Projetos de Eventos

Como elaborar

projetos de eventos Gestão de Eventos

Prof. Paulo Marquêz

Regras para elaboração REGRA 1: É necessário um bom projeto. Um bom projeto parte de

uma idéia nova, criativa.

REGRA 2: Procure as pessoas certas para o seu projeto.

REGRA 3: Verifique o padrão de investimento em projetos de

eventos utilizados por cada empresa.

REGRA 4: O projeto deve privilegiar os pontos de interesse de

quem vai “patrocinar” o projeto: local, período, publico,

merchandising, mídia e divulgação.

Regras para elaboração REGRA 5: Seja breve em sua exposição (Por que investir no projeto

é um bom negocio?).

REGRA 6: O projeto deve conter anexos (parte ilustrativa do projeto:

croquis do local, fotos, clipping, material promocional, etc..)

REGRA 7: O projeto deve propor ações promocionais conjuntas

(identificar a imagem de quem patrocina com os objetivos do evento

proposto).

REGRA 8: Qualidade é a palavra chave. Eventos de qualidade

dependem de projetos de qualidade.

As etapas Justificativas (por que a escolha daquela modalidade de

evento). Enfatizar fatores determinantes da escolha do evento.

Definição dos objetivos (são os objetivos que o patrocinador

vai atingir por meio da promoção do evento: maximizar a

marca, estreitar laços com os públicos de relacionamento,

aumento de vendas, etc..).

Organização do evento (descrição do público, audiência

estimada, local e período de realização, atividades a serem

desenvolvidas, divulgação e promoção).

As etapas

Orçamento previsto, contendo custos de pessoal,

operacional e administrativos e os valores referentes às

cotas de patrocínio.

Retorno esperado (nesse caso, deve ser explicitado o

apoio da mídia, caso exista, e o cálculo do custo-

benefício, através da relação valor do patrocínio x

audiência estimado do evento).

Roteiro de projeto

Título

Entidade e/ou empresa promotora

Entidade e/ou empresa organizadora

Cidade

Local do evento

Tema do evento

Objetivos

Justificativa

Publico e numero previsto de participantes

Roteiro de projeto

Descrição do evento

Período de realização do evento e horário

Inscrições e informações

Recursos necessários:

Recursos humanos

Recursos materiais (administrativos)

Materiais de divulgação

Recursos audiovisuais e equipamentos

Instalações

Roteiro de projeto

Previsão orçamentária (despesas e receitas)

Cronograma

Considerações finais

Anexos

Modelo de material de divulgação

Modelo de ficha de inscrição

Modelo de certificado (se for o caso)

Modelo de formulários em geral