como redigir boas cartas comerciais

Como Redigir Boas Cartas Comerciais

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ÍNDICE 1. COMO REDIGIR OS SEUS DOCUMENTOS

1.1. A LINGUAGEM COMO MEIO DE COMUNICAÇÃO 1.2. CLAREZA 1.3. CONCISÃO 1.4. EXACTIDÃO E PRECISÃO 1.5. SIMPLICIDADE 1.6. NATURALIDADE 1.7. O ESTILO DA LINGUAGEM COMERCIAL

2. PROGRAMAÇÃO VISUAL

2.1. TRATAMENTO DE TEXTOS 2.2. DESENHO E APRESENTAÇÃO

3. A IMAGEM

3.1. A IMAGEM, REFLEXO DAS NOSSAS ACÇÕES 3.2. PERSONALIDADE, IDENTIDADE E IMAGEM 3.3. A IMAGEM COMO MEIO DE COMUNICAÇÃO 3.4. COMO EXPRESSAR UMA BOA IMAGEM ATRAVÉS

DA CORRESPONDÊNCIA 3.5. CONSELHOS PARA TRANSMITIR UMA BOA

IMAGEM 4. O COMÉRCIO ELECTRÓNICO

4.1. AS VANTAGENS QUE APRESENTA 4.2. OS RISCOS EXISTENTES 4.3. A UTILIZAÇÃO DO COMÉRCIO ELECTRÓNICO 4.4. O INTERCÂMBIO DA INFORMAÇÃO 4.5. AS RELAÇÕES ENTRE COMPRADORES E

VENDEDORES 5. A ESTRUTURA DA CARTA

5.1. A CARTA COMERCIAL 6. OS DIFERENTES TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA

COMERCIAL 6.1. CIRCULARES 6.2. PEDIDOS 6.3. AVISO DE RECEPÇÃO


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6.4. AS RECLAMAÇÕES E AS SUAS RESPOSTAS 6.5. CARTAS DE COBRANÇA 6.6. CONTABILIDADE E TEMAS BANCÁRIOS 6.7. APRESENTAÇÃO E RECOMENDAÇÃO 6.8. RELATÓRIOS 6.9. CARTAS DE APRESENTAÇÃO E CURRICULUM VITAE

6.10. OFERTAS DE EMPREGO 6.11. A VENDA POR CORRESPONDÊNCIA 6.12. COMO ELABORAR UMA BOA CARTA DE VENDAS.

ALGUNS CONSELHOS ÚTEIS 7. RECEPÇÃO, REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DA

CORRESPONDÊNCIA 7.1. CORRESPONDÊNCIA DE ENTRADA 7.2. CORRESPONDÊNCIA DE SAÍDA 7.3. COMUNICADOS INTERNOS 7.4. CÓPIA DA CORRESPONDÊNCIA 7.5. ARQUIVO DA CORRESPONDÊNCIA

8. O CORREIO ELECTRÓNICO

8.1. FUNCIONAMENTO DO CORREIO ELECTRÓNICO 8.2. SISTEMA DE MENSAGENS ELECTRÓNICAS 8.3. ENVIAR MENSAGENS 8.4. CARACTERÍSTICAS DO CORREIO ELECTRÓNICO 8.5. CONSELHOS PARA MELHORAR O CORREIO

ELECTRÓNICO MANUAL PRÁTICO DE INGLÊS COMERCIAL

1. A ESTÉTICA DA CARTA 2. ORTOGRAFIA 3. GRAMÁTICA 4. VOCABULÁRIO E EXPRESSÕES DE USO 5. INGLÊS BRITÂNICO E AMERICANO 6. ANEXOS: VERBOS IRREGULARES E VERBOS

FRACOS


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1. COMO REDIGIR OS SEUS DOCUMENTOS

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1.1. A LINGUAGEM COMO MEIO DE COMUNICAÇÃO Devido ao facto de que o objectivo primeiro de qualquer texto escrito consiste primordialmente na comunicação, a exigência básica na elaboração da nossa correspondência comercial resume-se em estruturar bem esta comunicação, ou seja, seguir uma ordem correcta na redacção dos nossos documentos. Portanto, toda carta comercial deverá seguir uma estrutura, que mais adiante detalharemos: a data, o timbre, o corpo, a despedida, a assinatura, etc. Através da nossa correspondência poderemos comunicar-nos com o mundo exterior ou com o meio interior da nossa própria empresa. Logo, servimo-nos de diferentes tipos de documentos que se podem agrupar em três classes distintas de correspondência: • Correspondência ordinária: neste tipo incluiremos as

cartas e as circulares; • Comunicados breves: por exemplo, folhetos,

comunicados, saudações, memorandos; • Correspondência urgente: tais como telegramas,

“cabogramas”, radiogramas, telex. Nos próximos itens detalharemos passo a passo cada tipo de escrita e o seu veículo de comunicação mais usual. Por outro lado, é importante saber que, hoje em dia, o estilo e o carácter fundamental dos textos mudaram substancialmente desde as últimas décadas. As fórmulas pomposas, utilizadas há anos, deram lugar aos tratamentos directos e concretos. Por isso, podemos constatar que, na maioria dos textos comerciais modernos, a clareza, a brevidade, e o estilo directo


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foram galgando postos com relação a todos os elementos retóricos e desnecessários utilizados antigamente. A seguir detalharemos algumas das fórmulas mais úteis para uma boa redacção comercial. ..............................................................................................

1.2. CLAREZA Para o correcto desenvolvimento de qualquer texto escrito, seja uma carta, um boletim ou qualquer comunicado interno, é muito importante ter as ideias bem claras do que queremos expor. Ou seja, saber sempre e exactamente todos os dados que desejamos tratar no nosso texto. Uma exposição clara das ideias e uma transparência expositiva sempre facilitarão uma penetração sem esforço na mente do leitor. Deveremos “ir directamente ao assunto”, isso quer dizer que o nosso texto deve abster-se daquelas palavras escuras ou retorcidas, carentes de efectividade. Desta forma, conseguiremos fazer com que o leitor compreenda de forma rápida e cómoda, e certamente sem termos questionáveis, o sentido e o significado do nosso texto, reforçando o seu conteúdo e mantendo sempre a sua atenção. Portanto, a clareza é uma das condições mais importantes na correspondência comercial. ..............................................................................................

1.3. CONCISÃO É o resultado da utilização de palavras indispensáveis, justas e significativas para expressar o que se quer dizer. Um estilo conciso não é o mesmo que um estilo lacónico ou ultra-condensado. A concisão é inimiga da redundância e da hesitação expressiva. A concisão apresenta a rapidez e a vivacidade do estilo directo. Portanto, tudo aquilo que nos obrigue a parar para pensar sobre o sentido da oração, possivelmente dificultará a rapidez da leitura e a possível compreensão.


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Por outra parte, também deveremos levar em conta que um texto composto de frases curtas, enredadas por pontos, pode causar monotonia e, ao contrário, um texto composto exclusivamente à base de frases longas costuma ser dificultoso. Por conseguinte, deveremos alternar as frases curtas com as longas para que o nosso comunicado seja harmónico. Um texto conciso, dinâmico e harmónico, elaborado na nossa correspondência, marcará a chave do estilo rápido e directo. Neste item, a brevidade também desempenha um papel decisivo. Na prática equivale à concisão. Uma carta bem escrita, onde todas as palavras tenham sentido, nunca parecerá extensa ou monótona. ..............................................................................................

1.4. EXACTIDÃO E PRECISÃO Não só deveremos empregá-las nos factos que incorporemos no contexto, mas também nas palavras que utilizemos para expressar tais factos. Deveremos, portanto, evitar as palavras com um significado amplo e geralmente utilizar a palavra exacta e, portanto, inevitável. Contudo, a precisão tem um papel importante na nossa redacção. Deveremos evitar os termos ambíguos e de expressão dúbia, pois a precisão requer uma visão clara das nossas ideias, dotes de observação e sensibilidade para transmitir os nossos comunicados, ou seja, não deveremos divagar, nem dar muitas voltas ao redor do que queremos expressar. ..............................................................................................

1.5. SIMPLICIDADE Esta qualidade deverá ser utilizada nas nossas cartas para produzir um estilo simples e fácil. O contrário deste estilo é o emprego de termos rebuscados e artificiais. O estilo comercial deve ser sóbrio, directo, ainda que com um certo nível de tecnicismo.


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Devemos levar em conta que expressar esta simplicidade nas nossas cartas não quer dizer que estas tenham que ser vulgares. Um estilo pode ser simples e ao mesmo tempo nobre. Portanto, com palavras de uso comum poderemos expressar pensamentos elevados, ainda que esta simplicidade seja adquirida, muitas vezes, com a força da prática e com o trabalho constante. ..............................................................................................

1.6. NATURALIDADE Esta condição se produz quando utilizamos palavras ou expressões próprias do meio pessoal, social ou comercial daquele que escreve. No geral, somos naturais quando somos nós mesmos, quando o estilo que expressamos nos nossos textos for uma transcrição da nossa própria personalidade, quando as palavras que utilizamos não são rebuscadas ou estranhas e, portanto, consistirá em dizer as coisas tal como as vemos e sentimos. Devemos salientar que a linguagem natural depende também do tema tratado. Há linguagens comerciais específicas, outras técnicas e sempre dependendo do meio no qual estamos ou ao qual nos dirijamos. ..............................................................................................

1.7. O ESTILO DA LINGUAGEM COMERCIAL É bastante frequente ouvir que a arte de escrever não pode ser aprendida, ou seja, “é um dom divino”. Uma parte desta afirmação é falsa, pois se adquire esta arte, em grande medida, graças ao trabalho diário, podendo-se chegar a ser um autêntico escritor, claro, correcto e elegante. O estilo na redacção é o complemento da Gramática, acrescentando-se a esta a correcção no uso da linguagem: a precisão, a elegância, a clareza e a harmonia; ou seja, o que todos necessitam saber para expressar o seu pensamento por escrito, com a devida correcção e a imprescindível eficácia.


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Portanto, expomos a seguir algumas regras básicas para a aquisição de um bom estilo na redacção das nossas cartas comerciais.

REGRAS BÁSICAS PARA ADQUIRIR UM BOM ESTILO

Procure utilizar frases curtas, se possível não mais de 20 palavras por frase. Com isso conseguiremos manter sempre a atenção do leitor e favorecer a compreensão do texto;

No começo ou no final de cada frase, escreva sempre as palavras-chave nas quais se sustenta o peso de uma frase. Nunca as escreva na metade da mesma;

As palavras devem ser simples, breves, actuais, específicas e exactas;

Procure polir a sua expressão com a prática e com o exercício contínuo;

Use substantivos e adjectivos, já que oferecem uma informação mais precisa e de melhor qualidade;

Procure evitar as negações, pois acrescentam uma dificuldade para a compreensão do texto. Se formos obrigados a negar alguma coisa, fá-lo-emos com delicadeza;

Utilize os sinais de pontuação correctamente. Uma pontuação correcta confere expressão e significado ao contexto do documento;

Cuide ao máximo da questão ortográfica;

Use o presente como tempo verbal, assim conseguirá uma expressão mais positiva do contexto da sua mensagem;

Utilize a voz activa em vez da passiva, é mais segura e directa.

Suprima todos os tipos de palavras ou frases que não acrescentem uma informação útil;

Empregue as palavras ou “ganchos de enlace” entre as frases (ver Palavras que conectam as frases).


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2. PROGRAMAÇÃO VISUAL

............................................................................................................................................................................................ 2.1. TRATAMENTO DE TEXTOS

Actualmente, o computador é o método mais eficaz e mais rápido que se conhece para a elaboração e digitação da correspondência de uma empresa. O seu emprego produziu muitas transformações nas estruturas das firmas e também nas suas formas de trabalho, exigindo, por sua vez, um pessoal mais qualificado. Graças aos editores de texto simplifica-se a criação de documentos e obtém-se textos personalizados, podendo-se combinar as partes invariáveis do texto com a informação variável, como por exemplo, o nome e o endereço do destinatário. Sob o ponto de vista da produtividade administrativa, a possibilidade de poder aproveitar um texto já digitado em outros documentos supõe superar um dos principais inconvenientes da dactilografia convencional. ..............................................................................................

2.2. DESENHO E APRESENTAÇÃO Na elaboração de qualquer texto comercial, deveremos levar em conta o seu aspecto visual. Ou seja, de nada servirá um texto que, ainda que correctamente redigido e pontuado, tenha um aspecto péssimo, desordenado ou sujo. Frequentemente e sem se dar conta, o leitor prestará muita atenção nos aspectos visuais, como a limpeza do texto, a correcção ortográfica, o alinhamento das margens, a disposição do texto ou o tipo de papel utilizado, para assim, posteriormente, dedicar a sua atenção ao conteúdo do mesmo.


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Apresentação impecável Factor muito importante na hora do envio das cartas comerciais. Não se admitem, obviamente, nem borrões, nem rasuras, nem erratas, já que produzem um efeito negativo na nossa comunicação e, logicamente, transmitem uma imagem muito desaconselhável da nossa empresa. Não é aconselhável redigir um texto utilizando nele mais de dois tipos de letra, assim como distintos tamanhos da mesma, pois podemos cair no erro de transformar a nossa carta comercial num texto publicitário. Contudo, poderemos ressaltar parte do texto de uma forma uniforme e estruturada, onde se possam observar as ideias mais relevantes. Nos modelos comerciais existem códigos já preestabelecidos como os timbres, os endereços, a introdução, a exposição, a conclusão ou as despedidas. E, obviamente, teremos o máximo cuidado com o aspecto ortográfico, pois não há nada que cause pior impressão num escrito que um texto com erros ortográficos. Portanto, é conveniente proceder com uma última revisão antes do envio do texto, para assim, ao mesmo tempo, confirmar o uso adequado dos sinais de pontuação que, em todo caso, conferem ao seu conteúdo dinamismo e facilitam a sua leitura.

Atributos de caracteres São eles: sublinhados, negritas, cursivas, maiúsculas e qualquer outro recurso que diferencie substancialmente o texto geral do nosso escrito. O seu emprego permite enfatizar ou ressaltar uma parte seleccionada do texto. Desta forma o leitor terá uma visão rápida e global do texto em questão, motivando a sua leitura completa.

Escolha do tipo de letra Para a sua composição escolheremos um tipo de letra que seja bem legível, isso significa que não devemos utilizar letras rebuscadas, nem especiais.


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Se utilizamos um programa informático para a elaboração das nossas cartas, poderemos empregar o tipo “Times New Roman”, sendo 11, aproximadamente, o seu tamanho mais adequado e entrelinha superior de 12 ou 14. Ainda que este tipo de letra seja, por excelência, o mais comum para a composição de textos, do mesmo modo, poderemos utilizar também o tipo “Garamond”, “Bookman” ou outro similar.

Estrutura e composição de textos Para oferecer uma boa apresentação, que facilitará a sua posterior leitura e compreensão, deveremos seguir uma estrutura coerente. A seguir, expomos através de uma ilustração, a estrutura correcta de uma carta comercial. Neste modelo podemos observar o tamanho das margens e a disposição aproximada das partes que compõem uma boa carta. Deveremos conseguir uma apresentação bem elaborada, atraente e equilibrada. Portanto, escreveremos o texto do corpo da carta de forma livre, e nunca de forma muito espaçada e aberta. Ao começar o desenvolvimento de uma nova ideia mudaremos de parágrafo. Entre um parágrafo e outro podemos deixar uma ou duas linhas em branco de separação, com o qual o texto ganhará uma ideia clara de conjunto. Se a nossa carta tiver mais de uma folha, nunca deixaremos títulos ou linhas soltas na parte inferior da mesma, portanto é recomendável deixar algumas linhas em branco e passar o título ou parágrafo para a página seguinte.


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TIMBRE

Data

Referência: Assunto:

Cumprimentos: ..........................................................................

...................................................................................

...................................................................................

.............. .......................................................................... ................................................................................... ............................. Despedida

Fechamento Nome e Assinatura

Iniciais Anexo/s Post-Scriptum

DESTINATÁRIO

3 a 4 cm.

2,5 a 3

2 a 3 cm


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3. A IMAGEM

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3.1. A IMAGEM, REFLEXO DAS NOSSAS ACÇÕES Antes de tudo, a imagem é o resultado das nossas acções. Por isso, dependendo da imagem que queiramos transmitir, deveremos ter bem claras as nossas actuações. Tudo o que pretendamos comunicar através da nossa correspondência representará fielmente uma imagem da nossa empresa. Se a imagem transmitida for falsa, ou seja, se não for o reflexo exacto do que queremos transmitir, haveremos cometido o erro de nos comunicar mal, de não transmitir exactamente a verdadeira mensagem que queremos enviar. Se a imagem reflectida for a esperada, ou seja, se no final o receptor entender perfeitamente a mensagem enviada, teremos realizado uma comunicação perfeita e por isso transmitido a imagem desejada. Lembramos que "uma imagem vale mais que mil palavras". O problema é que uma imagem também pode representar mil palavras diferentes. Ou seja, cada um dos receptores pode interpretar uma mensagem diferente e, portanto, ter uma impressão ligeiramente distinta. O que é realmente importante é conhecer quê imagem queremos transmitir. Caso contrário, seremos incapazes de comunicar e expressá-la, quer dizer, reflecti-la correctamente aos demais. Todas as empresas comunicam, queiram ou não. Se necessitamos prosperar, realizar negócios ou progredir, as impressões que causemos serão importantíssimas. Se os destinatários as decifram mal, o erro não será deles, mas nosso. A comunicação é, antes de tudo, da responsabilidade do comunicante, e por isso as comunicações erróneas são imputáveis, na maior parte das vezes, ao transmissor, e não ao receptor.


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Quando o receptor realizar uma interpretação equivocada da mensagem, raras vezes dever-se-á a um erro exclusivamente seu. Não é fácil redigir um escrito e garantir a interpretação correcta do mesmo. O facto de que o transmissor entenda o que está a dizer - e portanto a escrever -, que tenha noções perfeitas do contexto que está utilizando e de que seja capaz de o transmitir verbalmente, não significa que o receptor interprete a mensagem exactamente como o transmissor espera. Por isso, deveremos aplicar um estilo em toda a nossa correspondência, ou seja, uma ordem justa das palavras. O estilo é uma das partes mais importantes da linguagem escrita. Por isso, sempre deveremos organizar o princípio, o bloco central e o final, conferindo a estas partes uma estrutura organizada nas nossas cartas comerciais. Não obstante, na comunicação escrita, não nos deve preocupar somente a questão do estilo, mas também uma particularidade vital: a eficácia. Assim, indubitavelmente, uma má estrutura pode ser bastante prejudicial para uma boa comunicação. Por isso podemos verificar que a imagem de uma empresa está composta por infinitos detalhes, alguns mais importantes que os outros. No geral, as primeiras impressões são as mais decisivas e as mais difíceis de apagar ou de substituir. Uma vez formada uma opinião, o receptor resiste a mudá-la de forma radical e prefere considerar a nova informação como notas complementares que contribuam para completar o mosaico já criado na sua mente. Para uma empresa é muito fácil comunicar pouco. Mas é praticamente impossível que uma empresa comunique em excesso, com isso demonstra-se que o grau de familiaridade com uma companhia está em relação directa com a sua divulgação.


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Assim, as empresas mais conhecidas são aquelas expostas constantemente ao público através da propaganda, do uso do produto, da experiência quotidiana. Não obstante, faça o que fizer, uma empresa transmitirá uma mensagem, seja através de mensagens impressas (anúncios, folhetos, informes, notas, correspondência, etc.), ou bem seja através das expressões visuais (distintivos, logótipos, símbolos, etc.). ..............................................................................................

3.2. PERSONALIDADE, IDENTIDADE E IMAGEM Os termos identidade, personalidade e imagem são empregados indiscriminadamente. No entanto, cada um deles tem um significado específico. Personalidade é a soma total dos traços característicos de uma pessoa. Tais traços, intelectuais ou não, servem para distinguir um indivíduo do outro. Qualquer indivíduo tem uma personalidade, isto é inevitável. E da mesma forma também a projecta, neste caso, para a sua empresa. Denominamos Identidade ao meio que se emprega para a sua projecção. Muitos elementos de identidade são calculados e estudados, por exemplo, os cartões de visita, a forma de comunicação e a sua correspondência, etc. O significado mais usual, caberia dizer não comercial, apenas distingue o significado dos termos personalidade e identidade. Na nossa terminologia comercial estabelecemos uma diferenciação clara entre ambos. A identidade fornece a informação através da qual o receptor estuda e observa a personalidade do transmissor. Denominamos imagem à impressão obtida destes estudos. Assim, podemos concluir que o transmissor revela um carácter (Personalidade), e emite, inconscientemente, um conjunto de sinais (Identidade), para assim constituir a base final da percepção (Imagem).


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3.3. A IMAGEM COMO MEIO DE COMUNICAÇÃO A imagem é poderosa. Ajuda a determinar como uma empresa actuará com relação ao mundo exterior. Seja pequena ou potente, rígida ou flexível, exercerá sempre uma influência sobre o receptor, seja na credibilidade sobre o que se recomenda, nas suas decisões, ou nos seus produtos expostos. Se uma imagem pode conseguir tudo isto, não é de se estranhar que as empresas e companhias realizem importantes estudos de mercado e concentrem todos os seus esforços para transmitir uma boa imagem, reflexo da mensagem enviada. Como já assinalámos anteriormente, a imagem é expressada através da comunicação. Entretanto, a comunicação pode ser definida de diversas maneiras: "a arte de expressar as ideias", “a ciência de transmitir a informação", ou "o processo através do qual se intercambia informação entre distintas pessoas, por diferentes canais, seja através de um sistema de sinais, signos ou comportamentos". Sempre, no contexto comercial, temos de transmitir uma informação. Através desta informação poderemos modificar o comportamento e o pensamento do destinatário e, ainda que nem sempre se consiga, este deverá ser o nosso propósito. ..............................................................................................

3.4. COMO EXPRESSAR UMA BOA IMAGEM ATRAVÉS DA CORRESPONDÊNCIA

É indubitável, e totalmente confirmado, que a imagem e o prestígio de uma empresa se difundem, em grande medida, através do envio da sua correspondência e documentação. A carta, o fax, o correio electrónico, etc., são veículos muito importantes de comunicação junto a organismos, clientes, grupos ou empresas. Devemos evitar os excessos de informação mal dirigida, emaranhada, repetida até a saciedade a ponto de esgotar a paciência do destinatário.


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O tempo empregado na confecção de qualquer escrito fica mais que compensado pelo aumento potencial na comunicação. Não obstante, nesta obra, ao apresentar diferentes modelos de cartas e documentos comerciais, pretendemos ajudar a reduzir este tempo consideravelmente. Para conseguir uma comunicação sumamente efectiva, através da correspondência, deveremos levar em conta a exactidão e a precisão da sintaxe do contexto e saber se o tema exige uma explicação pormenorizada. A seguir apresentaremos algumas fórmulas e conselhos, para que, através da nossa correspondência, transmitamos uma imagem adequada e correcta, e consigamos realizar uma comunicação mais de acordo com esta.

Atracção Deveremos aplicar nos nossos textos uma construção atraente que por si própria estimule o destinatário à sua leitura, que infunda ritmo e sonoridade, sem esquecer os detalhes, conferindo uma ordem ao contexto exposto.

Atitude positiva Transmitir uma imagem positiva através da nossa correspondência possibilita a criação de um clima favorável na comunicação e na possível cooperação posterior. Assim, recomendamos que se utilize o presente como tempo verbal, com o qual conseguiremos uma expressão mais positiva do conteúdo da mensagem. Nos nossos escritos, poderemos manifestar esta atitude mantendo um tom cordial e respeitoso com o receptor, e no caso de ter de negar algo, devemos fazê-lo com delicadeza, proporcionando razões objectivas e total confiança no domínio da situação.


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Poderemos, contudo, elaborar perguntas que impliquem em respostas positivas, utilizando uma linguagem positiva, com a utilização dos seguintes termos, por exemplo:

Activo Eficaz Inovação Saudável Autêntico Eficiente Limpo Seguro Qualidade Sucesso Novo Útil Comprovado Fácil Positivo Valor Crescimento Fundamental Progresso Verdadeiro Destacado Garantido Rápido Confirmado Disposto Genuíno Recomendado Económico Importante Resultados

Capacidade de negociação

Através das nossas cartas comerciais, poderemos, sem qualquer dúvida negociar. O poder de negociação poderia ser definido como a capacidade de persuadir alguém para que faça algo em favor dos interesses de ambos. Conforme o seu contexto poderemos proporcionar um serviço adequado, infundir confiança, intercambiando, com isso, informação e criando soluções que respondam às necessidades de ambos. Os nossos textos deverão estar impregnados de segurança, de firmeza e de compreensão, de tal modo que o receptor perceba um ambiente competente e positivo, e não uma imagem insegura, que possa gerar uma desconfiança total.

Diplomacia e cortesia A educação e os bons modos deverão estar sempre presentes nos nossos escritos. Tenhamos em conta que uma carta descortês produz uma impressão negativa em quem a recebe. Se, por algum motivo, necessitarmos negar ou ressaltar algum erro, devemos tentar fazê-lo sem ferir, em nenhum caso, os sentimentos do leitor. Por isso, é muito importante que a diplomacia e a cortesia não faltem nos nossos escritos, já que, do contrário, poderiam produzir efeitos negativos e perder a atenção que merecem.


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.............................................................................................. 3.5. CONSELHOS PARA TRANSMITIR UMA BOA IMAGEM

A seguir indicamos alguns conselhos práticos que o ajudarão, na hora da elaboração dos seus textos, a transmitir e reflectir, através da sua correspondência comercial, uma imagem apropriada da sua empresa.

Escolha o estilo em função do destinatário da

mensagem; Defina claramente qual será o objectivo da mensagem

escrita; Coloque o mais importante no princípio do texto, da

linha, do capítulo, dos gráficos, etc. Tenha cuidado com a introdução e com o final do texto.

Geralmente são as partes que suscitam mais atenção na leitura de uma carta;

Use parágrafos curtos. Com isso manterá a atenção do destinatário;

Desperte o interesse visual do leitor, mantendo uma correcção e uma boa diferenciação das partes do texto;

Utilize frases simples e breves com estruturas básicas, nunca rebuscadas;

Ajuste as palavras ao que se quer dizer. A exposição clara e transparente das nossas ideias facilitará a compreensão do texto. O nosso escrito deverá carecer de palavras turvas e sem efectividade.

Utilize um estilo dinâmico e fácil de ler. Não utilize fórmulas pomposas.

Verifique com antecedência se os escritos são efectivos e se estão de acordo com o público escolhido.


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4. O COMÉRCIO ELECTRÓNICO

O comércio electrónico é denominado como "o uso das tecnologias da informática e das telecomunicações para favorecer o comércio de bens e serviços que se realiza entre empresas e entre estas e as pessoas. O enorme crescimento da Internet e em particular da World Wide Web (WWW, Web) produziu uma participação massiva no mercado interactivo de consumidores e empresas. A rápida utilização da Internet como meio comercial e de comunicação fez com que as companhias experimentassem formas inovadoras para chegar aos consumidores através da informática. Por isso, a Internet converte-se, além disso, num meio de comunicação no novo mercado. São múltiplas as opções tecnológicas que utiliza o comércio electrónico, por exemplo: intercâmbio de dados, correio electrónico (e-mail), transferência electrónica de fundos, aplicações de Internet, transferência de ficheiros, quadros de anúncios, Vídeo-Conferência, etc.). Portanto, e graças às novas tecnologias, são inúmeras as vantagens que este meio pode conferir aos clientes e às empresas. ..............................................................................................

4.1 AS VANTAGENS QUE APRESENTA Entre as vantagens para os clientes, podemos ressaltar, entre outras: • O acesso a mais informação. É possível manejar grandes

quantidades de informação, fazendo buscas mais profundas, sendo iniciadas e controladas pelos clientes. Já é facto comprovado que estas comunicações estão mais estimuladas pelos clientes do que aquelas proporcionadas pelos meios tradicionais;


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• Comparação de mercados. A Web facilita a pesquisa, graças às grandes quantidades de dados, permitindo a comparação e acelerando o processo de compra de artigos;

• A redução dos custos e preços. Deve-se ao aumento da concorrência num mercado electrónico aberto, ocasionando uma baixa dos custos e preços, melhorando a qualidade e variedade de produtos e serviços.

Entre as vantagens que pode trazer às empresas encontram-se: • Melhoramento na distribuição. Uma vez que compradores

e vendedores contactam directamente, podendo desaparecer os custos de distribuição, devido ao facto de que certos produtos digitais podem ser entregues directamente. Contudo, é possível reduzir-se o tempo empregado para realizar qualquer operação ou transacção comercial, aumentando assim a eficácia das empresas;

• Comunicações mais directas. Actualmente numerosas empresas utilizam a Web para informar sobre a sua firma e os seus serviços e produtos. Não obstante, oferece oportunidades sem precedentes para ajustar com precisão as comunicações com os clientes individuais, facilitando que estes solicitem directamente a informação que desejem. Aliás, os responsáveis pelo marketing das empresas obtêm informação mais importante sobre os clientes com o propósito de servir a estes de modo mais eficaz nas futuras relações comerciais;

• Benefícios operacionais. Os fornecedores diminuem os seus custos ao aceder interactivamente às bases de dados. Além disso, facilita a criação de mercados e novos segmentos, incrementa a oferta de vantagens nas vendas e, portanto, o mercado logra maior rapidez.

Tudo isso devido à capacidade para alcançar facilmente, e com baixo custo, os clientes potenciais, eliminando atrasos e demoras nas diferentes etapas dos sub-processos empresariais.


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.............................................................................................. 4.2. OS RISCOS EXISTENTES

Assim como há vantagens, também devemos ressaltar que a Web apresenta alguns riscos decorrentes tanto da sua tecnologia como da sua natureza: • Privacidade e segurança: a maioria dos usuários não

confia na Web como meio de pagamento para efectuar as suas compras. Qualquer pessoa que transfira os dados de um cartão de crédito mediante a Web não pode estar totalmente seguro da identidade do vendedor. Assim como, este igualmente não o está sobre a do comprador. Quem paga não pode ter a certeza de que o seu número de cartão de crédito não será apanhado e utilizado para outros fins.

Por outra parte, o vendedor não pode saber se o titular do

cartão de crédito recusará mais tarde a adquisição efectuada. Seria surpreendente se este método funcionasse correctamente nas grandes operações comerciais, enquanto que nas operações pequenas os problemas surgiriam mais habitualmente.

• Meio empresarial e tecnológico em desenvolvimento.

Qualquer empresa que pretenda lançar-se neste tipo de comércio, deverá preparar-se para introduzir o comércio electrónico nos seus sistemas de compras financeiro e contável. Para tanto, como mínimo, uma empresa necessitará de um computador, um modem, uma inscrição num provedor de acesso a Internet e o custo telefónico para a ligação. Não é possível avaliar este custo, porque dependerá do nível tecnológico de cada empresa, assim como do grau desejado de participação no comércio electrónico.

• Questões legais. Existem algumas lacunas ao redor do

comércio electrónico: validade da assinatura electrónica, legalidade de um contrato electrónico, violações de marcas e direitos de autor, perda de direitos sobre as marcas, ou perda de direitos sobre segredos comerciais e responsabilidades.


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.............................................................................................. 4.3. A UTILIZAÇÃO DO COMÉRCIO ELECTRÓNICO

Pode-se utilizar o comércio electrónico para intercambiar documentos entre empresas relacionados a compras ou adquisições, finanças, indústria, transportes, saúde, legislação e pagamento de impostos e ingressos. Actualmente existem companhias que utilizam o comércio electrónico para desenvolver aspectos como: • O acesso interactivo a catálogos de produtos, listas de

preços e folhetos publicitários; • A venda directa de produtos aos clientes; • A criação de novos canais de marketing e vendas; • O suporte técnico constante, permitindo que os clientes

encontrem por si, e facilmente, respostas aos problemas através da obtenção dos ficheiros e programas necessários;

• O intercâmbio de documentos. Através do comércio electrónico, circulam os documentos das actividades empresariais entre sócios comerciais. Os benefícios que se obtêm com isso são, entre outros, a redução do trabalho administrativo, transacções comerciais mais rápidas e precisas, acesso mais fácil e rápido à informação, e a redução da necessidade de reescrever a informação nos computadores.

Conforme estudos realizados, as actividades empresariais que mais se poderiam beneficiar com a incorporação do comércio electrónico são: • As agências através dos seus sistemas de reservas.

Centenas de agências dispersas utilizam uma base de dados comum para acordar transacções comerciais;

• Elaboração de pedidos. Possibilidade de “referenciação” à distância ou verificação por parte de uma entidade neutral;

• Seguros. Facilita a colecta de dados;


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• Fornecedores. Considerável economia de tempo ao comunicar e apresentar imediatamente a informação intercambiada entre as empresas e os fabricantes.

É facto comprovado que o comércio electrónico é um método muito eficaz para a administração empresarial, abordando a diminuição de custos dos bens e serviços, assim como mantendo a qualidade e incrementando a velocidade de entrega. As actividades mais frequentes de tratamento da informação que se realizam neste tipo de comércio, podem classificar-se nas seguintes categorias: • Transacções entre empresas e clientes. Através de uma

rede pública de telecomunicações, as empresas e os seus clientes efectuam transacções com o propósito de realizar compras sem sair da sua casa ou no seu próprio banco, utilizando senhas e códigos secretos para manejar os aspectos de segurança e dinheiro electrónico.

• Transacções para colecta de informação. Actualmente as empresas realizam pesquisas de mercado utilizando leitores de códigos de barras. Também se valem do tratamento da informação para tomar decisões directivas ou encontrar a solução de problemas organizativos, além da manipulação de informação para a organização de operações, como a administração da cadeia de fornecimentos de uma empresa.

• Transacções para a distribuição de informação. Através destas actividades se dirigem a clientes potenciais, lançando o seu marketing, propaganda e vendas interactivas.

Para a viabilidade do comércio electrónico, é essencial a “conexidade” entre os participantes, e a Internet consegue-o com um baixo custo, entre milhões de pessoas por todo o mundo, já que não se considera em nenhum momento a distância, mas o tempo de ligação. Actualmente, o comércio electrónico está a crescer de forma explosiva. Devido a este facto, podemos observar que uma infinidade de empresas e de pessoas constantemente


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efectuam compras e vendas, incluindo as suas ofertas e anúncios, intermediando e colaborando entre si diariamente. Não obstante, as empresas devem examinar continuamente os riscos e oportunidades que se criam, e pensar constantemente na necessidade de tecnologias capacitadoras que reduzam os riscos de se atrasar num mercado que cresce dia-a-dia. ..............................................................................................

4.4. O INTERCÂMBIO DA INFORMAÇÃO O intercâmbio eficiente da informação determina, em grande medida, o êxito de uma empresa. A optimização do seu potencial começa quando se garante que o pessoal de uma companhia consome o seu tempo na produção ou venda de produtos e serviços, e não em reprocessar desnecessariamente os dados uma e outra vez. O aperfeiçoamento contínuo das infra-estruturas de telecomunicações outorgou os meios para o intercâmbio quase instantâneo dos dados. O comércio electrónico utiliza estes fluxos de dados da forma mais eficaz. A todo momento deve assegurar-se de que a informação apropriada está disponível para o pessoal da empresa, aos seus clientes e aos sócios da mesma. Contudo, as actividades empresariais podem realizar-se com qualquer pessoa e em qualquer lugar do mundo instantaneamente, sem ter importância as diferenças horárias ou a localização geográfica. Isto significa que as empresas devem repensar as suas estratégias comerciais, independentemente de quais sejam os seus objectivos. ..............................................................................................

4.5. AS RELAÇÕES ENTRE COMPRADORES E VENDEDORES

Como consequência do comércio electrónico, a relação entre compradores e vendedores vê-se afectada, já que este novo mercado permite a uma empresa ter acesso a um grande número de fornecedores, com um certo grau de informação


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sobre as características e preços dos seus produtos e com baixos custos. Assim, o comércio electrónico permite estreitar as relações entre compradores e vendedores, estabelecendo um novo cenário, onde o objectivo das empresas é atrair a atenção do cliente e conseguir a sua fidelidade, o que produzirá novas oportunidades e riscos. Como é sabido, no comércio físico ou tradicional, existem factores que limitam o mercado potencial de cada comércio, como a sua localização, superfície, horário, etc. Ou seja, qualquer empresa física pode atrair consumidores de uma região geográfica concreta, ou pode analisar a concorrência nessa região e contar com a relativa fidelidade de uma determinada clientela. Isto não ocorre com o comércio electrónico, já que a Internet é acessível a todo o mundo, a qualquer loja ou empresa, o que supõe que o seu mercado se abre extraordinariamente, desde que seja capaz de enfrentar certos problemas como o da distribuição. Da mesma forma, abre-se a possibilidade de que os pequenos comerciantes tenham um mostruário virtual que concorra com os maiores. Diante destas novas possibilidades, a empresa se introduz num meio onde a concorrência pode ser muito maior, devido à colossal oferta e ao alto nível de informação que os consumidores podem alcançar. Nas relações entre particulares e empresas, em princípio só a empresa está interessada na manutenção de uma relação o mais duradoura possível; por outra parte, o consumidor, limita-se apenas por conseguir localizar o produto desejado e informa-se sobre o comércio onde pode obtê-lo, sempre com as melhores condições possíveis. Neste tipo de comércio electrónico realizado entre empresas, o comprador e o vendedor podem não estar tão interessados em obter a curto prazo as vantagens de um mercado completamente aberto, mas pretendem estabelecer sólidas


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relações comerciais a longo prazo das quais ambos se beneficiem posteriormente. Para conseguir o maior número de clientes virtuais, o comércio que se pretende realizar deve destacar no emaranhado da rede, utilizando para isso uma boa campanha publicitária, por meio de um desenho gráfico apropriado e eficiente. A localização em centros comerciais virtuais, que facilitem o acesso a novos clientes, favorece a obtenção deste propósito tão ansiado. Os mecanismos que se utilizam normalmente para facilitar a informação adequada aos clientes são, entre outros: • Diferenciação clara por volume e facilidade de acesso aos

conteúdos. Proporcionando sempre uma classificação com múltiplas possibilidades de pesquisa, o cliente obterá uma maior rapidez e comodidade na compra do produto desejado;

• Diferenciação por serviços. Por meio de um sistema de

acompanhamento, informaremos ao cliente a situação do processo do seu pedido, ou da rapidez da entrega.


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5. A ESTRUTURA DA CARTA ..............................................................................................

5.1. A CARTA COMERCIAL Entende-se por carta, de um modo geral, todo o envio fechado, cujo conteúdo não se indique ou não se possa conhecer, e todo escrito que tenha um carácter actual e pessoal. Dentro do âmbito estritamente comercial, pode ter distintas finalidades, como por exemplo, cartas de reclamações, de apresentação, de pedidos, de informes, de ofertas, etc. Neste capítulo analisaremos pormenorizadamente a carta comercial, já que é um dos meios de correspondência mais utilizados pelas empresas. Este tipo de escrito possui uma dupla finalidade: por um lado, a de se comunicar (ou simplesmente informar) com o exterior e, por outro lado, pode converter-se num cartão de visita, transmitindo uma imagem da empresa ao receptor. Como já comentámos nos capítulos anteriores, a exigência básica em qualquer escrito comercial será expor com clareza a mensagem que queremos transmitir, seguindo uma correcta estrutura; e algumas regras já estabelecidas. Ademais, deveremos marcar os nossos textos com um estilo directo que seja conciso, elegante e harmonioso, mantendo sempre uma apresentação impecável. Podemos lograr esta apresentação correcta conferindo ao texto um equilíbrio através das margens, o timbre, os cumprimentos, os parágrafos que compõem o corpo da carta, a despedida, e as demais características de uma carta, que já comentámos anteriormente no item “Programação Visual”. A carta comercial é composta por numerosas partes, que geralmente se ajustam a normas pré-definidas. Ainda que estas normas não são obrigatórias, facilitam, em grande medida, a elaboração de um escrito e o seu uso posterior, transmitindo uma correcta imagem e agilizando a


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comunicação. A seguir apresentamos tais partes que em conjunto formam a estrutura de uma carta comercial.

Timbre Geralmente, no timbre figuram o logótipo ou anagrama da empresa, assim como o nome da mesma, o endereço postal, o endereço electrónico, os números de telefones e fax, etc. Também podem constar as sucursais, o número de identificação fiscal, as contas correntes bancárias ou qualquer outro dado que seja de interesse geral. O timbre pode vir impresso em monocromia ou em várias cores, muitas vezes, é composto por um desenho ou motivo, que pode ser elaborado por um designer gráfico, e costuma vir impresso na parte superior esquerda da folha. Esta parte da carta tem uma grande importância, pois costuma transmitir uma imagem bastante completa da empresa. Deveremos fazer um estudo meticuloso do mesmo, encomendando o seu desenho e elaboração a um designer ou a um programador visual que, por meio de esboços prévios, logre transmitir uma correcta imagem da empresa. Deste resultado final dependerá, em grande medida, a boa ou má impressão que o receptor terá. A seguir apresentamos dois tipos de timbres:

Is IRMÃOS SANTANA

Construções, S.A.

Praça da Alvorada, 15 – 1050-164 LISBOA Tel. 91 400 01 02 – Fax 91 200 29 73

e-mail: [email protected]


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Data Normalmente, coloca-se a dada na parte direita, abaixo do timbre, e costuma vir acompanhada da localidade, ainda que esta já venha impressa no timbre, é preferível repeti-la. Deveremos escrever o mês por extenso, com a inicial maiúscula, por exemplo: 20 de Outubro de 2002.

Destinatário É colocado na parte esquerda da folha, mas abaixo da data; escreveremos os dados completos do destinatário, podendo incluir a referência da pessoa à qual a carta vai dirigida. Quando utilizemos envelopes com janelas, colocaremos estes dados na parte direita do escrito, para que uma vez dobrada a carta e introduzida no envelope, o destinatário fique totalmente visível na janela do envelope.

Is IRMÃOS SANTANA

Construções, S.A.



Is IRMÃOS SANTANA Construções, S.A.



Lisboa, 20 de Outubro de 2002.


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Se a nossa carta for dirigida a uma empresa ou razão social, directamente nos dirigiremos a esta, sem nenhum tratamento prévio. Se, ao contrário, o destinatário for uma pessoa física, incluiremos a fórmula Exmo. Sr., ou simplesmente Sr., precedendo o nome e sobrenome.

Referência

Este dado pode vir impresso na parte direita do escrito, abaixo da data, e consta dos seguintes sinais: s/ref.: PMV/rm/2859 n/ref.: ALR/mm/321 (pessoa que dita a carta/ pessoa que digita/ controle) Em algumas empresas existem fórmulas compostas por números ou letras que abrangem toda a informação necessária sobre a pessoa ou as pessoas que tratam do tema ou do assunto em questão. Estes dados são úteis para, posteriormente, organizar e preparar o trabalho de um ou vários dias dentro da empresa.

z Is IRMÃOS SANTANA

Construções, S.A.



Lisboa, 20 de Outubro de 2002

MADEIRAS E BETÃO, S.L. Rio Branco, 10 4250-324 – PORTO

s/ref.: PMV/rm/2859 Assunto: envio catálogo


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Assunto Incluir-se-á abaixo da referência como um resumo do tema tratado. Caso o assunto seja variado, optaremos por escolher uma forma geral: pagamentos, vendas, contabilidade.

Cumprimento ou tratamento É a fórmula de cumprimento que inicia o corpo da carta. Escreve-se abaixo do destinatário, na margem esquerda do escrito, deixando várias linhas brancas de separação entre ambos. Se se tratar de uma carta dirigida ao conjunto de uma empresa, podemos iniciá-la directamente com a introdução, suprimindo o cumprimento inicial da mesma. Ainda que as fórmulas usadas actualmente não sejam tão rebuscadas como antigamente, são múltiplos os tratamentos que podemos usar, dependendo da pessoa a quem está dirigida a carta. As cartas puramente comerciais prescindirão das fórmulas clássicas, dando lugar a tratamentos mais utilizados como: • Senhor / Senhora (Sr./Sra.): dirigido a uma pessoa física. • Senhores (Srs.): dirigido a uma razão social. • Estimado senhor: quando existe amizade ou há uma

relação. • Estimados senhores: quando existe amizade ou relação

com uma empresa. • Excelentíssimo senhor: de respeito ou referência, quando

se trate de uma pessoa com certo nível social ou intelectual.

• Excelentíssimos senhores: tratamento semelhante ao anterior.

• Estimado amigo: ao tratar com um conhecido. • Prezado senhor: mais utilizado no Brasil, pode substituir

a "estimado”. • Caro amigo: quando se têm vínculos e relações mais

estritas com uma pessoa. • Caro Sr. X: tratamento com respeito.


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Introdução Geralmente, as fórmulas de introdução baseiam-se em frases e estruturas já definidas. Poderemos ajustar-nos a estas frases, com o fim de facilitar a redacção do texto e introduzir o leitor (a modo de referência) no contexto da carta, ou ao contrário prescindir delas sem ser descortês, e começar directamente o assunto que motiva a escrita. Contudo, também poderemos iniciar a introdução de um texto de maneira espontânea, com um estilo directo e ágil, ainda que não se ajuste a nenhuma das fórmulas que tradicionalmente se utilizam, pois ainda que estas fórmulas ajudem a elaborar um texto, a sua eliminação não motiva uma redacção incorrecta.

Exmo. Senhor,

Em resposta à vossa amável carta do dia............., temos o prazer de lhe enviar o catálogo das nossas próximas publicações.

Is IRMÃOS SANTANA

Construções, S.A.



Lisboa, 20 de Outubro de 2002



À atenção do Exmo. Sr. Manuel Joaquim da Silva

Exmo. Senhor,


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Corpo da carta Esta é a principal parte de uma carta, onde expressaremos o motivo da mesma. Começaremos sempre num parágrafo separado, ainda que tenhamos incluído a introdução, a modo de referência. Utilizaremos um estilo directo, claro e conciso, seguindo uma ordem lógica de exposição, começando sempre pelos temas mais importantes. Quando pretendamos tratar mais de um assunto, exporemos cada um deles num parágrafo distinto, com o fim de não misturar os temas e facilitar a compreensão dos mesmos. Quando queiramos tratar de assuntos que não guardem relação entre si, poderemos iniciar os parágrafos com um título destacado em maiúsculas ou sublinhado. Quando numa carta devam figurar montantes de dinheiro, repetir-se-ão escritos por extenso entre parêntesis, para evitar assim possíveis erros ou manipulações. Por exemplo: 750 € (setecentos e cinquenta euros). Se queremos destacar uma quantia que possa ser objecto de débito ou pagamento, poderemos destacá-la escrevendo-a fora da margem para uma leitura e localização mais rápida. Por exemplo:

Exmo. Senhor,

Em resposta à vossa carta gentil do dia............., temos o prazer de enviar a Vª.Exa. o catálogo das nossas próximas publicações. Tendo referências das extensas e boas relações que os Senhores têm na vossa província, pedimos a gentileza de nos informar sobre as possibilidades de venda que a mesma oferece.


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Se, devido à extensão, não queremos isolar a quantidade na margem, poderemos compô-la da seguinte forma: Se, a nossa carta tiver mais de una folha, devido à sua extensão, nunca deixaremos títulos ou linhas soltas na parte inferior da mesma. É recomendável deixar linhas em branco e passar o título ou parágrafo à folha seguinte. A segunda folha não deve ter o timbre completo, apenas deverá aparecer o nome da empresa ou o seu logótipo em tamanho reduzido, incluindo na parte direita da mesma o número da folha.

Despedida

De acordo com o combinado em...... efectuamos uma transferência no valor de:

100 € (cem) como pagamento de...

Exmo. Senhor,

De acordo com o combinado em...... efectuamos uma ordem de pagamento no valor de: 100 € (cem ) como liquidação de...

Is IRMÃOS SANTANA

Construções, S.A.

FOLHA Nº ...


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Actualmente se eliminou o uso das fórmulas rebuscadas e pomposas, utilizando-se outras mais simples, que conferem ao conteúdo da carta um estilo mais natural e simples.

Nome e assinatura O nome e a assinatura devem vir na parte direita do texto, logo abaixo da despedida e separados desta por linhas em branco. Quando uma carta for assinada em nome de uma empresa ou razão social, incluímos o nome da empresa acima do nome da pessoa que assina. Esta “ante-firma” é composta pelo nome da empresa ou instituição. Também se pode incluir o cargo que ocupa a pessoa que assina.

IRMÃOS SANTOS, S.A Carlos Fontes Fernandes

IRMÃOS SANTOS, S.A. Carlos Fontes Fernandes

Director Geral Em algumas ocasiões, abaixo da assinatura incluímos algumas abreviaturas que indicam que o assinante o faz por poder ou procuração (P.P), por autorização (P.A.), ou por ordem (P.O.), conforme o caso.

IRMÃOS SANTOS, S.A. P.P.:

Também poderemos compor esta parte da carta da seguinte forma:

IRMÃOS SANTOS, S.A O Director Geral

Carlos Fontes Fernandes Director Geral

IRMÃOS SANTOS, S.A.

Iniciais As iniciais estarão dispostas na parte inferior da carta, juntamente com os anexos e as notas, observações ou post-scriptum (P.S.). Têm a mesma finalidade que a referência comentada antes, substituindo esta no caso de não ser utilizada como tal.


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Anexos Esta nota deve ser incluída abaixo das iniciais, na parte inferior da carta, indicando as folhas ou documentação que anexemos a esta, por exemplo: catálogos, pedidos, cheques, letras de câmbio, etc.

Post-Scriptum A sua finalidade é incluir algum dado que se omitiu ao redigir a carta. Ainda que não seja muito recomendável a sua utilização, poderemos valer-nos deste tipo de nota para acrescentar informação complementar. Inicia-se com as iniciais P.S. (Post Scriptum), ou bem com Obs. (Observações) ou N.B. (Nota bene), como melhor convenha.

Resultado final Como pudemos verificar, a carta está composta por numerosas partes, cada uma delas relacionadas entre si, e que no seu conjunto transmitem uma comunicação muito completa, incluindo todos os pormenores necessários para que esta comunicação seja cumprida correctamente. Não obstante, cada uma das partes anteriormente expostas pode ser optativa, ou seja, na hora de elaborar um texto poderemos fazer uso delas para incluir os detalhes oportunos ou, ao contrário, suprimi-los, como melhor convenha. Quanto às medidas das margens, o espaço entre linhas, a distância da primeira linha, o espacejamento dos parágrafos, ou a separação entre os mesmos, deverão guiar-se aproximadamente pelas normas expostas. Com relação ao alinhamento perfeito das margens dos lados esquerdo e direito, bem como a sua disposição no conjunto, devemos seguir estritamente as normas a este respeito. A seguir apresentamos um modelo completo de carta comercial.


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Is IRMÃOS SANTANA

Construções, S.A.






À atenção do Exmo. Sr. Manuel Joaquim da Silva

Exmo. Senhor:

Em resposta à vossa carta de......., temos o prazer de enviar a Vª.Exa. o catálogo das nossas próximas publicações.

Tendo referências das extensas e boas relações que os Senhores mantêm na vossa região, solicitamos a gentileza de nos informar sobre as possibilidades de vendas que a mesma oferece.

Atentamente,

IRMÃOS SANTANA, S.A. O Director Geral

Anexo: 1 catálogo P.S.: favor de enviar a informação à nossa central em

Lisboa.


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6. OS DIFERENTES TIPOS DE CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL

..............................................................................................

6.1. CIRCULARES Utiliza-se esta forma de correspondência quando o mesmo assunto afecta ou interessa a várias pessoas, enviando o mesmo texto para cada uma delas. As circulares são empregadas para comunicados de grande difusão. As mais usuais são as que comunicam mudanças de horário, mudança de proprietário devido à venda de negócios, variação de preços, mudanças de domicílio, convocatórias e, sobretudo, para promover as vendas por correio. Se se tratar destas últimas, circulares de vendas, geralmente realiza-se um estudo prévio do público ao qual se dirigem, para assim conseguir o enfoque correcto através de uma redacção adequada. O seu contexto utiliza uma linguagem muito directa, provocando no leitor o desejo de compra e a sensação de necessidade da aquisição do novo produto. Poderemos, além disso, acrescentar um cupão de compra, informando o destinatário sobre a comodidade dos prazos através de um sistema fácil para torná-los efectivos. Através das circulares publicitárias poderemos informar os novos e inovadores produtos que lançamos no mercado, destacando as suas vantagens sempre com um estilo muito positivo, de tal forma que o leitor compartilhe a nossa ideia, em função de uma boa imagem do produto, bem como da nossa empresa. Contudo, poderemos valer-nos destes textos para comunicar uma mudança ou inovação. Neste caso deveremos completar a notícia exposta com uma alusão às causas que motivam tal mudança, fazendo menção às vantagens implicadas na mesma. Também poderemos informar a mudança de endereço das nossas filiais, a venda de um negócio, incluindo no texto da circular o novo endereço ou os dados oportunos que julguemos necessários.


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Para a elaboração de qualquer tipo de circular deveremos cuidar da apresentação e da diagramação do texto, uma vez que pretendemos que o seu aspecto visual seja o mais parecido ao de uma carta comercial, procurando fazer com que cada destinatário tenha a impressão de que foi escrita especialmente para ele. Se não for assim, acabará indo directamente ao cesto dos papeis. Una vez redigido o texto, imprimiremos ou fotocopiaremos tantas cópias como destinatários queiramos, incluindo-se o nome, endereço de cada um deles em cada exemplar correspondente. Devido à grande diversidade de assuntos que as circulares podem tratar, não existem normas gerais para a redacção de comunicados. Existem circulares muito breves, e outras mais extensas, podendo abarcar mais de uma folha. A seguir apresentamos alguns exemplos de circulares:


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IRMÃOS SANTANA, S.A. Praça da Alvorada, 15 1500-330– LISBOA Tel.:91 40001 02


Sr. Jesus Rodrigues de Sousa R. Rio Branco, 10 1800-125 - LISBOA

Estimado cliente,

Comunicamos a Vª.Exa. que, a partir do dia 25 do próximo mês de Novembro, o horário dos nossos escritórios, de Segunda a Sexta-feira, será o seguinte:

Manhã: das 9 às 13 h Tarde: das 15 às 20 h Certos de que esta mudança beneficiará as nossas

futuras negociações, subscrevemo-nos com os nossos melhores cumprimentos.

Atentamente,

01.01 POR Informação sobre mudança de horário de

funcionamento dos escritórios


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NIRTEM E ASSOCIADOS Rua Cristóvão Colombo, 60 1800-330 – LISBOA Tel.:91 606 11 22

Lisboa, 10 de Agosto de 2001.

A/c. Sr. Carlos Fontes Pinheiro Carlos III, 75 08201 BARCELONA Estimado cliente: Serve a presente para o informar sobre os novos artigos

apresentados pela nossa empresa, e dos quais receberá, proximamente, por correio, amostras para a vossa apreciação.

A remessa constará de: - 3 perfumes de grande inovação para a temporada de

Primavera/Verão; - 5 conjuntos completos de creme hidratante e creme de

noite, com apresentação exclusiva; - 4 embalagens de diferentes amostras de lenços perfumados; - 12 gamas de cores de batons.

Certos de que estes artigos serão inteiramente do vosso interesse, incluímos os preços dos mesmos, que entrarão em vigor no dia 25 do próximo mês de Setembro.

Cravo rosa (perfume 50 ml) 9.300 Standy (perfume 30 ml) 8.500 Anyblue (perfume 35 ml) 10.200 Conjunto hidratante/noite 5.500 Lenços perfumados (emb. com 100 un.) 2.100 Lenços perfumados (emb. de 50 un.) 1.400 Batom/unidade 4.200

Na expectativa de que os artigos que lhe enviamos sejam

do vosso agrado, aproveitamos a oportunidade para o cumprimentar respeitosamente.

João Carlos Estrela Presidente

01.02 POR Informação de um novo lote de produtos


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LGOTIM S.L. Rua Direita, Nº 70, 1º andar. 1800-330, LISBOA Tel.: 617650126

Lisboa, 5 de Maio de 2001.

RIVAS MURCIANO, S.A. Felipe Cristóvão, 23 1800-330 Lisboa Excelentíssimos Senhores:

Temos o prazer de comunicar a VV.Exas. que abrimos ao

público um novo estabelecimento dedicado à venda de lubrificantes, correias, óleos, utensílios e maquinaria geral. O nosso estabelecimento está localizado na nova sede:

Praça da República, 40 1800-000, LISBOA Tel.: 9145.3229 9145.3279 A nossa orientação técnica permite que tenhamos o mais

intenso controlo sobre o negócio, podendo garantir aos nossos clientes a qualidade dos produtos.

Desta forma, colocamos à vossa disposição os nossos serviços

de elaboração de orçamentos, projectos e estudos de montagens eléctricas, agrícolas e industriais, de qualquer tipo, tudo isso gratuitamente, salvo nos casos em que for preciso um deslocamento do nosso pessoal técnico.

Não obstante, permitimo-nos anexar aqui um folheto

explicativo da nossa organização, juntamente com a amostra do catálogo correspondente.

Na expectativa das vossas notícias, subscrevemo-nos

atenciosamente, Ângelo Gomes dos Santos Departamento de Vendas

01.03 POR Comunicado de abertura de um novo estabelecimento


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ELÉCTRICAS SANDOVAL Rua da Quitanda, nº 30 1800-264 LISBOA

Serve a presente para convocar os senhores accionistas

para a Reunião ordinária da Junta Geral que terá lugar na sede social, Rua da Quitanda, 30, no próximo dia 28 de Agosto, às 18 horas, com a seguinte pauta:

ORDEM DO DIA

1º Revisão e aprovação da Administração pelo Conselho de Administração e da Apuração dos Resultados.

2º Estudo das possíveis modificações estatutárias e aprovação do novo Conselho Director.

3º Revisão do plano económico para proceder, se corresponde, com uma ampliação do capital social de acordo com a Lei de Regime Jurídico das Sociedades Anónimas.

4º Questões e esclarecimentos. 5º Leitura e aprovação da acta da Reunião.

Lisboa, 20 de Agosto de 2001. O Secretário do Conselho de Administração

01.04 POR Convocatória da Reunião da Junta Geral de Accionistas


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CAIXAS CONFEDERADAS Avenida dos Combatentes, 22 1500-020 LISBOA

Com o fim de tornar mais simples a informação que

recebe sobre as vossas operações, simplificaremos o número de comunicações que lhe remetemos, suprimindo, a partir do próximo dia 1 de Janeiro, aquelas relativas às movimentações em conta, já que o seu conteúdo está disponível nos extractos mensais da c/c.

Para qualquer consulta, rogamos a V.Exa. que se dirija à

agência mais próxima, a partir do próximo dia 2 de Fevereiro, onde atenderão com muito prazer as vossas petições, através dos nossos departamentos correspondentes.

Outrossim, podem contactar por telefone, ligando para o

892 93 83 74. Atentamente, CAIXAS CONFEDERADAS Dpto. de Correspondência

01.05 POR Informação sobre mudanças na correspondência enviada


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO Exmos. Senhores:

Temos o prazer de informar que, a partir do próximo dia ............(data), o novo endereço dos nossos escritórios será o seguinte:

ENDEREÇO Com a certeza de que esta mudança beneficiará

futuras relações comerciais, subscrevemo-nos com a máxima consideração.

Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

01.06 POR Aviso de mudança de instalações


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REMETENTE


Serve a presente para lhes informar que, a partir do

próximo dia ............(data), os números de telefone e Fax dos nossos escritórios serão os seguintes:

TELEFONE: ..................... (tel.) FAX: ................................. (fax) Aguardando poder continuar atendendo-lhes nestes

novos números, subscrevemo-nos com a máxima consideração


01.07 POR Aviso de alteração de número de telefone e fax


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REMETENTE


Vimos por este meio comunicar que, a partir do próximo dia ............(data), o nosso novo horário de atendimento será o seguinte:

NOVO HORÁRIO Certos de que esta mudança beneficiará futuras

relações comerciais, subscrevemo-nos com a máxima consideração.

Atentamente, NOME E ASSINATURA

01.08 POR Aviso de novo horário


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REMETENTE


Serve a presente para informar a VV. Exªs de que os preços dos nossos produtos sofreram uma alteração. Esta alteração deve-se a .............(razões).

Junto a esta enviamos uma lista completa com os

novos preços que entrarão em vigor no próximo dia ..........(data).

Com a certeza de que compreenderão as razões

indicadas, subscrevemo-nos com a máxima consideração. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

01.09 POR. Aviso de alteração de preços


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores:

Temos o prazer de comunicar a nomeação do Senhor/ da Senhora .................. (nome) como novo/a Director/a do nosso departamento de .................... (departamento).

A sua atitude pessoal e o seu excelente rendimento

profissional ao longo da sua permanência nesta empresa permitem-nos garantir que se trata de uma decisão acertada.

Agradecendo antecipadamente a sua colaboração,

subscrevemo-nos com a máxima consideração. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

01.10 POR Nomeação de novo/a Director/a


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Temos o prazer de comunicar que a representação dos

nossos produtos em ............ (país do destinatário) foi cedida a:

DADOS DO REPRESENTANTE Temos a certeza de que esta nomeação será da sua

inteira satisfação, pois evitará possíveis demoras nos seus pedidos.

Agradecendo antecipadamente a sua colaboração,

ficamos à disposição de VV. Exªs. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

01.11 POR Nomeação de novo representante


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores:

Desejamos-lhes um Feliz Natal e um Próspero Ano Novo.

Com a esperança de contar com o Vosso apoio neste

........ (novo ano), subscrevemo-nos com a máxima consideração.


01.12 POR Felicitação de Natal


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmo. Senhor. X: Exma. Senhora X:

Serve a presente para enviar os nossos mais sinceros

parabéns com o motivo do seu aniversário. Desejando que desfrute de um dia muito agradável,


01.13 POR Felicitação de aniversário


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.............................................................................................. 6.2. PEDIDOS

Utiliza-se este tipo de correspondência para solicitar a remessa de artigos e mercadoria, que previamente foram oferecidos, seja por quem oferece o produto ou seja por quem precisa do pedido. Na sua redacção deveremos ter muito cuidado para não omitir nenhum pormenor, nem cometer nenhum erro com respeito às quantidades requeridas ou às condições de pago ou de remessa, pois isso pode implicar em futuras reclamações ou em futuros litígios. Estas cartas devem ser precisas, livres de qualquer formulismo, e obviamente fáceis de interpretar. Para a sua elaboração dedicaremos um cuidado especial para expressar com exactidão os seguintes aspectos: • A quantidade (unidades, peso, metros, etc.); • A referência (classe, qualidade); • O preço (para evitar confusões); • O prazo de entrega (data em que se deve fazer a entrega); • O modo de envio (transportes, seguros, local de entrega,

embalagens); • A forma de pagamento; • Documentos especiais (como licenças ou outros que

possam ser incluídos); Para a confirmação do pedido costumam enviar-se estas ordens em duas vias, sendo uma delas devolvida e assinada, o que indica a conformidade no cumprimento do mesmo. Se as relações comerciais entre ambas as empresas são muito frequentes, as condições e forma de venda costumam ser já conhecidas, podendo-se omitir alguns destes conceitos. Não obstante, e por razões de segurança, convém assinalar estes dados. Se a operação estiver sujeita à conformidade de ambas as partes, podemos redigir uma carta de aceitação do pedido, onde estará registada esta aceitação mútua. Muitas empresas


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utilizam formulários pré-estabelecidos e impressos para tramitar os seus pedidos, com o fim de agilizar a sua elaboração e evitar a omissão de qualquer detalhe importante, onde aparecem os campos correspondentes, como quantidade, género, modelo, forma de pagamento, ou modo de envio. A seguir apresentamos alguns exemplos de cartas de pedido.


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CORPORAÇÃO SÃO MIGUEL, S.L. Avenida da Liberdade, 20 1800-124 LISBOA

15 de Maio de 2001.

RAFAEL SANCHES, S.L. Lourenço Branco, 55 4250-312 PORTO

s/ref.: 12.859 Assunto: pedido rego

Exmos. Senhores, Solicitamos a VV.Exas. que nos enviem com a maior urgência

possível os materiais que detalhamos a seguir: 7 programadoras eléctricas. Ref.: 8040 Smart Zone 10 aspersores de turbina 3/4" emergente 5 programadoras electrónicas para torneiras de pias (N5850) 2 tubeiras para difusor com filtro sector fixo

Forma de envio: através de agência com entrega nos nossos

escritórios. Forma de pagamento: transferência bancária, com 60 dias da

data da factura. Condições: aceitamos os preços indicados no vosso catálogo,

recebido com data de 23 do passado mês de Março. Pedimos o favor de enviarem a factura em duas vias.

Na expectativa da vossa entrega em breve, subscrevemo-nos

Atentamente,

Corporação São Miguel, S.L

02.01 POR Carta de pedido indicando materiais e condições


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MARTINS OLIVEIRA, S.A. Rua Fortuna, 80 3000-584 COIMBRA

10 de Setembro de 2001. CLUBE VINHOS ARTESANAIS Santo António, 12 4250-884 PORTO Exmos. Senhores:

Serve a presente para pedir favor de anotar o seguinte pedido: 15 caixas, tinto Mosteiro Criança - Safra 97, a 3.800. Escudos

Caixa de 6; 20 caixas, tinto Mosteiro Reserva - Safra 94, a 9.400 Escudos.

Caixa de 12. Aceitando os preços recebidos na vossa oferta enviada

anteriormente, solicitamos a entrega num prazo máximo de 10 dias, a partir da recepção deste pedido.

Lembramos a VV.Exas. que deverão facturar a nosso cargo, a

60 dias (a partir desta data), a importância total da remessa, que esperamos receber como de costume.

Atenciosamente, MARTINS OLIVEIRA, S.A. Rafael Pinheiro Dpto. de Compras

02.02 POR Carta de pedido aceitando preços e especificando condições


58

LIVRARIA LUSÍADAS Rua da Constituição, 10 9001-022 FUNCHAL

21 de Novembro de 1999.

PAPEL UNIVERSAL Santino, 21 08040 BARCELONA

Recebida a vossa campanha de ofertas no passado dia 15 do

corrente mês e beneficiados pelo desconto de 5%, indicado na mesma, sobre pedidos efectuados neste mês, solicitamos a remessa dos seguintes materiais:

- 100 caixas papel 80 g fotocopiadora - 1.000 envelopes, Ref. 124/9867 - 500 envelopes, Ref. 464/3987 Agradecíamos efectuassem o envio através do nosso

fornecedor habitual, da vossa delegação em Madrid, e pedimos-lhes o favor de nos avisar, por telegrama, a data da entrega do material.

Efectuaremos o pagamento por meio de reembolso postal, com

o prazo de 30 dias a partir da data da factura. Na espera do rápido cumprimento, e confiando na viabilidade

da nossa demanda de bonificação sobre preços, aproveitamos a oportunidade para reiterar os nossos votos de estima e consideração.

Atentamente, LIVRARIA LUSÍADAS Carlos Pereira Gerente

02.03 POR Carta de pedido indicando desconto ofertado


59

CORPO E SAÚDE Santa Trindade, 28 1300-231LISBOA

2 de Fevereiro de 2001.

Exmos. Srs. Vasco e Romeiro R. Comércio, 37 3610-256 COIMBRA

Acusamos a recepção da vossa amável carta com data de 15

de Janeiro passado, juntamente com as notas de preços remetidas com a mesma. Agradecemos-lhes o favor de atenderem o pedido detalhado a seguir:

200 Kg. essência de lavanda 200 " " alecrim 100 " " coco 100 " " benjoim De acordo com os preços e as condições de venda indicados

no vosso catálogo de preços, assim como das qualidades das amostras que nos enviaram anteriormente, esperamos realizem o envio no prazo mais breve possível.

FORMA DE PAGAMENTO. Incluindo o mesmo desconto de

sempre, efectuem o débito na nossa conta, no prazo de 30 dias, a partir da data da factura.

CONDIÇÕES. Enviem a documentação e a factura em três vias.

EXPEDIÇÃO. Realizem o envio por agência urgente. Na expectativa do vosso rápido cumprimento, subscrevemo-

nos atentamente, Jesus Touro (assinatura)

02.04 POR Carta de pedido indicando preços e qualidades

oferecidos anteriormente.


60

PERFUMARIAS ALONSO Fonte Santa, 30 28030 LISBOA

20 de Maio de 2001. ARMAZÉNS GRANDE Rua da Amirade, 15 4562-125 EVORA

Excelentíssimos Senhores: Após examinar profundamente as amostras que nos enviaram

no passado dia 10, com relação à vossa nova campanha dedicada a artigos de perfumaria e cosmética, consideramos que estes podem ter uma óptima aceitação por parte do público habitual dos nossos estabelecimentos.

Agradecia-lhes o favor de nos enviar com a maior brevidade,

os vossos correspondentes preços, e com o objectivo de que a operação seja viável e com mútuo benefício, agradecíamos reduzissem a sua cotização.

Na expectativa da vossa oferta que deverá incluir condições,

prazo de entrega e forma de expedição, subscrevemo-nos com os nossos melhores cumprimentos.

PERFUMARIAS ALONSO (Assinatura)

02.05 POR Carta de pedido solicitando oferta de preços


61

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO Exmos. Senhores.,

No passado dia .............. (data) efectuámos uma encomenda com referência ................ (ref.).

Devido a ................. (causa), vemo-nos obrigados a

modificar o conteúdo da mesma. Portanto, agradeceríamos que anulassem a anterior e anotassem os novos produtos e quantidades que detalhamos a seguir:

NOVA ENCOMENDA As outras condições continuarão a ser as mesmas. Lamentando o transtorno ocasionado, e agradecendo

antecipadamente a Vossa compreensão, despedimo-nos com os nossos melhores cumprimentos.


02.06 POR Modificação do pedido


62

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores.: Recebemos a Vossa carta com a referência ......... (ref.)

onde nos informam sobre os Vossos produtos. Estamos especialmente interessados em ...............

(produto), e agradeceríamos qualquer informação adicional que se possa facilitar a respeito, especialmente aquelas relacionadas com as características técnicas do produto.

De modo que nos alegraria muito receber a visita de

um dos seus representantes comerciais para esclarecer as dúvidas que possam surgir.

Agradecemos antecipadamente a vossa colaboração. Com os melhores cumprimentos. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

02.07 POR Pedido de mais informação sobre produto


63

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores. Estamos extremamente interessados na aquisição de

alguns dos Vossos produtos, pois somos conhecedores da grande qualidade dos mesmos.

Por esta razão agradecíamos a gentileza do envio, com

a maior brevidade possível, do seu catálogo ilustrado com uma tabela completa de preços e outras condições de venda.

Mostramo-nos especialmente interessados em

..................... (produtos). Não hesitem em contactar-nos para esclarecer

qualquer dúvida adicional. Na expectativa das Vossas prezadas notícias,


02.08 POR Pedido de catálogo de produtos


64

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Em resposta ao Vosso pedido ..................(data), temos

o prazer de enviar o nosso mais recente catálogo ilustrado, com a totalidade dos nossos produtos e uma completa tabela de preços.

As condições são as seguintes: - Forma de envio: .......................... - Prazo de entrega: ......................... - Forma de pagamento: ......................... Assim mesmo, oferecemos-lhes um desconto principal

de...........(%) pelas encomendas superiores a .............(quantidade).

Sem outro assunto de momento, e agradecendo

antecipadamente o seu interesse, aguardamos as Vossas notícias.


02.09 POR Resposta à carta anterior


65

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Agradecemos o envio do Vosso catálogo que recebemos

no dia..........(data). Após o ter consultado pormenorizadamente, estamos

interessados nos seguintes produtos: LISTA DE PRODUTOS Assim, solicitamos um orçamento para os produtos

expostos acima, incluindo qualquer gasto adicional (gastos de transporte ou embalagem) que possam ocasionar.

Na expectativa das Vossas notícias e sem outro

assunto de momento, ficamos ao Vosso dispor para esclarecer quaisquer dúvidas que possam aparecer em relação ao assunto.


02.10 POR Pedido de orçamento


66

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores., Após examinar pormenorizadamente o catálogo/as

amostras que VV.Ex.ªs tão gentilmente nos enviaram no passado dia ....(data)..., consideramos que os Vossos produtos podem ter uma grande aceitação entre os nossos clientes.

Pedimos o favor de nos enviar, com a maior brevidade,

uma tabela completa de preços. Para que esta operação possa ser viável e frutífera para ambas as partes, agradeceríamos também que reduzissem ao máximo a sua cotização.

Aguardando a Vossa oferta, que há-de incluir

condições de pagamento e de envio, apresentamos-lhes os nossos melhores cumprimentos.


02.11 POR Pedido de oferta de preços


67

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Rogamos-lhes o favor de nos enviar o mais rápido

possível os seguintes materiais/produtos: LISTA DE MATERIAIS OU PRODUTOS Forma de envio: Forma de pagamento: Condições: Não hesitem em contactar-nos para esclarecer

qualquer dúvida sobre este assunto. Na expectativa de notícias breves, apresentamos-lhes

os nossos melhores cumprimentos. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

02.12 POR Pedido


68

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, No passado dia .... (data) efectuámos uma encomenda

com data de entrega prevista para o próximo ........(data entrega).

No entanto, devido a uma redução imprevista no nosso

estoque, vemo-nos obrigados a solicitar uma antecipação na entrega para o próximo dia ..........(nova data).

Caso seja possível atender este pedido, agradeceríamos

a Vossa confirmação. Agradecendo-lhes antecipadamente a Vossa

colaboração, e lamentando os transtornos causados, subscrevemo-nos com a máxima consideração.


02.13 POR Pedido de antecipação do prazo de entrega


69

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, No passado .............. (data) efectuámos uma

encomenda com referência ................ (Ref.). Lamentamos ter que comunicar que nos vemos

obrigados a anular tal pedido em função de.................. (causa/s).

Pedindo desculpas pelos transtornos causados, e

agradecendo-lhes antecipadamente a Vossa compreensão, subscrevemo-nos com a máxima consideração.


02.14 POR Anulação de pedido


70

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Acusamos a recepção da Vossa encomenda

..........(Referência)........... com data de ..........(data) No entanto, e em função de..... (motivos), lamentamos

comunicar-lhes que não será possível efectuar a entrega da mercadoria na data combinada, sentindo-nos obrigados a fixar, como nova data de entrega, o próximo dia ......(data).

Renovando as nossas desculpas por este atraso

involuntário, subscrevemo-nos com a máxima consideração.


02.15 POR Aviso de incumprimento do prazo


71

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Acusamos a recepção da nossa encomenda Ref.

............... (Referência) no dia de hoje. Após ter examinado o seu conteúdo em profundidade,

verificámos que não responde plenamente às nossas expectativas devido a ................... (motivos).

Portanto, vemo-nos obrigados a efectuar a devolução

da mesma, esperando receber o abono correspondente ao pagamento realizado.

Na expectativa de que aceitem as nossas desculpas por

este inconveniente, e sem outro assunto de momento, subscrevemo-nos com a máxima consideração

Atentamente. NOME E ASSINATURA

02.16 POR Devolução do pedido e pedido de restituição da

importância


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Acusamos a recepção da nossa encomenda Ref.

............... (Referência) na data de hoje. Após ter examinado em profundidade o seu conteúdo,

verificámos que não atende plenamente às nossas expectativas devido a ................... (motivos).

No entanto, estamos dispostos a trocar por

.................. (outros produtos), dado que contribuiria/m melhor ao funcionamento da nossa empresa.

Rogamos que indiquem a diferença no preço, assim

como o procedimento a realizar. Na expectativa de uma resposta da parte de VV. Exªs e

lamentando sinceramente o transtorno ocasionado, subscrevemo-nos com a máxima consideração.


02.17 POR Devolução do pedido e troca.


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Agradecíamos reservassem ......... (número de bilhetes)

bilhetes simples/de ida e volta para o voo ................. (origem-destino) em nome de ..(nomes)..................... em classe executiva/ turista.

A saída será no dia ........ e a volta no dia ...... Agradecíamos confirmassem com a maior brevidade os

horários dos voos . Com os melhores cumprimentos. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

02.18 POR Reserva de bilhetes de avião


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Serve a presente para marcar a reserva de um quarto

individual/duplo com casa de banho e televisão. Temos previsto permanecer no Vosso hotel nas noites

dos dias ..................(datas). Ficávamos muito agradecidos se pudessem fazer a reserva no nome de ...............................(nome) e confirmá-la o antes possível.

Agradecendo antecipadamente a Vossa atenção,


02.19 POR Reserva de quarto num hotel


75

.............................................................................................. 6.3. AVISO DE RECEPÇÃO

Este tipo de correspondência geralmente é elaborado pelo destinatário, que informará, por escrito, que a remessa, seja de artigos ou valores, foi recebida. Primeiramente, e antes de acusar a recepção de qualquer remessa, revisaremos a mercadoria recebida, comparando a remessa com a factura correspondente, para verificar que tanto os géneros, como a qualidade dos mesmos ou os preços são correctos. Se estarmos de acordo com a mercadoria recebida, enviaremos um aviso acusando a recepção normal. Se, ao contrário, observamos algum problema ou defeito na entrega, deveremos indicar no próprio aviso todas as observações oportunas, já que se não enviamos imediatamente este escrito ou não informarmos as correspondentes anomalias detectadas, considerar-se-á que o envio foi aceite pelo destinatário. É importante ressaltar que este tipo de aviso tem valor legal, com o qual, se recusamos uma remessa de mercadoria ou advertimos algum defeito na mesma, o Código do Comércio ordena que se faça uma inspecção de um perito do Estado. Outrossim, podemos tramitar um aviso de recepção, no caso de enviarmos uma carta registada através do serviço dos Correios, e sendo esta de máxima importância, não nos basta a segurança que nos oferece o registo, e portanto também devemos pedir, na correspondente agência dos Correios, o aviso de recepção, o que significará que o destinatário não só assinará o livro de registos, mas também o comprovante que nos será devolvido. Com o fim de simplificar o envio dos avisos acusando a recepção, muitas empresas remetem um formulário anexo, facilitando ao destinatário a sua redacção e simplificando o seu trâmite. A seguir apresentamos um modelo que se ajusta aos utilizados habitualmente.


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AVISO DE RECEPÇÃO EMPRESA Endereço Pela presente, acusamos a recepção de: Sendo estes géneros da nossa total

conformidade. Data: ......................................... Cidade: .................................... Assinatura: Observações:

03.01 POR Modelo de aviso para acusar recepção


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ESTABELECIMENTOS ROTA São João, 55 8080-456 FARO


FORNECEDORES PERES Fonte Baixa, 44 5040-432 SINTRA Estimados Senhores: Acusamos a recepção da mercadoria detalhada na nossa

ordem de pedido n° 423/99, com data de 10 de Janeiro, a qual recebemos na presente data em perfeito estado e seguindo as condições estabelecidas.

Colocando-nos à disposição de VV.Exas., subscrevemo-

nos respeitosamente, ESTABELECIMENTOS ROTA (assinatura)

03.02 POR Aviso de recepção de mercadorias


78

SANEAMENTOS BRANCO Sol, 95 5788-421 ELVAS

20 de Junho de 2001.

LOPES & LOPES Rua do Balcão, 33 1247-478 LISBOA

Estimados Senhores: Temos o prazer de acusar a recepção da vossa amável

carta do dia 15 do corrente mês, mediante a qual VV.Exas remetem o cheque n° 5.345.432 nº valor de 54.300 Escudos (cinquenta e quatro mil e trezentos), liquidando assim a nossa factura n° 424, com data do dia 15 de Maio.

Agradecendo a prontidão do vosso pagamento, ficamos

sempre à Vossa disposição.

Atenciosamente, SANEAMENTOS BRANCO (assinatura)

03.03 POR Aviso de recepção de valores


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SUPERMERCADOS ROSA Rua da Paz, 32 2478-124 EVORA

20 de Setembro de 2001.

ADEGAS RÓMULO Duque Carlos, 12 2145-147 BRAGANÇA

Exmos. Senhores:

Tendo recebido na presente data a vossa remessa correspondente à nossa ordem nº 235/99, e efectuada a verificação oportuna da mercadoria, advertimos a falta de um dos géneros indicados na citada ordem de pedido:

- Tintos Mosteiro - Criança - Safra 94.

Como supomos tratar-se de um erro devido ao grande número de artigos indicados no mesmo, pedimos o favor de solucionar este malentendido com a maior brevidade possível, ou no caso contrário, contactar-nos urgentemente.

Atenciosamente, SUPERMERCADOS ROSA (Assinatura)

03.04 POR Aviso de recepção indicando um erro na remessa da

mercadoria


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IRMÃOS SAAVEDRA. Rua da Sé, 21 3619-254 FARO

30 de Maio de 2001. Gráfica ROBERTO Av. D. Sebastião, 33 1500-321 LISBOA

Exmos. Senhores: Serve a presente para comunicar a recepção nesta data

da remessa enviada por VV.Exas. e que corresponde à nossa ordem de pedido nº 434/99, com data de 20 de Abril.

Uma vez comprovado que tal remessa está correcta,

anexamos o cheque bancário nº 4.245.423, no valor de 37.400 Escudos (trinta e sete mil e quatrocentos) que liquida a vossa factura nº 323.

Rogamos a VV.Exas. nos remetam, por giro postal, o

correspondente aviso de recepção. Na expectativa das prezadas notícias de VV. Exas,

subscrevemo-nos com a máxima condideração.

Atenciosamente, IRMÃOS SAAVEDRA (Assinatura)

03.05 POR Nota informando o envio de cheque e solicitando aviso

de recepção


81

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Acusamos a recepção da Vossa carta de............(data),

na qual VV.Exªs solicitavam a antecipação da data da entrega de uma encomenda.

Termos o prazer de informar que podemos atender o

Vosso pedido sem que isto suponha qualquer transtorno. VV.Exªs receberão a mercadoria no próximo dia ..............(data).

Sem outro assunto de momento, subscrevemo-nos

com a máxima consideração Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

03.06 POR Resposta favorável


82

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Acusamos a recepção da Vossa carta de ............(data),

na qual VV. Exªs solicitavam a antecipação da data da entrega de uma encomenda.

Lamentamos informar que não será possível atender o

seu pedido por motivos técnicos. Por isto, somos obrigados a manter a data de entrega acordada inicialmente (.....data).

Sentimos sinceramente não poder ser-lhes de maior

utilidade nesta ocasião, subscrevemo-nos com a máxima consideração


03.07 POR Resposta desfavorável


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Acusamos a recepção da mercadoria referida na nossa

encomenda n.º ........................, a qual recebemos hoje em perfeito estado e de acordo com as condições aceites no seu momento.

Sempre ao seu dispor. Com os nossos melhores cumprimentos. Atentamente. NOME E ASSINATURA

03.08 POR Confirmação de recepção


84

.............................................................................................. 6.4. AS RECLAMAÇÕES

As cartas de reclamações surgem como consequência do incumprimento de um acordo pactuado. Entre profissionais e empresas podem aparecer diferenças ou desavenças motivadas pela entrega errónea de um pedido ou pela má execução de qualquer ordem semelhante, bem seja no prazo de entrega, ou bem seja devido a diferenças de qualidade e forma de pagamento. Estas reclamações deverão efectuar-se o antes possível, ou seja, no momento imediato em que se detecte o erro ou a circunstância que o motive. Nela especificaremos muito bem a causa que nos motivou a escrevê-la, para que o destinatário entenda rapidamente o erro cometido. Manteremos sempre um tom firme mas educado, oferecendo uma possibilidade para o corrigir e procurando não marcar o nosso escrito com um estilo negativo. Para isso podemos assinalar algum detalhe positivo do envio, como a sua boa qualidade ou a sua pronta entrega. Também pediremos que se indique a causa do dano, para que se possa evitar nas próximas remessas, sempre de uma forma correcta, ainda que tenhamos sofrido sérios prejuízos. Se, apesar de tudo, não recebemos uma resposta depois de um intervalo de tempo razoável, enviaremos uma segunda carta de reclamação, desta vez com termos mais enérgicos, fazendo menção à primeira carta enviada e pontuando que não estamos interessados em recorrer às acções legais. Se também não obtivermos resposta a esta segunda carta, poderemos enviar uma advertência breve, na qual indicaremos que nos veremos obrigados a apelar pela via legal, no caso de não receber nenhuma resposta imediata.


85

Respostas às reclamações No entanto, existem escritos que respondem às reclamações recebidas. Nestas cartas devemos ser mais respeitosos e razoáveis. Primeiramente nos asseguraremos de que a reclamação está justificada, segundo os termos propostos pelo reclamante. Neste caso, admitiremos o erro e responderemos imediatamente, garantindo a este que tomaremos as medidas oportunas para evitar que volte a ocorrer tal circunstância e expondo a melhor forma para corrigir o erro. Em algumas ocasiões o reclamante não terá a razão. Se percebemos que o erro foi seu, por exemplo, omitindo algum detalhe na formulação de um pedido, responderemos expondo tal situação com muita correcção e tacto, e propondo a substituição, alteração ou variação para corrigir o erro ou a causa do mesmo. Dado que, geralmente, costuma-se preferir sempre chegar a um acordo mútuo, sem ter que optar pela via legal, muitas vezes será o próprio reclamante quem opte por incluir as indicações para solucionar o erro.


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LIVRARIA PONTES Ponte, 10 7489-412 BRAGANÇA

2 de Dezembro de 2001.

PAPEL UNIVERSAL Santino, 21 6247-444 BRAGA

Recebido o envio de VV.Exas., em resposta à nossa

ordem de pedido com data de 21 do mês de Novembro passado, comunicamos um defeito numa das caixas de papel para fotocopiadora, recebidas na mesma data.

Esta foi enviada sem a sua embalagem correspondente,

produzindo-se um dano irreparável, e portanto, encontramo-nos na obrigação de devolver a referida caixa.

Por este motivo, reclamamos um novo envio, o qual

esperamos receber através da sua delegação em Lisboa, a quem entregaremos o artigo danificado.

Lamentando este inconveniente e aguardando uma

resposta sobre este incidente, subscrevemo-nos atenciosamente,

LIVRARIA PONTES Carlos de Almeida Santos Gerente

04.01 POR Carta de reclamação devido a um artigo danificado no envio


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PAPEL UNIVERSAL Santino, 21 6574-785 BRAGA

10 de Dezembro de 2001.

LIVRARIA PONTES Ponte, 10 1500-210 LISBOA

Em resposta à vossa carta do dia 2 do passado mês de

Dezembro, lamentamos profundamente que, devido a um erro acidental, cometido no processo de acondicionamento dos artigos, VV.Exas. tenham recebido uma das caixas enviadas sem a correspondente embalagem.

Para solucionar este erro, que sem dúvida é involuntário,

retiraremos o artigo danificado da sua livraria, enviando outro com as mesmas características.

Pedindo que aceitem as nossas desculpas e, confiando

na vossa aprovação, reiteramos os nossos votos de estima e consideração

Atenciosamente, PAPEL UNIVERSAL

04.02 POR Carta de resposta à reclamação anterior


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PERFUMARIA CANTOL Rua Boa Vista, 5 8512-441 SETÚBAL

15 de Abril de 2001.

ANTILHAS ROLDÃO Rua Coronel Chaves, 35 7512-874 PORTALEGRE

Exmos. Senhores:

Em resposta ao vosso envio nº 3083/332M, com data do dia 14

do passado mês de Abril, e no momento de o retirar na estação de comboios, observamos que existe uma variação entre o peso total do pedido recebido e o que, em realidade, constava no nosso pedido enviado a VV.Exas., sendo esta diferença de 10 Kg.

Reclamado este erro nos correspondentes escritórios deste

terminal de comboios, negam-se a descontar-nos o seu valor, baseando-se nos valores absolutos da declaração.

Não sendo possível observar à primeira vista nenhum detalhe

que confirmasse o erro constatado, optamos pela retirada da mercadoria completa, com o propósito imediato de nos dirigir a VV.Exas. fazer-lhes ciência do facto e para que possam agir em resposta ao ocorrido.

Uma vez confirmado que os artigos recebidos não apresentam

nenhum defeito, observamos que a diferença se deve à ausência de embalagem da essência Benjoim, que sem dúvida alguma atribuímos a um erro involuntário.

Por isso rogamos reparem o dano que nos foi causado com isso,

remetendo-nos com a maior brevidade possível a mercadoria citada. Na expectativa das suas notícias, subscrevemo-nos atentamente, PERFUMARIA CANTOL P.P. Dpto. Compras

04.03 POR Carta de reclamação por incumprimento de um pedido

recebido


89

ANTILHAS ROLDÃO Coronel Chaves, 35 7514-214 PORTALEGRE

25 de Abril de 2001.

PERFUMARIA CANTOL Rua Boa Vista, 5 6412-324 SETUBAL

Exmos. Senhores: Serve a presente para responder à vossa carta com data

do dia 15 do corrente mês, lamentando profundamente o erro cometido, provocado no momento do empacotamento da mercadoria oportuna.

Pedimos desculpem o ocorrido e para reparar, dentro do

possível, os prejuízos que possamos ter causado, enviamos urgentemente a VV.Exas., através de transportadora, 10 Kg de essência Benjoim.

Na expectativa de que VV.Exas saibam desculpar esta

omissão, completamente alheia às nossas intenções, remetemos-lhes, com as despesas de envio pagas, ao vosso domicílio, a correspondente mercadoria citada anteriormente.

Aproveitamos a ocasião para reiterar a nossa profunda

estima e consideração. Atentamente, ANTILHAS ROLDÃO Carlos Fontes

04.04 POR Carta de resposta à reclamação anterior


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PRODUTOS DE COURO SANTO ÂNGELO, S.A. Jesus Porto, 25 2547-225 GUARDA

10 de Outubro de 2001. COOPERATIVA DO COURO R. Montanhas Brancas, 60 9114-255 VIANA DO CASTELO Exmos. Senhores:

Tendo em nosso poder a mercadoria correspondente à ordem

nº 59.483, do passado 23 de Setembro, observamos notáveis diferenças com respeito às amostras expostas pelo vosso representante neste distrito.

Constatamos que nas carteiras e nos cintos modelo "Senhor”

Ref. 238/101, a qualidade do acabamento é muito inferior, estando confeccionados com uma pele de menor espessura. Não obstante, todos os demais artigos merecem a nossa conformidade.

Esperamos as vossas instruções para a devolução dos

referidos artigos, cuja importância será descontada da vossa factura nº 18.433/99, a não ser que os preços para os referidos artigos possam aceitar um desconto de pelo menos 30%, o que nos permitiria oferecê-los como artigos de média qualidade.

Na expectativa das suas notícias, subscrevemo-nos

atentamente,

PRODUTOS DE COURO SANTO ÂNGELO, S.A.

Ângela Marques 04.05 POR Carta de reclamação queixando-se da qualidade da

mercadoria recebida


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COOPERATIVA DO COURO R. Montanhas Brancas, 60 9144-874 VIANA DO CASTELO

20 de Outubro de 2001.

Produtos de Couro Santo Ângelo, S.A. R. Jesus Porto, 25 2214-142 GUARDA Exmos. Senhores:

Em resposta à vossa carta do dia 10 do presente mês,

comunicamos que as diferenças, observadas entre o artigo recebido por VV.Exas e as amostras apresentadas pelo nosso representante, são inevitáveis em todos os artigos de marroquinaria.

É-nos, portanto, impossível consentir que tais artigos se

comercializem com desconto, já que isso pode acarretar, não apenas um prejuízo à nossa empresa, mas também àqueles comerciantes que os oferecem com os preços estabelecidos.

Desta forma, não sendo possível conceder o desconto que

nos propõem VV.Exas., informamos que proximamente o nosso agente fará uma visita à região, nesta ocasião o mesmo encarregar-se-á da devolução.

Não obstante, propomos uma negociação com uma

alteração eventual, retirando da sua factura o encargo correspondente.

Não aceitando a responsabilidade, lamentamos tais

problemas e colocamo-nos às vossas gratas ordens.

Atentamente,

COOPERATIVA DO COURO Afonso Pietro Director Comercial

04.06 POR Carta de resposta à reclamação anterior, não assumindo

a responsabilidade


92

SILVA CRUZ D. Sebastião, 15 1500-471 LISBOA

15 de Maio de 2001.

TOOLS INFORMÁTICA R. Cisnes, 55 3254-201 CASTELO BRANCO

Exmos. Senhores:

Lamentamos ter que nos dirigir a VV.Exas. para comunicar as

contínuas avarias que se vêm produzindo num dos equipamentos que adquirimos na vossa empresa, há apenas dois meses.

Trata-se de uma impressora Tools 7000 Laser. A primeira avaria

produziu-se, exactamente, depois de cinco dias da sua instalação na nossa empresa. Posteriormente ocorreram várias interrupções, sendo impossível manter um funcionamento constante do equipamento.

VV. Exas. poderão confirmar estas afirmações ao consultar a

correspondente ficha de manutenção em vosso poder, aberta no nosso nome.

Temos conhecimento de que, actualmente, outros equipamentos muito

semelhantes ao nosso, e também fabricados por VV.Exas, funcionam correctamente, o que nos leva a pensar que o que temos na nossa empresa apresenta um sério defeito de fabricação, impossível de solucionar.

Em consequência, vemo-nos no direito de exigir a substituição deste

equipamento por outro em óptimas condições. Contudo, esta substituição deverá realizar-se livre de encargos, devido

aos grandes prejuízos que tais incidentes têm ocasionado à nossa empresa.

Na expectativa das vossas notícias, com os melhores cumprimentos,

Atenciosamente, SILVA CRUZ Director Gerente

04.07 POR Carta de reclamação por avarias de um equipamento

informático


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, No passado dia .......(Data) efectuámos uma

encomenda com referência ...........(Referência), esperando que se cumprissem as condições acordadas com VV. Exªs .

O motivo da presente é comunicar que a referida

mercadoria ainda não foi entregue; tão pouco recebemos qualquer notícia da Vossa parte sobre este assunto. Pensamos, portanto, que se trata sem dúvida de uma circunstância totalmente alheia a VV. Exªs.

No entanto, agradeceríamos que verificassem qual

pode ter sido o motivo deste atraso e que procedessem com a solução deste incidente.

Na expectativa de uma resposta da parte de VV. Exªs ,

colocamo-nos ao seu dispor. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

04.08 POR Reclamação por não receber entrega: primeira carta


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, No passado dia ..........(Data) enviámos uma carta com

a referência .............. onde lhes informávamos que o nosso pedido ............(Referência) não foi entregue.

Após ter esperado durante um tempo razoável, sem ter

recebido qualquer resposta da Vossa parte, comunicamos que o referido pedido continua sem ser atendido.

Por esta razão, vemo-nos obrigados a considerar o

extravio do envio, e portanto solicitamos a devolução do montante com a maior brevidade.


com a máxima consideração. Atentamente, NOME E ASSINATURA

04.09 POR Reclamação por não receber entrega: segunda carta


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Após várias tentativas, não pudemos receber nenhuma

resposta da Vossa parte. E, portanto, encontramo-nos na obrigação de

comunicar que adoptaremos todas as medidas legais que estiverem no nosso alcance, a não ser que VV. Exªs solucionem o problema antes do próximo dia ........(Data).

Após eta data, deverão tratar directamente com: DADOS DO ADVOGADO Atentamente, NOME E ASSINATURA

04.10 POR Aviso de adopção de medidas legais


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Com data de hoje recebemos as mercadorias que lhes

solicitamos na nossa encomenda .......(Referência) com data de ........(Data).

Após um exame detalhado do conteúdo das mesmas,

reparamos que um artigo/alguns dos artigos apresenta/m defeitos, e portanto nos vemos obrigados a proceder com a sua devolução.

Por esta razão, solicitamos um novo envio através da

sua agência de transportes habitual, à qual entregaremos o artigo/os artigos danificado/s.

Lamentando este inconveniente e aguardando as

Vossas notícias, subscrevemo-nos com a máxima consideração.


04.11 POR Reclamação devido a mercadoria defeituosa


97

.............................................................................................. 6.5. CARTAS DE COBRANÇA

O objectivo destas cartas é tentar liquidar uma dívida pendente e, portanto, poder efectuar a sua cobrança, lembrando à empresa ou à pessoa morosa que têm uma dívida connosco. Na elaboração deste tipo de cartas, é conveniente expor algum argumento, com o fim de que o cliente devedor veja a necessidade de liquidar tal dívida em benefício mútuo. Para tanto, utilizaremos um estilo firme e ao mesmo tempo educado, já que se trata de reclamações um tanto incómodas e embaraçosas. Podemos oferecer-lhe ao mesmo tempo a nossa colaboração para alcançarmos o fim proposto, fazendo-o ver que o pagamento da dívida pode trazer um benefício para o cliente: o de demonstrar a sua idoneidade e seriedade profissional. Se apesar disto, vemos que o nosso cliente não toma as medidas adequadas para liquidar a sua dívida, enviaremos uma segunda carta; desta vez com um tom mais taxativo, comunicando-lhe que recorreremos à via legal se segue sem efectuar o pagamento da mesma, negando-lhe, neste caso, qualquer possibilidade de negociar. Não obstante, devemos tentar conseguir cobrar a dívida, mas sem perder por isso o cliente. Antes de recorrer aos procedimentos legais, é mais vantajoso para ambos chegar a um acordo, optando num primeiro momento pela negociação.


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ROSA ELÉCTRICA Fortuna, 23 1300-147 LISBOA

20 de Julho de 2001.

Exmo. Sr. Carlos Fontes Fernandes Costa Brava, 34 2415-120 AVEIRO

Agradecíamos que tenha a bondade de liquidar o saldo devedor connosco no valor de 145.200 Escudos (cento e quarenta e cinco mil, duzentos), correspondente aos pedidos servidos durante o segundo trimestre do corrente ano de 2001.

Atenciosamente, ROSA ELÉCTRICA (assinatura)

05.01 POR Carta de cobrança, pedindo a liquidação de um saldo devedor


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FORNECEDORES GRANDE Roma, 33 9784-444 SETÚBAL


PNEUS AFONSO Sereia, 15 1300-744 LISBOA Exmos. Senhores:

Dirigimo-nos a VV.Exas para lembrar que a vossa conta

apresenta um saldo devedor de 55.000 Escudos, este valor corresponde às facturas 452/99 e 568/99, nas quais se indicava, nas condições de pagamento, a sua liquidação à vista.

Não temos dúvida de que esta demora deve-se a um erro

involuntário da vossa parte, e portanto solicitamos que a presente sirva a VV.Exas para liquidar o valor indicado acima com a maior brevidade possível.

Atenciosamente, FORNECEDORES GRANDE (assinatura)

05.02 POR Carta solicitando a liquidação de uma dívida e

assumindo um suposto erro


100

ARMAZÉNS LOPES R. Silhueta, 44 1900-235 LISBOA


ELÉCTRICAS MENDES Av. São Leopoldo, 22 2155-458 VILA REAL Exmos. Senhores:

Devido ao próximo fechamento de trimestre e segundo

as normas do nosso administrador de contabilidade, agradecíamos ter a bondade de liquidar o saldo devedor, correspondente à nossa factura 429 do dia 6 do passado mês de Agosto.

Portanto, esperamos que nos enviem um cheque

bancário no valor de 147.000 Escudos, como já se fez em ocasiões anteriores.

Atenciosamente, ARMAZÉNS PERES (assinatura)

05.03 POR Carta solicitando a liquidação de uma factura e expondo

um argumento


101

IRMÃOS FERNANDES R. Saragoça, 43 8659-214 VISEU

3 de Maio de 2001.

SATINADOS E EMULSÕES Av. Rio Grande, 44 1000-325 LISBOA Exmo. Senhor:

Não tendo recebido a vossa resposta às nossas cartas

anteriores, uma vez mais insistimos na necessidade de que V.Exa proceda com a liquidação da dívida com a nossa empresa. Esta apresenta um saldo devedor no valor de 55.000 Escudos.

Partindo do pressuposto de que a mesma não foi

liquidada por motivo de força maior que o impede de o fazer, transmitimos o nosso desejo de colaborar juntamente com o fim de encontrar uma possível solução.

Igualmente vemo-nos na obrigação de informar que se

dentro do prazo de dez dias não recebemos resposta ao presente aviso, recorreremos à via legal para a liquidação da mesma.

Esperando que V.Exa. tome ciência das nossas

intenções, subscrevemo-nos atenciosamente, IRMÃOS FERNANDES (assinatura)

05.04 POR Carta insistindo na liquidação de uma dívida e abrindo a

possibilidade para negociar


102

FORNECEDORES BARRA Rua da Barra, 44 1700-258 LISBOA


CLUBE DOS ARTESÃOS Rua Estrela, 44 4587-211 PORTO Exmos. Senhores:

Há dois meses dirigimo-nos a VV.Exas., solicitando a

gentileza de saldar o valor das nossas facturas 456 e 432. Posteriormente, e por carta registada com data do dia 4

do actual mês de Setembro, voltamos a insistir sobre a conveniência de liquidarem o saldo devedor no valor 10.500 Escudos.

Como até o momento não recebemos qualquer resposta

da vossa parte a ambas as cartas citadas, recorremos novamente a VV.Exas. rogando que, pelo meio que considerem mais oportuno, nos remetam a mencionada quantia.

Sinceramente, lamentaríamos comprometer o vosso

prestígio comercial com uma reclamação de carácter judicial, no entanto vemo-nos obrigados a apelar a esta via caso não liquidem o saldo devedor mencionado.

Na expectativa das suas notícias, subscrevemo-nos

atentamente, FORNECEDORES BARRA (assinatura)

05.05 POR Carta de cobrança insistindo na liquidação de um saldo

devedor


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SOCIEDADES PORTUGUESAS R. Fausto Pimenta, 33 1500-695 LISBOA


COMERCIAL CASTELO Rua do Castelo, 20 8559-654 SINTRA Exmos. Senhores:

Insistindo na necessidade de que V.Exa. salde a vossa

dívida com a nossa empresa, e não recebendo nenhuma resposta às nossas reclamações anteriores, infelizmente nos vemos na obrigação de entregar ao nosso advogado a ordem de iniciar as correspondentes diligências legais para a liquidação da mesma.

Portanto, para quaisquer esclarecimentos relacionados

com este tema, V.Exa. deverá contactar directamente com: Sr. Carlos Fontes Palma (Advogado) Rua Princesa, 25 - 3° 28012 Lisboa Atenciosamente, SOCIEDADES PORTUGUESAS (Assinatura)

05.06 POR Carta de cobrança, informando do início dos correspondentes trâmites legais


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Agradecemos a Vossa encomenda de Referência

............(Ref.) que recebemos no dia .................(data). Anexamos à presente a nossa factura com uma

importância de .............. (montante), que inclui as despesas de embalagem e envio, assim como a forma de pagamento. Uma vez realizado o pagamento, enviaremos imediatamente a mercadoria.

Com os nossos melhores cumprimentos. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

05.07 POR Envio de factura antes de atender ao pedido


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, Serve a presente para lhes enviar a nossa factura

............(referência), correspondente à encomenda com a Referência..................(Ref.) que lhes foi entregue no passado dia .............(data).

Agradecíamos efectuassem o pagamento, conforme o

acordado, antes do próximo dia ........(data) Não hesitem em nos contactar para o esclarecimento

de qualquer dúvida . Com os melhores cumprimentos Atentamente, NOME E ASSINATURA

05.08 POR Envio de factura após a recepção de pedido


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores, No dia .............(Data), enviamos a VV. Exªs a nossa

factura ..............(referência da factura) correspondente ao Vosso pedido ................. (ref.) por uma importância de .............(importância).

No entanto, lamentamos comunicar que, segundo o

nosso departamento de............... (nome do departamento), o pagamento ainda não foi efectuado, embora a data acordada fosse o dia ................... (data acordada).

Na expectativa de que VV. Exªs solucionem este

assunto com a maior brevidade, apresentamos-lhes os nossos melhores cumprimentos.


05.09 POR Reclamação do pagamento da factura


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Acusamos a recepção da Vossa factura ...............

(referência) correspondente a uma encomenda que lhes solicitamos.

Após uma verificação detalhada, lamentamos

comunicar que o montante apresentado na mesma (............... montante da factura) é inferior ao inicialmente acordado (............ montante acordado).

Portanto, pedimos a VV. Exªs o favor de solucionar

este assunto remetendo uma nova factura devidamente corrigida ou mediante o pagamento da diferença.


com a máxima consideração Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

05.10 POR Reclamação por erro de facturação


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Acusamos a recepção da nossa encomenda ...............

(referência) cuja importância pagámos, conforme o acordado, no passado ................ (data de pagamento).

Agradecemos-lhes a amabilidade de nos remeter a

factura correspondente, com o fim de que esta seja contabilizada.


com a máxima consideração. Atentamente, NOME E ASSINATURA

05.11 POR Pedido correcto faltando a factura


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.............................................................................................. 6.6. CONTABILIDADE E TEMAS BANCÁRIOS

As cartas de contabilidade e de temas bancários apresentam um estilo bastante exacto e conciso. Através de uma redacção sóbria, simples e escassa em explicações e gentilezas. Apresentaremos uma mensagem, que no caso destes textos deve ser muito directa, procurando não provocar no receptor nenhuma dificuldade de compreensão. Em muitas empresas existem modelos ou impressos já estabelecidos, que facilitam a redacção das cartas, mudando unicamente os dados do destinatário, a quantidade ou valor das importâncias debitadas ou creditadas e as datas dos vencimentos ou dos prazos. Seguindo este costume, teremos o máximo cuidado de indicar correctamente os dados oportunos e convenientes, modificando correctamente os mesmos nos modelos já redigidos. São numerosos os assuntos que podemos tratar através destes textos, por exemplo podemos anunciar uma ordem de transferência a um banco, solicitar empréstimos ou créditos, ordenar compras ou vendas de valores, anunciar a transferência de fundos, avisar a circulação de alguma letra de câmbio, etc. Tais cartas seguem as mesmas características que uma carta comercial, ainda que eliminando alguns itens. Neste tipo de correspondência, que trata da contabilidade ou assuntos bancários, suprimem-se as fórmulas de introdução, de agradecimento e de despedida, dedicando mais importância aos valores, quantidades, datas dos vencimentos, prazos, etc. Devemos dedicar um cuidado extremo na hora de elaborar estas cartas, já que não podem conter nenhum erro ou omissão, devido ao facto de que nelas trataremos de prazos, montantes de dinheiro e condições. Por outro lado, é conveniente repetir por extenso as importâncias indicadas em números, para assim evitar possíveis falsificações posteriores. Também se costuma destacar as quantidades que possam ser objecto de


110

contabilização, e se for necessário faremos alguma demonstração numérica na margem do nosso comunicado, como por exemplo uma operação para indicar o saldo. Deveremos levar em conta que sempre é mais complicado reparar um erro cometido nestes tipos de comunicados - por exemplo no vencimento de uma letra de câmbio ou na importância de uma transferência - que numa carta comercial com carácter mais genérico. Por isso, antes de enviarmos a nossa correspondência, vamos conferir cada um dos detalhes e dados nela referidos, com o fim de evitar possíveis erros.


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MANUEL RIBEIRO GRANDE R. Rafael da Silva, 25 2720-225 ALMADA

28 de Março de 2001.

BANCO DO SUL Av. Marquês do Pombal, 101 1500-100 LISBOA Att. Sr. Director: Exmo. Sr.:

Solicitamos, agradecidamente, procederem com a seguinte

transferência, na data de 30 de Março do corrente ano, conforme os dados indicados a seguir:

Beneficiário: Josefa Andrade Peres Banco: Banco Brasileiro de Descontos nº conta: 32938-8373-837 Morada: Rua Ângelo Silveira, 15 – 28040, São Paulo Valor da transferência: 125.200 Escudos (cento e vinte e cinco mil e duzentos) Solicitamos a gentileza de confirmar o cumprimento desta

ordem. Atentamente, MANUEL RIBEIRO GRANDE (Assinatura)

06.01 POR Carta solicitando realização de uma transferência


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FORNECEDORES GRANDES R. Rafael da Silva, 25 2720-258 ALMADA

5 de Junho de 2001. LIVRARIA PANELES Cisneros, 103 28070 MADRID Att. Dpto. Contabilidade Exmos. Senhores: Segue anexa a Letra, para conferência e aceitação de

VV.Exas, com vencimento em 30 dias a partir desta data, a vosso cargo, no valor de:

138.300 Escudos (Cento e trinta e oito mil e trezentos) que liquida a factura n° 1298/22 com data de 10 do

passado mês Maio. Solicitamos a gentileza de nos devolver a mesma uma

vez aceite. Sem outro assunto de momento, agradecemos

antecipadamente a vossa colaboração. Atentamente, FORNECEDORES GRANDES (assinatura)

06.02 POR Carta enviando uma letra para a sua aceitação


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NEREX ASSOCIADOS Rua das Amêndoas 9587-225 SINTRA


Sr. Augusto Ribeira Lopes R. Montes Grandes, 33 1070-225 LISBOA

Exmo. Sr.:

Em conformidade com a vossa factura nº 456, no valor de 34.000 Escudos (trinta e quatro mil escudos), correspondente ao pedido nº 384/01, temos o prazer de anunciar que com esta data e por reembolso postal nº 4.937, remetemos-lhes a quantia mencionada anteriormente.

NEREX ASSOCIADOS (Assinatura)

06.03 POR Carta indicando o envio de reembolso postal


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AGENTES DE SEGUROS NACIONAIS R. Tormes, 38 3578-144 AVEIRO

8 de Julho de 2001

Sr. Alfredo Gimenes Rocha Av. Canais, 37 3578-144 AVEIRO

Exmo. Senhor:

Temos o prazer de o informar que na data do seu

vencimento enviaremos por via bancária a factura, cujos dados indicamos a seguir, de acordo a autorização para débito em conta que temos em nosso poder.

Nº Factura: ME/198772/0837673 Nº Apólice: ME/1987363 Cia. Seguradora: SEGUROS BOA VISTA Ramo: Equipamentos electrónicos Total: 38.947 Escudos Data-valor: 23/07/01 Sem outro assunto de momento, apresentamos-lhe os

nossos melhores cumprimentos. Atenciosamente, Agentes de Seguros Nacionais Dpto. Contabilidade (assinatura)

06.04 POR Carta comunicando o vencimento e pagamento de uma

apólice de seguros


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SEGUROS INDEPENDENTES Carlos Lopes, 24 4577-214 PORTO

GRÁFICAS FERNANDES Fortuna, 30 4577-241 PORTO

6 de Abril de 2001. Próximo ao vencimento da sua apólice, lembramos a

V.Exa. a conveniência de actualizar os capitais assegurados para evitar possíveis surpresas desagradáveis no caso de sinistro.

Se num curto período de tempo não recebermos as

vossas notícias, entenderemos que os capitais actualmente assegurados e indicados a seguir consideram-se correctos:

Classe seguro: Electricidade e Electrónica Valor total seguro: 87.000 Escudos (oitenta e sete mil) Data do vencimento: 20/04/01 N° apólice: 826/918273 SEGUROS INDEPENDENTES (assinatura)

06.05 POR Carta comunicando o vencimento e possível revisão de

uma apólice


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F.A. ROCHA SILVA Miguel Bombarda, 23 5874-225 PORTIMÃO

2 de Dezembro de 2002

BANCO MEDITERRÂNICO R. 25 de Abril, 52 7748-235 SILVES À atenção do Sr. Director Exmo. Senhor:

Com o motivo da mudança dos nossos escritórios,

tenho o prazer de me dirigir a V.Exa. para solicitar o envio por correio, a meu nome e endereço, das condições que se devem cumprir para obter uma conta de crédito.

A nossa empresa, até a presente data, vem operando

com o Banco de Guadarrama há três anos, sempre recebendo deste atenções e tratamento excelentes.

Na expectativa das Vossas notícias breves, subscrevo-

me atentamente, Ângela Maria Gomes Fernandes Gerente

06.06 POR Carta solicitando informação para a obtenção de uma conta de crédito


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ESTRUTURAS SILVA R. Leonor, 44 6889-885 ÉVORA

15 de Fevereiro de 2001. Sr. Fernando C. Sebastião R. Alta, 33 9558-665 COIMBRA Enviamos-lhe com a presente o cheque a vosso nome,

para débito no Banco Mediterrânico, Agência 066, no valor de 45.000 Escudos que liquida a vossa factura n° 765/99 do dia 7 do passado mês de Janeiro.

Sem outro assunto de momento, subscrevemo-nos com

os nossos melhores cumprimentos. ESTRUTURAS SILVA P.S.: Favor acusar recepção

06.07 POR Carta informando o envio de um cheque


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FELICIANO & RODRÍGUES General Fernándes, 23 1500-147 LISBOA

23 de Julho de 2001.

Oficinas ALMERIA Parque Natural, 30 28019 MADRID Exmos. Senhores:

Serve a presente para solicitar a VV.Exas. que aceitem

retirar de circulação a Letra em nosso cargo e com vencimento de 30 d, no valor 44.000 Escudos, correspondente à liquidação da vossa factura n° 454.

Devido a numerosas circunstâncias de carácter

eventual, vemo-nos impossibilitados para efectuar o pagamento da mesma, permitindo-nos informar-lhes que esta é a primeira ocasião que apresentamos tal dificuldade, recordando-lhes as relações comerciais regulares que vimos mantendo com a vossa empresa.

Portanto, agradecer-lhes-ia que aceitassem a

substituição da mencionada Letra, por duas letras para 30 e 60 dias, cada uma no valor da metade da dívida, acrescentando, obviamente, as despesas com a devolução e renovação que possam ocasionar-se.

Na expectativa de que lhes seja possível aceitar esta

petição, agradeço antecipadamente a VV.Exas. a atenção dispensada.

Atenciosamente, FELICIANO & RODRÍGUES (assinatura)

06.08 POR Carta solicitando a prorrogação do vencimento de uma letra


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RISCAN AGENTES FINANCEIROS Av. Europa, 30 1070-255 LISBOA

30 de Maio de 2001.

ROWEL S.A. R. Franciscanos, 50 1500-100 LISBOA

Com motivo da compra de maquinaria electrónica,

realizada através da nossa firma, anexamos a esta um resumo da operação realizada por VV.Exas.

Se desejarem rectificar algum dado ou se precisarem de

mais informação, tenham à disposição o nosso serviço de atenção personalizada: 090 10 00 01, onde resolveremos todas as vossas dúvidas.

Com os nossos melhores cumprimentos, RISCAN FINANCEIROS (assinatura)

06.09 POR Carta informando o envio de um resumo de operações financeiras


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Agradecíamos realizassem a seguinte ordem de

transferência para os dados apresentados a seguir: Beneficiário: ......................... Entidade: ............................... Nº Conta: ........................... Endereço: ............................ Importância transferência: ........... (em cifra e letra) Pedindo-lhes o favor de nos comunicar o cumprimento

desta ordem, subscrevemo-nos com a máxima consideração.


06.10 POR Ordem de transferência


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores: Serve a presente para informar de que lhes remetemos

nesta data um cheque a favor da sua empresa no montante de ................... (montante em cifras e letras) que liquida a Vossa factura .............. (nº factura) de data ............ (data).

Pedindo-lhes o favor de acusar a recepção do mesmo,

subscrevemo-nos com a máxima consideração. Atenciosamente,

06.11 POR Carta acompanhando cheque


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...................................................................................... 6.7. APRESENTAÇÃO E RECOMENDAÇÃO As cartas de apresentação e recomendação têm o mesmo objectivo: facilitar à pessoa ou empresa apresentada/recomendada o acesso a uma pessoa do seu interesse. Assim, apresentamos as razões que justificam a mediação da pessoa que assina a carta e as intenções ou necessidades do favorecido. Também poderemos fazer menção às relações que nos unem com a pessoa recomendada. Nestas cartas utilizaremos um estilo de redacção objectivo e exacto, sem cair na retórica, e tendo presente que a primeira norma para a realização destes comunicados é a cortesia. Muitas vezes uma simples nota, redigida correctamente e com uma apresentação impecável, pode ser mais apropriada e eficaz que uma carta muito extensa. Por isso deveremos procurar ser breves na hora de redigi-la. Dado que estas cartas às vezes são comprometedoras, ao expor as atitudes e condições da pessoa/empresa recomendada, não devemos exagerar em nenhum momento as suas boas qualidades, adornando o escrito com virtudes falsas, pois possivelmente mais tarde podem ser confirmadas e com isso podemos ficar em evidência. Geralmente, estas cartas entregam-se directamente ao recomendado, para que este, por sua vez, entregue-as à pessoa do seu interesse. Neste caso o envelope deverá estar lacrado, ainda que previamente podemos entregá-la para que o recomendado leia e para que saiba detalhadamente o que escrevemos no texto. Este tipo de comunicação habitualmente vai dirigido a pessoas com as quais temos certo grau de confiança e amizade. Em tal caso, poderemos redigir um texto mais extenso, utilizando um tom mais adequado às circunstâncias e optando por um estilo mais amistoso.


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Ao contrário, se nos dirigirmos a uma pessoa que não conhecemos muito, procuraremos ser mais objectivos e breves, utilizando um tom cortês. Muitas vezes as cartas de recomendação são escritas por obrigação, forçadamente, por um compromisso que é quase impossível evitar. Não obstante, podemos avisar o destinatário, com uma segunda carta, sobre o assunto mencionado, se este for um tanto embaraçoso, justificando o que fora um dever indesculpável. Contudo, em qualquer carta de recomendação ou apresentação que confeccionemos, deveremos agradecer antecipadamente as atenções que se solicitam e o apoio que eventualmente possa surgir.


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CHAR & TOLL Gusmão Bernardo, 560 1400-885 LISBOA

5 de Abril de 2001.

Exmo. Sr. Alberto Monteiro Alves SOCIEDADE PORTUGUESA Rua Álamo, 88 1200-369 LISBOA Exmo. Senhor:

Remetemos-lhe estas linhas com o fim de apresentar o

Sr. Pascoal Fernandes, um dos nossos melhores profissionais na venda de maquinaria industrial.

Temos como objectivo e expectativa aumentar as

nossas vendas em Madrid, por isso enviamos o Sr. Fernandes para realizar um estudo de mercado a curto prazo, sobre as possibilidades existentes nesta região.

O nosso representante, acima recomendado, tem a

missão de manter conversações com VV.Exas. para analisar tais possibilidades, com o fim de estender o nosso mercado com a venda de maquinaria de fabricação própria. O próprio Sr. Fernandes explicará pormenorizadamente o objectivo da sua visita.

Agradecendo antecipadamente, pedimos que o recebam

cordialmente. Atentamente, CHAR & TOLL Dpto. de Vendas (assinatura)

07.01 POR Carta de apresentação anunciando a visita de um agente da nossa empresa


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ARMAZÉNS OLIVEIRA Rua Tomás Gomes, 32 4569-225 PORTO


BRAVO E SANCHES, S.A. Avda. Bruxelas, 52 1075-221 LISBOA Att.: Sr. Miguel Ângelo Bravo Santos Temos o prazer de apresentar a VV.Exas. o Sr. Augusto

Fernandes Costa, licenciado em Marketing, cuja seriedade e condições profissionais nos são bem conhecidas.

O Sr. Fernandes colaborou várias vezes com a nossa

empresa, através do seu próprio escritório. Nestes momentos inaugura uma sucursal em Madrid, e por esta razão rogamos a VV.Exas que o recebam cordialmente na vossa empresa, com a certeza de que ficarão satisfeitos com o estabelecimento de qualquer contacto pessoal ou relação profissional que venham a estabelecer.

Ficaremos muito agradecidos se VV.Exas facilitassem a

sua visita e estamos seguros de que terão a amabilidade de receber o nosso recomendado com grande interesse.

Certos de que saberão desculpar qualquer

inconveniente, recebam os nossos cumprimentos com a máxima consideração

Atenciosamente, ARMAZÉNS OLIVEIRA Raquel Fontes Santos Dpto. de Marketing (assinatura)

07.02 POR Carta de apresentação anunciando a abertura de uma nova filial


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Jesus Pietro Alvares R. Fonseca, 60 1200-114 LISBOA

5 de Março de 2001.

EDITORA SÃO JOÃO Conde Maximiliano, 86 4578-887 PORTO Att. Sr. Álvaro Cardoso Peres Exmo. Sr.:

Tenho o prazer de recomendar a V.Exa. a senhorita

Maria Fonseca Córdoba, portadora da presente, que por ter concluído os seus estudos na área administrativa, desejaria trabalhar nas vossas empresas como auxiliar nos departamentos de administração ou secretaria.

Tendo excelentes referências das suas qualificações

obtidas ao longo dos seus estudos, e das suas boas aptidões na sua área de conhecimento, penso que o seu desempenho no meio profissional pode ser, portanto, muito interessante.

Ficaríamos imensamente agradecidos se houvesse

alguma possibilidade de conceder à senhorita Fonseca uma vaga nos vossos escritórios, e com isso poder-se-ia comprovar o interesse e o empenho da minha recomendada, por quem tenho grande aprecio.

Pedindo-lhe, por favor, que perdoe o meu atrevimento, e

agradecendo antecipadamente a vossa atenção, recebam os nossos melhores cumprimentos.

Atenciosamente, Jesus Pietro Alvares (empresa)

07.03 POR Carta de recomendação para um primeiro emprego


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D. Manuel Fernandes R. Miranda, 24 1300-558 LISBOA


EXCLUSIVAS FLORENTINO Pç. Dr. Saavedra Branco, 12 1125-880 LISBOA À atenção do Sr. Pedro Aureliano Estimado Pedro:

Envio-te as amostras das campanhas publicitárias

realizadas pelo meu sobrinho Fernando Lagoa, juntamente com as tarifas dos preços correspondentes às mesmas.

Agradecia-te muito que as fizesses chegar ao Dpto. de

Marketing, para que possam dar o seu parecer, obviamente, sem nenhum compromisso.

O Fernando entregará a presente carta pessoalmente,

não obstante, no caso de ter que negociar os preços, ele poderá visitar-te em outras ocasiões.

Caso esta proposta não seja do teu interesse, já sabes

para que existem os arquivos. Um abraço, Manuel Fernandes (empresa)

07.04 POR Carta de recomendação de um familiar a um amigo


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.............................................................................................. 6.8. RELATÓRIOS

É de grande interesse para as empresas solicitar informes, para conhecer assim a situação do mercado actual para projectar as suas campanhas, ou bem receber informações sobre pessoas determinadas que queiram ocupar um cargo na empresa, ou de outras empresas que se proponham a iniciar relações comerciais. Segundo os dados solicitados e a finalidade da carta, os informes podem ser pessoais, comerciais e informes de mercado. Nos pedidos de informe pessoal solicitados por uma empresa, terão mais interesse os aspectos relacionados com a experiência e o preparo da pessoa, assim como o seu histórico profissional e pessoal. Portanto, o candidato deverá facilitar o nome de alguma pessoa ou empresa que possa confirmar a sua solvência profissional e pessoal, ou bem os dados de alguma empresa onde tenha prestado serviços anteriormente. Os informes comerciais são solicitados quando uma empresa propõe-se a iniciar relações comerciais, ou quando tem o propósito de estabelecer algum negócio em comum sem ter qualquer referência do interessado. Por meio de tais informes, as empresas podem obter referências sobre terceiros, com o fim de averiguar todos os dados possíveis para que, assim, possam avaliar a conveniência de realizar um futuro negócio. Neste tipo de cartas é muito comum solicitar uma informação relacionada às pessoas/empresas implicadas nos seus negócios, informes sobre o seu capital, sobre a sua resposta frente aos pagamentos, ou sobre qualquer aspecto que possa transmitir uma visão global da sua reputação profissional e pessoal. Esta informação pode ser facilitada pela própria empresa que propõe o negócio, incluindo os dados das empresas com as quais mantém relações ou os bancos com os quais trabalha. Contudo, devemos assinalar que as entidades bancárias não costumam proporcionar os dados sobre a situação económica


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dos seus clientes, salvo quando estes autorizem expressamente. Geralmente, este tipo de comunicado costuma ser elaborado por empresas especializadas nesta classe de informes. Os informes de mercado realizam-se para obter informação sobre a situação dos mercados nos quais se pretende trabalhar. Os dados mais importantes neste tipo de informe são os preços da concorrência, os gostos do público, a situação da oferta e da demanda actual, etc. Ainda que a informação necessária possa ser obtida pelos nossos próprios agentes, por grossistas ou através de contactos com os representantes, o mais comum é recorrer às empresas especializadas em estudos de mercado, para que nos facilitem uma informação completa e veraz da situação actual. Entretanto, o mais apropriado é recorrer a várias fontes de informação para assim poder comparar diferentes informes. No caso de qualquer tipo de informe em geral, o solicitante comprometer-se-á a manter a informação recebida em segredo. Por outra parte, na solicitação de um informe, devemos mencionar se emitimos este por indicação da empresa de quem se pede informação, ou sem o seu conhecimento, eximindo o informante de qualquer responsabilidade e garantindo-lhe, ao mesmo tempo, a mais absoluta discrição sobre os dados mencionados em tal escrito. As cartas que solicitam algum tipo de informe devem redigir-se com grande habilidade, procurando fazer com que o destinatário ceda a informação solicitada, com o máximo detalhe além da devida veracidade. A resposta a qualquer solicitação de informes deve redigir-se utilizando um estilo objectivo, sem ambiguidades, e tentando fazer com que todas as perguntas formuladas sejam atendidas. Para facilitar o trabalho dos informantes, podemos anexar à nossa carta explicativa um questionário para ser preenchido por estes. Não é aconselhável mencionar nestas


130

respostas o nome da pessoa de quem se informa, apenas o indicaremos no caso de que todas as respostas sejam positivas. Por outro lado, se no conjunto de todos os aspectos estudados, o informe chegar a ser negativo e desfavorável, não nos interessa, neste caso, proporcionar essa informação. Educadamente, poderemos indicar ao solicitante que nos é impossível expressar uma opinião por falta de dados relevantes.


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SANDOVAL, S.A. Rua Rui Prado, 30 1500-554 LISBOA

10 de Maio de 2001.

FORNECEDORES FERNANDES Rua das Montanhas, 34 1200-332 LISBOA À atenção do. Sr. Carlos Soares Exmo. Sr.:

Dirigimo-nos a V.Exa. para pedir que facilite toda a

informação possível sobre a pessoa cujo nome indicamos no modelo anexo.

Tendo solicitado uma vaga na nossa empresa como

secretária da direcção, afirma na sua solicitação que, entre 1997 e 1998, ocupou na vossa empresa um cargo semelhante ao que agora aspira.

Por isso, agradecíamos nos expressasse a vossa

opinião, relativa tanto à sua actividade profissional, bem como ao seu carácter e conduta moral, durante o período que esteve a vosso serviço.

Garantindo-lhe total discrição, ficamos às suas ordens

para o que possamos ser úteis. Agradecendo, desde já, a vossa colaboração, recebam

os nossos melhores cumprimentos, Atentamente, SANDOVAL, S.A. José António Peres Sual Gerente

08.01 POR Pedido de informe sobre um candidato


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FORNECEDORES FERNANDES Rua das Montanhas, 34 1070-225 LISBOA

19 de Maio de 2001.

SANDOVAL, S.A. Rua Rui Prado, 30 1500-332 LISBOA Att. Sr. José A. Peres Sual Exmo. Sr.:

Em resposta à vossa carta do dia 10 do corrente mês,

temos o prazer de informar que a pessoa mencionada no impresso recebido, durante o período que permaneceu a meu serviço, desempenhou satisfatoriamente todas as suas funções, manifestando em todo momento um comportamento correcto e exemplar.

Esperando ter sido útil a VV.Exas. com estes dados tão

favoráveis, pedimos a gentileza de manter total confidencialidade sobre o conteúdo deste informe.

Atenciosamente, Carlos Soares

08.02 POR Resposta positiva à solicitação de informe anterior


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SANDOVAL, S.A. Rua Rui Prado, 30 1500-225 LISBOA

19 de Maio de 2001.

FORNECEDORES FERNANDES Rua das Montanhas, 34 1700-228 – LISBOA At. Sr. José António P. Sual

Exmo. Sr.:

Atendendo à vossa carta do dia 10 do corrente mês, e por razões que o Senhor bem compreenderá, sentimos muito por não poder enviar um informe sobre a pessoa mencionada no seu documento anexo.

Esperando poder ser-lhe útil em outra ocasião,

subscrevemo-nos com os nossos melhores cumprimentos. Carlos Soares,

08.03 POR Resposta ao pedido anterior, não enviando informes por serem desfavoráveis


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EDIÇÕES RIO TEJO Avenida Atlântica, 55 1508-332 LISBOA


Sociedade de Seguros, S.A. Rua Campo Grande, 44 933-225 EVORA Exmos. Senhores:

Esperando poder realizar um importante assunto de negócios

com a empresa que se menciona no impresso anexo, rogamos a VV.Exas. que nos informem, com a maior brevidade, sobre os seguintes aspectos relativos à mesma:

- Idoneidade financeira - Investimentos e capital - Relação comercial - Profissionalismo - Conduta com relação aos pagamentos. - Operações realizadas

Informamos que VV.Exas. têm a nossa total garantia de que a informação recebida não implicará em nenhuma responsabilidade da vossa parte, e desde já nos oferecemos para corresponder se pudermos ser-lhes de utilidade em alguma ocasião.

Assegurando-lhes a máxima discrição e agradecendo a vossa

atenção, recebam os nossos melhores cumprimentos. Atenciosamente, EDIÇÕES RIO TEJO Álvaro S. Pedro Gerente

08.04 POR Pedido de Informe comercial sobre uma empresa


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SOCIEDADE DE SEGUROS, S.A. R. Campo Grande, 44 9633-225 EVORA


EDIÇÕES RIO TEJO Av. Atlântica, 55 1070-225 LISBOA

Em resposta à vossa carta do dia 30 do passado mês de

Outubro, atendemos ao pedido de informe sobre a empresa mencionada no modelo anexo.

Actualmente mantemos relações comerciais contínuas com a

referida empresa, não conhecendo nenhum incumprimento das suas obrigações, nem supondo qualquer risco para a nossa empresa.

Da mesma forma, temos ciência que também em outras

empresas, além da nossa, se fez merecedora de todo o crédito e confiança.

A empresa em questão possui um capital estimado de

aproximadamente 2.500.000 Escudos, assim como investimentos e outros fundos superiores.

Dentro do seu sector, consideramos que se trata de uma das

firmas mais activas e com sólida reputação, mantendo uma relação com a nossa empresa já há seis anos.

Na expectativa de que esta informação responda

satisfatoriamente ao seu pedido, rogamos que VV.Exas. mantenham o carácter estritamente confidencial da presente.

Atenciosamente, SOCIEDADE DE SEGUROS, S.A.

08.05 POR Resposta à solicitação anterior, proporcionando informe

favorável


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SOCIEDADE DE SEGUROS, S.A. R. Campo Grande, 44 9633-100 EVORA


EDIÇÕES RIO TEJO Av. Atlântica, 55 1300-665 LISBOA

Exmos. Senhores:

Em resposta à vossa carta com data do dia 30 do

passado mês de Outubro, lamentamos ter que transmitir um informe desfavorável sobre empresa mencionada no modelo anexo.

Actualmente, tal empresa não vem cumprindo os seus

compromissos e obrigações, sem expressar qualquer fundamento da sua parte que indique uma mudança favorável.

Apresenta escassa solidez e idoneidade, além disso,

consta que neste momento o seu capital é reduzido e absolutamente questionável.

Lamentando não poder enviar um informe mais

positivo, e ressaltando que a informação que lhes facilitamos não implica em nenhuma responsabilidade, nem compromisso algum da nossa parte, rogamos a VV.Exas. que mantenham a presente no mais estrito sigilo.

Recebam os nossos melhores cumprimentos. Atenciosamente, SOCIEDADE DE SEGUROS, S.A.

08.06 POR Resposta à solicitação anterior, enviando um informe

negativo


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GRANDE E SAMOL, S.A. Augusto Robledo, 44 1400-255 LISBOA

1º de Janeiro de 2001.

AGÊNCIA E ESTUDOS Rosana, 78 4578-110 PORTO

Exmos. Senhores: Solicito a VV.Exas. toda a informação possível sobre o

mercado de laranjas e limões na zona Norte, correspondentes aos anos 1999 e 2000.

Temos especial interesse em averiguar as perspectivas

imediatas de venda para este ano, para incrementar consideravelmente a nossa produção e também poder avaliar a possível melhora dos preços, bem como as suas condições. Por outro lado, gostávamos de obter mais dados sobre outras empresas que operem no sector.

Agradecendo antecipadamente a vossa colaboração e na

expectativa das vossas notícias em breve, subscrevemo-nos com a máxima consideração.

Atenciosamente, GRANDE E SAMOL, S.A. Vicente Rico Gerente

08.07 POR Pedido de informe de mercado


138



GRANDE E SAMOL, S.A. Augusto Robledo, 44 1209-225 LISBOA Exmos. Srs.:

Em resposta à vossa carta do dia 1º de Janeiro

passado, transmitimos a informação sobre o estudo de mercado solicitado.

Segundo os dados comparados e as cotizações dos

últimos dois anos, o mercado mantém-se dentro de um alto nível de actividade, esperando no próximo ano um aumento da demanda dos produtos indicados.

Por outra parte, actualmente não existem muitas

firmas que operem neste sector, de modo que consideramos oportuna qualquer incursão nesta área.

Esperando ter sido de utilidade, recebam os nossos

melhores cumprimentos, Atentamente, AGÊNCIA E ESTÚDIOS Rosa Mª Portas Guterres Gerente

08.08 POR Resposta ao pedido anterior, transmitindo um informe

de mercado favorável


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GRANDE E SAMOL, S.A. Augusto Robledo, 44 1070-247 LISBOA Exmos. Srs.: Atendendo à vossa carta do dia 1º de Janeiro,

comunicamos os resultados obtidos do estudo de mercado solicitado por VV.Exas.

Na nossa opinião, e conforme a análise dos dados

colectados referentes aos últimos dois anos, espera-se no ano seguinte uma baixa do consumo e, portanto, do movimento actual do mercado, motivado, provavelmente, pela relação qualidade-preço.

Neste momento, diversas empresas deste sector estão a

operar na região estudada, de modo que nos vemos na obrigação de aconselhar a VV.Exas. para que estudem bem a decisão, pois não consideramos oportuno um investimento neste momento.

Lamentando não poder transmitir-lhes um informe

favorável, subscrevemo-nos com o máximo respeito e consideração.

Atentamente, AGÊNCIA E ESTUDOS Rosa Mª Portas Guterres Gerente

08.09 POR Resposta ao pedido anterior, transmitindo um informe

de mercado negativo


140

ZURCAL, S.A. Boris, 34 3225-558 CURITIBA


UNIVERSO, S.L. Santa Engrácia, 33 1300-225 LISBOA Exmos. Senhores:

Atendendo à vossa amável carta do dia 10 do corrente

mês de Junho, referente ao pedido de informação sobre a empresa SS Andrew, S.L., lamentamos ter de comunicar que em parte são correctos os rumores sobre esta empresa.

Na data do dia 5 do passado mês de Maio, protestou-se

uma letra de 50.000 Escudos da referida empresa, e há bem poucos dias recebemos o comunicado de que a mesma pretende suspender todos os seus pagamentos.

Lamentamos não poder enviar um informe positivo e

rogamos a VV.Exas. que mantenham a presente em total sigilo confidencial.

Atenciosamente, ZURCAL, S.A. António Fontes Director Comercial

08.10 POR Resposta negativa sobre um informe solicitado


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INFORME COMERCIAL

Sobre a seguinte empresa: EMPRESA: ENDEREÇO: RAMO DE ACTIVIDADE PROFISSIONAL: HISTÓRICO: CAPITAL APROXIMADO: IDONEIDADE ECONÓMICA E PESSOAL: OUTROS DADOS: DATA: Os dados mencionados neste boletim não

comprometem o seu informante.

08.11 POR Formulário para pedir um informe


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmo. Senhor. X: Dirijo-me a V. Exª para pedir o favor de nos facilitar a

máxima informação possível sobre .........(pessoa). Tendo solicitado fazer parte do nosso pessoal na

qualidade de.........(cargo), expõe-nos que desempenhou um posto similar na sua empresa entre os anos .........(anos).

Por isto, agradecíamos nos informasse, dando-nos a

sua opinião, no que se refere ao carácter e à ao desempenho profissional desta pessoa durante o período que permaneceu na sua Empresa, assim como qualquer outra informação complementar que possa ser de interesse.

Garantindo-lhe confidencialidade absoluta, ficamos à

disposição de V. Exª para tudo aquilo em que possamos ser-lhe útil.

Agradecendo antecipadamente a vossa colaboração,

apresento-lhe os meus melhores cumprimentos. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

08.12 POR Pedido de referências de um candidato


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmo. Senhor. X: Em resposta à vossa carta do passado dia .......(data),

tenho o prazer de informar que ........ (nome) desempenhou satisfatoriamente o seu trabalho, demonstrando sempre um comportamento exemplar durante o período que trabalhou nesta empresa.

Desejando ter-lhe sido de utilidade, pedimos o favor de

manter em sigilo o conteúdo desta carta. Com os melhores cumprimentos, Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

08.13 POR Informe favorável


144

REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmo. Senhor X: Em resposta à vossa carta do passado dia .......(data), e

por razões que sem dúvida compreenderá, lamento não poder facilitar-lhe nenhum informe sobre esta pessoa.

Esperando poder ser de maior utilidade no futuro,

subscrevo-me com a máxima consideração. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

08.14 POR Não responder devido a informe desfavorável


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmos. Senhores:

Esperando poder realizar um negócio com a Firma

.........(nome), pedimos o favor de nos informar, com a maior brevidade possível, sobre os seguintes conceitos relativos à mesma:

- Solvência financeira - Investimentos e capital - Tratamento comercial - Profissionalismo - Comportamento com relação a pagamentos - Operações realizadas Garantindo-lhes confidencialidade absoluta, ficamos

sempre à Vossa disposição para lhes corresponder sempre que possamos ser-lhes de utilidade.

Agradecendo antecipadamente a Vossa colaboração,


08.15 POR Pedido de referências de Empresa


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmo. Senhor. X: Exma. Senhora. X:

Em resposta à sua carta de data ............... (data), facilitamos os

informes solicitados sobre a empresa ............... (nome). Actualmente mantemos relações comerciais com a referida

empresa, não conhecendo nenhum incumprimento das suas obrigações.

Sabemos também que noutras empresas se fez merecedora de

todo crédito e confiança. A firma possui um capital que podíamos estimar em

........................ (quantidade de capital), assim como outros fundos e investimentos superiores.

No seu segmento de mercado é considerada como uma das

firmas mais activas e bem reputadas. .................. (tempo). Esperando ter-lhes sido úteis, pedimos o favor de tratar o

conteúdo da presente como estritamente confidencial. Com os nossos melhores cumprimentos, Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

08.16 POR Informe favorável


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmo. Senhor. X: Exma. Senhora. X: Em resposta à vossa carta de data ............... (data),

lamentamos dar um parecer desfavorável sobre a empresa ............... (nome).

Actualmente, a referida empresa vem incumprindo os

seus compromissos e obrigações, não demonstrando nenhum fundamento da sua parte que possa indicar uma mudança favorável.

Possui uma escassa liquidez e solvência, e consta-

nos que nestes momentos o seu capital é reduzido e totalmente questionável.

Lamentando não poder fornecer informes mais

positivos, e indicando-lhes que a informação facilitada não implica em nenhum compromisso da nossa parte, pedimos o favor de tratar o conteúdo da presente como informação estritamente confidencial.

Com os melhores cumprimentos. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

08.17 POR Informe desfavorável


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.............................................................................................. 6.9. CARTAS DE APRESENTAÇÃO E CURRICULUM

VITAE De acordo com a finalidade do texto, podemos distinguir três tipos de cartas de apresentação: as cartas pessoais, de serviços e de produtos. As cartas pessoais são elaboradas quando uma pessoa física apresenta-se para um emprego, seja fixo ou bem seja por tempo parcial. Neste caso o solicitante deverá indicar os seus dados pessoais, bem como os estudos realizados e o centro onde os cursou, os empregos e trabalhos anteriores, indicando também as empresas onde trabalhou e o cargo ou cargos que ocupou, além de outros dados que sejam convenientes informar. Para estes casos, também podemos anexar um curriculum vitae, juntamente com a carta de apresentação pessoal, onde incluiremos todos os dados necessários. Através destes textos, o destinatário poderá ter uma ideia do perfil do aspirante e, ao mesmo tempo, do seu empenho e aspirações. Estes comunicados, geralmente, são escritos a punho, ainda que podem apresentar-se dactilografados, segundo as indicações do anúncio ou convocatória aos quais respondem. Em ambos os casos, dever-se-á tomar um cuidado especial na sua apresentação, procurando que esta seja impecável, já que facilitará a sua inclusão em qualquer processo de selecção. Igualmente, a sua redacção deverá ser clara e correcta. As cartas de ofertas de serviços e produtos são semelhantes às cartas publicitárias ou de venda por correio, já que nelas destacam-se as vantagens que ao destinatário lhe pode trazer a utilização dos serviços oferecidos. A sua redacção será distinta, dependendo das circunstâncias, ou seja, se nos dirigimos a um cliente habitual, anunciando um novo artigo ou serviço, ou se oferecemos os nossos serviços ou produtos a um futuro cliente pela primeira vez. Neste caso, é conveniente transmitir-lhe o nosso profissionalismo e seriedade.


149

Tal como nas cartas de apresentação pessoal, utilizaremos um estilo claro e directo, que chame a atenção do destinatário, procurando não redigir textos muito extensos que aborreçam o leitor. Contudo, procuraremos não exagerar excessivamente nas vantagens oferecidas e, obviamente, não prometer o que mais tarde não possamos cumprir.


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10 de Maio de 2001.

GUT & ERRES CIA. Santa Coloma, 55 1500-388 LISBOA Exmos. Senhores:

Tive conhecimento, através do vosso anúncio de

emprego publicado na Gazeta Portuguesa, de que a vossa empresa requer licenciados em Marketing para realizar uma campanha publicitária na região de Madrid, envio-lhes o meu curriculum vitae, com a intenção de participar do processo de selecção para tal vaga.

Além de anexar o meu currículo, aproveito a ocasião

para ressaltar os meus conhecimentos sobre estudos de mercado nesta região, já que realizei várias campanhas, devido aos meus estudos. Igualmente comunico-lhes a minha total disponibilidade para realizar qualquer tipo de actividade relacionada a este sector.

Na expectativa das prezadas notícias de VV. Exas.,

subscrevo-me com os meus melhores cumprimentos. Atenciosamente, Cristina Montes Reis Avda. Rosas, 45 1272-220 LISBOA

09.01 POR Carta de apresentação pessoal, anexando curriculum vitae


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CURRICULUM VITAE

DADOS PESSOAIS Nome completo: Cristina Montes Reis Morada: Av. Rosas, 45 – 1272-220 LISBOA Telefone: 91 034 04 03 Data de nascimento: 10 de Outubro de 1972 Bilhete de Identidade: Nº 20.038.000 Estado civil: Solteira HABILITAÇÕES ACADÉMICAS 1992-1997. Licenciatura em Marketing na Escola

Marketing Directo. 1998. Cursos de aperfeiçoamento em Relações Públicas. EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL 1998 – Colaboração no painel de retalhistas para a

empresa RRAA. 1997 – Sondagem de opinião de mercado para a

Associação de Empresários da Propaganda. 1997 – Agente comercial em RA & Cris, para o

lançamento de um novo produto de cosmética. 1996 – Auxiliar de contas na empresa de propaganda

Festa OUTROS Línguas: Inglês - nível alto. Prática de utilização de computadores na óptica do utilizador. Disponibilidade absoluta para viajar. Carta de condução. Facilidade para as relações públicas.

09.02 POR Curriculum vitae anexo


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GUT & ERRES CIA. Santa Coloma, 55 1200-225 LISBOA

30 de Maio de 2001. Menina Cristina Montes Reis Av. Rosas, 45 1070-225 LISBOA Exma. Menina:

Em resposta à vossa carta do dia 10 do

corrente mês, e agradecendo-lhe o interesse demonstrado pela nossa empresa, em princípio temos o prazer de comunicar a aceitação de V.Exa. no nosso processo selectivo.

Por este motivo, convocamos a sua presença

nos nossos escritórios, com o fim de realizar uma entrevista pessoal e informar-lhe as nossas condições, com vistas a concluir um futuro acordo.

Sem outro assunto de momento, receba os

nossos melhores cumprimentos Atenciosamente, GUT & ERRES CIA. Chefe Departamento Pessoal

09.03 POR Resposta favorável à carta de apresentação anterior


153

GUT & ERRES CIA. Santa Coloma, 55 1200-125 LISBOA

30 de Maio de 2001. Exma. Menina. Cristina Montes Reis Av. Rosas, 45 1070-225LISBOA Em resposta à vossa amável carta do dia 10 do

presente mês, e agradecendo-lhe o interesse demonstrado pela nossa empresa, lamentamos não poder atender de momento o seu pedido para participar do nosso processo de selecção.

Não obstante, incluímos o seu currículo no

nosso banco de dados, em previsão de futuras vagas.

Com os nossos melhores cumprimentos, Atenciosamente, GUT & ERRES & CIA. Chefe Depto. Pessoal

09.04 POR Resposta negativa à carta de apresentação pessoal


154

INFORMÁTICA PLENA, S.A. R. Sílvio Romero, 35 8669-587 TAVIRA


INDÚSTRIAS ROBERTO Rua do Poço, 44 2010-221 ALCÂNTARA Exmos. Senhores:

Em função da próxima entrada em vigor do EURO,

estamos seguros de que este é o momento adequado para renovar o seu sistema informático.

A nossa experiência no sector permite-nos oferecer a

VV.Exas. soluções baseadas no Windows 95-98 e NT. que lhes permitirão reduzir consideravelmente o tempo de produção.

Actualmente todos os nossos produtos acompanham

cursos de formação ministrados por profissionais de primeira linha e em colaboração com directores de empresas, incluindo também uma garantia de seis meses, e dispondo neste período de atenção telefónica gratuita.

Garantimos um resultado excelente, graças a uma

organização e eficácia plena, e ao rendimento conseguido ao longo da nossa experiência profissional.

Na expectativa das suas prezadas notícias,

subscrevemo-nos com a máxima consideração. Atentamente, INFORMÁTICA PLENA, S.A. João Carlos Pena Director Comercial

09.05 POR Carta de oferta de serviços


155

RISCAN FINANCEIROS Rosas, 24 1558-324 LISBOA


Serviços Informáticos Romualdo, 30 1500-665 LISBOA Estimado cliente:

Desejo comunicar-lhe pessoalmente os nossos mais

sinceros agradecimentos por escolher a RISCAM F. como entidade para o financiamento da sua compra adquirida na empresa PRODUTOS INFORMÁTICOS TOKEL.

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oferecer ao cliente um serviço pessoal, com uma atenção permanente.

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F. um grupo financeiro disposto a facilitar-lhe todos os meios económicos que necessite, em condições muito interessantes, para que possa obter e fazer realidade todos os seus projectos. Oferecemos as melhores soluções financeiras:

Crédito Automoção - Leasing Financiamento Imobiliário - Renting Crédito Hipotecário - Cartões de Crédito Com os nossos melhores cumprimentos, RISCAN FINANCEIROS Carlos Fontes Director Financeiro

09.06 POR Carta de oferta de serviços


156

PRESENTES RAFAEL Travessa São Carlos, 55 4587-558 Porto


GRÁFICAS SAMOL Álamo, 36 1200-698 Lisboa Estimado cliente:

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inauguramos proximamente a nossa Exposição para ajudá-lo a escolher o melhor presente para os seus clientes.

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Todos os artigos são de fabricação própria. É por isso

que lhe oferecemos um controlo de qualidade excelente além dos melhores prazos de entrega.

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onde encontrará o melhor produto, assessorado por profissionais de primeira linha.

Aguardando a sua grata visita, recebam os nossos

melhores cumprimentos, Atentamente, PRESENTES RAFAEL Director Comercial

09.07 POR Carta de oferta de produtos


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RUMEL - CASAD Avda. Vitória, 33 6587-558 Braga


EMPRESAS SOLDEN Rua Copacabana, 44 1070-115 Lisboa Exmos. Senhores:

Temos o prazer de nos dirigir a VV.Exas para oferecer

as nossas máquinas Olivan-4242 e Fendil-3453, conforme folhetos anexos e tarifa de preços com lista de bonificações.

Agradecíamos anotassem a presente oferta, pois

dirigimo-la aos nossos clientes mais importantes, e no caso de que lhes interesse, façam o vosso pedido rapidamente. As ofertas são limitadas.

Também ficamos à vossa total disposição para

quaisquer consultas com relação a estes ou outros modelos de maior formato, que seguramente lhes interessarão.

Aguardando o vosso pedido, subscrevemo-nos com a

máxima estima e consideração, Atenciosamente, RUMEL - CASAD Anexos: 1 catálogo. 1 tarifa de preços (com bonificações).

09.08 POR Carta de oferta de produtos.


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmo. Senhor X: Exma. Senhora X:

Após receber a sua carta com data .............. (data), e

agradecendo antecipadamente o seu interesse na nossa empresa, temos o prazer de comunicar em princípio a vossa aceitação.

Agradecemos-lhe o favor de se apresentar no próximo

dia ............. (data) às ........... (horas) para manter uma entrevista pessoal na expectativa de um possível acordo.

Para qualquer esclarecimento, não hesite em contactar-

nos. Sem outro assunto de momento, subscrevemo-nos com

a máxima consideração. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

09.09 POR Resposta favorável a Curriculum Vitae


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REMETENTE

Data DESTINATÀRIO

Exmo. Senhor X: Exma. Senhora X:

Após receber a vossa carta com data .............. (data), e

agradecendo antecipadamente o vosso interesse na nossa empresa, lamentamos não poder atender por enquanto o seu pedido.

No entanto, apontamos devidamente os vossos dados

pessoais e experiência profissional, em previsão de futuras vagas.

Sem outro assunto de momento, subscrevemo-nos com

a máxima consideração. Atenciosamente, NOME E ASSINATURA

09.10 POR Resposta desfavorável a Curriculum Vitae


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.............................................................................................. 6.10. OFERTAS DE EMPREGO

As ofertas de emprego costumam ser veiculadas em jornais ou em publicações de carácter profissional, podendo ser redigidas pelo pessoal da nossa empresa ou por agências publicitárias ou empresas dedicadas à selecção de pessoal. Se depararmos com a necessidade de redigir este tipo de comunicados, utilizaremos um estilo conciso, semelhante ao das mensagens telegráficas, já que geralmente disporemos de pouco espaço para expressar a nossa oferta, destacando os dados que melhor definam as características do profissional desejado. É importante distinguir duas partes relevantes no texto: o que pedimos e o que oferecemos. Desta forma teremos a segurança de que as respostas que recebamos ajustar-se-ão às condições e aos requisitos indicados. Nestas ofertas, a modo de anúncio, podemos destacar em letras maiúsculas os dados mais importantes do texto, incluindo no final deste a referência e o endereço da empresa. Uma vez recebidas as respostas à nossa oferta, seleccionaremos os candidatos, enviando os nossos comunicados como indicamos no item anterior, com um estilo cortês e amável, ainda que a nossa resposta seja negativa.


161

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Exigimos nível alto de inglês, capacidade para relações humanas, vocação para a direcção e conhecimentos de informática. Imprescindível boa dactilografia. Admissão imediata. Contrato laboral e Segurança Social. Enviar curriculum vitae para: DISTRISAM, S.A., Carlos Fernandes, 23 – 1200-225 Lisboa. Ref.: S/Endereço.

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162

.............................................................................................. 6.11. A VENDA POR CORRESPONDÊNCIA

Este tipo de correspondência, tal como as circulares, pode dividir-se em dois grupos diferentes, dependendo de se a carta for dirigida a um cliente já conhecido e com o qual geralmente trabalhamos, ou ao contrário se se tratar de uma pessoa física particular ou de uma empresa com a qual não havíamos mantido relações comerciais anteriormente. Por outro lado, através destas cartas, poderemos dirigir-nos a pessoas físicas, oferecendo-lhes um artigo de uso pessoal ou doméstico, ou às empresas e comerciantes, oferecendo um produto ou um serviço de acordo com o ramo e o sector dos mesmos. Independentemente do seu destino final, deveremos utilizar um estilo directo e ágil, procurando transmitir uma imagem positiva, que desperte no leitor o desejo de compra e provoque a necessidade ou conveniência de adquirir o novo produto. Para isso poderemos destacar os aspectos mais interessantes do produto, com os argumentos mais convincentes possíveis, suscitando a atenção do leitor e conduzindo à realização do objectivo final: a compra. Geralmente, assegura-se o interesse do leitor no começo de qualquer texto, assim, procuraremos transmitir no primeiro parágrafo, uma mensagem, o mais sugestiva possível, podendo optar por ressaltar uma parte do texto para conferir mais importância e assim chamar a sua atenção. A eficácia destas cartas de venda por correspondência depende em grande medida das pessoas ou empresas às quais estão dirigidas. Por isso, geralmente, realiza-se um estudo prévio do produto e do público ao qual se enviam estas circulares, para assim conseguir o maior número de vendas possível. Também poderemos enviar um único texto escrito ou utilizar uma série de cartas sucessivas ou cartas de insistência, enviando estas a intervalos que oscilam entre


163

quinze e vinte dias, e eliminando destas campanhas os clientes oportunos, na medida que se realizem as vendas. Como a maioria destes textos visa à venda imediata do produto, poderemos acrescentar um boletim de pedido ou compra, para ser preenchido pelo destinatário com todos os dados correspondentes, destacando em particular os cómodos prazos que se oferecem, bem como um fácil sistema para torná-los efectivos.


164

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.............................................................................................. 6.12. COMO ELABORAR UMA BOA CARTA DE VENDAS

(Por gentileza de Perry Wilbur)

Como elaborar uma boa carta de vendas Uma carta de vendas poderosa é absolutamente fundamental para o êxito na propaganda directa por correio. Lembre-se: pode ter nas suas mãos um produto ou um serviço extraordinário, mas se não for capaz de o vender de forma eficaz, não receberá encomendas. Eis aqui alguns passos garantidos para elaborar uma boa carta de vendas: • Desenhe um timbre eficaz. Poucos dos possíveis clientes

responderão satisfatoriamente ante a uma carta impressa num papel em branco e sem o nome e o endereço de uma empresa. E se os timbres em preto e branco podem gerar pedidos, os timbres e logótipos a duas tintas costumam dar melhor resultado.

• A sua carta deve ter um tom amistoso. As cartas frias e

sem vida não chegam a lugar algum. • Utilize o papel de dimensão A4, de 80 gramas m2, pelo

menos. Os papeis coloridos dão melhores resultados que o papel branco1. Você pode experimentar com papéis e tintas de várias cores para determinar quais surtem os melhores resultados.

• Evite a prolixidade, cuidado com os parágrafos longos e

complicados. As melhores cartas de vendas são as aquelas agradáveis de ler. Destaque as palavras que queira ressaltar, e separe os parágrafos. O efeito geral da sua carta deve ser simples. As cartas fáceis de ler são as que tem, como consequência, mais pedidos.

• Obterá melhores resultados se a carta estiver impressa

apenas num dos lados do papel. Mas se se tratar de uma carta de quatro páginas, podemos reduzir as despesas

1 O autor adverte que na propaganda da sua própria empresa pode constatar que as mulheres reagem de forma mais positiva diante da correspondência impressa em papel rosa e os homens com o papel azul. Contudo, explica que não existem regras fixas.


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com papel imprimindo em ambos os lados das folhas. Parece ser que existem cartas que surtem bons resultados, inclusive impressas nos dois lados e sem cores. O que mais importa é o que a sua carta diz. Mas tente manter sempre um aspecto limpo e profissional.

• Muitas das boas cartas de vendas começam com as

palavras: "Excelentíssimo Senhor". Você pode fazer o mesmo, ou inclusive saltar a introdução e o cabeçalho.

• Quando explique a sua oferta, seja o mais concreto

possível. • Tente apelar para as emoções e aos desejos dominantes

do possível cliente. • Lembre-se que as cartas de vendas podem ter uma única

face, estender-se em quatro, ou inclusive chegar a ter até oito faces. Já vimos cartas de vendas com muitíssima força, dispostas em oito faces. Estas cartas tão extensas costumam ser enviadas para vender os artigos com preços mais elevados.

• Utilize uma nota no final da sua carta de vendas; nela

inclua uma chamada poderosa à acção imediata, lembre os seus benefícios ou ofertas especiais, ou resuma de novo a sua oferta. Nunca despreze o poder de uma boa nota Post-scriptum no final da sua carta. Uma nota eficaz pode aumentar o número de pedidos que a sua empresa recebe.

Nas seguintes páginas apresentamos duas cartas de vendas com propaganda directa que surtiram efeitos bastante positivos no nosso trabalho.


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CREATIVE CONCEPTS

814, Waterman Road South Jacksonville, Florida 32207

JAMAIS TÍNHAMOS EXPERIMENTADO UMA ÉPOCA MELHOR PARA CRIAR E PROSPERAR! AS SUAS IDEIAS CRIADORAS PODEM AUMENTAR O SEU ORÇAMENTO E INCLUSIVE FAZÊ-LO RICO. Olá viva! Chamo-me Perry Wilbur.

Parecer-lhe-á INCRÍVEL, mas a novelista Margaret Mitchell, criadora de E O VENTO LEVOU, não acreditava no futuro do seu livro, vendendo-o por apenas 50.000 dólares. Mais adiante Hollywood ganharia mais de 100 milhões de dólares ao longo dos anos, graças a esta obra...

Meu amigo, espero que isto tenha chamado a sua atenção. As suas próprias

ideias criadoras podem aumentar os seus ingressos, podem ser-lhe útil para comprar um veículo novo, férias de luxo, uma casa nova, servir-lhe para comprar todos os caprichos que quiser, iates, anéis de diamantes, mandar os seus filhos à Universidade, ou o que você sonhar: o que se costuma chamar "boa vida”. As suas ideias criadoras podem fazê-lo rico.

Ideias? São elas que mantém o planeta em marcha. Quanto melhores são, mais

longe poderão levá-lo. Falo de ideias de todo o tipo de projectos criadores... jogos, brinquedos,

anúncios, cartões, inventos, canções, produtos alimentares, relatos curtos, discursos, artigos, livros, piadas, novelas, obras de teatro, roteiro de humor, caricaturas, artigos de anedotas, argumentos para filmes, programas de televisão, suportes para o rádio, boletins, cassetes, novos negócios, serviços públicos, scripts, canções publicitárias, informes comerciais, folhetos, revistas, e muitas, muitas coisas mais.

Fui feliz durante a maior parte da minha vida porque fui uma pessoa COM

IDEIAS, fascinam-me e fizeram muito por mim. Fizeram-me conhecer as grandes cidades do mundo, visitar os estúdios cinematográficos, conhecer as grandes estrelas, os famosos, as pessoas importantes. Das minhas ideias saíram quinze livros publicados (alguns são best selers), delas gravaram canções minhas, produziram scripts para a televisão, além da publicação de milhares de artigos em revistas e jornais dos Estados Unidos e de outros vinte países.

Muitas das minhas ideias deram-me resultados, resultados que se

materializam em fabulosos CHEQUES ou direitos autorais que recebo pontualmente a cada mês. Várias destas ideias ganharam prémios nacionais, receberam convites a actos públicos, e por causa delas dedicaram-me artigos sobre mim nos jornais, e outras honras. Por que é que estou a contar-lhe tudo isso? Não quero que me tome por um charlatão. O único que desejo é que se dê conta dos grandes BENEFÍCIOS ADICIONAIS que pode conseguir se tiver ideias criadoras e com sucesso. Os cheques e os direitos autorais estão muito bem, mas os benefícios adicionais tampouco são para se desprezar...

.../...


171

.../... Não sei porque você não poderia conseguir o mesmo e obter bons benefícios através das

suas próprias ideias. Se você não fosse uma pessoa criadora, se não lhe interessasse a criatividade e não gostasse de trabalhar com as ideias, não teria seguido a leitura até aqui...

Francamente, eu penso que ninguém ostenta o monopólio das boas ideias. Qualquer

pessoa pode ter uma SUPER ideia a qualquer momento e em qualquer lugar. Entre eles, VOCÊ! Mas o difícil é saber como buscá-las, como extraí-las da sua mina (porque são como

OURO), como desenvolver as melhores, e como chegar com elas até as estrelas. Sei que pode conseguir muito graças às ideias criadoras, e com este convencimento

condensei todos os meus anos de experiência e de ofício num livro especial que foi pensado para o ajudar a introduzir-se neste fascinante negócio das ideias. Posso dizer com orgulho que, até o momento, nenhuma das pessoas que compraram o livro me pediu que lhe devolvesse o dinheiro. Esta obra animá-lo-á a começar a criar ideias RAPIDAMENTE.

Uma advertência. Ser uma pessoa com ideias é muito emocionante, muito

estimulante e muito satisfatório. Quando se converta num fanático das ideias, já não poderá "desligar-se" durante toda a sua vida. O humorista Steve Alien tornou-se um "fanático" desde o dia em que um jornal de Chicago publicou o seu primeiro poema curto.

O meu livro, intitulado CRIAR E PROSPERAR, vende-se a um preço muito razoável,

dez dólares, mais outro dólar por despesas de envio e de transporte. O seu preço subirá nos próximos meses, assim, não perca esta oportunidade e compre-o por dez dólares. Como costuma dizer-se, pode ser o começo de algo GRANDE para você... no negócio das ideias: emocionante, louco, mas sempre atraente. As ideias que tem neste momento já podem converter-se em DINHEIRO vivo ou em direitos autorais.

Como se costuma dizer nesse grande jogo do xadrez: "agora é a sua vez de mover".

Envie hoje mesmo o seu pedido do meu livro CRIAR e PROSPERAR. Encaixe AGORA MESMO a sua carruagem no comboio das ideias. Jamais o lamentará. É impossível saber até onde as suas ideias criadoras levá-lo-ão.

Elas podem fazê-lo subir como a espuma. Se aconteceu comigo, também pode

acontecer com você. Lembre-se: às vezes basta ter uma única grande ideia. Enviarei o meu livro imediatamente, com a garantia de devolução durante um prazo de

noventa dias. Pode devolvê-lo antes de noventa dias, e devolver-lhe-ei o dinheiro imediatamente. Boa sorte. Que Deus o abençoe. Tenha pensamentos felizes, que gerem ainda mais

ideias super criadoras. Já nos encontraremos no fascinante mundo das ideias. Ponha em marcha a sua própria aventura emocionante graças às ideias criadoras. Envie o seu pedido hoje mesmo!

Envie 10 dólares em CHEQUE - REEMBOLSO POSTAL (Permita duas ou três

semanas de prazo para a entrega).

NOME (Maiúsculas, por favor) ___________________________________________________ MORADA _________________________________________________________________________ LOCALIDADE – DISTRITO - CÓDIGO POSTAL _____________________________________

Por favor, envie no envelope um dólar para as despesas de envio e transporte.

12.01 POR Carta de vendas por propaganda directa. Modelo1


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CRIATIVE CONCEPTS

814 Watermam Road South Jacksonville, Florida 32207

Sim, estimado amante da música, o seu pedido de informação demonstra o seu

interesse e efectivamente o seu amor pela música... sobretudo pela música country. Não é? Portanto, esta carta vai ser do seu interesse, fá-lo-á pensar no seu futuro e estimulará a sua ambição musical. Oferecemos-lhe um livro maravilhoso e fascinante intitulado "Como abrir caminho na música country".

Como autor e editor deste livro, espero que desculpe a minha falta de modéstia na

circular anexa, que apresenta os pontos mais importantes do meu livro... os segredos e os sete caminhos fundamentais para lograr um porvir profissional próprio dentro da música country. Quando veja e leia este livro surpreendente (único no seu âmbito), compreenderá o meu orgulho pelo mesmo.

O quê quer dizer o título? Quer dizer que no livro encontrará uma série de instruções

concretas e detalhadas sobre como abrir caminho no atraente mundo da música country. Detalha-se como iniciar como intérprete-compositor, ou como compositor, intérprete, instrumentista, como trabalhador detrás dos bastidores deste mundo. Esta informação ser-lhe-á útil para lançar-se numa carreira musical muito produtiva.

Pode ser que lhe interesse outro aspecto do mundo da música. Talvez queira

tornar-se editor de música, arranjador, disk-jockey de música country ou de música em geral numa estação de rádio, produtor de cantores, ou talvez ainda queira se dedicar aos trabalhos administrativos numa empresa editora de partituras ou numa casa discográfica.

Saberá em quê consiste os diferentes terrenos dos bastidores do mundo musical, e

conhecerá as possíveis carreiras profissionais dentro de cada um. Para chegar a algum lugar dentro da música country, terá que saber como estabelecer contactos importantes, como escrever as canções country que têm MAIS possibilidades de se converter em SUCESSOS, como vender as suas canções por correio, como encontrar um sócio para compor as canções entre dois (caso você só escreva as letras ou músicas), como analisar o estilo dos grandes cantores, e outros indicadores que lhe servirão para seguir subindo as escalas do mundo da música.

Se compõe canções, encontrará uma informação adicional e especial sobre o tema

das organizações que salvaguardam os direitos de autor; sobre como conseguir que aceitem e gravem a sua primeira canção, uma regra de ouro para todas as canções que escreva; a importância das regras que denomino ASCAP e BMI; quais pontos estudar ao firmar contratos para as suas canções; como conseguir o seu primeiro trabalho como apresentador ou disk-jockey na rádio; como chegaram ao auge as grandes estrelas do country; e quais as publicações do sector deve ler regularmente.

.../...


173

.../...

Se alguma vez pensou em se apresentar como solista ou formando um grupo, e interpretar ou gravar as canções que você mesmo ou o seu próprio grupo elabora, então NECESSITA deste livro.

Na música country, tudo se centra na canção, e com uma ÚNICA CANÇÃO você

pode subir como um foguete. Aprenda a criar novas canções com força, e poderá lograr uma carreira fabulosa. As canções country de hoje em dia são muito realistas; isso lhe permite criar um disco que seja um SUCESSO DE VENDAS.

Neste livro descobrirá a melhor maneira de conseguir um trabalho no mundo da

música, como prosperar no mesmo, e como vender as suas canções. Todo este material lhe convém!

Mas cuidado! Lembre-se de que quando terminar de ler este livro interessante,

poderá pôr em prática o seu plano de acção. Eu, da minha parte, se você actuar com rapidez e decisão, encarregar-me-ei de que este material VALIOSO e de utilidade comprovada chegue à sua caixa postal RAPIDAMENTE. Custa apenas 12 dólares, e mais um dólar para as despesas de envio.

Musicalmente,

CRIATIVE CONCEPTS

P.S.: Se eu receber o seu pedido antes de DEZ DIAS, enviar-lhe-ei

pessoalmente um valioso INFORME GRATUITO que lhe será ESPECIALMENTE útil ao ir subindo no brilhante mundo da música.

NOME (Maiúsculas, por favor) ________________________________ MORADA ____________________________________________________ LOCALIDADE-DISTRITO-CÓDIGO POSTAL ___________________

ENVIE UM CHEQUE OU REEMBOLSO POSTAL A NOME DE L. PERRY WILBUR.

Envie o seu pedido a: CRIATIVE CONCEPTS, 814 Waterman Road South, Jacksonville, Florida 32207.

12.02 POR Carta de vendas por propaganda directa. Modelo 2.


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Alguns conselhos úteis Aproveitar os desejos dominantes das pessoas Podemos explicar os motivos que levam as pessoas a comprar por correio em função de um ou vários dos desejos dominantes do ser humano. Os clientes não hesitarão em comprar por correio para saciar estes desejos. Um produto ou serviço que se venda por correio para satisfazer uma ou várias destas necessidades será desejado e comprado, supondo que se anuncie de maneira eficaz. Tais desejos, dominantes na maior parte das pessoas, são:

Ter saúde Poupar tempo Estar limpos Ser populares Atrair o sexo oposto Ganhar dinheiro Ser respeitados Divertir-se Liberar-se da dor física Satisfazer o apetite Guardar as posses com segurança Economizar dinheiro Satisfazer a curiosidade Evitar-se problemas Parecer-se aos demais Proteger a própria reputação Ter uma individualidade Ser apreciados Ter segurança Estar na moda Comprar com segurança Ser criativo Dispor de mais tempo livre Influir nos outros Ter êxito Ser importantes Aproveitar as oportunidades Ter confiança em si próprio Evitar as críticas


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Quando se pense em vender por correio algum artigo ou produto novo, repasse esta lista de necessidades e veja se o artigo satisfaz alguma delas. Se for assim, quantas? Lembre-se sempre: um produto ou serviço que se venda por correio e que satisfaça várias destas necessidades, ganhará muito terreno. Cada vez que se pense o lançamento de um produto ou serviço novo, consulte a lista. O seu activo mais valioso: o optimismo Despeço-me com os seguintes pensamentos sobre o optimismo, que será o factor que mais necessite e o seu activo mais valioso como vendedor. Entre todas as qualidades e dotes necessários para o êxito como vendedor neste começo de século, existe uma que deve figurar como primeira na lista. Quase todos os grandes vendedores e vendedoras dispõem de grandes reservas desta qualidade. Qual é? É muito simples: o espírito optimista. O espírito optimista? Está em todos os lugares! O grande humorista Bob Hope tem este maravilhoso espírito do optimismo. Vive com ele, respira-o. Bob Hope nasceu em Londres, e o seu nome de baptismo era Leslie. Adoptou o nome Bob porque lhe pareceu próprio a uma boa pessoa. Mas a magia do seu nome procede do seu sobrenome, Hope, que quer dizer "esperança" em inglês. É um nome inspirador. Para alguns milhões de pessoas bastam ver aparecer o Bob Hope no palco para se sentir imediatamente mais felizes e cheios de esperança. Bob Hope converteu-se em sinónimo de esperança, de sentimentos positivos, de um espírito vivo de optimismo. Espere o êxito Por quê necessita deste espírito optimista nas suas venda? Porque um vendedor (que é uma pessoa que ganha a vida vendendo um produto ou um serviço) deve manter um entusiasmo optimista para seguir no auge da sua capacidade


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como vendedor. Com o espírito optimista a seu favor, não terá medo de visitar um possível cliente importante ao qual tentou vender sem êxito. Saberá que sempre existe a esperança de que o possível cliente se converta em cliente efectivo. Muitas vendas fecham-se antecipadamente na mente do vendedor ou da vendedora, por isso, vale mais estar repleto de pensamentos positivos e optimistas. Será um tópico, mas é verdade que "se não formos capazes de fechar a venda na nossa mente, também não a fecharemos na vida real". Os vendedores veteranos, que têm este espírito optimista, são irresistíveis na hora de vender os seus produtos. Por quê? Porque este espírito optimista é contagioso. Quando damos a impressão de que o nosso produto ou serviço são importantes para o cliente potencial... e de que esperamos que o cliente em potencial compre, estamos a dar mostras claras de um espírito optimista. Não aceite a derrota Quando sentimos confiança em nós mesmos e na nossa capacidade como vendedor, também reflectimos um espírito optimista. A confiança dirige o mundo. Revisemos a história, e veremos que as vidas dos grandes homens estavam marcadas pela confiança. Alexandre Magno tinha-a. Também a tinha George Washington. Podemos pensar em muitos personagens: Winston Churchill, Víctor Hugo, Jefferson, Benjamin Franklin, Eisenhower, Patton, Henry Trumam, Walt Disney. Todos eles tinham confiança em si mesmos, na sua capacidade e na própria vida. Quando a nossa mente e o nosso coração estão repletos de espírito optimista, poderemos enfrentar-nos a cada novo dia, venha o que vier, mesmo quando atravessarmos um período duro, de más vendas, não cairemos, porque devemos saber que a fé em nós mesmos, no nosso produto e na nossa empresa, levar-nos-á adiante. Saberemos com segurança que, com o passar do tempo, voltaremos a vender mais do que antes.


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Uma das grandes razões que permite que a Inglaterra lembre dos tempos da Segunda Guerra Mundial, com o seu triunfo mais glorioso, deu-se graças à confiança do seu chefe, Winston Churchill. Este grande líder manteve em pé a confiança do povo inglês. Mesmo quando Londres sofria bombardeios durante dia e noite, Churchill negou-se a abandonar o espírito optimista. Seguiu firme na sua crença de que as coisas iriam melhorar, e assim foi. Quando passemos um dia ou uma semana de más vendas, podemos pensar no valioso espírito de esperança que Churchill soube suscitar nos corações do povo inglês. A verdade é que se as vendas não fossem um desafio e sempre fossem simples, muitos dos bons vendedores, abandonariam o sector. Se todas as vendas que se fechassem fossem resumidas num simples trâmite, muitos dos grandes veteranos das vendas começariam a buscar a porta de saída. O verdadeiro vendedor desfruta com o “toma lá dá cá” que são as vendas. Grande parte do prazer de vender radica no desafio, no jogo, no sentimento de enfrentar-se a uma resistência e sobrepor-se à mesma. Se partirmos da suposição, antes de cada apresentação das vendas, que já a temos ganha, estaríamos desperdiçando grande parte da nossa experiência no que sabemos fazer de verdade: vender. O conhecimento é força Vender sempre lembrará uma caça, um jogo emocionante, para muitos que ganham a vida com as vendas, para aqueles que acreditam nos seus produtos, nas suas empresas e em si próprios. Costumam saber que o produto ou o serviço que oferecem ao possível cliente melhorará a sua vida em algum sentido. Mas o que incentiva muitas dessas pessoas a se converter em profissionais das vendas e a manter uma grande produtividade nas mesmas é a própria satisfação de cobrar a peça vendida, de fechar a venda. Nada lhes agrada mais que conseguir novas vendas, dia após dia. Não quero dar a entender que o único que faz falta para ter êxito como vendedor é ter um espírito optimista. Também são fundamentais outras qualidades. Entre elas, devemos citar o bom senso, a boa saúde e o trabalho duro. O trabalho duro,


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aplicado ao terreno das vendas e combinado com outras qualidades adequadas, pode gerar benefícios enormes. O bom senso é a capacidade de assimilar os conhecimentos e de aplicá-los. Tenha uma atitude de campeão Aonde quer que estejamos dentro da nossa própria carreira de vendedor, devemos lembrar que sempre se pode melhorar o bom senso e sempre se podem adquirir hábitos profissionais. Inclusive se pode conseguir ou recuperar a saúde. Estas qualidades são os "alicerces" de um sucesso efectivo em qualquer actividade, incluindo, desde já, as vendas. Combinada com a ferramenta número um para o seu êxito, o espírito optimista, podemos vender como um campeão durante muitos anos. Portanto, lembre-se: enquanto há vida, haverá esperança. E se existem altos níveis de êxitos de vendas, é porque existe claramente um espírito optimista. Boas vendas!


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7. RECEPÇÃO, REGISTRO E

DISTRIBUIÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA

Dado que as comunicações escritas são um dos principais meios que as empresas têm para se comunicar com o seu meio circundante, tendo em conta a validade legal que podem alcançar num determinado momento, podemos outorgar à correspondência comercial uma importância da qual carecem as comunicações orais. Todas as empresas, grandes ou pequenas, devem contar com um departamento de correspondência, onde se registrem, classifiquem, arquivem cada um dos documentos e escritos recebidos ou enviados. Existem empresas que têm uma única secção de correspondência dedicada exclusivamente a receber, classificar e responder as comunicações recebidas, e outras onde cada departamento administra a sua própria correspondência, a qual se regista e arquiva finalmente num departamento central. Portanto, o departamento de correspondência, em qualquer empresa, deve contar com uma organização que dependerá do volume de comunicações que emita e receba. Podemos dividir a correspondência em três grupos diferentes: • Correspondência de entrada • Correspondência de saída • Comunicados internos ..............................................................................................

7.1. CORRESPONDÊNCIA DE ENTRADA Podemos agrupar neste item todas as comunicações que recebamos na empresa, seja através do serviço de correios, mensageiros, fax, telégrafo, etc.


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Ao receber a correspondência, o primeiro que devemos fazer é uma selecção da mesma, separando os distintos tipos, como cartas, impressos, revistas, livros, propaganda, telegramas, etc. Antes de proceder à abertura do correio, deveremos observar se existem comunicações de carácter privado. Neste caso entregaremos a carta ou o comunicado em mãos e sem abrir. Posteriormente, daremos passo à abertura da correspondência, observando se no envelope estão incluídos todos os documentos que se indicam no texto, posto que se podem anexar documentos tais como facturas, cheques, catálogos, etc. Neste caso, deverá estar indicado no rodapé da carta toda a documentação anexa. A seguir, procederemos à numeração das cartas. Este passo consiste em atribuir um número de referência de entrada na empresa realizando esta marcação com um carimbo no qual, geralmente, consta o número outorgado à carta, a data de chegada e o destinatário do texto. Uma vez numerada a correspondência, proceder-se-á com o seu registo. Efectuaremos isto num livro denominado Registo da correspondência de entrada. Neste livro de registo aparecem os seguintes dados: Nº Registo Data Tipo Anexos Remitente Destinatário Assunto • Número de registo. É o número de referência que damos à

comunicação; • Data. A data de entrada da correspondência na empresa; • Tipo. Indicar-se-á se se trata de uma carta, telegrama,

circular, cartão postal, livro, pacote, etc.; • Anexos. Indicaremos se à carta acompanham outros

documentos anexos, tais como pedidos, facturas, cheques, letras, catálogos, etc.;


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• Remetente. Anotar-se-á o nome e endereço da pessoa/empresa que envia a carta;

• Destinatário. Anotaremos o nome da pessoa ou do departamento a quem vai dirigida a comunicação;

• Assunto. Resumir-se-á brevemente o assunto tratado, com palavras como: pedidos, cobranças, pagamentos, reclamações, orçamentos, etc. Caso a carta tratar de mais de um tema, poderemos indicar abreviadamente ou bem empregar a palavra "vários".

Uma vez terminado este processo com todos os seus passos, deveremos proceder à distribuição da correspondência mencionada entre as pessoas ou departamentos aos quais se dirige, levando em conta os seguintes aspectos: • Primeiramente entregaremos a correspondência urgente; • Prestaremos grande atenção na entrega de documentos

tais como cheques, letras, contratos, etc. • As cartas "À atenção de" ou "Confidencial" de carácter

particular, deverão entregar-se sem abrir. ..............................................................................................

7.2. CORRESPONDÊNCIA DE SAÍDA A correspondência de saída é aquela que se origina dentro da empresa e tem como finalidade a comunicação externa. O primeiro passo consiste, obviamente, na elaboração da correspondência, que geralmente se efectua no departamento que origina a comunicação. Normalmente, a pessoa que conhece o assunto redige primeiro um rascunho que entrega posteriormente a uma pessoa ou departamento encarregado da sua digitação. Uma vez confeccionadas as cartas e os comunicados, apresentar-se-á à assinatura do responsável pela comunicação. Para a assinatura do responsável, os documentos são apresentados em pastas, com separações internas para cada responsável.


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Quando se trata de correspondência de pouca importância, como propaganda ou circulares, o visto não se costuma fazer a punho, mas através da estampa com carimbos ou bem por meio de máquinas automáticas. A correspondência pessoal ou os documentos importantes deverão ser rubricados e revisados pelos responsáveis da sua realização ou bem pela pessoa que tenha o poder de assinar pela empresa. Posteriormente, realizar-se-á o processo de numeração da correspondência de saída, designando a cada comunicação um número de registo ou uma chave composta por números e letras que constituirão as referências da carta. O registo da correspondência efectua-se no livro denominado Livro de Registro da correspondência de saída. Neste livro de registo aparecem os seguintes dados: Referência Data Tipo Anexos Destinatário Assunto Observações • Referência. É-lhe outorgada segundo a forma de registo

que tenha a empresa. • Data. Anotaremos o dia, o mês e o ano que figura no

envio. • Tipo. Indicaremos se se trata de cartas, certificados,

telegramas, etc. • Anexos. Anotaremos se à carta acompanham outros

documentos, tais como cheques, letras, impressos, etc. • Destinatário. Indicaremos a pessoa ou empresa à qual se

envia a comunicação. • Assunto. De forma abreviada resumiremos o assunto

tratado no comunicado. • Observações. Poderemos destacar uma observação

relacionada com o tema que origina a comunicação.


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Posteriormente, procederemos com o envio do correio. Para isso, e uma vez finalizadas as operações precedentes, efectuaremos a dobra e o fechamento da correspondência. ..............................................................................................

7.3. COMUNICADOS INTERNOS Este tipo de comunicações é gerado na própria empresa e dirige-se a pessoas ou departamentos dentro da mesma. Normalmente, estes comunicados utilizam-se quando se dirige a um grupo numeroso de pessoas, ou bem quando se deseja fazer ciência das comunicações, coisa que não sucede com as conversações e as chamadas telefónicas. Não é necessário que os comunicados internos estejam tão cuidados, sob o ponto de vista estético, como os que saem da empresa, mas deverão ser claros, concisos e elaborado da forma menos complicada possível. Quando a mensagem que se comunica é importante, faremos algumas cópias, das quais se devolverá uma assinada pelo destinatário. ..............................................................................................

7.4. CÓPIA DA CORRESPONDÊNCIA Como indicámos no começo deste capítulo, as comunicações escritas têm uma importância relevante, por isso sempre se deverá realizar uma cópia do escrito ou comunicado. Isso não apenas nos permite tomar ciência do escrito, mas também poder voltar a reproduzi-lo todas as vezes que for necessário. Pode acontecer que se perca ou extravie uma carta, ou ainda que seja ignorada pelo destinatário. Neste caso a nossa cópia sempre pode demonstrar que esteve e foi escrita no seu momento oportuno, e o que é mais importante, o seu conteúdo exacto.


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.............................................................................................. 7.5. ARQUIVO DA CORRESPONDÊNCIA

Todos os documentos de uma empresa deverão guardar-se e arquivar-se para que, em qualquer momento, possam ser consultados posteriormente e com rapidez, ou para ter referência dos mesmos. Normalmente, classificam-se seguindo os sistemas particulares de cada empresa. Os métodos mais correntes e efectivos para a classificação e arquivo da documentação ou correspondência são: alfabético, geográfico, sistemático ou por matérias e numérico. Também existe a possibilidade de combinar estes métodos, sempre de acordo com as necessidades de cada empresa. Não obstante, qualquer departamento de arquivo de uma empresa deverá objectivar os seguintes aspectos: • Utilização fácil e cómoda; • Operações rápidas e simples; • Compreensão ao alcance de qualquer pessoa que

pretenda consultá-lo; • Imediata localização dos escritos e comunicados. O sistema de arquivo alfabético pode ser muito cómodo e simples, estando ao alcance de qualquer pessoa que necessite em qualquer momento buscar algum dado ou qualquer escrito, e brindando a possibilidade da sua localização rápida e eficaz. Igualmente, este tipo de arquivo pode combinar-se com outro, seja sistemático, geográfico, etc. Poderemos efectuar uma classificação alfabética por clientes ou empresas, ou bem por matérias ou assuntos. Este sistema é a base de qualquer forma de classificação, intervindo, praticamente, em todos os tipos de arquivos. O sistema de arquivo geográfico é regido pelo lugar, ou seja, a correspondência é organizada por ordem de localidade, distrito, região ou país, reunindo, desta forma, todos os correspondentes de um mesmo lugar. Neste tipo de arquivo dá-se mais importância à sede das empresas que ao cliente


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como tal ou ao assunto que trata o comunicado. Este método é menos utilizado, ainda que algumas firmas mantenham um arquivo geográfico paralelo a outro alfabético por nomes ou por assuntos ou matérias. A prática é sempre o factor que determinará se convém utilizar um ou outro tipo de arquivo. Em muitas ocasiões é muito eficaz um arquivo por matérias, de acordo com os assuntos e temas tratados nos comunicados, por exemplo: cobranças, pagamentos, etc., ou um arquivo numérico, dependendo de se a cada entrada designamos um número. Entretanto, estes tipos de arquivos frequentemente estão unidos a outros sistemas. Por último, qualquer documentação ou escrito será arquivado definitivamente, já que transcorrido certo tempo perde a sua actualidade, deixando lugar à consulta e utilização de documentos mais recentes que mantêm a sua vigência. Quase sempre se arquiva definitivamente em caixas especiais, que mantêm o sistema de arquivo primitivo (ou arquivo morto), de tal forma que se possa encontrar facilmente qualquer escrito sempre que seja necessário. Uma vez cumpridos os prazos que estabelece o Código do Comércio, todos os documentos serão submetidos à selecção, arquivando-se os que conservem algum interesse, e destruindo-se os restantes.


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8. O CORREIO ELECTRÓNICO Actualmente, o correio electrónico (e-mail) possibilita o intercâmbio de mensagens entre os usuários conectados por computadores, directa ou indirectamente, através de uma rede. Assim, podem-se realizar comunicações inter-pessoais entre usuários de computadores pessoais, intercâmbios electrónicos de dados entre aplicações situadas em computadores remotos. Graças às novas tecnologias, existe a possibilidade de que um usuário de qualquer cidade, através dos meios adequados, possa consultar actividades empresariais ou serviços de qualquer empresa do mundo. Também é possível que qualquer empresa ou negócio possa dar a conhecer as suas actividades e inclusive oferecer os seus serviços de maneira instantânea. Uma das maiores características do correio electrónico é que o emissor e o receptor não têm porque estar conectados ao mesmo tempo. O emissor pode enviar uma mensagem, e ainda que esta possa chegar em poucos minutos ao seu destino, o destinatário recebê-la-á fisicamente no seu computador quando se conecte à rede. Actualmente o correio electrónico é uma ferramenta habitual em numerosas empresas, e inclusive a nível doméstico, devido ao crescimento tão espectacular que vem experimentando. De todos os serviços e temas electrónicos existentes na actualidade, o correio electrónico é o meio que mais está avançando e impondo-se de forma massiva a todo o mundo. Por isso, e devido à magnitude da ameaça do correio tradicional, alguns organismos de correios já estão efectuando investimentos para substituir paulatinamente muitos dos seus envios tradicionais por sistemas electrónicos: por exemplo enviam cartas ou postais ao lugar de destino e aí são impressas.


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Do mesmo modo, o fax se vê ameaçado pelo potencial e pela versatilidade do correio electrónico. Como é sabido, a principal vantagem do fax sobre a comunicação telefónica consiste na possibilidade de transmitir imagens, melhorando também o correio tradicional quanto à sua rapidez. Através do correio electrónico, não apenas se combinam estas duas vantagens, mas também se ampliam, posto que a informação enviada não se degrada de nenhuma forma natural, tendo em conta também que este serviço é mais barato que o fax. ..............................................................................................

8.1. FUNCIONAMENTO DO CORREIO ELECTRÓNICO Primeiramente o computador emissor da mensagem transmite-a a outro computador, chamado servidor de correio, que, por sua vez, recebe a mensagem e transmite-a ao receptor, procurando a rota mais conveniente para o seu envio. Esta rota muitas vezes está composta por muitos outros servidores que vão transmitindo a mensagem até que por fim chega ao servidor que se encontra na mesma rede local que o computador receptor da mensagem. Finalmente, quando chega a este servidor de destino, a mensagem é depositada na caixa de correio do usuário, que ao conectar-se com o seu servidor, este, por sua vez, lhe transmite a mensagem que estava armazenada. Se no decorrer da operação houver algum dispositivo fora de serviço, o servidor guarda a mensagem até que se solucione o problema e volta a enviá-la no momento que considere adequado. ..............................................................................................

8.2. SISTEMA DE MENSAGENS ELECTRÓNICAS A tecnologia SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) é a que mais se usa dentro do mundo da Internet e actualmente é a que tem maior difusão. Os destinatários têm um endereço electrónico cuja estrutura é muito simples:

nome_usuá[email protected]ínio.país


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Em primeiro lugar, e antes da arroba, encontramos a identificação do usuário dentro do sistema próprio de mensagens. O mais habitual é encontrar-nos com um nome, mas em muitos casos coloca-se as iniciais do nome seguidas do sobrenome, ou o nome e o sobrenome separados por um ponto, hífen, etc. A identificação também pode conter números, mas em nenhum caso estão permitidos os espaços em branco. Depois vem o símbolo arroba (@), e posteriormente se indica onde está inscrito o usuário. Esta última parte, normalmente consta do nome do computador onde está conectado o usuário, nome da instituição e, finalmente, o país. ..............................................................................................

8.3. ENVIAR MENSAGENS Para enviar uma mensagem devemos pulsar CTRL+M ou seleccionar a opção Escrever Nova Mensagem. Imediatamente se abrirá uma janela onde deveremos elaborar a mensagem, preenchendo primeiramente os seguintes campos correspondentes ao cabeçalho: • From: indicaremos o endereço electrónico do remetente; • To: escreveremos o endereço do destinatário da

mensagem; • Subject: como referência, indicaremos o assunto da

mensagem; • Cc: no caso de enviar uma cópia a outro(s) destinatário(s); • Attachments: se tem associado algum tipo de ficheiro

anexo. Uma vez preenchidos todos os dados e redigida a mensagem, o programa conectar-se-á com o servidor de correio electrónico que especificamos, e enviará a mensagem guardando uma cópia da mesma se assim indicarmos. Desta forma poderemos realizar um seguimento das diferentes mensagens que vamos enviando.


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.............................................................................................. 8.4. CARACTERÍSTICAS DO CORREIO ELECTRÓNICO

O correio electrónico, como o seu próprio nome indica, permite enviar e receber mensagens e cartas através das redes de computadores. A utilização deste sistema proporciona um grande número de vantagens com relação às formas tradicionais de envio de correspondência: • Rapidez. As mensagens de correio electrónico costumam

chegar em poucos minutos ao seu destino, ainda que se encontrem a milhares de quilómetros o remetente e o destinatário;

• Economia. Geralmente este meio é mais barato que qualquer outro sistema, não obstante, isso dependerá também do tipo de conexão que disponhamos;

• Comodidade. A utilização deste sistema economiza tempo e espaço, já que as mensagens são guardadas no disco do computador e podem ser arquivadas, manipuladas, impressas, copiadas ou reenviadas a terceiras pessoas tantas vezes como queira. Qualquer mensagem recebida pode ser respondida em poucos segundos, sem a necessidade de copiar endereços ou colar selos e fechar envelopes;

Também devemos destacar que existem alguns inconvenientes no uso deste sistema, por exemplo, o da segurança. Há ocasiões nas quais as mensagens podem ser lidas por outras pessoas que tenham acesso ao sistema. Para isso existem no mercado programas que codificam a informação, de maneira que apenas possam ser decifradas pelos interessados. Por último, um bom sistema de mensagens electrónicas em nível de usuário final deve trazer as seguintes possibilidades: • Envio e recepção de mensagens a partir do nosso

computador pessoal, independente de que o sistema de administração de mensagens esteja situado em outro.

• Multi-envio a vários destinatários. Isto se consegue por meio de listas de usuários ou introduzindo manualmente os endereços dos destinatários.


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• Possibilidade de enviar cópias de mensagens a terceiros, e inclusive de cópias cegas, isto é, sem que o usuário primeiro saiba que a cópia foi enviada.

• Aviso de que temos mensagens sem ler. Desta forma saberemos em qualquer momento se recebemos uma nova mensagem, através de uma janela ou um aviso acústico.

• Possibilidade de pedir um aviso acusando a entrega e a recepção, ou seja, que nos avise de quando a mensagem chegou à caixa de correio do destinatário final e quando foi aberta pelo mesmo.

• Réplica das mensagens de correio electrónico, ou seja, que com um único comando possamos criar uma mensagem de réplica a quaisquer que recebamos.

• Que se possam imprimir tanto as mensagens enviadas como as recebidos, para assim ter sempre uma cópia impressa destas.

• Poder enviar arquivos anexos à mensagem, sejam de tipo binário ou de texto.

..............................................................................................

8.5. CONSELHOS PARA MELHORAR O CORREIO ELECTRÓNICO

Além de elaborar uma mensagem que contenha apenas texto, podemos utilizar alguns truques para conferir ao nosso texto mais legibilidade, e desta forma facilitar a sua compreensão, por exemplo: • Usaremos maiúsculas e minúsculas normalmente, como

em qualquer texto comercial. Para ressaltar uma parte da mensagem ou uma palavra determinada, podemos utilizar as letras maiúsculas. Nos correios electrónicos as maiúsculas são utilizadas para simbolizar que estamos a gritar ou que estamos a dar muita importância a um contexto.

• Separaremos os parágrafos com linhas em branco, para facilitar assim a sua leitura, procurando não elaborar parágrafos muito extensos, não mais de cinco ou seis linhas.


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• Deveremos assinar sempre as mensagens com os dados oportunos, com o nome real, trabalho, endereço electrónico ou web, etc.

• Utilizaremos os asteriscos para simbolizar negrita, ou o hífen baixo para indicar sublinhado. Ex.: *negrita* - _sublinhado.

• Se queremos indicar os endereços de correio ou enlaces, incluiremos os mesmos entre os signos < >. Além de ficarem mais legíveis deste modo, muitos programas de correio empregam estes signos para reconhecer os endereços especiais e criar enlaces automáticos na Internet.

• Indique sempre nas suas mensagens, no caso de anexar ficheiros, em quê formato estão ou se estão comprimidos.


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MMaannuuaall PPrrááttiiccoo ddee IInnggllêêss CCoommeerrcciiaall

A informação que o ajuda a triunfar no seu trabalho

Colecção Manuais Práticos de Temas da Empresa


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ÍNDICE 1. A ESTÉTICA DA CARTA

1.1. A COMUNICAÇÃO POR CARTA 2. ORTOGRAFIA

2. 1. USO DAS MAIÚSCULAS 2. 2. COMO ESCREVER OS NÚMEROS 2. 3. ASPAS

3. GRAMÁTICA

3. 1. O SUJEITO 3. 2. O VERBO 3. 3. O ARTIGO 3. 4. O ADJECTIVO 3. 5. O ADVÉRBIO

4. VOCABULÁRIO E EXPRESSÕES DE USO

4. 1. QUANDO UTILIZAMOS...? 4. 2. COMO DAR FORMA ÀS NOSSAS IDEIAS 4. 3. DICIONÁRIO COMERCIAL

5. O INGLÊS BRITÂNICO E O AMERICANO 6. ANEXOS

6.1. ANEXO 1: VERBOS IRREGULARES 6.2. ANEXO 2: VERBOS FRACOS


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1. A ESTÉTICA DA CARTA ..............................................................................................

1.1. A COMUNICAÇÃO POR CARTA Deveremos ter em conta: a) o envelope; b) A carta em si mesma.

O envelope A correcta distribuição dos elementos num envelope não difere excessivamente do formato que utilizamos habitualmente. Em qualquer caso, os dados do destinatário sempre aparecerão na frente do envelope. O remetente, no entanto, poderá situar-se tanto no verso (a opção mais comum) como no canto superior esquerdo, sempre que não tenha sido impresso no envelope anteriormente.

A carta Este é evidentemente o elemento essencial na comunicação por correio, pois contém a mensagem que se deseja transmitir. No entanto, existem outros pontos que podem supor algum tipo de dificuldade para o usuário pouco familiarizado com a correspondência comercial em inglês. São os relacionados com a apresentação do escrito. O esquema padrão de uma carta comercial em inglês é o seguinte:


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ROCHA E CAETANO LDA. (1) Rua 25 de Abril , 8 46736 SILVES PORTUGAL Tel.: 282 43 27 81, Fax: 282 33 00 11

RE: Your Fax 26/4/02 30th April 2002 ATT: MARKETING DEPARTMENT (2) I.T.T.K. 5 Monkey Square Edensor Road LONDON W5 3XR U.K. Dear...,

TEXTO Yours sincerely Assinatura Nome por extenso


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A parte assinalada com (1) corresponde ao endereço do remetente. Também devemos levar em conta a correcta localização dos dados do destinatário (2). Sempre escreveremos o país do destinatário em maiúsculas. Separação de parágrafos: tradicionalmente tem-se utilizado a tabulação no princípio de cada parágrafo, sobretudo nos manuscritos. Trata-se de um formato já em desuso. Tanto na Grã-Bretanha como nos Estados Unidos o método mais habitual para separar os distintos parágrafos de um texto consiste em deixar uma linha em branco entre eles. Desta maneira, o texto pode ficar perfeitamente alinhado. A data: o formato da data varia conforme o registo inglês, britânico ou americano. A diferença consiste que nos Estados Unidos costuma preceder o mês ao dia, ao contrário do que acontece no Reino Unido.

Estados Unidos April 10 2002 April l0th 2002

4/10/02

Reino Unido 10 April 2002

10 th April 2002 10/4/02

É fácil verificar que o uso da terceira opção pode gerar uma confusão, já que não é o mesmo, por exemplo, receber uma remessa de um fornecedor no dia 10 de Abril que no dia 4 de Outubro. Será, pois, preferível evitar este formato, a não ser que o dia do mês seja superior a 12, e nesse caso não haverá lugar a dúvidas (por exemplo, 3/15/02 e 15/3/02 significam claramente "15 de Março do ano 2002"). No item "Como escrever números" dentro do capítulo "Ortografia" explicaremos detalhadamente em quê devemos basear-nos para construir ordinais em inglês. No caso da data, habitualmente se indica o dia do mês com um número ordinal. A forma correcta de escrever os 31días possíveis é a seguinte:


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1st 6th 11th 16th 21st 26th 31st

2nd 7th 12th 17th 22nd 27th

3rd 8th 13 th 18 th 23rd 28 th

4 th 9 th 14 th 19 th 24 th 29 th

5 th 10 th 15 th 20 th 25 th 30 th

O cabeçalho: aqui começa a comunicação com o destinatário. Pode parecer estranho como em inglês o adjectivo "Dear" (querido/a/os/as) é utilizado na prática, dentro da totalidade de apresentações, inclusive quando nos dirigimos a pessoas completamente desconhecidas. Trata-se de um costume que em português seria inapropriado e (por quê negá-lo?) bastante divertido em algumas ocasiões. * ATENÇÃO! Em inglês jamais utilizaremos um ponto nas abreviaturas, como acontece em português. Assim, pois, escreveremos Mr Smith, Mrs Jones, Miss May ou Ms Fischer. * ATENÇÃO! Após a apresentação não devemos utilizar dois pontos (:). O sinal de pontuação correcto é a vírgula (“Excelentíssimo Sr. Smith:” Devemos escrever “Dear Mr Smith,”) A diferença de matiz será determinada por como chamemos o nosso correspondente. As fórmulas mais habituais são as seguintes: Dear Sirs, (ou "Gentlemen," nos Estados Unidos) utiliza-se como primeiro contacto com uma empresa. Dear Sir, deve utilizar-se quando o destinatário for um homem cujo nome (e sobrenome) desconhecemos. Dear Madam, deve utilizar-se quando nos dirigirmos a uma mulher de quem desconheçamos o nome (e o sobrenome).


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Cabe lembrar que na língua inglesa não existe diferença entre o tratamento formal (tratar por "O senhor") e informal (tu). Por isso, tanto no inglês falado como no escrito, observa-se esta diferença dirigindo-nos ao nosso interlocutor utilizando o seu próprio nome (equivalente a tratá-lo pelo pronome pessoal “tu”) ou através do seu sobrenome (método mais formal e procede sempre nos primeiros contactos). Assim, no primeiro caso o cabeçalho será Dear John, Dear Mary, Dear Susan, ... De uma maneira mais formal, encontramo-nos com as seguintes apresentações: Dear Mr Jones, (independente de que o senhor Jones seja casado ou solteiro). Dear Mrs Smith, (se sabemos que a senhora Smith é uma mulher casada). Dear Miss Chang, (se a menina Chang for uma mulher solteira) Dear Ms Eckersley, (se não sabemos o estado civil da senhora ou menina Eckersley. Em qualquer caso, esta é a fórmula mais aconselhável e mais utilizada numa relação comercial). A despedida: existe uma série de fórmulas de cortesia que precedem à assinatura. Equivalem ao "Atentamente" ou ao "com os melhores cumorimentos". A escolha entre uma ou outra dependerá da relação que nos una ao destinatário. No caso do Reino Unido utilizaremos: Yours faithfully, quando não soubermos o nome do nosso correspondente (escrevemos Dear Sir, Dear Sirs ou Dear Madam no cabeçalho), e Yours sincerely, quando tivermos especificado o sobrenome do nosso interlocutor (Dear Mr X).


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Nos Estados Unidos costuma-se optar por Yours sincerely em qualquer caso. Outras possibilidades são: Yours very truly (para o leitor ainda desconhecido) Sincerely yours ou Cordially yours são fórmulas de cortesia adequadas para um interlocutor cujo nome já conhecemos. Tanto no Reino Unido como nos Estados Unidos é fácil encontrar fórmulas de cortesia mais informais. Isto ocorre quando nos dirigimos ao leitor pelo seu nome. Se for este o caso, podemos utilizar qualquer uma das seguintes construções:

Sincerely Cordially Best regards Kindest regards Best wishes

Cabe destacar que cada uma destas cinco fórmulas conferem ao escrito um tom levemente mais informal que o anterior. ..............................................................................................

1. 2. CONSELHOS ESTÉTICOS Já estamos prontos para começar a redigir o nosso escrito. Analisamos onde posicionar correctamente cada elemento que deve constar numa boa carta comercial. No entanto, antes de nos centrar em aspectos linguísticos (problemas gramaticais, vocabulário e expressões) devemos ter em conta certos pontos que contribuem não apenas à estética formal, mas também a uma leitura agradável e fluida. 1. Com o fim de facilitar a leitura da nossa carta, deveremos agrupar o texto em parágrafos segundo as diferentes ideias que desejamos expor, e sem que estes cheguem a ser excessivamente longos. 2. Como complemento do ponto anterior, devemos tentar escrever frases curtas com um estilo simples. Certas


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construções são totalmente correctas sob o ponto de vista académico, mas dificultariam uma leitura clara do escrito. Por exemplo:

We would (ou should) be most grateful if you could possibly send us...

Em vez disso, poderíamos escrever: Please send us... De qualquer forma, seria aconselhável utilizar a primeira opção quando estivermos solicitando realmente um favor. 3. Nunca empregaremos as contracções dos verbos numa comunicação escrita formal e, portanto, na correspondência comercial. I’m I am You’re You are He’s He is o He has She’s She is o She has It’s It is o It has We’re We are They’re They are I’ve I have You’ve You have We’ve We have They’ve They have I’ll I will You’ll You will He’ll He will She’ll She will I’d I would / should You’d You would/ should He’d He would / should She’d She would / should We’d We would / should They’d They would / should Who’s Who is What’s What is How’s How is Where’s Where is Why’s Why is Isn’t Is not Aren’t Are not Wasn’t Was not Weren’t Were not Don’t Do not Doesn’t Does not Didn’t Did not Haven’t Have not Hasn’t Has not Hadn’t Hade not Can’t Cannot Couldn’t Could not Won’t Will not Wouldn’t Would not


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Shan’t Shall not Shouldn’t Should not Here’s Here is There’s There is Mustn’t Must not Needn’t Need not Também são contracções de verbos as formas como Everybody’s (Everybody is), Nobody’s, Nothing’s, ... As contracções são habituais na expressão oral, e inclusive é totalmente aceitável empregá-las ao reproduzir por escrito palavras textuais de alguma pessoa ou ao utilizar um estilo não excessivamente académico. 4. Sob o ponto de vista formal, convém evitar abusar das construções que comecem com "We...". De qualquer forma, a frase feita "We acknowledge receipt of your letter... - Acusamos a recepção da sua carta..." utiliza-se com frequência e confere um tom muito profissional ao escrito. Pode-se evitar o uso excessivo de we, por exemplo, mediante a transformação da frase em passiva.

We will discuss this issue in the meeting - Discutiremos este tema na reunião. This issue will be discussed in the meeting - O tema será debatido na reunião.

Também por construções impessoais.

We have drawn the conclusion that... (Tiramos a conclusão de que...) It appears that... (Parece que...)

Ou inclusive começando a frase com uma locução adverbial

In the last few years we have... - Nos últimos anos temos...


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2. ORTOGRAFIA

Chegamos por fim ao que poderíamos denominar "aspectos puramente linguísticos" da correspondência comercial. Parece lógico pensar que o problema ortográfico tem importância relativa, já que na maioria dos casos qualquer dúvida a respeito pode solucionar-se com a simples ajuda de um dicionário. Não obstante, em alguns casos pontuais convém ter sempre presentes algumas regras que ajudarão a lograr o máximo grau de perfeição na confecção dos seus escritos. ..............................................................................................

2.1. USO DAS MAIÚSCULAS Deveremos escrever sempre com maiúsculas:

No começo de cada frase, ou seja, depois de cada ponto;

Os nomes e sobrenomes;

Títulos pessoais (Dr, Mr, Mrs, Miss, Ms, Lord, Sir, etc.);

Nomes de planetas, continentes, países, cidades, acidentes geográficos (vales, montanhas, rios, etc.);

Nomes de empresas e associações;

As siglas (NATO, UN, etc.);

Os dias da semana e os meses (sempre);

Idiomas e nacionalidades (a Spanish company; I speak

French);

Os adjectivos derivados de nomes próprios (Smithsonian /Smithsoniano; Shakesperian - Shakesperiano).


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.............................................................................................. 2. 2. COMO ESCREVER OS NÚMEROS

Converter números em letras Escrever uma quantidade determinada utilizando letras em vez de números não é especialmente complicado. 1 (one) 31 (thirty-one) 2 (two) ... 3 (three) 40 (forty) 4 (four) 50 (fifty) 5 (five) 60 (sixty) 6 (six) 70 (seventy) 7 (seven) 80 (eighty) 8 (eight) 90 (ninety) 9 (nine) 100 (one hundred) 10 (ten) 101 (one hundred and one) 11(eleven) 200 (two hundred) 12 (twelve) 1000 (one thousand) 13 (thirteen) 1001 (one thousand and one) 14 (fourteen) 1100 (one thousand one hundred) 15 (fifteen) 80 (eighty) 16 (sixteen) 90 (ninety) 17 (seventeen) 100 (one hundred) 18 (eighteen) 101 (one hundred and one) 19 (nineteen) 200 (two hundred) 20 (twenty) 1000 (one thousand) 21 (twenty-one) 1001 (one thousand and one) 22 (twenty-two) 1100 (one thousand one hundred) ... 30 (thirty)

5496 (five thousand four hundred and ninety-six)

Podemos verificar que: • Devemos especificar sempre o artigo antes de hundred,

thousand, million, billion... (ainda que seja um). • As palavras hundred, thousand, million, billion deverão ir

sempre no singular (excepto em frases como "millions and millions" - "milhões e milhões" ou "thousands of pounds”-


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"milhares de libras", nas que se utilizam como substantivos).

• Para qualquer número a partir de 100 deveremos

escrever e pronunciar a conjunção "and" após as centenas (hundred). Se a quantidade de centenas for igual a 0 (zero), mencionaremos após as unidades de milhar, e assim sucessivamente (como por exemplo 2.035: "two thousand and thirty-five").

• Esta última regra também se aplica nas centenas de

milhar, centenas de milhão, etc. (254.789 "two hundred and fifty-four thousand seven hundred and eighty-nine).

Números grandes e com decimais

Este é um aspecto formal que pode gerar confusão. Ao escrever um número com decimais, utilizamos a vírgula para separar as partes inteira e decimal. Pois bem, os nossos companheiros anglo-saxões fazem justamente ao contrário. Vejamos como exemplo o número "treze milhões, duzentos e quarenta e oito mil, cento e vinte e três, vírgula oito". Nós escreveríamos assim:

13.248.123,8 Em inglês escreve-se da seguinte maneira:

13,248,123.8 O leitor pode perguntar-se como uma diferença tão subtil poderia chegar a provocar uma confusão importante. Por exemplo, o número 875,765 para nós é "oitocentos e setenta e cinco, setecentos e sessenta e cinco". No entanto, em inglês trata-se do número "oitocentos e setenta e cinco mil, setecentos sessenta e cinco". Se esta for uma quantidade pactuada com um inglês seguramente se produzirá uma discussão um tanto violenta.


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Ordinais Ainda que em português distingamos género e número na hora de elaborar os números ordinais ("primeira", "segundo", "quartos", "centésimos"...), em inglês isto não acontece assim. Os números ordinais funcionam como adjectivos, e como tais apresentam uma única forma. É exactamente o mesmo que o substantivo que acompanham, seja masculino, feminino, singular ou plural. Somente declinaremos o nome, nunca o adjectivo. Contudo, o problema apresenta-se desde outro ponto de vista. Para construir os ordinais, deveremos levar em conta as seguintes possibilidades: - Para os números "1", "2" e "3", bem como para os acabados nestes algarismos, formaremos o ordinal correspondente acrescentando ao número os sufixos “st”, “nd”e “rd”, respectivamente. A única excepção a esta regra consiste nos números "11", "12" e "13" e os que acabam com estes algarismos, para os quais acrescentaremos o sufixo “th”.

Exemplo:

1st 2nd 3rd 21st 1,462nd 893rd

mas: 11th 12th 13th 211th 85,412th 613 th


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- Nos demais casos acrescentaremos o sufixo “th” 4th 5th 17th 100th 6,754th

Explicação:

Todos os números que se pronunciam "...one", "...two" ou "...three" deverão ser transformados em "...first", "...second" e "third" na sua forma ordinal.

1 (one) - 1st (first) 2 (two) - 2nd (second) 3 (three) - 3rd (third) 21 (twenty-one) - 21st (twenty-first) 72 (seventy-two) - 72nd (seventy-second) 93 (ninety-three) - 93rd (ninety-third)

No entanto, os demais números, incluindo "...11", "...12" e "...13", têm nomes diferentes, e todos são agrupados na mesma categoria:

11 (eleven) – 11th (eleventh) 12 (twelve) – 12th (twelveth) 13 (thirteen) – 13th (thirteenth) 56 (fifty-six) – 56 th (fifty-sixth) 110 (one hundred and ten) 110 th (one hundred and tenth)

O bilião2 norte-americano

USA GB Um milhão Um bilião Um trilião

1.000.000 1.000.000.000 1.000.000.000.000

1.000.000 1.000.000.000.000 1.000.000.000.000.000.000

2 Nota dos tradutores. Bilião (ou bilhão, no Brasil), correspondia a "um milhão de milhões", tal correspondência ainda se conserva em Portugal, Grã-Bretanha e também na maioria dos países de fala hispânica. Em países como Brasil, França e EUA hoje corresponde a "mil milhões". Cf. Celso Cunha & Lindley Cintra, “Nova Gramática do Português Contemporâneo”, 1986.


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Vemos que no Reino Unido, tal como aqui, um bilião é um milhão de milhões; um trilião é um milhão de biliões, e assim sucessivamente. Em contrapartida, nos Estados Unidos um bilião é mil milhões, um trilião é mil bilhões, etc. Convém ter presente este conceito para evitar possíveis mal-entendidos. ..............................................................................................

2.3. ASPAS Também é um elemento a levar-se em conta na hora de buscar a perfeição. Os anglo-saxões utilizam as aspas simples no lugar das duplas que nós costumamos usar. Por isso, na hora de redigir em inglês, substituiremos as aspas "portuguesas" por aspas 'inglesas'.


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3. GRAMÁTICA ..............................................................................................

3. 1. O SUJEITO Ao contrário do que acontece em português, em inglês não podemos omitir o sujeito. No entanto, não é imprescindível que exista um sujeito por cada verbo. Uma mesma frase pode conter dois ou mais verbos que compartilham o mesmo sujeito. Neste caso repeti-lo seria redundante.

As I told you yesterday... - Como lhe disse ontem... (eu) We are a London-based company - Somos uma empresa com sede em Londres (nós).

Nos seguintes casos não procederia repetir o sujeito:

I went home and drank a cup of coffee - Fui a casa e bebi uma chávena de café. We are particularly interested in your products, and therefore would like an estimate for... - Estamos especialmente interessados nos seus produtos, por isso solicitamos um orçamento para...

.............................................................................................. 3.2. O VERBO

Quando elaborarmos um texto numa língua diferente à nossa deveremos levar em conta uma série de aspectos-chave. A escolha do tempo verbal adequado e uma correcta conjugação são factores que influem decisivamente não apenas no estilo formal do texto, mas também em todo o seu conteúdo.

O passado Paralelamente ao que acontece em português, o inglês nos brinda com uma série de construções baseadas nos diferentes tempos verbais que nos permitem comunicar qualquer acção ocorrida no passado. A utilização de cada um deles será determinada pelo matiz temporal que pretendamos expressar.


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O Simple Past ou Passado Simples Consta somente de uma palavra. O contrário do que ocorre no caso do presente, um verbo no passado simples adopta sempre a mesma forma independentemente da pessoa e do número do sujeito. Constrói-se acrescentado o sufixo “ed” ao infinitivo (ou simplesmente "d" se o infinitivo acabar em "e"). Não tem correspondência exacta com nenhum tempo verbal português em concreto. Conforme o caso traduzir-se-ia de uma ou outra maneira.

Look I looked We looked You looked You looked He / She / It looked They looked Stare I stared We satred Yoi stared You stared He / She / It stared They stared

Infelizmente nem sempre é tão fácil. Existem algumas excepções, apresentadas na coluna "Pretérito" da tabela "Verbos irregulares" (ver o anexo no final do livro). Utiliza-se o Passado Simples para expressar: - Acções concretas ocorridas no passado.

I sent a Fax yesterday. - Ontem enviei um fax. - Acções que aconteciam habitualmente, com a ajuda de advérbios tais como always (sempre), often (frequentemente), never (nunca) ou rarely (raramente):

In those days we always contacted suppliers from Brazil. – Naqueles tempos sempre contactávamos com fornecedores do Brasil.

- Acções passadas nas quais se menciona um momento concreto e que se considera que já não estão ocorrendo no presente:


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Last month we purchased a computer - No mês passado compramos um computador.

Independente de que ainda tenhamos o computador na nossa empresa ou não, o facto de tê-lo comprado carece de continuidade no tempo. Ocorreu uma vez. - Pontos onde se interrompe a acção principal ou que coincidem com ela:

I was writing a letter when the telephone rang. - Estava a escrever (escrevendo) uma carta quando o telefone tocou.

Neste caso a acção principal (escrever uma carta) expressa-se com o Passado Progressivo (Past Progressive), posto que estava ocorrendo durante um período de tempo e foi interrompida por um facto pontual (a ligação telefónica).

- Acções que ocorriam simultaneamente no passado às quais atribuímos a mesma importância e que já não guardam nenhuma relação com o presente:

We listened to the Company’s Director carefully as he explained his new ideas. - Escutávamos atentamente o director da empresa enquanto explicava as suas novas ideias.


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*ATENÇÃO! Tanto as negociações como as orações interrogativas no Passado Simples são construídas com a ajuda do verbo auxiliar Do, sendo este o que deveremos conjugar. Exemplo: I attended the meeting yesterday. (Ontem assisti a reunião) mas I did not attend the meeting. (Não assisti a reunião) ou Did you attend the meeting? (Você assistiu a reunião?) No entanto, se o verbo principal for um verbo auxiliar (can, be...) não será necessário utilizar outro auxiliar. Exemplo: I could finish the project by ten o’clock. (Pude terminar o projecto por volta das dez). I could not finish the project... (Não pude terminar o projecto...). Could you finish the project? (Você pôde terminar o projecto?). He was at home last night. (Ele estava em casa na noite passada). He was not at home... (Ele não estava em casa). Was he at home? (Estava em casa?). O Past Progressive ou Passado Progressivo É um tempo verbal utilizado para indicar que uma acção ocorreu ao longo de um período indeterminado, sempre em relação a um momento mencionado explicitamente ou não. Forma-se com o auxiliar was ou were (passado simples de to be) + o gerúndio do verbo principal. O gerúndio é formado na maioria dos casos acrescentando-se o sufixo ing ao infinitivo.


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Procede o Passado Progressivo: - Com uma expressão temporal do tipo at 8 o’clock (às 8), two days ago (faz dois dias), etc. A acção que descrevemos já vinha desenvolvendo-se com anterioridade ao momento de referência e supomos que continua posteriormente:

At 2 o'clock I was taking a break (Às 2 estava a descansar/“tomar um descanso”). “Às duas horas” é um ponto intermediário dentro do intervalo que a pausa durou. Uma construção deste tipo não nos indica a duração exacta da acção.

- Para expressar uma acção longa em relação a outra mais curta que coincide com ela em algum momento ou que se vê interrompida por uma acção mais curta (expressada no Passado Simples). Ao analisar o Passado Simples vimos o seguinte exemplo:

I was writing a letter when the telephone rang. (Estava a escrever uma carta quando o telefone tocou).

- Ao descrever uma cena no passado, especialmente ao narrar uma história ou quando ocorrem várias acções simultâneas. É uma hipótese que dificilmente se pensaria na correspondência comercial, posto que esta utiliza um estilo muito mais directo e conciso. No entanto, é conveniente levar em conta este aspecto já que o português emprega o Pretérito Imperfeito e, por associação, tenderíamos a expressar uma situação deste tipo usando o Passado Simples inglês:

The sun was shining, the birds were singing and the children were playing football (O sol brilhava, os pássaros cantavam e as crianças jogavam futebol).

- Ao descrever acções lentas ou que se produzem de forma gradual. Tal como ocorre no item anterior, é um caso onde os enfoques inglês e português não se correspondem:

The company was moving towards new markets (A empresa movia-se em direcção a novos mercados)


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* ATENÇÃO! Nas seguintes negações não necessitaremos empregar o auxiliar do, uma vez que este tempo verbal já inclui o seu próprio auxiliar (to be). Assim, a forma negativa será was/were not moving, etc. A interrogação construir-se-á da seguinte maneira: Were you working last night? Yes, I was. – Estiveste a trabalhar ontem à noite? Sim. O Present Perfect ou Presente Perfeito Serve para indicar acções que aconteceram no passado, mas que, no entanto, são relevantes no presente. Utilizaremos este tempo quando em português utilizaríamos o Pretérito Perfeito Composto (tenho telefonado, tem feito, temos vendido, etc.). Construi-se com o verbo auxiliar to have (que é o que se conjuga) + o particípio do passado do verbo principal. A forma mais habitual que o particípio adopta é exactamente a mesma que a do caso do passado simples, ou seja, é formado acrescentando-se “ed” ao infinitivo (ou simplesmente "d" nos verbos cujo infinitivo termina em "e" (por exemplo, to stare, to observe, to conduce, etc.). Existem, tal como vimos no passado simples, algumas excepções que podem ser consultadas na tabela "Verbos irregulares" no anexo ao final deste livro. Podemos estabelecer, como regra geral, que utilizaremos este tempo verbal, tal como ocorre em português, quando consideremos o momento do passado em questão e o presente dentro de um mesmo intervalo de tempo global. Este conceito pode ser verificado com clareza nos seguintes exemplos:

I telephoned your company yesterday – Ontem, telefonei para a sua empresa (Passado Simples).

mas:


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I he telephoned your company several times this year – Durante este ano tenho telefonado várias vezes para a sua empresa. (Presente Perfeito).

Se analisamos unicamente os tempos verbais, tanto em português como em inglês, o segundo caso (have telephoned - tenho telefonado) parece expressar um passado mais recente, mas vemos que na realidade não é. Inclusive algumas das ligações podem ter ocorrido há vários meses. Qual é o critério que devemos seguir? Exactamente o mesmo que em português, a escolha de um ou outro tempo verbal dependerá da referência temporal. Se nos referimos a ontem (yesterday), é evidente que se trata de um período de tempo diferente ao presente, ao encontrar-nos num dia distinto a ontem. No entanto, no segundo caso estamos considerando que as acções tiveram lugar no mesmo ano que nos encontramos actualmente. Consideremos também os seguintes exemplos:

We have bought this desk recently – Compramos esta mesa recentemente. Have you ever been to Greece? – Você esteve alguma vez na Grécia? Peter has worked for this company all his life. - Peter trabalhou nesta empresa toda a sua vida.

“Recentemente", "alguma vez" ou "toda a sua vida" proporcionam uma perspectiva temporal global. No entanto, nem sempre existirá uma referência temporal explícita, mas sim implícita:

I have finished my degree – Terminei a carreira. Neste caso é irrelevante quando obtive a licenciatura. O que esta construção transmite é um matiz muito claro - "já a terminei”.


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Finalmente, ao referir-nos a algo que aconteceu ou vem acontecendo desde o passado, mediante o uso de since ou for, deveremos optar por uma forma de passado composto. Por exemplo, ao expressar a “quantidade de tempo” que uma pessoa conhece algo ou alguém, em português utilizaríamos o Presente de Indicativo, mas em inglês usa-se o Presente Perfeito.

I have known him for two years – Há dois anos que o conheço.

* ATENÇÃO! Ao formar-se com o verbo auxiliar to have, as formas negativas e interrogativas constroem-se de uma maneira muito simples, tal como no Passado Progressivo: Have you finished the project? No, I haven’t.- Terminaste o projecto? Não, não terminei. You haven’t (have not) worked hard. – Não trabalhaste duro. O Past Perfect ou Passado Perfeito Dá um passo além no passado, com relação ao ponto anterior. Enquanto o Present Perfect corresponde com o presente num mesmo período de tempo global, o Past Perfect toma como referência temporal outro momento posterior também considerado de maneira global, mas anterior ao momento em que se fala. Em português é traduzido com o Pretérito Mais que Perfeito ou com o Pretérito Mais que Perfeito Composto (fizera, tinha feito, fora, tinha ido, etc.). É construído com o passado do verbo to have (had em todos os casos) + o particípio passado do verbo principal. Os seguintes exemplos ilustram este ponto com clareza:

I had gone home at 7 o'clock that day. - Aquele dia fora (ou tinha ido) embora à casa às 7.


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“Aquele dia" desloca-nos a um ponto exacto do passado no qual o facto principal já tinha acontecido, mas dentro de um mesmo intervalo de tempo global (o mesmo dia).

I had never been to Canada, but I went there last year. - Nunca tinha ido ao Canadá, mas fui no ano passado.

* ATENÇÃO! As negações e interrogações são construídas como vimos anteriormente com os verbos auxiliares. Had you ever been to Canada before? Yes, I had. – Já tinhas estado antes no Canadá? I hadn’t (had not) gone home that day. O Present Perfect Progressive ou Presente Perfeito Progressivo Formado com o Presente Perfeito do verbo to be (have been, has been) + o gerúndio do verbo. Utiliza-se com acções ou estados que começaram no passado e que: - Ainda estão a acontecer no presente.

I have been speaking for half an hour. When are you going to answer my question? – Estou a falar há meia hora. Quando vais responder a pergunta?

- Concluíram recentemente

You have finally decided to come. I have been waiting for hours. – Finalmente decidiste vir. Estou a esperar há horas.

- Repetem-se frequentemente

I have been carrying out the same tasks for two months. – Estou a fazer as mesmas tarefas há dois meses.


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* ATENÇÃO! A negação é formada assim: I haven’t (have not) been thinking... A interrogação é formada assim: Have you been working...? O Past Perfect Progressive (Passado Perfeito Progressivo) É formado com had been + o gerúndio do verbo principal. O enfoque é o mesmo que o do item anterior, mas deslocando toda a perspectiva temporal para o passado. Devemos utilizar este tempo verbal quando a acção ocorreu antes que uma segunda no passado e: - continuou até o momento da segunda acção

I had been reading that Fax for a long time when I realised that it was not for me. - Tinha estado a ler esse Fax durante um bom tempo quando me dei conta de que não era para mim.

- concluiu antes que esta acontecesse.

I had been preparing that report since May, so I felt quite relieved when I finished it. - Tinha estado a preparar esse informe desde Maio, portanto me senti muito aliviado quando o terminei.

* ATENÇÃO! Negação: They hadn’t (had not) been doing... Interrogação: Had they been reading...? Os verbos be, know e like não se utilizam em formas progressivas.


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Used to A forma used to + infinitivo não é um tempo verbal, mas uma das maneiras mais comuns de expressar o passado em inglês. Usa-se used to: - Ao descrever acções ou estados que ocorreram durante um período no passado ou que se repetiam com frequência, mas que já não ocorrem na actualidade.

I used to live in London a couple of years ago. - Eu morava em Londres há alguns anos atrás.

Our company used to contact suppliers from other countries until we met your representative. – A nossa empresa costumava contactar os fornecedores de outros países até que conhecemos o seu representante.

* ATENÇÃO! A negação pode ser expressada de duas formas: used not to + infinitvo ou didn’t (did not) use to + infinitivo. John used not to like your products. ou John did not use to like your products – John não gostava dos seus produtos A interrogação constroi-se da maneira: Did John use to like your products?, ou Used John to like your products? - John gostava dos seus produtos?

O futuro Ao contrário do que acontece em português, o inglês é um idioma que não apresenta nenhum tempo verbal para expressar o futuro. Portanto, devemos servir-nos de outros verbos ou estruturas auxiliares.


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Os verbos modais will ou shall + infinitivo expressam uma acção ou um estado futuro. Normalmente utilizaremos will, ainda que algumas pessoas prefiram usar shall na primeira forma do singular e do plural (I shall, we shall). As formas negativas são won't (will not) e shan't (shall not). Optaremos por will ou shall: - Para expressar um facto seguro.

I will phone you on Monday. Telefonar-lhe-ei na Segunda-feira. We shall not make a decision before next week. Não tomaremos uma decisão antes da próxima semana.

- Para anunciar uma decisão recém tomada.

Right then. We will meet next Thursday. – De acordo. Nós veremo-nos na próxima Quinta-feira.

- Para referir-se a factos que ocorreram num longo período de tempo.

If you phone us next Tuesday, we shall send you a free catalogue. – Se telefonar na próxima Terça-feira, enviar-lhe-emos um catálogo grátis.

- Com verbos que expressam uma opinião (think, reckon, believe, hope, know, etc.).

I strongly believe that our products will be of great interest to your organisation. Acredito que certamente os nossos produtos serão de grande interesse para a sua empresa.

* ATENÇÃO! Negação: We won’t (will not) meet... Interrogação: Will they meet...? Yes, they will.


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Outra maneira de expressar o futuro é a construção be going to + infinitivo. Enquanto que will ou shall confere um tom mais neutro à comunicação, be going to+infinitivo é a forma mais aconselhável quando o emissor deseja expressar as suas intenções. Concretamente, nas seguintes situações: - Ao indicar intenção futura sobre factos que já decidimos.

John is going to change his attitude towards Peter - John mudará a sua atitude com relação a Peter.

- Ao adiantar um facto futuro baseado em algo que está a acontecer no presente.

Paul goes out every night. He is going to fall asleep at work - Paul sai todas as noites. Ele vai dormir no trabalho.

* ATENÇÃO! Negação: He is not going to call... Interrogação: Is he going to call...? Yes, he is. O Present Progressive ou Presente Progresivo Também pode ser utilizado para descrever acções futuras. Forma-se com be + gerúndio (I am waiting, they are jumping, John is working, etc.). É a forma mais adequada para falar de projectos para acontecimentos futuros. Também para perguntar sobre planos concretos. When are you leaving? Quando vais embora?

I am playing football on Saturday. – Vou jogar futebol no Sábado.

* ATENÇÃO! Negação: They are not making... Interrogação: Are they making...?


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O Simple Present ou Presente Simples Tem conotações futuras quando nos referimos a acontecimentos planejados segundo um horário, calendário ou programa estabelecidos. Também não apresenta nenhuma dificuldade para os falantes do português, já que nós também costumamos usar intuitivamente o presente em tais circunstâncias.

Our plane takes off at 2 o'clock. – O nosso avião descola às duas em ponto.

O Future Perfect ou Futuro Perfeito É formado com will have + particípio ou com a negação won't (will not) have + partícipio. Serve para mencionar um facto que já haverá concluído previamente num momento futuro (mencionado explicitamente ou não). Devido a esta circunstância, não é estranho que venha acompanhado de verbos como complete, conclude, finish... Tem total correspondência com o Futuro Perfeito ou Futuro do Presente Composto português (terei feito, terão cantado, etc.)

Will you have finished your project before the meeting? Terás terminado o teu projecto antes da reunião? I will have found a job by then. - Então haverei encontrado um trabalho.

* ATENÇÃO! Em português em algumas circunstâncias também utilizamos o Futuro Perfeito para indicar uma suposição/interrogação: Isto não funciona. Terás ajustado mal? No entanto, não poderíamos utilizar o Futuro Perfeito inglês neste caso. Em lugar de will, optaremos pelo verbo must (dever): This doesn’t (does not) work. You must have assembled it wrongly.


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Be about to + infinitivo É o equivalente inglês do "estar a ponto de" português, portanto é uma forma muito utilizada quando se trata de descrever um futuro muito próximo. Em algumas ocasiões, para conseguir um efeito de maior imediatismo, acrescenta-se o advérbio just entre o verbo be e a preposição about.

The dead line for your delivery is (just) about to expire. - O prazo para a sua entrega está a ponto de cumprir-se.

O Future Progressive ou Futuro Progressivo É formado com will be + gerúndio do verbo principal. Assim como em português, serve para indicar factos que estão acontecendo no momento do futuro ao qual nos referimos.

Next Friday I will be flying to New York – Na próxima Quinta-feira estarei voando para Nova York.

Também se utiliza de maneira informal, substituindo o futuro simples (will + infinitivo), dando a entender que o facto está a ponto de acontecer ou que ocorrerá num momento futuro bastante impreciso.

Helen will be wanting us to carry out this project next. - Helen desejará que levemos a cabo este projecto dentro em breve. We will be getting in touch. – Colocar-nos-emos em contacto.

Be to + infinitivo Especialmente útil ao falar de factos pactuados com anterioridade. Dá a entender que a acção é parte de um processo previamente estabelecido.

Rita has driven to Liverpool, where she is to attend an important meeting. - Rita guiou até Liverpool, onde vai (tem de) assistir a uma reunião importante.


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.............................................................................................. 3. 3. O ARTIGO

Em inglês só existe um artigo determinado (the), diferente do que ocorre em português (o, a, os, as). No entanto, os falantes da língua portuguesa têm problemas em algumas ocasiões para saber exactamente se devemos utilizar o artigo3. As principais dúvidas surgem em três situações: - Diante de um título ou cargo (King, Father, Sergeant, Queen, etc.) não utilizaremos the sempre que o cargo venha seguido pelo nome da pessoa que o ocupa.

Yesterday I saw Queen Elisabeth. - Ontem vi a rainha Elizabeth. Yesterday I saw the Queen of England. - Ontem vi a rainha da Inglaterra. He has been talking to Doctor Jones. – Ele esteve falando com o Doutor Jones. He has been talking to the doctor. – Ele esteve falando com o doutor.

- Não utilizaremos the diante dos nomes que mencionemos como conceitos abstractos (de maneira geral). Tal como em português, ao utilizar o artigo muda a matiz, no entanto há excepções.

I like coffee – Eu gosto de café (em geral) I like the coffee I drink at home. – Eu gosto do café que bebo em casa (é um específico).

mas

Dogs are a man’s best friends. - Os cães são os melhores amigos do homem (em geral). Don't upset the dogs - Não irrite os cães (cães específicos).

3 Nota dos tradutores. Uma das grandes diferenças entre o registo brasileiro e o português consiste no emprego do artigo. O registo português tende a utilizar o artigo com muito mais frequência, no entanto, em inglês devemos prestar atenção especial, pois o uso do artigo se restringe em algumas circunstâncias.


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- Não utilizamos o artigo quando nos referimos a lugares como "colégio", "trabalho", "casa", etc.

At home, at work, at school, in bed, ...

.............................................................................................. 3. 4. O ADJECTIVO

Os adjectivos em inglês são colocados, como é sabido, diante do nome que acompanham. Outra diferença com respeito ao português é que não se declinam, ou seja, tem uma única forma independentemente de que o nome seja masculino, feminino, singular ou plural. Problema número 1: Se dois ou mais adjectivos acompanham um nome, em quê ordem devemos escrevê-los? O critério para ordenar dois ou mais adjectivos encadeados é o seguinte: • Sentimentos ou qualidades (pleasant, nice...) • Temperatura, medida, idade ou tamanho (hot, young, big,

fat...) • Cor (red, yellow...) • Nacionalidade ou procedência (French, Spanish...) • Relativos à substância ou material (wooden, silver, ...)

A happy tall blonde Portuguese girl. – Uma rapariga portuguesa alta, loira e divertida.

* ATENÇÃO! Na prática é estranho encadear mais de quatro adjectivos. Ao agrupar dois verbos somente os uniremos através da conjunção and se se tratar de dois adjectivos de cor. A blue and red flag. Uma bandeira azul e vermelha.


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Problema número 2: as comparações. Existe uma tendência para os falantes do português a utilizar a fórmula so ... as ... nas comparações de igualdade, mas actualmente já não se usa. Devem formar-se mediante a fórmula as... as... no caso afirmativo e not as... as... (ou not so ... as ...) para as negações.

John is as tall as Peter. - John é tão alto como Peter. I'm not as fat as I used to - Não estou tão gordo como de costume.

O principal problema surge nas comparativas e superlativas: devemos dizer "more big than..." ou "bigger than...”? Evidentemente a resposta correcta é a segunda. Vejamos em que nos baseamos para decidir entre uma ou outra: - Se o adjectivo tem uma sílaba as formas comparativas serão -er than e the ...-est. Se o adjectivo termina em consoante simples esta deverá ser dobrada.

Big - bigger - the biggest Small - smaller - the smallest Wise - wiser - the wisest

- Se o adjectivo tem duas sílabas é preferível optar por -er than ... e the ... –est, excepto nos casos em que se faz difícil a pronunciação

Pretty - pretter - the prettiest

mas

Simple - more simple - the most simple - Para três ou mais sílabas, o comparativo será more... than... e o superativo the most...

Beautiful - more beautiful - the most beautiful


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* ATENÇÃO! - Ao contar as sílabas deveremos levar em conta a pronunciação inglesa, não a portuguesa. Assim, pois, nice tem uma sílaba e não duas. - Nos adjectivos terminados em –e apenas acrescentaremos –r e –st. Os terminados em –y mudarão esta letra para “i”. Wise – wiser – the wisest Pretty – prettier – the prettiest ..............................................................................................

3. 5. O ADVÉRBIO Uma das principais dificuldades que nós, falantes do português, encontramos na hora de redigir correctamente em inglês é o correcto posicionamento dos advérbios e das locuções adverbiais (conjunto de palavras que exercem a mesma função sintáctica que um advérbio) dentro da frase. Por isso, vamos centrar-nos nesse ponto. Existem, tal como em português, diferentes classes de advérbios ou locuções adverbiais: De modo (expressam "como"): slowly, well, badly, with care... - Se afectam o verbo, normalmente situar-se-ão no final da frase.

The car was moving slowly. - O carro movia-se devagar. You should handle this computer with care. – Deverias tratar o computador com cuidado.

- Mas também podem matizar um adjectivo ou um verbo que cumpra essa função. Nesse caso irão justo diante do adjectivo.


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The goods are badly damaged. - As mercadorias estão seriamente danificadas.

This department is well organised. - Este departamento está bem organizado.

De lugar (expressam "onde"): - Alguns advérbios de lugar matizam o verbo (there, here, in London...). Costumam situar-se no final da frase, ainda que haja advérbios como here ou there que também podem vir no princípio.

Our company is located at the city centre. – A nossa empresa está situada no centro da cidade. John is here. - John está aqui. Here are John and Mary. - Aqui estão John e Mary. Here they are. - Aqui estão (referindo-se a John e Mary).

Advérbios como here proporcionam uma certa flexibilidade. As diferentes matizes que cada uma destas frases transmite são equivalentes às traduções ao português que as acompanham. - Também podem acompanhar um nome, e neste caso irão justo diante do nome.

He is running up the hill. - Ele está a correr para o alto da colina. The bank is down the road. - O banco está nesta rua indo para baixo (o sentido seria mais ou menos este).

* ATENÇÃO! Não devemos confundir os advérbios como up, down, etc., que podem acompanhar um nome, com preposições de lugar como on, above, under, beneath, etc. A função sintáctica é diferente.


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De tempo (expressam "quando"): yesterday, today, last week... Podem situar-se no princípio ou no final da frase indistintamente.

Last month we increased our benefits. - No mês passado aumentamos os nossos lucros. Walter had a very important meeting yesterday. - Walter teve uma reunião muito importante ontem.

* ATENÇÃO! Se a frase tem dois verbos, a colocação do advérbio pode afectar um ou outro, alterando completamente o significado. O mesmo ocorre em português. Exemplo: In March Paul told me that he had found a job. Em Março Paul contou-me que tinha encontrado um trabalho. Paul told me that he had found a Job in March. Paul contou-me que tinha encontrado um trabalho em Março. No primeiro caso não sabemos quando conseguiu o trabalho, e no segundo o que desconhecemos é quando o contou. De quantidade/intensidade (expressam "quanto" ou "até que ponto"): much, extremely, very Cumprem duas funções: - Acompanhar um adjectivo. Neste caso colocar-se-ão justo diante do adjectivo correspondente.

This is an extremely important visit. - Esta é uma visita extremamente importante.

- Matizar o verbo. Deveremos colocar o advérbio no final da frase.

I like this job very much. Eu gosto muito deste trabalho.


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De frequência (evidentemente expressam "com que frequência") Podemos diferenciar duas classes: - Often, sometimes, always, rarely, never, usually, etc. Situam-se entre o sujeito e o verbo. Mas se o verbo for auxiliar (be, can, have nos tempos verbais compostos, etc.) irá detrás do verbo. Também se pode utilizar sometimes no princípio da frase

I always wake up at seven o'clock. - Sempre acordo às sete em ponto.

mas

I can never finish my duties on time. - Nunca posso terminar as minhas obrigações a tempo.

I have always wanted to work for this company - Sempre quis trabalhar para esta empresa.

- Locuções adverbiais de frequência mais específicas (every hour, once a day, three times a month) que situaremos no final da frase.

I sit in front of my computer every day. - Sento diante do meu computador todos os dias.

* ATENÇÃO! Os advérbios (ou locuções adverbiais) não poderão situar-se entre o verbo e o seu complemento directo, algo que os falantes da língua portuguesa fazem eventualmente de forma espontânea ao expressar-se. Uma frase como “Eu compro sempre este jornal” seria inaceitável em inglês. Deveríamos dizer “Eu sempre compro este jornal” (I always buy this newspaper). - Quando coincidam um advérbio de lugar e de tempo, sempre os colocaremos na ordem lugar-tempo. I went to London last week. – Eu fui a Londres na semana passada.


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4. VOCABULÁRIO E EXPRESSÕES DE USO

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4. 1. QUANDO UTILIZAMOS...? Não cabe nenhuma dúvida de que a finalidade de um idioma é possibilitar a comunicação entre duas ou mais pessoas. Por isso, o ideal seria que existisse uma língua comum a todos, algo que hoje parece impossível. Infelizmente, estudar uma nova língua implica em aprender não só novas palavras, mas também diferentes estruturas gramaticais. Imaginemos por um momento como seria fácil poder traduzir literalmente uma língua estrangeira completamente desconhecida com a simples ajuda de um dicionário. Neste capítulo revemos algumas palavras ou construções mais usuais que poderíamos utilizar de uma maneira incorrecta por associação com as suas correspondentes portuguesas, ou que possam supor algum tipo de dificuldade.

"Each" ou "Every"? São dois determinantes distributivos. Sempre acompanham os nomes comuns, nunca os próprios. Utilizam-se da seguinte maneira: - Every é preferível quando há um grupo de três ou mais elementos e queremos dar um sentido global.

Every manager has different ideas. - Cada director tem ideias diferentes.

Falamos aqui dos directores em geral, sem ter que tratar necessariamente de um específico. - Optaremos por each para fazer referência a dois ou mais elementos, considerando cada um deles de modo específico e separadamente.


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Each worker of the company must respect the rules. - Cada trabalhador da empresa deve respeitar as normas.

* ATENÇÃO! Tanto each como every sempre vão acompanhados por um nome e um verbo no singular.

"Either" A sua forma negativa correspondente é neither. Utiliza-se nos seguintes casos: - Quando se deve escolher entre duas possibilidades.

George said that he would either meet you for lunch or take you to tea. - George disse que ou ver-te-ia na hora de comer ou levar-te-ia para tomar um chá.

A negação ("nem... nem...") constrói-se da mesma maneira, mas utilizando as formas negativas neither e nor. - Como pronome ou determinante (traduzido "qualquer um") no caso de nos referir exclusivamente a dois elementos. Para um número superior a dois, utilizaremos any.

You can have either. – Tu podes ficar com qualquer um (dos dois).

Either candidate deserves the job. - Qualquer um dos dois candidatos merece o trabalho.

Aqui também cabe o uso da forma negativa neither (nenhum dos dois). - Com o significado de "também não”.

‘I don’t like this machine’ ‘Neither do I.’ – “Não gosto desta máquina.” / “Eu também não”.


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Neither do I é equivalente a I don't like this machine either (Eu também não gosto desta máquina).

“Ever" Trata-se de um advérbio menos conhecido para o falante do português, o seu oposto é never (nunca), mas imprescindível ao construir determinadas frases. Na realidade poderíamos traduzir ever por "alguma vez" e por isso é utilizado em orações passadas e futuras: - Em orações interrogativas directas, ao perguntar se algo ocorreu ou ocorrerá alguma vez. Com frases no Passado Perfeito é frequente que venha acompanhado do advérbio before (antes). Comparemos as seguintes frases:

Have you ever been to France? – Já foste à França alguma vez?

Had you ever been to France before? – Antes já tinhas estado alguma vez na França? (Sabemos que foi pelo menos uma vez, mas não se foi a primeira).

I don't know if I will ever visit France. - Não sei se visitarei a França alguma vez.

- Nas interrogativas indirectas.

Mary asked me whether I had ever worked in England. - Mary perguntou-me se eu tinha trabalhado alguma vez na Inglaterra.

- Em orações negativas.

I don't (do not) think I have ever done it before. - Penso que nunca o fiz antes.


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* ATENÇÃO! O tom negativo pode ser obtido de duas maneiras: a) Com o verbo I do not think I have ever done it before. b) Com o advérbio I think I have never done it before. As duas frases são similares, mas a segunda enfatiza o advérbio “nunca”, com o qual a negação adquire mais força. Esta dupla possibilidade é habitual em inglês. O que não poderemos fazer é utilizar o verbo e o advérbio na forma negativa simultaneamente, já que seria uma redundância. Observávamos exactamente isso quando analisámos o uso de either e neither como “também não” no item anterior. - Nas frases de estrutura comparativa. Em português traduziríamos como “nunca” ou “sempre” conforme o caso.

Sandra has left earlier than ever. - Sandra saiu mais rápido do que nunca (de costume). Luke is working as hard as ever. - Luke está a trabalhar tão duro como sempre.

"Must" ou "Have to"?

Utiliza-se Must: - Para expressar obrigações que devem ser cumpridas estritamente. Conjuga-se no presente ainda que às vezes tenha significado futuro.

You must pay attention at work. - Deves prestar atenção no trabalho. I must go to the doctor’s next Friday. - Devo ir ao médico na próxima Sexta-feira.


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- Na forma interrogativa, ainda que muitos anglo-falantes optem por have to.

Must I pick up the phone? - Tenho que desligar o telefone? - Como modo de expressar suposição.

You must be joking - Deves estar a fazer piadas. Pode-se utilizar have to: - No presente. É menos estrito que must e não tem que se cumprir na realidade.

You can't buy it in the shops. You have to order by telephone. – Não podes comprá-lo nas lojas. Deves solicitá-lo pelo telefone (Na realidade ninguém está a obrigar-nos a comprar).

- No passado e no futuro.

I couldn't attend the meeting because I had to stay at home. - Não pude assistir a reunião porque tive que ficar em casa.

- Nas orações interrogativas.

Do you have to invite all the staff? - Tens de convidar todo o pessoal?

* ATENÇÃO! Cuidado com as negociações. Mustn’t e don’t have to não têm o mesmo significado. You mustn’t disturb anyone while they are working. – Não deves incomodar ninguém quando está a trabalhar. (Proibição) You don’t have to come with me. Não tens por que vir comigo (Don’t have to significa o mesmo que Don’t need to).


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Reflexivo ou recíproco? Em português ocorre um facto curioso que não é frequente em outras línguas. Tendemos a expressar da mesma maneira as orações reflexivas e recíprocas. Nestes casos, a única maneira de diferenciar os possíveis significados é através do contexto. Esta confusão somente se dá nas formas plurais. A frase "Laura e David amam-se muito" sugere a ideia de que Laura e David sentem um carinho mútuo. No entanto, por que não poderia significar que Laura ama muito a si mesma, e que o mesmo sucede com David? Simplesmente interpretamos, vamos mais além da informação que nos proporcionam as palavras. - Em inglês isto não ocorre. Sempre deveremos utilizar as formas reflexivas ou recíprocas. As reflexivas são myself, yourself, himself, herself, itself, ourselves, yourselves, themselves e o neutro oneself.

You should dress yourselves in your most formal suits – Vocês deveriam vestir-se com os vossos fatos mais elegantes.

- Em contrapartida, se a acção for recíproca ou mútua optaremos pelas formas each other ou one another. Ainda que se consideram sinónimas, costuma utilizar-se a primeira quando se trata de dois sujeitos, e a segunda para três ou mais.

My parents gave their presents to each other. – Os meus pais presentearam-se mutuamente.

The players on the pitch looked at one another. - Os jogadores no campo olharam-se uns aos outros.

“Since", "For" ou "During"?

Since e For são utilizados para especificar a duração de um facto.


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- Utilizaremos since quando indiquemos o momento em que começou a produzir-se o facto (é traduzido por "desde" ou "desde que").

I have been learning English since 1995. – Andei a aprender inglês desde 1995. John has never talked to me since I started working here - John não falou mais comigo desde que comecei a trabalhar aqui.

- For serve para comunicar a duração do período. Traduz-se por "durante" ou, simplesmente, não se traduz:

I have been learning English for five years. – Andei a estudar inglês (durante) cinco anos.

* ATENÇÃO! For serve para especificar a duração cronológica de qualquer processo passado, presente ou futuro. No entanto, não devemos confundir for com during, ainda que traduzimos ambos ao português como “durante”. During utilizar-se-á nos casos em que não exista referência temporal. You should take a break for ten minutes. Deverias descansar (durante) 10 minutos. mas I am taking a break during your call. – Estou descansando (a descansar) durante a sua ligação.

"Some", "Any" ou "No"? Utiliza-se cada uma destas três palavras em situações claramente diferenciadas. É possível, no entanto, que exista um tipo de dificuldade para os falantes da língua portuguesa.


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- Traduziríamos some ao português como "algum/as", "algo", ou simplesmente não traduzimos. Utiliza-se em orações afirmativas.

We could give you some money in advance. - Poderíamos dar-lhe (algum) dinheiro adiantado. Some employees should not use the phone. - Alguns empregados não deveriam utilizar o telefone. Some of your proposals may be interesting. - Algumas das suas propostas podem ser interessantes.

- No é a negação de some (traduz-se como "nenhum" ou "nenhuma").

I called him, but got no answer. – Chamei-lhe, mas não recebi nenhuma resposta.

- Any significa "qualquer". Além disso, é a forma que substitui some nas orações interrogativas, e no naquelas negativas onde a negação já vem dada pelo verbo ou um advérbio.

Have you had any milk today? Yes, I have had some. – Bebeste leite hoje? Bebi.

We have não doubt - Não temos nenhuma dúvida. mas:

We don't have any doubt (a negação é proporcionada pelo verbo)

We never have any doubt (a negação é proporcionada pelo advérbio "never")

* ATENÇÃO! Há alguns casos onde é possível utilizar some em orações interrogativas. Have you had any milk today? – Bebeste leite hoje? Falamos de “leite” em geral) Have you had some milk? – Bebeste o leite? (Possivelmente estamos a tomar o pequeno almoço e referimo-nos a um leite específico, o que está sobre a mesa.


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Estes mesmos critérios podem seguir-se para saber quando procede utilizar cada um dos seus derivados: something/anything/nothing, somewhere/anywhere/nowhere, etc.

"Such" e "Such as" Such é outra dessas palavras que não têm nenhuma tradução fixa em português. Não obstante, utiliza-se com relativa frequência, e portanto convém conhecê-la. Pode traduzir-se como "tal", "tão", "tanto" (a principal dificuldade radica na forma da construção da frase.

I don't like such books. - Não gosto de tais livros (Não gosto deste tipo de livros). You shouldn't miss such a great chance. – Tu não deverias perder uma oportunidade tão boa.

Such as costuma confundir-se com like no inglês informal. No entanto, no seguinte caso observa-se a diferença de matiz entre ambos:

I’ve been to several countries like Germany. – Fui a vários países como a Alemanha (que se parecem com a Alemanha)

mas:

I’ve been to several countries such as Germany, Italy, France and Spain. – Fui a vários países, como por exemplo Alemanha, Itália, França e Espanha.

"Until” ou "Up to"? Este é outro dos temas que habitualmente levam à confusão. Para optar entre um ou outro dependerá da situação. - Until traduz-se como "até" ou "até que..." tendo um significado temporal.


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I will sleep until 10. - Dormirei até as 10.

Wait until I get back. - Espere até que eu volte. - Up to traduz-se como "até", mas não tem um sentido cronológico. Referimo-nos a um ponto ao qual se chega. You should count up to ten before insulting. - Deverias contar até 10 antes de insultar.

"Whether" Esta palavra pode substituir if (se) num dos seus diversos significados e é preferível na hora de elaborar escritos formais.

I don't know whether he will come (or not). - Não sei se ele virá (ou não). I wonder whether you are still interested in the software (or not). – Pergunto-me se ainda está interessado no programa (ou não). Please tell me whether you have finished your project - Por favor, diga-me se você terminou o projecto.

"While", "Whilst" ou "Whereas"?

As três correspondem a "enquanto". De facto, while e whilst são completamente sinónimas.

Peter repaired the computer while/whilst (he was) speaking to the customer. - Peter consertou o computador enquanto falava com o cliente.

Em contrapartida, whereas não dá a entender essa simultaneidade temporal. Simplesmente apresenta dois factos. Costuma utilizar-se da seguinte maneira:

John was 15 whereas Sarah was 13. – O João tinha quinze anos, enquanto (que) a Sara tinha 13.


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Aqui não se enfatiza que os dois factos ocorreram ao mesmo tempo, mas o contrário, exerce a função de conjunção adversativa (como but, however, nevertheless...)

"Yet" Yet é um advérbio que significa literalmente "ainda". O problema surge quando o encontramos em situações onde podemos traduzi-lo de maneiras diferentes. O seu uso mais simples para nós é o seguinte:

I haven't seen him yet. – Ainda não o vi. Esta frase seria equivalente a dizer "I still haven't seen him”. No entanto, podemos encontrá-lo nas seguintes situações: - Como tradução de "já" nas orações interrogativas.

Have you read it yet? – Já leste? - Como conjunção, e neste caso significa "apesar de tudo" ou “contudo”-

We'll finish the report yet - Apesar de tudo, terminaremos o informe.

..............................................................................................

4. 2. COMO DAR FORMA ÀS NOSSAS IDEIAS Este capítulo tem como objectivo oferecer-nos um apoio na hora de formar a nossa argumentação. Veremos como podemos começar e finalizar uma carta comercial.

Estruturas iniciais Temos o prazer de informar que... We are pleased to inform that... Lamentamos ter de comunicar que... We regret to inform that...


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Acusamos a recepção da sua carta com data de... We acknowledge receipt of your letter dated... Agradecemos a sua encomenda com data de... Thank you for your order dated... Em resposta à sua carta de... In answer/reply to your letter of... Conforme pudemos verificar no seu último catálogo... We see in your latest catalogue that... Pudemos observar que... It would appear that... Desejamos comunicar-lhes que... Please note that... Somos de uma empresa de Lisboa... We are a Lisbon-based company... Segundo o combinado na nossa conversação telefónica de... Following our telephone conversation of...

Estruturas finais Agradecendo antecipadamente a sua amabilidade Thank you in advance Esperamos que saibam compreender a nossa postura We trust that you will understand our position Lamentamos não ter podido ser útil nesta ocasião We sincerely regret not being of use on this ocasion Aguardando a vossa resposta com a maior brevidade We look forward to hearing from you soon


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Permita-nos desculpar-nos por este desafortunado incidente Please accept our apologies for this unfortunate incident Esperamos que este desafortunado incidente não afecte a nossa relação profissional We hope that this unfortunate incident will not affect our business relations. Aproveitamos a oportunidade para lhes cumprimentar atentamente Yours faithfully Yours sincerely (depende do caso. Ver o item dedicado à carta).

Outras fórmulas Tanto... como... Both... and... Não apenas..., mas também... Not only..., but also... Devido a... Due to... Devido ao facto de que... Due to the fact that... Em qualquer caso... ...anyway (preferentemente no final da frase) Portanto... Therefore... Contudo... Nevertheless De qualquer modo/maneira... However...


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Obrigado (a) por... Thanks to... Até breve... So for... A não ser que... Unless... Felizmente... Fortunately... Infelizmente... Unfortunately... Quanto maior... melhor The bigger... the better Sempre que... (contanto que) Provided that... Qualquer um que se... Whatever... Com o fim de... With the aim of (+ gerúndio) Com vistas à... With a view to (+ gerúndio) Na medida que... As far as... Como consequência... Subsequently... Consequently As a result... As a consequence... Ainda que Although


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Além (disso)... Besides... Moreover... Furthermore... Como... (causal) Since... As... Recentemente... Recently... Lately... Em primeiro lugar (primeiramente)... First(ly)... Por outro lado (parte)... On the other hand... Caso contrário (se não...) Otherwise... .........................................................................................................................

4. 3. DICIONÁRIO COMERCIAL A seguir apresentamos uma lista de palavras ou termos de uso frequente na correspondência comercial. Abastecimento Supply(ing) Acção (Título) Share (GB)

Stock (USA Acordar (Pactuar) To resolve (that) Acordo Agreement Acusar a recepção Acknowledgment of receipt Adiantamento Advance

Loan Adiar To postpone Alfândega, Aduana Customs Amostra gratuita Free sample Anexo Enclosed Anular (pedido) To cancel out


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Apólice Policy Armazém Warehouse (depósito)

Store (em qualquer situação) Assinatura Signature Assistir (a) To attend (transitivo) Atestado Delivery note Atraso Delay Aumentar To increase Aumento Increase, Rise (preço)

Rise, Raise (USA) (salário) Avaliar To evaluate

To appraise (avaliar trabalho, etc.) Balanço Balance (-sheett) Bancarrota Bankruptcy Banco Bank Banco de pensões Savings bank Beneficiário Beneficiary Benefício Benefit Bilhete do Tesouro Treasury bill Boletim de pagamento Payroll Bolsa Stock Exchange Bónus Bond Bruto Gross Caixa (Tesouraria) Cash Caixa postal Post-office box (P.O. Box) Capital Capital Caro (Preço) Expensive Carta Letter Cartão de crédito Credit card Catálogo Catalogue Cheque Cheque

Check (USA) Cheque aberto Open cheque Cheque ao portador Bearer cheque Cheque caducado Stale cheque Cheque cruzado Crossed cheque Cheque de viagem Traveller’s cheque Cheque em branco Blank cheque Cheque sem fundos Bad cheque Cliente Client, Customer Cobrança Collection Comércio grossista Wholesale trade


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Comércio retalhista Retail Trade Comissão Commission Competitivo Competitive Compras Purchases Confidencial Confidential Consistir (em) To consist (of) Conta Account Contabilidade Accounting Contactar To contact Contra Reembolso Cash on Delivery (COD) Contrato Contract Correio Post (GB)

Mail (USA) Correio registado Guaranteed mail Cotização Price Crédito Credit Credor Creditor Crescimento Growth Curto prazo, a Short-dated (empréstimo)

In the short term (como advérbio) Custo Cost Dados Data Danos e perdas Damages Data limite Deadline Debitar To owe Defeito Defect

Fault Flaw (Fabric.)

Demanda Demand Depósito Deposit Desconto Discount Desculpar-se (por) To apologize (for) Despesas Expenses Devedor Debitor Devedor em mora Slow payer Devolução Refund Dinheiro Money Dívida Debt Divisa Currency Documentação Documents Economias, Poupança Saving Eficaz Effective


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Eficiente Efficient Embalagem Packing Empregado Employee, worker Entrega Delivery Envelope Envelope Envio Shipment (barco)

Sending Consignment

Escassez Shortage Escasso Scarce Estoque, Reserva Stock Exportação Export Fabricar To manufacture Factura Invoice Falência Bankruptcy Férias Holidays Fornecedor Supplier

Dealer Fronteira Border Garantia Guarantee

Warranty Giro postal Postal order Grátis Free Grossista Wholesaler Hipoteca Mortgage Importação Import Incumprir (contrato) To break Indemnização Compensation Inflação Inflation Iniciativa Initiative Inventário Inventory Investimento Investment Letra de Câmbio Bank draft Longo prazo, a Long-dated (empréstimo)

In the long term Marca Brand Marca comercial Trademark Matéria-prima Raw material Mercado Market Mercadorias Goods Monopólio Monopoly Necessidade Need


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Negociar (com) To negotiate (with) Nominal Nominal Obrigação Bonds

Securities Oferta Offer (comercial)

Supply (oferta e demanda) Opção Option Orçamento Estimate Organização Organization Oscilação Oscillation Pagamento Payment Patente Patent Pedido/encomenda Order Peso bruto Gross weight Peso líquido Net weight Petição Request Prazo Date Preço Price Prejuízo Damage Presidente President Produto Product Promissória Promissory note

IOU Propaganda Publicity Propriedade Property Proprietário Owner

Proprietor Prorrogação Extension Queixa, Reclamação Complaint Recibo Receipt Reduzir To decrease Referência Reference Representante Commercial Responsabilidade (legal) Liability Reunião Meeting Risco Risk Saldo credor (+) Credit balance Saldo devedor (-) Debit balance Satisfazer (pedido) To comply with (request) Selo Stamp Solvência Solvency Sucursal Branch office (agência)


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Subsidiary (filial) Tara, defeito Tare Taxa Tariff Tomar uma decisão To make a decision Transtornos Inconvenience Valor Total Vencimento Expiration Venda a retalho Retail Sale Venda grossista Wholesale Sale Vendas Sales Zona Zone


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5. O INGLÊS BRITÂNICO E O AMERICANO

O inglês que se fala no Reino Unido e nos Estados Unidos não é o mesmo e as principais diferenças podem ser observadas na hora de falar. O sotaque, a forma de construir as frases, o vocabulário utilizado... podem estar sujeitos a variações consideráveis. Acontece mais ou menos o mesmo com o português do nosso país e o português do Brasil. O inglês académico aproxima mais as duas culturas. No entanto, ainda existem algumas diferenças importantes. Estas são, sobretudo, aquelas relacionadas com a ortografia e com o uso de determinadas palavras que exigirão maior atenção da nossa parte no momento de redigir um texto. Analisaremos os pontos onde podemos encontrar algum tipo de diferença.

Ortografia Apresentaremos, nesta ordem, a palavra britânica, americana e a sua tradução ao português. - Palavras que terminam em -gue em inglês, no registo norte-americano acabam em –g

Catalogue - Catalog – Catálogo - Palavras acabadas em -our escrevem-se como -or nos Estados Unidos

Colour - Color - Cor - Palavras terminadas em -re são escritas pelos norte-americanos com –er

Centre - Center – Centro Theatre - Theater – Teatro Metre - Meter – Metro


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- A terminação -ise dos verbos transforma-se em -ize. Também pode ocorrer nos seus derivados.

Analyse - Analyze – Analisar Realise - Realize - Dar-se conta de Organise - Organize – Organizar Organisation - Organization – Organização

- A terminação -ence converte-se em -ense nas palavras derivadas de verbos. Por exemplo, "fence " - "vala" não vê alterada a sua grafia.

Licence - License – Licença Defence - Defense – Defesa

- Os verbos terminados em -l e -p precedidos de vogal átona (não acentuada) dobram a consonante nas suas formas de gerúndio e particípio no inglês britânico, mas não no americano:

travel travelling (GB) travelled travelin (USA) traveled worship worshipping (GB) worshipped worshiping (USA) worshiped

- Uma palavra muito utilizada comercialmente também se escreve de distinta maneira no inglês britânico e no americano

Cheque - Check – Cheque

Vocabulário Há também diferentes palavras para denominar um mesmo conceito em inglês britânico e norte-americano. Não obstante, nas expressões tipicamente comerciais não encontraremos muitos casos onde tenhamos que optar por uma ou por outra. Os casos típicos são:


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Share (GB) ou Stock (USA) para designar uma acção. Post (GB) ou Mail (USA) para referir-se ao correio.

Timetable (GB) ou Schedule (USA) para um horário planificado que se deve cumprir.

Company (GB) ou Corporation (USA) significa "empresa". Outras que dificilmente teremos que utilizar num texto comercial:

Lift - Elevator – Elevador Lorry - Truck – Camião Autumn - Fall – Outono Underground - Tube - Metro

Aspectos formais

Como já vimos anteriormente, devemos prestar atenção nos seguintes aspectos para diferenciar o inglês britânico e o americano: - Os cabeçalhos das cartas. (Capítulo dedicado à estrutura da carta) - As fórmulas de cortesia. (Estrutura da carta) - O formato da data. (Estrutura da carta) - Números como “um bilião”, “um trilião”, etc. (Ortografia dos números)


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6. ANEXOS ..............................................................................................

6.1. ANEXO 1: VERBOS IRREGULARES

INFINITIVO PRETÉRITO PARTICÍPIO abide abode ou abided abode ou abided arise arose arisen awake awoke awaked ou awoken be was, were been bear bore borne (levado)

born (nascido) beat beat Beaten become became Become beget begot (em desuso) begat Begotten begin Began begun bend Bent bent beseech besought besought bet bet ou betted bet ou betted bid bade (ordenar)

bid (licitar, etc.) bidden

bind bound bound bite bit bitten bleed bled bled blow blew blown break broke broken breed bred bred bring brought brought build built built burn burned ou burnt burned ou burnt burst burst burst buy bought bought can could ---- cast cast cast catch caught caught choose chose chosen cleave (transitivo) clove ou cleft cloven ou cleft cleave (intransitivo) cleaved (em desuso)

clave cleaved

cling clung clung come came come cost (transitivo) costed costed cost (intransitivo) cost cost creep crept crept cut cut cut


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deal dealt dealt dig dug dug do did done draw drew drawn dream drearned ou dreamt dreamed ou dreamt drink drank drunk drive drove driven dwell dwelt dwelt eat ate eaten fall fell fallen feed fed fed feel felt felt fight fought fought find found found flee fled fled fling flung flung fly flew flown forbid forbad(e) forbidden forget forgot forgotten forsake forsook forsaken freeze froze frozen get got got --- ----- gotten (EUA) gild gilded gilded ou gilt gird girded ou girt girded ou girt give gave given go went gone grind ground ground grow grew grown hang hung hung ---- hanged (jurídico) hanged have had had hear heard heard heave heaved heaved ----- hove (náutica) hove hew hewed hewed ou hewn hide hid hidden hit hit hit hold held held hurt hurt hurt keep kept kept kneel knelt knelt know knew known lade laded laden lay laid laid lead led led lean leaned ou leant leaned ou leant leap leaped ou leapt leaped ou leapt


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learn learned ou learnt learned ou learnt leave left left lend lent lent let let let lie lay lain light lit ou lighted lit ou lighted lose lost lost make made made may might ---- mean meant meant meet met met mow mowed mowed ou mown pay paid paid put put put quit quit ou quitted quit ou quitted read read (pronunciado

como "red") read (pronunciado como "red")

rend rent rent rid rid rid ride rode ridden ring rang rung rise rose risen run ran run saw sawed sawed ou sawn say said said see saw seen seek sought sought sell sold sold send sent sent set set set sew sewed sewn shake shook shaken shave shaved shaved ou shaven shear sheared sheared ou shorn shed shed shed shine shone shone shoe shod shod shoot shot shot show showed showed ou shown shrink shrank shrunk shut shut shut sing sang sung slink slunk slunk slit slit slit smell smelled ou smelt smelled ou smelt smite smote smitten sow sowed sowed ou sown speak spoke spoken speed (transitivo) speeded speeded


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speed (intransitivo) sped sped spell spelled ou spelt spelled ou spelt spend spent spent spill spilled ou spilt spilled ou spilt spin spun spun ---- span (em desuso) ---- spit spat spat split split split spoil spoiled ou spoilt spoiled ou spoilt spread spread spread spring sprang sprung stand stood stood stave stove ou staved stove ou staved steal stole stolen stick stuck stuck sting stung stung stink stank stunk strew strewed strewed ou strewn stride strode stridden strike struck struck string strung strung strive strove striven swear swore sworn sweep swept swept swell swelled swollen swim swam swum swing swung swung take took taken teach taught taught tear tore torn tell told told think thought thought thrive throve ou thrived thriven ou thrived throw threw thrown thrust thrust thrust tread trod trodden wake woke ou waked woken ou waked wear wore worn weave wove woven weep wept wept win won won wind wound wound wring wrung wrung write wrote written


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NOTA: Os verbos compostos com prefixo conjugam-se da mesma maneira que o seu verbo básico correspondente. Por exemplo: o pretérito e o particípio do verbo to understand será understood em ambos os casos (ver verbo to stand na tabela). ..............................................................................................

6.2. ANEXO 2: VERBOS FRACOS Além da tabela apresentada no anexo anterior, existe outra série de irregularidades que devemos ter em conta na hora de construir o gerúndio e o particípio de alguns verbos. São os chamados verbos fracos. 1. Nos verbos cujo infinitivo termina por consonante simples (ou seja, única) precedida de vogal única acentuada dobra-se a consoante no gerúndio e no particípio. Por exemplo: Infinitivo Gerúndio Particípio Wed Wedding wedded Control controlling controlled Prefer preferring preferred Em qualquer outro caso não ocorre assim. Por exemplo:

look (looking, looked) dado que a vogal não é simples, mas dupla, ou jump (jumping, jumped) já que a consoante final não é simples.

2. Os verbos que terminam em "c" transformam esta em "ck" no gerúndio e no particípio, por exemplo:

traffic (trafficking, trafficked) 3. Como já vimos no capítulo dedicado às diferenças entre o inglês britânico e o americano, os verbos terminados em "l" e "p" precedidos de vogal átona (não acentuada) dobram a consonante nas formas do gerúndio e particípio no inglês britânico, não ocorrendo o mesmo no americano.

travel travelling (Reino Unido) travelled traveling (USA) traveled


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worship worshipping (Reino Unido) worshipped worshiping (USA) worshiped

4. Os verbos que terminam em "e " muda suprimem esta ao acrescentar "ing" e "ed":

care caring cared move moving moved

Conserva-se esta "e" muda nos gerúndios de poucos verbos terminados em oe (hoe, hoing), dye (dyeing) e em algumas excepções. 5. Os verbos que terminam em "y", com qualquer das suas duas pronunciações, são regulares no gerúndio, mas se transformam em "ied" ao construir o passado e o particípio (try - tried, marry - married) ...No caso dos monossílabos die, lie, etc., o gerúndio será dying, lying, ...