecido com um valor a mais. O manual será para acesso de técnicos e administradores, ou se imagina um para os usuários finais, que geralmente são mais trabalhosos.

Mais questões? Adapte as questões de acima para sua área específica e aumente ou diminua este questionário, conforme a complexidade do trabalho.

O que não falar na entrevista

Um erro comum é se considerar que a primeira reunião já é o início do projeto: errado! Ali, você está apenas para tentar conquistar o cliente. Seu objetivo é fechar o contrato. Os clientes mais experientes vão tentar tirar ao máximo, enquanto você está sem o taxímetro rodando.

Tome cuidado, pois você pode trabalhar de graça. Assim, o cuidado fundamental nesta primeira entrevista é não perder o foco, fechar a boca e escutar.

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Resumindo: entrevista inicial não é consultoria gratuita!

Dicas adicionais

Nunca fale mal de concorrente ou de qualquer profissional da sua empresa, pois pesa contra o seu caráter e a confiança que vão depositar em você. Isso vale para todas as etapas do projeto;

Não fale nunca de outro cliente, dando detalhes, ou mesmo de problemas vividos. Isso vale para todas as etapas do projeto.

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A minuta

Apresentar rapidamente ao cliente, por e-mail, antes de 24 horas depois da entrevista inicial uma visão geral do que será feito, com os dados colhidos e com noção de custos é algo que fará diferença a seu favor.

Deixe ao final claro que, caso haja concordância, será redigido um contrato formal.

Obviamente, que a minuta pode ou não ser utilizada, conforme cada caso, mas em momentos de excesso de trabalho, é um recurso válido para atender a vários clientes ao mesmo tempo e diminuir o tempo gasto com o envio de contratos que não serão fechados.

Na minuta, por exemplo, o cliente pode observar que foi mal compreendido ou que o preço está bem acima do que imaginava.

Já ali descartando a necessidade do contrato mais formal.

Um erro comum é demorar no retorno e perder o cliente para a concorrência, fazendo um maravilhoso contrato que irá para a lixeira e talvez até utilizado para melhorar o do concorrente que não está tão bom quanto o seu que não leu este livro!

Obviamente, se o cliente exigir um contrato sem minuta, então, não há alternativa.

Saiba vender

Existem algumas regras importantes para a minuta.

Marketing ? antes de tudo é importante ter a noção de que você está brigando pelo cliente, sendo, então, o momento de vender o e-peixe.

Terás que provar que poderá atender o pedido do cliente no prazo, com qualidade e por um preço adequado.

Assim, apresente agora os projetos similares que já fez dentro do mesmo escopo, complementando o folder, incluindo depoimentos de ex-clientes.

Não seja longo, mas dê o recado.

Remeta a links para o seu site para mais detalhes sobre projetos.

Exemplo:

Depois da minha visita às dependências da empresa tal, no dia XXXX pude constatar a necessidade do desenvolvimento de site na Internet para o cliente tal, que visa ter os seguintes resultados XXXXX.

Como empresa do ramo, com mais de XXXX anos de experiência, XXX sites desenvolvidos para tais clientes XXXX considero ter perfil para apresentar proposta para ajudar aos senhores a resolver o problema.

Todos os nossos clientes podem ser vistos no nosso site: http://www.xxxx.xxxx.xxxx

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Em especial, recomendamos acessar os cases descritos dos clientes abaixo, que têm o mesmo escopo do projeto em discussão, para os quais poderá analisar tantos os resultados, como as opiniões dos mesmos:

http://www.xxxx.xxxx.xxxx

http://www.xxxx.xxxx.xxxx

http://www.xxxx.xxxx.xxxx

Nossos últimos trabalhos:

http://www.xxxx.xxxx.xxxx

Obviamente, algo assim exigirá mudanças no site e nova metodologia ao final de cada projeto, para solicitar avaliações pelos clientes sobre o resultado final do seu serviço.

Isso vem antes do texto da minuta propriamente dita, que começa com o escopo, que veremos na próxima parte.

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O escopo

Os primeiros passam para realizar o escopo é definir exatamente como determinada idéia ou desejo do cliente pode ser quantificada.

Para isto, é preciso, antes de tudo, ?congelar? tudo aquilo que será feito.

Não adianta ter a melhor tabela de preços, capaz de calcular o esforço para o desenvolvimento, se não estiver bem definido o que será entregue ao cliente.

Assim, a especificação do serviço, com a maior quantidade possível de detalhes, é a peça chave.

Lembre que vendemos vento!

Note a diferença:

• Um website para uma farmácia (pode ser algo que leva 10 anos para ser feito);

• Um website para a farmácia Miraflores com duas páginas, com a programação visual simples, feita por programador visual júnior, que apresentará, no máximo, 2 (duas) propostas visuais diferentes, com o texto e fotos fornecidos pelo cliente e implantação em espaço na web alugado pelo contratante (já me parece algo que pode levar de 15 a 30 dias).

Assim, o escopo é uma das partes mais difíceis.

O cliente pode, por motivos diversos, não querer detalhar esta etapa, pois mais na frente terá margem de manobra para querer mais alguma coisa pelo mesmo preço.

Tenha em mente que você não está fazendo um site ou um sistema, mas cumprindo um contrato.

O contrato deve andar sempre na sua pasta, laptop, PDA e deve ser consultado a cada momento por você em caso de dúvida. E para o cliente em momentos críticos.

E que qualquer item que seja pedido fora do escopo inicial deverá entrar como item adicional ao contrato, com valor correspondente.

A empolgação dos jovens empreendedores para agradar ou se empolgar faz com que o projeto deixe de ser o cumprimento apenas do contrato – e você se perde dentro dele e aí é que mora o perigo!

Escopo mal feito:

• Sistema de mala direta.

Escopo bem feito:

Sistema de mala direta, que permitirá ao cliente:

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• Cadastro pela web, através de formulário, pelos próprios usuários em uma base de dados, com nome e e-mail;

• Possibilidade de edição pelo cliente dos nomes dos usuários cadastrados (inclusão, edição e exclusão);

• Busca pelo nome ou e-mail dos cadastrados; • Editor de textos de e-mail, que permitirá enviar notícias aos cadastrados, em

modo texto, com a inclusão de fotos ou comandos em html; • Ferramenta para emissão de e-mails, produzidos pelo editor acima citado, para

o conjunto de usuários previamente cadastrados.

O primeiro escopo é algo que pode levar dez vezes mais tempo que o segundo. No escopo o importante é demonstrar que compreendeu a real necessidade do cliente.

Mais um exemplo de um escopo mal redigido:

• Redigir textos para o site da empresa de fulano de tal.

Veja a alternativa:

• Redação e revisão de 10 (dez) textos, a serem entregue no formato Microsoft Word, com tamanho total de 18 mil caracteres com espaço, a partir do material bruto ?Recursos Hídricos?, fornecido em meio digital pelo cliente.

No primeiro exemplo não se quantifica o trabalho. O cliente pode ampliar o tamanho do serviço. No segundo, há delimitação do que será entregue.

Quanto maior o projeto, mais difícil é definir o escopo. Em ambos os casos é preciso pecar pelos detalhes.

Relacione os valores ao escopo

Feito o escopo, é necessário agora relacioná-lo a valores.

Para a realização do serviço acima descrito, cobraremos:

� Cada texto: R$ 1.000,00; � Total dos 10 textos: R$ 10.000,00.

Assim, se o cliente resolver solicitar mais dois textos, já terá unidade para que possa encomendar. E se quiser se basear em documentos que não seja o de ?Recursos Hídricos?, um adendo será necessário para que o projeto prossiga.

Na verdade, o valor a ser cobrado deve ser vinculado à alguma unidade, hora ou unidade de serviço, no caso página de texto.

Assim, o projeto de website deve ter:

• xx páginas html; • xx textos redigidos; • xx fotos produzidas; • xx sistemas desenvolvidos; • xx banners produzidos.

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Ou seja, tudo tem unidade, transformando o desejo em algo concreto e palpável. Sim, nem sempre é fácil precisar estes itens.

É melhor chutar valores, do que ser chutado depois.

Prazos

• O serviço será entregue em 30 (trinta) dias úteis, após o primeiro sinal.

Vincule o prazo ao depósito do sinal, que sempre deve ser cobrado. É uma forma de comprometer o cliente e dar o fôlego inicial para possíveis contratações, diminuindo, assim, o risco de calote.

Envio da minuta

Com a entrega da minuta, através de e-mail simples, entregue geralmente 24 (vinte e quatro) horas da entrevista realizada, a chance de fechar negócio aumentará, pois você demonstrará uma eficiência que a concorrência talvez não tenha.

Após a entrega da minuta, ligue no dia seguinte para saber se receberam e se há dúvida; em caso de não conseguir falar pelo telefone, envie e-mail.

Ambas as mensagens, tanto da minuta como o do pedido de confirmação, devem ser marcadas com a ferramenta pedir confirmação dos programas de correio eletrônico.

Garanta, com certeza de 100%, que o cliente recebeu a minuta!

Se tudo correr bem, chegaremos ao contrato, que apresenta os itens que regerão as ações do projeto a ser desenvolvido. É o próximo capítulo.

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Itens do documento

O objetivo do contrato é apresentar os itens que regerão as ações do projeto a ser desenvolvido.

Após o aceite dos termos da minuta, já temos meio caminho andado. Está na hora do envio do contrato em si, com todas as cláusulas necessárias, que deve ser planejado para ser enviado também 24 (vinte e quatro) horas após o de acordo da minuta.

Um erro bastante comum é trabalhar sem contrato assinado, aceitando apenas uma minuta informal.

Algumas exceções podem ser aceitáveis, com acordo por e-mail, baseado apenas na minuta, desde que sejam contratos muito pequenos, de baixo valor e de rápida realização, para clientes já conhecidos.

Mas, não resta dúvida, que o contrato bem redigido impõe respeito e clareia muito bem as relações, evitando dor de cabeça, principalmente ao final do projeto.

Preocupações preliminares

O contrato já exige documento em formato Microsoft Word, ou similar, com o papel timbrado da empresa, para que o cliente assine duas cópias (a sua e a dele).

O contrato pode ser enviado para o cliente em mãos (mais elegante), ou por e-mail, dependendo do caso e da pressa, para que ele analise e, em caso de concordância, imprima e assine.

Já vi prestadores que pedem a autenticação da assinatura do cliente, via cartório. Particularmente, não acredito que seja necessário algo assim, a não ser que já haja algum tipo de desconfiança prévia, por fontes seguras.

Neste caso, deve se avaliar se vale realmente a pena iniciar o projeto com clientes que têm fama de mal pagadores ou problemáticos.

Há casos de se pedir até o contrato social do contratante para avaliar se quem assina é realmente alguém que pode ser processado.

São questões que fogem ao escopo deste livro e eu sugiro ir com calma, conversar com advogado e deixar algo deste tipo para contratos realmente grandes e clientes novos e sem referência, principalmente os que vêm pela internet.

Nos outros casos, vale poupar o cliente, pedir a assinatura dele e fechar negócio.

Vamos agora detalhar o contrato.

O que deve conter?

Os itens que devem constar no contrato:

• Os detalhes de quem assina; • Escopo detalhado; • Etapas e pagamentos;

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• Prazos; • Cronograma; • Valores; • Detalhamento; • Quem arbitra em caso de problema.

Os detalhes de quem assina

Nome, Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, Inscrição Estadual, endereço, telefone, fax e e-mail para comunicação da sua empresa e da dele.

Estas são as referências que você usará tanto para receber como enviar documentos, caso necessário.

Exemplo:

A empresa xxxx, com CNPJ xxxx, Inscrição Estadual, xxxx endereço tal, (21) telefone xxxx, (21) fax xxxx e e-mail xxxxx para comunicação celebra com a empresa xxxx, com CNP xxxxxx, Inscrição Estadual, xxxxxxx endereço xxxx, (21) telefone xxxx, (21) fax xxxx e e-mail xxxxx para comunicação celebra com o seguinte contrato, assinado por fulano de tal, CPF xxxx, Identidade xxxx, endereço xxxx, função na empresa xxxx, assinando pela empresa tal, doravante denominada xxxx e por fulano de xxxx, CPF xxxx, Identidade xxxx, endereço xxxx, função na empresa xxxx, assinando pela empresa xxxx, o seguinte contrato.

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Escopo detalhado

Repita o que foi enviado na minuta e acordado com o cliente.

Etapas e pagamentos

É importante dividir as fases, aliando a cada uma delas à entrega de produto, a aprovação pelo cliente e o pagamento de parcela.

Exemplo de divisão de valor-produto no projeto de website:

• 25% de sinal (para clientes novos e sem indicação – sugiro sinais maiores de até 50%);

• 25% na entrega do protótipo inicial de navegação e programação visual; • 25% na entrega de metade das páginas desenvolvidas; • 15% na entrega da outra metade das páginas desenvolvidas; • 10% com a publicação do website na internet.

Quanto maior o risco avaliado do contrato, maiores devem ser as primeiras parcelas e menores as últimas.

Cada etapa deve estar subordinada à ação realizada, pela qual o cliente está recebendo determinado produto.

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As etapas servem não só para ir se capitalizando, mas também para comprometer o cliente com cada passo, pois o pagamento, por si só, caracteriza que aquela etapa foi cumprida.

Veremos mais adiante que depois de cada etapa destas será gerado o documento a ser assinado pelo cliente, atestando o aceite do que foi entregue.

É bom criar etapas bem marcadas no projeto, comprometendo financeiramente o cliente e também para permitir que se pague os custos dos profissionais envolvidos.

Por fim, essa forma de pagamento parcelada é o que vai garantir que você nunca leve calote, pois o cliente vai a cada etapa se comprometendo mais e mais com o projeto.

Na seqüência deste texto, vamos detalhar itens importantes como prazo, cronograma, valores, custos variáveis e o detalhamento do contrato.

Como cobrar

Você já pode redigir o contrato e precisa detalhar itens importantes como prazo, cronograma, valores, custos variáveis e o detalhamento do contrato.

Prazos

Determinar prazo é fundamental.

É bom contabilizar que existem prazos no projeto que não dependem apenas do desenvolvedor, mas também do cliente, pois existem partes em que o cliente precisa dar retorno.

Vejamos:

Prazo previsto para entrega do serviço: 40 dias corridos.

Aqui você pode optar por dia útil ou corrido, o mais comum seriam os dias corridos. É importante prever nessa data o prazo para a aprovação do cliente, que deve estar bem definido.

Veja na tabela abaixo:

Cronograma

Cronograma do projeto de cinco semanas para website simples, só com páginas HTML:

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Note que na semana da aprovação, você estará recebendo sugestões e críticas, ajustando para que o cliente possa aprovar o projeto.

Se esse período se estender a mais tempo, ficará claro em que momento ele teve problemas.

É comum desenvolvedores não preverem um período de tempo para a aprovação do cliente. Esse tempo, inclusive, deve constar em uma das cláusulas do contrato, veremos adiante, pois se o cliente passa dois meses para aprovar determinada etapa, isso acarreta prejuízos para o fornecedor, que deve se precaver.

Valores

A questão de quanto cobrar daria outro livro, mas vamos tentar pincelar algumas dicas.

O importante, antes de tudo, é ter a noção exata de duas coisas:

• 1) quanto você gasta para operar? • 2) quanto você quer e pode lucrar com cada projeto?

Uma tabela interessante a ser feita para responder a primeira pergunta é dividir dois tipos de gastos da sua firma ou autonomia:

Custos fixos

Telefone, aluguel, condomínio, IPTU, pessoal de carteira assinada (incluindo impostos, férias e 13º), impostos fixos (IPTU), pró-labore dos sócios, etc;

Custos variáveis

Autônomos contratados para determinado projeto, táxi, tinta de impressora, papel, impostos sobre nota fiscal, etc.

Assim, é importante nesse processo, você definir quanto custa o preço hora da sua empresa de maneira geral e quanto você gasta por cada tipo de profissional envolvido.

Exemplo:

Você gasta para passar o mês e ?ficar aberto?, com os custos fixos acima citados:

R$ 5.000.00.

E consegue trabalhar durante o mês, 8 (oito) horas por dia, todos os dias da semana, que seria, em média, 40 (quarenta) por semana e 160 (cento e sessenta) por mês.

Assim, você tem o custo fixo por hora do escritório de R$ 31,25.

Note que em cima deste valor você tem que aplicar as variáveis de cada projeto.

Os impostos a serem pagos, os custos envolvidos para atender cada contrato, como táxi, material, autônomos, etc.

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Suponhamos que você calcule que para o cliente ?x? você terá custo hora de R$ 40,00 reais para cobrir as despesas, caso o escritório fique 100% empenhado naquele projeto.

Assim, você só irá começar a ganhar dinheiro com o cliente, a partir de R$ 40,00 a hora. Ou seja, cobrando R$ 44,00 a hora, a sua margem de lucro é de 10%. E se R$ 48.00 sobe para 20%.

Obviamente, que o projeto pode não ocupar 100% o tempo do seu escritório e você poderá flexibilizar estes valores.

Ou num projeto você pode aumentar a margem de lucro, quando o cliente não tem grandes perspectivas de continuidade de novos projetos, por exemplo.

E no outro por estratégia diminuir para conseguir um cliente que vai agregar no currículo da empresa, ou que serve para fechar o mês.

De qualquer forma, é fundamental que você calcule quanto custa o preço hora do seu escritório. Quanto quer lucrar e evitar, ao máximo, pagar para trabalhar. Calculado o preço hora do escritório, você poderá começar a criar tabelas para diferentes tipos de projetos.

Assim, pode chegar ao preço hora de R$ 50,00 reais para o cliente ?x?, com margem de lucro de 20%.

E imaginar que aquele projeto vai consumir algo em torno de 30 (trinta) horas do escritório.

Assim, o preço do projeto sairá R$ 1.500,00 reais, desde que você consiga realmente entregar dentro das horas previstas, o que justifica bastante a importância de um bom escopo e a ?amarração? final do contrato.

Se ?estourar? a sua previsão, você pode pagar para trabalhar!

Veja na parte final o detalhamento, uma forma de esmiuçar ao máximo a proposta baseada em experiências anteriores.

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O detalhamento

O que se aprende em contratos mal-sucedidos serve para enriquecer este item chamado Detalhamento, que será uma forma de esmiuçar ao máximo a proposta baseada em experiências anteriores.

Da aprovação das etapas do site

O Sr. XXXXX será a responsável pela aprovação de cada etapa, ou pessoa indicada por ele por escrito, antes do início do projeto, sendo que este aceite será feito através de assinatura, caracterizando a entrega do serviço nos documentos gerados pelo consultor.

Mudanças em documentos aprovados caracterizarão serviços à parte não previstos nesta proposta;

Caso o cliente escolha outro representante ao longo do projeto, a empresa assumirá os documentos aprovados pelo antecessor, devendo esta ser informada ao contratado por escrito.

É preciso definir quem aprova cada etapa, pois pode haver divisões internas no cliente e você não pode ser prejudicado.

É comum em projetos mais longos, mudar a pessoa responsável e o novo se sentir no direito de mudar muita coisa.

É comum o superior passar para o subordinado ?cuidar do site? e quando ele está pronto, querer alterar praticamente tudo. Essa cláusula garante o fornecedor de não ter retrabalho.

Da aprovação pelo cliente

O cliente tem 5 (cinco) dias úteis para aprovar cada etapa apresentadas e 3 (três) dias úteis para o caso de reapresentação das mesmas com pedidos de mudanças.

Caso estas não sejam aprovadas nestes prazos, considera-se a etapa aprovada e entregue para efeito deste contrato.

É muito importante definir prazo para o cliente aprovar cada etapa, pois pode se atrapalhar com outras tarefas e a parcela pendente está a espera da aprovação.

Obviamente, que deve haver flexibilidade.

Muitos projetos de desenvolvimento web não vão adiante, pois empacam no tempo da aprovação do cliente, que não prioriza, como o contratado, a rapidez para fechar o projeto.

E a previsão de custos previstos fica prejudicada.

Do local de publicação das páginas

O material será disponibilizado no provedor que o cliente escolheu, bastando que este nos forneça a senha e o login de acesso para colocar as páginas no ar;

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Caso estas informações não sejam enviadas para a contratante, ou o provedor indicado não estiver ativo, o serviço será considerado concluído com a entrega dos arquivos em CD, ficando o cliente responsável de publicá-las na Internet;

Os custos de aluguel de espaço em disco correrão por contado do cliente junto ao provedor de acesso escolhido por ele, bem como a configuração das contas de e-mail.

É importante deixar claro no contrato quais são os serviços posteriores ao desenvolvimento. Quais você vai realizar e quais não vai.

Se é você que vai abrigar o site, deve colocar isso no contrato, com os valores e de que maneira serão cobrados.

Da programação visual

A proposta de programação visual será entregue em arquivo formato PSD Photoshop para aprovação, constando de um modelo para a primeira página e outro modelo padrão para as páginas internas, incluindo ainda modelo de tabela, formulário e de página de texto;

O logotipo será entregue pelo cliente digitalizado, em condições de utilização para páginas na Web;

O cliente poderá dispor de três propostas de modelos diferentes de programação visual, caso não aprove nenhum deles, cada modelo adicional custará XXXX reais.

Considero o problema da Programação Visual o mais crítico no projeto de desenvolvimento de site.

Por justamente ser o mais subjetivo. Assim, limitar a quantidade de modelos a serem enviados para aprovação é importante.

A escolha do programador visual mais adequado para cada cliente deve ser discutida ao máximo. A maioria das empresas web já tem o seu (s) programador (es) visual. Apresente o trabalho de seu programador visual para o cliente, se for o caso, e diga que se trata de profissional capacitado.

Pois o cliente estará contratando aquele profissional, com aquela experiência e capacidade, que terá resultado dentro de determinada linha de trabalho.

Se quiser pode-se optar até por colocar o nome do programador visual na proposta, sendo aquele que o cliente escolheu. Seria algo igual a escolha de cabeleireiro em salão de beleza ou de estilista para se fazer vestido. Este item tem que ser bem explicado na entrevista e no material de como você trabalha.

Aqui no detalhamento é importante também falar do logotipo, que deve ser repassado.

O logotipo pode ser feito pela empresa web e é bom falar sobre ele na entrevista inicial. E cobrar conforme o trabalho que gerará.

Do texto

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O texto do site será fornecido pelo cliente em forma digital, ficando este responsável pela sua revisão antes da entrega para o desenvolvimento do site;

Caso os textos não sejam entregues até xx dias após o início do contrato, as páginas serão entregues sem os textos;

Caso o cliente fique responsável, é importante colocar cláusulas que lhe preservem, caso os textos não sejam entregues no tempo devido.

A responsabilidade pela revisão também é fundamental para evitar no meio do caminho indefinição quanto a isso.

Caso seja você a realizar os textos:

Do detalhamento do texto

xx páginas de texto em formato .DOC do Microsoft Word, considerando cada página com um total de 3.080 caracteres com espaço, no corpo 12, na tipologia Verdana, a partir do material ?xxx? entregue pelo cliente e com as entrevistas com fulano de tal, de tal e de tal, que devem agendar as reuniões até período não superior a xx dias do pagamento do sinal.

O ideal é que você realize o texto, pois terá o controle sobre a produção do projeto.

Notem que é preciso detalhar de quantos e de onde os textos serão gerados, pois permite prever os gastos que você terá.

Obviamente, que tal detalhamento nem sempre pode ser preciso, mas você tem que estipular parâmetros para aumentar ou diminuir, conforme o andamento do projeto, colocando os itens nos adendos.

Entregar o site sem o texto pode ser algo estranho. É raro acontecer, mas uma discussão sobre a real capacidade do cliente produzir o material é fundamental.

Muitos, para baratear custos, se comprometem a escrever o texto e não o fazem atrasando o projeto.

Uma idéia possível é receber o valor do contrato e dar prazo de 30 (trinta) dias corridos para que sejam enviados os textos, dentro do qual você ainda poderá colocar no site sem nenhum valor adicional.

Das fotos

Todas as fotos que comporão o site serão fornecidas pelo cliente, ficando este responsável pela qualidade e os direitos autorais das mesmas;

Caso os as fotos não sejam entregues até xx dias após o início do contrato, as páginas serão entregues sem as fotos, com a penas a marca de onde elas serão colocadas;

É o mesmo conceito dos textos. A preocupação em ambos os casos é medir o esforço da produção das fotos quando necessário, ver abaixo.

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Caso seja você a realizar as fotos:

xx fotos em formato .PSD do Photo Shop, sobre tais temas a, b, c e d.

O ideal é que você realize também as fotos, pois terá o controle sobre a produção do projeto.

Avalie o esforço que terá de produzir estas imagens, definindo também o perfil do fotógrafo, associado ao valor de mercado.

Dos arquivos entregues na programação do site

O fornecedor trabalhará exclusivamente com arquivos em HTML, ou ASP, OU PHP. Qualquer desenvolvimento de arquivos em outro formato, não constam desta proposta.

Na parte seguinte vamos indicar mais itens de detalhamento, como sistemas a serem entregues, uso de navegadores e resolução adotada, treinamento e viagens. Daí é fechar o contrato e entregar o prometido!

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Nomear a entrega

Prosseguimos no item Detalhamento, onde esmiuçamos ao máximo a proposta. Vamos agora lembrar de nomear os sistemas a serem entregues, o uso de navegadores e resolução adotada e regras para treinamento e viagens. Daí é fechar o contrato e entregar o prometido!

É importante delimitar o que realmente será entregue em termos de página. No caso de sistema, por exemplo, você pode definir também pelas funcionalidades que este permitirá ao cliente:

Sistema de mala direta

• Que permitirá cadastro pela web, através de formulário, pelos próprios usuários em uma base de dados, com nome e e-mail;

• Possibilidade de edição pelo cliente dos nomes dos usuários cadastrados (inclusão, edição e exclusão);

• Busca pelo nome ou e-mail dos cadastrados; Editor de textos de e-mail, que permitirá enviar notícias aos cadastrados, em modo texto, sem a inclusão de fotos ou comandos em html;

• Ferramenta para emissão de e-mails, produzidos pelo editor acima citado, para o conjunto de usuários previamente cadastrados.

Linguagem de programação escolhida: ASP (Active Server Pages). Gerenciador da base de dados: Microsoft Access.

Um nome genérico como ?Sistema de Cadastro de Visitantes? é vago demais e pode dar margem ao cliente não querer saldar o preço final.

É bom especificar a linguagem e o banco de dados, pois o cliente depois pode querer trabalhar alguma tecnologia para a qual você vai gastar muito mais no desenvolvimento. Um modelo:

Dos navegadores

O site será acessado pela Internet pelos browsers Internet Explorer e Firefox, na resolução 800×600.

Definir que tipo de navegador pode acessar o site sem problema e em que resolução é um item importante, pois pode ocorrer de não ser compatível com um novo navegador, ou algo fora do padrão e não estando no contrato o obrigará a refazer todas as páginas prontas.

Hoje, muito se evoluiu nesta área, mas há sempre um funcionário do cliente que acessa de casa com um navegador diferente que ninguém conhece e haverá incompatibilidade não prevista.

Defina claramente para quais navegadores e para que resolução estamos fazendo o site.

Do treinamento

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O treinamento para conhecimento do website e uso dos sistemas pelos funcionários da empresa será feito nas dependências do cliente em computadores com acesso às referidas páginas;

Após a assinatura do contrato o cliente tem 10 (dez) dias úteis para entregar por escrito os nomes, o local e data para que os técnicos sejam treinados;

O treinamento deve ocorrer em prazo não superior aos 60 dias após a assinatura do contrato.

Se acaso não for entregue estes dados ou os técnicos do cliente não comparecerem na data especificada, ou não houver condições de uso dos computadores indicados no (s) dia (s) estabelecido (s), o treinamento será considerado como realizado para efeito deste contrato;

Muitas vezes o cliente aceita que seja feito este treinamento,estes itens devem constar para evitar problemas neste tópico.

Outros itens importantes:

Das viagens

Não estão previstas neste contrato viagens para fora do Município do Rio de Janeiro, qualquer necessidade será motivo de adendo ao contrato;

Das horas de trabalho

Não estão previstos neste contrato trabalho após às 18 horas durante a semana, em feriados ou fins de semana, qualquer necessidade será motivo de adendo ao contrato;

Das reuniões com o cliente

As reuniões presenciais com o cliente serão agendadas com 48 (quarenta e oito horas de antecedência), sendo que qualquer imprevisto será avisado com até 4 (quatro) horas antes da reunião. Em não se avisando as horas desperdiçadas serão motivo de adendo ao contrato;

Dos adendos

Todos os itens que não constam do contrato serão combinados entre as partes, através de adendos a este documento;

Do manual

Com a entrega final do serviço, será entregue ao cliente manual técnico do site, constando os seguintes itens: nome dos arquivos, especificando se texto ou imagem, com rápida descrição;

Da manutenção

Após a entrega do serviço e a dimensão do trabalho, serão estabelecidos os valores de manutenção do website.

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Quem arbitra em caso de problema

Se o contrato tiver problemas, qual área da justiça será acionada. Em que cidade as empresas podem entrar para dirimir possíveis dúvidas?

Do foro

As partes elegem o Foro Central da Comarca da cidade xxxx como o competente para dirimir quaisquer dúvidas oriundas do presente CONTRATO, com renúncia expressa de qualquer outro, por mais privilegiado que se apresente.

E, por estarem assim justas e contratadas, as partes assinam o presente CONTRATO em 2 (duas) vias, de igual teor, na presença das testemunhas abaixo.

Rio de Janeiro, ___ de __________ de _______.

———————————- —————————————- Pela XXXXX Pela XXXX

Adendos

O objetivo do adendo é incluir como anexo no contrato os itens que, por ventura, sejam solicitados e que não estejam no escopo.

É importante enviar ao cliente o item descrito e solicitar a assinatura.

Conforme nosso contrato, firmado entre as partes no dia tal, tendo como escopo tal, incluímos o seguinte adendo:

Redação de mais xx fotos; Produção de mais xx fotos.

Lembre-se de também detalhar os itens. O contrato está pronto.

Na sequência, a parte final do livro com dicas sobre começar aos poucos, lidar com o cliente que não quer contrato e saber reconhecer quando é um caso onde você não pode atender a expectativa.

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Considerações finais

Um contrato é a experiência acumulada de sua empresa em forma de cláusulas. Tenha em mente que você não está fazendo um site ou um sistema para o cliente, mas cumprindo um contrato de um site ou sistema.

Desconfie do cliente que não quer contrato

Fechar projeto sem contrato é algo temeroso, tanto com clientes novos, que você não conhece, como com antigos, quando certa intimidade pode criar um clima pouco profissional.

O contrato será sempre a referência do que foi acordado. A falta de contrato favorece quem paga, que tem a força de pressão, pois está pagando.

Comece com pequenos contratos

Para quem começa, é melhor pequenos contratos para amadurecer as cláusulas, do que grandes mal fechados.

Geralmente, um cliente novo e experiente tenderá a lhe dar algo pequeno para depois ir adiante com novos, procure, assim, se estiver começando, não forçar a ampliação do escopo.

Contratos menores e mais rápidos são mais fáceis de se ganhar dinheiro dos que os muito grandes, principalmente, para quem não tem experiência.

Assuma que não pode atender a expectativa do cliente, quando for o caso

Avalie, de pronto, se a expectativa será atendida com o seu trabalho e caso não seja, aponte os problemas e sugira nova abordagem, ou mesmo diga que é incapaz para atendê-lo, até indicando outra empresa.

Ele lembrará de você quando precisar de algo na sua área.

Conclusão

Um contrato quase perfeito é aquele que ambas as partes saem satisfeitas ao final.

Portanto, o bom contrato parte do princípio que haverá diversas etapas que darão às partes a possibilidade de saber se estão no rumo certo, evitando problemas de falsas expectativas.

Para o prestador, é a certeza que irá receber ao longo do projeto. E para o cliente de que está recebendo o serviço combinado.

Nossa cultura brasileira não é a de empresários, mas sim de funcionários que ganham salário no final do mês.

Assim, você só vai ser remunerado, conforme a sua capacidade de delimitar e cobrar bem pelos seus serviços e se ater estritamente ao que foi combinado.

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90% dos problemas que ocorrem em projetos são o resultado de contratos mal feitos!

Ou seja, o trabalho de um prestador de serviços web começa sempre quantificando o que será entregue. Enquanto isso não acontecer, você vai trabalhar de graça, pagar para trabalhar ou ganhar muito pouco.

Discutir tudo na elaboração do contrato terá forte impacto no resultado final, garantindo, aliás, novos clientes, a partir da indicação daquele que ficou satisfeito.

O contrato, por fim, é algo que deve sempre ser aprimorado, pois a cada problema, novo item deve constar dos futuros. É peça viva, como software, que deve ser sempre aperfeiçoada a cada tropeço.

Boa sorte!